ope.moew.government.bgope.moew.government.bg/.../tablica_otchetni_dokumenti.docx · web view-...

Вид документ

(посочват се документите, които

бенефициентът следва да представи

при подаване на искане за плащане в

ИСУН 2020)

Описание

(кратко описание за това какво трябва да съдържа прикаченият файл/архивирана папка.

Бенефициентът следва логически да наименова съответните файлове преди

прикачването им)

Приложим към тип

искане за плащане

(посочва се към какво искане за

плащане е приложим

съответния отчетен

документ)

Задължителен /ако е

приложимо/

(посочва се дали документът е

задължителен за представяне или се предоставя

само, ако е приложимо)

Компонент, към който се прилага

(показва към кой компонент

(„Технически отчет”, „Финансов отчет” или „Искане

за плащане”) следва да бъде

прикачен съответният документ)

Декларация към искане за авансово

плащане

Декларация към искане за авансово плащане(Образец Приложение 2.1)

Авансово:- до 1 % от размера;- пълният размер на аванса по

АДБФП/ЗБФП

Задължителен Искане заплащане (авансово)

Документи, доказващи

издаването и/или учредяването на

- Банкова гаранция – безусловна и неотменима в полза на УО и срок съгласно чл.8 (3) от Наредба Н-3 /08.07.2016 г.

Авансово: -- до 1 % от размера;- пълният

Задължителен Искане за плащане (авансово)

О П Е Р А Т И В Н А П Р О Г Р А М А“ О К О Л Н А С Р Е Д А 2 0 1 4 – 2 0 2 0 г . ” Европейски съюз

Европейски структурни и инвестиционни фондове

Г ла в н а д и р ек ц и я “ О п ер ат и вн а п р о г ра м а ок о лн а с р ед а ”op e @ m o ew . go v e r nm en t . bg

ТАБЛИЦА ОТЧЕТНИ ДОКУМЕНТИ

mailto:[email protected]

обезпечението за пълния размер на

авансовото плащане

(за бенефициенти – общини, юридически лица с нестопанска цел, юридически лица със стопанска цел, научни институти)или- Запис на заповед и Решение на общински/академичен съвет за упълномощаване на ръководителя на бенефициента за издаването ѝ - „без протест и без разноски“ и срок съгласно чл.8 (3) от Наредба Н-3 /08.07.2016(за бенефициенти общини, юридически лица с нестопанска цел, научни институти)

- Документи, удостоверяващи избора на ръководителя на съответния бенефициент и неговите правомощия (удостоверение на общинската избирателна комисия за избран кмет, трудов договор, заповед за назначаване, устройствен акт/правилник/устав и др.).

размер на аванса по

АДБФП/ЗБФП

Сключен от бенефициента

договор за изпълнение на

основна дейност по проекта

(т.е. дейност, без която няма да

бъдат постигнати целите и

резултатите на проекта)

Сключен от бенефициента договор за изпълнение на основна дейност по проекта(т.е. дейност, без която няма да могат да бъдат постигнати целите и резултатите на проекта)

Авансово- пълният размер на аванса по

АДБФП/ЗБФП

Задължителен Искане заплащане (авансово)

Декларация за статут на регистрирано или нерегистрирано лице

- Декларация за статут на регистрирано или нерегистрирано лице по ЗДДС и че бенефициентът няма да упражни

АвансМеждинно

Окончателно

Задължителен Искане заПлащане

по ЗДДС и че бенефициентът няма да упражни правото

си на данъчен кредит по чл.74 или по чл.76 от ЗДДС,

когато същият не е регистриран по

ЗДДС

Удостоверение за регистрация по чл.104 от ЗДДС

правото си на данъчен кредит по чл.74 или по чл.76 от ЗДДС, когато същият не е регистриран по ЗДДС (Образец Приложение 2.2);

- Удостоверението за регистрация по чл.104 от ЗДДС, заверено „вярно с оригинала”

(при подаване на първо искане за плащане и в случай на настъпили промени, когато ДДС е невъзстановим/допустим за възстановяване разход по АДБФП/ЗБФП)

Ако е приложимо Искане заплащане

Декларации от бенефициента, че същият няма да

упражни правото си на данъчен кредит с

обосновка за основанието, на

което ДДС е невъзстановим

(допустим разход по ОПОС 2014-2020 г.)

за съответния бенефициент, когато

същият е регистриран по

Декларация от бенефициента, че същият няма да упражни правото си на данъчен кредит с обосновка за основанието, на което ДДС е невъзстановим (допустим разход по ОПОС 2014-2020 г.) за съответния бенефициент, когато същият е регистриран по ЗДДС. (Образци Приложения 2.3/2.4)

(при подаване на междинно и окончателно искане за плащане с включени разходи за ДДС, когато ДДС е невъзстановим/допустим за възстановяване разход по АДБФП/ЗБФП, съгласно т.17, раздел V

МеждинноОкончателно

Задължителен Искане за плащане

ЗДДС „Документална отчетност“ от Указания ДНФ № 3/23.12.2016 г.)

Декларация към искане

за междинно/ окончателно плащане

Декларация към искане за междинно/ окончателно плащане(образец Приложение 2.5)


Задължителен Искане за плащане

РАЗХОДООПРАВДАТЕЛНИ И СЧЕТОВОДНИ ДОКУМЕНТИРазходооправдателни

документиФактури/документи с еквивалентна доказателствена стойност, съдържащи подробна информация за извършената услуга/доставка – брой, единична стойност, обща стойност (за оборудване и сериен номер, и описание на оборудването), задължителните реквизити съгласно Закона за счетоводството, ЗДДС, както и задължителните реквизити по ОПОС

Платежни нареждания, банкови извлечения, касови бележки, разходни ордери и др. приложими.

При издаване на фактури, същите следва да бъдат съобразени с извършените разходи във връзка с повече от една области на интервенция (код по измерения). В случай че не са издадени отделни фактури за съответните области на интервенция, то към фактурата следва да бъде приложена разбивка на разходите, разпределени по съответните кодове, съгласно предвиденото по договора, по който е извършено плащането/бюджета на проекта.


Задължителен Финансов отчет

Счетоводни Счетоводни документи и документи, Междинно Задължителен Искане за плащане

документи и документи,

доказващи че разходите са отразени

в счетоводната документация на

бенефициента

доказващи, че разходите са отразени в счетоводната документация на бенефициента, чрез отделни счетоводни аналитични сметки или в отделна счетоводна система(синтетични, аналитични извлечения от съответните счетоводни сметки и оборотна ведомост, от които да е видно, че разходите са осчетоводени по проекта и е спазен редът и начинът за получаване, разходване и отчитане на такива средства)


Дневник за покупки, Справка-декларация

по ЗДДС и Уведомление за

приемането им, за съответните данъчни

периоди по чл. 72, ал.1 от ЗДДС

Дневник за покупки, Справка-декларация по ЗДДС и Уведомление за приемането им, за съответните данъчни периоди по чл. 72, ал.1 от ЗДДС

(прилагат се само, ако ДДС е невъзстановим/допустим за възстановяване разход по АДБФП/ЗБФП)


Ако е приложимо Искане за плащане

Информация за размера на

невъзстановимия данък върху добавена

стойност, който се включва, като

допустим разход по проекта

Информация за размера на невъзстановимияданък върху добавена стойност, който се включва, като допустим разход по проекта(Образец Приложение 2.6, прилага се само, ако ДДС е невъзстановим/допустим за възстановяване разход по АДБФП/ЗБФП)


Ако еприложимо

Искане за плащане

ОТЧИТАНЕ НА РАЗХОДИ ЗА ВЪЗНАГРАЖДЕНИЯ НА ЕКИП ЗА УПРАВЛЕНИЕ/ИЗПЪЛНЕНИЕ НА ПРОЕКТА (ЕУП/ЕИП)

Документи, удостоверяващи сформирането на

- Заповед от ръководителя на бенефициента за сформиране на екип за управление на проекта (с определени



Финансов отчет

екип за управление/изпълне

ние по проекта, както и възлагане на

задълженията на съответните лица

позиции, функции, задължения и други приложими);

- Документи, чрез които е възложено на съответния служител да извършва дейности по изпълнение и/или управление:- Основни и допълнителни трудови договори/заповеди за назначаване, длъжностни характеристики към тях и/или граждански договори за работа по проекта, съгласно ПМС 189/ 28.07.2016 г., и други релевантни документи съгласно „Указания за възнаграждения при управление и/или изпълнение на проекти по ОПОС“

Документи, удостоверяващи

отчетената и приета работа на съответния

служител

- Одобрен от ръководителя на бенефициента/ръководителя на ЕУП доклад/отчет за извършената работа за съответния отчетен период на служителя/консултанта/външен експерт (съгласно предвиденото по договор/заповед за ЕУП);- Приемо-предавателен протокол/ констативен протокол за доклада/отчета за извършената работа за съответния отчетен период (ако е приложимо);- Справка за отработените часове (на месечна база) на съответните служители, в случай че се явяват служители на бенефициенти – от централната и териториалната администрация (ако е приложимо) – във формат excel, генериран от ИСУН 2020 и/или въведена в предвидените за това полета в ИСУН 2020 /Технически отчет, секция „Екип“/




Документи необходими за

удостоверяване на извършени разходи

за заплащане на екипа за

управление/изпълнение на проекта

- Сметки за изплатени суми;- Ведомости/фишове за начислени/изплатени суми (възнаграждения и осигуровки);- Декларации за осигурителен доход (ако е приложимо по образец Приложение 2.7);- Банкови извлечения и платежни нареждания за изплатени суми и внесени данъци и осигуровки за съответния отчетен период.- Рекапитулации за начислените/изплатените възнаграждения и осигуровки, съдържащи информация за всеки член от екипа по месеци и видове осигуровки както за сметка работодател, така и за сметка на лицето и обши суми.




ОТЧИТАНЕ НА РАЗХОДИ ЗА КОМАНДИРОВЪЧНИ/ГОРИВОДокументи

необходими за удостоверяване на извършени разходи за командировъчни/

гориво

- Заповеди за командировки и документи, удостоверяващи размера на пътните разходи и нощувките, съгласно изискванията на Наредбата за командировки в страната/чужбина – фактури, касови бележки, платежни нареждания, разходни ордери, билети и др.;- Вътрешни правила за определяне максималния размер на полагаемите командировъчни разходи (ако е приложимо);- Разходни документи за гориво, пътни листа/книжки;- Заповеди за определяне на разходната норма и вид на използваното гориво;- Справка/заповед за разходната норма на автомобила (при ползване на лични




МПС);- Фактури за гориво;- Попълнена таблица/справка – отчет на разходите за командировки към бюджета на проекта (по образец – Приложение към съответните Насоки за кандидатстване);- Заповед от ръководителя на бенефициента за възлагане на задължения по извършване на обход/проверка/нарочно посещение, с уточнена целта/датата/периода на посещението и отговорните служители (в случая, в който са извършени разходи само за гориво и не е възможно служителите да бъдат командировани);- Одобрени доклади за извършената работа при провеждане на обход/проверка (в случая, в който са извършени разходи само за гориво и не е възможно служителите да бъдат командировани);- Снимков материал /ако е приложимо/;- Документи, удостоверяващи извършените плащания – платежни нареждания, банкови извлечения, разходни касови ордери и др.

ДОГОВОРИ С ИЗПЪЛНИТЕЛИДоговор с

изпълнители документация

въввръзка с

проведенитепроцедури за

избор на

Копия на подписани договори на бенефициента в качеството му на възложител за проект по дейности за услуги/доставки/строителство.Всички анекси и приложения към договора, които са неразделна част от него.(За сключен договор за строителство,



Процедури за избор на изпълнители

сключени договори

изпълнител задължително се прилага КСС по договора във формати „pdf” и “xls.”. При създадено сдружение/консорциум за целите на проекта се прилага копие от договора между фирмите, участващи в сдружението/консорциума.)Банкови гаранции, съгласно предвиденото в клаузите на сключения договор с изпълнител.

ОТЧИТАНЕ ПО ДОГОВОРИ С ИЗПЪЛНИТЕЛИ ЗА СТРОИТЕЛСТВО/ДОСТАВКИ/УСЛУГИТехническа

документациякъм договор с

изпълнител

Всички документи за доказване на реалното изпълнение на дейностите по даден договор с изпълнител, както и спазване на съответните срокове (съгласно заложеното по договор):- Изработени доклади/ продукти/ анализи/ проекти и др.;- Приемане на извършената работа – приемо-предавателни протоколи/констативни протоколи и др.

*Техническата документация към всеки отделен договор с изпълнител задължително следва да бъде обособена в отделна папка, прикачена в /.rar/ формат. Същата следва да носи наименованието на фирмата Изпълнител/номер и дата на договора. Всеки отделен файл в папката да носи наименованието на съответния документ.


Задължителен Технически отчет

Документи, необходими за

удостоверяване на извършени

- Разрешение за строеж;- Заповедна книга;- Измервателни протоколи и Таблица с наверижване на стойности и


Ако е приложимо

Технически отчет

строително – монтажни

работи /СМР/

количества;- Сметка-опис за извършените през отчетния период СМР;- Представен е списък с описани протоколи за изпитване, актове по Наредба №3, сертификати за качество на материалите;- При наличие и представяне на Заменителна таблица се прилага обосновка за необходимостта от извършване на замени;- Констативни протоколи, сертификати за настъпили форсмажорни обстоятелства, официални справки от държавни институции, експертни становища и други доказателствени документи, доказващи необходимостта от изпълнение на непредвидени СМР;- Обяснителни записки /становища/, обосноваващи нуждата от разплащане на изпълнените непредвидени СМР, както от Възложителя, така и от Строителния надзор /Инженера/;- Ситуации, схеми, чертежи и др., визуализиращи изпълнените участъци, за проследяване на физическия напредък на СМР;(когато СМР са свързани с изпълнението на ВиК мрежи, се посочва информация за изградените дължини, а за други СМР - етап на завършеност)- Акт/документ/и, съгласно клаузите на договора с изпълнител и Българското законодателство за отчитане приключването на СМР;- Акт обр. 15 /при наличие на такъв към

датата на подаване на ИП/;- документи, удостоверяващи въвеждането на обекта в експлоатация /акт 16, Разрешение за ползване, Удостоверение за ползване или др./ /при наличие на такъв към датата на подаване на ИП/;- акт /документ/, съгласно клаузите на договора с изпълнител, с който приключва изпълнението на дейностите по договора и или самия договор; /при наличие на такъв към датата на подаване на ИП/;- доказателствен документ издаден от Инженера, удостоверяващ приключване на периода за съобщаване на дефекти /ако е приложимо и при наличие на такъв към датата на подаване на ИП/;- информация има ли определено експлоатационно дружество и предадени ли са му активите за експлоатация и с какъв документ? (ако е приложимо).

За всички отчетни документи, съдържащи изчисление за извършените работи следва да се прикачат и файлове в електронен формат (excel).В случаите с отделни обекти строителната документация задължително следва да бъде обособена в отделни папки, прикачени в /.rar/ формат. Всеки отделен файл следва да носи наименованието на съответният документ.

Документи, - Възлагателни писма; Междинно Ако е Технически отчет

необходими за удостоверяване на

извършени доставки

- Приемо-предавателни протоколи между бенефициента и доставчика за реално извършената доставка, съдържащ: брой, единична стойност, обща стойност (за оборудване - сериен номер, описание на оборудването), гаранционни карти и др.;- Снимки на доставеното оборудване с видими серийни номера и стикери по ОПОС;- Документи по доставеното оборудване – изпитвания, въвеждане в експлоатация, гаранции, ръководства, сертификати и др. приложими;- Складова разписка за заприходяване на закупеното оборудване;- Инвентарен списък на дълготрайните материални активи на съответния бенефициент;

Техническата документация към всеки отделен договор с изпълнител задължително следва да бъде обособена в отделна папка, прикачена в /.rar/ формат. Същата следва да носи наименованието на фирмата Изпълнител/номер и дата на договора. Всеки отделен файл в папката да носи наименованието на съответния документ.

Окончателно приложимо

Документи, необходими за

удостоверяване на услуги

- Приемо-предавателни протоколи за извършени/приети услуги;- Доклад от изпълнителя за извършената работа;- Доказателствени материали (доклади, анализи и други резултати/продукти) относно предмета на договора с




изпълнителя;- Доказателствени материали в случай на провеждане на информационни събития и обучения – програми, покани, информационни материали, презентации, сертификати, присъствени списъци с подписи на участниците, анкетни карти, медиен мониторинг на събитията и др. приложими.

Информация и комуникация

Всички документи за доказване на реалното изпълнение на дейността:- За печатни публикации – първа страница на изданието, заглавието на страницата и самата страница, където е разположена публикацията;- Електронни публикации – разпечатка от електронната страница, съдържаща видима информация за медията, периода и самата публикация;- Провеждане на информационни срещи/публични събития – покани към участниците; пакет материали за участниците; програма с лектори, теми и презентации; присъствени списъци на участници (трите имена, телефон, e-mail за контакти, име на организацията/институцията, която представляват и подпис); снимков материал; доклад за провеждане на пресконференцията/събитието;- Възлагателни писма, приемо-предавателни протоколи и други приложими документи за доказване изпълнението на дейността;- Снимков материал от поставени билбордове/табели, издадени брошури, банери, плакати и др.




Документи, удостоверяващи

отчетения напредък по

индикаторите (съгласно

заложените в поле „Източник на информация“)

Съгласно заложеното в „Източник на информация“ при заложените индикатори по проекта, например:- Окончателни доклади;- Разрешение за ползване;- Справка НСИ;- Доклади за изпълнение;- други документи, доказващи напредък по индикаторите


Ако сеотчита напредък по индикаторите


Платежни документи за

извършен превод натрупани лихви

по банкови сметки във връзка с

получените от ОПОС 2014-2020 г.

средства по проекта

Декларация (образец Приложение 2.8) и платежни документи за извършен превод натрупани лихви по банкови сметки във връзка с получените от ОПОС 2014-2020 г. средства по проекта

Окончателно Ако еприложимо


Формуляр по образец за

отчитане на действителни

нетни приходи при приключване на

проекта

Формуляр по образец за отчитане на действителни нетни приходи при приключване на проекта (образец Приложение 2.9)

Окончателно Ако еприложимо


Други документи, посочени в АДБФП,

съответно в ЗБФП

Други документи, посочени в АДБФП, съответно в ЗБФП, включително в Общите условия/Условията за изпълнение към тях

АвансовоМеждинно



Към съответния модул, за който се

отнасят документите

ПРИЛОЖЕНИЯ

Неразделна част към настоящата таблица са следните приложения:

2.1. Декларация към искане за авансово плащане;

2.2. Декларация за статут на регистрирано или нерегистрирано лице по ЗДДС, и че бенефициентът няма да упражни правото си на данъчен кредит по чл.74 или по чл.76 от ЗДДС, когато същите не са регистрирани по ЗДДС;

2.3. Декларации, че бенефициентът няма да упражни правото си на данъчен кредит с обосновка за основанието, на което ДДС е невъзстановим/ допустим разход за съответния бенефициент, когато същият е регистриран по ЗДДС;

2.4. Декларации, че бенефициентът няма да упражни правото си на данъчен кредит с обосновка за основанието, на което ДДС е невъзстановим/ допустим разход за съответния бенефициент, когато същият е регистриран по ЗДДС;

2.5. Декларация към искане за междинно/ окончателно плащане;

2.6. Информация за размера на невъзстановимия данък върху добавена стойност, който се включва, като допустим разход по проекта;

2.7. Декларация за осигурителен доход;

2.8. Декларация за натрупани и преведени лихви по получени от ОПОС средства във връзка с изпълнение на АДБФП/ЗБФП;

2.9. Формуляр по образец за отчитане на действителни нетни приходи при приключване на проекта.

ВАЖНО:

- Документите, доказващи техническото/физическото/финансовото изпълнение на дейностите по проекта, следва да се представят в сканиран оригинал, да бъдат четливи, логически/хронологично подредени, на отделни файлове, подредени в папки.- Датата на всички приложения упоменати по-горе (с изключение на №№ 2.7 и 2.8) следва да съвпада с датата на подаване на Пакет отчетни документи в ИСУН 2020.- Бенефициентът представя само документи, които са свързани с дейностите по изпълнявания от него проект.- Описаните документи в настоящата таблица не са изчерпателни. Бенефициентът следва да представи всички приложими документи, удостоверяващи изпълнението на дейностите и извършването на изисканите за

възстановяване разходи по проекта. В случай че не са приложени всички необходими документи, УО има право да изисква допълнения.

Цялостният процес по изготвяне и подаване на искане за плащане посредством ИСУН 2020 (Информационна система за управление и наблюдение) следва бъде в съответствие с процедурите, описани в:- „Ръководства за работа със системата”, секция „Модул за електронно управление на проекти и отчитане“, в раздел „Помощ” на страницата на ИСУН 2020 - https://eumis2020.government.bg/Report/s/Help;- „Инструкция за бенефициентите по Оперативна програма „Околна среда 2014 – 2020 г.“ относно отчитането на АДБФП/ЗБФП в ИСУН 2020“, публикувана на интернет страницата на ОПОС 2014-2020 - http://ope.moew.government.bg/bg

* Непредвидените СМР се отчитат в отделна КСС и се доказват по надлежния ред. КСС следва да е заверена от Изпълнител, Строителен надзор, Авторски надзор (където е приложимо) и Възложител. Към нея трябва да е приложен Протокол за направена проверка на количествата, цените и извършената работа.

Тъй като няма конкретна дефиниция за „непредвидени разходи” е необходимо да се доказва всеки път непредвидения случай. Непредвидените разходи следва да се представят в отделна сметка с достатъчен обхват на доказателствения материал за възникналите „Непредвидени работи”, техните количества, както и необходимостта от разплащането им от Възложителя.

Непредвидените разходи могат да се поискат за възстановяване с междинни плащания към изпълнител, т.е. тогава, когато се появят.По отношение както на заменителните таблици, така и на непредвидените разходи, задължително трябва да има подпис на

проектанта и строителния надзор под съответните документи.

ope.moew.government.bgope.moew.government.bg/.../tablica_otchetni_dokumenti.docx · web view-...

Documents