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Sage Accountants

Sage Drive

Guía de uso y FAQ’s

Sage Drive Guía de uso y FAQ’s

Sage Drive – Guía de uso y FAQ’s Página 2 de 31

Contenido

1. ¿Qué es Sage Drive? .................................................................................................................. 5

2. Empezando a trabajar con Sage Drive ...................................................................................... 6

a. CONFIGURACIÓN DE SAGE DRIVE ..................................................................................... 6

b. COMPARTIR EMPRESAS..................................................................................................... 9

c. CONFIGURAR LAS OPCIONES DE SAGE DRIVE ................................................................. 12

d. INVITAR A OTROS USUARIOS .......................................................................................... 13

e. SINCRONIZAR DATOS CON OTROS USUARIOS ................................................................ 14

f. SINCRONIZAR DATOS CON OTRA DE MIS INSTALACIONES ............................................. 16

3. ¿Qué datos puedo sincronizar? ............................................................................................... 17

4. FAQ’s (Preguntas frecuentes) .................................................................................................. 20

a. GENERAL .......................................................................................................................... 20

¿Qué es Sage Drive? ....................................................................................................... 20

¿Sage Drive es gratuito? ................................................................................................. 20

¿Tengo que instalar algo para poder usar Sage Drive? .................................................. 20

Tengo Sage ContaPlus Flex Asesorías, pero no veo Sage Drive ..................................... 20

¿Mis clientes también tienen que tener Sage ContaPlus Flex para poder sincronizar con

ellos? ............................................................................................................................... 21

¿Es Sage Drive un sistema de copias de seguridad? ...................................................... 21

b. SAGEID ............................................................................................................................. 21

¿Qué es SageID? ............................................................................................................. 21

¿Qué email debería utilizar para crear el SageID y registrar Sage Drive? ...................... 21

Ya tengo un SageID pero no recuerdo la contraseña ..................................................... 22

c. SESIÓN DE SAGE DRIVE ................................................................................................... 22

¿Cómo sé si Sage Drive está funcionando? ¿Si la sesión está abierta? .......................... 22

Si quiero ver los datos en mi ordenador de casa ¿necesito un SageID diferente o

registrar de nuevo el producto? ..................................................................................... 22

¿Qué ocurre si no tengo conexión a internet? ............................................................... 22

¿Qué significan los diferentes colores del icono de Sage Drive de la esquina superior

derecha de mi Sage ContaPlus Flex? .............................................................................. 23



d. INVITACIONES.................................................................................................................. 23

¿Cómo puedo invitar a nuevos usuarios a sincronizar empresas? ................................ 23

¿Qué mail tengo que poner para invitar a un nuevo usuario? ...................................... 23

Me he equivocado en el email del usuario al que quería invitar ¿qué puedo hacer? ... 24

Cuando invito a un nuevo usuario, ¿qué diferencia hay entre el perfil de “Invitado” y el

de “Propietario e Invitado”? .......................................................................................... 24

¿Cómo se consumen las invitaciones? ........................................................................... 24

¿Cómo puedo saber cuántas invitaciones he utilizado y cuantas me quedan aún

disponibles? .................................................................................................................... 24

¿Cuántas invitaciones tengo incluidas en Sage Drive y que puedo hacer cuando las

consuma todas? ............................................................................................................. 25

Al sincronizar 2 equipos personales míos, ¿se consume alguna invitación? ................. 25

Si elimino algún usuario de la consola de administración, ¿recupero esa invitación para

poder usarla con otra persona? ..................................................................................... 25

He recibido una invitación de otra persona para sincronizar una empresa en Sage

Drive, ¿qué tengo que hacer? ........................................................................................ 25

e. PERFILES Y VISIBILIDAD DE DATOS .................................................................................. 26

¿Pueden ver mis invitados información de otras empresas? ........................................ 26

¿Puede un invitado mío compartir mi empresa con otro usuario? ............................... 26

¿Cómo puedo ver qué empresas tengo sincronizadas y con quién? ............................. 26

¿Cómo puedo ver a qué empresas tiene acceso un usuario? ........................................ 26

Quiero sincronizar nuevas empresas con un usuario con el que ya sincronizo una,

¿cómo puedo hacerlo? ................................................................................................... 27

Quiero invitar a una persona a sincronizar una empresa pero no veo esta empresa en

la Consola de administración ......................................................................................... 27

f. EMPRESAS SINCRONIZADAS ............................................................................................ 27

¿Cómo puedo seleccionar las empresas de mi Sage ContaPlus Flex Asesorías que

quiero sincronizar en Sage Drive? .................................................................................. 27

Al añadir una nueva empresa a la lista de las sincronizadas con Sage Drive me dice que

no se puede porque no tiene NIF informado, ¿qué hago? ............................................ 28

Si me invitan a sincronizar una empresa que no tengo en mi Sage ContaPlus Flex, ¿qué

ocurre? ........................................................................................................................... 28

¿Cómo sabe Sage Drive qué empresa de las que tengo en mi Sage ContaPlus Flex se

corresponde con la que estoy recibiendo de otro usuario? .......................................... 28

Si la empresa que sincronizo con otro usuario tiene un número de dígitos de subcuenta

diferente, ¿cómo se incorporan los apuntes en mi Sage ContaPlus Flex Asesorías?..... 28



Tengo más de una empresa con el mismo NIF, ¿cómo puedo indicarle cuál de estas es

la que se corresponde con la que recibo mediante Sage Drive? ................................... 29

g. DATOS SINCRONIZADOS .................................................................................................. 29

Cuando invito a un nuevo usuario a sincronizar una empresa, ¿qué datos recibe? ¿Sólo

los nuevos cambios o todos los históricos? ................................................................... 29

¿Puedo definir qué datos concretos quiero transmitir de una empresa? ..................... 29

¿Puedo definir qué datos concretos quiero incorporar de una empresa? .................... 30

He definido una configuración específica para los datos que quiero transmitir e

incorporar de una empresa y me gustaría que el resto de empresas llevasen la misma

configuración .................................................................................................................. 30

Si configuro Sage Drive para que transmita la información automáticamente, ¿qué

empresas y qué datos envía? ......................................................................................... 30

¿Puedo seleccionar de qué empresas quiero mandar datos? ....................................... 30

Si configuro Sage Drive para que incorpore la información automáticamente, ¿qué

datos se incluyen? .......................................................................................................... 31

¿Puedo seleccionar de qué empresas o usuarios quiero incorporar datos? ................. 31

Si incorporo datos de una fecha, ¿qué ocurre con los datos de fechas anteriores de la

misma empresa? ............................................................................................................ 31

¿Cómo puedo ver qué datos, de qué empresas y usuarios se han incorporado en mi

Sage ContaPlus Flex Asesorías? ...................................................................................... 31



Esta pequeña guía ha sido diseñada para que conozca, paso a paso, el funcionamiento

de Sage Drive, la nueva funcionalidad de las soluciones Flex diseñada para facilitar la

sincronización de su información contable en la nube.

1. ¿Qué es Sage Drive?

Sage Drive es un sistema de intercambio de información contable básica (asientos

contables, analíticas y subcuentas asociadas a dichos asientos), que utiliza la nube

como almacén de información.

Permite la sincronización e intercambio de la información contable entre instalaciones

de Sage ContaPlus Flex Asesorías y Sage ContaPlus Flex versión empresas, sin tener

que recurrir a complejos procesos de importación de ficheros con la información

requerida.

De esta forma puede compartir información con los colaboradores de su despacho, con

sus clientes o, si trabaja indistintamente desde su domicilio y la oficina, sincronizar con

la información existente en ambas ubicaciones, evitando posibles errores y asegurando

el acceso a la última versión de la información.

También permite exportar la información del enlace contable desde Sage FacturaPlus

Flex a Sage ContaPlus Flex, independientemente de la ubicación física de ambas

instalaciones.

Todo el proceso se realiza con las máximas garantías de seguridad para que solamente

tengan acceso a la información los contactos que usted decida.



2. Empezando a trabajar con Sage Drive

Para poder comenzar a usar Sage Drive, debe tener actualizado su Sage ContaPlus

Flex Asesorías a la última versión disponible.

a. CONFIGURACIÓN DE SAGE DRIVE

Al abrir Sage ContaPlus Flex Asesoría se muestra una ventana de bienvenida

que da paso al asistente de configuración.

En la pantalla siguiente se procede al registro de Sage Drive, que sólo debe hacerse la primera vez. Para ello es necesario contar con un Sage ID.

INFORMACION IMPORTANTE.

Sage ID es el método de identificación que utilizan nuestras aplicaciones en la

nube, como Sage Drive o como Sage One. No se debe confundir con el idSage,

que se utiliza en los procesos de registro de las aplicaciones.

El Sage ID es una identificación personal y NO DEBE SER COMPARTIDO.



Si aún no dispone de un Sage ID puede crearlo desde esta misma pantalla,

accediendo a la opción correspondiente. Se abrirá un navegador de internet

donde podrá dar de alta el Sage ID.

Una vez finalizado el proceso de alta del Sage ID, accederemos en nuestro Sage

ContaPlus Flex Asesorías a la opción “Registrar Sage Drive”, que realizará el

proceso de forma automática.

INFORMACION IMPORTANTE.

Deberá realizar este proceso una única vez. Para conectar el resto de

instalaciones o productos que tiene como cliente de Sage, sólo será necesario

introducir sus datos de SageID cuando el equipo se lo solicite.

En la siguiente pantalla podrá configurar el modo y frecuencia de sincronización

que desea. Esta configuración es común para todas las empresas que

sincronice.

Por defecto el sistema viene configurado de forma que la sincronización se

realice manualmente. Esto implica que para enviar datos a otros usuarios deberá

hacerlo manualmente. La recepción de datos por parte de los usuarios con los

que esté sincronizado será automática, quedando pendiente de que los revise e

incorpore en su Sage ContaPlus Flex Asesorías de forma manual.



En los siguientes pasos podrá configurar la primera empresa que desea

compartir con otros usuarios.

Seleccione primero la empresa desde el listado siguiente:

Indique que datos de esta empresa quiere compartir con otros usuarios y

cuales quiere recibir:



Por último invite a los usuarios con los que desea compartir esa empresa. Este

paso se completará en un navegador web.

b. COMPARTIR EMPRESAS



Una vez registrado y activado el producto puede empezar a definir qué empresas

desea compartir. Puede realizar esta acción desde dos opciones diferentes.

En Sage ContaPlus Flex Asesorías acceda a la siguiente opción de menú:

Sincronización Sage Drive Configuración de Sage Drive.

En la pantalla de “Configuración de Sage Drive”, si accede al icono de “Añadir”

verá una pantalla en la que seleccionar la empresa que desea compartir y definir

qué datos de la misma desea sincronizar.



Todos los ejercicios de una misma empresa aparecerán agrupados por el CIF

de dicha empresa en el listado de empresas compartidas.

Puede definir también si desea compartir una empresa y qué datos, en el

momento de creación de dicha empresa. Encontrará en la primera pantalla del

asistente de creación de empresas esta opción.



c. CONFIGURAR LAS OPCIONES DE SAGE DRIVE

Desde la pantalla de “Configuración de Sage Drive” puede:

- definir como sincronizar la información (manualmente o de forma automática)

- modificar los datos de una empresa que está compartiendo

- añadir o eliminar empresas del proceso de sincronización

- seleccionar en qué empresa desea incorporar datos que ha recibido en caso

de encontrarse conflicto de CIF’s

- consultar el historial de sincronizaciones

- acceder a la gestión de permisos e invitaciones

- abrir sesión en Sage Drive

Por defecto el sistema viene configurado de forma que la sincronización se

realice manualmente. Esto implica que para enviar datos a otros usuarios deberá

hacerlo manualmente. La recepción de datos por parte de los usuarios con los

que esté sincronizado será automática, quedando pendiente de que los revise e

incorpore en su Sage ContaPlus Flex Asesorías de forma manual.

Si desea que estos procesos se lleven a cabo automáticamente, acceda a la

opción de “Frecuencia de sincronización” y modifique esta configuración.



d. INVITAR A OTROS USUARIOS

Desde la pantalla de “Configuración de Sage Drive”, la opción de “Gestión de

permisos” accederá a la consola de administración web de Sage Drive, donde

podrá invitar a usuarios a sincronizar, cambiar los permisos ya otorgados o

cancelarlos.

Cuando invite a un usuario podrá indicar cuales de las empresas que ha compartido desde Sage ContaPlus Flex Asesorías desea compartir con este usuario.



INFORMACION IMPORTANTE

Asigne siempre el perfil de “Invitado”. El perfil de “Propietario e invitado” debe

quedar reservado para su propio uso.

El invitado recibirá un mail con las instrucciones a seguir. Deberá crear un Sage

ID para poder acceder al servicio.

INFORMACION IMPORTANTE

El usuario al que invite y con el que desee sincronizar datos debe ser usuario de

un producto Sage de la línea Flex (ContaPlus Flex, ContaPlus Flex Asesorías o

FacturaPlus Flex).

e. SINCRONIZAR DATOS CON OTROS USUARIOS

Una vez registrado y activado Sage Drive, podrá comprobar cuál es el estado

del servicio mediante el icono de la esquina superior derecha de su Sage

ContaPlus Flex Asesorías.



Este icono cambiará de color en función del estado del servicio:

- No hay empresas compartidas en Sage Drive.

- Sage Drive está activo.

- Sage Drive está en proceso de sincronización.

Clicando sobre el podrá acceder a una pantalla donde verá los datos que ha

recibido, con información sobre el usuario que se los envía y la empresa a la que

hacen referencia.



En el caso de que la configuración de su Sage Drive esté en modo manual para

la incorporación de datos, deberá seleccionar e incorporar los datos que desee

mediante el botón “Incorporar datos”. Recuerde seleccionar previamente los

datos que desea incorporar.

Si desea enviar manualmente los datos de sus empresas sincronizadas a los

usuarios con permisos, podrá hacerlo mediante el botón “Transmitir

información”. Se mostrará un listado con todas las empresas sincronizadas que

tienen nuevos datos pendientes de enviar.

Puede seleccionar de cuáles de estas empresas desea enviar datos. Una vez

transmitida esta información, será accesible por todos los usuarios con los que

haya compartido dicha empresa.

f. SINCRONIZAR DATOS CON OTRA DE MIS INSTALACIONES

En el caso de que la sincronización se desea realizar con otra instalación de

Sage ContaPlus Flex del mismo usuario (por ejemplo entre el ordenador del

despacho y el ordenador personal de casa), sólo será necesario seguir el “paso

a” del presente documento en cualquiera de las instalaciones del programa, e

iniciar sesión en todos los equipos que se desee sincronizar con el mismo Sage

ID (“paso b” del presente documento).



3. ¿Qué datos puedo sincronizar?

Puede seleccionar el detalle de la información que desea sincronizar para cada una de

las empresas.

Para ello acceda a la pantalla de “Configuración de Sage Drive” (menú Sincronización

Sage Drive Configuración de Sage Drive). Una vez en esta pantalla seleccione la

empresa que desea configurar y pulse el icono de “Configurar información sincronizada”.

Se mostrará una ventana donde podrá configurar los siguientes datos:

- Información a transmitir: puede definir qué datos específicos de esta empresa

desea sincronizar con otros usuarios. En el caso de que no dese enviar ningún

dato de esta empresa en concreto, puede desmarcar todas las opciones de este

bloque.



- Datos a importar: seleccione que tipos de datos desea que se incluyan en su Sage

ContaPlus Flex Asesorías. Esta configuración es independiente de la frecuencia o

modo de sincronización (manual o automático).

Si desea recibir TODOS los datos de una empresa, y no únicamente los cambios

que se produzcan a partir del momento en el que configura la sincronización,

seleccione en las opciones de este apartado aquellas que hagan referencia a

todos los datos, en lugar de a nuevos o modificaciones.

Puede configurar estas opciones de sincronización de manera diferente para cada

empresa, y modificarlas siempre que lo necesite.

En el proceso de alta de una nueva empresa en Sage ContaPlus Flex Asesorías, si en

la primera pantalla de datos se selecciona la opción de “Sincronizar con Sage Drive”,

podrá definir los datos a recibir/transmitir en la siguiente pantalla del alta de empresa.

Esta opción de “Sincronizar con Sage Drive” estará disponible únicamente después de

haber informado un DNI/CIF válido para la nueva empresa.



En el caso de querer copiar esta configuración a alguna otra de las empresas

sincronizadas, podrá hacerlo a través del icono “Copiar configuración entre empresas”

de la pantalla de “Configuración de Sage Drive”.



4. FAQ’s (Preguntas frecuentes)

a. GENERAL

¿Qué es Sage Drive?

Sage Drive es un sistema de intercambio de información contable básica

(asientos contables, analíticas y subcuentas asociadas a dichos asientos), que

permite la sincronización e intercambio de la información contable entre

diferentes usuarios de Sage ContaPlus Flex.

¿Sage Drive es gratuito?

Si, es un servicio gratuito al que tienen acceso todos los clientes de Sage

ContaPlus Flex Asesorías o Sage FacturaPlus Flex.

Recibirás un número de invitaciones de forma gratuita en función del nivel de

servicio que tengas contratado. Puedes adquirir más invitaciones si las necesitas

mediante packs de 10 adicionales.

¿Tengo que instalar algo para poder usar Sage Drive?

No, Sage Drive es un servicio incluido para todos los clientes de la línea Plus-

Flex y va incluido dentro de las instalaciones de Sage ContaPlus Flex Asesorías

y Sage FacturaPlus Flex.

Tengo Sage ContaPlus Flex Asesorías, pero no veo Sage Drive

Debes tener el producto actualizado a la última versión y activado. Comprueba

mediante el servicio de actualizaciones automáticas LiveUpdate si tu ContaPlus

Flex está actualizado.



¿Mis clientes también tienen que tener Sage ContaPlus Flex para poder sincronizar con ellos?

Si, Sage Drive únicamente funciona entre aplicaciones de la línea Plus Flex

(ContaPlus y FacturaPlus). En un futuro estará también disponible en Sage

Despachos.

¿Es Sage Drive un sistema de copias de seguridad?

No, únicamente sincroniza datos contables basados en el protocolo Babel de

Sage.

Se está estudiando la posibilidad de incorporar en un futuro este servicio, pero

de momento tienes que seguir realizando tus copias de seguridad como hasta

ahora para tener un backup de todo tu sistema.

b. SAGEID

¿Qué es SageID?

Es un identificador personal e intransferible que le identifica como usuario del

servicio mediante tu dirección de email. Es muy importante que no lo compartas

con nadie.

Sage utiliza este identificador para los productos y servicios online como Sage

Drive o Sage One, por lo que si eres usuario de este servicio ya dispones de uno.

¿Qué email debería utilizar para crear el SageID y registrar Sage Drive?

Tu servicio de Sage Drive quedará vinculado tanto a tu código de cliente y

número de serie de tu producto de la línea Plus Flex, como a tu email, por lo que

es recomendable que el email utilizado sea el de un responsable del Despacho

y que no se comparta con otros usuarios.



Ya tengo un SageID pero no recuerdo la contraseña

En las pantallas de bienvenida de Sage Drive, en la segunda pantalla pulsa sobre

el botón “Registrar producto”. Deberás introducir tu email y contraseña, y en el

caso de no recordarla puedes recuperarla mediante el link disponible en esta

ventana.

c. SESIÓN DE SAGE DRIVE

¿Cómo sé si Sage Drive está funcionando? ¿Si la sesión está abierta?

Sage Drive funciona continuamente recibiendo datos de otros usuarios con quien

estás sincronizado, y transmite o incorpora esta información según lo tengas

configurado (manual o automático).

Por eso, desde que lo actives siempre estará la sesión abierta. Si en algún

momento se pierde la conexión a internet y se cierra la sesión, Sage Drive te

avisará y te pedirá que vuelvas a introducir tu email y contraseña de Sage ID.

Si quiero ver los datos en mi ordenador de casa ¿necesito un SageID diferente o registrar de nuevo el producto?

No, para poder sincronizar tus propios ordenadores entre sí únicamente debes

conectarte en ambos con el mismo SageID. Para ello accede a la opción

“Abrir/Cerrar Sesión de Sage ID” la primera vez que entres en tu segundo

ordenador, e introduce el email y contraseña de tu SageID.

No es necesario que registres el producto de nuevo.

¿Qué ocurre si no tengo conexión a internet?

Sage Drive necesita de una conexión a internet para funcionar. En el caso de

que temporalmente no esté disponible, puedes seguir trabajando sin problemas.



No se podrán transmitir o recibir datos, pero la operativa se reanudará sin

ninguna pérdida de información cuando se recupere la conexión de internet.

¿Qué significan los diferentes colores del icono de Sage Drive de la esquina superior derecha de mi Sage ContaPlus Flex?

Este icono te indica el estado en el que se encuentra el servicio:

- Verde: Sage Drive está conectado y funcionando correctamente.

- Gris con las flechas en verde: Sage Drive está transmitiendo, recibiendo

o incorporando información en estos momentos.

- Gris con las flechas en blanco: Sage Drive no está activo o no tienes

ninguna empresa sincronizada.

d. INVITACIONES

¿Cómo puedo invitar a nuevos usuarios a sincronizar empresas?

La gestión de las invitaciones se realiza desde la “Consola de administración” de

Sage Drive. Puedes acceder a ella desde el botón de “Gestión de permisos”.

Se abrirá un navegador web donde tendrás que poner tu email y contraseña de

SageID. Una vez en esta pantalla podrás gestionar las invitaciones y permisos

de cada usuario.

¿Qué mail tengo que poner para invitar a un nuevo usuario?

El email que indiques cuando estás invitando a un nuevo usuario debe ser el

mismo que este usuario tiene que utilizar para crear un SageID en caso de que

no lo tenga, o para acceder a Sage Drive si ya dispone de un SageID con ese

mismo email.



Me he equivocado en el email del usuario al que quería invitar ¿qué puedo hacer?

No es posible modificar el email de un usuario invitado, por lo que deberás

eliminar dicho usuario y crear uno nuevo con los datos correctos.

Cuando invito a un nuevo usuario, ¿qué diferencia hay entre el perfil de “Invitado” y el de “Propietario e Invitado”?

El perfil de “Propietario e Invitado” está reservado para ti y da acceso a todos los

datos de tu Sage Drive. Permite añadir y eliminar empresas, invitar a nuevos

usuarios, modificar o cancelar invitaciones. Por lo tanto es muy importante que

no asocies este perfil a ningún otro usuario.

El perfil de “Invitado” da acceso a ese usuario únicamente a los datos de la

empresa o empresas que has sincronizado con él.

¿Cómo se consumen las invitaciones?

Cada vez que invites a un nuevo usuario a sincronizar en Sage Drive consumirás

una invitación, que es válida para tantas empresas como desees sincronizar con

dicho usuario.

Sólo consumen invitaciones los usuarios que invitan, no los que son invitados.

¿Cómo puedo saber cuántas invitaciones he utilizado y cuantas me quedan aún disponibles?

Puedes consultarlas en la Consola de Administración de Sage Drive. Para ver el

dato actualizado pulsa el botón de “Refrescar licencia”.

Próximamente podrás ver este dato también desde tu Sage ContaPlus Flex

Asesorías.



¿Cuántas invitaciones tengo incluidas en Sage Drive y que puedo hacer cuando las consuma todas?

En función del nivel de servicio de tu Sage ContaPlus Flex Asesorías recibirás

un número de invitaciones gratuitas:

- Estándar: 25 invitaciones.

- Extra: 50 invitaciones.

- Avanzado: 100 invitaciones.

Puedes comprar tantos packs de ampliación de 10 invitaciones como necesites.

Al sincronizar 2 equipos personales míos, ¿se consume alguna invitación?

No, la sincronización con distintos equipos de un mismo usuario no consume

ninguna invitación.

Si elimino algún usuario de la consola de administración, ¿recupero esa invitación para poder usarla con otra persona?

Si, cuando se elimina una invitación de un usuario, verá incrementada la cuenta

de Invitaciones disponibles en una unidad.

He recibido una invitación de otra persona para sincronizar una empresa en Sage Drive, ¿qué tengo que hacer?

Si ya eres usuario de Sage Drive y recibes la invitación en la misma cuenta de

correo que utilizas en tu SageID, empezarás a recibir los datos en tu Sage

ContaPlus Flex sin necesidad de que hagas nada.

En el caso de que recibas la invitación en una cuenta de email diferente a la de

tu SageID, debes solicitar a la persona que te la envía que te invite de nuevo,

esta vez a tu email de SageID.



e. PERFILES Y VISIBILIDAD DE DATOS

¿Pueden ver mis invitados información de otras empresas?

Siempre que les haya asignado el perfil de “Invitado”, no podrán ver nunca las

empresas que tienes sincronizadas, a excepción de aquellas a las que les dé

acceso.

Tampoco podrán ver con que otros usuarios está sincronizando las empresas.

¿Puede un invitado mío compartir mi empresa con otro usuario?

No, un usuario con perfil de “Invitado” no podrá sincronizar la empresa a la que

le has dado acceso con nadie más.

¿Cómo puedo ver qué empresas tengo sincronizadas y con quién?

En la “Consola de administración” si seleccionas en la parte derecha de la

pantalla la opción de “Por empresa” verás la lista de todas las empresas que has

sincronizado con Sage Drive. Esta lista es la misma que puedes ver en tu Sage

ContaPlus Flex, en la opción de Sage Drive.

Si despliegas la información de una empresa, se mostrará la lista de todos los

usuarios que tienen acceso a ella.

¿Cómo puedo ver a qué empresas tiene acceso un usuario?

En la “Consola de administración” si seleccionas en la parte derecha de la

pantalla la opción de “Por usuario” verás la lista de todos los usuarios a los que

has invitado a sincronizar en Sage Drive.

Si despliegas la información de un usuario, se mostrará la lista de todas las

empresas a las que tiene acceso.



Quiero sincronizar nuevas empresas con un usuario con el que ya sincronizo una, ¿cómo puedo hacerlo?

Puedes gestionarlo en la “Consola de administración” de Sage Drive (accesible

desde el icono de “Gestión de permisos” de Sage Drive dentro de ContaPlus

Flex.

En esta pantalla selecciona el usuario al que quieres añadir alguna empresa,

dale al botón de modificar de la parte izquierda de la pantalla, y marca o

desmarca las empresas a las que quieres que tenga acceso.

Quiero invitar a una persona a sincronizar una empresa pero no veo esta empresa en la Consola de administración

Debes marcar primero dentro de tu Sage ContaPlus Flex Asesorías las empresas

que deseas sincronizar mediante Sage Drive.

Una vez haya hecho esto, verá dichas empresas en la Consola de Administración

y podrás invitar a los usuarios que desees.

f. EMPRESAS SINCRONIZADAS

¿Cómo puedo seleccionar las empresas de mi Sage ContaPlus Flex Asesorías que quiero sincronizar en Sage Drive?

En la ventana de “Configuración de Sage Drive” verás la lista de empresas que

has sincronizado en Drive, y puedes añadir más empresas mediante el icono

“Añadir”.

También puedes indicar que una empresa estará sincronizada en Sage Drive

durante la creación de la misma. Verás una opción al final de la primera pantalla

de datos generales que debes marcar.



Al añadir una nueva empresa a la lista de las sincronizadas con Sage Drive me dice que no se puede porque no tiene NIF informado, ¿qué hago?

Sage Drive utiliza el NIF para identificar las empresas entre diferentes

instalaciones de ContaPlus Flex, por lo que este dato es imprescindible para

poder sincronizar.

En estos casos deberás ir a la opción de “Gestión de empresas” y modificar los

datos de la empresa añadiendo el NIF.

Si me invitan a sincronizar una empresa que no tengo en mi Sage ContaPlus Flex, ¿qué ocurre?

Si Sage Drive no localiza esa nueva empresa en tu ContaPlus, te informará de

que va a crearla e importar todos los datos.

¿Cómo sabe Sage Drive qué empresa de las que tengo en mi Sage ContaPlus Flex se corresponde con la que estoy recibiendo de otro usuario?

Mediante el NIF y el número de dígitos de subcuenta. Si coinciden, Sage Drive

enlaza los datos de la empresa que estás recibiendo con la que ya tienes en tu

ContaPlus Flex Asesorías.

Si la empresa que sincronizo con otro usuario tiene un número de dígitos de subcuenta diferente, ¿cómo se incorporan los apuntes en mi Sage ContaPlus Flex Asesorías?

Sage Drive te creará una nueva empresa, ya que no podemos asignar los

asientos a una estructura de subcuentas diferente sin riesgo de errores.



Tengo más de una empresa con el mismo NIF, ¿cómo puedo indicarle cuál de estas es la que se corresponde con la que recibo mediante Sage Drive?

En el caso de que Sage Drive detecte que hay 2 empresas en tu ContaPlus Flex

que coinciden con la que estás recibiendo por primera vez, te mostrará ambas

empresas para que selecciones cuál es la correcta.

Sólo te preguntará esto la primera vez, pero puedes cambiar esta configuración

y seleccionar otra empresa cuando desees desde la opción “Configurar

relaciones de empresas” dentro de la ventana de “Configuración de Sage Drive”

de tu ContaPlus Flex.

g. DATOS SINCRONIZADOS

Cuando invito a un nuevo usuario a sincronizar una empresa, ¿qué datos recibe? ¿Sólo los nuevos cambios o todos los históricos?

La primera vez que sincronices una empresa con un usuario, si no la tiene en su

ContaPlus Flex, recibirá todos los datos de la misma. En el caso de que ya exista,

únicamente incluirá los cambios que has realizado desde que comenzaste el

proceso de sincronización de esa empresa por primera vez.

Ocurre lo mismo en el caso de que un cliente te sincronice una empresa suya.

¿Puedo definir qué datos concretos quiero transmitir de una empresa?

Si, puedes definir el tipo de datos que quieres transmitir como por ejemplo el plan

contable, los asientos nuevos y/o modificados, los presupuestos… Pero no

podrás seleccionar los asientos contables concretos que quieres transmitir.

Esta configuración la podrás definir a nivel de empresa, por lo que será común

para todos los usuarios con lo que sincronices esa empresa.



¿Puedo definir qué datos concretos quiero incorporar de una empresa?

Si, puedes definir el tipo de datos que quieres incorporar, independientemente

de los que te haya enviado otro usuario.

Puedes seleccionar si incorporas o no por ejemplo los datos de la empresa, el

árbol contable, los asientos nuevos y/o modificados, los presupuestos… Pero no

podrás seleccionar los asientos contables concretos que quieres incorporar.

Esta configuración la podrás definir a nivel de empresa, por lo que será común

para todos los datos que recibas de una empresa, sea cual sea el usuario que te

los envíe.

He definido una configuración específica para los datos que quiero transmitir e incorporar de una empresa y me gustaría que el resto de empresas llevasen la misma configuración

Puedes copiar configuración entre empresas mediante la opción correspondiente

de la ventana de “Configuración de Sage Drive”. Podrás seleccionar qué

configuración quieres copiar sobre qué empresa o empresas.

Si configuro Sage Drive para que transmita la información automáticamente, ¿qué empresas y qué datos envía?

En el modo automático se envían los datos nuevos desde la última sincronización

de todas las empresas que tienes sincronizadas en Sage Drive.

¿Puedo seleccionar de qué empresas quiero mandar datos?

Si, deberás configurar Sage Drive en modo manual para la transmisión de

información.

De esta forma podrás enviar los datos sólo en el momento que desees, y podrás

seleccionar de qué empresas mandas información.



Si configuro Sage Drive para que incorpore la información automáticamente, ¿qué datos se incluyen?

Se incorporarán en tu Sage ContaPlus Flex todos los datos que hayas recibido

de cualquier usuario con quien estés sincronizando alguna empresa.

¿Puedo seleccionar de qué empresas o usuarios quiero incorporar datos?

Si, tendrás que configurar la incorporación en modo manual.

En la ventana de “Proceso de sincronización” (accesible desde el icono de Drive

en la esquina superior derecha) verás todos los datos que has recibido con el

dato de la fecha, el usuario y la empresa, y podrás seleccionar cuales incorporas.

Si incorporo datos de una fecha, ¿qué ocurre con los datos de fechas anteriores de la misma empresa?

Dado que los bloques de datos que Sage Drive envía y recibe son acumulativos,

cuando selecciones una fecha de incorporación se incorporarán

automáticamente todos los bloques de datos que hayas recibido de la misma

empresa en fechas anteriores y del mismo usuario.

¿Cómo puedo ver qué datos, de qué empresas y usuarios se han incorporado en mi Sage ContaPlus Flex Asesorías?

Desde la pantalla de “Proceso de sincronización” de su Sage ContaPlus Flex

Asesorías puede consultar el historial de los datos recibidos e incorporados. Esta

pantalla es accesible desde el icono de Sage Drive que puede localizar en la

esquina superior derecha de su producto.

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