PT PERTAMINA (PERSERO)

Human Resources Directorate

SEMINAR NASIONAL INTERNAL AUDIT 2014

“Merekrut , Mengembangkan dan mempertahankan Top Talent dalam

Organisasi”

Yudo Irianto – VP People Management

Agenda

2

PERTAMINA at Glance

PERTAMINA Talent Attraction

PERTAMINA Talent

Development & Retention

3

“Asian Energy Champion”

Posisi „Fortune 100‟ (Pendapatan USD ~$200b USD,

EBITDA USD ~$40 miliar)

Organisasi & Kapabilitas: Akuntabilitas dan delivery; Perusahaan pilihan untuk menarik dan mempertahankan talenta terbaik

Project & Technology Center: Pemimpin teknologi dalam CBM, Geothermal, EOR dan deepwater; pelaksana proyek yang andal dengan delivery tepat waktu dan sesuai anggaran

Meningkatkan efisiensi dalam PSO Pertumbuhan bisnis-bisnis baru Pemimpin dalam bisnis inti

eksisting

Niaga (trading)

Mengoptimalkan rantai nilai

dan meningkatkan

profitabilitas

LPG

Mengoptimalkan rantai nilai

dan infrastruktur

Memaksimalkan energi

berbasis batu bara (mis:

CBM)

Midstream gas Integrated gas champion dengan infrastruktur trans-Sumatera dan trans-Jawa

Produk minyak Mempertahankan posisi kuat dengan market share 60%; model layanan baru melalui “New Pasti Pas” dan NFR

Petrokimia

Pemain petrokimia terbesar

di Indonesia dengan market

share 35%, margin tinggi

melalui integrasi

E&P Perusahaan minyak nasional terkemuka Asia: produksi 2,2 mmboepd dengan penguasaan pasar domestik (50%) & footprint internasional (~30% prod.)

Tenaga listrik

Salah satu pemain IPP

terbesar di Indonesia dengan

kapasitas ~ 3-5 GW

BBM industri & pelumas Mempertahankan posisi kuat sekaligus profitabilitas

Perkapalan

Mendukung rantai nilai

sendiri (own supply chain)

dan mengembangkan model

layanan pihak ketiga

Biofuels generasi ke-2 Menjalankan mandat 20% blend; partisipasi di hulu untuk mengurangi risiko kerugian dan pasokan

Pengolahan (refining) Kapasitas kilang yang kompetitif secara ekonomi; kinerja operasi pada posisi top quartile

SUMBER: BOD Retreat 2012

Visi Misi Pertamina sebagai Asian Energy Champion pada tahun 2025

Employees

22.478 persons

Affiliation

Subsidiaries: 18 units

Affiliates: 13 units

Upstream

13 own-operated working areas

3 major upstream subsidiaries for

jointly-operated areas:

− PT Pertamina EP: 29 TAC

− Pertamina Hulu Energi: 9 JOB, 15

IP/PPI (including 4 PPI of CBM)

− PT Pertamina EP Cepu (PI Cepu)

7 international exploration areas

Total oil & gas production

− Oil: 207 MBOPD

− Gas: 1.608 MMSCFD

Geothermal working areas

− 8 own-operated areas

− 5 joint-operation areas

− 2 joint venture areas

Geothermal production:

− Steam: 15.690 million tons

− Electricity: 2.216 GWh

Total gas transmission pipeline length of

1.589 km with total transmission

capacity of 7.810 mmscfd

33 on shore drilling rigs

Refining

6 refineries

Total capacity: 1.031 mbsd

Marketing

8 marketing regions

113 fuel depots

17 LPG filling plants

4874 retail gas stations

57 aviation depots

3 LOBP (lube oil blending plants)

184 tankers

− 41 owned

− 143 leased

18 LPG tankers leased

5 LNG tankers leased

Upstream Operations Downstream Operations Overview

Overview Pertamina dalam Data Statistik

Processing Shipping/Piping Terminal / Storage

Transportation & Distribution Upstream

Refinery Units PT Badak NGL PT Arun NGL

OTHER BUSINESS: PT Tugu Pratama Indonesia (Insurance) PT Pelita Air Service (Airline) PT Pertamina Bina Medika (Hospital) PT Patra Jasa (Hotel) PT Pertamina Training & Consulting (HR Services) PT Pertamina Dana Ventura (Venture Capital)

PT Pertamina Trans Kontinental (formerly Pertamina Tongkang)

PT Patra Niaga Petral

PT Pertamina Retail

Pertamina Subsidiaries – Beroperasi Secara Terintegrasi pada Sektor Hulu

s/d Hilir Guna Mengembangkan Industri Oil & Gas (Energy) di Indonesia

Performance Highlight 2013

6

REVENUE 2013 : Domestic Sales : 467.5 T Export Sales : 57.5 T Total : 525 T

EBITDA 2013 : 69.57 T

LABA BERSIH 2013 : 32 T

7

Performance Highlight 2013

8

Performance Highlight 2013

Professionally managed, avoid conflict of interest, never tolerate bribery, respect

trust and integrity based on Good Corporate Governance principles

Involve in national economic development as a pioneer in State owned

Enterprises’ reformation, and build national pride.

Able to Compete both regionally and internationally, support growth

through investment, build cost effective and performance oriented

culture.

Focus on customers and commit to give the best service to

customers

Create added values based on commercial oriented and make

decisions based on fair business principles.

Managed by professional, skilled, and high quality leaders and

workers, committed to build research and development capability.

Corporate Values (6C) di Pertamina

9

10

Tata nilai 6C sebagai corporate values juga menjadi salah satu

bagian dari requirement arsitektur talent di Pertamina

Rekrutmen dan Seleksi:Life Long Learner

• Tata Nilai 6C

• Competency Profile Pertamina

• Competency Dictionary Pertamina

• RJPP

• OPP Survey

• Pertamina Leadership Profile

Phase IIIChange Mastery

Phase IIInternalization

Phase IEstablishment

“Pertamina Values”

INPUT PROCESS OUTPUT

PERTAMINA WORLD CLASS

V i s i :

Value Based Development Progam (VBDP)L5

L3-L4

L0-L2

Road Map pengembangan Budaya Pertamina berbasis tatanilai 6C

Agenda

11

PERTAMINA at Glance

PERTAMINA Talent Attraction

PERTAMINA Talent

Development & Retention

PERTAMINA Talent Attraction

12

Perubahan Paradigma Talent Mindset

DAHULU SEKARANG

Orang yang membutuhkan perusahaan Perusahaan yang membutuhkan orang

Mesin, modal, dan lahan geografis merupakan

aset perusahaan

Orang-orang berbakat merupakan aset

perusahaan

Good talent hanya memberikan sedikit

perubahan

Good talent memberikan perubahan

yang signifikan

Pekerjaan itu sulit didapat Orang-orang berbakat itu sulit didapat

Pekerja loyal, di sisi lain perusahaan

memberikan stabilitas

Pekerja dapat berpindah-pindah dan

tidak berkomitmen jangka panjang

Pekerja menerima penawaran yang diberikan

perusahaan

Pekerja selalu meminta lebih

PERTAMINA Talent Attraction

13

5 Isu Utama Talent Management Pertamina

1. Menarik talent berkualitas tinggi

2. Mengembangkan & mengakselerasi kualitas talent secara cepat dan efektif

3. Mengidentifikasi talent ; siapa yang high dan low performer

4. Menahan high performer talent

5. Mengeluarkan low performer talent

PERTAMINA Talent Attraction

14

PT Pertamina Persero masuk ke dalam top three companies dalam Indonesian

Employers of Choice Award 2013

(Survey conducted by SWA magazine and HayGroup)

Indonesian Employers of Choice Award 2013

PERTAMINA Talent Attraction

15

Strategi Talent Attraction Pertamina

MEMILIKI TALENT MINDSET

MEMBENTUK WINNING EVP

MEMBENTUK ULANG STRATEGI

REKRUTASI

UTAMAKAN DEVELOPMENT

DALAM ORGANISASI

BEDAKAN DAN PAKEM-KAN

SELURUH PEKERJA

Pertamina sangat concern terhadap Training, coaching & mentoring : 1. Masuk ke

dalam KPI 2. Month of

Coaching (PMS)

3. Pertamina Corporate University

EVP Pertamina (attracting) : 1. Kesempatan

Pengembangan 2. Kesempatan Karir

yang Sesuai dengan Aspirasi

3. Stabilitas Organisasi 4. Kompensasi Pertamina melakukan sourcing dengan mengedepankan atribut yang paling meng-attract (sesuai EVP) dalam e-recruitment dan media sourcing lain.

Pertamina me-mofidy strategi rekrutasi: dari memilih yang terbaik menjadi keluar dan mencari yang terbaik, melalui beberapa strategi : 1. Beasiswa Ikatan Dinas

S1/D3 2. College Shopping 3. Internship Program

Performance Management System Pertamina dapat men-define siapa low performer dan high performer, sehingga dapat diketahui apa proses kedepannya untuk tiap orang.

Penerapan Talent Mindset: 1. Pertamina memiliki

Talent Pool dengan ‘golden standard’

2. Pertamina menginvestasikan uang di talent

3. Manager bertanggung jawab atas kekuatan talent pool yang dibawahi

16

Kriteria Talent

PERTAMINA Talent Attraction

What people can do

A cluster of behaviors

performed on a job

What people have done

Work achievements

needed to

successfully perform

job activities

Who people are

Personal dispositions

and motivations that

relate to job

satisfaction, job

success or failure

What people know

Technical and/or

professional

information needed to

successfully perform

job activities Technical Competency Behavior Competency

Character Exposure

Agenda

17

PERTAMINA at Glance

PERTAMINA Talent Attraction

PERTAMINA Talent

Development & Retention

18

DEVELOPMENT PROCESS

TRAINING EVENT MGMT

PELAKSANAAN TRAINING

Evaluasi

MONITORING ASSIGNMENT

MONITORING COACHING

IND

IVID

UA

L D

EVEL

OP

MEN

T P

LAN

D

ISC

USS

ION

Mapping the Gap

Training Catalog

Plan Do Check

Competency Maps (KKJ, Leadership Competencies)

Career Ladder

Skill Group

Requirement

Action

Leadership Competency Assessment

Competency Measurement: Soft and Hard Competency

Exposure Business Needs Analysis

Integrated capability-building through 5 steps

19

1

Skill groups

2

Career ladder

3

Competency maps

4

Learning curriculum

5

Accreditation

Skill Group

HR

CHRP

Business Acumen

Human Capital Planning

Competency Management

20

•Kompetensi Management di Pertamina dibangun berdasarkan Skill Group masing-masing

Business Unit

1.0

Org

an

iza

tio

n

Ma

na

ge

me

nt

2.0

Ta

len

t M

an

ag

em

en

t

3.0

HR

Se

rvic

es

&

Ad

min

istr

ati

on

4.0

HR

O

pe

rati

on

s &

S

up

po

rt

Category Business Units Functions

Skill groups Process

Engineering

Refinery

Economics

Mechanical

Engineering

Civil/Struc-

tural

Engineering

Electrical

Engineering

Instrument/

Control

Engineering

…

…

…

Marketing &

Sales

Supply &

Distribution

Marine

Operation

Shipping

Operation

Blending

…

…

…

…

Oil and Gas

Procure-

ment

…

…

…

…

…

Human

Resources Management

Medical

…

…

…

…

Corporate

Finance

Accounting

Tax

Manage-

ment

Audit

Manage-

ment

…

…

…

…

…

Administra-

tion

Asset

Manage-

ment

HSE

Business

Mgmt/Deve-

lopment

Risk

Manage-

ment

Business

Planning

…

…

…

…

…

…

Legal

Public

Relation

Compliance

…

…

…

…

Geology

Geophysics

Production

Reservoir

Drilling

Facilities2

Data &

Geomatics

New Energy

Schools &

Academies Refinery

Marketing

& Trading

Supply Chain

Management HR

Finance &

Audit

Corporate Enablers - General

Affairs

Project & Risk

Management

Upstream Gas

Gas

Commercial

& Trading

…

…

…

…

…

2.3 Performance Mgt

Procure-

ment

Quality Management

Security

Information

Technology

40 Skill Group, per 16 April 2013

21

Pertamina Career Structure

Executive SM Managerial Professional Sales Technical

Operation

Director

Visionary

Leader

Strategic

Leader

Operational

Leader

People

Leader

Team

Leader

Entry

Leader

Strategic

Advisor

Advisor

Senior

Professional

Professional

Junior

Professional

Corporate

Sales

Business

Sales

Sales

Junior

Sales Senior

Technician

Technician

Junior

Technician

Business

Support

Senior

Clerk

Clerk

Junior

Clerk

PRL

26-25

24-22

21-19

18-16

15-14

13-12

11-10

8 - 9

Executive

Sales

22

Objective

Competency Assessment

Competency GAP

Individual Development

Program

Kebutuhan Kompetensi Jabatan(KKJ)

Employee Competency

Profile

JANGKA PENDEK (2013)

Coaching & Counseling

Fokus pada Identifikasi Program Pengembangan

IMPACT FOR PERTAMINA: • Finansial:

Pelaksanaan training lebih efisien

• Operasional: Pembinaan SDM berbasis kompetensi

• People: Pengembangan individu lebih tepat sasaran disesuaikan dengan competency gap

JANGKA PANJANG

Competency Assessment

People Review

+

Talent Matrix Talent Pool

Critical Position

IMPACT FOR PERTAMINA: • HIPO (High

Potential) Identification

• Sucession Planning

• ‘Build’ or ‘Buy” Recruitment Recommendation

• Retention Program

PENGUKURAN KOMPETENSI TEKNIS

23

PENGUKURAN KOMPETENSI TEKNIS

Flow Process Competency Management

KAMUS KOMPETENSI Upskilling 75 SME Validasi KKJ Sosialisasi

Pengukuran Kompetensi Teknis

Hasil Pengukuran Individual Development Plan

Follow Up/Action Plan

1 2 3 4

5 6 7 8

STRUKTUR KARIR DAN JALUR KARIR

24

Succession Planning & Leadership Coaching Work Flow

25

Identify Critical Position

Define Critical Position Requirement

Identify Candidates

Make Succession Decision

Match Candidate to Position

Finetune/ Update Plan Annually

Individual Development Plan

Leadership Coaching

Boarding

DASAR PEMETAAN Career path, Struktur orgn intern & extern dit/fungsi Goljab Referensi keputusan seblmnya Input dari user

DASAR PENETAPAN Hasil pemetaan jabatan suksesor Gol upah Status pekerja (Corporat hired /AP hired)

Succession Planning dibuat khusus untuk Jabatan yang

termasuk dalam Kategori Critical Position

26

Kriteria Posisi Kritikal

Impact To Business

▪ Peran jabatan dinilai sebagai

faktor penting dalam menjamin

keberlangsungan kegiatan

operasional

1

Impact To Financial

▪ Otoritas terhadap aspek finansial,

dan mampu menggerakan

laba/rugi perusahaan

▪ Akses pada dokumen rahasia

perusahaan

2

Scarcity of Position

▪ Terbatasanya pekerja yang

memiliki kemampuan/pengetahuan

untuk menjalankan tugas

▪ Sulit dicari dipasar tenaga kerja

3

Bobot dalam

Penilaian Approval Critical Position L2 Keatas

Key Position = Critical Position Layer 2 Keatas

Penetapan Short List Suksesor dilakukan, untuk kemudian

ditetapkan sebagai Suksesor Critical Position

27

Persetujuan Formulir Succession Planning

shortlist calon suksesor dipilih dari Long list

usulan awal, siklus penyusunan dilakukan per

tahun untuk melihat progress regenerasi leaders

Potensial Successor di-identifikasi melalui

Talent Pool

3 Pekerja Successor Terpilih

Program Pengembangan Diberikan kepada Calon Suksesor

Berdasarkan Gap yang Teridentifikasi versus Jabatan baru..

28

Development Program Calon Suksesor

1. Training Formal atau program inhouse

2. Portal Knowledge (self study)

10%

Education Based

20%

Relationship Based

1. Coaching & Mentoring

2. Role Modelling

70 – 85%

Experience Based

1. Project/New/stretch assignment

2. Rotation/extra responsibility

Deve

lop

men

t Imp

act

Persiapan pelaksanaan & evaluasi leadership coaching program

• Analisa readiness suksesor dan penetapan coachee

• Coach/coachee preparation

• Coaching Session

• Implemantation

• Monitoring

• Evaluation

29

Career Success Factor merupakan metode jalur karir yang

digunakan di korporat

What people can do

A cluster of behaviors

performed on a job

What people have done

Work achievements

needed to

successfully perform

job activities

Who people are

Personal dispositions

and motivations that

relate to job

satisfaction, job

success or failure

What people know

Technical and/or

professional

information needed to

successfully perform

job activities Technical Competency Behavior Competency

Character Exposure

Merupakan salah satu persyaratan utama untuk

mengembangkan / naik jenjang kapabilitas (level

karier).

CSF ini menunjukkan tingkat kemampuan

spesialis dan aspek pendukung keberhasil dalam

berkinerja.

Untuk Technical Competency:

1. Setiap skill group berbeda-beda baik jenis

kompetensinya.

2. Setiap level karier berbeda proficiency level

Khusus unutk Behavior Comptency, Exposure dan Character menggunakan model Generik

Untuk Behavior Competency (ref Pedoman Kompetensi Perilaku, bagian Kompetensi Inti Spesialis):

- Innovation, Coaching, Planning & Organizing, Customer Focus, Continuous Learning

Untuk Character (ref profil 15FQ+ Trait-Phsytec dapat dimodifikasi dengan OPQ32 Traits-SHL):

- High Intelectance, Conscientious, Abstract, Self Assured/Confident, Self Disciplined

Untuk Exposure semakin tinggin level kariernya exposure semakin kompleks, namun demikian tidak ada perbedaan

model eksposure diantara skill group.

• IDP harus mendapat persetujuan atasan (minimal level manager) • IDP final maksimum 6 buah training, non training tidak dibatasi • IDP training akan dijadikan dasar untuk PLC membuat rencana training • Jadwal (schedule) masing-masing kegiatan akan ditentukan kemudian, seperti PMS cycle

Individual Development Plan (IDP) Simulasi Career

Planning

Succession Planning (Leadership Competency

Assessment)

Current Position - Pengukuran leadership comp

(People Review) - Pengukuran kompetensi teknis

Ga

p

Ko

mp

ete

nsi

Ga

p

Ko

mp

ete

nsi

Gap

Kompetensi

Ad Hoc Training

Training: - Training Event Mgt - Evaluasi training s.d

level 3

Non training: - Coaching

- Job assignment - Mentoring, dll

INDIVIDUAL DEVELOPMENT PLAN (IDP)

31

Siklus Performance Management System dalam rangka

pencapaian Aspirasi Pertamina Tahun 2025

Budaya Kinerja Targets &

performance contracts

Mengukur nilai tambah

KPIs*

Tracking

Strategy and Business Plans

Rewards and con- sequences

Business performance dialogue

People performance dialogue

People Review Continuous

Improvement

Pemimpin di Bisinis Yang Sudah Ada Pertumbuhan Bisnis Baru Meningkatkan Efisiensi PSO

“Asian Energy Champion “„Fortune 100‟ position (Revenue ~$200b USD, EBITDA ~$40b USD)

Organization & Capability: Accountability and delivery; Employer of choice to attract and retain best talent

Project & Technology Center: Technology leader on CBM, Geothermal, EOR and deepwater; Strong project executor with delivery on time and within budget

Midstream gasMenjadi Gas Champion dengan memadukaninfrastruktur Trans Sumatera dan Trans Jawa

RefiningKapasitas refinery yang kompetitif dan ekonomisMeningkatnya kinerja operasi

Industrial fuels & lubesMempertahankan posisi yang kuat dengan pangsa pasar lebih dari 50%, sertamempertahankan tingkatkeuntungan

TradingOptimalisasi supply chain serta meningkatkankeuntungan

E&PMenjadi pemimpin NOC diAsian dengan produksi 2.2 mmboepd yang menguasaipasar domestik (50%) danpasar internasional (~30%)

PetChemPetchem terbesar diIndonesia dengan pangsapasar sebesar 35% danmargin yang tinggi

BiofuelsMemenuhi mandat Pemerintahyaitu campuran biofuels sebesar20% serta mengurangi kerugianupstream dan risikopenyalurannya

PowerSalah satu IPP terbesar diIndonesia dengan kapasitasproduksi sebesar ~ 3-5 GW

CoalMemaksimalkan energi yang bersumber dari batubara(seperti CBM, UCG)

Oil productsMempertahankan posisi yang kuat dengan pangsa pasar 60%, model layanan baru melalui “Pasti Pas Terbaru" dan NFR

ShippingDukungan terhadap rantai suplai Pertamina dan juga membangun model layanan pihak ketiga

LPGOptimalisasi rantai suplai dan infrastruktur

GeothermalMemanfaatjkan sumber dayadi Indonesia denganmeningkatkan lapanganPanas Bumi dan ouputnya

32

Peserta dan masing-masing peran dalam Diskusi penilaian

pekerja atau “People Review”

32

ASSISTING FACILITATOR (2 ORANG)

• Mencatat notulen

• Membantu menempatkan rating evaluee pada

Matrix

• Mengawasi distribusi rating keseluruhan

EVALUATORS/CHALLENGERS

Memberi presentasi secara menyeluruh mengenai evaluee,

merekomendasikan rating dan tindakan pengembangan diri.

Evaluator lainnya bertugas men-challenge rating tersebut dengan

bukti

CHAIRMAN

Mengawasi jalannya

diskusi, mengarahkan

kepada perilaku yang

benar dan

membimbing pada

pencapaian rating

Dibawah

target

Sesuai

base

target

Sesuai

stretch target

Pencapaian KPI

Diatas

tingkatan

yang

diperlukan

Sesuai

tingkatan

yang

diperlukan

Memerlukan

banyak

perubahan

perilaku

K

P e

e p

r e

i m

l i

a m

k p

u i

n

a n

1

4

5

76

8

6

4

3

23

4

4 5

5

LEAD FACILITATOR

• Memastikan proses rapat

dilaksanakan dengan baik dan fair

• Men-challenge evaluator untuk

memastikan rating berdasarkan bukti

yang kuat

OBSERVER

• Mencatat efektifitas

diskusi midyear

• Mencatat Checklist

tahapan diskusi yang

dilakukan

• Time keeper

33

Calender of Event People Review, dimana penilaian pekerja

dilakukan 2x dalam 1 tahun

34

Pemanfaatan Media Intranet untuk Self – Service

35