rekod elektronik elo draf
TRANSCRIPT
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
1/59
1
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
2/59
Definisi Rekod Elektronik
Electronic records are records communicated and
maintained by means of electronic equipment.
www.records.curtin.edu.au/recordkeeping_m
anual/glossary.html
2
http://www.records.curtin.edu.au/recordkeeping_manual/glossary.htmlhttp://www.records.curtin.edu.au/recordkeeping_manual/glossary.htmlhttp://www.records.curtin.edu.au/recordkeeping_manual/glossary.htmlhttp://www.records.curtin.edu.au/recordkeeping_manual/glossary.html -
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
3/59
Records whose informational content is usually in code
and has been recorded on media such as magnetic
discs, drums, tapes, punched paper cards, or punched
paper tapes, accompanied by finding aids known as
software documentation. The coded information isretrievable only by machine.
http://www.john.curtin.edu.au/society/glossary/
3
http://www.google.com/url?sa=X&start=2&oi=define&q=http://john.curtin.edu.au/society/glossary/http://www.google.com/url?sa=X&start=2&oi=define&q=http://john.curtin.edu.au/society/glossary/http://www.google.com/url?sa=X&start=2&oi=define&q=http://john.curtin.edu.au/society/glossary/ -
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
4/59
Definisi Rekod Elektronik
Rekod yang diciptakan :
dengan menggunakan perangkat komputer ;
disimpan dalam media penyimpan elektronik;
yang hanya dapat ditemukan kembali secara
elektronis.
Records created by means of a computing device and
subsequently stored on an electronic storage media
and only retrievable through electronic means
4
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
5/59
Rekod Elektronik: Rekod elektronik dapat dimanipulasi,
ditransmisikan dan atau diproses oleh komputer
Kumpulan berkas data dan atau informasi yang
dikemas dan disimpan dalam bentuk digital Memerlukan komputer dan perangkat lunak
aplikasi yang sesuai untuk menyimpan dan
menemukan
Media penyimpanan bisa dalam bentuk magnetik
atau optik yang merupakan output komputer dan
perangkat lunaknya
5
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
6/59
Rekod Elektronik
Format media rekod elektronik tidak merubah
hakekatnya sebagai rekod, namun
bentuk/formatnya mempengaruhi cara penyimpanan
dan pengelolaannya.
6
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
7/59
Rekod Elektronik
Walau rekod elektronik mudah untuk
dirubah, penting diperhatikan bahwa:
rekod yang diperbaharui (updated) atau
dimanipulasi akan menghasilkan rekod
elektronik baru.
7
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
8/59
Elemen-elemen Rekod Elektronik
Isi (Content) : adalah tentang isi rekod.
Struktur (Structure):
Tampilan dan susunan isi (mis. tataletak, font, tabel, charts,
grafik, dll.),
hubungan antara rekod dengan rekod lainnya dalam sistem
pengelolaan rekod; informasi tentang software aplikasi yang digunakan untuk
membuat isi rekod ;
informasi tentang sistem (platformnya, hardware, dll,)
Konteks/Keterkaitan (Context): informasi pendukung untukmembantu menjelaskan arti rekod.
informasi identifikasi rekod (judul, pencipta, tanggal penciptaan)
informasi tentang tujuan pembuatan, unit kerja yang
menciptakan, dll
8
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
9/599
Contoh: Content, Structure dan Context Rekod Elektronik
RECORD/REK
OD
Edaran elektronik yang berisi prosedur pengadaan yang baru
(perbaikan atas Manual prosedur pengadaan departemen) yang
disebarkan secara elektronis ke seluruh staf melalui LAN.Content/Isi Isi edaran ini menjelaskan alasan penambahan prosedur baru yang
dikaitkan dengan bagian dari manual prosedur yang sedang
diperbaiki, dan juga menjelaskan tentang masa berlaku prosedur
baru serta rincian prosedur baru.
Structure/
Struktur
Content Structure(internal: tampilan dan susunan): format edaran
dibuat dengan template pengolah kata; ASCII character set; Bahasa
Inggris; memuat citra/image
System Structure(eksternal: aplikasi, sistem dan tautan): dibuat
dengan Microsoft Word 2007 dengan sistem operasi Microsoft
Windows XP , menggunakan PC IBM Pentium I IV; file edaran
tersimpan di sub-direktori server jaringan Windows NT.
Context/
Konteks
Edaran dibuat oleh Staf Departemen Akunting sesuai dengan
prosedur baku tentang perbaikan peraturan pengadaan. Disahkan
dan diedarkan oleh Pejabat Departmen Akunting yang bertanggung
jawab untuk kegiatan pengadaan, diedarkan kepada seluruh staf
pada tanggal 5 Februari 2008 jam 10.00 am.
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
10/59
Karakteristik Rekod Elektronik
Rekod elektronik terstruktur secaralogik
berbentuk kumpulan bit dan
byte yang tersimpan dalamaplikasi sistem komputer
mempunyai makna setelah
dimanipulasi oleh program menjadi rekod yang bermakna
dan yang terbaca dilayarkomputer
10
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
11/59
Karakteristik Rekod Elektronik
Rekod elektronik bersifat dinamis dapat
diperbaharui dengan cepat dan mudah
Rekod elektronik dapat dikombinasikan denganmedia
lain mis: teks, suara, gambar; dan dapatditautkan
(linked) ke rekod lainnya
11
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
12/59
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
13/59
Kategori Rekod Elektronik
berdasarkan nilainya
2. Impo rtant Reco rd
rekod yang diperlukan untuk
mendukung kegiatan lembaga
Jika hilang atau rusak, masih bisa
diganti walau dengan biaya tinggi
Contoh: rekod personalia,keuangan, dan perpajakan
13
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
14/59
Kategori Rekod Elektronik berdasarkan
nilainya
3.Useful Reco rd
rekod yang membantu kegiatan
lembaga,
Jika rusak atau hilang dapat
diganti dengan biaya yang relatif
rendah
Contoh: korespondensi (surat-
menyurat) umum, bank s tatement
14
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
15/59
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
16/59
Rekod Elektronik
Kecuali komputer, rekod elektronik
bisa juga dibuat dan dikelola oleh
jenis mesin lainnya;
Video reco rder
Voice d ictat ion mach inePeralatan medis yang digunakan
untuk tes diagnostik dan imaging
16
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
17/59
Isi rekod elektronik
Data kuantitatif, teks, citra/image atau
suara
Setelah proses analisis dan intepretasi,data menjadi informasi yang dikemas
secara elektronis untuk disimpan dan
diproses oleh komputer, peralatan audio
video atau mesin lainnya
17
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
18/59
Karakteristik Rekod Elektronik
Pendukung kegiatan operasional
bisnis
Bertambah jauh lebih cepat
dibandingkan rekod tercetak
Sering lebih lengkap dibandingkan
dengan rekod serupa yang
berformat non-elektronik
Mengandung informasi unik
18
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
19/59
Perkembangan rekod elektronik
Dipacu oleh makin meningkatnya
perkembangan teknologi komputerdan perangkat lunak pendukungnya
Meningkatnya penggunaan peralatan
video, audio recorders dan Instrumen medis dan scient i f icyang
juga semakin banyak digunakan
19
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
20/59
Pembuat/Pencipta Rekod Elektronik
20
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
21/59
Media Penyimpan Rekod Elektronik
Media magnetik (magnetic media)
Cartridge, cassette, floppy disk, hard disk,
magnetic tape, DAT (Digital Audio tape),
videotape Media Optik (optical media)
Optical disk; write-once dan rewriteable
CD-ROM, DVD Optical card = optical memory card = smart
card
21
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
22/59
22
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
23/59
23
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
24/59
24
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
25/59
Retensi dan Pemusnahan
Rekod Elektronik
25
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
26/59
Penyimpanan dan Retensi Rekod
Elektronik
Rekod elektronik yang aktif dapat disimpan dalam berbagai
media penyimpanan elektronik
diskette & CDROM, DVD, DAT, external harddisk, flashdisk
Rekod elektronik inaktif:
berfungsi sebagai backup
Dikelola berdasarkan prosedur pengarsipan standar
26
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
27/59
Retensidan Pemusnahan Rekod Elektronik
Halhal yang perlu diperhatikan:
Rekod elektronik yang dikemas di media yang dapat
dihapus dan digunakan kembali:
Gunakan metode pemusnahan yang tuntas dan aman
rekod tidak dapat dicopy dan atau ditemukankembali
Rekod elektronik yang dikemas di media yang tidak
dapat dihapus:
Lakukan pemusnahan langsung
Rekod elektronik disimpan online dan offline Retensi Online: tidak lebih dari setahun
Retensi Offline: didefinisikan sesuai dengan
kepentingan
27
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
28/59
Reco rds Safety & Secu r i ty
Pengamanan Rekod (Record Safety):
Tetapkan peraturan pengelolaan hardware dan software
serta media penyimpan lainnya untuk menghindari
kerusakan fisik
Tetapkan peraturan periodic backup files
Tetapkan peraturan yang konsisten dan termonitor
untuk menghindari salah hapus, pemindahan file, dan
inflitrasi virus komputer
28
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
29/59
Records Safety & Security
Records Secur i ty :
mencegah dan menjaga rekod dari
unathor ised access
Terapkan kebijakan pengamanan sistemdengan konsisten
Buat tingkatan akses rekod untuk
pengguna
Tetapkan tingkatan akses ke tempatpenyimpanan rekod sesuai kewenangan
dan keperluan
29
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
30/59
Masalah/Kendala
Pengawasan dan pemeliharaan yang kurang memadai
Duplikasi informasi yang tersimpan baik dalam bentukelektronik maupun non-elektronik
Ketergantungan pada hardware/software
Keamanan contentyang rentan
Tempat penyimpanan
Rentan terhadap kerusakan (virus attack)
30
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
31/59
Manajemen Rekod Elektronik
Pengelolaan rekod (berbagai jenis format rekod:
elektronik, tercetak, bentuk mikro dll) yang
menggunakan sistem dan teknikterautomasi/terkomputerisasi
31
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
32/59
3 Unsur utama Manajemen Rekod
Elektronik
Kebijakan, strategi , dan budaya kerja organisasi
Prosedur pengelolaan rekod elektronik dalam
suatu siklus hidup rekod
Sistem informasi yang mendukung manajemen
rekod elektronik
32
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
33/59
33
2 Kelompok SDM Manajemen Rekod Elektronik
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
34/59
Manfaat Manajemen Rekod Elektronik
Rekod cepat ditemukan
Dapat ditemukan dalam bentuk teks penuh
Menghemat tempat Berbagi penggunaan rekod (melalui LAN)
Keamanan rekod lebih terkendali (tingkatan
akses)
Mudah dalam proses recovery data
34
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
35/59
Manajemen Rekod yang
baik: Melindungi informasi yang digunakan untuk
mendukung pembuatan keputusan yang efektif
Melestarikan rekod bernilai historis dan melindungiinformasi/rekod vital
Mengurangi biaya operasional dengan penerapanpenggunaan ruang yang efektif
Meningkatkan efisiensi dan produktifitas
Mengawasi penciptaan dan pertumbuhan rekod
Memastikan penerapan kepatuhan pada peraturanyang berlaku
35
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
36/59
Hasil Manajemen Rekod Elektronik yang
Baik
Membantu Pembuat Keputusan untuk
menetapkan kebijakan dengan lebih
baik/lancar
Meningkatkan efisiensi dan efektifitas
kegiatan
Mengurangi ketergantungan pemakaiankertas
36
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
37/59
Realita saat ini
Pada umumnya rekod tidak dikelola
dengan semestinya
Jumlah data yang tetap disimpan tanpa
justifikasi bisnis, tidak diketahui
Belum/Tidak adanya sistem
organisasional yang komprehensif
(untuk semua jenis rekod) Belum/Tidak tersedianya pencatatan
(yang memadai) tentang rekod yang
disimpan termasuk rekod elektronik37
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
38/59
Kendala
Manajemen Rekod tidak/belum dipandang sebagai fungsiyang kritikal danbelum/tidak menjadi fungsi proses bisnis
Rekod tidak dikelola sebagai aset bisnis
Kurangnya koordinasi antara unit manajemen rekoddengan fungsi/unit bisnis lainnya
Peran dan fungsi manajemen rekod tidak didefinisikandengan jelas atau tidak dipahami dengan baik
Terbatasnya/belum adanya prosedur standar
Terbatasnya pelatihan, alat bantu dan pedoman untukend-user
38
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
39/59
Beberapa faktor yang perlu untuk perbaikan
manajemen rekod elektronik
Buy in dari segenap karyawan
Pemahaman yang baik atas peran pengelola (goodleadership)
Alat bantu dan pedoman pengelolaan rekod elektronik yangselaras dengan proses bisnis JR
Sosialisasi dan pelatihan yang berkelanjutan
39
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
40/59
Peran Anda
Membantu mengedukasi pengguna untuk memahami:
Pentingnya mengelola SEMUA rekod dalam berbagaibentuk/format
Cara-cara pengelolaan rekod yang baik
Membuat perencanaan pengelolaan rekod yang:
Selaras dengan jadwal retensi
Berlaku untuk rekod tercetak dan elektronik Menjadi pemain dalam proses:
Memberi saran dan umpan balik
Selalu mengupdate informasi
40
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
41/59
Hasil yang diperoleh
41
Rekod elektronikyang terkeloladengan baik
Efisiensimeningkat
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
42/59
42
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
43/59
43
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
44/59
44
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
45/59
45
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
46/59
46
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
47/59
47
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
48/59
48
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
49/59
49
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
50/59
50
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
51/59
51
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
52/59
52
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
53/59
53
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
54/59
54
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
55/59
55
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
56/59
56
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
57/59
57
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
58/59
58
-
7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf
59/59