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DIRECCIÓN GENERAL DE PROVEEDURÍA

PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR INSTRUCCIONES DE EMBARQUE

Ciudad Universitaria, Cd. de Mx., Abril de 2017

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PROCEDIMIENTOYREQUISITOSPARASOLICITARYRECIBIRINSTRUCCIONESDEEMBARQUE,CORRESPONDIENTESAOPERACIONESGESTIONADASANTELADIRECCIÓNDECOMERCIOEXTERIOR

Con la finalidad de tener un control eficiente sobre los recursos, las operaciones, y mejorar lacomunicaciónquesemantieneconlasEntidadesyDependenciasUniversitarias,enelmomentode solicitar instrucciones de embarque, así comoal recibirlas; conmayor oportunidad y de unamanerasimpleyordenada,seemiteelsiguienteprocedimiento:

¿CÓMOSOLICITARINSTRUCCIONESDEEMBARQUE?

1.-ComoesdesuconocimientoenelSistemaIntegraldeComprasalExtranjero(SICE)segestionay da seguimiento, operación por operación, por lo cual las instrucciones de embarque de igualmanera,deberánsolicitarsedeformaparticular,esdecir,unaalavez.Noserecibiránlistadosdeoperaciones.

2.- Las instrucciones de embarque deberán solicitarse al correo electrónicoiembarque@proveeduria.unam.mx cuenta de correo por medio de la cual se darárespuesta a la Solicitud. Deberá indicarse en asunto el número de operación para el cual sesolicitaninstrucciones.

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3.-Adicionalmentealcorreoelectrónicoenviado;atravésdelSICE,deberácargartresarchivosenformatoPDF:

A. Comprobante de pago (transferencia electrónica aprobada por la Dirección General deFinanzasoinstituciónfinanciera).

B. Confirmación de pago del proveedor. Documento por medio del cual el proveedorconfirmaqueha recibidoelpagopor laventadelbien,puedeseruncorreoelectrónicoenviadoporelproveedor.

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C. Confirmacióndedatosderecoleccióndemercancíayembarquelisto,documentoenviadopor el proveedor, donde indica que la mercancía adquirida se encuentra lista paraembarcar y/o indica la fecha tentativa de embarque; tratándose de instruccionesespecialesdeembarque, indicará losdatosderecolección(domicilio,contacto, teléfono,díasyhorarioenquesepuedeacudirarecolectarlamercancía);eldocumentopuedeseruncorreoelectrónicoenformatoPDF,enviadoporelproveedor.

En los tres casos, al seleccionar el tipo de anexo a agregar, aparecerá un botón denominado“Examinar”en color gris con contornoazul, el cualdeberápulsar,paraexploraren suequipoomedio de almacenamiento, el archivo que se adjuntará; una vez encontrado y seleccionado,deberápulsarelbotónverdeconlaleyenda“SubirArchivo”.

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Esteprocesodeberárepetirseparacadaarchivoquesesubaalsistema.

Encasodequeelproveedorotorguecrédito,subirenlosincisosA.yB.documentoenviadoporelproveedor, donde indique que la operación se realizará a crédito y acepta enviar lamercancíapreviaalpago.EnelincisoC.deberácumplirconeldocumentosolicitado.

4.-Unavezrealizadalacargadelosanexosindicadosenlostresincisosdelnumeralanterior;enlaparte inferior de la página de captura de la operación, específicamente debajo de los códigosbidimensionales de las firmas electrónicas, aparecerá un botón azul claro, que indica “SolicitarInstrucciones de Embarque”. Deberá pulsar el botón y actualizar la página, para cambiar deestatusa“SolicituddeDatosdeEmbarqueEnviada”.

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Unavezactualizadalapantalladecaptura,enlapartesuperiordelapágina,elsistemamostraráuna leyendaenunrecuadroverdeclaro,que indica:“SolicituddeDatosdeEmbarqueEnviada”;porloqueelprocesodesolicituddeinstruccionesdeembarqueconcluye.

RECIBIRINSTRUCCIONESDEEMBARQUE.

Una vez realizado el procedimiento anterior, la DCE responderá el correo que previamente haenviadoelusuario,para solicitar instruccionesdeembarque; con la finalidaddecontar conunacadenade correosquemuestre el historial de las instruccionesde embarquedeunaoperaciónespecífica. El correo electrónico de respuesta que enviara la DCE, puede encontrarse en lossiguientessupuestos:

A) Proporcionandoinstruccionesdeembarque,indicandoaquiensedebeconsignar,cuentaquedeberáutilizarseyempresalogísticaqueseempleará.

B) Informandoquelaoperaciónrequiereinstruccionesdeembarqueespecialesysecanalizaaláreadetráficoparaprepararlogísticaderecoleccióny/otraslado.

En cualquiera de los dos supuestos anteriores, existe una autorización de instrucciones deembarque, por lo que la DCE procederá a actualizar el estatus del SICE a “Instrucciones deEmbarque Asignadas”, así mismo en la bitácora de seguimiento de la operación, podráobservarse el cambio a “Se Notificaron Instrucciones de Embarque” fecha y analista querealizóelcambio.

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Posteriormente,encuanto sevayan realizando losprocesosnecesariospara realizarel traslado,arribo, reconocimiento, despacho aduanero, traslado al almacén de la DCE y entrega a laDependencia,el sistemaactualizará losestatuscorrespondienteshasta llegara laentregaen ladependenciayensucasoseharánalgunasnotificacionesespecíficasvíacorreoelectrónico.

C) Se niegan las instrucciones de embarque, ya sea por falta de recursos financieros en lapartida 257 “Gastos y Derechos de Importación”, por no contar aún con los permisosnecesarios, porque el proceso de revisión en la DCE no ha sido concluido, por que laoperaciónnohasidorecibidaformalmenteenlaDCE,entreotros.

En casodeobteneruna respuestanegativa a las instruccionesdeembarque, sedeberá cumplircon los requisitos solicitados en el correo electrónico de respuesta, esperar el plazo sugerido,cuando la negación sea por falta de recursos para importar; debiendo enviar nuevamente elcorreo electrónico una vez cumplidos los requisitos de tiempo, anexos o modificacionessolicitados.

Se considerará atendida una solicitud de instrucciones de embarque, al recibir un correoelectrónicoderespuestaporpartedelaDCE,porloqueencasodesernecesariodeberáenviarsenuevamente la cadena de correos cuantas veces sea necesario, hasta recibir instrucciones deembarque.

Una vez proporcionadas las instrucciones de embarque el estatus del SICE se actualizará a“InstruccionesdeEmbarqueAsignadas”.

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¿CUANDOENVIARINSTRUCCIONESDEEMBARQUEALPROVEEDOR?

Unavezquehaya recibidoel correoelectrónicode laDCE con las instruccionesdeembarqueyconsignación,podránenviarlas alproveedor, con la finalidaddequeesteenvíe lamercancíadeacuerdoaloindicado.

Elproveedordeberáenviaralusuarioelnúmerodeguíaaéreaodeltransportistaquesetrate,depreferenciaenformatoPDF,mismaquedeberánotificarsealDepartamentodeTráficodelaDCE;conlafinalidaddeestarpendientesdelarribodelamercancía.

En caso de instrucciones de embarque especiales, el Departamento de Tráfico, se pondrá encontacto con el responsable en la dependencia, a fin de coordinarse para las instruccionespertinentes.

CONSIDERACIONES:

A) Este procedimiento es de observancia general por todas las Entidades y DependenciasUniversitariasquegestionanoperacionesdecomercioexteriorante laDirecciónGeneraldeProveeduría,atravésdelSistemaIntegraldeComprasalExtranjero(SICE),operadoporlaDireccióndeComercioExterior.

B) Laaplicaciónyobservanciadeesteprocedimiento,entraráenvigoralsiguientedíadesudifusiónatravésdelSICE.

C) Las solicitudes de instrucciones de embarque que no se realicen en apego a esteprocedimiento,setomaráncomonorecibidas.

D) LaEntidadoDependenciaUniversitaria,queporalgúnmotivoespecialnopuedaapegarsea lo estipulado en este procedimiento, deberá indicarlomediante oficio signado por eltitular de la EntidadoDependencia, dirigido a laDirectoraGeneral de Proveeduría; pormediodelcualindiqueelmotivoporelquenoseencuentraenposibilidadesdeadecuarseaesteprocedimiento.

E) En caso de arribar mercancía, cuyas instrucciones de embarque no se hayanproporcionadodeacuerdoaloestipuladoenesteprocedimiento,seconsideraránarribosdirectos, debiendo ser cubiertos los costes y gastos de importación por la dependenciaquesetrate.

F) Este procedimiento se emite con el fin de regular las instrucciones de embarque, lasadquisiciones deberán realizarse en estricto apego a la Normatividad de Adquisiciones,ArrendamientosyServiciosdelaUNAM,circulares,asícomo,políticasyprocedimientos,quehansidoemitidosparatalefecto.

CiudadUniversitaria,Cd.deMx.,Abrilde2017