proiectti final

8/8/2019 ProiectTI Final

1/16

PROGRAMUL DE MASTER: MANAGEMENTULINFORMATIZAT AL PROIECTELOR

TEHNOLOGIA INFORMATIEI 1

PROIECT

Studiu de reproiectare a S.C.TOPOEXIM S.R.L in vederea adoptarii

telelucrului

1. Andreescu Bogdan

2. Glisca Raluca3. Gratianu Dragos4. Matei Ionut5. Tudor Gabriela


2/16

CUPRINS

1. Prezentarea societatii care face obiectul studiului de caz

2. Structura organizatorica (departamente, compartimente, servicii,birouri, posturi) si relatiile ierarhice

3. Structura functionala: legaturile functionale intre entitatileadministrative, activitatile specifice fiecarei entitati, regulamentul deorganizare si functionare (ROF), legaturi cu parteneri externi etc

4. Structura informationala: principalele fluxuri informational-decizionalesi fluxurile de documente

5. Identificarea activitatilor care pot fi trecute in regim de telelucru siimplicatiile asupra fluxurilor informationale (proiectarea intranetuluidin punct de vedere logic, functional)

6. Infrastructura TIC (proiectarea fizica a intranetului)

7. Analiza SWOT a telelucrului in organizatia aleasa8. Graficul GANTT al activitatilor de implementare a proiectului de

telelucru

9. Concluzii


3/16

1. Prezentarea societatii care face obiectul studiului de caz

Denumire: S.C. TOPOEXIM S.R.L.

Sediu central: Bucureti, str. Vidra, nr. 31, sector 6

Obiect de activitate:

- proiectare i prestare de servicii n domeniul geodeziei, topografiei, cadastrului,cartografiei i fotogrammetriei;

- consultan i asisten tehnic, programe soft n domeniul geodeziei, topografiei,cadastrului, cartografiei i fotogrammetriei;

- distribuie aparatur de specialitate - TOPCON

Statut juridic: S.R.L.

Misiune i valori:

Misiune: Misiunea pe care ne-am propus-o este de a deveni cei mai buni n domeniulprestrii lucrrilor de cadastru, geodezie i topografie i de a susine dezvoltareasistemului de recunoatere a proprietii private n ara noastr, prin calitate idezvoltarea afacerilor n mod responsabil din punct de vedere etic, social i legal.

Valori:

dorina i voina de a fi cei mai buni

inventivitate, tenacitate, receptivitate, profesionalism

Numr de angajai:

n ultimele 12 luni, numrul mediu de personal angajat a fost de 45, din care personalulde specialitate a fost n numr de 28 angajai.Societatea are un numr de 10 angajai care sunt autorizai de ctre O.C.P.I. sexecute lucrri de specialitate n domeniul cadastrului, geodeziei i topografiei.

Preedintele firmei:Punescu Cornel, Director General - inginer geodez, doctor in geodezie, profesoruniversitarSocietatea TOPOEXIM SRL a luat fiin n august 1994.

Obiectul principal de activitate l constituie proiectare i prestri servicii n domeniulgeodeziei, topografiei, cadastrului, cartografiei i fotogrammetriei, precum i


4/16

consultan i asisten tehnic, programe soft n domeniul geodeziei, topografiei,cadastrului, cartografiei i fotogrammetriei.Societatea a avut contracte cu beneficiari importani: Aeroporturile InternaionaleOtopeni, Bneasa, Timioara, Arad, Koglniceanu, Termoelectrica Turceni i Rovinari,CFR, Distrigaz Sud, PETROM sucursala Craiova, BRD Bucureti, Consiliile locale din

Petroani, Trgu Crbuneti, Sighetu Marmaiei, Oficiile de cadastru din Gorj, Dolj,Ialomia, Clrai etc, toi fiind mulumii de rezultatele colaborrii.Dintre cei mai importani furnizori cu care societatea a colaborat amintim Leica, Topcon,Nikon, HP, Intel, Zeiss s.a.

2. Structura organizatorica (departamente, compartimente, servicii,birouri, posturi) si relatiile ierarhice

Societatea este cu capital integral privat, aciunile fiind deinute de ctre doi

acionari dup cum urmeaz:

Numele acionarilor (proprietarilor) i procentul din capital deinut:

Nr. Nume Capital deinut (%)1 Cornel Punescu 50%2 Dina Elena 50%

Durata de activitate a societii este nelimitat.

Scopul i obiectul de activitate sunt nscrise n mod detaliat n actul constitutiv al

societii, principale fiind proiectarea i prestarea de servicii n domeniul geodezic,topografic i cadastral.

A.G.A. - Adunarea general a acionarilor este organul de conducere al societii caredecide asupra activitii acesteia i asigur politica economico-fiscal i comercial.

Conform actului de constituire, activitatea de aprovizionare, desfacere, evidenfinanciar-contabil, asigurarea portofoliului de comenzi, activitatea de resurse umane,PSI i paz este asigurat de S.C.TOPOEXIM S.R.L. prin compartimentele din structurasa organizatoric i de ctre directori: director general i director tehnic.

Structura organizatoric funcional are n componen compartimentele funcionale:servicii, birouri, compartimente destinate a executa activitile de conducere pentruatingerea scopului pentru care este constituit unitatea, adic realizarea de profit pentrurelansarea i continuarea ciclului de realizare a lucrrilor i satisfacerea nevoilorsalariailor.


5/16


6/16

Structura functionala: legaturile functionale intre entitatileadministrative, activitatile specifice fiecarei entitati, regulamentul deorganizare si functionare (ROF), legaturi cu parteneri externi etc

Legaturile functionale intre entitatile administrative :

Departamentul de proiectare

Departamentul de Controlul Calitatii

Departamentul de Management al Calitatii

Departamentul Administrativ

Departamentul de Resurse Umane

Departamentul financiar contabil

C

lienti

C

lien

ti

Departamentul IT

Analiza cerintelorclientului

Date de intrare Validareaproiectarii


7/16

Departamentul de Proiectare

Pentru planificarea, controlul proiectrii i dezvoltrii lucrrii, organizaia trebuie: s stabileasc etapele proiectrii i dezvoltrii s aib n vedere existena la fiecare etap de proiectare i dezvoltare a

procesului de analiz, verificare i validare adecvate

Determinarea datelor de intrare ale proiectrii lucrrii se face de ctre Director Generalsau Director Tehnic, pe baza caietului de sarcini/cererii de oferta i pe baza datelor dinformularul Analiza cerinelor clientului cod PS-03-F02. Datele de intrare cuprinddatele necesare execuiei lucrrii conform caietului de sarcini i date stabilite deDirectorul General. Datele de ieire trebuie verificate n raport cu datele de intrare i

nainte de emitere trebuie aprobate.Analiza proiectrii i dezvoltrii evalueaz capabilitatea rezultatelor proiectrii idezvoltrii de a satisface cerinele i identific orice problem i propune aciuni

necesare.n urma verificrii organizaiei se asigur c datele de ieire ale proiectrii i dezvoltriiau satisfcut cerinele cuprinse n datele de intrare ale proiectrii i dezvoltrii. Trebuiemeninute nregistrrile rezultatelor verificrii.Validarea proiectrii i dezvoltrii asigur c lucrarea rezultat este capabil ssatisfac cerinele. Validarea trebuie finalizat nainte de livrarea lucrrii ctre clieni.

Departamentul de Controlul Calitii

coordoneaz activitatea de control al calitii serviciului i a lucrrilor la nivelulntregii organizaii

planific activitatea de control al lucrrilor pe fluxul de execuie i nainte delivrare particip la analiza cererilor de oferte, a ofertelor i contractelor particip la evaluarea furnizorilor verific conformitatea lucrrilor pe fluxul de prestare i nainte de livrare asigur conformitatea lucrrilor livrate cu condiiile specificate are autoritatea de a opri, de la livrare, lucrrile neconforme verific periodic condiiile de manipulare, pstrare, arhivare, livrare i de

transport a lucrrilor livrate analizeaz cauzele rebuturilor, ale reclamaiilor i reverific conformitatea lucrrii

neconforme tratate, cu condiiile specificate informeaz operativ pe directorul general n cazul n care constat abateri de la

condiiile specificate sau de la reglementrile n vigoare rspunde de controlul calitii lucrrilor la nivelul ntregii organizaii i are

autoritate prin delegare de la Directorul General s semneze i s eliberezedocumentele de certificare a calitii nainte de livrare a lucrrii

Departamentul pentru Managementul Calitii


8/16

planificarea i mbuntirea calitii, asigurarea calitii, activiti care suntrealizate n cadrul S.C. TOPOEXIM S.R.L., sub directa coordonare a conduceriila cel mai nalt nivel din S.C. TOPOEXIM S.R.L. prin reprezentantul acesteiapentru Sistemul de Management al calitii.

Conducerea la cel mai nalt nivel a desemnat reprezentantul acesteia pentru Sistemul

de Management al Calitii, n persoana care ocupa postul de Responsabil cuManagementul Calitii. Reprezentantul conducerii la cel mai nalt nivel pentru Sistemulde Management al calitii asigur interfaa cu clienii n chestiuni referitoare la Sistemulde Management al Calitii.

Departamentul Administrativ

planific i asigur achiziionarea i distribuirea echipamentelor de proteciamuncii i PSI

ntocmete documentaii pentru obinerea diverselor autorizaii

rspunde de coordonarea activitilor de secretariat i administrative(transporturi-parc auto, ntreinere, infrastructur, utiliti

Departamentul de Resurse Umane

Departamentul de Resurse Umane este departamentul din cadrul organizaiei nsrcinatcu desfurarea efectiva a activitilor legate de gestionarea resurselor umane; asigurmanagementul de resurse umane necesare companiei, precum i utilizarea integral ieficient acestora n paralel cu dezvoltarea i motivarea lor. Acest departamentrealizeaz operaii ca: angajare, concediere, schimbarea locului de munc,promovarea, pensionarea. Pe lng activitile specifice, are rol de consiliere pentru

managementul firmei sau pentru celelalte departamente de producie. Departamentulde personal este cel mai bun cunosctor al personalului firmei i cel mai n msur de afurniza sfaturi preioase referitor la resursa umana.

coordoneaz activitile de gestionare, instruire i contientizare a personaluluiasigur identificarea funciilor i a posturilor din interiorul organizaiei

elaboreaz FDF (fia de descriere a funciei) si FP (fia de descriere a postului) coordoneaz activitile de instruire a personalului n domeniul PSI i protecia

muncii (inspector de protecia muncii, dr. medicina muncii etc)evidena salarial, pontaj, contracte de munc (inspector resurse umane)

ine evidena personalului din cadrul organizaiei: angajri, promovri, transferurietc.

rspunde de gestionarea procesului de instruire, contientizare i evaluare apersonalului implicat n activiti ce influeneaz calitatea serviciilor


9/16

Departamentul Financiar- Contabil colecteaz documentele financiar contabile rspunde de nregistrrile financiar contabile emite i nregistreaz facturile ctre beneficiari rspunde de realizarea indicatorilor economici ai organizaiei realizeaz evidena mijloacelor fixe si de inventar propune bvc (buget de venituri si cheltuieli) realizeaz cashflowuri efectueaz pli ctre furnizori

4.Structura informationala

La nivelul oricarui agent economic, din punct de vedere organizatoric, se regasesctrei sisteme, si anume:

a) sistemul functional (de executie);b) sistemul de conducere (decizional), care cuprinde totalitatea centrelor de

decizie (nivelurile ierarhice);c) sistemul informational, care asigura legatura, in ambele sensuri, intre

sistemul decizional si cel de executie, pe de o parte, si intre acestea si mediulexterior, pe de alta parte.

Sistemul informational trebuie sa aibe un rol activ (nu are numai un rolpasiv), trebuie sa se transforme intr-un instrument de conducere care sa permita

anticiparea corecta a viitorului; pe aceasta baza sa ofere variante de actiune, deplan, de strategii de marketing, de consolidare si extindere a pozitiei pe piata, astfelse poate ajunge la o conducere stiintifica.

Functiile sistemului informational se desprind din analiza rolului acestuia sise pot sintetiza in urmatoarele categorii:-culegerea si transmiterea datelor;-verificarea, stocarea si actualizarea datelor;-prelucrarea datelor si prezentarea rezultatelor.

Culegerea datelor : ansamblul de activitati prin care sunt generate

documente primare din cadrul sistemului informational. Generarea, completarea,verificarea documentelor, transmiterea lor se reglementeaza prin norme interne.Unele documente care parasesc incinta intreprinderii sau al caror continutintereseaza organele de control sunt supuse unor reglementari metodologice destat.

Verificarea datelor ocupa un rol important. Este mult mai bine ca oinformatie sa lipseasca decat sa fie eronata. Prelucrarea corelata cu aspectul de


10/16

stocare si actualizare astfel incat in urma exploatarii fondului informational sa

avem certiudinea ca folosim date reale la zi.

Sistemul informational transmite decizii si mesaje sistemului decizional sicelui de executie si primeste la randul sau decizii si informatii de la sistemuldecizional si de executie. Sistemul de executie preia informatii de la mediul externsi transmite mesaje catre acesta.

5. Identificarea activitatilor care pot fi trecute in regim de telelucru siimplicatiile asupra fluxurilor informationale

Fluxul informaional reprezint totalitatea informaiilor transmise ntr-uninterval de timp determinat, de la o surs de informaii la un receptor printr-o

mulime de canale informaionale.Sistemul informatic pentru conducerea unei firme este sistemul

informaional al acesteia n care pentru execuia proceselor informaionale suntutilizate mijloacelor automatizate.

La acest nivel, este deosebit de important utilizarea calculatoarelorelectronice de la cele mai simple pn la cele din ultima generaie n transmitereai recepionarea informaiilor ntre sucursalele regionale ale unei companii sauntre acestea i sediul central.

In cadrul procesului de determinare a datelor de intrare ale s-au identificat

anumite activitati care se preteaza introducerii telelucrului.Fluxurile informationale clasice presupun in primul rand determinareadatelor pe suport fizic (formular standard Analiza cerintelor clientului cod PS-03-FO2) de catre un departament specializat, date centralizate prin curier la sediulcentral. Informatiile sunt centralizate la nivelul server-ului central iar apoi sunt

preluate spre analiza.Datele de intrare cuprind datele necesare execuiei lucrrii conform caietului

de sarcini i date stabilite de Directorul General. Datele de ieire trebuie verificaten raport cu datele de intrare i nainte de emitere trebuie aprobate.

Introducerea telelucrului in cadrul companiei presupune investitii in cadrul

departamentului de proiectare si anume analiza cerintelor clientului. Astfel agentiide teren nu vor mai fi nevoiti sa completeze formularul standard de analiza acerintelor clientului, aceste date fiind introduse intr-un PDA care va comunica prinGPRS si va transmite direct pe server , in timp real, informatiile care urmeaza a fianalizate. Introducerea telelucrului va imbunatati si monitorizarea activitatiiagentilor de teren. De asemenea vor fi reduse si costurile care presupuneautransmiterea prin curierat a formularelor de analiza a cerintelor clientului. Un alt


11/16

beneficiu ar fi faptul ca se vor reduce cheltuielile cu personalul, compania nu maiare nevoie de operatori PC care sa introduca datele de pe formulare, operatie caredureaza mai mult si este si mai costisitoare. De asemenea nu mai este nevoie de

birouri speciale in care sa se introduca datele de catre operatorii PC, acestea fiindtransmise automat pe serverul central.

Riscul aparitiei erorilor scade deoarece singura posibilitate de aparitie aerorilor este introducerea cerintelor clientilor cu ajutorul PDA-ului, inainteexistand si riscul introducerii gresite a datelor de catre operatorii PC.

Astfel agentii nu trebuie sa se mai deplaseze la sediul central al firmei decatin cazuri exceptionale, fiind eliminate costurile de transport.

6.Infrastructura TIC

Comunicarea in cadrul firmei se realizeaza printr-o retea de 10calculatoare, 3 statii satelit, 14 palmuri, si un numar de 18 telefoanemobile.


12/16

7. Analiza SWOT a telelucrului in organizatia aleasa

SWOT reprezinta acronimul pentru cuvintele englezesti Strengthts(Forte, Puncte forte), Weaknesses (Slabiciuni, Puncte slabe), Opportunities

(Oportunitati, Sanse) si Threats (Amenintari). Primele doua privesc firma si

reflecta situatia acesteia, iar urmatoarele doua privesc mediul si oglindesc impactul

acestuia asupra activitatii firmei.

Punctele forte ale firmei sunt caracteristici sau competente distinctive pe

care aceasta le poseda la un nivel superior in comparatie cu alte firme, indeosebi

concurente, ceea ce ii asigura un anumit avantaj in fata lor. Altfel prezentat,

punctele forte, reprezinta activitati pe care firma le realizeaza mai bine dect

firmele concurente, sau resurse pe care le poseda si care depasesc pe cele ale altor

firme.

Punctele slabeale firmei sunt caracteristici ale acesteia care ii determina un

nivel de performante inferior celor ale firmelor concurente. Punctele slabe

reprezinta activitati pe care firma nu le realizeaza la nivelul propriu celorlalte firmeconcurente sau resurse de care are nevoie dar nu le poseda.

Oportunitatilereprezinta factori de mediu externi pozitivi pentru firma,

altfel spus sanse oferite de mediu, firmei, pentru a-si stabili o noua strategie sau a-

si reconsidera strategia existenta in scopul exploatarii profitabile a oportunitatilor

aparute.Oportunitatiexista pentru fiecare firma si trebuie identificate pentru a

se stabili la timp strategia necesara fructificarii lor sau pot fi create, indeosebi pe

baza unor rezultate spectaculoase ale activitatilor de cercetare-dezvoltare, adica a

unor inovari de anvergura care pot genera chiar noi industrii sau domenii aditionale

pentru productia si comercializarea de bunuri si servicii.


13/16

Amenintarilesunt factori de mediu externi negativi pentru firma, cu alte

cuvinte situatii sau evenimente care pot afecta nefavorabil, in masura

semnificativa, capacitatea firmei de a-si realiza integral obiectivele stabilite,

determinnd reducerea performantelor ei economico-financiare. Ca si in cazul

oportunitatilor, amenintaride diverse naturi si cauze pndesc permanent firma,

anticiparea sau sesizarea lor la timp permitnd firmei sa-si reconsidere planurile

strategice astfel inct sa le evite sau sa le minimalizeze impactul. Mai mult, atunci

cnd o amenintare iminenta este sesizata la timp, prin masuri adecvate ea poate fi

transformata in oportunitate.

Puncte tari :

- suficienta resurselor financiare disponibile-societatea se bucura de un colectiv tanar, cu studii superioare si calificat-societatea se bucura de o tehnologie avansata- existenta unui sistem bine organizat si eficace de planificare strategica-Puncte slabe :-lipsa de experienta similara-volum de lucru suplimentar pentru personalul existent-buget necesar mare

-comunicare greoaie in infrastructurile de comunicatie prin GPRSOportunitati :-avantaj in fata concurentei prin intermediul timpului redus de realizare a

proiectului-existenta unor pachete promotionale pentru comunicatiile mobileAmenintari :- Costuri de telecomunicaii permanente- Utilizatori neinstruii-presiunea crescnda a concurentei

Analiznd cele prezentate mai sus, planificnd coninutul proiectului,precum i riscurile acestuia, se va ine cont de aceti factori critici desucces/insucces.


14/16

8.Graficul GANTT al activitatilor de implementare a proiectului de telelucru


15/16

9. Concluzii

Prin implementarea noului sistem informatic si implementarea telelucrului inactivitatea cotidiana, TOPOEXIM va reusi in primul an cresterea cifrei de afaceri cuminim 15% , adica mai multe lucrri de cadastru, geodezie i topografie si reducerea

totala a cheltuielilor cu 13% (mai putini angajati in special operatori pe calculator).Agentii de teren sunt mai productivi deoarece monitorizarea situatiei lor din teren

este mult mai precisa si mai motivati intrucat utilizeaza cele mai recente tehnologii.In urma implementarii proiectului de telelucru in organizatie, beneficiile sunt atat

pentru societate cat si pentru angajatii acesteia.Beneficii ale societatii : costuri mai mici, productivitate crescuta, motivatie mai

buna, flexibilitate in organizare, rezistenta crescuta in fata factorilor externi, eliminareaplatilor pentru lucru suplimentar.

Beneficii ale angajatilor: timp de lucru si costuri mai mici, oportunitati de lucru maibune, un echilibru mai bun intre lucru si viata familiala si nu in ultimul rand ore de lucru maiflexibile.


16/16

proiectti final

Documents