project management introduccion carlos greco 2007
TRANSCRIPT
PROJECT MANAGEMENT
INTRODUCCION
Carlos Greco 2007
PROPÓSITO
1. IDENTIFICAR Y DESCRIBIR LAS PRÁCTICAS GENERALMENTE ACEPTADAS
2. UNIFICAR EL LEXICO
3. ANALIZAR PORQUÉ FALLAN LOS PROYECTOS
INTRO
PROPÓSITO
4. USTED
UN PROJECT MANAGER?
INTRO
AgendaEstructura del Curso
QUÉ SE ESPERA
DE USTEDES
LABORATORIO
ACTIVIDAD #1
•IDENTIFICAR LAS ACTIVIDADES QUE DESARROLLAMOS
•TOMEMOS LAS ACTIVIDADES QUE HACEMOS, HAREMOS O HEMOS HECHO EN UN HORIZONTE TEMPORAL DE 1 MES –
•TODAS LAS ACTIVIDADES QUE NOS INSUMEN NEURONAS, ESFUERZOS, RESPONSABILIDADES Y/O TENSIONES
•EL OBJETIVO ES IDENTIFICAR CÓMO DISTRIBUIMOS APROX. LA ASIGNACIÓN DE NUESTRO TIEMPO
INTRO
PROJECT MANAGEMENT
INTRO
QUÉ ES UN PROYECTO
DEFINICIÓN
UN EMPRENDIMIENTO TEMPORARIO PARA CREAR UN PRODUCTO O SERVICIO ÚNICO
TEMPORARIO: UN PRINCIPIO Y UN FIN
UNICO: PRODUCTO O SERVICIO DIFERENTE
INTRO
QUÉ ES UN PROYECTO
OPERACIONES VS PROYECTOS
COMONALIDADES Y DIFERENCIAS
OPERACIONES: REPETITIVAS Y CONTINUAS
PROYECTOS: TEMPORARIOS Y UNICOS
INTRO
QUÉ ES UN PROYECTO
EJEMPLOS
•LANZAR UN NUEVO PRODUCTO•DESARROLLAR UN NUEVO SERVICIO•EFECTUAR UN CAMBIO DE ESTRUCTURA•IMPLEMENTAR UN NUEVO SISTEMA•CONSTRUIR UNA OBRA•IMPLEMENTAR NUEVOS PROCESOS•DESARROLLAR UNA CAMPAÑA POLÍTICA
INTRO
QUÉ ES UN PROYECTO
TEMPORARIO
•UN COMIENZO•UN FIN•TIEMPO FINITO•EL VOCABLO NO APLICA AL PRODUCTO A IMPLEMENTAR•TEAMS CREADOS Y DESARMADOS
INTRO
QUÉ ES UN PROYECTO
UNICO
•PRODUCTO A IMPLEMENTAR/ SISTEMA A INSTALAR / SERVICIO A DESARROLLAR / PROCESO A MODIFICAR / MEJORA A INTRODUCIR / ESTRUCTURA A MODIFICAR
•SUS RESULTADOS NO EXISTEN A LA FECHA DE INICIO•TIENE CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS
INTRO
QUÉ ES PROJECT MANAGEMENT
APLICACIÓN DE CONOCIMIENTO, HABILIDADES, HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS A LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO A LOS EFECTOS DE OBTENER EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO CUMPLIENDO CON LAS RESTRICCIONES PLANTEADAS Y CON LAS EXPECTATIVAS Y NECESIDADES DE LOS ACTORES INVOLUCRADOS.
INTRO
QUÉ ES PROJECT MANAGEMENT
APLICACIÓN DE CONOCIMIENTO, HABILIDADES, HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS A LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO A LOS EFECTOS DE OBTENER EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO CUMPLIENDO CON LAS RESTRICCIONES PLANTEADAS Y CON LAS EXPECTATIVAS Y NECESIDADES DE LOS ACTORES INVOLUCRADOS.
INTRO
QUÉ ES PROJECT MANAGEMENT
APLICACIÓN DE CONOCIMIENTO, HABILIDADES, HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS A LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO A LOS EFECTOS DE OBTENER EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO CUMPLIENDO CON LAS RESTRICCIONES PLANTEADAS Y CON LAS EXPECTATIVAS Y NECESIDADES DE LOS ACTORES INVOLUCRADOS.
INTRO
ACTIVIDAD # 2
•IDENTIFICAR LOS OBJETIVOS QUE QUEREMOS ALCANZAR.
•TOMEMOS LOS RESULTADOS/LOGROS QUE QUEREMOS OBTENER EN EL MEDIO PLAZO ( POR EJ UNO O DOS AÑOS).
• EL OBJETIVO ES IDENTIFICAR LA VISIÓN/MISION PERSONAL Y NUESTRO PLAN ESTRATÉGICO.
INTRO
ACTIVIDAD # 3
•IDENTIFIQUEMOS AHORA ENTRE LAS ACTIVIDADES QUE DESARROLLAMOS COTIDIANAMENTE LAS ACTIVIDADES CON VISIÓN ESTRATÉGICA.
• ES DECIR DESCARTAR LAS ACTIVIDADES ON GOING – DE RUTINA -- QUE NO ESTEN AFECTADAS A LOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS.
• EL OBJETIVO ES IDENTIFICAR LA COINCIDENCIA DE LAS TAREAS ENUNCIADAS EN LA ACTIVIDAD #1 Y EN LA ACTIVIDAD # 2. • EN OTRAS PALABRAS CUÁL ES EL TIEMPO (Y EL ENFASIS) DESTINADO A LOS PROYECTOS ESTRATÉGICOS EN LA TAREA COTIDIANA.INTRO
LA DIFICULTAD DEL PROJECT MANAGEMENT
1. CONFLICTO ENTRE EL DÍA A DÍA Y LA ESTRATEGIA
2. CONFLICTO ENTRE TAREAS ON GOING Y LOS PROYECTOS
INTRO
QUÉ ES PROJECT MANAGEMENT (SI NOS OLVIDAMOS DE TODA OTRA RESPONSABILIDAD…)
DEDICARNOS A GESTIONAR EL PROYECTO.
IMPLICA EL BALANCE ENTRE:
ALCANCE, TIEMPO, COSTO Y CALIDAD
DIFERENTES SOLICITUDES DE LOS STAKEHOLDERS
NECESIDADES Y EXPECTATIVAS(REQUERIMIENTOS IDENTIFICADOS Y NO IDENTIFICADOS)
INTRO
PROJECT MANAGEMENTFRAMEWORK: LEXICO
PROGRAMA: GRUPO DE PROYECTOS COORDINADOS O GRUPO DE PROYECTOS QUE INTERACTÚAN CON OPERACIONES REGULARES.
SUBPROYECTOS: SUBSET DE UN PROYECTO
STAKEHOLDERS: INVOLUCRADOS DE UNA U OTRA MANERA EN EL PROYECTO. AFECTADOS POSITIVA O NEGATIVAMENTE
INTRO
PROJECT MANAGEMENTCONTEXTO
1. FASES y CICLO DE VIDA2. STAKEHOLDERS3. INFLUENCIAS
ORGANIZACIONALES4. HABILIDADES GERENCIALES5. INFLUENCIAS SOCIECONÓMICAS
INTRO
PROJECT MANAGEMENTCONTEXTO
1. FASES (FINALIZA CON UN “ENTREGABLE”)
PHASE EXITS O “KILL POINTS” “MILESTONES”
2. CICLO DE VIDA No confundir Ciclo de vida del Proyecto con el Ciclo de vida del producto
INTRO
PROJECT MANAGEMENTCONTEXTO STAKEHOLDERS
STAKEHOLDERS
Identificarlos (Ejemplos) Project Manager Clientes Performing organizations Sponsors Dueños Team Members (y familia) Gobierno Lobbies Sociedad e InterpretarlosINTRO
PROJECT MANAGEMENT - - INTERACCIONES
LAS ACCIONES LLEVADAS A CABO (O NO LLEVADAS A CABO) AFECTAN OTRAS AREAS DE LAS ORGANIZACIONES.
INTRO
PROJECT MANAGEMENT - CONTEXTO: INFLUENCIAS ORGANIZACIONALES
LAS EMPRESAS NO ESTÁN ORGANIZADAS COMO ORIENTADAS A LOS PROYECTOS SINO A LAS FUNCIONES.
• UNA CONSECUENCIA ES QUE LOS RECURSOS ASIGNADOS SON PART TIME.
• OTRA CONSECUENCIA: EL ESTILO GERENCIAL DEL PROJECT MANAGER PUEDE INTERACTUAR CON ESTILOS JERÁRQUICOS O PARTICIPATIVOS
• SE RELACIONAN CON LAS CULTURAS EMPRESARIAS Y LOS STANDARDS (NO MANDATORIOS) Y REGLAMENTOS (MANDATORIOS COMO, POR EJEMPLO, CÓDIGOS)
• AFECTA CULTURAS / NEGOCIACION / PODERINTRO
ACTIVIDAD # 4
•SELECCIONAR UN PROYECTO •(UN PROYECTO QUE SEA IMPORTANTE O SIGNIFICATIVO PARA USTED) • IDENTIFIQUEMOS DETALLADAMENTE LOS STAKEHOLDERS DEL PROYECTO
•CLASIFIQUEMOS LOS STAKE HOLDERS SEGÚN SU CAPACIDAD (PODER) DE DEFINIR EL ÉXITO O FRACASO DEL PROYECTO.
•IDENTIFIQUEMOS LOS CRITERIOS DE ÉXITO DE CADA STAKEHOLDER. (QUÉ RESULTADO SATISFACE A CADA UNO.)
• EL OBJETIVO ES IDENTIFICAR CUÁLES SON LOS STAKE HOLDERS Y SUS CRITERIOS DIFERENCIALES DE ÉXITO.
INTRO
PROJECT MANAGEMENT - - FRAMEWORK: PROCESOS
PROCESOS:
INICIO (KICK OFF)PLANIFICACIÓNEJECUCIÓNCONTROL CIERRE
INTRO
PROJECT MANAGEMENT - - FRAMEWORK: PROCESOS
PROCESOS:
LA IMPORTANCIA DE DISTINGUIR EL INICIO DEL PROYECTO DE LA ETAPA DE PLANIFICACIÓN
INTRO
PROJECT MANAGEMENTEL PROYECTO Y CADA PROCESO TIENE ESTA CURVA DE COMPLETITUD
INTRO
PROJECT MANAGEMENTESFUERZOS
INTRO
PROJECT MANAGEMENT - - FRAMEWORK: PROCESOS
PROCESOS: CIERRE
LA MAYORIA DE LOS PROYECTOS NO SE CIERRAN NUNCA. SE ABANDONAN, SE DEJAN MORIR, AUN CUANDO SEAN EXITOSOS.
NO SE APROVECHA LA OCASIÓN NI LA HISTORIA. NO SE EVALÚA.
CG
PROJECT MANAGEMENTCURVA ERRÓNEA
INTRO
PROJECT MANAGEMENT
LA CURVA VERDADERADE ALCANCE DEL OBJETIVO:
EL 90% DEL PROYECTO LLEVA EL 90% DEL TIEMPO
EL 10% RESTANTE LLEVA EL OTRO 90% DEL TIEMPO
INTRO
PROJECT MANAGEMENT –
USTED: PROJECT MANAGER?
LAS REGLAS DE JUEGO
INTRO
PROJECT MANAGEMENT – LAS REGLAS DE JUEGO
PROJECT MANAGER
1. ACCIDENTAL2. DOBLE RESPONSABILIDAD: PROJECT MANAGER
CON LAS TAREAS DE LÍNEA RECURRENTES
3. LOS PLANOS DE CONFLICTO: LA TAREA COTIDIANA CON LA GESTIÓN DEL
PROYECTO
EL DÍA A DÍA DEL PROYECTO CON LA VISIÓN DE LOS RESULTADOS A CONSEGUIRINTRO
PROJECT MANAGEMENT – LAS REGLAS DE JUEGO
INTRO
PROJECT MANAGEMENT – LAS REGLAS DE JUEGO
PROJECT MANAGERCARACTERÍSTICAS DE LA PERSONALIDAD
1. ENTUSIASMO POR EL PROYECTO2. HABILIDAD PARA MANEJAR EL CAMBIO 3. ACTITUD TOLERANTE ANTE LA AMBIGÜEDAD4. TEAM BUILDING5. HABILIDADES PARA NEGOCIAR6. ORIENTACION AL CLIENTE7. ADHERENCIA A LAS PRIORIDADES DEL
NEGOCIO8. CAPACIDAD PARA COMUNICAR9. ESTUDIO DEL PROYECTO Y SU HISTORIA
INTRO
ACTIVIDAD # 5
•EN EL PROYECTO SELECCIONADO:
•CALIFIQUE CADA ITEM DE LAS CARACTERÍSTICAS PERSONALES DEL PROJECT MANAGER CON EL CRITERIO SIGUIENTE:
•EVALÚE DE 1 A 10 CÓMO APLICAN AL PROYECTO SELECCIONADO LOS ATRIBUTOS DE SU PERSONALIDAD SEGÚN SU PROPIA VISIÓN.• EL OBJETIVO ES IDENTIFICAR CUÁLES SON LOS FACTORES PERSONALES Y SUS CRITERIOS DIFERENCIALES DE ÉXITO PARA ESTE PROYECTO.•HAGA EL PROMEDIO DE LOS 9 ITEMS Y AUTOEVALÚE.
INTRO
NIVELES DE CONFLICTO
INTRO
ITEMS USUALES DE CONFLICTO
CRONOGRAMAPRIORIDADESLABOR (DE PERSONAL)TÉCNICOSPROCEDIMIENTOSCOSTOSPERSONALIDAD
NIVELES DE CONFLICTO
INTRO
ACTIVIDAD # 6
•EN EL PROYECTO SELECCIONADO:
•CALIFIQUE CADA NIVEL DE CONFLICTO CON EL CRITERIO SIGUIENTE:
•LISTE LOS CONFLICTOS POSIBLES. DEFINA QUÉ TIPO DE CONFLICTO SE PRODUCE. IDENTIFIQUE LAS ACCIONES DE CONFLICTO, NO LAS PERSONAS.
•EVALÚE DE 1 A 10 LOS NIVELES DE CONFLICTO POSIBLE SEGÚN SU PROPIA VISIÓN Y CÓMO APLICAN AL PROYECTO SELECCIONADO.
• EL OBJETIVO ES IDENTIFICAR CUÁLES SON LOS CONFLICTOS PERSONALES Y SUS PROBABILIDADES DE OCURRENCIA PARA ELABORAR PLANES CONTINGENTES EN FUNCIÓN DE LOS RIESGOS ASOCIADOS.
•HAGA EL PROMEDIO DE LOS ITEMS Y AUTOEVALÚE.
INTRO
PROJECT MANAGEMENT – LAS REGLAS DE JUEGO
REGLAS DE ORO
1. GANE CONSENSO EN LO QUE SE ESPERA SEAN LOS RESULTADOS DEL PROYECTO.
INTRO
PROJECT MANAGEMENT LAS REGLAS DE JUEGO
REGLAS DE ORO
1. GANE CONSENSO EN LO QUE SE ESPERA SEAN LOS RESULTADOS DEL PROYECTO.
2. CONSTRUYA EL MEJOR TEAM POSIBLE.
INTRO
PROJECT MANAGEMENT LAS REGLAS DE JUEGO
REGLAS DE ORO
1. GANE CONSENSO EN LO QUE SE ESPERA SEAN LOS RESULTADOS DEL PROYECTO.
2. CONSTRUYA EL MEJOR TEAM POSIBLE.
3. DESARROLLE UN PLAN VIABLE Y MANTENGALO ACTUALIZADO. INFORME LAS ACTUALIZACIONES.
INTRO
PROJECT MANAGEMENT LAS REGLAS DE JUEGO
REGLAS DE ORO
1. GANE CONSENSO EN LO QUE SE ESPERA SEAN LOS RESULTADOS DEL PROYECTO.
2. CONSTRUYA EL MEJOR TEAM POSIBLE.
3. DESARROLLE UN PLAN VIABLE Y MANTENGALO ACTUALIZADO. INFORME LAS ACTUALIZACIONES.
4. DETERMINE LOS RECURSOS NECESARIOS Y LUCHE Y NEGOCIE POR ELLOS.
INTRO
PROJECT MANAGEMENT LAS REGLAS DE JUEGO
REGLAS DE ORO
5. DESARROLLE UN PROGRAMA DE TIEMPOS REALISTA “EL TIEMPO NO ESPERA”
6. NO TRATE DE HACER MÁS DE LO QUE PUEDE SER HECHO. CONSOLIDE OBJETIVOS CON ALCANCES DEL PROYECTO.
7. TENGA PRESENTE QUE LA GENTE CUENTA. TRAE SUS CONFLICTOS, SUS PRIORIDADES Y SUS DESEOS.
8. OBTENGA LA APROBACION FORMAL PERO TAMBIÉN EL RESPALDO PERMANENTE DE SU COMITENTE.
INTRO
PROJECT MANAGEMENT LAS REGLAS DE JUEGO
REGLAS DE ORO
9. MANEJE EL CAMBIO CON CONTROL. SEPA IDENTIFICAR LOS CAMBIOS NECESARIOS Y EVALUAR SU IMPACTO.
10. MANTENGA A TODOS LOS STAKEHOLDERS INFORMADOS DEL AVANCE. SEPA QUÉ, CUANDO Y CÓMO COMUNICAR.
11. SELECCIONE LAS HERRAMIENTAS DE CONDUCCIÓN ACORDES A CADA PROYECTO. SEA CREATIVO.
12. CONVIERTASE EN LIDER DE SU PROYECTO. EJERZA EL LIDERAZGO.
INTRO
PROJECT MANAGEMENT LAS REGLAS DE JUEGO
REGLAS PARA FRACASAR
1. ACEPTE LOS RECURSOS QUE SE LE OTORGAN, NO LOS QUE EL PROYECTO NECESITA.
2. ACEPTE UN TIEMPO DE PUESTA EN MARCHA INFERIOR AL NECESARIO.
3. NO CLARIFIQUE LOS RESULTADOS ESPERADOS.
4. NO COMUNIQUE LOS CAMBIOS EN LOS AVANCES DEL PROYECTO.
5. TRATE DE SATISFACER A TODOS.INTRO
PROJECT MANAGEMENT LAS REGLAS DE JUEGO
GRAHAM ´S LAW
SI NO SABEN LO QUE UD ESTÁ HACIENDO…
ENTONCES PIENSAN QUE NO ESTÁ HACIENDO NADA.
Robert Graham: Understanding Project Management
INTRO