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OFICINA TRIBUTARIA DOCUMENTO INFORMATIVO

MANUAL FIRMA DOCUMENTOS PDF

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MANUAL FIRMA ELECTRONICA DOCUMENTOS PDF - DOC_MAN_FIR_IMG_PDF_V1.0

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OFICINA TRIBUTARIA DEL AYUNTAMIENTO FUENLABRADA

FIRMAR UN DOCUMENTO PDF CON ADOBE ACROBAT READER DC SIN CERTIFICADO

NOMBRE FECHA Elaborado por: Soporte Técnico 21/04/2020 Revisado por: Aprobado por:

HISTORICO DEL DOCUMENTO Versión Fecha Descripción Autor V 1.0 21/04/2020 Manual Firma

documentos PDF Soporte Técnico

Revisado por: Aprobado por:

Referencia: DOC_MAN_FIR_IMG_PDF_V1.0 Documento clasificado como: Público



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MANUAL FIRMA ELECTRONICA DE DOCUMENTOS PDF CON ADOBE ACROBAT READER Y AUTOFIRMA

INDICE

1. REQUISITOS PREVIOS ................................................................................. 3

2. CUMPLIMENTAR FORMULARIO SOLICITUD ACCESO OVT .................. 3

3. FIRMAR DOCUMENTO PDF CON INICIALES DE FIRMA ......................... 6

4. FIRMAR DOCUMENTO PDF CON IMAGEN DE FIRMA ........................... 10

5. VIDEO TUTORIALES AYUDA Y CONFIGURACION ................................. 19

6. BIBLIOGRAFIA Y REFERENCIAS .............................................................. 19



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MANUAL FIRMA ELECTRONICA DE DOCUMENTOS PDF CON ADOBE ACROBAT READER SIN CERTIFICADO

1. REQUISITOS PREVIOS Este manual está orientado a todos aquellos que no disponen de certificado digital y necesitan firmar un documento PDF insertando una imagen de firma o bien mediante sus iniciales. Para poder realizar la firma de un documento será necesario disponer del software Adobe Acrobat Reader la ultima versión disponible, que se podrán descargar de manera gratuita desde este enlace .

Para realizar la firma de un documento en formato PDF con Adobe Acrobat tenemos varias opciones:

Þ Insertar una imagen de Firma previamente generada en formato imagen (JPG, PNG, GIF …), explicado en el punto 4.

Þ Insertar iniciales , explicado en el punto 3.

2. CUMPLIMENTAR FORMULARIO SOLICITUD ACCESO OVT Deberá rellenar todos los datos que se le solicitan en el formulario. Los campos marcados en rojo son campos obligatorios.



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Para dar validez a nuestro formulario podremos insertar o bien la imagen de Firma (una fotografía de nuestra firma manuscrita) o bien las iniciales de nuestra Firma o nombre completo. Ambos pasos se explican en el punto siguiente de este manual. En cuanto a lo lugares destinados a insertar la Imagen de Firma o las Iniciales de firma se muestran en la siguiente imagen:



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Será obligatorio, insertar una de las dos opciones de Firma en la solicitud como mínimo, aunque se podrán incluir ambas opciones. El lugar destinado para incluir nuestra imagen de firma es la zona 1 y el lugar indicado para incluir una Firma con iniciales o Nombre completo es la zona 2. En el apartado Documentación a aportar deberá marcar la opción que se adapte a la solicitud.

Deberá incluir en el correo electrónico que le indique la operadora que le atiende y que remita a nuestro departamento, el formulario debidamente cumplimentado y firmado mediante imagen o iniciales, y una copia del documento que acredite su identidad por ambas caras. El documento acreditativo de su identidad deberá adjuntarse junto al formulario de solicitud en formato imagen o bien en formato PDF y deberá ser perfectamente visible e interpretable. Es importante que le operadora le facilite el correo electrónico al que tiene que enviar la documentación , no obstante en el caso de que no se facilite ningún correo por parte de la operadora puede enviarlo a nuestro correo [email protected] indicando en asunto “SOLICITUD ACCESO OVT”. Debemos



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adjuntar en el correo electrónico facilitado tanto el formulario de solicitud como el documento acreditativo por ambas caras.

3. FIRMAR DOCUMENTO PDF CON INICIALES DE FIRMA

Para firmar un documento o un formulario PDF, puede escribir, dibujar o insertar una imagen de su firma manuscrita. También se puede agregar texto como, por ejemplo, el nombre, la empresa, el cargo o la fecha. Al guardar el documento, la firma y el texto pasan a formar parte del PDF.

Pasos para firmar un PDF

1. Abra el documento PDF o formulario que desea firmar.

2. Rellenar todos los campos del formulario, tendiendo en cuenta los campos marcados en rojo que serán los obligatorios.

Los campos de formulario se detectan automáticamente. Pase el ratón por encima de un campo para que se muestre un cuadro azul. Haga clic en cualquier parte del cuadro azul; el cursor se situará en la posición correcta de forma automática. Escriba el texto con el que quiere rellenar el campo.

Pase el ratón por encima para que se muestre el campo de texto detectado y proceda a rellenar el formulario.



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3. Para empezar el proceso de firmar documento con iniciales de firma tiene dos

opciones: Opción 1. Acceder mediante el icono de Firma situada en la barra de herramientas superior.

Para ello Haga clic en el icono de firma en la barra de herramientas.

Opción 2. También puede seleccionar la pestaña Herramientas > Rellenar y firmar o hacer clic en Rellenar y firmar en el panel derecho.



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4. Si ha utilizado la Opción 2 del paso anterior, le aparecerá una nueva ventana

con la herramienta Rellenar y firmar. Haga clic en Rellenar y firmar.

Nota: Para obtener más información sobre cómo rellenar el formulario, consulte Rellenar su formulario PDF.

5. Haga clic en el icono Firmar de la barra de herramientas y elija en este caso agregar o “Añadir Iniciales”.

NOTA: Si ya hubiese agregado anteriormente firmas o iniciales, estas se muestran como opciones entre las que elegir.



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6. Si ha añadido una firma o simplemente las iniciales, elija las opciones de Firma y haga clic en el punto del PDF en el que desee agregar su firma. Vaya al paso siguiente.

Si es la primera vez que firma, aparecerá el panel de Firma o de Iniciales. A continuación, se muestra un ejemplo del panel Firma.

Puede elegir entre escribir, dibujar o importar una imagen de una firma. Las firmas e iniciales agregadas se guardan para su uso posterior. • Escribir: escriba su nombre en el campo. Puede elegir entre una pequeña

selección de estilos de firma; haga clic en Cambiar estilo para ver un estilo diferente.

• Dibujar: Dibuje su firma en el campo. • Imagen: Busque y seleccione una imagen de su firma. • Guardar firma: cuando esta casilla de verificación está seleccionada y se

inicia sesión en Acrobat Reader o Acrobat, la firma agregada se guarda con seguridad en Adobe Document Cloud para su reutilización.

Haga clic en Aplicar y, a continuación, haga clic en el lugar del PDF donde desea colocar la firma o las iniciales.

7. Para mover la firma o inicial ya colocada, haga clic en el campo para resaltarlo y después utilice las teclas de flecha. Para cambiar el tamaño del campo o eliminarlo, utilice las opciones de la barra de herramientas del campo.



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4. FIRMAR DOCUMENTO PDF CON IMAGEN DE FIRMA

Antes de seguir adelante, tenéis que tener un archivo con vuestra firma digitalizada. Hay varias maneras de hacerlo, pero la más rápida y sencilla es coger un folio en blanco, firmar en él, y hacer una foto con el móvil. Después, os enviáis la foto del móvil al ordenador.

Consejos para la digitalización de nuestra firma manuscrita

Si desea utilizar una imagen como firma:

• Firme con su nombre sobre una hoja de papel blanco usando tinta negra. Firme en el centro del papel, así no fotografiará o digitalizará los bordes.

• Fotografíe o digitalice su firma. Si está haciendo una foto de la firma, asegúrese de que la página esté bien iluminada y de que no haya sombras que crucen la firma.

• Transfiera la foto o digitalícela a su equipo. Acrobat/Reader acepta archivos JPG, JPEG, PNG, GIF, TIFF, TIF y BMP. No es necesario recortar la imagen. Acrobat/Reader importa solo la firma si la foto o el archivo digitalizado son suficientemente claros.

Consejos para enviar nuestra imagen desde nuestro móvil o dispositivo al ordenador o PC

Para poder enviar documentos, fotos o cualquier tipo de archivo desde nuestro móvil a un equipo, tenemos varias opciones.

Opción 1. La manera más fácil para enviar una foto, documento o cualquier archivo desde el móvil al ordenador es utilizar el móvil y redactar un correo electrónico desde el móvil y adjuntar las imágenes o archivos que queramos incluir y enviarlos a nuestra propia dirección de correo electrónico.

Opción 2. Utilizar cualquiera de las soluciones Cloud que existen en el mercado tanto gratuitas (OneDrive, Google Drive, Dropbox, WeTransfer, ect …) como de pago, y que como usuarios de correo electrónico de Google (Google Drive) y Hotmail (OneDrive) tenemos acceso gratuito a ellas. Utilizando este tipo de herramientas es muy sencillo el proceso. Debemos seleccionar desde nuestro dispositivo móvil el archivo , documento o imagen y copiarlo en una carpeta de nuestro cloud , con lo cual quedará disponible para su edición desde cualquier tipo de dispositivo con acceso a internet.

Os dejo un video tutorial que explica como funciona el procedimiento con google Drive.



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Os dejo un video tutorial que explica como funciona el procedimiento con OneDrive.

Opción 3. Utilizar un cable de conexión directa entre dispositivo móvil y PC.

Con este método accedemos directamente a la estructura de carpetas de nuestro dispositivo móvil a través del ordenador o pc y podemos copiarlo a nuestro equipo o PC.

Aquí os dejamos un video tutorial y un articulo de cómo hacerlo a través de esta opción.

Una vez tengamos nuestra firma manuscrita en formato imagen y accesible desde nuestro dispositivo desde el cual vayamos a realizar el proceso de rellenar el formulario, empezaremos por abrir nuestro formulario.

Pasos para firmar un PDF mediante imagen de Firma 1. Abra el documento PDF o formulario que desea firmar.

2. Rellenar todos los campos del formulario, tendiendo en cuenta los campos marcados en rojo que serán los obligatorios.

Los campos de formulario se detectan automáticamente. Pase el ratón por encima de un campo para que se muestre un cuadro azul. Haga clic en cualquier parte del cuadro azul; el cursor se situará en la posición correcta de forma automática. Escriba el texto con el que quiere rellenar el campo.



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Pase el ratón por encima para que se muestre el campo de texto detectado y proceda a rellenar el formulario.

3. Para empezar el proceso de firmar documento con iniciales de firma tiene dos

opciones: Opción 1. Acceder mediante el icono de Firma situada en la barra de herramientas superior.

Para ello Haga clic en el icono de firma en la barra de herramientas.

Opción 2. También puede seleccionar la pestaña Herramientas > Rellenar y firmar o hacer clic en Rellenar y firmar en el panel derecho.



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4. Si ha utilizado la Opción 2 del paso anterior, le aparecerá una nueva ventana con la herramienta Rellenar y firmar. Haga clic en Rellenar y firmar.

Nota: Para obtener más información sobre cómo rellenar el formulario, consulte Rellenar su formulario PDF.

5. Haga clic en el icono Firmar de la barra de herramientas y elija en este caso agregar o “Añadir Firma”.



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NOTA: Si ya hubiese agregado anteriormente firmas o iniciales, estas se muestran como opciones entre las que elegir.

Estampar la firma

Se nos abrirá una ventana ahora donde vamos a poder elegir si queremos firmar escribiendo con el teclado es decir firmar mediante iniciales (ya visto en el apartado anterior – Punto 3 ) , dibujando con la mano (usando una tableta gráfica o mediante el ratón) o bien añadiendo una imagen con nuestra firma manuscrita (previamente descargada en nuestro dispositivo o pc ). Esta última opción es la que nos interesa. No obstante, vamos a explicar los pasos de poder hacerlo creando una firma dibujando con el ratón o tableta gráfica y la opción de insertar una imagen de nuestra firma manuscrita.

Si la marcamos, accederemos otra ventana donde podremos elegir el archivo de imagen que queramos. Es entonces cuando recurriremos a la foto realizada anteriormente.

Opción 1. Firmar utilizando el dibujo de nuestra firma con el ratón o tableta gráfica.

Para esta opción una vez hayamos elegido la opción de “Añadir iniciales”, nos mostrará una ventana con todas las opciones disponibles. Debemos seleccionar la opción “Dibujar” de la parte superior de la ventana que nos muestra.



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Mediante el uso del Ratón o bien ayudándonos de un tableta grafica iniciamos el proceso grafico de crear nuestra firma arrastrando con el botón izquierdo pulsado mientras dibujamos los trazos hasta completar nuestra firma, teniendo en cuenta el área limitada para realizar la firma. Una vez hayamos terminando de completar la firma soltamos el botón izquierdo y la firma aparecerá dibujada. Si queremos dibujar nuestra firma en varias fases , tan solo hay que tener en cuenta que el ratón dibujará mientras tengamos pulsado el botón izquierdo y dejará de pintar el trazo una vez soltamos el botón izquierdo.

Una vez hayamos acabado pulsaremos el botón Aplicar para confirmar el diseño de la firma.

NOTA : Si no nos gusta el diseño , siempre podemos volver a empezar de nuevo pulsando el botón Borrar.

Opción 2. Firmar utilizando una imagen de nuestra firma manuscrita.

Si queremos optar por esta opción, debemos tener en cuenta que disponemos de nuestra firma manuscrita disponible en nuestro equipo o dispositivo desde el cual vayamos a rellenar el formulario.

Para esta opción una vez hayamos elegido la opción de “Añadir iniciales”, nos mostrará una ventana con todas las opciones disponibles. Debemos seleccionar la opción “Imagen” de la parte superior de la ventana que nos muestra.



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Debemos seleccionar nuestra firma manuscrita digitalizada y seleccionar la carpeta de su ubicación.

Una vez en esta pantalla pulsamos sobre el icono Imagen y nos aparecerá una nueva opción que se muestra en el centro de la pantalla “Seleccionar imagen”. Pulsaremos sobre esta opción y nos aparecerá una ventana emergente que nos permitirá buscar nuestra imagen en nuestro dispositivo.

Una vez ubicada la imagen en nuestro dispositivo seleccionamos el botón ABRIR.

Una vez nos aparezca la imagen debemos seleccionar el botón APLICAR.



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Debemos mover la firma a la zona designada para ello en nuestro formulario.

NOTA REDIMENSIONAR IMAGEN:

Si queremos mover la firma debemos situar el puntero del ratón sobre el borde azul y sin soltar el botón izquierdo desplazarnos por el documento o formulario.

Si queremos redimensionar la imagen debemos situar el puntero en la esquina inferior izquierda de nuestra imagen de firma y con el botón izquierdo del ratón sin soltar moverse en diagonal para poder redimensionar la imagen.

Tenemos que recordar que la imagen de firma se sitúa en la zona 1 de nuestro formulario.

Debemos ajustar nuestra firma al espacio reservado en la zona 1 de nuestro formulario, para ello podemos ajustar el diseño del contorno que incluye nuestra firma. Listo, tenemos documento firmado. Lo guardamos y ya lo podemos enviar. Eso sí, una vez guardado, no podemos volver a editar esa firma.

¿Tenemos que hacer todo este proceso cada vez que queramos firmar un archivo PDF? En absoluto. Si os loggeais en Adobe Acrobat Reader DC, podréis guardar una firma (solo una), y usarla siempre que queráis. Tan solo debéis dirigiros al apartado Firmar, y la encontraréis disponible. La arrastráis al punto deseado del documento y listo.



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NOTA MUY IMPORTANTE :

Una vez hayamos terminado el proceso de relleno y firma de nuestro formulario debemos guardarlo cambiando el nombre que viene por defecto por un nombre que contenga vuestro nombre y apellidos y la fecha.

Un ejemplo seria por ejemplo incluir en el nombre del formulario a enviar Nombre_Apellido1_Apellido2_FechaHoy , así como ejemplo nos podría servir Federico_Gomez_Perez_23042020.pdf.

Una vez que tengamos el formulario guardado es importante enviar el correo utilizando nuestro gestor de correo , adjuntando el formulario que acabamos de rellenar , junto con el documento de acreditación (DNI, NIE, Pasaporte) por ambas caras que sea perfectamente visible y reconocible a la dirección de correo electrónico facilitada por nuestra operadora a la hora de hacer el trámite de solicitud o bien a nuestra dirección de correo genérica [email protected].

En el cuerpo de correo deberá indicar los siguientes campos :

Destinatario: correo electrónico facilitado por la operadora . Es muy importante utilizar el correo electrónico facilitada por la operadora.

Asunto : SOLICITUD ACCESO OVT – USUARIO Y CONTRASEÑA

Contenido Correo :

NOMBRE Y APELLIDOS

NUMERO DNI/NIE:

FECHA SOLICITUD

DOCUMENTACION APORTADA

Indicar la documentación aportada

Ejemplo de presentación por correo electrónico:



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5. VIDEO TUTORIALES AYUDA Y CONFIGURACION Video tutorial de cómo firmar digitalmente un documento con Certificado desde Adobe Acrobat Reader en este enlace. Video tutorial de configuración del Adobe Acrobat Reader . Aquí. Video tutorial de cómo firmar digitalmente un documento con Imagen de firma o Iniciales en este enlace. Video tutorial de configuración del Adobe Acrobat Reader en este enlace. Video tutorial de “Instalación de Autofirma” en este enlace Video Tutorial “ Crear una firma electrónica con Autofirma” en este enlace. Video Tutorial “ Como pasar fotos del móvil al ordenador mediante conexión directa entre el equipo y el móvil” en este enlace.

6. BIBLIOGRAFIA Y REFERENCIAS Þ Como agregar una firma digital a un PDF Þ Guia para firmar Documentos Electrónicamente .Universidad Málaga. Þ Firmar Archivos PDF. Adobe Acrobat. Þ Firmar un documento PDF con Certificado. Real Casa Moneda FNMT.



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Þ Como incluir tu firma en un documento PDF. Si tiene cualquier duda o sugerencia respecto a este proceso por favor comunique con nosotros a través de nuestro centro de atención al ciudadano en el 91 649 70 69 o bien a través de nuestro correo electrónico [email protected]

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