planning intelligence præsentation sigma connectivity- lars villads krogh, marstrand

Marstrand A/S

Visuel portefølje-, ressource- og projektstyringBedre beslutninger i tide

Ønsker du mere information er du velkommen til at kontakteLars Villads Krogh mobil: 2614 4545 eller mail: [email protected]

© 2014 Marstrand Innovation A/S 2

Marstrand

Program:

1. Marstrand & Marstrand Planning Intelligence (MPI)2. Case: Sigma Connectivity AB3. Kort MPI demonstration4. Høre mere på vores stand 22. Lige ved hovedtrappen


FokusMI fokuserer med MPI på organisationer der håndterer en portefølje med et antal projekter af varierende kompleksitet hvor tidsstyring er kritisk og hvor ressourcestyring er nødvendig

MissionMissionen er at skabe markant højere produktivitet for vores kunder gennem effektiv understøttelse af samspillet mellem ledelse, planlægning og eksekvering

Marstrand


Porteføljeledere

Projektledere

Medarbejdere

Marstrand Planning Intelligence (MPI)


Marstrand Planning Intelligence (MPI)

Enkelthed

Transparens

Realistiske planer


Udvalgte referencer


Udfordringer

Alt for mange projekter: Er uklare i deres scope, indhold og prioritet Har urealistiske milepæle og leveringstider Respektere ikke den reelle menneskelige kapacitet

Konsekvenserne er ofte: Vigende respekt for ledelsens planlægning Demotivere medarbejdere og manglende disciplin Projekternes potentialet bliver ikke fuldt indfriet


Projektporteføljen

Der er en myriade af interne udviklingsaktiviteter i gang på samme tid og nye opstår

Der er ikke et samlet billedeover projekternes og deres indbyrdes sammenhængeOrganisationens

udviklingskapacitet er ikke en kendt størrelse

Mange medarbejder og mellemledere udtrykker en følelse af stress og spild fordi aktiviteterne falder over hinanden


Målsætninger

Undgå forskellige versioner af sandheden Skab en realistisk plan og få accept Klar og tydelig prioritering af projekterne


Hvem foretager prioriteringen af projekterne? Ledelsen Porteføljeledelsen Projektlederen Linjeledelsen Medarbejderen

Aktiv porteføljestyring

Hvem sikre allokeringen af ressourcerne

til projekterne?

Den store prioriterings opgave

Hovedparten af en virksomhed opgaver er knyttet til håndtering af ressourcer: I det enkelte projekt På tværs af projekter På tværs af afdelinger Over tid …… det er det der skaber udfordringerne og kompleksiteten


PMO

Projektledere

Medarbejdere

RollerRessource-

ejereLedelseLeverancer

Aktiv porteføljestyring


Porteføljestyring

Projekter:

• Behov for timer

• Estimat to Complete

• Status

• Mm

Projektledere

?

Ledig kapacitet

til projekter

Ledig kapacitet

til andre projekter

• Drift

• Sygdom

• Møder mm

Ressourceejere

Direktionen

Pr. mdr. de næste 3 måneder


Ressourceejerne:

Har ansvar for angivelse af forventet

kapacitet samt overholde aftalen om

levering (belægning)

Et fælles overblik?

Direktionen & Styregrupper

PMOKoordinering,

beslutningsgrundlag

Projektlederne:

Har ansvar for angivelse af terminer for

projektet og behov for timer (kapacitet) ,

logs, risici, issues og evt. økonomi

Nye projekter

Prioriteringer

Justeringer

Status

Estimate to Complete

Advarsler


Der er virkelig mange penge at hente, hvis man kan optimere sin

projektgennemførelse

Det kan man og det behøver ikke at være så svært

Projektgennemførelse


Ressourceejerne:

Har ansvar for angivelse af forventet

kapacitet samt overholde aftalen om

levering (belægning)

MPI Aktiv portefølje gennemførelse

Projektlederne:

Har ansvar for angivelse af terminer for

projektet og behov for timer (kapacitet) ,

logs, risici, issues og evt. økonomi

Direktionen & Styregrupper

PMOKoordinering,

beslutningsgrundlag


Visuel og aktiv porteføljestyring

G1 G2 G3 G4

Dream X


Porteføljeledere

Projektledere

Medarbejdere

Integration til eksisterende systemer

MPI og integration til øvrige systemerEksempler på MPI skærmbilleder


Porteføljestyring

Projekter er forskellige Visualisering af projekterne øger evnen til bedre prioriteringer


Kriterier:

1. Forsinkelser

2. Budgetoverskridelser

Forsinkelser

Bu

dg

eto

vers

kri

dels

. Me

ge

tIn

ge

n

Meget Ingen

Meget kritiskeprojekter

Ikke kritiskeprojekter

Porteføljeoversigt


Visning: Tidsafvigelse og økonomiafvigelserVisning: NPV og Urgency

Aktiv portefølje- og ressourcestyring

Meget kritiskeprojekter


Kriterier:

1. Antal timer allokeret

2. Antal opgaver allokeret

Antal opgaver

An

tal t

ime

rM

ange

Ikke nøgleressourcer

Mange Få

Få

Nøgle ressourcer

Stortbehov for produktivitet

Mindre behov for produktivitet

Ressourceoversigt


Risiko

Væ

rdi

Hø

jL

av

Høj Lav

Ressourcer/afd. teams etc. Projekter

Kan andre medarbejdereovertage opgaven?

Portefølje- og ressourcestyring

Tjek belastning

Rolle/type ressource

Antal opgaver

An

tal t

ime

r

Mange Få

Man

geFå


Differencer: Behov, aftale og leveret

Behov/timer for april

Aftalte timer for april

Leveret antal timer april


Belastningsoversigt

Ressourcer/roller sorteret efter belastning i Q2


Overblik over porteføljen og sammenhænge

Dash Boards, rapporter

Projekt Gantt

Forsinkelser i dage

Ove

rskri

de

lse

r i D

KK

.

Projekt diagram med trafiklys Ressource Gantt, flaskehalse


Eksempel på Dashboard/Cockpit

DreamX


Case


Case

Karakteristika:• Ca 250 ansatte• Ca 200 projekter pr. år• Projekterne er store og lange varighed op til 1-3 år• Projekterne planlægges hovedsagligt af projektlederne, der

planlægger på budgetressourcer (roller med kompetencer)• Antallet af budgetressourcer er omkring 20• Projekterne planlægges med få niveauer (ofte kun ét niveau)


Sigma Connectivit AB

Marstrand Planning Intelligence (MPI): • Blev gennemført i løbet af en 2-dages workshop og derefter en pilot med en lille gruppe,

hvor uddannelsen blev gennemført på 2-3 dage.• MPI anvendes af omkring 30 personer, projektledere og linjeledere• Projektledere opretter projekterne med behov i form af budgetressourcer og linjecheferne

”mapperne” de reelle ressourcer der skal opfylde behovet.• Forecast projekter oprettes og planlægges i MPI for at få en god prognose for ressourcerne• Tidligere blev der brugt mange forskellige Excel ark - med alle de udfordringer dette

indebærer

Resultater:• Fordelene ved MPI er mange, men det vigtigste er at alt planlægning nu er samlet ét sted

projektlederne og linelederne har samme billede og samme fælles forståelse af planen• Dette fører til projekter af højere kvalitet, bedre lønsomhed, medarbejdertilfredshed, etc.• Mere realistiske planer/prognoser for projekternes leveringstids, ressourcebelægning og

forventede indtægter


Belægning i timer

Belægning

Opgaver

Java prg. HW Ing. Audio

Kapacitet

Ressource planlægning

Budgetlægning af Rollen

Belægning af medarbejderen

Kapacitet bestemmes af:• Ugeprofil• Virksomheds kalender• Afdelingskalender• Personlig kalender


Tid

Januar Februar Marts

• Angiver behov for ressourcerne på rolleniveau eller gruppe af ressourcer• Hvornår der er behov for ressourcerne er angives i ugenummer/måned

Projektleder

Afd. /Linieleder

47 48 49 50 51 52

December

100 timerDesigner

250 timerHW Engineering

100 timerTest

Allokering af ressourcer

• Angiver hvem (navn) der skal på opgaven• Hvornår der skal arbejdes på opgave dag eller ugenummer

50 timerOle/Designer

50 timerJørgen/Designer


Projekt og ressourcer

Timer til rådighed

Projektleder

Afd./Teamleder


Ressourceoversigt

Timer til rådighedBehov for timer


Søgning efter ekstra kapacitet


Sigma Connectivity

Audio

Projekter hvor Audio indgår som Rolle/ressource

Budget Roller

Projekt vælges

Behov timer Audio

Projektnavn

Projekt behov (sum timer) alle roller


Sigma Connectivity.

Valgt Rolle

Jørgen

Jørgen

Behov Allokeret AdvarselValgt projekt

Audio

Valgt Individ

Roller bliver til individer


MPI demonstration

planning intelligence præsentation sigma connectivity- lars villads krogh, marstrand

Leadership & Management