INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO “SANTIAGO MARIÑO”MÉRIDA – ESTADO MÉRIDA

República Bolivariana de VenezuelaMinisterio del Poder Popular para la Educación Superior

Instituto Universitario Politécnico “Santiago Mariño”Extensión Mérida – Estado Mérida.

Realizado por:Chacón Orayma C.I. V- 23.726.461

Catedra: ContabilidadDocente: Freddy Olmos

Diciembre 2014.

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El comerciante debe llevar su contabilidad de acuerdo con las proyecciones y naturaleza de su actividad comercial. Pero en todo caso, debe llevar el libro diario, el de inventario y el Mayor, llamados “libros principales”, y además, puede llevar otros libros que estime conveniente para el mejor orden y claridad de sus operaciones.

El libro diario, es el libro en el que el comerciante asienta cronológicamente todas las operaciones, activas y pasivas, al contacto o a crédito que diariamente realiza, vinculadas o no con su comercio. El código de comercio de Venezuela, en su Artículo 34, establece: “En el libro Diario se asentarán, día por día, las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quién es el acreedor y quién el deudor, en la negociación a que se refiere, o se resumirán mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan comprobar tales operaciones, día por día.

No obstante, los comerciantes por menor, es decir, los que habitualmente sólo vendan al detal, directamente al consumidor, cumplirán con la obligación que impone este artículo con sólo asentar diariamente un resumen de las compras y ventas hechas al contado; y detalladamente las que hicieren a crédito, y los pagos y cobros con motivo de éstas”.

Por parte, el libro inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y pérdidas, estas deben demostrar con evidencias y verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas. El libro de inventario, constituye otro documento más de lo que integran o constituyen la contabilidad, y en él se insertan los inventarios que forme el comerciante, bien el ordinario como el extraordinario. El inventario es una estimación económica de todos los bienes que tenga el comerciante al comenzar su giro y al final de cada año.

El libro mayor debe estar conformado por las cuentas con cada persona y objeto por DEBE y HABER y en ellas se asentarán, en orden cronológico, las partidas correspondientes, con referencia al libro diario y en su caso, a los libros y documentos auxiliares de éste. Cuando ello convenga a la mejor ordenación de la contabilidad del comerciante, el libro mayor podrá reemplazarse por un sistema de hojas separables, en las cuales se llevarán las cuentas respectivas. Así podemos precisar que el Libro mayor no necesita la previa habilitación exigida para los otros libros de contabilidad, y además su razón radica fundamentalmente en que permite el fácil manejo del libro diario ya que viene a ser un reflejo esquematizado del diario.

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Un balance de comprobación es un instrumento financiero que se utiliza para visualizar la lista del total de los débitos y de los créditos de las cuentas, junto al saldo de cada una de ellas (ya sea deudor o acreedor). De esta forma, permite establecer un resumen básico de un estado financiero.

No obstante, tenemos que resaltar que dentro del ámbito de la contabilidad y gestión financiera de cualquier empresa se hace necesaria la existencia de otra serie de balances, además del citado de comprobación. En concreto, también se tiene que llevar a cabo la elaboración de los balances de situación, de pérdidas y ganancias o el abreviado.

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De estos tres nuevos balances, el primero citado es el que tiene como claro objetivo mostrar en todo momento la situación económica por la que está atravesando la empresa en cuestión. El segundo, como su propio nombre indica, es con el que se conoce si aquella tiene bien pérdidas o bien beneficios. Y finalmente, el abreviado, que es el balance que presenta las mencionadas pérdidas y ganancias de una PYME (Pequeña y Mediana Empresa).

El balance de comprobación refleja la contabilidad de una empresa u organización en un determinado periodo. Por eso, este balance actúa como base a la hora de preparar las cuentas anuales. El balance de comprobación también permite confirmar que la contabilidad de la empresa esté bien organizada. Es posible que el balance de sumas y saldos sea correcto y que, sin embargo, incluya una contabilidad defectuosa. Ese sería el caso, por ejemplo, de alguien que ha pagado a un proveedor pero le anotó dicho pago a otro. El balance sería correcto desde los números, pero no en la práctica.

Además de todo lo expuesto no podemos pasar por alto el hecho de que todo balance de comprobación tiene que contar con una estructura clara, concisa y fácilmente comprensible. De esta manera, se establece que siempre aquel tiene que contar con los siguientes apartados en pro de su claridad: cuenta, sumas debe, sumas haber, saldo debe y saldo haber.

Asimismo, una vez tenidos en cuenta todos estos elementos que dan estructura al balance que nos ocupa, se debe proceder a su elaboración que se compone de dos pasos básicamente: el realizar todas las sumas para cada cuenta de las anotaciones, tanto las del deber como las del haber, y lograr el correspondiente saldo para los dos mencionados apartados también.

Es decir, la elaboración de un balance de comprobación comienza con la realización de las sumas de las anotaciones de cada cuenta, tanto en el debe como en el haber. En el paso siguiente, se obtiene el saldo de cada cuenta (la diferencia entre el debe y el haber). Por último, las sumas y los saldos obtenidos se trasladan al balance.

Por lo general, el balance de comprobación es un documento voluntario para el empresario, aunque recomendable para que éste pueda conocer con precisión el estado financiero de su empresa sin necesidad de arrastrar errores hasta la elaboración de las cuentas anuales.

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Su estructura es la siguiente:

Para su elaboración se siguen los siguientes pasos:

1. Se obtienen para cada cuenta las sumas de las anotaciones, tanto en el debe como en el Haber.

2. Se obtiene para cada cuenta el saldo de la misma. El saldo se obtiene por diferencia entre el Debe y el Haber si se trata de cuentas de activo o de gastos. En caso de ser cuentas de ingresos o de pasivo (tanto el Neto Patrimonial como el Exigible), el saldo se obtiene por diferencia entre el Haber y el Debe.

3. Las sumas y los saldos obtenidos se llevan al Balance.

Son erogaciones liquidadas anticipadamente, tales como arrendamiento y seguros. La parte que no se ha utilizado al final del periodo contable se presenta como un activo en la hoja de balance, es decir, se refieren a los desembolsos que en forma anticipada realizan las empresas por servicios que serán recibidos en el futuro o que se van consumiendo a medida que transcurre el tiempo. El activo que se utiliza en la operación del negocio y que al consumirse se habrá de convertir en un gasto. También dentro de los pre-pagados encontramos a los ingresos cobrados por anticipados.

Cabe destacar, que las cuentas más comúnmente utilizadas para controlar gastos pagados por anticipado y que deben ser mostradas en el balance general en la sección de activo circulante son:

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Seguros Pagos por Anticipado:

Cuenta real de activo circulante. Cuando se contrata una póliza de seguro de cualquier tipo, debe cancelarse al momento de contratar la póliza, entonces se ha cancelado un gasto que va a tener en el próximo año, si el seguro se hizo por un año.

Impuestos pagados por anticipado:

Cuenta real de activo circulante. Representa los montos de los impuestos pagados antes de su vencimiento real.

Intereses pagados por anticipado:

Cuenta real de activo circulante. Cuando se pide un préstamo a un banco, éste no le da el dinero que él pidió completo, sino que le da lo pedido menos los intereses correspondientes al plazo que usted solicitó, es decir, le cobra los intereses por anticipado.

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Alquileres pagados por anticipado:

Cuenta real de activo circulante. Corresponde al monto adquirido por concepto de alquiler el cual debe ser cancelado por anticipado, ya sea por condiciones de contrato, por inicio de alquiler donde por lo general se cobran meses del mismo por anticipado.

Publicidad pagada por anticipado:

Cuenta real de activo circulante. Todos aquellos gastos por conceptos de publicidad los cuales son cancelados antes de ser adquirido algún producto o servicio de publicidad. Por ejemplo anuncios en prensa, revistas y otros deben ser cancelados por adelantado antes de su publicación.

La hoja de trabajo es un adminículo contable, es decir, un recurso o accesorio, un papel de contabilidad utilizado por los contadores para reunir en ella toda la información contable de las actividades realizadas por la empresa durante un período determinado. Su uso no es obligatorio ni del todo indispensable dentro del registro de las operaciones contables, pero es un instrumento que facilita la preparación de los ajustes y ordenar la información para la elaboración de los estados financieros. La hoja de trabajo en una herramienta de carácter interno, sólo es de uso y manejo del contador para hacer un ordenamiento lógico de los datos, no es para uso de la gerencia ni para ser publicada.

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Su Estructura:

Tiene una estructura muy sencilla en cuanto a su diseño, comprende varios pares de columnas que varían en número según la naturaleza de la empresa o actividad económica a la cual se dedique. Aquí nos referimos a una hoja de trabajo estándar para una empresa comercial. Es común en toda hoja de trabajo un encabezamiento donde se indica:

- Nombre de la empresa.

- El nombre expreso de Hoja de Trabajo.

El período del ciclo contable que cubre.

La estructura de una hoja de trabajo estándar para una empresa comercial, comprende:

Una columna para escribir el nombre de las cuentas. Seis secciones, con par de columnas cada una para los correspondientes débitos y créditos, con la siguiente discriminación:

Sección 1: Balance de ComprobaciónSección 2: Ajustes.Sección 3: Balance de Comprobación Ajustado.Sección 4: Costo de VentasSección 5: Estado de Pérdidas y Ganancias.Sección 6: Balance General.

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