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PROCÈS-VERBAL

Réunion du Conseil d’administration des 4-H du Canada et des administrateurs de la Fondation

Le mercredi 8 février 2017

Conseil : Donna Bridge - Présidente

Stan Figley

Blain Hjertaas

David Hovell

Valerie Pearson

Leanne Sprung

Lyndon Stewart

Valerie Stone

Casey Morey

Fondation : Randy Mowat - Président de la Fondation

Brad Adams

Morley Handford

Todd Klink

John J. Macdonald

Par Kim Mcconnell

Stefanie Nagelschmitz

Clayton Robins

Personnel : Shannon Benner - PDG

Erin Smith - Directrice des programmes

Don Singer - Directeur des finances et de l’administration

Sur invitation : Shannon Westacott - Secrétaire de séance, MinuteTakers Inc.

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1. OUVERTURE DE LA SÉANCE

Un avis approprié est reçu et il y a présence d’un quorum. Donna Bridge déclare la séance ouverte à 10 h 15 (HNE) et préside cette dernière à titre de présidente.

2. APPROBATION DE L’ORDRE DU JOUR La présidente demande s’il y a des ajouts ou des suppressions à apporter à

PROCES-VERBAL : Réunion du Conseil d’administration des 4-H du Canada 8 février 2017

l’ordre du jour proposé.

Motion : « Il est résolu que l’ordre du jour soit adopté tel que présenté ». Appuyée et adoptée.

3. APPROBRATION DU PROCÈS-VERBAL PRÉCÉDENT 3.1 Procès-verbal du 3 novembre 2016 – La présidente demande s’il y a des

erreurs ou des omissions sur le procès-verbal de la réunion du Conseil qui s’est tenue le 3 novembre 2016.

(a) Point 10(d), Politique proposée, autorité contractante et pouvoir de paiement et

modification apportée aux immobilisations – L’absence de référence relative aux modifications qui ont été apportées et ultérieurement adoptées suscite des inquiétudes. Il est recommandé que les modifications détaillées, lesquelles ont été approuvées, soient comprises dans le procès-verbal. De plus, Lyndon Stewart mentionne que l’établissement des limites du seuil financier (comme il est indiqué dans la motion) ne devrait pas être déterminé par une seule personne et que la décision prise devrait être exprimée par le Comité de la vérification et des finances. Il est confirmé que la motion est adoptée par voie de consensus et que la détermination des seuils financiers par une personne ou un groupe constitue le problème en question.

Motion : « Il est résolu que l’adoption du procès-verbal doive être

suspendue jusqu’à ce que soient proposés les amendements visant à inclure les changements liés à la politique actuelle qui ont fait l’objet d’une discussion, d’un vote et d’une modification ». Appuyée et adoptée.

3.2 Procès-verbal de la Fondation qui a eu lieu le 5 novembre 2016 – Randy

Mowat demande s’il y a des erreurs ou des omissions sur le procès-verbal de la réunion du Conseil qui s’est tenue le 5 novembre 2016.

Motion : « Il est résolu que le procès-verbal du Conseil qui s’est tenu le 5

novembre 2016 soit adopté tel que présenté ». Appuyée et adoptée.

4. RAPPORT DU PRÉSIDENT

Donna Bridge présente un bref rapport faisant état des derniers mois et des

réunions récentes qui ont un lieu. Il est constaté qu’une réunion s’est tenue avec les 4-H de l’Alberta et Randy Mowat abordera davantage le résultat de cette initiative. Sur une note d’ordre général, il est indiqué que le personnel sur place travaille bien et communique de manière efficace. Sur le plan financier, il est remarqué que l’organisme est sur la bonne voie de connaître une position excédentaire modeste à la fin de l’exercice.


5. RAPPORT DU PRÉSIDENT DE LA FONDATION Randy Mowat présente un bref rapport avec les points saillants des discussions comme suit : (a) La réunion avec les 4-H de l’Alberta – Le 7 février 2017 s’est tenue, sous la

bannière provinciale, une réunion avec les 4-H de l’Alberta et les 4-H du Canada dans le but d’améliorer les relations entretenues et de contempler un avenir meilleur et plus prospère.

(a...) Une réunion s’est tenue entre les représentants des 4-H de l’Alberta et les 4-H

du Canada afin de traiter toute une gamme de questions. Il est indiqué que la réunion s’est avérée un succès et que des mesures positives ont été prises.

(b) Le financement destiné aux 4-H de l’Alberta – Il est signalé que les 4-H de

l’Alberta ignoraient qu’une importante partie de leur financement provenait des 4-H du Canada. En étant au fait de cette nouvelle réalité, tout porte à croire que des mesures positives ont été prises afin d’améliorer la communication et de renforcir les relations avec les 4-H de l’Alberta.

(c) La reconnaissance des efforts – Il est mentionné qu’il faut reconnaître les efforts

déployés par Randy Mowat, Donna Bridge et Shannon Benner en matière d’amélioration et de maintien de bonnes relations avec les 4-H de l’Alberta.

6. RAPPORT DE LA PDG SUR LES ACTIVITÉS – Shannon

Shannon Benner présente une brève mise à jour des activités de l’organisme et rappelle qu’une copie détaillée de son rapport est comprise dans les documents de réunion qui ont été précédemment distribués à tous les participants. Il réitère qu’il s’agit d’un jour nouveau pour les relations et la meilleure communication avec les provinces.

(a) La rotation du personnel provincial – De façon générale, une importante rotation du personnel a eu lieu en raison de l’embauche récente d’un nouveau directeur adjoint au Québec, des enjeux continus en Nouvelle-Écosse et du roulement des effectifs au sein du gouvernement. Beaucoup de changements en matière de leadership se sont produits au cours des deux dernières années, mais l’avenir semble prometteur.

(b) Le Sommet mondial – Une trousse documentaire détaillée sur le Sommet mondial est comprise dans les documents de réunion aux fins de référence et de renseignements. Il est remarqué que l’on comptait moins de 360 personnes inscrites depuis vendredi; toutefois, plus d’inscriptions sont reçues chaque jour et nous sommes bien près d’atteindre notre objectif.

(c) La participation au Sommet mondial et l’importance du leadership et de jeunes leaders – Il existe des preuves montrant des efforts considérables déployés et un souhait de s’engager et de participer à l’ensemble des programmes, et non


seulement au Sommet; toutefois, certains organismes disposent de peu de ressources, ce qui pose un défi. Il est noté que le Sommet croît et que des relations positives sont tissées. Un membre mentionne qu’à la fin d’une séance à Terre-Neuve-et-Labrador, l’Association des jeunes agriculteurs était assez dynamique et a manifesté un vif désir de resserrer ses liens avec les 4-H. À ce titre, il est suggéré de demander à ce groupe d’agir en tant que « membres des 4-H diplômés » de l’année en cours. Mesure de suivi : Shannon Benner communiquera avec l’Association des jeunes agriculteurs à Terre-Neuve-et-Labrador.

(d) L’Assemblée générale annuelle – L’Assemblée générale annuelle de 2017 se tiendra le 10 juillet 2017 et il reste au moins un poste à pouvoir en vue de l’élection à venir. Une discussion s’ensuit au sujet du nombre de sièges n’étant pas occupés au Conseil et du nombre de candidatures pouvant être acceptées. Il est confirmé, en raison du mandat de Jennifer Christies qui se termine en 2016, qu’un poste vacant aux fins d’élection est à pourvoir. Ainsi, l’option de désigner par un vote plus d’une personne pour siéger au Conseil pourrait s’offrir.

(e) Approbation des rapports –

Motion : « Il est résolu que les rapports d’ouverture soient reçus et acceptés tels que présentés ». Appuyée et adoptée.

6.1 Préparatifs en vue de l’Assemblée générale annuelle (a) Les postes au Conseil ou à titre de directeur – Il est signalé qu’il n’y a aucun

directeur sortant et que chacun des mandats des directeurs demeure actif. Il est constaté que Donna Bridge quitte la présidence du Conseil. Par conséquent, ce poste sera également à pourvoir. Une discussion s’ensuit au sujet des exigences liées aux règlements administratifs et au nombre minimal de postes à doter à titre de directeur. Il est confirmé qu’une option visant à lancer un appel de candidatures d’une personne au minimum à trois personnes au maximum est offerte.

(b) Les qualifications et l’expérience des directeurs – Il est suggéré de s’appuyer sur

les domaines d’expertise « manquants » et de tenir compte de ces derniers tout en déterminant les principales priorités du Conseil d’administration, et de dresser une liste des membres qui présenteraient une compatibilité relativement à ces « vides » à combler en fonction des actions prioritaires.

(c) La rotation des directeurs et la structure du Conseil – Il est rappelé que le

Conseil ne s’approprie pas la structure dans laquelle deux ou trois postes électoraux sont pourvus chaque année dans le but d’engendrer une rotation continue des directeurs. Il est suggéré que le Conseil veille à sa propre planification des ressources afin d’assurer un équilibre en matière de domaines d’expertise des directeurs, de rapport entre les directeurs et les intervenants, et


de représentation satisfaisante des commanditaires ou des organismes de plus petite taille. Il est recommandé d’envisager d’ajouter deux sièges pour l’élection et d’ensuite miser sur des domaines particuliers.

(d) La promotion des postes vacants au Conseil – Il est proposé que le programme

des anciens membres puisse promouvoir les postes vacants au Conseil, la nécessité d’embaucher de nouveaux directeurs et les possibilités suscitées par le fait d’être membre du Conseil des 4-H. Il est également proposé que la promotion des postes vacants puisse s’effectuer en ligne. Il est rappelé que le nombre de participants ayant pris part au programme de leadership était plus élevé au cours de la dernière année et que ce groupe de participants pourrait s’avérer le bon ensemble de personnes à approcher aux fins de présentation de candidature au Conseil.

(e) Le comité des mises en candidature – Il est confirmé qu’il existe un besoin d’au

moins un nouveau directeur et il est recommandé que le comité de mises en candidature crée des liens avec Krista Scaldwell, alors que la présence de cette dernière au Conseil serait en harmonisation avec les objectifs du groupe.

7. QUESTIONS FINANCIÈRES 7.1 États financiers au T3 – Les états financiers pour le T3 (troisième trimestre)

sont compris dans les documents afférents à la réunion aux fins d’examen. (a) Le Comité de vérification et des finances – Il est signalé que le Comité de

vérification et des finances a reporté sa réunion du 9 février et se rassemblera en avril 2017 tout juste avant la rencontre qui se tiendra avec le vérificateur.

(b) Le report de paiements et le transfert de fonds – Un membre est informé qu’il

semble y avoir eu beaucoup de reports de paiements et de « circulation » de ces derniers. Il est expliqué qu’il existe des fonds projetés des commandites à accorder et que ces fonds sont assurés lorsqu’ils sont transférés d’un compte à un autre. Les ententes de parrainage sont atteintes et le montant des fonds connexes circule du compte de l’état des résultats appelé fonds des commandites à accorder au compte nommé fonds des commandites assurés.

(c) La situation financière globale – En 2016-2017, le montant total prélevé du portefeuille de la Fondation était de 150 000 $; toutefois, les 100 000 $ qui étaient nécessaires pour gérer la planification de la Fondation Weston ont été prélevés. Le Conseil n’a besoin que de 50 000 $ pour les dépenses d’exploitation par rapport aux 150 000 $ historiques, ce qui indique la bonne gestion financière étant exercée par le Conseil et par le personnel.

7.2 Approbations – Les motions suivantes sont notées :


(a) Motion : « Il est résolu que le Conseil approuve la réception du bilan et de l’état des résultats pour le compte d’exploitation au 31 décembre 2016 ». Appuyée et adoptée.

(b) Motion : « Il est résolu que le bilan et l’état des résultats non vérifiés de la Fondation pour le mois se terminant le 31 décembre 2016 soient reçus tels que présentés ». Appuyée et adoptée.

(c) Motion : « Il est résolu que le bilan et l’état des résultats de la Fondation pour l’année civile se terminant le 31 décembre 2016 soient approuvés tels que présentés ». Appuyée et adoptée.

7.3 Revérification : 31 mars 2017

(a) Le solde affecté – Il est déclaré qu’il y a sur le bilan du Conseil un solde affecté totalisant 80 970 $ et il est demandé s’il existe une règle ou un engagement lié à ce solde. Une discussion s’ensuit au sujet de l’attribution de ce « solde affecté » et la motion suivante est présentée.

Motion : « Il est résolu que les 80 970 $ cernés en tant qu’“actifs nets affectés par des instances internes” soient intégrés dans les actifs nets non affectés dans le bilan ». Appuyée et adoptée.

(b) La nouvelle marge de manœuvre financière : Marge de crédit – Le Comité de

vérification et des finances a tenu une discussion avec le personnel, laquelle a permis de formuler une recommandation afin de fournir au personnel un certain flux de trésorerie en tant que marge de manœuvre et d’établir une marge de crédit.

(b...) Il est noté que cette proposition a fait l’objet d’une discussion avec le Conseil

d’administration en novembre 2016, lequel est parvenu à un consensus visant à aller de l’avant avec la marge de crédit. Des inquiétudes sont suscitées concernant l’approbation d’une marge de crédit puisque cette dernière peut occasionner des dettes. Il est proposé que le Comité de vérification et des finances passe en revue le bilan relatif à la marge de crédit sur une base trimestrielle et veille au moins deux fois par année à ce que le bilan de cette dernière soit égal à 0 $ dans le but d’assurer l’atténuation des chances d’éprouver des problèmes d’endettement à long terme. Il est convenu de modifier la motion précédemment adoptée afin d’inclure un examen trimestriel de la marge de crédit et de surveiller son bilan.

Motion : « Il est résolu que le Conseil approuve une marge de crédit de la RBC grâce à laquelle le Comité des finances est autorisé à obtenir une marge de crédit dont le montant ne peut dépasser 200 000 $ à un taux préférentiel plus 1,4 %, que les pouvoirs de signature sur le crédit renouvelable soient retenus dans le cours habituel de l’exploitation ET


QUE le Comité de vérification et des finances entreprenne un examen du bilan de la marge de crédit sur une base trimestrielle et veille au moins deux fois par année à ce que le bilan de cette dernière soit égal à 0 $ ». Appuyée et adoptée telle que modifiée.

7.4 Sommaire assurantiel – Le sommaire assurantiel est compris dans les documents de la réunion aux fins d’examen et de renseignements. Il est rappelé que toute question ou tout besoin d’éclaircissement peut être adressé à Shannon Benner.

(a) Couverture – Il est rappelé que tous sont couverts aux termes de l’assurance

voyage. De plus, puisque toutes les provinces sont couvertes aux termes de la politique nationale, ces dernières sont assurées de respecter leurs obligations d’assurance, à l’exception de l’AJRQ, laquelle détient ses propres polices d’assurance équivalentes. Il est remarqué que la politique est valable pour une durée de trois ans.

(b) Demandes d’indemnisation – Les 4-H du Canada (l’organisme) s’acquittent de la politique nationale primée et lorsqu’une demande est présentée, la société d’assurance traite avec le courtier et la province en question.

(c) Tarifs d’assurance – Il est confirmé que le prix de l’assurance est le même que l’année dernière.

(d) Responsabilité du directeur – En réponse à une interrogation, il est confirmé que la couverture de responsabilité du directeur est considérée être normale si elle n’est pas légèrement sur le « côté haut »; toutefois, tous les directeurs sont bien protégés.

8. EXAMEN DU CODE DE CONDUITE ET APPROBATION DE LA POLITIQUE

(a) Code de conduite – L’importance du Code de conduite est exprimée et une explication est donnée sur le fait que cela s’effectue principalement lorsque de nouveaux membres se joignent aux conseils d’administration. Il est confirmé que le Code de conduite s’applique au Conseil et à la Fondation. Il est demandé à tous les membres de lire et de signer l’entente relative au Code de conduite.

(b) Confidentialité – L’entente de confidentialité revêt une importance pour les

membres de la Fondation et du Conseil afin de comprendre quelles sont les conversations qui doivent demeurer dans la salle du Conseil. Il est noté que les discussions à « huis clos » demeurent à la table du Conseil et ne peuvent faire l’objet d’échange à l’extérieur de la réunion du Conseil. L’importance de préserver la confidentialité est soulignée.

9. RAPPORT DU COMITÉ SPÉCIAL SUR L’AGA


(a) Aperçu et résumé – Un aperçu de l’objet et de la portée des travaux du Comité est fourni et il est constaté que ce dernier rédige des ébauches de documents et prépare les dossiers de réunion tout en menant une enquête des autres organisations/groupes afin de préparer une liste de recommandations pour aller de l’avant. Il est exprimé que l’AGA doit « avoir une inclination » pour réaliser des économies; toutefois, il est important de ne pas perdre l’impression de gala. L’objectif est de diffuser virtuellement l’AGA des 4-H du Canada et de la rendre accessible à tous.

(b) Recommandations formulées à l’AGA – Le Comité recommande de tenir les assemblées générales annuelles de 2017, 2018 et 2019 en juillet en vue d’y intégrer l’aspect virtuel. Il est confirmé que l’AGA de 2017 sera toujours diffusée en ligne à l’intention des intervenants qui n’y assistent pas. Il est exprimé que le groupe doit communiquer clairement que l’Assemblée générale annuelle de 2017 ne sera pas un événement de trois jours (comme il le fût en 2015-2016), mais plutôt une réunion annuelle constituée d’un volet de trois heures.

Motion : « Il est résolu que le calendrier des assemblées générales annuelles de 2017, 2018 et 2019 soit accepté tel que présenté : le 10 juillet 2017; le 11 juillet 2018; le 10 juillet 2019; ET QUE les recommandations visant à déterminer les emplacements où se tiendront les assemblées générales annuelles pour ces années soient acceptées telles que présentées ». Appuyée et adoptée.

Motion : « Il est résolu que les réunions annuelles de la Fondation suivent le même calendrier que les assemblées générales annuelles ». Appuyée et adoptée.

(c) Sommet du leadership – Il est remarqué qu’Ottawa accueillera pour la première

fois le Sommet du leadership en février 2018 et que l’emplacement de ce dernier pour 2019 est encore à déterminer. Il est demandé que le groupe tienne compte d’un emplacement pour le Sommet et le gala qui se dérouleront en 2019 et qu’il formule ses recommandations. Il est expliqué que la justification liée à la tenue du Sommet et du gala à Ottawa chaque année subséquente est la suivante : les liens et les rapports solides avec le gouvernement, de même que l’est l’emplacement du bureau principal des 4-H du Canada.

(d) Invitations au gala – Une discussion s’ensuit au sujet des invitations envoyées

aux intervenants à l’égard du gala annuel et afin de s’assurer que les procédures d’inscription sont suivies. Il est proposé que tous les membres honoraires ou membres d’une société reçoivent une communication dans leurs documents de réunion du mois de février les invitant à l’AGA et au gala et soulignant les avantages dont ils peuvent profiter en faisant partie de l’organisme des 4-H du Canada. Il est exprimé que le Gala constitue une initiative passionnante et permet d’offrir la possibilité de promouvoir et de mettre en relief les avantages d’être un membre des 4-H du Canada, d’embaucher des conférenciers d’honneur, d’obtenir de nouvelles commandites, etc.


(e) Sommet du leadership et gala – Le Sommet du leadership est un événement de trois ou quatre jours qui intégrera également une réunion du Conseil d’administration ordinaire. Il est constaté que le Gala s’apprête à se tenir au même moment qu’aura lieu le Sommet du leadership en vue de tirer profit des intervenants et des membres tous réunis. Il est remarqué que le Sommet du leadership consiste en un atelier axé sur les aptitudes.

Motion : « Il est résolu que la recommandation no 2 du comité spécial soit modifiée et marquée comme une célébration du leadership ET QUE les dates et les emplacements de l’événement de célébration du leadership suivent une rotation similaire aux assemblées générales annuelles et que l’événement se tienne à Ottawa chaque année subséquente, et que pendant l’« année hors cycle » la célébration du leadership soit accueillie par une autre province ET QUE la recommandation no 3 soit modifiée afin de refléter les dates et les emplacements ». Appuyée et adoptée.

(f) Emplacements/calendrier de la célébration du leadership – Des préoccupations

sont soulevées concernant l’événement de la célébration du leadership à Ottawa chaque année subséquente, ce qui pourrait entraîner une « routine » alors que le but est d’améliorer et de promouvoir la présence des 4-H du Canada à l’échelle nationale. Il est demandé que le groupe déploie un effort réfléchi au cours des premières années afin d’assurer la participation provinciale aux AGA et aux célébrations du leadership. Il est convenu que les commentaires et préoccupations soient repris et compris dans les discussions du Comité aux fins de formulation de recommandations et de prise de décisions.

(g) Recommandation no 4 – Il est proposé de tenir des réunions du Conseil

d’administration « en personne » aux mois de février et de novembre avec la participation aux réunions du Conseil d’administration des mois de juin et de septembre par téléconférence ainsi qu’à l’Assemblée générale annuelle du mois de juillet, soit en personne, soit par téléconférence.

(g...) Motion : « Il est résolu que les réunions du Conseil d’administration et de la

Fondation aux mois de février et de novembre soient tenues « en personne » ET QUE les réunions du Conseil d’administration et de la Fondation aux mois de juin et de septembre puissent être tenues par téléconférence ET QUE les assemblées générales annuelles du Conseil et de la Fondation puissent être tenues au même moment, lesquelles auront lieu tous les ans au mois de juillet et auxquelles il est possible de participer par téléconférence ou « en personne ». Appuyée et adoptée.

Une gratitude est exprimée envers Randy Mowat et le comité spécial pour leurs recommandations et leur travail acharné.


10. EFFICACITÉ ORGANISATIONNELLE 10.1 Feuille de route proposée pour élaborer un plan stratégique – Des facteurs

pouvant avoir des répercussions sur les programmes et la planification stratégique sont à prendre en considération. L’établissement d’un objectif national est un enjeu dont il faut tenir compte. Il est noté qu’un nombre plus élevé de membres de société et d’intervenants pourrait désirer prendre part à cette discussion.

(a) Accord de contribution – Il est rappelé que l’accord de contribution fait l’objet d’un

renouvellement et que les discussions qui entourent ce sujet pourraient avoir une incidence sur le plan stratégique.

(b) Étapes pour atteindre un énoncé de vision – Il est proposé de reprendre la

conversation sur la « vision » préalable au Sommet et d’en discuter avec le nouveau Conseil d’administration, de rédiger une présentation et une proposition de la vision. Il est important de rassembler les éléments qui constituent une priorité nationale et de proposer cette dernière à la réunion qui se tiendra en novembre. Il est recommandé de présenter la vision nationale à l’ensemble des provinces par l’intermédiaire de diverses tournées de présentation, d’obtenir de la rétroaction et de rapporter le tout en vue de la réunion du Conseil d’administration en juin 2018 aux fins de ratification.

(c) Calendrier des modifications – Un membre s’est exprimé en faveur du calendrier

proposé et il voit les possibilités de modifications significatives dans la façon dont est structuré l’organisme. Il est constaté que prendre du temps jusqu’à ce que prenne fin le Sommet s’avère un choix irréprochable. Le calendrier sera ensuite présenté de nouveau à la réunion du Conseil d’administration au mois de novembre et l’ébauche finale sera présentée en juin 2018.

10.2 Efficacité du Conseil d’administration (a) Réunion du mois de novembre avec John Kelly – Une copie du rapport est

remise à tous les membres aux fins d’examen avant la réunion. (b) Principaux commentaires – Les commentaires qui ont été exprimés par les

membres des 4-H de l’Alberta lors la réunion soulignaient que ceux-ci croyaient avoir recours à la surprogrammation et « réinventaient la roue ». Il a été relevé que le but était d’en faire plus avec moins afin d’être plus efficient.

(c) Efficacité du Conseil d’administration – L’on s’est interrogé à savoir si le fait de

travailler en tant qu’un seul Conseil d’administration offre une gestion des risques suffisante afin de garder l’œil sur la « marque » ou de découvrir si des domaines sont manquants. Il est noté qu’il existe deux ensembles de règlements administratifs qui devraient être amalgamés; toutefois, par le passé, des préoccupations ont été soulevées au sujet de l’empressement d’apporter des


modifications aux documents constitutifs et concernant les organismes, lesquels devraient travailler ensemble pour un moment afin de déterminer s’il est possible de poursuivre de cette façon. Il est relevé que le Conseil et la Fondation sont sensiblement « deux familles vivant sous le même toit », mais elles demeurent en même temps deux entités distinctes.

(d) Comités permanents et spéciaux proposés – Il est proposé de maintenir le

comité de célébration du leadership en tant que comité spécial dont le principal objectif est de planifier l’événement annuel. Les comités permanents proposés sont les suivants : le Comité de la vérification et des finances; le comité d’avancement du Conseil d’administration; le Comité exécutif.

(e) Célébration du leadership – Le cadre de référence pour le maintenir le comité de

célébration du leadership sera minimaliste. Les membres de ce comité sont les suivantes : Randy Mowat; Donna Bridge; Stephanie Nagelschmitz; Valerie Pearson; Leanne Sprun; un membre du CCJ.

(f) Avancement du Conseil et cadre de référence des comités exécutifs – Le cadre

de référence pour ces deux comités sera plus poussé et l’on s’est interrogé à savoir si les comités devraient eux-mêmes rédiger leur cadre de référence ou si cela devrait être effectué par le Conseil d’administration. Il est constaté que certaines des politiques existantes pourraient devoir subir des modifications en fonction de la structure du comité.

(g) Comité exécutif – Il est proposé de permettre aux cadres supérieurs de prendre

en charge la rédaction du cadre de référence à l’intention du Comité exécutif et de présenter ce dernier au Conseil d’administration. Les membres actuels sont les suivants : la présidente du Conseil; le vice-président du Conseil; le président de la Fondation; le vice-président de la Fondation; la PDG à titre d’office.

(h) Comité de la vérification et des finances – Le cadre de référence est déjà établi

et les personnes qui siègent au comité sont les suivantes : le vice-président du Conseil; le vice-président de la Fondation; Valerie Stone; Lyndon Stewart; Morely Handford.

(i) Nouveau comité d’avancement du Conseil – Il est remarqué que, pour le

moment, il n’y a aucun membre pour le comité d’avancement du Conseil et il est proposé que les membres de ce dernier rédigent le cadre de référence. Une discussion s’ensuit au sujet de l’élection et de la nomination des directeurs et des précisions sont apportées aux règlements administratifs existants et au processus d’élection. Les membres proposés comprennent les suivants : le président sortant du Conseil; le président sortant de la Fondation; Leanne Sprung; Todd Klink; la présidente du Conseil; le président de la Fondation.

(j) Cadre de référence normalisé du Comité – Il est proposé que soit instauré un

modèle unique que chaque comité devra suivre pour remplir les espaces en


blanc et leur cadre de référence. Il est convenu d’utiliser le modèle du Sommet du leadership.

10.3 Comités, rôles et responsabilisations – John Kelly a précédemment préparé

un résumé et l’un des domaines d’intérêt était la structure des comités à propos de ce qu’ils accomplissent, de la période de temps au cours de laquelle ils devraient demeurer actifs, de ce que sont leurs rôles, etc. L’objet des discussions d’aujourd’hui vise à parvenir à un consensus, à décider ce que ces comités doivent être et s’il s’agit de comités permanents ou spéciaux. L’on peut convenir qu’aucun travail supplémentaire n’est nécessaire et que les comités spéciaux sont exemplaires puisqu’ils entrent en jeux dans le but d’exécuter le travail et sont achevés.

(a) Comité de la vérification et des finances (permanent) – Les membres de ce comité travaillent ensemble et il s’agit déjà d’un comité qui se rassemble quatre à cinq fois par année. Il est exprimé qu’il est favorable d’avoir un Conseil et une Fondation qui se réunissent en vue de se faire une idée de la position financière de l’organisme dans son ensemble.

(b) Comité de célébration du leadership (spécial) – Il s’agit d’un groupe de personnes qui se réunit afin que l’événement ait lieu. Ce comité s’amorcerait et se terminerait avec le calendrier de l’événement et ses membres seraient responsables des commandites, des activités de financement, de la logistique et des détails entourant la planification et l’organisation de la célébration du leadership (anciennement connu sous le nom de gala). Une discussion s’ensuit au sujet de la planification et de la mise en œuvre de la célébration du leadership annuelle et de savoir « qui » monopolisera cet événement afin d’assurer son succès. Il est convenu, par le biais d’un consensus, que le Conseil d’administration devrait fournir des conseils et une orientation et communiquer ces derniers au comité spécial afin qu’ils soient appliqués. Il est proposé que l’on demande au comité de préciser les attentes stratégiques et prioritaires (le cadre) relatives à la célébration du leadership de manière à ce que le personnel soit situé à un endroit où il peut prendre en charge la planification.

(c) Gérance – Il est proposé d’établir un comité permanent, le Comité de financement, qui serait responsable de la gérance et dans lequel le personnel pourrait notamment miser sur le réseautage au sein de ce dernier concernant la planification de l’événement, et il est suggéré de disposer d’une directive liée à la « gérance du comité » dans le contexte d’un autre cadre de référence du comité.

(d) Nouveau comité d’avancement du Conseil (recrutement/candidatures) – Le recrutement peut devenir un facteur plus important lors de l’examen de l’expertise particulière des membres du Conseil d’administration et des domaines qui peuvent s’avérer manquants. Il est proposé de créer un comité permanent qui ne sera jamais diligent dans l’examen et la proposition de nouveaux candidats aux fins d’élection au Conseil d’administration, au besoin. Il est constaté que ce comité évaluerait l’ensemble des aptitudes particulières d’un candidat et les domaines d’expertise afin de combler les vides qui peuvent


exister dans l’expertise actuelle du Conseil d’administration. Une discussion s’ensuit au sujet du recrutement, de l’évaluation des ensembles d’aptitudes recherchées et de la recommandation de candidats au Conseil d’administration. Ce comité conserverait une liste des noms et des ensembles d’aptitudes et d’expertise particulières des personnes et, lorsqu’un poste est vacant au sein du Conseil d’administration, le comité évaluera le « vide » et formulera une recommandation au Conseil d’administration et aux présidents sortants de la Fondation et du Conseil. Il est proposé que ce comité soit également assigné à une évaluation du Conseil d’administration sur les ensembles des aptitudes visant à relever les « vides ». L’on insiste sur le fait qu’il ne s’agirait pas d’une évaluation des personnes, mais bien d’une évaluation du Conseil d’administration dans sa totalité.

(e) Comité exécutif – Ce comité devra prendre en considération la gestion des

risques et la discussion qui s’ensuit au sujet des autres aspects de ce comité. Une partie du rôle du Comité exécutif serait d’établir l’ordre du jour de la réunion, de préparer les documents de la réunion, de planifier les réunions, etc. Actuellement, il est noté que les présidents, accompagnés de deux vice-présidents sont les personnes qui ont été responsables de la planification des réunions jusqu’à maintenant. Il a est remarqué que ce comité forme principalement un comité permanent qui a déjà été « sur la bonne voie ». Ce comité sera composé d’un groupe de personnes qui peut s’occuper des questions des deux conseils d’administration s’ils ne peuvent se réunir. Il est proposé que le Comité exécutif soit responsable de l’évaluation du rendement annuel de la PDG. Il est constaté qu’une aisance se trouve dans l’établissement d’un comité exécutif mixte avec le cadre de référence exact.

(f) Politiques des normes du comité – L’on s’interroge à savoir s’il existe des

politiques claires et directes sur les comités et il est expliqué que puisque des comités sont créés, les politiques normalisées peuvent être mises à jour.

(g) Comité « spécial » sur la gestion des risques – Une discussion s’ensuit au sujet

du cadre de gestion des risques et il est proposé qu’il s’agit d’une responsabilité essentielle du Conseil d’administration, et non du Comité exécutif, visant à mobiliser plus de membres du Conseil d’administration et à s’assurer que les directeurs sont mobilisés et renseignés de façon adéquate. Il est remarqué qu’il existe une firme de vérification et une entreprise d’investissement afin de réduire les risques, et, pour ces motifs, il est proposé de disposer d’une firme juridique sur la représentation à laquelle il est possible d’avoir recours afin de fournir des conseils et des commentaires selon les besoins du Conseil d’administration. Il est noté que la politique entourant la gestion des risques est très brève et ne couvre que l’assurance responsabilité. Par conséquent, il est suggéré de mener un examen plus poussé du cadre de référence pour la gestion des risques. On s’interroge à savoir si un comité spécial devrait être institué afin d’élaborer la procédure de gestion des risques et, par la suite, de la transférer aux responsables des activités, alors qu’il semble avoir une plus grande participation


en matière de gestion des risques qu’il l’eût été présumée à l’origine. Il est constaté que s’il s’avère nécessaire, un « comité spécial sur la gestion des risques » pourrait être formé en vue d’exécuter des examens périodiques des objectifs des organismes et de leurs activités tout en fournissant des recommandations au Conseil d’administration. Il est proposé que soit émis un avis sur la gestion dans le but de mettre en branle un examen des domaines de gestion des risques et des façons permettant de réduire les risques et, au besoin, y intégrer l’aide professionnelle (le cas échéant). Un rapport régulier sur la gestion des risques sera présenté au Conseil d’administration aux fins d’examen et de signature.

(h) Rédaction du cadre de référence – Il est confirmé qu’il existe déjà un cadre de

référence pour le Comité de la vérification et des finances. La motion fait l’objet d’une discussion approfondie puis est notée.

Motion : « Il est résolu que le cadre de référence pour le Comité de célébration du leadership, le nouveau comité d’avancement du Conseil (recrutement/candidatures) et le Comité exécutif soit rédigé et présenté au Conseil d’administration aux fins d’examen et d’approbation officielle ». Appuyée et adoptée.

10.4 Discussion sur l’élection des directeurs – Une discussion s’ensuit au sujet du

nombre de postes ouverts pour une élection à l’Assemblée générale annuelle à venir et il est confirmé qu’un éventail de directeurs peut être élu.

(a) Démission – Lyndon Stewart indique qu’en raison des circonstances atténuantes

et des autres priorités à l’heure actuelle, il doit abaisser son niveau de participation avec les 4-H du Canada, et de ce fait, quittera le Conseil d’administration. Le Conseil d’administration accepte la démission de M. Stewart avec un profond regret et lui souhaite la meilleure des réussites dans ses projets. Des applaudissements chaleureux suivent.

Motion : « Il est résolu que la démission de Lyndon Stewart du Conseil

d’administration des 4-H Canada, qui sera immédiatement en vigueur, soit acceptée ». Appuyée et adoptée.

(b) Nombre de directeurs – Il est noté qu’à la suite de la démission de Lyndon

Stewart, d’un à trois nouveaux directeurs peuvent être élus au Conseil d’administration. Il est confirmé qu’un quorum requiert un nombre minimum de sept membres votants. Les directeurs actuels et leurs mandats (élection ou nomination) sont examinés et comparés aux règlements administratifs de l’organisme. Il est rappelé que détenir un nombre impair de directeurs est privilégié.

(c) Élections à l’Assemblée générale annuelle – Il est convenu de tenir deux


élections à l’Assemblée générale annuelle après quoi le Conseil d’administration peut choisir de sélectionner un troisième directeur tout en suivant les règlements administratifs de l’organisme. Il est constaté qu’aucun poste élu n’a pris fin depuis juillet 2017.

(d) Élections à l’Assemblée générale annuelle de juillet 2018 – Il est indiqué que les

mandats de directeur qui expirent pour l’AGA de juillet 2018 sont ceux de Blain Hjertaas, David Hovell, Valerie Stone et Leanne Sprung, lesquels sont tous admissibles à se présenter de nouveau à une élection par les membres.

(e) Nombre de mandats – Il est expliqué que selon les règlements administratifs,

chaque directeur ne peut être élu que pour remplir deux mandats; toutefois, chacun d’eux peut briguer un troisième mandat s’ils ont agi à titre d’agent lors de leur deuxième mandat. L’article 9.03 des règlements administratifs de l’organisme a été passé en revue et stipule ce qui suit : « … un agent doit occuper son poste pour une durée de deux ans à la suite de la date de nomination et les agents doivent être assujettis à un retrait par le Conseil d’administration et leur mandat doit être réaffirmé chaque année par les membres à l’Assemblée générale annuelle... » Mesure de suivi : Shannon Benner débutera la rédaction des documents nécessaires de sorte que l’organisme instituera un vote complémentaire de neuf membres. Motion : « Il est résolu que le Conseil d’administration soit amené à un vote complémentaire de neuf membres ». Appuyée et adoptée.

11. MISE À JOUR DE L’INVESTISSEMENT Morley Handford fait brièvement le point sur l’investissement indiquant que les

actifs totaliseront 3,5 M$ à la fin de l’exercice financier. Il s’agit d’une augmentation de 250 000 $ pour l’année. Il est confirmé que l’organisme occupe une excellente position financière et que le rendement global officiel des neuf mois est de 10,7 % par rapport à la référence de 8,6 %.

(a) Investissements dans des obligations – Il est noté que les 4-H possèdent leurs

propres investissements à l’aide de conseillers en investissements. Jusqu’à présent, le conseiller en investissements des « organismes » a fait du bon travail. Cinq obligations distinctes, dont le taux d’intérêt moyen est de 3,3 %, totalisent 750 000 $. Un examen des obligations actuelles est effectué.

(b) Actions privilégiées – Il y a deux ans, un investissement a été réalisé dans des

actions privilégiées et, à la fin du compte, cela a réglé des amortissements, alors qu’une augmentation a eu lieu dans les portefeuilles partagés privilégiés. Aucune action privilégiée ne se trouve inférieure à 19 $.

(c) Valeur nette – Il existe 26 actions canadiennes s’élevant à 1 400 000 $ et dix


actions américaines s’élevant à environ 450 000 $. Un examen du portefeuille des actions est exécuté. La liquidité de la banque totalise près de 400 000 $.

12. AFFAIRES NOUVELLES (a) CCJ – Un nouveau mandat débutera au mois de février, quelques nouveaux

membres du CCJ se sont joints aux 4-H. Malheureusement, au même moment, certains membres sont également partis. Un examen des membres actuels et nouveaux du CCJ est mené aux fins d’obtention de renseignements. Il est constaté qu’un nouveau membre du CCJ a déjà posé sa candidature et a exprimé un intérêt à agir à titre de représentant du CCJ au Conseil d’administration.

(b) Départ d’un membre – Il est mentionné que Casey Morey a été d’une grande

aide pour l’organisme. Malheureusement, elle quitte le Conseil d’administration pour diriger son attention ailleurs. L’on remercie Mme Morey pour le temps qu’elle a consacré et l’engagement qu’elle a respecté, et la meilleure des réussites dans ses projets lui est souhaitée. Des applaudissements chaleureux suivent.

(c) Relation améliorée avec les diplômés – L’on s’interroge à savoir s’il existe une

façon de consolider les liens avec les nouveaux diplômés et les jeunes, par exemple les jeunes agriculteurs à Terre-Neuve-et-Labrador. Il est noté qu’un grand filet est actuellement tendu afin de mobiliser les provinces et leurs communautés, avec comme but d’attirer la participation des jeunes au moyen des tournées de présentation à venir. L’on s’interroge d’un point de vue politique à savoir si des inquiétudes indiquent une réduction du financement destiné aux nouveaux diplômés et aux jeunes. Shannon Benner remarque que des préoccupations ont été soulevées relativement aux dépenses publiques, mais cela n’est pas nécessairement devenu une préoccupation quant à l’allocation de fonds à la démographie des provinces.

(d) Prochaine réunion – La prochaine réunion des conseils d’administration des 4-H

du Canada se tiendra le mercredi 7 juin 2017 à 15 h (HAE). 13. CLÔTURE DE LA RÉUNION Il n’y a pas d’autre point à l’ordre du jour à aborder. La réunion est ajournée à

18 h sur une motion de R. Mowat appuyée par L. Stewart. Date: Signature autorisée


Date: Signature autorisée

procÈs-verbal réunion du conseil d’administration des 4-h ... · des anciens membres puisse...

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