Program

Priprema projekataU SKLADU SA PROCEDURAMA EVROPSKE KOMISIJE

Programme

Project PreparationIN LINE WITH THE EUROPEAN COMMISSION PROCEDURES

Stalna konferencija gradova i opština Program EXCHANGE

VODI ZA PRIPREMU PROJEKATA prema procedurama Evropske komisije i Evropske agencije za rekonstrukciju

DRUGO DOPUNJENO IZDANJE

Beograd, septembar 2007.

VODI ZA PRIPREMU PROJEKATA

prema procedurama Evropske komisije / Evropske agencije za rekonstrukciju

Autori Dubravaka Velat Irina Slavkovi

Za izdava a ordje Stani i , Generalni sekretar

Izdava Stalna konferencija gradova i opština

Projekat finansiran od strane Evropske unije, sprovodi Evropska agencija za rekonstrukciju

Ova publikacija ne predstavlja zvani an stav Evropske komisije. Izdava je isklju ivo odgovoran za informacije koje se nalaze u publikaciji

Grafi ki dizajn i priprema za štampu Supernova

Štampa

Kotur i ostali

Tiraž 700

ISBN 978-86-82455-66-0

2

Sadržaj

I Uvod 5

II Kako po eti? 7 III Smernice za podnosioce predloga projekata 9

3.1. Uvodni deo – opis programa 9

3.2. Pravila za podnošenje projekata 11

3.2.1. Kriterijumi odabira 11

3.2.2. Kako se prijaviti i procedure koje treba slediti 17

3.2.3. Tabela za tehni ko-finansijsku evaluaciju projekata 19

IV Formular za podnošenje projekata (Aneks A) 21 4.1. Koncept projekta 23

4.2. Formular za podnošenje projekata 23

4.2.1. Opis projekta 23

4.2.2. Podnosilac predloga projekta 34

4.2.3. Partneri koji u estvuju na projektu 35

V Budžet projekta (Aneks B) 37 VI Matrica logi kog okvira 43 VII Re nik pojmova 51

3

4

I UVOD

Projektni na in rada, od razvoja ideje i na ina pronalaženja sredstava, do sprovo enja aktivnosti, se sve više odoma uje i kod nas. Iako se projekti naj eš e vezuju za saradnju sa me unarodnim i donatorskim organizacijama, onaj na in rada je podjednako zastupljen i u privatnom sektoru. Tako e, ako želite da konkurišete za dobijanje sredstava od razli itih nacionalnih fondova (NIP, konkursi koje sprovode Ministarstva) ili banaka potreban vam je dobar projekat. Svako ko je jednom prošao ceo ciklus upravljanja projektom može dosta re i o razli itima fazama i poteško ama vezanim za svaku od njih. Ovaj Vodi ima za cilj da vam približi kompletnu proceduru pripreme projekata – sa manjim osvrtom na mogu nosti pronalaženja sredstava - u skladu sa tenderskim pravilima koje primenjuje Evropska komisija. Programe koje finansira Evropska komisija u našoj zemlji trenutno realizuje Evropska agencija za rekonstrukciju, a od 2009. godine ovu ulogu e preuzeti Delegacija Evropske komisije u Republici Srbiji, a isti formular za pripremu projekata bi e koriš en i za konkurisanje za sredstva u okviru IPA programa. Na kraju, sve više donatorskih organizacija koristi isti ili donekle prilago eni formular Evropske komisije. Vodi je nastao na osnovu iskustava tima programa EXCHANGE na pripremi i evaluaciji projekata kroz dva poziva. Program EXCHANGE, koji finansira Evropska unija, realizuje Evropska agencija za rekonstrukciju, a sprovodi Stalna konferencija gradova i opština u saradji sa VNG International, je jedan od prvih EU programa na Balkanu koji ima za cilj da unapredi rad lokalnih samouprava u Srbiji kroz razmenu znanja i iskustava sa kolegama iz Evropske unije. U okviru programa realizovano je 49 opštinskih projekata u razli itim oblastima kao što su strateško planiranje, lokalni ekonomski razvoj, poboljšanje sistema pružanja usluga i upravljanje, socijalne usluge, životna sredina i u eš e gra ana. Izme u dva konkursa organozovana je i obuka na koju su pozvani predstavnici svih lokalnih samouprava. Na osnovu materijala koje su u koordinaciji sa timom programa EXCHANGE pripremile lanice Tima TRI Gra anskih inicijativa i koji su koriš eni prilikom obuke predstavnika lokalnih

samouprava za pisanje projekata u sklopu programa EXCHANGE, u periodu od 15. do 27. septembra 2005. godine nastalo je prvo izdanje Vodi a za pripremu projekata. Drugo, dopunjeno izdanje sadrži i iskustva iz drugog poziva, kao i izmene u skladu sa poslednjom verzijom Formulara za podnošenje projekata (PRAG, jun 2007. godine). U Vodi u je detaljno opisana cela procedura pripreme projekata: od upoznavanja sa Smernicama i osnovnim pravilima konkursa (ko može da konkuriše i pod kojim uslovima), preko dokumentacije za pripremu predloga projekta (aneksi A-D), do fizi kog dostavljanja projekta. Prilikom predstavljanja dokumenata poštovana je njihova formalna struktura, a posebno su naglašeni delovi na koje je potrebno obratiti više pažnje. Na kraju svake sekcije nalaze se i prakti ni saveti proistekli iz iskustava dva kruga konkursa organizovanih u okviru programa EXCHANGE ili ranijeg iskustva Tima TRI. Vodi je donekle prilago en zahtevima konkursa koji su objavljeni u okviru programa EXCHANGE Stalne konferencije gradova i opština i koristi primere iz ovog programa. Me utim, ovaj Vodi možete tako e koristiti i za svaki drugi program za koji vaša organizacija želi da konkuriše, a koji koristi standardne obrasce Evropske komisije obzirom da su opšti delovi isti za svaki konkurs (propisani standardni formulari Evropske komisije). Delovi koji se odnose specifi no na program EXCHANGE su i vizuelno odvojeni (ozna eni plavom bojom). Pored pripreme ’’Vodi a za pripremu projekata u skladu sa procedurama Evropske komisije’’, tokom realizacije programa prikupljen je veliki broj predloga projekata koji se bave me uopštinskom saradnjom u razli itim oblastima (razvoj usluga, socijalna pitanja, opštinsko planiranje). Svi ovi projekti (oko 60 projekata iz cele Evrope), kao i primeri projekata koji su odobreni u okviru programa EXCHANGE (ceo formular), mogu se na i na veb sajtu programa, u sekciji ’’Priprema projekata’’ (www.exchange.org.yu).

5

Nadamo se da e vam ovaj Vodi pomo i da uspešno pripremite projekte za konkurse u okviru sve ve eg broja programa u našoj zemlji koje finansira Evropska komisija. Želimo vam uspešan rad!

Irina Slavkov Menadžer programa

Jan Edwin Waanders

Savetnik na programu

6

II KAKO PO ETI?

Svaka institucija ili organizacija koja sprovodi konkurs za podnošenje projekata finanisran od strane Evropske komisije, koje kod nas realizuje Evropska agencija za rekonstrukciju, ima obavezu da javno objavi informaciju o raspisivanju konkursa i osnovnim uslovima, naj e še u jednim ili više dnevnih novina, veb sajtu. Svi detalji konkursa se nalaze u Smernicama (tekst oglasa daje samo okvir) i ostaloj dokumentaciji koja se po pravilu može na i na internet prezentaciji realizatora programa (konkretno, u slu aju programa EXCHANGE, oglas je objavljen u ’’Politici’’ i ’’Ve ernjim novostima’’, a celokupnu konkursnu dokumentaciju bilo je mogu e preuzeti sa veb sajta Stalne konferencije gradova i opština, kao i sa veb sajta programa EXCHANGE). Za one sa malo više iskustva u traženju mogu nosti za finansiranje projekata, informacije o aktuelnim grant programima, kao i najava novih, mogu se na i na sajtu Evropske komisije (http://ec.europa.eu/europeaid/cgi/frame12.pl). S jedne strane, uvek je prisutno uzbu enje kada se ukaže mogu nost za finansiranje novih projekata, ali još više su prisutne i nedoumice oko toga, kako se uhvatiti u koštac sa ovako velikim i ozbiljnim zadatkom. Naime, odlu iti se na pisanje projekta po pravilima Evropske komisije jeste poduhvat koji podrazumeva odlu nost menadžmenta organizacije da se time bavi, posve enost ispunjenju zadatka, uskla en timski rad, i do dva meseca bavljenja pripremama da bi projekat bio uspešno napisan i predat u skladu sa zahtevima iz konkursa. Pomenuti maksimum vremena se može u initi kao preuveli avanje, ali ova napomena se odnosi na vaš prvi susret sa ovom vrstom konkursa. Jednom kad pro ete kroz ovo iskustvo, izvešti ete se da sami istražujete mogu nosti za finansiranje, nedoumica e biti sve manje, a vreme koje e vam biti potrebno da pripremite vaš predlog projekta e se zna ajno smanjiti (ipak, ne treba ra unati na manje od 15 dana, koliko je i najveštijima potrebno da pripreme dobro koncipiran predlog projekta). Detaljne informacije o kriterijumima konkursa nalaze se u Smernicama koje su deo tzv. aplikacionog paketa (nalazi se na veb sajtu organizacije koja raspisuje konkurs). Ovaj paket sadrži dokumenta, odnosno formulare koji su potrebni za pripremu i podnošenje predloga projekta. Konkretno, u slu aju programa EXCHANGE, aplikacioni paket je sadržao slede a dokumenta:

Smernice za pripremu projekata Aneks A – Formular za podnošenje projekata (uklju uje Izjavu o partnerstvu i Deklaraciju

podnosioca projekta) Aneks B – Budžet (iz tri dela) Aneks C – Opis posla za EU partnere Aneks D – Matrica logi kog okvira Aneks E – Predloženi iznos dnevnica za program EXCHANGE Aneks F – Standardni ugovor

Smernice, Formular za podnošenje projekta (Aneks A), Budžet (Aneks B), Matrica logi kog okvira (Aneks D) i Standardni ugovor (Aneks F) su sastavni aplikacionog paketa za svaki program. Zbog specifi nosti programa EXCHANGE, u standardna konkursna dokumenta su uklju eni i (a) Opis posla za EU partnere (Aneks C), (b) predloženi iznos dnevnica (Aneks E), a budžeta (Aneks B) je dopunjen i tre om tabela sa izvedenim budžetom za EU partnera. Prvi korak svake organizacije koja želi da pripremi projekat za konkurs treba da bude okupljanje tima, upoznavanje sa Smernicama i dogovor oko toga da li vaša organizacija treba (tj. da li ho e i može, u skladu sa zahtevima konkursa) da pripremi predlog projekta. Ukoliko ste utvrdili da možete i ho ete da konkurišete, sledi vam upoznavanje sa svim ostalim dokumentima i formularima.

7

Kada ste doneli odluku de ete konkurisati, i kada su se svi lanovi upoznali sa kriterijumima konkursa i potrebnom dokumentacijom, poželjno je:

Organizovati zajedni ki sastanak svih lanova tima (ili više ukoliko je potrebno) kako bi zajedno razvili osnovnu ideju, listu aktivnosti i dogovorili rezultate koje želite da ostvarite

Podeliti zaduženja lanovima tima (istraživanje, razvoj opisa aktivnosti, budžet, itd) Ukoliko je vaša organizacija ili neko od lanova tima ve u estvovao na sli nim konkursima,

obavezno proverite kakva su bila iskustva, posebno šta su bile (ukoliko su identifikovane), ’’tipi ne greške’’ pomenutog konkursa

Ukoliko ve organizovan sli an konkurs (npr. Medijski fond 1 i Medijski fond 2) proverite koji su projekti finansirani – kriterijumi svakog konkursa su modifikovani, ali informacija o tipu projekta koji su prethodno finansirani može poslužiti za osnovno usmerenje

Na kraju, ukoliko niste dovoljno iskusni, a imate mogu nosti, angažujte nekoga ko e pogledati finalnu verziju projekta (i, po potrebi, je modifikovati) kako bi pove ali svoje šanse za uspeh.

8

III SMERNICE ZA PODNOSIOCE PREDLOGA PROJEKTA

Pre nego što se upustite u pisanje vašeg predloga projekta, neophodno je da pažljivo prou ite Smernice za podnosioce predloga projekta. Smernice su zna ajne pre svega zato što se u njima nalazi opis programa za koji konkurišete - uz navo enje ciljeva i prioriteta, finansijske informacije, a isto tako i pravila koja treba da poštujete da bi ste uspešno sastavili i dostavili predlog projekta. U ve ini slu ajeva do sada u Srbiji, kao važe i dokument se tretira tekst Smernica na engleskom jeziku („Guidelines for grant applicants“), pa je naše prvo uputstvo za vas vezano upravo za upotrebu jezika. Proverite da li je verzija smernica na srpskom jeziku zvani na ili se samo radi o nezvani nom prevodu koji treba da vam pomogne u razumevanju teksta. Ova informacija je za vas od velike važnosti, jer se u više slu ajeva do sada dešavalo da je prilikom prevo enja dolazilo do izvesnih razlika u odnosu na originalni tekst na engleskom jeziku, što je potencijalne podnosioce predloga projekta dovodilo u zabunu. Smernice se, u pravilu, sastoje iz tri dela:

Uvodni deo – opis programa Pravila konkretnog poziva (konkursa) za podnošenje projekata, i Lista priloga

3.1. UVODNI DEO – OPIS PROGRAMA U uvodnom delu Smernica se naj eš e opisuje stanje u zemlji u odnosu na oblast kojom se konkretan poziv (konkurs) bavi: opis postoje ih problema, šta je do tog trenutka Vlada uradila, doprinos drugih aktera (npr. EU, me unarodna zajednica, druge institucije i donatori, nevladine organizacije, profitne organizacije, mediji...) i šta ostaje „nepokriveno“. Na osnovu toga se objašnjavaju razlozi sprovo enja konkretnog programa koji treba da reši one probleme koji su definisani kao važni za konkretnu oblast. Kontekst koji se opisuje u uvodnom delu je važan kao prva informacija o tome u kom pravcu treba da razmišljate da biste osmislili projekat koji e se uklopiti u zahteve Smernica konkretnog poziva (konkursa).

1. PROGRAM EXCHANGE – UVO ENJE MODELA EU U PRAKSU LOKALNE SAMOUPRAVE U SRBIJI - situacija u zemlji - potreba unapre enja rada lokalnih samouprava u cilju bržih reformi Nakon uvodnog dela, sledi tekst koji se odnosi na ciljeve konkretnog programa kao i na prioritetne oblasti. Ciljevi konkretnog programa se odnose na to šta se želi posti i tokom trajanja samog programa. Tako na primer, jedan od opštih ili osnovnih ciljeva može da bude: „doprinos ekonomskoj i socijalnoj koheziji svih grupa stanovništva u Srbiji kroz promociju regionalnog ekonomskog razvoja“. Konkretno, za program EXCHANGE osnovni cilj glasi: Osnovni cilj programa Exchange je da doprinese naporima Srbije za bržu integraciju u evropske tokove ja anjem kapaciteta lokalne samouprave u skladu sa standardima Evropske unije. U skladu sa ovako formulisanim osnovnim ciljem, program pruža mogu nost opštinskim zvani nicima i zaposlenima u opštinama Srbije da se upoznaju sa postoje om praksom i inovacijama na nivou lokalne samouprave u zemljama Evropske unije.

9

U okviru osnovnog cilja, naj eš e se navode prioriteti (ili prioritetne oblasti), koje u užem smislu definišu šta je to šta se želi posti i tokom trajanja programa.

Unapre enje znanja i prakse u radu predstavnika lokalnih vlasti u Srbiji, kroz razli ite vidove edukacije, uklju uju i treninge, studijske posete i prakti an rad sa kolegama iz EU opština na rešavanju konkretnih problema. Podrška unapre enju rada lokalne samouprave u oblasti upravljanja, a posebno u radu službi

koje direktno komuniciraju sa gra anima. U daljem tekstu Smernica, posebno u delu koji opisuje aktivnosti za koje je mogu e konkurisati, možete nai i na detaljnije objašnjenje odre enih tema ili mera koje bi trebalo da budu zastupljene u vašem predlogu projekta. S tim u vezi, predlažemo da tokom itanja Smernica pravite listu klju nih re i koje možete koristiti u pisanju vašeg projekta, a koje su primerene za konkretan program. Ove klju ne re i treba da vam pomognu da usmerite svoje ideje u odre enom pravcu, ali i da formulišete vaše ideje na na in koji je prihvatljiv za formular EU.

Klju ne re i (izbor)

Srpski jezik Engleski jezik Ja anje kapaciteta..... Strenghtening capacity.... EU standardi EU standards Poboljšati To improve Pove ati To increase, to enhance Podsticati To foster Izgradnja (ljudskih resursa) Building human resources Razmena (iskustava) Exchange (of experiences) Prenos (znanja) Transfer of knowledge Podrška Support Usluge Services Studijske posete Study tours Lokalna samouprava Local self-government Opštinska administracija Municipal administration

Potom slede konkretne informacije o finansijskim aspektima konkurisanja. Naime, na samom po etku se ve u ta ki 1.3. daju finansijske pojedinosti konkretnog konkursa u okviru kojeg se naj eš e navodi ukupna suma raspoloživih sredstava konkursa, minimalni i maksimalni iznos za koji je mogu e konkurisati i koji je mogu e odobriti, a tako e se daju i instrukcije vezane za neophodno u eš e podnosioca predloga projekta. U eš e podnosioca projekta može da varira u zavisnosti od konkretnog programa: trenutni minimum je 10%, dok je maksimum oko 20%. Procenat kofinansiranja podnosilaca projekata se pove ava sa poboljšanjem opšte finansijske situacije u zemlji, u skladu sa mogu nostima konkretnih ciljnih organizacija, kao i u odnosu na mogu nosti kofinansiranja drugih donatora. Tako je sa standardnih 10% u poslednjim organizovanim konkursima (programi Medijski fond 2 i EU Integracije), ovaj procenat pove an na 20%.

1.3 Finansijske pojedinosti ovog konkursa Ukupna sredstva obuhva ena ovim konkursom iznose 3.300.000 evra i bi e podeljena kroz dva konkursa za podnošenje projekata. Evropska agencija za rekonstrukciju zadržava pravo da ne raspodeli celu sumu. Visina sredstava koja se dodeljuju Najviši i najniži iznos sredstava koja mogu biti odobrena za pojedina ne projekte po osnovu ovog

10

programa je: Najniža vrednost: 25.000 evra Najviša vrednost: 100.000 evra

Napomena: ni jedan odobren iznos ne može da premaši 90% od ukupnih troškova projekta (pogledajte poglavlje 2.1.4). Preostalih 10% mora da bude finansirano od strane podnosioca projekta ili nekog drugog izvora koji se ne oslanja na budžet Evropske unije. U ovom konkretnom slu aju zna i da opština ili partner treba da obezbede 10% sredstava u vidu svog doprinosa. Pomenuta sredstva mogu biti iz budžeta opštine ili nekog drugog donatora - pri tome se mora voditi ra una da sredstva drugog donatora nisu poreklom iz budžeta Evropske komisije. Skre emo pažnju da je kod utvr ivanja sume za koju ete konkurisati (osim, naravno što ete voditi ra una da bude u rasponu koji je dozvoljen), veoma važno da planirate aktivnosti koje u finansijskom smislu ne e ugroziti rad organizacije. To zna i da iznos vašeg projekta treba da zavisi od kapaciteta i prethodnog iskustva organizacije (npr. opština koja do sada nije imala iskustva sa ovakvim projektima i ima relativno mali budžet, ne bi trebalo da traži maksimalno dozvoljena sredstva). Vodite ra una da se iznos za koji podnosite projekat pojavljuje na više mesta u vašem predlogu projekta: u formularu (na prvoj stranici), u budžetu, kao i u matrici logi kog okvira. Ovo je važno kada, tokom rada, menjate nešto u predlogu projekta, da ne zaboravite da unesete izmene na svim potrebnim mestima gde se ova informacija traži. 3.2. PRAVILA ZA PODNOŠENJE PROJEKATA Iako su pravila vrlo sli na iz konkursa u konkurs, ovde se zahteva vaša maksimalna pažnja, jer pored gotovo identi nih formulacija koje ete prepoznati od ranije (ukoliko ste ve prethodno pisali projekat koji se finansira iz budžeta EU), pojavi e se potpuno novi zahtevi i kriterijumi koji su specifi no formulisani za konkretan konkurs za koji aplicirate. Dakle, nikada nemojte podrazumevati da su vam pravila poznata od ranije, jer se lako može dogoditi da vam nešto promakne. U osnovi, pravila se odnose na slede e oblasti:

Kriterijumi odabira Kako se prijaviti i procedure koje treba slediti Evaluacija i selekcija prijava Obaveštenje o odluci Uslovi realizacije projekta po dobijanju granta

Mi emo se u ovom Priru niku baviti prvenstveno ta kama 2.1. i 2.2, a ta ku 2.3. emo dota i podse anjem na pitanja iz evaluacionog upitnika. Da biste odmah prepoznali da li ima smisla da konkurišete za konkretan program, sugerišemo da proverite kriterijume odabira, koji vam daju odgovor na pitanje da li je vaša organizacija ’’podobna’’ (eligible) da konkuriše, za koju vrstu aktivnosti je mogu e konkurisati i koja vrsta troškova je dozvoljena i mogu a da bi projekat eventualno bio odobren. Ukoliko su odgovori na ova pitanja pozitivni, onda se spremite za pisanje projekta. Ukoliko su odgovori negativni, zna i da ovaj konkurs nije za vas.

3.2.1. KRITERIJUMI ODABIRA Koriste se da bi se na osnovu njih procenjivali svi podneti predlozi projekata. Kriterijumi se odre uju u odnosu na:

Organizaciju koja u estvuje na konkursu Tipove aktivnosti za koje je mogu e dobiti donaciju Vrste troškova koji se uzimaju u obzir pri odre ivanju visine sredstava za dodelu donacije.

11

3.2.1.1. KO MOŽE DA KONKURIŠE Ovo pitanje vam pomaže da definišete da li vaša organizacija spada u kategoriju onih mogu da konkurišu za konkretan konkurs. Vrlo esto se kombinuje više kriterijuma, naj eš e dva:

(a) Tip organizacije koja može da konkuriše: nevladine organizacije, javne ustanove, lokalne samouprave, medijske organizacije, itd.

(b) Nacionalnost: organizacije sa sedištem u odre enoj regiji, ili sa sedištem u Srbiji, ili organizacije registrovane u Srbiji i na teritoriji cele EU

Uvek se traži da su podnosioci predloga projekta ujedno i direktno odgovorni za pripremu i izvo enje projekta. Program EXCHANGE je po ovom kriterijumu ekskluzivan, jer omogu ava u eš e tj. podnošenje predloga projekata samo lokalnim samoupravama u Srbiji:

Nosioci projekta moraju zadovoljiti slede e: - Da su jedinice lokalne samouprave (opštine, gradovi i grad Beograd) sa sedištem u Republici Srbiji - da su direktno odgovorni za pripremu i izvo enje projekta

3.2.1.2. PARTNERSTVO I ODABIR PARTNERA Postoje razli ita iskustva u pogledu partnerstva u dosadašnjim pozivima. Ponekad je dozvoljeno da organizacija konkuriše samostalno, ponekad se partnerstvo podsti e i ohrabruje (naj eš e i ocenjuje sa maksimalnih 5 poena u evaluacionoj tabeli), a ponekad se postavlja kao uslov. Ovo poslednje zna i da organizacija mora da podnese projekat u partnerstvu sa nekom drugom organizacijom. Partneri u estvuju u kreiranju i realizaciji projekta, i troškovi koje oni naprave bi e prihva eni ako ispunjavaju iste uslove koji se primenjuju i za nosioca projekta. Partneri naj eš e moraju da ispune iste kriterijume odabira kao i nosilac projekta. U nekim slu ajevima su kriterijumi prošireni, npr. nosioci projekata mogu biti samo nevladine organizacije, dok se kao partneri mogu pojaviti organizacije koje ispunjavaju iste kriterijume, ali i mediji. Ovo prakti no zna i da organizacija koja podnosi projekat zajedno sa nekom partnerskom organizacijom, treba da ovu organizaciju uklju i u proces pripreme pisanja projekta, budžetiranja, a potom i realizacije projekta. Posebno je zahtevno kada treba pripremiti i kompletnu prate u dokumentaciju, kojoj partnerska organizacija doprinosi obezbe ivanjem svog dela dokumentacije (više o tome u delu 3.2.2. kada budemo govorili o prate oj dokumentaciji). Ovaj deo se u praksi do sada pokazao kao dugotrajan proces, te se stoga preporu uje posebna pažnja u odabiru partnera i pravovremeno uklju ivanje partnera u sve faze projektnog ciklusa. Program EXCHANGE postavio je slede a pravila u vezi sa partnerstvom i odabirom partnera:

Kandidati mogu da u estvuju na konkursu individualno ili udruženo sa drugom organizacijom. Slede e organizacije mogu u estvovati kao partneri na projektu : 1. Opštine iz zemalja lanica Evropske unije 2. Druge opštine iz Srbije 3. Nevladine (neprofitne) organizacije registrovane u Republici Srbiji 4. Neprofitne asocijacije i organizacije (ko)finansirane iz javnog budžeta i registrovane u

Republici Srbiji. Nevladine (neprofitne) organizacije iz Srbije su udruženja gra ana registrovana u skladu sa doma im zakonodavstvom, sa sedištem na teritoriji Republike Srbije. Preporuka je da, kada pravila konkursa

12

dozvoljavaju partnerstvo sa nevladinim (neprofitnim) organizacijama, iskoristite tu mogu nost i uspostavite saradnju sa nekom NVO, lokalnom ili nacionalnom. Ova preporuka se daje iz dva razloga: prvi razlog je taj, što je uspostavljanje saradnje i partnerstva izme u lokalnih samouprava i NVO jedan od zna ajnih koraka u pravcu društveno-ekonomskih reformi na putu ka EU, a drugi je taj da ve ina NVO kod nas ima iskustvo i praksu u pisanju projekata prema pravilima EU, pa od strane NVO sektora možete dobiti zna ajnu podršku, kako prilikom pripreme, tako i prilikom realizacije vašeg projekta. Neprofitne organizacije i udruženja finansirana iz budžeta i registrovana u Republici Srbiji, mogu biti razni instituti, biblioteke, zavodi i druge ustanove koje se finansiraju iz budžeta. Kada itate tekst koji vam govori o tome ko može da bude partner na vašem projektu, ova vam informacija istovremeno govori i ko ne možre da bude partner (što je važno da znate, jer pogrešan izbor partnera može da bude jedan od razloga da vaš projekat bude odbijen iz formalnih razloga). U okviru programa Exchange partneri nisu mogle da budu NVO iz EU, niti profitne organizacije iz Srbije / EU. Partnerstvo podrazumeva da se partnerov potpis mora na i na svim traženim dokumentima, i to u originalu. Partner ima pravo na troškove, i oni se iskazuju u budžetu. Partner, tako e, treba da obezbedi prate u dokumentaciju. Program EXCHANGE je specifi an utoliko što zahteva obavezno partnerstvo u realizaciji projekta, jer je saradnja, razmena znanja i iskustava sa kolegama iz EU osnovni cilj i jedan od prioriteta programa. Naime, tokom podnošenja projekta lokalne samouprave su mogle da konkurišu ili u partnerstvu (ako ve ima odre enog partnera – lokalnu samoupravu iz jedne od zemalja EU), ili same (ukoliko nema partnera iz zemalja EU). Tim programa EXCHANGE je pronašao partnere svim opštinama nakon odobravanja projekta. Ostali u esnici u projektu : pravila za pisanje projekta definišu više kategorija u esnika. Pored organizacije koja konkuriše i partnera, pravila obuhvataju i saradnike i podugovorne strane. Saradnici ne mogu dobiti finansijska sredstva (od donacije) i ne moraju da ispunjavaju kriterijume podobnosti. To mogu biti druge institucije, NVO i preduze a koja u estvuju u projektu, ali im se troškovi ne priznaju kao opravdani. Na primer, u programu koji se bavi podsticanjem zapošljavanja, kao saradnik se može pojaviti Nacionalna služba za zapošljavanje, koja podnosiocu projekta treba da obezbedi podatke o nezaposlenima na teritoriji neke opštine. Podugovorne strane (npr. izvo a i radova, dobavlja i opreme) ne spadaju ni u partnere ni u saradnike i potpadaju pod pravila navedena u Aneksu IV, standardnog Ugovora o dodeli sredstava (procedure nabavki). Na primer, ako kupujete kompjutersku opremu, ili vršite manje gra evinske radove u sklopu projekta, onda ete vršiti pla anja za obavljene usluge ili dostavljenu robu na osnovu ugovora i dostavljenog ra una. Ovi troškovi se, naravno, iskazuju u budžetu (pod pretpostavkom da je nabavka opreme i izvo enje radova aktivnost dozvoljena projektom, tj. dozvoljeni trošak – više o tome u odeljku koji se bavi dozvoljenim i nedozvoljenim troškovima). Postoje odre ene situacije kada potencijalni kandidati i partneri ne mogu u estvovati na konkursu ili dobiti sredstva. One su uvek taksativno navedene u ta ki koja sledi odmah iza kriterijuma za nosioce projekata, a koja se odnosi na nedozvoljene situacije ili situacije konflikta interesa. Iako se neke od ovih situacija ne odnose na pojedine organizacije (ili ak nisu mogu e u okviru postoje eg pravnog sistema), u pitanju je standardna formulacija koja se koristi za sve konkurse koje organizuje Evropska komisija. Nosilac projekta potvr uje da nije obuhva en ni jednom od ovih situacija potpisivanjem Deklaracije podnosioca projekta (deo IV Formulara za podnošenje projekata – Aneks A).

3.2.1.3. TIPOVI AKTIVNOSTI ZA KOJE JE MOGU E KONKURISATI U ovom odeljku se daju informacije o periodu realizacije projekta, oblastima ili temama, lokaciji projekta, tipovima aktivnosti i broju projekata s kojima se može konkurisati i koji mogu biti odobreni.

13

Ove informacije se razlikuju od poziva do poziva, pa vam sugerišemo da pažljivo pro itate svaku stavku, da biste polako po eli da fokusirate vaš projekat.

Period realizacije projekta može da bude od par meseci do 3 godine.

Projekti ne mogu biti kra i od 4 meseca, niti duži od 10 meseci. Obratite pažnju da na odgovaraju im mestima u formularu za pisanje projekta stoji period u skladu sa zahtevom iz Smernica (na primer, u planu aktivnosti, ili u budžetu). Naime, esto se dešava da podnosilac predloga projekta pogreši i „produži“ projekat do godine dana (odnosno 12 meseci), ak i kada je ograni enje na 10 meseci (ili kra e). Ovo može biti razlog za odbijanje vašeg projekata na nivou administrativne provere. Oblasti ili teme: oblasti ili teme moraju biti u skladu sa ciljevima i prioritetima programa koji su navedeni u uvodnom poglavlju Smernica. Teme mogu da budu taksativno navedene, a nekad se daju samo kao ilustracija sa napomenom da se inovativni pristupi i ideje podsti u, ukoliko su u skladu sa osnovnim ciljem, specifi nim ciljevima i prioritetima.

Oblasti ili teme

Lokalna samouprava i lokalne finansije Me unarodna saradnja Komunalne usluge i održavanje stambenog prostora Životno okruženje Urbanisti ki plan i povezana pitanja Efikasnost potrošnje energije Pitanja zaštite životne sredine Socijalna politika Lokalni ekonomski razvoj Informisanje i komunikacije Osnovno obrazovanje i zdravstvo Opštinske službe Prava manjina Mehanizmi za arbitražu (lokalni ombudsman i sl.)

Etika i transparentnost Lokacija projekta: ukazuje na mesto odvijanja projekta, odnosno projektnih aktivnosti. Lokacija može da varira od navo enja konkretnih opština u Srbiji (kada je projekat fokusiran na odre ene opštine), do regiona odnosno podru ja cele Srbije, a ponekad i u inostranstvu.

Realizacija projekta mora da bude u Srbiji i zemljama Evropske unije – samo za studijske posete. Ova informacija je, osim kao naznaka gde sme da se odvija vaš projekat, ujedno važna jer se mora navesti na prvoj stranici formulara za pisanje projekta. Tipovi aktivnosti: u ovom delu se esto daju i primeri mera, aktivnosti projekata koji e se finansijski podržati. Na primer, u jednom od poziva1, kao primer vrste projekata u programima koji se bave podsticanjem društveno-ekonomskog razvoja, navode se slede e aktivnosti:

1 Program regionalnog društveno-ekonomskog razvoja (4SER01/11/045- 05SER01/16/001)

14

Usluge zapošljavanja:

Sistemi stvaranja radnih mesta (na primer programi koji omogu avaju privremeno zapošljavanje da bi nezaposleni stekli iskustvo u oblastima gde postoji jasan potencijal)

Programi koji uvode maturante i apsolvente u ’’svet posla’’ Klubovi za traženje posla Obuka u oblasti tehnika intervjuisanja i priprema planova za ’’povratak na posao’’ Informativne i savetodavne usluge za nezaposlene i ugrožene

Program Exchange predvi a tri osnovna modaliteta aktivnosti za koje se opštine mogu prijaviti: A. Zahtev za tehni ku pomo – gradovi i opštine Srbije e odrediti prioritetne oblasti svog interesovanja i zahtevati specifi nu pomo od strane opštinskih eksperata iz jedne od zemalja Evropske unije. Tehni ka pomo može da uklju i misije obuke od strane jednog ili ve eg broja opštinskih eksperata iz zemalja Evropske unije, serije savetodavnih susreta ili jednokratne posete. B. Upoznavanje sa praksom na terenu / obilasci opština u Evropskoj uniji – opštine mogu u svoje projekte uklju iti i posete jednoj ili ve em broju opština u jednoj od zemalja Evropske unije. Ovakve studijske posete mogu trajati nedelju dana ili više nedelja. Predlozi za studijske posete mogu biti podneti samo uz zahtev za tehni ku pomo . C. Investiciona komponenta – pored tehni ke, opštine mogu zaklju iti da prilikom realizacije projektnih aktivnosti postoji i potreba za investicijama manjeg obima, npr. nabavka hardvera ili softvera za poresko odeljenje i sli no. Investicije manjeg obima e biti podržane samo ukoliko su u jasnoj vezi sa zahtevom za tehni ku pomo . Kombinovanje navedenih modaliteta je dozvoljeno. Modaliteti B i(ili) C mogu se podnositi samo u kombinaciji sa modalitetom A. Mogu e kombinacije su slede e:

A A+B A+B+C A+C

Broj projekata sa kojima se može konkurisati i koji mogu biti odobreni - postoje razli ita pravila vezana za broj projekata sa kojima se može konkurisati:

Dozvoljava se konkurisanje samo sa jednim projektom Dozvoljava se dostava više projekata, ali se odobrava samo jedan Dozvoljeno je konkurisanje sa više projekata i više može biti odobreno, ali se ovo uslovljava

time da iste osobe ne mogu voditi ove projekte (razli iti projektni timovi) Dozvoljava se da organizacija može biti partner u ve em broju projekata, pod uslovom da ima

kapacitet da u estvuje u svim projektima. 3.2.1.4. TIPOVI TROŠKOVA ZA KOJE JE MOGU E KONKURISATI Opis troškova koji su opravdani i dozvoljeni je prili no detaljno opisan u Smernicama. Zato emo se ovde više zadržati na tuma enju pojedinih pojmova, odnosno prakti nim savetima u vezi sa informacijama iz ovog odeljka. Još detaljnija obrada troškova je data u delu koji se bavi Budžetom projekta. Pre svega, samo ’’opravdani troškovi” mogu biti uzeti u obzir za dodelu sredstava, a to su istovremeno i ’’stvarni’’ troškovi. Opravdani direktni troškovi moraju biti:

NEOPHODNI za realizaciju projekta, navedeni u ugovoru koji se dostavlja kao aneks ovim smernicama, i u skladu sa principima zdrave ekonomske logike. Dakle, pre svega, realni i racionalni; Nemojte tražiti ’’više” da biste dobili onoliko koliko vam u stvari treba (broj poena u sekciji 5 tabele za evaluaciju e biti znatno manji, a samim time umanjujete i šanse da projekat bude odobren)

15

STVARNI TROŠKOVI korisnika projekta ili njihovih partnera u toku realizacije projekta - imajte u vidu da se priznaju samo troškovi nastali NAKON potpisivanja ugovora, nikako pre! Dakle, ako ste imali bilo kakav trošak u vezi sa projektom pre nego što ste potpisali ugovor, ma kako se on vama inio opravdan, on ne e biti priznat!

DETALJNI I LAKO PROVERLJIVI - moraju biti zabeleženi u pismenoj formi na ra unu krajnjeg korisnika ili njegovih partnera ili na njihovim poreskim dokumentima, Podrazumeva se uredna evidencija i dokumentacija sa originalnim ra unima i prate im dokumentima, u skladu sa važe im zakonodavstvom Republike Srbije o ra unovodstvenom poslovanju i u skladu sa me unarodnim ra unovodstvenim standardima, prema zahtevima EU.

Sledi opis opravdanih odnosno dozvoljenih troškova u sklopu programa EXCHANGE:

• Troškovi plata za zaposlene – ukoliko se kao lice angažovano na projektu vodi osoba koja je zaposlena u lokalnoj samoupravi, ili javnoj upravi, plata te osobe (sa pripadaju im doprinosima), ne može biti pokrivena iz donacije EAR-a! Istovremeno, ukoliko se angažuje posebno lice, izvan lokalne samouprave (npr. NVO kao partnerska organizacija) onda se plata ove osobe priznaje kao opravdan trošak – pod uslovom, naravno da ne prelaze standardni iznos plata za tu organizaciju. • Troškovi putovanja i dnevnica za zaposlene koji u estvuju u realizaciji projekta, uz uslov da ne prelaze uobi ajene troškove – uobi ajeno se priznaje kao trošak putovanja iznos u vrednosti autobuske, vozne karte, dok se za dnevnice za zaposlene preporu uje dnevnica koja ne prelazi 50 evra. • Troškovi kupovine opreme i pla anja usluga, sa dokazom da cene odgovaraju tržišnim vrednostima – preporu uje se prethodna provera iznosa za nabavku opreme ili usluga. • Troškovi materijalnih sredstava – kancelarijski pribor neophodan za realizaciju projekta (olovke, sveske, papir, heftalica, spajalice, ...) • Troškovi podugovaranja – npr. možda ete angažovati agenciju da ispita mišljenje gra ana o tome kako su zadovoljni uslugama koje pruža opština. • Troškovi koji su neophodni za realizaciju projekta - širenje informacija, evaluacija realizacije projekta, revizija, prevod, štampanje, osiguranje itd. - uklju uju i i troškove finansijskih usluga (naro ito troškove transfera novca i finansijskih garancija). Obzirom da se radi o velikom broju troškova koji mogu predstavljati nepoznanicu za jedan deo italaca, posebno emo obraditi svaku od navedenih stavki:

(a) Širenje informacija se može posti i putem postavljanja web stranice, ili štampanja brošura, mese nog biltena, izrade spotova i sli no (b) Evaluacija se može sprovesti od strane nezavisnih osoba koje e biti angažovane da sprovedu evaluaciju i za to e dobiti odgovaraju u naknadu (honorar, put, izrada upitnika, anketa, obrada upitnika, pisanje izveštaja, štampa publikacija – samo su jedan od na ina na koji se mogu iskazati troškovi evaluacije) (c) Revizija – potrebno je raspitati se prethodno o iznosu koji e tražiti nezavisna revizorska ku a. Iznos naj eš e zavisi od vrednosti vašeg projekta (uobi ajene sume su od 3 do 5% od vrednosti projekta). Spisak nezavisnih revizorskih ku a možete dobiti od Republi kog udruženja ra unovo a i revizora (d) Prevod – svakako treba ura unati iznos koji je potreban za prevodioca, jer se projekat bazira na u eš u stru njaka iz Evrope na projektu, i/ili odlasku predstavnika opštine u neki od gradova/opština zemalja Evropske unije. Trošak prevo enja može se ra unati po danu, satu, stranici, mese no, u zavisnosti od toga u kojoj meri ete koristiti usluge prevodioca (e) Štampanje – može se odnositi na razli ite vrste publikacija koje ste planirali tokom realizacije projekta – posteri, brošure, knjige, mese nici, novine, evaluacija, uputstva gra anima o radu opštine, promocija projekta u javnosti i sl. Mogu nosti ima bezbroj, važno je da odaberete onu koja najviše odgovara suštini vašeg projekta (f) Finansijske usluge – ne zaboravite da svaki transfer novca preko vašeg ra una podrazumeva i odre eni trošak. Raspitajte se kod vaših finansijskih s’aradnika ili u vašoj banci, koliko iznosi taj procenat u odnosu na sumu sa kojom želite da aplicirate.

16

Kod formulisanja budžeta pogledajte i poslednju sekciju Smernica koja ukratko daje pregled procedura realizacije projekta. U ovoj sekciji na i ete korisne informacije o:

(1) procedurama nabavki - uklju uju i i pravilo o poreklu robe i usluga, kao i informaciju o konkretnim tipovima nabavki u zavinsosti od vrednosti roba i usluga koje morate da koristite

(2) obaveznim aktivnostima koje morate da uklju ite – sve eš e je to obavezna revizija, a ponekad i eksterna evaluacija projekata.

Neopravdani troškovi: neopravdani troškovi su vrlo detaljno opisani u Smernicama i naj eš e isti za svaki konkurs koji objavljuje Evropska komisija, tako da nije potrebno da ih ovde posebno navodimo. Me utim, posebno naglašavamo da su programi koji se finansiraju iz sredstava Evropske unije, oslobo eni obaveze pla anja PDV, tako da vam je PDV neopravdani trošak. Rezerva (do 5% ukupnog iznosa direktnih opravdanih troškova): budžetom možete planirati finansijsku rezervu maksimalnom u iznosu od 5% od ukupnog iznosa direktnih opravdanih troškova) koju možete upotrebiti da pove ate obim planiranih ili realizujete nove aktivnosti. Imajte u vidu da je za upotrebu rezerve neophodno da dobijete pismenu dozvolu! Opravdani indirektni troškovi (opšti, administrativni troškovi): ukupna suma koja ne prelazi 7% od ukupnih opravdanih troškova (direktni troškovi + rezerva) realizacije projekta može da se predstavi kao indirektni troškovi za pokrivanje administrativnih dodatnih troškova krajnjeg korisnika odobrenih sredstava za potrebu realizacije projekta. Vodite ra una da ovaj iznos ne pre e 7%, jer je to jedan od razloga da projekat bude odbijen zbog administrativne greške. Nefinansijsko u eš e kandidata u troškovima – ’’in kind“: troškovi su sva nefinansijska sredstva koja nosilac projekta ili partner, ulažu u realizaciju projekta, od trenutka potpisivanja ugovora (na primer, postoje a oprema, koriš enje prostora i sl.). Kod nas je uobi ajen izraz ’’u naturi’’. Ukoliko projekat bude odobren, krajnji korisnik mora u estvovati u in kind troškovima kao što je naveo u formularu za prijavljivanje. To zna i da, ako je navedeno da postoji neka oprema ona mora i da se koristi za potrebe projekta; ili, ako je navedeno da organizacija raspolaže kancelarijom koju e koristiti za potrebe projekta, onda tu kancelariju treba i da obezbedi za sprovo enje projekta. Istovremeno, skre emo pažnju da se in kind troškovi ne smatraju kofinansiranjem od strane krajnjeg korisnika odobrenih sredstava. To prakti no zna i da ukoliko ste naveli da je vrednost vaše opreme, kancelarijskog prostora ili nekog drugog objekta koji su u vašem vlasništvu i kojim doprinosite projektu vaše in kind u eš e, povezane troškove ne možete kasnije prikazati kao vaš finansijski doprinos od 10%. Me utim, kupovina opremu od sredstava opštine za vreme trajanja projekta i za potrebe projekta ili rentiranje prostora u kome se realizuje neka aktivnost (obuka), onda se to smatra vašim finansijskim doprinosom (potrebno je u predlog budžeta uklju iti u finansijski doprinos podnosioca projekta).

3.2.2. KAKO SE PRIJAVITI I PROCEDURE KOJE TREBA SLEDITI

Prijave moraju biti predate u obliku formulara za prijavljivanje, koji se nalazi u dodatku Smernica. Formular se, pored Smernica i drugih dokumenata, uvek nalazi i na odgovaraju em internet sajtu, zajedno sa kompletnom konkursnom dokumentacijom. 3.2.2.1. FORMULAR ZA PRIJAVLJIVANJE Formular se standardno sastoji iz slede ih delova:

Informacije o predlogu projekta, uklju uju i budžet Informacije o podnosiocu projekta Informacije o partneru(ima) na projektu.

Formular za prijavljivanje i svi aneksi se naj eš e popunjavaju na engleskom jeziku. Ovo treba pažljivo prou iti, jer je u nekim konkursima bilo dozvoljeno da pojedini aneksi budu i na srpskom

17

jeziku, što je naravno olakšavaju a okolnost u procesu pripreme predloga projekta. Podrazumeva se da se prijave pisane rukom ne e prihvatiti. Uz prijavu mora biti priložena i prate a dokumentacija, koja se može bitno razlikovati od konkursa do konkursa. Najjednostavnije je kada se traži samo statut ili dokument o osnivanju. Sledi spisak mogu ih zahteva sa prate om dokumentacijom sa kojima smo se do sada susreli u našoj praksi konkurisanja:

Statut organizacije koja se prijavljuje (bilo samo za organizaciju koja se prijavljuje, bilo i za sve partnere)

Najnoviji godišnji izveštaj podnosioca prijave (izveštaj o radu). Ovaj dokument treba da pruži kratak opis glavnih aktivnosti koje je vaša organizacija realizovala u prethodnoj godini

Najnoviji završni finansijski izveštaj podnosioca prijave (izveštaj o profitu i gubicima, i završni finansijski izveštaj za prethodnu fiskalnu godinu, onako kako se dostavlja zvani nim državnim organima zaduženim za ovu oblast)

Izjava pod zakletvom da niti podnosilac projekta, niti partneri, ne potpadaju ni pod jednu od kategorija navedenih u Smernicama, a koje se ti u nedozvoljenih situacija i mogu eg konflikta interesa

Izjava pod zakletvom da niti podnosilac projekta, niti partneri ne dobijaju sredstva iz državnog budžeta za aktivnosti koje se planiraju dostavljenim projektima

Biografije koordinatora projekta i drugih klju nih eksperata (CV u predvi enom formatu) Ukoliko vašim predlogom projekta planirate da sprovedete neke aktivnosti obuke, od vas se

može tražiti da dostavite curriculum tj. plan i program obuke za kurseve koje želite da sprovedete

Revizorski izveštaj za neki prethodni projekat koji je finansiran iz budžeta Evropske komisije (podnosioca projekta ili partnerske organizacije).

esto je razli it pristup ovim dokumentima: neki od navedenih prate ih dokumenata moraju biti

dostavljeni isklju ivo kao originali, neki kao originali ili kao kopije overene od strane ovlaš enog nezavisnog organa (sud ili opština), a neki mogu samo kao kopije.

Uz prijavu mora biti priložena slede a prate a dokumentacija : 1. Statuti ili dokumenti o osnivanju organizacije koja konkuriše, a u slu aju partnerstva - i osniva ki dokumenti svakog partnera posebno. Ukoliko vaša partnerska opština iz EU nema zvani an Statut, molimo podnesite primerak drugog dokumenta koji potvr uje njen pravni status kao opštine na primer: primerak izvoda iz nacionalnog glasnika ili nacionalnog registra (ili regionalnog lista koji se izdaje na regionalnom nivou) ili izjavu u pisanoj formi od strane organizacije koja je odgovorna za taj list/registar, a u kojem piše da je ta opština registrovana. 2. Poslednji godišnji finansijski izveštaj

Navedeni prate i dokumenti moraju biti dostavljeni kao originali, ili kao kopije overene od strane ovlaš enog nezavisnog organa. 3.2.2.2. GDE I KAKO POSLATI PRIJAVU Prijave se moraju dostaviti u zape a enoj koverti, preporu enom poštom, kurirom ili li no na adresu koja je navedena u Smernicama (potpisana potvrda o primljenoj pošiljci sa datumom prijema bi e izdata donosiocu). Obratite pažnju da se ponekad mogu razlikovati adrese u zavisnosti od toga da li prijavu dostavljate poštom, li no ili kurirom. Projekti koji se dostavljaju u vezi sa konkursom EU, nikada ne smeju da budu dostavljeni e-mailom ili faksom, niti na neku drugu adresu, jer su to razlozi zbog kojih e vaš projekat biti odbijen. Vodite ra una o tome šta od dokumenata se dostavlja u originalu, šta kao kopija, u koliko primeraka, koji materijali se još dostavljaju i u elektronskom obliku (CD ili disketa). Ova uputstva su vrlo detaljno navedena u ovom odeljku i važno je da ispoštujete sve zahteve, jer je iskustvo pokazalo da je veliki broj projekata bio odbijen usled nedostatka nekih od traženih dokumenata u traženom obliku.

18

Prijave (formular za prijavljivanje, budžet, opis poslova za EU partnera, logi ki okvir rada i prate i dokumenti) moraju biti popunjeni i poslati u jednom originalu i 3 kopije. Formular za prijavljivanje, budžet, opis poslova za EU partnera i logi ki okvir rada moraju biti dostavljeni i u elektronskoj formi. Ova jednostavna instrukcija iz gornjeg okvira je u praksi zna ila da je vaš projekat „težak“ više kilograma, tj. da je koli ina materijala koju ste pripremili kao deo vaše projektne dokumentacije u toj meri obimna, da je bilo teško (u nekim slu ajevima i nemogu e) na i kovertu u koju bi se smestila celokupna dokumentacija. Nemojte da vas to zabrinjava. Umesto koverte, može da posluži i odgovaraju a kutija sa poklopcem. Tako e, u pošti možete na i plastificirane koverte A3 formata u koje može stati ceo projektni dokument sa kopijama (ukoliko je potrebno, mogu e je spojiti dve ovakve koverte). Na koverti mora da stoji pun naziv i adresa podnosioca prijave i tekst: ’’Not to be opened before the opening session” i ’’Ne otvarati pre po etka sednice za otvaranje konkursne dokumentacije”, kao i broj budžetske linije sa smernica. I na kraju, poslednji prakti an savet u vezi sa procedurom prijavljivanja, koji se prakti no odnosi na vreme pre nego što ste spakovali vaš projekat u kovertu (kutiju): podnosioci prijava treba da provere da li je njihova prijava kompletna na osnovu kontrolne liste koja se nalazi u formularu za prijavljivanje (videti na strani 45-46). 3.2.2.3. KRAJNJI ROK ZA PRIJEM PRIJAVA Voditi ra una o krajnjem roku za prijave. Ne dozvolite sebi da predlog projekta predajete poslednjeg dana u 15 h ako je rok 16 h, jer je obi no tada velika gužva. Bilo bi dobro prijavu doneti li no, jer se dostava poštom posle predvi enog roka ne e uvažiti ak i ako ste vaš projekat poslali poštom pre isteka roka i ako imate dokaz o tome! 3.2.2.4. DODATNE INFORMACIJE Pitanja se, u pravilu, mogu postaviti e-mailom ili faksom u roku od najviše 21 dan pre isteka konkursa. Proverite koji je to datum u odnosu na vaš konkurs, da ne biste zakasnili sa pitanjima! Tako e, redovno proveravajte veb sajt sa pitanjima i odgovorima, jer možete na i odgovore na neka vaša pitanja ili nedoumice. Potvrda o prijemu prijave: odmah po predaji vašeg predloga projekta, dobi ete potvrdu o prijemu. Svi u esnici konkursa dobijaju potvrdu o prijemu predloga projekta, uklju uju i i obaveštenje da li je prijava primljena pre ili posle krajnjeg roka, i referentni broj koji im je dodeljen po završetku prvog sastanka Evaluacione komisije na kome se otvaraju svi projekti (informacija se dostavlja i poštom, na adresu podnosioca projekta).

3.2.3. TABELA ZA TEHNI KO-FINANISJKU EVALUACIJU PROJEKATA U drugom delu Smernica uvek se nalazi i tabela za tehni ko-finansijsku evaluaciju, koja je po pravilu donekle modifikovana za svaki konkretan program. Evaluacija svih projekata u okviru konkretnog konkursa radi se na osnovu ove tabele, pa je poželjno da se tim koji radi na pripremi projekta dobro upozna sa sadržajem tabele i pokuša da detaljno odgovori na sva navedena pitanja u svom predlogu projekta. Ukoliko imate vremena dobro je da po završetku sami, ili uz pomo iskusnijeg kolege, proverite u kojoj meri vaš predlog projekta odgovara na pitanja postavljena u tabeli za tehni ko-finansijsku evaluaciju.

19

Tako e, u ovoj sekciji se nalaze informacije o minimumu bodova koje projekat mora da dobije u sekciji 1 (iskustvo i kapaciteti organizacije) i sekciji 2 (relevantnost projekta), kako bi ušao u listu projekata koji e možda biti finansirani (kona an ishod zavisi od celokupne evaluacije). Imaju i u vidu da smo obradili deo Vodi a koji se bavi formalnim delovima projekta i administrativnim procedurama, želimo da vas podsetimo na uobi ajene administrativne greške koje su se naj eš e javljale kao razlog odbijanja projekta u prvom krugu konkursa za opštinske projekte programa EXCHANGE.

Naj eš e administrativne greške u prvom krugu konkursa za opštinske projekte programa Exchange: Izjava o partnerstvu nije potpisana od strane nosioca predloga projekta Potpis na dekleraciji podnosioca nije originalan, nego je u pitanju pe at (faksimil) Nije popunjen aneks B (budžet) Nedostaje Statut nosioca projekta. Umesto Statuta, u nekoliko slu ajeva dostavljena je

kopija Zakona koja opštinu XY pominje kao opštinu u Srbiji Nedostaje opis posla za EU partnera – Aneks C Izjava o partnerstvu je dostavljena u drugom formatu od onog koji je predvi en

procedurom Projekat i aneksi nisu na engleskom jeziku Nedostaje poslednji finansijski izveštaj Dostavljen faks izjave o partnerstvu od strane EU partnera Sredstva koja se traže od EAR-a su ve a od 90% Partner nije podoban – npr. NVO iz EU

Pre nego što upakujete vaš projekat u koverat, proverite da li ste zadovoljili sve tražene administrativne zahteve! Podse amo da, u proseku, oko 40% projekata koji pristignu na konkurse koje finansira Evropska komisija, biva odbijeno zbog grešaka administrativne prirode!

20

IV FORMULAR ZA PODNOŠENJE PREDLOGA PROJEKTA (ANEKS A) GRANT APPLICATION FORM

Kako pravilno popuniti poglavlja u Formularu A? Pisanje predloga projekta popunjavanjem standardnih formulara Evropske komisije jeste korak koji podrazumeva da ste prethodno:

Pažljivo prou ili Smernice Da su vam jasni zahtevi konkretnog programa u okviru koga je raspisan konkurs (opšti i

posebni ciljevi, prioriteti i mogu e, odnosno dozvoljene aktivnosti) Da vam je jasno u kom finansijskom okviru se možete kretati i da imate potpuni uvid u

formalne zahteve i ograni enja konkursa. Pored ovih formalnih preduslova, ovo je trenutak kada ve imate ideju vašeg projekta, odnosno imate jasnu predstavu kojim problemima želite da se bavite, koje su vaše ciljne grupe, šta želite da postignete i koji su vam resursi, u na elu, za to potrebni. Ova koli ina prethodnih informacija koja je neophodna da biste popunili standardni formular, tako e podrazumeva da u njegovoj izradi u estvuje kako programski deo tima (oni koji e neposredno u estvovati u njegovoj realizaciji), tako i administrativni deo tima – osobe koje e biti zadužene za finansijsku administraciju. Pre nego što pristupite samom popunjavanju formulara, evo nekoliko prakti nih saveta koji e vam pomo i da lakše iza ete na kraj sa celim procesom:

Formular se popunjava na jeziku koji je definisan u Smernicama (u najve em broju slu ajeva to je engleski jezik). Ukoliko ete vaš projekat pisati na srpskom jeziku, a potom i prevoditi, planirajte nekoliko dana za prevod, i uskladite tempo rada sa rokovima za predaju projekta

Obavezno treba poštovati formu i ništa ne menjati u odnosu na ve unet tekst u datom formularu (dakle, nemojte brisati, menjati redosled pitanja i sl.)

Poštovati font (arial 10). Jedino dozvoljeno odstupanje je bold ili italik, ako se na e za potrebno, mada izbegavati preterano variranje fontova

Projekat se piše tako što se u formularu odgovara na postavljena pitanja – ništa se ne ’’podrazumeva’’

Imaju i u vidu da se kao jezik pisanja projekta naj eš e koristi engleski, a da se istovremeno koriste izrazi koji mogu imati specifi no zna enje u kontekstu pisanja projekta, opredelili smo se, gde god procenimo da je to potrebno, da vam damo tuma enje izraza (iz originalnog teksta Smernica na engleskom jeziku), a šire tuma enje je dato na kraju ovog Priru nika u Re niku termina (izraza). Ovaj deo uputstva je pisan tako da se za svako pitanje najpre objašnjava vrsta i koli ina informacija koju treba navesti, a potom se daju prakti ni saveti (italik fontom) koji se baziraju na višegodišnjem iskustvu prire iva a u pripremanju projekata prema zahtevima Evropske komisije. Na kraju svakog poglavlja se nalazi mali okvir sa pitanjem koje je preuzeto iz evaluacionog upitnika. Ova pitanja koriste lanovi komisije prilikom odlu ivanja o vašem projektu (pod pretpostavkom da je projekat ’’prošao’’ administrativnu stepenicu, tj. da je zadovoljio sve prethodne formalne kriterijume). Ova pitanja vam služe kao podsetnik da još jednom proverite tekst koji ste pripremili kao odgovor na pitanje iz formulara, i da samokriti no razmotrite da li taj tekst daje odgovor na postavljeno pitanje. Ako i sami niste sigurni, odnosno ako procenite da nema dovoljno informacija, prepravite tekst. Dakle, na samom po etku ete se susreti sa engleskim pojmom ’’Action’’. U ovom kontekstu treba shvatiti termin kao ’’projekat’’. Isto tako, ’’activity’’ se prevode kao aktivnosti, i ova dva termina ne treba mešati.

21

Formular za pisanje projekta se sastoji od više standardnih poglavlja, koji se modifikuju prema potrebama konkretnog konkursa.

U programu Exchange, formular se sastoji iz slede ih poglavlja: I. Projekat I. OPIS PROJEKTA 1.1 Naziv projekta 1.2 Lokacija(e) 1.3 Iznos koji se potražuje od Evropske agencije za rekonstrukciju 1.4 Kratak sadržaj projekta 1.5 Ciljevi projekta 1.6 Opravdanost projekta 1.7 Detaljan opis aktivnosti 1.8 Metodologija 1.9 Trajanje i plan aktivnosti 2. O EKIVANI REZULTATI PROJEKTA 2.1. O ekivani uticaj projekta na ciljne grupe 2.2. Publikacije i ostali rezultati 2.3. Višestruki efekti 2.4. Kratkoro ni i dugoro ni uticaj 3. BUDŽET PROJEKTA 4. O EKIVANI IZVORI FINANSIRANJA II. PODNOSILAC PREDLOGA PROJEKTA 1. OSNOVNE INFORMACIJE 2. BANKOVNI DETALJI 3. OPIS PODNOSIOCA PREDLOGA PROJEKTA (MAKSIMUM 1 STRANA) 3.1. Standardni formular 3.2. Kratak opis postoje e strategije u prioritetnim oblastima u Vašoj organizaciji 3.3. Pravni zastupnik Vaše organizacije 4. KAPACITET ZA UPRAVLJANJE I REALIZACIJU PROJEKTA 4.1. Iskustvo u sli nim aktivnostima 4.2. Izvori 5. DRUGI PREDLOZI ZA FINANSIRANJE PROJEKATA PODNETI EVROPSKIM INSTITUCIJAMA, EVROPSKOM FONDU ZA RAZVOJ (EDF) ILI ZEMLJAMA LANICAMA EU 5.1. DONACIJE, UGOVORI I ZAJMOVI DOBIJENI TOKOM POSLEDNJE TRI GODINE OD EVROPSKIH INSTITUCIJA, EVROPSKOG FONDA ZA RAZVOJ (EDF) ILI ZEMALJA LANICA EU 5.2. Podneti predlozi za finansiranje projekata evropskim institucijama, Evropskom fondu za razvoj

(EDF) ili zemljama lanicama EU III. PARTNERI KOJI U ESTVUJU NA PROJEKTU 1. OPIS PARTNERA 2. IZJAVA O PARTNERSTVU IV. DEKLARACIJA PODNOSIOCA PROJEKTA Provera Napomena: lista sekcija u daljem tekstu koji se odnosi na Formular za pripremu projekata je modifikovana prema poslednjoj verziji PRAGA (jun 2007). Posebno skre emo pažnju da redosled pitanja koji se nalaze u formularu nije isti kao i logika koju ete koristiti prilikom razvijanja vašeg projekta. Naime, projekat po inje sa navo enjem klju nih informacija za onoga koji odlu uje o projektu, dok vi do tih informacija naj eš e dolazite kada je vaš projekat ve priveden kraju (na primer, sažetak ete mo i napisati tek kada ste završili ceo projekat). Isto tako, donosioca odluke pre zanima šta vi želite da promenite u svom okruženju (vaši ciljevi) i kasnije želi da se upozna sa razlozima i problemima, dok vi do rešenja možete da do ete tek kada ste u potpunosti analizirali situaciju u vašem okruženju, ispitali probleme, pribavili neophodne informacije, ustanovili klju ne ciljne grupe. Smatramo da je važno da ovo imate na umu, jer vam se ina e može u initi da

22

projekat pišete ’’unatrag”, što naravno nije slu aj. Vi vaš projekat stavljate u okvir koji je potreban da bi donosioci odluka imali sve relevantne informacije u formatu koji je njima zna ajan, a vi ve inu tih informacija ionako imate spremne i pre nego što ste po eli da popunjavate formular. Isti taj okvir vam prakti no nudi i matrica logi kog okvira2, ali u veoma skra enom obliku. Nekima od vas e biti lakše da najpre formuliše ciljeve, rezultate i pretpostavke prema zahtevu iz matrice, i potom da elaborirate vaš projekat u detalje po zahtevima iz formulara. Neki od vas e krenuti od formulara, i kopira e delove u matricu. Oba pristupa su sasvim legitimna, vi se odlu ite za onaj koji vama više odgovara. Naše iskustvo je da se projekat piše uz stalno pore enje i korekciju informacija, kako u formularu, tako i u matrici logi kog okvira odnosno u budžetu. Pa, da krenemo! 4.1. KONCEPT PROJEKTA Od podnosioca projekta se o ekuje da na maksimum 4 strane ’’sažme’’ ceo projekat, osnovne ideje i koncepte, planirane aktivnosti i rezultate, kao i prethodna iskustva svoje organizacije. Koncept projekta je najlakse uraditi na kraju, kada razvijete ceo projekat i detalje planiranih aktivnosti, rezultata. Tek u tom trenutku možete odabrati koje su to najvažnije informacije koje želite da predstavite evaluatorima u ovom delu i na najbolji na in predstavite svoju projektnu ideju. Naravno, mogu je i druga iji pristup (preporu ljiv samo za one iskusnije): da prvo pripremite koncept, i na osnovu toga razvijate projekat (u tom slu aju ne zaboravite da unesete izmene u koncept u skladu sa finalnom verzijom projekta). Nezavisno od sistema pripreme koncepta, potrebno je da imate u vidu slede e:

(1) Projekat koji ste podneli e biti prvo evaluiran na osnovu koncepta. Tek pošto evaluatori odobre koncept, vaš projekat e biti evaluiran u celini. (2) Koncept treba da bude napisan na maksimum 4 strane – u suprotnom, koncept e biti automatski isklju en iz dalje evaluacije.

Koncept projekta sadrži slede e delove3: Relevantnost – analiza problema (opšti kontekst i specifi ni problemi), opis ciljnih grupa i

krajnjih korisnika, povezanost predloga projekta sa potrebama ciljnih grupa Opis aktivnosti i njihovog uticaja – opis opšteg cilja, aktivnosti i rezultata; uloge partnera na

realizaciji projekta, uloga drugih aktera Održivost aktivnosti – analiza rizika, preduslovi, informacije o održivosti aktivnosti i/ili

rezultata na razli itim nivoima Uz koncept projekta popunjavate i listu za proveru (informacije o podnosiocu projketa, partnerima, trajanju i lokaciji aktivnosti) i Deklaraciju podnosioca projekta uz koncept. 4.2. FORMULAR ZA PODNOŠENJE PROJEKTA

4.2.1. OPIS PROJEKTA 4.2.1.1. NAZIV PROJEKTA (1.1. TITLE) Naziv projekta treba da bude kratak i jasan (od 5 do 10 re i). Naziv treba da odražava smisao projekta, da ukazuje na to o emu se u projektu radi, i da bude lak za pam enje. Najbolje je da se naziv kreira nakon što smo isplanirali ceo projekat, kada imate jasnu sliku šta je suština vašeg projekta.

2 O matrici logi kog okvira bi e više re i kasnije, u poglavlju VI 3 U skladu sa PRAG-om, jun 2007.

23

4.2.1.2. LOKACIJA (1.2. LOCATION(S))

Treba navesti sve lokacije na kojima e se projekat odvijati, odnosno projektne aktivnosti. Ovo ezavisiti, naravno, i od zahteva samog konkursa. Tako, na primer, ako se vaš projekat odvija u više opština, naveš ete sve te opštine, ako se odvija u više regiona, naveš ete regione.

U programu Exchange su lokacije bile unapred zadate, tako što se aktivnosti mogu odvijati samo u Srbiji ili u Srbiji i u jednoj od zemalja Evropske unije. Na primer: Srbija / Opština XY Nema ka / Opština Dresden (ukoliko je poznat EU partner) ili samo EU

4.2.1.3. IZNOS KOJI SE POTRAŽUJE OD EVROPSKE AGENCIJE ZA REKONSTRUKCIJU (1.3. AMOUNT REQUESTED FROM THE EAR)

Sledi tabela u koju unosite finansijske pokazatelje vašeg projekta. U prvoj koloni se upisuju ukupni troškovi projekta, u drugoj koloni koliko tražite od EAR-a, a u tre oj koloni procentualni iznos sredstava koji tražite od EAR-a (u odnosu na ukupne troškove projekta).

Ukupni troškovi projekta Iznos koji se potražuje od Evropske agencije za

rekonstrukciju

% ukupnih troškova projekta (maksimum 90% ukupnih

troškova projekta)

78.050,00 EUR 65.050,00 EUR 83,4 %

Imaju i u vidu da su vam ove informacije poznate tek na kraju kada je vaš projekat napisan i kada su vam poznati svi troškovi, te i vaš mogu i doprinos, to je naša preporuka da ovu tabelu popunjavate na kraju (iako se nalazi na samom po etku formulara).

Vodite ra una i o slede em: Prvi iznos u tabeli ozna ava vaše ukupne troškove (ili ukupnu vrednost projekta) i da taj iznos ne

može da bude u suprotnosti sa instrukcijom datom u ta ki 1.3. Smernica (Finansijske pojedinosti ovog konkursa) koja govori o minimalnoj i maksimalnoj vrednosti za koju možete da konkurišete

Drugi iznos predstavlja iznos koji tražite od EAR. Taj iznos predstavlja razliku izme u ukupnih troškova projekta i sopstvenog u eš a

Procenat koji tražite od EAR prikazujete u tre oj koloni, koji konkretno za Exchange program ne sme da pre e 90% od ukupnih troškova projekta (u nedavno objavljenim konkursima ovaj procenat je smanjen na maksimum 80% od ukupnih troškova projekta)

Posebno vodite ra una da ovi iznosi moraju biti identi ni sa iznosima koje ste naveli u tabeli budžeta (na ovo skre emo pažnju zato što se esto doga a da se izvrše neke izmene u budžetu, i da se previdi da se te izmene moraju uneti i u formular projekta).

4.2.1.4. KRATAK SADRŽAJ PROJEKTA (1.4. SUMMARY)

Tabelu popunite tek nakon što je napisan projekat, jer tek tada možete ukratko da predstavite sve tražene segmente:

(a) Dužina trajanja projekta (b) Cilj(evi) projekta (opšti i posebni) (c) Partneri(d) Ciljne grupe(e) Krajnji korisnici (f) Rezultati(g) Osnovne aktivnosti

Ne zaboravite da sve informacije treba da predstavite na maksimalno jednoj strani.

24

4.2.1.5. CILJEVI PROJEKTA (1.5. OBJECTIVES) U ovoj sekciji na maksimalno jednoj strani treba formulisati opšti i posebne ciljeve. Opšti cilj projekta (overall objective) objašnjava zašto je projekat važan celom društvu. Opštim ciljem se definiše koju stratešku, reformsku ili poželjnu društvenu promenu podržava projekat, u smislu dugoro ne dobrobiti za krajnje korisnike. Tako e, pomaže da se shvati kako se projekat uklapa u ostvarenje vrednosti, principa, politika i programa Evropske unije. Opšti cilj se ne doseže realizacijom jednog projekta, ve je on rezultat uspešnog sprovo enja ve eg broja individualnih projekata. Prilikom formulacije vaših ciljeva (i ostalih nivoa promena koje želite da ostvarite realizacijom vašeg projekta), poželjno je da koristite uobi ajene termine koji vam pomažu da jasno izrazite ono što želite da ostvarite. Ovo je posebno korisno, imaju i u vidu da se vaši ciljevi i rezultati moraju na i i u Matrici logi kog okvira. Tako e, podsetite se klju nih re i (izraza), koji su vam ponu eni na samom po etku Uputstva za pisanje Smernica, koji su vas ve pomalo uveli u standardnu terminologiju. Dakle, prilikom formulacije opšteg cilja, najbolje je da kao klju nu re koja govori o promeni koju želite da ostvarite, koristite izraz ’’doprineti’’ (contribute).

Primeri opštih ciljeva sa seminara koji su za predstavnike opština organizovani u okviru programa Exchange: Doprinos približavanju i primeni standarda EU za ekonomski razvoj opštine

Doprinos primeni standarda i iskustava EU u zaštiti životne sredine na teritoriji opštine Z

Doprinos primeni standarda EU u funkcionisanju organa lokalne samouprave opštine X

Doprinos izgradnji transparentne, efikasne i odgovorne opštinske uprave prema standardima EU

Doprinos modernizaciji rada službi Uprave u skladu sa standardima EU

Specifi ni (posebni) ciljevi projekta (neki koriste još i termin svrha projekta, a na engleskom se koriste termini specific objective/s) objašnjavaju ukupnu pozitivnu promenu u odnosu na glavnu ciljnu grupu. Specifi ni cilj projekta predstavlja konkretan cilj projekta koji se može ostvariti u okviru vremena predvi enog za trajanje projekta i sa raspoloživim ljudskim i materijalnim kapacitetima. Obi no se formuliše i kao o ekivana promena ponašanja ciljnih grupa i institucija. Dakle, promena do koje želite da do ete i koju formulišete kroz specifi an cilj (ili ciljeve), je ono što vi kao podnosilac ne možete da garantujete, ali težite da ostvarite.

Primeri posebnih ciljeva sa seminara koji su za predstavnike opština organizovani u okviru programa Exchange: Poboljšanje usluga opštinskih službi gra anima osnivanjem “Centra za informisanje” i kroz

obuku službenika

Pove anje u eš a gra ana u procesima donošenja odluka uspostavljanjem saradnje sa NVO

Poboljšanje kvaliteta rada službenika lokalne samouprave kroz edukaciju

Razvijanje modernih saznanja, kapaciteta i iskustva u oblasti komunalnih usluga i održavanja stambenog prostora putem edukacije, razmene znanja zaposlenih u opštini X sa ekspertima iz opština EU

Poboljšanje usluga opštinskih službi gra anima kroz uvo enje informati ke opreme i softvera i kroz obuku službenika

Pove anje znanja o separaciji i reciklaži otpada tima za izgradnju regionalne deponije razmenom znanja i iskustava sa stru njacima iz zemlje EU

25

Efikasniji i kvalitetniji rad službi u okviru opštinske uprave kroz uvo enje GISa i edukaciju sa stru njacima iz EU

Pove anje nivoa znanja službenika edukacijom opštinske uprave o aero zaga enju uz pomo partnera iz EU

Specifi an (poseban) cilj koji navodite u vašem predlogu projekta, ukazuje na problem kojim se želite baviti, odnosno koji o ekujete da rešite. Na primer, ako je problem loš rad opštinskih službi i informisanost gra ana, onda je vaš poseban cilj: ’’poboljšanje usluga opštinskih službi prema gra anima osnivanjem „Centra za informisanje“ i kroz obuku službenika’’. A kao što ste ve primetili, prilikom formulacije specifi nog cilja projekta, najbolje je koristiti klju ne re i koje ukazuju na dugoro nu korist za ciljnu grupu, na primer pove an/poboljšan/smanjen. Vrlo esto se, pored promene i ciljne grupe, navodi i kako e se do i do promene (’’uvo enjem Centra za informisanje’’, ’’kroz obuku službenika lokalne samouprave uz pomo stru njaka iz EU’’). Ina e, probleme koje želite da rešite opisujete u poglavlju 1.6. (c), kada objašnjavate potrebe ciljnih grupa, i tu se mora videti jasna veza izme u opisanog problema i rešenja koje, kroz formulaciju specifi nog cilja, nudite. Iako je teško generalizovati, vaš projekat ne bi trebalo da ima više od 2-3 opšta cilja (idealno je ukoliko možete sve da uopštite na jedan) i ne više od 5-6 specifi nih ciljeva (ovde govorimo o tzv. soft projektima ije trajanje je naj eš e limitirano na 12-15 meseci i koji ne uklju uju infrastrukturne radove). Još jedna napomena važna u ovoj fazi pisanja vašeg projekta: naime, navo enjem razli itih nivoa ciljeva, vi prakti no po injete da slažete i vašu matricu logi kog okvira, tako što e formulisani opšti i specifi ni ciljevi (kasnije i rezultati i aktivnosti) biti navedeni u matrici logi kog okvira (Aneks D), na identi an na in kao i u tekstu formulara – tu ne sme da bude razlike. 4.2.1.6. OPRAVDANOST PROJEKTA (1.6. RELEVANCE OF THE ACTION) Ovaj odeljak ima posebnu težinu, jer na ovom mestu ’’ube ujete’’ donosioca odluke da je vaš projekat u skladu sa ciljevima konkursa, a istovremeno da se zasniva na uo enim problemima i potrebama specifi nih ciljnih grupa, te da ponu ene aktivnosti vode ka rešavanju uo enih problema. Potrebno je dati odgovore na svako od navedenih pitanja iz formulara, na maksimalno 3 strane, tako da ne štedite na informacijama! A. Kako se Vaš projekat uklapa u osnovne ciljeve i prioritete konkretnog programa? Pro itajte ponovo odeljak 1.2. u Smernicama i u skladu sa ciljevima konkretnog programa obrazložite vaš projekat, koriste i iste klju ne re i. Proverite u kojoj meri se projekat uklapa u postavljene prioritete i jednu ili više tematskih oblasti konkursa! Svedeni primer programa EXCHANGE: Opština N planira da razvije strateški plan razvoja opštine kao preduslov za dalji koordiniran i strateški orjentisan razvoj opštine... Pokazalo se da je rad lokalnih samouprava koje imaju strateške planove efikasniji, bolje odgovara na potrebe gra ana.... Opština N planira da prilikom razvoja strateškog plana koristi metodologiju i dobra iskustva EU zemalja, uklju uju i i prilago avanje postoje e pravne normative (odluke koje se donose na opštinskom nivou) EU standardima.... Na taj na in opština N e uvesti EU standarde u oblasti planiranja u svoj rad. Više informacija, kao i primere odobrenih projekta možete prona i na sajtu programa Exchange, (www.exchange.org.yu) U evaluacionom upitniku(sekcija 2, pitanje 2.1.) se za ovaj odeljak ocena 5 (veoma dobro) može dobiti samo: (a) ako se projekat uklapa u barem jednu tematsku oblast

26

(b) ako projekat sadrži dodatne vrednosti, poput promocije rodne ravnopravnosti B. Problemi i mogu e prepreke za realizaciju projekta Ovaj segment opravdanosti projekta je od klju ne važnosti za vaš projekat – neophodno je da opišete detaljno situaciju (u vezi sa opštim ciljevima i prioritetima programa), po ev od šireg društvenog konteksta pa do specifi nog stanja u vašoj opštini. Za potrebe programa EXCHANGE (mada se ovo može primeniti i kao opšte pravilo), sugeriše se da date pregled stanja u vašoj opštini (tzv. lokalni kontekst) u jednom pasusu. Zatim, opišite specifi ni problem u vezi sa kojim vi planirate vaš projekat (do 2-3 pasusa):

(1) Primer 1: ako želite da osnujete Info Centar, u opisu specifi nih problema koncentrisa ete se na situaciju u oblasti informisanja gra ana, na koji na in trenutno pružate usluge.

(2) Primer 2: ako je cilj projekta donošenje strategije u odre enoj oblasti, opisa ete na koji na in je oblast trenutno ure ena (postavljate osnovu da u narednom koraku navedete kako ete oblast unaprediti donošenjem strategije).

Posebno naglašavamo da potrebe treba da su u direktnoj vezi sa postavljenim ciljevima, ciljnim grupama i aktivnostima projekta. Ovaj deo mora sadržavati relevantne i ta ne informacije, odnosno detaljno objašnjenje situacije koju vi vašim projektom nudite da rešite. Pitanja iz evaluacionog upitnika (sekcija 2, pitanje 2.2.): 1. U kojoj meri projekat zadovoljava potrebe i uzima u obzir ograni enja koja postoje u ciljnoj zemlji ili regionu? (uklju uju i i originalnost projekta – izbegavanje kopiranja ili poklapanja sa drugim projektima EU.). C. Ciljne grupe i procenjen broj direktnih i indirektnih korisnika Ciljne grupe: grupe ili pojedinci na koje e projekat imati uticaja na nivou specifi nih ciljeva. To mogu biti nezaposleni, marginalizovane grupe stanovništva (žene, stari, osobe sa invaliditetom, mladi, etni ke manjine): (1) Direktni korisnici: grupe koje direktno u estvuju u realizaciji konkretnih aktivnosti i na koje se odnose neposredni rezultati projekta. U okrivu programa EXCHANGE to su bili zaposleni OU koji su u estvovali u obukama, studijskim posetama, radnim grupama, i sl. (2) Indirektni korisnici: lanovi vaše organizacije koji nisu direktno uklju eni u aktivnosti, ali e imati koristi od realizacije projekta (npr. unapre enje sistema rada i znanja kroz saradnju sa osobama oje su prošle obuku, podizanje profesionalnog nivoa u organizaciji itd.), lanovi šire zajednice. Na primeru programa EXCHANGE: ostale kolege iz lokalne samouprave, zainteresovane grupa i gra ani opštine koji ne u estvuju direktno u projektu.

Primeri opisa ciljnih grupa: (1) Direktni korisnici: preko 100 ljudi koji e biti direktno uklju eni u obuke i proces strateškog planiranja: zvani nici i zaposleni u opštini, lanovi Direkcije za urbanizam i izgradnju, preduzetnici i privrednici i predstavnici gra anskog društva (NVO, kulturnih i sportskih institucija, omladine i medija). (2) Indirektni korisnici: svi gra ani opštine N – njih 57.749 (prema popisu iz 2002.)

Uvek navedite broj direktnih i indirektnih korisnika! D. Razlozi za odabir ciljnih grupa i aktivnosti Obrazložiti zašto su ’’baš te’’ ciljne grupe pokrivene ’’baš tim’’ aktivnostima projekta. “Ove ciljne grupe su odabrane jer e se opštinski strateški plan sastojati od 4 glavne teme: razvoj lokalne vlasti, unapre enje infrastrukture, razvoj gra anskog društva i ekonomskog razvoja. Navedene ciljne grupe su glavne zainteresovane grupe i radi e na kreiranju strateškog plana kroz nekoliko radnih grupa, koordiniranih od strane Opštinske komisije za ekonomski razvoj.”

27

Pitanja iz evaluacionog upitnika za podsekcije c i d (sekcija 2, pitanje 2.3): Koliko su jasno definisani i strateški odabrani oni koji su vezani za projekat (posrednici, krajnji korisnici, ciljne grupe)? E. Povezanost projekta sa ciljnim grupama (relevance) Ovde treba obrazložiti zašto je projekat relevantan za ciljne grupe tj. kako e one imati koristi od projekta. Ovaj segment treba povezati sa specifi nim problemima koje želite da rešite realizacijom projekta i objasniti zašto je potrebno uklju iti pojedine grupe korisnika kako bi ovi problemi bili uspešno rešeni. Svedeni primer iz programa EXCHANGE: Problem: nepostojanje strateškog plana kao osnova planiranja i razvoja opštine... Direktni korisnici: predstavnici lokalne samuprave, privatnog i nevladinog sektora koji (a)treba da budu obu eni za pripremu plana i (b)kao nosioci razvoja opštine treba da budu uklju eni u pripremu plana... Projektom e biti unapre eni kapaciteti za dalje planiranje i razvijen strateški plan... Pitanja iz evaluacionog upitnika (sekcija 2, pitanje 2.3): Da li su potrebe ciljne grupe i krajnjih korisnika jasno definisane i da li im projekat prilazi na pravi na in? Napomena: u modelu Smernica grupa pitanja pod 2.3. je objedinjena i svako od podpitanja (sive celine nosi po 5 bodova), U okviru konkretnih poziva, pojedini programi mogu razdvojiti ova pitanja u dva zasebna (23. i 2.4, svako nosi po 5 bodova) ili na drugi na in reorganizovati pitanja. 4.2.1.7. DETALJAN OPIS AKTIVNOSTI I REZULTATA (1.7. DETAILED DESCRIPTION OF ACTIVITIES AND ITS EFFECTIVENESS) Prema poslednjoj verziji PRAG-a (jun 2007) može da sadrži maksimalno 14 strana i sastoji se iz 3 dela: (1) Opis opšte svrhe koja se želi posti i realizacijom projekta (maksimum 1 strana) (2) Opis rezultata (maksimum 4 strane) (3) Opis aktivnosti (maksimum 9 strana) (1) Opis rezultata i drugih produkata (outputs) U okvitu ove sekcije opisujete:

Rezultate Uticaj na ciljne grupe Publikacije i ostale proizvode Mogu nost ponavljanja

(1.1) Rezultati Predstavljaju konkretne koristi, proizvodi, usluge koji nastaju kao posledice uspešno izvedenih aktivnosti. Rezultati se garantuju projektom, odnosno rukovodstvo projekta se smatra odgovornim za ostvarenje rezultata. Razlika izme u rezultata i specifi nog cilja projekta je u tome da li jeste ili nije u mo i rukovodstva projekta da ih garantuje, pod uslovom da su obezbe eni potrebni resursi. Primer: • Projekat može da garantuje da e se pripremiti Strateški plan opštine za ekonomski razvoj. • Projekat ne može da garantuje da e se proizvodnja u malim i srednjim preduze ima pove ati u toku 2006 sa x% na y%. Da biste uspešno razlikovali rezultate od aktivnosti, najjednostavnije je re i da rezultati odgovaraju na pitanje šta želimo da postignemo, dok aktivnosti odgovaraju na pitanje kako emo to posti i. Na primeru programa EXCHANGE, ako je naš o ekivani rezultat da 20 zaposlenih u lokalnoj samoupravi bude obu eno da bolje pruža usluge gra anima, onda su verovatno aktivnosti koje su do toga dovele bile ’’organizovati obuku za 20 zaposlenih’’, koja podrazumeva i najavu programa, izbor u esnika,

28

konkretnu obuku, pripremu materijala za rad, zatim ’’studijska poseta kolegama iz lokalne samouprave zemlje EU’’ (koja opet može da se ’’razbije’’ na još detaljnije podaktivnosti). Kako formulisati o ekivane rezultate? Najbolje je da koristite re enice u prošlom vremenu, koje govore kao da je nešto obavljeno i postignuto, na primer:

Strateški plan za ekonomski razvoj opštine je pripremljen, usvojen i zapo eta je njegova realizacija

Osnovan je LED centar Pove an nivo znanja kod 15 radnika opštine Pove an menadžerski kapacitet zaposlenih Gra ani bolje informisani o radu lokalne samouprave

Jedan rezultat nije dovoljan – treba ih imati više, i svi treba da vode ka ostvarenju specifi nog cilja. Rezultati moraju biti ostvarivi kratkoro no, u toku realizacije projekta (odnosno do završetka projekta), jer je za njihovo ostvarenje odgovorno rukovodstvo projekta. O ekivani uticaj projekta na ciljne grupe: (a) Trenutne situacije ciljnih grupa -npr. obukom e biti unapre en sistem rada, nove veštine e biti koriš ene u..., šira javnost e biti informisana o... (b) Tehni kih i upravlja kih kapaciteta ciljnih grupa - Napominjemo da se izraz „tehni ki“ kapaciteti ne odnosi na infrastrukturu, nego na znanje, veštine, odnosno ekspertizu. (1.2.) Publikacije i drugi produkti (outputs) Na najviše jednoj strani navedite publikacije i druge produkte projekta, odre uju i ih i koli inski ukoliko je to mogu e. ’’Outputs’’ su konkretni (merljivi) produkti i usluge projekta, na primer broj izdatih knjiga organizovanih poseta, održanih trening dana, obu enih ljudi, održanih konferencija za medije, štampanih materijala (brošura, postera, publikacija), postavljanje WEB stranice, itd. Preko pripremljenih publikacija šira populacija e biti upoznata sa rezultatima vašeg pojekta (indirektni korisnici u vašoj sredini, ali i stru na javnost, srodne organizacije, isl.). (1.3.) Mogu nosti ponavljanja Na najviše jednoj strani opisati mogu nosti multiplikovanja, ponavljanja i produžavanja projekta ili proširenja njegovog dejstva na druga polja rada i saradnje. Primeri: nove opštine, nove ciljne grupe, novi donatori koji e omogu iti nastavak aktivnosti, mobilizacija lokalnih resursa itd. Pitanja iz evaluacionog upitnika (sekcija 4, pitanja 4.1. i 4.2.): Da li e aktivnosti predvi ene projektom imati konkretan uticaj na ciljne grupe? Da li e projekat imati višestruki uticaj? (Uklju uju i mogu nost multiplikovanja i produžavanja rezultata aktivnosti kao i daljeg prenošenja pozitivnih iskustava) (2.1.) Opis aktivnosti Navesti hronološki sve aktivnosti koje e se realizovati u okviru projekta, i svaku opisati sa jednim ili dva pasusa u kojim e se navesti podaktivnosti, koje e ciljne grupe biti obuhva ene, kako e se realizovati, šta e biti uloga svakog od partnera. Aktivnosti se obi no formulišu pomo u glagola koji ozna ava neku akciju, na primer: pripremiti, dizajnirati, konstruisati, istražiti, odštampati, posetiti, obu iti... ili pomo u imenice koja ozna ava akciju, na primer: obuka predstavnika lokalne samouprave, izrada i štampa publikacije, poseta lokalnoj samoupravi u zemlji EU... Aktivnosti treba da budu što detaljnije i iscrpnije opisane, maksimalno na 9 strana ali ne manje od 5 strana teksta.

29

Obavezno ozna iti svaku aktivnost nekom oznakom, rednim brojem, nazivom, jer to olakšava itanje i razumevanje teksta projekta, na primer: Aktivnost 1. Tehni ka i administrativna priprema za realizaciju projekta. Tako e, tako se lakše uspostavlja veza sa odgovaraju im rezultatima, jer svaka od aktivnosti treba da vodi ka ostvarenju nekog od rezultata. Pored opisa svake aktivnosti navedite i organizaciju koja je odgovorna za sprovo enje konkretne aktivnosti – npr. nosilac projekta, partner 1, lokalni ekspert. Vodite ra una da e se iste aktivnosti ponoviti u: Planu aktivnosti (odeljak 1.9), Matrici logi kog okvira i u Budžetu. Pitanja iz evaluacionog upitnika (sekcija 3, pitanja 3.1. i 3.3.): Da li su aktivnosti koje su planirane u projektu odgovaraju e, prakti ne i dosledne ciljevima i o ekivanim rezultatima? Da li je u eš e svakog od partnera na realizaciji aktivnosti odgovaraju e? 4.2.1.8. METODOLOGIJA (1.8. METHODOLOGY) Na najviše 4 stranice detaljno opisati metodologiju vašeg projekta, odgovaraju i na pitanja pod ovom ta kom. (a) Metode realizacije Opisuju se koriš ene metode, tehnike i na in rada, nabrajaju se sve vrste aktivnosti, koriš ena znanja i veštine, ko e raditi, kako, šta i gde. Ovaj odeljak je sli an kao i 1.7, ali se ovde rezimiraju metode.

Primeri za metode: • Istraživanje, analiza, definisanje problema • Transfer dobre prakse, znanja i iskustva • Studijsko putovanje • Obuka (trening) • Medijska kampanja • Modernizacija sistema informisanja • Anketa • Saradnja sa NVO

Napomena: u predlogu projekta potrebno dati kra i opis svake od nevedenih metoda u konkretnoj fazi realizacije projekta. (b) Razlozi za predloženu metodologiju Ovo je povezano sa opisom konteksta, ciljne grupe i ciljeva. Naglasiti doprinos ostvarenju programa, iskustvo sli nih sredina, prilago enost ciljnoj grupi i resursima organizacije (znanje, veštine, oprema, prostor,..). Raspoloživa finansijska sredstva i vreme tako e uti u na izbor metodologije. (c) Da li je projekat povezan sa prethodno realizovanim projektima (ukoliko postoji takva veza) i na koji na in Opisati srodne projekte i aktivnosti ije e se iskustvo koristiti pri realizaciji ovog projekta. Sli nosti i veze tražiti kod svih elemenata projekta: ciljne grupe, korisnika, lokacije projekta, donatora projekta, tematske oblasti, standarda rada, partnera itd. Cilj ovog odeljka je izgradnja kredibiliteta - ovde su zna ajne reference svih u esnika u projektu (partnera, saradnika, stranih eksperata). Ukoliko je predložen projekat deo ve programske celine ili strategije, ukratko opišite na koji na in e projekat doprineti realizaciji celokupnog programa. Tako e navedite ostale izvore finansiranja, posebno ukoliko je deo programa ve finansiran iz budžeta Evropske komisije.

30

(d) Procedure za evaluaciju Evaluacija je (pr)ocena uspešnosti projekta, odnosno ocena o tome da li smo i kako ostvarili planirane ciljeve projekta. Može se odnositi na efikasnost (da li smo na najbolji na in koristili resurse u odnosu na o ekivane rezultate); uspešnost (da li su ostvareni rezultati doveli do o ekivanih ciljeva – da li smo ostvarili ono što smo želeli?); uticaj (da li je kao posledica projekta došlo do dugoro nih promena na nivou pojedinaca, zajednice, institucija, društva u celini?); relevantnost (u kojoj meri su projektni ciljevi u skladu sa prioritetima i programima najvažnijih zainteresovanih grupa?); održivost (u kojoj meri e se promene do kojih je projekat doveo dugoro no nastaviti?) Evaluaciju mogu da sprovode nezavisni stru njaci (eksterna evaluacija) angažovani da ocene uspeh vašeg projekta (u tom slu aju bi se ova aktivnost pojavila i kao budžetska stavka, odnosno kao nov ani iznos u vašem budžetu), i kao interna evaluacija (koju sprovodite vi sami, odnosno tim angažovan na realizaciji projekta). Da biste uopšte mogli sprovoditi evaluaciju, potrebno je da ve tokom pisanja projekta definišete vaš plan evaluacije, odnosno da unapred odredite kako ete pratiti i ocenjivati uspeh vašeg projekta. Plan evaluacije projekta odgovara na 7 pitanja:

1. Ko? e raditi evaluaciju (interni, eksterni evaluatori), odnosno konkretno osobe angažovane na projektu (uži projektni tim, ili širi projektni tim, ili upravni odbor organizacije koja realizuje projekat)

2. Kada? (periodi no, mese no, na kraju projekta). Eksterna evaluacija se naj eš e radi 1-2 puta tokom realizacije projekta (na polovini i na kraju realizacije), dok internu evaluaciju možete organizovati na nedeljnom, dvonedeljnom ili mese nom nivou.

3. Šta se ocenjuje/evaluira? (efikasnost, uspešnost, uticaj, relevantnost,...) 4. Šta e se pratiti i ocenjivati - koji su indikatori projektnih ciljeva i koja su sredstva provere

indikatora – direktna veza sa kolonom 2 i 3 matrice logi kog okvira), 5. Kako? (koje e se metode koristiti), 6. Za koga? (ko e koristiti rezultate evaluacije) 7. Zašto? Kako e se koristiti rezultati evaluacije?

Prilikom pisanja projekta i izrade plana evaluacije, morate imati jasnu sliku o tome koje sve informacije treba da prikupljate tokom realizacije projekta, da biste mogli redovno pratiti njegov napredak, odnosno da biste provodili ’’monitoring’’ (pra enje) projekta. Za monitoring je zadužen donator ili tim za podršku odre enog programa. Cilj monitoringa je da se redovno prati realizacija projektnih aktivnosti i predlože eventualne korektivne aktivnosti kada se ustanovi ve e ili uticajnije odstupanje od plana rada. (e) Nivo uklju enosti i aktivnosti drugih organizacija (partnera i drugih) u projekat Na osnovu plana aktivnosti i prethodnih odgovora opisuje se stepen uklju enosti partnerskih organizacija iz zemlje i inostranstva. Poželjno je da partneri budu uklju eni u sve faze projekta, po ev od planiranja i pripreme projekta. Opisati na in me usobne komunikacije, u estalost, na in donošenja odluka, odgovornost i ovlaš enja partnera za pojedine aktivnosti, na in koriš enja resursa i pristup resursima itd... (f) Razlozi za predloženu ulogu svakog partnera Osvrnuti se na snage i kapacitete partnera, njihove resurse, iskustva, znanja, veštine... Postoji li nešto što povezuje partnere (geografija, istorija, kultura, tradicija, sli no iskustvo, potrebe...) Po emu su partneri jedinstveni i specifi ni? Pitanja iz evaluacionog upitnika (sekcija 3, pitanje 3.3.) : (1) Da li su u eš e partnera i njegovo angažovanje u realizaciji projekta dobro odmereni? NAPOMENA: Ukoliko nemate formalnih partnera, dobi ete najmanju ocenu, 1

31

(g) Tim koji se predlaže za realizaciju projekta (po funkcijama: nema potrebe navoditi imena)Tim bi trebao da ima izme u 3 i 5 lana. To je stalna ekipa koja je angažovana na projektu i koja je odgovorna za ostvarenje projektnih rezultata. Funkcije u timu mogu biti (navodimo samo kao primer, ne i kao obavezni sastav): koordinator projekta, asistent na projektu, saradnik za administraciju (administrative officer) i saradnika za finansije (finance officer). Opisati ukratko ulogu svakog lanatima.

(h) Sredstva za realizaciju projekta (oprema i drugi kapaciteti) Navedite ukratko koja vam je oprema potrebna, i nazna ite koji su to kapaciteti sa kojima vaša organizacija ve raspolaže (npr. deo ili cela oprema, sale za obuku i sl.)

(i) Stav šire zajednice prema predloženim aktivnostima i planiranu saradnju sa drugim sli nim inicijativama Navedite ukoliko je pripremi predloga projekta prethodilo neko istraživanje, anketa ili se vaš projektni dokument oslanja na ve usvojenu strategiju razvoja kapaciteta zajednice / organizacije. Tako e, proverite da li u vašoj okolini postoje sli ne