samenwerken voor succes met best value … bons - bv bij... · • longlist van 21 op basis van...

SamenwerkenvoorSuccesmet

BestValueProjectmanagement

FredBons11oktober2017

© KWD resultaatmanagement BV

Wiebenik?•  Project/ProgrammaManagerbijKWD

Resultaatmanagement•  AssociatebijBestValueEurope•  BestValueA+gecertificeerdin2017•  >27jaarervaringinICTprojectmanagement•  >30projectensuccesvolgemanaged,[email protected]


Casus:3invalshoeken•  Opdrachtgever•  Leverancier•  BestValueexpert


AchtergrondenAanleidingTransaviaiseenNederlandse‘lowcost–lowfare’luchtvaartmaatschappij,dievluchtenaanbiedttegeneenzeerconcurrerendeprijs.PerjaarvervoertTransaviameerdan6miljoenpassagiers.InNederlandheeftTransaviaca.1.800medewerkers,waarvan75binnenIT.Inmei2016heeftTransaviabeslotenhaarDatacenter(enIT-Infrastructuur)activiteitenteoutsourcen.Business-overwegingendaarbijwaren:•  Garanderenvandecontinuïteit•  Verminderenvandeoperationelekostenmetminimaal15%•  Verschuivenvaninvesteringen(CAPEX)naaroperationele

uitgaven(OPEX)•  Borgenvantoegangtotup-to-dateexpertise


WaaromBestValue?Eerdere(slechte)ervaringenmetaanbestedingen:•  Onvoldoendeexpertiseencapaciteitvoorhet

formulerenvanrequirements•  Benodigdedoorlooptijdvoorhetopstellenvan

requirementsinrelatietotdegewenstesnelheidinhetprocesvanuitbesteden

•  OnvoldoendecapaciteitvoorhetbeoordelenvanaanbiedingenopRFIenRFP

•  Onvoorziengrootaantalchangesbijdeuitvoering,enhogeextrakostendiedezemetzichmeebrengen


WaaromBestValue?Oplossingiseenaanpakdietegemoetkomtaandevolgendeeisen:•  Eenoplossingdiemaximaalaansluitbijde

doelstellingvanTransavia•  Kortaanbestedingstraject•  Geenextradrukophetbeperktaantaleigen

medewerkerswerkzaamopditterrein•  Voorspelbaarenbeheersbaarprojectwaarbijde

risico’sbeheersten(financieel)gedragenwordendoordepartijdiedaarooktoeinstaatis.


WanneerBestValue?•  Markt•  ErvaringmetBestValue•  Onderscheidend/innovatiefvermogen•  Vrijheidsgraden•  Risico’s•  Stakeholders•  Complexiteitvanhetproject•  Team–kenmerken•  Team-samenstelling


BestValuePIPSProcesBest Value proces

Voorbereiden Selecteren Concretiseren Uitvoeren

start aanbesteding

Inschrijving: • Prijs • Prestatieonderbouwing • Risicodossier • Kansendossier Interviews

beoogd opdrachtnemer gunning

Plan van aanpak

Contract

Prestatie info Detailplanning

Aanbestedingsdossier

Weekly’s

CHAPTER 14: BEST VALUE PIPS

76

Phase 2: Selection – Vendors are selected based upon their level of expertise specific to the subject project and not a technical scope of work. All vendors are given the opportunity to differentiate themselves from their competitors using non-technical performance metrics that demonstrate their level of capability and expertise to meet the buyer’s requirement and need. In the Selection phase the vendors’ offered project scope is not yet considered; vendors are prioritized solely based on expertise and competitive pricing. However, this does not mean that the competing vendors should not have a scope with a schedule and price. Vendors must submit a price for the scope which they will propose.

Selection Clarification ExecutionPre -Qualification

Award Contract

All Vendors One Vendor

Differential in capability/expertise[using nontechnical

performance metrics]

Technical review of scope

and vendor plan

Weekly tracking of project deviation

by Vendor.

Education of vendors

Figure 14.1: Performance Information Procurement System

Phase 3: Clarification – The top prioritized vendor in the Selection phase is invited to the Clarification phase. In this phase the selected vendor will present their scope of work [SOW], detailed schedule, milestone schedule w/cost, WRR, risk mitigation plan and performance metrics that will be kept during the project. The client is then given a chance to review,


BestValueVoorbereidingBest Value proces


start aanbesteding



Plan van aanpak

Contract



Weekly’s


Deuitvraag:RFP•  Doel:vinddeexpert-leverancierdieeen(bijde

doelstellingenenrandvoorwaarden)passendeoplossingbiedttegeneenmarktconformeprijs

•  Scope:hetvolledigovernemenvanalleactiviteiten,medewerkers,hard-ensoftwareeninfrastructuurvanhetTransaviaDatacenterendebijbehorendeITInfrastructuur

•  Budget:plafondprijsvoorTransitie–ServiceDelivery(5jaar)–Re-transitie–  Gebaseerdophuidigerunningcostsmeteenjaarlijkse

besparingvanminimaal10%•  DoelstellingenenRandvoorwaarden•  AanpakenPlanning•  Weging


RFP:Doelstellingen•  ThecontinuityofTransavia’sbusinessprocessesisensuredbydelivering

reliableITservices,7x24hours,accordingtotheservicelevelsthatfitsthecriticalityoftheITservices.Thisincludes:

–  Novulnerabilityintheorganization(i.e.aslittleaspossible"oneisnone"situations);

–  Guaranteedlongtermaccesstoup-to-dateexpertiseprovidedthatitisnot/orlimitedpresentandtheeffort"to"staycurrentisdisproportionatelylarge;

•  TheinvolvedemployeesofTransaviaareassistedtoanattractivecontinuationoftheircareerconformthearrangements;

•  Beingabletosupportbusinessinnovationthatrequiresnextgenerationandnewtechnologies;

•  FacilitatesAgilewayofworkingandtheinnovativepowerofTransavia’sITdepartment;

•  Reductionoftherunningcoststooperate,manageandmaintaintheICTinfrastructureforrunningbusinessapplicationswithatleast10%peryearforthecoming5years;

•  TransferinvestmentintheprovisionoftheexistingITsystemstooperationalexpenditure(CAPEXtoOPEX).


RFP:Weging

Criterium WegingPrestatieonderbouwing(LE) 30%RisicoAnalyse(RA)&Kansendossier(VA) 20%Interviews 20%Prijs 30%


Voorbereidingsfase:Leerpunten

•  Tijdvoorbesluitvorming–  HappyflowversusContingency?

•  Beschikbaarheidbasisinformatie–  Voorbeelden!

•  Beschikbaarheidmedewerkers–  Vakantieperiode!–  HappyflowversusContingency?


Selectie:deleverancieraanzet!Best Value proces


start aanbesteding



Plan van aanpak

Contract



Weekly’s


Leveranciers

•  Longlistvan21opbasisvan“Giarte”•  14geïnteresseerdentijdens

Informatiebijeenkomst•  7aanmeldingenvoorRFP•  4aanbieders•  1winnaar


Vanuitdeleveranciersgekeken…

•  BestValuezegt:leverancierisdeexpertenkandussneleenpassendeaanbiedingmaken–  Praktijkwijstuit:veelbehoefteaandetail-informatie

overhetwatenhoe–  Enook:opstartproblemenmetBestValueApproach,

meteenenkeleuitzondering•  Eenenkeleleverancierprobeerde“boven-enachterlangs”

deBestValueApproachteontwijken…•  InhurenvanBestValueexpertisebleekessentieel•  Hoeweldusveelalmoeizaam,tochvierBestValue

aanbiedingen


Debeoordeling

•  Doorbeperkteomvangvande(4)aanbiedingen(10pag.)relatiefsneltebeoordelen

•  Wellastigom‘lostekomen’vandeinhoud•  MeestzuivereBestValuebeoordelingdoorteamlidmet

minstemateriedeskundigheid•  WeinigonderscheidinRAenVA,welinLE•  1xonvoldoendeopLE(knock-out)•  3partijendoornaarinterviews,3sleutelfunctionarissen•  Bij1aanbiederblekensleutelfunctionarissendeaanbieding

nietzelftehebbengeschreven(enooknietechtgoedtekennen…)–  Knock-out?


Degunning

Vendor1 Vendor2 Vendor3 Vendor4Prestatieonderbouwing 30% 10 10 10 4Risico-&kansendossier 20% 6 6 6 6Interviews 20% 6 9 8 0Prijs(re)transitie&servicedelivery 30% 10.771.564€ 12.200.000€ 11.327.400€ 12.275.784€Totaalscore 93,4 96,4 96,3 58,4


BestValueConcretiseringBest Value proces


start aanbesteding



Plan van aanpak

Contract



Weekly’s


Leverancierindelead!


Contractering•  Modelcontractmetalgemenecontractuelecondities

(inkoopvoorwaarden),metmaximaal5aanpassingendoorleverancier

•  Geenonderhandelingen!Entochnietteveelbetaald?–  Plafondprijsobvhuidigekostenenbenchmark–  Competitiverange(+/-15%)–  Prijsteltvoor30%mee

•  Contractiseenco-productie:–  algemenecontractuelevoorwaarden(zieboven)–  prestatie-documentatieopinitiatiefvanleverancier,met

uitsluitendaanpassingentenopzichtevandeaanbiedingwanneerdedoelstellingen,randvoorwaarden,aannamesenuitgangspuntengewijzigdzijntenopzichtevandeRFP

–  governanceopinitiatiefvandeleverancierenmetinstemmingdoorTransavia


WederzijdseKPI’s!•  Doelstellingenenrandvoorwaarden:hoeleverancier

presteert•  DaarnaastKPI’soverperformanceensamenwerkingvan

leverancierenTransavia•  Voorbeeldenvanleveranciers-KPI’s:

–  Klanttevredenheidoverleveranciero.b.v.NPS–  Mijlpalenvolgensplanninggerealiseerddoorleverancier–  Risico’sgemitigeerdbinnengesteldetijddoorleverancier–  WRRoptijdenvolledigopgeleverddoorleverancier–  Beschikbaarheidbinnenovereengekomendowntime–  Risicometeenimpact/kans‘Hoog’kleinerdan10%vantotale

aantalrisico’s•  VoorbeeldenvanTransaviaKPI’s:

–  LeveranciertevredenheidoverTransaviao.b.v.NPS–  Risico’sgemitigeerdbinnengesteldetijddoorTransavia–  WeeklyRiskReport:tijdigefeedbackdoorTransavia


BestValueUitvoeringBest Value proces


start aanbesteding



Plan van aanpak

Contract



Weekly’s


Samenwerking!DesamenwerkingtussenTransaviaenleveranciervindtplaatsop3niveau’s:•  uitvoerend:deprojectteamsvanTransaviaenleverancier

werktenopeentransparanteenproductievewijzesamen,elkvanuitdeeigenverantwoordelijkhedenentaken,zoalsvastgelegdinhetprojectplan,tevensonderdeelvanhetcontract(schedules)

•  managerial:deprojectmanagervanTransaviaendeTransitiemanagervanleverancierwerkteneveneenstransparantendoelgerichtsamen,vanuitrespectievelijkdeQualityAssuranceenQualityControlverantwoordelijkheid

•  stuurgroep:indestuurgroepwerdvoortgangprojectbesprokenenwerdfeitelijkhetcontractmanagementuitgevoerd.


Succesfactorenindeuitvoering•  Transparantie

– wederzijds•  Vertrouwen

– BasisofGevolg?•  ConsequenttoepassenvanBestValue

– Begeleiding•  Win-Win

– Gelijkwaardigheidvanuiteigenrol•  Contract?

– Mandaat!

samenwerken voor succes met best value … bons - bv bij... · • longlist van 21 op basis van...

Documents