sappress workflow management

Bonn Boston

Jocelyn Dart, Erik Dick, Ginger Gatling, Oliver Hilss, SomyaKapoor, Susan Keohan, Thomas Kosog, Paul Mdaille, MikePokraka, Alan Rickayzen, Shalini Sabnani, Jrn Sedlmayr, TedSohn, Silvana Straus

Workflow-Management mit SAP

1473.book Seite 3 Freitag, 27. November 2009 12:17 12

Auf einen Blick

TEIL I Verwendung von SAP Business Workflow ................ 43

TEIL II Entwicklung eigener Workflows ............................... 245

TEIL III UI-Technologien und SAP Business Workflow ......... 625

TEIL IV Verwendung von SAP Business Workflow in

SAP Business Suite-Anwendungen ........................... 745


7Inhalt

Geleitwort ................................................................................................ 29

Vorwort .................................................................................................... 33

TEIL I Verwendung von SAP Business WorkflowIn diesem Kapitel erhalten Sie einen ersten berblick ber SAP Business Workflow und erfahren, welche Rolle es in der Business-Process-Management-Gesamtstrategie von SAP spielt. Um dieses Kapitel durchzuarbeiten, sind keine Vorkenntnisse oder Erfahrungen mit SAP Business Workflow erforderlich. 45

1 Einfhrung ........................................................................... 45

1.1 Was ist SAP Business Workflow? ........................................... 451.2 Was ist SAP NetWeaver Business Process Management? ....... 481.3 SAP Business Workflow als Teil der BPM-Gesamtstrategie

von SAP ................................................................................. 501.4 In welchen Situationen sollte SAP Business Workflow

eingesetzt werden? ................................................................ 511.4.1 Faktor 1: Mitwirkung von Personen ............................ 511.4.2 Faktor 2: Wiederholte Ausfhrung .............................. 521.4.3 Faktor 3: Geschftlicher Nutzen .................................. 521.4.4 Faktor 4: Hhe des potenziellen Verlusts .................... 55

1.5 Welche Ziele knnen mit SAP Business Workflow erreicht werden? ................................................................... 56

1.6 Funktionen von SAP Business Workflow ................................ 571.6.1 Zuverlssige Integration in SAP-Anwendungen............ 571.6.2 Workflow Builder ....................................................... 571.6.3 Grafische Darstellung des Status ................................. 581.6.4 Mechanismen fr die Arbeitsplanung ......................... 591.6.5 Fristen-/Eskalationsmanagement ................................. 601.6.6 Synchronisationsmanagement ..................................... 601.6.7 Integration in Groupware-Produkte ............................ 611.6.8 Ad-hoc-Erweiterung von Prozessen ............................ 611.6.9 Desktop-Integration ................................................... 611.6.10 Analyse mit SAP NetWeaver Business Warehouse ....... 621.6.11 Robuste erweiterbare Architektur ............................... 63

1.7 Terminologie ......................................................................... 63

Wenn Sie die Durchfhrung eines Workflow-Projekts oder eines Projekts in Betracht ziehen, das die Automatisierung eines Geschftsprozesses umfasst, mssen Sie die Anforderungen der Geschftswelt sowie die erwarteten Ergebnisse bei Produktivsetzung des Workflows oder der Prozessautomatisierung kennen. Die Ermittlung von Anforderungen, die in diesemKapitel besprochen wird, ist fr ein Workflow-Projekt genauso entscheidend wie bei jedem anderen IT-Projekt. 65

2 Strategien zur Ermittlung der Anforderungen .................... 65

2.1 Einfhrung ............................................................................. 652.2 Verstndnis des Geschftsprozesses ....................................... 67

2.2.1 Treibende Faktoren fr den Prozess ............................ 67


Inhalt

8

2.2.2 Erwartete Vorteile des Workflows ............................... 702.2.3 So funktioniert der Prozess in der Theorie ................... 722.2.4 So funktioniert der Prozess in der Praxis ..................... 722.2.5 Gewerkschaft und Betriebsrat ..................................... 75

2.3 Erfassung von Objektdaten .................................................... 762.3.1 Im Workflow bentigte Daten .................................... 762.3.2 Wo befinden sich die Daten? ...................................... 782.3.3 Welche Daten sind bereits vorhanden? ....................... 782.3.4 Sinnvoller Einsatz der erfassten Daten ......................... 79

2.4 Ermittlung der Bearbeiter ...................................................... 832.4.1 Wer sind die Bearbeiter? ............................................. 842.4.2 Kriterien zur Ermittlung von Bearbeitern ..................... 85

2.5 Ermittlung der bermittlungswege fr Workitems ................. 882.6 Besttigung des Workflow-Entwurfs ...................................... 892.7 Workflow-Administration ...................................................... 912.8 Planung des Produktionsstarts ............................................... 922.9 Einplanen zuknftiger Erweiterungen ..................................... 93

Bevor Sie SAP Business Workflow verwenden knnen, mssen einige grundlegende Konfigurationsschritte ausgefhrt werden. In diesem Kapitel werden diese erforderlichen Schritte erlutert, um Ihr System auf den Einsatz von SAP Business Workflow vorzubereiten. 95

3 Konfiguration des Systems ................................................. 95

3.1 Schnelleinstieg: Sekundenschnelle Konfiguration der SAP Workflow Engine ............................................................ 973.1.1 Automatisches Workflow-Customizing ....................... 973.1.2 Einzelheiten zum automatischen Customizing ............. 993.1.3 IMG-Aktivitten bei der Berechtigungsverwaltung....... 103

3.2 Aufgabenspezifisches Customizing ......................................... 1043.2.1 Pflege der Aufbauorganisation .................................... 1043.2.2 Zuordnung der Aufgaben zu Bearbeitern ..................... 1053.2.3 Aktivierung der auslsenden Ereignisse fr

einen Workflow oder eine Aufgabe ............................. 1053.3 Transport und Mandantenkopie ............................................ 105

3.3.1 Transport von Aufgaben .............................................. 1063.3.2 Transport von Einstellungen fr Aufgaben und

Workflows .................................................................. 1063.3.3 Transport einer Workflow-Definition .......................... 106

3.4 Customizing fr die SAP Workflow Engine ............................. 107

Nachdem ein Workitem an den Benutzer verteilt wurde, fhrt der Benutzer das Workitem ber seine Inbox aus. Zu hufig wird die Benutzererfahrung im Hinblick auf diese Inbox whrend der Projektplanung und Anwenderschulung vernachlssigt. In diesem Kapitel beschreiben wir die Funktionsweise der verschiedenen bereitgestellten Inboxen und zeigenRichtlinien fr die Auswahl der geeigneten Inbox fr Ihr Projekt auf. 109

4 Verteilung von Workitems .................................................. 109

4.1 Der Faktor Mensch ................................................................ 1094.2 SAP Business Workplace ........................................................ 112

4.2.1 Workitem-Text ........................................................... 113


Inhalt

9

4.2.2 Anlagen ...................................................................... 1164.2.3 Annehmen und Zurcklegen von Workitems .............. 1174.2.4 Ausfhren eines Workitems ........................................ 1174.2.5 Weiterschalten mit sofortigem Dialog ......................... 1194.2.6 Weiterleiten von Workitems ....................................... 1214.2.7 Prioritt ...................................................................... 1224.2.8 Wiedervorlage ............................................................ 1224.2.9 Protokolle ................................................................... 1234.2.10 Ausgang ...................................................................... 1254.2.11 Ablehnen von Workitems ........................................... 1254.2.12 Vertretung .................................................................. 126

4.3 Universal Worklist ................................................................. 1264.3.1 Hauptfunktionen der Universal Worklist ..................... 1274.3.2 Erste Schritte mit der Universal Worklist ..................... 1294.3.3 Arbeiten mit Aufgaben in der Universal Worklist ......... 1304.3.4 Personalisierungsoptionen in der Universal Worklist .... 1314.3.5 Customizing-Optionen in der Universal Worklist ......... 1324.3.6 Aktions-Handler in der Universal Worklist .................. 1334.3.7 UWL Configuration Wizard ......................................... 1344.3.8 Universal-Worklist-API und SONiC-Konnektor ............ 136

4.4 Beispiele fr das Universal-Worklist-Customizing ................... 1374.4.1 Hinzufgen oder Entfernen von Spalten ...................... 1384.4.2 Anlegen von benutzerspezifischen Spalten .................. 1394.4.3 Obligatorische Memos, wenn ein Workitem

abgelehnt wird ........................................................... 1414.5 Erweiterte Benachrichtigungen .............................................. 142

4.5.1 Typen von Benachrichtigungen ................................... 1424.5.2 Funktionen von erweiterten Benachrichtigungen......... 1424.5.3 Erforderliche Konfiguration fr erweiterte

Benachrichtigungen .................................................... 1434.6 Business Workflow Workplace ............................................... 1454.7 Externe Benutzer ................................................................... 1464.8 Weitere berlegungen .......................................................... 147

Eine der wichtigsten berlegungen beim Entwurf Ihrer Workflows ist, wer die Arbeit ausfhren soll. Daher mssen Sie verstehen, wie Workitems an den richtigen Bearbeiter bermittelt werden. Zudem bentigen Sie eine Strategie, um diesen Ablauf unabhngig von organisatorischen und personellen nderungen aufrechtzuerhalten. Dieses Kapitel zeigt Ihnen,wie Sie in diesem Bereich einen erfolgreichen Ansatz sicherstellen. 149

5 Bearbeiter ............................................................................ 149

5.1 Grundlegendes zur Bearbeiterzuordnung ............................... 1505.1.1 Mgliche Bearbeiter ................................................... 1515.1.2 Zustndige Bearbeiter ................................................. 1545.1.3 Ausgeschlossene Bearbeiter ........................................ 1565.1.4 Empfnger .................................................................. 157


Inhalt

10

5.1.5 Tatschliche Bearbeiter ............................................... 1585.1.6 Zuordnung mehrerer Bearbeiter zu einem Workitem ... 1595.1.7 Empfnger der Nachricht bei erledigter Bearbeitung

und bei Terminberschreitung .................................... 1605.2 Bearbeiterzuordnung mithilfe des Organisations-

managements ........................................................................ 1615.2.1 Basisaufbauorganisation .............................................. 1625.2.2 Erweiterte Aufbauorganisation .................................... 1665.2.3 Verzichten auf eine Aufbauorganisation ...................... 168

5.3 Bearbeiterzuordnung mithilfe von Aufgabengruppen ............. 1695.4 Implementierung und Pflege einer Aufbauorganisation in

der Praxis .............................................................................. 1705.4.1 Strategien fr die Pflege der Aufbauorganisation.......... 1705.4.2 Transport von Aufbauorganisationen .......................... 1715.4.3 Erneute Zuordnung von Workitems zu einem

anderen Benutzer ....................................................... 1735.4.4 Vertretung von Benutzern ........................................... 1745.4.5 Wann soll die Aufbauorganisation aktualisiert

werden? ...................................................................... 1765.4.6 Schulung und Motivation von Bearbeitern .................. 177

Der Administrator spielt eine wichtige Rolle fr den Erfolg des Workflows, sowohl in technischer Hinsicht als auch bezglich der Akzeptanz, die der Workflow bei den Beteiligten erfhrt. Wenngleich diese Pflichten nur einen geringen Zeitaufwand erfordern, sind sie von groer Bedeutung und mssen ernst genommen werden: Denn sollten Probleme auftreten,muss der Administrator sie schnell und berzeugend lsen. In diesem Kapitel werden die wichtigsten Reports und Werkzeuge beschrieben, die Sie zur Verwaltung und Pflege Ihrer Workflows einsetzen knnen. 181

6 Workflow-Administration ................................................... 181

6.1 Reporting zu Workflows ........................................................ 1826.1.1 Reporting zum Workflow-Fortschritt .......................... 1836.1.2 Reporting zur Workflow-Performance ......................... 1846.1.3 Workitems nach Bearbeitungsdauer ............................ 1866.1.4 Workitems mit Terminberschreitung ......................... 1866.1.5 Reporting zum Bearbeiterverhalten ............................. 1876.1.6 Ermittlung und Begrndung potenzieller

Verbesserungen .......................................................... 1886.2 Fehlerbehebung .................................................................... 1896.3 Allgemeine Techniken zur Behebung von Laufzeitfehlern ....... 192

6.3.1 Grundeinstellungen fr die Fehlerberwachung........... 1936.3.2 Suchen und Korrigieren von Workitems ...................... 1936.3.3 Diagnose fehlerhafter Workflows ................................ 1936.3.4 Workitem-Selektion .................................................... 1956.3.5 Workitem-Hufigkeit .................................................. 196

6.4 Arbeiten mit der Workitem-Anzeige ...................................... 1986.4.1 Workitem-Anzeige Standardsicht ............................. 1996.4.2 Workitem-Anzeige Technische Sicht ........................ 2016.4.3 Arbeiten mit der Anzeige des Workitem-Containers .... 203


Inhalt

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6.5 Arbeiten mit dem Workflow-Protokoll ................................... 2046.5.1 Benutzersicht .............................................................. 2056.5.2 Technische Sicht ......................................................... 208

6.6 Beheben von Fehlern bei der Bearbeiterermittlung ................ 2106.6.1 Fehlerbehebung bei Workitems ohne Bearbeiter

oder mit falschen Bearbeitern ..................................... 2116.6.2 Vermeidung des nochmaligen Auftretens von

Problemen bei der Bearbeiterermittlung ..................... 2146.6.3 Untersttzende Werkzeuge fr Probleme bei der

Bearbeiterermittlung ................................................... 2156.6.4 Beheben von Pufferfehlern ......................................... 2166.6.5 Korrektur von Workitems mit Pufferproblemen ........... 2176.6.6 Vermeidung eines erneuten Auftretens von

Pufferproblemen ......................................................... 2176.6.7 Untersttzende Werkzeuge bei Pufferproblemen......... 218

6.7 Weitere untersttzende Werkzeuge ....................................... 2186.8 Helpdesk im Intranet ............................................................. 219

6.8.1 Webbasierte Helpdesks .............................................. 2206.8.2 Selbsthilfe ................................................................... 221

6.9 Ein Tag im Leben eines Workflow-Administrators .................. 2226.9.1 Wer soll Workflow-Administrator werden? ................. 2236.9.2 Wer trifft bei einem Workflow-Ausfall die

geschftlichen Entscheidungen? .................................. 2266.9.3 Ausfallreaktion ............................................................ 2286.9.4 Laufende berwachung .............................................. 2306.9.5 Regelmige Umgebungsprfungen ............................ 2326.9.6 Wartung und Archivierung .......................................... 2336.9.7 Optimale Nutzung einer wertvollen Ressource ............ 235

7 Verwendung von SAP NetWeaver Business Warehouse fr das SAP Business Workflow-Reporting ........................ 237

7.1 SAP NetWeaver Business Warehouse-Grundlagen fr den Workflow-Experten ............................................................... 238

7.2 Standard-Workflow-Analyse mit SAP NetWeaver Business Warehouse ............................................................................ 2407.2.1 Datenfluss und bersicht ber den bereitgestellten

Content ...................................................................... 2417.2.2 Aggregationsschicht .................................................... 2427.2.3 InfoCube mit aggregierten Prozessdaten ..................... 2427.2.4 Verwendung des Standard-BI-Contents ...................... 243


Inhalt

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TEIL II Entwicklung eigener WorkflowsUnabhngig davon, ob Sie einen neuen Workflow anlegen oder einen von SAP bereitgestellten Workflow verwenden, mssen Sie die Funktionsweise des Workflow Builders verstehen. In diesem Kapitel werden die erforderlichen Informationen vermittelt, um Ihren ersten Workflow anzulegen, Ihren Workflow zu erweitern und den Datenfluss sowie die Schritttypenzu verstehen, die Sie beim Anlegen eines Workflows nutzen knnen. Zudem lernen Sie, wie Sie einen Workflow produktiv setzen. 247

8 Anlegen eines Workflows ................................................... 247

8.1 Grundlegendes zum Workflow Builder ................................... 2488.1.1 Look and Feel des Workflow Builders ......................... 2498.1.2 Anlegen des ersten Workflows .................................... 2528.1.3 Speichern, Aktivieren und Testen ................................ 255

8.2 Erweiterung Ihres Workflows ................................................. 2588.2.1 Terminberwachung ................................................... 2588.2.2 Auf welche Weise werden Aufgaben angelegt und

eingesetzt? .................................................................. 2628.2.3 Einsatz von asynchronen Aufgaben ............................. 2708.2.4 Auf welche Weise erfolgt der Zugriff auf Daten und

Aktivitten? ................................................................ 2728.2.5 Benachrichtigungen .................................................... 274

8.3 Grundlegendes zu Containern und Datenfluss ........................ 2758.3.1 Anlegen von Containern und Datenflssen fr

Aufgaben .................................................................... 2768.3.2 Erstellen von Containerelementen im

Workflow-Container ................................................... 2778.3.3 ndern von Containerelementen ................................ 279

8.4 Schritte .................................................................................. 2828.4.1 Welche weiteren Schritttypen gibt es? ........................ 2828.4.2 Wie werden neue Schritte eingefgt? ......................... 2848.4.3 Welche Arten von Ausgngen gibt es? ........................ 2868.4.4 Welche Aufgaben- und Schrittattribute beeinflussen

die Workitem-Ausfhrung? ......................................... 2898.5 Dokumentation, bersetzung, Transport und

Teamentwicklung .................................................................. 2908.5.1 Wie dokumentieren Sie Workflow-Definitionen?......... 2908.5.2 bersetzung des Workflows in andere Sprachen.......... 2918.5.3 Transport neuer Versionen eines Workflows ............... 2918.5.4 Workflow-Entwicklung innerhalb eines Teams............. 293

Bei der erweiterten Workflow-Erstellung werden Themen behandelt, die ber die Schritte zum Anlegen Ihrer ersten Workflows hinausgehen. Dieses Kapitel bietet Workflow-Experten Informationen zu den neueren Workflow-Funktionen und beschreibt deren optimale Verwendung. 295

9 Erweiterte Design-Techniken fr Workflows ..................... 295

9.1 Bedingungen ......................................................................... 2959.1.1 Schrittbedingung: Workitem erzeugen ........................ 2989.1.2 Schrittbedingung: Workitem beenden ........................ 2989.1.3 Schrittbedingung: Ausfhrung beenden ...................... 298


Inhalt

13

9.2 Wie wird die parallele Verarbeitung implementiert? .............. 2999.2.1 Implementierung der tabellengesteuerten

dynamischen Parallelverarbeitung ............................... 3019.2.2 Implementierung eines parallelen Abschnitts .............. 304

9.3 Wiederverwenden von Workflows als Sub-Workflows ........... 3069.4 Modellierte Termine .............................................................. 308

9.4.1 Benachrichtigung der Empfnger per E-Mail, wenn ein Termin berschritten wurde ........................ 308

9.4.2 berspringen des Workitems bei berschreitung eines Termins .............................................................. 309

9.5 Container .............................................................................. 3109.5.1 Container und Datenflsse im Detail .......................... 3109.5.2 Neuimplementierung des Containers .......................... 314

9.6 Datenfluss ............................................................................. 3169.6.1 Datenflusseditor ......................................................... 3179.6.2 Ausdrcke .................................................................. 318

9.7 Blcke und lokale Workflows ................................................. 3199.7.1 Lokale Workflows als Praxisbeispiel fr die

Blockimplementierung ................................................ 3199.7.2 Lokale Workflows und andere von SAP bereit-

gestellte Beispiel-Workflows ....................................... 3209.7.3 Empfohlene Verwendung von lokalen Workflows

im Vergleich zu Sub-Workflows .................................. 3209.8 Ad-hoc-Funktionen und Review-Workflows .......................... 321

9.8.1 Ad-hoc-Funktionen fr kurzfristige nderungen von Workflows ........................................................... 321

9.8.2 Review-Workflow ....................................................... 323

Business-Objekte dienen zur Integration von Anwendungsdaten und -funktionen in einen Workflow. Sie ermglichen SAP Business Workflow die flexible und zuverlssige Kommunikation mit den Anwendungskomponenten. Unabhngig davon, ob Sie vorhandene SAP-Objekttypen erweitern oder eigene Objekttypen erstellen: Sie werden die Leistungsfhigkeitder Business-Objekte schnell zu schtzen wissen. In diesem Kapitel lernen Sie die wichtigsten Funktionen des Business Object Repositorys kennen und erfahren anhand von Beispielen, wie Kunden Business-Objekte einsetzen. 325

10 Business-Objekte ................................................................ 325

10.1 Grundlegendes zu Business-Objekten .................................... 32710.1.1 Terminologie .............................................................. 32910.1.2 Beziehungen zwischen Business-Objekttypen ............. 33110.1.3 Tools fr Business-Objekte ......................................... 33410.1.4 Anzeige vorhandener Business-Objekttypen ............... 336

10.2 Anlegen eigener Business-Objekttypen .................................. 34410.2.1 Anlegen neuer Business-Objekte ................................ 34710.2.2 Erweitern vorhandener Objekttypen mithilfe der

Delegation .................................................................. 35010.3 Anlegen von Business-Objekttypkomponenten ...................... 351

10.3.1 Hinzufgen von Interfaces .......................................... 351


Inhalt

14

10.3.2 Anlegen von Schlsselfeldern ...................................... 35210.3.3 Anlegen von Attributen .............................................. 35410.3.4 Anlegen von Methoden .............................................. 35710.3.5 Anlegen von Ereignissen ............................................. 367

10.4 Programmierung von Business-Objekttypen ........................... 36810.4.1 Schlsselfelder und Objektdeklaration ........................ 37010.4.2 Programmierung von Attributen ................................. 37210.4.3 Programmierung von Methoden ................................. 378

10.5 Ntzliche vordefinierte Objekttypen ...................................... 38410.5.1 Objekttyp SELFITEM ................................................... 38510.5.2 Objekttyp WF_TASK ................................................... 38610.5.3 Objekttyp SYSTEM ..................................................... 38610.5.4 Objekttyp FORMABSENC ........................................... 38610.5.5 Objekttyp USR01 ........................................................ 386

10.6 Praxisbeispiele fr das Customizing von Business-Objekten ... 38710.6.1 Kundenspezifische Attribute ....................................... 38710.6.2 Kundenspezifische Methoden ..................................... 389

Bei ABAP-Klassen handelt es sich um die Weiterentwicklung von ABAP in eine objektorientierte Sprache. Whrend BOR-Objekte spezielle Programmierkenntnisse erfordern, verwenden ABAP-Klassen im Workflow das normale objektorientierte ABAP. Dadurch wird die Entwicklung von Workflows fr Entwickler mit aktuellen ABAP-Entwicklungskenntnissenvereinfacht und die Wiederverwendung von Objekten im Workflow und anderen Anwendungen ermglicht. In diesem Kapitel erlutern wir die erforderlichen Techniken, um ABAP-Klassen effektiv im Workflow anzulegen und zu verwenden. 393

11 ABAP-Klassen ...................................................................... 393

11.1 Grundlegendes zu ABAP-Klassen ........................................... 39411.1.1 Entwicklung von BOR und ABAP ................................ 39411.1.2 Grnde fr die Verwendung von Klassen .................... 39611.1.3 Weitere Ressourcen .................................................... 398

11.2 ABAP-Klassen und BOR-Objekte im Vergleich ....................... 39911.2.1 Interfaces .................................................................... 39911.2.2 Objektidentifikation .................................................... 40011.2.3 Klassen-/Komponentenebene ..................................... 40011.2.4 Attribute ..................................................................... 40111.2.5 Methoden .................................................................. 40111.2.6 Ereignisse .................................................................... 402

11.3 Utility-Klassen ....................................................................... 40211.3.1 Anlegen einer Utility-Klasse ........................................ 40311.3.2 Komponentensichtbarkeit ........................................... 40511.3.3 Methoden .................................................................. 40611.3.4 Verwendung einer Utility-Klasse in einer Aufgabe ....... 40811.3.5 Attribute ..................................................................... 40911.3.6 Funktionale Methoden ............................................... 412

11.4 Business-Klassen .................................................................... 41611.4.1 Local Persistent Object Reference ............................... 418


Inhalt

15

11.4.2 Implementierung von FIND_BY_LPOR ........................ 42111.4.3 Implementierung von LPOR ........................................ 42211.4.4 Instanziierung von ABAP-Klassenobjekten .................. 42311.4.5 Alternative Mglichkeiten zur Instanziierung

von Objekten .............................................................. 42511.4.6 Attribute ..................................................................... 42711.4.7 Attribute im Vergleich zu funktionalen Methoden ....... 428

11.5 Ausnahmeklassen .................................................................. 42911.6 Ereignisse .............................................................................. 435

11.6.1 Reaktion auf Ereignisse ............................................... 43511.6.2 Auslsen von Ereignissen ............................................ 436

11.7 Verwendung von BOR-Objekten in Klassen ........................... 44411.8 Empfehlungen und erweiterte Themen .................................. 450

11.8.1 Performance und Instanzverwaltung ........................... 45011.8.2 Persistente Klassen ..................................................... 45311.8.3 berlegungen zum Klassen-Design ............................. 454

Die Ermittlung der mglichen Bearbeiter und Empfnger fr ein Workitem ist einer der wichtigsten und interessantesten Aspekte der Workflow-Entwicklung. Bei der Erstellung von Regeln zur Bearbeiterermittlung knnen verschiedene Techniken zum Einsatz kommen. Einige dieser Regeln umfassen dedizierte Pflegetransaktionen, whrend andere eine Program-mierung erfordern. Im vorliegenden Kapitel werden die verschiedenen verfgbaren Methoden erlutert. 459

12 Regeln zur Bearbeiterermittlung ......................................... 459

12.1 Ermittlung zustndiger Bearbeiter durch Regelauflsung ........ 46112.2 Grundlegendes zu Regeln ...................................................... 462

12.2.1 Testen und Simulieren von Regeln .............................. 46312.2.2 Regel zur Ermittlung des Betriebsleiters ...................... 463

12.3 Regelauflsung zur Bearbeiterermittlung im Workflow-Schritt .............................................................. 466

12.4 Was geschieht, wenn die Regelauflsung zu keinem Ergebnis fhrt? .......................................................... 468

12.5 Zustndigkeitsregeln .............................................................. 47012.5.1 Zustndigkeitsregeln mit mehreren Kriterien .............. 47012.5.2 Sekundre Prioritten ................................................. 472

12.6 Bearbeiterermittlung mithilfe von SAP-Organisationsdaten .... 47412.7 Funktionsbausteine als Regeln ............................................... 476

12.7.1 Erstellen einer auf einem Funktionsbaustein basierenden Regel ...................................................... 476

12.7.2 Verknpfen von Regelfunktionsbausteinen aus verschiedenen SAP-Komponenten heraus ............. 478

12.8 Auswertungswege als Regeln ................................................. 48112.9 Weitere Optionen fr die Zuweisung zustndiger

Bearbeiter .............................................................................. 48412.10 Praxisbeispiel fr Regeln zur Bearbeiterermittlung ................. 485


Inhalt

16

13 Verwendung von Ereignissen und anderen Business-Interfaces ............................................................. 489

13.1 Grundlegendes zu Ereignissen ................................................ 49013.2 Welche Ereignisse liegen vor ................................................. 492

13.2.1 Suche im Objekt ......................................................... 49213.2.2 Suche in der Ereigniskopplungstabelle ........................ 49313.2.3 Ereignis-Trace nach Beendigung ausschalten ............... 494

13.3 Definition von Ereignissen ..................................................... 49513.4 Erzeugung von Ereignissen in Anwendungen ......................... 496

13.4.1 Erzeugung von Ereignissen mithilfe von nderungsbelegen ...................................................... 498

13.4.2 Erzeugung von Ereignissen bei Statusnderungen ........ 50113.4.3 Erzeugung von Ereignissen mithilfe der

Nachrichtensteuerung ................................................. 50213.4.4 Erzeugung von Ereignissen basierend auf

nderungen an HR-Stammdaten ................................ 50413.4.5 Erzeugung von Ereignissen mithilfe von

Business Transaction Events ........................................ 50513.4.6 Erzeugung von Ereignissen durch Aufruf

einer Workflow-API .................................................... 50613.5 Einsatz von Ereignissen in Workflows .................................... 507

13.5.1 Anweisungen zum Einsatz von Ereignissen in Workflows .............................................................. 507

13.5.2 Auslsende Ereignisse ................................................. 50713.5.3 Startbedingungen fr Workflows ................................ 51213.5.4 Beendende Ereignisse ................................................. 51513.5.5 Workflow-Header-Ereignisse ...................................... 51813.5.6 Geparkte Ereignisse .................................................... 51913.5.7 Ereignis-Queues .......................................................... 520

13.6 Generische Objektdienste ...................................................... 52113.6.1 Manuelles Starten von Workflows .............................. 52213.6.2 Anzeige der Protokolle zusammengehriger

Workflows .................................................................. 52413.6.3 Abonnieren einer Objektinstanz .................................. 52413.6.4 E-Mail-Versand ........................................................... 525

13.7 Starten von Workflows ber Meldungen ................................ 525

Wenn Sie den Prozess um eigene Reports oder Steuerungsmechanismen erweitern mssen, sollten Sie den bewhrten Weg ber ffentliche Schnittstellen whlen, um zuverlssige, stabile und zukunftsfhige Programme bereitzustellen. Dies umfasst offene Workflow-APIs (WAPIs), erweiterte Optionen fr Business-Interfaces und E-Mail-Schnittstellen. In diesemKapitel beschreiben wird die am hufigsten eingesetzten Workflow-APIs. 527

14 Benutzerdefinierte Programme ........................................... 527

14.1 Workflow Engine ................................................................... 52714.1.1 Workitems .................................................................. 528


Inhalt

17

14.1.2 Ereignisse ................................................................... 53314.1.3 Workitem-Status ........................................................ 533

14.2 Workflow-APIs ...................................................................... 53614.2.1 Einfacher WAPI-Container .......................................... 53714.2.2 SAP_WAPI_CREATE_EVENT ....................................... 53714.2.3 SAP_WAPI_START_WORKFLOW ................................ 53814.2.4 SAP_WAPI_WorkitemS_TO_OBJECT ........................... 53914.2.5 SAP_WAPI_READ_CONTAINER .................................. 540

14.3 Erweiterte Techniken beim Einsatz von Business-Interfaces ................................................................ 54014.3.1 Wann sollte ein Workflow mithilfe eines

Ereignisses gestartet werden? ..................................... 54014.3.2 Erzeugung von Ereignissen durch Aufruf eines

Funktionsbausteins ..................................................... 54214.3.3 Erweiterte Ereigniskopplung ....................................... 54714.3.4 Hinzufgen generischer Objektdienste zu eigenen

Transaktionen ............................................................. 55114.3.5 Implementierung der Workflow-Toolbox in eigenen

Transaktionen ............................................................. 55214.4 Office-Dokumentschnittstellen .............................................. 553

14.4.1 Business Communication Services ............................... 55314.4.2 SO_*_API1-Funktionsbausteine .................................. 553

Es kann vorkommen, dass Sie einen Workflow extern als Webservice auslsen mchten. Fr diesen Fall finden Sie in diesem Kapitel die entsprechenden Optionen und Schritte, um einen Workflow als Service zu verffentlichen und diesen extern aufzurufen. 555

15 Servicefhige Workflows .................................................... 555

15.1 Workflows im Kontext eines Geschftsprozesses .................... 55515.2 Webservices und Service-Oriented Architecture .................... 557

15.2.1 Was sind Webservices? ............................................... 55715.2.2 Web Services Description Language ............................ 55815.2.3 Webservices und SOAP .............................................. 55915.2.4 Weitere Webservice-Standards ................................... 561

15.3 Was ist SOA? ......................................................................... 56215.4 SOA bei SAP .......................................................................... 56515.5 Implementierung von Service-Interfaces fr einen

Workflow .............................................................................. 56715.5.1 Funktionsbaustein ...................................................... 56715.5.2 Aktivierung fr Services in der Anwendung

(Inside-Out-Ansatz) .................................................... 56815.5.3 Aktivierung fr Services ber das Enterprise

Services Repository (Outside-In-Ansatz) ...................... 575


Inhalt

18

Das Beheben von Workflow-Problemen ist keine einfache Aufgabe. Doch dank der vielen bereitgestellten Werkzeuge knnen Sie fehlerhafte Workflows schnell untersuchen und korrigieren. Dieses Kapitel wendet sich insbesondere an diejenigen, die mit der Erstellung oder Erweiterung von Workflows zu tun haben. Wenngleich Workflow-Probleme nur selten ineiner Produktivumgebung behoben werden mssen, eignet sich dieses Kapitel ebenfalls fr den Workflow-Administrator. 591

16 Erweiterte Diagnose ............................................................ 591

16.1 Werkzeuge zur Fehlerbehebung ............................................. 59116.2 Diagnoseprotokolle ............................................................... 593

16.2.1 Workflow-Protokoll .................................................... 59316.2.2 Diagnosetransaktion ................................................... 59416.2.3 Ereignis-Trace ............................................................. 59616.2.4 RFC-Protokoll ............................................................. 599

16.3 Debuggen mit dem ABAP Debugger ...................................... 60016.3.1 Workflow-Trace .......................................................... 60116.3.2 Wann werden Workflow-Traces verwendet? ............... 606

16.4 Vorbereiten einer Aufgabe fr den Produktivstart .................. 606

Upgrade-Projekte umfassen auch dann Workflow-Upgrades, wenn der Workflow auf eine rein technische Aktualisierung begrenzt ist. In diesem Kapitel erhalten Sie Empfehlungen zur Planung und Durchfhrung eines Upgrades. 613

17 Upgrade von SAP Business Workflow ................................ 613

17.1 Erste Schritte beim Upgrade von SAP Business Workflow ...... 61317.2 Erforderliche Schritte vor dem Upgrade ................................. 615

17.2.1 Abschluss aller laufenden Workflow-Instanzen ............ 61517.2.2 Anlegen der Workflow-Testplne ................................ 61517.2.3 WF- und T-Aufgaben vs. WS- und TS-Aufgaben .......... 61617.2.4 Bereinigung der Laufzeittabellen ................................. 616

17.3 Erforderliche Schritte whrend des Upgrades und nach dem Upgrade ........................................................................ 61717.3.1 Konvertierung der Ereigniskopplungstabellen ............. 61717.3.2 Basis Support Package ................................................ 61717.3.3 Konfiguration des Systems fr den Workflow .............. 61817.3.4 Workflow-Definition und Datenfluss ........................... 61817.3.5 Tabellen SWW_CONTOB und SWW_CONT ................ 61817.3.6 Verndertes Sperrverhalten der Laufzeit ...................... 61917.3.7 Weitere Probleme nach dem Upgrade ........................ 621

17.4 Wichtige SAP-Hinweise ......................................................... 622

TEIL III UI-Technologien und SAP Business WorkflowBeim Entwurf eines Workflows konzentriert sich der Groteil der Zeit auf den Prozess: Habe ich den Prozess richtig gestaltet und sind die richtigen Personen daran beteiligt? Natrlich ist es auch wichtig, dass Sie die Erfahrungen der Anwender bercksichtigen. In diesem Kapitel beleuchten wir die verschiedenen Optionen der Benutzeroberflche und erluternderen gemeinsame Merkmale. 627

18 Optionen der Benutzeroberflche ....................................... 627

18.1 Inbox und Benutzeroberflche ............................................... 62818.2 Container und Datenfluss ...................................................... 630

18.2.1 Angepasste Benutzeroberflche innerhalb des Datenflusses beim Einsatz der Universal Worklist......... 631


Inhalt

19

18.2.2 bliche Schritte beim Einsatz von Web Dynpro und Business Server Pages mit der Universal Worklist ......... 633

Benutzerentscheidungen werden in SAP Business Workflow sehr hufig eingesetzt. In diesem Kapitel erlutern wir Optionen fr Benutzerentscheidungen und beschreiben anschlieend die wichtigsten Berhrungspunkte, die zwischen Benutzerentscheidungen bei Web Dynpro ABAP und dem Schritttyp Benutzerentscheidung in SAP Business Workflow existieren. 635

19 Verwendung von Web Dynpro ABAP .................................. 635

19.1 Beispiel anhand einer Benutzerentscheidung ......................... 63619.1.1 Standardmige Benutzerentscheidung ...................... 63619.1.2 Benutzerentscheidung mit Notiz in der

Universal Worklist ....................................................... 63719.1.3 Benutzerentscheidung mit Web Dynpro ABAP ............ 641

19.2 Erforderliche Einstellungen in Web Dynpro ABAP .................. 64419.2.1 Web-Dynpro-ABAP-Anwendung ................................ 64519.2.2 Window ..................................................................... 64719.2.3 Main-View .................................................................. 648

19.3 Konfiguration fr die Universal Worklist ................................ 65119.4 Sicherstellen, dass der Benutzer das Workitem nur in

der Universal Worklist ausfhrt .............................................. 653

Die Verwendung von Web Dynpro Java in SAP Business Workflow ist sinnvoll, wenn Sie bereits ber Java-Kenntnisse verfgen oder wenn Sie mit einer Anwendung arbeiten, in der hauptschlich Web Dynpro Java als Benutzeroberflche eingesetzt wird. In diesem Kapitel beschreiben wir die wichtigsten Berhrungspunkte zwischen Web Dynpro Java und SAPBusiness Workflow. 655

20 Verwendung von Web Dynpro Java .................................... 655

20.1 Praxisbeispiel zu Web Dynpro Java und Workflow ................. 65520.2 Welche Schritte mssen auf Workflow-Seite

ausgefhrt werden? ............................................................... 65720.3 Welche Schritte mssen auf Java-Seite ausgefhrt

werden? ................................................................................ 66420.3.1 Prsentationsschicht ................................................... 66520.3.2 Modellschicht ............................................................. 666

20.4 Welche Schritte mssen in der Universal Worklist ausgefhrt werden? ............................................................... 670

Business Server Pages knnen auf unterschiedliche Art und Weise mit dem Workflow interagieren. In diesem Kapitel beleuchten wir einige der Mglichkeiten, mit deren Hilfe Sie die richtige Herangehensweise fr Ihr Projekt auswhlen knnen. Auerdem erlutern wir, wie fr Workflow- und Nicht-Workflow-Anwendungen unter Verwendung von ABAP-Klasseneine gemeinsame Codebasis genutzt werden kann. 675

21 Verwendung von Business Server Pages ............................. 675

21.1 Beispiel-BSP und Workflow erstellen ..................................... 67521.1.1 Grundlagen schaffen ................................................... 67521.1.2 Webservice-Handler einrichten ................................... 682

21.2 BSP starten und Daten bermitteln ........................................ 68421.2.1 Definition des Workflow-Services und Anlegen

einer Aufgabe ............................................................. 68421.2.2 Anlegen eines Test-Workflows .................................... 68621.2.3 Starten einer BSP-Anwendung im Business

Workplace .................................................................. 687


Inhalt

20

21.2.4 Starten einer BSP-Anwendung in einer anderen Webanwendung ............................................ 688

21.2.5 Starten einer BSP-Anwendung in der Universal Worklist ....................................................... 688

21.3 Workflow-Aufgaben in BSP-Anwendungen abschlieen ......... 691

Mithilfe von Formularen kann in SAP Business Workflow eine einfache Benutzeroberflche erstellt werden. In diesem Kapitel werden die in SAP Business Workflow verfgbaren Formularoptionen erlutert. 701

22 Verwendung von Formularen .............................................. 701

22.1 SAP Interactive Forms by Adobe ............................................ 70122.2 SAP Business Workflow-Formulare ........................................ 702

22.2.1 Anlegen einfacher Formulare ...................................... 70322.2.2 Dokumentvorlagen ..................................................... 706

Workflow-Entscheidungen direkt im Lotus-Notes-Posteingang zu treffen, hat offenkundige Vorteile. Alloy, ein gemeinsames Produkt von SAP und IBM, bietet hierfr die Grundlage. Da es sich um eine gemeinsame Entwicklung handelt, gehen die Vorteile weit ber das in der Vergangenheit Erreichte hinaus, sodass sich neue Mglichkeiten ergeben. In diesemKapitel werden Alloy und die Mglichkeiten des Zusammenspiels mit SAP Business Workflow vorgestellt. 709

23 Alloy Lotus-Notes-Integration ......................................... 709

23.1 Design-Paradigma ................................................................. 71023.1.1 Seitenleiste ................................................................. 71023.1.2 E-Mail-Eingang ........................................................... 71223.1.3 Entscheidungssichten .................................................. 71323.1.4 Kalendereintrge ........................................................ 715

23.2 Voraussetzungen fr Alloy ..................................................... 71623.3 Generische Workflow-Funktionen ......................................... 71723.4 Hinzufgen neuer Entscheidungen zu Alloy ........................... 718

23.4.1 Hinzufgen neuer Entscheidungsschritte ..................... 72023.4.2 Entwurf einer neuen Benutzeroberflche fr

die Entscheidung ........................................................ 72123.4.3 Hinzufgen weiterer Daten aus dem SAP-Kontext ....... 72323.4.4 Hinzufgen einer Dialogaufgabe ................................. 72323.4.5 Erweiterungen der Seitenleiste .................................... 724

23.5 Standardentscheidungen in Alloy ........................................... 724

Die Softwarelsung Duet von SAP und Microsoft ermglicht Benutzern eine einfache und schnelle Interaktion mit SAP-Geschftsprozessen in der vertrauten Microsoft-Office-Umgebung. Dieses Kapitel beinhaltet einfhrende Informationen zur Verwendung von Duet im Zusammenhang mit Genehmigungsablufen aus SAP Business Workflow. 727

24 Duet Microsoft-Office-Integration .................................. 727

24.1 Layout zur Entwicklungszeit ................................................... 72924.2 Funktionsweise einer Genehmigungs-Workflow-

Anwendung in Duet .............................................................. 73324.3 Voraussetzungen fr die Verwendung des Duet-

Workflow-Musters zur Genehmigung .................................... 73624.4 Anlegen einer eigenen Genehmigungs-Workflow-

Anwendung ........................................................................... 73724.4.1 Hinzufgen neuer Entscheidungen zu Duet ................. 739


Inhalt

21

24.4.2 Entwurf einer neuen Benutzeroberflche fr die Entscheidung ........................................................ 741

24.4.3 Hinzufgen weiterer Daten aus dem SAP-Kontext ....... 74324.4.4 Hinzufgen einer Dialogaufgabe ................................. 74324.4.5 Erweiterungen der Seitenleiste ................................... 744

TEIL IV Verwendung von SAP Business Workflow in SAP Business Suite-Anwendungen

In SAP Supplier Relationship Management wird SAP Business Workflow als zentrale technische Infrastruktur fr kritische Aufgaben verwendet, wie zum Beispiel fr die Verarbeitung von Einkaufswagen, Bestellungen und Rechnungen sowie fr die Besttigung des Wareneingangs bzw. der Erbringung einer Dienstleistung. In diesem Kapitel wird gezeigt, dass dieseVerarbeitung eine zentrale Rolle im SAP SRM-System spielt. 747

25 SAP Supplier Relationship Management ............................ 747

25.1 Genehmigungsprozesse ......................................................... 75025.1.1 Einfache Genehmigungsprozesse ................................ 75025.1.2 Komplexe Genehmigungsprozesse .............................. 75025.1.3 Konzepte und Anforderungen fr die

Verarbeitung von Genehmigungen in SAP SRM........... 75125.2 SAP SRM-Genehmigungs-Frameworks ................................... 75725.3 Prozessgesteuerter Workflow im Detail ................................. 759

25.3.1 Technischer Hintergrund ............................................. 76225.3.2 Allgemeine Voraussetzungen fr die

Belegverarbeitung ....................................................... 76325.3.3 Konfiguration von Genehmigungsstufen ..................... 76325.3.4 Business Rules Framework .......................................... 76625.3.5 Bearbeiterermittlung ................................................... 76825.3.6 bersicht ber den Genehmigungsprozess

Benutzerorientierte Prozessvisualisierung .................... 77025.4 Praxisbeispiel fr einen prozessgesteuerten Workflow ........... 774

25.4.1 Einfaches Szenario, Ausfhrung ohne Genehmigung .... 77425.4.2 Konfiguration einer zweistufigen Genehmigung........... 77625.4.3 Details zur BRF-Integration ......................................... 777

25.5 Anwendungsgesteuerter Workflow im Detail ......................... 78025.5.1 Einstufige und zweistufige Genehmigungen ................ 78125.5.2 N-stufiges BAdI .......................................................... 78125.5.3 Von SAP bereitgestellte BAdIs und Workflow-Muster.. 78325.5.4 Auf einer Einzelposition basierendes BAdI .................. 78425.5.5 nderung der Belege im anwendungsgesteuerten

Workflow durch Genehmigende ................................. 78425.5.6 Konfiguration von Genehmigungsprozessen ................ 78525.5.7 Bearbeiterermittlung ................................................... 78825.5.8 Ad-hoc-Bearbeiterzuordnung ...................................... 789


Inhalt

22

25.5.9 Implementierung von dynamischen Prozessen ............. 79125.5.10 Verfolgen von Workflow-Instanzen ............................. 796

25.6 Praxisbeispiel fr einen anwendungsgesteuerten Workflow ... 79625.6.1 Ohne Genehmigung .................................................... 79725.6.2 Zweistufige Genehmigung .......................................... 797

25.7 Inbox ..................................................................................... 79825.8 Offline-Funktionalitt ............................................................ 799

25.8.1 Ausgangsverarbeitung ................................................. 80025.8.2 Offline-Genehmigung durch den Empfnger ............... 80025.8.3 Eingangsverarbeitung .................................................. 800

25.9 Terminberwachung .............................................................. 80125.10 Empfehlungen zu den ersten Schritten ................................... 802

25.10.1 Upgrade eines Systems ............................................... 80225.10.2 Archivierung ............................................................... 80425.10.3 Neuinstallation ........................................................... 805

Kunden erwarten eine schnelle Antwort auf ihre Anfragen. Der Einsatz von Workflows in SAP Customer Relationship Management ermglicht eine schnelle und przise Reaktion auf Kundenanfragen. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass die erforderlichen Genehmigungsprozesse immer eingehalten werden und problemlos neuen Anforderungen angepasst werdenknnen. In diesem Kapitel erlutern wir wichtige SAP CRM-Konzepte, die SAP Business Workflow beeinflussen. Sie erfahren, welche Optionen in SAP CRM-Systemen fr SAP Business Workflow bereitgestellt werden und wie Sie die von SAP zur Verfgung gestellten Workflows anpassen knnen. 809

26 SAP Customer Relationship Management .......................... 809

26.1 Einfhrung ............................................................................. 81026.1.1 One-Order-Konzept .................................................... 81126.1.2 Geschftsvorgang und SAP CRM-Business-Objekte...... 81326.1.3 Vorgangshistorie ......................................................... 81526.1.4 SAP CRM-UI-Framework ............................................ 81626.1.5 Portalintegration ......................................................... 819

26.2 Customizing- und Workflow-Administration .......................... 81926.2.1 Workflow-Customizing ............................................... 81926.2.2 Workflow-Administration ........................................... 820

26.3 Integration eigener Workflows .............................................. 82026.3.1 Statusverwaltung ........................................................ 82026.3.2 Aktionen ..................................................................... 82026.3.3 Bearbeiterermittlung ................................................... 821

26.4 SAP CRM-Worklist ................................................................ 82326.4.1 Grundlegendes zur Workflow-Inbox ........................... 82526.4.2 Dynamische Navigation und die Workflow-Inbox ........ 82626.4.3 Navigations-Customizing der Workflow-Inbox............. 82826.4.4 Besonderheiten von Dialogaufgaben auf Basis v

on Workflow-ABAP-Klassen ....................................... 83026.4.5 Zustzliches Customizing und Personalisierung ............ 83126.4.6 SAP ERP-Integration ................................................... 83226.4.7 Universal-Worklist-Integration .................................... 83426.4.8 Administrative Standard-Workflows ............................ 835


Inhalt

23

26.5 Standard-Workflows in SAP CRM .......................................... 83526.5.1 Marketing: Kampagnenautomatisierung ..................... 83626.5.2 Vertrieb Umwandlung von Leads in

Opportunitys .............................................................. 83726.6 Beispielimplementierung eines Kunden-Workflows in

SAP CRM ............................................................................... 84026.6.1 Szenario und Anforderungen fr den kunden-

spezifischen Workflow ................................................ 84026.6.2 Implementierung des Workflows ................................ 84126.6.3 Anlegen eines BOL-Modells fr Ihre SAP

CRM-Workflows ......................................................... 84426.6.4 Implementierung der Workflow-Anwendung .............. 84626.6.5 Einrichten der dynamischen Navigation ...................... 85426.6.6 Aktion zum automatischen Setzen des Status

Von Sales akzeptiert ................................................ 85726.6.7 Allgemeine Einstellungen fr den Folgeprozess............ 86126.6.8 Ausfhren des Workflows ........................................... 86226.6.9 Optionale Erweiterung ................................................ 865

27 SAP ERP Human Capital Management Prozesse und Formulare ..................................................................... 867

27.1 Business-bersicht ................................................................ 86827.1.1 Prozesse in SAP ERP HCM .......................................... 86927.1.2 Senden von Formularen .............................................. 87027.1.3 Genehmigen von Formularen ...................................... 87327.1.4 Bearbeiten von Formularen

(berarbeiten oder Abschlieen) ................................ 87427.1.5 Nachverfolgen von Formularen ................................... 87527.1.6 Weitere Funktionen .................................................... 87627.1.7 Einschrnkungen ......................................................... 877

27.2 Technische bersicht ber HCM Prozesse und Formulare ...... 87727.2.1 Adobe Document Services .......................................... 87827.2.2 Business Function Set ................................................. 87927.2.3 SAP ERP HCM Prozesse und Formulare Design

Time ........................................................................... 87927.2.4 Adobe LiveCycle Designer .......................................... 88127.2.5 Adobe Reader ............................................................. 88227.2.6 Workflow-Muster ....................................................... 88227.2.7 SAP Case Management ............................................... 88327.2.8 Web-Dynpro-ABAP-Anwendungen ............................ 884

27.3 Standard-Workflows in HCM Prozesse und Formulare ........... 885


Inhalt

24

27.4 Workflow-Techniken ............................................................. 88727.4.1 Aufruf webbasierter SAP-Anwendungen ber

Transaktion SWFVISU ................................................. 88727.4.2 Programm-Exits .......................................................... 89027.4.3 XML-Datei fr die Universal-Worklist-

Konfiguration .............................................................. 89127.5 Anlegen eigener Workflows ................................................... 892

27.5.1 Interaktive Komponenten ........................................... 89327.5.2 Hintergrundkomponenten .......................................... 89527.5.3 Problembehandlung ................................................... 896

27.6 UWL-Konfiguration ............................................................... 89627.6.1 Unteransichten ........................................................... 89727.6.2 Buttons (Aktionen) ..................................................... 899

28 Einrichtung eines von SAP bereitgestellten SAP ERP-Workflows ........................................................... 901

28.1 Wie finde ich von SAP bereitgestellte Workflows? ................. 90228.1.1 Suche nach dokumentierten SAP-Workflows im

SAP Help Portal .......................................................... 90228.1.2 Suche nach Workflows im Workflow Builder .............. 90328.1.3 Technische Workflows ................................................ 904

28.2 Wie sieht das Geschftsszenario des Beispiels aus? ................ 90428.3 Welche SAP-Workflows sind beteiligt? .................................. 90528.4 Wie wird der Workflow gestartet? ......................................... 90628.5 Wie wird dieses Szenario aktiviert? ........................................ 90728.6 Hufig verwendete SAP ERP-Workflows ................................ 909

ArchiveLink bietet die erforderliche Infrastruktur, um Dokumentinformationen direkt fr die berechtigten Benutzer verfgbar zu machen. Der Workflow wird eingesetzt, um zu koordinieren, wie digitalisierte Dokumente gespeichert und mit den Business-Objekten in der SAP Business Suite verknpft werden. Anschlieend wird die nachfolgende Verarbeitungmithilfe des Workflows beschleunigt. 911

29 ArchiveLink .......................................................................... 911

29.1 Was ist ArchiveLink? .............................................................. 91129.1.1 Technische Seite ......................................................... 91229.1.2 Betriebswirtschaftliche Seite ....................................... 913

29.2 ArchiveLink-Standardszenarien .............................................. 91429.2.1 Integration von ArchiveLink in SAP Business

Workflow .................................................................... 91529.2.2 Business-Objekttypen ................................................. 918

921

Anhang ...................................................................................... 921

A Tipps und Tricks ............................................................................... 923A.1 Arbeiten mit Wizards ............................................................. 923


Inhalt

25

A.2 Arbeiten mit E-Mails ............................................................. 925A.2.1 Schritt Mail versenden ............................................. 926A.2.2 Arbeiten mit Anlagen .................................................. 928A.2.3 Bestimmung von Empfngern mithilfe der

Regelauflsung ........................................................... 929A.2.4 berlegungen zum Customizing ................................. 930

A.3 Anzeige des Entscheidungstrgers in einem Folgeschritt ........ 932A.4 Anlegen eigener Benutzerentscheidungsmuster ..................... 933A.5 Arbeiten mit Neben-, Vor- und Folgemethoden .................... 934

A.5.1 Nebenmethoden ........................................................ 934A.5.2 Vor- und Folgemethoden ........................................... 935

A.6 Durchlaufen einer mehrzeiligen Liste in einer Schleife ............ 936A.7 Dynamische Erstellung von Objektreferenzen ........................ 937A.8 Auf dem Werkskalender basierende Termine ......................... 938

A.8.1 Erstellung des Terminobjekts ...................................... 939A.8.2 Verwendung des Terminobjekttyps im Workflow......... 941

A.9 Optimale Nutzung modellierter Termine ................................ 942A.9.1 Alternative Manahmen ............................................. 942A.9.2 Modellierte Termine fr (wiederholte)

Benachrichtigungen .................................................... 943A.10 Ad-hoc-Ankerschritt .............................................................. 944A.11 Review-Workflows ................................................................ 945

B Leitfaden fr die Fehlersuche ........................................................... 947B.1 Untersuchung eines nicht startenden Workflows ................... 947

B.1.1 Wurde der Workflow tatschlich nicht gestartet? ........ 947B.1.2 Wurde das auslsende Ereignis richtig

konfiguriert? ............................................................... 948B.1.3 Untersuchung der RFC-Queue: Wurde die

Ereignisauslsung abgebrochen? ................................. 948B.1.4 Prfen Sie die Workflow-Definition auf Konsistenz...... 950B.1.5 Simulieren Sie das Ereignis .......................................... 950B.1.6 Weshalb wird der Workflow nicht gestartet? .............. 951

B.2 Ein Workflow wird frhzeitig angehalten ............................... 952B.3 Wahrscheinlichste Ursachen

(und wie Sie sie vermeiden) ................................................... 954B.3.1 Hintergrund-Workitems werden whrend der

Ausfhrung abgebrochen ............................................ 954B.3.2 Business-Objekt nicht vorhanden ................................ 955B.3.3 Inkonsistente Definition .............................................. 957B.3.4 Workflow-Schritt muss manuell besttigt werden ....... 957B.3.5 Bedingung wurde nicht ordnungsgem

eingerichtet ................................................................ 958


Inhalt

26

B.4 Untersuchung von Datenflussproblemen mit dem Workflow-Trace ..................................................................... 958

B.5 Ermittlung der Grnde fr das doppelte oder mehrfache Auslsen eines Workflows ..................................................... 959

B.6 Ermittlung der Grnde fr das Fehlschlagen der Workitem-bermittlung ......................................................................... 960B.6.1 Prfen Sie, ob der Bearbeiter dem Workitem

zugeordnet wurde ...................................................... 961B.6.2 Prfen Sie, ob der Bearbeiter der Aufgabe

zugeordnet wurde ...................................................... 961B.6.3 Prfen Sie, ob es sich um einen ausgeschlossenen

Bearbeiter handelt ...................................................... 962B.6.4 Prfen Sie, ob die Bearbeitermittlungsregel

einen Benutzer ausgewhlt hat ................................... 962B.7 Untersuchung der Grnde fr eine Zuweisung des

Workitems zum falschen Bearbeiter ....................................... 962B.8 Untersuchung der Grnde, weshalb der Workflow

einen falschen Verlauf nimmt ................................................ 963C Erste-Hilfe-Kasten fr den Administrator .......................................... 965

C.1 Beheben von Workitem-Fehlern ............................................ 965C.1.1 Vermeidung eines erneuten Auftretens

von Problemen ........................................................... 969C.1.2 Untersttzende Werkzeuge bei Workitem-

Problemen .................................................................. 969C.2 Beheben von Workflow-Instanzfehlern .................................. 971

C.2.1 Beseitigung von Workflow-Instanzfehlern ................... 971C.2.2 Vermeidung des nochmaligen Auftretens von

Workflow-Instanzproblemen ...................................... 972C.2.3 Untersttzende Werkzeuge fr Workflow-

Instanzfehler ............................................................... 972C.3 Auffinden scheinbar verschwundener Workflows ................... 974

C.3.1 Ursache ...................................................................... 974C.3.2 Problemlsung ............................................................ 974

C.4 Beseitigung von Ereigniskopplungsfehlern ............................. 974C.4.1 Korrektur nicht gestarteter Workflows ........................ 976C.4.2 Verhindern des erneuten Auftretens von

Ereigniskopplungsfehlern ............................................ 978C.4.3 Untersttzende Werkzeuge bei Problemen mit

der Ereigniskopplung .................................................. 978


Inhalt

27

D Workflow-Makros ............................................................................ 979D.1 Spezielle Makros fr Implementierungsprogramme ................ 979D.2 Makros fr die allgemeine Workflow-Programmierung .......... 980

D.2.1 Makros zur Bearbeitung ganzer Container ................... 980D.2.2 Laufzeitcontainer vs. persistente Container ................. 981D.2.3 Makros zur Verarbeitung von Elementen aus

dem Container ............................................................ 981D.2.4 Makros zur Verarbeitung von Objektreferenzen........... 981D.2.5 Makros fr den Abruf von Objektattributen ................ 982D.2.6 Makro fr den Aufruf von Objektmethoden ................ 982

E Vorbereitung auf die Java-Entwicklung ............................................. 983F Zustzliche Informationen fr SAP SRM ........................................... 989

F.1 Verfgbare Business Configuration Sets ................................. 989F.2 BAdI-Implementierungen fr die Bearbeiterermittlung .......... 990F.3 Erweiterte Problembehandlung fr prozessgesteuerte

Workflows ............................................................................. 1000F.3.1 Workflow wurde nicht gestartet .................................1000F.3.2 Der Workflow wurde bis zur Beendigung

ausgefhrt, der Einkaufswagen befindet sich jedoch weiterhin im Status Warten auf Genehmigung ............................................................1001

F.3.3 Genehmigungs-Workitem wurde nicht ordnungsgem gesendet ...........................................1002

F.3.4 Genehmigungsanzeige ist falsch oder enthlt keine Daten ................................................................1003

F.4 Erweiterte Problembehandlung fr anwendungsgesteuerte Workflows ............................................................................. 1004F.4.1 Workflow wurde nicht gestartet .................................1004F.4.2 Der Workflow wurde bis zur Beendigung

ausgefhrt, der Einkaufswagen befindet sich jedoch weiterhin im Status Warten auf Genehmigung ............................................................1005

F.4.3 Genehmigungs-Workitem wurde angelegt,jedoch nicht ordnungsgem gesendet .......................1005

F.4.4 Genehmigungsanzeige ist falsch oder enthlt keine Daten ................................................................1006

G Die Autoren ..................................................................................... 1007

Index...................................................................................................... 1015


247

Unabhngig davon, ob Sie einen neuen Workflow anlegen oder einen von SAP bereitgestellten Workflow verwenden, mssen Sie die Funk-tionsweise des Workflow Builders verstehen. In diesem Kapitel wer-den die erforderlichen Informationen vermittelt, um Ihren ersten Workflow anzulegen, Ihren Workflow zu erweitern und den Daten-fluss sowie die Schritttypen zu verstehen, die Sie beim Anlegen eines Workflows nutzen knnen. Zudem lernen Sie, wie Sie einen Workflow produktiv setzen.

8 Anlegen eines Workflows

Der Workflow Builder stellt das zentrale Werkzeug fr das Anlegen, Anzei-gen und Verarbeiten eines Workflows dar. Der Zugriff auf den WorkflowBuilder erfolgt ber Transaktion SWDD. Alternativ whlen Sie denMenpfad Werkzeuge Business Workflow Entwicklung Definitions-werkzeuge Workflow Builder Workflow Builder. Sie knnen inner-halb des Workflow Builders smtliche Bestandteile eines Workflows anle-gen, einschlielich Prozessfluss, Details zu jedem Schritt und Datenflusszwischen den Schritten.

In diesem Kapitel werden die wichtigsten Funktionen des Workflow Buil-ders beschrieben, sodass Sie mithilfe dieser Grundlagen mit der Entwicklungeigener Workflows beginnen knnen. Um den Workflow Builder vorzustel-len, erlutern wir, wie Sie einen einfachen Workflow anlegen. Anschlieenderweitern wir diesen einfachen Workflow, um zustzliche Funktionen zuerlutern. Allerdings liefern diese Beschreibungen keine umfassenden Infor-mationen zu smtlichen Workflow-Funktionen. Eine detaillierte Beschrei-bung aller Funktionen des Workflow Builders finden Sie im SAP Help Portal(http://help.sap.com).

Die meisten Workflows werden durch ein Ereignis in einer Geschftsanwen-dung gestartet (z. B. wenn ein Auftrag angelegt, ein Angebot eingegeben,eine E-Mail empfangen oder ein Dokument gedruckt wird bzw. wenn einFehler auftritt). Die Daten, die von diesem Ereignis an den Workflow ber-geben werden mssen, werden in einem sogenannten Datenfluss definiert.Ereignisse werden in Kapitel 13, Verwendung von Ereignissen und anderenBusiness-Interfaces, und in Kapitel 14, Benutzerdefinierte Programme,


Anlegen eines Workflows8

248

beschrieben. Sie knnen einen Workflow auch direkt starten, z. B. bereinen Transaktionscode, eine Benutzeroberflche oder ein Konzept, das alsgenerischer Objektdienst bezeichnet wird (siehe auch Kapitel 13). Da Ereig-nisse ein wichtiges und eigenstndiges Thema darstellen und der Schwer-punkt in diesem Kapitel auf den Grundlagen des Workflow Builders liegensoll, wird der Workflow an dieser Stelle mithilfe von Testwerkzeugen direktgestartet.

Die fr den Workflow erforderlichen Daten werden in einem Workflow-Con-tainer gespeichert. Jeder Workflow besteht aus einer Reihe von Workflow-Schritten, die zur Ausfhrung von Aktivitten oder zur Steuerung des Work-flows dienen. Daten knnen von einem Schritt an den nchsten bergebenwerden. Die Aktivitten werden innerhalb von Aufgaben durchgefhrt. BeiBedarf kann ein und dieselbe Aufgabe in verschiedenen Workflow-Schritteneingesetzt werden (oder sogar in einzelnen Schritten unterschiedlicherWorkflows). Eine Aufgabe verfgt ber einen Aufgabencontainer, der alle frdiese Aufgabe erforderlichen Daten enthlt. Wie bereits beschrieben, wirdder Begriff Datenfluss fr die bergabe von Daten vom Workflow-Containerin den Aufgabencontainer bzw. vom Aufgabencontainer zurck in denWorkflow-Container verwendet. Jeder Schritt verfgt abhngig von Schritt-typ, Aufgabe und Aktion, die ber den Schritt ausgefhrt wird, ber einenoder mehrere Ausgnge. Ein Genehmigungsschritt verfgt z. B. mglicher-weise ber die Ausgnge Genehmigen oder Ablehnen.

Bei Ausdrcken handelt es sich um Variablen, mit denen der Workflowgesteuert wird (z. B. Zweige) oder Ergebnisse bereitgestellt werden (z. B. dieBearbeiterkennung zur Ausfhrung eines Schrittes). Bei Ausdrcken kann essich um einfache Containerelemente oder um die Attribute von Business-Objekten handeln (diese werden in Kapitel 10, Business-Objekte, und inKapitel 11, ABAP-Klassen, erlutert). Mithilfe der Grunddaten werden dieallgemeinen Aspekte des Workflows gesteuert, wie z. B. die Konstruktor-und Destruktormethoden sowie die Standardeinstellungen fr die Work-flow-Schritte. Ein Teil dieser Grunddaten gilt nur fr eine Workflow-Ver-sion, ein Teil ist versionsunabhngig. Und schlielich verfgt ein Workflowimmer ber einen Endpunkt. Es gibt keine verborgenen Ausgangspunkte.

8.1 Grundlegendes zum Workflow Builder

Dieser Abschnitt hilft Ihnen, sich mit dem Workflow Builder vertraut zumachen.


Grundlegendes zum Workflow Builder 8.1

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8.1.1 Look and Feel des Workflow Builders

Der Workflow Builder bietet eine grafische Ansicht der Workflow-Defini-tion. Das Workflow-Builder-Fenster gliedert sich in die folgenden Bereiche(siehe auch Abbildung 8.1); Sie knnen die Gre der einzelnen Bereichegem Ihren Anforderungen anpassen:

WorkflowHier knnen neue Schritte in die Workflow-Definition eingefgt und vor-handene Schritte bearbeitet werden. Durch Doppelklicken auf einenSchritt wird die zugehrige Schrittdefinition aufgerufen.

bersichtHier wird die bersichtsgrafik mit smtlichen Schritten in einem Work-flow angezeigt. Der zurzeit im Workflow-Bereich dargestellte Teil derWorkflow-Grafik ist mit einem grnen Rechteck gekennzeichnet. Durchnderung der Gre oder Position des Rechtecks ndern Sie die Anzeigeim Workflow-Bereich.

Abbildung 8.1 Hauptelemente des Workflow Builders

SchritttypenSchritttyp ist die Standardansicht, wenn Sie einen Workflow eingeben. Indiesem Bereich werden alle Schritttypen aufgefhrt, die Sie in Ihrem

Information

Navigation

Schritttypen

Meldungen

bersicht

Workflow



250

Ablauf einfgen knnen. Um einen neuen Schritt im Workflow einzuf-gen, ziehen Sie den Schritt in das Workflow-Fenster und platzieren ihn ander gewnschten Position.

Wenn Sie neue Schritttypen auf diese Weise in den Workflow ziehen, wirdan den geeigneten Positionen, an denen Schritte hinzugefgt werden kn-nen, ein Pluszeichen (+) angezeigt. In Abbildung 8.1 wird eine einge-schrnkte Liste mit Schrittoptionen dargestellt. Wenn Sie diesen Bereichvergrern, werden weitere Schrittoptionen sichtbar (siehe Abbildung 8.2).

Abbildung 8.2 Weitere Schrittoptionen

InformationIn diesem Bereich (siehe Abbildung 8.3) wird angezeigt, welcher Work-flow in welcher Definition geladen ist und welchen Status dieser Work-flow besitzt. Darber hinaus wird die Versionsnummer des Workflows imOriginalsystem angegeben. Um eine andere Version zu laden, whlen Siedie Version aus. Um einen anderen Workflow zu laden, geben Sie dieWorkflow-Nummer mit dem Format WS ein und drcken Sie die()-Taste. Wenn Sie die Workflow-Nummer nicht kennen, whlen Sieden Pfeil, um nach dem Workflow zu suchen.

Abbildung 8.3 Informationsbereich



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NavigationIn diesem Bereich wird eine Liste aller Schritte innerhalb des Workflowsangezeigt. Sie knnen aus dieser Liste direkt in die zugehrige Schrittdefi-nition verzweigen. Ebenso wie die anderen Bildbereiche im WorkflowBuilder knnen Sie auch diesen Bereich in der Gre verndern, um alleerforderlichen Informationen anzeigen lassen zu knnen. Die angezeigteSchrittnummer entspricht der Nummer im technischen Protokoll. (Proto-kolle werden in Kapitel 6, Workflow-Administration, behandelt.)

MeldungenHier werden Meldungen wie allgemeine Meldungen und Ergebnisse aus denVerwendungsnachweisen, Syntaxprfungen und Suchvorgngen angezeigt.

Optionale Informationen fr die AnzeigeNeben den in Abbildung 8.1 dargestellten Bereichen knnen Sie optionalden Bereich Schritttypen in einen der in Abbildung 8.4 aufgefhrtenBereiche ndern.

Abbildung 8.4 Optionale Informationen fr die Anzeige

Workflow-ContainerDer Workflow-Container umfasst smtliche Elemente, die whrendder Lebensdauer des Workflows bentigt werden. Containerelementewerden automatisch angelegt, Sie knnen jedoch auch eigene Work-flow-Containerelemente erstellen.

Meine Workflows und Aufgabenber diesen Bereich knnen Sie rasch smtliche Workflows anzeigen,die Sie bearbeitet haben. Darber hinaus knnen Sie nach Aufgabensuchen, die zur Liste hinzugefgt werden sollen. Durch Ihre Auswahlwird auch festgelegt, welche Aufgaben im Business Workflow Explo-rer angezeigt werden. Hierbei handelt es sich um eine separate Trans-aktion (Transaktionscode SWDM).

Dokumentvorlagenber Dokumentvorlagen werden digitale Dokumente zu einem Work-flow hinzugefgt. Hier werden alle Dokumentvorlagen des Workflows



252

angezeigt, die in Schritten vom Typ Dokument aus Vorlage verwendetwerden knnen. Mithilfe eines Verwendungsnachweises knnen Sieermitteln, in welchen Schritten Dokumentvorlagen eingesetzt wurden.

Workflow WizardsHier werden alle Workflow Wizards angezeigt, die Sie fr die Work-flow-Definition einsetzen knnen.

TeamworkingHier knnen Sie mithilfe verschiedener Kriterien nach Schrittensuchen. Mgliche Kriterien sind der Benutzername des letzten nde-rers eines Schrittes oder auch die Gruppierungsbezeichnung einesSchrittes. Das Ergebnis der Suche wird im Workflow-Bildbereich gra-fisch angezeigt.

Workflows dieser Definition (Ausgang)In diesem Bereich wird Ihr Workflow-Ausgang mit allen Workflowsangezeigt, die gegenwrtig fr diese Definition ausgefhrt werden.

Note It!Hier knnen Sie Notizen und eine Dokumentation zum Workflowanlegen.

8.1.2 Anlegen des ersten Workflows

In diesem Abschnitt legen Sie einen einfachen Workflow an, den Sie Schrittfr Schritt erweitern. Das Ergebnis wird ein Workflow mit unterschiedlichenTypen von Workflow-Schritten sein:

Im ersten Benutzerinteraktionsschritt muss der Benutzer eine Entschei-dung treffen: Mchten Sie den Geschftspartner anzeigen?

Lautet die Antwort Ja, wird der Geschftspartner angezeigt.

Verneint der Benutzer die Frage, wird er in einer E-Mail informiert, dasser sich gegen die Anzeige eines Geschftspartners entschieden hat.

Diese simplen Szenarien veranschaulichen, wie einfach es ist, Ihren erstenWorkflow-Prozess anzulegen und auszufhren. Spter wird dieser Workflowmit der Erstellung eines Geschftspartners in der Anwendung verknpft, dieden Workflow auslst. Wenn anschlieend ein Geschftspartner angelegtwird, informiert der Workflow einen Benutzer, dass ein neuer Geschfts-partner angelegt wurde, und bietet dem Benutzer die Option, den Geschfts-partner anzuzeigen und zu berprfen. In diesem Kapitel konzentrieren wiruns jedoch auf die Erstellung des grundlegenden Workflows.



253

Zunchst legen wir den Workflow an und erstellen einen Entscheidungs-schritt. Um das Ganze mglichst einfach zu halten, werden Sie selbst derBearbeiter sein. Wenn Sie ber ein Testsystem verfgen, sollten Sie diesenProzess selbst anlegen. Mithilfe dieses einfachen Beispiels, das im Verlaufdes Kapitels immer weiter verfeinert wird, erhalten Sie einen Einblick in dieLeistungsfhigkeit von Workflows.

Aufruf des Workflow Builders

Wenn Sie den Workflow Builder erstmalig aufrufen oder einen neuen Work-flow anlegen mchten, wird eine neu angelegte initiale Workflow-Definitionangezeigt (siehe Abbildung 8.5).

Abbildung 8.5 Initialer Workflow

Dieser Workflow enthlt folgende Bestandteile:

Der Start der Workflow-Definition wird durch Workflow gestartet ( )gekennzeichnet.

Das Ende der Workflow-Definition wird durch Workflow beendet ( )gekennzeichnet.

Der Bereich, in dem Sie eine neue Workflow-Definition angeben knnen,ist durch einen unbestimmten Schritt mit einem Ausgang gekennzeichnet( ). Schritte werden durch Symbole dargestellt. Die Bezeichnung desAusgangs wird in der Standardsicht auf dem Pfeil angegeben, der zumnchsten Schritt fhrt.



254

Anlegen und Speichern Ihres ersten Workflows

Nun knnen Sie Ihren ersten Workflow anlegen:

1. Sofern Sie den Workflow Builder noch nicht gestartet haben, fhren Siediesen Schritt nun aus, indem Sie Transaktion SWDD aufrufen oder denMenpfad Werkzeuge Business Workflow Entwicklung Defini-tionswerkzeuge Workflow Builder Workflow Builder whlen.

2. Wenn kein mit Abbildung 8.5 vergleichbarer initialer Workflow angezeigtwird, whlen Sie Workflow Neu, oder klicken Sie auf das Icon NeuenWorkflow anlegen ( ).

3. Der Workflow weist nun den Titel Unbenannt und den Status Neu,Nicht gesichert auf.

4. Speichern Sie Ihren Workflow, und geben Sie zu diesem Zweck ein Krzelund eine Bezeichnung ein. Dies wird in Abschnitt 8.1.3, Speichern, Akti-vieren und Testen, nher beschrieben. Geben Sie an dieser Stelle eineBezeichnung ein, die Sie sich gut merken knnen (z. B. zFirstWorkfl).Ferner mssen Sie Transportinformationen angeben. Wenn Sie dieseSchritte auf einem Sandbox-System ausfhren, whlen Sie Lokales Objekt.

5. Gratulation, Sie haben soeben Ihren ersten Workflow angelegt und gespei-chert!

Ihr erster Schritt veranschaulicht die Funktionsweise einer Benutzerentschei-dung. Benutzerentscheidungen verfgen ber einen eigenen Schritttyp undein eigenes Symbol: . Whrend der Ausfhrung einer Benutzerentschei-dung wird den Empfngern eine Frage sowie eine vordefinierte Liste mitAntworten (den mglichen Ausgngen) angezeigt. Benutzerentscheidungensind in folgenden Situationen von Nutzen:

Zur Laufzeit soll nur eine von mehreren mglichen Alternativen im Work-flow ausgefhrt werden. Ein Bearbeiter muss entscheiden, welche Alter-native die richtige ist.

Zur Fortfhrung des Workflows ist eine Anweisung (d. h. eine Benutzer-entscheidung mit einem Ausgang) erforderlich.

Bei Schritten der Typen Genehmigung, Freigabe oder Statusnderung bei-spielsweise muss der Empfnger eine Genehmigung oder eine Ablehnungerteilen.

Auf der Registerkarte Entscheidung geben Sie alle fr die Definition einerausfhrbaren Benutzerentscheidung erforderlichen Informationen ein. ZurLaufzeit wird der Entscheidungstitel als Betreff des Workitems in derInbox des Benutzers angezeigt.



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Hinzufgen eines Benutzerentscheidungsschrittes zu Ihrem Workflow

Im nchsten Schritt unseres Beispiels legen Sie einen Workflow an, bei demein Benutzer entscheiden muss, ob ein Geschftspartner angezeigt wird odernicht. Fr diese Entscheidung kann der Benutzer Ja oder Nein whlen.

1. Whlen Sie im Workflow Builder im Bereich Einfgbare Schritttypenden Schritttyp Benutzerentscheidung.

2. Ziehen Sie das Symbol Benutzerentscheidung ( ) auf den Schritt unbe-stimmter Schritt. Nun wird die Schrittdefinition der Benutzerentschei-dung angezeigt.

3. Geben Sie den Titel Mchten Sie den Geschftspartner anzeigen? ein.

4. Geben Sie die Entscheidungstexte Ja und Nein ein. Die Ausgangsbe-zeichnungen werden automatisch auf die Entscheidungstexte gesetzt, Sieknnen aber auch selbst Bezeichnungen angeben.

5. Whlen Sie im Bereich Bearbeiter die Option Ausdruck. Es wird einDropdown-Feld angezeigt. Setzen Sie den Bearbeiter auf den Ausdruck frWorkflow-Initiator.

Der Workflow-Initiator ist stets die Person, die den Workflow startet. Wiein Kapitel 5, Bearbeiter, erlutert, stehen viele weitere Optionen zurVerfgung, wenn Sie einen Bearbeiter ermitteln. Um diesen ersten Work-flow jedoch nicht zu komplex werden zu lassen, leiten wir smtlicheSchritte an den Workflow-Initiator.

6. Schlieen Sie den Schritt ab, indem Sie auf den Button bernehmen undzur Grafik ( ) klicken.

Sie haben nun einen Workflow mit einem Benutzerentscheidungsschrittdefiniert. Dieser muss jedoch gespeichert und aktiviert werden, bevor Sieihn einsetzen knnen.

8.1.3 Speichern, Aktivieren und Testen

Wenn Sie fr einen neuen Workflow Sichern ( ) whlen, werden Sie vomWorkflow-System zur Eingabe eines Krzels und einer Bezeichnung fr die-sen Workflow aufgefordert. Beide Werte knnen jederzeit in den Grundda-ten des Workflows gendert werden. Darber hinaus mssen Sie ein Paketangeben, mit dem der Workflow auf andere Systeme transportiert werdenkann. Wenn Sie in Ihrer Sandbox-Umgebung arbeiten, knnen Sie LokalesObjekt whlen, um zu kennzeichnen, dass das Objekt nicht in ein anderesSystem verschoben wird. Der Status lsst sich immer in der Titelleiste desWorkflow Builders erkennen. Nachdem Sie Ihren Workflow gespeichert



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haben, weist dieser einen WS-Namen und eine Nummer auf. Workflow-Mus-ter werden in der Datenbank mit einem WS-Namen und einer Nummergespeichert. Der Nummernkreis basiert auf den Einstellungen, die Sie inKapitel 3, Konfiguration des Systems, vorgenommen haben.

Bevor Sie den Workflow ausfhren knnen, mssen Sie ihn mithilfe derO

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