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M G 6 8 5 1 P O M C y c l e T e s t 2 - A n s w e r K e y

P a r t A :

1 ) L i s t a n y 4 q u a n t i t a t i v e f o r e c a s t in g t e c h n i q u e s .

- J u r y o f e x e c u t i v e o p i n i o n .

- D e l p h i m e t h o d .

- S i m p le m o v in g a v e r a g e .

- W e i g h t e d m o v in g a v e r a g e .

2 ) W h a t d o y o u m e a n b y a s t r a t e g y ?

A s t r a t e g y m a y a l s o b e d e f i n e d a s a s p e c i a l t y p e o f p l a n p r e p a r e d f o r m e e t i n g

t h e c h a l le n g e s p o s t e d b y t h e a c t iv i t i e s o f c o m p e t i t o r s a n d o t h e r e n v i r o n m e n t a l fo r c e s .

3 ) D e f i n e p l a n n i n g p r e m i s e s .

P l a n n i n g p r e m is e s a r e a s s u m p t i o n s t h a t s h o u ld b e m a d e a b o u t th e v a r i o u s

e l e m e n t s o f t h e e n v i r o n m e n t . I t p r o v i d e s t h e b a s i c f r a m e w o r k i n w h i c h p l a n s o p e r a t e .

T h e s e p r e m i s e s m a y b e i n t e r n a l o r e x t e r n a l . I n t e r n a l p r e m is e s i n c l u d e o r g a n i s a t i o n a l

p o l ic i e s , r e s o u r c e s o f v a r i o u s t y p e s , s a l e s f o r e c a s t s a n d t h e a b i l i t y o f t h e o r g a n i s a t i o n

t o w i t h s t a n d t h e e n v i r o n m e n t a l p r e s s u r e . E x t e r n a l p r e m is e s i n c lu d e t h e t o t a l f a c t o r si n a t a s k e n v i r o n m e n t , s u c h a s p o l i t i c a l , s o c i a l , te c h n o l o g i c a l , c o m p e t i t o r s , p l a n s a n d

a c t io n s , a n d g o v e r n m e n t p o l i c i e s , e t c . . .

4 ) W h a t i s e x p e c t e d v a l u e o f p e r f e c t i n f o r m a t i o n ?

E x p e c t e d v a l u e o f p e r fe c t i n f o r m a t io n i s c a l c u l a te d b y s u b t r a c t in g t h e

e x p e c t e d v a l u e w i t h t h e e x i s t i n g i n f o r m a t i o n f r o m e x p e c t e d v a l u e w i t h p e r f e c t

i n f o r m a t io n .

5 ) E x p l a i n t h e t e r m d e c i s i o n a n d d e c i s io n - m a k i n g .

A d e c i s i o n m a y b e a d i r e c t i o n t o t h e o t h e r t o d o o r n o t t o d o . D e c i s i o n - M a k in g

i s d e f in e d a s t h e p r o c e s s o f c h o o s i n g a c o u r s e o f a c t i o n f r o m a m o n g o t h e r

a l t e r n a t i v e s t o a c h i e v e a d e s i r e d g o a l . I t is o n e o f t h e f u n c t i o n s o f m a n a g e m e n t a n d

a l s o a c o r e p r o c e s s o f p l a n n i n g . T h e m a n a g e m e n t e x e c u t iv e t a k e s a n u m b e r o f

d e c i s i o n s e v e r y d a y . T h u s , a d e c i s i o n m a y b e r a t i o n a l o r i r r a t i o n a l . T h e r e a r e n u m b e r

o f a l t e r n a t iv e s a v a i l a b l e t o t h e m a n a g e m e n t . T h e b e s t o n e i s s e le c t e d a m o n g t h e

a v a i l a b l e a l te r n a t iv e s .

6 ) W h a t d o y o u u n d e r s t a n d b y e f f e c t i v e o r g a n i s i n g ?

E f f e c t iv e o r g a n i z i n g f o c u s e s o n f in d i n g m i s t a k e s i n p r e s e n t o r g a n i z i n g a n d

a v o i d i n g s u c h m is t a k e s b y a p r o p e r p l a n n i n g . E f f e c t i v e o r g a n i z in g a v o id s

o r g a n i z a t i o n a l in f l e x i b i l i t y a n d m a k e s t h e s t a f f w o r k e f fe c t i v e l y b y a v o i d i n g c o n f l i c t s b y

c l a r i f ic a t io n .

7 ) D e f in e t h e t e r m s c a l a r c h a i n .

T h e c h a in o f s u p e r io r s r a n g i n g f r o m t o p m a n a g e m e n t t o th e b o t t o m

m a n a g e m e n t i s c a l le d a s c a l a r c h a i n .

8 ) W h a t i s m e a n t b y d e l e g a t i o n o f a u t h o r i t y ?

D e l e g a t io n o f a u t h o r it y i s a p r o c e s s w h i c h e n a b l e s a p e r s o n t o a s s i g n w o r k s

t o o t h e r s a n d d e le g a t e t h e m w i t h a d e q u a t e a u t h o r i t y t o d o i t .

9 ) W h a t a r e t h e s t e p s in v o l v e d i n m a n p o w e r p l a n n i n g ?

o F o r e c a s t i n g m a n p o w e r n e e d s .

o P r e p a r in g m a n p o w e r i n v e n t o r y .

o I d e n t i f y i n g m a n p o w e r g a p s .

o M a n p o w e r P r o g r a m m e .

1 0 ) W h a t is g r o u p i n t e r v i e w ?

A l l t h e c a n d id a t e s m a y b e t o g e t h e r i n a r o o m a n d t h e y m a y b e i n t e r v i e w e d .

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P a r t - B :

1 1 ) E x p l a i n w h a t a r e s t e p s i n v o l v e d i n s t r a t e g i c P l a n n i n g ?

T h e s t ra t e g i c p l a n n i n g p r o c e s s c o n s i s t s o f f o l l o w in g s t e p s :

1 ) M i s s i o n o b j e c t i v e s : -

S t ra t e g i c p l a n n in g s t a r ts a t d e t e r m i n a t io n o f o r g a n i s a t i o n o b j e c t iv e s . It

i s th e e n d r e s u l t w h i c h t h e o r g a n i s a t i o n t r ie s t o a c h i e v e . A c o m p l e te p r o c e s s

i s g i v e n i n t h e f i g :

2 ) E n v i r o n m e n t a l a n a l y s i s : -

O r g a n is a t io n m u s t k n o w w h a t k i n d o f e n v i r o n m e n t it w o r k s . L is t o f

f a c t o r s a n d t h e s t ra t e g i e s t o c o u n t e r th e m a r e t o b e f o r m u l a t e d i n t h i s s t a g e .

I t d e a l s o n e x t e r n a l f a c t o r s .

3 ) C o r p o r a t e a n a l y s i s : -

C o n c e r n e d w i t h t h e i n t e rn a l fa c t o r s o f th e o r g a n i s a t i o n . T h e S W O T

t e s t s o f t h e o r g a n i s a t i o n a r e d o n e a n d t h e p l a n s a r e f o r m u l a t e d t o d e v e l o p

t h e m o n t h e b a s i s o f t h e t e s t r e s u l ts .

4 ) I d e n t i f ic a t io n o f a l te r n a t iv e s : -

S t r a te g i c a l te r n a t i v e t o b e d e v e lo p e d o n t h e b a s i s o f b o t h t h e i n t e r n a l

a n d t h e e x t e r n a l e n v i ro n m e n t . T h e a l t e r n a t iv e s o b j e c t i v e s a r e b a s e d o n

o r g a n i s a t i o n a l m i s s i o n a n d o b je c t iv e s .

5 ) S t r a t e g i c D e c i s i o n M a k i n g :

T h i s s ta g e h a s t o d e c i d e t h e a c c e p t a b l e a l t e r n a t iv e a m o n g s e v e r a l

a l te r n a t iv e s . It c h a n g e s b a s e d o n p e r s o n a l l i k i n g a n d d i s l ik i n g .

6 ) I m p l e m e n t a t i o n , R e v i e w a n d c o n t r o l : -

O n c e t h e s t r a t e g y h a s b e e n c h o s e n i t i s p u t in t o a c t i o n b y t r a n s l a t in g i t

i n t o ta c t i c a l a n d o p e r a t i o n a l p l a n s .

1 2 ) E x p l a i n t h e c o n c e p t o f f u n c t i o n a l a u t h o r i t y .

A c c o r d i n g t o K o o n t z a n d O D o n n e l l , F u n c t i o n a l a u t h o r i t y i s t h e r i g h t w h i c h a n

i n d i v id u a l o r a d e p a r t m e n t h a s d e l e g a t e d i t o v e r t o s p e c i a l iz e d p r o c e s s e s , P r a c t is e s ,

p o l ic i e s o r o t h e r m a t te r s r e la t in g t o a c t iv i t i e s u n d e r ta k e n b y p e r s o n n e l i n

d e p a r t m e n t s o t h e r th a n i t s o w n . I t i s g i v e n o r d e l e g a t e d t o a l o w e r m e m b e r o f t h e

o r g a n i s a t i o n b y h i s s u p e r io r .

I t a r is e s i n t h r e e f a c t o r s : -

o A s u p e r i o r d e l e g a t e s a u t h o r i t y .

o S k i ll e d w o r k m a n s h o w s th e li n e m a n a g e r h o w t h e i n f o i s u s e d .

o O t h e r d e p t . p e r s o n n e l m a y b e g i v e n t h e a b i li t y t o a u t h o r i s e h o w w o r k

h a s t o b e d o n e .

I t m a y b e g i v e n a s i n t h e f ig :

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A d v a n t a g e s : -

o P e r f o r m i n a m o r e r e s p o n s i b le w a y .

o S p e c ia l is t s t o g i v e a d v i c e .

o I t r e d u c e s b o r e d o m .

o R e d u c e w a s t e a n d a c c i d e n t s .

o R e d u c e s p r e s s u r e .

L i m i t a t i o n s : -

o C o o r d i n a t i o n i s d i f fi c u l t .

o V i o l a te s t h e p r in c i p l e o f u n i ty o f c o m m a n d .

o M a i n t a in i n g d i s c i p l in e i s d i f f i c u l t .

o M a k e s i n d u s t r ia l r e la t io n s h i p c o m p l e x .

o C o n f u s io n a b o u t a u t h o r i t y a m o n g w o r k e r s .

1 3 ) E x p l a i n t h e c o n c e p t o f d e c e n t r a l i s a t io n .

C e n t r a l i s a t io n a n d d e c e n t r a l is a t i o n r e f e r s t o t h e l o c a l i s a t io n o f d e c i s i o n

m a k i n g i n a n o r g a n i s a t io n c e n t r a l i s a t i o n m e a n s t h a t th e a u t h o r it y f o r m o s t d e c i s i o n s

i s c o n c e n t r a te d a t th e t o p o f th e m a n a g e r i a l h i e r a r c h y w h e r e a s d e c e n t r a l i s a t i o n

r e q u i re s s u c h a u t h o r i t y t o b e d i s p e r s e d b y e x t e n s i o n a n d d e le g a t i o n t h r o u g h a l l

l e v e l s o f m a n a g e m e n t .

T h e y a r e e x a c t o p p o s i t e b u t b o t h r e l a t e d t o e a c h o t h e r i n f e a t u r e s .

A d v a n t a g e s o f D e c e n t r a l i s a t i o n : -

o R e d u c e s b u r d e n o n t h e t o p m a n a g e m e n t .

o E n c o u r a g e s d e c i s io n m a k in g .

o I t f a c i l i t a t e s g r o w t h a n d d i v e r s i f ic a t i o n .

o I t e n a b l e s f a s t e r w o r k c o m p l e t i o n .

o I t e n c o u r a g e s th e w o r k e r s t o t a k e u p m o r e r e s p o n s i b i li t y .

o F a c i li t a t e s s e t t i n g u p o f p r o f it c e n t r e s .

D i s a d v a n t a g e s o f D e c e n t r a l i s a t io n : -

o I t i s d i f f i c u l t t o h a v e a u n i f o r m p o l ic y a n d p r o c e d u r e .

o I n c r e a s e s c o m p l e x i t y i n s t ru c t u r e .

o P o s s i b i l i t y o f d u p l ic a t i o n o f w o r k .

o I n c r e a s e s c o s t o f o p e r a t io n .

o R e q u i r e s h i g h d e g r e e o f s e l f - m o t iv a t i o n a n d s e l f - c o n t r o l b e c a u s e o f

a u t o n o m y g i v e n .

o L i m i t e d t o e x t e r n a l f a c t o r s l ik e l a b o u r u n i o n s , e t c

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1 4 ) D i s c u s v a r i o u s ty p e s s e l e c t i o n I n t e r v i e w s .

I n t e r v ie w i s t h e m o s t w i d e ly u s e d t e c h n i q u e o f e m p l o y e e s e l e c t i o n . E m p l o y m e n t

i n t e r v i e w s c a n b e d i v id e d i n t o t h r e e c a t e g o r i e s .

1 ) P r e l im in a r y i n t e r v i e w .

2 ) C o r e i n t e r v ie w .

3 ) D e c i s io n m a k i n g I n t e r v i e w .

1 ) P r e l im i n a r y I n t e r v i e w :

E x c h a n g e o f b a s i c in f o r m a t i o n b e t w e e n c a n d i d a t e a n d p e r s o n n e l m a n a g e r .

T h e r e a r e t w o t y p e s o f i n t e r v i e w i n t h i s k in d a s : -

o I n f o r m a l i n t e r v ie w .

o U n s t r u c t u r e d i n t e r v ie w .

2 ) C o r e I n t e r v i e w :

I t a n a l y s i s i n a n i n - d e p t h r e v i e w o f th e c a n d id a t e . T h i s i n v o l v e s : -

o B a c k g r o u n d i n f o r m a t i o n I n t e r v i e w .

o F o r m a l a n d s t ru c t u r e d i n t e r v ie w .

o S t r e s s I n t e r v ie w .

o G r o u p I n t e r v ie w .

o P a n e l I n t e r v ie w .

o D e p t h I n t e r v ie w .

3 ) D e c i s io n m a k i n g I n t e r v i e w :

I n t h i s i n te r v ie w , t h e i n t e r v ie w e r e x a m i n e s t h e i n t e r e s t o f t h e c a n d i d a t e i n t h e

j o b , C a r e e r p l a n n in g , p r o m o t i o n a l o p p o r t u n i t i e s , w o r k a d j u s t m e n t e t c . T h e

p e r s o n n e l m a n a g e r in t e r v ie w s t h e c a n d i d a t e s a c c e p t a n c e r e g a r d i n g s a l a r y ,

a l l o w a n c e s , b e n e f i t s , p r o m o t io n s e t c . T h e i n t e r v i e w e r s j o i n t ly i n f o r m t h e i r

d e c i s i o n o f th e c a n d i d a t e s p e r fo r m a n c e t o th e t o p m a n a g e m e n t w h o f i n a l l y m a k e

t h e d e c i s i o n .