PhD issues and PhD issues and representationrepresentation

The PhD programme = a road to The PhD programme = a road to quality research? quality research?

Why this talk and why me?Why this talk and why me?

Acute and chronic need for informationAcute and chronic need for information Acute need for debate and getting PhD issues in the openAcute need for debate and getting PhD issues in the open Increasing interest among PhD’s (”something is brewing”)Increasing interest among PhD’s (”something is brewing”) Recrute candidates for PhD representation Recrute candidates for PhD representation Get rid of the ”why me?” mentalityGet rid of the ”why me?” mentality

WHY NOT!WHY NOT!

The ultimate goals:The ultimate goals:Improving qualityImproving quality of PhD life and research of PhD life and research

General problemsGeneral problems

VERY low completionVERY low completion Few data/queries on PhD studies:Few data/queries on PhD studies:

We know it’s bad, but how bad?? We know it’s bad, but how bad??

OverviewOverview

Practical tipsPractical tips RegulationsRegulations Holes and pitfalls in the systemHoles and pitfalls in the system Student representationStudent representation

SifubSifub SiNSiN EurodocEurodoc

Current problems and solutionsCurrent problems and solutions FinancesFinances SafetySafety SecuritySecurity AdministrationAdministration

What are we?What are we?

Temporary employees, part of the research staffTemporary employees, part of the research staff

But also:But also: Part time students Part time students Sometimes teachers and supervisors Sometimes teachers and supervisors Sometimes technical staff (analysis, equipment, Sometimes technical staff (analysis, equipment,

processing)processing) Sometimes consultantSometimes consultant

Our primary goals: Our primary goals:

Production of research + Learn how to researchProduction of research + Learn how to research

The creation of the trained professionalThe creation of the trained professional

To have a PhD =To have a PhD = Be able to do independent researchBe able to do independent research

• Planning & organisationPlanning & organisation• Fund raisingFund raising• Project & time managementProject & time management

Knowledge of methodology and data processingKnowledge of methodology and data processing Know how to publishKnow how to publish

• Scientific writingScientific writing• Data presentation (graphs, figures, models)Data presentation (graphs, figures, models)

Know the literatureKnow the literature• Library and resources knowledgeLibrary and resources knowledge

Be able to teach/presentBe able to teach/present• Presentation and communication skillsPresentation and communication skills• Teaching skillsTeaching skills

Not taught/trained today! Potential under the research school system!Not taught/trained today! Potential under the research school system! No information and advice provided on the available coursesNo information and advice provided on the available courses No possibility for duty work for those who want itNo possibility for duty work for those who want it

Small practical stuffSmall practical stuff

Student cardStudent card ISIC (90,- kr)ISIC (90,- kr) Semester card (340,- kr per semester)Semester card (340,- kr per semester)

All facilities for employees are available to us:All facilities for employees are available to us: Eye check for all employeesEye check for all employees Ergonomics are available, ask for them!Ergonomics are available, ask for them! Use facilities at UiB: huts, sport infrastructure, Use facilities at UiB: huts, sport infrastructure,

graphics and IT people, librariesgraphics and IT people, libraries

More practical stuffMore practical stuff

Layouts for talks and theses (Layouts for talks and theses (http://www.uib.no/form/profiltorg/)

Business cardsBusiness cards Institute ppt layoutInstitute ppt layout

New PHD regulations:New PHD regulations:

D.1 Normert tid og maksimal studietidD.1 Normert tid og maksimal studietid Maks 8 år (ekskl. permisjoner)Maks 8 år (ekskl. permisjoner)

D.2 OpplæringsdelenD.2 OpplæringsdelenD.2.1 InnholdD.2.1 InnholdD.2.2 NivåD.2.2 NivåD.2.3 Andre forholdD.2.3 Andre forhold

D.3 VeiledningD.3 Veiledning Kandidat bør være ved UiB en periodeKandidat bør være ved UiB en periode Minst to veiledereMinst to veiledere

D.4 RapporteringD.4 Rapportering Årlig framdriftsrapportÅrlig framdriftsrapport

D.5 6-månedersrapportD.5 6-månedersrapport Søknad om godkjenning av opplæringsdel 6 måneder før Søknad om godkjenning av opplæringsdel 6 måneder før

planlagt disputasplanlagt disputas Godkjennes av instituttetGodkjennes av instituttet

D.2D.2Opplæringsdelen - InnholdOpplæringsdelen - Innhold

D.2.1 InnholdD.2.1 Innhold

Totalt 30 studiepoeng (SP)Totalt 30 studiepoeng (SP)

II Emner, forskerkurs, spesialpensa – 25-27 SPEmner, forskerkurs, spesialpensa – 25-27 SP Emner på 200-tallsnivå eller overEmner på 200-tallsnivå eller over Forskerkurs – nasjonale/internasjonaleForskerkurs – nasjonale/internasjonale

5 fulle arbeidsdager: 2 SP5 fulle arbeidsdager: 2 SP SpesialpensaSpesialpensa Inkluderer opplæring i vitenskapsteori og etikk – med Inkluderer opplæring i vitenskapsteori og etikk – med

mindre de har slik opplæring fra førmindre de har slik opplæring fra før

D.2D.2Opplæringsdelen – Innhold Opplæringsdelen – Innhold forts.forts.

IIII Formidling – 3-5 SPFormidling – 3-5 SP Etter innlevering av opptakssøknad/tilsetting som stipendiatEtter innlevering av opptakssøknad/tilsetting som stipendiat Innhold:Innhold:

Kurs i kunnskapsformidlingKurs i kunnskapsformidling Én internasjonal konferanse med bidrag. 2 SPÉn internasjonal konferanse med bidrag. 2 SP Populærvitenskapelig bidrag. Inntil 2 SP pr. bidrag. Populærvitenskapelig bidrag. Inntil 2 SP pr. bidrag.

Maks 2 SP.Maks 2 SP. Seminar/forelesning over selvvalgt emne. 1 SP. Maks Seminar/forelesning over selvvalgt emne. 1 SP. Maks

1 SP. Skal vurderes av komité fra instituttet1 SP. Skal vurderes av komité fra instituttet Andre aktiviteter som gir trening i vitenskapelig Andre aktiviteter som gir trening i vitenskapelig

formidling. Kandidatene krediteres studiepoeng i tråd formidling. Kandidatene krediteres studiepoeng i tråd med formidlingsaktivitetene beskrevet ovenfor.med formidlingsaktivitetene beskrevet ovenfor.

Ikke Ikke vitenskapelige artikler!vitenskapelige artikler!

D.2D.2OpplæringsdelenOpplæringsdelen

D.2.2 NivåD.2.2 Nivå Dersom karakterer benyttes: C eller bedreDersom karakterer benyttes: C eller bedre

D.2.3 Andre forholdD.2.3 Andre forhold Eksamener må ikke være eldre enn 5 år ved Eksamener må ikke være eldre enn 5 år ved

søknadstidspunktsøknadstidspunkt Innpassing når søkere har påbegynt PhD-utdanning ved Innpassing når søkere har påbegynt PhD-utdanning ved

annen institusjonannen institusjon

G.G. INNLEVERINGINNLEVERING Minst 8 uker før planlagt disputasMinst 8 uker før planlagt disputas Uttalelser fra hovedveileder:Uttalelser fra hovedveileder:

Om kandidatens bidrag i fellesarbeiderOm kandidatens bidrag i fellesarbeider Om avhandlingen anbefales innlevert eller ikkeOm avhandlingen anbefales innlevert eller ikke

Kandidat sender Kandidat sender søknadsøknad om å få avhandling bedømt til om å få avhandling bedømt til institutt + institutt + 5 eksemplarer av avhandling5 eksemplarer av avhandling

Avhandlingen skal bare ha Avhandlingen skal bare ha UiB-emblem (ugle)UiB-emblem (ugle) på på framsiden (!)framsiden (!)

Dr.scient.: prøveforelesning i hht. til dr.scient. eller PhDDr.scient.: prøveforelesning i hht. til dr.scient. eller PhD MERK: MERK: juli måned er disputasfrijuli måned er disputasfri

Unemployment money after deliveryUnemployment money after delivery

Supervision contractSupervision contract§ 4 RAPPORTERINGS- OG INFORMASJONSPLIKT§ 4 RAPPORTERINGS- OG INFORMASJONSPLIKT

Kandidat og veileder Kandidat og veileder plikter å holde hverandre løpende informertplikter å holde hverandre løpende informert om alle forhold av betydning om alle forhold av betydning for gjennomføringen av forskerutdanningen og veiledningen. Partene skal aktivt følge opp i for gjennomføringen av forskerutdanningen og veiledningen. Partene skal aktivt følge opp i forhold som kan medføre fare for at veiledningen ikke blir gjennomført, slik det framgår av § 4.4 forhold som kan medføre fare for at veiledningen ikke blir gjennomført, slik det framgår av § 4.4 i reglementet for PhD-graden. i reglementet for PhD-graden.

Kandidaten leverer framdriftsrapporterKandidaten leverer framdriftsrapporter

§ 5 KANDIDAT OG VEILEDERS PLIKTER VED GJENNOMFØRING AV VEILEDNINGEN§ 5 KANDIDAT OG VEILEDERS PLIKTER VED GJENNOMFØRING AV VEILEDNINGENVeileder skal gi Veileder skal gi råd om formulering og avgrensing av tema og problemstillingråd om formulering og avgrensing av tema og problemstilling, og sammen med , og sammen med kandidaten vurdere hvilke kandidaten vurdere hvilke hypoteser og metoder som kan være tjenligehypoteser og metoder som kan være tjenlige. Veileder skal også gi . Veileder skal også gi hjelp hjelp til orientering i faglitteratur og data grunnlag (bibliotek, arkiv, etc.), og drøfte opplegg og til orientering i faglitteratur og data grunnlag (bibliotek, arkiv, etc.), og drøfte opplegg og gjennomføring av fram stillingen (disposisjon, språklig form, dokumentasjon m.v.).gjennomføring av fram stillingen (disposisjon, språklig form, dokumentasjon m.v.).

Veileder plikter å holde seg orientert om framdriftenVeileder plikter å holde seg orientert om framdriften i kandidatens arbeid og vurdere den i i kandidatens arbeid og vurdere den i forhold til arbeidsplanen, samt å drøfte de resultater kandidaten kommer fram til og hvordan forhold til arbeidsplanen, samt å drøfte de resultater kandidaten kommer fram til og hvordan disse skal tolkes.disse skal tolkes.

Veileder skal også hjelpe med å føre kandidaten inn i Veileder skal også hjelpe med å føre kandidaten inn i relevante vitenskapelige miljøerrelevante vitenskapelige miljøer, sikre , sikre integrering i disse, og gi veiledning i forskningsetiske spørsmål knyttet til avhandlingen.integrering i disse, og gi veiledning i forskningsetiske spørsmål knyttet til avhandlingen.

Veileder kan være medforfatter til deler av avhandlingen når dette supplerer kandidatens Veileder kan være medforfatter til deler av avhandlingen når dette supplerer kandidatens innsatsinnsats og veileders innsats er i tråd med gjeldende regler for medforfatterskap i det aktuelle og veileders innsats er i tråd med gjeldende regler for medforfatterskap i det aktuelle fagfeltet og med forskningsetiske prinsipper.fagfeltet og med forskningsetiske prinsipper.

Doktorgradskandidaten forplikter seg til å legge fram utkast til deler av avhandlingene for Doktorgradskandidaten forplikter seg til å legge fram utkast til deler av avhandlingene for veileder, minst hvert halvårveileder, minst hvert halvår, i samsvar med det som er avtalt under § 4.4. Deler av avhand , i samsvar med det som er avtalt under § 4.4. Deler av avhand lingen kan eventuelt også legges fram i sammenheng med seminar.lingen kan eventuelt også legges fram i sammenheng med seminar.

Kandidaten skal videre informere veileder om praktiske forhold som er av vesentlig betydning Kandidaten skal videre informere veileder om praktiske forhold som er av vesentlig betydning for framdriften av doktor grads prosjektet og/eller for forskerutdanningen.for framdriften av doktor grads prosjektet og/eller for forskerutdanningen.

For øvrig forplikter For øvrig forplikter kandidaten seg til i sitt arbeid å etterleve forskningsetiske prinsipperkandidaten seg til i sitt arbeid å etterleve forskningsetiske prinsipper som som gjelder for fagområdet.gjelder for fagområdet.

Forskningsetisk sjekkliste Forskningsetisk sjekkliste 1. Prosjektets mål og metode1. Prosjektets mål og metode

Vil prosjektets mål og metoder bryte med alment aksepterte verdisyn? Dette kan Vil prosjektets mål og metoder bryte med alment aksepterte verdisyn? Dette kan f.eks. gjelde hvis:f.eks. gjelde hvis:- prosjektet bidrar til å øke kontroll og manipulering av enkeltindivider i samfunnet- prosjektet bidrar til å øke kontroll og manipulering av enkeltindivider i samfunnet- miljøhensyn ikke blir tilstrekkelig ivaretatt- miljøhensyn ikke blir tilstrekkelig ivaretatt- prosjektet har diskutable militære/forsvarsmessige implikasjoner- prosjektet har diskutable militære/forsvarsmessige implikasjoner- prosjektet bryter med norsk lov ( f.eks. dyrevernloven eller forskrifter om biologiske - prosjektet bryter med norsk lov ( f.eks. dyrevernloven eller forskrifter om biologiske forsøk)forsøk)

2. Forskning der forsøkspersoner er involvert2. Forskning der forsøkspersoner er involvert- Blir informert samtykke fra forsøkspersonene innhentet på en forsvarlig måte?- Blir informert samtykke fra forsøkspersonene innhentet på en forsvarlig måte?- Er det klart at det ikke foreligger avhengighetsforhold som kan tenkes å påvirke - Er det klart at det ikke foreligger avhengighetsforhold som kan tenkes å påvirke forsøkspersonens samtykke?forsøkspersonens samtykke?

3. Persondata3. PersondataBlir alle persondata tilstrekkelig anonymiserte slik at et adekvat personvern er sikret?Blir alle persondata tilstrekkelig anonymiserte slik at et adekvat personvern er sikret?

4. Risiko og sikkerhet4. Risiko og sikkerhetVil selve gjennomføringen av prosjektet kunne medføre skade på mennesker, dyr Vil selve gjennomføringen av prosjektet kunne medføre skade på mennesker, dyr eller natur av et omfang som ikke bør neglisjeres? Er i så fall de impliserte personer eller natur av et omfang som ikke bør neglisjeres? Er i så fall de impliserte personer innforstått med det?innforstått med det?

5. Whistle-blowing - innebygget varslingssystem5. Whistle-blowing - innebygget varslingssystemVil en prosjektmedarbeider som får alvorlige forskningsetiske betenkeligheter ved Vil en prosjektmedarbeider som får alvorlige forskningsetiske betenkeligheter ved gjennomføringen av et forskningsprosjekt, ha anledning til å legge disse frem for en gjennomføringen av et forskningsprosjekt, ha anledning til å legge disse frem for en uavhengig høringsintans? uavhengig høringsintans? Vil dette være kjent og avklart på forhånd?Vil dette være kjent og avklart på forhånd?

Gjengitt fra publikasjonen Gjengitt fra publikasjonen Forskningsetisk veilederForskningsetisk veileder, utgitt av Den nasjonale , utgitt av Den nasjonale forskningsetiske komité for naturvitenskap og teknologi (NENT) i 1992forskningsetiske komité for naturvitenskap og teknologi (NENT) i 1992

Holes & Pitfalls in the systemHoles & Pitfalls in the system

No definition of good supervisionNo definition of good supervision No opportunity for formal complaintsNo opportunity for formal complaints The institutes don’t seem to have legal responsibility The institutes don’t seem to have legal responsibility

(contracts, completion)(contracts, completion) The university is self insured. Where are the rules and The university is self insured. Where are the rules and

comitments when something happens?comitments when something happens? Lot’s of references to ethics in the PhD regulations Lot’s of references to ethics in the PhD regulations

International ethical rules should be adopted on an International ethical rules should be adopted on an institute level (Physics Today 2004)institute level (Physics Today 2004)

The thesis & the defenceThe thesis & the defence

Publish or not?Publish or not? How many publications? (3?)How many publications? (3?) Goal: 1 submitted article after 2 years of PhD?Goal: 1 submitted article after 2 years of PhD? Journals: high citation index Journals: high citation index

Dangerous: Nature, Science & Geology (Possibility for refusal Dangerous: Nature, Science & Geology (Possibility for refusal and leading to not being published at all) and leading to not being published at all)

Guidelines for the evaluation of candidates for Guidelines for the evaluation of candidates for Norwegian Doctoral DegreesNorwegian Doctoral Degrees((http://www.uib.no/ur/aktuelle_dokumenter/drgrori_engelsk.htmlhttp://www.uib.no/ur/aktuelle_dokumenter/drgrori_engelsk.html))

New Procedures for the defence!!! Check them! New Procedures for the defence!!! Check them! (will be hopefully be online soon) (will be hopefully be online soon)

After the defence After the defence No alumni association in UiBNo alumni association in UiB No further communication with PhD’sNo further communication with PhD’s Few post doc/scientific positionsFew post doc/scientific positions No long term postionsNo long term postions

No possibility to become an (unpaid) associateNo possibility to become an (unpaid) associate Email adress, IT and library accessEmail adress, IT and library access

(Bjerknes Centre as example)(Bjerknes Centre as example) Potential for financial Support: travel grants, ....Potential for financial Support: travel grants, ....

Negative effects for UiB:Negative effects for UiB: Loss in publicationsLoss in publications Loss in potential talentLoss in potential talent Loss in scientific cooperation, especially with industryLoss in scientific cooperation, especially with industry

The real problems!The real problems!

SupervisionSupervision Lack of informationLack of information FinancesFinances Security and safetySecurity and safety An pro-active & sosial scientific communityAn pro-active & sosial scientific community

SupervisionSupervision No good available data = no problem?No good available data = no problem? Binding comitment to answer a written (electronically) question or Binding comitment to answer a written (electronically) question or

correct a manuscript, correct a manuscript, within 4 weekswithin 4 weeks

Supervision:Supervision: Informal interaction day to dayInformal interaction day to day One hour ”face time” a month, planned in advanceOne hour ”face time” a month, planned in advance One financial planning meeting a yearOne financial planning meeting a year

Lack of informationLack of information

What about you?What about you? 40 % receive insufficient information40 % receive insufficient information 37 % is not happy with the help they get filling out forms37 % is not happy with the help they get filling out forms 61 % didn’t receive any information on international 61 % didn’t receive any information on international

mobilitymobility 65 % think the information received for the disputas is 65 % think the information received for the disputas is

not good enoughnot good enough Almost everybody agrees that information is hard to Almost everybody agrees that information is hard to

acces on the web and in the administrationacces on the web and in the administration(UiB, HMS research 2004)(UiB, HMS research 2004)

Security:Security: Theft, open drug abuse and vandalismTheft, open drug abuse and vandalism

• Stronger responseStronger response• Seperate keys/key card acces to important and Seperate keys/key card acces to important and

dangerous instruments (Gamma Ray logger, laser, MS, dangerous instruments (Gamma Ray logger, laser, MS, acces to chemicals).acces to chemicals).

• No entrance to ”uninvited guests”, asked to show No entrance to ”uninvited guests”, asked to show student cardstudent card

Security after hours/ safety feelingSecurity after hours/ safety feeling(garage, labwork, elevators)(garage, labwork, elevators)

Data security:Data security: No power cuts, backup power!!!No power cuts, backup power!!! More information on backing upMore information on backing up Closed cabinets for confidential dataClosed cabinets for confidential data (Legal) information on confidentiality(Legal) information on confidentiality Central archive/databaseCentral archive/database

FinancesFinances 26 % of PhD’s has insufficient funding!26 % of PhD’s has insufficient funding! Underfunding of working costs if employed by UiB Underfunding of working costs if employed by UiB

Extra support for these students through forskningsutviklingspenger Extra support for these students through forskningsutviklingspenger (10.000 kr extra?)(10.000 kr extra?)

Three year projects with only two years funding (the candidate must find Three year projects with only two years funding (the candidate must find funding for one year himselfunding for one year himsel

Unacceptable, FUU does a good job thereUnacceptable, FUU does a good job there Improved but still not sufficient insight in accounting (574.000 kr per NFR Improved but still not sufficient insight in accounting (574.000 kr per NFR

student to institute - +/- 435.000 kr on wage = 139.000 kr)student to institute - +/- 435.000 kr on wage = 139.000 kr) Supervisors use PhD. project money. What is accepted?Supervisors use PhD. project money. What is accepted?

No overview for extra funding No overview for extra funding

PhD info folder all available travel grants, tax benifits, forms, PhD info folder all available travel grants, tax benifits, forms, bilateral agreements,... bilateral agreements,...

Better IT = saving time & moneyBetter IT = saving time & money Software licencesSoftware licences

Open office: Languages!!Open office: Languages!! More floating licences:More floating licences:

• SigmaPlotSigmaPlot• Drawing softwareDrawing software

Waste of money to use project money on licensesWaste of money to use project money on licenses SupportSupport

Remote updateRemote update Training!!Training!!

SPSSSPSS GISGIS EndnoteEndnote

Computer poolComputer pool UiB’s intranet and the empty geo section.... what a mess!UiB’s intranet and the empty geo section.... what a mess!

SafetySafety Every man for himself: to avoid accidents one must take Every man for himself: to avoid accidents one must take

responsibility for his/her own safety and those around youresponsibility for his/her own safety and those around you

Obligated by law to report any accidents and near accidentsObligated by law to report any accidents and near accidents HMS rules have to be read and understood by all employeesHMS rules have to be read and understood by all employees Employer is obliged to inform the employees at the start of the Employer is obliged to inform the employees at the start of the

contractcontract Some horror stories...Some horror stories...

Be carefull on fieldwork!!Be carefull on fieldwork!! Take extra caution using any chemicals, radioactivity, heavy objects, Take extra caution using any chemicals, radioactivity, heavy objects,

machinarymachinary Asses your risk and that of others before any activityAsses your risk and that of others before any activity

Training! (at the moment only life jacket and life saving courses)Training! (at the moment only life jacket and life saving courses)

Improvement is possible.....Improvement is possible.....

Things not in this talk...Things not in this talk...

International mobilityInternational mobility

What we need:What we need:

Centralised PhD. Info & Institute PhD folderCentralised PhD. Info & Institute PhD folder ClearClear guidelines on supervision, ethics (scientific, guidelines on supervision, ethics (scientific,

publication, confidentiality,...) and finances.publication, confidentiality,...) and finances. A ”PhD timeline/diary” in the administration for every A ”PhD timeline/diary” in the administration for every

PhD studentPhD student Focused workshops and practical courses (lab Focused workshops and practical courses (lab

techniques, IT, project management, statistics, data techniques, IT, project management, statistics, data processing)processing)

Support: one central person at UiB & every instituteSupport: one central person at UiB & every institute An open active forum.......An open active forum.......

The Geoforum?The Geoforum?

PhD representationPhD representation

SifubSifub