Provided by www.eyeReports.biz 1 

 

 

How to Setup OfficeMate® for the best eyeReports Results To get the most accurate data in the eyeReports, be sure all of the fields are populated so the eyeReports data is more meaningful.  Many of the missing fields that are used but are not setup in Products are: 

• Product Fees and Costs 

• CPT Codes 

• Financial and Production Groups 

• Frame Gender, Material, Mount, Type, Usage 

• Staff names on Fee Slips 

• CPT Type of Service 

• Commission Class which can be used to get a breakdown of frames sales by Type of Frame categories 

Contents Setup Financial Groups to Eliminate Reports with Blank as a Financial Group ................................................................................ 1 

Setup Production Groups to Eliminate Reports with Blank as a Production Group ......................................................................... 2 

Setup Frame Categories .................................................................................................................................................................... 3 

Add Products Financial and Production Groups and the Other Missing Fields ................................................................................ 5 

Add Provider and Staff Names to a Fee Slip ...................................................................................................................................... 7 

Add CPT Type of Services .................................................................................................................................................................. 8 

Add Frame Commission Class ........................................................................................................................................................... 8 

Add Reasons Whenever an Adjustment is Made or Payment is Changed ...................................................................................... 11 

Monitor the Appointment Schedule to Track Shows, No Shows and Cancels ................................................................................ 12 

 

Setup Financial Groups to Eliminate Reports with Blank as a Financial Group Financial Groups present a macro look at your financial results. A Financial Group is assigned to each product. If a product is sold and a financial group is not assigned to the product, all reports that report Financial Groups list the fee in the No Group or Blank category.  

 Consider the financial groups equal to your accounting Chart of Accounts. For example, Professional Fees may be Financial Group because it covers all charges for all types of Professional Fees whether New Patient, Established 

 

Provided by www.eyeReports.biz 2 

 

Patient, etc. These Groups are used in any eyeReport that compares results using Financial Groups. If a group is not assigned 

 To Setup Financial Groups 1. From the OfficeMate® menu select Setup then Customization 2. In the List Box Selections box select Financial Report Group 3. In the Selection Items box, add any new group names 

 

Setup Production Groups to Eliminate Reports with Blank as a Production Group Production Groups present a micro look at your financial results. A Production Group is assigned to each product. If a product is sold and a production group is not assigned to the product, all reports that report Production Groups list the fee in the No Group or Blank category.   Consider the Production Groups equal to your look at detailed production. For example, Professional Fees may be Financial Group but Production Groups would be New Patient Exams, Established Patient Exams, Contact Lens Exams, etc. These Groups are used in any eyeReport that compares results using Production Groups.   

To Setup Production Groups 1. From the OfficeMate® menu select Setup then Customization 2. In the List Box Selections box select Production Report Group 3. In the Selection Items box, add any new group names 

 

Provided by www.eyeReports.biz 3 

 

  

Setup Frame Categories When adding a new frame in the Products list, you can enter  Gender, Material, Mount, Frame Type and Frame Usage. eyeReports can report on frame sales by these categories in addition to Manufacturer and Designer.  

  To Setup the Categories to Include in the List Boxes 1. From the OfficeMate® menu select Setup then Customization 2. In the List Box Selections box select Product – Frame Gender, Frame Material, Frame Mount, Frame Style, Frame 

Usage 3. In the Selection Items box, add any new group names 

 

Provided by www.eyeReports.biz 4 

 

  

Create a report to see what products are missing Financial and Production Groups Use eyeReport s # 255 and #260. 260 lists all Services. 255 lists all products. For both reports the steps are the same. 

 To find all Products and/or Services with no Financial or Production Groups assigned 1. Open report 255 or 260. 2. Select the worksheet tab the lists Financial and Production Groups. 3. Click Refresh Data 

4. On the Financial Group column, select the drop down List  , uncheck Select All and slect (blank). All products/services without a financial group will be listed. 

  After the filter is selected: 

 

 

Provided by www.eyeReports.biz 5 

 

Add Products Financial and Production Groups and the Other Missing Fields What is setup in products determines the data that is reported relating to financial and product sales data. If the fields are not populated, the section headings will be Blank in the report. This section will show you how to setup the following: 

• Product Fees and Costs – to give you sales and gross profits. 

• CPT Codes – to give you sales by CPT Codes 

• Financial and Production Groups ‐ sales 

• Frame Gender, Material, Mount, Type, Usage – sales by the categories  

1. From the OfficeMate® menu select Products then Products and Services 

  2. Select the Product Type 3. Enter the Product Name 4. On the Products Tab, select the Financial Groups. 5. If it is a frame, select all of the other fields, e.g. Gender, Material, Mount, Type and Usage. 6. On the Details tab, be sure there is a Cost and CPT code, if applicable. 

 

 

Provided by www.eyeReports.biz 6 

 

Frame, Ready Reader and Plano Sunglass Product Type additional fields to be populated. Probably the best way is to select all frames and click the Next button to scroll through all frames 

 Additional Product Details to be populated: 

  

 

Provided by www.eyeReports.biz 7 

 

 

Add Provider and Staff Names to a Fee Slip  To record sales by the Provider and Staff Member responsible for the sale, be sure the Staff Name is populated on the Fee Slip before it is recorded. If you want to see what staff and Provider Names are missing, use report 450. 

  

 

Provided by www.eyeReports.biz 8 

 

Add Patient Demographic Data to get demographic reports If you want to analyze where your patients are coming from and/or what are your patient demographics are for frame purchasing, be sure to complete the demographic data: 

 

Add CPT Type of Services Be sure all CPT Codes have a Type of Service selected so reports can present data by the Types of Service  1. From the Setup menu select Third Party Setup. 2. Select the CPT code and select the Type of Serv ice.  

 

Add Frame Commission Class Although you may not pay commissions, commission class can be used to get a recap of frame sales by commission class or use it to get a recap of frame sales by Core Frames, Mid Fashion, High Fashion, etc. The same can be used for Contact Lenses breakouts, Ophthalmic Lens Breakouts, etc.  

 

Provided by www.eyeReports.biz 9 

 

To Create Classes: 1. On the Setup menu select Product Setup 2. Select the Commission Class and New 

  

To Add to Products: 1. On the Setup menu select Products 2. Select the Product 3. Select the Commission Class 

  

 

Provided by www.eyeReports.biz 10 

 

To Add Lens Categories: Both Contact Lenses and Ophthalmic Lenses have a Lens Category field. To add to or edit these fields:  To edit Contact Lenses 1. On the Setup Menu select Third Party Setup 2. Select the Attributes tab 3. Click the + sign next to Contact Lenses  4. Select Lens Cat./Base 5. Click New Attribute and type the lens category  To edit Contact Lenses 6. On the Setup Menu select Third Party Setup 7. Select the Attributes tab 8. Click the + sign next to Ophthalmic Lenses  9. Select Lens Cat./Base 10. Click New Attribute and type the lens category 

  The same procedure is used to edit the list boxes for: Accessories    Base   Other Contact Lenses   Lens Type   Other Frames   Cat./Base     Options Lens Treatments 

 

Provided by www.eyeReports.biz 11 

 

  Base   Other Other, Plano Sunglasses and Ready Readers   Base   Other Services   Exam Cat./Base   Type   Other 

Add Reasons Whenever an Adjustment is Made or Payment is Changed Many time adjustments are made to the patient ledger totals and payments are reversed or corrected through the Receipts process. In each instance, there is a box to enter a Reason. Sine the eyeReports list the reasons in the detail, be sure staff types in a reason for any change. This way when you review the reports will will know why changes are being made. Receipts Payment Reversal/Deposit Correction 

  

 

Provided by www.eyeReports.biz 12 

 

Patient Ledger Adjustment 

 

Monitor the Appointment Schedule to Track Shows, No Shows and Cancels To track the effectivenes of pre‐appointing or the number of cancels and no shows that occur during a schedulked day, be sure to complete all of the applicable fields: