PROBLEM SOLVING

& DECISION MAKING

Ir. Johanes Boedihardjo, CBC

I. WHAT IS PROBLEM SOLVING ..?

Problems are at the center of what many people do at work every day

A fundamental part of every manager's role is finding ways to solve them

Having good strong problem solving skills can make a huge difference to your career.

Problems can also be opportunities :

They allow you to see things differently and to do things in a different way, perhaps to make a fresh start.

Solving these problems involves both analytical (Critical) & Creative skills.

Analytical (= Critical) thinking skills help you to evaluate the problem and to make decisions.

Creative thinking skills will be necessary to come up with ideas for resolving the problem & find fresh approaches

When involving peoples, we also need skills at : - Communication - Persuasion - Negotiation

II. Theories of Creativity and The Creative Problem Solving Process

1. The Brain as an Information Processor - Otak punya 2 belahan : * Belahan Kiri

* Belahan Kanan

- Menurut Teori :

* Belahan Otak Kiri = Logical Thinking,

Judgement & Mathematical

Reasoning

* Belahan Otak Kanan = Source of Dreaming,

Feeling, Visualitation,

Intuition

The Whole Brain – Four Quadrant Model • Herrman 1990, memaparkan suatu penemuan model otak

yang terbagi menjadi 4 kuadran sbb :

1. The Upper ( Cerebral ) LEFT

- Analytical, Mathematical, Technical, & Problem

Solving

2. The Lower ( Limbic ) LEFT

- Controlled, Conservative, Planned, Organised &

Administrative in Nature

3. The Lower (Limbic) RIGHT

- Interpersonal, Emotional, Musical, & Spiritual

4. Upper (Cerebral) RIGHT

- Imaginative, Syntesising, Artistic, Holistic, Conceptual

The Whole Brain = Four Quadrant Model

Analytical, Mathematical,

Technical, Problem Solving

Imaginative, Synthesising,

Artistic, Holistic,

Conceptual

Controlled, Conservative,

Planned, Organised,

Administratitve

Interpersonal, Emotional,

Musical, Spiritual

Preparation & Verification

Incubation & Illumination

Cerebral Left

Cerebral Right

Limbic Left

Limbic Right

2. Convergent & Divergent Thinking

Guilford (1967) menyatakan dan menemukan bukti yang mendukung yang menyatakan, bahwa Convergent Thinking & Divergent Thinking Processes berhubungan erat dengan Kreatifitas dalam pemecahan masalah….

Convergent Thinking = Cara berpikir TERPUSAT …

Divergent Thinking = Cara berpikir TERSEBAR …

- Dengan melatih kemampuan FLUENCY,

FLEXIBILITY, & ORIGINALITY untuk mencari ide2

alternatif.

III. Problem Solving Mechanisms

3.1. The Problem Solving Process :

- Brasford and Stein ( 1993 ) mempromosikan

sebuah model untuk memperbaiki kemampuan

dalam pemecahan masalah, yang disingkat

dengan I D E A L , yaitu :

I = Identify problems & Opportunities

D = Define goals

E = Explore possible strategies

A = Anticipate outcomes and act

L = Look back and learn

3.2. The Creative Problem Solving Process ( CPS)

• Ada 6 tingkatan (Stages), yaitu : O F P I S A

1. Objective Finding = Define the problem area

2. Fact Finding = Gather information

3. Problem Finding = Define the problem correctly

4. Idea Finding = Generate solutions to the problem

5. Solution Finding = Evaluate & choose between

possible solution

6. Acceptance Finding = Implement chosen idea

correctly

IV. Objective Finding, Fact Finding & Problem Finding / Definition 1. Pendahuluan

Menetapkan & Mendefinisikan persoalan mungkin adalah langkah terpenting dari proses kreatif dari pemecahan masalah. Bila problem sudah dapat didefinisikan secara tepat, penyelesaian secara memuaskan dapat ditemukan

a. Langkah Objective Finding secara esensi melibatkan Divergent Thinking untuk menghasilkan daftar masalah yang dihadapi. Convergence Thinking kemudian digunakan untuk mengidentifikasi problem yang paling relevan untuk diexplorasi lebih lanjut.

Lanjutan …

b. Langkah berikut adalah Fact-Finding stage

- Disini secara komprehensif semua persoalan dimunculkan dengan mengumpulkan semua informasi yang terkait. Kemungkinan munculnya ide2 baru bisa terjadi. Masalah yg sdh diidentifikasi pada langkah pertama mungkin bisa dilihat dari perspektif yang baru

c. Langkah selanjutnya Problem-Definition

langkah ini dapat dipertimbangkan sebagai :

a. Redefiniton Approaches = Mendefinisikan ulang

b. Analytical Approaches = Pendekatan analitis

The Techniques of Redefinition Approaches :

1. Laddering

2. Goal Orientation

3. Boundary Examination

4. Progressive Abstractions

5. Why Method

The Techniques of Analytical Methods : 1. Decomposable Matrices

2. Cause – and – effect diagrams

Ad A. Objective Finding

Problem identification & Objective Finding

- Menggunakan metode S W O T analysis

* S = Strengths = Kekuatan2

* W = Weaknesses = Kelemahan2

* O = Opportunities = Peluang2

* T = Threats = Ancaman2

- Contoh : Lihat tabel gambar 4.4. hal 75, buku Tony

Proctor

Ad b. Fact Finding

• Tujuan langkah ini adalah menumbuhkan data yang relevan untuk memperbaiki pengertian dari problem yang sedang kita hadapi

• Langkah2 kerjanya sbb :

1. Nyatakan problem dengan format : “ IWWM “ =

In what ways might … = Dalam hal apa saja

mungkin ….

2. Tulis dalam daftar terpisah, dari pertanyaan2

tentang : Who, What, Where, When, Why, How

(Siapa, apa, dimana, kapan, mengapa, bgmana)

Lanjutan…

3. Periksa semua respon dari tiap pertanyaan dan

gunakan untuk menstimulus problem

redefinition (Pen-definisian ulang persoalan)

4. Catat problem redefinition yang muncul sesudah

kita mendefinisikan ulang.

5. Pilih re-definisi problem yang terbaik untk

memperjelas ide

Contoh soal : Persoalan muncul yang berhubungan

dengan rendahnya moral di sebuah

supermarket ( Hal 76 )

Ad C. Problem Finding / Definition

The Problem Finding stage mendorong seseorang untuk mempertimbangkan sudut pandang yang bervariasi terhadap sebuah persoalan.

Problem seringkali muncul setiap waktu dalam bisnis. Sebuah statemen yang tepat dari problem harus dipikirkan secara sungguh2.

REDEFINITION APPROACHES

Ada sejumlah metoda pendekatan yang memungkinkan problem solver mendapatkan perspektif baru thd persoalannya, yaitu :

REDEFINITION APPROACHES : BOUNDARY EXAMINATION ( Hal 86)

• De Bono ( 1970-71) menganjurkan seseorang untuk berfikir secara segar pada sebuah persoalan yang berdasarkan asumsi yang dibuat. Melewati pemahaman ulang dari asumsi itu, seseorang akan mendapatkan perspektif baru atas persoalan itu.

• Langkah2 nya adalah sbb :

1. Write out problem

2. Highlight key words / phrases

3. Identify important conotations

4. Suggest new definitions

V. IDEA FINDING

Beberapa teknik yang dapat dipergunakan dalam melihat permasalahan secara dalam & mendapatkan ide2 penyelesaian masalah, yaitu :

1. CHECKLIST

2. LISTING

3. MORPHOLOGICAL ANALYSIS.

4. FORCE-FITTING TRIGGERS

5. THE HEURISTIC IDEATION PROCESS &

6. COMPONENT LISTING

MISCELLANEOUS IDEATION METHODS :

Some miscellaneous ideation methods are :

1. SUGGESTION BOX

2. STORY BOARDING

3. SCENARIO WRITING

4. MIND MAP

5. FISHBONE DIAGRAM ( Cause & Effect Diagram )