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UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANAFACULTAD DE ECONOMIA Y ADMINISTRACIONPROGRAMA ADMINISTRACION DE EMPRESASAUDITORIA ADMINISTRATIVA Y DE GESTION

AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y DE GESTIONREGISTRADURIA ESPECIAL DE NEIVAVIGENCIA 2008 – 1

ARCHIVO CORRIENTE DE EJCUCION – ACE

ACE0 INDICEACEG2 OBJETIVOS, CRITERIOS, RIESGOS INHERENTES, LINEA AUDITORIA DE GESTIONACER4 OBJETIVOS, CRITERIOS, RIESGOS INHERENTES, LINEA AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOSACEA6 OBJETIVOS, CRITERIOS, RIESGOS INHERENTES, LINEA AUDITORIA ACTIVIDADES DE CONTROL.ACEG8 DESARROLLO PROCEDIMIENTOS LINEA AUDITORIA DE GESTIONACER10 DESARROLLO PROCEDIMIENTOS LINEA AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOSACEA12 DESARROLLO PROCEDIMIENTOS LINEA AUDITORIA ACTIVIDADES DE CONTROL


PROGRAMA DE AUDITORIA GESTION

ENTIDAD AUDITADA: REGISTRADURIA ESPECIAL DE NEIVAFECHA:

OBJETIVOS

Determinar si el recurso humano con el que se cuenta esta lo suficientemente capacitado para desempeñar las labores para las cuales ha sido designada.

Establecer si los recursos físicos y tecnológicos con los que se cuentan son adecuados y suficientes para el logro de los objetivos y metas trazadas.

CRITERIOS DE AUDITORIA

El personal designado para cada área, debe tener un conocimiento amplio acerca de sus funciones, por tal motivo debe existir una capacitación previa y un análisis de los conocimientos en el área con el fin de mejorar el rendimiento de cada una de estas.

En el entorno cambiante en el que se vive actualmente, todas las entidades deben contar con un buen recurso tecnológico, a fin de no perder espacios frente a la competencia, a demás el aprovechamiento de los espacios y su distribución, hacen que los procesos sean mas eficientes, y eficaces por medio del ahorro de tiempo, menor cantidad de desperdicios y aprovechamiento del recurso.

RIESGOS INHERENTES


La falta de personal calificado para el desempeño de tareas dentro de la institución, puede traer consigo una baja eficiencia en el funcionamiento de esta.

Al no contar con un recurso tecnológico moderno la entidad puede incurrir en retrasos y cuellos de botella en la prestación del servicio.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

1. Determinar las funciones específicas de cada puesto de trabajo

2. Verificar a través de la aplicación de entrevistas si el personal que ocupa cada cargo esta capacitado para cumplir con las tareas asignadas.

3. Verificar mediante observación si la entidad cuenta con un recurso tecnológico idóneo.

PROGRAMA DE RECURSOS HUMANOS



OBJETIVOS:

Determinar el ambiente de trabajo dentro de la organización.

Establecer si existen planes de estímulos por el cumplimiento de metas propuestas.

Determinar la eficacia de los planes de capacitación que se brindan al personal

Observar si hay espacios para la integración y si se tienen en cuenta las opiniones del trabajador dentro de la institución.


Las teorías humanísticas planteadas por Elton Mayo, Maslow, Mc. Clelland, han sido de gran ayuda en el desarrollo de las entidades ya que permiten determinar la importancia de las actividades de incentivos y capacitación del personal dentro de la organización.

El éxito de cualquier organización esta determinado en gran parte por la buena administración de su recurso humano.

RIESGOS INHERENTES

La falta de personal motivado, y sin capacitación puede traer consigo una baja en la productividad de la organización.

La falta de espacios para la integración de los empleados puede ocasionar bajos rendimientos en las funciones.

PROCEMIENTOS DE AUDITORIA

1. Solicitar los planes de estimulo por cumplimiento de metas


2. Aplicar instrumentos a los empleados con el fin de conocer el nivel se satisfacción a sus necesidades dentro de la entidad.

3. Verificar si se tiene en cuenta al empleado para la toma de decisiones a través de la aplicación de entrevistas.

PROGRAMA DE AUDITORIA DE ACTIVIDADES DE CONTROL



OBJETIVOS:

Determinar la existencia de procedimientos debidamente adoptados por la entidad para el desarrollo de las actividades misionales y de apoyo.

Establecer si la entidad ha diseñado planes tendientes a lograr el mejoramiento continuo de cada uno de los procesos que se llevan a cabo.

Comprobar la existencia de una manual de funciones en la entidad.


El área misional de la empresa debe ser sólida y eficiente en cuanto al aprovechamiento de recursos.

La existencia de manuales de funciones en las entidades hace más fácil el cumplimiento de las metas trazadas.

El mejoramiento continuo en los procesos que se llevan a cabo en las entidades debe de ser una política que se deben implementar de manera eficaz.

RIESGOS INHERENTES

Cuando no existen manuales de funciones en las entidades se puede incurrir en mal entendidos entre puestos de trabajo.

Cuando no se llevan controles en las actividades misionales se generan problemas en el cumplimiento de las metas trazadas.

La no existencia de planes tendientes a lograr un mejoramiento continuo lleva consigo una mala prestación de los servicios.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

1. Verificar la existencia del manual de funciones


2. Determinar mediante entrevistas si en la entidad se llevan planes para lograr el mejoramiento continuo.

3. Identificar los procedimientos que adopta la entidad para el desarrollo de las actividades misionales.

DESARROLLO PROCEDIMIENTO DE LINEA AUDITORIA DE GESTION

El equipo auditor se reunió junto con los funcionarios de la entidad y verificamos la existencia de un manual de funciones por cargos, dejando claro


que la empresa cuanta con uno, mas este no es llevado a cabalidad por los empleados.

Este manual específica muy bien cuáles son las funciones de cada cargo que hay dentro de la entidad, también los deberes que cada empleado tiene con respecto a su ambiente de trabajo.

El formato de entrevista que se realizo fue muy claro y conciso de manera que pudiera ser entendido fácil, entrevistamos a 3 empleados de la registraduria.

Las entrevistas que se llevaron a cabo nos demuestran que en la entidad contratan personal idóneo; una falencia que nos encontramos es que existe dualidad de cargos pues hay empleados que desarrollan las funciones ajenas a su puesto de trabajo, trayendo esto consigo un poco de desorden en cuanto al cumplimiento de las funciones y metas que se han propuesto.

Con la observación que hicimos en la REGISTRADURIA pudimos evidenciar que esta cuenta con nuevos equipos tecnológicos pero solo en la prestación de algunos servicios como en la actualización de documentos de identidad.

También pudimos observar que se tienen falencias en la prestación de los servicios de registro civil pues aun no se cuenta con equipos de última tecnología.

DESARROLLO DE PROCEDIMIENTO LINEA DE AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS


Al solicitarse los planes de estímulos pudimos encontrar que la entidad no cuenta con ninguno, trayendo esto consigo que la gran mayoría de sus empleados no estén motivados con respecto al cumplimiento de sus funciones y de las metas trazadas por el ente.

Se realizo una encuesta con el fin de determinar cuál es el nivel de satisfacción de las necesidades de cada empleado, se aplicaron 3 encuestas de las cuales el resultado que nos arrojo ::::::::::::::::::::::::::::::

Las entrevistas que se hicieron para determinar si se toma en cuenta al empleado en las decisiones de la empresa, fueron aplicadas de manera satisfactoria dando como resultado……………………

DESARROLLO DE PROCEDIMIENTO LINEA DE AUDITORIA DE ACTIVIDADES DE CONTROL


Se pudo determinar que la entidad cuenta con manuales de funciones pues cada empleado conoce muy bien sus deberes y además de eso cumple con las obligaciones de otros puestos de trabajo cuando se es necesario.

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