sharepoint 2013 user’s guide - springer978-1-4302-4834-7/1.pdf · sharepoint 2013 user’s guide...

25
SharePoint 2013 User’s Guide Learning Microsoft’s Business Collaboration Platform Fourth Edition Tony Smith

Upload: lediep

Post on 09-Feb-2018

212 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: SharePoint 2013 User’s Guide - Springer978-1-4302-4834-7/1.pdf · SharePoint 2013 User’s Guide ... Cover Designer: Anna Ishchenko Distributed to the book trade worldwide by Springer

SharePoint 2013 User’s Guide

Learning Microsoft’s Business Collaboration Platform

Fourth Edition

Tony Smith

Page 2: SharePoint 2013 User’s Guide - Springer978-1-4302-4834-7/1.pdf · SharePoint 2013 User’s Guide ... Cover Designer: Anna Ishchenko Distributed to the book trade worldwide by Springer

SharePoint 2013 User’s Guide

Copyright © 2013 by Tony Smith

This work is subject to copyright. All rights are reserved by the Publisher, whether the whole or part of the material is concerned, specifically the rights of translation, reprinting, reuse of illustrations, recitation, broadcasting, reproduction on microfilms or in any other physical way, and transmission or information storage and retrieval, electronic adaptation, computer software, or by similar or dissimilar methodology now known or hereafter developed. Exempted from this legal reservation are brief excerpts in connection with reviews or scholarly analysis or material supplied specifically for the purpose of being entered and executed on a computer system, for exclusive use by the purchaser of the work. Duplication of this publication or parts thereof is permitted only under the provisions of the Copyright Law of the Publisher’s location, in its current version, and permission for use must always be obtained from Springer. Permissions for use may be obtained through RightsLink at the Copyright Clearance Center. Violations are liable to prosecution under the respective Copyright Law.

ISBN-13 (pbk): 978-1-4302-4833-0

ISBN-13 (electronic): 978-1-4302-4834-7

Trademarked names, logos, and images may appear in this book. Rather than use a trademark symbol with every occurrence of a trademarked name, logo, or image we use the names, logos, and images only in an editorial fashion and to the benefit of the trademark owner, with no intention of infringement of the trademark.

The use in this publication of trade names, trademarks, service marks, and similar terms, even if they are not identified as such, is not to be taken as an expression of opinion as to whether or not they are subject to proprietary rights.

While the advice and information in this book are believed to be true and accurate at the date of publication, neither the authors nor the editors nor the publisher can accept any legal responsibility for any errors or omissions that may be made. The publisher makes no warranty, express or implied, with respect to the material contained herein.

President and Publisher: Paul ManningLead Editor: Jonathan HassellTechnical Reviewer: Ralph MercurioEditorial Board: Steve Anglin, Mark Beckner, Ewan Buckingham, Gary Cornell, Louise Corrigan, Morgan Ertel,

Jonathan Gennick, Jonathan Hassell, Robert Hutchinson, Michelle Lowman, James Markham, Matthew Moodie, Jeff Olson, Jeffrey Pepper, Douglas Pundick, Ben Renow-Clarke, Dominic Shakeshaft, Gwenan Spearing, Matt Wade, Tom Welsh

Coordinating Editor: Mark PowersCopy Editor: Thomas McCarthyCompositor: SPi GlobalIndexer: SPi GlobalArtist: SPi GlobalCover Designer: Anna Ishchenko

Distributed to the book trade worldwide by Springer Science+Business Media New York, 233 Spring Street, 6th Floor, New York, NY 10013. Phone 1-800-SPRINGER, fax (201) 348-4505, e-mail [email protected], or visit www.springeronline.com. Apress Media, LLC is a California LLC and the sole member (owner) is Springer Science + Business Media Finance Inc (SSBM Finance Inc). SSBM Finance Inc is a Delaware corporation.

For information on translations, please e-mail [email protected], or visit www.apress.com.

Apress and friends of ED books may be purchased in bulk for academic, corporate, or promotional use. eBook versions and licenses are also available for most titles. For more information, reference our Special Bulk Sales–eBook Licensing web page at www.apress.com/bulk-sales.

Any source code or other supplementary material referenced by the author in this text is available to readers at www.apress.com/9781430248330. For detailed information about how to locate your book’s source code, go to www.apress.com/source-code/.

Page 3: SharePoint 2013 User’s Guide - Springer978-1-4302-4834-7/1.pdf · SharePoint 2013 User’s Guide ... Cover Designer: Anna Ishchenko Distributed to the book trade worldwide by Springer

iii

Contents at a Glance

About the Author �������������������������������������������������������������������������������������������������������������� xvii

About the Technical Reviewer ������������������������������������������������������������������������������������������� xix

Acknowledgments ������������������������������������������������������������������������������������������������������������� xxi

Introduction ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� xxiii

Chapter 1: Introduction to SharePoint Technologies ■ ���������������������������������������������������������1

Chapter 2: Understanding Sites ■ �����������������������������������������������������������������������������������������9

Chapter 3: Working with Sites ■ �����������������������������������������������������������������������������������������49

Chapter 4: Pages, Apps, and Web Parts ■ �������������������������������������������������������������������������101

Chapter 5: Managing Lists and Libraries ■ �����������������������������������������������������������������������161

Chapter 6: Working with Lists ■ ���������������������������������������������������������������������������������������205

Chapter 7: Working with Libraries ■ ���������������������������������������������������������������������������������247

Chapter 8: Working with Site Columns, Content Types, and Term Sets ■ �������������������������301

Chapter 9: Workflows and Information Management Policies ■ ��������������������������������������331

Chapter 10: Records Management ■ ��������������������������������������������������������������������������������375

Chapter 11: Search ■ ��������������������������������������������������������������������������������������������������������403

Chapter 12: Personalization and Social Features ■ ����������������������������������������������������������437

Chapter 13: Metrics and Reporting ■ �������������������������������������������������������������������������������471

Chapter 14: Enterprise Office Services ■ ��������������������������������������������������������������������������485

Index ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������499

Page 4: SharePoint 2013 User’s Guide - Springer978-1-4302-4834-7/1.pdf · SharePoint 2013 User’s Guide ... Cover Designer: Anna Ishchenko Distributed to the book trade worldwide by Springer
Page 5: SharePoint 2013 User’s Guide - Springer978-1-4302-4834-7/1.pdf · SharePoint 2013 User’s Guide ... Cover Designer: Anna Ishchenko Distributed to the book trade worldwide by Springer

v

Contents

About the Author �������������������������������������������������������������������������������������������������������������� xvii

About the Technical Reviewer ������������������������������������������������������������������������������������������� xix

Acknowledgments ������������������������������������������������������������������������������������������������������������� xxi

Introduction ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� xxiii

Chapter 1: Introduction to SharePoint Technologies ■ ���������������������������������������������������������1

What Is Microsoft SharePoint 2013 �����������������������������������������������������������������������������������������������1

Locally Hosted SharePoint ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 2

Office 365, Cloud-Hosted SharePoint �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 3

The Evolution of SharePoint ����������������������������������������������������������������������������������������������������������4

Exploring What’s New in SharePoint 2013 ������������������������������������������������������������������������������������4

Understanding the Value of SharePoint 2013 ��������������������������������������������������������������������������������6

SharePoint Building Blocks �����������������������������������������������������������������������������������������������������������7

Chapter 2: Understanding Sites ■ �����������������������������������������������������������������������������������������9

Understanding Site Collections and Sites �����������������������������������������������������������������������������������10

Site Structures and Layouts ��������������������������������������������������������������������������������������������������������14

My Site Menu ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 14

User Menu ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 15

Settings Menu ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 16

Ribbon ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 17

Social Tools ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 17

Page Management Tools �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 18

Navigation Bar ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 18

Search Bar ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 19

Page 6: SharePoint 2013 User’s Guide - Springer978-1-4302-4834-7/1.pdf · SharePoint 2013 User’s Guide ... Cover Designer: Anna Ishchenko Distributed to the book trade worldwide by Springer

■ Contents

vi

Quick Launch Navigation ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 19

Content Area �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 19

Standard Site Templates �������������������������������������������������������������������������������������������������������������19

Collaboration�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 19

Enterprise ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 26

Publishing ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 36

SharePoint Portal Templates �������������������������������������������������������������������������������������������������������39

Developer Site ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 39

eDiscovery Center ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 41

Community Portal ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 43

Publishing Portal �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 44

Product Catalog ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 46

Chapter 3: Working with Sites ■ �����������������������������������������������������������������������������������������49

Navigating the SharePoint Environment ��������������������������������������������������������������������������������������49

Navigating Within a Site �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 49

Navigating Sites with Mobile Devices ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 51

Using the Ribbon �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������53

Creating Sites ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������53

Deleting Sites ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������54

Managing Site Security ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������55

Managing SharePoint Groups ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 55

Changing Permission Inheritance for a Site �������������������������������������������������������������������������������������������������������� 60

Managing Permission Levels ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 61

Managing Site Collection Administrators ������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 64

Changing Site Details ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������65

Updating the Site Title, Description, Logo, and URL ��������������������������������������������������������������������������������������������� 65

Configuring Regional Settings for a Site �������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 66

Defining the Welcome Page ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 66

Managing Site Navigation �����������������������������������������������������������������������������������������������������������67

Customizing Quick Launch Navigation for Sites �������������������������������������������������������������������������������������������������� 67

Customizing the Navigation Bar �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 74

Page 7: SharePoint 2013 User’s Guide - Springer978-1-4302-4834-7/1.pdf · SharePoint 2013 User’s Guide ... Cover Designer: Anna Ishchenko Distributed to the book trade worldwide by Springer

■ Contents

vii

Using the Recycle Bin ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������82

Viewing Items in the Recycle Bin ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 83

Restoring Items from the Recycle Bin ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 83

Deleting Items from the Recycle Bin ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 83

Managing Site Design and Layout �����������������������������������������������������������������������������������������������84

Updating Site Themes ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 84

Working with Design Manager ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 86

Resetting Site Definitions ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 90

Controlling Access to Page Layouts and Site Templates ������������������������������������������������������������������������������������� 90

Identifying Master Pages and Style Sheets for a Site ������������������������������������������������������������������������������������������ 91

Managing Site Templates ������������������������������������������������������������������������������������������������������������92

Creating Site Templates ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 92

Editing Site Templates ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 93

Deleting Site Templates ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 93

Managing Site Content and Structure �����������������������������������������������������������������������������������������94

Managing Site and Site Collection Features �������������������������������������������������������������������������������96

Managing Site Features ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 96

Managing Site Collection Features ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 96

Managing Content Variations ������������������������������������������������������������������������������������������������������97

Variation Labels ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 97

Translatable Columns ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 99

Variation Logs ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 99

Managing Help Information �������������������������������������������������������������������������������������������������������100

Using SharePoint Designer for Site Management ���������������������������������������������������������������������100

Chapter 4: Pages, Apps, and Web Parts ■ �������������������������������������������������������������������������101

Pages�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������101

Web Part Pages ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 101

Wiki Pages ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 106

Publishing Pages ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 110

Page 8: SharePoint 2013 User’s Guide - Springer978-1-4302-4834-7/1.pdf · SharePoint 2013 User’s Guide ... Cover Designer: Anna Ishchenko Distributed to the book trade worldwide by Springer

■ Contents

viii

Apps ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������118

Adding Apps to Your Site������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 118

Removing Apps �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 122

Adding App Parts to Pages �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 122

Web Parts ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������122

Adding Web Parts to Pages �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 122

Editing Web Parts ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 123

Removing Web Parts ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 126

Connecting Web Parts���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 126

Exporting and Importing Web Parts ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 126

Standard SharePoint Web Parts ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 127

Chapter 5: Managing Lists and Libraries ■ �����������������������������������������������������������������������161

Creating Lists and Libraries ������������������������������������������������������������������������������������������������������162

Deleting Lists and Libraries �������������������������������������������������������������������������������������������������������163

Managing List and Library Properties ���������������������������������������������������������������������������������������164

Metadata Columns ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������165

Available Columns ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 165

Adding Columns ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 175

Editing Columns ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 176

Deleting Columns ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 176

Changing the Order of Columns ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 176

Setting Column Indexes ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 177

Configuring Keywords ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 177

Working with Views �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������178

Types of Views ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 178

Creating Views ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 184

Editing Existing Views ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 195

Delete Existing Views ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 195

RSS Feed Settings ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������196

Page 9: SharePoint 2013 User’s Guide - Springer978-1-4302-4834-7/1.pdf · SharePoint 2013 User’s Guide ... Cover Designer: Anna Ishchenko Distributed to the book trade worldwide by Springer

■ Contents

ix

Managing List and Library Permissions ������������������������������������������������������������������������������������196

Updating List and Library Inheritance Settings ������������������������������������������������������������������������������������������������� 196

Changing List and Library Permissions ������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 197

File Plan Reporting ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������198

List and Library Office Integration ���������������������������������������������������������������������������������������������199

Excel SharePoint Integration ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 199

Access SharePoint Integration��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 202

Synchronizing List and Libraries for Offline Access ������������������������������������������������������������������������������������������ 202

Chapter 6: Working with Lists ■ ���������������������������������������������������������������������������������������205

Types of Lists �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������205

Announcements ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 205

Contacts ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 207

Calendar ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 210

Discussion Boards ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 218

Issue Tracking ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 222

Links ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 224

Promoted Links �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 225

Survey���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 227

Tasks������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 230

External List ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 232

Custom List �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 232

Custom List in Datasheet View �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 232

Working with List Items �������������������������������������������������������������������������������������������������������������233

Adding Items to a List ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 233

Editing Items in a List ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 233

Using Quick Edit������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 234

Deleting Items in a List �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 234

Working with Attachments ��������������������������������������������������������������������������������������������������������235

Enable or Disable List Attachments ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 235

Adding Attachments to a List Item ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 235

Removing Attachments from a List Item ����������������������������������������������������������������������������������������������������������� 236

Page 10: SharePoint 2013 User’s Guide - Springer978-1-4302-4834-7/1.pdf · SharePoint 2013 User’s Guide ... Cover Designer: Anna Ishchenko Distributed to the book trade worldwide by Springer

■ Contents

x

Filtering and Sorting List Items �������������������������������������������������������������������������������������������������236

Metadata Navigation �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������236

Using Views �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������239

Working with Folders ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������239

Managing Item Level Security ���������������������������������������������������������������������������������������������������240

Managing Permission Inheritance ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 240

Editing Item Permissions ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 241

Versioning List Items �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������242

Enabling Versioning within a List ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 242

Accessing Version History ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 242

View Previous Versions of an Item ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 243

Restore Previous List Item Versions ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 243

Delete a Previous Version ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 243

Content Approval ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 244

Item Validation ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������244

Rating List Content ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������245

Using Star Ratings ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 246

Using Like Ratings ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 246

Audience Targeting ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������246

Chapter 7: Working with Libraries ■ ���������������������������������������������������������������������������������247

Types of Libraries ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������247

Document Libraries ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 247

Form Libraries ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 249

Wiki Page Libraries �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 253

Picture Libraries ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 254

Asset Libraries ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 257

Record Libraries ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 260

Report Libraries ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 261

Data Connection Libraries ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 263

Dashboards Libraries ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 266

Data Connections Library for PerformancePoint ����������������������������������������������������������������������������������������������� 268

Page 11: SharePoint 2013 User’s Guide - Springer978-1-4302-4834-7/1.pdf · SharePoint 2013 User’s Guide ... Cover Designer: Anna Ishchenko Distributed to the book trade worldwide by Springer

■ Contents

xi

Working with Documents ����������������������������������������������������������������������������������������������������������271

Adding Documents to Libraries ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 271

Editing Documents in SharePoint ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 274

Managing Files with No Checked-in Version ����������������������������������������������������������������������������������������������������� 281

Deleting Documents in a Library ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 281

Editing Documents through Document Workspaces ����������������������������������������������������������������������������������������� 282

Download a Copy ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 283

Working with Folders ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������284

Document Sets ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������284

Working in Document Sets �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 286

Document Set Version Management ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 286

Managing Item Level Security ���������������������������������������������������������������������������������������������������287

Managing Permission Inheritance ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 288

Editing Document Permissions �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 288

Audience Targeting ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������289

Document Versioning ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������289

Enable Versioning ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 289

Working with Existing Versions ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 290

Content Approval ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 291

Copying Documents with Send To ���������������������������������������������������������������������������������������������292

Item Validation ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������293

Document Templates �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������294

Rating Library Content ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������295

Using Star Ratings ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 296

Using Like Ratings ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 296

Document ID Service �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������297

Working with Documents in Office ��������������������������������������������������������������������������������������������297

Saving Documents to SharePoint ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 297

Editing Document Properties ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 299

Accessing Documents While Offline in Outlook ������������������������������������������������������������������������������������������������� 300

Page 12: SharePoint 2013 User’s Guide - Springer978-1-4302-4834-7/1.pdf · SharePoint 2013 User’s Guide ... Cover Designer: Anna Ishchenko Distributed to the book trade worldwide by Springer

■ Contents

xii

Chapter 8: Working with Site Columns, Content Types, and Term Sets ■ �������������������������301

Site Columns �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������302

Creating Site Columns ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 302

Adding and Configuring Site Columns in Lists and Libraries ����������������������������������������������������������������������������� 309

Removing a Site Column from a List or Library ������������������������������������������������������������������������������������������������� 310

Editing Existing Site Columns ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 310

Deleting Existing Site Columns �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 310

Content Types ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������311

Creating and Configuring Content Types ����������������������������������������������������������������������������������������������������������� 311

Configuring and Editing an Existing Content Type ��������������������������������������������������������������������������������������������� 312

Deleting Content Types �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 318

Configuring Content Types for Lists and Libraries ��������������������������������������������������������������������������������������������� 318

Term Sets ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������322

Term Store Administration ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 324

Managing Term Sets ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 324

Chapter 9: Workflows and Information Management Policies ■ ��������������������������������������331

Workflow Overview �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������331

Workflow Lists ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 332

Creating and Configuring Workflows �����������������������������������������������������������������������������������������335

Creating Out of the Box Workflows �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 336

Creating SharePoint Designer Workflows ���������������������������������������������������������������������������������������������������������� 348

Using Visual Designer when Creating Workflows ���������������������������������������������������������������������������������������������� 358

Managing Workflows �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������359

Viewing Available Workflows ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 360

Editing General Workflow Details ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 360

Blocking Workflows ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 361

Deleting Workflows �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 361

Editing Workflows ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 361

Running Workflows �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������362

Running List and Library Workflows ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 362

Running Site Workflows������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 364

Page 13: SharePoint 2013 User’s Guide - Springer978-1-4302-4834-7/1.pdf · SharePoint 2013 User’s Guide ... Cover Designer: Anna Ishchenko Distributed to the book trade worldwide by Springer

■ Contents

xiii

Working with Workflow Instances �������������������������������������������������������������������������������������������� 364

Viewing Workflow Instance Status and History �������������������������������������������������������������������������������������������������364

Terminating Workflow Instances �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������365

Information Management Policies�������������������������������������������������������������������������������������������� 366

Policy Types �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������366

Site Collection Policies ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������370

Content Type Policies �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������370

List and Library Content Type Policies ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������371

List and Library Policies ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������372

Viewing Compliance Details ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������373

Policy Exemptions����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������374

Chapter 10: Records Management ■ ������������������������������������������������������������������������������� 375

Understanding Records Management �������������������������������������������������������������������������������������� 375

Proactive Records Management Planning ���������������������������������������������������������������������������������������������������������376

Identify Records �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������376

Planning for Content Holds ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������377

Adding Content with Content Organizer ����������������������������������������������������������������������������������� 377

Enabling Content Organizer �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������377

Configuring Content Organizer ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������378

Configuring Content Organizer Rules ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������380

Using Content Organizer ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������382

Managing Records ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 382

Managing Site Collection Records Declaration Settings������������������������������������������������������������������������������������382

Managing List and Library Record Declaration Settings �����������������������������������������������������������������������������������384

Manual Records Declaration ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������386

Managing Records through Record Retention Rules �����������������������������������������������������������������������������������������387

Viewing Item Retention Stage Details ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������390

Record Centers ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 390

Configuring Record Center Sites �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������391

Managing Documents in Record Center Sites ���������������������������������������������������������������������������������������������������392

Page 14: SharePoint 2013 User’s Guide - Springer978-1-4302-4834-7/1.pdf · SharePoint 2013 User’s Guide ... Cover Designer: Anna Ishchenko Distributed to the book trade worldwide by Springer

■ Contents

xiv

Document Centers ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������393

Content Holds ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������394

Local Holds �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 394

eDiscovery Center Holds������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 397

Chapter 11: Search ■ ��������������������������������������������������������������������������������������������������������403

Using SharePoint Search �����������������������������������������������������������������������������������������������������������403

Performing a Search ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 403

Working with Search Results����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 404

Working with Search Centers ����������������������������������������������������������������������������������������������������408

Standard SharePoint Search Centers ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 408

Executing Advanced Searches ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 410

Configuring the Site Collection to use a Search Center ������������������������������������������������������������������������������������� 412

Configuring a Site to use a Search Center ��������������������������������������������������������������������������������������������������������� 413

Crawling Capabilities �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������414

Managing Managed Properties �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 414

Reindexing a List or Library ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 418

Excluding Sites from Search ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 419

Excluding a List or Library from Search ������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 419

Excluding List or Library Columns from Search ������������������������������������������������������������������������������������������������ 419

SharePoint Query Capabilities ���������������������������������������������������������������������������������������������������420

Managing Query Rules �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 420

Search Result Capabilities ��������������������������������������������������������������������������������������������������������424

Managing Result Sources ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 424

Managing Result Types �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 428

Exporting and Importing Search Configurations������������������������������������������������������������������������431

Exporting and Importing Site Collection Search Configurations ������������������������������������������������������������������������ 431

Exporting and Importing Site Search Configurations ����������������������������������������������������������������������������������������� 432

Using Search with Web Parts ����������������������������������������������������������������������������������������������������432

Content Search Web Part ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 432

Other Search Web Parts ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 435

Page 15: SharePoint 2013 User’s Guide - Springer978-1-4302-4834-7/1.pdf · SharePoint 2013 User’s Guide ... Cover Designer: Anna Ishchenko Distributed to the book trade worldwide by Springer

■ Contents

xv

Chapter 12: Personalization and Social Features ■ ����������������������������������������������������������437

Enhancing Personal Productivity �����������������������������������������������������������������������������������������������437

About Me and the Profile ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 438

My Tasks ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 440

Alerts ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 441

Following and the Newsfeed ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 450

Targeting ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 455

Sharing and Extending Content �������������������������������������������������������������������������������������������������455

E-mail a Link ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 455

RSS Feeds ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 456

SkyDrive Pro ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 456

Enterprise Wikis ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 457

Tags and Notes �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 458

Rating Content ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 459

Liking Content ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 460

Building Communities ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������461

Site Newsfeeds �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 461

Hash Tags ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 462

Blogs ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 462

Community Sites ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 465

Community Portals �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 470

Chapter 13: Metrics and Reporting ■ �������������������������������������������������������������������������������471

Storage Metrics �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������471

SharePoint Foundation Reports �������������������������������������������������������������������������������������������������473

Site Collection Web Analytics Reports ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 473

Site Web Analytics Reports �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 474

SharePoint Server Reports ��������������������������������������������������������������������������������������������������������475

Site Collection Audit Reporting �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 475

Popularity and Search Reports �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 477

Page 16: SharePoint 2013 User’s Guide - Springer978-1-4302-4834-7/1.pdf · SharePoint 2013 User’s Guide ... Cover Designer: Anna Ishchenko Distributed to the book trade worldwide by Springer

■ Contents

xvi

Site Popularity Trends ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 481

Library Most Popular Items ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 482

Document Popularity Trends ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 484

Chapter 14: Enterprise Office Services ■ �������������������������������������������������������������������������� 485

Office Web Apps ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 485

Opening Files in Office Web Apps ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 487

Managing Default Open Behavior ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 488

Excel Services ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 489

Publishing Elements to Excel Services �������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 489

Viewing Excel Services Published Content �������������������������������������������������������������������������������������������������������� 492

Using the Excel Web Access Web Part ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 493

Creating Forms and Form Libraries ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 494

Populating Forms����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 495

Using the InfoPath Form Web Part ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 496

Visio Services ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 497

Index ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 499

Page 17: SharePoint 2013 User’s Guide - Springer978-1-4302-4834-7/1.pdf · SharePoint 2013 User’s Guide ... Cover Designer: Anna Ishchenko Distributed to the book trade worldwide by Springer

xvii

About the Author

Tony Smith is the Director of Practice Development for DataLan Corporation, a Microsoft Gold Certified partner located in White Plains, New York. Tony coauthored SharePoint 2010 User’s Guide: Learning Microsoft’s Business Collaboration Platform, SharePoint 2007 User's Guide: Learning Microsoft’s Collaboration and Productivity Platform, and SharePoint 2003 User’s Guide. He has worked with SharePoint technologies since they were originally introduced in 2001 and with SharePoint 2013 since its initial beta release. He also has experience designing and deploying SharePoint solutions in a wide range of organizations across many industries. With a background that includes business analysis, network engineering, and application development, Tony has 20 years’

experience engineering business solutions. He regularly makes presentations to engineers, analysts, and business decision makers. You can find additional information about Tony and about topics discussed in this book at www.sharepointextras.com.

Page 18: SharePoint 2013 User’s Guide - Springer978-1-4302-4834-7/1.pdf · SharePoint 2013 User’s Guide ... Cover Designer: Anna Ishchenko Distributed to the book trade worldwide by Springer
Page 19: SharePoint 2013 User’s Guide - Springer978-1-4302-4834-7/1.pdf · SharePoint 2013 User’s Guide ... Cover Designer: Anna Ishchenko Distributed to the book trade worldwide by Springer

xix

About the Technical Reviewer

Ralph Mercurio is a SharePoint engineer with DataLan Corporation, located in White Plains, NY. Ralph, who has been involved with SharePoint since 2007, is focused on delivering high-quality solutions to a wide customer base.

Page 20: SharePoint 2013 User’s Guide - Springer978-1-4302-4834-7/1.pdf · SharePoint 2013 User’s Guide ... Cover Designer: Anna Ishchenko Distributed to the book trade worldwide by Springer
Page 21: SharePoint 2013 User’s Guide - Springer978-1-4302-4834-7/1.pdf · SharePoint 2013 User’s Guide ... Cover Designer: Anna Ishchenko Distributed to the book trade worldwide by Springer

xxi

Acknowledgments

I have worked with Apress for many years writing books that provide people with the knowledge they need to take advantage of SharePoint, and I am always impressed with the dedication of its staff to providing quality publications. Creating a book like this is a team effort, and everyone at Apress has been great to work with. I would like to specifically thank several people that have been instrumental in helping to bring this book together. I want to thank Mark Powers for coordinating all of the activities that went into creating this book. I would also like to thank Tom McCarthy for copyediting, and the lead editor, Jonathan Hassell.

I would also like to thank the technical editor, Ralph Mercurio, for his hard work reviewing the book to help ensure its accuracy and for providing valuable insight and feedback.

Finally, this book would not be possible without the support and understanding of my wife, Lynn. She encouraged me through this process and helped in any way she could as I disappeared into the world of SharePoint 2013 while writing this book.

Page 22: SharePoint 2013 User’s Guide - Springer978-1-4302-4834-7/1.pdf · SharePoint 2013 User’s Guide ... Cover Designer: Anna Ishchenko Distributed to the book trade worldwide by Springer
Page 23: SharePoint 2013 User’s Guide - Springer978-1-4302-4834-7/1.pdf · SharePoint 2013 User’s Guide ... Cover Designer: Anna Ishchenko Distributed to the book trade worldwide by Springer

xxiii

Introduction

SharePoint 2013 is Microsoft’s business collaboration platform. It offers web management, content management, reporting, search, and social capabilities that can be brought together to yield comprehensive business solutions. The solutions this platform allows can be created more quickly and are more cost effective than custom-developed solutions, and what is more, the platform provides a far greater degree of flexibility than packaged solutions can.

That said, in many situations where SharePoint is introduced, people struggle to understand and use the platform. In other situations people have difficulty expanding their use of SharePoint from a basic intranet or document management environment to a business solution platform. This book addresses these struggles and needs. It is meant to serve as a complete reference to all the capabilities available in SharePoint to help you understand how to configure and use them.

This book was created for SharePoint users at all levels. Beginners are introduced to information to help them make effective use of the capabilities the platform offers. Intermediate users are provided the details they need to manage SharePoint resources. Advanced users are offered a foundation upon which to understand all of the capabilities the platform contains and are shown how to create solutions that take advantage of these capabilities.

A deep knowledge of the capabilities available in SharePoint, experience working with a variety of organizations, and an understanding of how to successfully combine them to reach effective business solutions: all these have been brought between the covers of this book. I hope this information will enable you to gain an in-depth understanding of SharePoint 2013 and more effectively manage and use the platform.

Whom This Book Is ForThe goal of the book is to provide the knowledge anyone needs to use the Microsoft SharePoint 2013 platform. Whether you are new to SharePoint, are moving from a previous version, or are a longtime user, this book will give you the information you need to take effective advantage of the capabilities of SharePoint Foundation 2013 and SharePoint Server 2013.

If you are looking for a resource that offers you an easy-to-follow and detailed understanding of SharePoint, this book is for you. As a user guide, it does not require you to have any programming knowledge. It does, however, assume you have a basic understanding of web sites and how to navigate them. Some topics also require a working knowledge of Microsoft Office applications, such as Word and Excel.

How This Book Is StructuredThis book organizes the capabilities of the SharePoint platform into a format that serves as an end-to-end reference guide, a guide you can read through to learn about all SharePoint has to offer or to look up specific topics. It includes step-by-step instructions, figures, tables, and examples. Its chapters describe all of the SharePoint capabilities so that you can used them as building blocks for solutions.

Chapter 1: Introduction to SharePoint TechnologiesThis chapter introduces you to what SharePoint is and the capabilities it offers. It describes what’s new in this 2013 version and its uses and benefits.

Page 24: SharePoint 2013 User’s Guide - Springer978-1-4302-4834-7/1.pdf · SharePoint 2013 User’s Guide ... Cover Designer: Anna Ishchenko Distributed to the book trade worldwide by Springer

■ IntroduCtIon

xxiv

Chapter 2: Understanding SitesThis chapter provides an overview of site collections and sites and describes their structures and components. Included is a review of the various site templates available in SharePoint Foundation and SharePoint Server, along with details of their purposes, layouts, and features.

Chapter 3: Working with SitesIn this chapter you are given an understanding of how to manage sites. You learn how to create sites, navigate them, and manage their security, layouts, structures, and features.

Chapter 4: Pages, Apps, and Web PartsPages, apps, and web parts are used to organize and present information to site users and to incorporate business solutions into a SharePoint environment. This chapter shows you how to create and configure the various types of pages available through SharePoint and how to configure web parts and app parts within them.

Chapter 5: Managing Lists and LibrariesLists and libraries store the content managed in the SharePoint environment. In this chapter you learn how to create and manage lists and libraries, including how to configure columns and work with views.

Chapter 6: Working with ListsThis chapter details the different types of lists SharePoint offers and describes their structures and views. You also learn how to create and manage items in these lists.

Chapter 7: Working with LibrariesIn this chapter the different types of libraries available in SharePoint are discussed, as well as how to add and manage their content. You also learn about the various advanced features different types of libraries make available.

Chapter 8: Working with Site Columns, Content Types, and Term SetsSite columns, content types, and term sets enable you to standardize and centralize the management of list and library metadata. In this chapter you learn how to create and manage these elements to enhance list and library management.

Chapter 9: Workflows and Information Management ProcessesThis chapter presents you with the capabilities that introduce process automation into SharePoint. You learn how to create and manage workflows, use content organizers to automate the routing of content, and create information management policies to govern document development.

Page 25: SharePoint 2013 User’s Guide - Springer978-1-4302-4834-7/1.pdf · SharePoint 2013 User’s Guide ... Cover Designer: Anna Ishchenko Distributed to the book trade worldwide by Springer

■ IntroduCtIon

xxv

Chapter 10: Records ManagementWhen documents require structured retention, records management is used to support both internally defined and externally mandated regulatory requirements. In this chapter you learn how to configure and use the platform’s records management capabilities to govern content.

Chapter 11: SearchA search platform can be used to locate information in SharePoint and throughout the rest of your enterprise. This chapter shows you how to configure the SharePoint search features, such as query rules and result sources, and how to use these features to support enterprise searches.

Chapter 12: Personalization and Social FeaturesSharePoint includes a comprehensive set of personalization and social features, which enhance personal productivity and facilitate communication and collaboration. In this chapter you learn how to configure and use personalization features (such as the profile, My Tasks, and Alerts) and social features (including newsfeeds, community sites, blogs, and wikis).

Chapter 13: Metrics and ReportingThis chapter introduces you to the reporting capabilities available in SharePoint. The storage, audit, usage, and search reports SharePoint provides are explained in detail, and you discover how to create and share these reports.

Chapter 14: Enterprise Office ServicesSharePoint includes capabilities that extend the reach of Microsoft Office personal productivity tools to introduce team productivity functionality. In this chapter you learn about several enterprise office services available in SharePoint, including Office Web Apps, Excel Services, Form Services, and Visio Services.