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6TH EU-US CONFERENCE

REPAIR OF

ENDOGENOUS DNA

DAMAGE

24-28 Settembre 2017

Università degli Studi di Udine

6TH EU-US CONFERENCE ON

REPAIR OF ENDOGENOUS DNA DAMAGE September 24th-28th 2017 — University of Udine, Italy

Per informazioni generali: [email protected] Il sito della conferenza sarà on line il 1 gennaio 2017.

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Sintesi del progetto

La 6° conferenza USA-UE su “Repair of Endogenous DNA Damage” [riparazione dei danni endogeni del DNA] si terrà in Italia, precisamente il 24-28 settembre 2017 a Udine. Il Comitato Scientifico Internazionale è composto dai Dr: Robert Sobol (USA), Eugenia Dogliotti (ITA), Alexander Bürkle (GER), Gianluca Tell (ITA). Il Comitato Organizzatore Locale è composto da: Proff. Gianluca Tell (UniUD), Claudio Brancolini (UniUD), Gianni Del Sal (UniTS), Stefan Schoeftner (UniTS), Dr. Paolo Ermano (UniUD). Il dottor Sobol, a capo del programma di Oncologia Molecolare e Metabolica presso il Mitchel Cancer Institute (USA), avrà il compito di dirigere tutti gli aspetti organizzativi della conferenza per quanto riguarda i partecipanti USA, nonché in qualità di co-organizzatore con i Proff. Tell dell’Università di Udine, Dogliotti dell’Istituto Superiore di Sanità e Bürkle dell’Università di Costanza. Già numeroso è il gruppo delle prestigiose Istituzioni Patrocinanti a dimostrazione dell’importanza scientifica e strategia del convegno:

Università degli Studi di Udine Università degli Studi di Trieste Scuola di Studi Avanzati di Trieste (SISSA) AREA Science Park, Trieste Istituto Superiore di Sanità (Roma) Università dell’Alabama (USA) Università di Costanza (DE) Friuli Innovazione (Udine) Consorzio per la Biomedicina Molecolare, CBM, Trieste National Institutes of Health, NIH (USA) European Molecular Biology Organization, EMBO, Heidelberg (DE)

Fin dalla prima edizione, l'eccezionalità di questa serie di Convegni risiede nel focalizzare l’attenzione sulle risposte fisiologiche delle cellule ai danni del genoma e nei difetti di queste risposte ai disordini genetici congeniti in relazione alla predisposizione verso il cancro, i deficit neurologici e l’invecchiamento precoce. Per questo, la comprensione dell’influenza dei danni endogeni al DNA sulle malattie umane, in particolare sul cancro, e dei cambiamenti patologici associati all’invecchiamento ed alle malattie neurodegenerative, legati anche all’alimentazione ed all’ambiente, sono i temi centrali di questa conferenza. Recentemente, c’è stata una forte crescita delle conoscenze sul genoma delle cellule tumorali; uno sviluppo di nuove tecnologie per la modificazione del genoma; un progresso nelle tecniche di visualizzazione delle componenti associate alla riparazione del DNA; una maggior comprensione del ruolo del RNA per la stabilità genomica, dei nuovi meccanismi epigenetici e di riparazione del DNA e del ruolo dell’invecchiamento e dell’esposizione all’ambiente sulla stabilità genomica.

mailto:[email protected]




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Il primo obiettivo di questo Convegno è di sostenere percorsi di ricerca collaborativi sui processi cellulari che portato all’instabilità genomica alla base dei tumori. Attenzione particolare sarà data al ruolo dei danni endogeni al DNA, in particolare i danni al DNA da ossidazione come mezzo per un invecchiamento normale e accelerato, e allo studio della sindrome da invecchiamento precoce. Le conoscenze ottenute dallo studio delle malattie ereditarie rare che portano a difetti nella risposta ai danni al DNA continuano a fornire importanti collegamenti fra danni endogeni al DNA e i tumori, l’invecchiamento e le malattie neurologiche. Per promuovere il trasferimento delle conoscenze sulle origini e sui modi di riparare le lesioni endogene al DNA in interventi volti a migliorare la salute della popolazione mondiale, questa conferenza cercherà di stimolare percorsi di collaborazione internazionale volti a identificare nuovi target terapeutici e lo sviluppo di trattamenti strategici capaci di regolare i processi di riparazione del DNA così da potenziare le cure contro i tumori o di ritardare fenomeni neurodegenerativi o di ridurre i cambiamenti patologici associati all’invecchiamento. Grazie alla presenza di circa 40 invited speakers, il Convegno accoglierà circa 200 partecipanti da tutto il mondo provenienti da diverse realtà: studiosi, ricercatori, medici, dottorandi, tecnologi. Per questo, un importante obiettivo del Convegno del 2017 è di creare un ambiente in cui giovani studiosi e scienziati esperti provenienti da ambiti diversi possano condividere i risultati più recenti su questi importanti temi di ricerca e stabilire relazioni che non solo rafforzino le molti attività di ricerca di base e gli sforzi di ricerca internazionali in questo campo, ma possano positivamente influenzare la crescita di una nuova generazioni di scienziati. La conferenza si terrà presso l’Università di Udine, una città al centro dell’Europa scelta proprio in virtù della sua capacità di offrire un ambiente informale unico nel suo genere per sviluppare collaborazioni. La configurazione della città permetterà un’ottimale interazione fra i partecipanti, assicurando diversi momenti di stimolante collaborazioni fra gli scienziati americani e europei. Inoltre, la città sarà teatro di diverse iniziative di promozione del Convegno all’insegna della diffusione della conoscenza. All’edizione del 2017 sarà presente, come invitato speciale, il Premio Nobel per la Chimica 2015 Tomas Lindahl che ha contribuito in modo sostanziale alla scoperta dei meccanismi di riparazione dei danni causati dalle specie reattive dell’ossigeno al DNA e che sono coinvolti in molte patologie umane incluso l’invecchiamento.





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Strutture e altre risorse disponibili

L’Università. Il convegno si terra presso l’Università di Udine (www.uniud.it). Questa sede è stata scelta poiché offre un ambiente interattivo e informale unico nell’affascinante atmosfera di Udine, la città al centro del Friuli-Venezia Giulia nel nord-est d’Italia, una regione posta al centro dell’Europa, fra Venezia e la Slovenia. Una regione che recentemente è stata individuata come una delle migliori fra le nuove destinazioni secondo Lonely Planet™ – Best in Travel 2016 agency (www.turismofvg.it ). L’Università di Udine è stata fondata nel 1978 come una delle componenti essenziali per la ricostruzione del Friuli dopo il devastante terremoto del 1976. La sua missione è di fornire alla comunità friulana un centro indipendente per lo studio avanzato in ambito culturale e scientifico. Attualmente l’Università offre molteplici percorsi di studi in: Biotecnologie, agricoltura, economia, ingegneria, diritto, lingue moderne, comunicazione, scienze umane, medicina e chirurgia, matematica, informatica e scienze multimediali. L’Università, che accoglie circa 17.000 studenti, è attivamente coinvolta in progetti di interscambio europei che interessano sia gli studenti che il personale docente; inoltre ha sviluppato una rete di collaborazioni con diverse università presso i Paesi dell’Est Europa e con Paesi extra-UE. Ancora, l’Università partecipa a diversi progetti di ricerca sia a livello nazionale che internazionale. Udine e la sua Università rappresentano dei punti di riferimento in una regione che è da sempre crocevia di diversi popoli e culture e che vanta una tradizione come sede di convegni, incontri, conferenze. Situata geograficamente al centro dell’Unione Europea, l’Università di Udine ha un ruolo attivo nel sostenere una rete di relazioni volte a diffondere e condividere le idee e la conoscenza che produce. Infatti, fin dalla sua fondazione l’Università si è impegnata attivamente nel perseguire un processo d’internazionalizzazione volto a preparare gli studenti creando relazioni e partnership con università e istituzioni sia europee che mondiali. Senza dimenticare che l’Università di Udine vanta una lunga storia di relazioni con diversi Paesi africani, con l’India e la Cina.

La Città Udine si trova a circa 30 minuti dall’aeroporto di Trieste e circa ad 1 ora dall’aeroporto internazionale di Venezia. Quest’ultimo è collegato direttamente con le più importanti rotte verso gli Stati Uniti, mentre l’aeroporto di Trieste è collegato con gli aeroporti internazionali di Milano e Roma (circa 1 ora di volo). Sono attivi servizi di trasporto diretti sia via bus che via treno che collegano Udine con questi due aeroporti. Infine, diversi alberghi in città, posti nelle


http://www.uniud.it/

http://www.turismofvg.it/




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vicinanze delle sedi congressuali, hanno già sottoscritto degli accordi con l’Università per offrire convenienti prezzi per il soggiorno. A tal proposito, questa è una breve lista dei migliori alberghi della città:

1. Ambassador: www.ambassadorpalacehotel.it (sede principale per l’ospitalità dei convegnisti)

2. Astoria: www.hotelastoria.udine.it/ 3. Allegria: http://www.hotelallegria.it/ 4. Best Western - Hotel La di Moret: www.ladimoret.it/

Benché la città di Udine conti circa 100.000 abitanti offre tutte le opportunità tipiche dei grandi centri abitati: osterie tradizionali, pub, vinerie, caffetterie, ristoranti, pizzerie, librerie (Udine è la 2° città al mondo per numero di librerie pro-capite) teatri, cinema, discoteche, musei e uno dei centri commerciali tra i più grandi d’Europa. Storicamente Udine è stata la terza città al mondo a dotarsi di illuminazione elettrica stradale e oggi può vantare un’eccellente rete di fibra ottica per la connessione ultra rapida alla rete. Anche il sistema di bike-sharing è efficiente e capillare. Durante l’anno ci sono diversi eventi culturali di livello nazionale e internazionale, tra cui una famosa festa dei prodotti enogastronomici friulani che si tiene in settembre. Da giugno a settembre si possono trovare molti eventi culturali e di intrattenimento che soddisfano tutti i gusti: negli ultimi anni diversi artisti di fama internazionali hanno suonato in città, tra cui Madonna, ColdPlay, U2, Metallica, Iron Maiden, Vasco Rossi, Kiss e Bruce Springsteen. Il teatro cittadino Giovanni di Udine e il Centro Servizi e Spettacolo, teatro stabile dell’innovazione del Friuli Venezia Giulia (CSS) offrono programmi di primo livello lungo tutto l’anno, con particolari sconti per gli studenti universitari.

Il Territorio Udine è posizionata nel cuore dell’Europa. A pochi chilometri a sud si trova Aquileia, un’importante città romana fondata nel 181 a.c. ricca di reperti archeologici dove studenti e professori dell’Università di Udine e di altri Atenei spesso partecipano agli scavi. Aquileia vanta anche il Cimitero degli Eroi: da qui, nel 1917, il corpo del Milite Ignoto è stata portato a Roma, dove ora riposa presso l’Altare della Patria, in memoria di tutti i morti in tutte le guerre. Cividale del Friuli è uno dei più importanti siti dei Longobardi al mondo, mentre San Daniele del Friuli è nota in tutto il mondo per la qualità del suo prosciutto crudo. Palmanova è una città stellata, gioiello dell’urbanistica militare; ci sono inoltre diversi castelli medievali fra le splendide colline del Friuli.

La sede del convegno Le sessioni del convegno si terranno presso gli edifici del Polo Economico e Giuridico dell’Università, posti al centro della città, che possono ospitare in una singola aula fino a 430 persone e che offrono degli spazi adiacenti che saranno utilizzati per i coffee-breaks, per i pranzi a buffet e per ospitare poster e stands aziendali.


http://www.ambassadorpalacehotel.it/




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La struttura dell’edificio interessato, dando maggior visibilità ai poster presentati, renderà molto facili l’interazione fra i giovani partecipanti e gli scienziati più esperti. Equipaggiamento tecnico per audio e video sarà fornito dall’Università di Udine; tutte le aule sono già dotate di connessione internet super veloce. I pasti saranno serviti presso la mensa vicina alle sale; menù per vegetariani, celiaci o persone con altre esigenze alimentari saranno previsti qualora richiesti.

I partecipanti avranno accesso a tutte le strutture e i servizi dell’Università. Durante le giornate del convegno saranno organizzate diverse visite alle attrazioni locali. Tutti gli alberghi convenzionati, posizionati in centro città, si trovano ad un raggio di 10-15 minuti a piedi dalla sede del convegno, e sono vicini a ristorati, importanti vinerie e musei. Senza dimenticare la posizione centrale della città rispetto a una regione come il Friuli-Venezia Giulia e alle sue meravigliose attrattive.





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Programma del Congresso

Di seguito viene riportato il programma del Convegno distribuito sulle quattro giornate.

DOMENICA, 24 SETTEMBRE, 2017 17:30-17:50 Welcome 17:30 Gianluca Tell: Welcome Remarks 17:50-19:00 Opening Plenary/Keynote Lecture 17:50 Eugenia Dogliotti: Opening Keynote Introduction 18:00 Tomas Lindahl: Base excision repair





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LUNEDI’, 25 SETTEMBRE, 2017 8:30-10:40 Session 1 - Replication Stress 8:30 Alexander Bürkle - Session Leader 8:40 Hocine Mankouri*: Replication stress and DNA repair synthesis in mitosis 9:10 Dana Branzei*: Smc5/6 Complex in Replication through Natural Pausing Sites

and Endogenous DNA Damage Tolerance 9:40 Matthias Dobbelstein: Replication stress in cancer 10:10 Boris Pfander *: DNA Replication and Genome Integrity 10:40-11:10 Coffee 11:10-13:00 Session 2 - DNA editing: Mechanisms underlying mutational signatures

in human cancers 11:00 Robert Sobol - Session Leader 11:10 Ludmil Alexandrov*: Mutational signatures in cancer 11:40 David Wilson: Base Excision repair 12:10 Sam Wilson: Structural biology of DNA repair polymerases 12:40 TBD: Speaker chosen from submitted abstracts 13:00-14:30 LUNCH - provided 14:30-16:30 Session 3 - Regulatory mechanisms of RNA functions in genome stability 14:30 Gianluca Tell - Session Leader 14:40 Martin A.M. Reijns: Genome-embedded ribonucleotides: the good, the bad and

the ugly 15:10 Francesca Storici: Molecular mechanisms of genomic ribonucleotide repair

and strategies for their identification and mapping through NGS 15:40 Fabrizio D’Adda di Fagagna: DNA damage response and non coding RNA

synthesis and processing 16:10 Hilde Nilsen: Implication of SMUG1 RNA processing activity for telomere

maintenance 16:30-17:00 Coffee 17:00-19:00 Poster Session 19:00 DINNER - on your own *Young group leader





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MARTEDI’, 26 SETTEMBRE, 2017 8:30-10:30 Session 4 - Non-canonical action and novel regulators of DNA repair 8:30 Eugenia Dogliotti - Session Leader 8:40 Patrick Sung: DNA Break Resection 9:10 Joe Jiricny: DNA mismatch repair 9:40 Alan Tomkinson: DNA ligases 10:10 TBD: Speaker chosen from submitted abstracts 10:30-11:00 Coffee 11:00-13:00 Session 5 - DNA damage, epigenetics and DNA repair 11:00 David Wilson - Session Leader 11:10 Roderick J. O’Sullivan*: Telomeres 11:40 Gaëlle Legube: Chromatin and DNA repair 12:10 Primo Schär: Epigenetic DNA modification and DNA repair 12:40 TBD: Speaker chosen from submitted abstracts 13:00-14:30 LUNCH - provided 14:30-16:30 Session 6 - Stability of the genome in aging and non-neoplastic disease 14:30 Eugenia Dogliotti - Session Leader 14:40 Björn Schumacher: Systemic DNA damage responses in aging and diseases 15:10 Tohru Minamino: DNA damage response and metabolic disease 15:40 Vilhelm Bohr: DNA integrity and neurodegeneration 16:10 Pier Giorgio Mastroberardino: Molecular mechanisms underlying Parkinson’s

disease 16:30-17:00 Coffee 17:00-19:00 Poster Session 19:00 DINNER - on your own *Young group leader





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MERCOLEDI’, 27 SETTEMBRE, 2017 8:30-10:30 Session 7 - Advanced technologies for analysis of DNA repair and the DNA

damage response 8:30 Alan Tomkinson - Session Leader 8:40 Elisa Ferrando-May: Advanced light microscopy in DNA repair research

(superresolution; multiphoton lasers) 9:10 Michele Morgante: NGS technologies for studying genome stability and

structural diversity 9:40 Bret D. Freudenthal*: Time-lapse crystallography to unravel mechanisms of

DNA repair and mutagenesis 10:10 TBD: Speaker chosen from submitted abstracts 10:30-11:00 Coffee 11:00-13:00 Session 8 - Poly(ADP-ribosyl)ation in the DNA damage response: Pre-

clinical and translational aspects 11:00 Alexander Burkle - Session Leader 11:10 Françoise Dantzer*: Roles of PARPs in DNA repair pathways 11:40 Haico Van Attikum*: PARylation in chromatin modulation 12:10 Conchita Vens: Novel clinical-PARP assays / clinical trials with PARP inhibitors

/ exploiting defects in the DDR in cancer 12:40 TBD: Speaker chosen from submitted abstracts 13:00-14:30 LUNCH - provided 14:00-19:00 Planned trip to Cividale and Aquileia 19:00 Dinner sponsored by the Organizers *Young group leader





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GIOVEDI’, 28 SETTMBRE, 2017 8:30-10:30 Session 9 - Defects in the DNA damage response as targets for

personalized therapeutic approaches 8:30 Robert Sobol - Session Leader 8:40 Trey Ideker: Tumor suppressor genes and replication stress: Discovery of

Novel synthetic lethal drug targets 9:10 Chris Bakkenist: Defects in ATM and ATR signalling in cancer 9:40 Randi Gussgard Syljuåsen: Checkpoint kinases 10:10 Nina Gustafsson Sheppard*: nucleotide metabolism protein involved in new

DNA repair DDR protein, targeted with small molecule inhibitor 10:40-11:10 Coffee 11:10-13:00 Session 10 - DNA repair and response to complex environmental

genotoxins 11:00 Eugenia Dogliotti - Session Leader 11:10 Joel N. Meyer: Caenorhabditis elegans: A model system for analysis of complex

exposures 11:40 Paolo Vineis: Exposome 12:10 Bernd Kaina: Crosstalk among DNA repair pathways 12:40 TBD: Speaker chosen from submitted abstracts 13:00-14:30 LUNCH - provided 14:30-16:00 Closing Plenary 14:30 Robert Sobol: Closing Keynote Introduction 14:40 Phil Hanawalt: Excision Repair 16:00 Thank you 16:00 Gianluca Tell: Closing Remarks *Young group leader





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Attività di Promozione

Introduzione Per venire incontro alla volontà del gruppo organizzativo di portare i risultati più recenti di questa interessante area di ricerca, il Comitato organizzatore ha intenzione di sviluppare diverse iniziative di promozione che potrebbe configurarsi in due fasi:

1. Attività organizzate in vista del convegno per sensibilizzare la comunità sul tema, coinvolgendo in particolare le Scuole Secondarie del Territorio;

2. Attività parallele al convegno per diffondere nella comunità le idee discusse durante le sessioni di lavoro.

FASE 1: In questa prima fase si propone di articolare l’attività di promozione nei mesi precedenti al convegno in 3/4 eventi pubblici, a seconda della disponibilità di budget e di persone. Gli eventi dovranno essere scelti per garantire il raggiungimento del maggior numero di persone, identificando gruppi diversi di soggetti potenzialmente interessati ai temi del convegno, con particolare riguardo per gli studenti delle ultime classe delle Scuole Secondarie del Territorio. Pertanto l’idea di costruire una serie di eventi diversi fra loro e per target diversi corrisponde a questa esigenza di capillarità e diffusione. La possibilità di organizzare degli incontri entro un arco di tempo significativamente ampio (ca. 6-8 mesi) permette ai promotori di portare avanti una lenta ed efficace campagna d’informazione sia sulle giornate del convegno sia sull’importanza del tema trattato. Inoltre, questi incontri allungano la vita naturale del convegno che non si limiterà alle giornate specifiche degli incontri fra esperti, ma vivrà di un periodo preparatorio a beneficio della collettività e degli enti, pubblici e privati, che si impegneranno a sostenere il convengo e attività collaterali. Gli eventi preparatori, qui ipotizzati in un numero pari a 3/4, si distingueranno in due tipologie: eventi ospitati e eventi organizzati specificatamente. Gli eventi ospitati sono più facili da organizzare poiché sfruttano le economie messe a disposizione del soggetto ospitante. Di contro, un evento organizzato in proprio permette una maggior incisività e diffusione dell’informazione, non essendo subordinato alla comunicazione e alle regole del soggetto ospitante.

Eventi ospitati Partendo dal mese di Marzo-Aprile 2017, si potrebbero identificare alcuni momenti salienti nella vita culturale della città (e/o della Regione) in cui proporre un’iniziativa di sensibilizzazione sul tema. Alcuni esempi.

1. Maggio, Vicino/Lontano (11-14 maggio): proporre un incontro a tema (2 o 3 esperti italiani, magari delle istituzioni che partecipano al convengo) nell’ambito del festival, ricordando che il prof. Michele Morgante (già invited speakers) è parte del Comitato Scientifico dell’associazione (www.vicinolontano.it)


http://www.vicinolontano.it/




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2. Giugno, Notte dei Lettori (21 giugno): proporre una lettura a tema nell’ambito della manifestazione curata dall’Assessorato alla Cultura. La lettura può essere curata da personale di UniUd (goo.gl/wHSJ7S)

3. Luglio, Conoscenza in Festa (29 giugno - 1 luglio): proporre un incontro sul tema fra le attività di piazza San Giacomo o di Loggia del Lionello (Udine). Potrebbe essere organizzato come un secondo appuntamento dopo quello di Maggio, creando un breve percorso tematico di preparazione al convegno (www.conoscenzainfesta.eu)

4. Settembre, Friuli Doc (7-10 settembre): attività ludiche a tema a cura di Immaginario Scientifico o di KaleidoScienza per uno/due giorni (www.friuli-doc.it)

5. Settembre, PordenoneLegge (13-17 settembre): si propone di ospitare la presentazione di un opera divulgativa. Di nuovo, anche questo incontro potrebbe essere pensato nella logica di essere il terzo e conclusivo momento di riflessione (www.pordenonelegge.it)

Iniziative di questo tipo permettono sia di far conoscere temi e finalità del convegno, sia di arricchire il sito e gli altri strumenti di comunicazione con contenuti da utilizzare per una più ampia diffusione.

Eventi propri A questa categoria appartengono quegli incontri/iniziative che vivono di vita propria, slegata da altre iniziative. Sono attività più incentrate sulla sensibilizzazione ai temi, con particolare attenzione agli studenti. Mentre le iniziative ospitate parlano ad un pubblico maturo e, probabilmente, interessato, le iniziative organizzate in proprio sarebbero indirizzate verso un pubblico considerato generico perché ancora in via di formazione. Rientrano in questa categoria di eventi, senza completarla necessariamente

1. Lezione introduttiva in piazza San Giacomo (Udine) la settimana prima del convegno per preparare il terreno. Costi contenuti e forte impatto;

2. Conferenze tematiche: prima del convegno verranno organizzati eventi durante i quali esperti della materia presenteranno al pubblico di “Aperture” (la serie di conferenze organizzate annualmente dall’Ateneo), in forma divulgativa, temi oggetto di discussione durante il convegno;

3. Attività con la Ludoteca di Udine con i bimbi delle elementari/medie, da organizzare nella misura di due/tre incontri insieme alla cooperativa che gestisce il servizio;

4. Incontri nelle scuole: con l’inizio dell’anno scolastico (settembre) si inviano degli studenti di biologia o dei docenti a raccontare in sintesi i temi del convegno. Per farlo bisogna prendere accordi entro maggio, così da dare possibilità agli istituti di organizzarsi per tempo;

5. Incontri con giochi in piazza (o nei parchi cittadini, visto che parliamo dei mesi caldi dell’anno) sullo stile dell’Immaginario Scientifico o Kaleidoscienza;

Queste sono attività dai costi molto contenuti e dall’impatto significativo, date le necessità dell’evento. Come attività di sensibilizzazione si potrebbero produrre alcuni strumenti di comunicazione rapida ed efficace. Per esempi, piccoli cartoncini da appendere agli autobus cittadini con alcune domande (e risposte) sul DNA; o disegnare/costruire/materializzare una doppia elica in centro.


http://www.conoscenzainfesta.eu/

http://www.friuli-doc.it/

http://www.pordenonelegge.it/




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FASE 2: Durante il convegno si potrebbero immaginare alcune attività con la cittadinanza. Iniziamo con la lectio magistralis in Teatro Giovanni da Udine con il Premio Nobel T. Lindahl. Proseguendo, nelle due giornate di lunedì e martedì, durante la poster session, potremmo organizzare due momenti pubblici (es.: in Sala Ajace o in Casa Cavazzini o in spazi dell’Università, sempre a Udine) in cui uno o più relatori possono presentare la tematica di una sessione al pubblico. Ad esempio, leggendo i titoli delle sessioni, un tema come la stabilità del genoma nell’invecchiamento (sessione 6) mi vien da pensare che possa essere declinato in termini divulgativi; lo stesso tema della Sessione 1 (Replication Stress) può avere un appeal ad un pubblico già sensibilizzato nei modi previsti dalla fase 1. Questi incontri sarebbero gestisti dagli ospiti del convegno (diversi sono di madre lingua italiana) sfruttando spazi pubblici che non presentato costi rilevanti, riuscendo così a non incidere sul budget. L’unica incognita è la gestione della lingua, visto che non si può dare per scontato che il pubblico generalista conosca l’inglese; tuttavia, avvisando prima che l’incontro sarà in lingua si potrebbe in parte ovviare al problema. Lo stesso potrebbe essere fatto la mattina presso alcune scuole superiori, compatibilmente con la disponibilità di ospiti che giustamente vorranno seguire le sessioni programmate.

Funzione e comunicazione degli incontri La funzione principale di queste iniziative è far sentire la presenza e l’importanza di un Convegno di tale portata. Sensibilizzare la comunità sui temi propri del convegno è un obiettivo di altrettanto rilievo: da un lato può essere uno stimolo per le nuove generazioni per sviluppare una passione; dall’altro può attivare un dibattito culturale sui temi interessati e sull’importanza della scienza nella vita quotidiana. Queste attività ci permetterebbero di raccogliere molto materiale per la comunicazione (per arricchire il sito, per esempio), dandoci al contempo diverse occasioni di visibilità, condizione molto interessante per gli sponsor. In un secondo momento si dovrà redigere un piano di comunicazione che contempli le opzioni che si è deciso di scegliere e seguire. Infine, forse è il caso di valutare se il complesso di queste attività insieme al convegno giustifichino l’organizzazione di una conferenza stampa a marzo/aprile per raccontare il percorso che ci porterà al convegno e le ragioni di un approccio diverso rispetto all’usuale.





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Budget del Congresso

Un evento di tale portata richiede un notevole impegno di persone, di relazioni, di organizzazioni e di risorse economiche. L’ambizione di rendere questo Convegno il primo che si apre in maniera decisa ad una contaminazione con la città e le sue Istituzioni impone un cambiamento nelle modalità di incontro fra il mondo accademico e la cittadinanza. Per questo si ritiene fondamentale avviare una proficua collaborazione con i supporter del Convegno basata su un rapporto trasparente e condiviso. Per dare un’idea delle poste relative all’organizzazione, i costi complessivi del Convegno sono riportate separatamente di seguito.

Viaggi I costi per le spese di viaggio sono basati su tariffe medie di varie compagnie all'interno degli Stati Uniti e in Europa. Le tariffe medie sono state calcolate utilizzando siti di viaggio basati su Internet. Stima del costo medio di viaggio dagli Stati Uniti a Venezia (aeroporto internazionale più vicino, a circa 1h da Udine) a partecipare al congresso è $ 1500. I partecipanti che ricevono il supporto economico per il loro viaggio saranno tenuti a viaggiare sulle tariffe di Economy class dagli Stati Uniti e ad acquistare i biglietti ad un prezzo che riduca al minimo le spese di viaggio. Il trasporto via terra sarà di circa $ 100 a persona (sulla base del costo navetta di andata-ritorno dall'aeroporto di Venezia a Udine). I fondi verranno primariamente utilizzati per le spese di viaggio per i relatori invitati dagli Stati Uniti (vedi tabella, pagina seguente). I costi elencati nella tabella seguente comprendono solo la copertura delle spese per i relatori invitati e gli organizzatori (40 in totale), inoltre vengono anche proposte alcune borse di studio e sconti per le spese di registrazione per 12 post-doc e studenti selezionati sulla base degli abstracts presentati.

Registrazione Le quote di registrazione (attualmente stimate in $ 200) copriranno le spese per i materiali riunioni e pause caffè / pasti indicati nel programma per gli altri partecipanti. Gli speakers invitati saranno incoraggiati a utilizzare i propri fondi, se disponibili per coprire le spese di alloggio e di viaggio non coperte da fondi recuperati dal Comitato Organizzatore.

Alloggio – Albergo Abbiamo calcolato i costi di alloggio sulla base di un costo negoziato di $ 100 (€ 90,00) a notte (tasse incluse).

Alloggio - Pasti / pause caffè Si stima il costo dei pasti e le pause caffè / tè forniti come parte del programma (Pranzo: lun-gio, cena, mercoledì, pausa mattina, lun-gio, pausa pomeridiana, lun, mar, gio) al costo di $ 15.200.





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Borse di Studio per StudentiPost-Docs Abbiamo pianificato un totale di 12 borse di studio per studenti e borsisti post-dottorato. Tali borse di studio verranno elargite sotto forma di rimborso per le spese di viaggio e sconti di registrazione per la partecipazione al Congresso. I fondi verranno utilizzati primariamente a compensare le spese di viaggio e di registrazione per 3 studenti e 3 borsisti post-dottorato provenienti dagli Stati Uniti ed altrettanti da EU scelti tra gli abstracts presentati.

Materiale I costi dei materiali comprendono: libro degli Abstracts, blocchi note, penne e cartelloni. L'Università di Udine è impegnata a fornire il supporto di $ 11.000 (€ 10.000). Inoltre, ci aspettiamo che i membri europei del comitato organizzatore internazionale siano in grado di ottenere fondi da agenzie di finanziamento europee e da riviste scientifiche. I fondi saranno anche sollecitati da parte di società farmaceutiche e biotecnologiche nonché da varie istituzioni locali. Speriamo di raccogliere circa $ 21.000 da queste fonti. Si stima che le spese di registrazione dei partecipanti alla conferenza (100 x $ 200) consentirà un introito di circa $ 20.000.

Tabella riassuntiva dei costi e previsioni di entrata Costi Totali Stimati Accommodations – Hotel: invited speakers + organizers $15,200 Accommodations – Meals/breaks $15,200 Travel from the US for invited speakers + organizer $21,000 Travel award for US for post-docs/students $9,000 Travel from within Europe invited speakers + hosts $14,400 Travel award from within Europe for post-docs/students $3,600 Ground transportation $3,800 Student and postdoc support for registration $2,400 Materials $5,400

Totale Costi Stimati: $90,000

Fondi Totali richiesti dal Comitato Organizzatore a potenziali sponsors University of Udine $11,000 NCI/NIA/NIEHS (proposal) $xx Registration fees (conference attendees) $20,000 Other support (EMBO, foundations, donations, commercial) $xx

Expected Total Estimated Revenue: $90,000





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Contatti

Per ogni informazione sul Congresso e gli eventi correlati:

Comitato Organizzatore UniUD: Prof. Gianluca Tell [email protected] 0432.494311 Dott. Paolo Ermano [email protected] 328.1912722 Dott.ssa Nila Colledani [email protected] 0432494300 Prof. Angelo Vianello [email protected] 0432.558781 Prof. Francesco Nazzi, Delegato alla Cultura di UniUD [email protected] 0432.558513 Prof. Claudio Brancolini [email protected] 0432.494382 Indirizzo email ufficiale: [email protected]









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