41

PRESERVASI BAHAN PUSTAKA PERPUSTAKAAN PUSAT PENELITIAN OSEANOGRAFI-LIPI :

SAAT INI DAN MASA DEPAN

Oleh

Rahmadani Ningsih Maha1)

ABSTRACT

MATERIAL PRESERVATION OF RESEARCH CENTER FOR OCEANOGRAPHY: CURRENT AND FUTURE. Preservation of library materials is to preserve its records that have historical value and intellectual content of a particular time period. The purpose is to ensure the present and future use of information in whatever form to be recorded. Library of Research Center for Oceanography LIPI has antiquariat collections and publication institutions that need to be conserved for the development of marine science in Indonesia. A challenge for library to be able to preserve the library materials owned, and one of them is to have its own preservation laboratory. When this is realized, it is expected to be a reference to the preservation of library materials for LIPI and national level in the maritime field.

PENDAHULUAN

Sebuah perpustakaan dalam lembaga penelitian memiliki peran penting dalam menjamin akses informasi. Hal ini menunjukkan bahwa perpustakaan memiliki tanggung jawab melakukan akuisisi, pengorganisasian, preservasi dan diseminasi informasi ilmiah kepada pengguna. Informasi adalah kekuatan. Informasi ilmiah adalah kekuatan untuk bisa meningkatkan produktifitas peneliti. Produk penelitian yang dihasilkan baik cetak maupun elektronik semua harus ada di perpustakaan agar nilai histori dan perkembangan ilmu pengetahuan memiliki rekam jejak dan dapat diakses oleh siapa pun yang membutuhkan.

Perkembangan pengetahuan saat ini tidak bisa lepas dari rekam jejak informasi sebelumnya. Untuk tetap memperoleh informasinya maka preservasi atau pelestarian bahan pustaka menjadi sebuah kemestian. Jika terjadi kerusakan maka isi atau kandungan intelektual di dalamnya akan hilang. Oleh karena itu pelestarian bahan pustaka menjadi suatu tema atau cabang ilmu perpustakaan dan informasi.

Pepustakaan Pusat Penelitian Oseanografi-LIPI merupakan perpustakaan yang bertanggung jawab untuk mengumpulkan semua hasil riset bidang oseanografi baik yang terbaru ataupun masa lampau

1) Pustakawan Muda-Pusat Penelitian Oseanografi LIPI

Oseana, Volume XLI, Nomor 4 Tahun 2016 : 41 - 49 ISSN 0216-1877

42

dan bidang terkait dengannya, mengelolanya, melestarikannya serta menyebarluaskannya kepada masyarakat. Berdasarkan misi kedua dari lembaga yaitu meningkatkan pelayanan publik dalam bentuk penyediaan data dan informasi oseanografi yang akurat, tepat waktu dan tepat guna, maka perpustakaan memiliki peran signifikan untuk menjamin akses informasi yang dibutuhkan baik masa lampau atau terbaru.

PRESERVASI PERPUSTAKAAN

Tema preservasi bukanlah sebuah bahasan baru tapi dia memiliki sejarah yang cukup panjang dalam dunia informasi. Ketika masa Babilonia Kuno, kita bisa mengetahui Nabu adalah dewa buku dan pelindung tablet. Dewa Tiongkok kuno Wei T’O adalah dewa perpustakaan dan buku karena ia melindungi buku dari kerusakan akibat kebakaran, hama, serangga dan perampok besar maupun kecil (Widyawan, 2013). Para pustakawan Mesopotamia pada empat ribu tahun yang lalu menyimpan clay tablet sebagai media informasi rujukan yang tersimpan di perpustakaan, lalu sejalan dengan perkembangan masanya berubah dalam bentuk yang lebih modern yaitu gulungan naskah terbuat dari kulit hewan dan tumbuhan. Kemudian berubah bentuk lagi menjadi codexes atau lembaran naskah yang tersusun hingga akhirnya tercipta monograf atau buku (Rachman, 2013).

Sejarah tersebut membuktikan bahwa melestarikan rekaman informasi yang memiliki nilai histori dan kandungan

intelektual pada masa tertentu adalah penting. Tentunya perubahan bentuk atau kemasan ini dari waktu ke waktu membawa perubahan pada perpustakaan. Sejalan dengan perkembangan teknologi informasi saat ini, maka perpustakaan turut menyesuaikan dengan perkembangan. Saat ini perpustakaan sudah mulai beralih dari tercetak ke elektronik. Namun apakah semuanya menjadi harus elektronik dan meninggalkan karya cetak atau monograf. Tentu itu semua harus diatur dalam kebijakan perpustakaan, pustakawan harus menentukan mana bahan pustaka yang harus tetap dilestarikan fisiknya dan mana bahan pustaka yang bisa dilestarikan isi kandungan intelektualnya dalam bentuk soft file atau kedua-duanya.

The American Institute for Conservation of Historic and Artistic Works (AIC) 2014 memberikan definisi mengenai preservasi sebagai berikut :

“Preservation: The protection of cultural property through activities that minimize

chemical and physical deterioration and damage and that prevent loss of informational content. The primary

goal of preservation is to prolong the existence of cultural property.”

Dari definisi tersebut di atas bisa disimpulkan adalah bahwa preservasi adalah usaha untuk melindungi benda budaya melalui sebuah proses atau kegiatan untuk meminimalisir kerusakan fisik dan kimia dengan tujuan untuk menghindari terjadinya kehilangan isi atau kandungan informasi. Adapun tujuan utama dari preservasi ini adalah

43

memperpanjang keberadaan dari benda budaya itu tadi, sehingga kandungan informasi yang ada didalamnya bisa terus menerus diketahui oleh publik (Maha, 2015).

Definisi yang lain tentang preservasi dari sumber lainnya adalah sebagai berikut :“Preservation includes safeguarding not only physical materials but also information. To this end, reformatting, replacement, and the use of protective containers are employed to extend access to information that might be lost once paper or electronic books or documents deteriorate” – (Ballofet, Nelly 2005)

Hal ini menunjukkan bahwa preservasi atau pelestarian tidak hanya bertujuan untuk melestarikan fisik namun kandungan informasi didalamnya. Demi tercapainya tujuan itu maka alih bentuk, pemindahan dan penggunaan media pelindung menjadi sarana memperluas akses informasi dari berbagai kemungkinan seperti terjadinya kerusakan atau hilang.

”Activities associated with maintaining library, archival or museum materials for use, either in original physical form or in some other format. Preservation is a broader term than conservation: conservation activities form part of a total preservation program. Preservation includes both activities taken to repair or treat damaged materials (retrospective) and activities taken to prevent or delay material becoming damaged (preventive preservation)” ( Munich, 1988)

Dari pengertian diatas dijelaskan bahwa kegiatan yang terkait dengan memelihara bahan perpustakaan, arsip atau museum untuk digunakan, baik dalam bentuk fisik aslinya atau dalam beberapa format lain. Preservasi atau pelestarian memiliki istilah yang lebih luas dari konservasi: kegiatan konservasi merupakan bagian dari program keseluruhan preservasi. Preservasi mencakup kegiatan yang diambil untuk memperbaiki atau mengatasi bahan yang rusak (retrospektif) serta mencegah atau memperlambat terjadinya kerusakan.

Jika kita simpulkan secara keseluruhan dari definisi tercantum di atas bahwa :

1. Tujuan preservasi tidak hanya melindungi fisik dokumen tapi juga kandungan informasi di dalamnya.

2. Intinya adalah agar menjamin dan memperluas akses informasi dari terjadinya kerusakan atau kehilangan.

3. Kegiatan preservasi lebih luas dari konservasi.

Preservasi memiliki istilah yang lebih luas dari pada konservasi. Selain itu kita juga mengenal istilah restorasi. Untuk menghindari kesalahpemahaman arti konservasi dan restorasi maka kita juga perlu mengetahui definisi atau pengertiannya.

“Conservation: The profession devoted to the preservation of cultural property for the future. Conservation activities include examination,

44

documentation, treatment, and preventive care, supported by research and education.”(AIC, 2014).“Restoration: Treatment procedures intended to return cultural property to a known or assumed state, often through the addition of nonoriginal material.”(AIC, 2014)

Berdasarkan definisi tersebut di atas bisa diambil kesimpulan bahwa konservasi adalah pekerjaan yang ditujukan untuk melestarikan benda budaya di masa mendatang. Kegiatannya meliputi pemeriksaan, pendokumentasian, perawatan/perlakuan dan pemeliharaan preventif yang didukung oleh riset dan pendidikan. Adapun restorasi sendiri merupakan prosedur perawatan/perlakuan yang dimaksudkan untuk mengembalikan benda budaya pada keadaan aslinya (perbaikan), dan sering kali melalui penambahan bahan yang tidak asli (Maha, 2015).

PRESERVASI DI PERPUSTAKAAN P2O-LIPI

Perpustakaan Puslit Oseanografi-LIPI memiliki sekitar 7.000 bahan pustaka yang telah masuk dalam katalog terpasang SLiMS (Senayan Library Management System) sejak tahun 2010 meliputi jurnal, buku teks, laporan penelitian, prosiding dan lain-lain. Perpustakaan juga memiliki sekitar 150 bahan pustaka antiquariat. Antiquariat adalah dokumen atau bahan pustaka kuno yang memiliki kelangkaan, bernilai histori dan dalam jumlah yang terbatas. Antiquariat ini sulit ditemukan kembali di toko buku atau perpustakaan lainnya karena kelangkaanya. Yang termasuk kelompok ini adalah buku yang dicetak sebelum abad 16-18 terutama edisi yang berilustrasi, memiliki cetakan unik, buku dengan tema tertentu yang dimiliki oleh suatu daerah (Prytherch, 2005). Daftar dokumen antiquariat yang dimiliki perpustakaan bisa dilihat pada tabel 1.

Tabel 1. Dokumen Antiquariat Perpustakaan P2O-LIPI

No Judul Bahan Pustaka Antiquariat1. Eier und sogenannte cystem der plankton-expedition2. Rapporten Er Verhandelingen Deel 1913-1919

3. Journal of the faculty of science (Hokkaido imperial University series VI Zoology

4. Snellius 55 buku5. Siboga 50 buku 6. Conserveerirs van visch door kunstmatige koude 7. Le pecheur a toutes les lignes8. Elements de biologie marine 9. Memories India 14 buku

45

Seperti telah disebutkan pada bahasan di atas bahwa definisi preservasi ditujukan tidak hanya menjaga kemasan fisik dokumen tersebut namun isi kandungannya juga diperhatikan. Oleh karena itu, perpustakaan telah melakukan upaya-upaya preservasi bahan pustaka guna menjamin akses informasi kelautan di Indonesia, diantaranya adalah dengan mendigitalisasi bahan pustaka terbitan Puslit Oseanografi-LIPI. Koleksi digital adalah koleksi yang lahir dalam format digital atau hasil pengalihan bentuk analog ke dalam bentuk digital (Deegan & Tanner, 2006). Perpustakaan melakukan digitalisasi dari cetak menjadi elektronik ataupun bahan pustaka yang lahir sejak awal dalam format digital.

Dalam “Harrod’s Librarian Glossary” preservasi digital memiliki dua definisi yaitu :

1. Penggunaan digitalisasi sebagai teknik preservasi

2. Metode untuk menjaga agar materi digital “tetap hidup” sehingga mereka tetap dapat dimanfaatkan.

Berdasarkan definisi pertama perpustakaan melakukan proses scanning untuk bahan pustaka yang menjadi prioritas yaitu bahan pustaka antiquariat, jurnal terbitan lembaga dan kliping kelautan dan informasi tentang LIPI.

Ekspedisi Snellius dan Siboga adalah bahan pustaka antiquariat yang telah didigitalkan. Ekspedisi Siboga (1899-1900) dilaksanakan dengan tujuan menguak misteri laut dalam Nusantara. Max Wilhelm Carl Weber seorang ahli

zoologi dari University of Amsterdam membuat rencana mengkaji fauna laut dalam di Hindia Belanda (Nusantara). Ekspedisi ini lebih menitikberatkan pada aspek biologi laut, sedangkan aspek oseanografi fisika dan geologi sangat sedikit tersentuh. Adapun Ekspedisi Snellius (1929-1930) dipimpin oleh P.M. van Riel, seorang purnawirawan Angkatan Laut Belanda. Kapal ini dilengkapi oleh berbagai peralatan dasar untuk penelitian oseanografi. Hasil-hasil Ekspedisi Snellius ini dipublikasikan secara resmi dalam bentuk serial sebanyak 23 buku dengan judul “The Snellius Expedition” yang diterbitkan oleh E.J. Brill, Leiden (Nontji, 2009).

Perpustakaan Puslit Oseanografi telah melakukan preservasi digital sejak tahun 2008 dan dapat dilihat pada tabel 2. Diawali dengan mendigitalisasi jurnal terbitan lembaga, bahan pustaka antiquariat pada tahun 2010 dan kliping koran tema kelautan dan LIPI pada tahun 2016. Digitalisasi ini telah dikemas dalam bentuk CD (bisa dilihat pada Gambar 1) guna memudahkan pemanfaatannya pada berbagai komputer. Pada tahun 2010 juga pernah ditampilkan digital antiquariat ke dalam website oseanografi lipi (lihat pada Gambar 2). Namun tidak ditampilkan lagi karena alasan hak cipta. Pada tahun 2012 perpustakaan melakukan otomasi perpustakaan dengan menggunakan SLiMS (Senayan Library Management System) dimana seluruh bahan pustaka yang dimiliki dimasukkan ke dalam data base ini, sehingga memungkinkan pengguna mengaksesnya dimana saja dan kapan saja.

46

Tabel 2. Bahan pustaka yang terdigitalisasi

No. Bahan Pustaka Jumlah File

1. Oseana (1984-2014) 489 artikel

2. OLDI (1974-2006) 142 artikel

3. Marine Research in Indonesia (MRI)(1987-1995) (2005-2015) 280 artikel

4. Siboga Expedition 50 buku

5. Snellius Expedition 23 buku

6.

Kliping 1. 20072. 20083. 20134. 20145. 2015

145 judul90 judul140 judul150 judul46 judul

Gambar 1. E-book dalam CD (Maruatal, 2010)

47

Gambar 2. Tampilan E-book Siboga yang diunggah ke Website (Maruatal, 2010)

HARAPAN PRESERVASI PERPUSTAKAAN MASA DEPAN

Preservasi adalah usaha untuk melindungi benda budaya melalui sebuah proses atau kegiatan untuk meminimalisir kerusakan fisik dan kimia dengan tujuan untuk menghindari terjadinya kehilangan isi atau kandungan informasi. Guna menghindari terjadinya kehilangan isi maka dilakukan digitalisasi, namun untuk meminimalisir kerusakan fisik dan kimia maka perlu dilakukan perawatan bahan pustaka. Hal yang sudah dilakukan secara rutin adalah dengan fumigasi untuk mencegah terjadinya penjamuran pada buku dan perawatan penjilidan buku dan jurnal.

Terobosan baru yang belum pernah dilakukan oleh perpustakaan dalam kegiatan preservasi fisik bahan pustaka yaitu dengan magang atau praktek kerja langsung ke PUSTAKA (Pusat Perpustakaan Dan Penyebaran Teknologi Pertanian Bogor pada bulan Maret 2016. Tujuan utama kegiatan tersebut adalah staf memperoleh pengetahuan dan keahlian mempreservasi dokumen antiquariat. Bagaimana proses preservasi dilakukan dan bahan-bahan apa saja yang perlu dipersiapkan untuk melakukannya. Mengingat perpustakaan memiliki banyak bahan pustaka antiquariat dan mahal apabila dikerjakan oleh perpustakaan lain. Apabila dikerjakan langsung oleh staf perpustakaan sendiri,

48

maka staf akan semakin mahir dan bermanfaat untuk lembaga. Untuk mewujudkannya maka perpustakaan saat ini mulai merencanakan atau mendesain laboratorium preservasi fisik yang ideal.

Beberapa tahapan ketika melakukan preservasi fisik bahan pustaka adalah :

1. Pencucian kertas. Kertas dalam bentuk lembaran diselipkan diantara dua kain kassa lalu nyalakan keran air di dalam sebuah ember besar dan siram dengan air mengalir dan direndam sekitar 10 menit lalu ditiriskan. Maksudnya untuk melunturkan kotoran atau debu.

2. Proses perendaman Kalium Permanganat kurang lebih sekitar 30 menit – 1 jam.

3. Tahapan Bleaching (Pemberian asam oksalat). Dengan memasukkan kertas dokumen ke dalam larutan Asam Oksalat selama 15 menit. Lihat hasil perubahannya, kertas berubah dari coklat menjadi putih secara perlahan.

4. Penyiapan tabung karbondioksida dan merendamkannya di larutan magnesium. Ini dilakukan guna menghilangkan sifat asam pada kertas.

5. Setelah perendaman pada larutan magnesium dikeringkan. Lalu dilakukan pengeleman. Kertas ditempelkan pada kertas Jepang.

6. Lalu setelah itu dikeringkan kembali agar tidak menempel pada kertas lainnya

Tantangan ke depan yang akan dilakukan perpustakaan adalah memiliki Laboratorium Preservasi Bahan Pustaka. Melalui sarana ini, perpustakaan bisa melakukan perawatan fisik dokumen secara mandiri dan menjadi rujukan bagi perpustakaan yang ada di satuan kerja Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia. Hal ini dilakukan dengan tujuan utama adalah untuk mengembangkan layanan pustaka dan menjamin akses informasi bahan pustaka lampau bagi pengguna perpustakaan yang membutuhkan.

DAFTAR PUSTAKA

The American Institute for Conservation of Historic and Artistic Works (AIC). 2014. Definitions of Conservation Terminology (http://www.conservation-us.org/about-conservation/related-organ iza t ions /de f in i t i ons . 2014. (Diakses pada tanggal 31 Desember 2014).

Ballofet, N. and Hille, J. 2005. “Preservation and conservation for libraries and archives.” Chicago : American Library Assosiation.

Deegan, M. and S. Tanner. 2002. Digital Futures: strategies for the information age. London: Library Association Publishing. 276 hlm.

Maha, R. N.. 2015. Pelestarian bahan pustaka antiquariat : Alih Media

49

Digital di Perpustakaan Pusat Penelitian Oseanografi-LIPI. Oseana 40 (1): 35-40.

Maruatal. 2010. Laporan akhir digitalisasi publikasi koleksi antiquariat (Ekspedisi Siboga) dan disseminasinya melalui media website Puslit Oseanografi-LIPI. Pusat Penelitian Oseanografi-LIPI, Jakarta: 40 hlm.

Nontji, A. 2009. Penjelajahan dan penelitian laut dari masa ke masa. Pusat Penelitian Oseanografi-LIPI, Jakarta: 433 hlm.

Prytherch, R. 2005. Harrod’s Librarians’ Glossary and Reference Book. Ashgate Publishing Group, United Kingdom: 768 hlm.

Rachman, Y. B. 2013. Pengantar pelestarian bahan perpustakaan : sebuah catatan ringkas. (https:/ / theyounglibrarian.wordpress.com/2013/05/26/pengantar-pelestarian-bahan-perpustakaan/) tanggal akses : 29 April 2013.