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PC Banking Empresas

Payroll Services - Pago de Sueldos

Manual Payroll – PC Banking Empresas 2

CONTENIDOS

PC Banking Empresas Módulo Payroll Services......................................................................................................................................3 Dar de alta una nómina ..........................................................................................................................................4

Consultar una nómina ............................................................................................................................................6

Alta de Cuentas......................................................................................................................................................12

Consulta de Alta de Cuentas..................................................................................................................................19

Dar de alta y listar grupos ......................................................................................................................................22

Administrar la agenda de Pagos ............................................................................................................................23

Consulta de Pagos .................................................................................................................................................29

Consultar el Log de Auditoria .................................................................................................................................30

Contáctenos ...........................................................................................................................................................32

ANEXO I Alta de Nómina .......................................................................................................................................33

ANEXO II Agenda de Pagos ..................................................................................................................................34

ANEXO III Alta de Cuentas ....................................................................................................................................35

ANEXO IIII Código de Países ................................................................................................................................36

ANEXO V Sucursales HSBC..................................................................................................................................38


PAYROLL SERVICES Para navegar por PC Banking Empresas, primero deberá ingresar a: www.empresas.hsbc.com.ar. En el sitio obtendrá información sobre el servicio y sus ventajas. A través del módulo Payroll Services, usted podrá: 1) Dar de alta una nómina

2) Consultar una nómina

3) Alta de cuentas

4) Consulta de Alta de Cuentas

5) Dar de alta y listar grupos

6) Administrar la agenda de Pagos

7) Consulta de Pagos

8) Consultar el Log de Auditoria


ALTA DE NÓMINA En este ítem podrá dar de alta a los empleados de la empresa. Previamente deberá seleccionar un número de Ente y Subente (Pago de sueldos o transferencias minoristas –“honorarios” o “varios”-) en el cual quedarán vinculados los empleados. Para el alta de los empleados cuenta con dos alternativas:

Una implica el alta uno a uno de los empleados completando los datos que figuran en la pantalla:

Alternativa de carga manual.

Alternativa de carga Masiva. (Importar datos)

Descripción Diseño de registro

Crear Grupos para subdividir la nómina.


La segunda alternativa permite el ingreso masivo de una nómina a través de una importación de archivo (ver en anexos el diseño de registro). El sistema actualizará todos los datos de aquellas personas que habiendo sido ingresados con anterioridad, vuelven a ser incluidos en el ingreso masivo (tener presente este punto para no dañar datos ya cargados).

El sistema emitirá un reporte con todos los errores producidos en el proceso de ingreso masivo de nómina en donde se detallará el nro. de registro inválido para facilitar su corrección (cabe aclarar que los registros con errores no se procesarán). También podrá asignar grupos (Ej.: “Administrativos”, “Planta X”, “Quincenales”, etc.) para subdividir la nómina dentro de cada número de Ente Subente Recuerde que si desea realizar Transferencias Minoristas tiene que solicitar previamente el número de Ente y Subente correspondiente a su Oficial de Negocio o Payroll, ya que este es distinto al de Pago de Sueldos.


CONSULTA DE NÓMINA A través de este menú usted podrá consultar la nómina de sus empleados seleccionando Número de Ente y Subente. A su vez, por cada Ente – Subente tiene la posibilidad de subdividir la consulta por grupo asignado o por CUIL/CUIT o Apellido de cada empleado en forma particular.

Una vez visualizada la nómina se pueden actualizar, modificar o eliminar datos de los empleados.

Consulta por Ente – Subente.

Si no se asigna un grupo se puede consultar la totalidad de la nómina de empleados cargados.

Consulta de un empleado en particular.

Comandos de Operaciones.

Descargar Archivo.


DESCARGA .CVS

Esta alternativa permite exportar la nómina seleccionada a través de un archivo (ver en Modelo de Archivo). Modelo de Archivo

CUIL Grupo Apellido Nombre Legajo Banco Cuenta

20-00000000-0 UAT

Gomes Raúl 1 Banca 33333

20-00000000-0 UAT Díaz Manuel 2 HSBC BANK 3333320-00000000-0 UAT Ferreiro Claudio 3 HSBC BANK 33333

20-00000000-0 UAT Paz Antonio 4 HSBC BANK 33333TOTAL DE EMPLEADOS EN LA NOMINA: 4


COMANDO DE OPERACIONES

Payroll Services - Detalle de Nómina

Ver Detalle


ACTUALIZAR

Payroll Services - Actualización de Nómina

Actualizar


ELIMINAR

Payroll Services - Confirmación

Eliminar


VER HISTORIAL DE PAGOS

Payroll Services - Consulta de Pagos Realizados

Historial

Consulta por Fecha Tipo de operación


ALTA DE CUENTAS

En este ítem podrá realizar la solicitud de apertura de Caja de Ahorros (sueldo) con su correspondiente Tarjeta de Débito, a los empleados de las Empresas, que posean contratado el servicio Payroll (Pago de Sueldos) en HSBC. Previamente deberá seleccionar un número de Ente y Subente. Para realizar el Alta de Cuentas, Usted deberá ingresar a www.empresas.hsbc.com.ar. A) La empresa deberá tener contratado el Modulo Transaccional, lo podrá contratar un Administrador, a través de Administrar/Clientes/Ver modificar datos. B) Dentro de Operar en el Módulo Transaccional/Payroll Services/Alta de Cuentas: El operador que realizara la operación deberá tener el permiso habilitado, esta verificación la podrá realizar un Administrador ingresando a Administrar/Operadores/Ver Operadores; e ingresar al perfil del operador tildando alta de cuentas. A) B)


Esta función cuenta con dos alternativas:

1- Apertura de cuentas a través de Carga Manual de Datos 2- Apertura de cuentas a través de Importación de un Archivo a la página.

1_ Apertura de cuentas a través de Carga Manual de Datos En este caso el operador ingresará manualmente los datos del empleado, de acuerdo a la grilla que se detalla en la página. (1*) NO es imprescindible asignar un grupo a cada empleado para realizar el Alta de Cuenta. (2*) En el ítem cuenta el desplegable muestra la cuenta corriente de la empresa (donde se debitan los haberes de los empleados), la misma es la que se encuentra habilitada a través del esquema de firmas. (3*) Ver listado de sucursales en Anexo.

IMPORTANTE Todos los campos deben ser cargados en letras de imprenta mayúscula. Todos los campos señalizados con (*) son obligatorios, en caso de no completarse no podrá finalizar con la confección del Alta.

No se permitirá ingresar documentos cuyo número sea 60 millones. Si el documento es mayor a 90 millones, se deberá controlar que la nacionalidad sea distinta de Argentina.


Una vez completos los datos, el sistema arroja la siguiente pantalla de confirmación:

Cuando desee autorizar el lote, deberá ingresar a la opción Autorizaciones/Autorizaciones Pendientes. Recuerde que no tiene limite de horario ni de fecha para realizar dicha operación, con lo cual quedará pendiente hasta que sea firmada.


De esta forma la operación queda en proceso de alta.


2) Apertura de cuentas a través de Importación de Archivo a la página

En este caso el operador importará el archivo con los datos de los empleados a través de la siguiente opción “para agregar nuevas cuentas por medio de archivo”. El formato del archivo podrá visualizarlo a través de la opción “Diseño de Registro”.


Cuando desee autorizar el lote, deberá ingresar a la opción Autorizaciones/Autorizaciones Pendientes. Recuerde que no tiene limite de horario ni de fecha para realizar dicha operación, con lo cual quedará pendiente hasta que sea firmada.


De esta forma la operación queda en proceso de alta.


CONSULTA DE ALTA DE CUENTAS Usted podrá revisar el estado de Alta de Cuentas a través de la opción “Consulta Alta de Cuentas”. Esta opción, le permitirá visualizar, el lote de altas cargado, el detalle de los mismos, como así también el estado de las Altas.


CONSULTA DE ALTA DE CUENTAS


El detalle de los distintos estados del proceso de altas de cuentas es el siguiente: -Firmas Pendiente: La empresa no ha finalizado la autorización, con las firmas correspondientes de acuerdo al esquema de firmas. -En proceso: La cuenta se encuentra en proceso de alta -Ejecutadas: La cuenta se ha dado de alta, la misma puede ser visualizada a través de al opción “Consulta de Nómina”. -Cancelada por empresa: El firmante cancelo la operación. -Cancelada fuera de horario: No se autorizo la operación antes de las 16 hs. -Rechazada: La cuenta no se ha dado de alta, consultar el error a través de nuestro Call Centre 0810-999-1010. El Sistema le otorgará el número de Caja de Ahorro a las 48 hs. De ser autorizada por los firmantes, Usted podrá visualizar el número de cuenta nuevo a través del ítem “Consulta de Nómina” dentro de Payroll Services, la correspondiente Tarjeta de débito estará disponible en la sucursal de radicación de la cuenta, que selecciona la empresa, a los 10 días a partir de la fecha de apertura de la cuenta, la clave (PIN) correspondiente a la Tarjeta de débito será enviada al domicilio de correspondencia del titular de la cuenta. Recuerde que el sistema actualizará la nómina de personal con las nuevas altas solicitadas, las mismas podrán visualizarse a través de “Consulta Alta de Nómina”.

- El personal de la Empresa deberá completar la solicitud de alta de caja de ahorro, correspondiente conforme a normas internas del HSBC y normativa del BCRA.

RECUERDE: EL horario para realizar el alta de cuentas, confección y autorización es de lunes a viernes de 8 a 20 hs. Asimismo, tenga en cuenta que si usted no autorizó un lote confeccionadado, el mismo no se cancela, es decir que lo puede autorizar el día que desee respetando el horario antes mencionado.


DAR DE ALTA Y LISTAR GRUPOS

A través de este menú podrá dar de alta y/o listar grupos.

El concepto de grupo permite tener a la nómina total segmentada por parámetros que hagan más ágil la administración del proceso de pago de haberes. Ejemplo de grupos pueden ser: “Quincenales”, “administrativos”, “planta permanente”, etc. La creación de grupo es totalmente amplia y de exclusiva asignación por parte de la empresa.

Actualización de Grupos

Payroll Services - Consulta de Grupos


ADMINISTRAR LA AGENDA DE PAGOS A través de este menú se procesa el pago de haberes. Como se puede ver en el siguiente cuadro, es importante que se haya dado de alta el código de ENTE y SUBENTE Podrá seleccionar “Sueldos” o “Transferencia” en la opción Tipo de Pago. Recuerde que para realizar “Transferencias” debe gestionar un número de Ente y Subente especial que difiere del utilizado para “Sueldos”


Si selecciona Transferencias podrá optar por dos conceptos: Honorarios y Varios


Fecha de Ejecución

Por fecha de ejecución debe entenderse:

Para cuentas radicadas en HSBC, la fecha en que los sueldos estarán disponibles y acreditados en las cuentas de los empleados.

Para cuentas radicadas en otros bancos, es la fecha en que el sistema procesará el envío de la información a la cámara de COELSA. La fecha de disponibilidad dependerá de los tiempos de procesamiento de la cámara COELSA y de cada banco en particular.

La cuenta origen es la cuenta de la empresa de la que serán debitados los fondos para el pago de haberes.


La generación de la nómina de pagos se puede realizar de las siguientes formas: A. Por empleado, completando los datos de CUIL y apellido (ver cuadro anterior).

B. Listando la nómina; se puede listar completa o sólo la correspondiente a un grupo.

C. Importando un archivo (ver en anexo el diseño de registro aceptado por el sistema). Una vez desplegada la nómina de pagos, se debe tildar la(s) persona(s) que recibirán acreditación de sueldos y completar el campo correspondiente al monto del sueldo (esto es válido para las alternativas a y b).

Una vez completa la selección de personas que recibirán acreditaciones de sueldos, el sistema informará la cantidad de registros y el importe total de la acreditación a los fines de confirmar el proceso:


Una vez confirmada la nómina de pagos, el sistema despliega un mensaje con los datos necesarios para que los firmantes puedan autorizar la operación, de acuerdo al esquema de firmas autorizado.

1era confirmación 2da confirmación

El sistema notificará y solicitará confirmación en los casos en que identifique un proceso similar (igual número de registro e igual monto total) en los últimos 30 días. Este control

es realizado a los fines de evitar eventuales duplicaciones en los pagos de sueldos.


A continuación se muestra la siguiente pantalla que permite la importación de la nómina de pagos mencionada como alternativa C.


CONSULTA DE PAGOS A través de esta opción se pueden controlar los pagos realizados. Se podrá seleccionar los mismos por concepto (si no se selecciona ninguno, muestra la totalidad de los pagos). Se puede seleccionar un empleado en particular a través del CUIL y verificar los pagos realizados según el rango de fechas

Payroll Services – Consulta de Pagos

Rango de Fechas

Calendario


CONSULTAR EL LOG DE AUDITORIA A través de esta opción se puede controlar todas las operaciones realizadas por los operadores dentro del sistema.

Payrroll Services - Log de Auditoria

Datos Operador


Payroll Services - Log de Auditoria

Payroll Services – Detalle

Ver Detalle


CONTÁCTENOS Para mayor información comuníquese con nuestro Centro de Atención a Clientes Empresas:

0810-999-1010 con clave de Banca Telefónica1

Atención Personalizada de lunes a viernes de 8:00 a 20:00 hs. Atención Automatizada las 24 hs.

0800-999-5050 Centro de Atención Técnico Consultas sobre PC Banking Empresas y productos asociados al canal, de lunes a viernes de 10:00 s 15:00 hs.

Vía e-Mail: [email protected]

O a través de nuestro sito Web: www.empresas.hsbc.com.ar 1 Si desea obtener su Clave de Banca Telefónica, diríjase a cualquier cajero de la red Banelco. Ingrese su Tarjeta, su Clave y seleccione las opciones <Otras Operaciones> y <Generación de Claves>. Luego, el sistema le indicará cómo proceder.


ANEXO I - Alta de Nómina

2 El número de CUIT se debe cargar separado por guiones 3 El número de CUIL se debe cargar separado por guiones

Campo Tipo Descripción Cabecera CUIT2 Char CUIT de la empresa CANT. REGISTROS Int Cantidad de registros informados en el archivo Detalle CUIL3 Char CUIL del empleado

GRUPO Char ID de grupo del empleado, asignado por el sistema. Ver consulta de grupos. De no pertenecer a ningún grupo informar ‘ ‘ (espacio en blanco).

APELLIDO Char Apellido del empleado NOMBRE Char Nombre del empleado LEGAJO Char Legajo del empleado TIPO DE CUENTA Char CC: Cuenta corriente, CA: caja de ahorro MONEDA DE LA CUENTA Char ‘080’: pesos, ‘002’: dólares NUMERO DE CUENTA ACREDITACION ó CBU CTA ACREDITACION Char Numero de cuenta de acreditación en caso de ser

cuenta HSBC y CBU en caso de ser otros bancos


ANEXO II - Agenda de pagos: Alta de pagos Campos separados por “;” Registro cabecera: Campo Descripción CUIT4 CUIT de la empresa

Cantidad de registros Cantidad de registros informados

Registros de detalle

4 El número de CUIT se debe cargar separado por guiones 5 El número de CUIL se debe cargar separado por guiones

Campo Descripción CUIL5 CUIL del empleado Importe Importe a acreditar


ANEXO III – Alta de Cuentas:

Códigos de Provincias A SALTA G S. DEL ESTERO N MISIONES U CHUBUT B BUENOS AIRES H CHACO P FORMOSA V T. DEL FUEGO C CAP. FEDERAL J SAN JUAN Q NEUQUEN W CORRIENTES D SAN LUIS K CATAMARCA R RIO NEGRO X CORDOBA E ENTRE RIOS L LA PAMPA S SANTA FE Y JUJUY F LA RIOJA M MENDOZA T TUCUMAN Z SANTA CRUZ


ANEXO IIII – Códigos de Países: Referencias Códigos de Países

ARG ARGENTINA ECU ECUADOR KWT KUWAIT DOM REP.DOMINICANA

AFG AFGANISTAN EGY EGIPTO NTZ KUWAIT CZE REPUBLICA CHECA

ALB ALBANIA ARE EMIRATOS ARABES UNIDOS LSO LESOTHO RWA RUANDA

DEU ALEMANIA SVN ESLOVENIA LBN LIBANO ROM RUMANIA

HVO ALTO VOLTA ESP ESPAÑA LBR LIBERIA BYS RUSIA

AND ANDORRA USA ESTADOS UNIDOS LBY LIBIA SMR S. MARINO

AGO ANGOLA EST ESTONIA LIE LIECHTENSTEIN STP S.TOME Y PRINCIPE

SAU ARABIA SAUDITA ETH ETIOPIA LTU LITUANIA SLV SALVADOR

DZA ARGELIA FJI FIDJI LUX LUXEMBURGO VCT SAN VICENTE

AUS AUSTRALIA PHI FILIPINAS MDG MADAGASCAR LCA SANTA LUCIA

AUT AUSTRIA FIN FINLANDIA MYS MALASIA VAT SANTA SEDE

BHS BAHAMAS FRA FRANCIA MWI MALAWI SEN SENEGAL

BHR BAHREIN GAB GABON MDV MALDIVAS SYC SEYCHELLES

BGD BANGLADESH GMB GAMBIA MLI MALI SLE SIERRA LEONA

BRB BARBADOS GHA GHANA MLT MALTA SGP SINGAPUR

BEL BELGICA GRC GRECIA MAR MARRUECOS SYR SIRIA

BEN BENIN GRD GRENADA MUS MAURICIO SOM SOMALIA

BTN BHUTAN GTM GUATEMALA MRT MAURITANIA LKA SRI LANKA

BOL BOLIVIA GIN GUINEA MEX MEXICO ZAF SUDAFRICA

BIH BOSNIA-HERZEGOVINA GNQ GUINEA ECUATORIAL MCO MONACO SDN SUDAN

BWA BOTSWANA GNB GUINEA-BISSAU MNG MONGOLIA SWE SUECIA

BRA BRASIL GUF GUYANA MOZ MOZAMBIQUE CHE SUIZA

BRN BRUNEI GUY GUYANA MMR MYANMAR SUR SURINAM

BGR BULGARIA HTI HAITI NRU NAURU SWZ SWAZILANDIA

BDI BURUNDI NLD HOLANDA NPL NEPAL THA TAILANDIA

CPV CABO VERDE HND HONDURAS NIC NICARAGUA TWN TAIWAN

CMR CAMERUN HKG HONG KONG NER NIGER TZA TANZANIA

CAN CANADA HUN HUNGRIA NGA NIGERIA TGO TOGO

TCD CHAD IND INDIA NOR NORUEGA TON TONGA

CHL CHILE IDN INDONESIA NCL NUEVA CALEDONIA TTO TRINIDAD Y TOBAGO

CHN CHINA GBR INGLATERRA NZL NUEVA ZELANDIA TUN TUNEZ

CYP CHIPRE IRQ IRAK NHB NVAS HEBRIDAS TUR TURQUIA

COL COLOMBIA IRN IRAN OMN OMAN UKR UCRANIA

COM COMORES IRL IRLANDA PAK PAKISTAN UGA UGANDA


COG CONGO ISL ISLANDIA PAN PANAMA URY URUGUAY

KOR COREA COK ISLAS COOK PCZ PANAMA VEN VENEZUELA

CIV COSTA DE MARFIL SLB ISLAS SALOMON PNG PAPUA N.GUINEA VNM VIETNAM

CRI COSTA RICA ISR ISRAEL PRY PARAGUAY YEM YEMEN

HRV CROACIA ITA ITALIA PER PERU YUG YUGOSLAVIA

CUB CUBA JAM JAMAICA POL POLONIA ZAR ZAIRE

DNK DINAMARCA JPN JAPON PRT PORTUGAL ZMB ZAMBIA

DJI DJIBOUTI JOR JORDANIA PRI PTO RICO ZWE ZIMBABWE

DMA DOMINICA KEN KENIA QAT QATAR


ANEXO V – Sucursales HSBC: Sucursales HSBC

42 - 611 CABALLITO / CABALLITO PARRAL 123 - 650 BAHIA BLANCA / BAHIA BLANCA PLAZA

47 - 688 NEUQUEN / NEUQUEN 124 RECOLETA 51 MENDOZA 125 - 646 SAN MIGUEL / SAN MIGUEL CONESA (*) 52 - 667 TUCUMAN / TUCUMAN PLAZA (*) 127 - 635 QUILMES / QUILMES ALSINA (*) 53 CONCEPCION 128 - 677 POSADAS BOLIVAR / POSADAS (*) 54 - 626 AVELLANEDA / AVELLANEDA BELGRANO 140 PLAZA DE LA REPUBLICA 55 CORDOBA 143 JORGE LUIS BORGES 56 BELGRANO 300 CASA CENTRAL

59 AV. DE MAYO 301 - 614 BARRIO NORTE / NORTE (*)

60 CONSTITUCION 305 - 602 CHARCAS / URUGUAY (*) 63 ONCE 306 POMPEYA 64 - 604 VILLA CRESPO / VILLA CRESPO ACEVEDO (*) 310 ABASTO 65 FLORIDA 315 PERGAMINO 66 LA PLATA 317 PZA. SAN MARTIN 67 - 678 SALTA/ SALTA PEATONAL(*) 321 VILLA DEL PARQUE 68 SOLEIL 322 - 610 VILLA URQUIZA / VILLA URQUIZA BLANCO (*)70 - 603 TRIBUNALES / DEL SALVADOR 327 - 628 LANUS / LANUS LAVALLOL 71 ROSARIO 513 LUJAN DE CUYO 72 - 656 SANTA FE / SANTA FE COSTANERA (*) 600 ONCE MISERERE 73 ALTO PALERMO 601 BARRACAS 75 MAR del PLATA 605 ENTRE RIOS 77 - 627 VICENTE LOPEZ / VICENTE LOPEZ ALSINA 606 CONSTITUCIÓN 78 SAN ISIDRO 607 ALMAGRO 79 - 637 LOMAS DE ZAMORA / LOMAS DE ZAMORA ITALIA (*) 608 PATERNAL 80 - 638 OLIVOS / OLIVOS VILLATE (*) 609 SALGUERO 81 CABILDO 612 BELGRANO PAMPA 82 NUÑEZ 613 MONSERRAT 83 SAN FERNANDO 615 VILLA DEVOTO 84 LAS HERAS 616 LA PIEDAD 86 - 631 SAN MARTIN / SAN MARTIN (*) 617 LAS HERAS PUEYRREDON 87 - 620 LINIERS / LINIERS 618 MATADEROS 88 - 679 RESISTENCIA / RESISTENCIA JUSTO (*) 621 MAURE 90 - 619 FLORES/ FLORES CAMACUA (*) 622 CATALINAS 94 ALEM 623 MICROCENTRO 110 - 636 MORON / MORON BROWN 624 HOSPITAL ITALIANO


116 SAN JUSTO 625 SUIPACHA 117 - 645 PILAR / PILAR PANAMERICA (*) 629 CASEROS 120 - 669 PARANA / PARANA URQUIZA (*) 630 MARTINEZ 121 - 668 CORRIENTES / CORRIENTES JUNIN (*) 632 SAN JUSTO ROSAS

122 - 676 SAN JUAN / SAN JUAN ACHA (*) 633 VILLA BALLESTER

634 LOMAS DE SAN ISIDRO 663 CORDOBA HIPER LIBERTAD 639 RAMOS MEJIA 664 SAN FRANCISCO 641 PILAR PARQUE INDUSTRIAL 665 CORDOBA MERCADO 642 TORTUGUITAS 670 MENDOZA 643 ZARATE 671 GODOY CRUZ 644 PACHECO 672 MENDOZA CIRCULO MEDICO 647 ESCOBAR 673 MENDOZA COLON 648 MONTE GRANDE 674 MENDOZA SAN MARTIN 649 LA PLATA DIAGONAL 675 MENDOZA RODRIGUEZ PEÑA 651 MAR DEL PLATA DIAGONAL 680 JUJUY 652 TANDIL 681 BARILOCHE 653 BALCARCE 682 GENERAL ROCA 654 OLAVARRIA 683 TRELEW 655 ROSARIO SAN MARTIN 684 COMODORO RIVADAVIA 657 RAFAELA 685 CALETA OLIVIA 658 ROSARIO PLAZA PRINGLES 686 RIO GALLEGOS 659 CORDOBA CINE 687 SAN LUIS 660 RIO CUARTO 689 USHUAIA 661 FERREYRA 690 RIO GRANDE 662 VILLA MARIA 691 PEATONAL FLORIDA

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