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Arecibo - Manual de procedimientos básicos 1/32

- Manual de Procedimientos -

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ÍNDICE 1- ALTA DE EMPLEADOS��.. 3 2- ALTA DE CLIENTES��... 4 3- ALTA DE PROVEEDORES Y PRODUCTOS��........ 8 4- RELLENAR UN EXPEDIENTE��.. 13 5- ABONAR UN EXPEDIENTE Y REALIZAR UNA DEVOLUCIÓN�� 20 6- ALTA DE BANCOS��.. 27 7- AGRUPACIÓN DE LOS GASTOS DE GESTIÓN Y LOS SERVICE FEEs EN LA FACTURA�� 29 8- PREGUNTAS MÁS FRECUENTES ��... 31


Menú principal de Arecibo

Paso 1

1 - ALTA DE EMPLEADOS Para acceder a la pantalla de alta de empleados pulsaremos en el menú principal de Arecibo el botón de �Empleados�, una vez nos encontremos en dicha pantalla

simplemente tendremos que pulsar el

botón de y acto seguido rellenar los distintos datos del empleado (no importa el orden en el que rellenemos dichos datos)

Paso 2

Paso 4 Paso 3 Rellenaremos todos los datos del empleado


2 - ALTA DE CLIENTES Desde el menú principal de Arecibo pulsaremos en el botón de �Clientes�, esto hará que aparezca la pantalla de la imagen inferior. Los pasos para dar de alta un cliente son los siguientes:

Paso 1

Al pulsar el botón lo que hacemos es generar una ficha nueva de cliente donde rellenaremos todos los datos referentes al nuevo cliente. Paso 2 Seguiremos por rellenar los apellidos y el nombre del cliente

Paso 1 Paso 2 Paso 3

Paso 4 Paso 5 Paso 6 Paso 7 Paso 8

Resumen de expedientes


Paso 3 Si lo deseamos podemos asignarle una cuenta contable al cliente o dejarle como cliente genérico, este paso sólo es necesario cumplimentarlo si utilizamos el modulo de administración. Paso 4 Tenemos un grupo de datos que van desde �CIF� hasta �TIPO� los cuales obviamente no necesitan mayor explicación. Paso 5 En este apartado introduciremos los distintos teléfonos que nos facilite el cliente teniendo tres apartados para poder rellenar que son �TIPO� (donde introduciremos si el teléfono es un móvil, fijo, fax etc.) �TELÉFONO� (aquí guardaremos el número) �CONTACTO� (en este campo podremos guardar el nombre de la persona de contacto). Paso 6 Luego pasaremos ha rellenar los usuarios de este cliente empezando por el nombre del usuario en el campo �NOMBRE USUARIO� posteriormente introduciremos la fecha de nacimiento �F.NAC.�, observaremos que sólo podemos introducir el día y el mes, esto es así pues conociendo estos dos datos tendremos suficiente para que en los listados de clientes podamos saber por ejemplo los clientes que celebraran su cumpleaños en tal o cual mes sin tener que incomodar al preguntarle la fecha exacta de su nacimiento. Continuaremos con el campo de �E-MAIL� donde guardaremos los correos electrónicos de los usuarios y el campo �AUX� este campo lo utilizaremos para marcar si el usuario quiere recibir publicidad o no. Luego continuaremos con el campo de �BODA� la cual la podremos utilizar del mismo modo que la fecha de nacimiento, y por último tenemos el campo �DNI�. Paso 7 En este casillero introduciremos el correo electrónico que queramos que salga por defecto a la hora de enviar una factura por correo electrónico, en el momento que rellenemos una dirección de correo de cualquier usuario si esta casilla está en blanco dicho correo pasara a ocupar esta casilla. Paso 8 Aquí podremos almacenar los datos de las tarjetas del cliente, esto lo podremos realizar de forma manual o automática si disponemos de un lector de tarjetas conectado al teclado de nuestro ordenador.

Después de pulsar el botón de aparecerá la pantalla de �INTRODUCCIÓN DE TARJETAS�, en ese momento podremos agregar los datos optando por el método manual o el automático. Junto al botón de �Añadir� encontraremos las opciones de �Modificar� y �Eliminar�


Proceso manual Pulsaremos el botón de �Manual� y la pantalla pasara ha mostrarse de la siguiente forma

En estos momentos la pantalla esta habilitada para la introducción de los datos a través del teclado, finalizando el proceso al �ACEPTAR� o �CANCELAR�

Proceso automático Como ya hemos comentado con anterioridad para realizar la captura de la tarjeta de modo automático necesitaremos tener un lector de tarjetas conectado a nuestro ordenador, dicho esto pasemos a ver el funcionamiento del modo automático. Primeramente pulsaremos sobre el botón de �Automática� a partir de ese momento el programa esperara el paso de la tarjeta por el lector, avisándonos de si la tarjeta ha sido leída satisfactoriamente o por el contrario surgió algún tipo de error.


Si la captura se realiza correctamente la pantalla de �INTRODUCCIÓN DE TARJETAS� se cerrara automáticamente y los datos de la nueva tarjeta pasarán ha formar parte de la lista de tarjetas.


3 - ALTA DE PROVEEDORES Y PRODUCTOS

Después de realizar los pasos uno y dos nos encontraremos con la pantalla de proveedores, donde daremos de alta los distintos proveedores con sus respectivos productos.

Paso 1

Paso 2


En la pantalla siguiente rellenaremos los datos del proveedor �Nombre�, �CIF�, �Tipo defecto� y �Cuenta�.*

Una vez hallamos procedido con el paso cuatro ya tendremos un nuevo proveedor dado de alta pero todavía necesitaremos cumplimentar algunos pasos mas para tener un proveedor que podamos utilizar en Arecibo. Lo primero que necesitaremos para que el proveedor este completo es dar de alta los productos, para ello usaremos el siguiente procedimiento.

Paso 3

Paso 4




Paso 5

Paso 12

Paso 14

Paso 13 Paso 15


En la explicación de esta pantalla vamos ha extendernos un poco pues es primordial para el buen funcionamiento administrativo el que estos datos estén debidamente cumplimentados. A la hora de registrar la comisión de un producto, Arecibo le pedirá especificar qué tipo de cálculo debe aplicar. Existen dos tipos de cálculo: PVP y NETO y aunque también se puede seleccionar el tipo de cálculo "% Beneficio", éste no es más que un equivalente al tipo NETO. El tipo de cálculo de Arecibo representa el tipo de régimen de venta para agencias de viaje, ya sea régimen general (PVP) o régimen especial (NETO). Régimen Descripción Régimen general La oficina actúa de vendedor comisionista del mayorista. Es el

proveedor quien nos fija el PVP y la comisión a ganar. Régimen especial La oficina adquiere un producto para posteriormente venderlo al

cliente. Es la propia oficina quien decide cuánto quiere ganar con la venta de su producto adquirido.

Arecibo con tal de adaptarse a todas las condiciones con las cuales puede pactar la oficina con el proveedor dispone de tres casos especiales para especificar una comisión en régimen general (PVP). Si se elige cualquiera de estos tres casos especiales Arecibo automáticamente convertirá el porcentaje de comisión a un valor normalizado al supuesto estándar para el régimen general (PVP) en Arecibo. (*)El supuesto estándar para régimen general en Arecibo es el siguiente: El proveedor se compromete con la oficina a liquidarle un porcentaje de comisión sobre el PVP (I.V.A incluido) de su producto y además esta comisión es más I.V.A. Es importante registrar correctamente cada producto puesto que de ello depende que los procesos administrativos y contables de Arecibo generen información coherente. Tipo de Cálculo Descripción Régimen PVP (caso estándar) (*) General. Caso

estándar NETO Régimen especial. Arecibo entiende que

la comisión que especifiquemos es I.V.A. incluido

Especial

Base imponible del PVP (comisión+IVA)

El proveedor nos da un % sobre la base imponible del PVP de su producto y esta comisión es más IVA

General. Caso especial 1

Base imponible del PVP (comisión IVA inc.)

El proveedor nos da un % sobre la base imponible del PVP de su producto y esta comisión es IVA incluido


PVP (comisión IVA inc.)

El proveedor nos da un % sobre el PVP de su producto y esta comisión es IVA incluido.



En este punto ya tenemos dado de alta el producto pero todavía nos queda introducir datos tales como dirección (Paso 12), teléfonos (Paso 13), y cuentas bancarias (Paso 14). Paso 12 Pulsamos el botón de �Añadir� y nos aparecerá la ventana de dirección

Paso 13 Agregaremos los teléfonos correspondientes al proveedor Paso 14 En este apartado podremos guardar información de las condiciones del rápel que nos ofrece el proveedor. Paso 15 Aquí podremos tener un control de los bancos y las cuentas con los que trabaja este proveedor, cuando pulsemos el botón de �Añadir� nos aparecerá la siguiente pantalla

Aquí simplemente rellenaremos los datos y pulsaremos el botón de OK


Cuando tengamos finalizado este paso ya tendremos un proveedor preparado para ser utilizado desde Arecibo.

Podemos introducir un nombre de banco nuevo o aprovechar los que ya tenemos

Una vez seleccionado el banco lo añadiremos.

Después introduciremos la cuenta/s pulsando �Añadir� por cada cuenta


4 - RELLENAR UN EXPEDIENTE

Paso 1 Pulsaremos el botón de para abrir un expediente nuevo. Paso 2 Asignaremos un empleado Paso 3 Asignaremos un cliente, esto lo podremos hacer de dos formas. La primera forma es abriendo la cortinilla de clientes donde podremos seleccionar el cliente deseado. La otra forma es pulsar en el botón que se encuentra justo al lado de la cortinilla de clientes.

Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4

Paso 5

Cortinilla de clientes Botón búsqueda de clientes


Paso 4 Rellanaremos las líneas de detalle y sus respectivas mascaras o pantallas de introducción de datos, en ese momento estaremos cumplimentado el paso cinco que como se puede observar en el grafico de pasos tiene varias vertientes las cuales veremos con detalle más adelante. Paso 5 Arecibo nos presentara distintas pantallas y modos de trabajo dependiendo del tipo de servicio que tengamos en cada línea de detalle, tenemos seis tipos distintos de servicio que son:

Aéreo Tren Hotel Alquiler coches Mayorista Barco

Veamos las imágenes de las distintas pantallas que usaremos a la hora de rellenar las líneas de detalle en Arecibo. Pantalla de aéreo


Pantalla de tren

Pantalla de hotel


Pantalla alquiler coches

Pantalla mayorista


Pantalla barco

Según cataloguemos el producto a la hora de darlo de alta Arecibo nos mostrara un tipo de pantalla u otro. Antes hemos visto en el grafico de pasos que después de rellenar una línea de detalle tenemos tres caminos para cumplimentar el paso cinco, así pues pasemos ha ver los distintos caminos.

1.- Botón Este es el camino para rellenar los datos de cualquier servicio independientemente del tipo que sea, este método es totalmente manual no recibiendo el usuario ningún tipo de ayuda por parte del sistema, este botón siempre esta habilitado.

2.- Botón Algunos proveedores ofrecen en sus páginas web la posibilidad de capturar las reservas de forma automática, aprovechando esta propiedad Arecibo rellenará todos los datos del servicio de forma automática. Este botón se habilitará de forma automática en el momento que introduzcamos un producto* que posea esta propiedad indicándonos que la captura web esta disponible. El procedimiento para realizar la captura es muy simple, bastara con pulsar dicho botón, y si es la primera vez que realizamos esta operación con este proveedor el sistema nos pedirá un nombre de usuario y una contraseña, (normalmente es el usuario y la contraseña que utilizamos para entrar en la web del proveedor), de no tener estos datos nos tendremos que poner en contacto con el proveedor. Una vez introducido el usuario y la contraseña tendremos que introducir el localizador de la reserva, y en pocos segundos tendremos los datos de la reserva introducidos en Arecibo con el consiguiente ahorro de tiempo. (*) Para habilitar esta propiedad del producto (siempre que la tuviera) tendremos que configurarlo desde la pantalla de �Proveedores� que encontraremos en �TABLAS DE APOYO�.


3.- Botón Al igual que podemos capturar las reservas de ciertos proveedores a través de la web los proveedores de aéreo nos facilitan esta labor de forma similar. En este caso no necesitaremos conectar con ninguna página web, en el momento que realicemos una reserva desde la pantalla de vuelos de nuestro proveedor, éste generará un documento con los datos de dicha reserva y lo guardará en nuestro sistema, para que cuando necesitemos rellenar una línea de avión desde Arecibo dispongamos de estos datos. El almacenaje en nuestro disco de documentos con los datos de la reserva es un servicio exclusivo y automático del proveedor de aéreo y que, por defecto, suele estar desactivado, es por esto que probablemente sea necesario ponerse en contacto con nuestro proveedor para proceder con la activación antes de poder aprovechar esta ventaja de Arecibo. De la misma forma que en la captura web el botón se habilita automáticamente en el momento que introducimos un producto de avión. Al pulsar el botón de aéreo nos aparecerá una pantalla que de forma resumida nos mostrara todas las reservas que tenemos pendientes de introducir en Arecibo, los datos que veremos en las líneas son �Localizador�, �Fecha�, �Tramos�, �Nombre del viajero�. En el caso de que la lista mostrada sea muy grande tenemos la opción de realizar búsquedas por localizador. Para que Arecibo capture una o varias líneas bastara con que marquemos el casillero

que está junto al localizador y pulsemos el botón de . A medida que vallamos capturando las reservas y facturando los expedientes estas irán desapareciendo de la lista, por otra parte cuando una reserva la tengamos capturada en Arecibo pero el expediente todavía no lo tengamos facturado dicha reserva seguirá apareciendo en la lista pero marcada en color rojo, y no podrá ser capturada de nuevo a no ser que canceláramos la línea de detalle en Arecibo, si hiciéramos esto último la línea pasaría de nuevo ha estar disponible para ser asignada a otra línea de detalle en Arecibo.


Respecto a los �Service Fee� comentar que Arecibo generará de modo automático la/s línea/s de detalle que correspondan a los �Service Fee� de cada reserva.

Relacionado con esto último nos encontramos con el botón de (�service fee�) el cual nos servirá en el caso de tener que rellenar una reserva de avión de modo manual para introducirlos de forma semiautomática.

Cuando pulsemos este botón de nos encontraremos con la siguiente pantalla en la cual sólo deberemos introducir la cantidad a la que asciende el �service fee� e indicar si el vuelo es nacional o internacional, hecho esto aceptaremos los datos y Arecibo nos generara una línea de detalle con el proveedor y el producto ya introducidos.


5 - ABONAR UN EXPEDIENTE A la hora de realizar un abono nos encontramos con que tenemos dos tipos de abono que son el abono total del expediente y el abono parcial. Arecibo sólo nos permitirá hacer abonos si el expediente está facturado, por que en realidad el abono se basa en la anulación total o parcial de una cantidad facturada (total a pagar). Hay que tener cuidado en no confundir lo que es el procedimiento de abono con el procedimiento de devolución (total cobrado) pues, aunque normalmente están ligados, otras veces necesitaremos utilizar solamente uno de los dos. Esto lo podremos ver mejor en un caso práctico en el que realizaremos un abono parcial de un expediente más la devolución correspondiente a dicho abono. En la imagen inferior podemos ver un expediente con dos líneas de detalle pertenecientes a dos servicios de alquiler de coche, el expediente lo tenemos facturado y cobrado con un pendiente de cero lo que significa que el expediente esta cuadrado, ni nos deben ni debemos dinero. El ejemplo práctico consistirá en el abono del servicio correspondiente a la segunda línea de detalle

Cuando pulsemos el botón de �Abonos� nos aparecerá la siguiente pantalla desde la cual realizaremos todas las operaciones de abono que necesitemos.

Paso 1


En el momento que aceptemos el abono (paso 4) se nos pedirá confirmación de las dos cantidades introducidas durante el abono (cantidad y tasas).

Paso 2 doble clic sobre la línea que deseemos abonar total o parcialmente

Paso 3 rellenamos la cantidad a abonar tanto de servicio como de tasas

Paso 4

Paso 5


Con el paso seis cumplimentamos el abono, entonces Arecibo nos mostrara una factura de abono como la que sigue.

Paso 6


Ya hemos realizado el abono de un servicio del expediente, pero veamos en que estado ha quedado expediente.

Nos encontramos con un pendiente de -120� los cuales tendremos que devolver al cliente, esto lo haremos de la siguiente forma. Desde la pantalla de expedientes pulsaremos el botón de devoluciones (Paso 1) luego introducimos la cantidad a devolver (Paso 2) para finalizar pulsaremos el botón de �Gestionar devolución� (Paso 3). En el momento que Arecibo nos muestre el recibo* resultante de la devolución el proceso habrá terminado.

Nos indica el abono de 120�

Pero como teníamos cobrado por valor de 225,57� tenemos que devolver 120�

Para comenzar el proceso de devolución pulsaremos aquí (Paso 1)


(*) Una devolución equivale a un cobro con importe negativo (cosa que Arecibo no permite hacer directamente) y por lo tanto genera la emisión de un recibo

Paso 2 Paso 3


Una vez terminada la devolución veamos como queda la pantalla de cobros

Terminando con el capitulo de dedicado a los abonos y devoluciones sólo nos falta por ver el abono total de un expediente. El procedimiento para hacer un abono completo es el caso mas sencillo de los dos pues simplemente tenemos que entrar en la pantalla de abonos y pulsar el botón de �Abonar el expediente completo�, se nos pedirá confirmación de dicha acción y una vez aceptado nos mostrara la factura de abono, veamos los pasos. Desde la pantalla de expedientes ejecutaremos de nuevo el �Paso 1� lo que nos llevara a la pantalla de abonos.

Cobro correspondiente a la devolución


Paso 2 Paso 3


6 - ALTA DE BANCOS Para poder dar de alta un banco empezaremos desde el menú de Arecibo pulsando en el botón de �Tablas Apoyo�, acto seguido aparecerá un nuevo menú donde pulsaremos el botón de bancos a través del cual accederemos a la pantalla de bancos.

Paso 1

Paso 2

Pantalla de bancos

Menú principal de Arecibo

Menú principal Tablas de Apoyo


El paso siguiente será el de pulsar �Añadir� para que aparezca la ventana donde podremos introducir el nombre de la entidad y el número de *cuenta contable

Una vez tengamos rellenados y confirmados los datos de la ventana �ALTAS DE BANCO� ya tendremos el nuevo banco dado de alta. El paso siguiente será introducir las cuentas bancarias y los distintos tipos de tarjeta. (*) Las cuentas contables y las bancarias sólo son necesarias si utilizamos el modulo de administración. (*) Las tarjetas aquí introducidas serán las disponibles a la hora de efectuar un cobro de tipo "tarjeta" en un expediente

Paso 3

Paso 4


7 - AGRUPACIÓN DE GASTOS DE GESTIÓN Y SERVICE FEE EN LA FACTURA

A la hora de imprimir una factura Arecibo nos permite agrupar los productos �gastos de gestión� y �service fee� con otros productos (un �service fee� sólo lo podemos agrupar con la línea de avión que le corresponda). Esto lo vamos a ver mejor en el ejemplo siguiente: Vamos a coger como ejemplo un expediente con un servicio de avión "pax 2", un servicio de hotel, un "service fee" para el servicio de avión y unos gastos de gestión. REGLAS DE AGRUPACIÓN: Para los SF (Service fee): Su importe total se reparte entre todos los servicios de avión con los que comparta localizador Para los gastos de gestión: Su importe total se reparte entre todos los servicios con los que comparta localizador excluyendo los SF EJEMPLO 1. Ningún servicio agrupado

Factura ejemplo 1


EJEMPLO 2. Línea de avión y SF agrupados

Factura ejemplo 2

EJEMPLO 3. Línea de avión y SF agrupados. Hotel y gastos de gestión agrupados

Factura ejemplo 3

Resumiendo, hemos pasado de tener una factura con un desglose de cuatro líneas a tener la misma factura reducida a dos líneas de detalle. Hay que tener en cuenta que si a la hora de imprimir marcamos el casillero de desglose de IVA la agrupación no se efectuará.


8 - PREGUNTAS MAS FRECUENTES 8-1.COMO REGISTRAR LA COMPRAVENTA DE LOS TALONARIOS DE HOTEL El registro de talonarios en Arecibo implica dos acciones separadas en el tiempo: 1- El registro de la compra de los talonarios por parte de la oficina 2- El registro de la venta de cada talonario al cliente final El primer paso se produce cuando la oficina adquiere un paquete de talonarios, y se debe reflejar en Arecibo introduciendo un nuevo expediente a nombre de un nuevo cliente llamado a representar a la propia oficina de viajes. Cada talonario se introducirá en una línea de expediente asignándole el proveedor correspondiente del talonario, con la comisión correspondiente otorgada por el proveedor y con el tipo de cálculo PVP que representa en Arecibo al régimen general para las agencias de viaje. Si el usuario decide realizar las tareas de administración con la ayuda de Arecibo, éste será el expediente que se usará para realizar la tarea de conformación de la factura del proveedor de los talonarios. El segundo paso se produce cuando la oficina vende a un cliente uno o mas de los talonarios registrados en el primer paso. Para ello se creará un expediente nuevo, en este expediente cada talonario se debe de registrar de la siguiente forma: - Proveedor: "Oficina Propia". Puesto que en el primer paso ya se dejó constancia de que la oficina "adquiría" este producto. - Producto: "Talonario". Este producto, al venderlo en propiedad la propia oficina, está acogido dentro del régimen especial para agencias de viaje y por lo tanto se registrará como tipo de cálculo "NETO" en Arecibo. La comisión será del 0% ya que, de otra forma, estaríamos registrando el beneficio por la comisión 2 veces. 8-2.REGISTRAR UN PAGO DIRECTO Y COMO FACTURAR DESPUÉS LA COMISIÓN AL PROVEEDOR. 1) Dar de alta un expediente poniendo como cliente al propio proveedor. - Si no esta dado de alta como proveedor habrá que darlo de alta. - Consultar con el asesor financiero qué cuenta contable se le debe de asignar a este cliente. 2) Registrar tantos servicios como comisiones a facturar al proveedor. - El proveedor del servicio debe ser la propia oficina ("OFICINA PROPIA") - El servicio debe de tipo NETO (Reg.Especial) y con comisión 100% - Este servicio no se conforma puesto que no se recibe factura de proveedor. 3) Facturar el expediente. La propia factura de Arecibo es la que se debe de presentar al proveedor para reclamar la comisión. 8-3.REGISTRAR UN COBRO POR TRANSFERENCIA 1-Dar de alta una nueva tarjeta "transferencia" con comisión 0% en el banco receptor de la transferencia 2-Registrar el ingreso en Arecibo como un cobro con tarjeta.

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