ovidentia guide utilisateur

GUIDED’UTILISATION

DU SYSTEME OVIDENTIA

Conception et Réalisation de ce guide :AGENCE L’ALTERNATIVE

27, le Bourg - 33580 COUTURESTél/fax 05 56 71 96 78

[email protected]

www.alternativecreation.com

2 OVIDENTIA - GUIDE UTILISATEUR

Sommaire1. L’environnement de travail ................................................ 6

1.1. Coté Front offi ce (internet) ........................................................6 1.2. Coté Back offi ce (extranet) ........................................................6 1.3. Connexion au back offi ce .........................................................7 1.3.1. Récupérer son mot de passe ........................................7 1.3.2. Demander un accès à l’extranet ..................................7

2. L’architecture .................................................................... 8

2.1. Hiérarchie ................................................................................8 2.2. Créer une catégorie de thème d’article .....................................8 2.2.1. Modifi er une catégorie de thème d’article ...................9 2.2.2. Supprimer une catégorie de thème d’article ................9 2.2.3. Activer ou désactiver une catégorie ............................9 2.2.4. Ordre d’affi chage des catégorie de thème d’article .......................................................9 2.3 Créer un thème d’article ..........................................................10 2.3.1. Modifi er un thème d’article .......................................11 2.3.2. Supprimer un thème d’article ....................................11 2.3.3. Ordre des thèmes d’article ........................................11 2.3.4. Gestion des droits du thème ......................................11

3. La gestion des droits ........................................................ 12

3.1. Les groupes d’utilisateurs ........................................................12 3.1.1. Liste des groupes .......................................................12 3.1.2. Créer un groupe d’utilisateurs ....................................12 3.1.3. Modifi er un groupe d’utilisateurs ...............................13 3.1.4. Supprimer un groupe d’utilisateurs ............................13 3.1.5. Voir les membres d’un groupe d’utilisateurs ...............13 3.1.6. Ajouter un membre à un groupe d’utilisateurs ...........14 3.1.7. Supprimer un membre d’un groupe d’utilisateurs ......14 3.1.8. Créer un ensemble de groupes ..................................14 3.1.9. Les options de groupes ..............................................15 3.2. Les utilisateurs ........................................................................15 3.2.1. Liste des utilisateurs ...................................................15 3.2.2. Créer un utilisateur ....................................................15 3.2.3. Modifi er un compte utilisateur ...................................16 3.2.4. Modifi er les données utilisateur .................................16 3.2.5. Supprimer un utilisateur ............................................17 3.2.6. Utilitaires ...................................................................17 3.2.7. Affecter un utilisateur à un groupe .............................17 3.2.8. Indisponibilité ...........................................................18 3.3. Les interfaces de gestion .........................................................18 3.3.1. Les listes ....................................................................18 3.3.2. Les listes de groupes ..................................................18 3.3.3. Les droits ...................................................................19

4. L’agenda .......................................................................... 19

4.1. Côté administrateur ................................................................19 4.1.1. Les types d’agendas ...................................................19 4.1.2. Créer un agenda ........................................................20 4.1.3. Modifi er un agenda ...................................................20 4.1.4. Supprimer un agenda ................................................21 4.1.5. Activer, désactiver un agenda ....................................21


4.1.6. Gérer les droits d’un agenda .....................................21 4.1.7. Affecter les agendas personnels .................................21 4.2. Côté utilisateur .......................................................................22 4.2.1. L’interface ..................................................................22 4.2.2. Affi cher les agendas...................................................23 4.2.3. Gestion de disponibilité .............................................23 4.2.4. Options d’agenda .....................................................23 4.2.5. Accès à l’agenda personnel .......................................24 4.3. Les évènements ......................................................................24 4.3.1. Ajouter un évènement ...............................................24 4.3.2. Modifi er un évènement .............................................25 4.3.3. Supprimer un évènement ..........................................25

5. Les annuaires .................................................................. 25

5.1. Côté administrateur ................................................................25 5.1.1. Créer un annuaire .....................................................25 5.1.2. Gérer les droits d’un annuaire ...................................26 5.1.3. Modifi er un annuaire .................................................26 5.1.4. Affi chage des champs d’un annuaire dans la liste ......26 5.1.5. Ordre des champs d’un annuaire dans la liste ...........26 5.1.6. Supprimer un annuaire ..............................................27 5.2. Côté utilisateur .......................................................................27 5.2.1. Liste des annuaires ....................................................27 5.2.2. Consulter un annuaire ...............................................27 5.2.3. Ajouter des données à un annuaire ...........................28 5.2.4. Modifi er des données à un annuaire ..........................28 5.2.5. Supprimer des données à un annuaire .......................28 5.2.6. Exporter un annuaire .................................................29 5.2.7. Importer une base dans un annuaire .........................29 5.2.8. Vider un annuaire ......................................................30

6. Les approbations ............................................................. 30

6.1. Créer un schéma d’approbations ............................................30 6.2. Modifi er un schéma ...............................................................31 6.3. Supprimer un schéma .............................................................31

7. Les Faq .......................................................................... 31

7.1. Créer une Faq .........................................................................31 7.2. Gestion des droits d’une Faq .................................................32 7.3. Modifi er une Faq ...................................................................32 7.4. Supprimer une Faq ................................................................32 7.5. Alimenter une Faq .................................................................33 7.5.1. Créer une contribution ..............................................33 7.5.2. Modifi er une contribution..........................................33 7.5.3. Supprimer une contribution.......................................33

8. Les Forums ...................................................................... 34

8.1. Créer un forum .......................................................................34 8.2. Gestion des droits d’un forum ...............................................34 8.3. Modifi er un forum .................................................................34 8.4. Supprimer un forum ..............................................................35 8.5. Alimenter un forum ...............................................................35 8.5.1. Alimenter un sujet .....................................................35 8.5.2. Clore, ouvrir un sujet .................................................36 8.5.3. Supprimer un sujet ....................................................36 8.5.4. Valider une contribution ............................................36


9. Gestionnaire de fi chiers .................................................. 37

9.1. Côté administrateur ................................................................37 9.1.1. Créer un répertoire ....................................................37 9.1.2. Gérer les droits d’un répertoire ..................................38 9.1.3. Modifi er un répertoire ...............................................38 9.1.4. Supprimer un répertoire ............................................38 9.2. Côté utilisateur .......................................................................39 9.2.1. Liste et navigation ......................................................39 9.2.2. Déposer un fi chier .....................................................39 9.2.3. Télécharger un fi chier ................................................40 9.2.4. Supprimer un fi chier ..................................................40 9.2.5. La corbeille ................................................................40

10. Sections ......................................................................... 41

10.1. Liste des sections ..................................................................41 10.2. Ordre des sections ................................................................41 10.3. Activer, désactiver des sections .............................................42 10.4. Sections optionnelles ............................................................42 10.5. Sections spécifi ques .............................................................42 10.5.1. Créer une section spécifi que ...................................43 10.5.2. Modifi er une section spécifi que ...............................43 10.5.3. Gérer les droits d’une section spécifi que .................43 10.5.4. Supprimer une section spécifi que ............................44

11. Articles .......................................................................... 45

11.1. Créer un article ....................................................................45 11.2. Modifi er un article ................................................................45 11.3. L’éditeur ...............................................................................46 11.3.1. Les outils de traitement du texte ..............................47 11.3.2. Liens hypertextes .....................................................47 11.3.3. Outil tableau ...........................................................48 11.3.4. Outil formatage .......................................................48 11.3.5. Affi chage plein écran / code ....................................49 11.3.6. Insérer une image ....................................................49 11.3.7. Lien vers un fi chier ..................................................50 11.3.8. Lien vers un article ..................................................51 11.3.9. Lien vers une Faq ....................................................52 11.3.10. Lien vers un contact ..............................................52 11.4. Gestion de l’article en édition ..............................................53 11.4.1. Affecter un thème ....................................................53 11.4.2. Prévisualisation ........................................................53 11.4.3. Brouillons ................................................................53 11.4.4. Publication ..............................................................54 11.5. Gestion des brouillons ..........................................................54 11.6. Gestion des articles ..............................................................54 11.6.1. Liste et outils de gestion ...........................................54 11.6.2. Ordre des articles ....................................................55 11.6.3. Supprimer un article ................................................55 11.6.4. Archiver un article ...................................................55 11.6.5. Désarchiver un article .............................................56 11.6.6. Proposer un article en page d’accueil ......................56 11.6.7. Gérer les pages d’accueil ........................................56


12. Les outils utilisateurs ..................................................... 57

12.1. Notes ...................................................................................57 12.1.1. Créer une note ........................................................57 12.1.2. Modifi er une note ....................................................57 12.1.3. Supprimer une note .................................................57 12.2. Résumé ................................................................................57 12.3. Options d’utilisateur .............................................................58

13. Gestion générale du site ................................................ 59

13.1. Confi guration générale .........................................................59 13.1.1. Confi guration du site ...............................................59 13.1.2. Paramètre de messagerie .........................................59 13.1.3. Options de l’utilisateur ............................................59 13.1.4. Confi guration des téléchargements ..........................59 13.1.5. Formats de date ......................................................59 13.1.6. Options de l’agenda ................................................59 13.1.7. Gestionnaires des pages d’accueil ..........................60 13.1.8. Confi guration de l’authentifi cation ...........................60 13.1.9. Confi guration de l’inscription ..................................60 13.1.10. Paramètres de l’éditeur ..........................................60 13.2. Statistiques internes ..............................................................60 13.2.1. Gestionnaires des stats ............................................60 13.2.2. Consulter les stats ....................................................60 13.3. Délégation ...........................................................................61 13.3.1. Créer une délégation ...............................................61 13.3.2. Modifi er une délégation ..........................................62 13.3.3. Supprimer une délégation .......................................62 13.3.4. Ajouter un utilisateur à une délégation ....................62 13.3.5. Supprimer un utilisateur à une délégation ................63 13.4. Modules ...............................................................................63 13.5. L’Outil de recherche .............................................................63


1. l’environnement de travail

1.1. Coté Front offi ce (internet)

Le Front offi ce défi nit l’espace visible par l’ensemble des internautes.

1.2. Coté Back offi ce (extranet)

Le Back offi ce défi nit l’espace visible par les «utilisateurs» ayant accès à cette partie du site par une connexion (pseudo et mot de passe).

Contenu

SectionSectionspécifi que

Sectionutilisateur

Thème

Titre d’article

Titre decatégorie

Thème

Accès extranet

Outilrechercher

Identifi cation de l’utilisateur connecté

Sectionadministrateur

Sectionutilisateur

Bouton de réduction et d’agrandissement de section


1.3. Connexion au back offi ce

Sur la page, clic sur «CONNEXION»

Entrer le pseudo et mot de passe.

Une option vous permet de garder en mémoire vos codesd’accès pour une durée fi xée, sur votre ordinateur detravail.Note : ne pas garder en mémoire les codes lorsque vousvous connectez sur un ordinateur autre que le vôtre.

1.3.1. Récupérer son mot de passe

Aller à l’écran de connexion.

Clic sur l’onglet «J’AI PERDU MON MOT DE PASSE»

Entrer votre pseudo et valider. Votre mot de passe vousparviendra par mail instantanément.

1.3.2. Demander un accès à l’extranet

Aller à l’écran de connexion

Clic sur l’onglet «JE VEUX M’ENREGISTRER»

Entrer les informations et valider.Note : les informations demandées sont défi nies par l’administrateur dans le back offi ce.


2. l’architecture

2.1. Hiérarchie

Le système ovidentia utilise une terminologie précise à laquelle on s’habitue rapidement. Les contenus sont classé par catégorie de thème d’article, thème d’article et article, comme suit :

2.2. Créer une catégorie de thème d’article

Dans la section administrateur > Articles

La page affi che la liste des catégories du site.

Onglet Créer >

Remplir les champs.

Ajouter >

catégorie de thème d’article

thème d’article thème d’article thème d’article

article article article article article article article

Ne pas remplir


2.2.1. Modifi er une catégorie de thème d’article


Clic sur le nom de la catégorie >

Modifi er les données

Modifi er >

2.2.2. Supprimer une catégorie de thème d’article


Clic sur le nom de la catégorie >

Supprimer >

Note : Vous ne pouvez supprimer une catégorie si elle contient encore des thèmes ou des articles.

2.2.3. Activer ou désactiver une catégorie de thème d’article


Cocher ou décocher la case.

Cela vous permet de faire disparaître des morceaux du site sans les supprimer.

2.2.4. Ordre d’affi chage des catégorie de thème d’article


Onglet Ordre >

Ce classement n’infl ue que sur l’affi chage dans la page «articles» et pas sur l’ordre des sections du site.

Sélectionner la catégorie dans la liste et la manipuleravec les boutons haut, bas ou alphabétique.

Modifi er >


2.3 Créer un thème d’article


Clic sur le nombre de thèmes de la catégorie concernée.

La page affi che la liste des thèmes de la catégorie.

Onglet Créer >

Renseigner les champs.

Ajouter >

TitreCatégorieparent

Choix du modèle à appliquer aux articles de ce thème

Langue de navigation. Ce n’est pas un traducteur

Description du thème affi cher pour l’affi chage en liste Approbations (voir rubrique

dédiée)

Envoyer un mail aux utilisateurs du groupe pour les avertir de la publication d’un nouvel article


2.3.1. Modifi er un thème d’article

Dans la liste des thèmes, clic sur le nom du thème

Modifi er les champs

Mettre à jour >

2.3.2. Supprimer un thème d’article

Dans la liste des thèmes, clic sur le nom du thème

Supprimer >

Note : Attention, la suppression d’un thème entraînela suppression de tous les articles qu’il contient.

2.3.3. Ordre des thèmes d’article

Dans la liste des catégories, clic sur le nom de la catégorie

Onglet Ordre >

Sélectionner la catégorie dans la liste et la manipuleravec les boutons haut, bas ou alphabétique.

Modifi er >

2.3.4. Gestion des droits du thème

Dans la liste des thèmes, clic sur Droits, sous le thème correspondant.

Gérer les droits (voir rubrique dédiée).

Enregistrer >


3. La gestion des droits

La base du système Ovidentia repose sur la possibilité de créer des utilisateurs, des groupes d’utilisateurs et de gérer sur l’ensemble du site les droits de création, modifi cation, visibilité, ... ce qui de fait permet de créer des espaces publics (internet) et des espaces privés (extranet).

3.1. Les groupes d’utilisateurs

Tous les droits du site sont gérer en fonction des groupes d’utilisateurs et non pas en fonctions des utilisateurs (personne physique). Un contenu s’adresse toujours à un groupe de personnes et jamais à une personne seule (dans ce cas là, on envoie un mail ...).

3.1.1. Liste des groupes

Dans la section Administrateur, clic sur Groupes >

La page affi che la liste des groupes.

3.1.2. Créer un groupe d’utilisateurs



Au bas de la page, remplir les champs.

Enregistrer >


3.1.3. Modifi er un groupe d’utilisateurs



Clic sur le nom du groupe à modifi er.

Au bas de la page, modifi er les champs.

Enregistrer >

3.1.4. Supprimer un groupe d’utilisateurs



Clic sur le nom du groupe à supprimer.

Au bas de la page, Supprimer >

3.1.5. Voir les membres d’un groupe d’utilisateurs



En face du nom du groupe, clic sur Membres >

La page affi che la liste des membres du groupe.


3.1.6. Ajouter un membre à un groupe d’utilisateurs





Onglet Ajouter >

La page affi che la liste de tous les utilisateurs.

Cocher la case.

Mettre à jour >

3.1.7. Supprimer un membre d’un groupe d’utilisateurs





Cocher la case.

Mettre à jour >

3.1.8. Créer un ensemble de groupes


Onglet Ensembles de groupes >

Remplir le champs.

Enregistrer >


3.1.9. Les options de groupes

Cette page vous permet d’attribuer des fonctionnalités aux extranets des utilisateurs en fonction de leur(s) groupe(s) de travail : messagerie intégrée, note, contact, annuaire, espace disque personnel.


Onglet Options >

Cocher les cases.

Mettre à jour >

3.2. Les utilisateurs

Les utilisateurs (personne physique) sont les utilisateurs du site qui ont un accès à l’espace extranet par un pseudo et un mot de passe.

3.2.1. Liste des utilisateurs

Dans la section Administrateur, clic sur Utilisateurs >

La page affi che la liste des utilisateurs.

3.2.2. Créer un utilisateur



Onglet créer >

Remplir les champs.

Confi rmer >


3.2.3. Modifi er un compte utilisateur



Clic sur le nom de l’utilisateur.

Modifi er les champs.

Modifi er >

3.2.4. Modifi er les données utilisateur



Clic sur l’icone à gauche du nom de l’utilisateur.

Clic sur Modifi er >

Modifi er ou remplir les champs.

Mettre à jour >


3.2.5. Supprimer un utilisateur




Supprimer >

3.2.6. Utilitaires

Cette page permet de voir le nombre d’utilisateurs du site, les utilisateurs en attente de confi rmation et de régler les suppressions automatiques de demandes d’enregistrement.


Onglet Utilitaires >

Remplir le champs.

OK >

3.2.7. Affecter un utilisateur à un groupe




Onglet Groupes >

Cocher la ou les cases.

Enregistrer >


3.2.8. Indisponibilité

Permet à un utilisateur de donner, pendant une durée défi nie, ses droits à autre utilisateur (congés, maladie, ...)




Onglet Indisponibilité >

Remplir les champs.

Mettre à jour >

3.3. Les interfaces de gestion

3.3.1. Les listes

3.3.2. Les listes de groupes

Tout affi cher

Envoyer un mailà l’utilisateur

Nom del’utilisateur

Fiche del’utilisateur

Classement alphabétique

Déployer tousles dossiers

Déployerce dossier

Réduirece dossier

Réduire tousles dossiers


3.3.3. Les droits

4. L’agenda

4.1. Côté administrateur

Côté administration, vous pouvez créer des agendas, gérer les droits, supprimer, activer et désactiver.

4.1.1. Les types d’agendas

Agendas collectifs : agendas manifestations, activités, ...Agendas ressources : matériel, salle, véhicule, ...Agendas personnels : agenda utilisateur personnel.

Choix du groupe

Choix de l’action

Utilisateurs de l’internet + extranet

Utilisateurs de l’extranet uniquement

Utilisateurs de l’internet uniquement

Groupes défi nispar l’administarteur


Pour affi cher les agendas :

Dans la section Administrateur, clic sur Agendas >

Clic sur l’onglet Collectifs, Ressources ou personnels.

4.1.2. Créer un agenda


Clic sur l’onglet Collectifs ou Ressources selon le type d’agenda à créer.

Onglet Ajouter >

Remplir les champs.

Ajouter >

4.1.3. Modifi er un agenda



Clic sur le nom de l’agenda >


Modifi er >


4.1.4. Supprimer un agenda



Clic sur l’icone corbeille en face du nom de l’agenda >

4.1.5. Activer, désactiver un agenda


Cocher ou décocher la case en face du nom de l’agenda.

Mettre à jour >

4.1.6. Gérer les droits d’un agenda


Clic sur Droits en face du nom de l’agenda.

Gérer les droits.

Enregistrer >

4.1.7. Affecter les agendas personnels


Onglet Personnel >

Cocher les cases pour affecter des agendas personnels aux utilisateurs des groupes.

Mettre à jour >


4.2. Côté utilisateur

Côté administration, vous pouvez visualiser les agendas et les remplir.

4.2.1. L’interface

Pour affi che la page agenda :

Dans la section utilisateur, Agenda >

Sélectionner lesagendas

Imprimerl’agenda

Vue détaillée Voir les évènementsliés à une alarme

Année précédente

Mois précédent

Année suivante

Mois suivant

Affi chage par mois, semaine, jour, dateprécise

Jour en coursEvènement. Survolerpour avoir les détails

Vue détaillée Vue par semaine Vue par jour


4.2.2. Affi cher les agendas


Icone Agendas >

La page affi che les agendas disponibles (en fonction des droits du groupe de travail) et les agendas sélectionnés (à affi cher).

Choisir les agendas.

Enregistrer.

La page affi che l’agenda en superposant les agendas sélectionnés.

4.2.3. Gestion de disponibilité


Onglet Disponibilité >

La page affi che les plages disponibles (en vert) et les plages indisponibles (en gris rayé), en fonction des agendas sélectionnés.

C’est l’outil idéal pour fi xer des réunions, choisir les horaires d’une activité, voir les disponibilités d’un véhicule ...

4.2.4. Options d’agenda

Permet de paramétrer la visualisation de l’agenda en fonction de son rythme de travail. Cette option ne transforme l’affi chage de l’agenda uniquement pour l’utilisateur qui le règle.


Onglet Options de l’agenda >

Régler les champs.

Modifi er >


4.2.5. Accès à l’agenda personnel

Permet de donner des droits d’accès à son agenda personnel à d’autres utilisateurs (qui peut le consulter, le modifi er, ...).


Onglet Accès à l’agenda >

Régler les champs, ajouter ou supprimer un utilisateur.

Modifi er >

4.3. Les évènements

4.3.1. Ajouter un évènement


Clic sur l’icone Ajouter, sur la date souhaitée (ou la date de début d’un évènement récurrent).

Remplir les champs >

Ajouter un évènement >

Début et fi n de l’évènement Récurrent (ouvre desoptions spéciales)

Couleur de fond dubloc évènement

Disponible ou pas durant cet évènement (gestion des confl its de dates)

Alarme sur l’évènement

Description

Agenda(s) à remplir avec cet évènement


4.3.2. Modifi er un évènement


Clic sur l’icone Modifi er, sur la date souhaitée (ou la date de début d’un évènement récurrent).

Modifi er les champs >

Modifi er l’évènement >

4.3.3. Supprimer un évènement


Clic sur l’icone Modifi er, sur la date souhaitée (ou la date de début d’un évènement récurrent).

Supprimer >

5. Les annuaires

Les annuaires sont des bases de données paramétrables et administrables.


Côté administration, vous pouvez créer des annuaires, gérer les droits, modifi er, supprimer.

5.1.1. Créer un annuaire

Dans la section administrateur, Annuaires >

La page affi che la liste des annuaires.

Sous le type de base, Ajouter >

Remplir les champs et cocher les cases.

Ajouter >


5.1.2. Gérer les droits d’un annuaire



Clic sur Droits en face du nom de l’annuaire >

Gérer les droits.

Enregistrer >

5.1.3. Modifi er un annuaire



Clic sur le nom de l’annuaire >

Modifi er les champs et cocher les cases.

Modifi er >

5.1.4. Affi chage des champs d’un annuaire dans la liste




Onglet Affi chage >

Modifi er.

Mettre à jour >

5.1.5. Ordre des champs d’un annuaire dans la liste




Onglet Ordre > Modifi er.

Mettre à jour >


5.1.6. Supprimer un annuaire




Supprimer >


Côté administration, vous pouvez visualiser les annuaires et les remplir, exporter, importer.

5.2.1. Liste des annuaires

Dans la section Utilisateur, clic sur Annuaires >


5.2.2. Consulter un annuaire



Clic sur le nom de la base >

La page affi che la liste des données de la base (en fonction des champs d’affi chage réglés en administration).

Clic sur l’icone à gauche du nom pour affi cher la fi che.

Clic sur l’enveloppe à gauche du nom pour envoyer un mail à la structure.


5.2.3. Ajouter des données à un annuaire



Clic sur Gestion en face du nom de l’annuaire >

La page affi che la liste des données de la base (en fonction des champs d’affi chage réglés en administration).

Clic sur Ajouter >


Mettre à jour >

5.2.4. Modifi er des données à un annuaire




La page affi che la liste des données de l’annuaire (en fonction des champs d’affi chage réglés en administration).

Clic sur l’icone à gauche du nom >

Un pop-up affi che la fi che.

Clic sur Modifi er >


Mettre à jour >

5.2.5. Supprimer des données à un annuaire







Un pop-up affi che la fi che.

Clic sur Supprimer >

5.2.6. Exporter un annuaire

Vous pouvez exporter un annuaire afi n de l’intégrer à un logiciel type Acces, Word, Excel, ...





Onglet Exporter >

Remplir les champs

Exporter >

Note : pour un export ou un import de base, faites vous accompagner par un professionnel habitué par ces manipulations.

5.2.7. Importer une base dans un annuaire





Onglet Importer >

Remplir les champs

Importer >

Note : pour un export ou un import de base, faites vous accompagner par un professionnel habitué par ces manipulations.


5.2.8. Vider un annuaire





Onglet Vider >

Note : Attention, toutes les données de l’annuaire seront effacées.

6. Les approbations

Les approbations permettent de mettre en place des systèmes de validation pour les contenus du site.

6.1. Créer un schéma d’approbations

Dans la section Administration, clic sur Approbation >

La page affi che la liste des schémas.

On ne va s’intéresser ici qu’aux schémas nominatifs(liés à des utilisateurs).

Onglet Schéma nominatif >


Ajouter >

Nom du schéma

Utilisateur

Traiter dans l’ordre ou non Choix de l’utilisateur

Ordre de traitement

Supprimer l’utilisateur


6.2. Modifi er un schéma



Clic sur le nom du schéma.


Modifi er >

6.3. Supprimer un schéma



Clic sur le nom du schéma.

Supprimer >

7. Les Faq

Foire Aux Questions (en français) ou à l’origine Frequently Asked Questions.

7.1. Créer une Faq

Dans la section Administration, clic sur Faq >

La page affi che la liste des Faq.

Onglet Ajouter >

Remplir les champs.

Ajouter >


7.2. Gestion des droits d’une Faq



Clic sur Accès de la Faq concernée.

Gérer les droits.

Enregistrer >

7.3. Modifi er une Faq



Clic sur Le nom de la Faq.


Mettre à jour >

7.4. Supprimer une Faq




Supprimer >


7.5. Alimenter une Faq

7.5.1. Créer une contribution

Dans la section Utilisateur, clic sur Faq >



Onglet Ajouter une question >

Remplir les champs.

Ajouter >

7.5.2. Modifi er une contribution






Mettre à jour >

7.5.3. Supprimer une contribution





Onglet Supprimer >


8. Les Forums

Espace de dialogue, modéré ou non (fi ltrage des contributions avec validation ou non des contenus proposés).

8.1. Créer un forum

Dans la section Administration, clic sur Forum >

La page affi che la liste des Forums.

Onglet Ajouter >

Remplir les champs.

Ajouter >

8.2. Gestion des droits d’un forum



Clic sur Droits du forum concerné.

Gérer les droits.

Enregistrer >

8.3. Modifi er un forum



Clic sur Le nom du forum.


Modifi er >


8.4. Supprimer un forum



Clic sur Le nom du forum.

Supprimer >

8.5. Alimenter un forum

8.5.1. Alimenter un sujet

Dans la section Forums, clic sur le forum concerné.

La page affi che la liste des sujets.

Clic sur le sujet choisi.

Onglet Répondre >

Remplir les champs.

Nouvelle contribution >

Mode liste ouarborescence


8.5.2. Clore, ouvrir un sujet

Permet de clore un sujet (interdire toute nouvelle contribution) ou d’ouvrir un sujet clos.



Clic sur Le nom du Forum.

Onglet clore (si sujet ouvert) ou Ouvrir (si sujet clos) >

8.5.3. Supprimer un sujet



Clic sur Le nom du Forum.

Onglet Supprimer >

8.5.4. Valider une contribution



Un icone spécial est affi che à côté des sujets qui ont une contribution en attente de validation.

Clic sur l’icone >

Clic sur l’icone face à la contribution >

Clic sur confi rmer, refuser ou éditer (modifi er).


9. Gestionnaire de fi chiers

C’est un bureau qui permet de déposer des fi chiers de tous les formats, de les télécharger ou d’y faire appel depuis les articles.


Côté administration, vous pouvez créer des dossiers, gérer les droits, modifi er, supprimer

9.1.1. Créer un répertoire

Dans la section administrateur, Gestion de fi chier >

La page affi che la liste des dossiers.

Onglet Ajouter >

Remplir les champs.

Ajouter >

Averti par mail les membres du groupe du dépôt d’un nouveau fi chier

Activer / désactiver

système de versionnage des fi chiers

Masquer le répertoire aux utilisateurs

Cocher ou décocher tout


9.1.2. Gérer les droits d’un répertoire



Clic sur Droits, face au dossier concerné.

Gérer les droits.

Enregistrer >

9.1.3. Modifi er un répertoire



Clic sur le nom du dossier >


Mettre à jour >

9.1.4. Supprimer un répertoire



Clic sur le nom du dossier >

Supprimer >

Note : le fait de supprimer un répertoire supprime tous les fi chiers qu’il contient.



Côté utilisateur, vous pouvez créer des sous-dossiers, déposer des fi chier, télécharger.

9.2.1. Liste et navigation

Dans la section utilisateur, Gestion de fi chiers >


9.2.2. Déposer un fi chier



Clic sur le dossier (et sous-dossier) à ouvrir >

Onglet Déposer >

Remplir les champs.

Ajouter >

Nom du fi chier Taille du fi chier Date de dépôt ou de modifi cation

Déposé par

Créer un sous-dossier Voir l’espace disque utilisé

TéléchargerCouper (outil de l’administarteur)

Supprimer (outil de l’administarteur)

Nombre detéléchargements


9.2.3. Télécharger un fi chier




Clic sur l’icone Charger en face du fi chier >

9.2.4. Supprimer un fi chier




Clic sur l’icone Corbeille en face du fi chier >

Note : le fi chier supprimé se place dans la corbeille.

9.2.5. La corbeille




Onglet Corbeille >

Cocher le fi chier et choisir l’action (Supprimer défi nitivement ou Restaurer)

Note : Le fi chier est restauré à l’endroit ou il était avant sa mise en corbeille.


10. Sections

Les sections liées à l’architecture du site sont générées automatiquement par le système en fonction des droits attribués aux thèmes.Vous avez la possibilité de modifi er l’ordre des sections, la disposition dans la page, les activer ou désactiver ... et créer des sections spécifi ques non-liées à un thème.

10.1. Liste des sections

Dans la section administrateur, Sections >

La page affi che la liste des sections.

10.2. Ordre des sections



Onglet Ordre >

Gérer l’ordre et la disposition droite / gauche.

Mettre à jour >

Ordre de la section dans le menu de gauche

Ordre de la section dans le menu de droite

Menu de gauche

Menu de droite

Passer une section de gauche à droite

Passer une section de droite à gauche


10.3. Activer, désactiver des sections



Cocher ou décocher la case

Mettre à jour >

10.4. Sections optionnelles



Cocher ou décocher la case

Mettre à jour >

La section optionnelle est activée ou désactivée par l’utilisateur dans son menu Options :

Dans la section Utilisateur, Options

Onglet Sections >

Activer ou désactiver les sections optionnelles.

10.5. Sections spécifi ques

Ces sections permettent de générer du contenu directement dans une section.

Exemple de section spécifi que avec texte

Exemple de section spécifi que avec programme


10.5.1. Créer une section spécifi que



Onglet Créer (HTML) >

Note : Les sections (Scripts) sont réservées à la programmation de sections spécifi ques en code. Faites vous accompagner d’un professionnel pour mettre en place une section en code.

Remplir les champs.

Créer >

10.5.2. Modifi er une section spécifi que



Clic sur le nom de la section >


Modifi er >

10.5.3. Gérer les droits d’une section spécifi que



Clic sur Accès, en face du nom de la section >

Gérer les droits.

Enregistrer >

Note : Vous remarquerez que seules les sections spécifi ques ont un menu «Accès» pour gérer leurs droits. Les droits des sections automatiques sont gérés par le menu Administration, Architecture et Thèmes.


10.5.4. Supprimer une section spécifi que



Clic sur le nom de la section >

Supprimer >

Note : Attention, lorsque vous programmez une section en code avec des formulaires, le code risque de bouger si vous passez de la preview code à la preview éditeur. Dans ce cas, travailler et valider toujours en mode code. Lorsque vous voulez modifi er une section avec un formulaire, la fenêtre est par défaut en mode éditeur et le code va bouger lors de la réédition. Je vous conseille de sauvegarder votre code source (lors de sa création) sur un éditeur de texte et de le recoller intégralement si vous avez besoin de modifi er une section.


11. Articles

Les articles sont les contenus créés dans la section centrale de la page. Les articles sont contenus dans les thèmes.

11.1. Créer un article

Clic sur le thème souhaité dans la section correspondante >

La page affi che la liste des articles du thème.

Clic sur Soumettre >

La page ouvre l’éditeur.

11.2. Modifi er un article

Clic sur le thème souhaité dans la section correspondante >

La page affi che la liste des articles du thème.

En bas de l’article concerné, clic sur Modifi er >

Une page (option) vous permet de transmettre les raisons de la modifi cation à l’auteur et de voir l’historique de travail de cet article.Clic sur Suivant pour passer cette étape.

La page ouvre l’éditeur.

Raison de la modifi cation

Historique de l’article


11.3. L’éditeur

L’éditeur se présente en deux parties, Introduction et corps. Si vous remplissez les deux parties, l’article affi che l’introduction et génère un bouton «lire la suite» qui renvoie vers le corps (idéal pour les articles longs).Pour un article court, remplissez uniquement l’introduction.

Chemin de l’article Titre de l’article Introduction de l’article

Corpsde l’article

Outils de conceptionde l’introduction

Outils de conceptiondu corps

Langue de navigation (ce n’est pas untraducteur)

Navigation dans les outils articles (détail plus bas)


11.3.1. Les outils de traitement du texte

Ce sont les outils classiques que vous pouvez retrouver dans n’importe quel éditeur de texte (Word, Excel, ...)

11.3.2. Liens hypertextes

Sélectionner le texte.

Clic sur créer lien hypertexte >

Remplir les champs.

OK >

Pour casser un lien, sélectionner le texte et clic sur «casser lien hypertexte» >

Lien.Ne pas oublier de mettre http:// avant le nom du site.Pou envoyer vers un mail, faire :mailto:adressemail

L’infobulle est la petite note affi chée au survol du lien

Fenêtre dans laquelle affi cher la cible du lien


11.3.3. Outil tableau

Clic sur «tableau»

Remplir les champs.

OK >

Pour manipuler le tableau une fois créé, clic à l’intérieur du tableau et se servir des outils.

11.3.4. Outil formatage

Sélectionner le texte à formater

Clic sur «formatage» pour enlever toutes les mises en forme du texte (utile pour le copier-coller depuis un autre logiciel).

Clic sur «enlever les tags offi ce» pour supprimer le code généré par les logiciels Offi ce de Windows (qui génèrent beaucoup de code inutile et alourdi vos pages).

Largeur proportionnelle (%) ou fi gée (pixel)

Supprimer ligneAgrandir / Réduire

Ajouter ligne en dessous

Ajouter ligne au dessus Supprimer colonne

Ajouter colonne à droite

Ajouter colonne à gauche


11.3.5. Affi chage plein écran / code

Clic «plein écran» pour travailler plus confortablement lors de la création d’un contenu.

Clic «code» pour modifi er directement le code généré par l’éditeur (réservé aux utilisateurs expérimentés).

11.3.6. Insérer une image

Clic «insérer image» >

Remplir les champs.

Clic sur l’image dans la bibliothèque en bas pour l’insérer >

Une fois l’image intégrée, vous pouvez la manipuler en cliquant dessus et en utilisant les outils qui apparaissent.

Rechercher l’image sur votre disque

Utiliser l’image uniquement dans cet article (Non) ou dans tout le site (Oui)

Ajouter à la Bibliothèque

Bibliothèque (clic sur l’image pourl’insérer dans l’article)

Supprimer de la bibliothèque

Créer un répertoire dans la bibliothèque


11.3.7. Lien vers un fi chier

Permet de faire un lien vers un fi chier présent dans le gestionnaire de fi chier.


Clic «insérer lien vers fi chier» >

Choisir le dossier et le fi chier en cliquantsur le nom du fi chier >

L’éditeur génère un code type $FILE(68, texte sélectionné) qui est normal, ne l’enlevez pas, il disparaîtra lorsque l’article sera publié.

Supprimer le code pour casser le lien.

Choisir le fi chier

Répertoire racineChemin du fi chier

Dans cet exemple, le lien est sur le mot «association»


11.3.8. Lien vers un article

Permet de faire un lien vers un article du site.


Clic «insérer lien vers article >

Parcourir les catégories et thèmes et choisissez le fi chier en cliquant sur la fl èche à côté du titre de l’article >

L’éditeur génère un code type $ARTICLEID(24,texte sélectionné,0) qui est normal, ne l’enlevez pas, il disparaîtra lorsque l’article sera publié.


Chemin du thème

Liste des articlesdu thème

Clic pour créer le lien

Lien dans une nouvelle fenêtre (coché) ou dans la fenêtre courante (décoché)

Dans cet exemple, le lien est sur le mot «public». Le chiffre après signifi e pop-up (1) ou fenêtre courante (0)


11.3.9. Lien vers une Faq

Permet de faire un lien vers une faq.

Clic «insérer lien vers faq >

Parcourir les listes et choisissez la faq en cliquant sur la fl èche à côté du titre de la faq >

L’éditeur génère un code qui est normal, ne l’enlevez pas, il disparaîtra lorsque l’article sera publié.


11.3.10. Lien vers un contact

Permet de faire un lien vers un contact.

Clic «insérer lien vers contact» >

Parcourir les annuaires et la liste des contacts et clic sur l’icône à gauche du nom du contact pour l’intégrer >

L’éditeur génère un code qui est normal, ne l’enlevez pas, il disparaîtra lorsque l’article sera publié.


Thème parent

Liste des questions

Clic pour créer le lien

Lien dans une nouvelle fenêtre (coché) ou dans la fenêtre courante (décoché)


11.4. Gestion de l’article en édition

L’éditeur vous permet de gérer l’ensemble des paramètres de l’article.

11.4.1. Affecter un thème

Dans l’éditeur, bouton Précédent >

Cocher le thème dans lequel l’article doit paraître.

Suivant >

11.4.2. Prévisualisation

Dans l’éditeur, bouton Suivant >

La page affi che une préview de l’article comme il sera une fois publié.

Précédent >

11.4.3. Brouillons

Dans l’éditeur, bouton Enregistrer et fermer >

L’article est enregistré comme brouillon.


11.4.4. Publication

Dans l’éditeur, bouton Terminer >

L’article est publié (ou mis en attente de validation si le thème est attaché à un schéma d’approbation).

11.5. Gestion des brouillons

Dans la section utilisateur, Publication >

Gérer les articles.

11.6. Gestion des articles

11.6.1. Liste et outils de gestion

Dans la section utilisateur, Gestion des articles >

Clic sur le thème à gérer >

Gérer.

Articles (clic pourvoir la preview)

Propriétés

Supprimer

Editer

Soumettre

Thème à affecter

Cocher l’article à gérer et suivre les instructions


11.6.2. Ordre des articles



Onglet Ordre >

Gérer l’ordre.

Modifi er >

11.6.3. Supprimer un article



Cocher les cases et clic sur l’icone correspondant >

11.6.4. Archiver un article

Vous permet de conserver un article qui disparaîtra dans la section contenu, sans le supprimer.





11.6.5. Désarchiver un article

Vous permet de réintégrer un article archivé.



Onglet Archives >


11.6.6. Proposer un article en page d’accueil



Cocher les cases et clic sur l’icone correspondant (privé : extranet, ou public : internet) >

11.6.7. Gérer les pages d’accueil


Onglet Les pages d’accueil >

Onglet Privé (extranet) ou Public (internet) >

Gérer.

Modifi er >

Articles proposés

Articles affi chés en pages d’accueil

Public (internet)Privé (extranet)

Transférer

Ordonner


12. Les outils utilisateurs

12.1. Notes

Système du post-it.

12.1.1. Créer une note

Dans la section utilisateur, Notes >

Onglet Créer >

Remplir les champs.

Créer >

12.1.2. Modifi er une note


Clic sur Editer, dans la note correspondante.


Mettre à jour >

12.1.3. Supprimer une note


Clic sur Supprimer, dans la note correspondante.

12.2. Résumé

Système qui permet de voir ce qui s’est passé sur l’extranet depuis sa dernière connexion.

La section utilisateur affi che un bref résumé.

Pour un résumé complet, dans la section utilisateur, clic sur Résumé >


12.3. Options d’utilisateur

Chaque utilisateur peut régler des paramètres qui lui sont propres. Ces réglages sont propres à chaque utilisateur et n’altèrent ni ne modifi ent le site internet et les extranets des autres utilisateurs.

Dans la section utilisateur, Options >

Indisponibilité et désignation du remplaçant

Activation des sections optionnelles

Paramètres d’affi chage de l’agenda

Réglage des accès à l’agenda personnel

Informations personnelles

Mot de passe

Skin (look du site)

Langue de navigation (ce n’estpas un traducteurs)

Paramètre d’affi chage de temps

Options de l’Agenda Sections Indisponibilité

Options de l’Agenda Sections Indisponibilité


13. Gestion générale du site

13.1. Confi guration générale

Attention, cette rubrique s’adresse aux utilisateurs expérimentés. Le fait de modifi er cette partie infl ue sur le fonctionnement général du site.

Dans le menu administration, Sites >

La page affi che la liste des sites gérés (normalement 1 seul). Si vous souhaitez créer plusieurs sites, adressez-vous à votre support technique pour la mise en place.

Clic sur le nom du site pour affi cher le menu de gestion >

Les outils Créer, Versions, Mettre à jour et Base de données doivent être utilisés uniquement accompagné d’un professionnel.

Cette rubrique s’adressant à des professionnels ou des utilisateurs avertis, nous ne détaillerons pas cette rubrique.

13.1.1. Confi guration du site

Permet de gérer les messages automatiques du site, la langue et le look (skin).

13.1.2. Paramètre de messagerie

Paramètre de la messagerie intégrée (webmail).

13.1.3. Options de l’utilisateur

Paramètre le menu option de l’utilisateur.

13.1.4. Confi guration des téléchargements

Gère les chargement vers le serveur.

13.1.5. Formats de date

Gère les formats du temps dans le site.

13.1.6. Options de l’agenda

Gère les paramètres d’affi chage des agendas.


13.1.7. Gestionnaires des pages d’accueil

Gère les groupes qui ont le droit de manipuler les pages d’accueil.

13.1.8. Confi guration de l’authentifi cation

Gère l’authentifi cation des utilisateurs.

13.1.9. Confi guration de l’inscription

Gère la partie «Je veux m’enregistrer» et le mode de validation des comptes utilisateurs.

13.1.10. Paramètres de l’éditeur

Gère l’éditeur.

13.2. Statistiques internes

13.2.1. Gestionnaires des stats

Dans le menu administration, Statistiques >

Choisir les groupes qui ont accès aux statistiques.

Enregistrer >

13.2.2. Consulter les stats

Dans le menu utilisateur, Statistiques >

Consulter.


13.3. Délégation

Cette rubrique permet de déléguer des parties du site à des utilisateurs, qui deviennent de fait des Administrateurs délégués.

13.3.1. Créer une délégation

Dans le menu administration, Délégation >

La page affi che la liste des délagations.

Onglet Créer >

Remplir les champs.

Créer >

Ajouter un ou des utilisateurs.

Nom de la délégation

Description

Parties déléguées

Groupes à qui déléguer


13.3.2. Modifi er une délégation


Clic sur le nom de la délégation >


Enregistrer >

13.3.3. Supprimer une délégation


Clic sur le nom de la délégation >

Supprimer >

13.3.4. Ajouter un utilisateur à une délégation



Remplir le champs utilisateur >

Ajouter >

Membres de la délégation Supprimer ce membre

Ajouter un membre


13.3.5. Supprimer un utilisateur à une délégation



Cocher la ou les cases >

Supprimer >

13.4. Modules

Le système peut être amélioré par l’ajout de modules (sondages, météo, quizz, recherches, chat, diaporama, ...) disponibles sur le site www.ovidentia.org

Dans le menu administration, Modules >

Pour l’installation ou la suppression de modules, faites vous accompagner par un professionnel. La mauvaise installation d’un module peut infl uer sur le fonctionnement général du site.

13.5. L’Outil de recherche

Ovidentia dispose d‘un puissant outil de recherche

Clic sur Recherche >

Entrer votre requête, OK >

Le système affi che de manière claire et ordonnée les résultats.

Système OVIDENTIA conçu par

CANTICOwww.cantico.fr

Toutes les informations sur

OVIDENTIA(forum, modules, contributions, ...)

www.ovidentia.org

Conception et Réalisation de ce guide :

AGENCE L’ALTERNATIVEwww.alternativecreation.com

ovidentia guide utilisateur

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