open-source based accounting software for · 2020. 12. 24. · dan opsi yang tidak bisa didapatkan...
TRANSCRIPT
i
Open-source Based Accounting Software for Small Medium Enterprises: Easy and Free
ii
iii
Hamzah Ritchi
Open-source Based Accounting Software for Small Medium Enterprises: Easy and Free
Unpad Press
iv
Copyright Page Cloud Accounting Software for Small Medium Enterprises: Easy and Free Author: [©Hamzah Ritchi] All rights reserved. No part of this publication may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, without the prior written permission of the author.
Cetakan 1, 2019 Diterbitkan oleh Unpad Press Grha Kandaga, Gedung Perpustakaan Unpad Jatinangor, Lt 4 Jl. Ir. Soekarno km 21 Bandung 45363 Telp. (022) 84288888 ext 3806 e-mail : [email protected] /[email protected] http://press.unpad.ac.id Anggota IKAPI dan APPTI
Open-Source Based Accounting Software for Small Medium Enterprise : Easy and Free Hamzah Ritchi viii + 114 h.; 21 cm
v
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah SWT, Rabb semesta alam yang telah memberikan rahmat, anugerah serta karunia-Nya. Shalawat dan salam penulis curahkan kepada Rasulullah SAW beserta keluarga, sahabat dan pengikutnya yang setia hingga akhir zaman. Saat ini, peran Usaha Mikro Kecil dan Menengah (UMKM) tidak lagi menjadi subelemen dari keseluruhan produk domestik bruto Indonesia. Terdapat kontribusi yang cukup signifikan atas UMKM pada Produk Domestik Bruto Indonesia sebesar 59%. Perusahaan rintisan dengan skala operasi kecil dengan kemungkinan cakupan global perlu untuk tetap fokus kepada upaya perluasan produk dimana ruang gerak tidak dibatasi oleh perangkat organisasi rumit seperti keputusan-keputusan seputar kepatuhan, akuntabilitas dan tata kelola perusahaan. Sistem informasi akuntansi yang terbuka dan yang mudah diakses menjadi satu pilihan potensial bagi sektor usaha yang mengedepankan keluwesan ini. Small Medium Accounting Software (SMACC) merupakan salah satu software akuntansi yang telah dirancang untuk mendukung proses bisnis perusahaan, khususnya UMKM. SMACC memiliki kelebihan dimana software tersebut memiliki fleksibilitas dalam penentuan fitur dan modul yang
vi
dapat diaktivasikan berdasarkan kebutuhan fungsional dan non-fungsional UMKM. Buku penduan ini akan membahas mengenai pengetahuan dasar SMACC, cara penggunaannya hingga ke tahapan pengembangannya. Setiap penjelasan pada buku panduan ini pun disertai dengan ilustrasi dan gambar, yang harapannya dapat mempermudah pembaca dalam memahami konteks bacaan. Penulis berharap panduan ini dapat digunakan sebagai acuan dasar dalam mengoperasikan software SMACC. Tidak lupa penulis memberikan apresiasi yang tinggi kepada Reza Zulkarnaen, Kharisma Setiono, Yogi Prayogi, Larasati Sugianto, dan Muhammad Ghany Irsya yang berkontribusi dalam perampungan materi buku ini. Semoga buku panduan ini bermanfaat. Penulis sangat terbuka terhadap kritik maupun saran demi penyempurnaan buku panduan ini.
Penulis
vii
DAFTAR ISI
Kata Pengantar .............................................................. v
Daftar Isi ......................................................................... vii
PART I: Pengenalan Accounting Software for SMEs
1. Apa itu SMACC? .............................................. 1
2. Fungsi SMACC ................................................. 2
3. Biaya dan Manfaat SMACC ............................ 2
PART II: Panduan Pemasangan SMACC
1. Instalasi .............................................................. 5
a. Perangkat yang diperlukan .............................. 5
b. Mengenal Git-Hub ........................................... 6
c. Tipe instalasi ..................................................... 20
d. Cara instalasi ..................................................... 21
2. Mengenal keterkaitan modul SMACC .......... 26
viii
PART III: Panduan Mengoperasikan SMACC
1. Setting Konfigurasi Sistem .............................. 31
2. Modul Point of Sales ....................................... 31
3. Modul Penjualan ............................................... 43
4. Modul Pembelian ............................................. 58
5. Modul Produksi ................................................ 74
6. Modul HRD ...................................................... 91
7. Modul Akuntansi .............................................. 101
DAFTAR PUSTAKA ................................................... 113
1
PART I
Pengenalan Accounting Software for SMEs
1. Apa itu SMACC?
Dalam dunia akuntansi bisnis, banyak solusi sistem akuntansi gratis namun memiliki keterbatasan pada fitur nya. Sistem tersebut mungkin tampak memadai untuk startup dalam mengembangkan perusahaan, namun terkadang keterbatasan fitur dapat menghambat efisiensi pencatatan akuntansi perusahaan.
Ketika bisnis tumbuh dan berkembang, kebutuhan akan platform akuntansi yang andal juga meningkat. Di sinilah platform akuntansi berbayar masuk menawarkan solusinya. Sistem premium tersebut menawarkan fungsi dan opsi yang tidak bisa didapatkan pada versi freemium. Terkadang bagi Usaha Kecil Menengah (UKM) biaya upgrade system tersebut tidak terjangkau.
Small Medium Accounting Software (SMACC) merupakan software open-source yang dapat dimanfaatkan dan dikembangkan oleh kalangan yang membutuhkannya dan berniat untuk melakukan pengembangan lebih lanjut. Terdapat berbagai modul yang dapat mengakomodasi kebutuhan UKM dalam pemrosesan transaksi dan bisnisnya secara lebih efisien.
2
2. Fungsi SMACC
Pada dasarnya SMACC dapat digunakan pemilik usaha untuk membuat, menyusun dan menghasilkan laporan keuangan (laba rugi, neraca, perubahan modal, arus kas, dan sebagainya) secara digital. SMACC juga berfungsi untuk memudahkan pemilik usaha untuk membuat, mengelola, serta mengirim berbagai jenis penagihan dan faktur. Dalam SMACC ini, pemilik dapat mengkustomisasi e-faktur yang lengkap dengan berbagai komponennya sesuai dengan preferensinya dan dapat dibuat dalam waktu yang sangat singkat.
SMACC pun di sisi lain memiliki fungsi untuk membantu pemilik usaha dalam merekonsiliasi akun dan laporan bank dalam waktu yang singkat dengan penyesuaian terlebih dahulu. SMACC juga bisa digunakan oleh pemilik usaha untuk mengelola dan mengintegrasikan transaksi pembelian dan penjualan dengan mudah.
3. Biaya dan Manfaat SMACC
Pihak-pihak penting dalam perusahaan khusus pada bagian akuntansi menganggap bahwa sistem informasi akuntansi adalah aset perusahaan yang mampu meningkatkan efisiensi departemen keuangan secara signifikan. Oleh karenanya, peran sistem informasi akuntansi sangatlah signifikan bagi suatu bisnis, baik yang berukuran kecil ataupun besar.
3
Penggunaan software akuntansi memungkinkan pemilik bisnis untuk memantau dan mengontrol keuangannya secara otomatis. Hanya dengan pelatihan yang singkat, pemilik bisnis dapat mengelola semua operasional keuangannya menggunakan komputer atau perangkat lainnya tanpa harus membayar pihak eksternal untuk mengontrol anggarannya.
Penggunaan software akuntansi di sisi lain juga memberikan keuntungan berupa penghematan biaya. Karena dengan adanya software ini, data perusahaan bisa didokumentasikan dan disimpan secara digital.
Selain itu, menggunakan software akuntansi akan meningkatkan akurasi data yang selanjutnya juga akan mempermudah proses pengambilan keputusan. Data-data yang disimpan dan dihasilkan oleh software tersebut akan membantu para pihak pengambil keputusan dalam memutuskan strategi proses bisnis perusahaan.
SMACC secara khusus ditujukan untuk mengakomodasi kebutuhan para pelaku UMKM dalam pemrosesan transaksi dan bisnisnya secara lebih efisien. SMACC ini adalah platform akuntansi yang tidak berbayar, sehingga dalam penggunaannya, para pelaku bisnis bisa menggunakan software ini secara gratis.
4
5
PART II
Panduan Pemasangan SMACC
1. Instalasi a. Perangkat yang dibutuhkan
- XAMPP XAMPP adalah perangkat lunak (free
software) bebas, yang mendukung untuk banyak sistem operasi, yang merupakan kompilasi dari beberapa program. Fungsi XAMPP sendiri adalah sebagai server yang berdiri sendiri (localhost), yang terdiri beberapa program antara lain: Apache HTTP Server, MySQL database, dan penerjemah bahasa yang ditulis dengan bahasa pemrograman PHP dan Perl. Nama XAMPP sendiri merupakan singkatan dari X (empat sistem operasi apapun), Apache, MySQL, PHP dan Perl. Program ini tersedia dalam GNU General Public License dan bebas, merupakan web server yang mudah untuk digunakan yang dapat menampilkan halaman web yang dinamis. Untuk mendapatkanya XAMPP anda dapat mendownload langsung dari web resminya.
- Perangkat Hardware Komputer/Laptop di gunakan sebagai
hardware untuk mengoperasikan software SMACUP. Tidak ada spesifikasi khusus untuk komputer/laptop yang akan digunakan.
- Perangkat Software
6
Software dapat didownload pada link berikut:
https://github.com/hamzri/experimen-smacup
b. Mengenal Git-Hub
Gituhub merupakan wadah pengembangan sistem yang diciptakan berdasarkan alur kerja para pengembang sistem. Github digunakan baik untuk proyek opensource maupun berbayar, untuk mereview kode program, ataupun menciptakan software dengan banyak pengembang lainnya.
Github sendiri memiliki 7 fungsi utama, yaitu:
1. Review Kode Review kode merupakan jalan yang terbaik untuk menciptakan kode terbaik, dan hal ini merupakan hal yang fundamental bagi jalannya Github. Github memiliki alat review yang membuat review kode penting dalam proses tim.
2. Manajemen Proyek Github memiliki alat-alat manajemen proyek untuk berkordinasi, tetap terhubung dan menyelesaikan banyak hal lainnya.
3. Integrasi Github memiliki fungsi pasar yang digunakan untuk menemukan alat yang cocok untuk membantu dalam pengembangan sistem.
4. Manajemen Tim Github mendukung pengembangan dengan kelompok yang banyak, mulai dari dua maupun dua ribu.
7
5. Koding Sosial Github telah memiliki komunitas para pengembang sistem higga 24 juta. Banyak kesempatan untuk menjalin hubungan dengan pengembang lainnya dan proyek yang mereka buat.
6. Dokumentasi Dokumentasi yang baik merupakan patokan bagi pengembangan sistem informasi yang sehat. Gituhub dapat mendokumentasi pengembangan tersebut dengan baik.
7. Hosting kode Github merupakan hosting kode terbesar di dunia dengan proyek yang dihosting pada github lebih dari 52 juta, baik itu pribadi, public maupun opensource.
Github sendiri dipilih agar kode program yang ada dalam software bisa dilihat, direplikasi, ikut dikembangkan oleh masyarakat luas sebagaimana tujuan penelitian ini yaitu mengembangkan sistem berbasis open source.
Apa itu Github?
Gituhub merupakan wadah pengembangan sistem yang diciptakan berdasarkan alur kerja para pengembang sistem. Github digunakan baik untuk proyek opensource maupun berbayar, untuk mereview kode program, ataupun menciptakan software dengan banyak pengembang lainnya. Bentuk Github sendiri adalah layanan website. Situs tersebut dapat diakses melalui www.github.com.
GitHub sendiri mulai dikembangkan pada tanggal 19 Oktober 2007 menggunakan Bahasa Ruby on Rails dan
8
Erlang. Situs ini diluncurkan pada April 2008 oleh Tom Preston-Werner, Chris Wanstrath dan PJ Hyett. GitHub mempunyai sebuah maskot yang bernama Octocat, seekor kucing dengan lima tentakel dan wajah seperti manusia. Pada bulan April 2017, GitHub melaporkan bahwa mereka mempunyai lebih dari 20 juta pengguna dan lebih dari 57 juta repositori, menjadikannya layanan terbesar dari kode sumber di dunia.
Proyek-proyek di GitHub dapat diakses dan dimanipulasi menggunakan standar antarmuka garis perintah Git dan semua perintah standar Git dapat bekerja dengan benar. GitHub juga memperbolehkan pengguna yang terdaftar dan tidak terdaftar untuk menelusuri repositori-repositori publik di situs GitHub. Beberapa klien desktop dan plugin Git juga telah diciptakan oleh GitHub dan pihak ketiga lainnya yang terintegrasi dengan platform ini.
Situs ini menyediakan fungsionalitas jejaring sosial seperti seperti umpan web, pengikut, wiki (menggunakan perangkat lunak Wiki yang disebut Gollum) dan grafik jejaring sosial untuk menampilkan bagaimana para pengembang menggarap versi repositori mereka sendiri (fork) dan fork apa (dan cabang yang termasuk) yang memiliki aktivitas terbaru.
Fungsi-fungsi Github
Seorang pengguna harus membuat sebuah akun untuk memberikan kontribusi mereka ke situs, tapi repositori publik dapat ditelusuri dan diunduh oleh semua orang. Dengan akun pengguna yang terdaftar, para pengguna dapat mendiskusikan, mengelola, membuat repositori,
9
mengirimkan kontribusi untuk repositori orang lain, dan meninjau perubahan kode. Secara umum, Github sendiri memiliki 7 fungsi utama, yaitu:
1. Review Kode
2. Manajemen Proyek
3. Integrasi
4. Manajemen Tim
5. Koding Sosial
6. Dokumentasi
7. Hosting kode
Review Kode
Review kode merupakan jalan terpasti untuk menciptakan coding terbaik, hal ini fundamental bagi cara bekerjanya Github. Alat review yang dibentuk dalam Github membuat review kode aktifitas penting dalam proses kerja tim. Aktifitas review kode dalam github antara lain:
x Men
gajuk
an
Peru
baha
n
Kode
10
menjadi lebih baik dengan pull request, suatu percakapan interaktif mengenai ide, menetapkan tugas, mendiskusikan rincian, dan melakukan review.
x Permintaan Review
Apabila pengguna merupakan pihak yang direview, pengguna dapat meminta review dari kenalannya untuk mendapat umpan balik yang diharapkan.
x Melihat
Perubahan
11
Review menjadi lebih cepat saat pengguna tahu persis apa yang berubah. Versi baru dan lama diperlihatkan secara berdampingan, menyoroti bagian-bagian yang baru, diedit, atau dihapus.
x Komentar pada konteks
Pengguna dapat memberikan komentar pada suatu baris coding sehingga Diskusi dapat terjadi pada kolom komentar tersebut.
Manajemen Proyek
Github memiliki alat-alat manajemen proyek untuk berkordinasi, tetap terhubung dan menyelesaikan banyak hal lainnya. Aktifitas pada fungsi ini antara lain:
x Melihat
gambaran
umum proyek
Pengguna dapat melihat seluruh kejadian yang terjadi pada proyek mereka
12
agar dapat menentukan arah fokus kinerja tim.
x Lacak dan
menetapkan
tugas
Issues membantu pengguna untuk mengidentifikasi, menetapkan, dan melacak tugas-tugas yang ada pada tim mereka. Pengguna dapat membuka issue untuk melacak suatu bug, mendiskusikan ide atau mendistribusikan tugas.
Integrasi
Github memiliki fungsi pasar yang digunakan untuk menemukan alat yang cocok untuk membantu dalam pengembangan sistem. Pasar tersebut berisi alat-alat dan aplikasi pengembang lainnya yang dapat pengguna beli dan integrasikan kedalam proyek pengguna.
Manajemen Tim
Github mendukung pengembangan dengan kelompok yang banyak, mulai dari dua maupun dua ribu. Aktifitas-aktifitas dalam fungsi ini antara lain:
13
x Mengelola dan
mengembangkan tim
Fungsi ini membantu pengguna untuk mengatur timnya dengan pengaturan peran administrative, pengelompokan serta Github teams.
x Menj
aga
agar
disku
si
tetap
dala
m
topik
Alat moderasi, seperti pengunci issue dan pull request, membantu tim untuk tetap focus pada kode. Apabila pengguna mengelola proyek open source, pemblokiran
14
pengguna membantu mengurangi kebisingan dan menjamin perbincangan menjadi produktif.
x Men
etap
kan
ped
oma
n
kom
unitas
Menetapkan peran dan ekspektasi tidak dari nol. Pengguna merubah pedoman standar untuk disesuaikan dengan proyeknya, kemudian memilih lisensi yang telah ditulis.
Koding Sosial
Github telah memiliki komunitas para pengembang sistem higga 24 juta. Banyak kesempatan untuk menjalin hubungan dengan pengembang lainnya dan proyek yang mereka buat.
15
x Mengikuti
proyek
Membintangi repositori membuat para pengelola mengetahui bahwa pengguna mengapresiasi pekerjaan mereka dan membantu pengguna untuk memantau proyek yang pengguna tidak kontribusi.
x M
e
n
j
e
l
a
jahi minat
Pengguna memperoleh rekomendasi proyek pada umpan beritanya. Dengan fungsi jelajah, pengguna dapat melihat topik-topik popular.
16
x Memba
gikan
prestasi
Pengguna dapat memperlihatkan aktifitas public dan momen membanggakannya.
Dokumentasi
Dokumentasi yang baik merupakan patokan bagi pengembangan sistem informasi yang sehat. Gituhub dapat mendokumentasi pengembangan tersebut dengan baik. Alat-alat dokumentasi pada Github antara lain:
x Github
Pages
17
Github Pages memungkinkan pengguna untuk menerbitkan dokumentasi secara langsung dari repositori.
x Wikis
Penulisan dokumentasi menggunakan kekuatan dari control versi. Setiap wiki memiliki repositori sendiri, sehingga setiap perubahan diberi versi dan dapat dikomparasi.
18
Hosting kode
Github merupakan hosting kode terbesar di dunia dengan proyek yang dihosting pada github lebih dari 52 juta, baik itu pribadi, public maupun opensource.
c. Tipe Instalasi
SMACC ini dapat diinstalasi dengan dua cara, yakni dengan menempatkan database dan modul dalam server lokal (PC, laptop, atau jaringan lokal), atau menggunakan fasilitas cloud dimana artinya fasilitas pengolahan database dan fungsi menggunakan fasilitas pihak ketiga.
- Lokal: Dengan lokal artinya anda memasang SMACC pada fasilitas database server, webserver dan bahasa PHP didalam mesin komputasi individu. Instalasi ini bisa digunakan untuk skala operasi perusahaan yang mungkin belum terlalu besar. Artinya pemilik perusahaan atau pun kerabat dekat merangkap menjadi operator aplikasi akuntansi SMACC.
19
- Cloud: Dengan cloud artinya fasilitas sistem informasi akuntansi SMACC ini dipasang pada fasilitas pihak ketigas. Artinya pihak ketiga ini menyediakan database, media untuk aplikasi, dan webserver. Instalasi ini dapat dipilih untuk kondisi usaha kecil dan menengah yang meningkat kompleksitasnya. Dalam hal ini pemilik usaha mungkin sudah bisa mendelegasikan pengelolaan pencatatan akuntansinya pada subordinatnya, dan sang pemilik akan berfungsi sebagai pengawas. Untuk instalasi berbasiskan cloud perlu diantasipasi pemasangan lanjutan yang membutuhkan sentuhan teknis lebih.
SMACC Kedua proses instalasi ini menggunakan tipologi client/server berbasiskan web. Dengan demikian, keutaamaan dan sekaligus kelebihan aplikasi ini tetap bertahan, dimana pengguna aplikasi hanya perlu menggunakan browser yang memadai untuk menjalankan aplikasi ini.
d. Cara Instalasi
Instalasi XAMPP
1. Dobel klik file XAMPP yang baru saja Anda download, jika muncul pesan seperti dibawah silahkan klik “OK”.
20
2. Selanjutnya di next saja hingga XAMPP melakukan instalasi seperti berikut.
3. Setelah proses instalasi selesai klik “finish” akan muncul jendela untuk memilih bahasa yang digunakan. Kemudian klik “OK”, XAMPP telah terinstall.
21
Instalasi SMACC
1. Software SMACUP yang telah di download dapat di extract ke folder C:XAMPP/htdocs/smacc.
2. Buka XAMPP – Control kemudian klik start pada “Apache” dan “MySQL”.
3. Setelahnya buka browser dan ketikan di URL localhost/phpmyadmin, akan muncul tampilan seperti dibawah.
22
4. Kemudian pilih tab “Basis Data”, lalu pada kolom “nama basis data” diisikan dengan “SMACC”, setelahnya klik buat.
5. Klik database smacc yang telah dibuat (ada pilihan smacup di sebelah kiri), kemudian pilih tab “import” lalu “choose file” (pilih file smacc.sql pada folder C://XAMPP/htdocs/smacc) kemudian klik kirim.
23
6. Proses instalasi database untuk software SMACUP telah selesai, untuk membuka aplikasi SMACC dapat mengetikan di URL localhost/smacc. Berikut tampilan awal SMACC.
24
7. Untuk dapat menggunakan software SMACC dapat login dengan username: admin dan password: admin. Berikut tampilan awal SMACC setelah login.
2. Mengenal Keterkaitan antar Modul SMACC
Sistem informasi ini menggunakan konsep MVC dimana kategori class dibagi menjadi 3 yaitu model, view dan controller. Class controller merupakan class utama yang menjadi tulang punggung fungsi sistem informasi. Class model merupakan class yang menjadi wadah behavior class controller. Class view merupakan class yang memberikan bentuk interface suatu class controller untuk user. Gambaran umum dapat dilihat pada gambar berikut:
25
Suatu class model tidak eksklusif berhubungan dengan class controllernya sendiri, model barang tidak hanya berhubungan dengan controller barang. Apabila secara konseptual class pesanan berhubungan dengan class barang maka yang berhubungan adalah modelnya bukan controller-nya. Sehingga yang terjadi adalah class controller pesanan akan memanggil class model pesanan dan class model barang.
Pada aplikasi sendiri terdapat 7 Class Utama pada controller yaitu: • Class Masterdata • Class POS • Class Penjualan • Class Pembelian • Class Produksi • Class SDM • Class Akuntansi
Behavior: Hapus
Pesanan
Class Utama
Contoh: Penjualan
Class Anak
Contoh: Pesanan
Class View Contoh:
View Pesanan
Class Model Contoh: Model
Pesanan
Behavior: Lihat Pesanan
Class Anak
lainnya
Behavior: Tambah Pesanan
26
Hubungan ke-7 class ini apabila digambarkan secara umum adalah sebagai berikut:
Class Penjualan
Class Pembelian
Class HRD
Class Produksi
Class AkuntansiClass Masterfile
Class Masterdata terdiri dari:
• Sub class Barang • Sub class Kontak • Sub class Fungsi • Sub class Akun • Sub class User • Sub class Role • Sub class Periode Class masterdata merupakan class yang mengelola data master database. Class ini juga memiliki fungsi untuk menampilkan data-data tertentu sesuai anak class-nya. Class ini berhubungan dengan semua class utama lainnya. Class lainnya
27
akan meminta class ini menampilkan data yang diperlukan. Misalkan class pesanan, class ini butuh data barang, oleh karena itu class pesanan berhubungan dengan class barang, yaitu class barang memberikan data barang kepada class pesanan.
Class POS terdiri dari:
• Sub class Kasir • Sub class Point • Sub class Produk Pada class POS, hanya class produk yang berhubungan dengan class utama masterdata. Class produk membutuhkan data barang dari class barang.
Class Penjualan terdiri dari:
• Sub class Pesanan • Sub class Pengiriman • Sub class Penagihan • Sub class Penerimaan • Sub class Laporan Pada class penjualan, hampir semua subclass terkecuali subclass penerimaan berhubungan dengan class barang. Semua subclass berhubungan dengan class kontak dan class periode.
Class Pembelian terdiri dari:
• Sub class Permintaan • Sub class Pesanan • Sub class Penerimaan • Sub class Pembayaran • Sub class Laporan
28
Pada class pembelian, hampir semua subclass terkecuali subclass pembayaran berhubungan dengan class barang. Semua subclass berhubungan dengan class kontak dan class periode.
Class Produksi terdiri dari:
• Sub class rnd • Sub class penjadwalan • Sub class operasi • Sub class penyesuaian Pada class produksi, semua subclass berhubungan dengan class barang dan class periode.
Class SDM terdiri dari:
• Sub class Karyawan • Sub class Jabatan • Sub class Absensi • Sub class Penggajian • Sub class Laporan Pada class SDM, subclass absensi dan penggajian berhubungan dengan class periode pada class utama masterdata.
Class Akuntansi terdiri dari:
• Sub class Proses Jurnal • Sub class Jurnal Manual • Sub class Buku Besar • Sub class Laporan • Sub class Tutup Buku
29
Class akuntansi berhubungan dengan semua class lainnya. Hal ini terjadi pada subclass proses jurnal. Proses jurnal akan memanggil semua class transaksi dan juga masterdata. Semua subclass-nya berhubungan dengan class COA dari class utama masterdata dan subclass Jurnal manual dan tutup buku berhubungan dengan sub class periode.
30
31
PART III
Panduan Mengoperasikan SMACC
1. Setting Konfigurasi Sistem
Konfigurasi sistem dan berikut sumberdaya kode-kode sumbernya dikemas dengan nama SMACC - Small and Medium Enterprise Accounting Software Universitas Padjadjaran. Software ini dirancang sebagai aplikasi sistem informasi open source yang didesain untuk kalangan UKMM. Dari segi teknologi aplikasi ini menggunakan:
Data: Mysql Proses: PHP Framework: Codeigniter Tampilan: Bootstrap Instalasi cukup mudah, cukup dengan mengunduh xampp/wampp dan menginstallnya. Untuk xampp, buka folder htdoc pada hasil instalasi, buat folder bernama smacc dan extract isi file ini. Buka localhost/phpmyadmin, buat database dengan nama smacc dan import smacc.sql pada database tersebut. Informasi awal untuk username/password adalah berikut: admin/admin
2. Modul Point of Sales (POS)
Modul Point of Sales yang pada modul ini akan kita sebut sebagai modul POS merupakan modul pada software akuntansi SMACC yang memiliki fungsi utama sebagai alat pengelolaan data dan informasi parda proses penjualan
32
langsung tunai yang memiliki frekuensi transaksi yang banyak.
Modul ini memiliki fungsi utama antara lain:
x Kasir
Fungsi ini merupakan halaman transaksi yang digunakan oleh kasir
x Point
Fungsi ini digunakan untuk mengatur mesin printer yang dipakai oleh kasir
x Produk dijual
Fungsi ini digunakan untuk mengatur barang yang dijual pada POS.
x Laporan
33
Fungsi ini digunakan untuk mendapatkan informasi dari transaksi penjualan usaha Anda.
Persyaratan
Terdapat beberapa persyaratan dalam system yang harus pengguna penuhi agar dapat menggunakan modul penjualan dengan lancer, antara lain:
x Fungsi modul POS aktif
Untuk mengaktifkan Pilih menu fungsi pada masterdata, pilih gambar pensil dibawah tulisan config yang sebaris dengan fungsi penjualan.
x Data periode ada
Apabila tidak ada periode yang aktif, maka semua modul tidak dapat diakses.
34
x Pilih periode tersebut ketika login
x Pastikan data produk tersedia
x Pastikan data barang tersedia
35
Proses Transaksi
Mengatur spot penjualan
Sebelum memulai transaksi Anda harus mengatur printer
yang akan dipakai oleh kasir.
36
Untuk windows, nama printer tersebut dapat ditemukan pada control panel kemudian ke menu view device and printer. Disana kita dapat menemukan nama printer yang akan digunakan.
Dalam kasus ini adalah “HP Deskjet 1050 J410 Series”. Yang dikutip masuk kedalam kolom Nama Printer
37
IP merupakan kolom Opsional apabila printer menggunakan ip address.
Merubah dan menghapus data post bisa melalui tombol pensil dan tempat sampah yang berada di kanan data.
Mengatur Daftar Barang Siap Jual Pada Pos
38
Anda dapat mengaksesnya melalui menu Produk dijual sesuai gambar diatas. Pada menu utama Point of Sales kemudian pilih Produk dijual.
Menambah Produk Dijual
Produk yang muncul merupakan produk yang telah ada dengan kategori barang dagangan pada masterdata barang.
39
Sebelum menambah produk ini Anda harus menyiapkan data barang terlebih dahulu pada master data barang.
Data yang harus diisi antara lain:
x ID Barang Sesuai dengan kode barang yang ada pada Masterfile barang.
x Harga
Harga tetap untuk produk yang dijual
x Diskon
Potongan harga yang nantinya akan memotong harga tetap.
Rumus harga akhir: Harga-Diskon+PPN (apabila ada)
Kasir
Kasir merupakan fungsi transaksi utama pada POS. Tampilan fungsi kasir sendiri adalah sebagai berikut:
40
Transaksi dilakukan dengan mengisi kolom produk dengan data yang telah ada, apabila ada produk lain dalam belanjaan, Anda cukup menekan tombol Tambah dibawah nama produk.
Ketika sudah semua barang dalam keranjang belanja diinput, Anda cukup menekan tombol bayar. Halaman akan berubah ke halaman bon kasir.
41
Tampilan printoutnya sendiri adalah sebagai berikut:
Laporan
Ketika anda membutuhkan informasi dari transaksi di system, maka silahkan pilih menu laporan.
42
Laporan merupakan hasil menjumlahkan total nilai penjualan pada tanggal yang dipilih.
Anda bisa mencetak laporan ini dalam bentuk printout atau dalam bentuk pdf. Berikut apabila Anda mencetaknya dalam bentuk pdf:
43
3. Modul Penjualan
Modul Penjualan merupakan modul pada software akuntansi SMACC yang memiliki fungsi utama sebagai alat pengelolaan data dan informasi parda proses penjualan usaha.
44
Modul ini memiliki fungsi utama antara lain:
x Pemesanan
Fungsi ini digunakan untuk mencatat pesanan oleh pelanggan
x Pengiriman
Fungsi ini digunakan untuk mencatat pengiriman yang dilakukan oleh usaha Anda kepada pelanggan.
x Penagihan
Fungsi ini digunakan untuk mencatat penagihan atas barang/jasa usaha Anda.
x Pembayaran
Fungsi ini digunakan untuk mencatat pembayaran oleh pelanggan Anda.
45
x Laporan
Fungsi ini digunakan untuk mendapatkan informasi dari transaksi penjualan usaha Anda.
Persyaratan
Terdapat beberapa persyaratan dalam system yang harus pengguna penuhi agar dapat menggunakan modul penjualan dengan lancer, antara lain:
x Fungsi modul penjualan aktif
Untuk mengaktifkan Pilih menu fungsi pada masterdata, pilih gambar pensil dibawah tulisan config yang sebaris dengan fungsi penjualan.
x Data periode ada
Apabila tidak ada periode yang aktif, maka semua modul tidak dapat diakses.
46
x Pilih periode tersebut ketika login
x Pastikan data produk tersedia
x Pastikan data pelanggan tersedia
47
Pada data kontak, perlu diperhatikan bahwa kontak
harus memiliki tipe sebagai pelanggan.
Proses Transaksi
Pemesanan
Ketika terdapat pemesanan dari pelanggan, silahkan buka fungsi pesanan pada modul penjualan.
48
x ID: Merupakan nomor unik pada data pesanan
x Pemesan: Terdiri dari kode kontak dan nama kontak
x Tanggal: Tanggal terjadinya suatu pesanan
x Term: Term terdiri dari 2 FOB Shipping point dan FOB Destination Point
x DP: Data jumlah uang yang diterima sebelum barang/jasa diberikan usaha Anda.
x Status: Terdiri dari Belum diproses->Sedang diproses->Selesai->Batal
Belum Diproses: Barang yang dipesanan masih belum dikirim oleh usaha Anda
Sedang Diproses: Barang yang dipesan sudah dikirim oleh usaha Anda
49
Selesai: Barang sudah diterima semuanya oleh pelanggan.
Batal: Pesanan dibatalkan oleh usaha Anda atau pelanggan.
Menambah Pesanan
Menambah pesanan dilakukan dengan menekan tombol “+ Add Pesanan” pada halaman pesanan.
Ketika Anda menekan tombol tersebut, formulir ini akan muncul.
Silahkan diisi sesuai dengan pesanan yang diberikan. Harga barang akan muncul ketika nama produk dipilih dan subtotal otomatis dihitung. Ketika terdapat lebih dari 1 produk dalam pesanan klik tombol tambah dibawah nama produk. Daftar produk dalam formulir tersebut akan bertambah.
50
Apabila produk yang diisi pada formulir tersebut sama maka akan disatukan oleh system. Contoh:
x TV 1 unit
x TV 1 unit
Maka yang akan masuk kedalam system adalah:
x TV 2 unit
Perhatian: Apabila nomor pemesanan telah diinput sebelumnya, maka proses ini gagal.
Update dan Delete Pesanan
Update dilakukan dengan menekan tombol pensil dan delete dilakukan dengan menekan gambar sampah di halaman utama pada colom conf.
51
Ketika akan menghapus suatu pesanan, pastikan data yang akan dihapus benar. Apabila kode pesanan sudah dipakan dalam referensi di pengiriman, pesanan tidak dapat dihapus.
Pengiriman
Ketika barang yang dipesan oleh pelanggan dikirim oleh usaha Anda, silahkan pilih menu pengiriman.
x ID: Merupakan nomor unik pada data pengiriman
x Pemesan: Terdiri dari kode kontak dan nama kontak
x Tanggal: Tanggal terjadinya suatu pengiriman
x Term: Term terdiri dari 2 FOB Shipping point dan
FOB Destination Point
x Biaya: Jumlah biaya yang dikeluarkan usaha Anda
untuk mengirim suatu barang.
52
Menambah Pengiriman
Menambah pengiriman dilakukan dengan menekan tombol “+ Add Pengiriman” pada halaman pengiriman.
Ketika Anda menekan tombol tersebut, formulir ini akan muncul.
Silahkan diisi sesuai dengan pengiriman yang dilakukan.
Untuk membawa data pesanan isi ID Pesanan dengan nomor pesanan yang telah diinput, kemudian klik tombol Get. Data akan otomatis terisi sesuai dengan data pesanan.
Ketika terdapat lebih dari 1 produk yang dikirim klik tombol tambah dibawah nama produk. Daftar produk dalam formulir tersebut akan bertambah.
Apabila produk yang diisi pada formulir tersebut sama maka akan disatukan oleh system. Contoh:
53
TV 1 unit
TV 1 unit
Maka yang akan masuk kedalam system adalah:
TV 2 unit
Perhatian: Apabila nomor pengiriman telah diinput sebelumnya, maka proses ini gagal.
Update dan Delete Pengiriman
Update dilakukan dengan menekan tombol pensil dan delete dilakukan dengan menekan gambar sampah di halaman pada colom conf.
Pada gambar diatas, system akan meminta konfirmasi Anda untuk melakukan penghapusan data.
54
Penagihan
Penagihan merupakan fungsi inti dalam modul penjualan. Nilai penjualan anda dihitung dari data penagihan yang Anda input.
Ketika anda membuat tagihan atau kwitansi kepada pelanggan Anda, silahkan pilih menu penagihan.
x ID: Merupakan nomor unik pada data
kwitansi/penagihan
x Tertagih: Terdiri dari kode kontak dan nama kontak
x Tanggal: Tanggal terjadinya suatu penagihan
x Status: Status pembayaran tagihan, lunas/belum
55
Menambah Penagihan/Kwitansi
Menambah penagihan dilakukan dengan menekan tombol “+ Add Kwitansi” pada halaman penagihan.
Ketika Anda menekan tombol tersebut, formulir ini akan muncul.
Silahkan diisi sesuai dengan transaksi yang dilakukan.
Perhatian: Apabila nomor pengiriman telah diinput sebelumnya, maka proses ini gagal.
Update dan Delete Kwitansi
Update dilakukan dengan menekan tombol pensil dan delete dilakukan dengan menekan gambar sampah di halaman pada colom conf.
56
Pembayaran
Ketika barang yang dipesan oleh pelanggan dikirim oleh usaha Anda, silahkan pilih menu pembayaran.
x ID: Merupakan nomor unik pada data pembayaran
x Tanggal: Tanggal terjadinya suatu pembayaran
x Tertagih: Terdiri dari kode kontak dan nama kontak
x Jumlah Bayar: Nilai yang dibayar tertagih
x Via: Media pembayaran, misal: cash, bank mandiri,
dsb
x Ket: Keterangan tambahan, misal: nomor rekening
tertagih
57
Menambah Pembayaran
Menambah pembayaran dilakukan dengan menekan tombol “+ Add Pembayaran” pada halaman pembayaran.
Ketika Anda menekan tombol tersebut, formulir ini akan muncul.
Silahkan diisi sesuai dengan pembayaran yang dilakukan.
Perhatian: Apabila nomor pembayaran telah diinput sebelumnya, maka proses ini gagal.
Update dan Delete Pembayaran
Update dilakukan dengan menekan tombol pensil dan delete dilakukan dengan menekan gambar sampah di halaman pada colom conf.
58
Laporan
Ketika anda membutuhkan informasi dari transaksi di system, maka silahkan pilih menu laporan.
Laporan merupakan hasil menjumlahkan total nilai penjualan pada tanggal yang dipilih. Untuk sementara terdapat 2 bentuk penjumlahan, yaitu berdasarkan produk atau berdasarkan pembeli.
Untuk mendapatkan nilai 1 hari maka tanggal dari dan tanggal hingga harus sama.
4. Modul Pembelian
Modul pembelian merupakan modul pada software akuntansi SMACC yang memiliki fungsi utama sebagai alat pengelolaan data dan informasi parda proses pembelian usaha.
59
Modul ini memiliki fungsi utama antara lain:
x Permintaan Stok
Fungsi ini digunakan untuk mencatat kebutuhan persediaan barang usaha Anda.
x Pemesanan Barang
Fungsi ini digunakan untuk mencatat pesanan oleh usaha Anda
x Penerimaan Barang
Fungsi ini digunakan untuk mencatat penerimaab yang diterima oleh usaha.
x Tagihan
Fungsi ini digunakan untuk mencatat penagihan atas barang/jasa yang diterima.
60
x Pembayaran
Fungsi ini digunakan untuk mencatat pembayaran oleh Anda.
x Laporan
Fungsi ini digunakan untuk mendapatkan informasi dari transaksi pembelian Anda.
Persyaratan
Terdapat beberapa persyaratan dalam system yang harus pengguna penuhi agar dapat menggunakan modul pembelian dengan lancar, antara lain:
x Fungsi modul pembelian aktif
Untuk mengaktifkan Pilih menu fungsi pada masterdata, pilih gambar pensil dibawah tulisan config yang sebaris dengan fungsi pembelian.
61
x Data periode ada
Apabila tidak ada periode yang aktif, maka semua modul tidak dapat diakses.
x Pilih periode tersebut ketika login
x Pastikan data produk tersedia
x Pastikan data pemasok (vendor) tersedia
62
Pada data kontak, perlu diperhatikan bahwa kontak
harus memiliki tipe sebagai pemasok (vendor).
Proses Transaksi
Permintaan Stok
Ketika stok barang menipis ataupun terdapat perintah produksi yang membutuhkan barang material yang tidak dapat dipenuhi oleh stok yang ada, maka transaksi dimulai dengan permintaan stok.
63
x ID: Merupakan nomor unik untuk kode permintaan
x Tanggal: Tanggal terjadinya suatu permintaan stok
x Prioritas: Semakin besar angkanya, semakin rendah
prioritasnya
x Status: Status akhir permintaan tersebut.
Menambah Permintaan Stok
Menambah permintaan dilakukan dengan menekan tombol “+ Add Pengajuan” pada halaman permintaan stok.
Ketika Anda menekan tombol tersebut, formulir ini akan muncul.
64
Silahkan diisi sesuai dengan kebutuhan yang ada. Ketika terdapat lebih dari 1 produk dalam pesanan klik tombol tambah dibawah nama produk. Daftar produk dalam formulir tersebut akan bertambah.
Apabila produk yang diisi pada formulir tersebut sama maka akan disatukan oleh system. Contoh:
x TV 1 unit
x TV 1 unit
Maka yang akan masuk kedalam system adalah:
x TV 2 unit
Perhatian: Apabila nomor pengajuan telah diinput sebelumnya, maka proses ini gagal.
65
Update dan Delete Permintaan Stok
Update dilakukan dengan menekan tombol pensil dan delete dilakukan dengan menekan gambar sampah di halaman utama pada colom conf. Ketika akan menghapus suatu pesanan, pastikan data yang akan dihapus benar.
Pemesanan Barang
Ketika melakukan pemesanan barang kepada vendor, silahkan buka fungsi pemesanan barang pada modul pembelian.
x ID: Merupakan nomor unik pada data pesanan
x No Permintaan: Referensi permintaan/pengajuan
barang
x Tanggal: Tanggal dilakukannya pemesanan
66
x Term: Term terdiri dari 2 FOB Shipping point dan
FOB Destination Point
x Status: Terdiri dari Belum diproses->Sedang
diproses->Selesai->Batal
Belum Diproses: Barang yang dipesanan masih
belum dikirim oleh usaha Anda
Sedang Diproses: Barang yang dipesan sudah
dikirim oleh usaha Anda
Selesai: Barang sudah diterima semuanya oleh
pelanggan.
Batal: Pesanan dibatalkan oleh usaha Anda atau
pelanggan.
Menambah Pemesanan Barang
Menambah pemesanan dilakukan dengan menekan tombol “+ Add Pesanan” pada halaman pemesanan barang.
Ketika Anda menekan tombol tersebut, formulir ini akan muncul.
67
Silahkan diisi sesuai dengan pesanan yang diberikan. Harga barang akan muncul ketika nama produk dipilih dan subtotal otomatis dihitung. Ketika terdapat lebih dari 1 produk dalam pesanan klik tombol tambah dibawah nama produk. Daftar produk dalam formulir tersebut akan bertambah.
Apabila produk yang diisi pada formulir tersebut sama maka akan disatukan oleh system. Contoh:
x TV 1 unit
x TV 1 unit
Maka yang akan masuk kedalam system adalah:
x TV 2 unit
Perhatian: Apabila nomor pemesanan telah diinput sebelumnya, maka proses ini gagal.
68
Update dan Delete Pesanan
Update dilakukan dengan menekan tombol pensil dan delete dilakukan dengan menekan gambar sampah di halaman utama pada colom conf. Ketika akan menghapus suatu pesanan, pastikan data yang akan dihapus benar. Apabila kode pesanan sudah dipakan dalam referensi di penerimaan barang, pesanan tidak dapat dihapus.
Penerimaan Barang
Ketika barang yang dipesan kepada vendor diterima oleh usaha Anda, silahkan pilih menu penerimaan barang.
x ID: Merupakan nomor unik pada data pengiriman
x No Pesanan: Merupakan nomor referensi
pemesanan
69
x Vendor: Terdiri dari kode kontak dan nama kontak
x Tanggal: Tanggal terjadinya suatu penerimaan
barang
x Term: Term terdiri dari 2 FOB Shipping point dan
FOB Destination Point
Menambah Penerimaan Barang
Menambah penerimaan barang dilakukan dengan menekan tombol “+ Add Penerimaan” pada halaman penerimaan barang.
Ketika Anda menekan tombol tersebut, formulir ini akan muncul.
Silahkan diisi sesuai dengan pengiriman yang dilakukan.
70
Ketika terdapat lebih dari 1 produk yang dikirim klik tombol tambah dibawah nama produk. Daftar produk dalam formulir tersebut akan bertambah.
Apabila produk yang diisi pada formulir tersebut sama maka akan disatukan oleh system. Contoh:
TV 1 unit
TV 1 unit
Maka yang akan masuk kedalam system adalah:
TV 2 unit
Perhatian: Apabila nomor penerimaan barang telah diinput sebelumnya, maka proses ini gagal.
Update dan Delete Penerimaan Barang
Update dilakukan dengan menekan tombol pensil dan delete dilakukan dengan menekan gambar sampah di halaman pada colom conf.
Tagihan
Tagihan merupakan funsi inti dalam modul pembelian. Nilai barang anda yang baru dihitung dari data tagihan yang Anda input.
Ketika anda mencatat tagihan atau kwitansi dari vendor Anda, silahkan pilih menu tagihan.
71
x ID: Merupakan nomor unik pada data
kwitansi/tagihan
x No Terima Barang: Referensi dari barang tertagih
x Tanggal: Tanggal diterimanya tagihan
x Status: Status pembayaran tagihan, lunas/belum
Menambah Tagihan/Kwitansi
Menambah penagihan dilakukan dengan menekan tombol “+ Add Tagihan” pada halaman tagihan.
Ketika Anda menekan tombol tersebut, formulir ini akan muncul.
72
Silahkan diisi sesuai dengan transaksi yang dilakukan.
Perhatian: Apabila nomor tagihan telah diinput sebelumnya, maka proses ini gagal.
Update dan Delete Kwitansi
Update dilakukan dengan menekan tombol pensil dan delete dilakukan dengan menekan gambar sampah di halaman pada colom conf.
Pembayaran
Ketika tagihan kepada Anda dibayar. Silahkan mencatatnya pada menu pembayaran.
73
x ID: Merupakan nomor unik pada data pembayaran
x Tanggal: Tanggal terjadinya suatu pembayaran
x No Tagihan: Referensi kwitansi
x Jumlah Bayar: Nilai yang dibayar tertagih
x Via: Media pembayaran, misal: cash, bank mandiri,
dsb
x Ket: Keterangan tambahan, misal: nomor rekening
tertagih
Menambah Pembayaran
Menambah pembayaran dilakukan dengan menekan tombol “+ Add Pembayaran” pada halaman pembayaran.
74
Ketika Anda menekan tombol tersebut, formulir ini akan muncul.
Silahkan diisi sesuai dengan pembayaran yang dilakukan.
Perhatian: Apabila nomor pembayaran telah diinput sebelumnya, maka proses ini gagal.
Update dan Delete Pembayaran
Update dilakukan dengan menekan tombol pensil dan delete dilakukan dengan menekan gambar sampah di halaman pada colom conf.
Laporan
Ketika anda membutuhkan informasi dari transaksi di system, maka silahkan pilih menu laporan.
75
Pilih tanggal yang Anda butuhkan, hasil laporan bisa dicetak
langsung atau melalui format PDF.
76
5. Modul Produksi
Modul Produksi merupakan modul pada software akuntansi SMACC yang memiliki fungsi utama sebagai alat pengelolaan data dan informasi parda proses produksi usaha.
Modul ini memiliki fungsi utama antara lain:
x Pengembangan produk
Fungsi ini digunakan untuk mencatat material dan tata cara pembuatan suatu produk
x Perintah Produksi
Fungsi ini digunakan untuk mencatat perintah produksi suatu barang.
x Penjadwalan
77
Fungsi ini digunakan untuk mencatat jadwal suatu produksi berdasarkan perintah yang ada.
x Operasi
Fungsi ini digunakan untuk mencatat perkembangan suatu jadwal produksi.
x Pengambilan Material
Fungsi ini digunakan untuk mencatat pengambilan material untuk suatu jadwal produksi.
x Penyesuaian
Fungsi ini digunakan untuk menyesuaikan biaya produksi total.
x Laporan
Fungsi ini digunakan untuk mendapatkan informasi dari produksi usaha Anda.
78
Persyaratan
Terdapat beberapa persyaratan dalam system yang harus pengguna penuhi agar dapat menggunakan modul penjualan dengan lancer, antara lain:
x Fungsi modul produksi aktif
Untuk mengaktifkan Pilih menu fungsi pada masterdata, pilih gambar pensil dibawah tulisan config yang sebaris dengan fungsi produksi.
x Data periode ada
Apabila tidak ada periode yang aktif, maka semua modul tidak dapat diakses.
79
x Pilih periode tersebut ketika login
x Pastikan data barang tersedia
Pada data barang, perhatikan bahwa barang dengan tipe barang dagang dan material tersedia.
80
Proses Transaksi
Pengembangan Produk
Ketika Anda akan mencatat barang yang akan diproduksi, Anda harus menginput data pada fungsi RND.
Fungsi RND memiliki 2 data penting yaitu:
x Material
Material berupa nama material dan jumlahnya, Contoh:
Untuk memproduksi Air Mineral botol 1500 ml diperlukan bahan air sebanyak 1500 ml dan botol tipe c sebanyak 1 unit.
x Operasi
81
Daftar operasi yang dilakukan hingga barang tersebut menjadi barang siap jual. Contoh: Cetak Kemasan, Pengisian, Finishing.
Menambah RnD
Menambah RnD dilakukan dengan menekan tombol “+ Add RnD” pada halaman pengembangan produk. Ketika Anda menekan tombol tersebut, formulir ini akan muncul.
Update dan Delete Pengembangan Produk
Update dilakukan dengan menekan tombol pensil dan delete dilakukan dengan menekan gambar sampah di halaman utama pada colom conf.
Perintah Produksi
Ketika terdapat pesanan ataupun stok barang menipis, maka dilaksanakan perintah produksi. Perintah produksi ini tentu
82
tidak dapat langsung dilaksakan. Perintah produksi akan terbagi menjadi beberapa batch produksi yang ada didalam jadwal produksi.
x No Perintah: Merupakan nomor unik pada data
perintah
x Waktu: Waktu perintah produksi dibuat
x Barang: Barang yang harus diproduksi
x Jumlah: Jumlah barang yang harus diproduksi
x Terjadwal: Jumlah barang yang sudah dijadwalkan
x Finish: Jumlah barang yang sudah selesai diproduksi
x Prioritas: Semakin tinggi angkanya, semakin kecil
prioritasnya
x Status: Belum selesai atau telah selesai.
83
Menambah Perintah
Menambah perintah produski dilakukan dengan menekan tombol “+ Add Perintah produksi” pada halaman perintah produksi.
Ketika Anda menekan tombol tersebut, formulir ini akan muncul.
Penjadwalan
Penjadwalan digunakan untuk mencatat batch yang akan diproduksi sesuai perintah.
84
x No Batch: Merupakan nomor unik pada data penjadwalan
x No Operasi: Referensi perintah produksi
x Waktu: Waktu pelaksanaan produksi
x Jumlah barang pada batch tersebut
x Tahap Operasi: Tahap operasi terakhir suatu batch
x Status: Belum atau telah selesai
Menambah Jadwal
Menambah jadwal dilakukan dengan menekan tombol “+ Add Batch” pada halaman penjadwalan.
85
Ketika Anda menekan tombol tersebut, formulir ini akan muncul.
Operasi
Untuk mencatat perubahan kegiatan operasi suatu produksi, maka kita menggunakan fungsi operasi.
86
x No Operasi: Referensi perintah produksi
x No Batch: Referensi Jadwal
x No Kartu: Nomor Unik untuk mencatat perubahan kegiatan operasi
x Waktu: Waktu perubahan operasi
x Barang: Barang yang diproduksi
x Jumlah: Jumlah Barang pada batch
x Operasi: Nama operasi
x Status: Operasi yang sudah selesai dinyatakan dengan angka 1
Menambah Moving Ticket
Menambah pembayaran dilakukan dengan menekan tombol “+ Add Moving Ticket” pada halaman operasi.
87
Ketika Anda menekan tombol tersebut, formulir ini akan muncul.
Kartu perpindahan diisi sesuai dengan batch yang akan dicatat. Apabila operasi merupakan operasi terakhir yang menjadikan barang tersebut barang jadi, maka checklist Finish? Harus dipilih.
Pengambilan Material
Dalam proses operasi, semua barang material yang diambil dari Gudang dicatat pada fungsi pengambilan material.
88
Menambah Pengambilan material
Menambah pembayaran dilakukan dengan menekan tombol “+ add Pengambilan Barang” pada halaman pengambilan material.
Ketika Anda menekan tombol tersebut, formulir ini akan muncul.
89
Penyesuaian
Penyesuaian dilakukan ketika suatu produk selesai. Untuk mendapatkan nilai biaya produksi suatu produk, fungsi ini wajib dilakukan. Fungsi ini dapat diakses dengan memilih submenu penyesuaian pada menu produksi.
90
Data akan muncul apabila operasi telah selesai. Untuk menjalankan fungsi ini, pilih tombol penyesuaian. Kemudian, form ini akan muncul:
91
6. Modul HRD
Modul SDM merupakan modul pada software akuntansi SMACC yang memiliki fungsi utama sebagai alat pengelolaan data dan informasi parda proses sdm usaha Anda.
Modul ini memiliki fungsi utama antara lain:
x Karyawan
Fungsi ini digunakan untuk mencatat data karyawan usaha Anda.
x Jabatan
Fungsi ini digunakan untuk mencatat data jabatan karyawan Anda.
x Proses Gaji
92
Fungsi ini digunakan untuk merupakan fungsi utama modul sdm, digunakan untuk memproses data gaji karyawan Anda.
x Laporan
Fungsi ini digunakan untuk mendapatkan informasi dari proses penggajian usaha Anda.
Persyaratan
Terdapat beberapa persyaratan dalam system yang harus pengguna penuhi agar dapat menggunakan modul penjualan dengan lancer, antara lain:
x Fungsi modul SDM aktif
Untuk mengaktifkan Pilih menu fungsi pada
masterdata, pilih gambar pensil dibawah tulisan
config yang sebaris dengan fungsi hrd.
x Data periode ada
93
Apabila tidak ada periode yang aktif, maka semua
modul tidak dapat diakses.
x Pilih periode tersebut ketika login
x Pastikan data produk tersedia
94
Proses Transaksi
Karyawan
Ketika Anda mau memproses penggajian, mengganti data karywan, ataupun menambah karyawan baru, Anda menggunakan fungsi karyawan yang berada pada submenu SDM.
x ID: Merupakan nomor unik untuk karyawan Anda
x Nama Pegawai: Nama karyawan Anda
x Telepon: Telepon Karyawan Anda
x Alamat: Alamat karyawan Anda
x Status: Aktif dinyatakan dengan angka 1
95
Menambah Karyawan
Menambah karyawan dilakukan dengan menekan tombol “+ Add karyawan” pada halaman karyawan.
Ketika Anda menekan tombol tersebut, formulir ini akan muncul.
Update dan Delete karyawan
Update dilakukan dengan menekan tombol pensil dan delete dilakukan dengan menekan gambar sampah di halaman utama pada colom conf.
96
Ketika akan menghapus suatu karyawan, pastikan data yang akan dihapus benar. Apabila kode karyawan sudah dipakan dalam referensi di penggajian, karyawan tidak dapat dihapus.
Jabatan
Ketika Anda mau memproses penggajian, mengganti data jabatan, ataupun menambah jabatan baru, Anda menggunakan fungsi jabatan yang berada pada submenu SDM.
97
Menambah Jabatan
Menambah jabatan dilakukan dengan menekan tombol “+ Add Jabatan” pada halaman jabatan. Ketika Anda menekan tombol tersebut, formulir ini akan muncul.
98
Update dan Delete Jabatan
Update dilakukan dengan menekan tombol pensil dan delete
dilakukan dengan menekan gambar sampah di halaman pada
colom conf.
Pada gambar diatas, system akan meminta konfirmasi Anda
untuk melakukan penghapusan data.
Proses Gaji
Proses Gaji merupakan fungsi untuk menghitung gaji yang harus dibayar kepada karyawan Anda.
Fungsi ini dapat dibuka dengan memilih proses gaji pada menu SDM.
99
Anda hanya tinggal memilih tahun, bulan (1-12). Untuk menghitungnya, checklist hitung harus dicentang, apabila Anda hanya ingin melihat datanya, kolom hitung tidak boleh dicentang. Berikut hasil apabila gaji diproses.
100
Laporan
Ketika anda membutuhkan informasi dari transaksi di system, maka silahkan pilih menu laporan. Laporan pada SDM sendiri merupakan nilai gaji setiap pegawai selama setahun.
Hasil laporan sdm sendiri adalah sebagai berikut:
101
7. Modul Akuntansi
Modul akuntansi merupakan modul pada software akuntansi SMACC yang memiliki fungsi utama sebagai alat pengelolaan jurnal dan data akuntansi usaha Anda.
Modul ini memiliki fungsi utama antara lain:
102
x Proses Jurnal
Fungsi ini untuk memproses jurnal dari transaksi model
x Review Jurnal & Transaksi lainnya
Fungsi ini digunakan untuk mereview jurnal hasil proses serta mencatat transaksi lain untuk Usaha Anda.
x Periksa Buku Besar
Fungsi ini digunakan untuk melihat saldo akhir suatu akun.
x Tutup Buku
Fungsi ini digunakan untuk menutup suatu periode.
x Laporan
Fungsi ini untuk memperoleh laporan rugi laba dan neraca.
Persyaratan
Terdapat beberapa persyaratan dalam system yang harus pengguna penuhi agar dapat menggunakan modul penjualan dengan lancer, antara lain:
x Fungsi modul akuntansi aktif
103
Untuk mengaktifkan Pilih menu fungsi pada
masterdata, pilih gambar pensil dibawah tulisan
config yang sebaris dengan fungsi akuntansi.
x Data periode ada
Apabila tidak ada periode yang aktif, maka semua
modul tidak dapat diakses.
x Pilih periode tersebut ketika login
x Data chart of account siap
104
Chart of Account pada masterdata.
Proses Jurnal
Untuk memproses jurnal dari transaksi-transaksi yang ada, silahkan memilih proses jurnal pada menu Akuntansi.
105
Fungsi ini merupakan fungsi yang bergantung pada modul lainnya. Oleh karena itu modul penjualan, pembelian, produksi, atau sdm harus aktif agar fungsi ini jalan.
Waktu pemprosesan wajib lebih dari waktu dilakukannya transaksi. Misalkan hari ini hari Rabu, maka proses transaksi boleh untuk hari Senin atau hari Selasa apabila haru Senin belum dilakukan. Namun, proses tidak boleh dilakukan pada hari yang sama, missal hingga hari rabu, terkecuali jam operasi usaha sudah selesai dan tidak ada lagi transaksi yang diinput. Ini dikarenakan untuk mencegah proses ganda suatu transaksi.
Transaksi yang diproses akan masuk fungsi review jurnal dan transaksi lainnya.
Review Jurnal dan Transaksi Lainnya
Untuk mengakses halaman ini, silahkan pilih review jurnal dan transaksi lainnya pada menu Akuntansi.
106
Anda akan dapat memeriksa hasil proses ataupun
menambah sendiri jurnal tambahan.
Menambah Jurnal
Menambah Jurnal dilakukan dengan memilih tombol +Tambah Jurnal. Setelah memilih tombol tersebut, formulir ini akan muncul.
Update dan Delete Jurnal
Update dilakukan dengan menekan tombol pensil dan delete
dilakukan dengan menekan gambar sampah di halaman
utama pada colom conf.
107
Transaksi Lainnya
Transaksi lainnya dapat dicatat dengan memilih tombol +
tambah transaksi lainnya.
Periksa Buku Besar
Untuk memeriksa saldo suatu akun, Anda dapat melakukannya dengan memilih Periksa Buku Besar pada menu Akuntansi. Anda diminta memilih akun yang akan anda periksa dan jenjang waktunya.
108
Misal, dalam kasus ini kita mencari perubahan nilai kas dari 1 hingga 31 oktober. Hasilnya adalah sebagai berikut:
109
Tutup Buku
Ketika periode berakhir, untuk menciptakan saldo awal yang baru, kita harus menggunakan fungsi tutup buku. Fungsi ini dapat diakses melalui menu akuntansi.
Pada proses ini pengguna diharuskan mengisi passwordnya dan memilih periode selanjutnya dimana pada periode tersebut akan diposting balance awal yang baru.
Laporan
Untuk melihat isi laporan, pengguna memilih fungsi laporan pada menu akuntansi. Laporan pada modul ini ada 2 yaitu neraca dan laba rugi.
110
Berikut merupakan tampilan laporan neraca dan laporan laba rugi.
111
Untuk mencetaknya bisa dengan memilih tombol print atau print pdf apabila pengguna ingin memiliki laporan tersebut dalam bentuk pdf.
112
113
DAFTAR PUSTAKA
Hall, J. A. 2012. Accounting information systems. Cengage Learning.
Mowen, M. M., & Hansen, D. R. 2005. Management accounting: The cornerstone for business decisions. Thomson South-Western.
Kauffman, J. M. 2007. Conceptual models and the future of special education. Education and treatment of children, 30(4), 241-258.
Jeffrey L. Whitten, Lonnie D. Bentley, 2007, System Analysis and Design Method, Seventh Edition, McGraw Hill
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi Edisi Tiga. Jakarta : Salemba Empat.
Krinjar, R, Bosilj-vukšic ́, V dan M. Indihar-Štemberger. 2008. The Impact of Business Process Orientation on Financial and Non-Financial Performance. Business Process Management Journal, (14 )5, pp. 738-754.
Lee, M. K., & Turban, E. 2001. A trust model for consumer internet shopping. International Journal of electronic commerce, 6(1), 75-91.
Ritchi, H .2013. Business Process Analysis in Risk Assessment: Facts and Challenges. World Review of Business Research, (3)2 pp.113-126.
114
Susilo, Y. Sri. 2012. Strategi Meningkatkan Daya Saing UMKM dalam Menghadapi Implementasi CAFTA dan MEA. Buletin Ekonomi. ISSN 1410-2293
Svata, V. 2013. System View of Business Continuity Management. Journal of Systems Integration, (4)2, pp. 19-35.
Sowa, J.F and Zachman J.A.1992. Extending and formalizing the framework for information systems architecture. IBM systems journal 31: 590-616.
Weske, M .2007. Business Process Management - Concepts, Languages, Architectures. Springer-Verlag Berlin Heidelberg.
Widodo, Joko. 2005. Perencanaan Pendidikan di Sekolah Kejuruan; Disertasi. Bandung: PPS IKIP Bandung.
Yang, Ming-Ying, Manlai You, Fei-Chuan Chen. 2005.
Competencies and Qualification for Industrial Design Jobs: Inplications for Design Practice, Education, and Student Career Guidance. Elsevier Ltd.