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PMO Styles: Leaders a confronto

Project Management Office:

Risorse, Punti di Vista,

Pubblicazioni, Trend Milano 04/02/2019

Maria Cristina Barbero, PMP, PMI-ACP, CSM, PMO-Certified Practitioner, ICT PM UNI 11506:2013 Responsabile Centro di Eccellenza di Project Management di Engineering

Member of PMI Standards Advisory Group 2016-2020

Perchè parliamo di PMO?

“Only 1 in 10 organizations can deliver all of their strategic initiatives successfully, according a recent survey by The Brightline™ Initiative.

The next generation project management office (PMO) can help solve this execution problem. By partnering with the C-suite, it can help to close the gap between strategy design and implementation, and work to align employees who are skeptical of change”

PMI.org site, Capgemini (2018). The Next Generation PMO Ricardo Vargas Executive Director,

Brightline Initiative

Brightline™ Initiative A coalition dedicated to helping executives bridge the

expensive and unproductive gap between strategy design & delivery


Le strutture PMO nascono in forme diverse per rispondere alle necessità di allineamento strategico, governo complessivo e

uniformità di pratiche e reporting nei progetti

Il Project Management sia per ragioni storiche che per disallineamento culturale sul tema si presta ad “interpretazioni”

Formare in azienda i Project Manager si è dimostrato non sufficiente ad assicurare un approccio uniforme ai progetti nonché il loro successo

I Quality System aziendali sono fondamentali ma non sempre detengono la necessaria specializzazione in Project Management

I progetti nel loro insieme incidono significativamente su risultati / immagine delle aziende

Contenuti

Il Project Management Office nella PMBOK® Guide / APG

Un elemento poco considerato: Owner o Supplier?

Studi e Iniziative internazionali

Esperienze di riferimento

Esperienza in Engineering FILLING THE GAP

BETWEEN

IDEAS AND REALITY

Il Project Management Office nella PMBOK® Guide


SUPPORTIVE CONTROLLING DIRECTIVE

Un team di persone affiliate alla direzione qualità

Un team che – anche in autonomia – decide di raccogliere delle pratiche di riferimento e di diffonderle (Virtual CC, esperimento fatto in Engineering)

Gruppo che affianca i Project Managers nei progetti più rilevanti con ruolo di «Project Management Team»

Gruppo incaricato di redigere una metodologia, in collaborazione con strutture di training

Struttura che comprende i Project Managers dell’azienda e li impegna di volta in volta sui progetti

Esempi


AN AGILE PMO IS VALUE DRIVEN

AN AGILE PMO IS INVITATION ORIENTED

AN AGILE PMO IS MULTIDISCIPLINARY

Contenuti






BETWEEN

IDEAS AND REALITY


Author of the book:

“Project Management for Supplier

Organizations – Harmonizing the Project

Owner to supplier Relationship

Adrian TAGGART


Owner Organizations

Scelgono i progetti che fanno e attivano progetti per ottenere benefici possono fermarli o farli proseguire, devono conoscere costantemente il valore generato tramite i progetti nel loro insieme

Scelgono una propria modalità di governare i progetti (ruoli, processi) determinano le regole con cui si fa project management, definiscono una propria metodologia e stabiliscono la terminologia da adottare

Supplier Organizations

PMO: Punti di vista diversi tra Owner Organizations e Supplier Organizations

Conducono progetti secondo un contratto si attengono alle regole contrattuali definite e devono saper misurare l’aderenza agli accordi contrattuali

Si attengono alla modalità di governo progetti voluta dal cliente Devono essere capaci di «comprendere» il contesto di project management in cui si inseriscono e devono saper adattare le proprie best practice alle metodologie volute dal cliente

PMO: Supporta la gestione di portfolio aziendale, imposta metodologie e le diffonde

PMO: Diffonde la cultura di contract management, divulga best practices di project

management

Contenuti






BETWEEN

IDEAS AND REALITY

Il passato e la ricerca del 2010 Le pubblicazioni del 2013 PMO VALUE RING ProjectManagement.com


The Project Management Office (PMO): A Quest for Understanding

(Final Research Report)

January 29, 2010

Brian Hobbs (Author),

Ph.D. Aubrey Monique (Author)


G1: Monitoring and controlling project performance

G2: Development PM competencies and methodologies

G3: Multi-project management

G4: Strategic management

G5: Organizational learning – knowledge management

G6-7-8: Other groups

PMO Function

Percent of PMOs

that rated

function

important

G1 G2 G3 G4 G5 G6

1 Report project status to upper management 83% X

2 Develop and implement a standard methodology 76% X

3 Monitor and control project performance 65% X

4 Develop competency of personnel, including training 65% X

5 Implement and operate a project information system 60% X

6 Provide advice to upper management 60% X

7 Coordinate between projects 59% X

8 Develop and maintain a project scoreboard 58% X

9 Promote project management within organization 55% X

10 Monitor and control performance of PMO 50% X

11 Participate in strategic planning 49% X

12 Provide mentoring for project managers 49% X

13 Manage one or more portfolios 49% X

14 Identify, select, and prioritize new projects 48% X

15 Manage archives of project documentation 48% X

16 Manage one or more programs 48% X

17 Conduct project audits 45% X

18 Provide interface between management and customer 45% X

19 Provide a set of tools without an effort to standardize 42% X

20 Execute specialized tasks for project managers 42% X

21 Allocate resources between projects 40% X

22 Conduct post-project reviews 38% X

23 Implement and manage database of lessons learned 34% X

24 Implement and manage risk database 29% X

25 Manage benefits 28% X

26 Provide networking and environmental scanning 25% X

27 Recruit, select, evaluate, and determine salaries for project managers 22% X

PMO Gruppi di funzioni.xlsx


PMI (2013). The Impact of PMOs on Strategy

Implementation https://www.pmi.org/learning/thought-

leadership/pulse/impact-pmo-strategy-in-depth

PMI (2013). PMO Frameworks

https://www.pmi.org/learning/thou

ght-leadership/pulse/pmo-

frameworks

https://www.pmi.org/learning/thought-leadership/pulse/impact-pmo-strategy-in-depth












https://www.pmi.org/learning/thought-leadership/pulse/pmo-frameworks








2. Project-Specific PMO Servizi di project management come unità operativa temporanea per dare supporto ad un progetto o programma: gestione dell’informazione, coordinamento delle attività di governo, reporting e amministrazione.

4. Enterprise /Strategic /Corporate/ Portfolio/ Global PMO E’ responsabile dell’allineamento di progetti e programmi con la corporate strategy e supervisiona il raggiungimento dei benefici desiderati.

3. Project Support /Services Cura processi definiti centralmente abilitanti alla gestione continuativa dei progetti e programmi. Utilizza strumenti, pratiche e modelli di governo stabiliti centralmente e offre supporto amministrativo per poterli seguire.

1. Organizational Unit PMO Business Unit PMO/Divisional PMO/Departmental PMO - Servizi di project management a supporto di una specifica business unit o divisione dell’organizzazione: portfolio management, governance, supporto operativo ai progetti e alla condivisione di risorse umane.

5. Center of Excellence Center of Competency - E’ autore di methodologies, standards and tools per consentire ai Capi Progetto di operare al ameglio. E’ un centro di competenza di Project Managers (non solo di Project Management)


Standard, Metodi e Processi Definizione di metodologie e

framework; metriche associate Sviluppo e miglioramento processi

Project/Program Delivery Management Def, business goals Gestione scope/tempi/costi e risorse;

gestione risk, stakeholder e comunicazioni

Portfolio Management Prioritizzazione; allineamento alle

strategie; portfolio reporting Gestione risorse; analisi

opportunità; risk management

Talent Management Training, career paths, career

development, Capability/skills development Certificazioni e credenziali

Governance and Performance Management Knowledge

Management

Strategic Planning

Contenuti






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IDEAS AND REALITY


1 2

3

Contenuti






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IDEAS AND REALITY

Esperienza in Engineering

Introduzione profili personali di PMO Specialist

Collaborazione con le BU sui progetti di maggior rilievo e/o più rischiosi

Riferimento per utilizzo strumenti

Collaborazione nella definizione dell’organizzazione di progetto

Contatto e supporto ai Project Manager

Handbook metodologico / iniziative a fianco della nostra Academy

Q & A

PMO Styles: Leaders a confronto Maria Cristina Barbero Phone: +39 335 7189031

Mail: [email protected]


https://www.pmi.org/learning/library/project-management-

office-determine-type-6783

https://www.pmi.org/learning/library/project-management-office-determine-type-6783












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