procedura de audit intern al sistemului de control

PROCEDURA SPECIFICA

AUDIT INTERNAL SISTEMULUI DE CONTROL

OFICIAL

Cod: PS-01/01Editia IRevizia 0

Ex. nr.01Pagina I d in 15

AUDIT INTERNAL SITEMULUI DE CONTROL OFICIAL

COD:PS-01 /01

LISTA DE CONTROL A EDITIEI/REVIZIEI

Nr.crt. Pag. CaD,/SubcaoitolDescrierea modificarii Data/Revizia Obs,l .

)

LISTA AVIZARI / APROBARI

Verificat/AvizatElaboraa

Numer

Director GeneralAgen{ia Na{ionalipentru Siguranla

Alimentelor

$efDirec{ie controlulcalitifii $i sisteme de

calitate,Reprezentantul

managementului pecalitate

$ef serviciu auditde prolil

l5 t'/&'/j'

I -{/"rlo,t"

PROCEDURA SPECIFICĂ

AUDIT INTERN AL SISTEMULUI DE CONTROL

OFICIAL

Cod: PS-01/01 Editia 1 Revizia 0 Ex. nr.01 Pagina 2 din 15

LISTA DE DIFUZARE/RETRAGERE A DOCUMENTULUI

Ex. nr.

Comparti-ment

Nr.exem plarului

Responsabil -functie

Nume prenume

Semnatu-ra, data primirii

Numele, semnatura eliberat

Data retrage rii

Numele, semnatura primit

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

________________________________________________________________

FORMULAR Cod: LDR-8.4 Ediţia 1/01.2015 Pag 1/1



OFICIAL


CUPRINSUL

pag. 1 Scop 4 2 Domeniu de aplicare 4 3 Definiţii şi abrevieri 4 4 Documente de referinta 5 5 Responsabilităţi 5 6 Procedura (descrierea procedurii) 5 7 Inregistrari 15 8 Modificări 15 Anexe la procedura

_______________________________________________________________________

FORMULAR Cod: CD - 8.4 Ediţia 1/01.2015 Pag 1/1



OFICIAL


1 SCOP Procedura descrie cerinţele, responsabilităţile şi modalităţile de punere în aplicare şi efectuare ale auditului intern, prin care ANSA asigură că sînt atinse obiectivele definite în Legea 50/2013, art. 4. Auditul intern al sistemului de control oficial este destinat să verifice dacă controalele oficiale referitoare la legislaţia privind hrana pentru animale şi produsele alimentare şi la normele de sănătate animală şi de bunăstare a animalelor sînt realizate în mod eficient şi să permită realizarea obiectivelor legislaţiei aplicabile, inclusiv respectarea planurilor de control naţionale.

Auditurile pot fi de sistem sau sector. Auditurile de sector pot fi efectuate în cadrul unui audit de sistem.

Toate auditurile sunt supuse unui control independent şi se desfăşoară într-un mod transparent. 2 DOMENIU DE APLICARE Procedura se aplică de către angajaţii structurilor de profil de la nivel central din cadrul ANSA, în cadrul activităţilor de audit efectuate asupra structurilor implicate în activitatea de control oficial în domeniul fitosanitar, sanitar veterinar şi pentru siguranţa alimentelor. 3 DEFINIŢII ŞI ABREVIERI 3.1.Definiţii

Audit L 50/2013

examinare metodică şi independentă a respectării modului de efectuare a controalelor oficiale pentru verificarea conformităţii cu legislaţia privind hrana pentru animale, produsele alimentare şi cu normele de sănătate şi bunăstare a animalelor, destinată să stabilească dacă activităţile şi rezultatele aferente respectă dispoziţiile stabilite şi dacă aceste dispoziţii sînt puse în aplicare cu eficienţă şi permit atingerea obiectivelor;

Criterii de audit se înţelege ansamblul de politici, proceduri sau cerinţe pe baza cărora se compară dovezile de audit, cu alte cuvinte, în raport cu care se evaluează activităţile de audit

Plan de audit se înţelege descrierea activităţilor şi a dispoziţiilor necesare pentru efectuarea unui audit.

Program de audit se înţelege un ansamblu format din unul sau mai multe audituri planificate pentru o anumită perioadă, într-un scop determinat.

Echipă de audit se înţelege unul sau mai mulţi auditori care efectuează un audit, asistaţi, după caz, de experţi tehnici.

Auditat se înţelege organizaţia care este auditată. Auditor se înţelege persoana care are competenţa de a efectua un audit. Acţiune corectivă se înţelege acţiunea de eliminare a cauzei unei neconformităţi detectate

sau a altei situaţii nedorite. Acţiune preventivă se înţelege acţiunea de eliminare a unei potenţiale neconformităţi sau a

altei situaţii nedorite depistate. Expert tehnic se înţelege persoana care aduce echipei de audit cunoştinţe sau

expertize specifice. Lanţ de producţie se înţelege ansamblul lanţului de producţie care cuprinde toate „etapele

de producţie, prelucrare şi distribuţie”



OFICIAL


3.2.Abrevieri ANSA Agenţia Naţională pentru Siguranţa Alimentelor STSA Subdviziune Teritorială pentru Siguranţa Alimentelor

raională/municipală AI Audit intern SAP Serviciu audit de profil I.P CRDV Centru Republican de Diagnostic Veterinar 4 DOCUMENTE DE REFERINŢĂ

- Legea nr. 50 din 28.03.2013 cu privire la controalele oficiale pentru verificarea conformităţii cu legislaţia privind hrana pentru animale şi produsele alimentare şi cu normele de sănătate şi de bunăstare a animalelor

- Decizia Comisiei din 29 septembrie 2006 de definire a liniilor directoare de stabilire a criteriilor pentru efectuarea auditurilor în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 882/2004 al Parlamentului European şi al Consiliului privind controalele oficiale efectuate pentru a asigura verificarea conformităţii cu legislaţia privind hrana pentru animale şi produsele alimentare şi cu normele de sănătate animală şi de bunăstare a animalelor

- EN ISO 19011:2011 – Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calităţii şi/sau de mediu - EN ISO 9000:2008 – Sisteme de management al calităţii. Principii fundamentale şi vocabulal

5 RESPONSABILITĂŢI Responsabilităţile sunt prezentate la punctul p.6.2. 6 PROCEDURA 6.1 Generalităţi

Auditul se caracterizează prin cumularea unui număr de principii. Aceste principii ar trebui să ajute auditul pentru a îl transforma într-un instrument eficient şi de încredere în sprijinul managementului pentru elaborarea politicilor şi efectuarea controalelor, prin furnizarea de informaţii cu care o organizaţie poate acţiona în vederea îmbunătăţirii performanţelor sale. Aplicarea acestor principii este o condiţie prealabilă pentru furnizarea de concluzii de audit relevante şi suficiente şi pentru a permite auditorilor, lucru independent unul faţă de altul, pentru a ajunge la concluzii similare în circumstanţe similare.

Pentru a deveni un instrument eficace şi de incredere în evaluarea sistemului de control oficlal auditul trebuie să se bazeze pe urmatoarele principii relatate în SM SR EN ISO 19011:

Integritate: fundamentul profesionalismului Prezentare corectă: obligaţia de a raporta veridic şi corect Responsabilitate profesională: aplicare de stăruinţă şi judecată în audit Confidentialitate: securitatea informaţiilor Independenţa: bază ăentru imparţialitatea auditului şi obiectivitatea concluziilor

auditului Abordare bazată pe dovezi: metoda raţionala pentru a ajunge la concluzii de audit fiabile

şi reproductibile într-un proces sistematic de audit.



OFICIAL


6.2 Descrierea procesului de audit intern al sitemului de control oficial Auditurile realizate în cadrul ANSA, în conformitate cu art.4 al Legii 50/2013, se desfăşoară

planificat conform Programului de audit sau inopinat conform dispoziţiilor conducerii instituţiei. Auditurile suplimentare (inopinate) pot fi efectuate în situaţiile de înregistrare a unor deficienţe

majore sau repetate, constatate în funcţionarea unui sistem de control, întroducerea unor modificări în legislaţia specifică sau în structura şi organizarea ANSA, pregătirea unui audit extern, din partea unui organism internaţional. În situaţia unui audit suplimentar, structura care audiază va comunica structurii auditate, domeniul şi obiectivele auditului cu cel puţin o zi înainte şi va stabili de comun acord cu acesta un program (data, ora, etc.).

Frecvenţa auditurilor planificate pentru un domeniu este de minim 1 audit la o perioadă de 2 ani, astfel încât pe parcursul celor 2 ani, fiecare sistem de control din domeniul fitosanitar, sanitar veterinar şi pentru siguranţa alimentelor, să fie auditat cel puţin odată şi să includă toate nivelele ierarhice.

NR. ETAPA PROCES

RESPONSABIL DESCRIERE FORMULARE

1

Planificarea auditurilor

interne al sistemului

de control oficial SAP

Scopul unui Program de audit intern al sitemului de control oficial este să planifice numărul de audituri, domeniul de aplicare, obiectivele, tipul de audit, grupul de audit, criteriile si metodele de audit, perioada efectiva de realizare, să identifice şi să furnizeze resursele necesare pentru a le efectua. Programul de audit este elaborat anual. La elaborarea programului, se iau în considerare următoarele criterii:

- Rezultatele auditurilor interne şi externe efectuate în anii precedenţi;

- Noile schimbări legislative; - Schimbările de organizare ale structurilor

implicate în sistemele de control; - Situaţia epidemiologică naţională şi

internaţională în domeniul fitosanitar şi sănătăţii animalelor;

- Numărul şi dimensiunea fermelor, unităţilor din domeniul alimentar, date statistice privind producţiile, importurile;

- Notificările prin RASFF; - Evaluările de risc.

Obiectivele programului de audit sunt: - Asigurarea conformităţii controalelor oficiale

cu cerinţele stabilite de legislaţia în vigoare, politicile şi procedurile proprii;

- Dezvoltarea sistemelor de control oficial în domeniul fitosanitar,sanitar veterinar şi pentru siguranţa alimentelor, care să contribuie la îmbunătăţirea activităţii operatorilor din domeniu în ce priveşte siguranţa alimentelor, la creşterea încrederii consumatorilor şi

Program de audit (Anexa 1)



OFICIAL


NR. ETAPA PROCES


scăderea incidentelor legate care afectează sănătatea publică şi animală.

Conducerea trebuie să se asigure că obiectivele Programului de audit sunt stabilite şi atribuite persoanelor competente pentru gestionarea programului de audit. Ar trebui acordată prioritate alocării resurselor programului de audit pentru a audita acele aspecte de importanţă în cadrul sistemului de control. Acestea pot include caracteristicile cheie ale calităţii produselor sau pericolelor legate de sănătate şi siguranţă, sau aspectelor semnificative de mediu şi controlul acestora. Punerea în aplicare a Programului de audit ar trebui să fie monitorizat şi măsurat pentru a se asigura că obiectivele sale au fost atinse. Programul de audit ar trebui să fie revizuit ori de câte ori este nevoie, pentru a identifica posibile îmbunătăţiri. Monitorizarea programului de audit Persoana care gestionează programul de audit ar trebui să monitorizeze punerea sa în aplicare, având în vedere necesitatea de a: a) evalua conformitatea cu programul de audit şiobiectivele auditului; b) evalua performanţa membrilor echipei de audit;c) evalua capacitatea echipelor de audit de a pune înaplicare planul de audit; d) evalua feedback-ul de la conducere, entităţileauditate, auditori. Revizuirea şi îmbunătăţirea programului de audit Revizuirea programului de audit ar trebui să ia în considerare următoarele: a) rezultatele şi tendinţele din monitorizareaprogramului de audit; b) conformitate cu procedurile programului de audit;c) nevoile şi aşteptările părţilor interesate în evoluţie;d) înregistrările programelor de audit;e) metode alternative sau noi de audit;f) eficienţa măsurilor pentru a aborda riscurile asociatecu programul de audit; g) confidenţialitatea şi problemele de securitate ainformaţiilor legate de programul de audit. Autoritatea desemnata pentru administrarea programului de audit este Serviciu audit de profil. Acesta trebuie sa: a) Întocmească Programul anual pentru realizarea

activităţii de audit al sistemului de control oficialdin domeniul sanitar veterinar, fitosanitar şi pentrusiguranţa alimentelor cu stabilirea obiectivelorprogramului de audit, procese, activitati, termene

Monitorizarea, revizuirea şi

îmbunătăţirea Programului de

audit (Anexa 2)



OFICIAL


NR. ETAPA

PROCES RESPONS

ABIL DESCRIERE FORMULARE

prevazute, termene reale. b) Aplice Planul de audit prin implementarea

programului de audit, stabilind responsabilităţile, resursele şi procedurile de audit, criteriile de realizare ale auditului inregistrarea si urmarirea modului de desfasurare a auditurilor;

c) Monitorizeze si analizeze Planurile de audit permanent pentru a identifica oportunitati de imbunatatire;

SAP stabileste în Programul pentru realizarea activităţii de audit al sistemului de control oficial din domeniul sanitar veterinar, fitosanitar şi pentru siguranţa alimentelor următoarele: Obiectivele, inclusiv pentru fiecare

proces/activitate ce urmează a fi auditate; Structurile auditate Perioada de realizare a auditului

Acest Program este aprobat de Directorul General. Planul de audit Şeful Serviciului audit de profil, conducatorul echipei de audit, specialiştii principali din cadrul SAP pregătesc Planul de audit bazat pe informatiile incluse in programul de audit si documentaţia auditatului care ar trebui sa includă: obiectivele auditului domeniul auditului, subdiviziunile si

procesele/activitatile ce urmează a fi auditate; locatia(ile) unde va avea loc auditul perioada auditului (data, durata) criteriile de audit si orice documente de

referinta tipul auditului (planificat, de urmarire,

neplanificat) componenta echipei de audit, rolurile si

responsabilitatile; aspecte legate de confidentialitate, securitatea

informatiei, sanatate si securitate Documente de lucru Documentele necesare auditorilor pentru documentare şi raportare a rezultatelor auditului sunt:

• listele de verificare/chestionarul utilizate pentru evaluarea sistemului de control oficial;

• formularistica utilizată pentru raportarea observaţiilor auditului.

Documentele de lucru sunt concepute astfel încât să nu limiteze activităţile sau investigaţiile suplimentare, care pot deveni necesare ca rezultat al informaţiilor culese în timpul auditului.

Planul de audit

(Anexa 3)



OFICIAL


NR. ETAPA

PROCES RESPONS


2 Aprobare Director General

Programul pentru realizarea activităţii de audit al sistemului de control oficial din domeniul sanitar veterinar,fitosanitar şi pentru siguranţa alimentelor pe anul în curs şi planul de audit este supus aprobarii de Directorul general.

3

Organizare audit intern al sistemului

de control oficial

SAP

Şeful echipei de

audit (desemnat prin ordin)

Initierea auditului intern consta in : Numirea/desemnarea prin ordin a şefului echipei

de audit, care este calificat şi autorizat să organizeze şi să conducă audituri şi este independent de activitatea din zonele examinate.

Misiunea şefului echipei de audit : Selectarea membrilor echipei de audit, specialisti

calificaţi şi experţi care să aibă responsabilităţi definite în cadrul echipei. Membrii echipei de audit nu trebuie sa deţina funcţii responsabile pentru procesele auditate.

organizarea si pregătirea membrilor echipei, planificarea fazelor auditului, definirea obiectivelor, domeniului şi a criteriilor,

metodelor de audit coordonarea şi întocmirea documentelor de lucru.

Stabilirea echipei de audit. Echipa de audit este desemnata de fiecare data prin ordinul Directorului general ANSA. Pregatirea auditului: Stabilirea tipului de audit: planificat, de urmarire,

inopinant elaborarea planului de audit, pregatirea chestionarelor de audit, alocarea responsabilitatilor între membrii echipei Criterii pentru selecţionarea echipei de audit Auditorii şi persoana care administrează un

program de audit de profil trebuie: a) să se comporte etic; b) să fie receptiv; d) să fie diplomat; e) să aibă spirit de observaţie; f) să fie perceptiv; g) să fie flexibil; h) să fie hotărît; i) să aibă siguranţă de sine • Studii, experienţă profesională în domeniul fitosanitar, sanitar-veterinar şi pentru siguranţa alimentelor, instruire ca auditor şi experienţă de audit conform ISO 19011.

Ordin cu privire la

formarea echipei de audit

(Anexa 4)



OFICIAL


NR. ETAPA

PROCES RESPONS


şeful echipei de audit trebuie sa dispuna de

cunostinţe şi abilităţi suplimentare pentru a facilita desfăşurarea eficace şi eficientă a auditului, astfel incît să fie capabil să: • planifice auditul şi să utilizeze eficace

resursele pe durata unui audit: • sa determine fezabilitatea auditului • reprezinte echipa de audit în comunicarea cu

auditatul • organizeze şi să orienteze membrii echipei de

audit, • asigure orientarea şi îndrumarea auditorilor în

curs de formare • prevină şi să rezolve conflicte • pregatească şi să finalizeze raportul de audit

4 Analiza Echipa de

audit

Efectuarea analizei documentelor (proceduri de control şi operaţionale instrucţiuni de lucru, specificatii tehnice, reglementari în vigoare etc.) care stau la baza pregatirii documentatiei auditului pentru subdiviziunea concreta. Subdiviziunea auditata va primi spre analiza cu cel putin o saptamana înaintea efectuarii auditului Planul de audit în cazul auditului planificat şi cu cel puţin 1 zi inainte, în cazul auditului inoinant. Coordonatorul structurilor auditate poate fi de acord sau poate avea obiecţii faţă de perioada stabilită, situaţie în care acesta are obligaţia de a aduce justificări fundamentate.

Planul de audit

Fişa de verificare audituri interne

( anexa 5) Comunicări cu

organizaţia auditată completări

(anexa 6) Comunicări ale

auditatului (anexa 7)

5 Efectuarea auditului

SAP

Echipa de audit

Efectuarea auditului

Sedinţa de deschidere

Scopul sedinţei de deschidere a auditului coordonata de Seful echipei de audit este de :

• a prezenta membrii echipei de audit; • a prezenta domeniul şi obiectivele

auditului; • a prezenta pe scurt metodele şi

procedeele ce urmează să fie utilizate în efectuarea auditului;

• a confirma că sunt disponibile resursele şi facilităţile necesare echipei de audit;

• a confirma ora şi data pentru şedinţa de închidere şi pentru toate şedinţele intermediare ale echipei de audit;

• a clarifica orice detalii ale Planului de

Fişa de verificare

a auditului



OFICIAL


NR. ETAPA

PROCES RESPONS


STSA

audit.

Desfăşurarea auditului la faţa locului

Echipa de audit colectează dovezile obiective prin intervievare, testare, analiza inregistrarilor, examinare de documente şi observare a tuturor activităţilor din zona auditată şi consemnează rezultatele chiar dacă nu sunt cuprinse în listele de verificare. Echipa de audit desfăşoară următoarele activităţi:

a) intervievează personalul procesului auditat privind cunoaşterea politicii şi a obiectivelor, procedurilor şi instrucţiunilor de lucru.

b) verifică conformitatea aplicării documentelor/procedurilor/instructiunilor/fiselor interne în raport cu reglementările în vigoare şi cu cerinţele contractuale;

c) colectează înregistrări ca dovezi ale aplicării în practică a documentelor;

d) verifică circulaţia corectă şi controlată a înregistrărilor referitoare la calitate.

Şef echipei de audit pe parcursul auditului asigura: a) realizarea şedinţei de deschidere b) comunicarea scopului si obiectivelor auditului, clarificarea eventualelor probleme etc. c) comunicarea în timpul auditului d) aducerea prompta la cunoştinţa auditatului a neconformităţilor inregistrate în timpul auditului de membrii echipei. e) pregătirea concluziilor auditului (scoaterea in evidenta a punctelor tari, a oportunitatilor de imbunatatire si a neconformitatilor identificate) e) realizarea şedinţei de închidere STSA auditate: Asigură accesul echipei de audit la documente,

standarde, instrucţiuni, proceduri de control si în toate locatiile etc.

Cooperează cu auditorii în vederea realizării obiectivelor auditului.

Propun acţiuni corective în cazul constatării de neconformităţi în timpul efectuării auditurilor.

Implementează acţiunile corective dispuse la termenele prevăzute.Echipa de audit auditează şi colectează dovezi obiective pertinente şi suficiente pentru a permite elaborarea concluziilor referitoare la activităţile din zonele auditate.

Raport de audit (anexa 8)

Recomandări (anexa 9)



OFICIAL


NR. ETAPA

PROCES RESPONS


Şedinţa de închidere

La închiderea auditului, Şeful echipei de audit împreună cu responsabilul procesului auditat, organizează o şedinţă în scopul prezentării constatărilor făcute şi clarificării eventualelor neînţelegeri.

În cadrul acestei şedinţe părţile convin asupra eventualelor acţiuni corective ce urmează a fi întreprinse şi stabilesc termenul de rezolvare al acestora.

6 Concluziile auditului

SAP

Sef echipei de audit

STSA

Pregătirea concluziilor auditului

Echipa de audit trebuie să reunească înainte de reuniunea de închidere, în scopul de a: a) revizui concluziile auditului, precum şi orice alte informaţii utile colectate în timpul auditului; b) se pune de acord cu privire la concluziile auditului, ţinând cont de incertitudinea inerentă în procesul de audit; c) pregăti recomandări, dacă este specificat în planul de audit; d) discuta urmările auditului, după caz. Concluziile auditului pot aborda aspecte cum ar fi: - Gradul de conformitate cu criteriile de audit şi soliditatea sistemului de control, inclusiv eficacitatea sistemului de management în îndeplinirea obiectivelor stabilite; - Punerea în aplicare eficient, menţinerea şi îmbunătăţirea sistemului de control; - Realizarea obiectivelor auditului, acoperirea domeniului auditat, precum şi îndeplinirea criteriilor auditate; Daca este specificat în planul de audit, concluziile auditului pot duce la recomandări de îmbunătăţire pe viitor a activităţilor. Concluziile auditului (puncte tari, oportunitati de imbunatatire (observatii), neconformitati sunt prezentate in cadrul sedintei de închidere de către Seful echipei de audit şi prezentate ulterior in Raportul de audit.

Raportul de audit

Şeful echipei de audit este responsabil de întocmirea Raportului de audit, precum şi de corectitudinea şi caracterul complet al acestuia. În Raportul de audit se

Raport de audit Recomandări



OFICIAL


NR. ETAPA PROCES


consemnează concluziile auditului efectuat. Raportul de audit este întocmit în 2 exemplare: pentru Servicu audit de profil , si pentru responsabilul procesului auditat. Evidenţa rapoartelor de audit se efectuează în Registrul rapoartelor de audit Proiectul de raport de audit incluzând constatările, concluziile şi recomandările, se întocmeşte de liderul echipei împreună cu membrii echipei de audit şi se pune la dispoziţia structurii auditate în 10 zile lucrătoare de la finalizarea activităţii de audit, în vederea elaborării planului de măsuri faţă de recomandările făcute. Structurile auditate trimit planul de măsuri liderului echipei de audit în termen de 5 zile lucrătoare de la primirea proiectului de raport. Structura auditată poate să facă obiecţii faţă de constatările şi recomandările auditului, dar acestea trebuie să fie însoţite de documente relevante. În astfel de situaţii pot avea loc modificări în proiectul raportului de audit. Echipa de audit poate să fie de acord sau poate avea obiecţii faţă de planul de masuri şi termenele de remediere stabilite de auditat, situaţie în care aceasta din urmă are obligaţia de a face o revizuire.

Distribuirea raportului de audit Rapoartele de audit trebuie să fie datate, analizate şi aprobate, de către conducerea ANSA. Raportul de audit ar trebui să fie apoi distribuite beneficiarilor (conducere ANSA,SAP, structura auditată).

Registru rapoartelor de

audit (anexa10)

7 Initiere actiuni

corective SAP

Acţiuni corective

Toate neconformitatile identificate in cursul auditurilor interne de catre echipa de audit, coordonate si acceptate de Seful echipei de audit constituie puncte de plecare pentru initierea actiunilor corective de catre auditat de comun acord cu STSA, in anumiite cazuri - coordonarea cu directorul. Aceasta presupune: Identificarea si descrierea clara a neconformitatii

identificate Identificarea cauzei ce a dus la aparitia

neconformitatii Propunerea de actiuni corective din partea SAP şi

director, in cazurile cind remedierea necesita resurse materiale sau financiare.

În baza concluziilor din Raportul de audit, Şeful

Planul acţiuni de prevenire şi/sau de corecţie (Anexa 11)



OFICIAL


NR. ETAPA

PROCES RESPONS


subdiviziunii auditate iniţiază acţiuni corective pe care-l transmite SAP în vederea coordonarii corectitudinii, eficacitatii si eficientei acestora si dispunerii implementării lor. La termenele stabilite SAP efectuează un audit de urmărire pentru verificarea implementării şi eficacitatea acţiunilor corective dispuse. Un rezumat al concluziilor auditului se raportează Serviciului audit de profil, şi după caz, Directorului general şi reprezintă date de intrare pentru analizele efectuate de management la finele anului.

8

Urmărirea îndeplinirii recomandărilor

SAP

STSA

In functie de gravitatea si impactul neconformitatii asupra calitatii execitarii activitatilor de catre subdiviziune /eficacitatii si/sau eficientei sistemului de control oficial/ SAP poate organiza un audit de urmarire. Atunci când concluziile auditului indică necesitatea unor acţiuni corective sau de îmbunătăţire, acestea trebuie urmărite conform termenelor specificate în Planul de măsuri, iar la final va fi comunicat liderului echipei de audit privitor la respectarea acestora. Finalizarea şi eficacitatea acţiunilor desfăşurate va fi verificată ca parte a unui audit ulterior sau ca activitate de urmărire punctuală a modului de tratare a neconformităţilor.

Raport de audit

9

Inchiderea Raportului de actiune corectiva

SAP

În urma efectuarii auditului de urmarire sau in baza raportarii eliminarii cauzei neconformitatii de catre auditat SAP au responsabilitatea inchiderii actiunii corective prin mentiuni/inregistrari la rubrica special destinata din formular.

10 Inregistrarea rezultatelor SAP

Raportul de audit

Şef serviciu audit de profil este responsabil de întocmirea Raportului de audit, precum şi de corectitudinea şi caracterul complet al acestuia. În Raportul de audit se consemenază concluziile auditului efectuat. Raportul de audit este întocmit în 3 exemplare: pentru SAP, si pentru responsabilul procesului auditat. Evidenţa rapoartelor de audit se efectuează în Registrul rapoartelor de audit Centralizarea rezultatelor auditurilor interne si analiza eficientei actiunilor corective dispuse reprezinta date de intrare pentru analizele efectuate de management si puncte de plecare pentru imbunatatirea continua a sistemului de control oficial.

Registru rapoarte de audit



OFICIAL


7 Înregistrări

7.1 Program de audit 7.2 Monitorizarea, revizuirea şi îmbunătăţirea Programului de audit 7.3 Planul de audit 7.4 Ordin cu privire la formarea echipei de audit 7.5 Fişa de verificare audituri interne 7.6 Comunicări cu organizaţia auditată completări 7.7 Comunicări ale auditatului 7.8 Raport de audit 7.9 Recomandări 7.10 Registru rapoartelor de audit 7.11 Planul acţiuni de prevenire şi/sau de corecţie

8. ModificăriAceastă procedură se modifică conform Procedurii Controlul Documentelor.

ANEXE

Anexa 1. Program de audit Anexa 2. Monitorizarea, revizuirea şi îmbunătăţirea Programului de audit Anexa 3. Planul de audit Anexa 4. Ordin cu privire la formarea echipei de audit Anexa 5. Fişa de verificare audituri interne Anexa 6. Comunicări cu organizaţia auditată completări Anexa 7. Comunicări ale auditatului Anexa 8. Raport de audit Anexa 9. Recomandări Anexa 10. Registru rapoartelor de audit Anexa 11. Planul acţiuni de prevenire şi/sau de corecţie

procedura de audit intern al sistemului de control

Documents