Office 365 – SharePoint Online

May 8, 2012

Statera Consultants: Erin GiffinThomas Baer 

Agenda

• Overview of SharePoint Online capabilities• Demo

– User Experience• Admin Experience• Online vs. OnPrem• Hybrid Scenario• Development Considerations• Questions and Answers

The Future of Productivity for the Enterprise

What can I do with 

share

Keep teams in sync and manage important 

projects

documents and information

Share and manage personal documents and 

information

SharePoint Online new features

DEMO

Administration

Administration UX

Administration UX

SharePoint features not available yet in Office 365

Detailed Comparison

On‐premises only • Online today

• Ask Me About• Blogs• Colleague Suggestions• Colleagues Network• Discussions• Enterprise Wikis• Keyword Suggestions• Memberships• My Site: My Content• My Site: My Newsfeed• My Site: My Profile• Note Board• Organization Browser• Photos and Presence• Ratings• Recent activities• Status Updates• Tag Clouds• Tag Profiles• Tags• Tags  and Notes Tool• Wikis

Communities

• Best Bets• Duplicate Detection• Metadata‐Driven Refinement

• People and Expertise Search

• Phonetics and Nickname Search

• Recently Authored Content

• Search Scopes• Multiple Site Collection Search

• Site Search• Click‐Through Relevancy• View in Browser• Basic Sorting

• Advanced Content Processing

• Tunable Relevance with Multiple Rank Profiles

• Business Intelligence Indexing Connector

• SharePoint 2010 Search Connector Framework

• Contextual Search• Deep Refinement• Federated Search• Query Suggestions, “Did You Mean?” and Related Queries

• Relevancy Tuning• Rich Web Indexing• Enterprise Scale Search• Similar Results• Thumbnails and Previews

• Visual Best Bets• Advanced Sorting

Search Insights Composites

• SharePoint Timer Jobs• Custom Installed InfoPath form templates

• Business Connectivity Service Profile Page

• Business Data Integration with Office Client

• Developer Dashboard

• Client Object Model• Event Receivers• LINQ for SharePoint• Solution Packages• REST and ATOM Data Feeds

• Ribbon and Dialog Framework

• Silverlight Web Part• Workflow Models• Access Services• Browser‐Based Customizations

• Business Data Connectivity Services

• External Data Column• Business Data Web Parts

• External Lists• SharePoint Designer 2010

• Forms: Out‐of‐Box workflows and customization through SharePoint Designer 2010

• InfoPath Forms Services• Sandboxed Solutions

• SharePoint Lists• Web Parts• Multi‐Lingual User Interface (MUI)

• Permissions Management

• Quota Templates• Secure Store Service (Tenant Level)

• Connections to Microsoft Office Clients

• Public Website (one per tenant)

• Audience Targeting• Cross‐Browser Support• External Sharing• SharePoint Ribbon• Office Web Apps integration

• SharePoint Workspace 2010

• Out‐of‐the‐Box Web Parts

• Templates

Sites Service Specific

Other

• Multiple Site Collections per customer

• Manage Site Collection Features and quota

• Configure blocked file type

• Self service site creation• Custom Managed Paths• Roll up usage Analytics

• In‐Place Legal Holds• Document Sets• Metadata‐driven Navigation

• Multi‐Stage Disposition• Rich Media Management

• Shared Content Types• Support for Accessibility Standards

• Content Organizer• Unique Document IDs• Managed Metadata Service

Content

• Audit Opening and Downloading

• Records Center• Word Automation Services

• Excel Services• Visio Services• Calculated KPIs

• Performance Point Services

• Business Intelligence Center

• Chart Web Parts• Data Connection Library• Dashboards• Decomposition Tree• Excel Services and PowerPivot for SharePoint

• Audit Opening and Downloading

• Records Center• Word Automation Services

High Level usage rights comparisonFeature Partner Access Plan

(external partners)

SharePoint Online Kiosk 1 and Kiosk 2

SharePoint Online E1 and E2

SharePoint Online E3 and E4

SharePoint Online Plan 1

SharePoint Online Plan 2

Can access all team sites by default? No1 Yes Yes Yes Yes Yes

My Site No No Yes Yes Yes Yes

Enterprise Features (Access, Business Connectivity Services (BCS), InfoPath Forms, Excel and Visio Services)

Yes2 Yes3  No  Yes2 No Yes2

Office Web AppsView only

K1 ‐ View only 

K2 ‐ View and edit

E1 ‐ View only 

E2 ‐ View and editView and edit View only View only

Adds storage to the company’s overall pooled quota?

No NoYes. 500MB per user subscription license

Yes. 500MB per user subscription license

Yes. 500MB per user subscription license

Yes. 500MB per user subscription license

Can be an administrator of tenant, site or site collection?

No No Yes Yes Yes Yes

1 ‐ External partners can only access the sites they have been invited to by delegated site collection owners.

2 ‐ Can view and upload Visio diagrams, view and build external lists, build and visit Access‐based webpages, build and view embedded Excel graphs and create/publish, fill in and submit InfoPath forms.

3 – Kiosk workers have read‐only rights except they can edit web‐based and InfoPath Forms only. 

For more detailed Microsoft licensing information, please visit the Product Use Rights (PUR) document page on the Microsoft Volume Licensing website.

Key SpecificationsFeature DescriptionStorage (pooled) 10 gigabytes (GB) base customer storage plus 500 megabytes (MB) per enterprise user subscription license (E1‐

E4)Storage per Kiosk Worker Zero (0). Licensed Kiosk Workers do not bring additional storage allocation.Storage per external user Zero (0). Licensed external users do not bring additional storage allocation.Additional storage Available at a cost per gigabyte (GB) per month. No minimum purchase. Please review the Office 365 price list at 

http://www.office635.com. Site collection storage quotas Up to 100 gigabytes (GB) per site collectionMy Site storage allocation (does not count against tenant‘s overall storage pool)

500 megabytes (MB) of personal storage per My Site (once provisioned)*Note: the storage amount on individual’s My Site storage cannot be adjusted.

Site collections (#) per tenant Up to 300 (non‐My Site site collections)Total storage per tenant Up to 25 terabytes (TB) per tenantFile upload limit 250 megabytes (MB) per fileExternal Users (PALs) 50 PALs are included per tenant. Current “Feature Preview” allows for usage rights of up to 1000 external users 

without requiring additional PALs. Microsoft reserves the right to charge for additional PALs beyond 50 at the time the next major Office 365 update.

Microsoft Office support Microsoft Access 2010

Microsoft Excel® 2007 and 2010

Microsoft InfoPath® 2010

Outlook 2007 and 2010

Microsoft OneNote 2010

PowerPoint 2007 and 2010

Microsoft SharePoint Designer 2010

Word 2007 and 2010

SharePoint Workspace 2010

Project Professional 2010Browser support  Internet Explorer 7

Internet Explorer 8

Internet Explorer 9

Firefox 3 and higher

Safari 3.1.2 on Macintosh OS X 10.5

Chrome Mobile device support Windows Phone 7.5 codenamed "Mango" or later

Windows Mobile® 6.1 or later

Nokia S60 3.0 or later

Apple iPhone 3.0 or later

Blackberry 4.2 or later

Android 1.5 or later

On-Premises Cloud ServiceCoexistence

Complete control and ownership of hardware,

maintenance, resources, and administration

Migrate some capabilities to SharePoint Online and access both

on-premises and online sites with the same domain credentials

Microsoft will regularly deliver new features and capabilities to

SharePoint Online

Single sign-on experience online and on premises

With identity federation and directory synchronization

+

Deployment

Common workloads Insights Content Composites FAST Search Internet Sites

Common workloads Sites Content Communities SharePoint Search Basic Composite

Apps/Forms

• Single Sign-on provides access to content online and on-premises

• Employee accesses relevant content online and on-premises depending on the task they are performing

• They cannot perform a unified search across online/on premise

Hybrid Cloud

Development

Developer extensibility

Developer extensibility

Planning Activities

Site Design

Delegated Administration

Prepare for the Sandbox

Pre‐Move Considerations

Q & A