reengineering - 5
TRANSCRIPT
Reengineering – 1Reengineering – 1Reengineering – 1Reengineering – 1
Rekayasa Proses BisnisRekayasa Proses Bisnis
(IE.4243)(IE.4243)
Business Process Reengineering
• Business Process Reengineering is the redesign of business processes and the associated systems and organizational structures to achieve a dramatic improvement in business performance.
• BPR is not downsizing, restructuring, reorganization, automation, new technology.
Business Process Reengineering
• BPR is the examination and change of five components of the business :– Strategy– Processes– Technology– Organization– Culture
Business Process Reengineering
• Michael Hammer : “Fundamental, rethinking, and radical redesign of business processes to bring about dramatic improvements in performance”
Business Process Reengineering
• Merupakan filosofi perbaikan/penyempurnaan. BPR bertujuan mencapai perbaikan-perbaikan langkah dalam kinerja dengan cara mendesain ulang proses-proses dimana organisasi beroperasi, memaksimumkan kandungan nilai tambahnya dan meminimumkan kandungan tak bernilai tambah. Pendekatan ini dapat diterapkan untuk level proses individual maupun untuk organisasi secara keseluruhan.
Business Process Reengineering
• Alasan untuk membuat perubahan / reengineering :– Performansi finansial memburuk– Penurunan market share– Munculnya peluang pasar baru
Reengineering Project Model
• Planning– Organize– Launch
• Design– Invent New Process
• Deployment– Integrate– Take action– Evaluate
Organize the reengineering project
• Mengukur kesehatan organisasi dan kemampuan organisasi untuk menerima perubahan drastis yang diharapkan dari kesuksesan proyek reengineering.
• Mengidentifikasi proses-proses dalam organisasi dan menentukan core proses yang paling kritis.
• Mengukur efektivitas dan efisiensi proses untuk menentukan prioritas perbaikan.
• Keputusan untuk melakukan improvement berdasarkan tiga faktor (importance, opportunity, and feasibility)
Launch the reengineering
project• Menunjuk ‘full time members’ untuk tim proyek
dan harus memiliki keterampilan dan pengetahuan tentang reengineering dan proses bisnis.
• Mempelajari lingkungan eksternal dan internal yang dapat mempengaruhi kesuksesan proyek.
• Dokumen rencana proyek didefinisikan dengan jelas meliputi boundaries, harapan, ukuran kesuksesan dan perkiraan sumber daya yang diperlukan.
Invent a new process
• Dimulai dengan kertas bersih, hilangkan semua aturan dan definisikan proses yang ideal.
• Kembangkan beberapa alternatif, dan gunakan proses benchmarking untuk menemukan cara/ metode terbaik.
• Uji konsekuensi dengan mengadopsi design radical dan telusuri langkah demi langkah untuk mendapatkan solusi yang paling baik.
Integration• Komunikasikan rencana yang
direkomendasikan kepada seluruh stakeholders dan sponsor.
• Merefleksikan perbaikan proyek reengineering dalam sasaran dan tujuan organisasi.
Action• Uji coba proses baru untuk menemukan dan
menghilangkan masalah-masalah.• Menetapkan prioritas implementasi, tetapkan
jadwal, dan penugasan tanggung jawab. • Kembangkan rencana transisi dan koordinir
pengawakan oleh staf, pelatihan, untuk deployment.
• Memanaje perubahan dan perbaharui dokumentasi.
Evaluation• Monitoring implementasi, perbaiki
masalah-masalah yang terjadi.• Berikan hadiah dan penghargaan
kepada tim yang berkontribusi, lakukan continuous improvement.
Step 1 : Organize the reengineering project
• Analyze the organization’s culture– Melihat kembali budaya organisasi yang
berorientasi proses, target, dan kesiapan untuk menerima perubahan.
– Kesiapan untuk berubah diidentifikasi sebagai hambatan yang paling menentukan kesuksesan proyek reengineering.
Step 1 : Organize the reengineering project
• Identify core process– Identifikasi proses bisnis organisasi, tentukan
core proses yang paling kritis (operational and supporting)
– Petakan kerangka subproses yang membentuk core proses.
• Measure Effectiveness and Efficiency– Ukur performansi setiap proses dalam
ukuran efektifitas dan efisiensi.
Step 1 : Organize the reengineering project
• Understand The Process– Gambarkan blok diagram untuk
mengidentifikasi core proses, subproses, dan interaksinya.
• Rate Process condition– Tentukan performansi proses organisasi
untuk menentukan gap performansi.– Ukuran setiap gap menunjukkan besarnya
peluang improvement.
Step 1 : Organize the reengineering project
• Set Priorities For Improvement– Keputusan untuk melakukan improvement
berdasarkan pertimbangan faktor (importance, opportunity, and feasibility)
– Kondisi performansi proses membantu menentukan peluang.
– Bisnis, sasaran, dan tujuan organisasi membantu untuk menentukan kepentingan improvement.
– Memilih reengineering hanya untuk proses yang menawarkan peluang besar dan kepentingan tinggi.
Step 1 : Organize the reengineering project
• Report Findings and Obtain Buy-in– Prepare a written report that
describes the scope and expectations of the reengineering project to gain executive support, sponsorship, and required resources.
Step 2 : Launch the Reengineering
Project• Appoint the reengineering
team– Reengineering typically requires a
dedicated, full time project team– Skills and knowledge in the subject
process and in reengineering– Staff information system
Step 2 : Launch the Reengineering
Project• Train the team
– The team should include at least one member with experience in reengineering.
– Consider providing a short training course to members who are not familiar with reengineering, so that the entire team has common understanding, expectations, approach, and language.
Step 2 : Launch the Reengineering
Project• Analyze the environment
– Scan the environment to determine potential external threats and opportunities to the oganization’s objective for the performance of the subject process.
– Form of changes in regulations, in the economy, competitors, demographics, markets, and trends in technology.
Step 2 : Launch the Reengineering
Project• Determine direction
– Tentukan kekuatan dan kelemahan organisasi.
– Review rencana jangka panjang dan perubahan yang diperlukan.
– Tentukan dan konfirmasi ulang visi, misi, nilai, sasaran, dan tujuan perusahaan.
Step 2 : Launch the Reengineering
Project• Draft project charter
– = a project description– Dokumen seharusnya menjelaskan harapan
tim untuk mencapai apa yang diinginkan.– Definisikan lingkup pekerjaan yang
diusulkan, tunjukkan pengaruh yang diberikan proyek terhadap pencapaian tujuan.
– Tim secara periodik akan meng update deskripsi proyek sebagai kemajuan proyek.
Step 2 : Launch the Reengineering
Project• Reassess The Organization’s
Readiness For Change– Progress may require dealing with
potential resistance, including moving individuals to other position, providing orientation, training, or specific personal counseling.
Step 3 : Invent a New Process
• Invent an Idealized Design– Approach : Creative thinking– A constrained idealized design : begins with the
assumption that the organization was destroyed last night, is environment is assumed to be untouched
– An unconstrained idealized design removes all shackles of corporate and regulatory requirements
– In reality, the reengineering of processes will face constraints, and the constraints will generally tighten as one progresses down from core processes to sub processes.
Step 3 : Invent a New Process
• Expand Possibilities– Develop several scenarios that yield various design
options– Use process benchmarking as an exercise to find
still order possibilities– Compare your alternative designs with your
competitors’ best practices– Combine the best of the best into your designs to
develop world-class processes that can deliver the performance promised in the project’s mandate
Step 3 : Invent a New Process
• Select Best Design– Having identified both constrained and
unconstrained version of an idealized design, find the best solution through three substeps :• Identification of self-imposed constraints• Their removal• Exploration of the consequences of having
done so
Step 4 : Integration• Communicate results
– Communicate recommended plans to all stakeholders and sponsors to ensure acceptance.
– Document the team’s findings in a written report.
• Revise goals and objective– Reflect the improvement anticipated
through the reengineering project in the organizational’s goals and objectives
Step 5 : Action• Pilot the improved process
– Test the new process in a scaled-down version or test critical facets to identify unanticipated problem
– Make appropriate adjustments after evaluating results of the pilot test
• Develop action plans– Establish implementation priorities, set schedules, and
assign responsibilities• Implement plans
– Develop a transition plan and brief all involved parties.– Develop the necessary training or acquire human
resources with required skills
Step 6 : Evaluation• Monitor results
– (monitor implementation, correcting problems as they occur)
• Reward participants– Reward and recognize successful team
contribution
• Identify next steps– Launch continuous improvement to sustain
and extend
Hasil re-engineering• Rank Xerox di Inggris mengurangi waktu
pemrosesan ‘tagihan-tagihan khusus’ dari 112 hari menjadi 24 jam.
• The Baxi Partnership mengurangi waktu tunggu produksi dari 9 minggu menjadi 24 jam.
• Western Provident Association mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk memproses klaim asuransi dari 28 hari menjadi 4 hari dan menyelesaikan 90 persen klaim dalam waktu lima hari kerja.
Hasil re-engineering• Di rumah sakit di Inggris, pasien rawat
jalan di klinik neurologi kini memperoleh manfaat dari pengurangan waktu siklus sejak konsultasi pertama sampai diagnosis. Waktu sesungguhnya yang lebih dari 12 minggu telah dikurangi menjadi kurang dari 1 hari.
• Compaq Computers mengurangi biayanya lebih dari 30%.