1  * 

ClassDescriptionThis is an introduction to using Pivot Tables in spreadsheets, focusing on Microsoft Excel. Attendees should have a good 

basic knowledge of spreadsheets. 

ClassLengthOne and one‐half (1½) hours 

IntroductionPivot Tables make analysis of a spreadsheet much easier than poring through countless rows of information, often with 

just a little bit of information on each row. Pivot Tables can aggregate information and show a new perspective with just 

a few clicks. They can be thought of as a summary table of the original spreadsheet. 

Objectives Learn how to create a Pivot Table from a spreadsheet’s rows and columns 

Learn how to add and remove rows, and add and remove columns from a Pivot Table 

Learn how to change the calculations in a Pivot Table 

Learn how to quickly change formatting of a Pivot Table’s figures 

 

Thisisahandoutforyoutokeep.Pleasefeelfreetouseitfortakingnotes.

 

   

Pivot Tables

  2  * 

CreatingandManipulatingaPivotTableBefore creating a Pivot Table, you need data with which to work. Open the 

PivotTableWorksheet file from Documents. It contains fictitious information 

with the following fields: 

Voter Number (Voter Num) 

Precinct (Precinct) 

Age Group (Age Group) 

Last election in which a vote was cast (Last Voted) 

How many years they have been a registered voter (Years Registered) 

Ballot status (Ballot Status) 

With just one of the cells with data active (selected) or with all the cells with data selected, 

switch to the INSERT ribbon and in the Tables group on the far left side of the ribbon, click 

the PivotTable icon. 

You should see the Create PivotTable dialog box as 

shown at left. For this exercise, it should have 

Sheet1!$A$1:$G$4001 in the Table/Range field. 

 

Although you can place the Pivot Table on the 

same worksheet, the default of creating a new 

worksheet is strongly recommended. 

The checkbox next to ‘Add this data to the Data 

Model’ is for adding multiple tables/ranges to a Pivot Table. We won’t be using 

this feature. Click the OK 

button when ready. 

You should have a new 

worksheet created (‘Sheet2’), 

two temporary ribbons 

(PIVOTTABLE TOOLS – ANALYZE 

and PIVOTTABLE TOOLS – DESIGN) 

with the first one active, an 

area where the Pivot Table will 

be created on the left side of 

the worksheet and a panel on 

the right side labelled 

‘PivotTable Fields’ which, like 

all panels, can be dragged to a 

floating position (even outside 

the Excel window) or to the left 

side. 

 

   

Use this icon: to select a range of cells to be used for the Pivot Table. You can also enter the range to be used directly into the field. If configured, you can select ‘Use an external data source’.

Data comes first! Pivot Tables can only produce results as good as the raw data. Ensuring good data in the spreadsheet is essential.

  3  * 

Although you can place checkmarks next to the fields you want to use in your Pivot Table, Microsoft Excel’s ‘guesses’ as 

to where you want to use it are frequently incorrect. It is usually easier to drag the field from the top section into the 

lower sections where you want the data to be. 

After dragging the ‘Party’ field 

into the Columns section, the 

‘Precinct’ field into the Rows 

section, and the ‘Voter Num’ 

field into the Values section, 

you should have something like 

this image. 

 

 

 

Microsoft Excel has ‘guessed’ I 

want the ‘Voter Num’ field 

treated as numbers to be 

added together! What we want 

is a count of the voters. This 

can be easily accomplished. 

Click the down‐pointing 

triangle to the right of the ‘Sum 

of VOTE NUM’. 

A menu of choices will open, 

click on ‘Value Field Settings…’.  

This opens the Value Field Settings dialog box 

(shown at left). Since we want a count of the 

voters instead of a total of their ID numbers, click 

on the ‘Count’ option. 

This will change the ‘Custom Name’ from ‘Sum of 

VOTER NUM’ to ‘Count of VOTE NUM’. 

 

Click the OK 

button. (The result is on the next page.) 

 

 

   

  4  * 

Here is our first Pivot Table, 

showing the number of voters 

by party by precinct. 

 

One of the strengths of Pivot 

Tables is the ability to change 

the way information is 

presented. 

If we want to know the 

percentage of each party in 

each precinct, instead of just 

raw counts, we only need to 

right click on any of the values 

in the Pivot Table to open a 

context menu, move the 

mouse pointer to ‘Show Values 

As’ to open its submenu, then 

move to ‘% of Row Total’ and 

click on it. 

 

The result will be something like this: 

With this view, you can quickly identify the precinct 

where Republican voters are in the majority. 

If, instead of selecting ‘% of Row Total’, we select ‘% 

of Column Total’, we can see how much each precinct 

means to each party (next page). 

 

   

  5  * 

 

Of course, politicians really care about actual votes, 

so right click in the region of percentages, move to 

the ‘Show Values As’ to open its submenu, then click 

on ‘No Calculation’. (The Pivot Table should again be 

like the image at the top of the previous page.) 

 

What if we want to limit our look to those who 

voted in the previous two elections? This is where 

Filters are used. Drag the ‘Last Voted’ field into the 

Filters section. 

None of the numbers have changed, but cells A1 

and B1 have gained information for filtering. Cell A1 

contains the name of the field for filtering; cell B1 

contains the contents of the 

filter with a down‐pointing 

arrow for a drop down menu. 

Click on the arrow to open the 

menu: 

Since we want the last two 

elections, place a checkmark 

next to ‘Select Multiple Items’ 

so we can select the items we 

want. Remove the checkmarks next to the elections 

in 2010 and 2012, then click the OK button. 

   

  6  * 

The Pivot Table is updated with 

the filter just selected and 

applied. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Additional filters can be added. 

After dragging the ‘Age Group’ 

field into the Filters section, 

and then selecting ages above 

51, we get this: 

 

 

Removing items from the 

Filters section or Columns 

section or Rows section or 

Values section is easy. Just 

drag it out of the section with 

the mouse and then release.

  7  March 2016 

UsingConditionalFormattingtoHighlightValuesSuppose the Republicans only have enough resources to target five precincts. They want to know which five precincts 

have had the most Republican voters the past two elections. They don’t want to filter by age group. So we will drag the 

‘Age Group’ out of the Filters section. Next, select the cells in the Republican column for each of the 23 precincts (it 

should be cells F6 through F28). Then, switch to the HOME ribbon, find the Styles group, and click on Conditional 

Formatting, slide down to ‘Top/Bottom Rules’, then over to ‘Top 10 Items…’. 

 

The Top 10 Items dialog box opens with the ten largest numbers 

highlighted (actually 12 items here because of a three‐way tie for 10th 

place). Click on the down‐pointing arrow to the right of 10 five times to 

reduce the value to 5 (or click on the 10 and enter 5). As the number is 

reduced, the number of highlighted cells is reduced. If desired, change the 

color scheme with the drop‐down menu:  

 

You should see something like this; 

the highlighted cells clustered 

towards the bottom. 

 

 

 

 

 

 

 

Questions? Feel free to contact Ross Valentine at rvalentine@gpld.org or call the library at 630.232.0780 

Tip: Conditional formatting can be used anywhere in a spreadsheet — it isn’t limited to Pivot Tables.