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Schulungsunterlagen MTWEB

by Janet Corbett, MGB Logistik Transport, Internationale Transporte

Schulungsunterlagen MTWEB – MGB Logistik Transport, Internationale Transporte Seite 2

S:\Logistik_Transport\MTRANS\10 Projektteam LT\Projektdokumentation\Prozesse\Schulungsdok.V1.DE.doc 20.05.2008

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis ..................................................................................2

Allgemeines ............................................................................................6

Berechtigungen..................................................................................................... 6

Sprachen Wechsel ................................................................................................ 6

Login/Passwort ..................................................................................................... 6

Muss Felder ........................................................................................................... 6

Speichern............................................................................................................... 7

Löschen ................................................................................................................. 7

Sortieren ................................................................................................................ 7

Mandant wählen .................................................................................................... 7

Suchen................................................................................................................... 8

Instruktionen anfügen .......................................................................................... 8

Kontraktprozess ...................................................................................10

Kontrakt ............................................................................................................... 11 Start (Trigger):............................................................................................................................. 11 Input ............................................................................................................................................. 11 Initial Kontraktübersicht ............................................................................................................ 11 Kontrakt Status ........................................................................................................................... 11 Kontrakt-Details .......................................................................................................................... 12 Neuer Kontrakt ............................................................................................................................ 12 Aktion aus Kontrakt-Details....................................................................................................... 13 Artikel-Details.............................................................................................................................. 14 Neuer Artikel................................................................................................................................ 14 Artikel löschen ............................................................................................................................ 15 Kontrakt löschen......................................................................................................................... 15 Daten automatisch verarbeiten ................................................................................................. 15 Incoterms vorhanden ................................................................................................................. 15 Gefilterte Kontraktübersicht ...................................................................................................... 16 Rollendefinitionen....................................................................................................................... 16 Workflow Customer Service ...................................................................................................... 16 Geschäftsfälle ............................................................................................................................. 16

Bestellungsprozess .............................................................................17

Bestellung............................................................................................................ 18 Start (Trigger):............................................................................................................................. 18 Input ............................................................................................................................................. 18 Initial Bestellungsübersicht....................................................................................................... 18 Bestellungs-Details..................................................................................................................... 19 Aktionen....................................................................................................................................... 19 Neue Bestellung.......................................................................................................................... 20 Dummy Bestellung (Waren ohne Artikel und Bestellung)...................................................... 21 Aktion aus Bestellungs-Details ohne Buchung....................................................................... 22 Aktion aus Bestellungs-Details mit Buchung.......................................................................... 23 Artikel-Details.............................................................................................................................. 23 Artikel hinzufügen....................................................................................................................... 23 Neue Express Bestellung........................................................................................................... 24

Schulungsunterlagen MTWEB Seite 3


Express Bestellung Details........................................................................................................ 25 Dummy Artikel hinzufügen ........................................................................................................ 25 Artikel löschen ............................................................................................................................ 26 Bestellung löschen..................................................................................................................... 26 Neue Bestellung (ex SAP elektronisch) anlegen..................................................................... 26 Shipping Instruction................................................................................................................... 27 Shipping Instruction anzeigen .................................................................................................. 27 OK (neue Shipping Instruction)................................................................................................. 28 OK (Fortfahren) ........................................................................................................................... 28 Daten verarbeiten........................................................................................................................ 29 Gefilterte Bestellungsübersicht ................................................................................................ 29 Rollendefinitionen....................................................................................................................... 29 Workflow Customer Service ...................................................................................................... 29 Geschäftsfälle ............................................................................................................................. 30

Buchungsprozess ................................................................................31

Buchung generell................................................................................................ 32 Start (Trigger):............................................................................................................................. 32 Buchungsübersicht .................................................................................................................... 32 Neue Buchung............................................................................................................................. 32 Buchungs-Details ....................................................................................................................... 33 Dokumente .................................................................................................................................. 33 Buchung löschen........................................................................................................................ 35 Gefilterte Buchungsübersicht ................................................................................................... 35 Rollendefinitionen....................................................................................................................... 35 Workflow Operations.................................................................................................................. 35 Geschäftsfälle ............................................................................................................................. 35

Buchungsprozess SEA....................................................................................... 36 Start (Trigger):............................................................................................................................. 37 Buchung erfassen....................................................................................................................... 37 Vorbereitung................................................................................................................................ 37 Buchung erfassen....................................................................................................................... 38 Auswahl ....................................................................................................................................... 39 Buchungs-Positionen erstellen................................................................................................. 39 Buchungs-Position Details ........................................................................................................ 41 Container laden........................................................................................................................... 42 Container eröffnen...................................................................................................................... 42 Container beladen/entladen....................................................................................................... 43 CFS Report .................................................................................................................................. 44 Lade Plan Report ........................................................................................................................ 44 Container Ladeplan .................................................................................................................... 44 HUB .............................................................................................................................................. 44 Muster Sendungen...................................................................................................................... 44 Eingabe der ‚Status relevanten’ Felder .................................................................................... 45 Rollendefinitionen....................................................................................................................... 45 Workflow Buchung ..................................................................................................................... 45 Geschäftsfälle ............................................................................................................................. 45

Buchungsprozess LKW...................................................................................... 47 Start (Trigger):............................................................................................................................. 48 Buchung erfassen....................................................................................................................... 48 Vorbereitung................................................................................................................................ 48 Buchung erfassen....................................................................................................................... 49 Auswahl ....................................................................................................................................... 49 Buchungs-Positionen erstellen................................................................................................. 50 Buchungs-Position Details ........................................................................................................ 51 LKW laden ................................................................................................................................... 51 LKW eröffnen .............................................................................................................................. 51 LKW beladen/entladen ............................................................................................................... 52 CFS Report .................................................................................................................................. 53



Lade Plan Report ........................................................................................................................ 53 LKW Ladeplan ............................................................................................................................. 53 HUB .............................................................................................................................................. 54 Muster Sendungen...................................................................................................................... 54 Eingabe der ‚Status relevanten’ Felder .................................................................................... 54 Rollendefinitionen....................................................................................................................... 54 Workflow Buchung ..................................................................................................................... 54 Geschäftsfälle ............................................................................................................................. 55

Buchungsprozess AIR........................................................................................ 56 Start (Trigger):............................................................................................................................. 57 Buchung erfassen....................................................................................................................... 57 Vorbereitung................................................................................................................................ 57 Buchung erfassen....................................................................................................................... 58 Auswahl ....................................................................................................................................... 59 Neuer Artikel (Buchungs-Positionen erstellen)....................................................................... 59 Buchungs-Positionen Details.................................................................................................... 61 HUB .............................................................................................................................................. 61 Muster Sendungen...................................................................................................................... 61 Eingabe der ‚Status relevanten’ Felder .................................................................................... 61 Rollendefinitionen....................................................................................................................... 61 Workflow Buchung ..................................................................................................................... 62 Geschäftsfälle ............................................................................................................................. 62

Buchungsprozess SEA/AIR ............................................................................... 63 Start (Trigger):............................................................................................................................. 64 Buchung erfassen....................................................................................................................... 64 Vorbereitung................................................................................................................................ 64 Buchung erfassen....................................................................................................................... 65 Auswahl ....................................................................................................................................... 66 Neuer Artikel (Buchungs-Positionen erstellen)....................................................................... 66 Buchungs-Positionen Details.................................................................................................... 68 HUB .............................................................................................................................................. 68 Muster Sendungen...................................................................................................................... 68 Eingabe der ‚Status relevanten’ Felder .................................................................................... 68 Rollendefinitionen....................................................................................................................... 68 Workflow Buchung ..................................................................................................................... 68 Geschäftsfälle ............................................................................................................................. 69

Taskprozess..........................................................................................70

Task...................................................................................................................... 71 Start (Trigger):............................................................................................................................. 71 Input ............................................................................................................................................. 71 Initial Taskübersicht ................................................................................................................... 71 Task Liste Disponent.................................................................................................................. 71 Task-Details................................................................................................................................. 72 Task markieren............................................................................................................................ 72 Task gemäss Event anlegen und zuordnen............................................................................. 73 Gefilterte Taskübersicht............................................................................................................. 73 Rollendefinitionen....................................................................................................................... 73 Workflow...................................................................................................................................... 73 Geschäftsfälle ............................................................................................................................. 73

Event Handling Prozess ......................................................................74

Event Definition................................................................................................... 74

Event Handling.................................................................................................... 74

Track & Trace Prozess.........................................................................75



Track & Trace Allgemein .................................................................................... 76 Start (Trigger):............................................................................................................................. 76 Input ............................................................................................................................................. 76 Allgemein..................................................................................................................................... 76 Initial Track & Trace Übersicht .................................................................................................. 76

Track & Trace SEA.............................................................................................. 76 Suche ........................................................................................................................................... 76 Schiffs Liste................................................................................................................................. 77 Container Liste............................................................................................................................ 77 HBL Liste ..................................................................................................................................... 77 Schiffsmanifest ........................................................................................................................... 77 Container ..................................................................................................................................... 78 Stati setzen .................................................................................................................................. 78

Track & Trace AIR ............................................................................................... 79 Suche ........................................................................................................................................... 79 MAWB Liste ................................................................................................................................. 79 HAWB Liste ................................................................................................................................. 79 HAWB........................................................................................................................................... 80 MAWB .......................................................................................................................................... 80 Stati setzen .................................................................................................................................. 80

Track & Trace SEA/AIR....................................................................................... 81 Suche ........................................................................................................................................... 81 Bestellungs-Liste ........................................................................................................................ 81 Bestellung (SEA/AIR Track & Trace)......................................................................................... 81 Stati setzen .................................................................................................................................. 81

Track & Trace LKW ............................................................................................. 82 Suche ........................................................................................................................................... 82 Bestellungs-Liste ........................................................................................................................ 82 Bestellung (LKW Track & Trace) ............................................................................................... 82 Stati setzen .................................................................................................................................. 82 Stati setzen .................................................................................................................................. 83

Track & Trace überlappend................................................................................ 84 Suche ........................................................................................................................................... 84



Allgemeines

Berechtigungen Alle Eröffnungen von Benutzern werden via System-Administrator beantragt E-Mail an: [email protected] ).

Sprachen Wechsel Um die Sprache zwischen DE und EN zu wechseln, muss man im Browser/Extras/Sprachen wechseln indem man die gewünschte Sprache nach oben verschiebt (im Beispiel ist es Deutsch).

Login/Passwort Link MTWEB Testsystem: https://mtwebq.migros.net/mtweb/mtweb.faces Link MTWEB Produktivsystem: https://mtweb.migros.net Login: Geschäfts E-Mail-Adresse (alles klein geschrieben) Passwort: Muss über https://mylogin.migros.ch angefordert werden (gilt für Test- und Produktiv-System).

Muss Felder Alle Muss Felder sind gelblich hinterlegt und müssen immer ausgefüllt werden.



Speichern • Der Button ‚Speichern’ speichert die eingegebenen Daten und führt wieder zur vorherigen

Ansicht zurück. • Der Button ‚Speichern & Weiterarbeiten’ speichert die eingegebenen Daten ab, bleibt aber auf

der aktuellen Ansicht. • Der Button ‚Abbrechen’ speichert nichts und führt zurück zur vorherigen Ansicht. • Der Button ‚Zurück’ speichert nichts und führt zurück zur vorherigen Ansicht.

Achtung: Nicht mit dem Browser ‚Zurück’ Button navigieren.

Löschen Löschen kann man überall dort, wo das Icon erscheint. Aus Sicherheitsgründen muss man jedes Mal das Löschen bestätigen.

Sortieren Alle Listen kann man per Mausklick alphabetisch sortieren, 1. Klick absteigend, 2. Klick aufsteigend.

Mandant wählen Um neue Kontrakte oder Bestellungen zu erfassen muss man zuerst den Mandant wählen.

Mit Mandant ist der Auftraggeber gemeint. Im Moment gibt es nur MIGROS (Food und Non Food) oder GLOBUS (inkl. Interio, Officeworld)

Achtung: Wenn man einen Mandaten (MIGROS/GLOBUS) gewählt hat, kann man in der Suche nur nach dem gewählten Mandanten suchen. Mit ‚Mandant wechseln’ kann man, indem man die leere Auswahl wählt, wieder Mandanten unabhängig arbeiten.



Suchen Bei allen Such-Fenstern ist der obere Teil mit Suchfeldern belegt. Dort kann man eine jeweilige Suche nach bestimmten Daten absetzen. Alle Suchfelder sind beliebig kombinierbar.

• Allgemeine Suchfelder dynamische Suche im ganzen Suchbegriff, egal ob Zahl oder Buchstaben

• Drop Down Suchfelder

Auswahl des Suchkriteriums

• Datum Suchfelder

Datum von Hand einfüllen (z.B. 2.3.8 = 02.03.2008) oder über Kalender wählen

• Suchfelder löschen

mit ‚Zurücksetzen’ kann man die eingegeben Suchfelder wieder löschen

Instruktionen anfügen Überall, wo es ein Button ‚Instruktionen’ hat, kann man Instruktionen zum aktuellen Fall hinzufügen.

Instruktion ist das Dialogfeld zwischen den verschiedenen Rollen mit Event Management. Mit Klick auf ‚Instruktionen’ kommt man auf die Übersicht der Instruktionen. Bei jeder Instruktion wird ein Task an die definierte Rolle geschickt.

Um eine Instruktion hinzuzufügen, klickt man auf den Button ‚Instruktion hinzufügen’. Um zur Ansicht Bestellungs-Details zurück zu kommen kann man auf ‚Zurück’ klicken.



• Betreff worum es geht

• Empfänger E-Mail-Adresse der Person, an die die Instruktion geschickt wird (per Mail oder Task Liste, je nach Definition, siehe unter Event Prozess)

• Termin bis wann eine Antwort erwartet wird

• Instruktion eine genauere Beschreibung des Problems oder der Anfrage

Nach dem Speichern kommt man auf die Übersicht der Instruktionen zurück. Dort wird zu jeder Instruktion die Information ersichtlich, wann und wer die Instruktion erstellt hat.



Kontraktprozess

Start

Kontrakt

End

InputVia Internet

Elektronisch

Auswahl

Kontrakt Details Kontraktdaten eingeben Kontrakt löschen

Details Neuer Kontrakt

löschen

Suche

Daten verarbeiten

Initial Kontrakt Übersicht

gefilterteKontrakt Übersicht

Aktion aus Kontrakt Details

Abbrechen/speichern

Artikel hinzufügen /

löschenArtikel



Kontrakt

Start (Trigger): • Datenübernahme von SAP • Online Eingabe

Input Aufgrund des Triggers erkennt das System, ob es eine elektronische Datenübermittlung ist, oder eine manuelle Eingabe.

Initial Kontraktübersicht Die Kontraktübersicht hat im oberen Bereich die Suchfelder und im unteren Bereich sind alle aktuellen Kontrakte aufgelistet (nach Ausstellungsdatum aufsteigend sortiert). Es sind nur Kontrakte für die jeweilige Rolle ersichtlich.

Kontrakt Status • Gültig

Kontrakt ist technisch vollständig, ob die Daten inhaltlich korrekt sind, muss vom Sachbear-beiter überprüft werden

• Ungültig Kontrakt ist technisch nicht vollständig, Fehler werden in der Fehlerbox ausgewiesen

Auswahl Je nach Benutzerrolle sind folgende Auswahlen möglich:

• Suchen • Zurücksetzen

Suchoptionen löschen • Neuer Kontrakt

• Details

• Löschen



Kontrakt-Details In der Maske ‚Kontrakt-Details’ kann man Datenfelder vervollständigen/ändern/korrigieren, Artikel hinzufügen/löschen oder Bemerkungen anbringen. Die Datenfelder (siehe Kontraktdaten eingeben) und Artikel dürfen nur in Absprache mit dem Auftraggeber geändert werden. Das liegt im Verantwortungsbereich des Customer Service.

Neuer Kontrakt Achtung: Sicherstellen, dass man den Mandant gewechselt hat (siehe Kapitel Allgemein – Mandant wechseln). Beim Speichern werden Fehlermeldungen detailliert im oberen Teil des Bildschirmfensters in rot aufgelistet z.B.



• Kontrakt ID

eindeutige Kontraktnummer • Lieferant

Adresse des Lieferanten (muss aus der Datenbank selektiert werden) • Lieferanten-Details

werden vom System automatisch ausgefüllt • Empfänger

Adresse, wohin die Ware geliefert werden muss • Empfänger-Details

werden vom System automatisch ausgefüllt • Ankunftshafen

wird nur gebraucht wenn der Ankunftshafen im Voraus schon bestimmt wird • Ankunftsdatum

Ablaufzeit des Kontraktes • Incoterms Ort

vertraglich festgelegter Incoterms Ort (muss aus der Datenbank selektiert werden) • Incoterms

Lieferkondition aus der Drop Down Tabelle auswählen • Incoterms Ort (importiert)

aus dem SAP übernommener Original Incoterms Ort • Verkehrsträger

Verkehrsträger aus der Drop Down Liste wählen • Organisationseinheit

Organisationseinheit aus der Drop Down Liste wählen • Kundenreferenz

Kontaktperson vom Kunden für allfällige automatische Rückfragen • Bemerkungen

wird für spezielle Instruktionen für diesen Kontrakt gebraucht

Aktion aus Kontrakt-Details Aus der Ansicht Kontrakt-Details kann man verschiedene Aktionen starten:

• Artikel-Details siehe separater Prozess

• Artikel hinzufügen siehe separater Prozess

• Artikel löschen es können nur Artikel gelöscht werden, für die noch keine Buchung gemacht wurde

• Bemerkungen: z.B. Termine aus den SAP Kopfdaten mit copy/paste reinkopieren

• Speichern & Weiterarbeiten Zwischenspeicherung ohne das aktuelle Bildschirmfenster zu verlassen

• Speichern Speichert die Daten und führt zurück zur Kontraktübersicht

• Abbrechen Speichert nichts und führt zurück zur Kontraktübersicht



Artikel-Details In der Maske ‚Artikel-Details’ kann man Datenfelder vervollständigen/ändern/korrigieren. Die Datenfelder (siehe Artikel hinzufügen) dürfen nur in Absprache mit dem Auftraggeber geändert werden.

Neuer Artikel



• Artikel (Stammdaten)

den Artikel aus den bestehenden Stammdaten auswählen • Anderer Artikel Wird ausgefüllt falls es sich um einen Artikel handelt, der nicht in den Stammdaten vorhanden

ist. Es kann eine Artikelnummer oder ein Beschrieb sein.

Achtung: Eines dieser obigen Felder (‚Artikel’ oder ‚Anderer Artikel’) muss ausgefüllt sein. • Ursprung

Ursprungsland, wo der Artikel hergestellt wurde (Zolltechnisch relevant) • Herkunft

Herkunftsland, von wo der Artikel verladen wird (Versicherungsrelevant) • Stückzahl

bestellte Anzahl • Anzahl Verpackungen

falls schon bekannt, Anzahl Verpackungen (Kartons) eingeben • Anzahl pro Verpackung

nur eingeben wenn man das sicher weiss • Gewicht

optional: Total Gewicht der Artikel • Volumen

optional: Total Volumen der Artikel • Transport Einheiten

optional, falls es keine Stückzahl gibt sondern z.B. eine Bestellung für einen Container voll Reis

• Verpackungstyp wie die Ware verpackt ist, muss aus der Datenbank selektiert werden

• Preis Totalpreis der Waren, wird für die Versicherung gebraucht

• Währung zugehörige Währung für den Preis

Artikel löschen Ein Artikel kann nur gelöscht werden, wenn das entsprechende Icon hinter dem Artikel angezeigt wird.

Achtung: Es können keine Artikel gelöscht werden, die schon auf einer Buchung gebucht sind.

Kontrakt löschen Ein Kontrakt kann nur gelöscht werden, wenn das entsprechende Icon hinter dem Kontrakt angezeigt wird. Alle Artikel in diesem Kontrakt werden gleichzeitig auch gelöscht.

Daten automatisch verarbeiten Kontraktdaten werden automatisch vom SAP ins MTWEB geschrieben. Folgende Prüfungen werden automatisch gemacht:

• Lieferant vorhanden und in der Datenbank gefunden • Empfänger vorhanden und in der Datenbank gefunden • Abfahrtshafen vorhanden und in der Datenbank gefunden

Incoterms vorhanden • Verkehrsträger vorhanden

Bei Fehlern (z.B. Lieferant unbekannt) wird automatisch eine Fehlermeldung in das Feld ‚Fehler beim Import’ geschrieben.



Gefilterte Kontraktübersicht Die gefilterte Kontraktübersicht resultiert aus einer Suche.

Rollendefinitionen Rolle View Write LT X (alles) X Kunde X (alles, gleicher Mandant)

Workflow Customer Service Nicht alle Daten des Kontraktes werden aus dem SAP übermittelt. Um die Liefertermine herauszufinden muss sich der Sachbearbeiter ins SAP einloggen und den Liefertermin im Kopftext finden. Das Datum oder die Daten werden in das Feld ‚Bemerkungen’ kopiert oder geschrieben.

Geschäftsfälle • Neuer Kontrakt

Kontrollieren Termine aus dem SAP holen Termine in Bemerkungen kopieren oder eintragen

• Änderung Änderungen kommen grundsätzlich nicht über SAP Änderung prüfen und Kontrakt anpassen

• Artikel hinzufügen/löschen Artikel hinzufügen oder löschen

• Stornierung Kontrakt löschen

• Neuer Kontrakt anlegen vom Kunden Kontrakt-Details anfordern neuen Kontrakt erfassen Artikel hinzufügen



Bestellungsprozess

Start

Bestellung

End

InputVia Internet

Elektronisch

Auswahl

Bestellungs Details

Bestellungsdaten eingeben

Bestellung löschen

DetailsNeue Bestellung

löschen

Suche

Daten verarbeiten

Initial Bestellungs-

Übersicht

gefilterteBestellungs Übersicht

Artikel Details /hinzufügen /

löschen / express Order

Aktion aus Best Details

Abbrechen

speichern

Artikel

Anmerkungen

Anmerkungen

Neu / Mutation

Mutation

Neue Bestellung anlegen

neu



Bestellung

Start (Trigger): • Datenübernahme von SAP • Online Eingabe

Input Aufgrund des Triggers erkennt das System, ob es eine elektronische Datenübermittlung ist, oder ein Online Input.

Initial Bestellungsübersicht Die Bestellungsübersicht hat im oberen Bereich die Suchfelder und im unteren Bereich sind alle aktuellen Bestellungen aufgelistet (nach Termin Lieferant aufsteigend sortiert). Für den Spediteur oder Agent sind nur zugeteilte Bestellungen ersichtlich. Der Disponent sieht alle Bestellungen.

Auswahl Je nach Benutzerrolle ist folgende Auswahl möglich:

• Zurücksetzen (Suchfelder leeren) • Suchen • Neue Bestellung • Shipping Instr.

physische S/I erstellen (nur notwendig wenn der Agent keinen MTWEB Zugriff hat)

• Details zeigt Bestellungs-Details an

• Buchung vorhanden Status ist ‚Bestellung in Bearbeitung’

• Schliessen Status wechselt auf ‚Bestellung geschlossen’

• Löschen ganze Bestellung inklusiv aller Artikel wird gelöscht



Bestellungs-Details In der Maske ‚Bestellungs-Details’ kann man Datenfelder vervollständigen/ändern/korrigieren, Artikel hinzufügen/löschen oder Bemerkungen eingeben.

Aktionen • Eingeben des Abgangsspediteurs und des dazugehörigen Agenten

System prüft, ob der Agent dem Spediteur zugeordnet ist. • Ankunftshafen wird nur eingegeben falls schon bekannt (meistens NEIN) • Lieferzeitcheck umgehen wird gesetzt (via Klick) wenn die Laufzeit so akzeptiert (übersteuert)

wird ohne den automatischen Systemcheck zu berücksichtigen. • Bemerkungen werden als allgemeine, interne Bemerkungen zu dieser Sendung gebraucht. Diese

Bemerkungen lösen keinen Task aus und werden nicht an die beteiligten Rollen gemeldet. z.B. Promo Ware, Dringende Ware, Herr ‚xy’ informieren wenn das und das, etc

• Fehler beim Import wird vom System ausgefüllt, wenn die Bestellung ungültig ist und Korrekturen notwendig sind.

z.B. FOB Ort unbekannt, hier wird der FOB Ort korrigiert (Abfahrtshafen und Incoterm Place) und die Fehlermeldung gelöscht.

• Instruktionen werden als Info Plattform zwischen dem Agenten, Kunden und Disponenten gebraucht. Diese Kommunikation wird via Task Liste und E-Mail adressiert und angezeigt.

Instruktionen sind Buchungsrelevante Informationen (z.B. Lieferant hat keinen Kontrakt, Lieferant möchte 2 Wochen früher verschiffen, keine Container zur Verfügung, etc)

• Die restlichen Datenfelder (Beschreibung siehe ‚Neue Bestellung’) und Artikel dürfen nur in Absprache mit dem Auftraggeber geändert werden.



Neue Bestellung Achtung: Sicherstellen, dass man den Mandant gewechselt hat (siehe Kap. Allgemein – Mandant wechseln). Fehlermeldungen werden detailliert im oberen Bereich des Bildschirmfensters in rot aufgelistet z.B.:

• P/O-Nummer eindeutige Bestellnummer

• Rayon Nummer Interio/Globus spezifische Bereichsnummer (wird bei Mandant Migros nicht angezeigt)

• Lieferant Adresse des Lieferanten (muss aus der Datenbank selektiert werden)

• Lieferanten-Details werden vom System automatisch ausgefüllt

• Empfänger Adresse, wohin die Ware geliefert werden muss

• Empfänger-Details werden vom System automatisch ausgefüllt

• Spediteur Adresse des Abgangs-Spediteurs (muss aus der Datenbank selektiert werden)

• Agent E-Mail-Adresse des Abgangsagenten am Abgangsort (muss aus der Datenbank selektiert werden)

• Abfahrtshafen Abfahrtshafen initial aus SAP übernommen (FOB Ort)

• Termin Lieferant vertraglich abgemachter Liefertermin (Datum)

• Ankunftshafen wird nur eingegeben falls der Kunde die Bestellung über einen bestimmten Hafen nehmen möchte



• Termin Empfänger

Anliefertermin beim Empfänger (Datum) • Incoterms

Lieferkondition aus der Drop Down Tabelle auswählen • Incoterms Ort

vertraglich festgelegter Incoterms Ort (muss aus der Datenbank selektiert werden) • Verkehrsträger


Organisationseinheit aus der Drop Down Liste wählen • Referenz Lieferant

Text Feld für eventuelle Lieferanten Referenzen, die gebraucht werden (im Moment nicht aktuell)

• Kontakt Kunde Kontaktperson vom Kunden für Rückfragen (entweder E-Mail-Adresse oder definiertes Kürzel ex SAP)

• Bemerkungen wird für spezielle Instruktionen für diese Bestellung gebraucht

Dummy Bestellung (Waren ohne Artikel und Bestellung) Eine Dummy Bestellung wird erstellt um Waren ohne Bestellungen buchen zu können. Für jeden Spediteur muss pro Abgangshafen ein Dummy Bestellung erfasst werden (das es pro Abgangshafen und Ankunftshafen eine separate Buchung gibt). Folgende Felder sollten gemäss Instruktionen ausgefüllt werden.

• P/O Nummer Kürzel Spediteur mit einer 2-stelligen Nummer (z.B. SCHEN01 für Schenker, MIG01 für MIGROS, CFL01 für CFL, etc)

• Rayon Nummer leer lassen

• Lieferant Adresse des Spediteurs (z.B. Schenker, CFL, etc) (muss aus der Datenbank selektiert werden)

• Lieferanten-Details werden vom System automatisch ausgefüllt

• Empfänger Adresse des Spediteurs (z.B. Schenker, CFL, etc) (muss aus der Datenbank selektiert werden)

• Empfänger-Details werden vom System automatisch ausgefüllt

• Spediteur Adresse des Abgangs-Spediteurs (muss aus der Datenbank selektiert werden)

• Agent E-Mail-Adresse des Abgangs-Agenten am Abgangsort (muss aus der Datenbank selektiert

werden) • Abfahrtshafen

Abfahrtshafen (z.B. Hong Kong, Tuticorin, etc) • Termin Lieferant

leer lassen • Ankunftshafen

leer lassen • Termin Empfänger

immer 31.12.2010 (damit es keine Task Einträge wegen Verspätung gibt) • Incoterms

Lieferkondition aus der Drop Down Tabelle auswählen



• Incoterms Ort

Incoterms Ort (gleich wie Abfahrtshafen) • Verkehrsträger


Organisationseinheit aus der Drop Down Liste wählen • Referenz Lieferant

Textfeld für eventuelle Lieferanten-Referenzen, die gebraucht werden • Kontakt Kunde

Kontaktperson vom Kunden (Schenker, Migros, CFL, etc) für Rückfragen • Bemerkungen

wird für spezielle Instruktionen für diese Bestellung gebraucht

Aktion aus Bestellungs-Details ohne Buchung Aus der Maske ‚Bestellungs-Details ohne Buchung’ kann man verschiedene Aktionen starten:


• Artikel hinzufügen siehe separater Prozess

• Artikel löschen es können nur Artikel gelöscht werden, für die noch keine Buchung gemacht wurde

• Instruktionen schreiben siehe separater Prozess

• Speichern & Weiterarbeiten Zwischenspeicherung ohne die Detailansicht zu verlassen

• Speichern Speichert die Daten und führt zurück zur Bestellungsübersicht

• Abbrechen Speichert nichts und führt zurück zur Bestellungsübersicht



Aktion aus Bestellungs-Details mit Buchung Aus der Maske ‚Bestellungs-Details mit Buchung’ kann man verschiedene Aktionen starten:


• Instruktionen siehe separater Prozess

• Abbrechen führt zurück zur Bestellungsübersicht

• Buchungs-Details anschauen via Detail Icon ( ) zur Buchung wechseln (Beschreibung und Details siehe unter dem Prozess Buchung)

Artikel-Details In der Maske ‚Artikel-Details’ (siehe unten) kann man Datenfelder vervollständigen/ändern/korrigieren. Die Datenfelder (siehe Artikel hinzufügen) dürfen nur in Absprache mit dem Auftraggeber geändert werden.

Artikel hinzufügen • Artikel (Stammdaten)

den Artikel aus den bestehenden Stammdaten auswählen • Anderer Artikel

Wird ausgefüllt falls es sich um einen Artikel handelt, der nicht in den Stammdaten vorhanden ist. Es kann eine Artikelnummer oder ein Beschrieb sein.

Achtung: Eines dieser obigen Felder (Artikel oder Anderer Artikel) muss ausgefüllt sein



• Varianten Nummer

Spezielle Artikelbezeichnung im Bereich Interio/Globus (wird nur bei Mandant Globus angezeigt)

• Ursprung Ursprungsland, wo der Artikel hergestellt wurde (Zolltechnisch relevant)

• Herkunft Herkunftsland, von wo der Artikel verladen wird (Versicherungsrelevant)

• Kontrakt Kontraktnummer, falls vorhanden

• Stückzahl bestellte Anzahl

• Anzahl Verpackungen falls schon bekannt, Anzahl Verpackungen (Kartons) eingeben

• Anzahl pro Verpackung nur eingeben wenn man das sicher weiss

• Gewicht optional: Total Gewicht der Artikel

• Volumen optional: Total Volumen der Artikel

• Transport Einheiten optional, falls es keine Stückzahl gibt sondern z.B. eine Bestellung für einen Container voll Reis

• Verpackungstyp wie die Ware verpackt ist, muss aus der Datenbank selektiert werden

• Preis Totalpreis der Waren, wird für die Versicherung gebraucht

• Währung zugehörige Währung für den Preis

Neue Express Bestellung Diese Funktion auf Artikelebene wird gebraucht, wenn man aus einer Bestellung einzelne Artikel einem anderen Spediteur zuteilen muss. Z.B.: Wenn ein Artikel aus einer Bestellung mit mehreren Artikeln per AIR geliefert wird.



Express Bestellung Details Hier wird angegeben, wer der neue Spediteur für diesen Artikel ist Agent = Agent des Spediteurs Spediteur = Spediteur Stückzahl = wie viel Stück von diesem Artikel (kann auch nur ein Teil sein) Verkehrsträger = welche Transportart Mit ‚Save’ kann man die neue Zuteilung speichern und der ursprüngliche Spediteur kann diese Express Bestellung nicht mehr buchen.

Dummy Artikel hinzufügen Dummy Artikel werden für Dummy Bestellungen gebraucht. Je nach Bedürfnis können pro Dummy Bestellung 1-n Artikel hinzugefügt werden. Empfehlenswert ist aber nur 1 Artikel.

• Anderer Artikel Als Artikel Nummer wird hier die Dummy Bestellung Bezeichnung eingegeben (z.B.

Schenker01) • Stückzahl

immer 999’999 Da das System automatisch die bestellten Stückzahlen mit den gebuchten Stückzahlen

vergleicht, macht es Sinn einen grossen Wert einzugeben, damit der Artikel nicht in Kürze abgebucht sein wird.

• Preis 0

• Währung spielt keine Rolle, da der Preis 0.00 ist



Artikel löschen Ein Artikel kann nur gelöscht werden wenn das entsprechende Icon hinter dem Artikel angezeigt wird. Es können keine Artikel gelöscht werden, die schon auf einer Buchung gebucht sind.

Bestellung löschen Eine Bestellung kann nur gelöscht werden wenn das entsprechende Icon hinter der Bestellung angezeigt wird. Es können keine Bestellungen gelöscht werden, die schon auf einer Buchung ( ) gebucht sind.

Neue Bestellung (ex SAP elektronisch) anlegen Bestellungsdaten werden automatisch vom SAP ins MTWEB geschrieben. Folgende Prüfungen werden automatisch gemacht:

• Lieferant vorhanden und in der Datenbank gefunden • Empfänger vorhanden und in der Datenbank gefunden • Abfahrtshafen vorhanden und in der Datenbank gefunden • Termin Empfänger vorhanden • Incoterms vorhanden • Verkehrsträger vorhanden • Laufzeit Termin Lieferant Termin Empfänger



Bei Fehlern (z.B. Lieferant unbekannt) öffnet sich ein Feld ‚Fehler beim Import’ mit dem Hinweis, was nicht korrekt ist.

Shipping Instruction Shipping Instructions werden nur erstellt, wenn der Spediteur keinen Zugang zum MTWEB hat. Mittels anklicken des Buttons ‚Shipping Instr.’ kann man eine physische Shipping Instruction erstellen.

Als erstes gibt man den Agenten ein, dem man die Shipping Instruction zustellen möchte.

Shipping Instruction anzeigen Mit dieser Funktion kann man die Shipping Instruction verwalten.



• Senden

ein E-Mail wird an den Empfänger abgesetzt mit der Shipping Instruction im PDF Format und man kommt zur Bestellungsübersicht zurück

• OK (Neue Shipping Instruction) siehe separater Punkt (OK, new shipping instruction)

• Zurück zurück zur Bestellübersicht

OK (neue Shipping Instruction) Hier kann man eine neue Shipping Instruction erstellen. Mit Klick kann man alle Bestellungen auswählen, für die man eine Shipping Instruction machen möchte. Achtung: Es können nur Bestellungen mit dem gleichen Lieferanten, Kunde, Transportart und FOB Ort zusammen abgeschickt werden. Das System erzeugt sonst eine Fehlermeldung und die Shipping Instruction kann nicht erstellt werden.

OK (Fortfahren) Mit Textbausteinen kann man die Shipping Instruction vervollständigen

• Instruction hier wird die Instruction für den Verkehrsträger angegeben

• Dokument hier wird die Instruction für die Ausstellung der Dokumente angegeben

• Versicherung hier wird die Versicherung angegeben

• Supplier Contact Kontakt vom Lieferanten

Mit Ok (Fortfahren) wird die Shipping Instruction verschickt und man kommt zurück zur Übersicht.



Daten verarbeiten Mutationen kommen automatisch über die SAP-Schnittstelle und werden auf ihre Gütigkeit überprüft.

Gefilterte Bestellungsübersicht Die gefilterte Bestellungsübersicht resultiert aus einer Suche.

Rollendefinitionen Rolle View Write Disponent X (alles) X Kunde X (alles, gleicher Mandant) Spediteur X (alles, was direkt zugeordnet wurde) Lieferant X (alles, vom gleichen Lieferant)

Workflow Customer Service Status ‚Neue Bestellung’

• Bestellungs-Details anschauen • Liefertermin kontrollieren • Lieferzeit kontrollieren, wenn nötig mit ‚Lieferzeitcheck umgehen’ übersteuern • Incoterms und Verkehrsträger kontrollieren

wenn hier gespeichert wird wechselt der Status auf: Bestellung angenommen • Spediteur bestimmen • Agent auswählen • Bestellung ‚Speichern’

Status wechselt auf: Agent zugewiesen Status ‚Bestellung ungültig’

• Bestellungs-Details anschauen • Fehlermeldung analysieren • Entsprechende Abklärungen mit dem Kunden machen • Entscheiden, ob Bestellung im MTWEB korrigiert wird, oder eine Mutation via SAP geschickt

wird. wenn eine Mutation vom SAP kommt, dann nicht speichern wenn hier gespeichert wird wechselt der Status auf: Bestellung angenommen

• Spediteur bestimmen • Agent auswählen • Bestellung ‚Speichern’

Status wechselt auf: Agent zugewiesen



Status ‚Bestellung angenommen’

• Spediteur bestimmen • Agent auswählen • Bestellung ‚Speichern’

Status wechselt auf: Agent zugewiesen

Geschäftsfälle • Neue Bestellung

Kontrollieren Spediteur und Agent zuweisen

• Bestellung ungültig Kontrollieren fehlerhafte Daten mit Kunde abklären bestimmen ob Korrekturen automatisch oder manuell gemacht werden Spediteur und Agent zuweisen

• Änderung allgemein (Artikel) Änderungen sollten grundsätzlich vom SAP kommen Spediteur und Agent zuweisen

• Änderung Transportträger mit Prozess ‚Instruktion’ bereits definierten Spediteur avisieren Neuen Spediteur und Agent zuweisen wenn nicht die ganze Bestellung davon betroffen ist, mittels ‚Express Bestellung’ die

betroffenen Artikel dem neuen Spediteur zuweisen • Änderung Incoterms Ort

Mit Prozess ‚Instruktion’ bereits definierten Spediteur avisieren Prüfen ob neuer Spediteur und/oder Agent zugewiesen werden muss

• Artikel hinzufügen/löschen Artikel hinzufügen oder löschen

• Stornierung Stornos nur vom Kunden akzeptieren kontrollieren ob auf Bestellung keine Buchungen gemacht wurden. Wenn nein, Bestellung löschen, wenn ja mit Operations abklären, ob die Buchung gültig ist und ev. Buchung stornieren.

• Neue Bestellung vom Kunden Bestelldetails anfordern neue Bestellung erfassen Artikel hinzufügen Spediteur und Agent zuweisen



Buchungsprozess

Start

Buchung Generell

Auswahl

Neue BuchungSiehe separate

Prozesse

gefilterteBuchungs Übersicht

Booking Item hinzufügen

Instruktionen

Documents

Container

Buchung Details

Buchungs-übersicht

Buchung löschen

Booking Item löschen

Booking Item Details

End

Neu

Suche

Löschen

Details



Buchung generell

Start (Trigger): • Klick auf Buchung

Buchungsübersicht Initial kommt man immer auf die Buchungsübersicht, wo der Benutzer seine bereits erstellten Buchungen sieht.

• Der Agent sieht nur Buchungen, die er erstellt hat. • Das Haupt Büro des Agenten sieht alle Buchungen, die einer seiner Agenten erstellt hat. • Der Disponent sieht alle Buchungen.

Auswahl Je nach Benutzerrolle sind folgende Auswahlen möglich:

• Suchen • Zurücksetzen • neue Buchung

• Details

• Löschen

Neue Buchung Verschiedene Verkehrstypen haben verschiedene Anforderungen an eine neue Buchung (siehe unter Buchung ‚Transporttyp’). Alle Buchungen können im Voraus ohne Buchungs-Positionen erfasst werden. Man kann auch Buchungen mit provisorischen Daten erfassen und später mit den korrekten Daten vervollständigen.



Buchungs-Details In der Ansicht Buchungs-Detail kann man Datenfelder vervollständigen/ändern/korrigieren, Buchungs-Positionen (Artikel) hinzufügen/löschen, Dokumente anhängen, Container planen oder Instruktionen anbringen. Je nach Transporttyp ändert sich das Layout der Buchungs-Details (siehe jeweils unter Buchung ‚Transporttyp’). Buchungs-Details müssen nicht bei der Erfassung vollständig sein, man kann jederzeit die Daten vervollständigen. Achtung: Die Daten müssen vollständig sein um eine Buchung in den Status ‚Ware an Bord’ zu bringen.

Dokumente Mit dem Button ‚Dokumente’, kann man die diversen Dokumente (HBL, Packing list, Handelsrechnung, Ursprungszeugnis, etc) elektronisch hinterlegen oder anschauen.

Mit dem Button ‚Dokument hinzufügen’ startet man den Prozess um ein Dokument elektronisch als Anhang zur Buchung (pro HBL) zu speichern.

• HBL angeben zu welchem HBL (HBL Nr.) die Dokumente gehören

Achtung: HBL ist die gleiche Bezeichnung für alle Verkehrsträger (siehe Artikel-Details).

SEA = HBL AIR = HAWB LKW = Abhol-Referenz (Lieferant) SEA/AIR = HAWB

Achtung: Wenn die HBL Nr. falsch eingegeben wird, findet man die Dokumente nicht mehr.

• Upload Ansicht, in der man das Dokument vom Laufwerk hinzufügen kann



Mit ‚Durchsuchen’ kann man das Dokument auf dem Laufwerk auswählen,

und dann mit ‚Upload starten’ den Upload starten.

Bei der Meldung ‚Upload abgeschlossen’ ist das Dokument geladen und bereit zum abspeichern. Mit ‚Schliessen’ kommt man wieder zum Upload Fenster zurück.

Mit ‚Save’ kann man das Dokument abspeichern, oder mit Upload ein weiteres Dokument auswählen. Achtung: Ohne ‚Save’ wird das Dokument nicht abgespeichert.



Buchung löschen Eine Buchung kann nur gelöscht werden, wenn das entsprechende Icon hinter der Bestellung angezeigt wird. Buchungen mit dem Status ‚Freigestellt’ können nicht gelöscht werden.

Gefilterte Buchungsübersicht Die gefilterte Buchungsübersicht resultiert aus einer Suche oder einer initialen Einstellung des Benutzers. Auch hier kann man auf den Namen der Spalte klicken und es wird aufsteigend (1. Klick) oder absteigend (2. Klick) sortiert.

Rollendefinitionen Rolle View Write LT X (alles) X Kunde X (alles, gleicher Mandant) Spediteur Headoffice X (alles, gleicher Spediteur) X Spediteur Agent X (alles, was direkt zugeordnet wurde) X Lieferant X (alles vom gleichen Lieferant)

Workflow Operations Dieser Prozess wird hauptsächlich von unseren Spediteuren genutzt. (Siehe Buchung ‚Transporttyp’)

Geschäftsfälle Alle Buchungen, die über das MTWEB getätigt werden (Siehe Buchung ‚Transporttyp’).



Buchungsprozess SEA

StartNeue Buchung

SEA

Buchung SEA

Buchungs-positionen erfassen

Buchung erfassen

Instruktionen schreiben

Dokumente hinzufügen

Container laden und planen

Buchungs-Positionen Details

End

Auswahl



Start (Trigger): Neue Buchung ‚SEA’

Buchung erfassen Eine Buchung entspricht einem Schiff, das von A nach B fährt. Falls das Schiff mehrere Abgangshäfen oder Ankunftshäfen hat, muss man pro Hafenkombination eine neue Buchung erfassen (siehe Schiff MSC LCL).

Vorbereitung Disponent: Um eine neue Buchung zu erfassen muss man den Spediteur und den dazugehörigen Agenten eingeben.

Agent: Der Agent wird automatisch erkannt und die beiden Felder ‚Spediteur’ und ‚Agent’ erscheinen gar nicht.

Die Buchung kann ohne weitere Eingaben von Daten mit ‚Speichern & Weiterarbeiten’ angelegt werden.



Die Buchung kann auch mit ‚Speichern’ angelegt werden. Der Nachteil ist, dass dann man in der Buchungsübersicht keinen Schiffsnamen und sonstige Details sieht (siehe B-Nr. 26 & 29).

Buchung erfassen • Schiff

Schiffsname • Reise

Reise Nummer • POL

Abgangshafen: Wird der POL nicht angegeben, übernimmt das System automatisch den POL aus der ersten Buchungs-Position.

• POD Ankunftshafen

• Frachtkosten Frachtkosten Kondition

• Transporteur Reederei

• Gepl. Verschiffung voraussichtliches Abgangsdatum (Schiff gemäss Fahrplan)

• Gepl. Ankunftsdatum voraussichtliches Ankunftsdatum (Schiff gemäss Fahrplan)

• CFS abgeschlossen CFS closing Date

• Versand Datum effektives Abgangsdatum des Schiffes

Es ist empfehlenswert, öfter zu speichern mit dem Button ‚Speichern & Weiterarbeiten’.



Nun wurde eine Buchung erfasst und man kann mit dem Button ‚neuer Artikel’ die Buchungs-Positionen (Artikel) erfassen, die mit dieser Buchung verschickt werden.

Auswahl Aus einer Buchung kann man verschiedene Aktionen starten:

• Instruktionen Kommunikationsplattform zwischen den definierten Rollen (siehe unter Kapitel Allgemein)

• Dokumente Dokumente für diese Buchung ablegen

• Container Container anlegen, planen und bearbeiten

• Speichern & Weiterbearbeiten Änderungen zwischenspeichern (auf der aktuellen Ansicht bleiben)

• Speichern speichern und zurück auf die Buchungsübersicht

• Abbrechen ohne speichern auf die Buchungsübersicht zurück

Buchungs-Positionen erstellen Es können nur Artikel direkt von einer dem Spediteur zugewiesenen Bestellung gebucht werden. Im Feld ‚Bestellungs-Position’ kann man die jeweiligen Artikel aussuchen, die zum Buchen offen sind. Bei der Erstellung einer Buchungsposition sind nur Bestellungs-Position und Stückzahl notwendig, da noch nicht alle anderen Daten bekannt sind. Die restlichen Daten können später vervollständigt werden. Unter dem Kapitel ‚Status’ kann man sehen, welche Daten relevant sind um eine Buchung abzuschliessen.

• Bestellungs-Position Bestellnummer, Artikelnummer, Artikelbeschreibung oder einen Teil von den Suchkriterien eingeben. Anschliessend den Artikel auswählen. Es wird pro Artikel immer die Anzahl offen/gebucht/total angezeigt



• HBL

House BL Nr. erfassen, sobald sie bekannt ist. (Dieses Feld muss ausgefüllt sein um den Status‚ Ware an Bord’ zu erreichen).

• Lieferant Wird automatisch aus der Bestellung genommen.

• Empfänger Wird automatisch aus der Bestellung genommen, kann aber überschrieben werden.

• Stückzahl Stückzahl der Artikel (ersichtlich bei der Auswahl des Artikels in Bestellungs-Position)

Achtung: Wenn der gewählte Artikel auf mehrere Container verteilt wird, muss man pro Container die Anzahl, das Gewicht und CBM erfassen (z.B. 4000 Stück auf 2 Container = 1 Buchungs-Position mit 2000 Stück und nochmals 1 Buchungs-Position mit 2000 Stück)

• Anzahl Verpackungen Anzahl Verpackungseinheiten

• Gewicht (kg) • Volumen (cbm) • Transport Einheiten

Anzahl Transport Einheiten im Karton • Transport Methode

Verschiffungsmethode (z.B. Hängend) • Verpackungstyp

Verpackungstyp (z.B. Karton) wenn nicht ausgefüllt, wird automatisch Karton genommen. • Ware erhalten am

Datum, wann die Ware am CFS angeliefert worden ist. • Container

Wird angezeigt, wenn die Ware einem Container zugeteilt worden ist.



Nach dem Ausfüllen des Gewichts, Anzahl Einheiten und CBM pro Buchungsposition, sieht man automatisch die Summe aller Buchungspositionen für diese Buchung. Zusätzlich kann man unter ‚Endbestimmung’ ebenfalls die Summe für die verschiedenen Empfänger sehen.

Buchungs-Position Details Über Buchungs-Position Details kann man die Artikel-Details anschauen oder ergänzen. Siehe Buchungspositionen erstellen.



Container laden Um einen Container zu laden, muss man zuerst einen Container eröffnen indem man auf ‚Container’ klickt.

Hier sieht man ob es schon Container für diese Buchung gibt, oder man erstellt einen neuen Container, indem man auf ‚Neuer Container’ klickt.

Container eröffnen Hier gibt man die Container Daten ein:

• Container Containernummer im Format ‚AAAA’ & ‚1234567’ Falls die Containernummer noch nicht bekannt ist, kann man entweder eine Dummy Nr. verwenden und später mit der richtigen Containernummer überschreiben, oder die Nummer leer lassen bis sie bekannt ist.

• Container type Container Typ (z.B. 40’ HC)

• Transport Typ Frachttyp (z.B. BCL)

• Ware geladen Wird erst angeklickt, wenn der Container fertig geladen ist.

• Empfangsort Hier wird die Endbestimmung (erst wenn bestimmt) des Containers eingetragen.



Container beladen/entladen Sobald ein Container eröffnet wurde, zeigt das System automatisch, welche Artikel auf diesen Container geladen werden können. Achtung: Es werden alle Artikel gezeigt, nicht nur die mit dem gleichen Empfänger. Nun kann man die Artikel, die zusammen im gleichen Container verschifft werden sollen, anklicken und mit dem Button ‚Beladen/Entladen’ laden oder wieder entladen. Zur Kontrolle sieht man immer unter Buchungs-Positionen die Total Menge der geladenen Artikel.

Falls man wieder etwas entladen möchte, kann auch wieder die Artikel markieren und mit Klick auf ‚Laden/Entladen’ die Artikel entladen. Achtung: Artikel mit verschiedenen FOB Orten können nicht auf den gleichen Container gebucht werden, ausser HUB ist markiert (siehe HUB).

Man kann beliebig viele weitere Container eröffnen und laden.



CFS Report Der CFS erstellt eine PDF Liste mit allen Buchungs-Positionen (Artikel), die noch auf keinem Container gebucht worden sind.

Lade Plan Report Der Lade Plan Report erstellt eine PDF Liste mit allen Containern und deren Inhalt (Artikel).

Container Ladeplan Nachdem die Container alle geladen und OK sind, kann man den ‚Container Ladeplan’ erstellen. Achtung: Das geht nur wenn alle Artikel mit dem ‚Ware erhalten’ Datum und der HBL Nr. vervollständigt wurden.

Mit Klick auf ‚Container Ladeplan’ wird man nochmals gefragt, ob alles OK ist. Als Bestätigung klickt man auf ‚Bestätige Ladeplan’.

Wenn das Schiff abgegangen ist, gibt man auf der Buchung das ‚Versand Datum’ ein. Damit ist die Buchung abgeschlossen und der Status ‚Ware an Bord’ erreicht.

HUB Hub Sendungen (Artikel) werden mit der Check Box ‚HUB’ markiert, somit kann man Artikel mit verschiedenen FOB Orten auf die gleiche Buchung nehmen.

Muster Sendungen Muster Sendungen ohne Bestellung und ohne Artikel Nummer können via MIGROS Dummy Bestellung (MIGROS MUSTER) mit Dummy Artikel (MUSTER) gebucht werden.



Eingabe der ‚Status relevanten’ Felder Um den Status ‚Ware an Bord’ zu erhalten, müssen folgende Felder ausgefüllt sein.

• Auf der Buchung: Schiff Reise POD Transporteur Gepl. Verschiffung Gepl. Ankunftsdatum CFS abgeschlossen Versand Datum

• Auf dem Artikel HBL Ware erhalten Datum

• Auf dem Container Container Nr. Cargo loaded Container loading plan gemacht

Rollendefinitionen Rolle View Write LT X (alles) X Spediteur Headoffice X (alles gleiche Region, Spediteur) X Spediteur Agent X (alles, was direkt zugeordnet wurde) X Einkauf X (alles vom gleichen Mandanten)

Workflow Buchung • Neue Buchung eröffnen

pro Abgangs- und Empfangshafen je eine Buchung • Buchungspositionen (Artikel) hinzufügen

analog heutigem Booking Report • Container laden

analog heutigen Shipment report • Container abschliessen • Verschiffungsdaten vervollständigen

Geschäftsfälle • Neue Buchung

Alle Buchungen müssen mit Schiffsname und Abgangs-Datum eröffnet werden. Buchungspositionen laufend zuordnen.

• Hub Verschiffung Flag für Hub bei der Buchungs-Position setzen

• Änderungen Sind möglich, solange die Buchung noch offen ist: Status ‚neue Buchung’ kann man Änderungen überschreiben mit einer Notiz in den Instruktionen, was geändert wurde (z.B. Schiffsname, Abgangsdatum, etc).

• Löschen Buchung Eine Buchung kann jederzeit gelöscht werden, alle Container und Artikel werden in dieser Buchung ebenfalls gelöscht. Die Artikel werden wieder freigegeben für eine neue Buchung.

• Löschen Buchungsposition Eine Buchungsposition kann jederzeit gelöscht werden. Sie wird auch aus dem Container gelöscht (der Container bleibt aber an der Buchung) und der Artikel wird wieder freigegeben für eine neue Buchung.



• Ladung vom Spediteur Der Spediteur kann eigene Ware auf einen Container laden. Mit einer Dummy Bestellung kann er die Buchungsposition definieren.

• Mustersendungen via MIGROS Dummy Muster Bestellung laden

• Verspätungen Das System kontrolliert laufend die diversen Daten und gibt eine Warnung an den Disponenten, wenn ein Datum überschritten worden ist. Der Agent ist verpflichtet Verspätungen jeweils via Instruktionen sofort zu melden, damit der Disponent die involvierten Stellen frühzeitig benachrichtigen kann.

• Zu frühe Verschiffungen Frühe Verschiffungen müssen vom Agenten via Instruktionen angefragt werden und er muss auf eine Bestätigung vom Disponenten warten.



Buchungsprozess LKW

StartNeue Buchung

LKW

Buchung LKW


Buchung erfassen



LKW laden und planen


End

Auswahl



Start (Trigger): Neue Buchung ‚LKW’

Buchung erfassen Eine Buchung entspricht einer Bestellung von A nach B, egal wie viele und was für LKW’s für diesen Transport benötigt werden.

Vorbereitung Disponent: Um eine neue Buchung zu erfassen muss der Spediteur und sein Agent eingegeben werden.

Agent: Der Agent wird automatisch erkannt und die Felder ‚Spediteur’ und ‚Agent’ erscheinen gar nicht.

Die Buchung kann ohne weitere Eingabe von Daten mit ‚Speichern & Weiterarbeiten’ angelegt werden.



Die Buchung kann auch mit ‚Speichern’ angelegt werden. Der Nachteil ist, dass dann man in der Buchungsübersicht keinen Schiffsnamen und sonstige Details sieht (siehe B-Nr. 83).

Buchung erfassen • Referenz Spediteur

Auftragsnummer Spediteur • Abgangsort

Abgangshafen, wird der POL nicht angegeben, übernimmt das System automatisch den POL aus der ersten Buchungs-Position

• Ankunfts Station Empfänger


• Referenz Dat. Spediteur Datum, wann der Spediteur die Ware geladen hat.

• Gepl. Lieferdatum (Empfänger) voraussichtliches Ankunftsdatum Empfänger

• Abgangshafen (sollte Abgangsdatum heissen) Abgangsdatum

Es ist empfehlenswert, öfter zu speichern mit dem Button ‚Speichern & Weiterarbeiten’. Mit diesem Schritt hat man eine Buchung erfasst und kann nun mit dem Button ‚neuer Artikel’ die Buchungs-Positionen (Artikel) erfassen, die mit dieser Buchung verschickt werden.




• LKWs LKWs anlegen, planen und bearbeiten






Buchungs-Positionen erstellen Es können nur Artikel direkt von einer dem Spediteur zugewiesenen Bestellung gebucht werden. Im Feld ‚Bestellungs-Position’ kann man die jeweiligen Artikel aussuchen, die zum Buchen offen sind. Bei der Erstellung einer Buchungsposition sind nur Bestellungs-Position und Stückzahl notwendig, da noch nicht alle anderen Daten bekannt sind. Die restlichen Daten können später vervollständigt werden. Unter dem Kapitel ‚Status’ kann man sehen, welche Daten relevant sind um eine Buchung abzuschliessen.

• Bestellungs-Position Bestellnummer, Artikelnummer, Artikelbeschreibung oder einen Teil von den Suchkriterien, dann den Artikel auswählen. Es wird pro Artikel immer die Anzahl offen/gebucht/total angezeigt

• Abhol Referenz Lieferant

Abhol Referenz des Lieferanten sobald sie bekannt ist erfasen. (Dieses Feld muss ausgefüllt sein um den Status ‚Ware an Bord’ zu erreichen.)




Achtung: Wenn der gewählte Artikel auf mehrere LKW’s verteilt wird, muss man pro LKW die Anzahl Paletten, das Gewicht und ev. CBM erfassen (z.B. 4000 Stück auf 2 LKW’s = 1 Buchungs-Position mit 2000 Stück und nochmals 1 Buchungs-Position mit 2000 Stück) • Anzahl Verpackungen

Anzahl Verpackungseinheiten Achtung: Wenn die Abrechung (gemäss Offerte) in Palettenanzahl erfolgt müssen hier die Anzahl Paletten und dementsprechend beim Verpackungstyp ‚Paletten’ eingegeben werden • Gewicht (kg) • Volumen (cbm) • Transport Einheiten



Verpackungstyp (z.B. Paletten) wenn nicht ausgefüllt, wird automatisch Karton genommen. • Lade Datum

Datum, wann die Ware geladen wurde • LKW

Wird angezeigt, wenn die Ware einem LKW zugeteilt worden ist.



Buchungs-Position Details Über Buchungs-Positionen Details kann man die Artikel-Details anschauen oder ergänzen. Siehe Buchungs-Positionen erstellen.

LKW laden Um einen LKW zu laden, muss man zuerst einen LKW eröffnen indem man auf ‚LKW’ klickt.

Hier sieht man, ob es schon LKW’s für diese Buchung gibt, oder man erstellt einen neuen LKW, indem man auf ‚Neuer LKW’ klickt.

LKW eröffnen Hier gibt man die LKW Daten ein:

• LKW Nummer LKW Nummer im Freitext Format Falls die LKW Nummer noch nicht bekannt ist, kann man entweder eine Dummy Nr. verwenden und später mit der richtigen LKW Nummer überschreiben, oder die Nummer leer lassen bis sie bekannt ist.



• Entladenummer Entladenummer beim Empfänger. Ist nicht immer bekannt. Wenn es keine gibt muss man die Endbestimmung verwenden (z.B. MVN für MIGROS, Otelfingen für GLOBUS, etc).

• Lade Typ Lade Typ (z.B. Komplettladung)

• Ware geladen Wird erst angeklickt, wenn der LKW fertig geladen ist.

• Empfangsort Hier wird die Endbestimmung (erst wenn bestimmt) des LKW’s eingetragen.

LKW beladen/entladen Sobald ein LKW eröffnet wurde, zeigt das System automatisch, welche Artikel auf diesen LKW geladen werden können. Achtung: Es werden alle Artikel gezeigt, nicht nur die mit dem gleichen Empfänger. Nun kann man die Artikel, die zusammen im gleichen LKW gefahren werden sollen, anklicken und mit dem Button ‚Beladen/Entladen’ laden oder wieder entladen. Zur Kontrolle sieht man immer unter Buchungs-Positionen die Total Menge der geladenen Artikel.

Falls man wieder etwas entladen möchte, kann man auch wieder die Artikel markieren und mit Klick auf ‚Laden/Entladen’ die Artikel entladen.



Achtung: Artikel mit verschiedenen FOB Orten können nicht auf den gleichen LKW gebucht werden, ausser HUB ist markiert (siehe HUB).

Man kann beliebig viele weitere LKW’s eröffnen und laden.

CFS Report Der CFS erstellt eine PDF Liste mit allen Buchungs-Positionen (Artikel), die noch auf keinem LKW gebucht worden sind.

Lade Plan Report Der Lade Plan Report erstellt eine PDF Liste mit allen LKW’s und deren Inhalt (Artikel).

LKW Ladeplan Nachdem die LKW alle geladen und OK sind, kann man den ‚LKW Ladeplan’ erstellen. Achtung: Das geht nur wenn alle Artikel mit dem ‚Lade Datum’ und der Abhol Referenz vervollständigt wurden.

Mit Klick auf ‚LKW Ladeplan’ wird man nochmals gefragt, ob alles OK ist. Als Bestätigung klickt man auf ‚Bestätige Ladeplan’.

Wenn der LKW abgefahren ist, gibt man auf der Buchung das ‚Abgangs Datum’ ein. Damit ist die Buchung abgeschlossen und der Status ‚Ware an Bord’ erreicht.






• Auf der Buchung: Referenz Spediteur Abgangsort Ankunfts Station Frachtkosten Referenz Dat. Spediteur Gepl. Lieferdatum Abgangs Datum

• Auf dem Artikel: Abhol Referenz (Lieferant) Lade Datum

• Auf dem LKW: LKW Nr. Entladenummer Ware geladen LKW loading plan gemacht



pro Bestellung je eine Buchung • Buchungs-Positionen (Artikel) hinzufügen • LKW laden • LKW abschliessen • Abgangsdaten vervollständigen




Alle Buchungen müssen mit Spediteur Referenz und Abgangs-Datum eröffnet werden. Buchungs-Positionen laufend zuordnen.

Hub Sendungen Flag für Hub bei der Buchungs-Position setzen.

• Änderungen Sind möglich, solange die Buchung noch offen ist: Status ‚neue Buchung’ kann man Änderungen überschreiben mit einer Notiz in den Instruktionen, was geändert wurde (z.B. LKW Nr., Abgangsdatum, etc).

• Löschen Buchung Eine Buchung kann jederzeit gelöscht werden, alle LKW und Artikel werden in dieser Buchung ebenfalls gelöscht. Die Artikel werden wieder freigegeben für eine neue Buchung.

• Löschen Buchungs-Position Eine Buchungs-Position kann jederzeit gelöscht werden. Sie wird auch aus dem LKW gelöscht (der LKW bleibt aber an der Buchung) und der Artikel wird wieder freigegeben für eine neue Buchung.

• Mustersendungen via MIGROS Dummy Muster Bestellung laden.

• Verspätungen Das System kontrolliert laufend die diversen Daten und gibt eine Warnung an den Disponenten, wenn ein Datum überschritten worden ist.

Der Agent ist verpflichtet Verspätungen jeweils via Instruktionen sofort zu melden, damit der Disponent die involvierten Stellen frühzeitig benachrichtigen kann.

• Zu frühe Ladungen Frühe Ladungen müssen vom Agenten via Instruktionen angefragt werden und er muss auf eine Bestätigung vom Disponenten warten.



Buchungsprozess AIR

StartNeue Buchung

AIR

Buchung AIR


Buchung erfassen




End

Auswahl



Start (Trigger): Neue Buchung ‚AIR’

Buchung erfassen Eine Buchung entspricht einem Master Airway Bill (Flug mit mehren Flugabschnitten) von A nach B. Achtung: Bei der Buchungsübersicht werden alle Verkehrsträger gezeigt und da das Schiff das meist gebrauchte ist, werden die Spalten für alle Verkehrsträger mit Schiff und Reise benannt.

Vorbereitung Disponent: Um eine neue Buchung zu erfassen, muss man den Spediteur und den dazugehörigen Agenten eingeben.





Die Buchung kann auch mit ‚Speichern’ angelegt werden. Der Nachteil ist, dass dann man in der Buchungsübersicht keine Flugnummer und sonstige Details sieht (siehe B-Nr. 14).

Buchung erfassen • Flug Nr.

Flug Nr. des in ZRH ankommenden Fluges • MAWB

Master Airway Bill • Abflugshafen

Original Abflugshafen, falls hier nichts eingegeben wird, wird der FOB Ort des ersten gebuchten Artikels genommen

• Ankunfts-Flughafen Endbestimmungs-Flughafen


• Airline Fluggesellschaft

• Gepl. Abgangsdatum voraussichtliches Abgangsdatum des original Abgang Fluges

• Gepl. Ankunftsdatum voraussichtliches Ankunftsdatum am Bestimmungs-Flughafen










• Neuer Artikel neue Buchungs-Position erstellen

Neuer Artikel (Buchungs-Positionen erstellen) Es können nur Artikel direkt von einer dem Spediteur zugewiesenen Bestellung gebucht werden. Im Feld ‚Bestellungs-Position’ kann man die jeweiligen Artikel aussuchen, die zum Buchen offen sind. Bei der Erstellung einer Buchungs-Position sind nur Bestellungs-Position und Stückzahl notwendig, da noch nicht alle anderen Daten bekannt sind. Die restlichen Daten können später vervollständigt werden. Unter dem Kapitel ‚Status’ kann man sehen, welche Daten relevant sind um eine Buchung abzuschliessen.

• Bestellungs-Position Bestellnummer, Artikelnummer, Artikelbeschreibung oder einen Teil von den Suchkriterien eingeben, dann den Artikel auswählen. Es wird pro Artikel immer die Anzahl offen/gebucht/total angezeigt.

• HAWB

House Air Way Bill erfassen sobald sie bekannt ist. (Dieses Feld muss ausgefüllt sein um den Status ‚Ware an Bord’ zu erreichen.)

• HUB Wenn die Ware einen anderen FOB hat als der Flug.











Datum, wann die Ware am Abgangs Flughafen angeliefert worden ist.

Nach dem Ausfüllen des Gewichts, Anzahl Einheiten und CBM pro Buchungs-Position, sieht man automatisch die Summe aller Buchungs-Positionen für diese Buchung. Zusätzlich kann man unter ‚Endbestimmung’ ebenfalls die Summe für die verschiedenen Empfänger sehen.



Buchungs-Positionen Details Über Buchungs-Position Details kann man die Artikel-Details anschauen oder ergänzen. Siehe Buchungs-Positionen erstellen.



Eingabe der ‚Status relevanten’ Felder Um den Status ‚Ware an Bord’ zu erhalten müssen folgende Felder ausgefüllt sein.

• Auf der Buchung: Flug Nr. MAWB Abflughafen Ankunftsflughafen Frachtkosten Airline Gepl. Abgangsdatum Gepl. Ankunftsdatum

• Auf dem Artikel HAWB Ware erhalten Datum





pro MAWB 1 Buchung erfassen • Buchungs-Positionen (Artikel) hinzufügen

analog heutigem Booking Report • Flugdaten vervollständigen


Alle Buchungen müssen mit Flug Nr. und Abgangs-Datum eröffnet werden. Buchungs-Positionen laufend zuordnen.

• Hub Flag für Hub bei der Buchungs-Position setzen

• Änderungen Sind möglich, solange die Buchung noch offen ist: Status ‚neue Buchung’ kann man Änderungen überschreiben mit einer Notiz in den Instruktionen, was geändert wurde (z.B. Flugnummer, Abgangsdatum, etc).

• Löschen Buchung Eine Buchung kann jederzeit gelöscht werden, alle Artikel werden in dieser Buchung ebenfalls gelöscht. Die Artikel werden wieder freigegeben für eine neue Buchung.

• Löschen Buchungs-Position Eine Buchungs-Position kann jederzeit gelöscht werden. Der Artikel wird wieder freigegeben für eine neue Buchung.



Der Agent ist verpflichtet, Verspätungen jeweils via Instruktionen sofort zu melden, damit der Disponent die involvierten Stellen frühzeitig benachrichtigen kann.

• Zu frühe Verschiffungen Zu frühe Abflüge müssen vom Agenten via Instruktionen angefragt werden und er muss auf eine Bestätigung vom Disponenten warten.



Buchungsprozess SEA/AIR

StartNeue Buchung

SEA/AIR

Buchung SEA/AIR


Buchung erfassen




End

Auswahl



Start (Trigger): Neue Buchung ‚AIR’

Buchung erfassen Eine Buchung entspricht einem Master Airway Bill (Flug von Transit Flughafen). Achtung: Bei der Buchungsübersicht werden alle Verkehrsträger gezeigt und da das Schiff das meist gebrauchte ist, werden die Spalten für alle Verkehrsträger mit Schiff und Reise benannt.

Vorbereitung Disponent: Um eine neue Buchung zu erfassen, muss man den Spediteur und den dazugehörigen Agenten eingeben.





Die Buchung kann auch mit ‚Speichern’ angelegt werden. Der Nachteil ist, dass dann man in der Buchungsübersicht keine Flugnummer und sonstige Details sieht (siehe B-Nr. 101).

Buchung erfassen • Flug Nr.

Flug Nr. des in ZRH ankommenden Fluges • MAWB

Master Airway Bill • POL

Abgangshafen, falls hier nichts eingeben wird, wird der FOB Ort des ersten gebuchten Artikels genommen.

• Ankunfts-Flughafen Endbestimmungs-Flughafen


• Airline Fluggesellschaft

• Gepl. Verschiffung voraussichtliches Abgangsdatum des Schiffes (gemäss Schiffsfahrplan)

• Gepl. Ankunftsdatum (HUB) voraussichtliches Ankunftsdatum am HUB Flughafen

• Gepl. Ankunftsdatum (Bestimmungsort) geplante Ankunft am Endbestimmungs Flughafen

• Gepl. Abgangsdatum geplantes Abgangsdatum am HUB Flughafen










• Neuer Artikel neue Buchungs-Position erstellen

Neuer Artikel (Buchungs-Positionen erstellen) Es können nur Artikel direkt von einer dem Spediteur zugewiesenen Bestellung gebucht werden. Im Feld ‚Bestellungs-Position’ kann man die jeweiligen Artikel aussuchen, die zum Buchen offen sind. Bei der Erstellung einer Buchungs-Position sind nur Bestellungs-Position und Stückzahl notwendig, da noch nicht alle anderen Daten bekannt sind. Die restlichen Daten können später vervollständigt werden. Unter dem Kapitel ‚Status’ kann man sehen, welche Daten relevant sind um eine Buchung abzuschliessen.

• Bestellungs-Position Bestellnummer, Artikelnummer, Artikelbeschreibung oder einen Teil von den Suchkriterien eingeben, dann den Artikel auswählen. Es wird pro Artikel immer die Anzahl offen/gebucht/total angezeigt.

• HAWB

House Air Way Bill erfassen sobald sie bekannt ist. (Dieses Feld muss ausgefüllt sein um den Status ‚Ware an Bord’ zu erreichen.)

• HUB Wenn die Ware einen anderen FOB hat als der Flug.











Datum, wann die Ware am Abgangs Flughafen angeliefert worden ist.

Nach dem Ausfüllen des Gewichts, Anzahl Einheiten und CBM pro Buchungs-Position, sieht man automatisch die Summe aller Buchungs-Positionen für diese Buchung.



Buchungs-Positionen Details Über Buchungs-Position Details kann man die Artikel-Details anschauen oder ergänzen. Siehe Buchungs-Positionen erstellen.




• Auf der Buchung: Flug Nr. MAWB POL Ankunftsflughafen Frachtkosten Airline Gepl. Verschiffung Gepl. Ankunftsdatum (HUB) Gepl. Ankunftsdatum (Bestimmungsort) Gepl. Abgangsdatum

• Auf dem Artikel: HAWB Ware erhalten Datum



pro MAWB 1 Buchung erfassen • Buchungs-Positionen (Artikel) hinzufügen

analog heutigem Booking Report • Flugdaten vervollständigen




Alle Buchungen müssen mit Flug Nr. und Abgangs-Datum eröffnet werden. Buchungs-Positionen laufend zuordnen.

• Hub Flag für Hub bei der Buchungs-Position setzen

• Änderungen Sind möglich, solange die Buchung noch offen ist: Status ‚neue Buchung’ kann man Änderungen überschreiben mit einer Notiz in den Instruktionen, was geändert wurde (z.B. Flugnummer, Abgangsdatum, etc).

• Löschen Buchung Eine Buchung kann jederzeit gelöscht werden. Die Artikel werden wieder freigegeben für eine neue Buchung.

• Löschen Buchungs-Position Eine Buchungs-Position kann jederzeit gelöscht werden. Der Artikel wird wieder freigegeben für eine neue Buchung.



Der Agent ist verpflichtet Verspätungen jeweils via Instruktionen sofort zu melden, damit der Disponent die involvierten Stellen frühzeitig benachrichtigen kann.

Zu frühe Verschiffungen

Frühe Verschiffungen müssen vom Agenten via Instruktionen angefragt werden und er muss auf eine Bestätigung vom Disponenten warten.



Taskprozess

Start

Task

End

InputManuell

Elektronisch

Auswahl

Task Details

Details

Suche

Task gemäss Event anlegen und

zuordnen

Initial Task Übersicht

gefilterteTask Übersicht

Task Markieren

Markieren



Task

Start (Trigger): • Datenübernahme aus Batch Job Event Management

Input Auf den Reiter ‚Tasks’ klicken.

Initial Taskübersicht Es sind nur Tasks für die jeweilige Rolle ersichtlich. Je nach Rolle unterscheidet sich die Task Liste.

Task Liste Disponent Nebst dem Erstelldatum, Status und Priorität, wird eine Kurzbeschreibung angegeben. Zusätzlich werden Benutzer gezeigt, die direkt dem Task zugeordnet wurden. Es ist auch ersichtlich welchen LT-internen Rollen der Task zugeordnet worden ist (Admin, Disponent). Wenn ein Task einen Termin hat, wird das auch angezeigt.

Task Liste Agent Nebst dem Erstelldatum, Status und Priorität, wird eine Kurzbeschreibung angegeben. Zusätzlich wird der Benutzer gezeigt, dem der Task direkt zugeordnet ist. Wenn ein Task einen Termin hat, wird das auch angezeigt.



Auswahl

• Suchen

• Details

• Als erledigt markieren

Task-Details Die Task-Details führen direkt zur Maske, in der der Task ausgelöst wurde (z. B. Buchungs-Ansicht) weil z. B. ein Status überschritten wurde.

Task markieren Bearbeitete, erledigte Tasks müssen als erledigt markiert werden.

Als erledigt maskierte Tasks können auch später noch angeschaut werden.



Task gemäss Event anlegen und zuordnen Tasks werden automatisch aus dem Event Handler generiert. Ein Event ist ein bestimmter Zustand bestimmter Daten zu einer bestimmten Zeit. Neue Tasks können via ADMIN schriftlich per E-Mail angefordert werden.

Gefilterte Taskübersicht Die gefilterte Taskübersicht resultiert aus einer Suche.

Rollendefinitionen Der Kunde wird per E-Mail direkt benachrichtigt, wenn eine Meldung für ihn wichtig ist. Das E-Mail beinhaltet Links (wie Details beim Task), die auf den Problemfall führen. Der Kunde kann dann seinen Kommentar direkt bei der Bestellung reinschreiben und ein neuer Task wird ausgelöst. Rolle View Write LT X (alles) X Agent X (alles, gleicher Agent) X

Workflow Es gibt zwei Arten von Tasks, die informativen, die keine Aktion verlangen und die Warnung, bei denen man etwas klären muss. Die Warning Tasks werden von den jeweiligen Zuständigen laufend abgearbeitet und auf erledigt gesetzt.

Geschäftsfälle • Neuer Task informativ

kontrollieren als erledigt markieren

• Neuer Task Warnung kontrollieren abklären was zu machen ist als erledigt markieren



Event Handling Prozess

Event Definition Ein Event ist fest programmiert und kann nur via ADMIN verändert, neu hinzugefügt, gelöscht oder neu zugeordnet werden. Events sind automatische Überwachungen, bei denen das System z.B. täglich das FOB Datum mit dem geplanten Abgangsdatum der Buchung vergleicht. Sobald die Toleranzgrenze erreicht wird, wird automatisch ein Event ausgelöst. Achtung: Es sind per 02.05.08 die wichtigsten Events angelegt worden. Die Praxis wird zeigen, ob noch mehr notwendig sind oder nicht.

Event Handling Das Event Handling wird über eine Datenbank im MTWEB gesteuert, wo man bestimmen kann, ob der Event in eine Task Liste geschrieben, oder ob ein E-Mail oder beides ausgelöst wird. Zugriff nur über den ADMIN. Um den Mailfluss zu dämmen, werden wo immer möglich nur Task Einträge gemacht (siehe Task Prozess), ausser beim Kunden, da das MTWEB nicht ihre Haupt Arbeitsplattform ist, wird der Kunde immer per E-Mail benachrichtigt.



Track & Trace Prozess

StartTrack & Trace

Track & Trace

Suchmaske SEA/AIR

Initial Suchmaske SEA

Suchmaske SEA Suchmaske AIR Suchmaske LKW

Transport Typ Suche

SEA AIR LKW

SEA/AIR

Suchmaske Überlappend

Überlappend

Stati setzen

END



Track & Trace Allgemein

Start (Trigger): • Automatische Datenübernahme aus Schnittstellen Handler. Sobald im MTRANS ein Dossier

gespeichert wird, findet ein Datentransfer ins MTWEB Track & Trace statt.

Input Auf den Reiter ‚Track & Trace’ klicken

Allgemein Der Prozess Track & Trace wird dazu benötigt, die Stati der Nachläufe zu erfassen und via Event Manager automatisch kontrollieren zu lassen. Jeder Benutzer sieht nur diejenigen Dossiers, bei denen er involviert ist.

Initial Track & Trace Übersicht Initial kommt man auf die SEA Suchmaske für Track & Trace, wo man entsprechend den Suchfeldern eingeben kann, was man sucht. Im oberen Teil kann man auswählen, welche Transportart man sucht, oder wenn man es nicht weiss, kann man mit dem Button ‚Überlappend’ in allen Transportarten suchen.

Track & Trace SEA

Suche Je detaillierter die Suche abgesetzt wird, desto genauer das Ergebnis. Ohne Suchargumente werden alle SEA Buchungen angezeigt. Die Suche bringt verschiedene Listen als Ergebnis, je nach Anzahl der Treffer.



Schiffs Liste Die Schiffs Liste wird gezeigt, wenn mehrere Schiffe gefunden wurden. Es wird immer angezeigt wie viele Schiffe, Container oder HBL’s gefunden worden sind.

• Container Container Liste

• HBL HBL Liste

• Reise Schiffsmanifest

Container Liste Die Container Liste zeigt alle gefundenen Container mit allen Details.


• Container Container Details

HBL Liste Die HBL Liste zeigt alle gefundenen HBL’s mit allen Details.


Schiffsmanifest Das Schiffsmanifest zeigt alle Container, die auf dem Schiff geladen sind. Hier beginnt man damit, die Stati für die Container zu setzen (siehe unter Stati setzen), indem man die Container markiert, die es betrifft und das Datum des nächsten Status eingibt. Man kann zu jedem Status eine Bemerkung mitschreiben.

• Container Container Details

• Datum nächster Status Datum des nächsten Status eingeben (siehe Stati setzen)



Container Der Container zeigt alle Details vom Container. Hier kann man die Stati für diesen Container setzen. Man kann zu jedem Status eine Bemerkung mitschreiben.

• P/O-Nr. Bestellung anschauen

Stati setzen Um einen Transport abzuschliessen müssen alle Stati gesetzt werden. Alle gesetzten Daten sind IST Daten und dürfen nur gesetzt werden wenn die Daten bestätigt sind. Die Verantwortlichkeit der Richtigkeit der Daten liegt im Bereich des Verantwortlichen. Achtung: Einmal gesetzte Stati können nicht mehr überschrieben werden, muss beim Admin gemeldet werden.

• Ware an Bord Initial Status wenn eine Buchung abgeschlossen ist und Dossiers angelegt worden sind.

(verantwortlich: Spediteur) • Ankunftsdatum POD erfasst

Schiffsankunft im Ankunftshafen (verantwortlich: Spediteur)

• Abgangsdatum POD erfasst Container Abgang ex Ankunftshafen

(verantwortlich Nachlaufagent) • Verzollungsdatum erfasst

wann wurde die Ware verzollt inkl. Bemerkung ob definitiv oder provisorisch (verantwortlich Verzoller)



• Ankunft Bahnterminal

Ankunft im Container Bahnterminal beim Empfänger, falls die Ware per Camion transportiert wird, kann man hier das gleiche Datum wie ‚Ware erhalten VZ’ setzen (verantwortlich Nachlaufagent)

• Ware erhalten VZ Ware ist beim Empfänger angekommen

(verantwortlich Empfänger) • Ware ausgeladen

Ware wurde physisch ausgeladen (verantwortlich Empfänger)

• Leerretournierung Depot Container Leeretournierung ans Depot

(verantwortlich Nachlaufagent)

Track & Trace AIR

Suche Je detaillierter die Suche abgesetzt wird, desto genauer das Ergebnis. Ohne Suchargumente werden alle AIR Buchungen angezeigt. Die Suche bringt verschiedene Listen als Ergebnis, je nach Anzahl der Treffer.

MAWB Liste Die MAWB Liste wird gezeigt, wenn mehrere MAWB’s gefunden wurden. Es wird immer angezeigt wie viele MAWB’s und HAWB’s gefunden worden sind. Hier beginnt man damit, die Stati für den MAWB zu setzen (siehe unter Stati setzen) indem man die MAWBS’s markiert, die es betrifft, und das Datum des nächsten Status eingibt. Man kann zu jedem Status eine Bemerkung mitschreiben.

• HAWB House Air Way Bill Liste

• MAWB MAWB Details

HAWB Liste Die HAWB Liste zeigt alle gefundenen HAWB’s mit allen Details.

• HAWB House Air Way Bill Details



HAWB Der HAWB zeigt alle Details vom HAWB.


MAWB Der MAWB zeigt alle Details vom MAWB. Hier kann man die Stati für diesen MAWB setzen. Man kann zu jedem Status eine Bemerkung mitschreiben.


Stati setzen Um einen Transport abzuschliessen müssen alle Stati gesetzt werden. Alle gesetzten Daten sind IST Daten und dürfen nur gesetzt werden wenn die Daten bestätigt sind. Die Verantwortlichkeit der Richtigkeit der Daten liegt im Bereich des Verantwortlichen. Achtung: Einmal gesetzte Stati können nicht mehr überschrieben werden, muss beim Admin gemeldet werden.

• Ware an Bord Initial Status wenn eine Buchung abgeschlossen ist und Dossiers angelegt worden sind.

(verantwortlich: Spediteur) • Ankunft Endbestimmungsflughafen

(verantwortlich: Spediteur) • Verzollungsdatum erfasst

Wann wurde die Ware verzollt inkl. Bemerkung ob definitiv oder provisorisch. (verantwortlich Verzoller)

• Ware erhalten VZ Ware ist beim Empfänger angekommen.

(verantwortlich Empfänger) • Ware ausgeladen

Ware wurde physisch ausgeladen (verantwortlich Empfänger)



Track & Trace SEA/AIR

Suche Je detaillierter die Suche abgesetzt wird, desto genauer das Ergebnis. Ohne Suchargumente werden alle SEA/AIR Buchungen angezeigt. Die Suche bringt verschiedene Listen als Ergebnis, je nach Anzahl der Treffer.

Bestellungs-Liste Die Bestellungs-Liste wird gezeigt, wenn mehrere Bestellungen gefunden wurden. Mit Klick auf Details kommt man auf die Buchung, wo man die Stati setzen kann.

Bestellung (SEA/AIR Track & Trace) Die Bestellung zeigt alle Details von der SEA/AIR Buchung.

Stati setzen Um einen Transport abzuschliessen, müssen alle Stati gesetzt werden. Alle gesetzten Daten sind IST Daten und dürfen nur gesetzt werden wenn die Daten bestätigt sind. Die Verantwortlichkeit der Richtigkeit der Daten liegt im Bereich des Verantwortlichen. Achtung: Einmal gesetzte Stati können nicht mehr überschrieben werden, muss beim Admin gemeldet werden.

• Ware an Bord Initial Status, wenn eine Buchung abgeschlossen ist und Dossiers angelegt worden sind.

(verantwortlich: Spediteur) • Abflug Transit Flughafen

(verantwortlich: Spediteur) • Ankunft Endbestimmungsflughafen

(verantwortlich: Spediteur)



• Verzollungsdatum erfasst Wann wurde die Ware verzollt, inkl. Bemerkung ob definitiv oder provisorisch.

(verantwortlich Verzoller) • Ware erhalten VZ

Ware ist beim Empfänger angekommen (verantwortlich Empfänger)

• Ware ausgeladen Ware wurde physisch ausgeladen

(verantwortlich Empfänger)

Track & Trace LKW

Suche Je detaillierter die Suche abgesetzt wird, desto genauer das Ergebnis. Ohne Suchargumente werden alle LKW Buchungen angezeigt. Die Suche bringt verschiedene Listen als Ergebnis, je nach Anzahl der Treffer.

Bestellungs-Liste Die Bestellungs-Liste wird gezeigt, wenn mehrere Bestellungen gefunden wurden. Mit Klick auf Details kommt man auf die Buchung, wo man die Stati setzen kann

Bestellung (LKW Track & Trace) Die Bestellung zeigt alle Details von der SEA/AIR Buchung.




• Ware an Bord Initial Status, wenn eine Buchung abgeschlossen ist und Dossiers angelegt worden sind. (verantwortlich: Spediteur)

• Ankunft Frachtführer (verantwortlich: Spediteur)

Achtung: Dieser Status ist nicht immer zutreffend, in diesem Fall wird hier das gleiche Datum wie ‚Ware an Bord’ gesetzt.

• Ware erhalten VZ

Ware ist beim Empfänger angekommen (verantwortlich Empfänger)

• Ware ausgeladen Ware wurde physisch ausgeladen (verantwortlich Empfänger)


• Ware an Bord Initial Status, wenn eine Buchung abgeschlossen ist und Dossiers angelegt worden sind.

(verantwortlich: Spediteur) • Ankunft Frachtführer

Ankunft der Ware beim Frachtführer. (verantwortlich: Spediteur)

Achtung: Dieser Status wir für Sammeltransporte gebraucht, falls es ein einfacher Transport von A nach B ist, dann wird hier das gleiche Datum gesetzt wie ‚Ware an Bord’

• Ware erhalten VZ

Ware ist beim Empfänger angekommen. (verantwortlich Empfänger)

• Ware ausgeladen Ware wurde physisch ausgeladen.

(verantwortlich Empfänger)



Track & Trace überlappend

Suche Diese Suche wird angewendet wenn man nicht genau weiss wie z.B. ein Artikel transportiert wurde. Je detaillierter die Suche abgesetzt wird, desto genauer das Ergebnis. Ohne Suchargumente werden alle LKW Buchungen angezeigt. Die Suche bringt verschiedene Listen als Ergebnis, je nach Anzahl der Treffer.

Ergebnisse Das Ergebnis zeigt eine Liste mit allen Verkehrsträgern, wo das Gesuchte darin vorkommt. Aus dieser Liste kommt man mit Klick auf den gewünschten Verkehrsträger und Liste in die normale Track & Trace Liste.