sepa single euro paymesepa_single_euro_paymentsnts area - manual do utilizador

Software de Gesto PHC

Ficheiro SEPA - Single Euro Payments Area Manual do Utilizador

Logibrica

Manual do Utilizador PHC Ficheiro SEPA Logibrica Pgina 2 de 52

ndice

1. Introduo ........................................................................................................................ 32. Configuraes ................................................................................................................... 5

2.1. Ficha Completa da Empresa .......................................................................................... 52.2. Bancos ....................................................................................................................... 72.3. Contas de Tesouraria ................................................................................................. 142.4. Gesto de Clientes ..................................................................................................... 182.5. Gesto de Fornecedores ............................................................................................. 262.6. Gesto de Funcionrios .............................................................................................. 282.7. Outros Profissionais ................................................................................................... 302.8. Cdigos de Retorno SEPA ........................................................................................... 31

3. Processamento de Ficheiro SEPA ....................................................................................... 333.1. Recebimentos de Clientes por Dbito Direto.................................................................. 343.2. Pagamentos a Fornecedores ....................................................................................... 413.3. Pagamentos a Funcionrios......................................................................................... 463.4. Pagamentos a Outros Profissionais .............................................................................. 49


1. Introduo

A SEPA (Single Euro Payments Area) uma sequncia natural da introduo da moeda nica, o Euro,

que tem como objetivo eliminar as especificidades nacionais em matria de pagamentos, com vista

criao de uma rea unificada europeia, no seio da qual todas as pessoas e empresas podero emitir

e receber pagamentos em euros nas mesmas condies de custo, segurana e rapidez.

O Servio de Dbitos Diretos SEPA permite s Entidades Credoras efetuar cobranas em Euros a

clientes Devedores em Portugal e em todos os pases do espao SEPA, o espao SEPA abrange 33

pases: 28 pases da UE; Islndia, Noruega e Liechtenstein (3 pases da rea Econmica Europeia) e

ainda a Sua e o Mnaco.

Neste enquadramento, a comunidade bancria portuguesa desenvolveu um formato harmonizado de

comunicao, aplicvel s transferncias a crdito SEPA e aos dbitos diretos SEPA, com vista a

facilitar a ligao entre clientes e bancos.

Todos os pagamentos efetuados por transferncia e dbitos diretos em euros, a partir do dia 1 de

fevereiro de 2014, devero obedecer aos requisitos tcnicos da SEPA, definidos no Regulamento (EU)

n 260/2012, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 14 de maro de 2012.

Neste manual ser apresentado e explicado como proceder parametrizao/configurao do seu

Software PHC, por forma a efetuar pagamentos e confirmaes de transaes comerciais quer para

clientes, fornecedores, funcionrios ou outros profissionais.

Estas alteraes so aplicveis a todas gamas do Software PHC, contudo apenas esto disponveis no

executvel com data a igual ou posterior a 21-01-2014, na Verso 2014.2. Queira, por favor, verificar

se a data do seu executvel igual ou posterior a esta data.


!! MUITO IMPORTANTE !!

Antes de iniciar qualquer um dos procedimentos presentes neste manual, por favor

proceda a uma leitura prvia deste documento at ao fim!

Estas alteraes so aplicveis a todas gamas do Software PHC, contudo, apenas esto

disponveis no executvel com data igual ou posterior a 21-01-2014,

para a Verso 2014.2

Ser necessrio efetuar a atualizao dos executveis de acordo com a verso atual do V/

Software. P.f. consulte o manual Atualizao de Executvel Manual do Utilizador, bem

como a leitura deste documento.

Nota: Neste Manual, ser utilizada a Verso 2014.2 do Software de Gesto PHC Advanced.


2. Configuraes

Para poder trabalhar com os ficheiros SEPA no Software PHC necessrio efetuar algumas

configuraes, nomeadamente, preencher os campos Banco, BIC, NIB, IBAN e Referncia da

Entidade Credora SEPA. Ser necessrio atualizar os seguintes ecrs:

Ficha Completa da Empresa; Contas de Tesouraria; Gesto de Clientes; Gesto de Fornecedores; Gesto de Funcionrios; Outros Profissionais; Cdigos de Retorno SEPA.

2.1. Ficha Completa da Empresa

Por forma a exportar o ficheiro SEPA, dever configurar os campos Banco, BIC, NIB, IBAN e

Referncia da Entidade Credor na Ficha Completa da Empresa.

Assim, dever aceder ao menu Sistema > Ficha Completa da Empresa.

Ilustrao 1 Menu Sistema Ficha Completa da Empresa


No ecr da Ficha Completa da Empresa dever posicionar-se no registo da empresa que ir

configurar.


De seguida, dever aceder ao separador Dados Oficiais e preencher os campos Banco, BIC,

NIB, IBAN e Referncia da entidade credora SEPA. Aps o preenchimento dever clicar em

Gravar.



2.2. Bancos

Para o sistema SEPA, foi identificado que so necessrias configuraes especficas por cada banco.

Desta forma, se existirem diversas Contas de Tesouraria para o mesmo Banco, torna-se um pouco

moroso alterar todas as contas na aplicao.

Assim, foi criado um novo ecr e tabela de Bancos. Este ecr est acessvel no mdulo "Gesto" ou

"Pessoal" do menu Tabelas.


Ilustrao 4 Menu Gesto Bancos

Ilustrao 5 Bancos


Dever introduzir um novo registo no ecr que se segue para poder criar o registo do Banco.

Ilustrao 6 Bancos

Este ecr constitudo pelos seguintes campos:

Nome: nome completo do banco. B.I.C.: cdigo BIC (SWIFT) do banco (este campo chave e tem que ser nico). Instituio Financeira: cdigo da instituio financeira atribudo pelo Banco de Portugal

(inteiro de quatro carateres). Em Espanha o formato o mesmo, atribudo pelo Banco de

Espanha.

Pas: pas do banco. Se um banco estiver localizado em vrios pases, deve ser identificado o pas do BIC definido.

Identificao da parte que inicia a mensagem de pagamento: neste local pode ser escolhido qual o campo da ficha completa da empresa que ir no ficheiro XML a identificar quem inicia a

mensagem de pagamento. Utilizar apenas no caso de acordo com o Banco de Apoio. Este

campo existe tambm no ecr de Contas de Tesouraria.

Antecedncia para envio de transaes sem ADC ativa: nmero de dias teis de processamento por parte do banco para transaes que ativem a autorizao de dbito. Por

exemplo, o Millennium BCP demora 5 dias teis a processar a ativao da autorizao de

dbito.


Antecedncia para envio de transaes com ADC ativa: nmero de dias teis de processamento por parte do banco para transaes recorrentes de dbitos diretos. Por

exemplo, o Millennium BCP demora 3 dias teis a processar uma transao de dbitos diretos.

Diferena entre as datas de transaes com ADC inativa e ativa: dias teis de intervalo para processamento por parte do banco entre uma transao que ative a autorizao de dbito e

uma recorrente. Por exemplo, para o Millennium BCP as transaes recorrentes no devem

ser enviadas com a mesma data das transaes iniciais da autorizao de dbito.

Antecedncia para envio de transaes de transferncias: nmero de dias teis de processamento por parte do banco para transaes de transferncias. Cada banco poder ter

um prazo entre o envio dos ficheiros e o processamento das transferncias.

As transaes com ADC inativa so exportadas em ficheiros separados: se estiver ativo, a aplicao vai exportar ficheiros distintos para transaes que ativem a autorizao de dbito e

transaes recorrentes. Caso contrrio envia todas as transaes para o mesmo banco, no

mesmo ficheiro. Por exemplo, o Millennium BCP ainda no aceita estes dois tipos de

transaes no mesmo ficheiro.

O exemplo que se apresenta de seguida meramente ilustrativo.

Ilustrao 7 Bancos


Para selecionar o pas a que pertence o Banco dever clicar no boto Escolher tabela de pases e

ser aberto o seguinte ecr.

Neste ecr dever selecionar a opo mostrar todo os registos (no recomendado) e clicar no boto

Escolher.

Ilustrao 8 Criao seleo de Tabelas de Pases

De seguida, dever selecionar o pas pretendido e clicar em OK.

Ilustrao 9 Lista de Tabela de Pases


Selecionado o pas do banco dever preencher os restantes campos conforme os requisitos do Banco.

Por fim, dever clicar em Gravar.

Ilustrao 10 Bancos

Nota: Existem bancos que, se o ficheiro for enviado aps as 9h00m, necessitam de mais um dia til para

processamento. Dever ter o cuidado de, caso o Banco configurado tenha restries semelhantes, colocar um dia

adicional nas opes, ou garantir que os ficheiros so enviados antes das 9h00m.

Ao gravar no ecr de Bancos, se o campo "Pas" ou "Identificao da parte que inicia a mensagem de

pagamento" forem alterados, feita a seguinte pergunta ao utilizador:

"Os dados do banco foram alterados, pretende alterar todas as contas de tesouraria ligadas a este

banco?".

Caso seja respondido "Sim", so atualizados os campos nas Contas de Tesouraria configuradas com

este BIC.


Se estiver a introduzir pela primeira vez o registo do Banco ter que clicar no boto Actualizar BIC.

Ilustrao 11 Bancos

Ao selecionar o boto "Actualizar BIC" abre um novo ecr para escolher as tabelas a atualizar:

Contas de Tesouraria; Clientes; Fornecedores; Funcionrios; Outros Profissionais.

Ilustrao 12 Actualizar BIC (SWIFT)


Ao escolher "Gravar" ser preenchido o valor do BIC a partir do IBAN para todas as tabelas

selecionadas, ou seja, se tiver o IBAN preenchido nas tabelas o Software PHC ir preencher

automaticamente o BIC.

De seguida, aparecer a mensagem das atualizaes que foram feitas.

Ilustrao 13 Software PHC

Nos pontos seguintes apresentam-se as alteraes/campos que tero de estar preenchidos para

extrair corretamente o ficheiro SEPA.

2.3. Contas de Tesouraria

necessrio tambm configurar, no ecr de Contas de Tesouraria, os dados de cada conta

relativamente informao para o ficheiro SEPA, nomeadamente o BIC e o IBAN, bem como o

campo Identificao da parte que inicia a mensagem de pagamento, que se encontra no separador

Integrao.


Assim, dever aceder ao menu Gesto > Outras Opes de Tesouraria > Contas de Tesouraria.

Ilustrao 14 Menu Gesto Contas de Tesouraria

No ecr de Contas de Tesouraria no separador Dados Principais dever preencher os campos

NIB, BIC e IBAN.

Ilustrao 15 Contas de Tesouraria


Neste ecr, no separador Integrao, poder escolher qual o campo da ficha completa da empresa

que ir no ficheiro XML a identificar quem inicia a mensagem de pagamento. Este campo apenas

dever ser utilizado no caso de acordo como Banco de Apoio. No exemplo abaixo existe esse acordo e

o campo escolhido ser o Nome completo da empresa.



Aps esta seleo, dever clicar em Gravar.



2.4. Gesto de Clientes

Para utilizao do dbito direto atravs do ficheiro SEPA, dever configurar os campos BIC e IBAN

na ficha do cliente.

Assim dever aceder ao menu Gesto > Gesto de Clientes.

Ilustrao 18 Menu Gesto Gesto de Clientes


Ilustrao 19 Gesto de Clientes

Na Ficha de Clientes no separador Dados Bancrios dever preencher os campos NIB, BIC e

IBAN. Para utilizar a cobrana de cliente atravs do dbito direto dever preencher os campos N.

de Autorizao de Dbito, Autorizao Ativa, Data de ativao e Gera Referncias Multibanco

automaticamente.


No caso do campo N. de Autorizao de Dbito este ser preenchido automaticamente quando se

clicar no boto Gerar novo N. de Autorizao de Dbito.



Para utilizao do dbito direto atravs do ficheiro SEPA, tambm dever configurar a condio de

pagamento Sistema de Dbitos Directos na ficha de cliente no separador Dados Financeiros.



Caso esta opo no se encontre configurada ser necessrio aceder ao menu Tabelas > Gesto >

Condies de Pagamento.

Ilustrao 24 Menu Tabelas

Ilustrao 25 Condies de Pagamento


Dever clicar no boto Introduzir e criar a condio de pagamento Sistema de Dbitos Diretos.


No ecr Condies de Pagamento dever aceder ao separador Dados Principais e selecionar a

opo Cobrana via Sistema de Dbitos Diretos e configurar a condio de pagamento conforme a

ilustrao seguinte. Por fim, dever clicar em Gravar.



2.5. Gesto de Fornecedores

Para exportar o ficheiro SEPA referente aos pagamentos a fornecedores dever, no ecr Gesto de

Fornecedores, preencher os campos NIB, BIC e IBAN.

Assim, dever aceder ao menu Gesto > Gesto de Fornecedores.

Ilustrao 28 Gesto de Fornecedores



Na Ficha de Fornecedores, no separador Informao dever preencher os campos NIB, BIC e

IBAN.



2.6. Gesto de Funcionrios

Nota: Apenas disponvel para quem possui o mdulo de Pessoal do Software PHC.

Para exportar o ficheiro SEPA referente aos pagamentos de salrios, dever na ficha do funcionrio

preencher os campos BIC e IBAN.

Assim, dever aceder ao menu Pessoal > Gesto de Funcionrios.

Ilustrao 31 Gesto de Funcionrios


No ecr de Gesto de Funcionrios no separador Dados Oficiais e Bancrios dever preencher os

campos BIC e IBAN e clicar em Gravar.

Ilustrao 32 Gesto de Funcionrios


2.7. Outros Profissionais


Para exportar o ficheiro SEPA referente aos pagamentos de rendimentos de Outros Profissionais,

dever na ficha de Outros Profissionais preencher os campos Conta, NIB, BIC e IBAN.

Assim, dever aceder ao menu Pessoal > Outros Profissionais.

Ilustrao 33 Outros Profissionais


No ecr de Outros Profissionais no separador Outros Dados dever preencher os campos Conta,

NIB, BIC e IBAN e clicar em Gravar.

importante que o colaborador esteja devidamente assinalado como Recebe por transferncia

bancria.

Ilustrao 34 Outros Profissionais

2.8. Cdigos de Retorno SEPA

O Software PHC disponibiliza um novo ecr Cdigos de Retorno SEPA, onde devero constar todos

os cdigos standards para esta forma de transao, por forma a que no momento da importao do

ficheiro SEPA, enviado pelo banco e de acordo com os cdigos que constam no ficheiro, a aplicao

processe ou no os documentos.


Assim, para aceder a este ecr dever aceder ao Menu Tabelas > Gesto > Cdigos de Retorno SEPA.

Ilustrao 35 Menu Tabelas

Dever criar um novo registo e utilizar como exemplo o cdigo M000 com a descrio Mensagem

totalmente aceite e selecionar o campo Processa Documentos e clicar em Gravar.

Ilustrao 36 Cdigos de Retorno SEPA


Ilustrao 37 Cdigos de Retorno SEPA

3. Processamento de Ficheiro SEPA

Os ficheiros SEPA podero ser gerados para Cobranas via Banco (Dbitos Diretos) e para as

Transferncias Bancrias de Pagamentos:

Recebimentos de Clientes com Dbito Direto ativo; Pagamentos a Fornecedores; Pagamentos de Vencimentos a Funcionrios; Pagamentos a Outros Profissionais.


3.1. Recebimentos de Clientes por Dbito Direto

Para proceder extrao do ficheiro SEPA, por forma a efetuar as cobranas de dbitos diretos de

clientes dever aceder ao ecr de Cobranas via Banco.

Assim, dever aceder ao menu Gesto > Outras opes de clientes > Cobranas via Banco.

Ilustrao 38 Menu Gesto Cobranas via Banco


Ilustrao 39 Cobranas Via Banco


Ao selecionar o boto Introduzir aparecer o seguinte ecr. Neste ecr ser necessrio preencher a

informao referente emisso dos recibos referentes s cobranas via banco e recibos. Dever

tambm efetuar a seleo de movimentos de C/C.

Ilustrao 40 Cobranas Via Banco

Ilustrao 41 Conta corrente para regularizao de documentos


Dever selecionar os registos que pretende incluir no ficheiro e de seguida, selecionar o boto OK.


No ecr seguinte dever selecionar Gravar Cobrana.



De seguida, aparecer o ecr para impresso dos recibos gerados. Dever efetuar a impresso.

Ilustrao 44 Impresso de IDU (Recibos)

De seguida, visualizar a mensagem dos recibos gerados. Dever selecionar OK.

Ilustrao 45 Relatrio da gravao da Cobrana via Banco


No ecr de Cobranas via banco, depois de selecionados e processados os recibos para gerar o

ficheiro SEPA dever selecionar o boto Gerar Ficheiro.

Ilustrao 46 Cobrana via Banco


De seguida, visualizar o ecr onde pretende guardar o ficheiro a gerar. Depois de selecionado o

caminho dever clicar em OK.

Ilustrao 47 Seleo de diretoria para gravar o ficheiro XML

Por fim, visualizar a seguinte mensagem. Dever clicar em OK para terminar o processo.

Ilustrao 48 Resultado da exportao XML


3.2. Pagamentos a Fornecedores

Para proceder extrao do ficheiro SEPA, por forma a efetuar os pagamentos a fornecedores dever

aceder ao ecr de Pagamentos a Fornecedores.

Assim, dever aceder ao menu Gesto > Pagamentos a Fornecedores.

Ilustrao 49 Menu Gesto Pagamentos a Fornecedores


Ilustrao 50 Pagamentos a Fornecedores


Aps a emisso e processamento dos pagamentos passar transferncia bancria de vrios

pagamentos. Primeiramente dever assegurar que os pagamentos esto marcados no separador

Outros Dados como Pagamento por transferncia bancria.



Acedendo ao menu de Opes Diversas que se encontra no ecr de Pagamentos dever selecionar

a opo Transferncias bancria de Vrios Pagamentos.


No ecr que se segue dever preencher as datas dos pagamentos que pretende que sejam includos

no ficheiro, bem como dever escolher qual a data em que pretende que seja feita a transferncia.

Dever tambm selecionar a Referncia ordenante, isto , o campo pelo qual pretende que o

ficheiro seja ordenado. Neste exemplo ser utilizado o campo nome do fornecedor.

Tambm dever selecionar o Formato de exportao como sendo o formato SEPA e de seguida

selecionar o local onde pretende guardar o ficheiro (Diretoria XML(SEPA)).

Ao selecionar o boto Observar o ficheiro poder observar os dados que iro constar no ficheiro

como mostra a Ilustrao 54.

De seguida, dever selecionar o boto Exportar para ficheiro e o ficheiro ser guardado na diretoria

anteriormente selecionada. Por fim, parecer a mensagem que o ficheiro foi exportado com sucesso

conforme Ilustrao 55.


Ilustrao 53 Processamento de Transferncias bancrias de Pagamentos Fornecedores

Ilustrao 54 Processamento de Transferncias bancrias de Pagamentos Fornecedores


Ilustrao 55 Resultado da exportao do XML

3.3. Pagamentos a Funcionrios


Para proceder extrao do ficheiro SEPA, por forma a efetuar os pagamentos de vencimentos a

funcionrios dever aceder ao ecr de Transferncias Bancrias.

Assim, dever aceder ao menu Pessoal > Mapas habituais.

Ilustrao 56 Menu Pessoal


No ecr de Mapas habituais dever selecionar o separador Mapas Mensais. Nesse separador

dever selecionar o boto Listagem da opo Transferncias bancrias.

Ilustrao 57 Mapas habituais

No ecr que se segue dever preencher as datas dos pagamentos dos vencimentos que pretende que

sejam includos no ficheiro, bem como dever escolher qual a data que pretende que seja feita a

transferncia.


ficheiro seja ordenado. Neste exemplo ser utilizado o campo nome do funcionrio. Tambm dever

selecionar o Formato de exportao como sendo o formato SEPA e de seguida, escolher o local onde

pretende guardar o ficheiro (Diretoria XML (SEPA)).




De seguida, dever selecionar o boto Exportar para ficheiro e lanar Transferncia bancria e o

ficheiro ser guardado na diretoria anteriormente selecionada. Por fim, aparecer a mensagem que o

ficheiro foi exportado com sucesso conforme Ilustrao 60.

Ilustrao 58 Processamento de Transferncias bancrias




3.4. Pagamentos a Outros Profissionais


Para proceder extrao do ficheiro SEPA, por forma a efetuar os pagamentos de vencimentos a

outros profissionais dever aceder ao ecr de Transferncias Bancrias.

Assim, dever aceder ao menu Pessoal > Mapas habituais.

Ilustrao 61 Menu Pessoal


No ecr de Mapas habituais dever selecionar o separador Mapas Mensais. Nesse separador

dever selecionar o boto Listagem da opo Transferncias bancrias.

Ilustrao 62 Mapas habituais

No ecr que se segue dever preencher as datas dos pagamentos dos vencimentos que pretende que

sejam includos no ficheiro, bem como dever escolher qual a data em que pretende que seja feita a

transferncia.


ficheiro seja ordenado. Neste exemplo ser utilizado o campo nome do profissional. Tambm dever

selecionar o Formato de exportao como sendo o formato SEPA e de seguida, escolher o local onde

pretende guardar o ficheiro (Diretoria XML (SEPA)).




De seguida, dever selecionar o boto Exportar para ficheiro e lanar Transferncia bancria e o

ficheiro ser guardado na diretoria anteriormente selecionada. Por fim, aparecer a mensagem que o

ficheiro foi exportado com sucesso conforme Ilustrao 65.





Este Manual do Utilizador termina aqui! Caso surja alguma dvida na aplicao destes procedimentos,

queira p.f. contactar o nosso Departamento de HelpDesk (e-mail: [email protected]

Telefone: +351 229 407 04), que estar disponvel para ajud-lo. Obrigado!

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