Un projet facturation

sans impacts IT

Samuel RETIERE

LE FSUG remercie ses sponsors pour leur soutien

PACMAN 2012• Agenda

– PARTIE 1: Le contexte

– PARTIE 2: La démarche

– PARTIE 3: Première étape : Le cadrage

– PARTIE 4: Deuxième étape : L’exécution

– PARTIE 5: Bilan

LE CONTEXTE

PACMAN 2012

P.5

Once upon a time

BHFM

Banque de détail France

Banque hors France

métropolitaine

SGCIBBDDF

Services aux investisseurs

Banqued’investissement

GIMS DEVL DSFS

Services spécialisés

Direction financière et du développement

Société Générale

2011

Samuel Soline Anne

Une demande

Principes du challenge :

• Des équipes constituées de collaborateurs des différents services

• Sur la base du volontariat

• Chaque équipe constituée sera pilotée par un manager de proximité

(volontaire !)

• Les améliorations choisies devront être gérées selon les méthodes

"Agiles" : business games, suivi des réalisés en mode "post-it", etc

• L'équipe gagnante remportera un lot attribué par un jury

Objectif sous jacent Améliorer le process « Facturation fournisseur »

LA DÉMARCHE

PACMAN 2012

P.8

Objectifs et organisation1) Développer l’amélioration continue au sein des

équipes de production

2) Développer l’Agilité dans la gestion des projets opérationnels

PERFORMANCE

DES PROCESSUS

Amél iorationcontinue

TEAM EXTREME

MARIO’S ANGELS BEAT

OXYGEN’PIXELIX

1 conseiller Agile SGCIB :Samuel RETIERE

Forme et coache

Soline COURNIL / Anne DE MORAIS

Animent les ateliers

P.9

5 équipes

45 personnes

Janvier 2013

Cadrage Itération 1 Itération 2 Itération 3

Une démarche basée sur l’Agilité

Suivi « SCRUM »

Job or JoyBrainwritting

1. Identité

Vision Box

2. Vision Produit

Prune Product

Tree

Ball Point

3. Penser autrement

4. Projets et Actions20/20

5. Estimation macro

Buy yourFeature

6. Priorisation

Cérémonie Cérémonie Cérémonie

P.10

RÉSULTATS DU CADRAGE

PACMAN 2012

P.11

PIXELIXFiabiliser la gestion des référentiels

• x% des demandes de création et modification de fournisseurs traitées en moins de x jours

(validation comprise) - Hors demandes urgentes

• Diminution de moitié de la part des suspens bancaires liés à des problèmes de référentiel (retours

de fonds, etc)

• Diminution de moitié de la part des réclamations clients et fournisseurs dus à un problème de

référentiel

• Diminution de moitié des écarts de balances liés à un décalage entre le site fournisseur et le site de

paiement

Tout en gardant la maîtrise du risque existante aujourd’hui.

Pilotes :C.MG.R

Equipe :C.G (AP Intégration), M.T (AP Création), R.B + M.B (AP Validation)A.K (Fil Facture)F.D (EXP)D.P (FIN/IMM)I.S (ACH)

Sponsor :T.G

LE CHALLENGE 2012DES FRAIS GENERAUX

P.12

Sprint 1Janvier

Sprint 2Février

Sprint 3Mars

Sprint 4Avril

Vis ma vie référentiel

Formation outil

Expense10ptP2

P0 5pt

Communication frs

Et en interne

10ptP1

Analyse erreur de saisie

Banques intermédiaires

10ptP2

Créer des fiches

techniques sur les swifts

étrangers5ptP2

Communiquer

Sur l’importance des

Infos sur factures

20ptP1

Mise en place

d’un comité

client du projet

Monitoring des

factures bloquées

20ptP1

Formation au HUB

5ptP2

1ptP2

Maintenance&

mise à jour

plan de cpte1ptP1

Fichier dispatch

demandes

Anticiper les créations

Expliquer le process

Aux clients

5ptP1

10ptP1

P2 5pt

Créer des fiches plus

explicites

10ptP2

Si erreur retourner

Aux demandeurs 5ptP1

Actions sur RIB

étrangers

10ptP2

Mise en place gestion

De la demande

20ptP2

Demande RIB unique

Aux frs

40ptP1

Product Backlog - Pixelix

P.13

Atelier 1 :-Job and Joy-Brainwritting

Atelier 2 :-Vision Box-Indicateurs

Atelier 3 :-Ball point-Product Tree

Atelier 4 :-20/20-Buy your Feature

Prise de connaissanceNom de l’équipeLogo de l’équipe

Retour sur les travaux effectuésNovembre Décembre

1h

Partage de la visionet des objectifsDéfinition des indicateurs

2h

Penser autrementListe des quick wins priorisés selon valeur

1h

Evaluation de chargePriorisation des quick winspour les 4 prochains mois

1h

En 5hUne équipe soudée autour d’un objectif partagé

Des indicateurs précis de mesure des résultats

Une liste de projets à mener…

…valorisés et priorisés

P.14

L’EXECUTION

PACMAN 2012

P.15

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Scrum board – Mario’s Angels

Démonstration – Mario’s AngelsSprint 1 Réalisations

-Partage des connaissances et méthode de travail sur des périmètres pas toujours familiers au sein du groupe.

- Assimilation de la construction des plans de comptes et leur interaction avec les rubriques budgétaires et normes fiscales en vigueur.

- Sollicitation de l’accompagnement de contributeurs experts pour valider la revue du dispositif

-Identification des axes de simplifications et des économies (50J/H/A) sur le traitement opérationnel des NDF (revue des Expense Types, des comptes comptables, rappel des règles fiscales).

- Analyse des comptes de charges (extractions et revues complexes de part la faible information disponible en lecture directe – ex: abs de libellé sur les lignes de factures).

Simplifier et clarifier

le plan de compte

Rechercher les

principales

causes de

régularisation

Revoir et formaliser

le process de

contrôle en interne

10ptP1

10ptP1

10ptP1

P.17

Rétrospective - Pixelix

• Diversité des métiers au sein de l’équipe : enrichissement et échanges constructifs

• Bonne communication entre les équipes

• Volonté de s’investir, forte motivation

• Mise en place d’un plan d’actions

LES VENTS FAVORABLES, LES ACCELERATEURS

LES ANCRES LEVONS LES ANCRES !• Sujets similaires sur plusieurs équipes • Vigilance des sponsors lors des rétrospectives

• Manque d’assiduité, problématique des alternants avec comme risque, une baisse de motivation

• Détailler plus finement les actions dans le tableau de scrum en multipliant le nombre de post-its.

• En cas d’absence, la bonne pratique retenue est de réserver 15 mn à la lecture du tableau avant la réunion, pour se remettre à niveau.

• Limite atteinte en terme d’avancement faute de connaissance du métier référentiel. Manque un membre de l’équipe référentiel

• S.D du service référentiel a accepté de rejoindre l’équipe de façon permanente. Elle participera à toutes les prochaines itérations.

P.18

BILAN

PACMAN 2012

P.19

DEVL

P.20

SGCIB

• Feedbacks positifs sur la démarche de cadrage• Présentation de l’initiative (REX) aux équipes métier SGCIB

• Une équipe très engagée avec des initiatives multi-équipes

Visibilité au niveau Dir Fin adjoint SG• De idées nouvelles• Silos cassés• Appropriation des méthodes

Cadrage : Innovation games Execution : Scrum

• Création d’une salle dédiée Agile

Réalisations

La suite

P.21

• Renforcement de la position du centre Agile en tant que référent SGCIB sur l’offre « Facilitation » • Un coaching facilitation de workshops : Faire murir le besoin sur un gros projet

DEVL SGCIB

Réorganisation en

cours

ANNEXES

PACMAN 2012

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Présentation et identitéJob or Joy Brainwritting

Chaque membre de l’équipe saisit sur des post-its :-Ce qu’il aime au travail-Ce qu’il n’aime pas au travail-Ce qu’il aime dans sa vie perso-Ce qu’il n’aime pas dans sa vie perso

Chacun vient poser et commenter ses post-its sur la matrice globale

(Hors Agile)

Basé sur les principes du brainstorming mais par écrit, ce qui oblige tout le monde à participer.

Mot1

Mot1Mot2

Mot1Mot2Mot3

Etc…

Etc…

Etc…

Etc…

Etc…

Chaque feuille fait un tour complet. Les mots obtenus sont relus et synthétisés pour donner l’idée du nom

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Partage de la vision et indicateursVision Box

L’équipe est séparée en 2 groupes

Chaque groupe doit décorer une boîte blanche sur le modèle d’une boîte de céréales :-Marque et logo-Nom du produit-Slogans-Valeurs nutritionnelles et apports, bénéfices-Argumentaire de vente

La boîte doit « vendre » l’équipe et son objectif

Chaque groupe présente sa boîte puis les 2 groupes réalisent une boîte commune, synthèse du meilleur des deux.

Une séance supplémentaire a été réalisée afin de fiabiliser et préciser les objectifs chiffrés de chaque équipe.

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Liste des quick winsBall Point

Prune theProduct Tree

Un défi est présenté à l’équipe : faire circuler une balle de tennis le plus rapidement possible entre tous les membres.L’objectif de ce jeu est de démontrer que pour faire mieux il faut juste faire différemment, et pas forcément plus vite.

Les objectifs et indicateurs sont affichés et rappelés

Chaque membre de l’équipe inscrit sur des post-its des idées de projets, actions qui pourraient répondre à ces indicateurs.

Chacun positionne ses post-its sur un arbre, en cohérence avec les idées des autres membres de l’équipe.

Une lecture commune de l’ensemble des post-its permet de les regrouper.

Enfin un classement par « valeur » permet une 1ère priorisation : les post-its sont regroupés en 3 cercles, les indispensables, les importants, les confortables.

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Chiffrage et priorisation20/20

Buy yourFeature

On repart de l’arbre avec ses 3 cercles.

Une ligne est tracée et l’équipe doit placer :-à gauche de cette ligne, les quick wins les plus rapides à réaliser -à droite de cette ligne, les quick wins les plus longs à réaliser

Ensuite tous les quick wins sont positionnés relativement entre ces 2 extrêmes, en paquets.

On repart du 20/20 (charge évaluée en macro pour chaque quick win, relativement aux autres).

On donne des billets de banque (faux !!) à l’équipe. Chaque liasse permet d’acheter des quick wins pour la 1ère itération (1 mois pour PACMAN).

Les quick wins achetés sont positionnés sur l’itération 1.

On recommence pour chaque itération (4 pour PACMAN).

On trace des colonnes et un macro-chiffrage de charge est attribué à chaque colonne : moins de 5 jours, 5 à 10 jours, 25 jours, etc…

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