Outlook 2016

Office 365

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目次

1. Outlook 2016 の概要................................................................................................. 3

Outlook 2016の各機能の画面........................................................................................... 3

2. Outlook 2016 のアカウント設定................................................................ 4

3. メール................................................................................................. 6

3.1 メールの構成画面................................................................................................. 6

3.2 メールの作成・送信................................................................................................. 7

3.3 受信メールの確認................................................................................................. 9

3.4 メールの返信................................................................................................. 10

3.5 フォルダーの作成................................................................................................. 11

3.6 メールの削除................................................................................................. 12

4. 予定表................................................................................................................................ 13

4.1 予定表の構成画面............................................................................................................... 13

4.2 予定表の表示を切り替える............................................................................................... 14

4.3 予定の登録................................................................................................. 15

4.4 予定の共有............................................................................................... 16

4.5 複数の予定表を表示する............................................................................................... 17

4.6 アクセス権の設定............................................................................................... 17

4.7 予定表グループ（施設の管理） .................................................... 18

4.8 会議の出席依頼............................................................................................... 20

4.9 出席依頼に返信する............................................................................................... 23

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1. Outlook 2016 の概要

■Outlook 2016の各機能の画面

Oｕｔｌｏｏｋ2016では、メールや予定を効率よく管理することが可能です。予定を共有したり、会議等への出席依頼を自動で送信することもできます。

画面下部のナビゲーションバーから各機能へ切り替えます。

■メール ■予定表

■連絡先 ■タスク

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2. Outlook 2016 のアカウント設定

Outlook 2016を使用するためには、電子メールアドレスやパスワードの情報を含むアカウントを作成する必要があります。

① Outlook 2016を開きます。

② 「Outlook 2016 へようこそ」の画面が表示されるので、［次へ］をクリックします。

③ 電子メールアカウントの追加画面が表示されるので、［はい］を選択し、［次へ］をクリックします。

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④ ［名前］・［電子メールアドレス］・［パスワード］をそれぞれ入力し［次へ］をクリックします

⑤ 「Windowsセキュリティ」ダイアログが表示された場合、再度電子メールアドレスパスワードを入力し、［次へ］をクリックします。

⑥ 電子メールアカウントの設定の完了通知が表示されたら、［完了］をクリックします。これでアカウントの設定は完了です。

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3. メール

■3.1 メールの構成画面

⑤

③②

①

④

① リボン メールで使用できるコマンドが機能別のタブに分類して表示されます。

② フォルダーウィンドウ メール、予定表、連絡先などOutlookの機能を使用するための各フォルダーが表示されます。

③ 情報ビューア フォルダーウィンドウで選択しているフォルダー内のメール一覧が表示されます。

④ 閲覧ウィンドウ 情報ビューアで選択しているメールが表示されます。

⑤ ナビゲーションバー メール、予定表、連絡先などOutlookのメイン機能が表示されます。利用したい機能をクリックすると切り替わります。

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■3.2 メールの作成・送信メールの送受信は、ナビゲーションバーの「メール」から行います。登録されている共通のアドレスリストを使用して、手軽に送受信が行えます。

① ナビゲーション バーの［メ―ル］を開き、［ホーム］タブの［新しい電子メール］をクリックします。

② ［宛先］をクリックします。

③ ボックスの一覧から名前を選択し、［宛先］をクリックします。＊CCやBCCに宛先を追加する場合は、名前を選択し、［CC］や［BCC］をクリックします。宛先の追加が完了したら、［OK］をクリックします

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④ 件名・本文を入力します。

⑤ ファイルを添付する場合は、［メッセージ］タブの［ファイルの添付］をクリックし、添付するファイルを選択します。

⑥ ファイルが添付されました。

⑦ メールが完成したら、［送信］をクリックします。

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■3.3 受信メールの確認Outlook 2016では未読メールに未読を示す青い線が表示され、一目で識別できるようになっています。また、未読メールのみを抽出することも可能です。以下では、未読メールの抽出方法を説明します。

① 受信トレイ内の未読メールの数が［受信トレイ］右側に表示されます。未読メールの左側に未読を表す青い線が表示されます。

② 情報ビューア上部の［未読］をクリックすると、未読メールが抽出されます。＊抽出を解除し、すべての受信メールを表示するには、［すべて］をクリックします。

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■3.4 メールの返信受信したメールに返信したいときは返信ボタンを使用します。Outlook 2016では一般的なメールクライアントと同じく、メッセージウィンドウから返信ボタンをクリックして返信することもできますが、返信用のウィンドウを開くことなく、プレビュー画面で直接、返信することもできます。

① 返信したいメールをクリックしプレビュー画面を表示します。［返信］もしくは［全員に返信］をクリックします。

② 本文を入力し、［送信］をクリックします。＊作成中の返信メールは自動的に下書きフォルダーに保管されます。

＊ポップアウトをクリックするとメッセージウィンドウで表示されますプレビュー画面が返信メール作成画面に切り替わります。

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■3.5 フォルダーの作成受信トレイにフォルダーを作成し、メールを分類しておけば、メールの管理がしやすくなります。ここでは、フォルダーの作成手順を説明します。

① ［受信トレイ］を右クリックし［フォルダーの作成］をクリックします。

② 任意のフォルダ名を入力します。

③ フォルダーが作成されました。受信トレイのメールを作成したフォルダーにドラッグするとメールを新しいフォルダーへ移動することができます。

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■3.6 メールの削除Outlook 2016では、受信メールにマウスポインタを合わせると、フラグや削除アイコンが表示され、素早くフラグ設定や不要メールの削除が行えます。

① メールにマウスポインタを合わせ、表示された削除アイコンをクリックすると、メールが［削除済みアイテム］に移動します。

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4. 予定表

「予定表」で日々のスケジュールを管理することができます。個人の予定だけではなく、他のユーザーの予定も確認できます。「予定表」はナビゲーションバーの「予定表」をクリックして表示します。

■4.1 予定表の構成画面

① リボン 予定表で使用できるコマンドが機能別のタブに分類して表示されます。

② フォルダーウィンドウ メール、予定表、連絡先などOutlookの機能を使用するための各フォルダーが表示されます。

③ カレンダービュー フォルダーウィンドウで選択している予定の内容が表示されます。登録済みの予定やイベントの一覧を「日」「稼働日」「週」「月」「グループスケジュール」の単位で表示できます。

④ ナビゲーションバー メール、予定表、連絡先などOutlookのメイン機能が表示されます。利用したい機能をクリックすると切り替わります。

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■4.2 予定表の表示を切り替える予定表には、さまざまなビューが用意されています。ビューには「日／稼働日／週／月／グループスケジュール」があります。用途に合わせ、見やすいようビューを切り替えて表示することができます。

◆１日の予定の表示…ホームタブの［日］をクリックして表示します。

◆１週間の予定の表示…ホームタブの［週］をクリックして表示します。

◆１か月の予定の表示…ホームタブの［月］をクリックして表示します。

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■4.3 予定の登録予定表に登録できる情報は、以下の2 種類があります。・「予定」：開始時間と終了時間が決まっているもの・「イベント」：時間を決めずにその日の予定として扱うのもの予定、イベントともに開始時間を知らせる「アラーム」が設定できます。

① ［新しい予定］をクリックします。

② 予定の内容を入力し、［保存して閉じる］をクリックします。

時間を指定→予定終日→イベント

③ 予定が登録されました。ポイントすると内容が簡易表示されます。＊作成済みの予定をダブルクリックすると、予定の修正や削除を行うことができます。

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■4.4 予定の共有Exchange 環境では他のユーザーの予定も自分の予定と同じように参照できます。予定表を共有することで、他のメンバーのスケジュールを確認しながら仕事の予定を立てたり、会議の設定をすることができます。

① ［ホ―ム］タブの［予定表を開く］をクリックし、［アドレス帳から］を開きます。

② ユーザーを選択し、［予定表］に追加したら、［OK］をクリックします。

③ 選択したユーザーの予定が共有されます＊表示する件数が５件以上になると自動的に［グループスケジュール］表示になります。

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■4.5 複数の予定表を表示するフォルダーウィンドウから選択したメンバーや会議室の予定表は、自分の予定表に重ねて表示することができます。複数メンバー間の予定や空き時間を調べる場合に役立ちます。

① 自分の予定の右側に表示されているメンバーの予定表のタブにある［←］をクリックします。

② 予定表が重なりました。共通の空き時間が一目でわかるようになります。＊元に戻す場合は［予定表］タブの［→］をクリックします。

■4.6 アクセス権の設定自分の予定表にアクセスできるユーザーの登録や、アクセス許可レベルを事前に設定しておけば、予定表の共有依頼の操作をしなくても他のユーザーに予定を参照させることができます。

① ［ホ―ム］タブの［予定表のアクセス権］をクリックします。

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② ［アクセス権］タブのユーザーリストより［規定］を選択し、［アクセス許可レベル］を選択したら、［OK］をクリックします。＊ユーザーごとにアクセス権の設定を変えたい場合は［追加］をクリックし、アクセス権を

付与したいユーザーを追加します。

■4.7 予定表グループ（施設の管理）事前に複数のユーザーや会議室を「予定表グループ」として登録しておくことにより、予定をグループ単位で素早く確認できるようになります。施設予約などを行うときは施設を予定表グループとして登録しておくと便利です。

① ［ホ―ム］タブの［予定表グループ］をクリックし、［新しい予定表グループの作成］を開きます。

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② ［新しい予定表グループの作成］ダイアログ ボックスが開くので、「会議室」と入力し［OK］をクリックします。

③ 利用したい会議室を選択し、［グループ メンバー］に追加したら［OK］をクリックします。

④ ［フォルダーウィンドウ］には「会議室」の予定表グループが表示され、［カレンダービュー］で会議室の空き状況が確認できます。＊表示する件数が５件以上になると、自動的に［グループスケジュール］表示になります。

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■4.8 会議の出席依頼参加者の空き時間とその時間帯で予約可能な会議室を確認し、会議の出席依頼までをまとめて行うことができます。施設予約のみを行いたい場合も同様の作業で行えます。

① ［ホーム］タブの［新しい会議］をクリックします。

② 新しい会議を作成する画面が表示されるので、［宛先］をクリックします。

③ ［出席者とリソースの選択］ダイアログボックスが表示されるので、招集したいユーザーを選択し、［必須出席者］をクリックします。＊施設予約のみ行いたい場合は出席者の選択を省略します。

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④ 利用候補になる会議室を選択し、［リソース］に追加したら、［ＯＫ］をクリックします。

⑤ 宛先と場所が表示されます。＊会議室は［宛先］と［場所］の両方に表示されます。

会議室は［会議室］で指定する事もできます。この場合、施設の一覧のみが表示されます。

⑥ 時間帯を指定します。指定した時間帯で利用可能な会議室が、［利用可能な会議室を選択してください：］に表示されます。

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⑦ ［利用可能な会議室を選択してください：］から会議室を選択します。選択した会議室が［場所］に表示されます

⑧ 件名・本文を入力し、［送信］をクリックします

⑨ 送信者の予定表に会議の予定が登録されました。＊共有の予定表から会議室の予定を直接作成することはできません。＊施設予約のみの場合はここまでの作業で完了です。

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■4.9 出席依頼に返信する① 会議招集されたユーザーには「会議出席依頼」のメールが送信されます。

また、受信者の予定表には、「仮の予定」として自動的に設定されます。

② 受信した会議出席依頼を開き、［承認］の中の［すぐに返信する］をクリックします。承認すると、仮の予定が確定した予定として表示されます。＊返信後の会議出席依頼メッセージは、受信トレイから削除され、［削除済みアイテム］フォルダーに移動します。