openoffice в офисных технологияхvenec.ulstu.ru/lib/disk/2010/arefjev.pdf ·...

1

Федеральное агентство по образованию Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Ульяновский государственный технический университет»

Пакет программ OpenOffice

в офисных технологиях

Методические указания к практическим занятиям

Составитель В. Н. Арефьев

Ульяновск

2009

2

УДК 681.3 (076) ББК 32.97 я 7 П 13

Рецензент доцент, кандидат техн. наук Елягин С. В., УлГТУ

Одобрены секцией методических пособий

научно-методического совета университета

Пакет программ OpenOffice в офисных технологиях : методические указания к практическим занятиям / сост. В. Н. Арефьев. – Ульяновск : УлГТУ, 2009. – 48 с.

Указания к проведению практических занятий составлены в соответствии с про-

граммой дисциплины «Офисные технологии»/«Текстовые и табличные процессоры», включают пояснительный материал, задания, контрольные вопросы и рекомендуемую литературу к семи практическим занятиям в форме лабораторных работ.

Предназначены для студентов 1-го курса специальностей 230100 «Информатика и вычислительная техника» и 031301 «Теоретическая и прикладная лингвистика».

Могут быть использованы студентами других специальностей. Подготовлены на кафедре «Вычислительная техника».

УДК 681.3 (076) ББК 32.97 я 7

В. Н. Арефьев, составление, 2009 Оформление. УлГТУ, 2009

П 13

3

СОДЕРЖАНИЕ

В В Е Д Е Н И Е ................................................................................................................................ 4

ТЕКСТОВЫЕ ПРОЦЕССОРЫ ..................................................................................................... 5

З А Н Я Т И Е №1 ........................................................................................................................... 5

1.1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ТЕКСТОВЫХ ПРОЦЕССОРОВ (ТКП) .............. 5 1.2. ТКП OPENOFFICE.ORG WRITER. ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ............................... 6 1.3. РАБОТА С БЛОКАМИ ВО WRITER .................................................................................... 8

ЗАДАНИЕ НА ПРАКТИЧЕСКУЮ РАБОТУ №1 .................................................................. 8

З А Н Я Т И Е №2 ......................................................................................................................... 10

2.1. ФОРМАТИРОВАНИЕ ВО WRITER ................................................................................... 10 2.2. СЛУЖЕБНЫЕ ОПЕРАЦИИ ВО WRITER ...................................................................... 11

ЗАДАНИЕ НА ПРАКТИЧЕСКУЮ РАБОТУ №2 ................................................................ 12

З А Н Я Т И Е №3 ......................................................................................................................... 14

3.1. СЕРВИСНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ТКП WRITER ............................................................... 14 3.2. СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЕ СРЕДСТВА ОБРАБОТКИ ТЕКСТОВ .............................. 16 3.3. РЕДАКТОР ФОРМУЛ OPENOFFICE.ORG MATH ........................................................... 17


ТАБЛИЧНЫЕ ПРОЦЕССОРЫ .................................................................................................. 20

З А Н Я Т И Е №4 ......................................................................................................................... 20

4.1. НАЗНАЧЕНИЕ И ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ ТАБЛИЧНЫХ ПРОЦЕССОРОВ .......... 20 4.2. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ ПО РАБОТЕ В ТБП CALC ............................................................. 21 4.3. ФОРМАТЫ ДАННЫХ, ФОРМУЛЫ В CALC ................................................................... 23


З А Н Я Т И Е №5 ......................................................................................................................... 27

5.1. СЛУЖЕБНЫЕ ФУНКЦИИ CALC ...................................................................................... 27 5.2. ГРАФИЧЕСКОЕ ОТОБРАЖЕНИЕ ТАБЛИЦ В CALC .................................................... 27 5.3. СОЗДАНИЕ И ОБРАБОТКА БАЗ ДАННЫХ (БД) В CALC ............................................ 28


З А Н Я Т И Е №6 ......................................................................................................................... 32

6.1. АНАЛИЗ И ОБРАБОТКА ДАННЫХ В CALC ................................................................... 32 6.2. НАПРАВЛЕНИЯ РАЗВИТИЯ ПС ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ .................................. 33 6.3. СИСТЕМЫ ОПТИЧЕСКОГО РАСПОЗНАВАНИЯ .......................................................... 34


З А Н Я Т И Е №7 ......................................................................................................................... 38

7.1. КВП. ОСНОВНЫЕ СВЕДЕНИЯ .......................................................................................... 38 7.2. ОБМЕН ДАННЫМИ В OFFICE .......................................................................................... 39 7.3. ГИПЕРТЕКСТОВЫЕ СИСТЕМЫ ....................................................................................... 41


СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ .......................................................................................................... 46

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК ....................................................................................... 47

4

В В Е Д Е Н И Е Основа офисной технологии – это создание и работа с различного рода де-

ловыми документами, что является неотъемлемой частью деятельности любого учреждения (офиса). От эффективной организации этой работы зависит успеш-ность функционирования учреждения, что реализуется автоматизацией дело-производства на основе компьютерной техники.

К числу программных средств (ПС), которые с успехом и достаточной эф-фективностью могут быть использованы для этих целей, относятся: текстовые и табличные процессоры, редакторы научных текстов, средства деловой графики, системы автоматического перевода, системы оптического распознавания, сред-ства корректировки изображений и т. п.

Указанные средства необходимы руководителям, инженерам, научным ра-ботникам, экономистам, бухгалтерам, служащим для подготовки и редактиро-вания технической документации и прочих текстовых документов, выпуска рекламной продукции, ведения делопроизводства, расчета смет и калькуляций, создания ведомостей форм бухгалтерской отчетности, прайс-листов и т. п.

Данный учебный курс включает знакомство с основными ПС, поддержи-вающими названную технологию.

Настоящее пособие содержит описания принципов работы и функцио-нальных возможностей наиболее используемых компонент открытого пакета офисных программ OpenOffice и других сопутствующих ПС, а также задания на 7 практических работ, выполнение которых позволит приобрести первичные навыки, необходимые для работы с офисными ПС и послужит достаточной ос-новой для их реального использования в практической деятельности.

5

ТЕКСТОВЫЕ ПРОЦЕССОРЫ

З А Н Я Т И Е №1

1.1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ТЕКСТОВЫХ ПРОЦЕССОРОВ (ТкП)

Текстовые процессоры – это программные средства для подготовки на компьютере текстовых документов и разработки исходных текстов программ, в режиме WISIWIG («Вы получите то, что видите»).

Подготовка текста на персональном компьютере (ПК) с помощью ТкП на несколько порядков более эффективна, чем это обеспечивают самые современ-ные пишущие машинки.

ТкП обеспечивают простоту набора и корректировки текста, удобство форматирования, возможность работы с фрагментами текста. На ТкП имеется возможность создания шаблонов типовых документов, возможность создания электронных архивов документов и т. п. Таким образом, ТкП реализует быст-роту, удобство и качество подготовки документов.

В практике используется достаточно много ТкП, которые можно различать: а) по количественным параметрам (объём занимаемой памяти, количество

одновременно обрабатываемых файлов и т. п.); б) по функциональным возможностям (уровень диалогового взаимодейст-

вия, степень автоматизации функций редактирования, возможности операций с элементами текста и т. п.);

в) по набору дополнительных возможностей (орфографический контроль, использование шаблонов документов, возможности создания таблиц, выполне-ние математических операций и т. п.).

По функциональному назначению ТкП подразделяются на: 1. Текстовые редакторы (ТР) для небольших документов простой структу-

ры, которые позволяют работать с одним текстовым файлом и имеют ограни-ченные возможности. К ним можно отнести встроенные редакторы оболочек типа Far, Unreal Commander, стандартные редакторы Блокнот, WordPad, ре-дакторы компиляторов и т. д.

2. ТкП для документов средней сложности, т. е. состоящих из абзацев, раз-делов, страниц и т.д. ТкП этого типа позволяют одновременно работать с не-сколькими файлами, используя нужные фрагменты для создания единого доку-мента.

3. Специализированные системы для обработки сложных документов, обеспечивающие набор, оформление, компоновку элементов и подготовку ма-териалов к типографскому изданию. Эти средства обладают широким набором шрифтов и вспомогательных средств.

6

ТкП также являются одной из компонент интегрированных систем и паке-

тов офисных программ. К числу последних относится OpenOffice (полное на-звание – OpenOffice.org) – это полноценный офисный пакет программ.

OpenOffice во многом похож на другие, давно известные и привычные офисные наборы программ. Однако есть у него и важные отличия:

существуют версии OpenOffice под операционную систему Linux и под Windows (поддерживаются также другие операционные системы – FreeBSD, Mac OS X). Это позволяет полноценно работать с одними и теми же докумен-тами на компьютерах с разными операционными системами;

OpenOffice легально свободно распространяется с исходными текстами. Таким образом, отсутствует проблема нелицензионного программного обеспечения;

форматы файлов OpenOffice открыты, документированы и широко из-вестны. Кроме того, OpenOffice может успешно работать с файлами многих форматов, включая и файлы, созданные другими известными офисными пакетами.

1.2. ТКП OPENOFFICE.ORG WRITER. ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ

Текстовый процессор OpenOffice.org Writer (далее Writer) обладает значи-

тельным набором функций по редактированию и оформлению документов, имеет интерфейc и средства управления незначительно отличающиеся от Win-dows-приложений.

Работа в Writer также выполняется с помощью команд меню, кнопок инст-рументальных панелей (ИП), служебных кнопок, функциональных клавиш и вызываемого правой клавишей «мыши» (ПКМ). Выбор действий может выпол-няться клавишами управления курсором или с помощью манипулятора типа «мышь».

Перемещение текста по экрану выполняется клавишами управления кур-сора или с помощью движков полос прокрутки, которые могут быть включе-ны/выключены из пункта Сервис/Параметры/ Writer /Вид. Линейки и строку состояния можно включить из п. Вид.

Процессор Writer представляет возможности работы в следующих режимах: 1. Режимы представления документов: разметка печати и режим web-

страницы, которые включаются из пункта Вид. В режиме разметки удобно пользоваться границами текста (см. п. Вид/Границы текста).

2. Режим «Вставки/Замены». Переключение кнопкой на строке состояния – ВСТ/ЗАМ.

3. Режим клавиатуры «Русский/Английский». Переключение соответст-вующей кнопкой на строке состояния.

4. Режим автосохранения, используемый для исключения потери текста при сбоях. Время сохранения указывается в минутах в окне Сер-вис/Параметры/Загрузка-Сохранение/Общие. Здесь же можно установить ре-жим создания резервной копии.

7

Открытие окон для создания новых документов выполняется командой Создать (пункт Файл или кнопка ИП).

Перед набором текста целесообразно: - установить необходимые режимы; - задать параметры страницы (Формат/Страница…), включающие раз-

меры страницы, величины полей и ориентацию страниц и т. д.; - включить опцию переноса слов в окне Сервис/Язык/Расстановка пере-

носов… При условия этом могут быть заданы в окне Формат/Абзац/ Поло-жение на странице.

- выбрать необходимый шрифт в окне Формат/Символы; - задать параметры абзаца в окне Формат/Абзац. В большинстве текстовых редакторов операции с символами, словами,

строками аналогичны, поэтому и в Writer небольшие корректировки выполня-ются следующим образом:

- удаление символа, пустой строки, соединение строк – клавиша Del; - разделение строки – клавиша Enter или п.Вставка/Разрыв; - сдвиг строки влево/вправо, центрирование – кнопки «Выравнивание вле-

во» и т. п. Отмена неправильных процедур выполняется из пункта меню Прав-

ка/Отменить или соответствующими кнопками ИП. Первоначальное сохранение подготовленных файлов производится коман-

дой Файл/Сохранить как… с указанием имени файла, типа формата, папки размещения. Для сохранения поименованного документа можно использовать кнопку Сохранить.

Для загрузки файлов ранее созданных документов используется пункт Файл/Открыть или соответствующая кнопка ИП.

Масштабирование изображения на экране. Данную операцию используют для получения наибольшего удобства при работе, уменьшая или увеличивая изображение на экране. Масштабы 25, 50, 75, 100% и т. д. можно установить кнопкой ИП, произвольный – через окно Вид / Масштаб.

Предварительный просмотр и печать документов. При работе с много-страничными документами перед выводом на печать целесообразно использо-вать команду Предварительный просмотр страницы (п. Файл или ИП). Эта операция позволит заметить и устранить погрешности размещения текста.

Задание параметров печати документа и ее реализация выполняется через окно Файл/Печать. При этом можно распечатать выделенный фрагмент, за-данные по номерам страницы, весь документ, сведения о документе, несколько копий документа.

Перед печатью целесообразно проверять указанные установки, а так же необходимые параметры в окне Сервис/Параметры/Печать.

8

1.3. РАБОТА С БЛОКАМИ ВО WRITER

Операции с блоками (фрагментами текста) существенно упрощают подго-товку текста за счет копирования однотипных фраз, названий и т. п., а также использования фрагментов имеющихся документов.

Операциям с блоками предшествует их выделение. Если нужно выделить только одно слово, то достаточно произвести двойной щелчок по нему ЛКМ. Для выделения полной строки применяется тройной щелчок.

Для выделения текста с помощью клавиатуры поместите курсор в начало выделяемого фрагмента текста и при нажатой клавише Shift переместите его в конец. Для того, чтобы выделить все содержимое документа, используйте соче-тание клавиш Ctrl+A.

Выделение текста возможно в нескольких режимах, отображаемых на па-нели состояния: СТАН – стандартный (по умолчанию), РАСШ – расширенный (началом выделения будет текущее положение курсора) и ДОБАВ – с добавле-нием (возможно выделение нескольких не связанных друг с другом фрагментов текста). В режиме БЛК выделяется прямоугольный фрагмент. Клавишей Shift включается расширенный режим выделения мышью, т. е. текущее положение курсора становится началом выделения, а мышью указывается его конец. Кла-вишей Ctrl включается режим с добавлением, когда можно выделять несвязан-ные друг с другом фрагменты.

Выделенный блок может быть: а) удален (кн. Del или п. Правка/Очистить); б) удален в буфер (кн. Вырезать); в) перемещен (кн. Вырезать-Вставить); г) скопирован (кн. Копировать-Вставить).

Кроме того, перемещение в пределах экрана можно выполнить «буксиров-кой мышью» (БМ), а копирование – БМ+Ctrl.

Буфер обмена, используемый в названных процедурах, представляет собой область оперативной памяти компьютера, в которую на время помещается блок документа. Эта информация хранится до следующей операции с буфером в пределах одного сеанса работы.

ЗАДАНИЕ НА ПРАКТИЧЕСКУЮ РАБОТУ №1

Ознакомление с основными функциями ТкП Writer

1. В папке PROBA-Open создайте папку PROBA-1. 2. Откройте окно Writer. 3. Ознакомьтесь: с видом экрана, содержанием Главного меню, назначе-

нием кнопок инструментальных панелей, содержанием справки. 4. В окне Без имени 1 включите режимы: Автосохранение (установите

интервал 2 мин), Автоматический перенос слов (см. п. Формат…), оставив параметры по умолчанию. Установите шрифт Times New Roman, размер

9

шрифта 14 и поля страницы соответственно 2,×2,0×2,0×2,5 см, включите Гра-ницы текста и Выравнивание по ширине.

Подготовьте библиографический список литературы по курсу и выходные данные методички (см. стр. 47 данного методического указания), соблюдая ис-пользованное в примере форматирование. Сохраните файл под именем lab1-1 (формат .sxw) в папке PROBA-1.

5. Откройте окно Без имени 2. Сделайте установки параметров, как в п. 4. Подготовьте текст со стр. 2 данного методического указания с сохранением имеющегося форматирования. Сохраните файл под именем lab1-2 (формат .sxw) в папке PROBA-1.

6. Откройте файл pr1-1 (одностраничный учебный текстовый файл в папке PROBA). Удалите последнюю часть текста, не помещающуюся на экран. Ос-тавьте только 4 абзаца (абзацы помечены *). Откройте окно Без имени 3 и ско-пируйте в него данный текст. Вернитесь к файлу pr1-1.

7. На тексте файла pr1-1 опробуйте (по одной операции в строке): разделе-ние строки на две, соединение двух строк, центрирование строки, сдвиг стро-ки влево-вправо. Изменения выделите зеленым цветом. Сохраните файл под именем lab1-3 (формат .sxw) в папке PROBA-1.

8. Перейдите в окно Без имени 3 и в имеющемся тексте выделите строч-ный, поточный и прямоугольный фрагменты текста, опробуйте функции рабо-ты с фрагментами текста (удаление, перенос, копирование, сдвиг). Выделите некоторые фрагменты разными шрифтами (Arial, Courier New, полужирный, курсив, высота шрифта 16). Изменения выделите желтым цветом. Сохраните файл под именем lab1-4 (формат .sxw) в папке PROBA-1.

9. Запишите контрольные вопросы. 10. Предъявите преподавателю открытые файлы lab1-1 - lab1-4.

Контрольные вопросы: По lab1-1: 1. Как включить режим Автосохранение? 2. Как задать режим Автоматический перенос слов? 3. Как установить размеры полей страницы? По lab1-4: 1. Как выделяются фрагменты текста различных видов? 2. С помощью каких команд выполняются функции работы с фрагментами

текста (перенос, копирование, сдвиг)?

10


2.1. ФОРМАТИРОВАНИЕ ВО WRITER

Операция форматирование – это определение необходимых параметров элементов текста, что может относиться к символу, слову, группе слов, строке, абзацу, странице, разделу (глава, часть) и всему документу в целом.

Форматирование символов заключается в задании типа, начертания, раз-мера, характеристик шрифта, а также в определении интервала между симво-лами и т. п.

Форматирование слов и строк может заключаться в их выделении отли-чающимся шрифтом или цветом, а также заданием способа выравнивания.

Задание шрифта может действовать на отдельные абзацы, страницы, главы и весь документ в целом. Во всех случаях выбор шрифта производится из окна Формат/Символы… Здесь указываются тип, начертание, размер, цвет симво-ла, интервал между символами и другие параметры шрифта. Данные установки действуют в пределах выделенного блока текста. Как и во всех других случаях, эту процедуру можно выполнить с помощью соответствующих кнопок ИП или команд ДМ. Замена строчных букв на прописные и наоборот выполняется в окне Формат /Регистр. С помощью кнопки ИП Копировать форматирова-ние удобно приводить к единообразию тексты, подготовленные разными шрифтами из других документов.

В деловых документах чаще всего используются шрифты типов Arial, Courier New, Times New Roman размером 12, 14 пт.

Неполные строки (заголовки, обращения и т. п.) могут быть выровнены влево, вправо, по центру, по ширине соответствующими кнопками ИП.

Межстрочный интервал определяется в окне Формат/Абзац/Отступы и интервалы. Одинарный задается по умолчанию. Абзацы отделяются клави-шей Enter.

Форматирование абзацев выполняется заданием их параметров, в т. ч. раз-мера абзацного отступа, в окне Формат / Абзац. Для одиночного абзаца при этом курсор должен находиьтся в его любом месте. Для нескольких абзацев эта операция выполняется с их выделением.

Форматирование страниц заключается в определении их размеров, границ текста, размещении сносок, создании списков – перечислений и формировании текста в несколько колонок.

О задании параметров страниц указано ранее. Окна Вставка/Сноска… и Формат/Страница… позволяют вставлять

сноски и управлять их размещением и нумерацией. Списки – перечисления создаются после выделения абзацев использовани-

ем команды Формат/Маркеры и нумерация. Во многих случаях списки удоб-но упорядочить, используя п. Сервис/Сортировать…

11

Часть текста может быть оформлена в виде нескольких колонок. Для этого она помечается и используются команды окна Формат/Колонки.

Форматирование документа состоит в разделении его на страницы, их ну-мерации и составлении оглавления.

Текст документа в режиме разметки страниц делится после задания пара-метров страниц, как указывалось ранее. Нумерация страниц выполняется сле-дующим образом. Вначале вставляются соответствующие колонтитулы п. Вставка Колонтитул. Затем выполняется команда Вставка/Поля/Номер страницы. Далее определяется место номера страницы, способ его выравни-вания, тип и размер шрифта. Если титульный лист не нумеруется, то ему не-обходимо задать стиль «Первая страница» двойным щелчком левой клавиши « мыши» (ЛКМ) в окне «Стили и форматирование» (клавиша F11). При проста-новке номеров страниц в окне Сервис/Параметры/Writer/Вид должен быть выключен флажок Коды полей.

При неудачном разделении текста на страницы можно выполнить местную корректировку командой Вставка/Разрыв, которая обеспечивает обозначение конца страницы в месте установки курсора.

2.2. СЛУЖЕБНЫЕ ОПЕРАЦИИ ВО WRITER

Редактор включает довольно большое количество служебных операций Некоторые рассмотрены ранее. Дополнительно рассмотрим следующие:

1. Изменение ориентации страницы внутри документа. Документ может содержать страницы с разной ориентацией. Например,

посередине документа вставлены страница с альбомной ориентацией, при этом остальные страницы имеют книжную ориентацию.

Для выполнения этого необходимо кн. F11 вызвать окно «Стили и форма-тирование» и в нем создать новый стиль – Альбомный – щелкните правой кноп-кой мыши на текущем стиле страницы и выберите п. Создать. Далее на вкладке «Управление» диалогового окна «Стиль страницы» дайте Имя новому стилю Альбомный и также выставите свойство Следующий стиль Альбомный, чтобы, в случае необходимости, разрешить использование нескольких альбомных страниц подряд. На вкладке Страница установите переключатель Альбомная.

Когда Альбомный стиль страницы создан, возможна вставка альбомной страницы в документ, состоящий из книжных страниц. Для этого установите курсор в абзац в начале страницы, которую надо сделать альбомной. На вклад-ке «Положение на странице» диалогового окна Абзац установите флажки Доба-вить разрыв и Со стилем страницы, установите стиль страницы Альбомный. Возвращение к книжной ориентации выполняется в обратном порядке.

2. Формирование оглавления. Для документа, разделенного на страницы, можно сформировать оглавле-

ние. Для этого необходимо вначале пометить все заголовки через окно Встав-ка/Оглавление/Вставка элемента указателя с указанием соответствующего

12

уровня. Далее курсором помечается место вставки оглавления и выполняются соответствующие установки в окне Вставка/Оглавление/Вставить оглавле-ние. При необходимости изменения в дальнейшем параметров оглавления в вышеуказанном окне должен быть снят флажок «Защищено от изменений вручную». Для исключения затенения оглавления следует в пункте меню Вид выключить опции «Затенение полей» и «Непечатаемые символы», а в опции Сервис/Параметры/OpenOffice.org/Внешний вид/Текстовые документы снять флажок Затенение индексов и таблиц.

3. Работа с файлами. В редакторе можно обрабатывать не только созданные в нем файлы. Мож-

но открыть файлы, созданные в других приложениях, а также сохранять в дру-гих форматах.

OpenOffice.org может осуществлять экспорт документов в формат PDF (Portable Document Format). Этот промышленный стандартный файловый фор-мат для просмотра идеален для того, чтобы переслать файл кому – либо для просмотра с использованием Acrobat Reader или другого просмотрщика PDF-файлов. Эта процедура выполняется командой Файл/Экспорт в PDF в окне Параметры PDF.

Объединение файлов без использования буфера можно выполнить коман-дой Вставка/Файл.

4. Поиск и замена. Эта функция удобна при исправлении типовых ошибок в тексте, при одно-

типных изменениях и т. п. Выполняется через окна Правка/Найти или Правка/ Заменить, где указываются необходимые данные и параметры поиска/замены. При этом в качестве объектов могут быть слова, текстовые фрагменты, форма-ты и специальные символы.


Ознакомление с функциями форматирования ТкП Writer

1. В папке PROBA-Open создайте папку PROBA-2. 2. В окне Writer откройте файл pr1-1.doc (папка PROBA-Open). 2.1. Для документа установите: – шрифт 10 пт, поля страницы соответст-

венно 2,5×2,5×2×3 см, Автоматический перенос слов (максимальное количе-ство последовательных переносов – 5), режим Разметка печати, включите Границы текста.

2.2.Уберите лишние знаки конца строки и лишние пробелы. 2.3. Проведите проверку орфографии текста и исправьте ошибки. 2.4. Сцентрируйте заголовок и отформатируйте абзацы, помеченные (*) со

следующими параметрами абзаца: отступы слева, справа – 0, первая строка – 1 см, выравнивание – по ширине, интервал (отбивка) после абзаца – 0,5 см).

13

2.5. В 3-м абзаце сделайте список – перечисления с использованием марке-ров. Отсортируйте список По возрастанию. Выделите цветом Светло-бирюзовый.

2.6. В 5-м абзаце сделайте межстрочный интервал – полуторный (цвет – Зеленый 8), в 6-м – двойной (цвет – желтый 3).

Сохраните файл под именем lab2-1 (формат .sxw) в папке PROBA-2.

3. Откройте окно Без имени 1 и скопируйте в него файл lab2-1. Установи-те поля страницы аналогично п. 2.1.

3.1. Отформатируйте текст в 2 колонки одинаковой ширины – 7,5 см с ин-тервалом 1 см.

3.2. Конец 2-го абзаца преобразуйте в сноску с автоматической нумераци-ей, предварительно задав параметры: разделительная линия – слева, толщина линии – 0,5 pt, длина линии – 50%, остальное – по умолчанию.


4. Откройте файл lex.doc (учебный многостраничный файл в папке PROBA-Open).

4.1. Выделите весь текст и в п. Абзац установите «отбивку» по 0,10 см по всему файлу.

4.2. Выполните «разрыв» по титульному листу. 4.3. На первых 4-х страницах исключите «висячие» заголовки. 4.4. Удалите последние страницы текста, оставив только 4 первые. 4.5. Равномерно расположите текст на титульном листе и измените шрифт на 14. 4.6. В окне «Стили и форматирование» (клавиша F11) сформируйте стиль

«Альбомный», титульному листу задайте стиль «Первая страница», а осталь-ным – «Обычный».

4.7. Выполните расстановку номеров страниц (кроме титульного листа) шрифтом 14 в правом верхнем углу.

4.8. 2-му и 3-му листам задайте стиль «Альбомный». Проверьте правиль-ность выполнения задания в окне «Предварительный просмотр страницы».


5. Вновь откройте файл lex.doc. 5.1. Выполните расстановку номеров страниц. 5.2. Сформируйте 2-х уровневое оглавление и поместите его в конце доку-

мента. Задайте шрифт оглавления аналогичный шрифту текста документа. 5.3. Скопируйте только оглавление в свободное окно с размерами полей

страницы, как в п. 2.1. и сохраните его файлом под именем lab2-4 (формат .sxw) в папке PROBA-2.

6. Запишите контрольные вопросы. 7. Предъявите преподавателю файлы lab2-1,2,3.

Контрольные вопросы: По lab2-1: 1. В каком окне устанавливаются параметры абзаца?

14

2. Как формируется список – перечисления? По lab2-2: 1. В каком окне выполняется разбиение текста на колонки? 2. Каким образом формируются сноски? По lab2-3: 1. Как выполняется расстановка номеров страниц? 2. Опишите порядок задания отдельным листам многостраничного текста стиля «Альбомный». По lab2-4: 1. Опишите порядок формирования оглавления многостраничного текста.


3.1. СЕРВИСНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ТКП WRITER

ТкП WRITER имеет многочисленные функции, значительно упрощающие создание документов, обеспечивающие встраивание в текст таблиц, рисунков и графических объектов, улучшающие вид документа и т. д.

Трудоемкость подготовки документов существенно снижается при исполь-зовании стилей, шаблонов, автоформатирования, применении элементов авто-текста и слияния документов.

Трудоемкость исправления часто повторяющихся ошибок, кроме способа поиска/замены, можно уменьшить использованием автокоррекции. Эта функ-ция обеспечивает автоматическое исправление стандартных ошибок, характер-ных для пользователя (двойные заглавные, смещение порядка букв, лишние пробелы и т. п.). Необходимые установки выполняются в окне Сервис/Ав-тозамена. Автокоррекцию можно использовать и для других целей, например, для расшифровки сокращений, контроля терминов и т. п.

Автотекст – это сохраненные, часто используемые фрагменты текста (на-пример, заключительная часть делового письма). Применение элементов авто-текста существенно сокращает время подготовки деловых бумаг. Окно Прав-ка/Автотекст позволяет вставлять текст имеющиеся элементы, добавлять но-вые и удалять ненужные. Добавление производится из имеющегося текста с ис-пользованием буфера обмена и кнопки Автотекст в окне Автотекст.

Автозавершение слов. Если Вы набрали несколько первых букв слова, ко-торое ранее уже набирали, Writer автоматически подставляет это слово. Если предложенный вариант не подходит, просто продолжайте набирать. А если он подходит, нажмите клавишу Enter – слово будет набрано полностью, и Вы смо-жете продолжать набор со следующего слова. Автозавершение можно отклю-чить, а также удалить какое-то конкретное не устраивающее Вас слово. Эти операции выполняются командой Сервис/Автозамена/Дополнение слов.

Слияние документов – это процедура объединения основного документа, содержащего неизменяемую часть данных, и источника данных, включающего переменную информацию. Процедура основана на использовании в основном

15

документе полей, т. е. специальных кодов, указывающих место вставки пере-менной информации. Для деловых писем источником данных могут быть на-звания и адреса фирм, фамилии руководителей и т. п., которые целесообразно представлять в виде таблицы. Используя метод слияния, можно подготовить несколько писем одинакового содержания в разные адреса. В ТкП Writer этот метод реализуется в следующей последовательности:

1. Подготавливается и открывается исходный документ. 2. Запускается Мастер рассылки писем (МРП) п. Сервис/Рассылка писем. Далее выполняются действия по шагам МРП: - указывается начальный документ; - указывается тип документа; - создается блок адреса. При этом в окне Выбор списка адресов указыва-

ется имеющийся список, например, сформированный с помощью OpenOffice Base или создается новый в окне Новая адресная книга, в котором оставляются только необходимые поля;

- на шаге «Правка документа» указываются места расположения необхо-димых полей;

- на последнем шаге документ сохраняется и может быть отпечатан или отправлен электронной почтой.

Грамматический контроль. Существенной сервисной возможностью явля-ется возможность исключения ошибок в набираемом тексте, что также упроща-ет подготовку документов. Команда Сервис/Орфография и грамматика… по-зволяет проверять правильность написания слов сравнением их с соответст-вующим словарем. Проверка выполняется в соответствии с правилами, уста-новленными по умолчанию или уточненными в окне Сер-вис/Параметры/Настройки языка/Лингвистика/Параметры.

Проверка текста может выполняться автоматически (при включенной кнопке ИП Автопроверка орфографии) в процессе набора, в выделенном фрагменте или по всему тексту. При выявлении ошибки её можно сразу испра-вить, игнорировать или добавить нераспознанное слово в словарь.

Для улучшения стилистики текста, исключения повторений слов Writer предоставляет возможность использования словарей синонимов. Подбор и за-мена слов синонимов выполняется в окне Сервис/Язык/Тезаурус.

Использование в документе нетекстовых элементов обеспечивают сле-дующие сервисные возможности Writer:

создание и работа с несложными таблицами с использованием команд меню Таблица;

создание несложных рисунков и блок-схем средствами встроенного гра-фического редактора, включаемого кнопкой Функции рисования на ИП. Гра-фические построения здесь выполняются с использованием простейших гео-метрических элементов. Созданные объекты могут быть сгруппированы, ско-пированы, повернуты и т. п. В элементы можно вставить необходимые надпи-си, изменить их свойства. При этом используются ИП «Свойства рисунка», «Дизайн формы», «Текстовый объект» и команды контекстного меню;

16

с помощью «Галереи текстовых эффектов» можно создавать различные спецэффекты оформления текстов. Часто они используются для заголовков, обеспечивая растягивание, повороты, тени и т. п. Эти действия выполняются с использованием соответствующей кнопки на панели Функции рисования. При этом требуемый текст вносится после двойного щелчка по надписи;

импорт рисунков и графических объектов других систем через окна Вставка/Объект.

Для улучшения внешнего вида документов могут применяться: обрамление и цветовое оформление элементов документа. Здесь ис-

пользуются команды Формат/Страница/Обрамление или /Фон и соответст-вующие кнопки ИП; 3.2. СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЕ СРЕДСТВА ОБРАБОТКИ ТЕКСТОВ

При подготовке текстовых документов, кроме классических ТкП, исполь-зуются редакторы научных текстов, издательские системы и специализирован-ные сопутствующие средства.

Редакторы научных текстов предназначены для текстов, включающих большое число формул, математических и др. символов. К редакторам такого типа относятся Math, TEX, редактор формул MS Word и т. д. Системы Math и TEX удобны для подготовки текстов сильно насыщенных формулами, но в них сложно исправление ошибок, т. к. используется принцип программирования формул.

Для подготовки научных текстов можно использовать и интегрированную систему математических и инженерно-технических расчетов MathCAD.

Для оформления рекламных проспектов, журнальной, книжной и т. п. про-дукции используются настольные издательские системы. Они позволяют под-готавливать и выводить на фотонаборные автоматы сложную типографскую продукцию, обеспечивают верстку документа, т. е. рациональное размещение текста, заголовков, рисунков и т. д. К этой категории ПС относятся: AmiPro, PageMaker, MS Publisher, QuarkXPress и др.

К специализированным средствам, сопутствующим ТкП, можно отнести: 1. Системы оптического распознавания, обеспечивающие ввод информа-

ции со сканера, средства корректировки фотоизображений и т. п.: ClaraOcr, FineReader, Adobe Photoshop, GIMP, CuneiForm и т. п.

2. Системы автоматического перевода: Stylus, Promt, Сократ и т. п. 3. Специализированные системы эффективного грамматического контроля

текста: Orfo, LingvoCorrector, Propis и т. п. Перечисленные средства позволяют реализовать сквозную комплексную

технологию сканирования, перевода, редактирования и контроля документов в системе Stylus Lingvo Office.

17

3.3. РЕДАКТОР ФОРМУЛ OPENOFFICE.ORG MATH

Math – это компонент OpenOffice.org, предназначенный для создания и ре-

дактирования математических формул. Обычно он используется как редактор формул в текстовых документах, но может также использоваться с другими ти-пами документов или автономно. Когда используется внутри Writer, уравнение обрабатывается как объект в текстовом документе.

Для создания формулы используется команда Вставка/Объект/ Формула. При этом внизу экрана открывается Редактор формул, появляется всплывающее окно Выбор, а также маленький блок (с серой границей), где будет отображать-ся формула. В редакторе формул используется специальный язык разметки для представления формул. Эта разметка позволяет читать формулу подобно анг-лийскому языку. Например, a over b отображается как дробь: a/b.

Верхняя часть окна редактора формул является областью документа, а нижняя – областью для размещения команд языка разметки.

Для ввода формулы можно использовать следующие три способа: выбирать символы из окна Выбор; выбирать символы из контекстного меню; применить язык разметки формул с использованием клавиатуры.

Следует отметить, что использование языка разметки является самым бы-стрым способом ввести формулу.

Например, формуле in

iia

*

1

')'( 22

соответствует следующая запись на

языке разметки: overline (%DELTA a^{,})^{2}=sum from i=1 to n %DELTA a^{, 2}_{i}*P_{i}

Список общих формул и соответствующие им конструкции языка разметки Math можно найти в Справке OpenOffice.org Math в разделе Таблицы ссылок на формулы.

Греческие символы, используемые в математических формулах, вводятся с помощью языка разметки. При этом перед названием символа по-английски (в соответствующем регистре) вставляется признак %. Другой способ вводить греческие символы – использование окна Символы, открываемого командой Сервис/Каталог.

Для задания порядка обработки операторов необходимо применять скобки. Для задания нижнего и верхнего пределов сумме/интегралу (команды

«sum» и «int») команды должны иметь параметры «from» и «to», которые могут использоваться отдельно или вместе.

18

Образ

АПК СОИ Глаз

Память

Образ

Мозг

Простановка индексов выполняется по правилам, изложенным в разделе Справки OpenOffice.org Math Таблицы ссылок на формулы/Форматирование, при этом индекс заключается в фигурные скобки.

Размер шрифта и символов формулы задаются в окне Формат/Размер шрифта. Для формирования формулы в документе курсором указывается ее место и открывается окно OpenOffice.org Math командой меню Встав-ка/Объект/Формула.

ЗАДАНИЕ НА ПРАКТИЧЕСКУЮ РАБОТУ № 3

I. Ознакомление с дополнительными функциями ТкП Writer 1. В папке PROBA –Open создайте папку PROBA-3. 2. С использованием процедур п. Таблица подготовьте нижеуказанную

таблицу со сформированным с помощью Галлереи текстовых эффектов заго-ловком и выравниванием по центру текста в ячейках таблицы. Обрамление таб-лицы выполните двойной линией.

БИОЛОГИЧЕСКОЕ ТЕХНИЧЕСКОЕ

(ТЕХНОЛОГИЧЕСКОЕ) ОРГАНИЗАЦИОН-

НОЕ

УПРАВЛЕНИЕ В ПРИРОДЕ

УПРАВЛЕНИЕ ВЕЩАМИ

УПРАВЛЕНИЕ ЛЮДЬМИ

II. К оформлению научных документов

1. Введите нижеуказанный текст и выполните сгруппированный рисунок средствами встроенного графического редактора. Поместите их в рамку.

Встроенный графический редактор дает возможность

выполнять следующие схемы:

Рис. 1.1.

19

2. С помощью языка разметки редактора Math, используя следующую запись:

overline (%DELTA a^{,})^{2}=sum from i=1 to n %DELTA a^{, 2}_{i}*P_{i}

подготовьте нижеприведенную формулу и надпись. Поместите все в рамку.

Редактор формул Math позволяет записывать формулы вида:

;*1

2'2)'( i

n

iia

Все подготовленные объекты (таблица, схема, формула) скомпонуйте на одном листе и сохраните файлом под именем lab3-1 (формат .sxw) в папке PROBA-3.

III. Применение процедуры «Слияние документов»

1. Откройте файл pr3.sxw, имеющийся в папке PROBA–Open. 2. Откройте окно Мастера рассылки писем – МРП (п. Сервис/Рассылка

писем). 3. Выполните шаги 1,2 МРП, используя документ pr3.sxw, как начальный

документ (типа Письмо). 4. На шаге 3 МРП создайте список адресов, включающий информацию

нижеследующей таблицы, используя при этом только реквизиты Фамилия и Имя.

Фамилия Имя

Абрамову В. А. Валерий Алексеевич !

Бородину Л. И. Леонид Иванович !

Васину П. И. Петр Иванович !

Грибову Г. Н. Геннадий Николаевич !

Давыдову В. В Вячеслав Валентинович !

Жаркову К. К. Константин Константинович !

Ивановой Н. Г. Наталья Георгиевна !

5. Созданный файл списка рассылки сохраните в папке PROBA-3 под име-нем Список.

6. На шаге 5 МРП укажите место размещения блока адреса в документе. 7. На шаге 6 МРП выполните необходимую расстановку полей «Фамилия»

и «Имя» (задайте их курсивом). Проверьте смену информации в указанных полях.

20

8. Сохраните объединенный файл под именем lab3-2 (формат .sxw) в папке PROBA-3.

9. Запишите контрольные вопросы. 10. Предъявите преподавателю файлы lab3-1, lab3-2.

Контрольные вопросы: По lab3-1: 1. Как выполняются таблицы, выравнивание по центру текста в

ячейках таблицы? 2. Как выполняется формирование графических схем, надписей в объектах

схемы и группировка объектов? 3. Что необходимо учитывать при подготовке формулы в редакторе Math? По lab3-2: 1. Укажите основные шаги, используемые в Мастере рассылки

писем .

ТАБЛИЧНЫЕ ПРОЦЕССОРЫ


4.1. НАЗНАЧЕНИЕ И ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ ТАБЛИЧНЫХ ПРОЦЕССОРОВ

В офисной практике часто возникает необходимость создания деловых до-кументов в табличной форме. В инженерной и научной практике часто резуль-таты формируются и обрабатываются с помощью таблиц. Для этих целей ис-пользуются табличные процессоры (ТбП).

ТбП – это комплекс программных средств для формирования и обработки информации в «электронной таблице» (ЭТ).

ЭТ представляет собой поле, разделенное на клетки, которые образуют столбцы, обозначаемые буквами, и строки, которые нумеруются цифрами. Уп-рощенно ЭТ выглядит так:

A B C 1

2

3

Заголовки столбцов и строк определяют адрес клетки (ячейки). (Например,

В2). Ввод информации в ЭТ выполняется через «активную» клетку, выделяе-мую цветом или рамкой, перемещение которой аналогично текстовому курсору.

21

Группа клеток, выделяемая для выполнения каких-либо действий, называ-ется интервалом или диапазоном (А1:С1, А1:А3, А1:С3).

В активную клетку можно помещать числа, текст, формулы, логические

условия и т.п., формируя таким образом необходимую таблицу.

ТбП обычно предоставляют следующие возможности: 1. Редактирование, копирование, удаление содержимого клеток. 2. Данные в клетке могут быть рассчитаны по заданной формуле. 3. Пересчет итоговых значений таблицы при изменении значений в ячей-

ках может выполняться автоматически, что дает возможность проводить необ-ходимые анализы, меняя исходные значения.

4. ЭТ с внесенной в нее необходимой цифровой и текстовой информацией (заголовки, примечания, подписи и т. п.) является документом, который можно печатать, хранить, копировать, корректировать.

5. Внесенные в ЭТ данные могут рассматриваться как база данных, что по-зволяет выполнять сортировку, поиск, выборку необходимой информации.

6. Для более наглядного представления информации в ТбП обычно преду-сматриваются режимы деловой графики, позволяющие отображать табличную информацию в виде диаграмм и графиков.

Современные ТбП располагают большим набором средств обработки таб-

лиц, различными вычислительными функциями, возможностями разнообразно-го оформления и взаимодействия таблиц и т. п.

Основные недостатки – в некоторой нерациональности использования ре-сурсов ЭВМ, сложности ветвления расчетов и контроля правильности вычислений.

В настоящее время используются в практике ТбП: Ouattor Pro, Excel и др. Кроме того, ЭТ встроены в ряд интегрированных систем: Framework, Works и т. п.

Имеются элементы работы с ЭТ и в MS Word`, но в сильно усеченном виде. Среди свободно распространяемых достаточно многофункциональным

ТбП является модуль электронных таблиц OpenOffice.org Calc, работающий в оболочке Windows. На примере данного ТбП можно ознакомиться с возможно-стями этого вида программных средств.

4.2. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ ПО РАБОТЕ В ТБП CALC

Экран Calc содержит в основном элементы, имеющиеся в любом пакете OpenOffice.org, но дополнительно включает:

поле адреса ячейки ниже ИП и строку редактирования ячейки; электронную таблицу с заголовками строк и колонок (1,2,3,…А,В,С,…); ярлыки рабочих листов (Лист1, Лист2…). Движение активной клетки выполняется «мышью» или клавишами управ-

ления курсором. Переход на нужную клетку можно также выполнить указанием ее адреса в поле адреса.

22

При входе в ТбП открывается ЭТ Без имени 1. Каждая ЭТ – это файл, с ко-торым выполняются операции открытия, сохранения и т. п. Calc представляет возможность открытия и работы с несколькими ЭТ. Каждый лист ЭТ в свою очередь состоит из 245 колонок и 65536 строк. Каждому листу ЭТ может быть присвоено свое имя командой Формат/Лист/Переименовать или двойным щелчком по ярлыку листа.

С листами ЭТ можно производить необходимые операции: удаление, вставка, копирование и т. п. см. Правка/Лист.

В клетки ЭТ можно вносить видимую информацию (текст, числа) и скры-тую: формула, название ячейки (Вставка/Названия), примечание (Встав-ка/Примечание).

Подгон размеров клетки под вносимую информацию можно выполнить командой Формат/Столбец, Формат/Строка или БМ за границу адреса столбца/строки.

С содержимым клеток можно выполнять действия: удаление, редактирова-ние, копирование и т. д.

Строками и колонками можно также манипулировать: вставлять, переме-щать, удалять, копировать, сортировать и т. д. При этом вставка пустого столб-ца или строки производится перед выделенными.

Выполнению операций с клетками, столбцами, строками и блоками клеток должно предшествовать их выделение. Перемещение, копирование элементов ЭТ выполняется кнопками ИП.

Объединение нескольких клеток выполняется кнопкой на ИП . В Calc возможно простое и логическое копирование. При этом простое

обеспечивает копирование в заданные клетки один к одному, а логическое – с адаптацией адресов клеток или под конкретное содержание. Логическое копи-рование дней недели или названий месяцев выполняется на основе списка (см. Сервис/Параметры/Списки сортировки) с использованием БМ за опорную точку в правом нижнем углу клетки.

Данный вид копирования можно применять для внесения последователь-ных значений выполнить в клетки таблицы (п. Правка /Заполнить/Ряды…).

В Calc может использоваться создание динамической связи (DDE), что очень похоже на создание ссылки на ячейку. Эта процедура выполняется сле-дующим образом:

1) выделите ячейки, на которые надо установить ссылку; 2) скопируйте их: Правка/Копировать; 3) перейдите в то место электронной таблицы, где вы хотите разместить

ссылку; 4) выполните команду Правка/Вставить как, которая появляется при на-

личии информации в буфере обмена ; 5) в диалоговом окно установите флажок Вставить связь.

23

Теперь ячейки ссылаются на скопированные данные, которые могут нахо-диться на другом листе. При редактировании исходных ячеек связанные ячейки также будут изменяться. 4.3. ФОРМАТЫ ДАННЫХ, ФОРМУЛЫ В CALC

Модель ячейки в Calc имеет 5 уровней: значения, формат, формула, назва-ние и примечание. Первый уровень – это отображаемые в ячейке на экране текст или число. Остальные уровни скрыты, но с ними можно проводить необ-ходимые манипуляции.

Числовые данные в зависимости от видов расчетов должны быть представ-лены в соответствующем формате, который выбирается из списка диалогового окна пункта Формат/Ячейки/Числа, где предоставлены возможности выбора числового, процентного, денежного, и др. категорий форматов. Здесь же уста-навливается необходимое число знаков после запятой.

Клетки, в которых изменяется формат, предварительно выделяются. Существенной особенностью ЭТ является возможность помещать в клетку

расчетные, логические или другого вида функции, что позволяет производить различные вычисления по клеткам, строкам и столбцам.

В Calc формула находится на третьем, скрытом уровне клетки, а в клетке виден только числовой результат. Сама же формула отображается в строке ре-дактирования ячейки (для активной клетки).

Формулы в Calc вводят, начиная со знака = . Они обычно включают имена клеток, с которыми выполняются соответствующие математические или логи-ческие действия. Например, в клетку А5 можно поместить формулу:

=(А1-А2)/3 + А3*2 + А4^2. Во многих случаях вместо составных формул можно использовать функ-

ции (готовые формулы). Например, вместо =А1 + А2 + А3 + А4 можно запи-сать: =SUM (А1:А4), где указан диапазон клеток, значения в которых склады-ваются, или сложение значений отдельных клеток =SUM (А1;А2;А6).

Имеющиеся в Calc функции вводятся с использованием диалога, называе-

мого Мастером функций - кнопка ƒ(х). Наиболее часто при обработке ЭТ встречается задача суммирования, для

чего используется кнопка ∑ Сумма. При этом выделяется необходимый диапазон суммируемых клеток, включая пустые клетки, куда должны быть по-мещены результаты суммирования.

Редактирование формул выполняется в строке редактирования ячейки. По умолчанию пересчет при этом выполняется автоматически. Повторяющиеся формулы, но привязанные к разным клеткам, могут быть

логически скопированы с автоматическим изменением адресов клеток. При этом используются так называемые относительные ссылки. Когда этого не тре-буется, применяются абсолютные ссылки. Для их обозначения используют знак $. Например, $А$2.

24

Для проверки отображения формул в клетках используется пункт Сер-вис/Параметры/Calc/Вид/Показать формулы.

Форматирование текста в клетках. Эта проблема возникает при необходи-мости включения в клетки заголовков столбцов. Здесь для клетки заданной ши-рины используются установки в окне Формат/Ячейки/Выравнивание:

Переносить по словам, Переносить по слогам. В вышеуказанном окне можно также задать необходимую ориентацию текста. Для рационального раз-мещения текста можно использовать операции объединения клеток Фор-мат/Объединить ячейки.

Тип и стиль шрифта в клетках таблицы устанавливается после их выделе-ния с использованием п. Формат/Ячейки/Шрифт. Применение выбранного шрифта в других клетках может выполняться копированием.

Выделение полей таблицы цветом и узорами производится из пункта Формат/Ячейки/Фон. Обрамление фрагментов и таблиц – пункт Фор-мат/Ячейки/Обрамление. Эти операции можно выполнить также соответст-вующими кнопками на ИП.


Табличный процессор OpenOffice.org Calc. Подготовка и обработка таблиц

1. В папке PROBA-Open создайте папку PROBA-4. 2. Откройте табличный процессор Calc. 3. Ознакомьтесь: с видом экрана, содержанием Главного меню, назначе-

нием кнопок инструментальных панелей, содержанием справки. 4. Сохраните файл под именем lab4 (формат .sxс) в папке PROBA-4.

5. На Листе 1 с форматированием данных по центру подготовьте ниже-приведенную таблицу:

Оплата труда на фирме за II-е полугодие 2008 года Июль Август Сентябрь Октябрь Ноябрь ДекабрьОтдел 10 4000 4500 4250 5000 5000 4500Отдел 11 5000 5500 5250 6000 6000 5500Отдел 12 6000 6500 6250 7000 7000 6500Отдел 13 5000 5500 5250 6000 6000 5500Всего: 20000 22000 21000 24000 24000 22000

Присвойте Листу 1 имя Оплата. Сохраните файл.

5. На Листе 2 в нижеуказанной последовательности подготовьте следую-щую таблицу:

25

A B C D E F G H I

1 РАСХОДЫ ФИРМЫ

2 II-е полуго-дие 2008 года

3 Статьи рас-ходов

Июль Всего: %

4 Матзатраты 11100 12200 11900 12700 12900 12900 5 Оплата труда 6 Отчисления 7 Прочие рас-

ходы 14500 15300 15100 15100 14900 13700

8 Всего:

- подготовьте заголовки в строках 1, 2; - заполните статьи расходов в колонке А, подогнав ширину колонки под дли-

ну записи; - в ячейку В3 внесите «июль» и логическим копированием заполните месяцы

в данной строке до G3 (включительно); - в диапазоне ячеек В4:Н8 установите формат – Числовой (целые числа); - внесите числовые данные в строки 4, 7, используя копирование одинако-

вых значений; - динамически свяжите итоговые данные таблицы листа Оплата со строкой

Оплата труда подготавливаемой таблицы; - в ячейку В6 введите формулу =B5*0,4 (используется латинский шрифт!).

логически скопировав ее до ячейки G6 (включительно); - выделите диапазон ячеек В4:Н8 и проведите суммирование по строкам и

колонкам, проверьте полученные результаты (в ячейке H8 должен получиться результат 348500);

- в колонке I вычислите % по статьям расходов относительно общих расхо-дов в ячейке H8;

- сцентрируйте заголовки в строках 1 и 2; - измените тип и размеры шрифта в строке 1 на Полужирный, 14; - измените тип шрифта в строке 2 на Полужирный; - обрамите и раскрасьте отдельные части таблицы (на усмотрение студента); - опробуйте изменение форматов в диапазоне B4:H8. Присвойте Листу 2 имя Расходы. Сохранить файл.

7. Скопируйте таблицу Расходы на Лист 3. Последовательно изменяя числа в строках 4,7, наблюдайте изменение ито-

гового результата в ячейке H8 и добейтесь получения итога 300 000. Изменения в строках 4,7 выделите зеленым цветом. Присвойте Листу 3 имя Анализ и сохраните файл.

26

8. Скопируйте таблицу Расходы на Лист 4 и в ней произведите следующие перемещения:

- строку 4 разместите ниже строки 6; - поменяйте местами содержимое колонок B и G по строкам 4-7; - проведенные изменения выделите красным цветом. Примечание. В результате указанных манипуляций итоговый результат

(348500) не должен измениться. Присвойте Листу 4 имя Замена и сохраните файл.

8. На листе 5 с использованием объединения ячеек, центрирования, соот-ветствующей ориентации надписей и соблюдением видов шрифтов (как в зада-нии) подготовьте нижеприведенную таблицу:

Численность населения города

Годы

Районы города

Всего

по

городу

Ленинский Железно-дорожный

Засвияж-ский

Заволжский

1996 120000 110000 140000 200000

Оформите данную таблицу с использованием процедуры Заполнение.

По графе Годы с интервалом 1 год до 2000 года, по колонкам Районы го-рода – с интервалом 10000, а в графе Всего по городу выполните подсчет ито-говых сумм.

Присвойте листу 5 имя Формат и сохраните файл.

9. Запишите контрольные вопросы. 10. Предъявите преподавателю файлы листы 1, 2, 3, 4, 5 файла lab4.

Контрольные вопросы: По листу Расходы: 1. Для каких ячеек использовалось логическое копирование? 2. Как выполнена динамическая связь по строке Оплата труда? 3. Как получены итоговые результаты по строкам и колонкам таблицы? По листу Формат: 1. Какое диалоговое окно используется для форматирования заголовков

таблицы? 2. Какая команда используется для реализации процедуры Заполнение?

27


5.1. СЛУЖЕБНЫЕ ФУНКЦИИ CALC

Calc предоставляет множество процедур, существенно облегчающих рабо-ту с ЭТ и позволяющих рационально оформить документы. С частью мы уже познакомились. Здесь можно дополнительно назвать некоторые:

Поиск и замена. Для поиска информации в больших таблицах, и если при этом необходимо заменять данные, целесообразно использовать окно Прав-ка/Найти и заменить.

Создание окон для работы с фрагментами больших таблиц и фиксирования заголовков используется разбиение рабочих листов на окна. Эта операция вы-полняется п. Окно/Разбить (влево вверх от выделенной клетки). Дополнитель-ные окна можно открыть из п. Окно/Новое окно. Открытые окна автоматически нумеруются. Соответствующими командами можно менять, упорядочивать, скрывать и закрывать.

Для фиксации заголовков таблиц (титулов) после установки «активной» клетки в нужное место используется команда Окно/Зафиксировать. При этом данные заголовки блокируются от прокрутки, что очень удобно для просмотра больших таблиц.

Формирование таблиц, объединяющих данные нескольких таблиц, выпол-няется с помощью окна Данные/Объединить. При этом можно связать инфор-мацию этих таблиц, включив последовательно кнопки Дополнительно и Свя-зать с исходными данными в указанном окне. 5.2. ГРАФИЧЕСКОЕ ОТОБРАЖЕНИЕ ТАБЛИЦ В CALC

Если в ЭТ представлены взаимосвязанные данные, то их можно отобра-

зить плоскостными или объемными диаграммами. В Calc имеется 9 типов диа-грамм, каждый из которых содержит также несколько видов.

Диаграммы могут быть внедренными и диаграммами-страницами. Первые – это графики, размещаемые на одном листе с таблицей. Диаграммы-страницы распо-лагаются на отдельных листах.

Графическому отображению, естественно, должна предшествовать подго-товка таблицы, после чего целесообразен следующий порядок действий:

1) Выделить интервал ячеек, из которых берутся данные, включая левый и верхний титулы. При этом можно выделять как смежный интервал ячеек, так и любые несмежные диапазоны данных с использованием кл. Ctrl.

2) Вызвать Мастер диаграмм (МД) кнопкой на ИП или через меню п. Вставка/Диаграмма. Мастер диаграмм – последовательность действий (ша-гов), позволяющая построить необходимое графическое отображение таблицы.

3) В окне МД «Тип диаграммы» указать тип и вид диаграммы.

28

4) В окне МД «Диапазон данных» проверить правильность выбранного ин-тервала и включить необходимые кнопки «Ряды данных» в строках или в столбцах в зависимости от того, какой титул выносится на ось X.

5) В окне МД «Ряд данных» при необходимости можно расположить нуж-ным образом ряды данных.

6) В окне МД «Элементы диаграмм» задать названия осей, заголовок всей диаграммы, при необходимости сетку и расположение легенды. Легенда – это расшифровка переменных при наличии нескольких рядов данных.

Если представленная в окне диаграмма устраивает пользователя, то при нажатии кнопки «Готово» формируется её изображение.

При работе с Мастером диаграмм необходимо учитывать, что его диалого-вое окно можно перемещать, отменять установки, возвращаться назад и т. п.

Полученная диаграмма и ее компоненты (область построения диаграммы, оси, заголовки, легенда и т. д.) могут быть изменены в размерах, перемещены БМ. Кроме того, Calc дает возможность изменять шрифты, цвета и другие тех-нические детали диаграмм после выделения соответствующих компонент или использования пунктов меню Формат, содержание которого меняется при вы-делении диаграммы. Для лучшей информативности диаграммы по отдельным переменным могут быть визуализированы их фактические значения. При этом в окне Ряд данных (вызывается двойным щелчком ЛКМ по нужной переменной) используется вставка Надписи данных.

Необходимо также помнить, что диаграммы привязаны к конкретным дан-ным таблиц и при их изменении автоматически корректируются. 5.3. СОЗДАНИЕ И ОБРАБОТКА БАЗ ДАННЫХ (БД) В CALC

ЭТ предоставляют возможность формирования и работы с простейшими база-ми данных, которые обладают определенными средствами управления данными.

В качестве БД может быть использована любая таблица, имеющая заго-ловки столбцов. Например, список продавцов:

А B C D E 1 Фирма Город Изделие Цена Количество 2

В такой таблице совокупность заполненных клеток каждой строки называ-ется записью.

Формирование БД выполняется обычным заполнением клеток. Для созда-ния больших БД можно использовать копирование соответствующих таблиц, а также применять системы оптического сканирования, например, CuneiForm (см.раздел 6.3 данных методических указаний).

Упорядочение информации в БД обеспечивается процедурой сортировки. Эта процедура выполняется из п. Данные/Сортировка или соответствующими кн. ИП. Сортировку производят по возрастанию или убыванию, по одному или нескольким столбцам, предварительно выделив таблицу с заголовками.

29

Простой поиск в БД можно выполнять с помощью процедуры Прав-ка/Найти и заменить.

Выборка необходимых записей из БД обеспечивается режимом фильтра-ции данных, при помощи которого из БД выбираются только записи, соответст-вующие заданным условиям (критериям).

В Calc применяются: автофильтр, стандартный и расширенный фильтры, работа с которыми выполняется из п. Данные/Фильтр.

Для установки автофильтра помечается таблица с данными, включая за-головки, и выполняется команда Данные/Фильтр/Автофильтр. При этом в заголовках колонок появляются стрелки автофильтра, с помощью которых можно выбрать записи по одному условию. В результате такой фильтрации в таблице остаются только записи, соответствующие заданному критерию.

Стандартный фильтр дает возможность проводить выборки с использо-ванием 1-3 критериев. Он реализуется с использованием окна, открываемого командой Данные/Фильтр/Стандартный фильтр. Для фильтрации на месте в зоне указанного окна необходимо снять флажок «Копировать результат в …». При включении указанного флажка полученные результаты помещаются вне анализируемой таблицы в заданное место ЭТ.

Для более сложных выборок (до восьми условий фильтрации) использует-ся процедура Расширенный фильтр. Здесь работа выполняется в следующем порядке:

1. Формируется область критериев дублированием заголовков рассматри-ваемой таблицы в свободную часть ЭТ и ниже задаются величины критериев.

2. Выделяется анализируемая таблица. 3. В диалоговом окне Данные/Фильтр/Расширенный фильтр задаются

необходимые условия поиска данных. Если в указанном окне установлен флажок Регулярные выражения, то

можно также использовать в определении фильтра знаки РАВНО (=), НЕ РАВНО (<>) и другие символы из списка регулярных выражений, поддержи-ваемых OpenOffice.org (см. справку по Расширенному фильтру). Это также от-носится к соответствующим ячейкам, указанным в Расширенном фильтре.


Графическое отображение таблиц, работа с данными в ТбП OpenOffice.org Calc.

1. В папке PROBA-Open создайте папку PROBA-5. 2. Откройте в Calc файл lab4 (папка Prоba). 3. Постройте диаграмму, соответствующую таблице Расходы в следую-

щей последовательности: - в таблице Расходы выделите диапазон клеток A3:G7 и откройте окно

Мастера Диаграмм (МД);

30

- в окне МД «Тип диаграммы» укажите тип диаграммы - Гистограмма и вид - Обычная;

- в окне МД «Диапазон данных» проверьте правильность выбранного ин-тервала клеток и включите кнопку «Ряды данных в строках»;

- в окне МД «Элементы диаграмм» задайте заголовок диаграммы - РАСХОДЫ ФИРМЫ, название оси X – II-е полугодие 2008 года, название оси Y – Тысячи рублей, размещение Легенды – справа;

- «вырежьте» диаграмму с листа Расходы и вставьте ее на лист 2; - рационально разместите диаграмму на экране, при необходимости, изме-

нив ее размеры, подберите рациональные шрифты заголовков, Легенды, надпи-сей по осям и откорректируйте их расположение, измените цвет переменной «Матзатраты» на Бирюзовый 1;

- введите надписи значений данных по переменной «Оплата труда» с под-бором рационального шрифта;

- присвойте листу имя График. Сохраните файл под именем lab 5-1(формат .sxс) в папке PROBA-5. 4. На листе Расходы файла lab5-1 выполните: - по строкам – месяцы и оплата труда таблицы Расходы фирмы (диапазо-

ны клеток B3:G3 и B5:G5) линейчатую диаграмму с заголовком Оплата труда и названием оси Y – Тысячи рублей. Оцифровку оси Y выполните через 2000;

- по столбцам – статьи расходов и % той же таблицы (А4:А7 и I4:I7) раз-деленную круговую диаграмму с заголовком Расходы фирмы с надписями зна-чений данных как проценты.

Поле данных диаграмм выделите сине-серым цветом. Сохраните файл. 5. Выполните формирование базы данных и операции с ней в Calc в сле-

дующей последовательности: - выполните команды Создать, Файл/Сохранить как..., присвоив файлу

имя lab5-2 (формат .sxс) в папке PROBA-5 (в файле должно быть 4 листа); - на Листе 1 для колонок A, B, C установите категорию формата «Тексто-

вый», для D – «Числовой» и переименуйте Лист 1 в База; - здесь же подготовьте нижеследующую таблицу:

A B C D1 Фирма Изделие Тип Цена 2 Система Принтер Струйный 3003 Оргтех Сканер Ручной 2504 Аякс ПЭВМ Сeleron 6005 Венс ПЭВМ Сeleron 8006 Март Арт Принтер Лазерный 4007 Взлет ПЭВМ Сeleron 9008 Экон ПЭВМ Pentium 12009 Анкор ПЭВМ Pentium 180010 Апрель ПЭВМ Pentium 110011 Аргон ПЭВМ Pentium 190012 Симбирск-М Принтер Лазерный 500

31

- заключите данную таблицу и все последующие в рамки; - выполните сортировку таблицы по колонке «Фирма – по возрастанию»; - опробуйте выборку записи по названию фирмы (например, «Взлет») с ис-

пользованием функции «Найти». Выборку пометьте зеленым цветом. Сохра-нить файл.

6. Скопируйте таблицу База на Лист 2, а затем: - с использованием Автофильтра сделайте из таблицы выборку по усло-

вию: Изделие – ПЭВМ. Лист 2 переименуйте в А-фильтр. Сохраните файл. 7. Скопируйте таблицу База на Лист 3, а затем: - с использованием Стандартного фильтра по критериям: Изделие –

ПЭВМ, Цена – <1000, сделайте выборку с вынесением результатов выборки вне таблицы. Лист 3 переименуйте в С-фильтр. Сохраните файл.

8. Скопируйте таблицу База на Лист 4, а затем: - с использованием Расширенного фильтра по критериям: Изделие –

ПЭВМ, Тип 486, Цена – <=1100, сделайте выборку с вынесением результатов выборки вне таблицы. Лист 4 переименуйте в Р-фильтр. Сохранить файл.

9. Выполните связывание таблиц способом Объединение в следующем порядке:

- выполните команды Создать, Файл/Сохранить как..., присвоив файлу имя lab5-3 (формат .sxс) в папке PROBA-5 (в файле должно быть 4 листа);

- на Листе 1, переименованном в Январь, подготовьте следующую таблицу:

№ отдела Зарплата 10 50 000 20 65 000 30 55 000 40 70 000 50 67 000

- скопируйте данную таблицу на Листы 2, 3 под ярлыками Февраль, Март.

- на Листе 4 (ярлык – 1кв.) подготовьте аналогичную таблицу, но без за-полнения столбца Зарплата;

- с использованием окна Данные/Объединить получите итоговые результаты за 1 кв. в диапазоне В2:В6 со связыванием данных по месяцам. Сохраните файл.

10. Запишите контрольные вопросы. 11. Предъявите преподавателю файлы lab5-1, 2, 3.

32

Контрольные вопросы:

По lab5-1: 1. С помощью какой процедуры и в какой последовательности строятся

диаграммы в системе Calc? По lab5-2: 1. Опишите порядок фильтрации с помощью Автофильтра и Стандарт-

ного фильтра. По lab5-3: 1. Опишите порядок получения итоговых результатов за 1 кв. с использо-

ванием окна Данные/Объединить.

З А Н Я Т И Е №6 6.1. АНАЛИЗ И ОБРАБОТКА ДАННЫХ В CALC

ТбП Calc предоставляет широкие возможности для анализа статистиче-ских, научных, коммерческих и т. п. данных. В основе анализа лежат автомати-ческий пересчет и графическое отображение взаимосвязанных числовых после-довательностей.

В некоторых случаях необходимо выявить (спрогнозировать) влияние от-дельных параметров на конечный результат. Наиболее просто эта задача реша-ется методом проб. Например, меняя численные значения переменных в функ-ции F = f(x,y,z), представленной в таблице и диаграмме, можно получить ее не-обходимое графическое отображение.

Указанная и аналогичные задачи относятся к задачам типа «что – если», для решения которых в Calc предусмотрен еще способ – подбор параметров. Прогноз с использованием этого способа реализуется получением нужного зна-чения в заданной ячейке изменением численной величины в другой ячейке, свя-занной с ней формулой. Функция выполняется через окно Сервис/Подбор па-раметра.

Когда необходимо найти итоговое значение изменением чисел в несколь-ких ячейках и в условиях определенных ограничений используется способ По-иск решения. Выполняется эта операция командой Сервис/Поиск решения.

При обработке научных данных, имеющих вероятностно-статистический характер, часто возникает необходимость представления результатов экспери-мента в виде точечного графика и их аппроксимации построением линии рег-рессии, т. е. линии, проходящей на равном удалении от экспериментальных то-чек (график функции). Calc позволяет строить 4 вида линий регрессии: линей-ную, логарифмическую, экспоненциальную и потенциальную.

33

Построение линии регрессии выполняется в следующей последовательности: на основе экспериментальных данных строится диаграмма типа XY ви-

да «Только точки»; выделяется необходимый ряд точек; в окне Линии тренда (п. Вставка/Линии тренда) выбирается необхо-

димый тип регрессии. При необходимости здесь можно включить кнопки Пока-зать уравнение и Показать коэффициент корреляции (R2), тогда на поле диа-граммы получим уравнение регрессии и коэффициент корреляции.

Для определения коэффициентов регрессий можно также использовать статистические функции. Например, для линейной регрессии вида y=a*t + b ко-эффициенты определяются следующими функциями: а – SLOPE, b – INTERCEPT, коэффициент корреляции k – RSQ.

В некоторых случаях для области таблицы требуется вычислить промежу-точные итоги. При этом используется окно Данные/ Промежуточные итоги, где в поле Группировать по выбирается столбец, в который требуется доба-вить промежуточные итоги, а в поле Использовать функцию выбирается функция для расчета промежуточных итогов.

КОМПЛЕКСНЫЕ СРЕДСТВА ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ 6.2. НАПРАВЛЕНИЯ РАЗВИТИЯ ПС ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ

В совершенствовании ПС обработки документов возможны следующие пути: 1. Расширение функциональных возможностей. 2. Улучшение интерфейса ПС с пользователем. 3. Добавление вспомогательных сервисных функций. Некоторое упрощение в работе системы может выполнить и сам пользова-

тель, используя имеющиеся макросредства. Эффективность применения ТкП и ТбП увеличивается при совместном ис-

пользовании с ними специализированных ПС, их дополняющих. Дальнейшее развитие указанных ПС происходит в направлениях разработ-

ки и применения комплексов взаимодействующих программ (КВП), интегриро-ванных программных средств (ИПС) и гиперсред (ГС).

В практике применения ПК для решения профессиональных задач обычно используются несколько ПС. Эффективность такого применения достигается наличием средств или методов, объединяющих различные виды приложений.

При объединении нескольких ПС в рамках одной системы имеем ИПС, в рамках операционной оболочки – КВП.

Остановимся вначале на ИПС. Достаточно полная ИПС обычно включает следующие пять компонентов:

1. Текстовый процессор; 2. Табличный процессор;

34

3. База данных; 4. Деловая графика; 5. Средства коммуникаций (связи). При этом компоненты ИПС рассчитаны на совместную работу в едином

программном комплексе, где используется общее меню, упрощенный обмен данными и т. п. Все это позволяет повысить скорость и качество работы поль-зователя.

ИПС, правда, имеют и недостатки, к которым можно отнести: 1. Более высокие требования к ресурсам ЭВМ по памяти, быстродействию. 2. Ограничения на функциональные возможности отдельных компонент. 3. Большая сложность и громоздкость систем затрудняет освоение и ис-

пользование. В создании ИПС используется несколько подходов. Первое направление – это использование в качестве ядра ИПС современно-

го ТбП. Другое – применение развитой системы управления базой данных (СУБД) и текстового процессора. Третье направление – разработка ИПС без преобладания какой-либо компоненты.

Оценка ИПС довольно сложна. В основном здесь ориентируются на сим-патии пользователей и частоту покупок. Наиболее популярны ИПС Frame-Work и MS Works. Они представляют пользователям достаточные возможно-сти и удобство работы. Кроме того, их используют в качестве образцов для соз-дания прикладных систем и на их основе разрабатывают АРМы различного на-значения, используя ИПС в качестве базового пакета. 6.3. СИСТЕМЫ ОПТИЧЕСКОГО РАСПОЗНАВАНИЯ

Текстовые и табличные процессоры удобно использовать совместно с сис-темами оптического распознавания (OCR), использующими принцип сканиро-вания и автоматического ввода печатных документов в компьютер. Так, текст на иностранном языке можно отсканировать, затем с помощью автоматическо-го переводчика перевести, далее полученный файл отредактировать и отформа-тировать во Writer`.

Системы оптического распознавания целесообразно использовать также для создания больших баз данных, представленных в табличной форме, с ис-пользованием сканирования соответствующих бумажных первоисточников.

К числу средств OCR относятся системы ClaraOcr, FineReader, Cunei-Form, которые предназначены для автоматизации ввода в ПК типографских документов.

Если на компьютере установлена какая-нибудь аналогичная система, то во Writere для получения изображений из других источников можно использовать команду Вставка/Изображение/Сканировать.

К числу общедоступных OCR относится система CuneiForm, основные принципы работы с которой рассмотрим в данном разделе.

35

CuneiForm позволяет распознавать тексты, набранные практически лю-быми шрифтами.

Работа в ней выполняется обычно по этапам: сканирование (открытие фай-ла), разделение на блоки, распознавание, редактирование, сохранение файла. Этим этапам соответствуют основные кнопки на инструментальной панели.

Сканирование выполняется при физически и программно установленном сканере с помощью кнопки Получить изображение. При этом создается элек-тронная копия документа, которая является неделимым изображением, для дальнейшей работы с которым требуются дополнительные действия.

Для качественности распознавания в диалоговом окне Общие параметры задаются необходимые параметры: разрешение, формат, тип изображения, вид оригинала, язык распознавания и т. д.

Для открытия уже имеющихся сканированных файлов используется кноп-ка ИП Открыть.

Далее с использованием кнопки Разметка выполняется автоматическое разделение изображения на блоки текста, таблиц, иллюстраций. При необходи-мости работы с таблицей ее можно выделить средствами ручной разметки, представленными на соответствующей ИП.

Затем выполняется распознавание выделенного блока нажатием кнопки Распознать. При этом сомнительно распознанные символы обычно выделяют-ся цветом. Наиболее часто при распознавании выявляются дефекты, имеющие-ся на оригинале, а также плохо распознаются трудно различимые символы.

Например, «П»- «11», «Ш- «111» и т.п. Проверка и корректировка сканированных файлов выполняется с исполь-

зованием встроенного текстового редактора и Окна увеличения. После устранения ошибок распознавания файл сохраняется в требуемом

для дальнейшей работы формате (кнопка Сохранение). Несмотря на наличие встроенного словарного контроля, который можно

включить при установке параметров, целесообразно файл открыть в необходи-мом приложении и дополнительно провести грамматический контроль.

Распознанные таблицы и изображения лучше редактировать в специализи-рованных приложениях, обладающих большими функциональными возможностями.


Обработка научных данных и формирование информационных баз в Calc.

1) Моделирование 1.1. В папке PROBA-Open создайте папку PROBA-6. 1.2. Откройте в Calc файл lab4 (папка Prоba-Open). Удалите лист График.

Сохраните файл под именем lab6 (формат .sxс) в папке PROBA-6. 1.3. На листе 1 постройте диаграмму со следующими параметрами: - в таблице Расходы используйте диапазон ячеек A3:G8; - укажите тип диаграммы – Диаграмма XY и вид – Только линии;

36

- в окне МД «Диапазон данных» проверьте правильность выбранного ин-тервала клеток и включите кнопку «Ряды данных в строках»;

- увеличьте толщину кривой «Ряд данных Всего» до 0,10 см. Задайте цвет фона – «Серый 10%» и сделайте рамку диаграммы.

- присвойте листу имя Расходы. 1.4. На лист 2 скопируйте таблицу Расходы и постройте диаграмму, ана-

логичную построенной на листе 1. Дополнительно задайте заголовок диаграм-мы – АНАЛИЗ РАСХОДОВ ФИРМЫ.

В таблице РАСХОДЫ ФИРМЫ измените числа в ячейках Е5 и F5 на 22000, в ячейке G7 на 14500, изменения подкрасьте зеленым цветом, наблюдай-те изменения кривой «Ряд данных Общие». Присвойте листу имя Анализ. Со-храните файл.

2) Поиск решения 2.1. На Лист 3 скопируйте таблицу Расходы. 2.2. Используя процедуру Поиск решения, получите в ячейке H8 значение

300000 за счет изменения чисел в ячейках B4, C5, E7, F4, G7. Сохраните отчет по результатам.

2.3. Присвойте листу имя Поиск. Сохраните файл.

3) Регрессионный анализ 3.1. Откройте лист 4 файла lab6 и для колонок А и В задайте числовой

формат с числом десятичных знаков, соответствующим данным в таблице, приведенной в п. 3.2.

3.2. Заполните таблицу: А B 1 t R 2 20,0 86,70 3 24,8 88,03 4 30,2 90,32 5 35,0 91,15 6 40,1 93,26 7 44,9 94,90 8 50,0 96,33

3.3. На основе данной таблицы постройте встроенный точечный график с заголовком R=f(t) (тип Диаграмма XY и вид – Только точки), где название оси Y – Сопротивление, оси X – Температура, перенесите начало координат по оси Х в точку t = 20, а максимум в точку t = 50. Оцифровку оси Х выполните через 10,0, оси Y – через 5,00. Задайте цвет фона области построения диаграм-мы – «Бирюзовый 1» и сделайте рамку диаграммы.

3.4. На основе точечного графика построите линейную регрессию. 3.5. В клетке В10 вычислите значение коэффициента корреляции – К, в

ячейках В11 и В12 – коэффициентов а, b. В ячейках А10 – А12 запишите ука-занные коэффициенты с полученными значениями, очистив ячейки В10 – В12.

37

В ячейку А13 запишите зависимость R(t) = a*t + b с полученными значениями коэффициентов.

3.6. Задайте наименование листа – «Регрессия». Сохраните файл.

4) Формирование БД с использованием сканирования 4.1. Откройте окно Лист 5. Задав необходимые форматы данных, подго-товьте таблицу следующего содержания:

4.2. Отформатируйте заголовки колонок таблицы, как показано в задании. Задайте название листа «БД» и сохраните файл.

4.3. Откройте окно системы CuneiForm. В окне «Общие параметры» (вкладка «Разметка и распознавание») установите язык распознавания «Русско-Английский» и включите кнопку «Искать таблицы».

4.4. Откройте файл Tab.tif (учебный сканированный файл в виде таблицы –

папка Proba-Open). 4.5. Выполните команду Авторазметка, выделите табличный блок и про-

ведите распознавание таблицы. 4.6. В полученной таблице удалите 6 первых записей и ненужные символы,

исправьте ошибки, просматривая записи в Окне увеличения. Сформируйте за-головки столбцов, аналогично листу «БД». Во 2-м и 3-м столбцах оставьте только первые цифры.

4.7. Отредактированную таблицу сохраните в папке Proba-Open под име-нем lab6-1 в формате RTF. Закройте CuneiForm.

4.8. Вышеназванный RTF-файл откройте в ТкП Writer, выделите только таблицу и скопируйте в буфер обмена. Закройте Writer.

4.9. Откройте в Calc файл lab6. На лист 6 скопируйте заголовки столбцов с листа «БД» и ниже вставьте таблицу из буфера обмена. Отредактируйте и от-форматируйте таблицу аналогично листу «БД». Задайте название листа – «Сканер». Сохраните файл.

4.10. На листе «БД» объедините имеющуюся таблицу и таблицу с листа «Сканер» (без заголовков столбцов).

Отредактируйте, отформатируйте таблицу и отсортируйте по возрастанию в колонке Uзаж. Сохраните файл.

5. Запишите контрольные вопросы. 6. Предъявите преподавателю файлы листы 1, 2, 3, 4, 5, 6 файла lab6.

Тип Uзаж, в I, ма Диаметр

баллона, мм Длина

лампы, мм Тип

цоколя СН-1 150 20 55 90 Р-27 СН-2 65 30 55 90 Р-27 МН-6 60 0,8 6,8 28 Нет МН-4 80 1,5 15 35 1Ш-12 МН-5 50 0,2 9 33 Р-10 МН-6 60 0,8 6,8 28 Нет

38

Контрольные вопросы: По листу Анализ: 1. На каком принципе основано моделирование в Calc? По листу Регрессия: 1. Опишите порядок построения кривой регрессии. 2. Какие функции используется для определения коэффициентов a и b за-

висимости R(t) = a*t + b ? По листу Сканер: 1. Опишите порядок действий по обработке сканированных файлов.


7.1. КВП. ОСНОВНЫЕ СВЕДЕНИЯ

Комплексы взаимодействующих приложений создаются в соответствую-щих операционных средах, как набор самостоятельно работающих систем. Наиболее известны КВП: Corel Office, Novell Perfect Office, SmartSuite, MS Office, OpenOffice и др.

Удобным инструментом для форматирования КВП является операционные среды Windows и Linux. Здесь достаточно приемлемым комплексом автомати-зации делопроизводства является КВП OpenOffice. Он включает в себя:

Текстовый редактор и текстовый процессор Writer; Систему электронных таблиц Calc; Систему подготовки презентаций Impress; Редактор рисунков Draw; Редактор формул Math; Систему управления базой данных Base. Каждое приложение в OpenOffice имеет конкретное назначение, однако

располагают стандартным интерфейсом, приспособленным к решению задач программы.

Программы OpenOffice имеют средства для взаимодействия, обеспечивают необходимый доступ к данным, создаваемым в различных приложениях. Все это дает возможность эффективного создания комплексных документов, в том числе и разными пользователями. Под комплексным документом здесь понима-ется документ, включающий текст, таблицы, графики, рисунки и т. п.

Для обеспечения быстрого доступа к любому приложению КВП использу-ется команда меню Создать.

При работе в интегрированной среде используются следующие понятия: 1. Документ-приемник (ДП) – это файл, содержащий данные, созданные в

других программах. Т. е. ДП – это комплексный документ, включающий объек-ты из других документов. Его не следует путать с составным документом, представляющим собой документ, созданный из нескольких файлов.

39

Составные документы обычно используются для создания больших доку-ментов, таких как книга, диссертация или длинный отчет. Он также целесооб-разен в том случае, когда различные люди пишут различные главы или другие части полного документа.

Составной документ таким образом объединяет содержимое отдельных документов в один больший документ, и приводит к единообразию форматиро-вание, оглавление, список литературы, алфавитный указатель и другие таблицы и списки.

2. Документ-источник (ДИ) – файл, из которого берется информация. 3. Объект – некоторый элемент документа (фрагмент текста, рисунок,

фрагмент или вся таблица, график диаграмма и т. п.) 4. Приложение-клиент – программа, с помощью которой создается со-

ставной документ. 5. Приложение-сервер – программа, в которой создается объект.

Существенными понятиями рассматриваемой среды являются также поня-тия о способах обмена данными между программами и документами.

Обмен данными между программами может осуществляться следующими способами:

1. Копирование и перемещение (вырезание) – это простой перенос объекта из одного документа в другой без установления каких-либо связей.

2. Связывание – способ, обеспечивающий связь объекта с документом-источником, где его изменения программой-сервером автоматически отража-ются в составном документе. При этом необходимо сохранение документа-источника.

3. Внедрение – обеспечивает связь объекта с программой-сервером, но без отслеживания изменений. При данном виде связи предоставляется возможность редактировать объект в составном документе средствами программы-сервера. Сохранять документ-источник здесь нет необходимости, однако внедренные объекты увеличивают объем файла документа-приемника. 7.2. ОБМЕН ДАННЫМИ В OFFICE

Для реализации способов обмена данными в OpenOffice используются сле-дующие средства:

буфер обмена Windows; динамический обмен данными – DDE; технология связи и внедрения объектов – OLE; технология OfficeLinks; замена формата файлов. Использование буфера обмена для копирования и перемещения фрагмен-

тов документов между приложениями аналогично действию этих операций в пределах одного документа и отличается необходимостью перехода в соответ-ствующее открытое приложение. Здесь используются команды: Вырезать, Ко-

40

пировать, Вставить. Необходимо помнить, что в буфере обмена находится только последний фрагмент информации, вырезанный или скопированный.

Связь типа DDE (Dynamic Data Exchange) позволяет установить постоян-ную связь между двумя открытыми приложениями через буфер обмена.

Порядок выполнения работ здесь следующий: запускаются обе программы, выделяются необходимые фрагменты документов, выполняется команда Копи-ровать, в документе-приемнике указывается место вставки объекта и выполня-ется команда Правка/Вставить как…. В диалоговом окне Специальная вставка указываются: для таблиц – «Связь по DDE», для диаграмм – «Мета-файл GDI».

Здесь следует учитывать, что невозможно установить связь с файлом, еще не записанным на диск.

При наличии связи для проведения изменений в объекте открывается при-ложение – сервер, здесь в объект вносятся необходимые корректировки и они автоматически отражаются на объекте в документе-приемнике.

Технология OLE (Object Linking and Embedding) позволяет использовать вставку объекта непосредственно из документа-источника, что может быть удобно для установления связи с неактивным приложением.

Внедрение объекта этим способом выполняется в следующей последова-тельности: указывается место вставки объекта, выполняется пункт Встав-ка/Объект/Объект OLE, в диалоговом окне которого включается кнопка Соз-дать из файла и далее с использованием кнопки Обзор находится необходи-мый файл. Для связывания данных объекта с документом-источником исполь-зуется флажок – Связать с файлом.

Управление связями ов DDE или OLE выполняется из диалогового окна Правка/Связи.

Изменения в перенесенном фрагменте выполняются средствами програм-мы-сервера, которая активизируется двойным щелчком левой кнопки мыши по данному объекту (выход – щелчок вне фрагмента).

Изменения можно выполнять и в документе-источнике, после сохранения которого (при наличии связи) они автоматически попадают в документ-приемник.

Внедрение объектов может быть выполнено из открытых рядом докумен-тов перемещением (выделение и буксирование мышью) или копированием (вы-деление и буксирование мышью с нажатием клавиши Ctrl).

Технология OfficeLinks основана на программных возможностях совмест-ного использования приложений в OpenOffice.

В частности это относится к: Созданию таблиц средствами Calc непосредственно во Writer. Здесь ис-

пользуется пункт Вставка/Объект /Объект OLE, в диалоговом окне которого включается кнопка Создать новый и т. д.;

Внедрению объектов с помощью пункта Вставка/Изображение.

41

Замена формата файлов для совместного использования данных может вы-полняться как при использовании файлов приложений OpenOffice, так и файлов других программ.

При сохранении используется пункт Файл/Сохранить как..., где в рамке «Тип файла», указывается формат документа-приемника.

Таким образом, комплексная работа приложений обеспечивает в рамках одной среды создание полноценных документов.

Очень удобным инструментом для работы с комплексными и составными документами является Навигатор. Он отображает все объекты, содержащиеся в документе, обеспечивает очень удобный способ передвигаться по документу и находить элементы в нем. Окно Навигатора открывается командой Прав-ка/Навигатор или кнопкой на ИП.

В обычном текстовом документе Навигатор показывает списки графиче-ских объектов, таблиц, указателей, гиперссылок, ссылок и других элементов в документе. Нажмите на знак + любого списка для отображения его содержимо-го. Вы можете сделать двойной щелчок на элементе в Навигаторе и немедленно переместиться к его месторасположению в документе.

В составном документе Навигатор содержит поддокументы и секции тек-ста. В составном документе присутствуют два вида Навигатора. Для переклю-чения между ними служит кнопка Переключить – значок слева сверху в окне Навигатора (самая первая кнопка).

Все детали совместной работы в интегрированной среде в короткое время перечислить невозможно. Для успешного усвоения OpenOffice требуется кро-потливая работа с руководствами по эксплуатации, учебными программами и большая практическая работа за компьютером. 7.3. ГИПЕРТЕКСТОВЫЕ СИСТЕМЫ

Одним из перспективных направлений обработки документов является создание структурированных текстов (гипертекст).

В общем виде гипертекст – это информационная структура, состоящая из дискретных узлов данных и смысловых связей между ними.

Гипертекстовый документ можно представить в виде многоуровневой схе-мы (оглавление, разделы, главы, отдельные таблицы, абзацы текста, рисунки, формулы и т. д.), где названные элементы связаны между собою гиперссылками.

Простейшие средства создания гиперссылок имеются в современных ТкП. Так, в редакторе Writer формирование гиперссылок на внешний файл выполня-ется через окно Гиперссылка, открываемого командой Вставка/Гиперссылка. В названном окне указывается путь к файлу, на который выполняется гипер-ссылка. Гиперссылки можно делать на текстовые, табличные файлы, файлы изображений, аудио- и видеофайлы, файлы открытия приложений (exe.файлы), URL-адреса сайтов.

42

Гипертекстовое представление документов широко используется в спра-вочных системах приложений, при создании информационных и обучающих систем различного назначения, а также для создания Web-страниц.

Структурированные документы позволяют формировать интегрированные системы (например, MS Works). В определенной мере для этих целей могут быть использованы система PowerPoint, различные средства создания Web-страниц (например, FrontPage, Dreamweaver, Flash и т. п.), а также языки раз-метки гипертекста HTML и др.

Web-страницы в достаточно простом виде можно создавать и в OpenOffice с использованием дизайна страницы, цветовых эффектов, вставок элементов управления, текстовых эффектов (в т. ч. анимации), средств рисования и гипер-ссылок.


Взаимодействие программ в OpenOffice

1. В папке PROBA-Open создайте папку PROBA-7, проверьте наличие файлов: lab5-1, lab5-2, lab7-стр, УлГТУ, Sova, Об УлГТУ, Гр ЛД.

2. Откройте Writer. В окне Без имени 1 задайте поля страницы соответст-венно 2×1×1×1 см, размер шрифта 12 пт, тип шрифта Times New Roman, вклю-чите Границы текста. Сохраните файл под именем lab7-1 (формат .sxw) в папке PROBA-7.

3. В окне lab7-1 подготовьте текстовую часть отчета, оставив пустые уча-стки для вставки других элементов (содержание отчета и порядок его формиро-вания см. ниже):

Отчет о работе фирмы «Юпитер» во II-м полугодии 2008 года

В отчетном периоде расходы фирмы имели динамику, представленную в

таблице:

Таблица Расходы из файла lab5-1

43

Анализ показывает, что увеличение расходов в основном определяется ростом материальных затрат (см. диаграмму):

Диаграмма График из файла lab5-1

Последнее связано с увеличением цены ПЭВМ следующими поставщика-

ми (см. сводку):

Сводка поставщиков ПЭВМ

Таблица База из файла lab5-2

Структура поставщиков

Схема – файл lab7-стр

Экономист Сидоров

4. Порядок формирования отчета:

4.1. В Calc откройте файл lab5-1. 4.2. В указанное место отчета (после слов « в таблице») методом DDE вы-

полните вставку таблицы Расходы из файла lab5-1, используя способ Связы-вание.

44

4.3. Аналогично методом DDE выполните вставку диаграммы График из файла lab5-1.

4.4. Далее ниже заголовка «Сводка поставщиков ПЭВМ» методом OLE выполните вставку таблицы База из файла lab5-2, без установки связи.

4.5. Аналогичным методом ниже заголовка «Структура поставщиков» вставьте организационную схему (файл lab7-стр) с установкой связи.

4.6. Сохраните файл. 4.8. Откройте окно Без имени 2 и скопируйте в него подготовленный отчет с

удалением связей. Сохраните файлом lab7-2 (формат .sxс) в папке PROBA-7. 4.9. Вернитесь в окно lab7-1 и проведите следующие изменения: - откройте таблицу Расходы в Сalc. В графе Оплата труда за июль и сен-

тябрь увеличьте цифры до 25000. Наблюдайте изменения в файле lab7-1. Вы-делите изменения цветом Светло-бирюзовый;

- в диаграмме График сделайте обрамление линией 0,5 pt, цветом Красный 4; - в таблице База в строке «Экон» измените цену с 1200 на 1500, выделите

строку цветом Светло-бирюзовый; - в организационной схеме цвет шрифта надписи «Система» замените на

Красный 4. 4.10. Сохраните файл с изменениями.

5. Выполнение гиперссылок 5.1. Откройте окно Без имени 3. Сформируйте в нем страницу по форме, по-

казанной на стр. 45 данных методических указаний c форматированием по ус-мотрению студента. В указанной форме в заголовке используйте файлы Sova и УлГТУ. Для надписи «20 сентября 2010 г.» введите эффект «Непрерывно бе-гущая».

5.2. Выполните гиперссылки: от рисунка Sova на текстовый файл Proba–Open\Об УлГТУ; от текста О кафедре на фотографию Proba–Open\Гр ЛД; от текста Фонд программ на файл С:\Program

Files\Cognitive\CuneiForm\Fase.exe; от рисунка УлГТУ на сайт www.ulstu.ru. Сохраните файл под именем lab7-3 (формат .sxс) в папке PROBA-7.

6. Запишите контрольные вопросы. 7. Предъявите преподавателю файлы файлы lab7-1, lab7-2, lab7-3.

Контрольные вопросы: По файлам lab7-1, lab7-2: 1. Опишите порядок вставки объекта методом DDE. 2. Опишите порядок вставки объекта методом OLE. По файлу lab7-3: 1. Опишите порядок вставки гиперссылок.

Ульяновский государственный технический университет Кафедра «Иностранные языки» Цикл «Прикладная лингвистика»

Объявления Заседание кафедры

20 сентября 2010 г.

Новости

О кафедре

Образование

Расписание

Наука

Фонд программ

Издания кафедры

Культурная жизнь

Методическая работа

46

СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ

АРМ – автоматизированное рабочее место;

DDE – динамический обмен данными;

OCR – система оптического распознавания;

OLE – технология связи и внедрения объектов;

БД – база данных;

БМ – «буксировка мышью»;

ГС – гиперсреда;

ДИ – документ-источник;

ДМ – динамическое меню;

ДП – документ-приемник;

ИП – инструментальная панель;

ИПС – интегрированные программные средства;

КВП – комплекс взаимодействующих программ;

ЛКМ – левая клавиша «мыши»;

МД – мастер диаграмм;

МРП – мастер рассылки писем;

ПК – персональный компьютер;

ПКМ – правая клавиша «мыши»;

ПС – программные средства;

СУБД – система управления базой данных;

ТбП – табличный процессор;

ТкП – текстовый процессор;

ТР – текстовый редактор;

ЭТ – «электронная таблица».

47

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Компьютерные технологии в науке и образовании: методические указа-

ния к практическим занятиям / сост. В. Н. Арефьев. – Ульяновск : УлГТУ, 2001. – 42 с.

2. Костромин, В. А. OpenOffice.org – открытый офис для Linux и Windows. – СПб. : БХВ-Петербург, 2005. – 272 с.

3. Основы современных компьютерных технологий : учебное пособие / Под ред. проф. Хомоненко А. Д. – СПб. : КОРОНА принт, 2002. – 448 с.

4. OpenOffice. org для профессионала: [пер. с англ. / коллектив авторов ; лит. обработка текста А. Е. Харламенков]. – 2-е изд., испр. и доп. – М. : ДМК Пресс, 2008. – 425 с.

5. Офисные технологии : методические указания к практическим занятиям / сост. В. Н. Арефьев. – Ульяновск : УлГТУ, 2007. – 38 с.

6. Пакеты программ офисного назначения : учеб. пособие / С. В. Назаров и др. – М. : Финансы и статистика, 1997. – 319 с.

7. Питоньяк, Эндрю. OpenOffice. org pro. Автоматизация работы / Э. Пи-тоньяк, А. Н. Заимских ; перевод А. Н. Заимских. – М. : ДМК Пресс, 2009. – 493 с.

8. Руководство пользователя OpenOffice.org 2+ CD / Пер. Д. Чернова, А. Еременко и др. – Изд-во BHV, 2007. – 320 с.

48

Учебное издание

Пакет программ ОpenОffice в офисных технологиях

Методические указания к практическим занятиям

Составитель АРЕФЬЕВ Владимир Николаевич

Редактор Штаева М.

Подписано в печать 29.12.2009. Формат 60×84/16. Усл. печ. л. 2,79. Тираж 150 экз. Заказ №50.

Ульяновский государственный технический университет,

432027, Ульяновск, ул. Сев. Венец, 32.

Типография УлГТУ, 432027, Ульяновск, ул. Сев. Венец, 32.

openoffice в офисных технологияхvenec.ulstu.ru/lib/disk/2010/arefjev.pdf ·...

Documents