DOCUMENTO ELECTRONICOEJE TEMATICO Nº 2

COMPONENTES

CARACTERISTICAS

CLASIFICACION

CONSERVACION

DEFINICION

PROBLEMATICA

ARCHIVO

CONTENIDO

INFORMACION

CONTEXTO

METADATO

MULTIMEDIATICO

INTERACTIVO

DOCUMENTOS

INTERNET

INTERACTIVO

VOLATIL

DIGITAL

INTERACTIVO

INTERACTIVO

VENTAJAS

DESVENTAJAS

CODIGOS

INMEDIATEZTECNOLOGIA

ACCESIBLE

A

COMPLETO

SEGURIDAD

PROCESABLE

FACIL

LEGAL

INTERACTIVO

EJE TEMATICO 2 : “DOCUMENTOS ELECTRONICOS”

ADALBER BARBOSA RUEDACARLOS ALBERTO QUECANO PALMAR

GLORIA CECIL IA VELASQUEZ HERNANDEZNATALI JOHANA ARDILA CAMPOS

YULY PAOLA CELIS RAMOS

ProfesorJORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO

Ingeniero de S istemas

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOFACULTD DE C IENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, B IBLIOTECOLOGIA Y

ARCHIVISTICAGESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS – G1

BOGOTÁAgosto 19 de 2013

INDICE

•Introducción•Documento electrónico (Definición)•Componentes•Características•Clasificación•Problemática de la conservación de Documentos electrónicos•Documento electrónico de archivo•Webgrafía

Introducción

Con la elaboración de este taller se pretende que el estudiante en CIDBA, amplíe o fortalezca sus conocimientos, con respecto a los documentos electrónicos, las ventajas y desventajas que estos ofrecen a la hora de obtener la información requerida en un momento dado. Los documentos electrónicos guardan información producida, recibida, registrada o reunida, custodiada y administrada por una persona natural o jurídica, que son soporte de sus actividades resguardadas en medios magnéticos.

D O C U M E N T O

E L E C T R Ó N I C O

INTRODUCCION

EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO SOLUCIÓN A CORTO Y LARGO PLAZO EN ESTE MUNDO LLENO DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN.

DOCUMENTO ELECTRONICO

D O C U M E N T O

E L E C T R Ó N I C O

• El documento electrónico debe entenderse como toda expresión en un lenguaje natural o convencional, expresión grafica sonora o en imagen , recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos.

• Es un documento cuyo soporte o material es algún tipo de dispositivo electrónico y en el que el contenido esta codificado mediante algún tipo de código digital que puede ser leído o reproducido en algún medio magnético.

DEFINICIÓN

D O C U M E N T O

E L E C T R Ó N I C O

D O C U M E N T O

E L E C T R Ó N I C O

"Los documentos emitidos, cualquiera sea su soporte,

por medios electrónicos, informáticos o telemáticos

por las Administraciones Públicas, o los que éstas emitan como copias de

originales almacenados por estos mismos medios,

gozarán de validez y eficacia de documento

original siempre que quede garantizada su

autenticidad, integridad y conservación “.

COMPONENTES El D.E. se concibe, como un objeto de

información constituido por un grupo de componentes digitales que se trata, se gestiona y se conserva como una unidad.Entre sus componentes destacan el contenido informativo, su contexto, la estructura de ficheros y la firma electrónica, junto con los metadatos que se vinculan a cada uno de los componentes y procesos donde éstos se manifiestan. A efectos del tratamiento, la gestión y la conservación del documento, la suma de ellos constituye un único objeto electrónico.

D O C U M E N T O

E L E C T R Ó N I C O

•Contenido = Conjunto de datos en que se sustancia la información de un documento.

•Estructura = Conjunto de ficheros que, al representarse, constituye la manifestación del documento perceptible por un usuario.

•Firma = Conjunto de datos de identificación que sirve a la validación del contenido y la estructura de un documento, a los efectos de garantizar su autenticidad, integridad yfiabilidad.

•Metadatos = Conjunto de datos que proporcionan contexto al contenido, la estructura y la firma de un documento, y le procuran valor de evidencia.

Documento electrónico = (Contenido + Estructura + Firma) + Metadatos

COMPONENTES

D O C U M E N T O

E L E C T R Ó N I C O

CARACTERISTICAS

Características Funcionales:

Carácter Interactivo Este permite que el usuario pregunte por contenidos, ingrese

comentarios, modifique o agregue contenidos. Puede cambiar aspectos del formato a petición de quién

consulta, presentar parte de la información que contienen como respuesta a preguntas, o hacer que determinados programas subyacentes corran cuando el usuario manipule lugares, señales o aspectos del documento..

Gracias a las posibilidades antes descritas, el usuario puede establecer un cierto grado de comunicación con el documento electrónico: le transmite mensajes y el documento responde; el documento transmite mensajes al usuario y el usuario responde. El lector actúa sobre el documento y el documento reacciona; el documento actúa sobre el lector y el lector reacciona... En eso consiste la interactividad.

D O C U M E N T O

E L E C T R Ó N I C O

CARACTERISTICAS

Características Funcionales:

Carácter multimediático Este permite a quién los elabora, combine distintas formas

de presentar información en un sólo documento. Puede combinar texto con sonido; sonido con imágenes;

imágenes con texto, o las tres cosas simultáneamente. Puede describir conceptualmente un proceso, ilustrarlo con

animaciones en video, presentar sus consecuencias con fotografías y narrarlo paralelamente a la lectura del texto. Y el lector -o consultante- puede acceder por separado a cada presentación mediática, o percibirlas simultáneamente.

Permite combinar en un sólo ambiente las posibilidades del cuento o la poesía, con la ilustración de esos géneros con audiovisuales. O viceversa, combinar documentos audiovisuales con textos ampliamente explicativos o sugestivos... O simplemente combinar los medios expresivos de nuevas maneras para crear nuevos géneros.

D O C U M E N T O

E L E C T R Ó N I C O

CARACTERISTICAS

Características Funcionales:

Carácter hipertextual

Este permite establecer relaciones entre una palabra, o una frase que aparezca en un lugar -párrafo, página o sección- con otra palabra o frase en otro lugar del documento.

Esto permite "saltar" de un lugar a otro del documento y recorrerlo, consultarlo o leerlo de manera no "lineal” como se hacía en el documento tradicional. El lector o consultante navega por un documento que construye en el acto mismo de consultarlo, pero, bajo la condición de que el autor –o los múltiples autores- prescindan de su visón lineal del discurso y establezcan relaciones que rompan la secuencia tradicional de la consulta.

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CARACTERISTICAS

Características Funcionales:

Carácter “omniaccesible”

Este permite establecer "hiperrelaciones" entre documentos ubicados en distintos sitios Web, no importa la región o país donde se encuentren, permite que los documentos electrónicos, ubicados no importa donde, si están en un medio conectado en red con Internet, puedan ser accedidos desde cualquier otro lugar. Son, en consecuencia, accesibles desde todas partes; son "omniaccesibles".

Esta característica es básica en la construcción de la llamada World Wide Web (WWW o "telaraña mundial"). Cada Página Web que alguna persona, organización o institución coloca en una computadora conectada con Internet, puede ser accedida desde cualquier otro lugar del mundo.

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CARACTERISTICAS

Mutabilidad e Identidad :

Carácter “mutable”

• Los documentos electrónicos, especialmente los que se construyen para ser publicados y consultados en línea, son cambiados a menudo; tienen, en consecuencia, una gran mutabilidad.

Esta característica es muy ventajosa para producir y corregir documentos en, por ejemplo, un procesador de palabras pero, para documentos que se ofrecen a través de Internet, es un obstáculo: el documento que consultamos hoy, a lo mejor mañana ya no es el mismo; a lo mejor mañana ya no contiene la misma información. El documento que consultamos hoy en línea, a lo mejor mañana ya, por definición ya es otro documento.

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E L E C T R Ó N I C O

CARACTERISTICAS

Mutabilidad e Identidad :

Carácter “volatilidad”

Esta característica hace referencia a que un documento electrónico es fácilmente publicable para que el mundo entero lo pueda consultar. Pero así como es fácil publicarlo, es igualmente fácil sacarlo de circulación.

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E L E C T R Ó N I C O

•Los documentos electrónicos pueden ser de diversos tipos:

•Digitalizados: son los que se crean a partir de documentos impresos.

•Digitales para imprimir: son todos aquellos creados para ser impresos.

•Multimediaticos: Son creados para ser consultados desde un computador.

CLASIFICACIÓND O C U M E N T O

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•Otra clasificación el CCD (cuadro de clasificación documental), es válido para documentos físicos y electrónicos, ya que independientemente su soporte es el resultado de las mismas descripción de actividades de un organismo en función.

Para que esta descripción de actividades cumpla con el propósito de CCD se disponen las siguientes parámetros:

•FONDO: es el conjunto documental precedente de una institución o persona, es el resultado natural de la actividad que la institución realiza.

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•CÓDIGO: son claves integradas de números o números y letras. Es la herramienta para la relación de documentos entre si.

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E L E C T R Ó N I C O

• SERIE: Es la división de una sección, que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma función o actividad administrativa. Regulados por la misma norma de procedimiento, se refieren a un tema especifico.

• SECCIÓN : es la primera división en que se ordena un fondo, las cuales conforme al principio de procedencia y orden original se organizan de acuerdo a la estructura orgánica.

CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOSLa conservación de los

documentos electrónicos se debe enfocar a que sea un proceso a largo plazo, esto quiere decir que los documentos sobrepasen a la vida activa del sistema (hardware o software) y de los soportes.

El motivo primordial por el cual se conservan los documentos electrónicos es para mantener el valor probatorio de los mismos, así mismo se pretende ejecutar la reutilización de los documentos y de la información que estos contienen.

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E L E C T R Ó N I C O

Que el documento fue producido o recibido en el momento que se asegura que fue producido o recibido, que el proceso que lo produjo (ya sea un proceso humano o automático) fue el que sostenemos que fue, que el documento forma verdaderamente parte del sistema del que se afirma que forma parte, y que sus contenidos no han sido alterados de ninguna manera desde que pasó a formar parte del sistema de archivo.

Para que un documento electrónico se conserve este debe ser:

AUTENTICO :

Accesible e inteligible :

Que posean alguna tecnología, tanto hardware como software, que nos permite localizar documentos de interés y traducirlos a una forma en que los sentidos humanos puedan trabajar con ellos, como marcas en el papel o palabras en una pantalla. Así mismo que podamos encontrarle un sentido al documento y al significado que éste pretende transmitir.

que los documentos se puedan manipular, seleccionarlos y visualizarlos empleando criterios apropiados para su conservación al utilizar prestaciones similares o idénticas a las que existían en el sistema de producción de documentos originario.

Que sea posible extraer información de él o permitir de otro modo que interactúe con los sistemas modernos de procesamiento de información.

Completo :

Que el documento contenga todo lo que debe tener y que si hay algo que ya no deba estar este plenamente justificado. Así mismo que no contenga nada que no deba contener.

Procesable :

Potencialmente reutilizable :

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PROBLEMÁTICA DE LA CONSERVACIÓN DE

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOSDESARROLLO Y CAMBIO TECNOLÓGICO:

Los cambios están regidos por las tendencias del mercado, que suelen alejarse de nuestros requisitos a largo plazo, acceso estable a información auténtica e inalterable. Esto se da en dos aspectos: en el software de los sistemas de información que presentan nuevas versiones y el hardware que presentan nuevas versiones de los equipos con los que funcionan las aplicaciones.

Cambios en los soportes y en las tecnologías de conexión: nuevos formatos que hacen indispensable el uso de dispositivos que puedan leer los formatos más antiguos. Cambio de la estructura lógica con la que se graba la información; que se conoce como formato de fichero.

La solución más eficaz es la migración que abarca tanto el copiar documentos de forma periódica en nuevos soportes de grabación, del mismo o de diferentes tipos (esto se denomina “refrescar”), como pasar información de un formato a otro más actual.

RELACIÓN CON EL SISTEMA ORIGINARIO:

Aunque es indispensable contar con equipos que puedan leer los formatos antiguos las organizaciones deberán conservar los documentos electrónicos independientemente de los sistemas que los produjeron; esto porque los sistemas duran menos tiempo que los documentos, realizando 3 tareas: conservando los propios documentos, conservando la información contextual y conservando la relación entre los metadatos y los documentos.

RELACIÓN CON EL SISTEMA DE ACCESO:

Antiguamente el “acceso” a los documentos electrónicos significaba proporcionar medios para imprimirlos; hoy significa proporcionar copias en cintas o disquetes legibles por máquina, facilitar un acceso interactivo a través de Internet o proveer el acceso a los usuarios con un teléfono móvil u otro dispositivo portátil.

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METODOS DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Usar la “emulación” que consiste en que introducir en los sistemas informáticos más nuevos un software que les permite imitar (emular) hardware o software más antiguo.

También resulta necesario adoptar algún formato para los documentos conservados (y sus metadatos) independiente de cualquier sistema de software o hardware concreto. Lo ideal es que el formato elegido esté definido por una norma nacional o internacional. Esto evita dependencia con los proveedores de hardware o software para acceder a los documentos.

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E L E C T R Ó N I C O

Mantener la documentación en los sistemas originarios, para evitar inversiones en mecanismos de extracción o trasformación de formato, optando por utilizar el software original que produjo los documentos pero en un entorno informático distinto (normalmente en un hardware aparte).

DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO

Registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanecen en estos medios durante su ciclo vital; producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios archivísticos.Los archivos electrónicos deben cumplir con la norma establecida por el Archivo General de la Nación, según el acuerdo 005 de 2013, artículos 11, 16 y 17.

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E L E C T R Ó N I C O

Los Archivos Generales Territoriales en sus diferentes niveles deben estar disponibles al público para su acceso, a través de espacios de difusión y consulta de sus fondos en las páginas web, de los municipios, distritos y departamentos, si estos no disponen de medios tecnológicos, se debe publicar y mantener actualizada la Guía General del Archivo General Territorial o Archivo histórico institucional.

Ventajas

• Velocidad y facilidad de consulta.• Distribución en red.• Capacidad de mejorar imágenes de

documentos en mal estado.• Versatilidad en el manejo de

diferentes tipos de documentación.• Consulta de una misma información

por varios usuarios a la vez.

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Desventajas

• Conservación: los medios de almacenamiento digitales no han sido diseñados con miras a una larga permanencia.

• Requieren personal altamente calificado para adelantar procesos de digitalización exitosos

• Vertiginosa obsolescencia tecnológica• Dependencia tecnológica: los diseñadores

de programas no dan la posibilidad de cambiar elementos para mejorar para mejorar el rendimiento

• Accesibilidad: el cambio en los formatos de almacenamiento puede impedir la consulta cuando no se cuenta con las herramientas usadas al ingreso.

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Aspectos Legales

• Ley 527 de 1999 o la Ley de Comercio Electrónico y la Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivo, en el párrafo 1 del artículo 19, donde establece la obligación de garantizar la autenticidad, integridad y la inalterabilidad de la información allí consignada, aspectos no del todo resueltos por la tecnología.

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CONCLUSIONES

• Los documentos digitales son unidades de información, cuyo contenido puede estar representado en forma de textos, sonidos, gráficos e imágenes fijas o en movimiento, registradas en un medio magnético.

• La búsqueda de la información, no solo se encuentra en los documentos en papel, sino a través de medios electrónicos, encontrados con facilidad en la red.

• Hoy día se puede encontrar toda la información que se requiere de forma fácil, pero no muy segura en algunos portales que ofrece el internet.

 

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E L E C T R Ó N I C O

• ACUERDO NO 027-2006. [Internet]. [citado 16 de agosto de 2013]. Recuperado a partir de: http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2013

• ARCHIVO ELECTRÓNICO. [Internet]. [citado 16 de agosto de 2013]. Recuperado a partir de: http://web.certicamara.com/media/32208/archivoelectronico.pdf

• CARTILLA DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL. [Internet]. [citado 16 de agosto de 2013]. Recuperado a partir de: http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=4395

• CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA: DOCUMENTOS ELECTRONICOS. [Internet]. [citado 16 de agosto de 2013]. Recuperado a partir de: http://preservandoparaelfuturo.org/ceroPapel/Guia3-DocumentosElectronicos.pdf

• CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL. [Internet]. [citado 16 de agosto de 2013]. Recuperado a partir de: http://www.ecured.cu/index.php/Clasificaci%C3%B3n_documental

• DOCUMENTO ELECTRÓNICO. [Internet]. [citado 16 de agosto de 2013]. Recuperado a partir de: http://www.monografias.com/trabajos7/delec/delec.shtml#def#ixzz2bpDhmxVi

• DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS: MANUAL PARA ARCHIVEROS. [Internet]. [citado 16 de agosto de 2013]. Recuperado a partir de: http://www.mcu.es/archivos/docs/documentosElectronicos.pdf

• DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Y SUS CARACTERÍSTICAS. [Internet]. [citado 16 de agosto de 2013]. Recuperado a partir de: http://capacitacion404olygaby.blogspot.com/2011/05/documento-electronico-y-sus.html

• PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO. [Internet]. [citado 16 de agosto de 2013]. Recuperado a partir de : http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=8916

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