Open Source, the ILS, and the  Opportunity of Engagement

Randy Metcalfe

eIFL.net

In this talk

• Overview of what FOSS is and its possible  significance

• FOSS in/for libraries• Integrated Library Systems (ILS)

• Engagement

• eIFL‐FOSS ILS project• Questions and contact details

Randy Metcalfe

• eIFL‐FOSS Program Manager

• eIFL.net

(Electronic Information For Libraries) 

• Working with national library consortia in 48+  developing and transition countries

• eIFL.net

programs: IP, OA, FOSS, Negotiations,  Consortium Building, Knowledge Sharing

http://www.eifl.net/

FOSS

Free and Open Source Software (FOSS):• Freedom to run the program for any purpose

• Freedom to study how the program works and adapt it 

to your needs

• Freedom to redistribute copies so you can help your 

neighbour

• Freedom to improve the program and release your 

improvements to the public so that the whole 

community benefits

It starts with a licence

• Software begins as text• Text is copyright• A copyright licence sets out the conditions of 

use

• A permissive licence can be crafted to sustain  and promote the freedom to run, study, 

adapt, redistribute, and modify the original  text or source code

It becomes a community

• FOSS is software released under a permissive licence

• FOSS is usually developed in an open and communal  fashion

• FOSS may be accessed and deployed at no cost

• FOSS is typically supported by a community of users  and developers

• Enterprise‐level FOSS is also typically supported by  companies, small and large, that will provide support 

contracts

The significance of FOSS

• Access to the source code enables us to learn from  the work of others

• Freedom to modify the code enables us to build on  the work of others

• Freedom to distribute our modified code allows the  process of learning and growth to be iterative

• Natural tendency toward communal development to  leverage efficiency from shared goals

FOSS in Libraries

• Web servers (Apache)

• Databases (MySQL, PostgreSQL)

• Operating system (Linux)

• Web browser (Firefox)

• Content management system (Drupal, Plone)

• Learning management system (Moodle, Sakai)

FOSS for Libraries

• Institutional repositories (Dspace, ePrints,  Fedora)

• Digital collections (Greenstone)• Integrated library system (Evergreen, Koha, 

NewGenLib, ABCD)

• Resolvers

(CUFTS)

• OPAC (VuFind, Blacklight, Fac‐Back‐Opac)

FOSS impact on libraries

engagement

use

Integrated Library System

• Cornerstone of any modern automated library• Cataloguing• Circulation• Acquisitions• Patron management• Serials• OPAC

• Prominent proprietary offerings available• Licence fee• Limited flexibility• Pace of change• Support

Attraction of a FOSS ILS

• Cost• No licence fee 

• Communal and/or commercial support• Vibrant user community of librarians helping each 

other

• Commercial support for migration and maintenance, if 

required

• Localization (i.e. language of interface)• Adaptability

Challenge of a FOSS ILS

• Cost• Real costs (e.g. staff, hardware) do not change• May require greater staff commitment (depending on 

level of engagement)

• Communal support may require new skills• Commercial support limited?• Adaptability: “We are librarians, not software 

developers!”• Change costs

Engagement

• Full engagement as a co‐developer of your ILS  is not for everyone, nor need it be

• Find the level of engagement that is right for  you

• Your level of engagement is not

tied to your  use of commercial support

Tips for engagement

1. You are a member of a community

2. Be a patient, participant‐observer

3. Read the available documentation

4. Join the user mailing list and read the mail 

archive

5. Learn how to ask a question first

6. Help others when you can

eIFL‐FOSS: the program

• Advocates FOSS use in libraries• Raises awareness and understanding of FOSS• Facilitates engagement with FOSS development 

communities

• Undertakes projects to deploy FOSS solutions,  enhance skills, and build capacity

Projects

• ILS project• Greenstone Support Network• LTSP documentation 

• Skills and tools enhancement workshops

ILS Project

• Piloting and evaluating 2 FOSS ILSs

(Koha

and  Evergreen) in 7 countries:

• Armenia

• Georgia• Palestine• Nepal• Mali

• Malawi

• Zimbabwe

Engagement in practice

• Email discussion lists

• IRC channels• Localization• Problem solving

• Ongoing support

Teamwork

Localization

Fundamental Scientific Library of the National Academy of Sciences, Armenia

Project learning points

• Learning how to ask for help on the email lists• Cultural barriers• Linguistic barriers• Technical limitations

• Some skills and tools use in the FOSS community are  taken for granted

• Easier to gain new skills as part of a team• Contributing code developments can be even harder 

than learning how to ask for help

• Time is a finite resource

Takeaways

• Knowledge of what FOSS is and what it means

• Appreciation that FOSS has a key role in and  for libraries

• There are viable FOSS ILSs• You determine your own level of engagement 

with a FOSS ILS project

• You are part of community, and there is help  available if you ask for it (nicely)

Questions?

Further information

• eIFL.net

http://www.eifl.net/

• eIFL‐FOSS http://www.eifl.net/cps/sections/services/eifl‐foss• Blog

http://www.eifl.net/cps/sections/services/eifl‐foss/foss‐blog

• Email list http://www.eifl.net:8080/mailman/listinfo/eiflfoss

• Email: randy.metcalfe[@]eifl.net

Photo credits: all photos by Randy Metcalfe, used with permission.