Stran 1

System Integrator’s Notebook

Rick Duris

Stran 2

Cilji projekta

• Jasni in natančni

• Cel čas projekta imejte pred sabo cilje projekta

• Manjši stroški! Za koliko???

• 80% uspeha je odvisno od razloga “zakaj” uvajamo sistem, le 20% od tega, “kako” bomo sistem uvedli

Stran 3

Priprava projekta

• Več kot bo priprav, boljši bo rezultat in manj boste plačali za HW in za SW

Stran 4

Tehnologija?

• Ne!

• Psihologija je bolj pomembna od tehnologije!

• Percepcija = realnost

Stran 5

Kaj je sistem?

1. HW

2. SW

3. Ljudje

4. Procesi

5. Okolje

• Še noben HW ali SW ni sam dosegel rezultatov, dokler ga niso začeli uporabljati ljudje.

• Vseh teh 5 delov sistema mora delati harmonično v doseganju ciljev projekta.

Stran 6

Uspeh

• Nekaj delov sistema (ljudje, okolje, procesi) vam dobavitelj ne more dobaviti. Za njih ste odgovorni sami.

• Zato v bistvu ne morete kupiti celega sistema – s svojimi ljudmi in procesi ga boste zgradili sami.

• Ti trije deli so tudi bolj pomembni za uspeh sistema, kot pa tehnologija.

Stran 7

Vztrajnik

• Vaš projekt naleti na velike težave tik pred koncem. Imate tri možnosti:1. Za zaključek boste porabili toliko časa kot za

prvih 90% projekta2. Projekt bo za vedno ostal narejen na 90%3. Projekt ustavite in ga za vedno zapustite

• Takim projektom je manjkal moment vztrajnika!

• VGRADITE GA V PROJEKT ŽE NA ZAČETKU

Stran 8

Zaključek projekta

• Primopredaja je glavni cilj integratorja (in naročnika?)

• Projekt se mora končati, da se lahko začne koristiti učinke

• ...in da se ekipa lahko loti česa drugega

Stran 9

Kako do zaključka

• Moment vztrajnika vgradite v projekt že od samega začetka

• Vzvodi – moč

• Nujnost – roki

• Lastništvo – skrb (najbolj pomemben element)

• S pravim momentom bo projekt neustavljiv

lastništvonujnostvzvodmoment )(

Stran 10

Lastništvo

• Projekt ni naš, niti njihov, temveč skupen

• Daj jim zadolžitve (prosi, ne ukazuj).

• Ljudje želijo prispevati

• Prosi jih za mnenje, počutili se bodo odlično in pritegnil jih boš k projektu. Hoteli bodo še več sodelovanja.

• Ljudje so radi del uspeha, zato jim daj uspešen projekt.

Stran 11

Uporabniki so ključni za projekt

• Izjava na začetku: “Izgleda, da bo projekt pomembno vplival na podjetje in na zaposlene.”

• Projekt lahko vpliva na njihovo uspešnost.

• Oni lahko bistveno vplivajo na uspeh projekta, projektnega vodje in integratorja.

• Zato je uporabnike nujno vključiti v projekt že na začetku.

• Tudi “veterane”, ki vse vedo o procesu in so tik pred upokojitvijo.

Stran 12

Vprašanja ali odgovori?

• Postavljajte vprašanja

• Ne dajajte odgovorov za vsako ceno

• Bolje je, če spraševalca pripravite, da sam pride do odgovora

• Tako bo to njihov odgovor.

• Sprašujte prave ljudi.

• Analiza problema je bolj cenjena od rešitve problema.

Stran 13

Kakovost vprašanj

• Samo dobra vprašanja vodijo k dobrim rezultatom

1. Kaj v bistvu želite, je vaš cilj? => cilji

2. Zakaj je to pomembno za vas? => prepričanja, mnenja

3. Kako boste vedeli, da ste dosegli cilje?=>kriteriji uspešnosti projekta

4. Zakaj tega še niste naredili? => ovire

5. Kakšne vire imate na razpolago? => njihov prispevek k projektu

• Odgovori niso namenjeni vam, temveč njim!

Stran 14

Roki

• Ljudje potrebujemo roke

• Roki morajo biti kratki, da se ohrani moment “nujnosti”

• “Kako lahko to naredimo do X?”

• Člani projekta morajo sodelovati v planiranju

Stran 15

Ubijte pošast, ko je še majhna

• Male težave pogosto eskalirajo, ker se jih nihče ne loti.

• Ko pa so velike, so naporne in težko obvladljive.

• Nekatere pošasti lahko tudi spijo in jih je potrebno najti.

• Primer: Tiskalnik nalepk ne tiska pravilno in uporabniki zato ne zaupajo celotnemu sistemu.

Stran 16

Kako ubiti majhne pošasti

• Vzpodbujajte uporabnike, da vam naštejejo težave.

• Ni slabih novic, cenite vsa obvestila o težavah, ker vam bodo prihranile kasnejše probleme.

• Ne pometajte pod preprogo, problemi vas bodo gotovo našli.

• Pošasti imajo mlade!

• Samo če ne bo pošasti, boste mirno spali!

Stran 17

Spoznajte proces – osebno!

• Preživite dan v procesu samem – pri naročniku – umažite si roke

• Dobili boste popolnoma drug in boljši pogled v proces, ki ga morate izboljšati

Stran 18

William Edwards Demming*

* W.E.Deming (1990-1993) is widely credited with improving production in the United States during the Cold War, although he is perhaps best known for his work in Japan. 

Stran 19

Tipični simptomi bolezni

1. Papirji/paperwork (preveč, premalo, težave,…)

2. Nepogrešljivi posamezniki (vzornik: McDonalds)

3. Izjeme in preveč vhodov/izhodov

4. Zastarele informacije

5. Ločen in pozen vnos informacij

6. Variacije v rezultatih procesa

7. Napake v rezultatih procesa

Stran 20

File Transfer

• 80% težav s sistemi je v njihovi povezavi

• Vgradi preverjanje prenosov

• Investiraj x dni za prenose, 3x dni za kontrole in backup procese

• Naj te naročnikov “saj je enostavno” ne zavede, ti si odgovoren za prenose, ne on

• Ne pozabi na Murphyja!

Stran 21

Prototipi

• Kako povečati verjetnost, da bo naš projekt uspešen? Prototip!

• Preveri svoje ideje, preden obljubiš rezultat

• Pomaga tudi pri pravem projektu (zagon, moment)

• Ideje preveri v pravem procesu, ne v pisarni

• Quick, Dirty & Cheap

• Preverjaj samo najbolj nejasne točke in ne celote

• Če uspe, ga pokaži še ostalim

Stran 22

Postopnost

• Ne popuščaj, če naročnik hoče “vse hkrati”

• Mi smo eksperti, mi moramo znati bolje

• Vse lepe obljube bodo pozabili, ko bo šlo vse narobe

Stran 23

Namen projekta

• Če naročnik ne (po)ve, kaj želi, ne bo nikoli dosegel cilja niti projekt ne bo uspel

• Poslovni/business cilji, procesi,…

• Ne predvidevaj njihovih ciljev

• Če naročnik hoče samo HW ali SW, bo to tudi dobil

• Vprašaj po namenih investicije

Stran 24

Stranka NIMA vedno prav

• Naročniki zaslužijo samo najboljše

• Od izvajalca pričakujejo vodenje, razumevanje in pomoč

• Naročniki ne vedo, česa ne vedo in se zato napačno odločajo

• Naša dolžnost je, da imajo prava pričakovanja in da se odločajo pravilno

• Naročniku jasno povej svoje omejitve in težave. To bo vodilo k večjemu zaupanju.

• Bodi iskren.

Stran 25

“You must manage us”

• Iz kupec-dobavitelj v naročnik-izvajalec

• “Dragi direktor, če želite biti uspešni, nas morate dobro voditi. Mi bomo vedno tam, le odgovornosti za projekt ne moremo prevzeti.” (stran 154)

• Naročniku jasno povej svoje omejitve in težave. To bo vodilo k večjemu zaupanju.

• Vedno mora imeti naročnik kontrolo nad projektom.

Stran 26

N: Pravilo “dveh ur”

• Če se z nekim problemom ukvarjaš več kot dve uri, se o problemu s kom pogovori.

• Vsak pogovor o problemu pripomore k rešitvi.

Stran 27

N: Stress test v produkciji

• Stress testa ne delaj v produkciji, temveč pred prehodom v živo.

Stran 28

N: Bad News is Good News

• Če zveš za težave to pomeni, da jih boš lahko odpravil, še preden bo šel sistem v produkcijo

Stran 29

Kaj misliš in kaj je res?

• Velika razlike je med tem, “kar ti povedo” in tem, “kar je res”

• Zapisani procesi se v praksi ne upoštevajo vedno

• Če dizajniraš bodoči sistem, moraš tudi vedeti, kje si zdaj. Načrtati je potrebno tudi pot do cilja.

• Fokusiraj se na to, kakšen je proces ZDAJ, ne kakšnega želiš ti.

Stran 30

Kako ravnati z “veterani”?

• Veterani vse vedo in so proti projektu

1. Priznaj njegovo stališče/odnos

2. Povej mu, da je projekt odvisen od njega

3. Ukvarjaj se z njim, veteran rabi pozornost

• V bistvu on želi pomagati k uspehu

Stran 31

Kako pridobiti uporabnike

• Ne “prodajaj” jim sistema. To bodo občutili in ne bodo verjeli. Vgrajen “BS detector”

• Oni čutijo, kje bodo problemi.

• Bolje je govoriti jim iskreno in samo tisto, kar je jasno in gotovo. Vse laži bodo spregledali.

• Bodi iskren in realen.

• Vprašaj jih, kaj si mislijo oni in jih prosi za pomoč.

• Ljudje nočejo, da jim kdo prodaja. Oni hočejo kupovati.

Stran 32

Kaj je uspeh projekta?

• = doseganje poslovnih ciljev, ki so bili dogovorjeni na začetku projekta.

1. Naročnik in izvajalec sta “ena ekipa”

2. Priznaj svoje napake. Ljudje rabijo resnico.

3. Fokusiraj se na doseganje poslovnih rezultatov, ne smo na uvedbo HW+SW

4. Iskrenost in komunikacija

5. Odločnost – naredili bomo vse za uspeh projekta, ne glede na čas, denar, žrtve, ugled,…

Stran 33

Inventory Control Systems

1. Identifikacija artiklov

2. Količina – preštevanje

3. Vidnost

4. Real-time podatki

= Integriteta zaloge

• Če ni integritete zalog, potem so ogrožene obljube strankam!