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WEBAFFILIGUE-ASSOCIATION

RENOUVELER DES ADHESIONS _________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________ V01/06/2018 Assistance technique nationale – www.affiligue.org

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POUR L’UTILISATEUR.TRICE DU WEBAFFILIGUE-ASSOCIATIONERREUR ! SIGNET NON DEFINI.

Cas 1 : l’utilisateur.trice reçoit une demande de renouvellement d’adhésion par internet 2

Cas 2 : l’utilisateur.trice renouvelle une adhésion manuellement depuis la liste des adhérents 6

Cas 3 : l’utilisateur.trice ajoute de nouveaux adhérents.es 8

Cas 4 : l’utilisateur.trice télécharge un fichier de nouveaux adhérents 2018/2019 15

Validation des adhésions par la Fédération 17

Historique des transferts à la fédération : 18




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Le Webaffiligue-Association est accessible aux adhérents.es identifiés.es comme : Président, trésorier ou gestionnaire Web. Pour accéder au Webaffiligue-Fédération, l’utilisateur.trice ira cliquer sur ce menu pour basculer de l’espace Adhérent à l’espace Association.

Pour gérer ses adhérents, l’utilisateur.trice ouvre son menu « Mes adhésions => Gérer mes adhérents.es ». Il.elle va pouvoir : consulter / modifier/ ajouter / masquer / renouveler des adhérents. Pour connaître en espace en trop détail les fonctionnalités du menu « gérer mes adhérents.es » consulter l’aide en ligne accessible par le bouton ?. Pour accéder à la saison 2018/2019 (pendant la période du 01/06 au 31/08), l’utilisateur.trice doit rechercher la saison 2018/2019 pour activer la colonne de renouvellement des adhésions 2018/2019 :

Cas 1 : l’utilisateur.trice reçoit une demande de renouvellement d’adhésion par internet L’utilisateur.trice peut recevoir des demandes de renouvellement d'adhésion faites par ses adhérents.es ayant utilisé leur espace Webaffiligue-Adhérents. L'information est portée à l'attention de l'utilisateur.trice lorsqu’il.elle ouvre le menu "Adhérents=>Gestion des adhérents" : un message d'alerte l’informe que des demandes d’adhésion par internet non traitées sont en attente :




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Si l’utilisateur.trice répond OUI au message, il.elle est basculé.e sur le menu suivant : "Mes adhésions => Demandes d’adhésion reçues par internet" qui fait apparaître les demandes à traiter.

L’utilisateur.trice peut consulter/modifier, envoyer ou refuser chaque demande en cliquant sur les pictos de chaque ligne (la fonction de rejet est expliquée dans le déroulé de ce document).

Si l’utilisateur.trice veut valider toute une liste d’adhésions par internet (au lieu de les cocher une par une), espace en trop elle peut cliquer suer le bouton « Tout envoyer » qui se charge de cocher toutes les lignes disponibles.

Quand l’utilisateur.trice a terminé de sélectionner les adhérents.es qu’elle accepte de renouveler, elle clique sur le bouton " Transférer les modifications à la fédération" en haut de liste pour transférer immédiatement ces demandes à la Fédération.

L’utilisateur.trice peut ensuite ouvrir son menu de gestion de ses adhérents.es (Menu Adhérents=>Gérer mes adhérents") pour faire l'enregistrement manuel d'autres demandes de renouvellement d'adhésion.

Les adhérents que l’utilisateur.trice vient de valider apparaitront avec l’état « En cours » :




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Spécificités liées à la demande de licence UFOLEP : Le code du sport impose une procédure de gestion différente : le responsable associatif doit transmettre la demande de renouvellement de licence Ufolep signée par l’adhérent ainsi que le certificat médical s’il est nécessaire. Le Webaffiligue facilite cette procédure car il indique à l’utilisateur les documents à vérifier par une notification dans les colonnes « bulletin d’inscription » et « certificat médical. »

Si l’adhérent a transmis ces documents au format papier, l’utilisateur.trice verra une case à cocher pour confirmer avoir en main ces documents (qui seront transmis à la fédération par courrier ou par mail si le responsable associatif peut les scanner)

Si l’adhérent a enregistré la copie numérique de chaque document, la case à cocher est remplacée par le picto de consultation du document. En cliquant dessus, l’utilisateur.trice fait apparaître le document qu’il peut choisir de valider ou non.

En cliquant sur ces boutons, la prévisualisation des documents scannés apparaît à l’écran :




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Pour valider que le document est correct, l’utilisateur.trice doit cliquer sur le bouton en bas de page "Valider le bulletin d’inscription". Si l’utilisateur.trice ne veut pas valider ce document car il est non conforme, il suffit de cliquer en haut à droite de la fenêtre pour la refermer sans validation).

Remarque : l’utilisateur.trice peut imprimer ou télécharger le document si besoin en utilisant les boutons en haut à droite de la fenêtre :

A la fermeture du document, la ligne de cet adhérent affiche que le bulletin est validé.

Si les documents nécessaires à la demande de licence ont été validés par l’utilisateur.trice, le bouton « Envoyer » devient disponible pour faire le transfert à la fédération.

Si l’utilisateur veut refuser une demande d'adhésion par internet

Dans le cas où les documents sont absents, incorrects ou que l’utilisateur ne souhaite pas renouveler un adhérent, l’utilisateur.trice doit cliquer sur le bouton POUBELLE

L’association doit renseigner un motif de rejet dont l'adhérent.e pourra prendre connaissance dans son espace webaffiligue-adhérent :




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Dès que l’association clique sur le bouton « Valider » : L’adhérent.e disparait de la liste des demandes d’adhésion par internet à traiter.

L’adhérent.e reçoit immédiatement un mail lui notifiant le refus de l’association et la raison de ce refus :

En complément, afin de rappeler à l’association qu’il y a eu une demande d’adhésion pour la saison en cours pour cet.te adhérent.e et qu’il y a eu un problème, s’il.elle consulte par la suite le menu "Adhérents =>Gestion des adhérents"

Une alerte s'affiche sur la ligne de l'adhérent.e dont l'adhésion a été refusée :

Cas 2 : l’utilisateur.trice renouvelle une adhésion manuellement depuis la liste des adhérents Il.elle ouvre le menu « gérer mes adhésions » pour accéder à la liste des adhérents.es :

L’utilisateur peut renouveler les adhésions des adhérents qui ont les états d’adhésion suivants :

Adhésion 2018/2019 non encore renouvelée

L’adhérent commence son renouvellement

d’adhésion par le web

Le responsable associatif a rejeté une demande de licence Ufolep incomplète

La Fédération rejette une demande de licence ufolep incomplète

Le responsable associatif a refusé une demande web d’un adhérent

Pour renouveler un adhérent.e d’une saison précédente, il faut cliquer sur un élément de sa ligne et le message suivant apparait :




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3 gestions différentes en fonction des activités choisies par l’adhérent.e.

Si l’adhérent.e est culturel.le, licencié.e USEP Adulte ou licenciées.e Ufolep Dirigeant : il n’y a pas d’autre information à renseigner, la demande est immédiate.

Si l’adhérent.e est licencié.e USEP enfant : une fenêtre s’ouvre pour demander quel est le nouveau niveau de l’enfant

Si l’adhérent.e est licencié.e Ufolep Officiel non pratiquant ou Pratiquant : une fenêtre s’ouvre pour compléter les informations nécessaires à la prise de licence

Chaque demande d’adhésion faite pour la nouvelle saison apparait avec la mention « Adhésion : a transférer fd » et indique que c’est maintenant à la fédération de valider cette adhésion.




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Quand l’utilisateur.trice a terminé de faire toutes ses demandes de renouvellement d’adhésion, avant de passer à une autre action, il.elle doit transférer l’ensemble de ces demandes à la Fédération en cliquant sur le bouton rouge de « Transfert à la Fédération »

Une fenêtre apparaît, précisant ce qui va être transféré :

En répondant OUI, les demandes sont transmises immédiatement et changeront d’état d’adhésion pour « en cours ».

Cas 3 : l’utilisateur.trice ajoute de nouveaux adhérents.es Quand l’utilisateur.trice ouvre le menu « gérer mes adhérents.es », la liste de tous les adhérents.es de l’association apparait. Pour ajouter un nouvel adhérent.e, il faut cliquer sur le bouton « ajouter un adhérent ».




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Une fenêtre apparait pour demander à l’association de renseigner les prénom/nom/date de naissance de la nouvelle personne à saisir.

Cette fenêtre permet de faire une recherche sur la base départementale des adhérents pour vérifier que cette personne n’existe pas déjà dans une autre association :

Si la personne n’existe pas dans Webaffiligue, l’association bascule sur le formulaire complet de saisie : Coordonnées, activités et autres informations nécessaires à l’adhésion.

(le N° d’adhésion est noté « en attente d’attribution » et confirme que c’est un.e nouvel.le adhérent.e. Le numéro sera obtenu lorsque l’adhésion aura été validée par la fédération)

Si la personne existe dans Webaffiligue : on lui propose de reprendre les éléments connus de la personne (numéro d’adhésion et coordonnées) ce qui permet ensuite à l’association de compléter les activités et autres informations nécessaires à l’adhésion.




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Attention : si la personne est déjà adhérente de l’association, un message d’erreur s’affichera. L’utilisateur.trice devra aller rechercher cet adhérent dans sa liste.

Le formulaire de saisie de l’adhésion est presque identique à celui que peut mettre à jour l’adhérent dans son webaffiligue-adhérent, l’ajout de l’onglet « Rubriques » utilisables par l’association est modifiable.

L’utilisateur.trice commence par mettre à jour les coordonnées dans le premier onglet « Informations personnelles » : (Attention à l’orthographe des noms / prénoms / date de naissance. Ils ne seront modifiables que par la Fédération une fois que la fiche aura été validée).




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L’utilisateur.trice vérifie les informations indiquées et peut les compléter. A noter qu’il.elle peut ajouter sa photo qui sera accessible à l’association et à la fédération, elle s’imprimera sur sa carte/licence. L’onglet « Rubriques » est accessible à l’association qui veut l’utiliser pour ajouter des informations complémentaires sur ses adhérents.es (pour plus d’information consulter le menu Paramétrage => Définition des vos rubriques « assos »)

Si l’association propose des activités culturelles, l’onglet « Activités culturelles » permet de modifier/ajouter/supprimer des activités :

Pour ajouter une activité, l’utilisateur.trice clique sur la liste déroulante qui affiche uniquement la liste des activités pouvant être pratiquées, il.elle choisit une activité et clique sur le bouton « ajouter cette activité ».

La liste des activités culturelles est mise à jour :

L’utilisateur.trice peut ensuite ajouter ou supprimer des activités.




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Si l’association propose des activités Ufolep, l’onglet « Activités sportives » apparaît :

Spécificités liées à la demande de licence UFOLEP : L’utilisateur.trice doit vérifier et mettre à jour le type de licence demandée.

Pour le choix de statut de la licence :

Le non pratiquant (Dirigeant ou Officiel) est une fonction d’encadrement ou de gestion. La pratique de l’activité n’est pas possible.

Pratiquant : Animateur, Officiel ou Sportif pratique l’activité régulièrement. La saisie des activités pratiquées est obligatoire car ce sont les activités garanties par l’assurance APAC (dans le cas où l’association propose les garanties auprès de l’APAC)

Pour le choix du statut « Officiel non pratiquant » ou « Officiel pratiquant », il faut se référer à la liste fournie par l’Ufolep qui précise que la licence est toujours « Officiel pratiquant » sur les activités suivantes : Basket Ball : arbitre, Football : arbitre / arbitre assistant, Gymnastique Artistique : entraineur à la parade ou en situation de pratique de démonstration, Rugby : arbitre / arbitre adjoint. ».

L’utilisateur.trice peut ajouter/supprimer des activités. Il.elle clique pour visualiser la liste des activités sportives proposées par son association et appuie sur le bouton « ajouter cette activité » :




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En fonction des activités choisies, il peut être nécessaire de renseigner une date de certificat médical.

L’utilisateur.trice peut scanner le certificat médical de l’adhérent.e pour éviter de le remettre en format papier.

Quelques rappels de base sur l’obtention de la licence Ufolep :

Pour une première demande de licence Ufolep, un certificat médical de non contre indication à la pratique du sport doit être fourni.

En cas de renouvellement de licence Ufolep pour une saison supplémentaire, un texte apparait en haut de page pour guider l’utilisateur dans la procédure de renouvellement. Pour résumé : l’adhérent.e devra renseigner un questionnaire de santé si les activités pratiquées l’autorisent (les activités relevant du risque R6 Auto et Moto nécessitent la production d’un certificat médical annuel).

L’ajout d’activité en cours de saison est possible sans présentation d’un certificat médical complémentaire (si les activités pratiquées l’autorisent)

Pour respecter le code du sport (Art L321-4) concernant l’information sur la nécessité de souscrire une couverture assurance pour sa pratique sportive, l’adhérent.e devra imprimer son bulletin de renouvellement de licence Ufolep pour la signer. Il faudra transmettre ce document à son responsable associatif pour qu’il puisse valider sa demande.




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Si l’association propose des activités Usep, l’onglet « activités Usep » peut être mise à jour :

Lorsque l’utilisateur.trice a terminé de consulter les différents onglets de sa fiche, il.elle clique sur l’onglet « récapitulatif » pour relire les informations saisies :




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Pour finir la mise à jour de la demande d’adhésion, l’utilisateur.trice clique ensuite sur « Enregistrer » en bas de page. La liste des adhérents de l’association apparait à nouveau avec le nouvel adhérent :

Les nouvelles personnes sont identifiées par la mention « N° adhérent : en attente ». C'est-à-dire qu’il sera fourni par la fédération quand l’adhésion aura été validée et la mention « Adhésion : à transférer FD » apparait pour permettre à l’utilisateur.trice d’identifier les demandes adhésions à transmettre à la fédération pour traitement. Quand l’utilisateur.trice a terminé de procéder à toutes les demandes de nouvelles adhésions, avant de passer à une autre action, il.elle doit transférer l’ensemble de ces demandes à la Fédération en cliquant sur le bouton rouge de « Transfert à la Fédération »

Une fenêtre apparait en affichant le récapitulatif des données à transférer :

En répondant OUI, les demandes sont transmises immédiatement et changeront d’état d’adhésion pour « en cours ».

Cas 4 : l’utilisateur.trice télécharge un fichier de nouveaux adhérents 2018/2019 L’utilisateur.trice a la possibilité d’intégrer un fichier Excel ou un fichier .csv ou . txt (provenant de leur logiciel de gestion de leur association) pour transférer sans saisie les données sur leurs adhérents culturel, licenciés ufolep ou usep.




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Le fichier doit contenir :

Le nom des entêtes des colonnes sur la première ligne 7 colonnes obligatoires : Civilité / Nom / Prénom / Date de naissance / Adresse / Code postal / Ville 6 colonnes optionnelles : Complément d’adresse / Pays / Téléphone / Portable / Email Si le fichier a plus de 12 colonnes l’utilisateur n’a pas besoin de les supprimer, les données ne seront pas

utilisées par Webaffiligue. Il ne doit pas y avoir de rupture dans les lignes

Selon le type d’adhésions demandées, l’utilisateur.trice doit utiliser l’un des 3 menus à sa disposition :

Par exemple pour « socio-culturel – importer un fichier d’adhérents » Les activités culturelles présentes dans la fiche de l’association apparaissent. L’utilisateur.trice doit choisir les activités qui se feront par défaut affecter à l’ensemble des adhérents présents dans le fichier à intégrer.

Ensuite, l’utilisateur.trice doit aller chercher le fichier présent sur son ordinateur, en cliquant sur « choisir un fichier) :




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Une fois le fichier localisé, l’utilisateur.trice fait lire le fichier par le Web en cliquant sur « Lire l’entête du fichier ». Un tableau apparaît :

La première colonne « Entête » affiche les noms des colonnes La seconde colonne « Exemple », affiche un exemple des données affichées en ligne 2 La troisième colonne « Destination » les choix de correspondance

L’utilisateur.trice doit vérifier la correspondance proposée entre entêtes et les destinations et les mettre à jour/compléter si nécessaire. Il n’est pas obligatoire de choisir une correspondance pour chaque colonne. Quand l’utilisateur.trice a terminé, il.elle doit cliquer en bas de page sur le bouton

Validation des adhésions par la Fédération

Dès que la fédération aura validé les demandes d’adhésion transmises par l’association, la nouvelle date de saison apparaitra sur la ligne de chaque adhérent avec la mention « Etat= Validé » et les cartes d’adhésions et licences pourront être imprimées.




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Historique des transferts à la fédération :

L’utilisateur.trice peut retrouver l’historique de ses transferts à la fédération en consultant le menu « Mes adhésions = >historique des transferts à la fédé. »

L’état des traitements par la fédération apparait et l’association peut retrouver dans chaque fichier la liste des adhérents.es qu’elle a modifiés.es ou renouvelés.es.

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