publier des pages dans une collection de sites sharepoint portal rxi0402

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Publier des pages dans une collection de sites SharePoint Portal

RXI0402

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Formation Sharepoint Portal publicateur : 9h30 -12h

N° de téléréunion :

Merci, lorsque vous ne prenez pas la parole, de mettre votre téléphone en mode « secret », et surtout de ne pas accepter de « double appel » sur votre téléphone, vous bloqueriez la téléconférence

Le formateur : Aymeric Lavergne

Hot Line informatique : 0810 30 3000

accueil

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Formation Sharepoint Portal publicateur : 9h30 -12h

N° de téléréunion :

Merci, lorsque vous ne prenez pas la parole, de mettre votre téléphone en mode « secret », et surtout de ne pas accepter de « double appel » sur votre téléphone, vous bloqueriez la téléconférence

Le formateur : Philippe Rouanet

Hot Line informatique : 0810 30 3000

accueil

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L’Interface Clic and Learn, les différentes zones écrans et les boutons :

demander la parole

répondre « OUI » à une question

répondre « NON » à une question

Interface « classe virtuelle »

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sommaire

contexte de la formation

objectifs de la formation

présentation générale de l’outil

publication

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Objectif général

A l’issue de la formation RXI0402 intitulée «Publication sur un site Intranet avec SharePoint Portal », vous serez capable d’utiliser les fonctionnalités d’un site SharePoint portal (éditeur de contenu et webparts) afin de rédiger, de publier des pages d’information et de communication et d’insérer des fichiers et des images dans ces pages.

La formation est organisée en alternant des démonstrations et des travaux pratiques réalisés sur une base-école SharePoint Portal.

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Documentation et plan de formationLes diapositives utilisées en cours sont disponibles en téléchargement

sous la forme d’un fichier Powerpoint sur la base école.

La documentation de référence (fiches pratiques) est sur le site 100%pratique.

Le module RXI0389 (2 jours en « présentiel ») traite des aspects création, paramétrage, gestion d’un site SharePoint Portal.

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présentation générale de l’outil

créer et publier une page « simple »

– utiliser l’éditeur de contenu pour insérer du texte utiliser l’éditeur de contenu

insérer liens, images, tableaux, fichiers en téléchargement dans une page

utiliser les webparts

insérer du contenu dynamique dans une page mise en page

Objectifs intermédiaires / sommaire

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- Où travaillez-vous et quel est votre métier ? - Avez-vous publié dans un site Intranet (Coquille, SPIP…)- Avez-vous déjà utilisé Sharepoint Portal ?- Quelles sont vos attentes concernant cette formation ?

Tour de table

« Tour de table »

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présentation générale de l’outil et de sa finalité

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Qu’est-ce qu’Office SharePoint Server 2007 (MOSS)?

Solution serveur basée sur Microsoft Office Sharepoint Services (MOSS)

Intégration avec Office, Exchange et Communicator La première version, nommé SharePoint Team Services (STS), est sortie en même temps qu‘Office XP et était fournie avec Microsoft FrontPage par la suite cette version a pris le nom de Windows SharePoint Services v2

Création de sites webGestion de contenuPartage de données structuréesGestion de la sécurité

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L’offre DISU

Nombre de sous sites (rubriques ou thèmes) illimité intégration à l’Active Directory (AD : identification automatique) 3 principaux groupes d’utilisateurs par défaut : Visiteurs, Membres (publicateurs) et Propriétaires attribution d’une adresse de la forme

nomdusite.domaine.ftgroup ou nomdusite-shp.domaine.ftgroup

Limitation à 30 Go de stockage par collection de sites (espace « parent » + sous-espaces). 50 Mo maximum par fichier (pas de vidéos ni exécutables) 260 caractères max. pour nommer un lien URL

Attention : éviter d’utiliser des accents dans les noms de fichiers. Demande de création d’un nouveau site par Rameau DMI

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Le vocabulaire SharePoint Portal

Site SharePoint : Un site est un groupe de pages Web ayant un rapport entre elles. Dans SharePoint un site est toujours créé à partir d’un modèle. sites parents et sites enfants : Le contenu d’un site peut être réparti en différents sites pouvant être gérés séparément. Les sites parents peuvent avoir plusieurs sous-sites et les sous-sites eux-mêmes peuvent avoir des sous-sites. collection de sites : La structure complète d'un site Web de niveau supérieur et tous ses sous-sites Web est appelée une collection de sites web part : module de base pour afficher des informations sur un site ( texte, liens, flux RSS, image, boite de recherche…) web part zone : zone contenant des web parts active directory : base de données associant le Cu –Id et le mot de passe « e- buro »

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Structure d’un site et d’une collection

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Intitulé de la collection

Arborescence d’une collection de sites

Espace « parent »

« Sous-site »1

« Sous-site »2

« Sous-site »3

« Sous-site »4

« Sous-site »5

Les sous-sites vont correspondre à des rubriques et sous-rubriques du site, à des thèmes, des équipes différentes …. Selon les choix d’organisation retenus.

Chaque site de la collection est autonome : il possède sa propre URL, son contenu (pages et fichiers), sa propre ergonomie, sa propre navigation, ses droits d’accès (on peut être publicateur dans un site, visiteur dans d’autre et ne pas avoir accès à certains).

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Arborescence de la base école

formation B

site de publication(Philippe)

formation publicateur(Aymeric)

« Sous-site »3

« Sous-site »4

fiches pratiques

vos droits sur la collection

visiteur

visiteur

publicateur

Accès interdit

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Structure d’un site (exemple)

Sous-sites (rubriques)

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publication

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Mode opératoire de publicationUne fois positionné dans la rubrique dans laquelle on souhaite créer une nouvelle page, ou sur la page que l’on souhaite modifier, le bouton « Actions du site » permet d’accéder à la fonctionnalité choisie :

20 Propriétaire d’une collection de sites SharePoint Portal interne Groupe France Télécom

principes de création de page

Généralités

1) On se positionne à l’endroit (dans la rubrique) où l’on souhaite publier

2) Le publicateur choisit:- le titre de la page

Autres paramètres modifiables à posteriori (propriétés de la page)– la description– l’URL– une mise en page (modèle : page d’article, d’accueil, de redirection)

3) Toutes les pages créées sont stockées dans une bibliothèque de pages

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Modes opératoires de création et publication de pages

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Mode opératoire : création d’une page

1

2

Une fois positionné sur le site (dans la « rubrique ») concerné

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Mode opératoire : création d’une page (titre)

choix du titre

(pas de majuscule)

cas d’une page d’article

Image qui ne sera pas visible sur la page publiée mais dans le résultat d’une requête de contenu

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Mode opératoire : ruban (onglet page)

2 onglets dans le ruban :

page : gérer la page (enregistrer, archiver, modifier les propriétés)

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Mode opératoire : archiver une page

Conseil : après toute modification il est impératif d’archiver la page, sinon elle reste à l’état « extrait » et elle est donc verrouillée

en écriture (ne pas utiliser « enregistrer et fermer »)

Pour débloquer la situation, il fait aller dans la bibliothèque « pages » pour l’archiver ou annuler l’extraction

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Mode opératoire : modifier les propriétés d’une page (1)

Sur le ruban : onglet pageSi nécessaire simplifier l’URL de la page (enlever les accents, …)

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Mode opératoire : modifier les propriétés d’une page (2)

Sur le ruban : onglet page

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Mode opératoire : choisir une mise en page

Sur le ruban, onglet page :

Les pages d’articles sont les plus simples et les plus rapides à réaliser

Les pages Orange colonnes fixes ou flottantes permettent une mise en page, un « maquettage » des infos entièrement libre (utiliser les webparts)

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Colonnes fixes ou flottantes

texte vidéo

texte

bibliothèque

flash

image

texte

texte vidéo

texte

bibliothèque

flash

image

texte

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Mode opératoire : ruban (format du texte)


outils d’édition : format du texte / insérer fichiers, images, liens, ….

Respecter la charte graphique et les règles éditoriales

Police Arial, couleurs (noir, blanc, gris, orange), …. voir La Fabrique

N’utiliser que les couleurs du thème

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Mode opératoire : ruban (insérer)


outils d’édition : format du texte / insérer fichiers, images, liens, ….

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Insérer un fichier à télécharger

Parcourir : le poste de travail pour choisir le fichier

Télécharger sur : « documents »

(garder cette proposition, cf chapitre « alimentation des bibliothèques »)

Le document est accessible en téléchargement dans la page (et stocké dans la bibliothèque) :

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Structure d’un site Espace « parent »

« Sous-site »1

« Sous-site »2

« Sous-site »3

« Sous-site »4

« Sous-site »5

Par défaut chaque site et sous-site est composé de 3 bibliothèques :pages, documents et images

documents : pour stocker les fichiers proposés en téléchargement dans les pages

images : pour stocker les images à afficher dans les pages

pages : pour stocker les pages publiées dans une « rubrique »

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insérer un lienChoix d’un fichier déjà téléchargé dans une « bibliothèque » Sharepoint, en général :

Saisie du texte à afficher puis (copier/coller) de l’adresse du site « visé » par le lien hypertexte :

On peut définir des options :

Pour un lien vers un autre site

Pour un lien vers un fichier

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insérer une image depuis son poste de travailTélécharger l’image sur Sharepoint depuis son poste de travail

ne pas enregistrer l’image dans la bibliothèque « documents » mais dans la bibliothèque « images »

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insérer une image déjà disponible dans Sharepoint

Outils image : texte de remplacement (obligatoire : accessibilité de la page), redimensionnement, position par rapport au texte (possibilité d’image flottante à droite ou à gauche du texte), lien (uniquement sur un logo ou une bannière, ….)

Choix d’une image déjà téléchargée dans une « bibliothèque » Sharepoint, en général :

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insérer une image : Orange Brand

Les images utilisées pour illustrer vos publications doivent correspondre à l’image du groupe, être libres de droits

Conseil : télécharger les images (format : taille minimum) depuis la banque d’images du groupe Orange Brand

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insérer un tableau

Tableaux : choix du nombre de lignes/colonnes

Outils de gestion des tableaux :

choisir la largeur du tableau en pixels (conseillé) ou en % de la largeur de page

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Principe de l’extraction/archivage d’une page

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Principes de l’extraction / Archivage

Extraction :

– Pour être modifiée, une page doit être extraite (ce processus est automatique lors d’une modification)

– L’extraction permet à utilisateur de se réserver en modification une page. Toutes les autres personnes ne peuvent consulter la page qu’en lecture seule .

– Tout fichier extrait apparaît avec une icône spécifique dans la bibliothèque où il est stocké

– Les modifications qu'une personne apporte à un fichier pendant qu'il est extrait, ne sont pas visibles aux autres utilisateurs tant que le fichier n'est pas archivé

Archivage :

– Permet de rendre disponible en modification une page

– Permet de rendre visible les modifications apportées à une page

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Principes de l’extraction / Archivage : conseil

La page est alors « extraite »

Enregistrer des modifications sans libérer l’extraction : on continue de modifier, personne d’autre n’y a accès en écriture, les modifications ne sont pas vues par les visiteurs

Enregistrer et libérer l’extraction :

les modifications sont publiées

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Alimentation des bibliothèques

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Structure d’un site Espace « parent »

« Sous-site »1

« Sous-site »2

« Sous-site »3

« Sous-site »4

« Sous-site »5

Par défaut chaque site et sous-site est composé de 3 bibliothèques :pages, documents et images

fichiers à téléchargerillustrations

pages publiées dans la « rubrique »

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Contenu partagéau sein de la collection

« Sous-site »3

Espace « parent »

« Sous-site »1

« Sous-site »2

« Sous-site »4

« Sous-site »5

Le contenu de ces 3 bibliothèques est en principe accessible à tous les publicateurs de la collection

contenu réutilisable : « morceaux de pages » pouvant être utilisés tels quels par des publicateurs (mise à jour automatique sur toutes les pages utilisant ce contenu)

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Sujets abordés

Alimentation des bibliothèques

Actions possibles sur un document

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accéder aux bibliothèques

Une fois positionné dans la rubrique (le site) souhaitée :

Accéder aux bibliothèques pour télécharger fichiers ou images à utiliser dans les pages

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gestion d’une bibliothèque : organisation en dossiers

Se positionner dans la bibliothèque concernée (ex: documents), puis utiliser les fonctionnalités du ruban

1

2

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alimentation des bibliothèques

– Bouton « Nouveau »

– Nouveau document (créé « en ligne ») à éviter

– Bouton « télécharger un document « ou le lien « ajouter un document »

– Télécharger un document

– Télécharger plusieurs documents

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mode opératoire : alimentation de la bibliothèque (le téléchargement)

Ajouter un documentAjouter un document : Télécharger un ou plusieurs fichiers depuis son poste de travail

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Actions possibles sur un document

Actions possibles sur un document (pointer le document, les fonctions apparaissent)

– approuver / rejeter un document (*)

– consultation / modification des propriétés

– extraire pour modifier puis archiver un document

– envoyer un lien de téléchargement du document par messagerie

– être averti des modifications

– supprimer un document (gestion de la corbeille : 30 jours)

– historique des modifications (*)

(*) si le gestionnaire a activé ce paramétrage

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Utiliser les Webparts

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Les Composants WebPart

Définition : Brique modulaire qui contient sa propre logique d’affichage

On peut insérer des webparts dans n’importe quel type de page

Intérêt : le contenu peut-être dynamique, et avec les pages « d’accueil » (colonnes fixes ou flottantes) on peut “maquetter” l’affichage des infos sur la page comme on le souhaite

On peut ainsi afficher le sommaire du site, le contenu d’une bibliothèque, le moteur de recherche de l’intrannuaire, de la vidéo, du texte, …..

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Présentation de quelques WebParts disponibles

un WebPart pour chaque bibliothèque site (affichage dynamique du contenu). conseil : créer des bibliothèques dédiées à cet usage

Editeur de contenu : permet de mettre en forme du texte, des images, des liens …

Flash : pour insérer une animation Flash

RSS : pour afficher un flux d’informations

Vidéo : pour insérer une vidéo dans une page

Webdoc : insérer des liens vers des fichiers stockés dans Webdoc

Webparts plutôt dédiés au gestionnaire de site :

– Intrannuaire : lancer une recherche dans l’intrannuaire groupe– Recherche avec le moteur KE : lancer une recherche sur le moteur de

recherche groupe– Table des matières (sommaire)– Arborescence– Requête de contenu

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Paramétrage des WebParts

Une fois ajouté dans la page, on paramètre le composant (sur la droite de l’écran) :

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WebParts de recherche

Intrannuaire : Permet de lancer une recherche dans l’intrannuaire groupe

Recherche avec le moteur KE : Permet de lancer une recherche sur le moteur de recherche groupe

Zone de recherche : outil de recherche paramétrable (on peut en particulier restreindre la recherche au site, cf. fiche pratique MOA)

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WebParts « bibliothèques »

un WebPart pour chaque bibliothèque site (affichage dynamique du contenu). Conseil : demander au gestionnaire de créer des bibliothèques dédiées à cet usage, et de paramétrer un affichage spécifique

Utiliser la fonction : se connecter et exporter – ouvrir avec l’explorateur Windows pour se créer un favori réseau pour cette bibliothèque dans son poste de travail (facilités de copier/coller ou glisser/déplacer)

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WebPart diaporama Il faut d’abord créer un diaporama dans le

site (afficher tout le contenu du site puis créer)

On télécharge des fichiers images dans cette nouvelle « bibliothèque d’images »

On intègre le webpart dans une page et on choisit le diaporama à afficher, la durée d’affichage de chaque image …

gestionnaire du site

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WebPart éditeur de contenu

Editeur de contenu : permet de mettre en forme du texte, des images, des liens …

Paramètres : titre, style de cadre (avec ou sans bordure et/ou titre)

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WebPart flux RSS

RSS : pour afficher un flux d’informations

Copier/coller l’URL du flux

Fréquence de rafraichissement des données

Afficher ou masquer les dates, les descriptions complètes ….

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WebPart vidéo

Vidéo : pour insérer une vidéo dans une page

Le fichier vidéo doit être hébergé par la DISU, service FT visio DISU (cf La Fabrique) qui fournit l’URL

Choisir la taille de la fenêtre vidéo et le mode de lancement (auto ou contrôles)

taille de la fenêtre

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WebPart flash Flash : pour insérer une animation Flash

Choisir la taille de la fenêtre en pixels

Le fichier swf peut-être hébergé dans une bibliothèque du site Sharepoint (copier/coller l’URL du fichier)

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Choisir une mise en page : « les pages d’accueil »

Les pages d’articles sont les plus simples et les plus rapides à réaliser

Les pages Orange colonnes fixes ou flottantes permettent une mise en page, un « maquettage » des infos entièrement libre (utiliser les webparts)

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Colonnes fixes ou flottantes

texte vidéo

texte

bibliothèque

flash

image

texte

texte vidéo

texte

bibliothèque

flash

image

texte

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Mise en page : organiser les webparts

On peut intégrer plusieurs composants dans chaque conteneur

Il est possible de déplacer de conteneur tout composant webpart (cliquer-glisser avec la souris) : le webpart sélectionné est entouré de vert

texte

vidéo

texte

bibliothèque 1

flash

image

texte

texte

bibliothèque 2

image

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Travaux pratiques

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TP n°1 : créer une page d’article

dans le site intitulé « formation publicateur (Aymeric) »Créer une page d’article intitulée « actualités de prénom »

Saisir un court texte à l’aide de l’éditeur (ou utiliser le copier/coller)

Publier cette page :

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TP n°2 : insérer des liens

Modifier votre page intitulée « actualités de prénom » :

- Insérer un lien vers un fichier téléchargé depuis votre poste de travail (qui sera stocké dans la bibliothèque « documents »)

Archiver cette page modifiée (cela aura pour conséquence de l’enregistrer et de la publier)

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TP n°2 bis : insérer des liens


- insérer un lien vers un site Intranet (ex: @noo)

Archiver cette page modifiée (cela aura pour conséquence de l’enregistrer et de la publier)

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TP n°3 : insérer des images


- Insérer une image téléchargée depuis votre poste de travail (qui sera stockée dans la bibliothèque « images » du site)

- Insérer une image déjà disponible bibliothèque « images » du site

Publier cette page

Remarque : le texte ne peut « entourer » l’image, pour un tel effet il faut utiliser la fonction « position » de l’image (à droite ou à gauche)

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TP n°3 : insérer un tableau


- Insérer un tableau (4 colonnes et 3 lignes) dans cette page

- Paramétrer ce tableau afin qua sa dimension soit de 500 pixels en largeur

- Archiver cette page modifiée (cela aura pour conséquence de l’enregistrer et de la publier)

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TP n°4 : utilisation des webparts de recherche

1°) Modifier votre page intitulée « actualités de prénom » :

Sur cette page insérer les webparts suivants:- recherche sur l’intrannuaire- recherche sur l’Intranet- zone de recherche

Publier cette page

2°) modifier la page pour personnaliser le paramétrage de ces webparts afin d’en changer le titre (Apparence). Publier la page

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TP n°5 : utilisation des webparts bibliothèques

1°) Modifier votre page intitulée « actualités de prénom »

2°) insérer le webpart associé à la bibliothèque « cr-reunion » ou « reporting »

Publier cette page

3°) créer un « favori réseau » pour une de ces bibliothèques dans votre Explorateur Windows. Aller dans la bibliothèque puis :

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TP n°6 : utilisation du webpart éditeur de contenu

Créer une nouvelle page intitulée « flash info de prénom »

Modifier la mise en page (ruban : onglet page) et choisir le modèle : Orange colonnes fixes ou flottantes

Sur cette page insérer le webpart : éditeur de contenu pour rédiger quelques lignes d’information, insérer des liens, des images, un tableau ….

Publier cette page

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TP n°7 : utilisation du webpart flux RSS (feedreader)

Modifier votre page intitulée « flash info de prénom »

Sur cette page insérer le webpart :

- Flux RSS : copier l’URL du flux depuis la page intitulée « flux RSS, vidéos et flash »

- Coller l’URL dans les paramètres du webpart :

- Publier la page

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TP n°8 : utilisation du webpart vidéo


Sur cette page insérer le webparts :

- Vidéo : copier l’URL de la vidéo depuis la page intitulée « flux RSS, vidéos et flash »

- Insérer d’url dans les paramètres du webpart, choisir la taille de la fenêtre vidéo (ex : 250*250) et activer les contrôles

- Publier la page

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TP n°9 : utilisation du webpart flash


Sur cette page insérer le webpart :

- Flash : copier l’URL d’une animation flash depuis la page intitulée « flux RSS, vidéos et flash »

- Insérer d’url dans les paramètres du webpart, choisir la taille de la fenêtre

- Publier la page

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TP n°10 : mise en page (colonnes fixes/flottantes)

Modifier la page intitulée « flash info de prénom »

Tester les déplacements de webparts entre différents « conteneurs »

Publier la page

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Votre Identifiant : CODE IDENT

Saisir le numéro de l’activité:

Evaluation : accès à Full Eval

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Documents