project management introduccion carlos greco 2007

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PROJECT MANAGEMENT INTRODUCCION Carlos Greco

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Page 1: PROJECT MANAGEMENT INTRODUCCION Carlos Greco 2007

PROJECT MANAGEMENT

INTRODUCCION

Carlos Greco 2007

Page 2: PROJECT MANAGEMENT INTRODUCCION Carlos Greco 2007

PROPÓSITO

1. IDENTIFICAR Y DESCRIBIR LAS PRÁCTICAS GENERALMENTE ACEPTADAS

2. UNIFICAR EL LEXICO

3. ANALIZAR PORQUÉ FALLAN LOS PROYECTOS

INTRO

Page 3: PROJECT MANAGEMENT INTRODUCCION Carlos Greco 2007

PROPÓSITO

4. USTED

UN PROJECT MANAGER?

INTRO

Page 4: PROJECT MANAGEMENT INTRODUCCION Carlos Greco 2007

AgendaEstructura del Curso

QUÉ SE ESPERA

DE USTEDES

LABORATORIO

Page 5: PROJECT MANAGEMENT INTRODUCCION Carlos Greco 2007

ACTIVIDAD #1

•IDENTIFICAR LAS ACTIVIDADES QUE DESARROLLAMOS

•TOMEMOS LAS ACTIVIDADES QUE HACEMOS, HAREMOS O HEMOS HECHO EN UN HORIZONTE TEMPORAL DE 1 MES –

•TODAS LAS ACTIVIDADES QUE NOS INSUMEN NEURONAS, ESFUERZOS, RESPONSABILIDADES Y/O TENSIONES

•EL OBJETIVO ES IDENTIFICAR CÓMO DISTRIBUIMOS APROX. LA ASIGNACIÓN DE NUESTRO TIEMPO

INTRO

Page 6: PROJECT MANAGEMENT INTRODUCCION Carlos Greco 2007

PROJECT MANAGEMENT

INTRO

Page 7: PROJECT MANAGEMENT INTRODUCCION Carlos Greco 2007

QUÉ ES UN PROYECTO

DEFINICIÓN

UN EMPRENDIMIENTO TEMPORARIO PARA CREAR UN PRODUCTO O SERVICIO ÚNICO

TEMPORARIO: UN PRINCIPIO Y UN FIN

UNICO: PRODUCTO O SERVICIO DIFERENTE

INTRO

Page 8: PROJECT MANAGEMENT INTRODUCCION Carlos Greco 2007

QUÉ ES UN PROYECTO

OPERACIONES VS PROYECTOS

COMONALIDADES Y DIFERENCIAS

OPERACIONES: REPETITIVAS Y CONTINUAS

PROYECTOS: TEMPORARIOS Y UNICOS

INTRO

Page 9: PROJECT MANAGEMENT INTRODUCCION Carlos Greco 2007

QUÉ ES UN PROYECTO

EJEMPLOS

•LANZAR UN NUEVO PRODUCTO•DESARROLLAR UN NUEVO SERVICIO•EFECTUAR UN CAMBIO DE ESTRUCTURA•IMPLEMENTAR UN NUEVO SISTEMA•CONSTRUIR UNA OBRA•IMPLEMENTAR NUEVOS PROCESOS•DESARROLLAR UNA CAMPAÑA POLÍTICA

INTRO

Page 10: PROJECT MANAGEMENT INTRODUCCION Carlos Greco 2007

QUÉ ES UN PROYECTO

TEMPORARIO

•UN COMIENZO•UN FIN•TIEMPO FINITO•EL VOCABLO NO APLICA AL PRODUCTO A IMPLEMENTAR•TEAMS CREADOS Y DESARMADOS

INTRO

Page 11: PROJECT MANAGEMENT INTRODUCCION Carlos Greco 2007

QUÉ ES UN PROYECTO

UNICO

•PRODUCTO A IMPLEMENTAR/ SISTEMA A INSTALAR / SERVICIO A DESARROLLAR / PROCESO A MODIFICAR / MEJORA A INTRODUCIR / ESTRUCTURA A MODIFICAR

•SUS RESULTADOS NO EXISTEN A LA FECHA DE INICIO•TIENE CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS

INTRO

Page 12: PROJECT MANAGEMENT INTRODUCCION Carlos Greco 2007

QUÉ ES PROJECT MANAGEMENT

APLICACIÓN DE CONOCIMIENTO, HABILIDADES, HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS A LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO A LOS EFECTOS DE OBTENER EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO CUMPLIENDO CON LAS RESTRICCIONES PLANTEADAS Y CON LAS EXPECTATIVAS Y NECESIDADES DE LOS ACTORES INVOLUCRADOS.

INTRO

Page 13: PROJECT MANAGEMENT INTRODUCCION Carlos Greco 2007

QUÉ ES PROJECT MANAGEMENT

APLICACIÓN DE CONOCIMIENTO, HABILIDADES, HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS A LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO A LOS EFECTOS DE OBTENER EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO CUMPLIENDO CON LAS RESTRICCIONES PLANTEADAS Y CON LAS EXPECTATIVAS Y NECESIDADES DE LOS ACTORES INVOLUCRADOS.

INTRO

Page 14: PROJECT MANAGEMENT INTRODUCCION Carlos Greco 2007

QUÉ ES PROJECT MANAGEMENT

APLICACIÓN DE CONOCIMIENTO, HABILIDADES, HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS A LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO A LOS EFECTOS DE OBTENER EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO CUMPLIENDO CON LAS RESTRICCIONES PLANTEADAS Y CON LAS EXPECTATIVAS Y NECESIDADES DE LOS ACTORES INVOLUCRADOS.

INTRO

Page 15: PROJECT MANAGEMENT INTRODUCCION Carlos Greco 2007

ACTIVIDAD # 2

•IDENTIFICAR LOS OBJETIVOS QUE QUEREMOS ALCANZAR.

•TOMEMOS LOS RESULTADOS/LOGROS QUE QUEREMOS OBTENER EN EL MEDIO PLAZO ( POR EJ UNO O DOS AÑOS).

• EL OBJETIVO ES IDENTIFICAR LA VISIÓN/MISION PERSONAL Y NUESTRO PLAN ESTRATÉGICO.

INTRO

Page 16: PROJECT MANAGEMENT INTRODUCCION Carlos Greco 2007

ACTIVIDAD # 3

•IDENTIFIQUEMOS AHORA ENTRE LAS ACTIVIDADES QUE DESARROLLAMOS COTIDIANAMENTE LAS ACTIVIDADES CON VISIÓN ESTRATÉGICA.

• ES DECIR DESCARTAR LAS ACTIVIDADES ON GOING – DE RUTINA -- QUE NO ESTEN AFECTADAS A LOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS.

• EL OBJETIVO ES IDENTIFICAR LA COINCIDENCIA DE LAS TAREAS ENUNCIADAS EN LA ACTIVIDAD #1 Y EN LA ACTIVIDAD # 2. • EN OTRAS PALABRAS CUÁL ES EL TIEMPO (Y EL ENFASIS) DESTINADO A LOS PROYECTOS ESTRATÉGICOS EN LA TAREA COTIDIANA.INTRO

Page 17: PROJECT MANAGEMENT INTRODUCCION Carlos Greco 2007

LA DIFICULTAD DEL PROJECT MANAGEMENT

1. CONFLICTO ENTRE EL DÍA A DÍA Y LA ESTRATEGIA

2. CONFLICTO ENTRE TAREAS ON GOING Y LOS PROYECTOS

INTRO

Page 18: PROJECT MANAGEMENT INTRODUCCION Carlos Greco 2007

QUÉ ES PROJECT MANAGEMENT (SI NOS OLVIDAMOS DE TODA OTRA RESPONSABILIDAD…)

DEDICARNOS A GESTIONAR EL PROYECTO.

IMPLICA EL BALANCE ENTRE:

ALCANCE, TIEMPO, COSTO Y CALIDAD

DIFERENTES SOLICITUDES DE LOS STAKEHOLDERS

NECESIDADES Y EXPECTATIVAS(REQUERIMIENTOS IDENTIFICADOS Y NO IDENTIFICADOS)

INTRO

Page 19: PROJECT MANAGEMENT INTRODUCCION Carlos Greco 2007

PROJECT MANAGEMENTFRAMEWORK: LEXICO

PROGRAMA: GRUPO DE PROYECTOS COORDINADOS O GRUPO DE PROYECTOS QUE INTERACTÚAN CON OPERACIONES REGULARES.

SUBPROYECTOS: SUBSET DE UN PROYECTO

STAKEHOLDERS: INVOLUCRADOS DE UNA U OTRA MANERA EN EL PROYECTO. AFECTADOS POSITIVA O NEGATIVAMENTE

INTRO

Page 20: PROJECT MANAGEMENT INTRODUCCION Carlos Greco 2007

PROJECT MANAGEMENTCONTEXTO

1. FASES y CICLO DE VIDA2. STAKEHOLDERS3. INFLUENCIAS

ORGANIZACIONALES4. HABILIDADES GERENCIALES5. INFLUENCIAS SOCIECONÓMICAS

INTRO

Page 21: PROJECT MANAGEMENT INTRODUCCION Carlos Greco 2007

PROJECT MANAGEMENTCONTEXTO

1. FASES (FINALIZA CON UN “ENTREGABLE”)

PHASE EXITS O “KILL POINTS” “MILESTONES”

2. CICLO DE VIDA No confundir Ciclo de vida del Proyecto con el Ciclo de vida del producto

INTRO

Page 22: PROJECT MANAGEMENT INTRODUCCION Carlos Greco 2007

PROJECT MANAGEMENTCONTEXTO STAKEHOLDERS

STAKEHOLDERS

Identificarlos (Ejemplos) Project Manager Clientes Performing organizations Sponsors Dueños Team Members (y familia) Gobierno Lobbies Sociedad e InterpretarlosINTRO

Page 23: PROJECT MANAGEMENT INTRODUCCION Carlos Greco 2007

PROJECT MANAGEMENT - - INTERACCIONES

LAS ACCIONES LLEVADAS A CABO (O NO LLEVADAS A CABO) AFECTAN OTRAS AREAS DE LAS ORGANIZACIONES.

INTRO

Page 24: PROJECT MANAGEMENT INTRODUCCION Carlos Greco 2007

PROJECT MANAGEMENT - CONTEXTO: INFLUENCIAS ORGANIZACIONALES

LAS EMPRESAS NO ESTÁN ORGANIZADAS COMO ORIENTADAS A LOS PROYECTOS SINO A LAS FUNCIONES.

• UNA CONSECUENCIA ES QUE LOS RECURSOS ASIGNADOS SON PART TIME.

• OTRA CONSECUENCIA: EL ESTILO GERENCIAL DEL PROJECT MANAGER PUEDE INTERACTUAR CON ESTILOS JERÁRQUICOS O PARTICIPATIVOS

• SE RELACIONAN CON LAS CULTURAS EMPRESARIAS Y LOS STANDARDS (NO MANDATORIOS) Y REGLAMENTOS (MANDATORIOS COMO, POR EJEMPLO, CÓDIGOS)

• AFECTA CULTURAS / NEGOCIACION / PODERINTRO

Page 25: PROJECT MANAGEMENT INTRODUCCION Carlos Greco 2007

ACTIVIDAD # 4

•SELECCIONAR UN PROYECTO •(UN PROYECTO QUE SEA IMPORTANTE O SIGNIFICATIVO PARA USTED) • IDENTIFIQUEMOS DETALLADAMENTE LOS STAKEHOLDERS DEL PROYECTO

•CLASIFIQUEMOS LOS STAKE HOLDERS SEGÚN SU CAPACIDAD (PODER) DE DEFINIR EL ÉXITO O FRACASO DEL PROYECTO.

•IDENTIFIQUEMOS LOS CRITERIOS DE ÉXITO DE CADA STAKEHOLDER. (QUÉ RESULTADO SATISFACE A CADA UNO.)

• EL OBJETIVO ES IDENTIFICAR CUÁLES SON LOS STAKE HOLDERS Y SUS CRITERIOS DIFERENCIALES DE ÉXITO.

INTRO

Page 26: PROJECT MANAGEMENT INTRODUCCION Carlos Greco 2007

PROJECT MANAGEMENT - - FRAMEWORK: PROCESOS

PROCESOS:

INICIO (KICK OFF)PLANIFICACIÓNEJECUCIÓNCONTROL CIERRE

INTRO

Page 27: PROJECT MANAGEMENT INTRODUCCION Carlos Greco 2007

PROJECT MANAGEMENT - - FRAMEWORK: PROCESOS

PROCESOS:

LA IMPORTANCIA DE DISTINGUIR EL INICIO DEL PROYECTO DE LA ETAPA DE PLANIFICACIÓN

INTRO

Page 28: PROJECT MANAGEMENT INTRODUCCION Carlos Greco 2007

PROJECT MANAGEMENTEL PROYECTO Y CADA PROCESO TIENE ESTA CURVA DE COMPLETITUD

INTRO

Page 29: PROJECT MANAGEMENT INTRODUCCION Carlos Greco 2007

PROJECT MANAGEMENTESFUERZOS

INTRO

Page 30: PROJECT MANAGEMENT INTRODUCCION Carlos Greco 2007

PROJECT MANAGEMENT - - FRAMEWORK: PROCESOS

PROCESOS: CIERRE

LA MAYORIA DE LOS PROYECTOS NO SE CIERRAN NUNCA. SE ABANDONAN, SE DEJAN MORIR, AUN CUANDO SEAN EXITOSOS.

NO SE APROVECHA LA OCASIÓN NI LA HISTORIA. NO SE EVALÚA.

CG

Page 31: PROJECT MANAGEMENT INTRODUCCION Carlos Greco 2007

PROJECT MANAGEMENTCURVA ERRÓNEA

INTRO

Page 32: PROJECT MANAGEMENT INTRODUCCION Carlos Greco 2007

PROJECT MANAGEMENT

LA CURVA VERDADERADE ALCANCE DEL OBJETIVO:

EL 90% DEL PROYECTO LLEVA EL 90% DEL TIEMPO

EL 10% RESTANTE LLEVA EL OTRO 90% DEL TIEMPO

INTRO

Page 33: PROJECT MANAGEMENT INTRODUCCION Carlos Greco 2007

PROJECT MANAGEMENT –

USTED: PROJECT MANAGER?

LAS REGLAS DE JUEGO

INTRO

Page 34: PROJECT MANAGEMENT INTRODUCCION Carlos Greco 2007

PROJECT MANAGEMENT – LAS REGLAS DE JUEGO

PROJECT MANAGER

1. ACCIDENTAL2. DOBLE RESPONSABILIDAD: PROJECT MANAGER

CON LAS TAREAS DE LÍNEA RECURRENTES

3. LOS PLANOS DE CONFLICTO: LA TAREA COTIDIANA CON LA GESTIÓN DEL

PROYECTO

EL DÍA A DÍA DEL PROYECTO CON LA VISIÓN DE LOS RESULTADOS A CONSEGUIRINTRO

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PROJECT MANAGEMENT – LAS REGLAS DE JUEGO

INTRO

Page 36: PROJECT MANAGEMENT INTRODUCCION Carlos Greco 2007

PROJECT MANAGEMENT – LAS REGLAS DE JUEGO

PROJECT MANAGERCARACTERÍSTICAS DE LA PERSONALIDAD

1. ENTUSIASMO POR EL PROYECTO2. HABILIDAD PARA MANEJAR EL CAMBIO 3. ACTITUD TOLERANTE ANTE LA AMBIGÜEDAD4. TEAM BUILDING5. HABILIDADES PARA NEGOCIAR6. ORIENTACION AL CLIENTE7. ADHERENCIA A LAS PRIORIDADES DEL

NEGOCIO8. CAPACIDAD PARA COMUNICAR9. ESTUDIO DEL PROYECTO Y SU HISTORIA

INTRO

Page 37: PROJECT MANAGEMENT INTRODUCCION Carlos Greco 2007

ACTIVIDAD # 5

•EN EL PROYECTO SELECCIONADO:

•CALIFIQUE CADA ITEM DE LAS CARACTERÍSTICAS PERSONALES DEL PROJECT MANAGER CON EL CRITERIO SIGUIENTE:

•EVALÚE DE 1 A 10 CÓMO APLICAN AL PROYECTO SELECCIONADO LOS ATRIBUTOS DE SU PERSONALIDAD SEGÚN SU PROPIA VISIÓN.• EL OBJETIVO ES IDENTIFICAR CUÁLES SON LOS FACTORES PERSONALES Y SUS CRITERIOS DIFERENCIALES DE ÉXITO PARA ESTE PROYECTO.•HAGA EL PROMEDIO DE LOS 9 ITEMS Y AUTOEVALÚE.

INTRO

Page 38: PROJECT MANAGEMENT INTRODUCCION Carlos Greco 2007

NIVELES DE CONFLICTO

INTRO

ITEMS USUALES DE CONFLICTO

CRONOGRAMAPRIORIDADESLABOR (DE PERSONAL)TÉCNICOSPROCEDIMIENTOSCOSTOSPERSONALIDAD

Page 39: PROJECT MANAGEMENT INTRODUCCION Carlos Greco 2007

NIVELES DE CONFLICTO

INTRO

Page 40: PROJECT MANAGEMENT INTRODUCCION Carlos Greco 2007

ACTIVIDAD # 6

•EN EL PROYECTO SELECCIONADO:

•CALIFIQUE CADA NIVEL DE CONFLICTO CON EL CRITERIO SIGUIENTE:

•LISTE LOS CONFLICTOS POSIBLES. DEFINA QUÉ TIPO DE CONFLICTO SE PRODUCE. IDENTIFIQUE LAS ACCIONES DE CONFLICTO, NO LAS PERSONAS.

•EVALÚE DE 1 A 10 LOS NIVELES DE CONFLICTO POSIBLE SEGÚN SU PROPIA VISIÓN Y CÓMO APLICAN AL PROYECTO SELECCIONADO.

• EL OBJETIVO ES IDENTIFICAR CUÁLES SON LOS CONFLICTOS PERSONALES Y SUS PROBABILIDADES DE OCURRENCIA PARA ELABORAR PLANES CONTINGENTES EN FUNCIÓN DE LOS RIESGOS ASOCIADOS.

•HAGA EL PROMEDIO DE LOS ITEMS Y AUTOEVALÚE.

INTRO

Page 41: PROJECT MANAGEMENT INTRODUCCION Carlos Greco 2007

PROJECT MANAGEMENT – LAS REGLAS DE JUEGO

REGLAS DE ORO

1. GANE CONSENSO EN LO QUE SE ESPERA SEAN LOS RESULTADOS DEL PROYECTO.

INTRO

Page 42: PROJECT MANAGEMENT INTRODUCCION Carlos Greco 2007

PROJECT MANAGEMENT LAS REGLAS DE JUEGO

REGLAS DE ORO

1. GANE CONSENSO EN LO QUE SE ESPERA SEAN LOS RESULTADOS DEL PROYECTO.

2. CONSTRUYA EL MEJOR TEAM POSIBLE.

INTRO

Page 43: PROJECT MANAGEMENT INTRODUCCION Carlos Greco 2007

PROJECT MANAGEMENT LAS REGLAS DE JUEGO

REGLAS DE ORO

1. GANE CONSENSO EN LO QUE SE ESPERA SEAN LOS RESULTADOS DEL PROYECTO.

2. CONSTRUYA EL MEJOR TEAM POSIBLE.

3. DESARROLLE UN PLAN VIABLE Y MANTENGALO ACTUALIZADO. INFORME LAS ACTUALIZACIONES.

INTRO

Page 44: PROJECT MANAGEMENT INTRODUCCION Carlos Greco 2007

PROJECT MANAGEMENT LAS REGLAS DE JUEGO

REGLAS DE ORO

1. GANE CONSENSO EN LO QUE SE ESPERA SEAN LOS RESULTADOS DEL PROYECTO.

2. CONSTRUYA EL MEJOR TEAM POSIBLE.

3. DESARROLLE UN PLAN VIABLE Y MANTENGALO ACTUALIZADO. INFORME LAS ACTUALIZACIONES.

4. DETERMINE LOS RECURSOS NECESARIOS Y LUCHE Y NEGOCIE POR ELLOS.

INTRO

Page 45: PROJECT MANAGEMENT INTRODUCCION Carlos Greco 2007

PROJECT MANAGEMENT LAS REGLAS DE JUEGO

REGLAS DE ORO

5. DESARROLLE UN PROGRAMA DE TIEMPOS REALISTA “EL TIEMPO NO ESPERA”

6. NO TRATE DE HACER MÁS DE LO QUE PUEDE SER HECHO. CONSOLIDE OBJETIVOS CON ALCANCES DEL PROYECTO.

7. TENGA PRESENTE QUE LA GENTE CUENTA. TRAE SUS CONFLICTOS, SUS PRIORIDADES Y SUS DESEOS.

8. OBTENGA LA APROBACION FORMAL PERO TAMBIÉN EL RESPALDO PERMANENTE DE SU COMITENTE.

INTRO

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PROJECT MANAGEMENT LAS REGLAS DE JUEGO

REGLAS DE ORO

9. MANEJE EL CAMBIO CON CONTROL. SEPA IDENTIFICAR LOS CAMBIOS NECESARIOS Y EVALUAR SU IMPACTO.

10. MANTENGA A TODOS LOS STAKEHOLDERS INFORMADOS DEL AVANCE. SEPA QUÉ, CUANDO Y CÓMO COMUNICAR.

11. SELECCIONE LAS HERRAMIENTAS DE CONDUCCIÓN ACORDES A CADA PROYECTO. SEA CREATIVO.

12. CONVIERTASE EN LIDER DE SU PROYECTO. EJERZA EL LIDERAZGO.

INTRO

Page 47: PROJECT MANAGEMENT INTRODUCCION Carlos Greco 2007

PROJECT MANAGEMENT LAS REGLAS DE JUEGO

REGLAS PARA FRACASAR

1. ACEPTE LOS RECURSOS QUE SE LE OTORGAN, NO LOS QUE EL PROYECTO NECESITA.

2. ACEPTE UN TIEMPO DE PUESTA EN MARCHA INFERIOR AL NECESARIO.

3. NO CLARIFIQUE LOS RESULTADOS ESPERADOS.

4. NO COMUNIQUE LOS CAMBIOS EN LOS AVANCES DEL PROYECTO.

5. TRATE DE SATISFACER A TODOS.INTRO

Page 48: PROJECT MANAGEMENT INTRODUCCION Carlos Greco 2007

PROJECT MANAGEMENT LAS REGLAS DE JUEGO

GRAHAM ´S LAW

SI NO SABEN LO QUE UD ESTÁ HACIENDO…

ENTONCES PIENSAN QUE NO ESTÁ HACIENDO NADA.

Robert Graham: Understanding Project Management

INTRO