sap why erp dictionary[1]
TRANSCRIPT
LEARN THE LANGUAGE OFBUSINESS SUCCESS
SAP Middle East & North Africa 16th Floor Arenco Tower, Sheikh Zayed Road, PO Box 118353, Dubai, United Arab EmiratesDubai: +971 4-4407222, Riyadh: +966-1-2118030, Cairo: +202-22 66 88 81
Contents DO YOU SPEAK ERP?
Introduction 3
Improved efficiency in your daily business 13
Increased flexibility and faster response times
21
Less waste, fewer errors 25
Greater employee productivity
29
Better access to company information
33
Reduced risk 37
More business growth 41
360-degree visibility into your business 45
Intensified collaboration outside your company 49
Enhanced responsiveness and alignment with customers 53
Summary and next steps 57
Introduction DO YOU SPEAK ERP?
The basics
43
DO YOUSPEAKERP?
You may have heard the term. But have you
ever considered what it really means? And
how it can benefit your business?
In easy-to-understand, bite-sized chapters,
this booklet aims to explain just that.
Let’s start at the beginning. What is ERP?
ERP stands for enterprise resource planning.
It is a software system that allows different
parts of your organization to communicate
with one another, by hooking them up to
the same database and ensuring they have
access to the same information. Think of
ERP software as a kind of central nervous
system for your company. It collects and
processes information, and delivers it to the
right place and the right people – at the
right time.
But what does that mean in practice?
Companies with no central ERP system
often lack vital insight into their business –
and, as a result, cannot respond to customer
requirements as quickly and flexibly as
today’s markets demand.
Introduction DO YOU SPEAK ERP?
65
DISPARATEINFORMATIONSOURCES, SLOWPROCESSES
Information is often stored in multiple
applications or spreadsheets that are not
connected to each other. And this can have
several negative effects on your business.
You are probably familiar with some of
them: A sales employee wants to confirm
a delivery date to a customer who has just
placed an order. But first they must verify
that all necessary parts are in stock, find
out when production can begin, check with
logistics – the list goes on. They must send
emails, make phone calls, sift through
numerous documents – all time-consuming
tasks. And then they find out the spreadsheet
they’re looking at is not the latest version –
more inquiries, further calls, more lost time.
Introduction DO YOU SPEAK ERP?
87
VIEW YOURBUSINESS ASA WHOLE
An integrated ERP system helps you put a
stop to many of these problems, by allowing
you to automate tasks and workflows. In
addition, data is stored and managed centrally,
so everyone has access to consistent,
accurate information. ERP software enables
you to take a more holistic approach to
running your business, by pulling together
information from all key areas. This lets you
view your organization as a single entity
with a single team, rather than as a collection
of disparate areas and tasks.
ERP software touches:
• Financials, including financial accounting and controlling
• Production, including supply-chain management and planning
• Product lifecycle management
• Procurement
• Logistics processes
• Human resources, including payroll accounting, workforce
deployment and time management
• Sales and marketing
• Reporting and analytics
ERP can help you effectively manage (and reduce) inventory,
coordinate the deployment of staff, communicate with suppliers,
generate KPIs, – and a whole lot more.
A few examples:
Introduction DO YOU SPEAK ERP?
109
SOMETHINGFOR EVERYONE
Organizations of all shapes and sizes
can benefit from an integrated ERP system.
And because the software is modular –
comprising several modules each responsible
for a different part of your business – you
can introduce it in stages, as and when
you need to.
Introduction DO YOU SPEAK ERP?
1211
BUT HOW CANYOU BENEFIT?
Now you know a little bit more about ERP,
you’re ready to move to the next level:
learning what companies like yours stand to
gain from this powerful business software.
Introduction DO YOU SPEAK ERP?
1413
KEY BENEFITSOF ERP
DO YOU SPEAK ERP?
1615
Faster, more streamlined processesincreased output
Improved efficiency in your daily business
>>
Improved efficiency
Improved efficiency DO YOU SPEAK ERP?
1817
Do you ever wonder if your business is
really as efficient as it could be?
Perhaps sluggish processes and a lack of
visibility into operations are holding you
back. ERP solutions are designed to help
you maximize your company’s efficiency,
so you can work faster and generate higher
output. And because information is easily
accessible, you can make smarter,
better-informed decisions and control
your cost structure more effectively.
Improved efficiency DO YOU SPEAK ERP?
2019
Everything is connected and everything
is automated.
And that includes financials:
an integrated ERP system also lets you
take customer-specific terms and conditions
or volume-discounts into account when
calculating prices and initiating invoicing.
Furthermore, it can automatically check a
customer’s payment and credit history,
potentially saving you time and effort further
down the line. What’s more, the entire
transaction is recorded in the accounting
system and an invoice is generated.
As you can see from this example, ERP
software helps you simplify and streamline
processes, which makes for greater
efficiency across your business.
ERP software helps you define
fully-automated workflows, so you can
perform tasks much more efficiently.
• A sales order is entered.
• This triggers an availability check to determine whether the
goods are in stock.
• If they are, quantity and other relevant details are automatically
communicated to the warehouse, so goods can be retrieved.
• If the items are not available, the system alerts the necessary
stakeholders (warehouse staff, planners, suppliers, etc.).
Let’s look at a scenario in a company with
an ERP system:
DO YOU SPEAK ERP?
2221
An ability to respond faster to changingmarket requirements. Greater agility,better adaptability.
>>
Increased flexibility
Increased flexibilityand faster responsetimes
Increased flexibility DO YOU SPEAK ERP?
2423
optimize your inventory, closely monitor billing
and dunning processes, and improve cash
conversion cycles, ERP software can help
boost your liquidity – making you more agile.
ERP software is also flexible in terms
of adapting to your company’s specific
requirements. It delivers the ability to align
your business processes with your
individual needs. What’s more, with the
right vendor, you can look forward to updates
and enhancements to your ERP package –
so you are always well equipped to meet
new challenges.
Customer expectations and demands are
constantly changing; developments on
financial markets can suddenly alter the way
the whole world does business. You need
to be able to respond quickly to situations
like these. And organizations with no or
outdated IT solutions are often at a
disadvantage. They lack the information
and insight they need to know how and when
to respond to new market conditions. And
they often have little flexibility when it
comes to freeing up cash.
Information in an ERP system is stored in a
central repository, so you have a bird’s-eye
view of your entire company and can identify
changes, such as fluctuations in demand at
an early stage. In addition, by helping you
DO YOU SPEAK ERP?
2625
A reduction in mistakes, less lost timeand fewer lost or wasted resources
>>
Less waste, fewer errors
Less waste,fewer errors
Less waste, fewer errors DO YOU SPEAK ERP?
2827
Integrated ERP systems help you:
• Automate processes and workflows, allowing you to
significantly reduce the scope for human error.
• Gain access to accurate data allowing you to align effort and
resources with your business needs – reducing waste and
saving money.
For example, firms dealing with products
or ingredients with a limited shelf life can
benefit from greater insight into inventory
and ensure stock with a shorter life is used
first. As a result, they can cut back on
waste – and costs.
Compiling reports from multiple sources,
copying and pasting figures from one
spreadsheet to another, calculating discounts
manually – they’re all error-prone processes
that lead to confusion, delays, a drop in
customer satisfaction and, most importantly,
lost revenues.
DO YOU SPEAK ERP?
3029
Improved output; more efficient staff;more time and resources to concentrateon core business tasks
>>
Greater employee productivity
Greater employeeproductivity
Greater employee productivity DO YOU SPEAK ERP?
3231
tasks, such as processing an order or
entering a change request faster – enabling
them to work more efficiently and make
better use of the working day.
In addition, ERP software helps you more
accurately plan human and other resources.
For example, it gives you a comprehensive
view of orders or upcoming projects, so you
can plan capacity and mobilize necessary
resources well in advance. This eliminates
idle capacity and boosts your output.
Are your employees often tied up with
time-consuming but non-productive tasks?
And have you ever thought that better
planning and coordination or more targeted
allocation of resources could improve your
company’s output?
You’re not alone. These are typical
challenges facing businesses without an
integrated ERP system.
But how can business software help
increase productivity? Well, ERP software
provides better, faster access to facts and
figures. This helps staff perform routine
DO YOU SPEAK ERP?
3433
The ability to call up facts and figuresfaster and more simply
>>
Better access to company information
Better access tocompany information
Better access to company information DO YOU SPEAK ERP?
3635
in line with their specific roles and prevent
sensitive data from falling into the wrong hands.
Furthermore, your company’s information is
not limited to people within the four walls of
your enterprise: you can extend access to
mobile workers or external stakeholders.
Ensuring the right people have access to the
right information can be a logistical headache
for many bosses. To do their jobs properly,
your people need access to certain facts
and figures. Many organizations currently
store information in multiple data bases,
applications or even on different physical
machines. This turns compiling reports,
preparing figures for audits, etc. into tricky,
time-consuming tasks.
ERP systems store and manage all master
data centrally. As a result, users can call
up the documents they require in just a
few clicks. They no longer have to request
and wait for information from a different
department or open a different application
to find what they need.
In addition, ERP software delivers configurable
access and authorization rights. This helps
you make sure that people receive information
DO YOU SPEAK ERP?
3837
Less uncertainty;more informed decisions
>>
Reduced risk
Reduced risk
Reduced risk DO YOU SPEAK ERP?
4039
ERP solutions can help with all this and
more, they let you:
• Streamline financial processes
• Gain a more transparent view of your finances.
• Identify any problem areas quickly
• Help simplify risk assessment and management.
In addition, ERP software can support you
in complying with legal regulations and global
standards, which reduces the risk to your
business as a result of non-compliance.
Having a bigger picture of your company
enables you to identify threats early on and
take timely action to ensure they don’t
harm your business.
Particularly at times of economic uncertainty,
it is extremely important that you receive
relevant and accurate information about
your business. What’s more, it is vital that
you are aware of the potential risks and
threats to your company – and know how
to deal with them.
DO YOU SPEAK ERP?
4241
Higher revenues; a stronger, moresuccessful company
>>
More business growth
More businessgrowth
More business growth DO YOU SPEAK ERP?
4443
Companies often find their IT cannot keep
up with business growth. ERP software not
only keeps pace, it actually helps your
business grow – by helping you save
money, enabling the easy integration of new
business units, subsidiaries or companies,
and allowing you to concentrate on your
core competencies.
For example, most ERP systems let you work
in more than one currency and language. So
you have the option of offering your products
or services to other markets in the future.
DO YOU SPEAK ERP?
4645
A bird’s-eye view of your entire company;everything you need to know about everyarea of your business
>>
360-degree visibility into your business
360-degree visibilityinto your business
360-degree visibility into your business DO YOU SPEAK ERP?
4847
This comprehensive, big-picture approach
also brings a host of benefits for financials.
It helps you keep a closer eye on expenditure,
receivables, overdue payments, etc. –
helping you improve cash flow and boost
liquidity. What’s more, it enables you to
monitor key parameters and make better
business decisions as a result.
360-degree visibility is a term that you’ve probably
heard a thousand times. But what does it actually
mean? And why is it necessary?
At the moment, if you don’t have integrated
business software, you probably don’t have an all-
round, overall view of your entire
company. If your sales staff want to inform a
customer when an order will be completed:
• Can they instantly view stock levels, capacity of
machines, planning and logistics schedules?
• Can they make realistic promises your company
can keep?
With an ERP system they can. Because ERP
helps you integrate all areas of your enterprise
and provides access to relevant information from
across the organization – displayed in a
user-friendly way, using a single interface.
DO YOU SPEAK ERP?
5049
Better, more efficient teamwork; morepossibilities to work together
>>
Intensified collaboration outside your company
Intensified collaborationoutside your company
DO YOU SPEAK ERP?
5251
An ERP system can help you make the
most of external resources by providing a
way to incorporate them into your business
processes. For example, you can provide
authorized individuals outside the enterprise
with direct access to certain data, enabling
more people to work together.
Strong partnerships and successful business
relationships are key to yielding good results.
But as you know, coordinating with people
outside the enterprise, sharing knowledge
and pooling ideas isn’t always easy.
Collaborative business models that integrate
suppliers, business partners and customers
can really help drive innovation. And in
today’s social-networking era, the need for
effective collaboration in business is growing
rapidly.
Intensified collaboration outside your company
DO YOU SPEAK ERP?
5453
Greater awareness of customer needs;staying closer to your customers
>>
Enhancedresponsiveness andalignment withcustomers
Enhanced responsiveness and alignment with customers
DO YOU SPEAK ERP?
5655
process inquiries faster which leads to
greater customer satisfaction. What’s
more, ERP solutions also support delivery
of value-added services to customers,
such as self-service portals that simplify
the way you communicate with them.
• Increase customer loyalty
• Improve your image
• Strengthen your competitive advantage…
…not to mention the positive effect on your
bottom line.
Having a better understanding of your
customers’ needs and fostering stronger
relationships can help:
Do you really know and understand your
customers and their needs? And what if these
needs suddenly change? Can you respond
appropriately and, above all, quickly? Staying
close to customers is a tricky business. To
succeed, your products and services must
be aligned with actual customer needs.
ERP software helps you gain insight
into your customers’ changing needs – by
providing simple access to facts and
figures and enabling you to generate reports
and analyze findings. As a result, monitoring
customer behavior and adapting your business
accordingly becomes simpler.
ERP systems also open up a host of
opportunities for improving customer service
and customer relationship management.
For instance, they help your employees
provide better more targeted advice and
Enhanced responsiveness and alignment with customers
DO YOU SPEAK ERP?
5857
Enhanced responsiveness and alignment with customers
SO WHATHAVE YOULEARNED?
As we have discovered, ERP software can
benefit today’s businesses in a large number
of ways. For example, by helping you:
• Streamline business processes
• Integrate information from multiple sources
• Gain a single, consolidated view of your company
• Improve your responsiveness
• Keep track of what’s going on in your company
• And much, much more
So it will come as no surprise to discover
that ERP solutions have become a valuable
part of day-to-day business for hundreds of
thousands of companies of all sizes and in
all sectors – around the world.
If you would like to find out more about
ERP solutions, how they work and how they
can benefit your business, why not check
out the ERP info center? You will find
Next steps
testimonials from companies who are
successfully leveraging ERP software, as
well as solution demos and other useful
resources.
To view the ERP info center, please go tohttp://www.sap.com/mena/campaigns/2010_resource_center/erp.epx
DO YOU SPEAK ERP?
6059
Notes
DO YOU SPEAK ERP?
6261
Notes
مالحظات
٦١
هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟
٦٢
مالحظات
٥٩
هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟
٦٠
تحسين مستوى االستجابة وتلبية متطلبات العمالء
٥٧
هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟
٥٨
إذا ما هي ميزات أنظمة
ERP؟
بناءا على تقدم، أتضح أنه يمكن لألعمال الراهنة أن تستمد فوائدا من برامج ERP من خالل طرق كثيرة.
فعلى سبيل المثال، يمكنك الحصول على الميزات اآلتية:
تسهيل عمليات األعمال ▪
تكامل المعلومات من مصادر متعددة ▪
التمتع برؤية مفردة ومدمجة عن شركتك ▪
تحسين مستوى االستجابة ▪
متابعة ما يجري داخل شركتك ▪
وأكثر من هذا بكثير ▪
ERP لذا لم يكن من قبيل المفاجأة أن تجد حلولتمثل جزءا قيما في األعمال اليومية لمئات اآللف من
الشركات لكافة األحجام والقطاعات حول العالم.
الخطوات التالية
،ERP إذا كنت ترغب في معرفة مزيد من حلولومعرفة طريقة عملها وكيف يمكن لشركتك أن تنتفع
من هذه الحلول فلم ال تتحقق من ذلك من خالل زيارة مركز معلومات ERP؟ وستجد في المركز ما يلي
شهادات من الشركات التي تحقق االستفادة القصوى من برامج ERP بنجاح، فضال عن العروض التوضيحية
للحلول ومصادر مفيدة أخرى.
لعرض صفحة مركز معلومات ERP، الرجاء االنتقال إلى
http://www.sap.com/mena/campaigns/2010_resource_center/erp.epx
تحسين مستوى االستجابة وتلبية متطلبات العمالء
٥٥
هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟
٥٦
هل أنت حقا على دراية ووعي بطبيعة العمالء ومتطلباتهم؟ فماذا ستفعل إذا تغيرت متطلباتهم فجأة؟
هل ستتجاوب معهم بالشكل المناسب وعلى نحو سريع، قبل كل شئ؟ يعد أمر البقاء على مقربة من العمالء من
األعمال المخادعة. فلمواجهة هذا األمر بنجاح، يجب أن تلبي المنتجات والخدمات التي تقدمها متطلبات العميل
الفعلية.
وتحسبا لهذه التغييرات، يقوم برنامج ERP بتعزيزك برؤية ثاقبة عن متطلبات العميل المتغيرة، عن طريق
توفير وصول بسيط إلى البيانات واألرقام وإمكانية إعداد التقارير وتحليل النتائج. وبالتالي، تتسنى لك
إمكانية مراقبة سلوك العميل وتهيئة عملك مع متطلباته ومن ثم يصبح األمر سهال.
تعززك أنظمة ERP أيضا بباقة من الفرص تهدف إلى تحسين إدارة خدمات العمالء وعالقة العمالء.
على سبيل المثال، تسهم هذه الفرص في مساعدة موظفيك على إعطاء العمالء النصائح المستهدفة
واالستعالمات عن العمليات بشكل أفضل وأسرع مما ينتج عنه تزايد رضا العميل. إضافة إلى ذلك، تدعم حلول ERP أيضا توفير خدمات القيمة المضافة
للعمالء، مثل بوابات الخدمة الذاتية والتي بدورها تبسط سبل التواصل مع العمالء.
ومما الشك فيه أن معرفة متطلبات العميل بشكل أفضل وإنشاء عالقات أقوى يثمر بالنتائج اآلتية:
زيادة والء العمالء ▪
تحسين وضعك ▪
تعزيز ميزتك التنافس ▪…بدال من ذكر التأثير اإليجابي على صافي الربح.
تحسين مستوى االستجابة وتلبية متطلبات العمالء
٥٣
هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟
٥٤
تحسين مستوىاالستجابة وتلبيةمتطلبات العمالء
توفير مستوى أعلى من الوعي لمتطلبات العميل؛ --------------------------------->>مما يجعلك على مقربة أكثر من عمالئك
زيادة التعاون بين فريق العمل خارج الشركة
٥١
هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟
٥٢
تشغل عالقات العمل الناجحة والشراكات القوية مكانة رئيسية في إحراز نتائج مفيدة. ولكن كما هو معروف، أمر التعاون مع األشخاص خارج المؤسسة ومشاركة
المعرفة واألفكار معهم ليس باليسير دائما. يمكن لنماذج العمل التعاونية التي تدمج الموردين وشركاء العمل والعمالء أن تسهم بالفعل في دفع عجلة االبتكارات. ففي هذا العصر الذي بات فيه التواصل عبر الشبكة
االجتماعية، تتزايد فيه الحاجة إلى التعاون الفعال في األعمال تزايدا سريعا.
واستجابة لهذه الحاجة، يمكن أن يساعدك أحد أنظمة ERP في تحقيق االستفادة القصوى من الموارد
الخارجية وذلك عن طريق توفير طريقة للتعاون معهم في عمليات األعمال الخاصة بك. فمثال، يمكنك أن تمنح األشخاص المصرح لهم خارج المؤسسة أذنا بالوصول إلى بيانات معينة، مما يسنح إمكانية عمل عدد أكبر من
األشخاص معا.
زيادة التعاون بين فريق العمل خارج الشركة
٤٩
هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟
٥٠
زيادة التعاون بين فريق العملخارج الشركة
كلما كان فريق العمل أفضل وذو كفاءة أكبر؛ --------------------------------->>تزايدت إمكانيات العمل بين الفريق معا
رؤية شاملة عن أعمال شركتك
٤٧
هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟
٤٨
رؤية شاملة مصطلح قد تطرق إلى أذنيك آالف المرات. ولكن ما المقصود بهذا المصطلح فعال؟ ولماذا يعد
ضروريا؟
دعنا نوضح لك هذا األمر، إذا لم يكن لديك برامج أعم ال متكاملة في الوقت الراهن قد ال تتسنى لك رؤية
شاملة وملمة عن أعمال الشركة بالكامل. وإذا أراد فريق المبيعات أن يخبر أحد العمالء بالوقت الذي
سيكتمل ف يه األمر:
هل سيتمكنون من اإللمام برؤية سريعة عن مستويات ▪المخزون وقدرة اآلالت وجداول اللوجستية والتخطيط
لتلبية هذا األمر؟
هل يمكنهم الوفاء بوعود واقعية تستطيع الشركة أن تلبيها؟ ▪
صار األمر سهال لهم باستخدام أحد أنظمة ERP. وذلك ألن نظام ERP يساعدك على دمج كافة المجاالت التي تتعامل فيها مؤسستك ويوفر لك الوصول إلى المعلومات
المرتبطة من جميع أنحاء المنظمة، فيعرضها بطريقة سهلة االستخدام من خالل واجهة واحدة.
هذا ا لنهج الشامل ذو الصورة الكبيرة تجني من وراءه ماليات الشركة باقة من الفوائد. فهو يساعدك على
متابعة األوضاع عن كثب مثل اإلنفاق والمقبوضات والدفعات المستحقة إلخ؛ مما يسهم في تحسين مستوى
التدفق النقدي وزيادة السيولة. وباإلضافة إلى ذلك، تتوفر لك إمكانية مراقبة المعامالت الرئيسية وبالتالي
تتخذ قرارات أعمال أفضل.
رؤية شاملة عن أعمال شركتك
٤٥
هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟
٤٦
رؤية شاملة عنأعمال شركتك
نظرة عامة عن كافة أعمال شركتك؛ تتيح لك --------------------------------->>المعلومات الالزمة لمعرفة كافة مجاالت أعمالك
تزايد نمو األعمال
٤٣
هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟
٤٤
غالبا ما تكتشف الشركات أن قسم تكنولوجيا المعلومات لديها غير قادر على مواكبة نمو األعمال على نحو مستمر. وسعيا وراء تحقيق ذلك، أتاحت لك برامج
ERP ليس فقط الحذو بخطى نمو األعمال، بل إنها في واقع األمر برامج تساعدك على تحقيق هذا النمو، فمن
خاللها يمكنك أن توفر أمواال وتمنحك إمكانية التكامل مع وحدات األعمال أو الشركات أو الشركات التابعة الجديدة بشكل يسير، فضال عن أنها تمكنك في صب
تركيزك على كفاءاتك األساسية.
ولنضرب مثاال على ما سبق، يمكنك مزاولة العمل في أغلب أنظمة ERP بأكثر من عملة ولغة واحدة. وبالتالي يتسنى لك خيار عرض منتجاتك أو خدماتك
ألسواق أخرى في المستقبل.
تزايد نمو األعمال
٤١
هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟
٤٢
تزايد نمواألعمال
تحقيق إيرادات أعلى يعني شركة أقوى وأكثر --------------------------------->>نجاحا
تقليل المخاطر
٣٩
هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟
٤٠
بصورة عملية، وفي أوقات انعدام االستقرار االقتصادي، يعد الحصول على معلومات دقيقة وذات
صلة وثيقة حول أعمالك أمرا في غاية األهمية. واألكثر أهمية، أنه من الضروري أن تدرك حجم المخاطر
والتهديدات المحتملة التي تتهدد شركتك، دون نسيان معرفة كيفية التعامل معها.
يمكن أن تساعدك حلول ERP على مواجهة كافة هذه الصعوبات وأكثر منها، فهي تمكنك من:
تيسير عمليات األعمال ▪
التمتع برؤية أكثر شفافية ألوضاعك المالية ▪
التعرف على موطن أي مشكلة بسرعة ▪
تبسيط عملية تقييم المخاطر وإدارتها. ▪
ERP باإلضافة إلى ذلك، يمكن أن توفر لك برامجالدعم بما يتسق مع اللوائح القانونية والمعايير الدولية،
مما يقلل من حجم المخاطر التي يمكن أن تصبح أعمالك عرضة لها كنتيجة لعدم االمتثال.
إن تمتعك بزاوية رؤية أكبر لشركتك؛ يمكنك من اكتشاف التهديدات مبكرا، فضال عن اتخاذ القرارات في
الوقت المناسب لضمان تجنب أي تأثير سلبي لها على أعمالك.
تقليل المخاطر
٣٧
هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟
٣٨
تقليل المخاطركلما كانت شكوكك أقل،--------------------------------->>
كانت قراراتك واعية
وسائل أفضل للوصول إلى معلومات الشركة
٣٥
هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟
٣٦
يمثل ضمان منح الشخص المناسب حق الوصول إلى المعلومات المناسبة مشكلة على مستوى اللوجيستيات
تؤرق العديد من المديرين. فلكي يتسنى لموظفيك القيام بأعمالهم على نحو سليم، يجب أن تتوفر لهم إمكانية
الوصول إلى بيانات وأرقام معينة. تقوم العديد من المؤسسات حاليا بتخزين المعلومات في عدة قواعد بيانات أو تطبيقات أو حتى أجهزة كمبيوتر. وتكون
النتيجة أن يتحول تجميع التقارير وتجهيز األرقام لعمليات لتدقيق وغيرها إلى مهام خادعة ومستهلكة
للوقت.
تقوم أنظمة ERP بتخزين وإدارة كافة البيانات الرئيسية مركزيا. ونتيجة لذلك، يمكن للمستخدمين
استدعاء المستندات التي يحتاجونها بعد نقرات قليلة. ولم تعد هناك اآلن حاجة لقيامهم بطلب المعلومات
وانتظارها من قسم آخر أو فتح تطبيق مختلف للعثور على ما يبحثوا عنه.
بالتماشي مع أدوارهم المحددة، فضال عن الحول دون وقوع
البيانات الحساسة في األيدي الخاطئة. وعالوة على ذلك، فال تقتصر إمكانية الوصول إلى المعلومات على
الموظفين داخل مبنى شركتك فقط: يمكنك توسيع نطاق الوصول ليشمل العاملين المتنقلين أو الجهات المعنية
الخارجية.باإلضافة إلى ذلك، توفر برامج ERP حقوق تخويل ووصوال مع إمكانية التكوين. ويساعدك ذلك
على ضمان وصول المعلومات إلى الموظفين
وسائل أفضل للوصول إلى معلومات الشركة
٣٣
هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟
٣٤
وسائل أفضل للوصول إلى معلومات الشركة
إمكانية االستعانة بوسائل أسرع وأبسط --------------------------------->>الستدعاء البيانات واألرقام
زيادة إنتاجية الموظفين
٣١
هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟
٣٢
هل تعاني من انشغال موظفيك أغلب األوقات بمهام تستغرق وقتا طويال بالرغم من كونها غير منتجة؟ وهل
دار بفكرك يوما أن التخطيط والتنسيق بشكل أفضل أو التركيز على التخصيص الهادف للموارد يمكن أن
يساعد على تحسين النتائج التي تحققها شركتك؟
لست وحدك من يواجه هذه التحديات، فكل الشركات التي ال تستخدم نظام ERP متكامل تواجه مثل هذه
التحديات النمطية.
تساعد برامج ERP لألعمال على زيادة اإلنتاجية من خالل توفير وسائل أفضل وأسرع للوصول إلى
البيانات واألرقام. ويترتب على ذلك تمكين الموظفين من أداء المهام الروتينية
مثل معالجة الطلبات و إدخال طلبات التغيير بصورة أسرع، مما يمكنهم من العمل بكفاءة أكبر واالستفادة من
يوم العمل بشكل أفضل.
باإلضافة إلى ذلك، تساعدك برامج ERP على تخطيط إدارة الموارد البشرية والموارد األخرى بدقة أكبر. فهي على سبيل المثال توفر لك رؤية شاملة لألوامر
أو المشروعات المستقبلية، كي تتمكن من إتمام تخطيط قدرة اإلنتاج ونقل الموارد الضرورية مبكرا. ويساعدك ذلك على التخلص من األسباب المعطلة لإلنتاج فضال
وبالتالي زيادة اإلنتاجية.
زيادة إنتاجية الموظفين
٢٩
هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟
٣٠
زيادة إنتاجيةالموظفين
نتائج محسنة؛ موظفون أكثر كفاءة؛ توفير مزيد --------------------------------->>من الوقت والموارد للتركيز على مهام األعمال
األساسية
إهدار أقل وأخطاء أقل
٢٧
هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟
٢٨
يعتبر تجميع التقارير من مصادر متعددة ونسخ األرقام ولصقها من جدول بيانات آلخر والحساب اليدوي لقيم الخصم من العمليات المعرضة لألخطاء وقد تؤدي إلى
االرتباك والتأخير وانخفاض معدل رضا العمالء واألهم من ذلك حدوث خسائر في اإليرادات.
أنظمة ERP المتكاملة تساعدك في:
أتمتة العمليات وتدفقات العمل، مما يسمح لك بتقليل ▪عامل الخطأ البشري إلى أقل درجة ممكنة.
الوصول إلى بيانات دقيقة تسمح لك بالتوفيق بين ▪الجهود والموارد واحتياجات األعمال وهو ما يحد
من اإلهدار ويوفر األموال.
على سبيل المثال، يمكن للشركات التي تتعامل مع منتجات أو عناصر ذات فترة صالحية محدودة
االستفادة من الرؤية الواضحة للمخزون والتأكد من استخدام المخزون ذا فترة الصالحية األقصر أوال. ونتيجة لذلك، يمكنها التقليل من اإلهدار والتكاليف
أيضا.
إهدار أقل وأخطاء أقل
٢٥
هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟
٢٦
إهدار أقلوأخطاء أقل
الحد من األخطاء وتقليل الوقت الضائع وتقليل --------------------------------->>الموارد الضائعة أو المهدرة
مرونة متزايدة
٢٣
هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟
٢٤
تتغير توقعات العمالء واحتياجاتهم باستمرار ويمكن لتطورات األسواق المالية أن تبدل الطريقة التي يمارس
بها العالم األعمال على نحو مفاجئ. كما توجد حاجة للتمكن من االستجابة السريعة لتلك األوضاع. وتعتبر المؤسسات التي ال تمتلك حلوال لتكنولوجيا المعلومات
أو التي يوجد لديها حلول قديمة الطراز في مركز ضعف. حيث تفتقر إلى المعلومات والرؤية الثاقبة التي
تحتاجها لمعرفة كيفية االستجابة لظروف السوق الجديدة ووقت االستجابة. إلى جانب أنها ال تتمتع بالكثير من
المرونة عندما يتعلق األمر بتحرير النقد.
ويتم تخزين المعلومات في نظام ERP في مستودع مركزي بحيث تتمتع برؤية شاملة لشركتك بأكملها
وتتمكن من تحديد التغييرات مثل التقلبات في الطلب في ERP مرحلة مبكرة. باإلضافة إلى ذلك، يمكن لبرنامج
من خالل مساعدتك
على تحسين مخزونك ومراقبة عمليات الفوترة والمطالبات وتحسين دورات التحويل النقدي أن يساعد
في زيادة سيولتك وهو ما يجعلك أكثر سرعة.
كما يتمتع برنامج ERP بالمرونة فيما يتعلق بالتكيف مع المتطلبات الخاصة لشركتك، حيث يوفر القدرة
على تحقيق التوافق بين عمليات األعمال واحتياجاتك د المناسب، الفردية. إضافة إلى ذلك، وفي وجود الموريمكنك التطلع إلى إجراء تحديثات وتحسينات في حزمة
ERP الخاصة بك وبذلك تكون مستعدا لمواجهة التحديات الجديدة.
مرونة متزايدة
٢١
هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟
٢٢
زيادة مرونة األعمالوأوقات االستجابة
مع حلول هذا النظام يمكنك االستجابة بسرعة أكبر --------------------------------->>لمتطلبات السوق المتغيرة، والوصول بالمرونة
والقدرة على التكيف إلى مستوى أفضل.
تحسين كفاءةأعمالك اليومية
١٩
هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟
٢٠
يساعدك برنامج ERP في تحديد تدفقات العمل المؤتمتة بشكل كامل، حتى تتمكن من أداء مهامك بشكل
أكثر فعالية.
دعنا نلقي نظرة على سيناريو إحدى الشركات التي:ERP تستخدم نظام
دخول طلب مبيعات ▪
يؤدي دخول الطلب إلى صدور أمر مراجعة توفر ▪البضاعة لتحديد ما إذا كانت البضاعة موجودة في
المخزن.
إذا كانت البضاعة متوفرة، يتم االتصال بالمستودع ▪بشكل تلقائي لتحديد الكمية والبيانات األخرى ذات
الصلة، ومن ثم يمكن سحب البضاعة.
وإذا لم تكن األصناف متوفرة، يصدر النظام تحذيرا ▪للجهات المعنية (موظفي المستودع والمسؤولين عن
التخطيط والموردين، إلخ.).
كافة العمليات متصلة ببعضها ومؤتمتة.
وهذا يشمل الشؤون المالية كما هو موضح فيما يلي:يتيح لك نظام ERP المتكامل وضع البنود والشروط الخاصة بالعميل أو الخصومات التي يتم إجراؤها على
الكميات في االعتبار عند حساب األسعار وفتح الفواتير. وعالوة على ذلك، يتوفر بهذا النظام إمكانية مراجعة مدفوعات العميل والسجل االئتماني الخاص به تلقائيا
مما يوفر لك الوقت والمجهود إلى حد كبير. هذا إضافة إلى أن المعاملة يتم تسجيلها بالكامل على نظام المحاسبة
وإصدار فاتورة بذلك. وكما رأيت في هذا المثال، يساعدك برنامج ERP في تبسيط األعمال وتيسيرها
مما ينعكس على أعمالك بفعالية أكبر.
تحسين كفاءةأعمالك اليومية
١٧
هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟
١٨
هل تساءلت من قبل عما إذا كانت أعمالك تسير حقا بالفعالية المطلوبة؟ فربما تقف عمليات األعمال غير
الفعالة وعدم وجود رؤية لتلك العمليات عائقا في طريق تنفيذها. ولهذا فقد تم تصميم حلول ERP لمساعدتك
في تحقيق أقصى فعالية لشركتك، حتى تتمكن من العمل بسرعة وزيادة اإلنتاج. ونظرا لسهولة الوصول إلى المعلومات، يمكنك اتخاذ قرارات ذكية ومدروسة
والتحكم في التكلفة بشكل أكثر فعالية.
تحسين كفاءةأعمالك اليومية
١٥
هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟
١٦
تحسين كفاءةأعمالك اليومية
تنفيذ عمليات األعمال بسرعة وسهولة أكبر --------------------------------->>يؤدي إلى زيادة اإلنتاجية
مقدمة
١٣
هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟
١٤
المزايا األساسية ERP لنظام
مقدمة
١١
هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟
١٢
ولكن كيف يمكنك االستفادة منه؟
أصبح لديك اآلن كم ال بأس به من المعلومات حول نظام ERP، وأصبحت مهيئا لالنتقال إلى المرحلة
التالية: التعرف على ماهية الشركات، ومن بينها شركتك، التي يمكنها االستفادة من برنامج األعمال هذا
الذي يتمتع بمزايا متعددة.
مقدمة
٩
هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟
١٠
يتيح نظام ERP المتكامل لجميع المؤسسات على كافة شمولية النظامأشكالها وأحجامها إمكانية االستفادة من حلوله. ونظرا إلى أن هذا البرنامج عبارة عن مجموعة من الوحدات النمطية، تتضمن العديد من الوحدات كل واحدة منها
مسؤولة عن جزء مختلف من أعمالك، يمكنك استخدامه على مراحل بالكيفية التي تريدها وفي الوقت الذي
تحتاجه فيه.
مقدمة
٧
هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟
٨
اجعل أعمالك وحدة متكاملة
يساعدك نظام ERP المتكامل على التخلص من الكثير من هذه المشاكل من خالل أتمتة المهام وتدفقات العمل. هذا إضافة إلى إمكانية تخزين البيانات وإدارتها بشكل مركزي حتى يتوفر لجميع العاملين إمكانية الوصول
إلى المعلومات المناسبة والدقيقة. ويتيح لك نظام ERP وضع نهج متكامل وشامل إلدارة األعمال من خالل تجميع المعلومات من كافة الجوانب الرئيسية.
كل ذلك يجعل من مؤسستك وحدة متكاملة ذات فريق واحد وليست عبارة عن مجموعة من األعمال والمهام
المتفرقة.
:ERP فيما يلي المجاالت التي يدخل فيها برنامج
الشؤون المالية، بما في ذلك المحاسبة والرقابة المالية ▪
اإلنتاج، بما في ذلك إدارة وتخطيط سلسلة التوريدات ▪
إدارة دورة حياة المنتج ▪
عمليات الشراء ▪
العمليات اللوجيستية ▪
الموارد البشرية، بما في ذلك محاسبة الرواتب ونشر ▪فريق العمل وإدارة الوقت
المبيعات والتسويق ▪
إعداد التقارير وتحليل البيانات ▪
دعنا نضرب أمثلة قليلة على ذلك:
يساعدك نظام ERP في إدارة (وخفض مستوى) المخزون وتنسيق عملية نشر الموظفين والتواصل مع
الموردين وتعيين مؤشرات األداء األساسية بشكل فعال، باإلضافة إلى كثير من المزايا األخرى.
مقدمة
٥
هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟
٦
تباين مصادر المعلومات أحد
أسباب بطء العمليات
يتم عادة تخزين المعلومات في تطبيقات أو جداول بيانات متعددة ال يربط بينها رابط، مما قد يؤثر بالسلب
على أعمالك. على سبيل المثال، يرغب أحد موظفي المبيعات في تأكيد ميعاد تسليم لعميل قام للتو بتقديم
طلب. يلزم هذا الموظف أوال التحقق من وجود كافة المتطلبات الالزمة في المخزن، ومعرفة الموعد الالزم لبدء اإلنتاج ومراجعة الشؤون اللوجستية، وما تتضمنه قائمة المهام من أشياء أخرى. ولذا بات لزاما
عليه إرسال رسائل بريد إليكتروني للشئون المعنية والقيام ببعض االتصاالت الهاتفية ومراجعة العديد
من المستندات، وما شابه ذلك من مهام تستغرق وقتا طويال. وبعد ذلك يكتشف أن جداول البيانات التي يبحث فيها ال تتضمن آخر المعلومات لديه، وكل ذلك قد كلفه
مزيدا من االستعالمات واالتصاالت وأهدر وقته.
مقدمة
٣
هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟
٤
هل تعرف ميزات ERP؟
لعلك قد سمعت عن هذا المصطلح من قبل، ولكن هل جال بخاطرك المعنى الحقيقي لهذا المصطلح؟ وكيف
يمكن أن يؤثر بشكل إيجابي على أعمالك؟
تهدف فصول هذا الكتيب، التي تتسم بسهولة الفهم وصغر الحجم، إلى شرح هذه الميزات.
األساسيات
دعنا نتناول الموضوع من بدايته. ما هو ERP؟ يشير االختصار ERP إلى مصطلح ”تخطيط موارد المؤسسة“، وهو عبارة عن نظام برمجي يتيح إمكانية التواصل بين األقسام المختلفة في مؤسستك من خالل
ربطها ببرنامج واحد وضمان وصولها إلى نفس المعلومات. بعبارة أخرى، يؤدي برنامج ERP في
شركتك وظيفة تشبه وظيفة النظام العصبي المركزي في اإلنسان، حيث يقوم هذا النظام بتجميع المعلومات ومعالجتها وتوفيرها في المكان المناسب ولألشخاص
المناسبين وفي الوقت المناسب.
لكن ماذا يعني ذلك على أرض الواقع؟ تفتقد الشركات التي ال تستخدم نظام ERP مركزي في أغلب األحيان
إلى الحيوية، ومن ثم فإنها تعجز عن تلبية متطلبات عمالئها بما يتناسب بالسرعة والمرونة الالزمتين في
أسواق األعمال حاليا.
هل تعرف ميزات هل تعرف ميزات ERPERP؟المحتويات
٣ ................................................................. مقدمة
تحسين كفاءة١٥ ..................................................... أعمالك اليومية
زيادة مرونة األعمالوأوقات االستجابة.................................................. ٢١
إهدار أقل وأخطاء أقل............................................. ٢٥
زيادة إنتاجية الموظفين............................................ ٢٩
وسائل أفضل للوصول٣٣ .............................................. إلى معلومات الشركة
تقليل المخاطر...................................................... ٣٧
٤١ ................................................. تزايد نمو األعمال
رؤية شاملة عنأعمال شركتك...................................................... ٤٥
زيادة التعاون بين فريقالعمل خارج الشركة............................................... ٤٩
تحسين مستوى االستجابةوتلبية متطلبات العمالء............................................ ٥٣
الملخص والخطوات٥٧ .............................................................. القادمة
Do you speakERP
تعرف على مفتاح تحقيقالنجاح في األعمال
?
SAP تعد SAP AG. حقوق النشر © لعام ٢٠١٠ لشركةوشعار SAP عالمتين تجاريتين وعالمتين تجاريتين
مسجلتين لشركة SAP AG في ألمانيا والعديد من البلدان األخرى.
شركة SAP الشرق األوسط وشمال أفريقياالطابق ١٦ ببرج أرينكو،
طريق الشيخ زايد، صندوق بريد ١١٨٣٥٣،دبي، اإلمارات العربية المتحدةدبي: ٤٤٠٧٢٢٢-٤ ٩٧١+،
الرياض: ٢١١٨٠٣٠-١-٩٦٦+، القاهرة: ٨١ ٨٨ ٦٦ ٢٢-٢٠٢+