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REGISTRO PERSONAS JURIDICAS

CIRCULARES AÑO 2008

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Tabla de contenido

CIRCULAR DR-PJ 001-2008 ............................................................................................... 4

Cobro De Derechos De Registro Periodo 2008 CIRCULAR DR-PJ 005-2008 ............................................................................................... 5

Calificación De Nombres De Entidades Jurídicas CIRCULAR DR-PJ 006-2008 ............................................................................................. 11

Pago Del Timbre Del Colegio De Abogados CIRCULAR DR-PJ 008-2008 ............................................................................................. 12

El Que Se Detalla CIRCULAR DR-PJ 011-2008 ............................................................................................. 13

Organigrama Del Registro Nacional CIRCULAR DR-PJ 012-2008 ............................................................................................. 15

Constitución de Sociedades Anónimas Por Parte De Los Bancos Públicos CIRCULAR DR-PJ 019-2008 ............................................................................................. 16

Aplicación Del Tipo De Cambio Para Cobro De Timbres CIRCULAR DR-PJ 020-2008 ............................................................................................. 17

Aplicación Del Artículo 74 De La Ley Orgánica De La Caja Costarricense De Seguro Social

CIRCULAR DR-PJ 021-2008 ............................................................................................. 19

Reforma Ley General de Concesión de Obras Públicas Con Servicios Públicos (Ver Circular N° 010-2006)

CIRCULAR DR-PJ 023-2008 ............................................................................................. 21

Consulta Y Validación Del Padrón Nacional CIRCULAR DR-PJ 025-2008 ............................................................................................. 23

Aplicación Del Artículo 91 In Fine Del Código De Comercio CIRCULAR DR-PJ 026-2008 ............................................................................................. 25

Decreto Asignación Y Expedición De Cédula De Persona Jurídica CIRCULAR DR-PJ 027-2008 ............................................................................................. 26

Aplicación De La Ley Del Mercado De Seguros

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CIRCULAR DR-PJ 028-2008 ............................................................................................. 30 Pago De Derechos De Registro Por Cédula Jurídica

CIRCULAR DR-PJ 031-2008 ............................................................................................. 31

Aspectos Registrales De La Ley De Fortalecimiento Y Modernización De Las Entidades Públicas Del Sector Telecomunicaciones

CIRCULAR DR-PJ 033-2008 ............................................................................................. 32

Restricciones De Acceso A Los Archivos Físicos CIRCULAR DR-PJ 034-2008 ............................................................................................. 33

Préstamo De Documentos Y Recuperación De Información En Caso De Pérdidas, Extravíos Y Demás Similares

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En cumplimiento de lo expresado en el inciso d) del artículo 2 de la Ley de Aranceles del Registro Público, N° 4564 del 29 de abril de 1970, y sus reformas, que establece que el monto por concepto de derechos de registro para los documentos que se tramitan en el Registro Mercantil, deberá ser la décima parte del salario base establecido para el puesto de Oficinista 1, les comunico que según la Ley de Presupuesto Ordinario y Extraordinario de la República, para el Ejercicio Económico del año 2008, N° 8627, publicada en el Alcance N° 41 a la Gaceta N° 251 del 31 de Diciembre del 2007, dicho salario es la suma de ¢143.800, 00 (CIENTO CUARENTA Y TRES MIL OCHOCIENTOS COLONES), por lo que los derechos de registro en materia mercantil, para el año 2008 será la suma de ¢14.380, 00 (CATORCE MIL TRESCIENTOS OCHENTA COLONES). Dicho monto se deberá cobrar a todos aquellos documentos presentados por primera vez al Diario del Registro a partir del 16 de enero de 2008.

CIRCULAR DR-PJ 001-2008

DE: LIC. ENRIQUE RODRIGUEZ MORERA

DIRECCION REGISTRO DE PERSONAS JURIDICAS

PARA:

SUBDIRECCION, ASESORIA JURIDICA, ASESORIA TECNICA, Y REGISTRADORES MERCANTIL Y PERSONAS

FECHA: 15 de enero del 2008

ASUNTO: Cobro De Derechos De Registro Periodo 2008

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Con el objeto de actualizar y ajustar los parámetros utilizados en la calificación de similitudes entre nombres de entidades jurídicas sujetas a registro y considerando: 1.- Que el nombre o denominación social es la que se utiliza para distinguir una sociedad mercantil de otras previamente inscritas, y que de conformidad con el artículo 103 del Código de Comercio se formará libremente, será propiedad exclusiva de la sociedad y podrá expresarse en cualquier idioma, siempre que en el pacto social se haga constar su traducción al castellano o que no la tiene. 2.- Que el nombre comercial se entiende como el nombre, razón social o denominación bajo la cual se da a conocer al público un establecimiento mercantil, para cuya protección deberá registrarse de manera independiente en el Registro de la Propiedad Intelectual. 3.- Que ha sido práctica usual el confundir por parte de los particulares el nombre o denominación social con el nombre comercial del establecimiento mercantil, práctica que de alguna manera ha compartido el Registro de Personas Jurídicas al calificar las similitudes entre nombres sociales, lo que ha generado el rechazo masivo de constituciones de sociedades mercantiles por tal motivo, principalmente por la gran cantidad de entidades jurídicas inscritas. 4.- Que mediante Decreto Ejecutivo N° 12158-J, de 5 de diciembre de 1980, reformado por los Decretos Ejecutivos N° 12247-J, de 24 de enero de 1981, 18504-J, de 17 de octubre de 1988 y 18662-J, de 24 de noviembre de 1988, se estableció la asignación y expedición de documento de cédula jurídica para las personas jurídicas, documento que, tal y como lo establece el artículo primero de dicho Decreto, es la identificación numérica de la persona jurídica y que vino a establecer una diferenciación entre las sociedades mercantiles, en virtud de que en su composición contempla un número consecutivo irrepetible, lo que garantiza su individualización a pesar de que sus denominaciones puedan tener cierto parecido. Este número unívoco de identificador inclusive se utiliza actualmente


DE: DIRECCION REGISTRO DE PERSONAS JURIDICAS

PARA:

SUBDIRECCION, COORDINACION GENERAL, ASESORIA JURIDICA, ASESORIA TECNICA, COORDINACIONES, REGISTRADORES, OFICINAS REGIONALES Y FUNCIONARIOS EN GENERAL

FECHA: 07 de abril del 2008

ASUNTO: Calificación De Nombres De Entidades Jurídicas

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como medio de identificación de las personas jurídicas a nivel de las bases de datos del Registro Nacional. 5.- Que como medida paliativa a la problemática generada como producto de la gran cantidad de sociedades mercantiles inscritas, que hace sumamente compleja la labor de escoger la denominación social apropiada para las sociedades que pretenden inscribirse, mediante Decreto Ejecutivo N° 33171-J de 14 de junio de 2006, se estableció la posibilidad de utilizar como denominación social, el número de cédula jurídica que se asigne a la sociedad al inscribirse, más su respectivo aditamento, lo que refuerza aún más el efecto identificador e individualizador que tiene dicho número. 6.- Que mediante Voto N° 371-2007, emitido por el Tribunal Registral Administrativo, a las 13:00 horas del 20 de diciembre de 2007, se dispuso entre otros extremos: “… Se anula parcialmente la circular N° 24-98 de fecha 29 de setiembre de 1998, emitida por la Dirección de ese Registro, específicamente en el aparte CALIFICACION DE SIMILITUDES ENTRE NOMBRES SOCIALES, en el punto C) Similitud Ortográfica, el enunciado: “Se ha tomado como parámetro que la diferencia mínima entre dos nombres debe de ser tres letras, especialmente cuando los mismos estén compuestos por una sola palabra”, el cual debe desaplicarse…”; lo que provocó la anulación de la utilización del parámetro mínimo para la aplicación de la similitud ortográfica entre denominaciones sociales. En razón de las consideraciones anteriores, esta Dirección establece el nuevo marco de referencia en la calificación de similitudes de denominaciones de entidades jurídicas sujetas a registro, que se regulará como se indica a continuación:

CALIFICACION DE NOMBRES SOCIALES.

A) Las entidades jurídicas podrán constituirse utilizando denominación social o razón social, según sea su naturaleza y la normativa que las regule.

B) De conformidad con lo dispuesto en el artículo 7 de la Ley Orgánica del

Sistema Bancario Nacional (Ley N° 1644 de 26 de setiembre de 1953 y sus reformas) y el artículo 143 de la Ley Orgánica del Banco Central (Ley N° 7558 de 27 de setiembre de 1995), solo las entidades constituidas de acuerdo con dicha normativa podrán usar en su denominación o en la descripción de sus negocios, las palabras “banco”, “establecimiento bancario” o derivados de éstos que califiquen sus actividades como de carácter bancario.

C) En concordancia con lo establecido por la Ley Reguladora de Entidades

Financieras de carácter no Bancario (Ley N° 5044 de 13 de setiembre de 1972 y sus reformas), las empresas financieras deberán usar en su denominación la palabra “financiera” u otros términos que identifiquen

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claramente la naturaleza de sus actividades. Únicamente usarán dicha palabra las empresas reguladas por la ley indicada y las secciones financieras de los bancos del Sistema Bancario Nacional. Asimismo, la Superintendencia General de Entidades Financieras (SUGEF), mediante criterio de su Departamento de Asesoría Jurídica, permite solamente el uso de la palabra “finanzas” en la denominación de sociedades no reguladas por la supra citada ley.

D) La Ley Reguladora del Mercado de Valores (Ley N° 7732 de 27 de enero de

1998), dispone que los términos “agentes de bolsa”, “puesto de bolsa”, “bolsa de valores”, “centrales de valores, “sociedades administradoras de fondos de inversión”, “sociedades de compensación y liquidación” y “sociedades calificadoras de riesgo”, “fondos de inversión”, “sociedades de fondos de inversión”, “fondos mutuos”, “fondos de capitalización” u otras equivalentes, son expresiones reservadas para las entidades jurídicas constituidas y autorizadas a participar en el mercado bursátil, por lo que el uso de dichos términos es exclusivo para sociedades que se encuentren reguladas y cumplan con los requisitos establecidos por la citada ley.

E) En concordancia con las disposiciones establecidas en el Reglamento para

las Bolsas de Comercio, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 188, de 2 de octubre de 2006, en la denominación de este tipo de entidades jurídicas deberá incluirse la expresión “Bolsa de Comercio”.

F) De conformidad con la resolución de la Sala Constitucional de la Corte

Suprema de Justicia, N° 7494-97, de las 15:45 horas del 11 de noviembre de 1997, que declaró inconstitucionales los artículos 5 y 15 del Decreto N° 6693 de 27 de noviembre de 1981, que permite la constitución de universidades privadas mediante la utilización de la figura de la sociedad anónima, nada obsta para que una sociedad anónima dedicada en forma especial a la enseñanza universitaria, pueda incluir en su denominación social el término “Universidad”, “Universitario” o “Universitaria”.

G) El artículo 4 de la Ley de Monopolios del Instituto Nacional de Seguros (Ley

N° 12 de 30 de octubre de 1924), establece que la comercialización de los seguros es monopolio de dicha institución. Sin embargo, la Dirección General de Asuntos Jurídicos de la contraloría General de la República, mediante escrito de fecha 29 de noviembre de 1995, considera que la comercialización de seguros por sujetos privados (vgr. Sociedades mercantiles), no violenta lo preceptuado por la citada norma, debiendo dichas entidades tener como objeto especial la comercialización de seguros del I.N.S; no obstante lo anterior no crea reserva alguna en cuanto al uso de términos como “seguros”, “aseguradora” u otros equivalentes, los que se pueden utilizar como parte de la denominación de cualquier sociedad mercantil.

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H) De conformidad con lo resuelto jurisprudencialmente, no podrán ser objeto de inscripción nombres sociales tales como OEA S.A., ONU S.A., FMI S.A., OIT S.A., entre otros, debido a que estas expresiones contienen siglas de organismos internacionalmente reconocidos.

I) De conformidad con lo dispuesto por el artículo 23 de la Ley de Creación

del Instituto Costarricense del Deporte y la Recreación y del Régimen Jurídico de la Educación Física, el Deporte y la Recreación (Ley N°7800 de 29 de mayo de 1998, serán de uso exclusivo del Comité Olímpico Nacional y por consiguiente ninguna persona física o jurídica, pública o privada podrá utilizar sin su autorización y con fines comerciales ni publicitarios, las palabras “olímpico” ni “olimpiada”.

J) En acatamiento a lo dispuesto por el artículo 29 de la Ley de Marcas y

Otros Signos Distintivos (Ley N° 7978 del 1 de febrero del año 2000), no puede inscribirse un nombre social que incluya una marca registrada a nombre de un tercero, cuando el uso de ese nombre pueda causar confusión, salvo que ese tercero dé su consentimiento por escrito.

K) De acuerdo con nuestra legislación debe registrarse únicamente el nombre

social de la entidad jurídica, no así sus siglas.

CALIFICACION DE SIMILITUDES DE NOMBRES SOCIALES.

A) Al determinar la posible existencia de similitud entre dos nombres sociales, debe tenerse presente que la revisión o búsqueda ha de realizarse exclusivamente entre las denominaciones de sociedades mercantiles previamente inscritas, no debiendo tomarse en cuenta los nombres de entidades jurídicas diversas a éstas, como Asociaciones, Fundaciones, entre otras.

B) Asimismo debe tomarse en cuenta lo que al respecto establece el artículo 103 del Código de Comercio, que dice:

“La denominación se formará libremente, pero deberá ser distinta de la de cualquier sociedad preexistente, de manera que no se preste a confusión; es propiedad exclusiva de la sociedad e irá precedida o seguida de las palabras “Sociedad Anónima” o de su abreviatura “S.A.”, y podrá expresarse en cualquier idioma, siempre que en el pacto social se haga constar su traducción al español. Para que goce de la protección que da la Oficina de Marcas de Comercio, deberá inscribirse conforme lo indica el artículo 245.” (La negrilla es propia)

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En este sentido, debe tenerse presente que el fin último de la norma citada es evitar la confusión entre los particulares, en relación con los nombres sociales inscritos y, es ese el primer factor que debe tomarse en cuenta al realizar la calificación respectiva. Debe además valorarse que el nombre social está compuesto por todos los términos que contenga más su aditamento, de manera que la calificación de éste, debe realizarse con respecto al nombre en forma global y no respecto a uno o algunos de los elementos o vocablos que lo componen. Para determinar la posible similitud entre nombres sociales debe tenerse presente que el nombre que pretenda registrarse debe estar clara y precisamente determinado y debe ser distinto de los ya registrados, los que tendrán prioridad sobre aquel. Procederá en consecuencia, señalar la similitud entre dos nombres sociales cuando sean idénticos, es decir cuando no se cumpla con el presupuesto establecido por el artículo 103 de cita. Los signos o espacios en blanco, no establecerán diferencia alguna en nombres sociales que sean idénticos, y deberá señalarse la respectiva similitud entre ellos. Esta misma regla debe observarse para los casos en que se utilicen plurales de nombres o singulares de nombres ya inscritos. C) No podrán inscribirse en forma individual como nombres sociales términos tales como: Comercial, Comercializadora, Compañía, Consorcio, Corporación Corporación, Empresa, Empresas, Grupo, Inversiones, Inversionistas, Sociedad y otros similares, que denotan una generalidad. No obstante, estos términos podrán utilizarse como parte o elemento de un nombre social, en cuyo caso sí establecerán diferencia. D) Entratándose de nombres sociales idénticos, no es permitido el consentimiento para el uso del nombre propuesto para su inscripción, por parte de personero alguno de la sociedad previamente inscrita. E) En virtud de la declaratoria de inconstitucionalidad de algunos de los artículos de la Ley de Defensa del Idioma Español y Lenguas Aborígenes Costarricenses (Ley N° 7623 de 11 de setiembre de 1996), procede la inscripción de nombres sociales en idiomas diversos al español, en cuyo caso la verificación que debe realizar el Registrador acerca de la posible similitud, versará sobre el nombre en lengua extranjera, independientemente de su traducción al idioma español.

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CALIFICACION DE NOMBRES DE ENTIDADES CIVILES

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 8 de la Ley de Asociaciones (Ley N° 219 de 8 de agosto de 1939 y sus reformas, que en lo que interesa dice:

“Artículo 8: El nombre de la asociación será propiedad exclusiva de La misma. Cuando el objeto de una asociación sea el mantenimiento de una institución y el nombre de esta fuere distinto al de aquella, ambas denominaciones gozarán del mismo privilegio legal. Ninguna asociación podrá adoptar una denominación idéntica a la otra ya registrada o tan parecida que ambas puedan fácilmente confundirse. …”

Y, así como en virtud de la declaratoria de inconstitucionalidad de algunos de los artículos de la Ley 7623 antes citada, para la calificación de nombres de Asociaciones civiles y deportivas, deben tomarse en cuenta los siguientes lineamientos:

A) La calificación de similitudes entre nombres de asociaciones, debe estar orientada a evitar que dos o más nombres de este tipo de entidades jurídicas se presten a confusión entre sí, debiendo aplicarse para ello los mismos parámetros que se disponen para la calificación de nombres sociales.

B) Procede la inscripción de Asociaciones con nombres en idiomas diversos al

español, en cuyo caso la verificación que debe realizar el Registrador acerca de la posible similitud, versará sobre el nombre en lengua extranjera, independientemente de su traducción al idioma español.

C) De conformidad con lo dispuesto por el artículo 23 de la Ley de Creación

del Instituto Costarricense del Deporte y la Recreación y del Régimen Jurídico de la Educación Física, el Deporte y la Recreación (Ley N° 7800 de 29 de mayo de 1998, serán de uso exclusivo del Comité Olímpico Nacional y por consiguiente ninguna persona física o jurídica, pública o privada podrá utilizar sin su autorización y con fines comerciales ni publicitarios, las palabras “olímpico” ni “olimpiada”.

Esta Circular deja sin efecto las Circulares emitidas por esta Dirección, números 024-98 de fecha 29 de octubre de 1998, 017-99, de fecha 8 de julio de 1999 y 020-99, de fecha 24 de agosto de 1999

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De conformidad con lo estipulado en el Decreto Ejecutivo N° 34442-J, publicado en el Diario Oficial La Gaceta el 10 de abril del año en curso, el cobro del timbre del Colegio de Abogados a partir de dicha fecha, se deberá hacer con base en la siguiente tabla:

CUANTIA: MONTO DEL TIMBRE: Hasta 250.000 colones Exento De 250.000 a 1.000.000 de colones 1.000 colones De 1.000.000 a 5.000.000 de colones 2.000 colones De 5.000.000 a 10.000.000 de colones 3.000 colones De 10.000.000 a 50.000.000 5.000 colones Mayor a 50.000.000 de colones 10.000 colones Documentos adicionales que no aumenten la cuantía del acto o contrato

Exento

Documentos que contengan actos o contratos inestimables

250 colones

Atentamente,



PARA:

SUBDIRECCION, ASESORIA JURIDICA, ASESORIA TECNICA COORDINACION GENERAL, JEFATURAS DE REGISTRADORES Y REGISTRADORES


ASUNTO: Pago Del Timbre Del Colegio De Abogados

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En acatamiento a lo solicitado por la Dirección General del Registro Nacional, mediante oficio N° DGRN-541-2008 de fecha 14 de abril en curso, se les instruye para que cuando le sea repartido a un registrador, un documento en el cual figuren personalmente ellos como interesados, así como su cónyuge, ascendientes y descendientes hasta tercer grado inclusive tratándose de consanguinidad y hasta el segundo inclusive de afinidad, se inhiban de su calificación e inscripción, y pongan en conocimiento del mismo al respectivo coordinador en forma inmediata, para que éste último reasigne el documento a otro registrador para su respectivo trámite. Atentamente,



PARA:

SUBDIRECCION, COORDINACION GENERAL, ASESORIA JURIDICA, ASESORIA TECNICA, JEFES DE REGISTRADORES, REGISTRADORES


ASUNTO: El Que Se Detalla

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Según lo establecido en el punto A-1314 de la “Guía para la Auto evaluación General sobre el Cumplimiento de algunas Medidas Mínimas de la Ley y Normas de Control Interno del Periodo 2008”, se anexa el organigrama del Registro Nacional, para conocimiento de todos los funcionarios. Atentamente,



PARA:

SUBDIRECCION, COORDINACION GENERAL, ASESORIA JURIDICA, ASESORIA TECNICA, JEFES DE REGISTRADORES

FECHA: 29 de mayo del 2008

ASUNTO: Organigrama Del Registro Nacional

15

En virtud de que mediante el artículo 52 de la Ley de Banca para el Desarrollo (Ley N° 8634 de 7 de mayo de 2008), se reforma, entre otros, el artículo 61 de la Ley Orgánica del Sistema Bancario Nacional, se les instruye en cuanto a las disposiciones que deben contener las constituciones de sociedades que regula dicho artículo, y que se detallan a continuación. Los bancos públicos podrán constituir sociedades anónimas conforme a la normativa pertinente del Código de Comercio, con el fin único de realizar actividades o llevar a cabo operaciones de arrendamiento financiero u operativo, para adquirir los bienes muebles e inmuebles necesarios para la realización de actividades relacionadas con el arrendamiento financiero u operativo, así como para realizar operaciones de factoraje. Dichas sociedades estarán bajo la fiscalización de la Superintendencia General de Entidades Financieras (Sugef), que tendrá idénticas facultades que con los demás intermediarios financieros autorizados por ésta. La totalidad del capital social de estas sociedades será propiedad exclusiva del banco que las constituya.



PARA:


FECHA: 02 de junio del 2008

ASUNTO: Constitución de Sociedades Anónimas Por Parte De Los Bancos Públicos

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Debido a las múltiples dudas surgidas entre los registradores y con el objeto de establecer un criterio uniforme en cuanto al cálculo de los timbres respectivos, en los casos de montos de capital y actos o contratos establecidos en dólares, se transcribe el acuerdo firme de la Junta Administrativa del Registro Nacional, Número J550, tomado en la Sesión Ordinaria N° 40-2006, celebrada el día 19 de octubre de 2006, que en lo que interesa dice: a- En virtud de las nuevas disposiciones adoptadas por el Banco Central de

Costa Rica en cuanto a la modificación al régimen cambiario de minidevaluaciones por un sistema de bandas cambiarias, el cual rige a partir de diecisiete de octubre de dos mil seis; esta Junta Administrativa acuerda aplicar el tipo de cambio de referencia de venta fijado por el Banco Central, en todos los pagos de operaciones de derechos de registro en el Registro Nacional, a la fecha del Otorgamiento respectivo.

b- Las disposiciones indicadas en el inciso anterior del presente acuerdo, rigen a

partir del veinte de octubre de dos mil seis y dejan sin efecto cualquier otra resolución o acuerdo que se le opongan.(Lo resaltado no es del original).

En razón de lo anterior el cálculo de los timbres en los actos o contratos establecidas en dólares moneda de los Estados Unidos de América), se realizará con fundamento en el tipo de cambio de venta, fijado por el Banco Central de Costa Rica, para el día de otorgamiento del respectivo instrumento notarial. Atentamente,



PARA:


FECHA: 07 de julio del 2008

ASUNTO: Aplicación Del Tipo De Cambio Para Cobro De Timbres

17

La presente circular se dicta en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 74 de la Ley Orgánica de la Caja Costarricense de Seguro social (Ley N° 17 de 22 de octubre de 1943), reformado mediante el artículo 85 de la Ley de Protección al Trabajador (Ley N° 7983 de 18 de febrero del 2000). Dicho artículo dice en lo que interesa:

“… Para realizar los siguientes trámites administrativos, será requisito estar al día en el pago de las obligaciones de conformidad con el artículo 31 de esta ley:

• (…) • 2.- En relación con las personas jurídicas, la inscripción de

todo documento en los registros públicos mercantil, de asociaciones, de asociaciones deportivas y el Registro de organizaciones Sociales del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, excepto los expedidos por autoridades judiciales.

• (…) •

La verificación del cumplimiento de la obligación fijada en este artículo, será competencia de cada una de las instancias administrativas en las que debe efectuarse el trámite respectivo; para ello, la Caja deberá suministrar mensualmente la información necesaria. El incumplimiento de esta obligación por parte de la Caja no impedirá ni entorpecerá el trámite respectivo. De igual forma, mediante convenios con cada una de esas instancias administrativas, la Caja Costarricense de Seguro Social podrá establecer bases de datos conjuntas y sistemas de control y verificación que faciliten el control del cumplimiento del pago de las obligaciones con la seguridad social.” (El subrayado y la negrilla son propios)



PARA:


FECHA: 23 de julio del 2008

ASUNTO: Aplicación Del Artículo 74 De La Ley Orgánica De La Caja Costarricense De Seguro Social

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Conforme el artículo parcialmente transcrito, la Caja Costarricense de Seguro Social y el Registro Nacional, han establecido un procedimiento de verificación de la información respectiva, cuyos lineamientos se establecen a continuación: a.- La verificación se realizará en línea, directamente en las bases de datos que la C.C.S.C. tiene al efecto, mediante la utilización de un “Web Service” que realizará la consulta en forma automática al momento de incluir la subsecuencia de la anotación (cédula jurídica de la entidad). b.- Si la entidad titular de la cédula jurídica validada se encuentra como patrono moroso ante la C.C.S.S., la aplicación le comunicará tal circunstancia al Registrador, desplegando un mensaje en recuadro que dice “0-000-000000 Patrono se encuentra moroso con la C.C.S.S.” e incluirá en forma automática el defecto correspondiente. c.- En los casos en que la entidad no se encuentre morosa o bien, no se pueda establecer la respectiva comunicación con la base de datos de la C.C.S.S., el Registrador continuará con el trámite del documento, ya que solo se genera un mensaje cuando la entidad se encuentra morosa. d.- Cuando un documento defectuoso reingrese a la corriente registral, teniendo como uno de sus defectos el que la entidad se encuentra morosa, al subsanarse los demás defectos se procederá a su inscripción y cuando se pretenda actualizar la información, si la entidad se mantiene morosa se desplegará un mensaje en recuadro que dice “0-000-000000, está moroso con la CCSS, según el artículo 74 NO SE PERMITE ACTUALIZAR.”; caso contrario, si le permite actualizar es que ya la entidad está al día. e.- En síntesis, el sistema realizará dos validaciones, una al momento de realizar la anotación respectiva y otra, al momento de pretender actualizar la información en caso de inscripción y únicamente se desplegará un mensaje si la entidad se encuentra morosa. Esto significa que la entidad podría no aparecer como morosa al realizar la anotación; sin embargo, sí podría estarlo al momento de la actualización, ya que son momento diferentes, lo cual será advertido mediante la generación del mensaje y el defecto respectivo. f.- El sistema generará las bitácoras necesarias para determinar la responsabilidad de los Registradores en virtud del incumplimiento de lo dispuesto en la presente circular, la cual es de acatamiento obligatorio. LO DISPUESTO POR ESTA CIRCULAR SERÁ DE APLICACIÓN A PARTIR DEL PRÓXIMO MARTES 29 DE JULIO DE 2008.

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De conformidad con la modificación parcial a la Ley General de Concesión de Obras Públicas con Servicios Públicos, publicada en La Gaceta N° 138 de 17 de julio de 2008, se transcriben los incisos 1), 3) y 4) del artículo 31 de dicha Ley.

“Artículo 31.- Constitución de la sociedad anónima nacional 1) El adjudicatario queda obligado a constituir, en un plazo máximo de noventa días naturales contados a partir de la firmeza del acto de adjudicación, una sociedad anónima con la cual será suscrito el contrato de concesión. Asimismo, será responsable con esta sociedad anónima por el plazo de la concesión. En el caso de que uno de los socios sea una empresa constructora y esta desee salir de la sociedad, lo podrá hacer únicamente si: a) su participación accionaria es inferior al cuarenta y nueve por ciento (49%) del capital social; b) cede esa participación a alguno de los otros socios; c) ha finalizado la etapa de construcción de la concesión, habiendo la administración concedente recibido de conformidad las obras previstas para dicha etapa, de acuerdo con las disposiciones contenidas en el cartel y el contrato. (…)



PARA:

SUBDIRECCION, ASESORIA JURIDICA, ASESORIA TECNICA, COORDINACION REGISTRAL, COORDINADORES DE MERCANTIL Y DE ASOCIACIONES.

FECHA: 30 de junio del 2008

ASUNTO: Reforma Ley General de Concesión de Obras Públicas Con Servicios Públicos (Ver Circular N° 010-2006)

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3) El capital social inicial será de al menos un veinte por ciento (20%) del valor del gasto total proyectado para construir la obra y, una vez concluida, para la explotación del servicio. Cuando sea necesario para resguardar el interés público pretendido por la concesión, la administración concedente podrá definir cada año las variaciones del gasto total proyectado, con el propósito de que en el capital social se efectúen los ajustes correspondientes, pero no podrá ser menor al porcentaje señalado. En tal caso, el concesionario dispondrá de sesenta días hábiles para ajustar el capital y depositar el ajuste correspondiente, en un banco del Sistema Bancario Nacional, a la orden del Consejo Nacional de Concesiones. 4) En ningún caso, el adjudicatario podrá tener una participación inferior al cincuenta y uno por ciento (51%) del capital social, durante la etapa de construcción. Durante la etapa de explotación de la concesión, podrá disponer de las acciones correspondientes a este cincuenta y uno por ciento (51%) del capital social de la sociedad concesionaria, en los términos establecidos en el cartel de licitación y en el contrato de concesión, y previa autorización de la administración concedente y de la Contraloría General de la República.”

Atentamente,

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Con el objeto de actualizar y ajustar los parámetros utilizados en la calificación de los documentos sujetos a registro, específicamente en cuanto a la consulta que se realiza al Padrón Nacional y considerando: 1.- Que en apego al Principio de Publicidad Registral, debe existir concordancia entre la información que publicita el Registro y la realidad extrarregistral, especialmente en cuanto a la identidad de las personas físicas propietarias de bienes y derechos inscritos. 2.- Que si bien es cierto, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 39 del Código Notarial, el Notario debe identificar cuidadosamente y sin lugar a dudas a las partes y otros intervinientes en los actos o contratos que autorice, se hace necesario en aras de brindar una mayor seguridad jurídica, establecer un procedimiento de consulta mediante el que el Registrador pueda constatar, que los comparecientes nacionales estaban vivos al momento de celebrarse el acto notarial y, de la coincidencia entre sus nombres y apellidos y su documento de identificación (cédula de identidad). 3.- Que entratándose de documentos en los que no es necesaria la comparecencia de las partes (protocolizaciones de actas), en virtud de la incidencia de casos en los que se ha detectado la inconsistencia en la información relativa a la concordancia entre el documento de identificación y el nombre y apellidos de la persona, también es necesario establecer y realizar la consulta correspondiente en aras de mejorar la publicidad registral. 4.- Que con objeto de minimizar el margen de error en la trascripción de la información en el sistema automatizado, se hace necesario aprovechar los avances tecnológicos con que cuenta la Institución. En razón de las consideraciones anteriores, esta Dirección establece el marco de referencia para la consulta que los Registradores deben realizar al Padrón Nacional, que se regulará como se indica a continuación:



PARA:


FECHA: 08 de agosto del 2008

ASUNTO: Consulta Y Validación Del Padrón Nacional

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a) Al procederse a la calificación de documentos en los que haya

comparecencia de partes, deberá realizarse la consulta en el Padrón Nacional para verificar que éstas se encontraban vivas a la fecha de realizarse el acto notarial, así como la coincidencia de su nombre y apellidos con los consignados en el documento.

b) Deberá asimismo realizarse dicha consulta con respecto a todas aquellas

personas físicas nacionales, que intervengan en un acto o contrato sin que se hayan apersonado ante el Notario, pero en este caso únicamente se verificará la coincidencia entre el nombre y apellidos con respecto al documento de identificación. Así por ejemplo deberá realizarse dicha verificación en cuanto a las personas nombradas en los órganos administradores, fiscalías y agentes residentes, entre otros.

c) En los casos en que se detecte que alguno de los comparecientes aparece

como “difunto” a la fecha de celebración del acto notarial, deberá ponerse en conocimiento de tal circunstancia a esta Dirección, a efecto de tomar las medidas pertinentes. Asimismo se consignará el defecto correspondiente.

d) Cuando no existe coincidencia entre la información contenida en el Padrón

Nacional y la indicada en el documento, relativa al nombre o nombres y apellidos de los intervinientes en el acto notarial, deberá señalarse el defecto correspondiente. No obstante en tratándose de personas que se identificaron con más de un nombre, sólo se señalará el defecto en los casos en que la diferencia esté en el primer nombre, no así cuando dicha diferencia sea en los demás. Incluso para los casos en que una persona tenga más de un nombre, si en el Padrón Nacional apareciere con solo uno y este coincida con el primer nombre indicado o viceversa, no se señalará defecto alguno.

e) Al procederse a la captura de la información relativa a los nombramientos

de personas nacionales, bastará indicar su cédula de identidad y automáticamente se cargará su nombre y apellidos, de acuerdo a la información contenida en el Padrón Nacional.

f) Las disposiciones de esta Circular no se aplicarán a los documentos

emanados de Autoridades Judiciales o Administrativas (mandamientos, ejecutorias, entre otros).

Esta Circular se aplicará a los documentos de primer o ulterior ingreso al Registro a partir del día 12 de agosto del año en curso.

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En virtud de las diversas interpretaciones que se han dado entre los registradores, en relación con la aplicación del artículo 91 in fine del Código de Comercio, se hace necesario emitir la presente circular en aras de establecer un criterio unificado al respecto. El citado artículo 91 establece en lo que interesa:

“Los gerentes y subgerentes no podrán delegar sus poderes sino cuando la escritura social expresamente lo permita. La delegación que se haga contra esta disposición convierte a quien la hace en responsable solidario con el sustitutivo por las obligaciones contraídas por éste. Sin embargo los gerentes o subgerentes podrán conferir poderes judiciales.” (Suplida la negrilla).

En virtud de la redacción de la parte final de la norma antes citada, se ha interpretado erróneamente que lo ahí expresado es una limitación legal en la actuación de los administradores de las Sociedades de Responsabilidad Limitada; es decir, que no pueden dichos personeros otorgar otro tipo de poderes diferentes a los judiciales; sin embargo, para la aplicación correcta de la disposición legal en cuestión, se hace necesario tomar en consideración que la Asamblea General de Socios es el órgano supremo de la S. R. L. y expresa la voluntad colectiva de los socios y rige la vida de la sociedad. Asimismo, en este sentido, doctrinariamente se ha establecido, según Joaquín Garrigues, Curso de Derecho Mercantil, Tomo II, Págs. 253 y 254. Editorial Temis. 1987., que:



PARA:



ASUNTO: Aplicación Del Artículo 91 In Fine Del Código De Comercio

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“Los administradores de la s.r.l. pueden realizar válidamente todos los actos y negocios jurídicos que, según el uso del comercio, esten incluidos en el círculo de la actividad propia de la sociedad de que se trate, desde el más sencillo acto de gestión hasta el más importante acto de disposición. (…) Los administradores están obligados, ciertamente, a respetar las posibles limitaciones impuestas por los estatutos o por la junta de socios, e incurrirán en responsabilidad frente a la sociedad cuando no las observen. (…) Independientemente de esta representación legal, fundada en la cualidad de órgano administrativo de la sociedad, esta puede conferir apoderamientos a cualquier persona. En esta hipótesis deja de funcionar el principio de la limitación de facultades, y estas se medirán en cada caso por la escritura de poder, debiendo el tercer contratante acudir a la consulta del R. m. o de la escritura social para cerciorarse de los límites exactos de la representación”.

En virtud de lo establecido en la Doctrina y normativa citadas, se les instruye para que en los casos en que en los estatutos de una Sociedad de Responsabilidad Limitada, se incluya la potestad a los administradores (Gerentes y Subgerentes) para otorgar todo tipo de poderes, no se señale defecto alguno, dado que siendo la Asamblea de Socios el órgano supremo de dicha entidad puede facultar a dichos personeros para tales actos. No debe en modo alguno interpretarse lo dispuesto por el artículo 91 in fine antes mencionado, como una limitación a las facultades de los administradores, por el contrario es una facultad que sin necesidad de ser incluida estatutariamente, ya tienen legalmente concedida dichos personeros. Atentamente,

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En virtud de la publicación en el Diario Oficial La Gaceta del 19 de agosto último, del Decreto Ejecutivo N° 34691-J, mediante el que se regula la asignación y expedición del documento de cédula de persona jurídica, se les instruye para que a partir de la fecha de rige de dicho decreto, se tomen en cuenta las siguientes disposiciones:

a) Al asignarse automáticamente el número de cédula jurídica de las entidades que se inscriban en el Registro de Personas Jurídicas, no será necesario en adelante realizar su impresión en papel, dado que tanto en el sello de inscripción del respectivo documento como en las certificaciones que emita el Registro constará dicho número.

b) En virtud de que el número de cédula jurídica es un número unívoco de

identificación, que no comprueba la vigencia de la respectiva entidad ni la vigencia de su personería, en adelante la vigencia de dicha identificación será indefinida.

c) De acuerdo a lo indicado anteriormente y considerando que la fecha de rige

del indicado Decreto, lo es diez días después de su publicación, al practicarse la inscripción de documentos relacionados con entidades jurídicas que deban o estén inscritas en el Registro de Personas Jurídicas, a partir del día primero de setiembre del presente año, no se requerirá efectuar la impresión del documento de su cédula jurídica.

El texto del citado Decreto se les está haciendo llegar en forma digital. Atentamente,



PARA:

SUBDIRECCION, COORDINACION GENERAL, ASESORIA JURIDICA, ASESORIA TECNICA, COORDINACIONES, REGISTRADORES Y OFICINAS REGIONALES.


ASUNTO: Decreto Asignación Y Expedición De Cédula De Persona Jurídica

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En acatamiento a las disposiciones contenidas en la Ley Reguladora del Mercado de Seguros (Ley N° 8653 de 07 de agosto de 2008), se les instruye en cuanto a la debida aplicación de la normativa en ella contenida, tal y como se indica a continuación:

A) Actividad aseguradora. La actividad aseguradora solo podrán desarrollarla en el país, las sociedades anónimas y sucursales de entidades aseguradoras constituidas con arreglo a las leyes de otros países que puedan operar en nuestro país, de conformidad con el artículo 226 del Código de Comercio, siempre y cuando cumplan con las disposiciones contenidas en el citado cuerpo normativo.

B) Requisitos especiales para la constitución de entidades jurídicas aseguradoras.

Entre otras entidades jurídicas, tanto las sucursales de entidades extranjeras como las sociedades anónimas que se constituyan con el fin de ejercer la actividad aseguradora y la actividad reaseguradora en el país, deberán cumplir con las disposiciones pertinentes del Código de Comercio para este tipo de personas jurídicas, así como las que se detallan a continuación: 1.- Sucursales de Entidades Extranjeras:

• El objeto debe ser exclusivamente el ejercicio de la actividad aseguradora.

• El capital de la sucursal debe estipularse en Unidades de Desarrollo. • Su constitución y posteriores modificaciones deberán previo a su

inscripción autorizarse por la Superintendencia General de Seguros. De dicha autorización dará fe el Notario Público autorizante de la escritura.



PARA:

SUBDIRECCION, COORDINACION GENERAL, ASESORIA JURIDICA, ASESORIA TECNICA, COORDINACIONES, REGISTRADORES, OFICINAS REGIONALES.


ASUNTO: Aplicación De La Ley Del Mercado De Seguros

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2.- Sociedades Anónimas:

• En cuanto a su denominación serán de uso exclusivo de estas entidades, los términos “seguros”, “aseguradora”, “reaseguros”, “aseguramiento”, “sociedad agencia de seguros” y “sociedad corredora de seguros” o análogos, los que podrán indicarse en cualquier idioma, debiendo en tal caso consignarse su respectiva traducción al idioma español.

• El objeto debe ser exclusivo de acuerdo a la actividad a realizar por la sociedad, así:

Sociedades Agencias de Seguros: la intermediación de seguros bajo la figura de agencia de seguros. Sociedades Corredoras de Seguros: la intermediación de seguros bajo la figura de correduría de seguros.

• Su capital será valorado y representado por Unidades de Desarrollo. El capital mínimo para cada entidad jurídica será establecido por el Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero y deberá estar totalmente suscrito y pagado y depositarse en el Banco Central de Costa Rica.

Con el objeto de realizar debidamente el cálculo de los timbres, de acuerdo a las variaciones en los valores diarios de las Unidades de Desarrollo, se requiere ingresar a la página Web (www.sugeral.fi.cr), en la que mensualmente la Sugeval actualizará dichos valores. Si por alguna razón el Registrador no logra ingresar en dicha página, deberá comunicarlo a su Jefe inmediato, con el objeto de poder realizar dicha consulta.

• La Administración estará a cargo de una Junta Directiva integrada al

menos por cinco (5) miembros, entre los cuales necesariamente debe haber un Presidente, un Secretario y un Tesorero.

• Su constitución, las modificaciones a sus estatutos, su cancelación, disolución, liquidación, fusión, transformación o quiebra, deben ser autorizados por la Superintendencia General de Seguros, previamente a su inscripción aspecto del que deberá dar fe el Notario Público autorizante.

C) Autorización para constituir sociedades anónimas para desarrollar la

actividad aseguradora. Para efectos de desarrollar la actividad aseguradora se autoriza a las siguientes instituciones: a.- Las cooperativas, las asociaciones solidaristas, la Caja de Ahorro y Préstamo de la Asociación Nacional de Educadores, la Junta de Pensiones y Jubilaciones

http://www.sugeral.fi.cr

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del Magisterio y la Sociedad de Seguros de Vida del Magisterio Nacional, para que constituyan en forma conjunta o como accionista cada una de ellas una o varias sociedades anónimas con el objeto social exclusivo de operar como entidad aseguradora. b.- Al INS para que constituya, en forma conjunta con los bancos públicos del Estado, una única sociedad anónima, la cual tendrá como objeto social exclusivo el ejercicio de la actividad aseguradora. c.- Al Banco Popular y de Desarrollo Comunal y al INS para que constituyan, en forma conjunta, una única sociedad anónima, la cual tendrá como objeto social exclusivo el ejercicio de la actividad aseguradora. Para todos los casos de los incisos b) y c) anteriores, al menos el cincuenta y uno por ciento (51%) de las acciones deberán ser propiedad del lNS. A todas las sociedades que se constituyen de acuerdo a la autorización anterior, se les aplicará en todos sus extremos, lo dispuesto en la Ley de cita para entidades aseguradoras.

D) Autorización al Instituto Nacional de Seguros (INS) para constituir sociedades anónimas para el cumplimiento de sus objetivos.

De conformidad con la reforma integral que el artículo 52 de la Ley Reguladora del Mercado de Seguros, hace de la Ley del Instituto Nacional de Seguros, se faculta a dicha entidad para constituir o adquirir participaciones de capital en sociedades anónimas, sociedades comerciales, sucursales, agencias o cualquier otro ente comercial de naturaleza similar, ninguno de los cuales contará con la garantía del Estado, para los siguientes propósitos: “Ejercer las actividades que le han sido encomendadas por ley dentro del país. Dichas actividades comprenden las de carácter financiero, otorgamiento de créditos, las de prestación de servicios de salud y las propias del Cuerpo de Bomberos, el suministro de prestaciones médicas y la venta de bienes adquiridos por el INS en razón de sus actividades”. Se autoriza adicionalmente a los bancos públicos a participar como accionistas de las sociedades anónimas que el INS establezca según lo anteriormente dicho, siempre que el INS se mantenga como socio mayoritaria de dichas sociedades. En razón de esta autorización, el INS puede constituir por sí solo o bien con participación de los bancos públicos, sociedades anónimas con el único objeto de cumplir las actividades que la ley le ha encomendado, lo que no debe confundirse en modo alguno con la actividad aseguradora, es decir no debe contener dentro del objeto social aspecto alguno que involucre el ejercicio de dicha actividad. Por ello estas sociedades deben cumplir las disposiciones contenidas en el Código de

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Comercio, y no le serán aplicables las disposiciones especiales que la Ley Reguladora del Mercado de Seguros.

E) Ajuste de razones sociales de sociedades anónimas. En virtud de que el uso en la denominación social de los términos seguros”, “aseguradora”, “reaseguros”, “aseguramiento”, “sociedad agencia de seguros” y “sociedad corredora de seguros” o análogos, son de uso exclusivo de las entidades jurídicas reguladas por la Ley antes citada, se concede un plazo de seis meses, contado a partir del siete de agosto del año dos mil ocho, para que las sociedades anónimas inscritas en el Registro, cuyas denominaciones contengan estos términos o similares, ajusten su razón social. Vencido dicho plazo, el Registro Público, de oficio, eliminará los términos improcedentes.

D) Procedimiento técnico para la captura de datos de capitales de las sociedades anónimas constituidas para la actividad aseguradora.

La captura del capital representado por Unidades de Desarrollo, debe realizarse siguiente las siguientes indicaciones: En Tipo de capital: se tomará la opción: Suscrito y pagado. En Clase de Título: se tomará la opción: Unidades de Desarrollo. En Tipo de Moneda: se tomará la opción: No Aplica. El campo de Monto: aparecerá bloqueado. En el campo de Cantidad Emitida: se indicará el número de Unidades de Desarrollo.

Atentamente,

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Conforme lo dispuesto por los artículos 6, 8 y 9 del Decreto Ejecutivo N° 34691-J publicado en la Gaceta de 19 de agosto último y el artículo 2 de la Ley de Aranceles del Registro Público, para la inscripción de la constitución de una persona jurídica en este Registro y la correspondiente asignación de un número de cédula de persona jurídica no se requiere del pago de los ₡2000 en derechos de Registro, toda vez que, dicho pago se requería para efectos de la impresión de esa cédula jurídica, lo cual ya no se realiza en este Registro, por lo que, en adelante no se deberá cobrar dicho rubro. Atentamente,



PARA:

SUBDIRECCION, COORDINACION GENERAL, ASESORIA JURIDICA, ASESORIA TECNICA, COORDINACIONES, REGISTRADORES Y OFICINAS REGIONALES.

FECHA: 03 de setiembre del 2008

ASUNTO: Pago De Derechos De Registro Por Cédula Jurídica

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De conformidad con lo establecido en la Ley de Fortalecimiento y Modernización de las Entidades Públicas del Sector Telecomunicaciones, N° 8660 de 13 de agosto de 2008, son empresas del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), Radiográfica Costarricense S.A. (RACSA), Compañía Nacional de Fuerza y Luz S.A. (CNFL), Compañía Radiográfica Internacional Costarricense S.A. (CRICSA) y las demás empresas que el ICE constituya o adquiera, en ambos casos, con una participación no menor que el 51% del capital accionario, debiendo entender entonces que el ICE podría constituirse en un único socio. El ICE puede constituir y capitalizar empresas, filiales y sucursales, tanto en el territorio nacional como fuera de él. El ICE y sus empresas pueden operar dentro y fuera del país. Cuando se trate de empresas constituidas fuera del territorio nacional, una vez cumplidos los trámites legales respectivos, éstas estarán autorizadas para operar dentro del país, conforme la legislación aplicable y el acuerdo del Consejo Directivo del ICE. Las empresas del ICE podrán constituir o participar en otras empresas, previa autorización del Consejo Directivo del ICE; para ello, serán aplicables a las empresas del ICE las facultades expresamente indicadas en esta ley. La venta de acciones de cualquier empresa del ICE deberá ser autorizada por ley especial de la República. El ICE y sus empresas están autorizados para suscribir alianzas estratégicas, dentro y fuera del país, así como para cualquier otra forma de asociación empresarial con otros entes públicos o privados, nacionales o extranjeros, que desarrollen actividades de inversión, de capital, comerciales, de investigación, desarrollo tecnológico, prestación de servicios y otras relacionadas con las actividades del ICE y sus empresas. El ICE y sus empresas están facultados para suscribir contratos de constitución de fideicomisos de cualquier índole, dentro y fuera del territorio nacional. Las empresas que se constituyan tendrán el plazo que indique el pacto constitutivo y le serán aplicables las disposiciones contenidas en nuestra legislación mercantil.



PARA:

SUBDIRECCION, COORDINACION GENERAL, ASESORIA JURIDICA, ASESORIA TECNICA, COORDINACIONES DE DEPARTAMENTO, REGISTRADORES, OFICINAS REGIONALES

FECHA: 04 de diciembre del 2008

ASUNTO: Aspectos Registrales De La Ley De Fortalecimiento Y Modernización De Las Entidades Públicas Del Sector Telecomunicaciones

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Se les comunica que solo tendrán acceso a los archivos físicos:

1- Ubicados en esta Dirección: a- archivos de gestión administrativa: el personal de esta Dirección b- archivos de expedientes administrativos: el personal de esta

Dirección y el de Asesoría Jurídica.

2- Ubicados en la Asesoría Jurídica: a- archivos de gestión administrativa: el personal de esa Asesoría.

3- Ubicados en la Asesoría Técnica:

a- archivos de gestión administrativa: el personal de esa Asesoría.

4- Ubicados en el Área Registral: a- archivos de gestión administrativa: únicamente el Coordinador

responsable de cada archivo. b- archivos de Reconstrucción: solo el personal asignado a

Reconstrucción. c- archivos de expedientes de Asociaciones: el personal del

Departamento de Asociaciones. Esto de conformidad con lo establecido en la “Guía para la auto-evaluación general sobre el cumplimiento de algunas medidas mínimas de la Ley y Normas Generales de Control Interno”.



PARA:

SUBDIRECCION, ASESORIA JURIDICA, ASESORIA TECNICA, COORDINACION REGISTRAL, COORDINADORES DE MERCANTIL Y DE ASOCIACIONES, Y COORDINACION ADMINISTRATIVA


ASUNTO: Restricciones De Acceso A Los Archivos Físicos

33

Se les comunica el procedimiento para el préstamo de documentos físicos:

1- Documentos ubicados en esta Dirección: a- Documentos derivados de la gestión administrativa (que se envían y

reciben diariamente): se prestarán al personal de este Registro que acredite su interés y relación en el asunto.

b- Expedientes administrativos:

i. se prestarán al personal de este Registro en los casos en que se relacionen con alguna inscripción.

ii. Se prestarán a los notarios y partes involucradas previa identificación.

c- Expedientes disciplinarios: i. se prestarán al interesado y su abogado debidamente

autorizado.

2- Ubicados en la Asesoría Jurídica: a- Documentos derivados de la gestión administrativa (que se envían y

reciben diariamente): se prestarán al personal de este Registro que acredite su interés y relación en el asunto.

b- Documentos que se encuentren en transito y que correspondan a otro departamento: no son sujetos de préstamo.

3- Ubicados en la Asesoría Técnica:

a- Documentos derivados de la gestión administrativa (que se envían y reciben diariamente): se prestarán al personal de este Registro que acredite su interés y relación en el asunto.


4- Ubicados en el Área Registral:



PARA:

SUBDIRECCION, ASESORIA JURIDICA, ASESORIA TECNICA, COORDINACION REGISTRAL, COORDINADORES DE MERCANTIL Y DE ASOCIACIONES, Y COORDINACION ADMINISTRATIVA


ASUNTO: Préstamo De Documentos Y Recuperación De Información En Caso De Pérdidas, Extravíos Y Demás Similares

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a- Documentos derivados de la gestión administrativa (que se envían y reciben diariamente): se prestarán a todos los Registradores.


c- Expedientes de Asociaciones: i. se prestarán al personal de este Registro y del

Departamento de Certificaciones. ii. Se prestarán a los usuarios externos.

En casos de pérdida de información se procederá de la siguiente manera:

• Para los documentos sujetos a trámite en el Registro de Personas Jurídicas: se obtendrán copias de las imágenes digitalizadas y se certificarán para continuar con el trámite correspondiente.

• Para documentos generados de la gestión administrativa: se hará una reimpresión de los mismos y se verificará su entrega. Por tal motivo, se insta a todos los departamentos que forman parte de este Registro a mantener un respaldo digital de la documentación que se gestiona.

• Para documentos recibidos de otros Registros y/o departamentos dentro o fuera de la Institución, se harán las gestiones pertinentes en el remitente de los documentos para solicitar su reposición, para su posterior atención.

Esto de conformidad con lo establecido en la “Guía para la auto-evaluación general sobre el cumplimiento de algunas medidas mínimas de la Ley y Normas Generales de Control Interno”.

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