República Bolivariana de Venezuela

Universidad Simón Bolívar

Gestión de la Calidad PS3160

PASOS PARA LA IMPLANTACIÓN DE DOCUMENTOS

(SEGÚN NORMAS ISSO)

DOCUMENTOS A IMPLANTAR

Profesor Integrantes

Amelec Viloria González Emeli 10-10927

González Adriana 10-01451

Lopes Jimena 10-01312

Pérez Roxana 10-02649

Sartenejas, Marzo de 2013

INTRODUCCIÓN

Un sistema de gestión de calidad agrupa las actividades que se ejecutan para lograr la mejor calidad en productos y servicios que ofrece cierta organización. Éste debe planear, controlar y mejorar los elementos que intervienen en la creación de un producto, de un bien o un servicio, todo esto con el fin de cumplir con las expectativas del cliente y la mejora de su proceso como organización.

Para implantar un sistema de gestión de calidad debemos conocer como se lleva a cabo esta acción y cuales pasos debemos seguir para que se haya realizado con éxito.

Debe existir un compromiso por parte de la dirección de la organización, esta debe tomar en cuenta aspectos tales como su estrategia, sus procesos y recursos, estructura y lo más importante de todo, su documentación ya que ésta es la que da fe de todos los procedimientos que se llevan a cabo dentro de la organización.

Luego que la empresa evalúe esto debe crear un plan de acción el cual demarcará los pasos a seguir para la implantación del sistema.

A continuación evaluaremos cada uno de los pasos que se deben llevar a cabo para la implantación de un Sistema de Gestión de Calidad, esto según la norma ISO ya que es esta la que establece los parámetros a seguir para la implantación del mismo.

Proceso de implantación del SGC

En primer lugar se conoce como implantación al hecho de crear, fundar, hacer cualquier cosa, cuando se habla del proceso de Implantación de un sistema de gestión de la calidad se refiere al proceso de crear y fundar dicho sistema. El desarrollo de este proceso trae consigo la implementación del SGC, lo que quiere decir que incluye lo referente a la aplicación de métodos o medidas requeridas para implantar el SGC.

1. Decisión y Compromiso de la Dirección

El primer paso para implantar un Sistema de Gestión de Calidad es la decisión firme de la dirección general de la organización, basándose en el análisis de los retos que enfrenta la organización, así como también la necesidad de la innovación en su estructura de actividades organizativas, las ventajas, los inconvenientes, problemas a superar, costes y lo más importante los requerimientos que debe cumplir para ser pionera en el mercado.

Según la norma ISO 9001:2000 se mencionan los siguientes requisitos:

1. Responsabilidad de la Dirección:

La alta dirección debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del sistema de gestión de la calidad, así como la mejora continua de su eficacia:

Comunicando a la organización la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente como los legales y reglamentarios.

Estableciendo la política de calidad. Asegurando que se establecen objetivos de la calidad. Llevando a cabo las revisiones por la dirección y Asegurando las disponibilidad de recursos.

2. Compromiso de la Dirección:

El liderazgo, compromiso y la participación activa de la alta dirección son esenciales para desarrollar y mantener un sistema de gestión de la calidad eficaz y eficiente, que nos permita lograr beneficios para todas las partes interesadas. Es muy importante, por tanto, que todo el personal perciba que la dirección está fuertemente comprometida con la implantación y mejora del sistema de gestión de calidad de la organización. Cuando se habla de “proporcionar evidencia” se pueden diferenciar 2 aspectos:

Compromiso interno: ante el personal de la organización Compromiso externo: para la certificación

La alta dirección debe establecer la política y asegurarse de que se establecen los objetivos, a la vez que debería definir métodos para medir el desempeño de la organización con el fin de determinar si se han alcanzado esos objetivos planificados.

La alta dirección también debe realizar las revisiones del sistema de gestión de calidad para evaluar la convivencia, adecuación, eficacia y eficiencia del sistema con respecto a los objetivos y a la política de calidad, y debe llevarse a cabo con una frecuencia establecida en función de las necesidades de la organización.

2. Planificación y organización del proyecto

Luego que la organización se ha comprometido a implantar el SGC, se establecen las bases para la planificación y organización del proyecto de implantación del sistema.

Se deben realizar los siguientes pasos:

Creación del equipo del proyecto, esto es crear el equipo de personas que integrarán el proyecto de implantación del SGC y definir cada tarea que los integrantes deben realizar.

Nombramiento del responsable de conducir el proyecto de implantación, que suele ser el director del equipo y un miembro de la alta dirección.

Elaboración del plan de implantación, con su correspondiente planificación y presupuestación, se deben repartir las tareas que cada integrante debe cumplir, el tiempo en el que lo hará y se debe establecer el coste que tendrá la implantación del sistema.

Este plan es el instrumento guía para el equipo que realizará el proyecto pues en él se encuentran las tareas que deberá realizar cada uno, los tiempos de logro, así como también los recursos necesarios. Es necesario que este plan este constantemente actualizado para gestionar desviaciones de costes y plazos que se produzcan en orden de conseguir alcanzar las metas.

En el SGC gran parte del trabajo y documentación recae en la labor de grupos de trabajo, cada uno debe tener un plan de actuación que este subordinado y coordinado al plan general de implantación.

El equipo encargado del proyecto contará con al menos un miembro de la alta dirección, así como también de todos y cada uno de los departamentos de la organización. Cada miembro aportará su conocimiento e información tanto en aspectos de calidad como en las funciones organizativas, esto es de gran ayuda pues con esta información se construyen los elementos básicos para la planificación.

Las responsabilidades centrales de este equipo deben incluir:

La fijación de los objetivos.

La descripción de las etapas y actividades.

La elaboración del plan de implantación.

La elaboración del plan de concienciación, información y formación.

La preparación de la base documental del sistema.

El establecimiento de los grupos de trabajos necesarios.

La supervisión y el control de la implantación.

La supervisión y el control de la labor de los asesores externos, si los hubiese.

Muchas organizaciones se preguntan si es necesario el asesoramiento externo en la implantación del SGC, o si es suficiente contar con el personal propio calificado. Empresas como BSCH rehúyen del asesoramiento externo pues consideran que el trabajo de cada empleado en su puesto es el mejor juez de qué y cómo hacerlo. Otras se rehúsan al asesoramiento por el coste que implica.

Sin embargo, hay organizaciones que si valoran la consultoría por razones como la experiencia del especialista pues puede traer beneficios al realizar una implantación sistemática y organizada que no presente errores y que sea más rápida.

La norma ISO/FDIS 10019:2005 pretende precisamente dar directrices para la selección de consultores de SGC con una visión económica. Esta visión tiene como fin proporcionar información útil y práctica a las organizaciones cuando deciden desarrollar un SGC con apoyo externo, pero tienen dudas en tres decisiones claves:

¿Cómo se puede encontrar un buen consultor y cómo se puede distinguir a un consultor competente del que no lo es?

¿Cómo debe redactarse el contrato con el consultor para evitar decepciones y sorpresas desagradables cuando el trabajo ya está en marcha?

¿Cuál es el proceso de implantación de un SGC y cuáles son las tareas que deben asumir los consultores y los propios empleados de la organización?

Entre las aportaciones más interesantes tenemos las siguientes recomendaciones:

El éxito del proceso de implantación de un SGC depende principalmente de la involucración y compromiso de la alta dirección, y no sólo del consultor.

El consultor debe contar con el poder para interactuar con los empleados a todos los niveles a fin de ganar familiaridad con los procesos de la organización.

Los servicios de consultoría deben ser compatibles con la altura de la organización, con las competencias de sus empleados y con los procesos y la documentación existentes.

El consultor debe suministrar estimaciones reales de los costes que conllevan sus servicios.

No seleccionar un consultor simplemente por el precio ni por la certidumbre que ofrece de lograr el certificado como una etiqueta, sino por su capacidad de ayudar a la organización en la realización de un SGC que aporte realmente valor. Es pues crucial conocer los criterios para evaluar la competencia de un consultor.

La norma brinda las siguientes directrices que deben cumplir los consultores:

Debe cumplir con una serie de consideraciones éticas, tales como rehuir conflictos de interés, mantener la confidencialidad de la información, evitar crear una dependencia innecesaria de sus servicios, no ofrecer servicios para los que carecen de competencias, mantener la independencia de los organismos de certificación y ser imparcial en la selección de dicha entidad.

Conocimiento de los procesos de certificación y de los estándares fundamentales, y destrezas en los principios, metodologías y técnicas de gestión de calidad.

Conocimiento de los requisitos regulatorios relevantes para las actividades de la organización, los factores clave en la industria, así como un conocimiento razonable de los productos y procesos de la empresa y de las expectativas de sus clientes, a fin de acortar al máximo la etapa de adaptación inicial.

Competencias en dirección, trascendentales para que pueda comprender cómo el SGC se integra e interactúa con los sistemas de gestión general de la organización.

Habilidad para aplicar el conocimiento y las destrezas en situaciones reales. Ello exige experiencia significativa en los aspectos directivos, profesionales y técnicos del servicio a prestar, incluyendo el juicio y las habilidades de comunicación y de relación interpersonal.

Definir con precisión las responsabilidades y servicios que el consumidor asume, los cuales pueden variar en las distintas fases del proceso de implantación del SGC:

Ilustrar los conceptos y los principios de los SGC, asegurando que el diseño y la implantación del sistema están ajustados a la cultura de la organización y al entorno específico del negocio.

Implicar a todas las personas relevantes en la realización del SGC, apoyando a la organización en la identificación de los procesos necesarios, definiendo la importancia relativa y la interacción de estos procesos, y asistiéndola en la identificación de la documentación esencial para asegurar la planificación, la ejecución y el control efectivos de los procesos.

Una vez que los procesos han sido identificados, evaluar su eficacia y eficiencia para estimular a la organización a contemplar oportunidades de mejora y asistir en la promoción de un enfoque de procesos y de mejora continua del SGC.

Asistir en la identificación de las necesidades de entrenamiento para hacer a la organización capaz de mantener el SGC.

Cuando sea oportuno, asistir a la organización e identificar las relaciones entre su SGC y otros sistemas de gestión relevantes (medioambiental, de prevención de riesgos laborales) facilitando la integración de tales sistemas.

3. Autodiagnóstico preliminar

Es una inspección que se realiza con el propósito principal de estudiar la situación actual de la empresa que desea implantar el SGC y compararla con la situación que se quiere tener tras introducir el SGC.

Luego de que la dirección tome la decisión de llevar a cabo la implantación de un SGC, es de vital importancia realizar un autodiagnóstico preliminar en conjunto con el equipo del proyecto, para tener una visión general de las deficiencias existente y crear la bese del plan de implantación, para ello se necesita la máxima información objetiva disponible depositada en documentos y bases de datos, así como en entrevistas y encuestas al personal apropiado.

Aspectos que se deben incluir en el análisis:

Situación actual de la empresa situación del mercado y de la competencia orientación al cliente donde se tenga pleno conocimiento y comprensión de las

necesidades y expectativas de los mismos. Información completa de los directivos y el perfil de estilo de dirección. Estructura organizativa, sistemas administrativos y canales de comunicación Cultura y clima organizativos Perfil y gestión de los recursos humanos Pautas y sistemas de diseño del producto y de gestión de la producción Infraestructura y recursos tangibles disponibles (modernidad tecnológica y

estado de mantenimiento) Relaciones con proveedores y clientes Gestión comercial Capacidad y resistencia para el cambio organizativo Planificación y organización de la calidad Limpieza, orden y seguridad en las instalaciones de la empresa Sistemas de control y medición, y uso de la información por la dirección Mejora continua e innovación Resultados económicos, financieros y de calidad

Para realizar este autodiagnóstico preliminar común mente se opta por utilizar una tabla de comparación donde se coloca la situación actual y la situación deseada.

4. Información, sensibilización y formación

El SGC entre sus principios fundamentales dice que integra al personal para todos trabajar por un objetivo común, por ello cada uno de los participantes en dicho proyecto debe estar muy claro del rol que debe cumplir para que sea realmente eficaz y eficiente el proceso de implantación. Todo el equipo involucrado debe estar consciente del grado de responsabilidad y la repercusión que su labor genera en el proceso de implementación, para ello se debe dar la información completa y actualizada sobre el proyecto ha implementar, sus repercusiones organizativas y en cada puesto de trabajo, la concienciación del papel clave de cada empleado en el proyecto y la dotación a las personas de las competencias que necesitarán para desempeñar sus funciones y responsabilidades.

En esta etapa la prioridad es capacitar a las personas que desempeñaran un papel relevante en el proceso de desarrollo del SGC para que estas estén bien entrenadas en Los contenidos específicos de:

Aseguramiento de la calidad,

Modelos basados en la certificación Gestión de proyectos.

El conocimiento de todos estos contenidos es fundamental para la buena implantación del sistema.

Una vez se haya alcanzado el nivel óptimo de concienciación y formación del personal que juega un papel relevante en el proceso, se procede a distribuirse la información a los mandos intermedios y al resto del personal, para de este modo mentalizar y entrenar a todos los miembros de la organización en los principios y las técnicas para la implantación del SGC y la mejora continua.

Esta fase debe mantenerse durante toda la ejecución del sistema, adaptando sus propósitos y contenidos.

Es importante que el mayor esfuerzo para la formación del personal se haga al inicio del proyecto, para que de este modo todo el personal involucrado tenga muy claras las competencias necesarias para implantar eficazmente el sistema. Así luego las acciones formativas deben estar encaminadas hacia:

Las necesidades detectadas Las conclusiones extraídas del análisis de la revisión del sistema Las conveniencias del reciclaje para la actualización continua de conocimientos La prudencia de insistir en la transmisión reiterada de mensajes que eviten el

desánimoEs vital para la concienciación y los planes de formación la preparación y transmisión de información adecuada, relevante y suficiente, para que llegue a todo el personal y lo puedan entender con claridad, no pueden existir ningún tipo de dudas, de este modo se garantizará que cada empleado comprenda bien su fin.

El programa informativo sobre la implantación del SGC debe incluir los siguientes aspectos ineludibles:

Una declaración de la dirección donde deje impreso su compromiso con el proyecto y delimite los objetivos y los resultados esperados

Descripción suficientemente completa de la normalización y la certificación de los SGC según la familia de normas ISO 9000:2000

Información individualizada para cada grupo de trabajo, concretando las expectativas de resultados, las actividades a desplegar y los tiempos planificados, y explicando con claridad cómo interrelacionan con el resto de los grupos y actividades del plan general

Información continuamente actualizada sobre el progreso del proyecto en términos generales y para cada uno de los grupos

Difusión de las mejores prácticas en la implantación que sirvan de referencia para el resto de los grupos y personas

5. Confección de la documentación

Consiste en la creación de una base documental que constituye el sistema en la organización, es una parte primordial de las normas ISO 9000. Es una de las tareas más difíciles debido a que su contenido debe ser coherente y a su vez útil para los siguientes propósitos.

Comunicar la política, los procedimientos y los requisitos de la calidad de la organización.

Describir e implantar un SGC efectivo. Proporcionar un mejor control de las prácticas y facilitar las actividades de

gestión y aseguramiento de la calidad. Proporcionar las bases documentadas para la auditoría de los SGC. Proporcionar continuidad al SGC y a sus requisitos durante circunstancias

cambiantes. Capacitar al personal en los requisitos del sistema y en los métodos para su

cumplimiento. Presentar el SGC para fines externos, tales como demostrar el cumplimiento de

las normas oportunas. Demostrar la adecuación del SGC a los requisitos exigidos en condiciones

contractuales.

No existe un formato para la realización del Manual de la Calidad. Sin embargo, la norma ISO 9001:2000 indica como su alcance debe contener la política, los objetivos y los procedimientos documentados de la calidad que la organización aplica, y debe ser de manera completa y precisa. El mismo debe contener todos los requisitos del SGC aplicado en la empresa.

La jerarquía típica del sistema documental para un SGC acorde a la norma ISO 9001:2000.

LA misma norma ISO 9001:2000 permite la fusión de todos estos documentos en el Manual de la Calidad, pero no necesariamente debe ser así, por lo que la norma ISO 10013:2001 indica diversas alternativas para la creación de un manual de la Calidad:

Ser una recopilación directa de los procedimientos documentados del sistema. Ser una agrupación o una parte de los procedimientos documentados del

sistema. Ser una seria de procedimientos documentados para unidades operativas o

aplicaciones específicas. Ser más de un documento. Tener un núcleo común con apéndices adaptados.

La norma ISO 10013:2001 aporta información adicional sobre el contenido que puede tener un Manual de la Calidad, así como algún formato modelo en sus apéndices. Ese formato indica como la estructura debe contener:

El título, el objeto y el campo de aplicación del Manual. Esta sección debería incluir también los elementos del sistema, así como las excepciones sobre la forma de referencia y su justificación.

La tabla de contenidos, detallando los títulos de las secciones y cómo se pueden encontrar. El sistema de codificación de las secciones, subsecciones, páginas, figuras, diagramas, tablas, etc. Debe ser claro y lógico.

Las páginas preliminares con información general sobre la organización (nombre, dirección, medios de comunicación, línea de actividades y una breve

descripción de sus antecedentes, historia y tamaño) y el propio Manual (edición vigente; fecha de emisión e identificación de los contenidos modificados).

La política y los objetivos de la calidad. Es conveniente que esta sección describa también cómo se hace conocer y comprender las políticas y los objetivos de la calidad a todos los empleados, así como la forma en que la política se implanta y mantiene a todos los niveles.

La descripción de la estructura organizativa de la empresa, junto a las responsabilidades, autoridad y jerarquía de todas las funciones que afectan a la calidad.

Una descripción de los elementos del SGC y referencias a los procedimientos documentados del sistema.

Una sección de definiciones, si resultara apropiada. Una guía del Manual, si resultase apropiada. Un apéndice para los datos de apoyo si resultase apropiado.

A su vez la estructura y a la redacción de esos documentos debe contener diversas condiciones, y así la probabilidad de que se cumplan los requisitos sea mayor. Esas condiciones son: formato estándar, comprensibilidad, aplicabilidad, trazabilidad, adaptación a las necesidades y características de la empresa y sencillez.

En cuanto a su contenido, los documentos deben proporcionar información sobre el qué, quién, cómo, dónde y cuándo efectuar las actividades y los procesos de manera coherente.

Existe un proceso para la preparación de la documentación; en primer lugar la decisión de la dirección de documentar el SGC en un Manual de Calidad. A continuación, debe asignar la responsabilidad por dicha tarea al equipo del proyecto. Este cuerpo competente delegado puede elaborar los documentos él mismo, aunque su complejidad y variedad aconsejan la participación de las personas directamente involucradas en cada proceso, en cuyo caso la función de dicho equipo es básicamente de coordinación.

El equipo del proyecto deberá ir constituyendo los grupos de trabajo necesarios que redacten los distintos documentos. El cualquier caso, este equipo debe ser responsable de asegurar la exactitud y la integridad de los documentos. El equipo de proyecto competente para la elaboración de la documentación puede afrontar las siguientes acciones, según sean aplicables:

Decidir qué elementos del SGC son aplicables de acuerdo con la norma, para lo cual debe partir del análisis de los requisitos de mercado y de carácter legal, así como de los procesos de la organización y del proceso de mejora continua.

Elaborar un listado de las políticas, los objetivos y los procedimientos documentados aplicables del SGC, que ya existen o, en su defecto, desarrollando planes para su desarrollo.

Obtener datos respecto al SGC de la organización y a sus prácticas instaladas, recurriendo a medios como encuestas o entrevistas.

Obtener toda la documentación y las referencias adicionales existentes en el conjunto de unidades de la empresa.

Determinar la estructura y el formato deseados para el Manual de la Calidad. Clasificar los documentos existentes según dicho formato y estructura. Usar cualquier otro método apropiado para completar el proyecto de

desarrollo del Manual de la Calidad.

Antes de que el sistema documental se edite, es conveniente que sea sometido a la revisión final por personas responsables, que aseguren su claridad, exactitud, adaptabilidad y estructura.

Es igualmente conveniente que la puesta en circulación de la documentación sea aprobada por la dirección responsable de su implantación, dejándose constancia expresa de dicha autorización en cada copia. La distribución de la documentación debe proporcionar la seguridad de que todos los usuarios tienen acceso apropiado a aquellas secciones que son imprescindibles para su trabajo.

En cuanto a la actualización de la documentación, el mismo procedimiento documentado de control de los documentos del SGC que la organización debe elaborar obligatoriamente, debiera seguir el mismo proceso de revisión y de aprobación que se emplea en la elaboración de la versión original del documento. Para asegurar que cada Manual se mantenga actualizado, es necesario establecer un método que garantice la distribución de los cambios a cada usuario y su incorporación a dicho documento, sustituyendo a la versión anterior. Con el propósito de evitar un uso indeseable de documentos obsoletos, la organización debe tener identificadas las copias no controladas distribuidas externamente (a clientes, proveedores, etc.)

6. Implantación del Sistema de Gestión de Calidad

La implantación del sistema es una fase que se debe solapar a la anterior, de forma que se vayan introduciendo escalonadamente los procedimientos e instrucciones de trabajo al ritmo que se vayan definiendo y aprobando. La gradualidad de la implantación es muy recomendable, para facilitar la absorción por las personas del cambio de modelo organizativo, así como para ir testando las decisiones y la idoneidad del diseño de los procedimientos junto con la detección de las primeras no conformidades. Debe recordarse que introducir un nuevo SGC no ha de conducir a la parálisis de la empresa, que debe proseguir sus actividades al mejor ritmo posible al

mismo tiempo que van calando en los grupos y los empleados los nuevos métodos de trabajo.

7. Seguimiento y mejora del Sistema del Proceso de Certificación

Desde el mismo momento en que se implanta un elemento del SGC, la empresa debe empezar a trabajar en una mejora continua. A partir de una cierta fecha del inicio de la implantación de un procedimiento (un mes suele ser un plazo razonable), el equipo del proyecto a través de la persona de su máximo responsable debe efectuar una evaluación de su eficacia a partir de la información recogida en el documento oportuno y con los datos almacenados en los registros, a modo de pre auditorías. Esta revisión ha de venir en acciones correctivas y preventivas de no conformidades que permitan caminar paulatinamente hacia la optimización del sistema.

El responsable de calidad debe igualmente supervisar el ritmo de avance del proyecto y los resultados alcanzados en cada etapa, comparándolos con los objetivos preestablecidos, identificando las desviaciones y emprendiendo igualmente las acciones correctoras y preventivas oportunas para erradicarlas.

8. Factores claves del proceso

Este es un enfoque de aseguramiento de la calidad que adolece de una orientación excesivamente mecanicista y prescriptiva, obvia bastantes de los factores que impulsan o frenan la adopción de sistemas de gestión así como los problemas más importantes que hacen fracasar proyectos de esta índole o merman su eficacia. La implantación efectiva de un enfoque de aseguramiento de la calidad requiere planificar un proceso que tenga en cuenta todos los obstáculos referidos.

Ejemplo:

Mo y Chan (1997:144) proponen una estrategia de introducción plasma que pone el acento en el compromiso de las personas y en el diagnostico previo de la empresa y del mercado antes de iniciar el proceso de certificación. Los autores señalan que esta estrategia ha sido empleada con éxito en un número significativo de organizaciones donde han invertido como consultores.

Estrategia para la implantación exitosa de un SGC y su certificación:

Luego de haber realizado la implantación del SGC las organizaciones optan como parte del proceso final conseguir la certificación de la empresa por parte de una entidad consultora (auditor externo)

Organización del trabajo para el logro del certificado

La totalidad de organizaciones que optan por un sistema ISO terminan certificándolo. Sin embargo, es necesario aclarar que no siempre se trata de una actividad obligatoria, y que por consiguiente es incorrecto identificar el proceso de implantación del modelo ISO 9001:2000 y el proceso de certificación. (La certificación no es un requisito de esta norma).

Una organización pude implantar un SGC acorde con la norma sin necesidad de proceder a su certificación, si no existe presión legal o de mercado que lo exija o la dirección tiene la seguridad de que tal aval externo no va a conceder ninguna ventaja.

Ejemplo: empresas de prestigio como club Med, Federal Express o Nissan han considerado innecesaria la certificación por un sistema reconocido. La certificación no

Demanda del mercado Estandarización del proceso y procedimientos

Cumplir los requerimientos

Satisfacción de expectativas del cliente

Alcanzar ventaja

competitiva

Beneficios

Comprender situación existente

Identifica raíces de la mejora

Mejora continua

debiera ser nunca el objetivo prioritario de la implantación de un SGC, sino en todo caso una secuencia final beneficiosa de hacer bien las cosas.

Certificación

La certificación consiste en la emisión por un organismo acreditado de un documento que atestigua la conformidad de SGC de una organización con cierta norma de referencia. Esta certificación puede ir referida a la totalidad de la organización, o a una concreta de sus actividades. El certificado emitido por la entidad certificadora indica que la organización se halla inscrita en su registro de empresas, que es público, dando así información abierta a aquellas otras organizaciones que deseen conocer que empresas cumplen el requisito. El certificado lleva igualmente aparejado el derecho a usar la marca correspondiente de empresa registrada por el organismo certificador que la haya seleccionado.

Para conseguir la certificación de un SGC, una vez que ha sido implantado y está en funcionamiento, la organización interesada debe seguir una serie de pasos y superar un conjunto de pruebas que demuestren la adecuación del sistema con el modelo de aseguramiento de la calidad que se use como referencia, por tanto, acudir a una empresa certificadora solo tiene sentido cuando la organización ha completado la implantación del SGC, cumple todos los requisitos de la norma (su auditoría interna y la revisión por la dirección así lo acreditan) y tiene a disposición del equipo auditor toda la documentación necesaria.

Es prudente recordar que el desarrollo del proceso de certificación está condicionado por el organismo certificador que la empresa ha seleccionado, pues cada uno tiene su propia metodología con matices y diferencias, aunque todos ellos deben respetar las directrices marcadas por la norma ISO 9001:200. Este proceso consta de los siguientes pasos:

1. Búsqueda y selección del organismo certificador:

Consiste en la metodología y selección por la empresa que ha implantado el SGC de un organismo certificador. Y por ende se establecen las siguientes recomendaciones genéricas:

• Contactar con diversas entidades certificadoras y recabarles información sobre aspectos como metodología del proceso, plazos de ejecución, experiencia- general y en la industria- y presupuesto. Es usual que, para facilitar esta información, el organismo certificador haga que la empresa cumplimente un cuestionario que perfile la petición con datos sobre sus actividades, productos, procesos, localización de instalaciones, facturación, plantilla y grado de implantación de un SGC.

• No seleccionar organismos certificadores sólo por el precio. El primer criterio de selección es la objetividad y la independencia del organismo de certificación, que se traduce en un mayor valor y reconocimiento de sus certificados. Un segundo criterio a considerar es la cualificación acreditada de sus técnicos.

Solicitud de certificación

Ya teniendo la entidad certificadora, se procede a realizar la solicitud formal de certificación. El organismo certificador revisa el cuestionario inicialmente remitido y hace una primera valoración, si considera que la empresa podría certificarse acepta la solicitud e inicia el proceso

El primer paso que dará el organismo certificador es realizar un análisis previo de la solicitud en conjunto con la empresa que quiere ser certificada, en este análisis se determinará toda la documentación complementaria que la empresa debe entregarle al organismo certificador para perfilar la situación y comprobar qué elementos del sistema establecidos por la norma la empresa tiene ya implantados.

La documentación usualmente exigida es:

• Listado completo de documentos del SGC

• Fichas técnicas con especificaciones de los productos de la empresa

• Un extracto del registro de la compañía

• Copia del último informe de auditoría de calidad si la empresa ya dispone de un SGC certificado

• Etc

Luego de que el organismo certificador tenga en su poder la documentación proceden a la tramitación de la solicitud, que se plasma en la firma del contrato de prestación de servicios en el cual debe especificarse las condiciones del servicio y los honorarios.

Cuando ya se tiene todo lo anterior completamente hecho el organismo certificador designa formalmente el equipo auditor y comunica su composición a la organización cliente.

Estudio de la documentación

En esta etapa el equipo auditor se encarga del análisis de toda la documentación general del SGC de la organización y la elaboración de un informe en el que se hacen constar las observaciones apreciadas y que es entregado a la empresa. Entre las documentaciones que se analizan se encuentra el manual de calidad y de procedimientos operativos. El estudio de la documentación puede realizarse en las instalaciones de la empresa o en las oficinas de la unidad certificadora.

Visita previa para la planificación de la auditoría:

En caso de que la documentación siga los lineamientos y requisitos que exige la norma, el quipo auditor pasa a visitar la empresa en una fecha pactada. La visita tiene el objetivo de:

• Coordinar el plan de auditoría inicial

• Aclarar todas las dudas que la organización pueda tener sobre el resto del proceso de certificación.

• Comprobar el grado de implantación y la adecuación del SGC a los requisitos definidos en la norma, complementando el análisis basado en la documentación.

Auditoria Inicial

La auditoria inicial la realiza un equipo auditor quien siguiendo un plan establecido se encargará de evaluar la conformidad del Sistema de Gestión de Calidad, es decir, que cumpla con los requisitos establecidos por la norma. Si se presentan no conformidades, el equipo las reflejará en un informe que será entregado y discutido con la organización en la reunión de auditoría final.

Plan de Acciones Correctivas

Al presentarse no conformidades, la empresa u organización posee de un período de tiempo establecido por el equipo auditor para presentar un plan de acciones correctivas que este dirigido a subsanarlas. Al presentar dicho plan, el equipo auditor la revisa y, en caso de ser satisfactorio, este procede al cierre de las no conformidades. Sin embargo si el plan de acciones correctivas no subsana las no conformidades, la organización procede a realizar otro plan para la resolución de las no conformidades.

Evaluación y Decisión

Si el plan de acciones correctivas es satisfactorio y subsana las no conformidades encontradas, el equipo auditor presenta el informe de auditoría a la Comisión de

Certificación de la entidad correspondiente. Esta comisión evalúa el informe y el plan de acciones correctivas y procede a la concesión del certificado.

La Comisión de Certificación puede realizar una auditoría extraordinaria, esto si tiene dudas sobre la existencia de no conformidades, esto representará una repetición de una parte del ciclo de auditoría para obtener la concesión del certificado. Si la comisión toma esta decisión por segunda vez, la organización deberá comenzar el proceso desde su inicio.

Entrega del certificado

Se procede a la entrega del certificado, el periodo de validez del certificado es por lo general de tres años desde la fecha de concesión, si bien cada organismo certificador tiene potestad para definir su duración. Se ofrece también un proceso de certificación para organizaciones con múltiples centros de actividad. . Este proceso permite la certificación de una empresa que gestiona un SGC desde una sede central, que es común a varios centros de actividad de la misma entidad en los que se desarrollan productos y procesos semejantes y estando el mismo sistema implantado en todos ellos. Su objetivo es facilitar la certificación simultánea de todos los centros, sin necesidad de auditar cada uno, recurriendo para ello a un sistema de muestreo. Tras la evaluación favorable, se concede un certificado a nombre de la organización objeto de certificación, pudiendo también emitirse subcertificados para cada centro de actividad que describan el alcance de sus actividades y hagan referencia al certificado de origen.

El mantenimiento del certificado. Las auditorías periódicas

La concesión del certificado no es definitiva, sino que a la empresa aún le queda trabajo para lograr su mantenimiento. El proceso de seguimiento y renovación del certificado implica dos nuevos tipos de auditorías periódicas.

Durante el periodo de vigencia del certificado, el organismo certificador debe realizar auditoría de seguimiento periódicas (normalmente anuales y en algunos casos semestrales) para verificar el cumplimiento de los requisitos reunidos en el momento de la concesión o de los aspectos pendientes de evaluar después de la aplicación de medidas correctivas. El proceso para esta auditoría de seguimiento sigue los mismos criterios que los utilizados en la primera certificación. Si la evaluación del informe de auditoría de seguimiento es negativa, el organismo certificador procede a la suspensión temporal del certificado hasta que la empresa logre superar positivamente una auditoría extraordinaria. La evaluación negativa por segunda vez puede conducir a la retirada de la certificación por el organismo que la concedió y a la suspensión del contrato.

Al finalizar el periodo de vigencia de tres años, se procede además a realizar una auditoría de renovación del certificado. La empresa debe previamente comunicar al organismo certificador los cambios que ha introducido en sus procesos y procedimientos, para realizarse nuevamente una comprobación de la conformidad del sistema siguiendo la misma metodología ya seguida en la auditoría inicial. La evaluación positiva de la auditoría de renovación conduce a la emisión de un nuevo certificado, vigente normalmente durante los tres años siguientes si los resultados son satisfactorios, mientras que la evaluación negativa indica la retirada del certificado.

Documentación

Es la ciencia del procesamiento de la información, a través del estudio del proceso de comunicación, reflejado en la información almacenada en los documentos.

La norma establece que otras directrices para la documentación del sistema, guiadas por los criterios de estandarización y flexibilidad en la selección de los documentos a elaborar. La norma no impone taxativa y cerradamente la documentación que debe elaborarse, limitándose a señalar que debe elaborar y mantener una serie de documentos en cualquier soporte (papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra o patrón, o una combinación de éstos). La norma establece una serie de requisitos para los documentos, algunos aplicables a todos ellos (por ejemplo, ser legibles) y otros registros (por ejemplo, el requisito de control a través de revisiones aplicando a las especificaciones, o el requisito de ser recuperable aplicado a los registros).

Los documentos obligatorios que la organización debe elaborar y presentar a la entidad certificadora, y que por ello son necesarios para obtener el certificado de calidad, son las declaraciones de políticas y objetivos de la calidad, el Manual de la Calidad y los procedimientos. La norma permite la refundición de todos estos documentos en el Manual de la Calidad, y por ello frecuentemente se habla se sistema documental y manual como sinónimos, aunque no tiene por qué ser necesariamente así. Las instrucciones de trabajo no son obligatorias para determinar el SGC, ni tampoco para alcanzar la certificación.

Declaraciones documentadas de la política y los objetivos de la calidad, que frecuentemente se refunden en el Manual de la Calidad.

Manual de la Calidad. Es el <documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de una organización> (norma ISO 9000:2000, punto 3.7.4). las condiciones que debe reunir son que se mantenga actualizado e incluya:

El alcance del SGC, incluyendo los detalles y la justificación de cualquier exclusión de requisitos. La norma prevé la exclusión de aquellos requisitos que no sean aplicables

debido a la naturaleza de la organización y de su producto, pero entonces no podrá alegarse conformidad con el estándar salvo que dichas omisiones se refieran exclusivamente a directrices, que no afecten a la capacidad o responsabilidad de la organización para suministrar productos que cumplan los requisitos reglamentarios y del cliente. En la práctica, estos conduce a incluir en el Manual una sección donde se definan los centros, unidades organizativas y actividades afectadas y se justifican las exclusiones. La norma admite cualquier detalle y formato, pero que sea adecuado al tamaño y a la complejidad de la organización.

Procedimientos documentados requeridos en la norma. Un procedimiento es una <forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso> (norma ISO 9000:2000, punto 3.4.5). la norma ISO 10013:2001 (punto 4.1.1) entiende que un procedimiento debe cubrir una parte lógicamente separable del sistema, tal como un elemento completo del mismo o una parte de éste, o una secuencia de actividades interrelacionadas que están ligadas a más de un elemento del sistema.

Los procedimientos pueden estar documentados o no, refiriéndonos a los primeros como procedimientos escritos o documentados. Siguiendo el criterio de la norma ISO 9001:2000(punto 4.2.1), un procedimiento documentado <significa que el procedimiento sea establecido, documentado, implementado y mantenido> estos documentos proporcionan información sobre el qué, quién, cómo, dónde y cuándo efectuar las actividades y los procesos de manera coherente.

La norma ISO 10013:2001 (punto 4.1.1) aconseja que los procedimientos documentados del SGC constituyan la documentación básica utilizada para la planificación y administración de todas las actividades que tienen efecto sobre la calidad, cubriendo entonces todos los elementos aplicables de la norma del sistema de gestión. Cada organización debería determinar la cantidad de procedimientos documentados necesarios (así como su volumen, naturaleza y formato), reflejando la complejidad del medio y la naturaleza de la actividad. Sin embargo, la norma ISO 9001:2000 limita los procedimientos documentados obligatorios a los seis siguientes:

1. Procedimiento de control de los documentos del sistema de calidad.

En una empresa se utiliza un procedimiento para el control de documentos con el objetivo de:

Los documentos requeridos por el SGC deben controlarse. Los registros son un tipo especial de documento y deben controlarse de acuerdo con los requisitos en el apartado 4.2.3 de la norma ISO 9001:2008.

Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para:

a) Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión,

b) Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente,

c) Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos,

d) Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso,

e) Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables,

f) Asegurarse de que los documentos de origen externo, que la organización determina que son necesarios para la planificación ya la operación del SGC, se identifican y que se controla su distribución, y

g) Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.”

Este procedimiento de control de documentos del sistema de calidad es importante ya que tiene como función determinar los niveles de firmas (elaboración y revisión) aprobar los documentos antes de su emisión, revisar y actualizar los documentos cuando sean necesarios, además de que sirve para tener accesibilidad a los documentos (ser legibles y actualizados), evita el uso no intencionado de documentos obsoletos, y controlar la distribución de los documentos. Y este es elaborado en una empresa para:

Poder repetir sin problemas lo que se hace bien. Que todo el personal de la organización lo conozca. Para aumentar la confianza de los clientes hacia nuestra organización.

Además de que en él se incluyen los demás documentos que deben controlarse como: Procedimiento de control de los registros de calidad, procedimiento de realización de auditorías internas, procedimiento de identificación y control de productos no conformes, procedimiento para las acciones correctivas, procedimiento para las acciones preventivas.

2. Procedimiento de control de registros

Se sabe que “Los registros del sistema son las evidencias de las tareas realizadas en el sistema de gestión de la calidad. Además, los registros son la base en la que encuentran los datos para analizar el comportamiento y las mejoras de cada uno de los procesos del sistema de gestión de calidad”, por ello es de vital importancia tener un control de dichos registros que debe llevarse cumpliendo la norma ISO.

Los requisitos aplicables al control de los registros de los sistemas de gestión de calidad están definidos en el apartado 4.2.4 Control de los registros de la norma ISO 9001:2008

Para llevar a cabo este control existe el manual (procedimiento de control de registro) que debe indicar paso a paso, las actividades que se deben llevar a cabo cuando se quiere realizar algún registro en la empresa. Muchas empresas a este manual le agregan un flujograma para que las actividades sean comprendidas por cualquier persona por ejemplo:

Las empresas deberían tener en cuenta la importancia de que este documento sea lo más sencillo posible para que cualquier persona de la empresa pueda hacer uso de este y pueda hacerse un buen control de dichos registros.

Entre los muchos beneficios que tiene un buen control de registros en una empresa se encuentran los siguientes:

Facilitar el acceso a los datos para el análisis de indicadores de desempeño de los procesos del sistema.

Facilita el proceso de realización de auditorías al encontrar rápidamente los registros solicitados durante la misma.

Establece las bases para la protección de la información, evitando su uso indebido y la posible pérdida de datos necesarios para el desarrollo de los procesos.

Consigue obtener el orden en el archivo de la información. La burocracia y el papeleo es directamente proporcional al desorden en el archivo.

3. Procedimientos para la realización de auditorías internas

Se conoce como auditorías internas a las inspecciones que se realizan en una empresa para vigilar el cumplimiento y la eficiencia de los procesos que dicha empresa realiza. Es importante que en toda empresa haya un manual de procedimientos para la realización de auditorías internas, esté debe especificar de forma clara y fácil de entender cada paso para la realización de las auditorias internar.

Se debe tener en cuenta la gran importancia que tienen las auditorías internas y el buen funcionamiento de las mismas:

La auditoria ayuda a verificar y evaluar las actividades relacionadas con la calidad en el seno de una organización, así como para la identificación y mejora de las áreas no conformes con el modelo exigido.

Proporciona a la organización el poder ofrecer producto / servicio que satisfaga las necesidades de los clientes.

Ser competitiva con respecto a otras empresas que ofrezcan el mismo producto / servicio.

Poder ofrecer sus productos / servicios a nivel mundial y reconocida por su prestigio y buena calidad.

Es una herramienta que contribuye al mejoramiento de la calidad dirigido al usuario que requiere de los producto / servicio.

La empresa auditada mantiene al día sus actividades (procesos, producción, sistema etc...)

4. Procedimiento de identificación y control de productos no conformes.

Un producto no conforme es un resultado de un proceso que no cumple los requisitosestablecidos.

Control de los Productos no Conformes:

La organización deberá asegurarse de que los productos no conformes con los requisitos sea identificado y controlado, esto con el fin de impedir la entrega y el uso inadecuado de los mismos. La organización gestionara los productos no conformes de la siguiente manera:

Acción para eliminar la no conformidad. Autorización de su uso por derogación de parte de la relativa autoridad, y si es

necesario del cliente. Acción para impedir el uso inadecuado desde el origen.

Es necesario llevar registros de las no conformidades, las acciones sucesivas y las verificaciones respectivas. Además se deberá implementar un proceso de identificación del producto no conforme, qué hacer con él y llevar registros de la acción emprendida. La empresa debe disponer de un proceso para evaluar los efectos del producto no conforme si se identifica después de la entrega.

La empresa debe revisar sus procesos de control de los productos no conformes para asegurarse que cumplan con los requisitos. Deben incluir:

Identificación. Acción para eliminar la no conformidad. Autorizaciones adecuadas si el producto no será utilizado. Controles para asegurar que no se utilice el producto antes de corregir la no

conformidad. Registros. Chequeo de la corrección del producto no conforme. Medidas a tomar si la no conformidad se presenta después de entregado el

producto.

La organización deberá contar con un proceso documentado para controlar los productos no conformes. Este procedimiento deberá definir las responsabilidades y las autoridades necesarias para gestionar el producto no conforme.

5. Procedimiento para las acciones correctivas.

Acción correctiva: es la acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad o Reclamación detectada.

Solución de una NO conformidad:

Paso 1: En este paso se debe definir cuál es la no conformidad, algunas interrogantes pueden ser:

Fecha en la cual se registra la no conformidad.

Fuente de la no conformidad, seleccionar las posibles fuentes.

Describir que producto o servicio fue afectado.

Escribir la identificación del producto o servicio.

Describir el problema, incluir la mayor cantidad de detalles.

Paso 2: En este paso se debe formar un equipo de trabajo e investigar lo más pronto posible todo lo referente a la no conformidad. Lo que se debe hacer en este paso es lo siguiente:

Seleccionar y registrar los nombres de los miembros que formarán parte del análisis y solución de la no conformidad.

Definir las acciones para contener y si es posible eliminar la no conformidad. Definir al responsable de la acción, así como la fecha planeada de la ejecución y

la fecha real en la que se hizo la acción.

Paso 3: Se deberán identificar la causa de la no conformidad y su impacto en el producto o en los procesos y sus interacciones.

Mediante al menos una de las herramientas de calidad o herramientas estadísticas identificar y confirmar las causas de la no conformidad. Algunas herramientas de calidad son:

1. Ishikawa2. Lluvia de ideas3. Diagrama de Pareto

Luego del análisis escribir las causas significativas que causaron la no conformidad.

Analizar y describir el impacto de estas causas, en el producto, el proceso o interacciones. El impacto puede incluir varios factores, sin embargo siempre se enfocará al producto o al servicio, al tiempo de entrega, costo y calidad.

Paso 4: Se trata de definir y aplicar las acciones correctivas a tiempo para eliminar las causas encontradas.

Se deben definir las acciones correctivas para eliminar las causas identificadas. Enfocar la acción a eliminar, la causa y su impacto. Para seleccionar las acciones correctivas se deben responder las siguientes preguntas: 1. ¿Por qué no fue detectado el problema?2. ¿Qué tan probable es que vuelva a ocurrir?3. En términos de riesgo. ¿Podemos aceptar las consecuencias de que vuelva a

ocurrir?

Se debe definir al responsable y la fecha en que se ejecutará la acción: es importante que si se requiere de inversión económica se debe declarar esto como parte de la acción correctiva

Realizar las acciones en tiempo: asignar los recursos necesarios para aplicar las acciones de tiempo. En caso de que ésta no se realice dentro de período planeado debe registrar una nueva no conformidad.

Paso 5: Se debe verificar en eventos futuros la no recurrencia de la no conformidad y confirmar que la causa ha sido eliminada. Para verificar la eficacia de cada acción debe realizarse las siguientes preguntas:

1. Puede decir con datos y evidencia. ¿Cuáles fueron las causas de la no conformidad? ¿Qué acciones correctivas se realizaron? ¿Cuáles fueron los resultados de las acciones?

2. Calificar si la acción correctiva fue o no efectiva. Si o no. Cuando la eficacia se califique como efectiva. Si, escribir la fecha.

CODIGOSI-F-06

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FECHA: 21/07/2008 CONSECUTIVO XXXX-XXXPROCESO:

1. DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD:

Seguimiento a proceso

REPORTADA POR:

REPORTE DE NO CONFORMIDAD

RESPONSABLE DE LA ACCIÓN:

FUENTE DE LA NO CONFORMIDAD(Clientes, auditorias internas, seguimiento a productos o procesos, supervisión o auditorias externas)

SISTEMA DE GESTION INTEGRAL

3. CAUSA(S) DE LA NO CONFORMIDAD:Método no definido o inadecuadoRecursos insuficientes

Falta entrenamiento

Incumplimiento de procedimiento

Otra: Cuál?

REQUIRIÓ USO DE TÉCNICAS ESTADÍSTICAS: CUAL:Anexar el análisis por técnicas estadísticas y quienes participaron

NO. RESPONSABLE FECHA IMPLEMENTACIÓN FECHA CUMPLIMIENTO RECURSOS

4. PLAN DE ACCIÓN

ACTIVIDAD

6. Procedimiento para las acciones preventivas

Acciones preventivas: Se encarga de identificar las potenciales no conformidades y sus causas. Evalúe qué se puede hacer para eliminar la causa de manera que la no conformidad no se verifique más. En la práctica cada organización establece la manera de implementar sus acciones preventivas indicando de llegar a cabo la acción preventiva a desarrollar.

En la práctica, todos estos procedimientos se refunden en el Manual de Calidad, aunque frecuentemente se elabora un Manual de Procedimiento paralelo, en cuyo caso el primero debe hacer referencia específica a ellos según sea necesario.

Los documentos necesitados por la organización para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos como por ejemplo, instrucciones de trabajo, procedimientos operativos, planes de control, flujogramas, secuencias fotográficas, planes de formación y de auditorías, etc. Estos documentos se diferencian claramente de los procedimientos documentados porque suelen ofrecer detalles puramente técnicos, en vez de requisitos de gestión de los procesos.

Los documentos más comunes de este tipo son las instrucciones de trabajo. Las instrucciones de trabajo derivan de un procedimiento y definen minuciosamente las operaciones de que consta cada proceso y cómo ejecutarlas. Para ser eficaz, una

instrucción debe ser clara, operativa y de sencilla aplicación. Sin embargo a los empleados que desarrollan cada una de esas operaciones es imprescindible para estandarizar el trabajo, aunque la norma omite declarar obligatoria esta práctica.

Los registros requeridos por la norma. Los registros son documentos que presentan resultados obtenidos o proporcionan evidencia de actividades desempeñadas. Se trata de documentos que se generan al utilizar las personas los procedimientos y las instrucciones de trabajo, rellenándose de forma continua a medida que se desarrolla el trabajo diario. Los registros deben establecer y mantenerse para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así como de la eficacia del sistema. La organización debe establecer un procedimiento documentado donde defina los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de archivo y la disposición de los registros.

CONCLUSIÓN

Al implementar un sistema de gestión de calidad es importante que la empresa desde su principal recurso (recurso humano) entiendan que deben trabajar en una mejora continua para así alcanzar eficientemente cada uno de los procesos que se deben llevar a cabo en la etapas de dicho proceso, las cuales otorgan a la organización un orden sistemático de cómo debe irse implementando cada parte de este sistema hasta lograr implementar parte del proceso, donde se inicia la implantación del sistema de gestión de calidad, es importante señalar que cada una de estas etapas trae consigo la información necesaria para ir cumpliendo cada una de estas, es por ello que en un principio se necesita establecer una decisión y compromiso de la dirección, es decir que se debe tomar una decisión firme por parte de la dirección general, basada en el análisis de los retos a los que la empresa se enfrenta y la necesidad de introducir tal innovación en la estructura de gobierno de las actividades organizativas. Planificando así el procesos que se quiere llevar acabo, realizando un autodiagnóstico preliminar parar así poder determinar la situación de la empresa y que acciones preventivas y correctivas de no conformidades deben llevarse a cabo, informar, sensibilizar y formar al personal de la empresa, ya que es el principal recurso que pondrá en funcionamiento la implantación del sistema de gestión de calidad, iniciar un control de la documentación, además de realizar un seguimiento y mejora del proceso.

Al cumplir con las ocho etapas del proceso de implantación de un SGC, la mayoría de las empresas optan acudir a un ente consultor (auditor externo) y certificar de acuerdo al sistema de gestión que la empresa puso en funcionamiento y a la norma de referencia.

Los documentos obligatorios que la organización debe elaborar y presentar a la entidad certificadora, y que por ello son necesarios para obtener el certificado de calidad, son las declaraciones de políticas y objetivos de la calidad, el Manual de la Calidad y los procedimientos. Todo esto ya que al ser una empresa certificada tienen mayores oportunidades en el mercado (posicionarse en un mercado competitivo), creando así una identidad e imagen de prestigio, que es reconocida por sus clientes y demás empresas, de que realizan bien las cosas.

Es prudente que al realizar una implementación del sistema de gestión de calidad cumplir con la documentación necesaria, y es por ello que se recomienda establecer los documentos pertinentes establecidos en la norma ISO 9001:2000 tales como: el procedimiento de control de documento, procedimiento de control de los registros de calidad, procedimiento de realización de auditorías internas, procedimiento de identificación y control de productos no conformes, procedimiento para las acciones correctivas, procedimiento para las acciones preventivas, elaborados con el objetivo de llevar un orden sistemático y una referencia para realizar bien las cosas desde la primera vez, que sea distribuido a los miembros de la empresa, y que sirva de guía para la realización de procesos.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Referencias Bibliográficas, (Libro: Gestión de la Calidad) Material informativo otorgado por el profesor, Viloria Amelec.

Referencias electrónicas:

http://www.oas.org/es/sap/deco/sgc.asp

http://www.slideshare.net/oscarreyesnova/proceso-de-implementacion-sgc

http://www.slideshare.net/whitelup/gestion-de-control-de-documentos

http://gestionycalidad.cl/2012/01/iso-90012008-4-2-3-control-de-documentos/

http://www.wordreference.com/definicion/implantar

http://www.wordreference.com/definicion/implementar

http://www.comvezcol.org/comvezcol/images/PDF/gca-pr-02_v02.pdf

http://www.usergioarboleda.edu.co/santamarta/institucional/calidad/documentacion/procedimientos/pro_auditorias_internas_calidad_version2.pdf

Videos:

http://www.youtube.com/watch?v=jtNQK0VpOTA

http://www.youtube.com/watch?v=eCJyy9fDgUk