procurement for accounts payable - oracle help centerworldsoftware procurement for accounts payable...
TRANSCRIPT
Procurement for Accounts Payable
September 2003 STU-2521-A81
PeopleSoft World A8.1
Student Guide
Procurement for Accounts Payable STU-2521-A81 Restricted Rights Copyright 2003 PeopleSoft, Inc. All rights reserved. All material contained in this document is proprietary and confidential to PeopleSoft, Inc. and is protected by copyright laws. No part of this document may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted in any form or by any means, including, but not limited to, electronic, graphic, mechanical, photocopying, recording, or otherwise without the prior written permission of PeopleSoft, Inc. This document is subject to change without notice, and PeopleSoft, Inc. does not warrant that the material contained in this document is free of errors. Any errors found in this document should be reported to PeopleSoft, Inc. in writing. PeopleTalk and “People power the internet.” are trademarks; and PeopleSoft, the PeopleSoft logo, PeopleTools, PS/nVision, PeopleCode, PeopleBooks, Vantive, Vantive Enterprise and Red Pepper are registered trademarks of PeopleSoft, Inc. All other trademarks mentioned in this document are the property of their respective owners.
A8.1
Table of Contents
Purchasing for Accounts Payable Overview
���� *���$���#�� &� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �0������ �������#�$ ��� ������� 1���+�� � � � � � � � � � � � � � � � � � ������ 2��3 � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � ��#��#+��#��.4�$#�#� !� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �5���������#�$ �� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � ���%�� ���� ������ ���� �� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
/������� ����� ��� ������� �� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �1���������� 5��%�� �� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
1���%�#�$ ��� *�������� �� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �1���%�#�$ �� �%� 0������ 4��$�� (� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
1���%�#�$ ���� (� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �����#����� ��� �����+����� (� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �4����� ��� (� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �4��6*� ��� "� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � ��#$%��� �����$� ��� "� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � ������� ��� "� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
1���%�#�$ ���#������� "� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �����#��� *�������#�� �� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
1���%�� ����� 1����#�$ ����� �� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �1���%�#�$ �� ������� 1���+�� )����#��%#� & � � � � � � � � � � � � � � � ����#���� 1���������� ���#�#�#� &!� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
Purchase Order Entry
�+��� 1���%�� ����� ����� &�� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � ������ 1���%�� ����� 7����� *�������#�� &"� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
�����#�$ 1���%�� ����� 7����� *�������#�� &"� � � � � � � � � � � � � � � � � � ������ 1���%�� ����� ����#� *�������#�� !� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
�����#�$ 1���%�� ����� ����#� *�������#�� !� � � � � � � � � � � � � � � � � � � ������#�$ ����#� 4#�� +� *��� 8��+�� !� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � ������#�$ ����#� 4#�� +� ������� 8��+�� "� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
��3 �#�% ����#����� ��� �����+����� !&� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
��3#�$ �#�% ����#����� ��� �����+����� !&� � � � � � � � � � � � � � � � �)��#��#�$ ����#����� *�������#�� ��� 1���%�� ����� ! � � � � � � � � �
Receipt Processing
�+��� )���#�� 1����#�$ !"� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.1
*������� )���#�#�$ 1���� !"� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �/����� )���#�#�$ 1���� !�� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
����� )���#�� !'� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
�����#�$ )���#�� !'� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � ������#�$ )���#�� *�������#�� 9&� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � ������#�$ )����#�$ )���#�� 9!� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
��3 �#�% ������� ����#� ��� )���#�� �������#�� 9�� � � � � � � � � � � � � � � � � �
��3#�$ �#�% ������� ����#� ��� )���#�� �������#�� 9�� � � � � � � � � � � �)��#��#�$ ������� ����#� ��� )���#�� 9�� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �1��#�$ )���#�� 9"� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
Voucher Processing
�+��� :���%�� 1����#�$ 9'� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �)��#�� ���� )���#�� �&� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
)��#��#�$ ���� )���#�� �&� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �1����#�$ ���#�� ��� ���� )���#�� +� ����#�� ��� � � � � � � � � � �
����� 4����� ��� �"� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
�����#�$ 4����� ��� �"� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � ������� :���%�� ;#�$ *���#�� (!� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
�����#�$ :���%�� ;#�$ *���#�� (!� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � ��%��#�$ )���#�� )����� �� 5���% �� �� *���#�� (�� � � � � � � � � � � � � � �
1����#�$ ���#�� ��� 5���% :���%�� �� ���� )���#�� "�� � � � � ������� 5���#��� :���%�� ���� )���#�� )����� "!� � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
�����#�$ 5���#��� :���%�� ���� )���#�� )����� "!� � � � � � � � � � � � � � ���3 �#�% ������� ����#� ��� :���%�� �������#�� "'� � � � � � � � � � � � � � � � �
��3#�$ �#�% ������� ����#� ��� :���%�� �������#�� "'� � � � � � � � � � �)��#��#�$ ��� 1��#�$ ������� ����#� ��� :���%�� �������#�� "'� � �:��#��#�$ �%�� :���%�� ������ 2������ �!� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
4�$ *���#�� ��#�� �� )���#�#�$ 0��� ��� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
4�$$#�$ *���#�� ��#�� �� )���#�#�$ 0��� ��� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �4�$$#�$ *���#�� �� ������ 1���#�#���� :���%�� ��� � � � � � � � � � � � � � � ������#�$ � 1�������� :���%�� ���� � 1���#�#���� :���%�� �"� � � � � � �1�#��#�$ 4�$$�� *���#�� *�������#�� �'� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
1�#�� :���%�� *�������#�� '&� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
1�#��#�$ :���%�� *�������#�� '&� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �1�#��#�$ :���%�� *�������#�� +� ����#� 4#�� '&� � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
1����#�$ ���#�� ��� )���#���.:���%���� ���� )����� ' � � � � �1�#��#�$ ���� :���%�� *�������#�� +� )���#�� ' � � � � � � � � � � � � � � � � �1�#��#�$ :���%�� ������ ��� ����#�� '!� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �1�#��#�$ ����#�� 2������ '9� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
Set Up Automatic Accounting Instructions
���#�$ ;� �������#� �������#�$ *������#�� '"� � � � � � � � � � � � � � � � � � ���* ��+�� ��� �%� 1���������� ���� '"� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
������ ��������� )��� &�&� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
�����#�$ ��������� )��� &�&� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
Table of Contents
A8.1
�� ;� 1���%�� ����� 7��� *�������#�� &��� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
���#�$ ;� 1���%�� ����� 7��� *�������#�� &��� � � � � � � � � � � � � � � � � � �1����#�$ ���#�� ��� ����� 7��� ������� &��� � � � � � � � � � � � � � �
�� ;� 4����� ��� &�'� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
���#�$ ;� 4����� ��� &�'� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
Index
Notes
Exercises
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.1
A8.1 1
Purchasing for Accounts Payable Overview
�%� ���� ������ 1���������� ���� ����������� � �#���� ���$� ������%�#�$ ���#�#�#� ���<
� )�����#%#�$ #��������
� ��=�#�#�$ �����#�� ��� #� �������#�$ ���,���
� �%��$#�$ ����%��� $��� ��� ���#�� �� ���#�#� ����������� ,�+� ����� ������
1���������� #������ ����� ����� �%���$% ������ ������� �� �%� $��� ������#�� �%�� ��� ����#��� >�� ��� ��������� ���� �%� ����� �%���$% �%#�% ���#����� �� ����� ���� ����� ��� �� �� �%� 1���������� ���� ������#�$��� �� �� #�� #������ ����� ����� �#�� ����� ��� ����� ���#�#�� �����
>�� ��� ������� ���#�#�#� �%�� ��� ���#�#� �� ���� ����������� ������#��� ��%� ���#�� ����� �����#�$� �������� �����#�$� ��� ����#�� ����$������ ����#��� �� ������� ��� ���#��+�� �� %��� ��� ����� ����� #� � ��� ���������#�� ������� �?���#�� ���#�� ��� ������#�$ ����+#�#�#� ��� %��� �����3� ���##�� �+��� ������� ��� ������ ����%�#�$ �����$#��
System Integration
�%� 1���������� ���� ���3 #� ���,����#�� �#�% ���� ������ �������#�$��#��#+��#��.��$#�#�� ��� ����������#�$ ���� �� ����� ��� ����� �������#�$ ����%�� ������
�%� 1���������� ���� ����������� ��������#� ���� #�����%��$� @��*A ��%�� ��� ��� ��� ��� ����#�� �������� ��������#������
�%� ������#�$ $���%#� #�������� %�� �%� 1���������� ���� #���$���� �#�%���� ������ �������#�$ ���� ��� ��%�� ���� ������ �#��#+��#��.��$#�#������
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.12
AAIs
Address Book
GeneralAccounting
InventoryManagement
AccountsReceivable
Procurement
Sales Order
Management
AccountsPayable
AAIsAAIs AAIs
AAIs
General Accounting and Accounts Payable
�%� 1���������� ���� #���$���� �#�% �%� 0������ �������#�$ ��� �������1���+�� ����� #�% �%� �� �� �������#� �������#�$ #������#�� @��*A ������6#���� ������� ���+��� �%� ���� ����� ����#���� �������#�� #�������#���� ���� �������#�$ �����
�%� 1���������� ���� ����#��� ����#�� ������� #�������#��� ��?#�������#��� ��� � ����% ���� �%� ������� 1���+�� �����
Address Book
�%� 1���������� ���� ���3 #� ���� �����#���#�� �#�% �%� ����� 2��3���� �� ����#���<
� ����#�� ����� #�������#��
� %#�6�� ����� #�������#��
� ���%��� ����� #�������#��
� ;�� #����#�#���#�� #�������#��
Purchasing for Accounts Payable Overview
A8.1 3
Distribution/Logistics
>��� ������� �#$%� #���$���� �%� ���� ������ 1���������� ���� �#�% �%����� ������ *�������� 5���$����� ����� �%# #���$���#�� #������ �%����#���#�� ��� �?�%��$� �� #�������#�� �%�� �����#� �� #�������� #����
��%�� ���� ������ �#��#+��#��.��$#�#� ���� �#�% �%#�% �%� 1�������������� #���$���� #������<
� �������� ���%��� 5���$�����
� ��� ����� 5���$�����
� ��� �����#
� /������#�$
� �#��#+��#�� )�=�#������ 1����#�$
�%� ������#�$ $���%#� #�������� %�� �%� 1���������� ���� #������� �#�%��%�� ���� �� ���� ����� ��� ������ ��=�#������ #� � ���3 +����#��#+��#��.��$#�#� ���#��������
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.14
Procurement(43)
Supply
� Purchase orders� Supplier information� Supplier performance� Supplier/Item relationships� Approval� Receiving� Authorization
Accounts Payable(04)� Voucher payments reports
Advanced Warehouse Management(46)� Putaway – fixed and random� Replenishment� Picking – fixed and random� Utilization analysis� Location specification
Inventory Management(41)� Items� Branch/plants� Stocking locations� Costs� Prices� Characteristics� Lot and serial information
Bulk Inventory(4050)� Grade and Potency
Manufacturing(30, 31, 32 and 34)� Shop Floor Control� Work order issues� Specifications� Completion� Work in process� Planning Systems
Sales Order Management(42)� Sales Orders� Returns� Customer information/instructions� Shipment confirmation� Invoicing� Pricing
Advanced Price Adjustments(45)
General Ledger(09)� Inventory movement� Variances� Sales� Returns� Breakage� Taxes
Accounts Receivable(03)� Invoices� Cash receipts� Credit/Collection Management� Statements
Demand
Purchasing for Accounts Payable Overview
A8.1 5
Manufacturing
>��� 1���������� ���� ��� #������� �#�% ������ ���� ������ ����������#�$���� �� %��� ����� ���� ���#��+#�#��� ���3 ������ �������#�$ ��� �����#�$�������� ���#�$� ��� � ����%�
Other J.D. Edwards Systems
��%�� ���� �#�% �%#�% ���� 1���������� ���� �#$%� #������� #������<
� /#?�� ���
� ��+ ���
Features, Terms, and Concepts
Procurement Methods
2��� �� ���� +�#�� �+,���#��� �%� ���� ����#�� ��� �#������� ���%��+� �%#�% ��� ��� ������� $��� ��� ���#��<
� 1���%�#�$ ��� #��������
� 1���%�#�$ �� �%� $������ ���$��
Purchasing for Inventory
>��� ������� �#$%� ����$� �� #�������� �� ���36+��� ������#��� �%#�%#������<
� )���#� #��� ��� ��� �� �������
� *��� ��� #������� �������#��
� 5����������� #���
� )���#� ��� ��#�������� #���
>�� ��� �� �%� ����%�#�$ ��� #�������� ���%�� �� ����%�� $��� ��� ����36+��� ���#�������� �%# ���%�� ���+�� ���� #���$���#�� +������ �%�1���������� ���� ��� �%� *�������� 5���$����� ����� >�� ����%�� #���+��� �� �%� #��� ���+�� �%�� �?#� #� �%� *�������� 5���$����� ����� �%�1���������� ����<
� :��#���� �%�� #��� �?#� #� �%� *�������� 5���$����� ����
� )���#��� #��� #�������#�� ���� �%� *�������� 5���$����� ����� ��%� #��� ����#��#��� ��#� ���� ��#� �� ������� ��� � ����%
� ;����� #��� #�������#�� #� �%� *�������� 5���$����� ����� ��% ���6%��� +������� ��#� ���� ��� � ����%
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.16
*� � ���36+��� ���#�������� #��� ��� ��� ���#�#�� � #�������� �� �%�+������ %��� ���#� ��� #�� �%� #��� ��� �� #��������� *� ��� ��� �%� #�����%�� +����� ��� �� $��� ���� *� ��� �� �%� #��� #���������� ��� ������#���%� �?���� ������� �� �%#�% �� �%��$� �%� #��� �� �%� �#�� �� #������
Purchasing to the General Ledger
>��� ������� �#$%� ����%�� $���� �����#��� �� ���#�� �%�� ��� ���#��������� �� ��� �+�=������ �%��$�� �� ���#�� ����#�� 1���%�� �#$%� ������� �<
� ��+
� 1��$���
� *������� �������#��
� )���#� ��� ��#��������
� 1��� �%��$��+�� �� � ���3 �����
>�� �� �%� ����%�#�$ �� $������ ���$�� ���%�� �� �%��$� ����%�� �$�#��$������ ���$�� ������� ���+��� ���% ������� ���+�� �������� � ,�+����$���� ���,���� �� � ��� �%# ���%�� ����������� ���6���3 ��� ���#����� �?����#���� +��� ���#��������
>�� ��� ���#������ �� �%� ����%�#�$ �� $������ ���$�� ���%�� �� ����%��#��� �%�� �?#� #� �%� *�������� 5���$����� ����� �%� 1���������� �������#���� #��� ���+�� ��� ����#��� #��� ����#��#�� ��� ��� ���� �%�*�������� 5���$����� ����� +�� ��� ��� ������ #��� +������ #�������#���
����3#�$ ����#����� �� �����+����� # � ������ �����#�� #� ���6���3 ������#�� ��� �?����#���� +��� ���#�������� � ����#����� �� �����+�����# �%� ����$�#�#�� �� � ������ �+�#$��#��� *� ��� ����%�� �� �%� $������ ���$������ ��� %��� �%� ���� ����3 ����#����� �� �����+����� ������ �%�� �������� ����%�� ������
Purchasing Terms
Commitments and Encumbrances
����#����� ��� �����+����� ��� ����$�#�#�� �� ������ �+�#$��#��� ���%�#�� ��� ����� � ����%�� ������ ��� ��� ����3 �%� �����#�$ ����#����� �������+����� ������� ��% ����3#�$ # ������ �� ���6���3 ��� ���#�� ����?����#���� +��� ����%�#�$ ������#���
Landed Costs
4����� ��� ��� ��� �%�� �?���� �%� ����%�� ��#�� �� �� #�������� #���� /���?������ � ������ ��� �#$%� +� � ����##��� � +��3���$� ���� � ���#$%��%��$�� �� � ���
Purchasing for Accounts Payable Overview
A8.1 7
Last-In Cost
�%� ���6#� ��� # � ���#�$ ���%�� ��� ��� #���� *� # �%� ��� ��� �%�� �����#�� �%��$�� ��� ��� � �����#� #���� /�� �?������ #� �%� ��� �� *��� � ������ �%� ��� �#�� ��� ����#��� #�� �%� ���6#� ��� ��� *��� � # �����
Weighted Average Cost
�%� ��#$%��� �����$� ��� # �%� ��� ������ ���#�$ ���%�� ��� ��� #������#�� �� � ����������#�$ ���#�������� *� # �%� ����� ��� �� �%� #��� �������%�� �#�#��� +� �%� =����#��� /�� �?�����<
���������� ��
����������
����� ����
9 &���� 9����
&� &���� &�����
� &�� � �&� �
&' B&'(� �
&'(� � . &' C &��!!
B&��!! C ����� ��#$%��� �����$� ���
Standard Cost
;��#3� �%� ��#$%��� �����$� �� ���6#� ��� ��� �� #���� � ������� ��� ����#����#���� ���� ��� �������� �%��$� #�� ������� ��� ��� �������� ��� #�����������#�$ ���#������� �� ������#�� �%� ��� �� $���� >�� �#$%� �#$� �������� ��� �� �� #��� �%�� ��� ������ �� � �����#� �� ��#�� �� +�#�� ���������
Purchasing Environments
�%� 1���������� ���� ����#�� �%��� �#������� ���#������� #� �%#�% ������ ������� ���� ����%�#�$ ���#�#�#�<
� ���3 +���
� 8��6���3 +���
� ���#�� ��� �?����#���� +���
�%� ���3 +��� ���#������� # ��#$��� �� ����������� �%�� �%� �����������%�#�$ �� #��������� �%� ���6���3 ��� ���#�� ��� �?����#���� +������#������� ����������� �%�� �%� ������� ����%�#�$ �� �%� $���������$���
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.18
>�� �%��� �%� ���#������� �%�� # ��� ������#�� �� ���� ������#��� /���?������ �%� ���3 +��� ���#������� ���+�� ��� �� ������� ���#�#�#������� �� #�������� ������#��� ��% � ����#�� ����$����� ��� ��+��������#�$� �%� ���6���3 ��� ���#�� ��� �?����#���� +��� ���#����������+�� ��� �� ����3 ����#����� ��� �����+������
������ ���#�#�#� ��� ������ ����$ ��� �%��� ���#�������� 7������� ������� ���� ��� �� �� �#��������� �� ����������� ������ ��� ��������� ������% ���#�#� ���� �� ������#���
�%� ���#������� ��� �� ������ ���#���� �� �%� �+,���#�� �� ������$��#D��#��� ��� ��$��#D��#�� �#$%� �%��� �� �� ��� ���#�������� �%#����%�� ��$��#D��#�� �#$%� �%��� ���� �� �� ��� ���#��������
Detailed Information
Purchase Order Processing Cycle
�%� ����%�� ����� �����#�$ ����� ���#� �� �%��� ��#���� ���<
� �����#�$ � ����%�� �����
� )���#�#�$ �%� $��� �� ���#��
� �����#�$ � ����%�� �� ��� ��� �%� $��� �� ���#��
3. Create voucher
Voucher
Pay to Supplier
Joe Acme
1. Create purchase order
PurchaseOrder
2. Receive goods
Purchasing for Accounts Payable Overview
A8.1 9
����� ��� ������ � ����%�� ������ ��� ��� �� ��� �� ��� ���%�� �� ����#���%� $��� �� ���#��<
� ����� ����#�� #�������#�� �� �%� ���� @������ ����#�#�$ �����A
� 7��� �%� ���� �������#����� $������� ����#�� #�������#�� �%�� ��������� � ����%�� @#������� ����#�#�$ �����A
*� ��� ����%�� ��� #��������� ��� ��� �� �%� ������ ����#�#�$ ������ *� �������%�� �� �%� $������ ���$��� ��� ��� �� �#�%�� �%� ������ �� #�����������#�#�$ ������
�%� ���%�� ��� �� �� ������ ����%�� ������ �� ���� ����#�#�$ ������ *���� �� �%� ������ ����#�#�$ ������ ��� ��� ������ ����%��<
� *��#�#������� +� ���#��#�$ �%�� #���#�� #�������#�� ����%� ����#��#�������#��
� *� +���% ����� �#�$ �?#�#�$ ����#�� ������
*� ��� ������� #������� ����#��� ��� ��� ������� #���#�� #�������#�� �� �%���#$#��� ����%�� ����� �� ������ � ����%���
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.110
�%� ������#�$ $���%#� %�� �%� �#�� �%�� ��� �������� � � ����%�� ��������� �%���$% �%� ����%�#�$ ������
EnterPO
ReceivePO Voucher Match
Receipt
Header(F4301)
Detail(F4311)
Receipts(F43121)
Item Balances(F41021)
Inventory Transaction(F4111)
G/LTransactionDetail(F0911)
Account Balances(F0902)
Account Balances(F0902)
Post
Post
G/LTransaction
Detail(F0911)
A/PTransaction
Detail(F0411)
���% �#�� ��� ����� �� ������ ��� ��� ����#�� ����#� �+��� �%� #��� ������#�� �%�� ��� ���� �� ������ /�� ���% #��� �� ���#��� ��� ��� ����� � �#���� ����#� �%#�% ����#+� �%� ������ #�����#�$ �%� =����#�� ��� ����
>�� ��� ���#�� � �#�� ���� ��� ���% ����#� �#�� �%�� ��� ������ �%� �#�� ����#��#���� %�� �%� ���� ����$� #�������#�� �� �%� ����#� �#��� /�� �?��������� �#$%� %��� � �#�� ���� �� @��� ���3 #���A �� #��#���� �%�� �%� ���� # ��#������ �%� =����#�� �� �%� #��� #� �%� *�������� 5���$����� ���� ���������� �%� ��� #� �%� $������ ���$�� ��� �%� ������� 1���+�� �����
Purchasing for Accounts Payable Overview
A8.1 11
>�� ��� �� �� ����� �����#�$ ����� �� #��#���� %�� �%� ���� # ������� �%� ����#� �#�� �� ���% �� ���� ����� ���� @����%�� ��������=�##�#��� +���3�� ������ ��� � ����%A� /�� �?������ ��� ��� �� �� �%������#�$ ����� ��� ����%�� ����� � ������<
� ������ ����%�� �����
� 1�#�� ����%�� �����
� 1�#�� ����%�� ����#���
� )���#�� $��� �� ���#��
� ������ ����%��
>�� �� ����� ���#�#�� ���� �� �� �� �%� ��=�#��� ��� ��� � �����#�$ �������� �� #��#���� �%� ���$��#�� �� �%� ���� >�� ��� �#$� � ������� ��� ��?����� ���� �� ���% ��� #� �%� ������ �%�� ���� #����#�� �%� ������� ������ �� ����� ����#� �#�� ��� �%� ��?� ��� �� �%#�% �%� ���� ������� �%� �#���
EnterPO
PrintPO
PrintReceiver
EnterReceipts Voucher
Match
(Complete inProcurement
System)
220240
240260
260400
400900
current (last) status code
next status code
/�� ���% �����#�$ ����� ��� �� ��� ��� ��� ���#�� �%� ����� ���� ��� �#������ �� �%#�% #� ����#�� /�� �?������ �%� �����#�$ ����� %��� �+��� �#$%����� ����� �� ����%�� ����� ����#� �#�� �� �%#�% ��� �#$� � �#�� ���� �� �
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.112
Purchasing to Accounts Payable Relationship
%�� ��� ����#�� �%� $��� ��� ���#�� �� � ����%�� ������ � �#�+#�#�� #������� #� �%� ������� 1���+�� ����� *� ��� ������� $��������� �������#�$���� �#$%� ����$�#D� �%� �#�+#�#�� ��� �� �����+����� �� �%� �#�� �� ����%������� ����� #����� �� �� �%� �#�� �� ����#���
����� ��� ������ � ����%�� ��� � ����%�� ������ ��� #�������#�� #� �%� 1���%��5���$����� ��� ������� 1���+�� ���� %���� ���������� �%� $���������$�� ������� #� �%#�% �%� ���� ���� ������ ����#��� +�� ��� ����%����%���� �=��� D����
*� ��� ��� �%��$� �� ��#� � ����%��� ��� ��� �� � #� �%� 1���%��5���$����� ����� �%��$� ��� ��3� �� � ����%�� #� �%� ������� 1���+������ �#�� ��� ������ �%� 1���%�� 5���$����� �����
�%� ������#�$ $���%#� ���#�� �%� #�������� ��� �#�� #�������#�� +������ �%�������� 1���+�� ���� ��� �%� 1���%�� 5���$����� ���� @��� *��������5���$����� ����� #� ����#��+��A�
Purchasing(Inventory)
AccountsPayable
ItemBalance
F41021
ReceiptsFile
F43121
Item Ledger(Cardex)
F4111
A/PTransactions
F0411
G/LTransactions
F0911MustBalance!
Purchasing for Accounts Payable Overview
A8.1 13
Optional Procurement Activities
���#���� ����������� ���#�#�#� ��� ��� ������� #������<
� �����#�$ ����#��� ����%�� ����� #�����������
� ����#�$ �%�� ����� ��� �������� ��#�� �� �����#�$
� �����#�$ ���#�� ������ ��% � ��=�##�#�� ��� +���3�� �����
� �+��#�#�$ ��� ������#�$ ��#�� =���� ��� #��� ��� ���#��
� ����3#�$ �%��$� �� ����%�� �����
� ���#�$ �� ��� ����3#�$ ��+��� �� �%#�% ��� ��� ���#����
� 5��#���#�$ #��� ���� �%� ������ �%�� ����� � ����#��E ����%���
� 5���$#�$ �����#��%#� +������ ����#�� ��� #���
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.114
A8.1 15
Purchase Order Entry
About Purchase Order Entry
���% �#�� ��� ���� �� ����� $��� �� ���#��� ��� ��� ����� � ����%�������� >�� ����� ����%�� ����� �� ���#�� ����#� �+��� �%� $��� �� ���#����� ��� �����#�$� �� #��#���� �%� ����#�� ���� �%�� ��� ��� �����#�$� ��� �����#�� ��%�� ����#���� #�������#�� �+��� �%� ������
� ����%�� ����� ���#� �� ��� ����<
� 7����� #�������#�� F $������ #�������#�� �%�� ������ �� �%� ���#�� ��������% � �%� ����#��� ����� ����� ��� � ����%
� ����#� #�������#�� F �#��6+�6�#�� ����#� �+��� �%� #��� �� ���#�� ������� �� ������ ��% � #��� ���+��� =����#�#�� ���� ��� � ����%
>�� ��� ����� %����� #�������#�� ��� ����#� #�������#�� ���������� ������#�$�� �%� ������ �� ����� ��� %��� ��� �%� ������ �� %����� #�������#�� ������� �� ������ ��� �� �����#�$ ���#�� �� �%��� ��� �� �%� ������#�$���%�� �� ����� ����%�� �����<
� ����� %����� #�������#�� �#��� �������� +� ����#� #�������#��
� ����� ����#� #�������#�� ����� �����#�$ �%� ���� �� ����� �#�#��� ������������ ��� %����� #�������#��
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.116
A8.1 17
Enter Purchase Order Header Information
Entering Purchase Order Header Information
�� $������� � ����%�� ������ ��� ��� ����#�� #�������#�� �+��� �%� ������#�����#�$ �%� ����#�� �%� # �� �#�� �%� ������ �%� +����%.����� �%�� #��=���#�$ �%� ������ ��� �%� %#��#�$ ����� ��� �%� ������ �%# ���� ��#�������#�� # ������ ����%�� ����� %����� #�������#���
�%� %����� #�������#�� �%�� ��� ����� ��� �� ����� ������#�� %�� �%� ���������� �%� ������ /�� �?�����<
� ����#�� #�������#�� ������#�� �%� ����� �� �%#�% �%� ����%�� �����# ���� �%� ������� ���� ��� �%� ������ ��� � ����%�
� ��#$#���#�� #�������#�� ������#�� �%� +�#�� ��#� ��������+�� ��� �%������ ��� �%� ����� �� �%#�% �%� $��� ��� ���#�� ��� �� +����#������
� ��? #�������#�� ������#�� %�� �%� ���� ��������� ��?� ��� �%� ������
7����� #�������#�� ��� #������ �%� ���� �%� ����� # ������� �%� ���� �%������ # ���� ��� ��������� #�������#��� ��% � �%� ��� �����#�$ �%� ������
����� �����������
����#�� �%� ����#�� ���� �%�� ��� ��� ����%�#�$ #��� ��
���#���
��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
*� ��� ��� �����#�$ � ��=�##�#�� �� � =���� ������ ��� ���
�� �%# �#��� �� ���#�� � ����%�#�$ �$��� �� ��%��
#��#�#���� #� ���� ������� �%� # #� �%��$� �� %����#�$
���#�� ������
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.118
����� �����������
1������ ���� � ���� �%�� ���#�#� �%� ���� �� �������� #�����#�$ �%�
��������$� �� �#����� ���#��+�� #� �%� #���#�� # ��#�
�#�%#� � �����#� ������ �� �#��� � +���3 ���� ������
#��#���� �%� ��� ���=������ ��� ������� ����� >��
���#�� �%� ���#�#���#�� ��� ���% ���� �� ������� ����
�� �%� 1������ ���� )��##�� ����� /�� �?�����<
+���3 8�� &�
& &.&� ��� !�
.&� ��� !�
8 8�� !�
1 /#?�� ��� �� ��%
G 8�� '�
�%# ���� ��#�� �� ������� #���#���
��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
�%� ������� # ��3�� ���� �%� ����#�� ����� �������
��� )��� � ��� ���#��� ���� @9&.1�A �%�� #��#���� �%� ������ ���
���� ��� �� #���� �%� ������ ��� ���� ������#��
����%�#�$ ��� �%�� �?���� �%� ������ ��#�� �� �� #����
��% � +��3�� ���� ����##��� ��� � ����%� >�� ��
�� ������ ��� ���� �� 4����� ��� )��##���
��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
�����%� ������ ��� �� �%� ����%�� ������ �%� ����
��� ����� #����#�#� �%#�% ������ ��� ���� ��� ���� ��
��� �%� ������� # �%� ������ ��� ���� ��� �%� ����#�� ��
#���� #� ��� %��� ��� �� ��� �%# ����� +����� �%�
������� ��� ���% ����#� �#�� �� �%� ����%�� ������
Enter Purchase Order Header Information
A8.1 19
����� �����������
����� )���#�� � ���� �%�� #��#���� #� �� ����� # ��#$#+�� ��� �%�
��������� ����#�� ��������� ������ �� ��������� ����#��
��������� #��#���� �%�� ��� %��� �� �$������� �#�% �%�
����#�� �� ������ ����%�� +��� �� �%� #��� �%�� ���
����#��� >�� �� �%� ��������� )���#�� ���������
@19!�&9A ��������� �� ������ ����%�� ���� ����#��
������� � � ������ �%� ����#�� ��� ��� ��� ���
#���#�� ��� ��� ��� +��� �%� :���%�� 5���%
����������
:��#� ����� ���<
8 8�� ��#$#+�� ��� ��������� ����#�� ���������
�����#�$�
> ��#$#+�� ��� ��������� ����#�� ���������
�����#�$�
* )���#�� �������#�� # #� ������
� ��#$#+�� ��� ��������� ����#�� ���������
�����#�$� 7������� � ��������� ����� ��������
���#�$ �%� ����#�� ������
) ��#$#+�� ��� ��������� ����#�� ���������
�����#�$� 7������� �%� ����#�� # ��������� #�
�%� ����#�� ����#�$ ������
: � ����%�� %� +��� ������� ��� �%� ����#��
�������#�� �#�$ �%� ��������� ����#��
��������� ������
2����%.1���� �� ���%������#� �#��� �%�� #����#�#� � ������� ���#��
�#�%#� � +�#�� ��� �%#�% ��� ���� �� ����3 ���� /��
�?������ � +�#�� ��#� �#$%� +� � ����%��� �����#���
,�+� ���,���� ���3 ������� �� +����%.������
>�� ��� �#$� � +�#�� ��#� �� � ����%��� #���#���
�#?�� ���� ��� � ��� ��� ������ �� �����#+#�#��
������#�$� /�� �?������ �%� ���� ����#�� ������ ��
���� ������� ����+�� ��� ������� ����#��+�� +�
+�#�� ��#� �� ����3 �=�#����� +� �����#+��
�����������
����#�� ��� �%# �#��� ��� ������� ��� ���� �����#�$
+�#�� ��#� ��� �%#�% ��� %��� �� ���%��#���
8���< �%� ���� �� �%# ����� ��� ������� ����#� #� ���
�� ��� ����� � ����� #� �%� ��* ��+���
��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
�%� +����%.����� ��� �%#�% ��� ��� �����#�$ �%�
����%�� ������ �%# # � ��=�#��� �#���� ������#�$ ��
���� ����� �%� ������� ����� ��� +� ������#��� +� �%�
����#��� �%# �#��� ��� ��#�� �%� �������#�$ ����#� �%��
��� ����#�� �%� ����%�� ������
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.120
����� �����������
%#� �� �%� ����� ���+�� �� �%� �����#�� �� ����#�� �%� $���
�� �%� ������
��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
>�� ��� ����� �%# ���+�� �� %��� �%� ���� ����� �%#
���+�� ���� �#�%�� �%� #�������� ������� �� �%�
2�#�� ;�#� 5����� ������#�$ �� %�� ��� �� �� �%�
�����#�$ ���#�� ��� ����%�� ����� ������
����� ���� �%� ���� �%�� �� ����� �� ������� #��� �%� �����
��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
�%� ������� # �%� ���� ����� >�� ��� �����#�� �%# ����
�%�� ��� ����� � ����%�� ������
��? �?�� ���� � ��� ���#��� ���� @��.�HA �%�� ������� %�� ��? #
���� �� �%� ������
��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
%�� ��� ����� � ����%�� ������ �%� ���� ����#���
�%� ��? �?������#�� ���� �� �#�%�� �%� %#� �� ����� ��
�%� ����#�� ����� +��� �� %�� ��� �� �� �����
������� ����� #� ����%�#�$ #������#��� �%�
1���������� ���� ��� ��� ������ � +���3� *������ ��
�?�����
����� �����������
��? )���.���� � ���� �%�� #����#�#� � ��? �� $��$���%#� ���� �%�� %�
������ ��? ���� ��� ��? �#��#+��#��� �%� ��? ����.����
��� +� ���#��� �� #������ �%� ��? ���%��#�#� @���
�?������ ����� ������� �#��� ���#� ����#� �#��#��� ��
����#���A� ��� �%�#� ����� �� +� ���#�� � ���� ��� +� ��
�� #� �%� ��? )���.���� ��+�� @/9���A�
���#������ ;� � ��� ��� �� ��?� ��=�#�� ����#��� ��?
���%��#�#� ��� ��? ����.����� �%���� :�� ��=�#�� ����
��� #���� �����
�%� ���� �� �%# ���� �� �������� ��������� �%� ��?
�������
��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
*� �%� 1���%�� ����� 1����#�$ ����� �%� ���� ���
����� %��� #��#���� %�� ��� ���� �%� ���� �� ���������
��?� ��� �%� ������ �%� ���� �� �%� ��? ���� �� �#�%��
�%� %#� �� ����� �� �%� ����#�� ����� +��� �� �%�
���� ��� ����� #� �%� �����#�$ ���#�� ��� ����%��
����� ������
Enter Purchase Order Header Information
A8.1 21
����� �����������
����#�#���� � ���+�� �%�� #����#�#� � �#���� �� ����#�#���� �%�� ��?
���%��#�#� #�� �� ��?6�?���� #��#�#���� ���
������#��
��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
*��� #� �%� *��� 4��$�� @/9&&&A ��� +� ��?�+�� ��
���6��?�+���
What You Should Know About
������� ������ �� ���
������
�%� ���� #���� ������� ����� ��� ��? �#��� +��� ��
����� #�������#�� �� �� ��� �%� ����#��� ���� ���
���#�� �%�� ��� ���� �� ����#��� ��? #�������#�� �� ��
��� �%� %#� �� ������
/�� #�������#�� �+��� %��#�$ �%� ���� ����#��� ��?
#�������#�� ��� �%� %#�6�� ������ �� ������ �������
���������� �����������
�������� ���
���������� �� �� ����
� ������
>�� ��� �%��$� ��? #�������#�� �� ����������� ���%
#��� �� ���#�� �%�� ��� ����� �� �� ������ ��?� ���
����#��+�� ��� �� #��� �� ���#�� ���� #� ��� ���#�� �%��
�%� ����#� �#�� # ��?�+���
/�� ���� #�������#��� �� ������� � � ������ ���
��� ��� � ����
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.122
A8.1 23
Enter Purchase Order Detail Information
Entering Purchase Order Detail Information
����� ��� ����� +�#� @%�����A #�������#�� ��� � ����%�� ������ ��% � �%�����#�� �� �#�� �%� ����� ��� �%� +����%.����� ��=���#�$ �%� ������ ��� �������#�� #�������#�� �+��� ���% #��� �� ���#�� �%�� ��� ���� �� ����%��� /�����% #��� �� ���#��� ��� ��� ����� � �#�� �� ����#� �%�� ����#+�<
� �%� #��� �� ���#�� �%�� ��� ���� �� ����%��
� �%� =����#�� �%�� ��� ���� �� ����%��
� �%� ��� �� �%� #��� �� ���#��
������#�$ �� ���� +�#�� �+,���#��� ��� ��� �� �%� ������#�$ ���%�� ������� ����%�� ����� ����#� �#��<
� 2� #��� ���+��
� 2� $������ ���$�� ������� ���+��
Entering Detail Lines by Item Number
From Stock Based Procurement (G43A), choose Purchase Order Processing
From Purchase Order Processing (G43A11), choose Enter Purchase Orders
*� ��� ���3 #� �� ���#������� #� �%#�% ��� ���3 #��� ��� ������ #������� ����� ����������#�$ ������� ��� �� �%� #��� ���+�� �� �� #� �%� *��������5���$����� ���� �� ��3� ����%��� ����� ��� ����� �� #��� ���+�� �� �����#� �#��� �%� ����<
� :��#���� �%�� �%� #��� �?#� #� �%� *�������� 5���$����� ����
� )���#��� #�������#�� ��� �%� #��� ���� �%� *�������� 5���$����� ����
�%� ���� ����#��� #�������#��� ��% � �%� ���� ����#��#��� ��� ��#� �������� ��� �%� #��� ��� ����� #� �� �%� ����#� �#��� >�� ��� �����#�� �%������� ��� ���#�� ���#�#���� #�������#�� ��� �%� #���� ��% � � ����$������#��� � ��� ���+��� �� ��� #����#�#��� ��� ����������#�$ ����#��
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.124
>�� ������#�� %�� �%� ���� ������ #�������#�� �� ���% ����#� �#��� /���?������ ��� ��� �#���� �%� ���� �� ������ �%� ���#��+#�#�� �� �� #��� #� �%�*�������� 5���$����� ����� ���� ����#��� >�� ��� ����� � �#�� ���� ������% ����#� �#�� �� #��#���� %�� �%� �������#�� ���3 �#�% ��%�� ���� �����������
�� ���� ������ ����� �� ���� �����
�� 1���%�� ����� ����#�
&� �������� �%� ������#�$ �#���<
� *��� 8�
� I����#��
����� �����������
*��� 8��+�� � ���+�� �%�� �%� ���� �#$� �� �� #���� *� ��� +� #�
%���� ���$� �� !�� #��� ���+�� �������
I����#�� �%� =����#�� �� ��#� �������� +� �%# �������#���
Enter Purchase Order Detail Information
A8.1 25
����� �����������
;�#� ��� �%� ��#� ��� �� ��� #���� � ����%��� ���� �%� ����#���
�?����#�$ ���#$%�� ��?�� �#������ ��� ��%�� �������
��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
*� ��� ���3 #� �� #�������� ���#�������� �%� ����
����#��� �%# ��� ���� �#�%�� �%� *�������� ��� ��+��
@/9&��A �� �%� 1���%�� 1�#�� ��+�� @/9&�(&A +��� �� �%�
����%�� ��#�� ����� ��� ���#�� ��� �%� #��� #� �����
#�������#��� *� ��� ��� #� � ���6#�������� ���#��������
��� ��� ����� � ��� #� �%# �#���� �%� ���� ���������
�%� �?������ �������
�?������ ��� �%� ���+�� �� ��#� ����#��#�� +� �%� ��#� ����
��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
�%� ���+�� �� ��#� ����#��#�� +� �%� ��#� ���� �%#
�#$%� ��� �������� � ���� �� ������#�$ �� �%� �#��
���� ��� �%� �������#���
4�� � � ��� ���#��� ���� @9�.��A �%�� ���#�#� �%� ��� ��� #�
�%� �����#�$ ����� �%�� �%# ����� �#�� ���������
����������
8�?� � � ��� ���#��� ���� @9�.��A �%�� #��#���� �%� ��?� ���
#� �%� ����� ������
��� )��� � ��� ���#��� ���� @9&.1�A �%�� #��#���� �%� ������ ���
���� ��� �� #���� �%� ������ ��� ���� ������#��
����%�#�$ ��� �%�� �?���� �%� ������ ��#�� �� �� #����
��% � +��3�� ���� ����##��� ��� � ����%� >�� ��
�� ������ ��� ���� �� 4����� ��� )��##���
��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
*� �%��� # � ���� #� �%� ��� )��� �#��� #� �%� %�����
����#�� �� �%# ������ �%� ���� ���� ���� �#�%��
�����#�$ ���#�� �� ����� %���#�$ #�������#��� �%#
��� ���� ����#� �� �%� ���#�� ����� ���� ��� ����� �
�#������� ��� ���� ��� � ����#� �#���
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.126
����� �����������
0.4 ����� �%� ��+�� �� �������#� �������#�$ *������#�� �������
�%�� ����� ��� �� ������#�� ���� �� �������#� �����
������� ��� ������� 1���+��� ������� )���#��+��� ���
��%�� �����
0.4 ����� �#$%� +� �#$��� � ������<
� +���3 �� & &�J ����� ������� )���#��+��� )��8 �� & � J )���#��$� )���#��+��� �51 �� & !� J �������� ������� )���#��+��� �*2 �� & 9� J �*2 )���#��+�� @ �� �.) ��� ����
J �)�A� +���3 �� 9&&� J ����� ������� 1���+��� )��8 �� 9& � J )���#��$� 1���+��� ��7) �� 9 !� J ��%�� ������� 1���+�� @ �� �.)
��� ���� J �1�A
*� ��� ����� �%# �#��� +���3 ���#�$ ���� ������ �%� ����
�� �%� ������� ����� ���� �%� ������� 5����
*�������#�� ��+�� @/�!�&A �� �%� ����#�� 5����
*�������#�� ��+�� @/�9�&A� �%� ��� ���$��� �� �%� 0.4
����� ��� �� ������ �������#� ����� ����#��
8���< �� ��� �� ���� ''''� *� # ������� ��� �%� ���
���$��� ��� #��#���� �%�� ����� %���� ��� +� ��������
��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
�%# ���� ���� �%� ���� �%#�% 0.4 ����� ������� #�
%���� �� �� +�#�� �%� �������#� �������#�$ #������#��
��� �%# �������#���
*� ��� ��� #� �� #�������� ���#�������� �%� ����
����#��� �%# ���� ���� �%� *��� 4����#�� ��+�� @/9&� A�
*� ��� ��� #� � ���6#�������� ���#�������� �%� ����
����#��� �%# ���� ���� ����� �#�� �����
What You Should Know About
������ ����� �������� �%� ���� ����3 �%� ����� �� #�������� #��� #� �%�
$������ ���$��� �%� 0.4 ��� ���� �%�� ��� �#$� �� �
����#� �#�� ������#�� �%� #�������� ������� ��� �%�
����#��� ��� ����%���� ������� ��� �%#�% �%� ����
������ ,������ ����#�� �%� ���� ������ �%�� ����#�
�%�� ��� ����� � ����#���
/�� ���� #�������#��� �� ������ ��� ����� � ������
��� ����� �� �� ���� ��� ������ � !���� �
!������ �����������
Enter Purchase Order Detail Information
A8.1 27
������ ����� ��
�������� �����
>�� ��� �#$� � ��� ���� �� � ����#� �#�� �� ������#��
�%� ������ ��� �%�� ����� �� �%� #�������� #��� ���
����%��� *� ��� �#$��� � ������ ��� ���� �� %�����
#�������#��� �%� ���� �� �%�� ��� ���� � � ������� ���
��� ����#� �#�� �� �%� ������
*� ��� �� ������ ���� �%� �#��� ��� ������#�$ ���� �
�+�#���� ��� �%� �#��� ��� �%� ������ ��� ����� >�� ���
���� ������ ��� #�������#�� ��� �� ���#�� ����%��
����� ���� �%� ����%�� ����� ����#� �����
/�� ���� #�������#��� �� ������ � � �"�" #�����
Entering Detail Lines by Account Number
From Stock Based Procurement (G43A), choose Purchase Order Processing
From Purchase Order Processing (G43A11), choose Enter Purchase Orders
*� ��� ���3 #� �� ���#������� #� �%#�% ��� ����%�� ���#�� �� $��� ���#������� �� �� ��� �� #� � �����#� ,�+ �� ���$���� ��� ��� �%��$� ����%���$�#�� $������ ���$�� ������� ���+��� >�� ����� � ����#� �#�� ��� ���% ����������+�� �$�#�� �%#�% ��� ��� ����%�#�$� �%# ����� ��� �%� $������ ���$�� ��������� �?���� +� ,�+� ���$���� �� � ���
%�� ��� ����� ����#� �#�� +� ������� ���+��� ��� ��� %��� �%� ����������� ����#����� ��� +��$�� ����3#�$� /�� �?������ � �����#� ����������+�� �������� ���� ���#�� ����� �?����� ���% �#�� ��� ����%�� $����$�#�� �%� ������� ���+��� ��� ��� %��� �%� ����<
� ����3 �%� ������ ��� =����#�� �� ���#�� ����#� �%�� ��� ��� ����#������ ����%��
� :��#���� �%�� �%� ��� �� �%� ����#� ��� ��� �?���� �%� +��$�� ������#�� ����#�
>�� ������#�� %�� �%� ���� ������ #�������#�� �� ���% ����#� �#��� /���?������ ��� ��� ��=�#�� �%�� �%� ���� ����� � �#�� +��� �� +��% ��������� ���+�� ��� �� #��� ���+��� >�� ��� ����� � �#�� ���� ��� ���% ����#��#�� �� #��#���� %�� �%� �������#�� ���3 �#�% ��%�� ���� ������ �����
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.128
�� ���� ������ ����� �� ������� �����
�� 1���%�� ����� ����#�
&� �������� �%� ������#�$ �#���<
� ������� 8��+��
� �������� �%� ������#�$ �#��� � ������� ��� ��� �����<
� *��� 8�
� I����#��
� ;�#� ���
� �?������ ���
� 4� @4#�� ����A
� ��� & @����#��#�� &A
� ��� @����#��#�� A
� 0.4 ����
� ���� ;�5 @�������#�� ;�#� �� 5�����A
� 1���%� ;�5 @1���%�#�$ ;�#� �� 5�����A
� 4�� � @4�� ����A
� �+���$��
� �+���$�� ����
� 8�?� � @8�?� ����A
Enter Purchase Order Detail Information
A8.1 29
!� ����� & #� �%� ������#�$ �#��� �� ����� ���#�#���� #�������#�� �+��� �%�����#� �#��<
� ���#��
�%� ���� �#���� 1���%�#�$ *�������#���
9� �� 1���%�#�$ *�������#��� �������� �%� ������#�$ �#���<
� 0.4 �����
����� �����������
������� 8��+�� � �#��� �%�� #����#�#� �� ������� #� �%� $������ ���$���
>�� ��� �� ��� �� �%� ������#�$ ������ ��� �������
���+��<
� ������� ������� ���+�� @+�#����#���+,�����+#�#��� �� ���?#+�� ������A
� �%#�� 0.4 ���+�� @��?#��� �� � �#$#�A� �6�#$#� %��� ������� *� ���+��� ���� ���� @��� ��������� ���#��+�� #� �������A
�%� �#�� �%������� �� �%� ������� #��#���� �%� ������ ��
�%� ������� ���+��� >�� ���#�� �%� ������� ������ #�
�%� 0������ �������#�$ ������� ���$����
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.130
����� �����������
0.4 ���� � ���� �%�� #����#�#� �%� �#����#�� ���#�� �� �%#�% �%�
�������#�� # �� ���� �%� ������� ������� ��+�� ���
$������ �������#�$ ���#�#� �%� ���� ���$� ��� ���%
�#����#�� ���#��� >�� ��� %��� �� �� &9 ���#���
0��������� ���#�� &9 # ��� ���#� ��,�������
��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
�%# ���� �������� �%� ����� �� � ����#����� ��
�����+����� �%�� ����� ���� �%# �������#���
�+���$�� � ���� �%�� #����#�#� � ����#��� ��?#�#��� ������� �#�%#� �
$������ ���$�� �������� � �+���$�� ��� +� �� �=�#�����
#��� ���+��� �� ����� +��3 ���+��� ��� � ����%� *�
��� ����� � �+���$��� ��� ��� ��� ���#�� �%�
�+���$�� �����
�+���$�� ���� � ��� ���#��� ���� @��. �A �%�� # ��� �#�% �%�
�+���$�� �#��� �� #����#�� �%� �+���$�� ���� ���
�+���$�� ��#�#�$� �� �%� ;�� ���#��� ���� ����� �%�
����� �#�� �� �%� ����#��#�� ������� %�� �%� ����
������� ��#�#�$� �%# # �#�%�� %���6����� �� ���
���#���� /�� �?�����<
� ���%������#� �#���� �� ��� ��#�
8 8����#� �#���� �#$%� ,��#�� ��� D��� �#��
� ���%������#� �#���� �#$%� ,��#�� ��� +���3 �#��
ÑÑ Exercises �� �%� �?���#� ��� �%# �%������
A8.1 31
Work with Commitments and Encumbrances
Working with Commitments and Encumbrances
� ����#����� �� �����+����� # �%� ����$�#�#�� �� � ������ �+�#$��#��� ���%�#�� ��� ����� � ����%�� ����� ����#� �#��� ��� ��� %��� �%� ���� ����3 �%������� �%�� ��� ��� �+�#$���� �� ��� ��� ����� #� �� � ,�+� ���$���� �� � ���
/�� �?������ ��� �#$%� +� ���3#�$ �� � ��������6�������#�$ ���,���� ���%�#�� ��� ����� � ����%�� ����� ��� $��� �� ���#�� �� �������� �%� ���,������� ��� %��� �%� ���� ������ � ����#����� �� �����+����� ��� �%� ����%���������
>�� ��� ���#��� #��#�#���� ����#����� �� �����+����� ������ ��� � ,�+ �����$��� �� ���#�� �%� ���� �� ����%�� +�#�$ ����� >�� ��� ��� ���#�� �%������ ����#����� �� �����+����� ������ ��� � ,�+ �� ���$��� �� ���#�� �%���%� ������ ��� ��� �?���� �%� +��$���
����� ��� ����#�� $��� �� ������ ����%��� ��� ��� %��� �%� ���� ���#�������#����� ��� �����+������ �%� ���� ��� �%# +� �����#�$ �%� ���������#����� ������ ��� � ,�+ �� ���$��� +� �%� #��#�#���� ����#������������ �%� ���� ������� ����#����� ���#�� �%�� ��� ��� ,������ ����#���� ����#�� �� ����%�� �� �%� $������ ���$���
�%� ���� ������� ����#����� ��� �����+����� ����3#�$ ���� �� ��������� ��� ���#�� #� ��� ���#��� ���� ��+�� 9�.��� *� �� ����� # �� %���� �%��%� ���� ��� ��� ������ ����#����� �� �����+����� ��� �%� ����� ���#���� ������ �%� %����
�������� �%� ������#�$ ��3<
� )��#�� ����#����� #�������#�� ��� ����%�� �����
What You Should Know About
��� ! ������ �%� ���� ����3 ����#����� ��� �����+����� #� �%�
����#����� ������ ���$�� @1�A ��� �%� ����#�����
;�#� ���$�� @1;A� �%� ���� ��� ����3 ��?� ���
����#����� #� �%� ����#����� ������ ���$���
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.132
"������� �������
�����������
>�� ��� �#��#+��� �%� �?���� �� � ����%�� ����� ����#�
�#�� �� ������ �#������� ������� �� ����%�� ����� ������
�%� ���� ������ � ����#����� ��� ���% ������� ��
�%#�% ��� �#��#+��� �%� �?�����
*� ��� ����� � ����#� �#�� +����� ��� �#��#+��� �%�
�?����� �%� ���� ������ � ����#����� ��� �%�
������� ���+�� �� �%� ����#� �#��� ����� ��� �#��#+���
�%� �?����� �%� ���� ���#��� �%� ����#����� ��� �%�
������� ���+�� �� �%� ����#� �#�� ��� ���#��#+��� �%�
����#����� ������ �� ���% �� �%� �#��#+��#�� ��������
/�� ���� #�������#�� �+��� ����#��� ������� �#��#+��#���
�� ����$���� ��� � ��� ������� �� %������
!������
See Also
� !$��� #�������� �����
Reviewing Commitment Information for Purchase Orders
From Non-Stock Procurement (G43B), choose Procurement Inquiries
From Procurement Inquiries (G43B112), choose Commitment Inquiry
>�� ��� ���#�� #��#�#���� ����#����� �������#�� ���<
� �� ������� ���+��
� � ����#��
� �� ����� ���+�� ��� ����
>�� ��� ��� ���#�� �%� ����� ������ �� ��� ����#������ ���#��������#������ ��� ���� ����#����� ��� ���% �� �%� �+����
���% ����#����� �������#�� �������� ��� �� �%� ������#�$ #����#��<
� �%� ����� �� �� ��#$#��� ����#�����
� � �%��$� �� � ����#�����
� � �������� ����#�����
� � ���#���� ����#������ ��� �� � ����#�� �� �������
>�� ��� ���#�� ����#� ��� ���% �������#��� ��% � �%� ������� ���+��� ��������+��� �#�� ���+��� ��� ����#��� � ���� � �%� $�������� �%� �������#����� �%���
Work with Commitments and Encumbrances
A8.1 33
�%� ���� ����#��� ����#����� �������#�� #�������#�� ���� �%� 1���%�#�$4��$�� ��+�� @/9!&''A�
�� ����# ���������� ���������� �� ������� ����
�� ����#����� *�=�#��
&� �������� �%� ������#�$ �#��� �� ������ ����#����� #�������#�� ��� ����#�#� ������� ���+��<
� 2����%.1����
� ������� 8��+��
� �������� �%� ������#�$ �#��� �� ������ �%� ����%� #� �������<
� /��� 0.4 ����
� �%�� 0.4 ����
� �+���$��
� ����� 8��+��
� 4#�� 8��+��
� ����#��
!� )��#�� �%� ������#�$ �#���<
� �����
� ����
� )����3
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.134
� ������ ����#����
� ������ )��#����
9� �� �#�� ����� ����#���� ������� ��� /(�
�� )��#�� �%� ������#�$ �#���<
� ����� ����#����
� ����� )��#����
� ����� ����
Work with Commitments and Encumbrances
A8.1 35
(� ���� ����#����� ����#� *�=�#�� ��� � ����#����� �������#���
"� �� ����#����� ����#� *�=�#��� ���#�� ����#� ��� �%� ����#������������#���
����� �����������
)����3 � $����#� �#��� �%�� ��� �� ��� � �����3� ����#��#���
����� �� ������
��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
2�#�� ��?� ����#+#�$ �%� ����� �%�� �%# ����#�����
�������#�� ���������
������ ����#���� ������ ����#���� �� �� ����� �#�� �� �������� �#���
#�����#�$ �%� ��? ������ ����#�����
��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
;� /&� �� ��$$�� +������ �%� ������ �#��� ��� �%� ��#�
�#����
������ J )��#���� ������ ���#���� ���� �%� ������ ����#���� �� �� �����
�#�� �� �������� �#��� #�����#�$ �%� ��? �������
What You Should Know About
$����#��� ����������
%���������
>�� ��� ���#�� ����#����� =����#�#� #����� ��
����#����� ������ +� ���#�$ /&��
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.136
A8.1 37
Receipt Processing
Objectives
� �� ��������� �%� �#�������� +������ �� #������� ����#�#�$ ����� ���� ������ ����#�#�$ �����
� �� #�������� � ������ ����#�#�$ �����
� �� ������#�� #� ����%�� ����#��� ��� +����#�#�� �� ���� ������#��
� �� ��#�� ����%�� ����#���
� �� ����� ����%�� ����#��
� �� ����� ������ ��� �� ����#��
� �� ��������� ,������ ����#� �%�� �%� ���� $������� ��� ������ ����#���������#��
� �� ��� ,������ ����#� ��� ����#�� �������#��
About Receipt Processing
>�� ��� �� �#�%�� �� #������� �� ������ ����#�#�$ ����� �� ��=�#�� �%� $������ ���#�� ��� ��=����� �� � ����%�� ������
>�� ��� �� �%� ������ ����#�#�$ ����� #� ��� ����%�� #��� �� #���������>�� ��� �� �%� ������ �� #������� ����#�#�$ ����� #� ��� ����%�� #��� �����#�� �� �%� $������ ���$���
Informal Receiving Process
�� #������� ����#�#�$ ����� # ��� #� �%#�% ��� ����� ����#�� #�������#�� ���%� ��� �#�� �%�� ��� ������ � ����%��� *� ��� ������ � ����%�� ��� �� �����%� ���� ������#�� �%�� ��� ����#��� �� ����
%�� ��� �� �� #������� ����#�#�$ ������ �%� ���� ������ � #�$�� ������#� �%� 1���%�� ����� )���#��� ��+�� @/9!& &A �%�� ��� ������ � ����%��� �%����� ��� ������ � �#�+#�#�� ��� �%� ����%�� �� �%�� �#���
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.138
Formal Receiving Process
�� ���������� ������� ��� �%� ����#�� �� $���� ���� ����#�#�$ ����� # �#3����� #������<
� ��3#�$ �%�#��� ����#�� �� #���
� *����#��#�$ ����#� �� �%� ����#��
� )�����#�$ ����#� �� �%� ����#��
� ������ ����#�#�$ ����� # ��� #� �%#�% ��� ����� ����#� �� � ����#�� +�������� ������ ����%��� >�� ������ ����%�� +��� �� �%� ����#�� #�������#��� /���?������ #� ��� ����� � ����#�� ��� �� ���� ��� ��� ������ � ����%�� ��� ������
>�� ��� �� ����%�� ����#��� #� ���� ������ ����#�� ����� �� �������������� �%� ����#�� �� $��� ���� ���#����� >�� ��� �%�� ����� �%�� #�������#��#� �%� �����
Receiver
Item A 10 x .25 = $2.50
Item B 15 x .10 = $1.50
Item C 20 x .25 = $5.00
Enter Receipts
>�� ��� ��#�#���� �%� �� �� ����%�� ����#��� #� ��� �� ����#��� �� ���������#�� #�������#�� ���� ���#���� �� #� ��� �� ���#� �� ��#$#��� ����%������� � ����#�#�$ �����
%�� ��� �� � ������ ����#�#�$ ������ �%� ���� ������ � ����#�� ������ #��%� 1���%�� ����� )���#��� ��+�� @/9!& &A �%�� ��� ����� � ����#��� �%����� ��� ������ � �#�+#�#�� ��� �%� ����%�� �� �%�� �#��� %�� ��� ������ �����%��� �%� ���� ������ ����%�� ������ #� �%� 1���%�� ����� )���#�����+���
A8.1 39
Enter Receipts
Entering Receipts
����� ��� ����#�� �%� $��� �� � ����%�� ������ ��� ��� ������ �%� ����#� ���%� ����#��� �%� ���� �� ����#�� #�������#�� ��<
� ;����� #��� =����#�#� ��� ��� #� �%� *�������� 5���$����� ����
� ;����� $������ ���$�� �������
>�� ��� �%��� ��� �� �%��� ������ �� ����� � ����#��� �%� ������ ��� �������� �� �%��%�� ��� ���� �� ������ ����#� �#�� #�������#�� +� ����%������� ���+��� #��� ���+��� �� ������� ���+��� )�$����� �� �%� ������ �������� ��� ��� ��$$�� ���� ��� ������ �� ����%���
%�� ��� ����#�� $���� ��� ��� ���#�� �%�� �%� ����#� �� �%� ����#����������� �� �%� #�������#�� �� �%� ����%�� ������ >�� ��� ���#�� #������+��� =����#�#�� ��#� �� ������� ���� ��� � ����%� *� �%� ����#�� ����#��#���� ���� �%�� �� �%� ����%�� ������ ��� ��� ��,�� �%� ����%�� ���������#� �#�� �� ������� �%� ����#���
>�� �#$%� ����#�� �� ����� #� �#������� ���� �� �����#���� ���% �� �%#�% %���� �#������� #��� =����#��� >�� ��� #��#���� �%� �#������� ��#� �� ������ #��%#�% ��� ����#�� �� ������ >�� ��� ��� ������#�� �%��� �� ���� �%� #������ ����#��� *� �������� ��� ��� ���#�� ��� ���+�� ��� ��#�� ���+�� ����%�� #����
���% �#�� ��� ����#�� �� ����� �� ������ �� ������ � ����#��� �%� ���������� �%� 1���%�� ����� )���#��� ��+�� @/9!& &A�
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.140
What You Should Know About
&�������� ���
�������� �� ������
>�� ��� �� �����#�$ ���#�� �� ���#�� �%� ����%��
����� ��#$#����� �%�� �� ����� %� +��� ����#����
������ ����� 4����� ��� ��� ��� #� �?�� �� �� #���E ����%��
��#��� ��% � ���#���� �%��$�� #����� ��?�� ��� � ����%�
>�� ��� ����� �%�� ��� ��� �� ����� ���#�$ �%� ����#��
������
/�� ���� #�������#��� �� ������� � �"�" #���� ���
������ � � �"�" #�����
���� !������ ���% �#�� ��� ����� � ����#�� ��� �� #�������� #���� �%� �6���<
� ������ � ����#�� ������ #� �%� 1���%�� �����)���#��� ��+�� @/9!& &A
� ;����� #��� =����#�#� ��� ��� #� �%� *���4����#�� ��+�� @/9&� &A
� ��� � ��� ������ �� �%� *��� 4��$�� ��+��@/9&&&A
� ;����� �%� �������#��� ������� #� �%� �������4��$�� ��+�� @/�'&&A
Enter Receipts
A8.1 41
Entering Receipt Information
From Stock Based Procurement (G43A), choose Purchase Order Processing
From Purchase Order Processing (G43A11), choose Enter Receipts by PO
>�� ��� ����� ����#�� #�������#�� �� ���#�� �%� ����#�� �� $��� �� ���#�� ��� ����%�� ������ >�� ��� ���#�� �%� =����#��� ���� ��� � ����%� ��� ���%����� ��� ����#���
�� ����� � ����#��� ��� ��� �#�� ������ �%� ���� ����%�� ����� ����#� �#���%�� ��������� �� �%� ����#��� �� ���� ����#� �#�� �����#� #��� �%�� %��� ������ +��� ����#���� �%� ���� ����#��� ��� ���� ����#� �#�� ��� �%� #������+��� ����%�� ����� ���+��� �� ������� ���+�� ��� ���#���
*� �%� ����#� �#�� �� � ����%�� ����� �#���� ���� �%� ����#� �� �%� ����������#��� ��� ��� ��,�� �%� ����%�� ����� ����#� �#�� �� ������� �%� ����#��� /���?������ #� �%� ����� =����#�� �� � ����#� �#�� # �� +�� ��� ����#�� � =����#���� &�� ��� ��� �%��$� �%� =����#�� �� �%� ����#� �#�� �� &�� >�� ���#���%��%�� �� ���� �%� ����#�#�$ +������ �� �%� �#�� �� �� 3��� #� �����
�� ���� ������ ����������
�� ����� )���#��
&� �� ������ ����%�� ����� ����#� �#�� �%�� ��������� �� � ����#����������� �%� ������#�$ �#���� � �������� ��� ��� �����<
� )���#���
� 2����%.1����
� 0.4 ����
� ����� 8��+��
� *��� 8��+��
� ������� 8��+��
�%� ���� �#���� ���� �%�� ����#� �#�� �#�% � ��?� ���� ���� �=����� �%�� �%#�% ��� ���#�#�� #� �����#�$ ���#���
� �������� �%� ������#�$ �#���<
� )���#�� ����
� )���#�� ��������
� ����#�� )����3
� �����#��� *���
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.142
!� ������� ���� ����#�� #�������#�� �� �%� ����#� �#�� ��� ��,�� �%�������#�$ �#���� � �������<
� I����#��
� ;5
� ;�#� ���
� �?������ ���
9� ��,�� ����#�#�$ #�������#�� ��� ���% ����#� �#��� � ��������
�� ���� & #� �%� ������#�$ �#��� ��� ���% ����#� �#�� ��� ���� �� ����#�� ������ �����<
� � @���#�� �?#�A
�%� ���#�� ��� ����� ������#�� �%��%�� �%� ���� ����� �%� +�������� �%� �#�� ���� @���#�� &A� ���� �%� +������ @���#��"A� �� ������ �%��#�� ���#���� @���#�� 'A�
����� �����������
)���#��� @>A � ���� �%�� ������#�� �%��%�� �%� ���� �#����
����%�� ����� �#�� �%�� %��� +��� ����#��� +�� ���
����%�� �� � ����%���
:��#� ���� ���<
+���3 �#���� ����%�� ����� �#�� �%�� %��� ��� +���
����#���� >�� ��� ���� ����#�� �%�� ����� �#���
> �#���� ����%�� ����� �#�� �%�� %��� +���
����#��� +�� ��� ����%�� �� � ����%��� >�� ���
���� ������ ����#�� �� �%�� ����� �#���
)���#�� ���� �%� ���� ��� ����#��� �%# ����%�� ����� �#���
)���#�� ��� � ���+�� ��� �� #����#�� �%� ����#�� �������#��� >��
��� �#$� � ���+�� �� �%� ����#��� ��% � �%� ����#��E
��� ����� ���+�� �� �%� ����%�� ����� ���+��� �� ���
��� ����� �%� ���� �� �#$� � ���+�� �%���$% �%�
8�?� 8��+�� ���#�#��� >�� ���#�� #� �%� �����#�$
���#�� ��� ����� )���#�� �%#�% �������� ���� ���
���� �%� ���� �� �#$� �� ���% ����#���
Enter Receipts
A8.1 43
����� �����������
����#�� )�3 � ����6���� �#��� #� �%#�% ��� ��� ����� ��� ����#����
#�������#���
��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
/�� �?������ ��� ��� ����� � �����3 #� �%� ����#��
)����3 �#��� #� �%� ����� ����#�� �� �%� ����� #� ���
���� �� ���#��� �%� �����3 �#�% ���% �#�� �� �%� ������
�%� ���� ����#� �%�� �����3 �%���$% �� ���% �#�� �� �%�
����� #� �%� ����#�� )����3 �#��� #� �%� ���� ���� �� �%�
5���% :���%�� �� ���� )���#�� ������
*� ��� ���� �� ���#��� ��#=�� ��?� �#�% ���% �#��� �����
��?� #� �%� ����#�� )����3 �#��� #� �%� ���� ���� ��� ���%
�#��� �%# �����3 �����#�� �%� ��?� ��� ����� #� �%� ���
����#�� �� �%� ����� ��� �#���� #� �%� ����#�� )����3
�#��� ����� #� �%� ���� ���� ��� ���% �#�� �� �%� 5���%
:���%�� �� ���� )���#�� ������ >�� ��� �� �%# ��?� ��
�#�������#��� ����� �#�� �%�� ��� ��%���#� #����#����
What You Should Know About
�������� ���� �������
��� ����������
>�� ��� �#�� ���� ����#� �#�� ��� � ����#����� ����#���
+����� ��� � ����%� +� ����#�$ �%� ���� ����� *�=�#��
���$��� ���� �%� ����� )���#�� ���$����
Entering Reversing Receipts
From Stock Based Procurement (G43A), choose Purchase Order Processing
From Purchase Order Processing (G43A11), choose Enter Receipts by PO
>�� ��� ������ � ����#�� � ���$ � ��� %��� ��� ��� ������� � ����%�� ��� �%�����#��� >�� �#$%� ���� �� �� �%# #� ��� �������� � ����#�� +� �#��3� �� ����������� �%� ����$ ����#���
%�� ��� ������ � ����#��� �%� ���� ������� ��� �%� ����� � #� #� ��������� ����#���� *� ������ ��� �������#�$ ��� #�������� �������#���
�� ���� � ������� ������
�� ����� )���#��
&� �������� �%� ������#�$ �#���<
� )���#���
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.144
� 4����� �%� ����#��� ����#� �#�� �%�� ��� ���� �� �������
!� ���#�� � #� �%� ������#�$ �#��� ��� �%� ����#�� ��� ���� �� ������<
� � @���#�� �?#�A
What You Should Know About
$������� � ������ �� �
������ ������ ������
*� �� #��� $�� �%���$% � ����#�� ����#�$ ������ ���
��� ���� #� +��3 �� �%� �#�� ������#�� #� �%� �����
+����� ��� ��� ������ �%� ����#��� >�� ��� ��� ������
��� �#��#�#���
/�� ���� #�������#��� �� ������ &�� ����� � �����
�������
ÑÑ Exercises �� �%� �?���#� ��� �%# �%������
A8.1 45
Work with Journal Entries for Receipt Transactions
Working with Journal Entries for Receipt Transactions
�%� ���� ������ ,������ ����#� ���% �#�� ��� ����� �� ������ � ����#��� >����� ���#�� �%� ,������ ����#� ��� �������� ��� �%�� ��� �%�� �� �%� $���������$���
�������� �%� ������#�$ ��3<
� )��#�� ,������ ����#� ��� ����#��
� 1�� ����#��
Reviewing Journal Entries for Receipts
From Stock Based Procurement (G43A), choose Receipts Matching andPosting
From Receipts Matching and Posting (G43A15), choose Review G/L ReceiptsJournal
%�� ��� ����� � ������ ����#��� �%� ���� ������ ,������ ����#� �%��<
� ��+#� �� #�������� �������
� ����#� � ����#��� ��� ����%���� �������
/�� �?������ #� ��� ����� � ������ ����#�� ��� &����� ����% �� #�������� #�����%� ���� ������ �%� ������#�$ ,������ ����#�<
InventoryReceived Not
Vouchered
100 100
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.146
*� ��? # ����#��+�� �� � ����#��� �%� ���� ��� ������ ��? ������� ����#�� *� �������� ������ ��� �� �%� �#�� �� ����#��� �%� ���� ������ ����#� ��� ������������� ����
>�� �#$%� �� � ������� ��� ���%�� �� ������#�� �%� #�������� ��� ��� ��#���� �%� ������� ��� ��� �� #��� ����#� ���#���� ���� ��� ���������%��$� #�� *� � ���#���� �?#� +������ �%� ������� ��� ��� �%� ��#�� �� �%#�%��� ����%�� �� #���� �%� ���� ������ ,������ ����#� �� ������� ��� �%����#����� >�� ���#�� ���#���� ������� #� �������#� �������#�$ #������#���
/�� �?������ #� ��� ����� � ������ ����#�� ��� ����� ����% �� #�������� #������ �%� ������� ��� ��� �%� #��� # &������ �%� ���� ������ �%� ������#�$,������ ����#�<
Standard Cost Variance
Inventory Received NotVouchered
Purchase PriceVariance
100 80 20
>�� �� �����#�$ ���#�� �� ���#�� �%��%�� �%� ���� ������ �������,������ ����#� ��� ���% ����#� �#�� �� �����#D� �%� ����#� ��� ��� �#���
%�� ��� ������ � ����#��� �%� ���� �������#����� ������ �%����������#�$ ,������ ����#��
� ����#�� �������� ���+�� ��� +���% ���+�� �#���� ���% �#�� ��� ����#�� �������� �� ������ >�� �#$%� ���� �� ���� �%�� ���+�� � ��� ��� ��#�� �#�����#�#� +���% $���� ��� �������� �� )��#�� 0.4 )���#�� ��������
Work with Journal Entries for Receipt Transactions
A8.1 47
Posting Receipts
From Stock Based Procurement (G43A), choose Receipts Matching andPosting
From Receipts Matching and Posting (G43A15), choose Review G/L ReceiptPost
����� ��� ���#�� ,������ ����#�� ��� ��� ��� �%�� �� �%� $������ ���$�� �#�$�%� 0.4 )���#�� 1�� ����������
�%� ���#�$ �����<
&� ����� =���#�#�� +���%� �� ������� �������#�� ���� �%� �������4��$�� ��+�� @/�'&&A�
� ��#� ��� ���#�#� ���% �������#���
!� 1�� �������� �������#�� �� �%� ������� 2������ ��+�� @/�'� A�
9� 5��3 ���% �������#�� ��� +���% %����� � ����� #� �%� ������� 4��$����+�� @/�'&&A ��� �%� 2���% ������� ��+�� @/��&&A�
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.148
A8.1 49
Voucher Processing
Objectives
� �� ������ ������� ����%��
� �� ����� ������ ���
� �� ���#�� ��� ��� ,������ ����#� �%�� ����� ���� ����%�� �������#��
� �� ������ ����#�#���� ����%��
� �� ���#�� ����%�� #�������#��
About Voucher Processing
2����� ��� ��� ��� � ����#�� ��� �%� $��� ��� ���#�� ��� ����%��� ������ ������ � ����%�� �%��<
� *��#���� �%�� �%� ���� �� � �������#�� %��� +��� ���
� ���#�#� �%� ������ �� ��� �� �%� ����#��
� 8��#�#� �%� ������� 1���+�� ���� �� ��� � �%��3
>�� ��� ������ � ����%�� #�������#���� �#�$ �� #���#��� >�� �� �%# ���%�� �����#�� �%�� #���#�� #�������#�� ��������� �� ���� ����#�� ������� /���?������ #� � ����#�� +#�� ��� ��� &����� ����% �� $���� ��� ��� ���#�� �%����� ����#��� &����� ����% �� $���� *� ��� �� ��� ������ ����#�� #�������#������ ��� ���#�� �%�� #���#�� #�������#�� ��������� �� ����%�� ����� ����#��#���
>�� ��� ������ ����%�� #� +���% ���� �#�$ ���� ����#�� #�������#��� >�� ���%# ���%�� �%�� ��� %��� �� �$������� �#�% ���� ����#�� �%�� ���� ����#�������� ��� ���#�#��� ��� �����#�$ ����%��� ��� #���#�� ��� ���������� /���?������ #� ����#�� ������ #��#���� �%�� ��� ����#��� &����� ����% �� $�����%� ���� ������ � ����%�� ��� &����� ����% �� $����
>�� �#$%� ���� �� ���#�� �%� ����#�� ������ ��� �%#�% ��� ��� ����������%��� ����� ��� ������ �%# #�������#��� ��� ��� ����� ������ ��� @��� #��?�� �� �� #���E ����%�� ��#��A ��� �%� #��� ��� %��� ����#����
*� ��� ����#�� �� #���#�� +����� ��� ��3� ����#�� �� �%� $��� ��� ���#��� ������ ������ � ����#�#���� ����%�� �� ������� ��� �%� +#��#�$ ������� ����� �������#�� �%� $��� �� ���#�� �� �%� #���#��� ��� ��� ������ � �������������%�� ���� �%� ����#�#���� ����%���
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.150
:���%�� �����#�$ #������ �%� ������#�$ ��3<
� )��#��#�$ ���� ����#��
� �����#�$ ������ ���
� �����#�$ ����%�� �#�$ #���#��
� �����#�$ ����#��� ����%�� ���� ����#�� ������
� ��3#�$ �#�% ,������ ����#� ��� ����%�� �������#��
� 4�$$#�$ #���#�� ��#�� �� ����#�#�$ $���
� 1�#��#�$ ����%�� #�������#��
What You Should Know About
'����� ����� ������� *� ��� ������ ����#�� #�������#�� ��� #���� ��� �������
#���#�� �� ����#�� ������ �� ������ #��#�#���� ����%���
*� ��� �� ��� ������ ����#�� #�������#��� ��� �������
#���#�� �� ����%�� ����� ����#� �#�� �� ������ ����%���
� �%���6��� ����%�� ����% ���%�� #���#� �%�� ��� ��
����#�� ������ �� ������ ����%��� � ���6��� ����%��
����% ���%�� #���#� �%�� ��� �� ����%�� ����� ����#�
�#�� �� ������ ����%��� >�� ��� ���#�� �%� ����%
���%�� �%�� ��� �� #� �����#�$ ���#���
See Also
� !$��� ����� �������� ��� ���� #�������#�� �+��� ������#�$ ����#��#�������#��
A8.1 51
Review Open Receipts
Reviewing Open Receipts
From Stock Based Procurement (G43A), choose Receipts Matching andPosting
From Receipts Matching and Posting (G43A15), choose Open Receipts bySupplier
>�� ��� ���#�� ���� ����#��� �%#�% ��� ����#�� ��� �%#�% ��� %��� ��� ���������� ����%��� >�� �#$%� �� �%# �� ������#�� �%� ����#�� ��� �%#�% ������ ������ ����%��� >�� ��� ���#�� �%� ������ ��� =����#�� ���� ��� ���%����#��� � ���� � �%� ������ ���� ��� ��� ����#���
Before You Begin
� �� �����#�$ ���#�� �� #��#���� �%��%�� ��� �� � �%���6��� �����6��� ����%�� ����% ���%��� /�� ���� #�������#�� �+��� ����%������% ���%��� �� !$��� '����� ���������
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.152
�� ����# ���� �������
�� ���� )���#�� +� ����#��
&� �� ������ ����#��� �������� ��� �� ���� �� �%� ������#�$ �#���<
� 2����%.1����
� 5���% ����
� �������� ����
� ����� 8��+��
� �������� 8��+��
� ����#��
� *��� 8��+��
� ������� 8��+��
� )��#�� �%� ������#�$ �#��� ��� ���% ����#��<
� ���� I����#��
� ���� ������
!� )��#�� �%� ����� ���� ������ ��� ��� ����#�� �%�� �#�����
Review Open Receipts
A8.1 53
����� �����������
5���% ���� �%� ����% ���� # � ���� �����%�� �� ���% ����%�� �����
����#� �#�� ������ �� ����#�� ������ �%�� #��#���� �%��%��
� ����%�� �?#�� :��#� ���� ���<
& � ����%�� ��� ��� ��� �?#�
� ����%�� ��� �?#�
! �%� ����#�� ������ �� �������
9 �%� ����%�� �� �������
8���< )����� ���� ! ��� 9 ��� ���#� ������ ����� >��
������ ���� �%�� ������ ��� �%� ����%�� ������� ��
����#�� ���$����
��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
*� ��� ����� & #� �%# �#���� �%� ���� �#���� ����� ���
�%#�% ����%�� �� ��� ��� �?#�� *� ��� ����� #� �%#
�#���� �%� ���� �#���� ����� ��� �%#�% ����%�� ��
�?#��
���� I����#�� �%� ��#$#��� =����#�� ��� �%� ����� �#��� ��� �� �#�� ���
�%��$� �� �%�� =����#��� �� ��� =����#�#� %#�����
����#���� ���.�� ����%���� �� �����
��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
�%� ���� =����#�� # �%� =����#�� �� �%� ����� ��� �%#�% �
����%�� ��� ��� ��� �?#��
���� ������ �%� ������ �� �%� ������ #���#��� �� ����%�� �%�� # �#��
����#� �� ����� %�� ��� ����� � �������� @���
�?������ �� ������ #���#��� �� ����%��A� �%� ���� ������
# �%� ��#$#��� ������ �� �%�� ��������� *� ��� �%��$�
�%� ��#$#��� ������� �%� ���� ������ # ������� +� �%�
��� �%��$�� /�� �?������ �������� %#������ ��
����#�� �$�#�� � �������� ����� #� � ������#�� �� �%�
���� +�������
��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
�%� ���� ������ # �%� ������ �� �%� ����� ��� �%#�% �
����%�� ��� ��� ��� �?#��
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.154
What You Should Know About
��� ������
����������
�%� ���� �#���� ���� ����#�� +��� �� �#�%�� ����#��
#�������#�� �� ����%�� ����� ����#� �#��� *� ��� ������
����#�� ��� $��� ��� ���#��� �%� ���� �#���� ����
����#�� +��� �� ����#�� #�������#��� *� ��� �� ���
������ ����#��� �%� ���� �#���� ���� ����#�� +���
�� ����%�� ����� ����#� �#���
�%� ����%�� ����% ���%�� ��� ���#�� #� �����#�$
���#�� ������#�� �%��%�� �%� ���� �#���� ����
����#�� +��� �� ����#�� #�������#�� @�%���6��� ����%��
����% ���%��A �� ����%�� ����� ����#� �#�� @���6���
����%�� ����% ���%��A�
(���������� ��� ������ ��
������ �����
>�� ��� #��#���� �%� ���� �� �%� ����#�� ������ ��
����%�� ����� ����#� �#�� ��� ���� �� ���#�� +�
�����#�$ � ����% ����<
� 5���% ���� & J �#���� ����#�� ������ ������%�� ����� ����#� �#�� ��� �%#�% ����%�� ����� �?#�
� 5���% ���� J �#���� ����#�� ������ ������%�� ����� ����#� �#�� ��� �%#�% ����%�� ���?#�
�%� ���� �#$� � ����% ���� �� 9 �� � ����#�� ������
�� ����%�� ����� ����#� �#�� #� �%� ����#�� # ������� ���
� ����% ���� �� ! #� �%� ����%�� # �������� >�� ������
���3 �#�% ������ �%�� %��� � ����% ���� ! �� 9� � �%��
��� ��� ���#� ������ �����
��������� ����������
�� ������ �����
>�� ��� ���#�� ���#�#���� #�������#�� ��� ���% ����
����#��� ��% � ����#�$ #�������#��� ������� �����
���+��� ��� ����� ����� +� �%��#�$ �� ���#�� ����#�
#�������#�� ��� � ���#�#� ����#���
Review Open Receipts
A8.1 55
Processing Options for Open Receipts by Supplier
DEFAULT VALUES: 1. Order Type ____________ 2. Currency Code ____________
PROCESSING CONTROL: 3. Enter a ’1’ to use the program to ____________ apply landed costs to received lines. If left blank, the program is used to allow you to review receipts that have not yet been matched or vouchered.
REVIEW RECEIPTS MODE: 4. Enter the appropriate Voucher Match ____________ Method for the processing you use: 2 = PO and Invoice, 3 = PO, Receipt and Invoice.
NOTE: If you receive and voucher together, then enter a ’2’ above. If you receive and voucher separately, then enter a ’3’.
Incoming Next Status Code Range: 5. From Status Code ____________ 6. Thru Status Code ____________
NOTE: You are NOT required to fill in the above status codes if you receive and voucher separately.
7. Enter a ’1’ to see all receipts, ____________ including closed lines.
LANDED COST MODE: 8. Enter a ’1’ to summarize journal ____________ entries. If left blank, journal entries are written in detail.
DREAM WRITER VERSIONS: Enter the version for each program: If left blank, ZJDE0001 will be used.
9. G/L Functional Server (XT0911Z1) ____________ 10. PO Receipt Routing (P43250) ____________ 11. A/P Ledger Inquiry (P042003) ____________ 12. Order Order Inquiry (P430301) ____________ 13. Order Inquiry Add. Info. (P43030W) ____________
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.156
A8.1 57
Enter Landed Costs
Entering Landed Costs
From Stock Based Procurement (G43A), choose Receipts Matching andPosting
From Receipts Matching and Posting (G43A15), choose Stand-Alone LandedCost
%�� ��� ����%�� #���� #� # ��� �������� �� ��� �?��� ��� ��� ���#�������� +��3�� ���� #����� ��?�� ��� � ��� �%�� ��� ��� ������ K������ ����L>�� ��� ����� ������ ��� ��� #��� ���#�$ �%� ����#�� ������ �%� ����%������% ������ �� � � ����6����� ������
������� ������ �����
����� ��� ������
������
>�� ��� ����� ������ ��� �%�� ��� ����� ����#��
#�������#��� >�� �#$%� �%��� �%# ����� #� ��� ����#��
������ ��� #�������#�� �%�� ��� ����#�� #���� >�� ���
�� ��� �� �%� ������#�$ ���%�� �� ����� ������ ���
���#�$ �%� ����#�� �����<
� 7��� �%� ���� �������#����� �#���� �%� ��������� �%�� ��� ����#��+�� �� #��� � ��� ������#��� �%��$�� ��� ����� �%� ���� >�� �#$%��� �%# ���%�� #� ������ ��� ��� �%� ����#���� �%�� ��� ��� ������ ��� �#���� ���% �#����� ����#�� � �����#� #����
� 7��� �%� ���� �������#����� ����� ������ ����>�� ��� �� �%# ���%�� #� ������ ��� ��� �%�����#�� �� �%�� ��� ��� ������ ��� ��� �%���� ���% �#�� ��� ����#�� � �����#� #����
� 1������ �� ������ ��� �����#�$
;� �����#�$ ���#�� ��� �%� ����� )���#�� ���$��� ��
���#�� �%� ������ ��� ���%�� �� ���
������� ������ �����
����� ��� ������
����� ������
*� ��� �� #���#�� �� ������ ����%��� ��� ��� �����
������ ��� �%�� ��� ������ ����%��� >�� �#$%�
�%��� �%# ����� #� ��� �+��#� ������ ��� #�������#��
���� #���#��� �� ����� ������ ���� ��� ��� ���� �%�
����6����� 4����� ��� ���$��� ���� �%� :���%��
5���% ���$����
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.158
������� ������ ����� ��
� �����)����� ������
>�� ��� ����� ������ ��� � � ����6����� ������ >��
�#$%� �%��� �%# ����� #� ������ ��� #�������#�� #
��� ���#��+�� �� ��� ���� ����#�� �� �� #���� ��� ���
������ ����%�� #� +���% ����� >�� ��� ���� �%�
����6����� 4����� ��� ���$��� ���� )���#��
5���%#�$ ��� 1��#�$�
4����� ��� ��� ���� ����#��+�� �� #��� ��� �%#�% ��� ������ ����#��#�������#��� %�� ��� ����� ������ ��� ��� #���� �%� ���� ���� ����� ����� ���3 �#�% �%� ������ ��� �%�� %��� +��� �� �� ��� �#$��� �� �%� #����/�� ���% #��� ��� ����#��� ��� ���<
� )��#��� �%��$�� ��� ����� �%� ������ ��� �#$��� �� �%� #���
� )��#��� �%��$�� ��� ����� �%� ����#�� �� �%�� �%� ������ ��� # ��#�
Before You Begin
� ���#�� ������ ��� ��� ������ ��� ���� �� 4����� ��� )��##��
� �#$� ������ ��� ���� �� #���� ����%�� ������ �� ����#� �#��� ��������
� :��#�� �%�� �����#�$ ���#�� ��� �� �������#����� ��� �%� ���$��� #��%#�% ��� ����� ������ ���
Enter Landed Costs
A8.1 59
�� ���� ������ �����
�� ����6����� 4����� ���
&� 4����� �%� ����#�� ������ ��� �%#�% ��� ���� �� ����� ������ ����
� ���� 4����� ��� �����#���
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.160
!� �� 4����� ��� �����#��� �� �%��$� ������ ��� ������� �������� �%�������#�$ �#���<
� ;�#� ���
� �?������ ���
9� ��$$�� �� �%� ��������� ������ ��� 4����� ��� �����#���
�� �� �%��$� �%� ����#�� ��� ������ ��� ������� �������� �%� ������#�$�#���<
� ����#��
(� ����� & #� �%� ������#�$ �#��� �� ������ ���% ���<
� � @���#�� �?#�A
What You Should Know About
������� ������� ��
������ �����
����� ��� ����� ������ ��� ��� #���� �%� ���� �#$%�
������ � ������� ������ ��� ����#� �#�� ��� �%#�% ���
��� ������ � ����%��� �%# ������ �� %�� ��� %���
�� �� ���% ������ ���� >�� ��� �#�� ������ ��� ����#�
�#�� �� �%� ����%�� ����% �����
*����) ���� ������
���� ����� + ,-./,0
����6����� 4����� ��� ��� ���� )���#�� +� ����#��
��� #����#��� ����� �%� �#�������� # �%�� ��� ��
�����#�$ ���#�� �� ���#�� �%�� ����6����� 4�����
��� +� ��� �� ����� ������ ��� �� ���� ����#���
/�� ���� #�������#��� �� ��(�&�� )��� �������
Enter Landed Costs
A8.1 61
"����)������ �%� �������� #� �%#�% ��� ����� ������ ��� ��� +�
�%� ��� � �%� �������� ��� �%� ����%�� ������
��$����� �� �%��%�� �%� ������ ��� ����#�� �� �
�#������� ���������
See Also
� ������ � � �"�" #���� *�+,-.,/
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.162
A8.1 63
Create Vouchers Using Invoices
Creating Vouchers Using Invoices
>�� ��� ������ � ����%�� +����� ��� ��� ��� � ����#�� ��� ����%��� >�������� ������ � ����%�� ��� �%� +#��#�$ ������ �� �� #���#��� >�� ��� ���#���%�� � +#��#�$ ������ # ������� +� ����%#�$ #� �� ���� ����#�� ������� /���?������ #� � ����#�� %� +#���� ��� ��� &����� ����% �� #���� ��� ��� �%��3���� ����#�� ������ �� �� �%�� ��� ����#��� &����� ����% �� #����
��� �� ���� ����#�� ������ �#$%� ��������� �� �� #���#��� /�� �?������ #��%� +#��#�$ ������ �� �� #���#�� # &������ #� �#$%� ��������� �� ��� ����#�������� ��� &����� ����% �� #���� �� ��� ����#�� ������ ��� ����� ����% ��#���� *� ����#��� ����#�� ������ ��������� �� �� #���#��� ��� ��� ���#�� ������� �� ��� ���������#�$ ����#�� �������
>�� �#$%� ����#�� �� #���#�� ��,������ ����� ��� ������ � ����%��� �%���,������ �#$%� ������� ��� �%��$� �� � ���#�#� #��� �� �� ����� �� �%� #�#�#��#���#��� *� �%# #����#��� ��� ��� ������ � ����%�� ��� �� #���#�� ��,�������
>�� ��� ������ ����%�� ���� #���#�� �#�$ �%� ������#�$ ���%��<
InvoiceAcme Supply
Company
Due $10.00
Open Receipts
Item 1 10 x .50 = $5.00Item 2 20 x .25 = $5.00
$10.00
� �%��� ����#�� ������ �� ����% �� �� #���#��
� �%��� �����#D�� ����#�� ������ �� ����% �� �� #���#��
� )����� #���#�� ��,������
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.164
Before You Begin
� �� �����#�$ ���#�� �� #��#���� �%� ����%�� ����% ���%�� �%����������� �� ���� ����#�� �����
What You Should Know About
������� ������� �����
������� ��� ������
�����
*� ��� �� ��� ������ ����#�� #�������#��� ��� ��� ���#��
�%�� �%� +#��#�$ ������ �� �� #���#�� # ������� +�
������#�$ #� �� �%� ���������#�$ ����%�� ����� ����#�
�#�� @���6��� ����%�� ����% ���%��A�
>�� ��� �� �����#�$ ���#�� �� #��#���� �%��%�� ���
�� � ���6��� ����%�� ����% ���%�� �� � �%���6���
����%�� ����% ���%��� >�� ��� ���#�� �%� �%���6���
����%�� ����% ���%�� #� ��� ������� ����#�� ������ ��
#���#�� �� ������ ����%���
"������� �������
�����������
>�� ��� �#��#+��� �%� �?���� �� � ����#� �#�� ��
����#��� �������� /�� �?������ ��� ��� �������� �%� ���
�� &�� ���� �� ����� �� ������ �#������� �����������
�#�%�� �%�� ��� ����� �%� ����� �� �%�� ��� ������ �
����%�� ��� �%� ������
*� ��� �#��#+��� �� �?���� �� ����� ������ �%� ����
������ �%� ����#� �#�� � � #�$�� ������ *� ��� ���
������ � ������� ����#� �#�� ��� ���% ������� �� �%#�%
��� �#��#+��� �%� �?����� >�� ��� ����% �%� ��#$#���
����#� �#�� �� �%� #���#�� �� ������ � ����%��� �%� ����
������ � #�$�� ����� �� �%� ����%���
>�� ��� ������#�� #� �� �?���� %� +��� �#��#+���� ��
����#��� ������� +� ����#�$ �%� 5���#��� �������
�#��#+��#�� �#���� ���� �%� ����%�� ����% ���$����
>�� ��� ��� �#��#+��� �� �?���� �� ���#��#+��� ��
�?���� �� �%# �#�����
/�� ���� #�������#�� �+��� �#��#+��#�$ �� �?���� ��
����� ������ �� ����$���� ��� � ��� ������� ��
%������ !������ /�� ���� #�������#�� �+���
�#��#+��#�$ �� �?���� �� ����%�� ������ �� ������
&�� ����� � ������ ��� '����� �� �� �����
Create Vouchers Using Invoices
A8.1 65
$������� � ������ >�� �#$%� ���� �� ������ � ����%��� #�� ��� �?������ ���
�������� �%� #��� ��� �%#�% ��� ������� �%� ����%��� ��
������ � ����%��� ��� ��� ������ �%� ����%�� �� �%�
5���% :���%�� �� ���� )���#�� ���� @�#�$ � ����% ����
A� ��� �%�� ����� � ������ ���#�� �����
*� �%� ����%�� %� +��� ������ �%� ���� ������ �%�
���������#�$ ,������ ����#�� *� �%� ����%�� %� ���
+��� ������ �%� ���� ������ �%� ����#��
�� ������� �%� #���$�#�� �� ���� ����%�#�$ ����� �� ��� �� �%� �������1���+�� :���%�� ����� ���$��� �� ������ ����%��� �� ����� �%# ��� ���%������ �� �����#�$ ���#�� && �� /����#���� ����� H��9&&G& �� �
See Also
� ������ &�� �� �" �" '������ *�0+,01/ #� �%� !����� � 2 $�� 3�"�
Choosing Receipt Records to Match to an Invoice
From Stock Based Procurement (G43A), choose Receipts Matching andPosting
From Receipts Matching and Posting (G43A15), choose Match Voucher toOpen Receipt
�� ������ � ����%�� ���� �� #���#��� ��� ��� ������ �%� ����#�� ������ �%����������� �� �%� #���#�� ��� ����% �%�� �� �%� #���#��� /�� �?������ #� �����#�� %� ��� ��� �� #���#�� ��� &������ ��� ��� ������ ��� ����% �%�����#�� ������ ��� �%� &����� ����% �� #��� �%�� ��������� �� �%� #���#���
�%� ����� ������ �� �%� ����#�� ������ ��� ����% �� �� #���#�� ��� �=��� �%������� �� �%� #���#��� /�� �?������ #� ��� ����#�� ������ ��������� �� ��#���#�� ��� ���% ����#�� ������ # ��� ������ �%� #���#�� ������ ��� �=���9����� �� ������� � ����%�
*� �� #���#�� ������� � ����#�� ������ ��� ��� �%��$� �%� =����#�� �� ������ �� �����#�� ������ �� ����% �%� #���#��� �%� ���� ����� �%� ����#�#�$ +������ ���%� ����#�� ������ ����� /�� �?������ #� � ����#�� ������ ������� &�� #���� +���%� #���#�� ������ ������� �� #���� ��� ��� �%��$� �%� ����#�� ������ =����#���� ��� >�� ��� ������ � ����%�� ��� �%� ����#�#�$ �� #��� �� � ����� �#���
�%� ���� ������ � ����%�� #�������#���� �%�� ��� ����% ����#�� ������ ���� #���#���
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.166
*� ��� �� ��� ������ ����#�� #�������#��� ��� ��� ����% ����%�� ����� ����#��#�� �� #���#�� �� ������ ����%�� @���6��� ����%�� ����%A� /�� �?������ #� �����#�� ��� ��� �� #���#�� ��� &������ ��� ��� ������ ��� ����% �%�����%�� ����� ����#� �#�� �%�� �����#� �%� ���������#�$ &����� ����% ��#����
�� ������ ������ ����� �� ����� �� �� �������
�� 5���% :���%�� �� ���� )���#��
&� �������� �%� ������#�$ �#���<
� 5���% ����
� 2����%.1����
� �� ������ ����#�� ������ �� ����%�� ����� ����#� �#�� ��� � ���#�#�����%�� ������ �������� �%� ������#�$ �#��� ��� ��� �����<
� 1��� 8��+��
!� �� ������ ����#�� ������ �� ����%�� ����� ����#� �#�� ��� � ���#�#�����#��� �������� �%� ������#�$ �#��� ��� ��� �����<
� ����#��
Create Vouchers Using Invoices
A8.1 67
9� �� ����� #���#�� #�������#��� �������� �%� ������#�$ �#���<
� *���#�� 8��+��
� *���#�� ������
� ����
� 0.4 ����
� ��?
� ��?�+�� ������
�� ��� ��� ������
>�� ��� %��� �%� ���� ����� �%� ������� ��?� ��� ��?�+�� ������+��� �� �%� ����#�� ������ ��� �%��� �� ����% �� �%� #���#���
�� �� #������ �� ������� =����#�#� �� ������� ���#�� �%� ������#�$�#���<
� ���� �� :���%�� I����#��
� ���� �� :���%�� ������
*� ��� ��� ���3#�$ �#�% ����#�� ������� ��� ������ #������ �%� =����#���� ������� �� #���#��� >�� ��� �#�� ����#�� �%� ���#�#���� =����#�� �����%� ����� )���#�� ���$���� *� ��� #������ �%� ������ ��� � ����#��������� �%� ���� ������ ,������ ����#� �� ������� ��� �%� ���#�����
(� �� �%��� �%� �#�� ��� ���� �� ����%� �������� �%� ������#�$ �#��� ������ �����<
� @�A ���#��
"� ���� :���%�� ����� �� ���#�� �%� �����#�$ ����%���
����� �����������
*���#�� 8��+�� �%� ����#��E #���#�� ���+�� ��� ��� ����%�� ������
8���< :���%�� ����� ����� ���� ��� #���#�� ���
����%�� ���+��� *� �%��� ��� ����#��� #���#�� ���+�� ��
� ����%��� ��� ��� �� �%�� �� � ����#��� ����%�� ��
���+#�� ��� ����� �%�� � ��� ����%���
*� ��� ����� �%# �#��� +���3� ��� �#$%� ����#�� � ����#�$
�� ������ ������#�$ �� %�� �%� �.1 ������� ��� ���
:���%�� �#�% +���3 #���#�� ���+�� ��#�� �� �%�
������� ����#���� 1������ )������
������ J *���#�� 0�� �%� $�� ������ �� �%� #���#��� #�����#�$ ��? ������
+�� ��� #�����#�$ �#������
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.168
����� �����������
��? �%# # �%� ������ ���� ��� ����+�� �� ��?
���%��#�#�� *� # �%� ����� �� �%� :��� ��� ��� ��� ��?�
@1 �A�
��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
*� �%� ��? ������ �#��� #� �%� ����� ����#�� �� �%�
����� ��� ��� ����� �%� ������ ��? ������ ��� �%� ���#��
����#���
;� �%� ��? �#��� #� �%� ���� ���� �� ����� �%� ������ ��?
������ ��� � #�$�� �#���
��?�+�� ������ �%� ������ �� �%#�% ��?� ��� �����
��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
�%� ��?�+�� ������ �#��� #� �%� ����� ����#�� �� �%�
����� #��#���� �%� ����� ������ ���� �%#�% �%� ����
%� ������ ��?��
�%� ��?�+�� �#��� #� �%� ���� ���� #��#���� �%� �����
������ �� �%� �#�� ���� �%#�% �%� ���� %� ������
��?��
What You Should Know About
�������� ���� ������� >�� ��� ������ ����#�� ������ �#�$ ���#�#���� ����%
��#���#� ��� �%��� ������ �� ����% �� �� #���#��� /��
�?������ #� �� #���#�� # ��� ����#��� #���� ��� ���
������ ���� ����#�� +��� �� �� #��� ���+�� ���
����#�� ��� �%��� ������ �� ������ �� �%� :���%��
5���% ���$����
>�� ��� ���� �%� ���� )���#�� ���$��� �#�$ ��� ��
��� ���%��<
� 1�� /& �� �%� ����� 8��+�� �#��� �� �%��� �#�$�� ����#�� ������� �%� ���� ������ ��� ��������#�� �#�% �%� ��� ����%�� ����� ���+�� ���%� :���%�� 5���% ���$����
� 1�� /&� �� �%��� ����#��� ����#�� ������ ������% �� �%� ����%��� �%� ���� ���� ���% �#����� �%��� ��� ������ ��� �� �%�� �� �%�:���%�� 5���% ���$���� >�� ��� ���#�� ��� ���%� �#�� ��� %��� �%��� ��� �%� ����� ��������� �%� �#�� +� ����#�$ ������� ;�����%��)���#�� ���� ���� )���#���
/�� ���� #�������#�� �+��� �%� ���� )���#�� ���$����
�� ��(�&�� )��� �������
Create Vouchers Using Invoices
A8.1 69
����� ��# ������ ����� >�� �#$%� ����#�� �� #���#�� ��� $��� �� ���#�� �%��
���� ����� ������� �� � ����%�� ������ >�� ��� ��
�����#�$ ���#�� ��� �%� :���%�� 5���% ���$��� ��
����� ��� �%� ����� �� ��� ����%�� ����� ����#� �#��
���#�$ �%� ����%�� ����% ������ �%� ���� ������ �
��� ������ #� �%� 1���%�� ����� ����#� ��+�� @/9!&&A
�%�� ��� ����% �%� ��� ����#� �#�� �� �� #���#���
>�� ��� ����%�� �$�#�� ������� ���+�� �� ����� ���
����#� �#�� ���#�$ �%� ����%�� ����% ������
>�� ��� ���#�� �� �?#�#�$ ����%�� ����� ���+�� ���
���% ��� ����#� �#�� �%�� ��� ������ >�� ��� ��
�����#�$ ���#�� �� #��#���� �%� �#�� ���� ��� ����
���� ��� ��� ����#� �#���
������� � ������������ ������ �����
*� ��� ����% ����%�� ����� ����#� �#�� �� #���#�� ��
������ ����%��� ��� ��� ���� �%� +������ �� � ����#� �#��
�� ������ �%� ���#�� �#��� /�� �?������ #� � ����%�� �����
����#� �#�� �����#� ��� #���� ��� ��� ������ � ����%��
��� ��� #��� ��� ���� �%� ����#�#�$ +������� �� ��� ���
������ �%� ���#�� �#�� @+��% #���A�
>�� �� ���#�� �?#� �� #��#���� �%�� ��� ���� �� ���� ��
������ � ����#� �#��� >�� �� �����#�$ ���#�� �� ���#��
�%� ���� ���� ��� �������� �#���
*� ��� ����% ����#�� ������ �� #���#�� �� ������
����%��� ��� ������ ���� �%� +������ �� � ����#��
������� *������ ��� ��� ������ �%� =����#�� ���� �%�
����� )���#�� ���$����
����� >�� ��� ���#�� �%�� �%� ���� ��������� ��?� +��� ��<
� �%� ��? �?������#�� ���� ��� ���� ���� ����� ���� �#��� #� �#������� ���� �%�� ���#�#�� #� �%�%�����
� �%� ��? ��������#�� ���� �� �� �� ��? )��� +��������
>�� ��� ��� ����� � ���#�#� ��? ������ ��� ���% ����#��
������� *� ��� ����� � ��? ������� ��� ��� ��� ����� �%�
��? ����.���� ��� �� �?������#�� ��� �%� ��?�
� 8�.>� ��? ���� ���#��� �� ��? )��� +� ������� #
��� ���#� ��� �%� 1���������� ����� �%�� #� �%�
��������� ��? �� 0�� �#��� ������ +� �� �� �� #� �%�
��������� �#����� �� 0�� �#��� # �� �� ���
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.170
������� ������ ��
����� ������
*� ��� ������ ����#�� ������ +� ����#�� ��� ������ ���
����#��� ����%�� ����� ������� %����� ������� ��� �%�
:���%�� 5���% ���$��� ������� ����%�� ����� %�����
#�������#�� ��� �%� �#�� ����#�� ������ �%�� �#����� *�
��� ������� � ����%� �%�� ����� �����#�� %����� �����
��� ��� ��%�� ����#�� �������
������ ��� �����
�� ������
%�� ��� ������ � ����%�� �#�$ ����#�� ������ ����
����#��� ����%�� ������ �%� ���� �� �%� ����%��
����� ���+�� ���� �%� �#�� ����#�� ������ ��� ����%��
�� �%� #���#�� � � ����������
������ ����� %�� ��� ��� ������ ��� �� ����#�� ������ ��#�� �� �%�
����%�� ����% ������ �%� ���� �#$%� ������ �������
����#� �#�� ��� �%� ������ ��� ������#�$ �� %�� ���
%��� �� �� �%� ���� �� ������ � ����%�� ��� �%� ������
���� ������ ��� ����% �%� ������ ��� �#�� �� �%�
�������#��� #���#���
/�� ���� #�������#�� �+��� ������ ���� �� �������
� �"�" #�����
"����)������ >�� ��� �� �� �������#� �������#�$ #������#�� ��
������� ��� ���#���� #� �%� �?�%��$� ����� *� ��� ����� �
��� �?�%��$� ���� ���#�$ �%� ����%�� ����% ������ �%�
���� ������ ,������ ����#� �� ������� ��� �%� ���#����
+������ ��� #������� �� �%� ��� �?�%��$� ���� ��� ���
#������� �� �%� ��� �?�%��$� ����� /�� ���� #�������#���
�� !!� � $��� ��� ��� ���������� �2�����
$����#��� ����������������
>�� ��� ���#�� �%� ����%�� ���+�� ��� �%� =����#�� ���
������ ��� ����#�� ������ ��� �%#�% ����%�� �������
�?#� +� �%��$#�$ �%� ����% ���� �� �
Processing Options for Match Voucher to Open Receipts
DEFAULT VALUES: 1. Purchase Order Type ____________ 2. Voucher Document Type ____________
PROCESSING CONTROL: 3. Enter the appropriate Voucher Match ____________ Method for the processing you use ’2’ = PO and Invoice ’3’ = PO, Receipt and Invoice
NOTE: If you receive and voucher together, then enter a ’2’ above. If you receive and voucher separately, then enter a ’3’.
Create Vouchers Using Invoices
A8.1 71
NOTE: The following processing options must be filled in if you receive and voucher together.
Incoming Next Status Code Range: 4. From Status Code ____________ 5. Thru Status Code ____________
Outgoing Next Status Codes: 6. Receipt Status Code ____________ 7. Cancel Status Code ____________
8. Enter a ’1’ to display description. ____________ If left blank, the item/account number will be displayed. 9. Enter a ’1’ to preload the ____________ selection option field.
10. Enter a ’1’ to display the ____________ Approver Number code. 11. Enter a ’1’ to display Reporting ____________ Code 07.
ADDITION OF LINES: 12. Enter a ’1’ to allow for the ____________ addition of lines.
Enter the purchase order line values: 13. Line Type ____________ 14. Last Status Code ____________ 15. Next Status Code ____________
TOLERANCE CHECKING: 16. Enter a ’1’ for a warning message ____________ only, ’2’ to prohibit entry, or the pay status to be used if the tolerance is exceeded. If left blank, no tolerance checking is performed.
RETAINAGE: 17. Enter a ’1’ to allow for the entry ____________ of retainage amounts. If left blank, no retainage will be allowed.
SUPPLIER ANALYSIS: 18. Enter a ’1’ to capture supplier ____________ analysis information. If left blank, no supplier analysis information will be captured.
SUMMARIZATION: 19. Enter a ’1’ to summarize journal ____________ entries. If left blank, journal entries are written in detail.
NOTE: If tracking commitments in the PA/PU ledgers, this option may NOT be used.
20. Enter a ’1’ to summarize accounts ____________ payable entries. If left blank, accounts payable entries are written in detail.
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.172
DREAM WRITER VERSIONS: Enter the version for each program: If left blank, ZJDE0001 will be used, except for Open Receipts which will default to ZJDE0003.
21. Purchase Order Entry (P4311) ____________ 22. Stand-Alone Landed Cost (P43214) ____________ 23. A/P Functional Server (XT0411Z1) ____________ 24. G/L Functional Server (XT0911Z1) ____________ 25. Standard Voucher Entry (P04105) ____________ 26. Journal Entries (P09101) ____________ 27. Open Receipts (P43214) ____________
AUTOMATIC ACCOUNTING INSTRUCTIONS 28. Choose which business unit should ____________ be used to generate the G/L Bank Account. Blank = Purchase order detail 1 = Purchase order header 2 = Responsible business unit in the address book 29. Choose which business unit should ____________ be used to generate the A/P Trade Account. Blank = Purchase order detail 1 = Purchase order header 2 = Responsible business unit in the address book
CURRENCY PROCESSING: 30. Enter the date to be used when ____________ retrieving the currency exchange rate. If left blank, the receipt or purchase order exchange rate will be used. 1 = G/L Date 2 = Invoice Date
31. Enter a ’1’ to protect the ____________ exchange rate field.
What You Should Know About Processing Options
����� ����� +/10 �%� �������� ���+�� �������� �� +� �%# ���#�� # ���
������� �� �%� �������� ����� ��� �%� 1����������
����� *������ �%# ���#�� ����� �� � ����� �%� #
�����#+�� ��� ������#�$ ����%��� �%#�% # � �����#��
�� �%� ������� 1���+�� �����
ÑÑ Exercises �� �%� �?���#� ��� �%# �%������
A8.1 73
Create Multiple Vouchers from Receipt Records
Creating Multiple Vouchers from Receipt Records
From Stock Based Procurement (G43A), choose Receipts Matching andPosting
From Receipts Matching and Posting (G43A15), choose Evaluated ReceiptSettlement
>�� �#$%� %��� �� �$������� �#�% �����#� ����#�� �%�� ���� ����#�� ��������� ���#�#��� ��� �����#�$ ����%��� %�� ��% �� �$������� �?#�� �%�����#�� ��� ��� ���� �� ��� ��� �� #���#��� ��� ��� ��� ���#� ������������%#�$ ����#�� ������ �� #���#�� �� ������ ����%���
>�� ��� ��� �%� ��������� )���#�� ��������� ��������� �� ������ ����%������ ����#�� ������� >�� #��#���� �%� ����#�� ��� �%#�% �%� ����<
� ��#� ��� �����
� ��������� ��?� ��� �#�����
� ������ ����%��
� 0������� ,������ ����#�
>�� ��� ��� ��������� )���#�� ��������� #� ����� ���� �� ���#�� �%� ����#����� �%#�% �%� ���� �#�� ������ ����%��� >�� ��� ��� #����#�� �%� ����#���#�% ����� � �%�� ��� ��� ������� �%��� ����� ��� %��� ��������� ��� ��������� ��� ��� �%� ���$��� #� �#��� ���� �� ������ ����%���
����� �%� ���� ������ �%� ����%��� ��� ���3 �#�% �%�� � ��� ����� �#�%��� ������� ����%���
�� ������ ����%�� ��� � ����#�� #� +���% ����� ��� ��� �� �%� ���������)���#�� �#��� #� 1���������� *������#�� �� > @>�A +����� ��� ������ ����%������� ��� �%� ����#��� �%# # �%� ������� ��� ���% ����%�� ����� �%�� �������� ��� �%� ����#��� >�� ��� �����#�� �%# ������� ��� #��#�#���� ����#� �#��� *���� �� �%� ��������� )���#�� �#��� #� 1���������� *������#�� �� 8 @8�A� ��������� �����#�� �%� ����� �� ����%�� ������
�%� ���� $�� ����#�� #�������#�� ���� �%� 1���%�� ����� )���#��� ��+��@/9!& &A �� $������� ����%�� #� +���% ����� >�� ��� �� � ������ ����#������� �� ������ ����%�� #� +���% �����
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.174
%�� ��� ��� ��������� )���#�� ���������� �%� ���� $������� ��� �������*� ��� ��� �%� ���$��� #� ����� ����� �%� �#�� ������ �����#� ��� ����#�� ����%#�% �%� ���� �#�� ������ ����%��� *� ��� ��� �%� ���$��� #� �#��� ������%� ������ �����#� �%� ����%�� ���+��� ����%�� ������� ��� � ����%� ��� ���%����#���
470412 J.D. Edwards & Company Page – . . . 1 Invoice/Match to PO Edit/Create Date – . . . 1/12/98 for EDI processing
Address Business Order Order Or Line Pay Number Description Unit Co Number Ty Number Itm Item/Account Number Description –––––––– –––––––––––––––––––––– –––––––––––– ––––– –––––––– –– ––––––– ––– ––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––– 4344 000 USD N 10 00100 2059 OP 1.000 000 M002 Markette Blue Highlighter Voucher Num. 10146 Voucher Type PV Voucher Amount . 660.00 4344 000 USD N 10 00100 2061 OP 1.000 000 M002 Markette Blue Highlighter Voucher Num. 10147 Voucher Type PV Voucher Amount . 1,320.00 4344 000 USD N 10 00100 2061 OP 2.000 000 M003 Markette Green Highlighter Voucher Num. 10147 Voucher Type PV Voucher Amount . 1,320.00 4344 Venus Universal Supply 10 00100 2059 OP 1.000 000 M002 Markette Blue Highlighter Voucher Num. 10147 Voucher Type PV Voucher Amount . 4344 Venus Universal Supply 10 00100 2061 OP 1.000 000 M002 Markette Blue Highlighter Voucher Num. 10147 Voucher Type PV Voucher Amount . 4344 Venus Universal Supply 10 00100 2061 OP 2.000 000 M003 Markette Green HighlighterVoucher Num. 10147 Voucher Type PV Voucher Amount .
Create Multiple Vouchers from Receipt Records
A8.1 75
�%� ����� ������ �#� ��� ����#�� ��� �%#�% ����%�� ������ +� ������� ��� ��������
470411 J.D. Edwards & Company Page – . . . 1 Invoice/Match to PO Edit/Create Date – . . . 1/12/98 for EDI processing
EDI Key Tr Line Address Tran Fld in Document Co Ty Number Number Set Format Error Description Field Value ––––––––– ––––– –– –––––––– –––––––– –––––– –––––––––– –––––– –––––––––––––––––––––––––––––– –––––––––––––––––––––––––––––––––– 23545 00100 ER 4344 810 SYDOCO Order Number . . . . . . . . . 00002059 Batch # . Venus Universal Supply Error Message. 3737 Line must be Received before Matche 23546 00100 ER 4344 810 SYDOCO Order Number . . . . . . . . . 00002061 Batch # . Venus Universal Supply Error Message. 3737 Line must be Received before Matche 23546 00100 ER 4344 810 SYDOCO Order Number . . . . . . . . . 00002061 Batch # . Venus Universal Supply Error Message. 3737 Line must be Received before Matche
What You Should Know About
��������� $������
*��������� ������
�%� ��������� )���#�� ��������� ���$��� ������
����%�� �#�$ � ���6��� �����<
� �%� ���� �%��� ��� ������ #� �%� 1���%������� )���#��� ��+�� @/9!& &A �%�� ��� ��#$#+�� ��������#�$ ����%�� ���� ����#�� #�������#��@��������� )���#�� ����� �� >A�
� �%� ���� ��� �%� ��*6*�+���� ���$��� �������� ����%�� ��� �%� �%��� ������� >�� ����� �����#�$ ���#�� �� �%��� �%� ���#�� ���%� ��*6*�+���� ���$���� >�� ��� ��� �������#�$ ���#�� �� ������#�� �%��%�� �%�����%�� ����% ���$��� ��� #� ����� �� �#��������
%�� �%� ���� ������ � ����%�� ��� � ����#��� #�
�#$� �%� ����#�� � ����% ���� �� � �%#�% #��#���� �%��
� ����%�� �?#�� *� ��� �#$� �%� ����#�� �� ���������
����#�� ����� �� : @����%�� �?#�A #� �%� 1���%�� �����
)���#��� ��+���
8���< 2����� �%� ��*6*�+���� ���$��� �����������
��%�� ��* �����#��� ��� �����#�$ ���#�� ��� �%�
���$��� ��� ��� ����#��+�� �� �����#�$ ����%���
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.176
$������ ������ �%� ���� ��� ��� ������ ����%�� ��� ����#�� #��� #�
� ����#�$ ����� ���#� �%�� ��� ����� �� �� ��6%���
�����
/�� ���� #�������#��� �� ������ &�� ����� � �����
�������
%�� ����#�� #��� $� �%���$% � ����#�$ ������ �%�
���� �#$� �%� ����#�� ������ �� ��������� ����#��
����� �� ) @#� ����#�$A #� �%� 1���%�� ����� )���#���
��+��� %�� �%� #��� +����� ��6%���� �%� ����
�%��$� �%� ����� �� > @��A� � �%�� ��� ��� ������ �
����%���
�������� ����2��� *� ��� �� �����#�$ ���#�� �� ������� ���������
�%��3#�$ ��� ����#��� �%� ���� #����#�#� �%�� ����#��
�%�� �?���� ����������
%�� � ����#�� ������ �?���� ���������� �%� ����
�#$� �� ��������� ����#�� ����� �� � @���������
�?������A #� �%� 1���%�� ����� )���#��� ��+��� �%�
���� �#�� ��� ������ ����%�� ��� ����#�� ������ �%��
�?���� ���������� ���� ��� �%��$� ���� �����#�� ���
�%� ��������� )���#�� ��������� ��� ��*6*�+����
���$����
��������� �%��3#�$ # ��� ����#��+�� ��� �%� ����#�� �����
/�� ���� #�������#�� �+��� ��������� �%��3#�$� ��
#�� ��� ����� �� ������
������ ����� �%� ���� ������ ����%�� ��� ������ ��� #�<
� �%� ����#�� ������ ��� �%#�% ��� ��� �����#�$������ ��� # ��#$#+�� ��� �%� ��������� )���#�� ��������� ���$��� @��������� )���#�� �#��� #� �%�1���%�� ����� )���#��� ��+�� # �� �� ��A�
� >�� ��� ������ ����%�� ��� �%� ������ �������#�� �#�$ �%� ��������� )���#�� ������������$���� @��������� )���#�� �#��� �� 1����������*������#�� # �� �� ��A�
������ �� ��()(������
�����
%�� �%� ���� ��� �%� ��*6*�+���� ���$���� #� ��������%�� #�������#�� #� �%� ��* 7����� ��+�� @/9"�9&A� �%���* ����#� ��+�� @/9"�9 A� ��� �%� ��* ������ ��+��@/9"�99A� ����� �%� ����� # ��������� ��� ��� ����������$� �� �%�� ��+�� �� ����� �%� #�������#���
Create Multiple Vouchers from Receipt Records
A8.1 77
(������ ������ ��
�������
�%� ���� ������ #���#�� ���+�� ��� ����%�� �#�$
�%� ��?� ���+�� ���#�#�� ��� �%� ��������#� ��������
����� >�� ��� ���#�� � ����#? ��� #���#�� ���+�� #�
����+����� �����#�� ��� )9!���� /�� �?������ ��� ���
����� � ����#? �� �) �� ������ #���#�� ���+�� ��% �
�) �����& �
$������� � ������ >�� �#$%� ���� �� ������ � ����%��� #�� ��� �?������ ���
�������� �%� #��� ��� �%#�% ��� ������� �%� ����%��� ��
������ � ����%��� ��� ��� ����� �%� ����%�� ���+�� ��
5���% :���%�� �� ���� )���#�� @�#�$ � ����% ���� A�
��� �%�� ����� � ������ ���#�� �����
*� �%� ����%�� %� +��� ������ �%� ���� ������ �%�
���������#�$ ,������ ����#�� *� �%� ����%�� %� ���
+��� ������ �%� ���� ������ �%� ����#��
��;�*�8< �� ������� �%� #���$�#�� �� ���� ����%�#�$
����� �� ��� �� �%� ������� 1���+�� :���%�� �����
���$��� �� ������ ����%��� �� ����� �%# ��� ���
%������ �� �����#�$ ���#�� && �� /����#���� �����
H��9&&G& �� �
See Also
� ������ &�� �� �" �" '������ *�0+,01/ #� �%� !����� � 2 $�� 3�"�
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.178
A8.1 79
Work with Journal Entries for Voucher Transactions
Working with Journal Entries for Voucher Transactions
�%� ���� $������� ,������ ����#� �%�� ��� ������ � ����%�� � �%�� �%��������#��� ����%�#�$ �?���� ��� �#�+#�#�#� ������� #� �%� $������ ���$�������� �%� ���� $������� ,������ ����#�� ��� ��� ���#�� �%� ����#� ��� ����%�� �� �%� $������ ���$���
%�� ��� ������ � ����%��� ��� ��� �#��#+��� � #�$�� ����%�#�$ �?���� ������#��� �������� >�� ��� ��� ���#��#+��� �� �?���� �%�� ��� ��������� ������%�� ����� ������ �%� ���� $������� ,������ ����#� +��� �� �%��#��#+��#�� ������ ��� ������� �%�� ��� ���#���
�� ����� �%� #���$�#�� �� ���� ����� ��� ��� ���#�� �%�� ����%�� ������+������ +������ �%� ������� ����+�� ���$�� ��� �%� $������ ���$���
�� ���3 �#�% ,������ ����#� ��� ����%�� �������#��� �������� �%� ������#�$��3<
� )��#�� ��� ��� ,������ ����#� ��� ����%�� �������#��
� �#��#+��� �� �?���� �� ����#��� �������
� :��#�� �%�� ����%�� ������ +������
Reviewing and Posting Journal Entries for Voucher Transactions
From Stock Based Procurement (G43A), choose Receipts Matching andPosting
From Receipts Matching and Posting (G43A15), choose Voucher JournalReview
%�� ��� ������ � ����%�� ��� #��� �%�� ��� �������� ����#��� �%� ���������� � ,������ ����� �%�� ��+#� � ����#��� ��� ����%���� �������� %�� ��������� � ����%�� ��� #��� �%�� ��� �� ��� �������� ����#��� �%� ���� ������ �,������ ����� �%�� ��+#� �� �?���� ��������
�%� ���� ������ ������� ����+�� ������#�$ ����#� �%�� ��� ��� �%�����%�� ,������ ����#� �� �%� $������ ���$���
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.180
/�� �?������ #� ��� ������ � ����%�� ��� &����� ����% �� #��� �%�� ����������� ����#���� �%� ���� ������ �%� ������#�$ ,������ ����#�<
Received Not Vouchered
Formal Receipts
AccountsPayable
100 100
*� ��� ������ � ����%�� ��� &����� ����% �� #��� �%�� ��� �#� ��� ������������#��� �%� ���� ������ �%� ������#�$ ,������ ����#�<
ExpenseAccountsPayable
100 100
Informal Receipts
*� � ���#���� �?#� +������ �%� ��� �� $��� �� ���#�� �� � ����%�� ������� ����#�� ������ ��� �%� ��� �� �%� ����%��� �%� ���� ������ ,������ ����#���� �%� ���#����� >�� ��� ���#�� ���#���� ������� #� �������#� �������#�$*������#���
Work with Journal Entries for Voucher Transactions
A8.1 81
/�� �?������ #� ��� ����� � ����%�� ��� ����� ����% �� #�������� #��� ��� �%���� �� �%� #��� �� �%� �#�� �� ����#�� �� &������ �%� ���� ������ �%�������#�$ ,������ ����#�<
Formal Receipts Variance
Received Not Vouchered
AccountsPayable Variance
100 80 20
*� ��� ����� � ����%�� ��� ����� ����% �� ���6���3 #��� �� ���#�� ��� �%���� �� �%� #��� �� �%� ����%�� ����� �� &������ �%� ���� ������ �%�������#�$ ,������ ����#�<
Formal Receipts Variance
ExpenseAccountsPayable Variance
100 80 20
>�� ��� ���#�� �%� ,������ ����#� �%�� �%� ���� ������ ��� � ����%�� ��:���%�� ������� )��#��� >�� ��� ���#�� �%� ������ �� ���% ����� ��� �%�������� �� �%#�% ���% ������ # ��+#��� �� ����#����
%�� ��� ������ �� ������ ����%��� �%� ���� �#���� � ����#�� �����������+�� ��� +���% ���+��� >�� �#$%� ���� �� ���� �%�� ���+�� � �%�� ������ ������ ,������ ����#� +� +���% $���� ��� ���������
What You Should Know About
'������� �� ��������
�� ��� ������ �����
*� ��� �%��$� ����%�� �$�#�� $������ ���$�� �������
���+�� @�?���� �������A� �%� �#�� ���� ��� �#$� ��
� ����#� �#�� ������#�� �%��%�� �%� ���� �%��$� �
���#���� �� �%� �?���� ������� �� � ���#���� ��������
/�� ���� #�������#��� �� ������ � )�"�� ��� �2����
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.182
'������ �������� ��
#������� ������ �����
*� ��� ����%�� #��� �� #��������� ��� �#$%� ��� ���
�� �%� #��� +����� ��� ������ � ����%��� *� ��� ��#���#�
� ��#$%��� �����$� #�������� ��� ��� �%� #���� ��� ���
�� �� ��� ���#���� ������� #� ��* J ��� ��� �%� #���
��� ��� �%� ��%�� ��� �%� #��� ����#�#�$�
/�� �?�����<
� >�� +�� &� #��� �� &���� ��� � ����� �� &������ >�� ��� ��� �� �%� #���� >�� ������ � ����%�� ��� '���� @�%� ����#�� +#��
��� ��� '��� ���%A
� ���#���� �?#� �� &����� *� ��� �� ��� �� �� ���
���#���� �������� �%� ���� ����#� �%� ���#�� &����
���#���� �� �%� � #��� �%�� ����#� #� ���3� �%# ����
�%� ��#$%��� �����$� ��� �� �%� #��� �� +� #����������
%�� ��� �� �� ��� ���#���� �������� �%� ����
����#� �� ���� ���#���� �� �%� #��� �%�� ����#� #� ���3
��� � ��� ���#���� �� �%� #��� ���� �%# ����� �%�
���� �� ��������� �%� ������� ��#$%��� �����$� ��� ���
�%� #��� �%�� ����#� #� ���3�
>�� ��� �� �� ��* ��+�� 9!! �� %��� �%� ���� ������
� ������� ���#���� ��� #��� �� ���$�� #� ���3�
See Also
� !$��� ����� �������� ��� ���� #�������#�� �+��� �%� #������� ��������� ����#�� ������
� !!� � $��� ��� ��� ���������� �2����
� ������ &�� �� �" �" '������ #� !����� � 2 $�� ��� ����#�������#�� �+��� ���3#�$ �#�% ����%�� ,������ ����#�
�%� ���� ����#� �%� ������� 1���+�� ����� ������� �%�� ��� ��� �%�����#� ����#+�� �+��� �� �%� $������ ���$���
2��� �� �%# �?������ �%� ���� $������� �%� ������#�$ ,������ ����#� �%����� ������ �%� ����%��<
� ��+#� �%� ����#��� ��� ����%���� ������� �� �%� ���#�� ����#� �?����������� ��� '���� @������#�$ �� �%��%�� ��� ������� � ������ ����#����� �%� ����#�A
� ����#� �%� ���#�� ����#� �?���� ������� ��� '����
� ����#� �%� �?���� ������� ��� ���������� �� 2� ��� � ��� !���� ���%
Work with Journal Entries for Voucher Transactions
A8.1 83
�%� ���� ����#� �%� ������� 1���+�� ����� ������� ��� '���� �%�� ��� ����%� ����#� ����#+�� �+��� �� �%� $������ ���$���
Verifying that Voucher Amounts Balance
From Stock Based Procurement (G43A), choose Receipts Matching andPosting
From Receipts Matching and Posting (G43A15), choose Print Voucher Journal
>�� ��� ���#�� ,������ ����#� ��� ����%�� �������#�� ��� ���#�� �%�� �%��+������ #� �%� $������ ���$�� ��� �%� ������� ����+�� ���$�� +� ��#��#�$ �%�������� 1���+�� :���%�� ������� �������
/�� ���% ����%�� �������#�� �%�� ��#��� ��� ��� ������� �%� $�� ������ #��%� ������� 1���+�� 4��$�� ��+�� @/�9&&A �� �%� ���������#�$ $������ ���$���#��#+��#�� ����#� #� �%� ������� 4��$�� ��+�� @/�'&&A� �%� ���� ��� ���#������ ������ �#�% � ����#$� �������� ���$�� ���� @��A #� �%� 0.4 ������#��������
04305 J.D. Edwards & Company Page No. . . . 3 A/P Voucher Journal Report Date . . . 06/30/98 User, Batch Date/Number & Voucher
. . . . Document. . . G/L Date Co. Name Address Due Date P.O. No G/L . . . . . . . Amounts . . . . . . . P PTy Number Co Itm Invoice Check Stub Remark Invoice Number Off. Gross P S I Acct Description G/L Account Number Discount Avail G/L Distributi C LT–– –––––––– ––––– ––– –––––––– ––––– ––––––––––––––––– –––––––– –––––––– –––––––– –––– ––––––––––––––––– ––––––––––––––––– – –– – –
User JN791041 Originator – JN791041 Batch Number – 80197 Batch Date . . 06/30/98PV 8695 00100 001 06/30/98 100 Vector Manufactur 4343 07/30/98 2014 1,019.94 A Z 06/30/98 4567 Received Not Vouc 100.4111 1,019.94 P AA
––––––––––––––––– ––––––––––––––––– Batch Number . . . . . . . . . 00080197 – Gross/Posted 1,019.94 1,019.94 – Discount/Unposted
––––––––––––––––– ––––––––––––––––– User ID. . . . . . . . . . . . JN791041 – Gross/Posted 1,019.94 1,019.94 – Discount/Unposted
––––––––––––––––– ––––––––––––––––– Report Total: – Gross/Posted 1,019.94 1,019.94 – Discount/Unposted
See Also
� ������ '����� ����� �� *�0+401/ #� �%� !����� � 2 $�� 3�"�
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.184
A8.1 85
Log Invoices prior to Receiving Goods
Logging Invoices prior to Receiving Goods
>�� ��� ��$ #���#�� #�������#�� ��#�� �� ����#�#�$ �%� $��� �� ���#�� �� ��#���#�� � �%�� �%� +#��#�$ ������ ������� #� �%� $������ ���$��� %�� ��� ��$#���#�� #�������#��� �%� ���� ������ � ����#�#���� ����%�� ���� �%#�% ������ ������ � ��������� ����%�� �%�� ��� ����#�� �%� $��� �� ���#���
�������� �%� ������#�$ ��3<
� 4�$ #���#�� �� ������ ����#�#���� ����%��
� ������ � ��������� ����%�� ���� � ����#�#���� ����%��
� 1�#�� ��$$�� #���#�� #�������#��
����� ��� ������ � ����#�#���� ����%��� �%� ���� $������� ,������ ����#� �%���#��#+��� �%� ����%�� ������ �� � $������ ���$�� ����� �������� ����� ��������� �%� ��������� ����%��� �%� ���� $������� ,������ ����#� �%�����#��#+��� �%� ����%�� ������ �� �%� ������ $������ ���$�� ��������
Logging Invoices to Create Preliminary Vouchers
From Supplier and Voucher Entry (G0411), choose Other Voucher EntryMethods
From Other Voucher Entry Methods (G04111), choose Voucher Logging Entry
>�� �#$%� ���� �� ������ #���#�� #�������#�� ��������� ��#�� �� ����#�#�$ �%�$��� �� ���#�� �� �%� #���#��� >�� ��� ��$ #���#�� #�������#�� �� ������ �����#�#���� ����%��� ���� �%#�% �%� ���� ������ ,������ ����#� �� ���������� �%� +#��#�$ �������
>�� ��� ���#��� � ����%�� ����� ���+�� �#�% �%� #���#��� *� ��� �� ���3��� �%� ����%�� ����� ���+��� ��� ��� %��� �%� ���� ����� �%� ���+���%�� ��� ������ �%� ��������� ����%���
����� ��� ����� #���#�� #�������#��� ��� ��� ���#�� �%� ����� ������� ����%#�% �%� ���� # �� ��+#� �%� ����%�� �������
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.186
�� ��� �������� �� ����� ��������� �������
�� :���%�� 4�$$#�$ �����
&� �������� �%� ������#�$ �#��� ��� ��� �����<
� ����#�� 8��+��
� *���#�� 8��+��
� *���#�� ������
� *���#�� ����
� 0.4 ����
� 2�#�� ;�#�
� 1������ ����
� �������
� 1��� 8��+��
� 1�� *��
� 0�� ������
� �#����� ���#��+��
� 1������ )����3
� 8�� ��� ����
� 1 @1������ ����A
Log Invoices prior to Receiving Goods
A8.1 87
����� ��� ����� #���#�� #�������#��� �%� ���� �������#����� �#����������� ����� 1������
� �� ������� ����� 1������ �������� �%� ������#�$ �#���<
� ������� 8��+��
See Also
� ������ &�� �����" '������ *�0+,01/ #� �%� !����� � 2 $�� 3�"�
Creating a Permanent Voucher from a Preliminary Voucher
From Supplier and Voucher Entry (G0411), choose Other Voucher EntryMethods
From Other Voucher Entry Methods (G04111), choose Voucher JERedistribution
>�� ��� ������ � ��������� ����%�� ���� � ����#�#���� ����%�� ����� �������#�� �%� $��� ��� ���#�� �� �%� ���������#�$ #���#��� 2����� �%�����#�#���� ����%�� ������� �����#� ���% �� �%� ������� #�������#��������#�$ �%� ��������� ����%�� # � #���� ������
�� ������ � ��������� ����%��� ��� ��� ������ �%� ����#�#���� ����%�� ����%��� �%� ����#�� ������ �%�� ����% �%� #���#��� ����� ��� �� �%#� �%� ���������� �%� ��������� ����%���
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.188
�� ����� � �������� ������ ��� � ��������� ������
�� :���%�� �� )��#��#+��#��
&� 4����� �%� ����#�#���� ����%�� ���� �%#�% �� ������ � �������������%���
� ����� 9 #� �%� ������#�$ �#��� �� �?#� �� �%� :���%�� 5���% ���$���<
� �1 @���#�� �?#�A
!� �%��� �%� ����#�� ������ �%�� ��������� �� �%� #���#�� ��� �%�����#�#���� ����%���
See Also
� #������ ����� ����"� �� % �� �� � ��(�� *�+4,+/ ��� #�������#���+��� �����#�$ ��������� ����%��
� ������ &�� �����" '������ *�0+,01/ #� �%� !����� � 2 $�� 3�"���� ���� #�������#�� �+��� �%� :���%�� ������� ����� )��#��#+��#�����$���
Log Invoices prior to Receiving Goods
A8.1 89
Printing Logged Invoice Information
From Stock Based Procurement (G43A), choose Procurement Reports
From Procurement Reports (G43A111), choose Logged Voucher Detail
*� ��� ��$ #���#�� �� �%� ���� +����� ��3#�$ ����#�� �� �%� $��� �� ���#������ ��� ��#�� �%� 4�$$�� :���%�� ����#� ������ �� ���#�� ����#�#���� ����%��#�������#��� >�� ��� �� �%# ������ �� #����#�� �%� ����#�#���� ����%�� �%����� ����� ��� �#��#+��#��� >�� ��� ��� ���#�� #���#�� ��� ����%�� �����#�������#��� #�����#�$<
� *���#�� ���+��
� *���#�� ����
� 0�� ������
� 1���%�� ����� ���+��
� )���#��� ���� @#� ����#��+��A
� ������ ���� �� ����%��
� :���%�� ���+��
*� ��� �� ��� ����� ����%�� ����� #�������#�� �%�� ��� ��$ � ����%��� �%����� ��� ��� ��#�� ����%�� ����� #�������#�� �� �%� �������
>�� ��� �� �����#�$ ���#�� �� ������#�� �%��%�� �%� ������ ��#�� ������$$�� ����%�� ��� �%#�% ����#�� ������ %��� +��� ��������
43428 J.D. Edwards & Company Page Number 2 Logged Voucher Detail Date 6/19/98 Invoice Invoice . . . Voucher Reference . . . Gross . . . Purchase Order . . . Open to Cur Number Date Co Number Ty Itm Co Due Date Amount Number Ty Co Rec Date Voucher Cod ––––––––––––––––––––––––– –––––––– ––––– –––––––– –– ––– ––––– –––––––– ––––––––––––––– –––––––– –– ––––– –––––––– ––––––––––––––– ––– Approver Number. . . 00000000 00000000 Address Number . . . 00004343 Vector Manufacturing Co –––––––––––––––––––– –––––––––––– –––––––––––––––––––––––––––––– A4325 06/15/98 100 8700 PL 001 100 07/15/98 742.56 USD ––––––––––––––– ––––––––––––––– Address Number . . . 00004343 Vector Manufacturing Co 742.56 ––––––––––––––– ––––––––––––––– Approver Number. . . 00000000 00000000 742.56 ––––––––––––––– ––––––––––––––– 742.56
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.190
A8.1 91
Print Voucher Information
Printing Voucher Information
>�� ��� ��#�� ������ �����#�#�$ ����%�� #�������#�� �%�� # ���#�#� ������%�� ������ ����#��� ��� ����#��� �� ��#�� ����%�� #�������#����������� �%� ������#�$ ��3<
� 1�#�� ����%�� #�������#�� +� ����#� �#��
� 1�#�� ���� ����%�� #�������#�� +� ����#��
� 1�#�� ����%�� ������ ��� ����#��
� 1�#�� ����#�� +������
Printing Voucher Information by Detail Line
From Stock Based Procurement (G43A), choose Procurement Reports
From Procurement Reports (G43A111), choose Vouchered/Received Status
>�� ��� ���#�� ����%�� #�������#�� +� ����%�� ����� ����#� �#��� /�� �?������#� ��� ������� � ����%�� ����� �����#�#�$ � ����#� �#�� ��� &�� �#�$��� ��� ���������� � ������ �%�� #����#�#�<
� �%� =����#�� ��� ������ ����#��� �� ����
� �%� ����#��� =����#�� ��� ������ ��� �%#�% � ����%�� %� +��� �������
� �%� ����#��� =����#�� ��� ������ ��� �%#�% � ����%�� %� ��� +����������
>�� ��� ���#�� �%� +����%.������ ����#��� ��� ����%�� ����� ���+�� ��� �%�����#� �#�� �%�� ��#��� >�� �#$%� �� �%# ������ �� ������#�� �%� ����� ���������� �� ����%�� ��� � ����#�� �� +����%.������
%�� ��� ��� �%� )���#���.:���%���� ���� ������� �%� ���� ��$��#D�����#� �#�� +� +����%.����� �� +�#�� ��#�� ������#�$ �� �%��%�� ��� �� ��#�������� �� ���6#�������� ���#��������
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.192
43412 J.D. Edwards & Company Page – . . . 2 Receive/Voucher Status – Inventory Date – . . . 4/19/98 Branch/Plant . 30 Memphis Distribution Center Receipt . Received to Date . . .Vouchered to Date. . . .Open To Voucher. . Cur Supplier Order Ty Line Date Quantit Amount Quantit Amount Quantity Amount Cod ––––––––––––––––––––– –––––––– –– ––––––– –––––––– ––––––––––– ––––––––––––– ––––––––––––– ––––––––––––– ––––––––––– ––––––––––––– ––– 4345 Value Worldw 2444 OP 1.000 03/14/98 25 168.75 25 168.75 USD 4345 Value Worldw 2575 OP 5.000 04/14/98 25 756.25 25 756.25 USD 4345 Value Worldw 2575 OP 6.000 04/14/98 16 84.00 16 84.00 USD 4345 Value Worldw 2604 OP 5.000 04/14/98 25 756.25 25 756.25 USD 4345 Value Worldw 2604 OP 6.000 04/14/98 16 84.00 16 84.00 USD ––––––––––––– ––––––––––––– ––––––––––––– Value Worldwide Paper Supply 1,849.25 1,849.25 ––––––––––––– ––––––––––––– ––––––––––––– Memphis Distribution Center 1,849.25 1,849.25 ––––––––––––– ––––––––––––– ––––––––––––– 1,849.25 1,849.25
Processing Options for Received/Vouchered Status Report
REPORT DISPLAY: 1. Enter a ’1’ to print General Ledger Cost Center Information. (Default of blank will print Branch/Plant Information). ____________
CURRENCY PROCESSING: 2. Enter a ’1’ to print amounts in Foreign Currency. (Default of blank will print Domestic ____________ Currency).
Printing Open Voucher Information by Receipt
From Stock Based Procurement (G43A), choose Procurement Reports
From Procurement Reports (G43A111), choose Voucher Reconciliation
>�� ��� ���#�� ���� ����%�� #�������#�� ��� #��#�#���� ����#�� ������� /���?������ #� ��� ����#��� &�� �#�$�� �� ���� !�� ��� ��� #����#��<
� �%� ����#�#�$ =����#�� ��� �%#�% ��� ��� ������ � ����%��
� �%� ����#�#�$ ������ ��� �%#�% ��� ��� ������ � ����%��
� �%� ��? �� �%� ����#�#�$ ������
Print Voucher Information
A8.1 93
>�� ��� �� �%� )���#��� 8�� :���%���� )�����#�#��#�� ������ �� ������#������#�� �� �%� 0������ 4��$�� ������� 2������ ��+�� @/�'� A�
���% �#�� ��� ������ � ������ ����#��� �%� ���� ������ � ,������ ����� �%������#� � )���#��� 8�� :���%���� �������� >�� ��� ���#�� �%# ������� ���+����� ���% ����#��� >�� ������ �=����� �%� ������ #�������#�� +� �%�� ����������+���
�%# ������ �����#� #�������#�� ���� �%� 1���%�� ����� )���#��� ��+��@/9!& &A�
43450 J.D. Edwards & Company Page No. . . 2 Rec’d Not Vouchered Reconciliation Date – . . . 6/19/98 . . . . . . .Open to Voucher . . . . . . Cur Not Vouchered Account PO No. Ty Line Item Open Amount Tax Amount Cod ––––––––––––––––––––––––––––– –––––––– –– ––––––– ––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––– ––––––––––––––––– ––––––––––––––– ––– 100.4111 2 OP 1.000 TS002 1 8,352.00 USD 100.4111 2000 OP 1.000 1001 32 160.00 USD 100.4111 2000 OP 1.000 P001 10 50.00 USD 100.4111 2000 OP 1.000 P002 6 30.00 USD 100.4111 2000 OP 1.000 S001 96 480.00 USD 100.4111 2000 OP 1.000 M001 144 720.00 USD 100.4111 2000 OP 1.000 M002 120 600.00 USD 100.4111 2276 OP 1.000 TS001 100 5,025.00 USD 100.4111 2276 OP 2.000 TS002 100 4,312.00 USD ––––––––––––––––– ––––––––––––––– Received Not Vouchered 19,729.00
––––––––––––––––– ––––––––––––––– Grand Total 326,298.94
Printing Voucher Amounts for Suppliers
From Stock Based Procurement (G43A), choose Procurement Reports
From Procurement Reports (G43A111), choose Supplier Analysis
>�� ��� ��#�� �%� ����#�� �����# ������ �� ���#�� ��� ����#�� ��� �%�� ���%��� ������� ����%�� ���#�$ �%� ��� ���� ��� �%� ����� ����%�� ������ ������% ����#��� >�� ��� ��� ��#�� �%# ������ �� ������� �%� ����� ����%�������� ����6��6���� �� �%� ����� ����%�� ������ ��� �%� ����#�� �����
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.194
04602 J.D. Edwards & Company Page – 2 Supplier Analysis Date – 04/18/98 Currency Code. . USD . . . . . . . . Address . . . . . . . . Vouchered % Rank Vouchered Number Name Year to Date Vouch Previous Year –––––––– –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––– ––––– –––– ––––––––––––––––––––– 4344 Venus Universal Supply 15,466,464.44 45.5 1 8,984,811.42 4343 Vector Manufacturing Co 8,746,356.16 25.7 2 6,985,821.59 4345 Value Worldwide Paper Supply 3,651,574.99 10.7 3 ––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––– 27,864,439.59 15,970,633.01
����#�� ������ #� ������#�$ ����� �� �%� ����� ����%�� ������� �%# ��������� ��� #������ �%�� ����#�� �#�% � ����6��6���� ����%�� +������ �� D����
Printing Supplier Balances
From Stock Based Procurement (G43A), choose Procurement Reports
From Procurement Reports (G43A111), choose PO Detail by Supplier
*� ��� ����%�� #��� �#������ �� �%� $������ ���$��� ��� �#$%� ���� �� ���#�� ������� �%�� �#� ����%�� ����� ��� ����%�� #�������#�� +� ����#�� ���+�#�� ��#�� �%� 1���%�� ����� ����#� +� ����#�� ������ ��� ��� ��$��#D�#�������#�� +�<
� ����#��
� 2�#�� ��#�
� �+#�#���
� �+,���
Print Voucher Information
A8.1 95
/�� ���% ����%�� ������ �%� ������ �#����<
� 2��$�� ������
� 1���%�� �����.�������� ������
� :���%�� ������
� 1�#� ������
� )���#��� ������
� 2������ ����#�#�$
� ������ ��������� ���
43421 J.D. Edwards & Company Page 2 Contract Detail by Supplier – All Jobs Date 4/19/98 As of – 04/19/98 3480 Digger, Inc. Job Cost Code Description Budget PO/Contract Vouchered Paid Retained Balance Due Now Number Code Type (Reference) Remaining ––––––––––– –––––––– –––––– –––––––––––––– ––––––––––––– ––––––––––––– ––––––––––––– ––––––––––––– ––––––––––––– ––––––––––––– –––––––––––– 750 Centennial Technical Park 02600 1350 Materials OP 2428 00050 000 05/22/98 118.50 OP 2428 00050 000 05/22/98 1,391.00 02600 1355 Equipment OP 2372 00050 000 05/13/98 400.00 02600 1360 Subcontracts OP 2444 00050 000 06/03/98 4,000.00 OP 2452 00050 000 06/03/98 4,800.00
––––––––––––– ––––––––––––– ––––––––––––– ––––––––––––– ––––––––––––– Total Paving & Surfacing 10,709.50 10,709.50 ––––––––––––– ––––––––––––– ––––––––––––– ––––––––––––– ––––––––––––– Total Centennial Technical 10,709.50 10,709.50 ––––––––––––– ––––––––––––– ––––––––––––– ––––––––––––– ––––––––––––– Total Digger, Inc. 10,709.50 10,709.50
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.196
A8.1 97
Set Up Automatic Accounting Instructions
Setting Up Automatic Accounting Instructions
From Stock Based Procurement (G43A), enter 29
From Procurement System Setup (G43A41), choose Automatic AccountingInstructions
>�� �� �� �������#� �������#�$ #������#�� @��*A �� ������#�� �%� ������� ���%#�% �%� ���� �#��#+��� $������ ���$�� ����#�� /�� �?������ #� �%�1���������� ����� �%� ���� ������ ,������ ����#� �%�� ��� ����#�� ��#�������� #���� >�� �� �� ��* �� #��#���� �%� ������� ��� �%#�% �%� ���������� �%� ,������ ����#��
�%��� ��� ����#��� ��* ��+�� ��� �%� 1���������� ����� ���% �� �%#�% ����#��� � �����#� ���� �� �������#��� *� ���% ��+��� ��� ���#�� � $������ ���$��������� ��� ���% ��#=�� ���+#���#�� �� �������� �������� ����� ��� 0.4����
/�� �?������ ��� ��� �� �� �� ��* ��+�� ��� #�������� ����#�� �������#������% �#�� ��� ����� � ����#�� ��� �� #�������� #���� �%� ���� ������#�� �%�$������ ���$�� ������� �� �%#�% �� ��+#� �%� ����#�� +��� �� �%� ���������������� ����� ��� 0.4 ��� ��� �%� ����#���
�%� ���� ���� ��* #� �%� �������#� �������#�$ *������#�� 5���� ��+��@/9�'�A�
AAI Tables for the Procurement System
�%� ���� �� ��* ��+�� #� �%� 1���������� ���� #������<
� ��* ��� ����#�� ��� ����%�� ����%
� ��* ��� ���#����
� ��* ��� ��? �#�+#�#�#�
� ��* ��� ����#�� ����#�$
� ��* ��� ������ ���
� ��* ��� D��� +������ ��,������
�%� ������#�$ �?���#� �%� ��* ��+�� ��� +� �%� 1���������� �����
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.198
AAIs for Receipts and Voucher Match
�%�� ��* ��+�� ������#�� �%#�% ������� ��� ��+#��� ��� ����#��� �%�� �������� ����%�� ����� ����#�� �� ������ ����%���
,-/1 ������� ����� ��+#� �� �� #�������� �������#�� ������� �%��
# ������� ���� �%� 1���%�#�$ )���#�� ���$����
,-/3 ������� ����� ��+#� �� � ���6���3 #�������� ������� �%��
# ������� ���� �%� 1���%�#�$ )���#�� ���$��� �%��
��� ��� ��� �#�$ �� ������� ���+�� �� �%� ����%��
������
,-.1 ������� ����� ����#� �� ��+#� �� � ����#��� ��� ����%����
������� �%�� # ������� ���� �%� 1���%�#�$ )���#��
���$����
AAIs for Variances
�%�� ��* ��+�� ������#�� �%#�% ������� ��� ��+#��� ��� ����#��� �%�� �%���# � ���#���� #� �%� ��� �� �� #����
,--1 ������� ����� ����#� �� ��+#� �� � ����#�� ���.������ ���
��#� ���#���� ������� �%�� # ������� ���� �%� :���%��
5���% ���$����
,--. ������� ����� ����#� �� ��+#� �� �� ������ ��� ��#�
���#����.��� �� ��� ������� �%�� # ������� ���� �%�
:���%�� 5���% ���$����
,--3 ������� ����� ����#� �� ��+#� �� � ������� ���.������ ���
���#���� ������� �%�� # ������� ���� �%� 1���%�#�$
)���#�� ���$����
,--4 ������� ����� ��+#� �� � ����������#�$ �����#�� +�����
������� �%�� # ������� ���� �%� 1���%�#�$ )���#��
���$���� @;�� #� ���,����#�� �#�% ������� ����A
,-,1 ������� ����� ����#� �� ��+#� �� ������ �� �?�%��$� ����
���#���� �%�� # ������� ���� �%� :���%�� 5���% ���$����
:��#���� ����� #� �%� ����%�#�$ ���� # �#������� +������
�%� �#�� �� ����#�� ��� �%� �#�� �� ����%�� �����#���
Set Up Automatic Accounting Instructions
A8.1 99
AAIs for Tax Liabilities
�%�� ��* ��+�� ������#�� �%#�% ������� ��� ��+#��� ��� ����#��� �%�� ������3 �#�% ��? �#�+#�#�#��
,-31 ������� ����� ��+#� ��� ������� ����%�#�$ ��?� �%�� #
������� ���� �%� 1���%�#�$ )���#�� ��� :���%�� 5���%
���$����
,-33 ������� ����� ����#� �� � ��? ����#��� +�� ��� ����%����
��������� �#�+#�#�� ������� �%�� # ������� ���� �%�
1���%�#�$ )���#�� ���$����
AAIs for Receipt Routing
�%�� ��* ��+�� ������#�� �%#�% ������� ��� ��+#��� ��� ����#��� � �������� #��� �%���$% � ����#�� ������
,-53 ������� ����� ����#� �� � ��#�� �� ����#��.�����#����
�#�+#�#�� ������� �%�� # ������� �%�� ��� ������� #��� ��
� ����#�� ����#�$ ������#�� ��#�� �� �%� ������#�� �� �%#�%
��� ���� ������� �#�+#�#�� ��� �%� #����
,-41 ������� ����� ��+#� �� ����#� �� � ����#�$ ������#��
������� �%�� # ������� �%�� ��� ������� #��� �� �� ����
�� ������#�� #� � ����#�� ������
,-43 ������� ����� ��+#� �� �� #�������� �#��#�#�� �������
�%�� # ������� ���#�$ �%� ����#�� ����#�$ ������
���#������ �%# # � ����� �� $��� +�#�$ ����$���
7������� ������� # �#�� ��=�#����
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.1100
AAIs for Landed Costs
�%�� ��* ��+�� ������#�� �%#�% ������� ��� ��+#��� ��� ����#��� �%�� ������3 �#�% ������ ����
,-63 ������� ����� ��+#� ��� ������ ���.�?���� ��,������
�%�� # ������� ���#�$ �%� 1���%�#�$ )���#��� ����6�����
4����� ���� �� :���%�� 5���% ���$����
,-71 ������� ����� ����#� ��� ������ ���.�?���� ��,������
�%�� # ������� ���#�$ �%� 1���%�#�$ )���#��� ����6�����
4����� ���� �� :���%�� 5���% ���$����
AAIs for Zero Balance Adjustments
�%�� ��* ��+�� ������#�� �%#�% ������� ��� ��+#��� ��� ����#��� �%�� ������3 �#�% D��� +������ ��,�������
,,11 ������� ����� �� ����#� �� #�������� �������#�� �������
�%�� # ������� ���� �%� 1���%�#�$ )���#�� ���$���
�%�� ����#�� ����� #� ��6%��� =����#�� ���#�$ �� D����
�#�% � ����#�#�$ $������ ���$�� ���� ���#������ �%# # �%�
����� �� � �������#�� ������� �� � �#������� ��� �%�� �%�
��#$#��� �������#���
,,13 ������� ����� �� ��+#� �� #�������� �������#�� ������� �%��
# ������� ���� �%� 1���%�#�$ )���#�� ���$���� �%#
��+#� ����� �%�� ����#�� ����� #� ��6%��� =����#��
���#�$ �� D���� �#�% � ����#�#�$ $������ ���$�� ����
���#������ �%# # �%� ����� �� � �������#�� ������� �� �
�#������� ��� �%�� �%� ��#$#��� �������#���
A8.1 101
Create Tolerance Rules
Creating Tolerance Rules
From Stock Based Procurement (G43A), enter 29
From Procurement System Setup (G43A41), choose Tolerance Rules
>�� ������ ��������� ���� �� ������#�� %�� ���% � ����#� �#�� ��� �%��$�+����� #� �?���� ���������� /�� �?������ ��� ����� � ����#�� ��� �%#�% �%�=����#�� �?���� ���� �%�� &� ������� �� �%� =����#�� ������� �� �%� ����%�������� >�� ��� %��� �%� ���� ������� �%� �������#�� ��� �?����#�$ ����������
>�� ������ ��������� ���� �� ���#�� �%� ���+�� �� ��������$� +� �%#�% �%�������#�$ ����� ��� �%��$�<
� I����#��
� ;�#� ���
� �?������ ������
>�� ��� �� ��������� ���� ��� �%��� ���� �� �������#��<
� )���#�#�$
� �����#�$ ����%��
� �����#�$ ����%�� ����� �%���$% ��=�##�#�� �����#���#�� ��� +���3��������
*� � ����#� �#�� �?���� ���������� �%� ���� �#�%�� �#���� �� ����� ���$� ��������� ��� ���� �����#�$ �%� �������#��� ������#�$ �� %�� ��� �� �%������#�$ ���#��� ���#�$ ����%�� ����%� ��� ��� ��� ���#�� �%�� �%� �����#$� � ��� ���� ���� �� �#�� �?����#�$ ����������
*� ��� �� ��� ���#�� � ��������$� �� ������ ��� �%� =����#��� ��#� ���� ����?������ ������ ����$��#�� �%� ���� �#�� ��� ������� ��������� �%��3#�$ ����%� ����$��� �%�� ��� ����� +���3�
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.1102
�� ����� �������� ����
�� ��������� )���
&� ���#�� �%� ���� �� ����� ��� ��� �����#�$ � ��������� ���� ��� +��������#�$ �%� ������#�$ �#���<
� /����#�� @1��$���A
� ���#�� �%�� �%� ��������� ���� # ����#��+�� �� +� �������#�$ ��� �� �%�������#�$ �#���<
� *��� 8��+��
� ������#�� ���
� �������
!� ���#�� �%� ��������� ��������$� �� ��������� ������ �� �� � �%� K������L �� �%� ��������� ���$� +� �������#�$ �%� ������#�$ �#���� � ������<
� I����#��< ��������� 1�������$�
� I����#��< ��������� ;�#�
� ;�#� ���< ��������� 1�������$�
� ;�#� ���< ��������� ������
� �?������ ������< ��������� 1�������$�
� �?������ ������< ��������� ������
Create Tolerance Rules
A8.1 103
����� �����������
/����#�� @1��$���A � ��� ���#��� ���� @���� 9!.���� /�A #����#��#�$ �%�
�����#�� ��� �%#�% �%� ��������� ���� # ���#����
������#�� ��� � ���� @��+�� 9&.1&A �%�� �������� �� #��� �������� ����
�� ���#�#���#��� ��% � ������#�� ����� �����#�$ ���#���
�� � ����%� �%� ���� �� �%# ���� �� ��� ��� �����
�#3� #����
�%# �#��� # ��� �� #? ���#�#���#�� ����$��#� ���#��+��
��#���#�� ��� ����%�#�$ �������
I����#��< ���������
1�������$�
1�������$� �+��� �%#�% �%� ���� ������ � ����%��
����� �#�� �#�%��� #�#�$ � ����#�$ ���$�� �%�
��������$� # +��� �� �%� �#�� =����#�� ��� # ���
���#�$ �%� ����#�#�$ ������ *� ��� ����� �%# �#��� +���3�
�%� ���� ��� ��� ������� ��������� �%��3#�$�
����� �%# ��������$� #� �%��� ���+��� /�� �?������
����� &�M � &��
I����#��< ��������� ;�#� 8��+�� �� ��#� �+��� �%#�% �%� ���� ������ �
����%�� ����� �#�� �#�%��� #�#�$ � ����#�$ ���$��
�%� ��#� # +��� �� �%� �#�� =����#�� ��� # ��� ���#�$
�%� ����#�#�$ ������ *� ��� ����� �%# �#��� +���3� �%�
���� ��� ��� ������� ��������� �%��3#�$�
;�#� ���< ���������
1�������$�
��������� ��������$� �+��� �%#�% �%� ���� ������ �
����%�� ����� �#�� �#�%��� #�#�$ � ����#�$ ���$��
�%� ��������$� # +��� �� �%� �#�� ��#�� ��� # ���
���#�$ �%� ����#�#�$ ������ *� ��� ����� �%# �#��� +���3�
�%� ���� ��� ��� ������� ��������� �%��3#�$�
����� �%� ��������$� � � �%��� ���+��� /�� �?������
����� &�M � &��
;�#� ���< ���������
������
��������� ������ �+��� �%#�% �%� ���� ������ �
����%�� ����� �#�� �#�%��� #�#�$ � ����#�$ ���$��
�%� ������ # +��� �� �%� �#�� ��#�� ��� # ��� ���#�$
�%� ����#�#�$ ������ *� ��� ����� �%# �#��� +���3� �%�
���� ��� ��� ������� ��������� �%��3#�$�
�?������ ������<
��������� 1�������$�
��������� ��������$� �+��� �%#�% �%� ���� ������ �
����%�� ����� �#�� ��� �%� ������#�� �#�%��� #�#�$ �
����#�$ ���$�� �%� ��������$� # +��� �� �%� �#��
��#�� ��� # ��� ���#�$ �%� ����%#�$ ������ *� ���
����� �%# �#��� +���3� �%� ���� ��� ��� �������
��������� �%��3#�$�
����� �%� ��������$� � � �%��� ���+��� /�� �?������
����� &�M � &��
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.1104
����� �����������
�?������ ������<
��������� ������
��������� ������ �+��� �%#�% �%� ���� ������ �
����%�� ����� �#�� ��� �%� ������#�� ��� +� ��������
�#�%��� #�#�$ � ����#�$ ���$�� �%� ������ # +���
�� �%� �#�� ��#�� ��� # ��� ���#�$ �%� ����%#�$ ������
*� ��� ����� �%# �#��� +���3� �%� ���� ��� ��� �������
��������� �%��3#�$�
What You Should Know About
����2��� �������� �%� ���� ������� ��������� �%��3#�$ ���� ���
�������#�� �%�� ��� #� �?�� �� �%� ��������� ���� ���$��
�������#�� �%�� ���� %��� �� �%� ���$� ��� +� �������
��� ��������
*��������� �� �������� �� ������� �%� ���� ���� �����#�$ ��� ���������� �����
N8�8� #� �%� ��������$� �� ������ �#���� %�� ���
����� N8�8� ��� � ��������� ��������$� �� ������� ���
������ ����#��� ����%��� �� ������ ���� �%� ������ ��
�%� ��#$#��� ����%�� ����� �#���
A8.1 105
Set Up Purchase Order Hold Information
Setting Up Purchase Order Hold Information
From Stock Based Procurement (G43A), enter 29
From Procurement System Setup (G43A41), choose Order Hold Information
>�� ��� ��� �� ����� �� %��� �� ������� #� ���� +�#�$ �������� %�� ����#$� � %��� ���� �� �� ������ �%� ���� ��� ��� ����� ��� �� ����� �%������ ���#� ��� ������ �%� %����
>�� ��� �� �� �%� #��#�#���� %��� ���� �%�� ��� #����� �� �#$� �� ���������% %��� ���� ��� #����#�� � �����#� ���� �� %���� /�� �?������ ��� �#$%� ���� � %��� ���� �� #����#�� ����%�� ����� �%�� �?���� +��$��� >�� �#$%� �� ������%�� %��� ���� �� #����#�� ����%�� ����� �%�� �?���� �%� ��?#��� ������������
>�� ��� ���#�� �%� ����� �%� # �����#+�� ��� ���#��#�$ ��� �����#�$ ������#� ���� �� ����� %���� >�� ��� ���#�� � ������ ��� ���% %��� ��������� �%�� #��#�#���� �%� 3��� �%� ������ ��� ������ �� ����� �� �%#�%�%� %��� ���� # �#$����
Before You Begin
� :��#�� �%�� ��� %��� �� �� %��� ���� #� ��� ���#��� ���� ��+�� 9 .7�
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.1106
�� ��� �� ������� ��� ���� ����������
�� ����� 7��� *�������#��
&� �� ���#�� ��� ����� %��� ����� �������� �%� ������#�$ �#���<
� 2����%.1����
� 7��� ����
� )����#+�� 1����
Set Up Purchase Order Hold Information
A8.1 107
� ���� �%� ���� �����
!� �������� �%� ������#�$ �#���<
� 1�����
����� �����������
7��� ���� � ��� ���#��� ���� @��+�� 9 .7�A �%�� #����#�#� �%� ��
����� �� ������ �� %��� @��� �?������ ����#�� +��$��� ��
���$#� ������� ���� �?������A�
��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
����� �%� 7��� ���� �%�� ��� ���� �� ���#�� #� �%� �#��
7��� ���� �#���� >�� ���#�� %��� ���� @��� ���#���
���� ��+�� 9 .7�A �� #����#�� �%� � ����#����� ����� ��
������ �� %����
����� ���% %��� ���� �%�� ��� ���� �� ���#�� #� �%� 7���
���� ������� �%# # � ��=�#��� �#��� �%�� ��� ��� �
��� ����� �%� ���� ����#��� �%� ����#��#�� ���� �%�
��� ���#��� ���� ��+�� 9 .7��
)����#+�� 1���� �%� ����� +��3 ���+�� �� �%� ����� �%�� #
�����#+�� ��� ���#��#�$ ��� �����#�$ ����� ������ ��
%����
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.1108
����� �����������
1����� � ��#� �� �%������� �%�� ��� ��� ����� +����� �%�
���� ������ � ��+��� *� �%� �#��#+��#�� ����� �%�
������ ����� ����##�� ���� ��� �%� ������ ��
%��� ������ ���� ��� �#�% ���� �� �%� ������ ���
������ �� ������ �%� ���� ��� ��� �#���� �%�
������ �� �%� ����� >�� %���� ��� ����� +���3
����%��� #� �%� �������
What You Should Know About
*����� �������� ����
�����
�%� ���� �#�� �������#����� �#$� +��$�� %��� ��
����� #� ��� �� �����#�$ ���#�� ��� ����%�� �����
����� ������#�$��� �%� ���� �#�� ��� �#$� � %��� ����
�� �� ����� #� ��� %��� ������� � %��� ���� ��� �%�
����#�� �� ����������� #������#��� >�� ��� ��������
�#$� ��� ��%�� %��� ���� �� ����%�� ������
��#���#� ��� %��� ���� ��% � ����� �#�#�� ����� �#�#��
��� �#�#� ���� �����#� �� ��� ����� �����
See Also
� ������� ���� �� )�"�� 5��"� *�+-060/
� ���� ��� ���� �� )�"�� 5��"� *�+-060/
� ������ � )�"�� 5��" #�"�� *�+-0.0/ #� �%� � ��� )�"�� % � ������3�"�
Processing Options for Order Hold Constants
Enter Branch ____________
A8.1 109
Set Up Landed Costs
Setting Up Landed Costs
From Stock Based Procurement (G43A), enter 29
From Procurement System Setup (G43A41), choose Landed Cost Revisions
4����� ��� ��� ��� �%�� �?���� �%� ����%�� ��#�� �� �� #���� �%�� ���$�������� ���#���� �#�% �%� �?������ ���#���� �%��$� �� �� ������ +�� �#$%���� +� ��� +��3�� ���� ����##��� ��� � ���
>�� ��� �#$� ������ ��� �� � ���#�#� #��� ��� +����%.����� �� �� � ��� ����@� $���� �� ������ ��� �� �%#�% ��� �#$� � ����A� ����� ��� ������ � �������� ��� ��� �#$� #� �� �� #�������� #���� � ����#��� � ����%�� ������ �� �����#� �#��� 2� �#$�#�$ ������ ���� ��� ��� 3��� ����3 �� �%� ������ ��� ������%�#�$ �� #����
%�� ��� �#$� ������ ��� �� �� #��� �� ��� ����� ��� ���#�� �%� ��������#����� ���% ������ ��� �� � ��� #��� +�#� >�� ��� ��� ������ ��� ��� �� #���+��� ��<
� � ��������$� �� �%� ��#� ��#��
� � ������ ������
� � ���#�#� ���� ����#��#�� +� �%� #���E ��#$%� �� ������
/�� ���% ������ ���� ��� ��� ���#��<
� �%� ������#�� ����
� �%� ����#�� �� �%#�% �%� ��� # ��#�
� �%� $������ ���$�� ��� ���� �� �%#�% ��� ����� �%� ���
>�� ��� ��� ���#��<
� %��%�� �� ����% �%� ��� �#�$ �%� :���%�� ����� ���$���
� %��%�� �� #������ �%� ��� #� #��� ��� ������
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.1110
�%� ���� ����%� ��� ������ ��� �%�� ����� �� � ����#� �#�� #� �%� ������#�$�����<
9� ����%� ��� ������ ��� �%�� ��� �#$��� �� �%� #���.+����% �� 4�������� )��##���
�� ����%� ��� � ��� ���� �%�� # �#$��� �� �%� ����#� �#���
(� ����%� ��� � ��� ���� �%�� # �#$��� �� �%� ����%�� ������
"� ����%� ��� � ��� ���� �#$��� �� �%� #��� ��� +����%.����� �� 2����%1���� *�������#���
�� ����%� ��� � ��� ���� �#$��� �� �%� #��� �� *��� 5���� *�������#���
>�� ������#�� �%�� �� ��� ������ ��� �� � ����#� �#��� /�� �?������ ��� ������ ������ ��� ���#�$ �%� ����#�� ������ �%� ����%�� ����% ������ �� � �����6����� ������
>�� ������#�� �� �%#�% ��#�� �%� ���� ��� ������ ��� �� � ����#� �#��� /���?������ ��� ��� ��� ������ ��� ���#�$ �%� ����#�� ������ �%� ����%������% ������ �� � � ����6����� ������
Before You Begin
� �� �� �%� ������ ��� ���� #� ��� ���#��� ���� ��+�� 9&.1�
� �� �� �%� ������ ��� ����� #� ��� ���#��� ���� ��+�� 9�.��
Set Up Landed Costs
A8.1 111
�� ��� �� ������ �����
�� 4����� ��� )��##��
&� �� ���#�� �%� ���� �� �%#�% �%� ������ ��� ������ �������� �%�������#�$ �#���<
� 4����� ��� )���
� �� ���#�� �%� #��� �� �%#�% �%� ������ ��� ������ �������� �%�������#�$ �#���<
� *��� 8��+��
� 2����%.1����
!� �� ���#�� ��������#�� ��� ���% ������ ���� �������� �%� ������#�$ �#���<
� 4����� ��� �����
� M �� ���
� 1�� ������
� )��� �#$%�
� )��� :�����
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.1112
9� �� ���#�� ���� ����#� ��� ���% ������ ���� �������� �%� ������#�$�#���<
� 2��� �� 4����
� ��� 0.4 @0������ 4��$�� ����$���A
� ��� /��� ����
� :���%��
� ��� �%�� ����
� *������ #� ;�#� ��� @>.8A
� ����#��
����� �����������
4����� ��� )��� � ��� ���#��� ���� @9&.1�A �%�� #��#���� �%� ������ ���
���� ��� �� #���� �%� ������ ��� ���� ������#��
����%�#�$ ��� �%�� �?���� �%� ������ ��#�� �� �� #����
��% � +��3�� ���� ����##��� ��� � ����%� >�� ��
�� ������ ��� ���� �� 4����� ��� )��##���
4����� ��� 4���� ;�� ���#��� ���� @��+�� 9�.��A ��#$���#�$ �� ���6��
���� �%# ���� ��� ���#�#� �%� �=����� �� �%� ���
���6�� ��� � ����#����� #��� �� $���� �� #����
M �� ��� 1�������$� �� �%� #���E ��#���� ����%�#�$ ��� �%�� �%�
���� ��� � � ������ ��� ��������� �� �%� +�� ���
�� �%� #��� � #��#����� �� � ����%�� ������
1�� ������ �� ������ �� +� ����� �� �%� #��#����� ��� �� �=��� �%�
����� ��� �������
)��� �#$%� �%� ���� ����#��#� �%� ���� ��� ��� �� �%# �#��� +� �%�
��#� ��#$%� ��� ���#�� ��� �� #�������� #��� �� ���������
� ������ ��� ����������
:����� �%� ���� ����#��#� �%� ���� ��� ��� �� �%# �#��� +� �%�
��#� ������ ��� ���#�� ��� �� #�������� #��� �� ���������
� ������ ��� ����������
2��� �� 4���� ;�� ���#��� ���� @��+�� 9�.��A ��#$���#�$ �%� +�# ��
��� ��� �� #���� *� ��� �� �%# ����� ��� ��� ���� ���
+��� �� � ����#�� ����� ������
Set Up Landed Costs
A8.1 113
����� �����������
0.4 ��� � ��� ���#��� ���� �%�� #����#�#� �%� 0.4 ����� �� ��
�%�� �%� ���� # ����%#�$ ��� �%� ������� �� �%#�% #�
�#�� ��� �%� �������#��� *� ��� �� ��� ���� �� ���#�� �
��� ����� ��� ��� ����� NNNN @���� ����#3A #� �%# �#����
�%� ��+�� �� �������#� �������#�$ *������#�� @��*A
����� ��� �� ������#�� ���� �� �������#� �����
������� ��� �%� *��������� 1���%��� ��� ��� �����
5���$����� ����� 0.4 ����$��#� �#$%� +� �#$��� �
������<
*8 � �#���� %#� �����
*8(� ������� �����
*8�� ���3 ���
�%� ���� ��� $������� �������#�$ ����#� +��� ���� �
#�$�� �������#��� � �� �?������ � #�$�� ��� �� � ���3
#��� ��� ��#$$�� �%� $������#�� �� �������#�$ ����#�
#�#��� �� �%��<
���J ���3 @��+#�A ?????�??�.) ���3 ��� @����#�A ?????�??1��#�$ ����$���< *8�� ���3 *�������� @��+#�A ?????�?? ���3 ��0 @����#�A ?????�??
���%��$% �%# �#��� # ���� �%�������� �%� ���� �� ����
�%� ��� ��� �%������� �� �%� ����$��� ��� �%� ���
�%������� �� �%� �������� ���� �� �#�� �%� ��*�
��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
����� �%� ����� ��� �%� 0.4 ������� �� �%#�% ��� ���� ��
��� � ����#����� ������ ���� >�� �� ��* ��+�� 9!�� ���
9!'� �� ���#�� ������ ��� �������� >�� ��� �#$�
�#������� ������ ��� �� �#������� �������� /�� �?������
��� ��� ����� +��3���$� ��� ��������� ���� %��+�� ����
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.1114
����� �����������
��� /��� ���� � ���� �%�� #��#���� ��� �� �%� ������#�$<
� %�� � ��������� ���� $�� #��� ������ �� � +#���� �����#��
� %�� � ����#�$ ��� $�� #��� ������ � ��=����� �� �%� ����#�$ ��� �� #���
� %�� � ���� �%����� # #� ������
�%� ������� # �%� ������� ���� ����� >�� ��� �����
������ ������#�� ���� � �%�� �%� ���� ���� ���
�����#�$ �%��$�� *��� �%�� ��� �� ���$�� ������#�� #�
�%� ������ ��� �#�� +� �������� ��� ����$�#D�� #� 1������
���#�$� %�� /���� �������� ��� �����#�� )�=�#������
1����#�$� �%� 5����#�� )�=�#������ 1����#�$ ����
������#�� ���#� ��������� +� ������#�#�� ����� ��� +�
�%� +#�� �� �����#�� ���##�� ������ ��� ���� �#���� ����
+��� �� �%� ������#�#�� ���� ��� ������
��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
� ���� ��� ��� ����� �� �#�#� �%� #�������#�� �%�� �#�����
*� ��� ����� �%# �#��� +���3� �%� ���� �#����
#�������#�� ��� ��� �����
:���%�� @>.8A ���� #��#���#�$ �%��%�� �%� ������ ��� # �� +� �#������
���#�$ :���%�� 5���% �� ���� �%� ��#+�� ����� ��� �
������<
> � ����#�� ������ @/9!& &A # �������� ��� �%�
������ ��� ��� +� ����%���� #� �%� :���%��
5���% ���$���� �%� 4����� ��� ���� @4�8�A
�#��� #� �%� ����#�� ������ �#�� �����#� � ����� ��
�
8 � ����#�� ������ @/9!& &A # �������� +�� �%�
������ ��� # ��� ������� �� +� ����%���� #�
�%� :���%�� 5���% ���$���� �%� 4����� ���
���� @4�8�A �#��� #� �%� ����#�� ������ �#��
�����#� � ����� �� !� �%� ����#�� ������ #
������� #� �%� ����#�� # ��������
8���< ������� ����#� ��� �#�� ������� �%�� �%� ����� #
8� � � ������ ��� ��� ���� �%� 4����� ��� ��*E
@9!��.9!'�A ��#���� �� �%� ��� 0.4 �������� #� ����� ��
������ ��� �%� ����#��
Set Up Landed Costs
A8.1 115
����� �����������
��� �%�� ���� � ���� �%�� #��#���� ��� �� �%� ������#�$<
� %�� � ��������� ���� # �� ���$�� #� ������ ��� +#�� �� �����#��
� %�� � ����#�$ ��� # �� ���$�� #� ������ � ��=����� �� �%� ����#�$ ��� �� #���
� %�� � ���� �%����� # �� ���$�� ���#��
�%� ������� # �����+�� !& �� �%� ������� ���� ���#��� #�
�%� ���� �#��#����� ��� ������� �%��$� >���� >�� ���
����� ������ ������#�� ���� � �%�� �%� ���� ���� ���
�����#�$ �%��$�� *��� �%�� ��� �� ���$�� ������#�� #�
�%� ������ ��� �#�� +� �������� ��� ����$�#D�� #� 1������
���#�$� %�� /���� �������� ��� �����#�� )�=�#������
1����#�$� �%� 5����#�� )�=�#������ 1����#�$ ����
������#�� ���#� ��������� +� ������#�#�� ����� ��� +�
�%� +#�� �� �����#�� ���##�� ������ ��� ���� �#���� ����
+��� �� �%� ������#�#�� ���� ��� ������
*������ #� ;�#� ��� @>.8A *��#���� �%��%�� ��� ���� �%� ������ ��� �� +� ����� ��
�%� #���E ��#� ���� :��#� ����� ���<
> ��� �%� ������ ��� �� �%� ��#� ���
8 �� ��� ��� �%� ������ ��� �� �%� ��#� ���
����#�� �%� ����#�� ���� �%�� ��� ��� ����%�#�$ #��� ��
���#���
��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �
����� � ����#�� ����� ���+�� �%�� ��� 3��� �%�
����#�� ��� �%� ������ ���� >�� ��� �����#�� �%# �����
�%�� ��� ����#�� �%� #����
What You Should Know About
(� �%� 0.4 ��� ���� �#��� ������#�� �%� $������ ���$��
������� ��� �%#�% �%� ���� ������ ,������ ����#� ���
������ ���� >�� �� ��* ��+�� 9!�� ��� 9!'� �� ���#��
������ ��� ��������
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.1116
Index
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.1118
A8.1
Index
A
��*� ��� �������#� �������#�$ #������#��
�+��� ����%�� ����� ������ &�
�+��� ����#�� �����#�$� !"
�+��� ����%�� �����#�$� 9'
������� ���+��� �����#�$ ����#� �#�� +��
"
������� 1���+�� ����� �����#��%#� ��
1���%�� 5���$����� ����� &
���#�#�� ����� �#����� &&
�������#� �������#�$ #������#��
��� ������ ���� &��
��� ����#�� ����#�$� ''
��� ����#��� '�
��� ��? �#�+#�#�#�� ''
��� ���#����� � � '�
��� ����%��� '�
��� D��� +������ ��,������� &��
���������#�$ ��� 1���%�� 5���$������
'"
���3#�$ �#�%� '"
B
2���3�� ������ �#$�#�$ ��������� ����
���� &�&
C
�%��#�$ ����#�� ������ �� ����% �� ��
#���#��� (�
����#����� ����#� *�=�#�� ����� !�
����#����� *�=�#�� ����� !!
����#�����
�����#�$� !&
���#���� (
��� ����#��� ������� �#��#+��#��� !
���$�� ���� !&
���#��#�$� !
���3#�$ �#�%� !&
���
������� (� �"� &�'
���6#�� "
�������� "� 9(
���#���� ���� ��
��#$%��� �����$�� "� �
�����#�$ � ��������� ����%�� ���� �
����#�#���� ����%��� �"
�����#�$ ����#��� ����%�� ���� ����#��
������� "!
�����#�$ ��������� ����� &�&
�����#�$ ����%�� �#�$ #���#��� (!
D
����#� �#��
���#���� !
�����#�$ +� ������� ���+��� "
�����#�$ +� #��� ���+��� !
��#��#�$ ����%�� #�������#�� ���� '&
E
�����+�����
�����#�$� !&
���#���� (
��� ����#��� ������� �#��#+��#��� !
���$�� ���� !&
���#��#�$� !
���3#�$ �#�%� !&
����� 1���%�� ����� ����� 9� �
�����#�$ ����#� �#�� +� ������� ���+��� "
�����#�$ ����#� �#�� +� #��� ���+��� !
�����#�$ ������ ���� �"
�����#�$ ����%�� ����� ����#� #�������#���
!
�����#�$ ����%�� ����� %�����
#�������#��� &"
�����#�$ ����#�� #�������#��� 9&
�����#�$ ����#��� !'
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.1
�����#�$ �����#�$ ����#��� 9!
��������� ����#�� ���������� "9
F
/����� ����#�� ������ !�
/���
����#����� ����#� *�=�#��� !�
����#����� *�=�#��� !!
����� 1���%�� ������ 9� �
������� ����� 1������ �"
4����� ��� )��##��� &&&
4����� ��� �����#��� �'
5���% :���%�� �� ���� )���#��� ((
���� )���#�� +� ����#��� �
����� 7��� *�������#��� &�(
1���%�� ����� ����#�� 9� �
1���%�#�$ *�������#��� '
����6����� 4����� ���� �'
��������� )���� &�
:���%�� ������� ����� )��#��#+��#��� ��
:���%�� 4�$$#�$ ������ �(
I
*������� ����#�� ������ !"
*���#��
�����#�$ ����%�� �#�$� (!
�����#�$� ("� �(
��$$#�$ ��#�� �� ����#�#�$ $���� ��
��#��#�$ ��$$�� #�������#�� ���� �'
�����#�$ ���� ����#�� �� ����% ��� (�
*���� �����#�$ ����#� �#�� ���� !
J
������� ����#�
��� ����#��� 9�
��� ���#����� 9(� ��
��� ����%��� "'
������� ����� 1����� ����� �"
L
4����� ��� )��##�� ����� &&&
4����� ��� �����#�� ����� �'
4����� ���
�������#� �������#�$ #������#�� ����
&��� &&�
�����#�$ ����%�� ���� (�� "�� "(
���#���� (
�����#�$� 9�� �"
���#��#�$ ��� ����#� �#��� "
���#�$ ��� &�'
4��6#� ���� ���#���� "
4��$��� 1� ��� 1;� !&
4#�� ����� �#����� &�
4�$$�� :���%�� ����#� ������� �'
4�$$#�$ #���#�� ��#�� �� ����#�#�$ $����
��
4�$$#�$ #���#�� �� ������ ����#�#����
����%��� ��
M
5���% ���%�� ��� ����%��� ��
5���% :���%�� �� ���� )���#�� ����� ((
5���% :���%�� �� ���� )���#���
�����#�$ ���#��� "�
5���%#�$ ����#�� �� #���#�� �� ������
����%��� (!
5��� ���#�������� "
5���#6��������
��� ������ ���� (&
��� ����%��� "�
5���#��� ������� �#��#+��#��
����#����� ���� !
�����#�$ ����%�� ��� ����#� �#�� �#�%� (9
O
���� )���#�� +� ����#��� �����#�$
���#��� ��
���� )���#�� +� ����#�� ����� �
����� ���#�#�� ����� ��� ���#�#�� ����
����� 7��� �������� �����#�$ ���#���
&��
����� 7��� *�������#�� ����� &�(
Index
A8.1
����� %���� ���#�$ ��� &��
����� �#�� ����� ��� 4#�� ����
������ ��� 1���%�� �����
P
1� ���$��� !&
1��#�$� ����%��� "'
1��#�$ ����#��� 9"
1�#��#�$ ��$$�� #���#�� #�������#��� �'
1�#��#�$ ���� ����%�� #�������#�� +�
����#��� '
1�#��#�$ ����#�� +������� '9
1�#��#�$ ����%�� ������ ��� ����#��� '!
1�#��#�$ ����%�� #�������#��� '&
1�#��#�$ ����%�� #�������#�� +� ����#� �#���
'&
1����#�$ ���#��
5���% :���%�� �� ���� )���#��� "�
���� )���#�� +� ����#��� ��
����� 7��� �������� &��
)���#���.:���%���� ���� )������ '
1����#�$ ������ �����#��� �
1���������� ���%��� �
1���������� ����� ����%�#�$ ���%���
�
1��$��� ��� *�
1�9&�� @������� ����%�� �����A� �(
1�9&��& @,������ ����� ������A� �"
1�9 �� @����%�� ,������ �����
���#��#+��#��A� ��
1�9!�� @�������.����+�� ����%��
,������ ������A� �!
19� !� @����#����� #�=�#��A� !!
19� !� @����#����� ����#� #�=�#��A�
!�
19& '& @������ ��� ���##��A� &&&
19 �'� @����� %��� #�������#��A� &�(
19!�&& @����%�#�$ #�������#��A� '
19!&& @����%�� ����� ����#�
#�������#��A� 9� �
19!&9 @����% ����%�� �� ���� ����#��A�
((
19! &9 @���� ����#��A� �
19! &9 @����6����� ������ ���A� �'
19! @��������� ����A� &�
19! '& @������ ��� �����#��A� �'
19"�9& � ��������� ����#�� ���������� "9
)�9(� � ����#�� �����#� '!
)9!9& � ����#��.����%�� ����� '&
)9!9 &� ����%�� ����� ����#� +�
����#��� '�
)9!9 �� ��$$�� ����%�� ����#�� �'
)9!9��� ����#��� ��� ����%����
������#�#��#�� ������� '!
1; ���$��� !&
1���%�� 5���$����� ����� ��������
����� ��� �������� �
1���%�� ����� ����#� +� ����#�� �������
'�
1���%�� ����� ����#� ����� 9� �
1���%�� ����� ����#� #�������#��
�#����� &�
�����#�$� !
1���%�� ����� %����� #�������#��
�#����� &�
�����#�$� &"
1���%�� ����� �����#�$ ������ �
1���%�� �����
�����#�$ ����#� #�������#�� ���� !
�����#�$ %����� #�������#�� ���� &"
����#�#�$� ��� )���#��
����3#�$ ����#����� ��� �����+�����
���� !&
1���%�� ����#���� �#����� !�
1���%�#�$
���#�������� "
��� #��������� �
���%��� �
�� �%� $������ ���$��� (
1���%�#�$ *�������#�� ����� '
1���%�#�$ ����� (
1���%�#�$ �� ������� ����+��
�����#��%#�� &
R
)���#�� ����#�$
�������#� �������#�$ #������#�� ���� ''
�����#�$ ����#��� 99
)���#��
�#$�#�$ ��������� ���� ���� &�&
�������#� �������#�$ #������#�� ���� '�
������#�$� 9
���#�$ �%� +������ ��� 9
�����#�$� !'
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.1
������� !�
#�������� !"
,������ ����#� ���� 9�
����%#�$ �� #���#�� �� ������ ����%���
(!
�������#�$ ����#��� 9
���#�$� 9"
��#��#�$ ���� ����%�� #�������#�� ����
'
�����#�$� 9!
���#��#�$ ����� �&
)���#��.:���%�� ���� ������� '&
)���#��� 8�� :���%���� )�����#�#��#��
������� '!
)���#���.:���%���� ���� )������
�����#�$ ���#��� '
)���#���� ��� 1���%�� ����#���
)����� ��� )�����#�$ #���#�� ��,������
)�����
�.1 :���%�� �������� �!
��������� )���#�� ���������� "9
4�$$�� :���%�� ����#�� �'
1���%�� ����� ����#� +� ����#��� '�
)���#��.:���%�� ����� '&
)���#��� 8�� :���%���� )�����#�#��#���
'!
����#�� �����#� '!
)�=�##�#��� �#$�#�$ ��������� ���� ����
&�&
)����#�$
����#��� 9!
����%��� (�
)��#��#�$ ��� ���#�$ ,������ ����#� ���
����%�� �������#��� "'
)��#��#�$ ����#����� #�������#��� !
)��#��#�$ ,������ ����#� ��� ����#��� 9�
)��#��#�$ ���� ����#��� �&
S
���#�$ �� �������#� �������#�$
#������#��� '"
���#�$ �� ������ ���� &�'
���#�$ �� ����%�� ����� %��� #�������#���
&��
����6����� 4����� ��� ����� �'
������� ���
���#���� "
���#����� 9(
����#�� �����# ������� '!
����#��
��#��#�$ +������ +�� '9
��#��#�$ ����%�� ������ ���� '!
���� #���$���#��� �����#��� &
T
��? #�������#��� ��� ����%��� ('
��?�� �������#� �������#�$ #������#��
���� ''
��������� ����� �����#�$� &�&
��������� )��� ����� &�
U
;��������#�$ ��* ��� �%� 1���%��
5���$����� ����� '"
;�� ���#��� ���� �#�
%��� ���� @9 .7�A� &��
������ ��� ����� @9&.��A� &&�
������ ��� ���� @9&.1�A� &&�
V
:��#����
��� ������ ���� ��
��� ������� ���� 9(
��� ��#$%��� �����$� ���� �
:��#��#�$ �%�� ����%�� ������ +������� �!
:���%��
������#�$ ����#� �#�� ���� ��� ('
���#�$ ����#� �#�� ���� ��� ('
����% ���%��� ��
:���%�� ������� ����� )��#��#+��#�� �����
��
:���%�� 4�$$#�$ ����� ����� �(
:���%��
���#�$ ��� ����%�� ����� ����#� �#��
���� ('
�������#�$ ����#� �#�� �?���� �� �������
(9
�#$�#�$ ��������� ���� ���� &�&
�������#� �������#�$ #������#�� ���� '�
Index
A8.1
�����#�$ ��� ������ ���� (�� "�
�����#�$ ���� ����#�#���� ����%��� �"
�����#�$ ����#�#����� ��
�����#�$ �#�$ #���#��� (!
�����#�$ �#�$ ����#�� ������� "!
������� ����� ���� "�
,������ ����#� ���� "'
����%#�$ #��#�#���� ����#�� ������ ��
#���#�� �� ������� (�
��#��#�$ #�������#�� �+���� '&
�����#�$� (�� ""
W
�#$%��� �����$� ���� ���#���� "
��3#�$ �#�% ����#����� ���
�����+������ !&
��3#�$ �#�% ,������ ����#� ��� ����#��
�������#��� 9�
��3#�$ �#�% ,������ ����#� ��� ����%��
�������#��� "'
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.1
Notes
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.1
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
Notes
A8.1
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.1
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
Notes
A8.1
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.1
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
Notes
A8.1
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.1
Exercises
WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1
A8.1
Procurement for Accounts Payable Exercises
Table of Contents
X_A81FEF019805.DOC 09/15/98J.D. Edwards Confidential
������������� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� ������������������������ �����������������������������������������������������������������
���������� �� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������!��������������"�������������� ����� ��������������������������������������������������������������������������������������� !������������"��������� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������#
$������%������&���'���"���� �������������������������������������������������������������������������������������������������(���������$������%������&���'���������� �� ����������������������������������������������������������������������������(���������)���*������$���� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������"������%��������������������� ����� ������������������������������������������������������
Procurement for Accounts Payable Exercises
X_A81FEF019805.DOC 09/15/98J.D. Edwards Confidential
Procurement for Accounts Payable Exercises
X_A81FEF019805.DOC 09/15/98
J.D. Edwards Confidential 1
Enter Purchase Order Detail Information
Exercise: Enter Purchase Orders for Stock Items
BeforeYou Begin��������������+��'� �����������������'�������������������������
Steps to Complete the Exercise�� ,���������� ���������%���������-������.,/0��1������������ ����
2������������������
3� ��������������+��'������������������� ������0�0������0�0!�
Field Value
4����� �������� $
4���)��� $
�� ,��������������� �������������'������.,0�)��1���������������������� ������
0� �������+�� �����������������'������������������������5���5���+��&����������+��'�"������������� ������������������������
Field Value
6���7����� �/
��������� /87�/7(9.�������'�����������������1
��:������7�������� /#7�!7(9
.������-�������������5����������� ��� ��"�����1
Procurement for Accounts Payable Exercises
X_A81FEF019805.DOC 09/15/98
2 J.D. Edwards Confidential
Supplier Item Qty G/L DateLanded
CostOrder
Number
0�0� 4�//� !/ $��'����/87�/7(9
4�//3 !/
0�0! 2//� �// $��'����/87�/7(9
�2�
2//3 �//
2//� �//
���������������3�����������������������4��"��+������������;� �����<9���������������������������-������������������
!� ��:����������������� ����������������'���� ������������������������
8� �����������������"��+���� �������������������������
#� )����������������������"��+��������������������������
9� ������<8����"��+���� �����������-�
Procurement for Accounts Payable Exercises
X_A81FEF019805.DOC 09/15/98
J.D. Edwards Confidential 3
Exercise: Enter Purchase Orders for Non–Stock Items
Business Purpose��������������+��'� �����������������'�����������������������������4����������������������"����
Steps to Complete the Exercise�� ,������������������ ���������'������.,0�6��1���������������
������� ������
3� ��������������� �����������;�+�����������"�������'����"����
Field Value
6���7����� �/
��������� /87�/7(9
,7*����� /87�/7(9
�� ���� =����5���������"���.������<���������� ������������������������5��1
��:����������� /#7�!7(9
)��������5�� (�98/!
��������5�� )�%��4����,
>������- �
&����$��� 0;///�//
������-�������������5�����???????????????????????
�� ��������������� �����������;�+���������@�������������"����
Field Value
Branch/Plant 30
Order Date 06/30/98
G/L Date 06/30/98
Supplier Venus Universal Supply
��:����������� /#73(7(9
)��������5�� (�9#3/
Procurement for Accounts Payable Exercises
X_A81FEF019805.DOC 09/15/98
4 J.D. Edwards Confidential
��������5�� A)��4 ��)*
>������- �
&����$��� �;!#!�//
������-�������������5�����???????????????????????
Procurement for Accounts Payable Exercises
X_A81FEF019805.DOC 09/15/98
J.D. Edwards Confidential 5
Enter Receipts
Exercises: Receive Stock Purchase Orders
Business Purpose���������� ���������� �������������.����������1�-����������������� ��"������������
Steps toComplete the Exercise�� <�������������� �������������'������.,0�)��1;�����������
���� ���5-�� �
3� ��:��������-���������� ������������
�� ��������������+��'�������������
Field Value
,7*����� /#7��7(9
����"������� /#7�!7(9
0� ������������ ��������� ������������
• ������ ����'���� ����5����0#8�03���������� �����������������
• ����"�������������� �����-
• ���������������5- �������*������$����+����+
• ��:��������-���� ���������������5��
����������B�?????????????????
C-����+-����B�??????????????????????????????????????
!� ��:��������-���������� ������������
8� ��������������+��'�������������
Field Value
G/L Date 07/31/98
Procurement for Accounts Payable Exercises
X_A81FEF019805.DOC 09/15/98
6 J.D. Edwards Confidential
Received Date 07/15/98
#� ������������ ��������� ������������
• ����"��������������3��� �����-
• ����"����:������-����#!��������������������������������'�:������-�
• ���������������������������5���+�
=��5���<����??????????????????????
6������'��<����????????????????????
• ����"�����������������
9� ,������������ ���2����'�����������'������.,0�)�!1�����������"��+�,7*����� ���A�������
(� ��"��+�-�������� ��5�����
�/� ) ��"������ ����-����5����
Procurement for Accounts Payable Exercises
X_A81FEF019805.DOC 09/15/98
J.D. Edwards Confidential 7
Exercises: Reverse Receipts
Business Purpose ������-�������� ���������������&�����������+��'���� ������������������ ��
Steps to Complete the Exercise�� <�������������� �������������'������.,0�)��1;�����������
���� ���5-�� �
3� ��:��������-���������� ������������.�����5������������D�����������"�������1�
�� ��"������������ ����������4�//3�����'���,7*���������#7��7(9�
0� ����"����:������-����3!�����'������� ����������#7�!7(9��*��"������������'�:������-�� ����������"������������������
!� ��"��+����� �������5���
Procurement for Accounts Payable Exercises
X_A81FEF019805.DOC 09/15/98
8 J.D. Edwards Confidential
Procurement for Accounts Payable Exercises
X_A81FEF019805.DOC 09/15/98
J.D. Edwards Confidential 9
Create Vouchers Using Invoices
Exercise: Create Vouchers Using Stock Receipts
Business Purpose$������"����������-��������� �����������������'����2���%������� ������� ��� ��'����
Steps to Complete the Exercise�� ,������������ ���2����'�����������'������.,0�)�!1�����������2��
%�������� ������� ��
3� ��:��������-���������� ������������
�� ��������������+��'�������������
Field Value
��"�������5�� 63�0#�//�
��"�������� /#7�97(9
,7*����� /#7��7(9
0� ������<0������"��+������ ����������������������������������
!� �������������� ���������������5���������������������������������"����
���������"��������5�������'�����????????????????
8� ��:��������-�������������5����'��������'���2���4- ��3�.��� �����<(1�
• ������<�/����"��+����"�����-���������
• ������<���������������2���%�������� ������� �
• ������<������"��+����@���������������-���������
• ������<33�����������������
#� ��:��������-���������� �����������
• ������������������������������5������"����� ������-
9� ��������������+��'������������������������"�����������������������
Field Value
Procurement for Accounts Payable Exercises
X_A81FEF019805.DOC 09/15/98
10 J.D. Edwards Confidential
��"�������5�� �30�E$
��"�������� /#7��7(9
,7*����� /#7337(9
(� ����������� ��������5�����������������������
�� ��������5���������5���������?????????????????
�� ��������5�������5������'��������???????????????
�/� �������������� ����������������������������������������������������"����
���������"��������5�������'�����????????????????
��� ��:������������� ��������������5������������������������+��'����"�����
Field Value
��"�������5�� �30($
��"�������� /#7�97(9
���������"��������5�������'�����????????????????
12. ��:������������� ������������5������'����������������������+��'���"�����
Field Value
��"�������5�� ��3�0�
��"�������� /#7�97(9
���������"��������5�������'�����????????????????
��� ������<�/�������:�����������������"�������������������������������� ������
• ������<������"��+����@���������������������
• ���������� ���������������������������������������������� ����
Procurement for Accounts Payable Exercises
X_A81FEF019805.DOC 09/15/98
J.D. Edwards Confidential 11
Exercise: Add Landed Costs
Business Purpose)������������������������ ������+����"��������5�����������
Steps to Complete the Exercise�� <����������� ���2����'�����������'������.,0�)�!1;������2��
%�������� ������� ��
3� ��:�����������"�����-��������������-���������� ������������.�����5�����������2���4- ��31�
�� 4- ����������)�����$�������������� ��������������"�������"������4��-�����+�������������� �� �����������������5��������������������)��������-�5����-������
0� <����������� ���2����'�����������'������.,0�)�!1;�����������)�����*������$����
!� ��:��������-���������� �������������4- ����������+��'�
Field Value
�����.����������1 �
$���������.<01 �2�
,7*����� /#7��7(9
������������������*������$��������������� �����������������
8� $��������"������������ ������������+�������������������'�2��%�������� ������� ��
Procurement for Accounts Payable Exercises
X_A81FEF019805.DOC 09/15/98
12 J.D. Edwards Confidential
Procurement for Accounts Payable Exercises
X_A81FEF019805.DOC 09/15/98
J.D. Edwards Confidential 13
Exercise: Receive and Voucher Non–Stock Purchase Orders
Business Purpose����"������"����� �����������������'�������������� ���������'�����.,0�6��1�
Steps to Complete the Exercise�� ,������������������ ���������'������.,0�6��1��������������"�
����%������ ��
3� ��:��������-������������������� ������������������������������+��'������������
Field Value
��"�������5�� 60!�3#
��"�������� /#7�97(9
,7*����� /#7��7(9
��-������������.<01 )�"�������'
�� 2���������������������������"���������������"�����
���������"��������5�������'�����????????????????
0� ��:�����������"��������5���.�����5�����������������- ��31�
!� ������<�/������"��+����"�����
8� ������<��������"��+����@���������������
#� ��:��������-������������������� ������������������������������+��'������������
Procurement for Accounts Payable Exercises
X_A81FEF019805.DOC 09/15/98
14 J.D. Edwards Confidential
Field Value
��"�������5�� #09(�3
��"�������� /#7337(9
,7*����� /#7��7(9
��-������������.<01 $������'����"���
9� 2���������������������������"���������������"�����
���������"��������5�������'�����????????????????
(� ��:�����������"��������5���
�/� ������<�/������"��+����"������������
��� ������<��������"��+����@���������������