s m blue consulting group i u i y s linus larsson c s o c s o …linus.pdf · 2011. 9. 15. · blue...
TRANSCRIPT
BLUE CONSULTING GROUP
Linus Larsson
CIO Governance Experience
13 September, 2011
BLUE CONSULTING GROUP
www.blueconsultinggroup.se
y
o
u
r
s
u
c
c
e
s
s
i
s
o
u
r
m
i
s
s
i
o
n
BLUE CONSULTING GROUP
Produktivitetsutmaningen är fortfarande stor i kunskaps- och
informationsintensivt arbete
Transformations-
intensiva branscher
Branscher med
stort inslag av
underförstådd
kunskap
<10% <14%
>60%
Prestationsgap1 mellan bäst och sämst branscher
1: Source McKinsey Research
Gapet mellan ”bäst och
sämst” i branscher som
är transformations-
intensiva är relativt
liten.
Exempel: gruvdrift eller
tillverkning
Gapet mellan ”bäst och
sämst” i branscher som
är transaktions-
intensiva har minskat
rejält.
Exempel: Retail och
transport
Gapet mellan ”bäst och
sämst” är avsevärt i
branscher med stort
inslag av underförstådd
kunskap.
Exempel: Media och
mjukvaruutveckling
Transaktions-
intensiva branscher
© 2011 Blue Consulting Group, All Rights Reserved
BLUE CONSULTING GROUP
Motion of information
• Explosionen av informationskällor och hastigheten
med vilken information flödar har översvämmat
arbetsplatsen.
• Det fysiska arbetsflödet är inte längre lika viktigt för
att förstå hur arbetsuppgifterna utförs.
• De flesta analytiska verktyg för att förstå kunskaps-
och informationsintensiva processer förmedlar en
falsk bild eftersom de beskriver en idealiserad linjär
arbetsprocess.
• För kunskapsarbetaren är information hårdvaluta.
• Vi kan endast se ytterst lite av all informationen som
flödar på en arbetsplats idag.
• För att bättre förstå och verkligen förbättra flödet av
arbetsuppgifter måste du även förstå hur
information skapas, filtreras, konsumeras,
distribueras och lagras.
• Upptäckandet av det verkliga informationsflödet
hjälper oss att identifiera informationsslöseri och
förbättra produktiviteten.
© 2011 Blue Consulting Group, All Rights Reserved
BLUE CONSULTING GROUP
Tänk om vi kunde se hur informationen verkligen flödar i organisationen!
4
Start
Slut
© 2011 Blue Consulting Group, All Rights Reserved
BLUE CONSULTING GROUP
De flesta processbeskrivningar föreställer ett idealiserad linjärt flöde av en eller
flera arbetsströmmar
Utveckling och utbyte av information är den enskilt avgörande faktorn som påverkar exempelvis hur
produktutveckling sker. Andra exempel är systemutvecklare, designers, konstruktörer, controllers,
säljare, jurister, kundmottagare och administratörer där arbetet handlar om att lösa problem.
Trots alla inofficiella nätverk för informationsdelning så är de flesta företags officiella processer
beskrivna som en "falsk" linjär, idealiserad version av hur arbetet utförs.
© 2011 Blue Consulting Group, All Rights Reserved
BLUE CONSULTING GROUP
För att förstå det verkliga arbetsflödet måste hänsyn tas till formella och
informella informationskällor
E-mail Direkt förfrågan
Preliminärt
värde
Informationsinhämtning
KM system
Dokumentarkiv
Officiellt
värde
www
Uppskattat
värde
För att förbättra det verkliga
arbetsflödet måste man förstå
sökande, konsumerande och
lagrande av information
Upptäckandet av det verkliga informationsflödet hjälper
oss att identifiera icke-värdeskapande aktiviteter
6
© 2011 Blue Consulting Group, All Rights Reserved
BLUE CONSULTING GROUP
Exempel på slöseri i samband med att information skapas, filtreras, konsumeras,
distribueras och lagras
Överproduktion
Väntan
Ineffektivt
tidsutnyttjande
Defekter
Transporter
Pågående arbete
Överproducerad information
Ompackad och omdistribuerad information
Konvergerande informationsströmmar
som orsakar work-in-process
Svårhittad information
Efterfrågande av information
Ineffektiva möten
Förvanskad ”klipp- och klistra” info
Information byggd på fel antaganden
Information som är under ompackning
och ej är tillgänglig
Onödiga rapporter och godkännanden
Oändamålsenlig mjukvara
Gammalt referensmaterial
Onödig
rapportering
Multitasking
Användande av tid
Beläggning > 70%
Onödiga processer
och komplexitet
Orsaker till ineffektivitet Slöserier
7
© 2011 Blue Consulting Group, All Rights Reserved
BLUE CONSULTING GROUP
Ett exempel på ett processflöde baserat på dokument som beskriver resultat,
”substantiv” och inte utförande av aktiviteter ”verb”
© 2011 Blue Consulting Group, All Rights Reserved
BLUE CONSULTING GROUP
En fördjupad förståelse för kunskaps- och informationsintensiva arbetsprocesser fås genom definierande av informationselement- iNFELs
Definition av iNFELs
Den minsta komponenten av en informationsleverabel (t ex ett diagram, en referens eller ett godkännande)
Ett dokument är vanligtvis uppbyggt av flera iNFEL's
iNFEL's klipps och klistras ofta från gamla liknande dokument då man skapar information i ett nytt dokument
Majoriteten av arbetet som produceras av kunskapsarbetaren har att göra med att processa information –
detta kan beskrivas genom rörelser av iNFELs
Genom att kartlägga rörelserna av iNFELs kan man upprätta en informationsmatris för att bättre
förstå flödet av information
Samla ihop alla dokument som
används i processen
Skapa en ”masterlista”
över alla källor
Splittra upp informationen
i iNFELs och koppla dem
till respektive källa
Upprätta en
iNFEL karta
iNFEL
1 2 3 4
2011-09-139© 2011 Blue Consulting Group, All Rights Reserved
BLUE CONSULTING GROUP
A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S
Feature prioritization list A
Rapid impact assessment X B
Proposed req. change document C
Network impact assessment X D X
Call flows and application needs X E X X
Capacity rules and call model F
Construction/Installation guidelines X X G X
Equipment configuration H X X X
FOA methods of procedure X I
Equipment spec. and templates X X J
Test plan FOA X X K X
Test plan ORT X L
Feature prioritization list X X M X
Site plan and req. X N
FOA test report X O X
Technical issue resolution X X X X P
Acceptance test plan Q
GR Test plan X X R
GR MOP X X X S
En informationsflödesmatris är fylld med tips och symptom på en mer effektiv
arbetsprocess… åskådliggör när informationsflödet inte stödjer arbetsprocessen
Stora cirklar
Små cirklar
Antaganden
Flera vägar
Ur sekvens
Input från en "senare" iNFEL,
dvs. en som egentligen ska
skapas senare i processen
men som nu estimeras och
används som input redan nu.
iNFELS i
beroende. En
stor cirkel av
beroenden är
nästan aldrig
ett effektivt
sätt att arbeta
på.
Det är vanligt att hitta mer än
ett sätt att få en iNFEL.
Frågan blir då vilken som
skall användas?
Tidig ”genomgångs”
information eller iNFELs
”ur fas” kommer
sannolikt att ändras när
den sedan används i
den officiella processen.
© 2011 Blue Consulting Group, All Rights Reserved
BLUE CONSULTING GROUP
A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S
Feature prioritization list A
Rapid impact assessment B
Proposed req. change document C
Network impact assessment D
Call flows and application needs X E
Capacity rules and call model X F
Construction/Installation guidelines X G
Equipment configuration X X H
FOA methods of procedure X X I
Equipment spec. and templates X J
Test plan FOA X K X X
Test plan ORT X X X L X
Feature prioritization list X M
Site plan and req. X X N
FOA test report X O
Technical issue resolution X P X X
Acceptance test plan X X Q X
GR Test plan X X X R
GR MOP X S
Exempel på ett utvecklat informationsflödet där information grupperats i tre
huvudsakliga grupper
Oberoende
informationsflöde
Sekventiellt
informationsflöde
Strikt beroende
informationsflöde
Arbete som kan göras
genom ”workload
leveling” eller genom
outsourcing
Iterativa arbetsuppgifter som
kräver erfarna resurser,
noggrann och uppföljning
Arbetsuppgifter som
ska utföras där koncept
som ”line balancing”
och “continuous flow”
kan användas
© 2011 Blue Consulting Group, All Rights Reserved
BLUE CONSULTING GROUP
De teknologiska förutsättningarna för hur medarbetarna samverkar förändras mot
ett mer kollektivt användande av information
Sekventiellt
informationsflöde
Nätverksbaserat
informationsflöde
Kollektivt användande
av information
Pre-Web:
Synlig information
Web 1.0:
Osynlig information
Web 2.0:
Synlig information
Risk för överproduktion
och omarbetning
Hastighet
Effektivitetsutveckling i informationsåldern
Många av de Web 2.0-verktyg och Web
platser som växer upp idag försöker att
förbättra arbetsflödet och synergin
mellan kunskapsarbetare.
En fördel med Web 2,0 baserade
samarbetsverktyg är deras förmågan
att snabbt ge ”up-to-date” status.
Övergången till kollektiv användning av
information kommer att förbättra
hastigheten, öka synligheten och leda
till ett effektivare samarbete med
mindre slöseri och omarbete.
2011-09-1312© 2011 Blue Consulting Group, All Rights Reserved
BLUE CONSULTING GROUP
Lean och IT verkar vara fiender i många organisationer!
Lean förespråkare betonar enkla visuella verktyg som valts ut av medarbetarna
IT-organisationen söker sig till de företagsgemensamma systemlösningarna.
För medarbetare i kunskaps- och informationsintensiva processer, är information inte metadata som
projektetsstatus eller schemaläggning… det är en processen och IT måste vara en kritisk del av den.
I stället för att vara grindvakt bör IT: s roll vara vägledande genom att medverka i Lean initiativen och visa
organisationen hur de effektivt kan använda den uppsjö av Web 2.0 baserade verktyg som finns på marknaden
Kärnan i Lean Thinking kan exemplifieras med att du inte ska fokusera på att korta svarstiderna i helpdesken
utan istället fokusera på att eliminera orsaken till att samtalet rings in till helpdesken.
Fokusera på att tillämpa Lean Thinking på informationsflödena i företaget och dess informationsintensiva
arbetsprocesser.
Lean Thinking utgår från ett är ett man-maskin-system synsätt
Utan IT-organisationens förståelse för Lean Thinking och IT-organisationens aktiva medverkan i Lean initiativ
försvåras möjligheten att skapa effektivare arbetssätt avsevärt!
© 2011 Blue Consulting Group , All Rights Reserved
13
BLUE CONSULTING GROUP
IT-organisationens medverkan och roll i ett Lean initiativ
RACI Role Management Risk Process People Tool
Team leader A A R A R
Process expert I I R C C
Tool guy I I C I A
People person I C C R I
Process owner C C A C C
Process worker I I C I C
Extended process owner I I C I C
IT C I C I R
Lean Sponsor R R C C I
14
Note: A, accountable; C, consulted; I, informed; R, responsible.
© 2011 Blue Consulting Group , All Rights Reserved
BLUE CONSULTING GROUP
Stockholm Office: World Trade Center
Klarabergsviadukten 70
Box 70396
SE-107 24 Stockholm
Sweden
+46 (0)8-506 361 57
London office: Kemp House
152-160 City Road
London EC1V 2NX
United Kingdom
+44 (0) 207 566 4054
BLUE CONSULTING GROUP
www.blueconsultinggroup.se
We serve leading private and public
organizations and help them solve their
most challenging issues—ranging from
developing successful strategies,
business models, business and support
processes to implementing
improvements and new ways of
working.
Regardless of the topic, our work
shares a common denominator—we
work only on assignments that can
bring substantial and lasting impact to
our clients.