5/27/2015

1

Welcome toHow to Make a Successful Transition to 

ICD‐10 CMPresenter:

Amy HayesMBA, CCS, CCS‐P, CHA, CMBSOwner – The Office Assistant, LLCwww.oabilling.com

Suzanne HillProfessional Development Supervisor 

IHS Organizers: 

Carrie PedersenMember Services Supervisor

Housekeeping

This presentation is being recorded

CE credit is available! Visit ihsinfo.org for details

Note taking handouts are available at ihsinfo.org on the webinar page. Feel free to download now!

5/27/2015

2

Agenda

High level overview of ICD‐10 CM code structure

ICD‐10 CM specifics for hearing professionals

Superbill and charge slip updates

Key steps in ICD‐10 CM preparations

Q&A (enter your questions in the Question Box any time)

Before We Begin…

Please note that this presentation is based around the United States federal, state and local requirements to implement and use the ICD‐10 code sets

All information contained herein is specific to the United States and may not be applicable in other areas

5/27/2015

3

ICD‐10 CM OVERVIEW

All US healthcare entitiesmust implement ICD‐10 CM (diagnosis codes) on October 1, 2015

5/27/2015

4

ICD‐10 is Part of HIPAA

Please note that ICD‐10 is a part of the HIPAA transaction standards and is applicable to entities that submit electronic claims and meet certain other requirements.

If you do not submit electronic claims and you are not a covered entity under HIPAA, you are not required to use the ICD‐10 code sets.

For example, Workers’ Compensation is not a HIPAA covered entity

Essentially We Have…

May 27 – October 1, 2015

Approximately 5 months 

Approximately 90 working days 

720 working hours (assume 8 hour days) 

…to be prepared for ICD‐10 coding structure

5/27/2015

5

Code Structure of ICD‐10 CM

While there is a substantial increase in codes…

Laterality is key

There are still unspecified codes when needed

Focused categories

Exponential Increase…

ICD‐9 CM Diagnosis Codes14,025 codes

ICD‐10 Diagnosis Codes

68,069 Codes

54,000 additional codes 

5/27/2015

6

70% of the code volume increase is due to laterality

ICD‐10 did not add 54,000 more health conditions

ICD‐10 CM Code Structure

12

Category Etiology, Anatomic Site, Severity

Extension

First character will always be an alpha character

Second character will always be a numeric value

Third – seventh characters can be alpha or numeric 

5/27/2015

7

ICD‐10 CM Code Structure

13

Category Etiology, Anatomic Site, Severity

Extension

Example: Bilateral abnormal auditory perception = H93.293

Example: Disorders of bilateral acoustic nerve = H93.3X3

The Good News for Hearing Professionals

Most of the codes in Chapter 8 (Diseases of the Ear and Mastoid Process) are only 5characters

A few will require a 6th

character

Keep in mind that payers will be able to deny claims for lack of specificity

5/27/2015

8

Since this is not coding class…

Alpha‐numeric code structure

Up to 7 characters in length

Laterality and placeholders (X)

Requires training and education for staff and providers

ICD‐10 CM FOR HEARING PROFESSIONALS

5/27/2015

9

Chapter 8Diseases of the Ear and Mastoid Process

Most diagnosis codes for the hearing professionals can be selected from Chapter 8 in ICD‐10 CM

• Routine hearing tests (V72.19) – Z01.10 – exam without 

abnormal findings

– Z01.110 – exam following failed hearing screening

– Z01.118 – exam with other abnormal findings and an additional code for the abnormal findings

No FDA Red Flags

Since the FDA specifically allows a patient to waive the requirement for a patient to see a physician before getting hearing aids, many times there is a lack of specificity to the “type” of hearing loss.

5/27/2015

10

Hearing Loss

Unspecified hearing loss H91.90 unspecified ear

H91.91 right ear

H91.92 left ear

H91.93 bilateral ears

When there is a referral…

Type of loss

Laterality

Other medical diagnoses (e.g., history of chronic otalgia or trauma)

5/27/2015

11

Reimbursement Still Based on CPT/HCPCS Codes

Remember that your professional services are still reimbursed based on your CPT and/or HCPCS codes – the importance of ICD‐10 CM is to capture diagnoses to the highest degree of specificity when possible.  

There will be times for hearing professionals when unspecified is the only option.

ICD‐10 CM SUPERBILLS

5/27/2015

12

Changing the Superbill

While codes are more characters…

Unilateral is now coded right or left

RT and LT modifiers for CPT and HCPCS codes may not be required due to specificity of ICD‐10 CM

Check with your payers

You may want to run a list of your top 25 diagnosis codes currently used to create/update to ICD‐10

Superbill Example

ICD‐10 Code Description

H90.0 Conductive hearing loss, bilateral

H90.1 Conductive hearing loss, unilateral with unrestricted hearing on the contralateral side (not valid – must get to 5th digit)

H90.11 Conductive hearing loss, right, with unrestricted hearing on the contralateral side

H90.12 Conductive hearing loss, left, with unrestricted hearing on the contralateral side

H90.2 Conductive hearing loss, unspecified

H90.3 Sensoineural hearing loss, bilateral

H90.4 Sensoineural hearing loss, unilateral with unrestricted hearing on the contralateral side (not valid – must get to 5th digit)

H90.41 Sensoineural hearing loss, unilateral, right ear, with unrestricted hearing on the contralateral side

H90.42 Sensoineural hearing loss, unilateral, left ear, with unrestricted hearing on the contralateral side

H90.5 Unspecified sensorineural hearing loss

5/27/2015

13

Superbill Recommendations

Only put frequently used ICD‐10 codes on your superbill 

Leave space(s) to write less frequently seen conditions such as signs, symptoms, or other diagnostic information

Put the “valid” code descriptors – if possible use bold for laterality to help mitigate errors

ICD‐10 CM PREPARATIONS

5/27/2015

14

PAYERS AND REVENUE

Professional Services

The most important thing to remember is that professional services will continue to be reimbursed based on CPT and HCPCS codes.

The concern regarding revenue may be more from the perspective of payer ability to process claims with the new code set.

5/27/2015

15

Payers

It is unknown if all payers will test prior to implementation

What if they aren’t ready?

Revenue may not stop 

What if it is sporadic or delayed?

Identify your top 5‐10 payers

Are they testing?

Revenue

Industry recommendation is that entities have a cash reserve

Delayed revenue can cause hardship

May have to increase staff (short term) to manage requests for additional information

May need additional time to review claims for accuracy before submitting

There will be a period of time (approximately 12 months) when you are working claims in ICD‐9 and ICD‐10

5/27/2015

16

Key Considerations

Will the payer be ready to accept ICD‐10 CM codes?

Medicare currently testing

Check with Medicaid in your area for testing requirements

Not all payers are testing

Even if a medical practice accepts just cash and no insurance, some patients will submit medical bills to healthcare payers. Those 

claims will need ICD‐10 codes and CPT codes.

5/27/2015

17

United Healthcare TestingAetna Testing

Medicare Testing

Claims Statistic Information

According to CMS, it accepted 81% of claims sent during a week‐long ICD‐10 end‐to‐end testing period (Source:  Health Data Management)

1 week in length

661 participants

15,000 claims

5/27/2015

18

Statistically – CMS is pleased

• This means that approximately 2,800 claims were rejected

• Of these 2,800 claims that were rejected – 13% were rejected for reasons not related to ICD‐10

• There is a significant risk that when the deadline comes, if there is still a 19% rejection rate, your claims could be in that 19%

http://www.cms.gov/Medicare/Coding/ICD10/ProviderResources.html

Communication between health care providers, software vendors, clearinghouses, and billing services is an important part of the transition process. Learn how to get the conversation started.

Talking to Your Vendors About ICD‐10: Tips for Medical Practices

Questions to Ask Your Systems Vendors about ICD‐10

The Role of Clearinghouses in ICD‐10

Communicating About ICD‐10 CM

5/27/2015

19

Role of the Clearinghouse

Software vendors are still preparing for ICD‐10 CM

If you haven’t heard from your vendor – reach out to them

Your clearinghouse is just the mailman 

Your software needs to be ready 

The mailman delivers what you send

Vendor Relationships

Working with your vendor is key to testing

Have an ICD‐10 work plan with your Vendor

Ask for formal documentation/confirmation that testing has occurred and the results

Testing needs to occur with “your” top payers

5/27/2015

20

RECAP

Recap

ICD‐10 CM codes required for U.S. healthcare professionals by October 1, 2015

All codes are alpha‐numeric

Some codes will require specificity for laterality

Practices need training on ICD‐10 

Testing of claims is recommended before implementation of ICD‐10

5/27/2015

21

Recap

Look internally at your forms, documents, contracts

If you give courtesy claim forms to patients for insurance submittal, they will have to have ICD‐10 codes

Set some current benchmarks 

You can’t measure future performance if you don’t have current statistics

Questions

Enter your question in the Question Box on your webinar dashboard

5/27/2015

22

THANK YOU FOR ATTENDING!

Contact: Amy Hayes, MBA, CCS, CCS‐P, CHA, CMBS

ahayes@oabilling.com

For more info on obtaining a CE credit for this webinar, visit www.ihsinfo.org