P a g e | 1

คมอใชงาน Microsoft Office 365™

ฉบบผ ใชงาน (ส าหรบแผน Office 365 Business)

P a g e | 2

สารบญ สารบญ

Chapter 1 แนะน า Office 365

แนะน าตว Microsoft Office 365 กนกอน ....................................................................................................... 7

บรการททานไดรบมอะไรบาง ........................................................................................................................... 8

ขอแตกตางระหวาง Office 365 และ Microsoft Office แบบเดม ...................................................................... 10

ส าหรบผ เรมตนควรอาน Chapter ใดบาง ........................................................................................................ 12

Chapter 2 การสมครการใชงาน Microsoft Office 365 Business Plan

การสมครทดลองใชบรการ Microsoft Office Business Plan ........................................................................... 13

การเขาใชงานครงแรกของ Microsoft Office 365 ........................................................................................... 15

โปรแกรมการใชบรการ Microsoft Office 365 ................................................................................................ 16

1. โปรแกรม Office365 Online Subscription ........................................................................................... 16

2. โปรแกรมการเชาใชบรการ Microsoft Office 365 Open ......................................................................... 17

การเพม Partner of Record ........................................................................................................................ 32

ทายบท ...................................................................................................................................................... 36

Chapter 3 ตดตง Office 365 Business

Office 365 Business เหมอนกบ Office ทวไป ............................................................................................... 37

ความแตกตางของ Office 365 Business กบ Office ทวไป .............................................................................. 37

ความตองการพนฐานของ Office 365 Business ............................................................................................. 38

การตดตง Office 365 Business ดวยตนเอง ................................................................................................... 39

ใชงาน Microsoft Office ไดทกท ทกเวลา ...................................................................................................... 40

1. การใชงาน Office on Demand ............................................................................................................ 40

2. การใชงาน Office บน iPad ................................................................................................................... 42

3. Mobile App อนๆ ทพรอมใชงานกบ Office 365 ..................................................................................... 44

ทายบท ...................................................................................................................................................... 45

P a g e | 3

Chapter 4 การใชงานฟเจอรใหมใน Office 365 Business

Microsoft Outlook New Features............................................................................................................ 46

เชอมตอกบโซเชยลเนตเวรคอยางงายดาย .................................................................................................... 46

เปดดปฏทนหรองานทคางไดงายๆ เพยงแคชเมาส .......................................................................................... 48

รบ/สงเมลดวย Outlook.com ไดงายกวาเดม .............................................................................................. 48

รายงานและพยากรณอากาศไดจากเมน ....................................................................................................... 49

Microsoft Word New Features ............................................................................................................... 50

Read Mode อานเอกสารงายเหมอนอานหนงสอ .......................................................................................... 50

เปด/แกไขเอกสาร PDF ไดทนใจ (PDF Reflow) ........................................................................................... 50

น าเสนอเอกสาร Word 2013 แบบออนไลน ................................................................................................. 51

แทรกขอความเอยงแบบงายๆ ใน Word 2013 ............................................................................................. 55

Microsoft OneNote New Features .......................................................................................................... 56

เพมแทคเขาไปในโนตและวธหาแทค ............................................................................................................ 56

แทรกตาราง Excel หรอเอกซปอรตตาราง Excel จาก OneNote ..................................................................... 57

คดลอกขอความออกจากรปภาพใน OneNote 2013 .................................................................................... 59

จบภาพ เสยง วดโอ เวบไซต ใสโนตงายๆ ดวย Send to OneNote tool ........................................................... 60

Microsoft Excel New Features ................................................................................................................ 62

เพมแอพเขาไปใน Excel ............................................................................................................................ 62

เพมวดโอใน Youtube ลงในชท ................................................................................................................. 64

ใชไทมไลนใน Pivot Table ใน Excel 2013 ................................................................................................. 68

ลบขอมลในแถวทซ าออกอยางรวดเรวและการเพมดวย Flash Fill .................................................................... 72

Microsoft PowerPoint New Features ...................................................................................................... 75

แมทชสใหออพเจคอยางมออาชพดวย Eyedropper ...................................................................................... 75

จดแนวออพเจคใหสวยงามดวย Smart Guides และ Master-level guides .................................................... 78

น าเสนออยางมออาชพดวย Presenter View .............................................................................................. 79

แสดงผลสวยงามมากขนบนจอไวดสกรน ...................................................................................................... 79

P a g e | 4

ทายบท ...................................................................................................................................................... 80

Chapter 5 จดการอเมลดวย Exchange Online

แนะน า Outlook Web App ......................................................................................................................... 81

เชคอเมลเขาออก และจดการไดแบบสบายๆ ..................................................................................................... 82

ไมพลาดทกนดดวย Calendar ....................................................................................................................... 96

เกบรายชอใน People แบบ Unlimited ........................................................................................................ 106

จดเมลและงานใหเปนระบบดวย Task ........................................................................................................... 109

การใชงาน Exchange Online รวมกบความสามารถใหมใน Microsoft Outlook 2013 ...................................... 111

ทายบท .................................................................................................................................................... 115

Chapter 6 Chat และ Share แบบปลอดภยดวย Lync Online

แนะน า Microsoft Lync ............................................................................................................................ 117

Contact Card & Presence: ชองทางลดในการตดตอสอสาร ...................................................................... 118

การตงคาบน Lync Online ..................................................................................................................... 120

IM, VoIP และ Video Calls ....................................................................................................................... 123

เรมการใชงาน Instant Message ............................................................................................................ 124

เรมการใชงาน Audio Conference.......................................................................................................... 126

การใชงาน Video Conference .............................................................................................................. 129

การใชงาน Conversation History ......................................................................................................... 130

การใชเครองมอการท างานรวมกนอนๆ ........................................................................................................ 130

Desktop Sharing ................................................................................................................................ 131

Program Sharing................................................................................................................................ 134

PowerPoint Sharing ........................................................................................................................... 137

Whiteboard Sharing .......................................................................................................................... 141

Online Poll Sharing ............................................................................................................................ 142

การบนทกและการจดการประชม .................................................................................................................. 146

การบนทกการประชม ............................................................................................................................. 146

P a g e | 5

การจดการประชมดวย OneNote ............................................................................................................ 147

การนดประชมออนไลน ........................................................................................................................... 149

การประชมกบคนทอยภายนอกองคกร ....................................................................................................... 150

ทายบท .................................................................................................................................................... 152

Chapter 7 ท างานดวยกนเปนทมบน SharePoint Online

แนะน า SharePoint Online ...................................................................................................................... 154

เรมตนใชงาน OneDrive for Business ........................................................................................................ 155

เรมตนใชงาน NewsFeed ........................................................................................................................... 167

เรมตนใชงาน Team Site ............................................................................................................................ 175

แนะน าชองทางลดในการจดการไซต .............................................................................................................. 178

เรมใชงาน Workflow ................................................................................................................................ 195

การสราง Survey Online ........................................................................................................................... 201

เขาใจเรองสทธในทมไซตของเรา ................................................................................................................... 205

ทายบท .................................................................................................................................................... 208

Chapter 8 ใชงาน Social Network ภายในบรษทดวย Yammer

ท าไม Yammer ถงไดรบความนยมและมประโยชน ......................................................................................... 209

เราท าอะไรไดบางใน Yammer .................................................................................................................... 209

กฎ 10 ขอในการน า Yammer มาใชงานใหประสบความส าเรจ .......................................................................... 210

Home ..................................................................................................................................................... 210

Profile .................................................................................................................................................... 211

เคลดลบการใชงาน Yammer ...................................................................................................................... 213

Posts .................................................................................................................................................. 213

People & Groups ............................................................................................................................... 220

Communication ................................................................................................................................. 224

Network ............................................................................................................................................ 226

การใชงาน Yammer บน Mobile ................................................................................................................ 228

P a g e | 6

ทายบท .................................................................................................................................................... 229

Chapter 9 ดแลระบบ Office 365 ดวยตนเอง

Office 365 Admin Center....................................................................................................................... 230

ภาพรวมของ Office 365 Dashboard .............................................................................................................. 230

ชองทางลดในการ Setup Microsoft Office 365 ................................................................................................. 232

การจดการผใชงาน (Users) ...................................................................................................................... 237

การจดการรายชอ (Contacts) ..................................................................................................................... 238

การจดการกลม (Groups) .......................................................................................................................... 238

การเพม Domains ขององคกรเขาไปยง Microsoft Office 365 .............................................................................. 239

การตรวจสอบไลเซนต (Billing) .................................................................................................................. 250

การแชรขอมลกบคนภายนอก (External Sharing) ........................................................................................... 251

การจดการการตงคาอนๆ (Service Settings) .................................................................................................. 252

การออกรายงานของระบบ Office 365 (Reports) ............................................................................................. 257

ตรวจสอบสขภาพของ Office 365 (Service Health) ........................................................................................... 259

การสนบสนนการใชงาน (Support) ............................................................................................................. 261

การซอบรการเพมเตม (Purchase Services) ................................................................................................... 262

Message Center ....................................................................................................................................... 263

Tools .................................................................................................................................................... 264

Admin ................................................................................................................................................... 264

การเปดการใชงาน Yammer .......................................................................................................................... 264

ทายบท .................................................................................................................................................... 267

P a g e | 7

Chapter 1 แนะน า Office 365

แนะน าตว Microsoft Office 365 กนกอน

Microsoft Office 365 เปนบรการของบรษท Microsoft ซงไดเปดตวครงแรกตงแตปตลาคม 2010 โดยเรมเปนเวอรชน Private Beta กอนในหลายๆองคกร และเรมเขาสเปน Public Beta ในเดอนเมษายน 2011 โดยท Microsoft เองไดออกแบบ Office 365 ในคอนเซปต “[Bring] Together” โ ดยพฒนาจ ากบรก า ร เ ดม คอ Business Productivity Online Suite หรอ BPOS ซงจะท าการอพเดตตลอดเวลาผานบรการของคลาวน ซงประกอบดวยบรการยอดฮตทอยบนเซรฟเวอร คอ Exchange Server, SharePoint Server และ Lync Server มารปแบบในการใหบรการหรอ Online แทนซงในชวงแรกจะเหมอนบรการในเวอรชน 2010 โดยเรมแผนการใชงานในธรกจขนาดเลกและขนาดใหญ

พอเขาสในยคของ Office 2013 เวอรชนของ Office 365 ไดมการอพเดตเปนเวอรชนใหมตงแตวนท 27 กมภาพนธ 2013 ซงเหมอนกบเวอรชนในเซรฟเวอร 2013 โดยเรมมแผนการใชงานทหลากหลายมากขนทงในแบบธรกจ ภาคการศกษา, ราชการ และสวนตวมากขน รวมถงเพมในสวนของ Office 2013 ทสามารถตดตงไดมากถง 5 เครอง ส าหรบในประเทศไทยเรมเปดใหใชบรการอยางเปนทางการตงแตตนเดอนกรกฎาคม 2013 ทผานมาโดยผานทงบตรเครดตหรอผานตวแทนจ าหนายลขสทธของไมโครซอฟท

พอมาถงวนท 19 มนาคม 2013 Microsoft ไดออกแผนในการรวมบรการโซเชยลมเดยส าหรบองคกรทอยบนแพลตฟอรมของ Yammer (ซง Microsoft ไดซอกจการมาในป 2012) กบ Office 365

โดยสามารถ Sign in เพยงครงเดยวเขาไดทง 2 บรการโดยน ามาแทนทบรการเดมทเรยกวา SharePoint NewsFeed (เปนบรการทโซเชยลส าหรบองคกรบน SharePoint Online) ซงมการเปดตวบน Office 365 ในเดอนมถนายน 2013 ทผานมา และเรมรวมกนในเดอนกรกฎาคม 2013

และเดอนกนยายน 2014 Microsoft ไดเปดเผยฟเจอร Office Delve หรอโคดเดมคอ Oslo ซงเปนชดเครองมอแบบใหม ในการคนหา เขาถงขอมลสวนตวเชงลกบนแพลตฟอรม Office 365 โดยใชเทคโนโลยทเรยกวา Office Graph โดยประยกตการใชงาน Machine Learning หมายถงระบบสามารถเลยนรพฤตกรรมของผใชงานไดเอง เชอมโยงขอมลทสมพนธเขาดวยกน ซงขอมลทไดจะมาจาก Exchange Online, SharePoint Online และ Yammer ของผใชงานนนๆ

P a g e | 8

บรการททานไดรบมอะไรบาง ส าหรบผใชงานทก าลงอานหนงสอเลมน อยจะไดรบแผนบรการในชอ Microsoft Office 365 แผน Business,

Business Essentials และ Business Premium ซงสามารถตรวจสอบไดกบเจาหนาทไอทของทาน โดยบรการหลกทไดรบประกอบไปดวย

Exchange Online

Lync Online

SharePoint Online

Microsoft Office 365 Business

Yammer Enterprise

โดยแยกตามแผนการใชงานดงตอไปน

ส าหรบผใชงานทใชแผน Microsoft Office 365 Business

บรการ รายละเอยด เครองมอ Office ทคนเคย

Office Suite

เวอรชนลาสดของโปรแกรมดงตอไปน

เกบแนวคดตางๆ ของคณดวยวธทคณถนดทสด ไมวาจะใชคยบอรด ปากกา หรอหนาจอสมผส จดรปแบบขอมลอยางงายดายใน Excel ดวยเครองมอทจดจ ารปแบบของคณและชวยเตมเตม

ขอมลใหสมบรณ รวมเนอหาอยางงายดายจาก PDF เพอสรางเอกสาร Word ทดสวยงามไดดวยตนเอง สามารถออกแบบสอการตลาดทเหมาะสมกบแบรนดและลกคาของคณ

Office บน PC, Tablet และ Smart Phone

เพมประสบการณในการใชงาน Office ทสอดคลองและคนเคยบนพซ ,Mac, Windows Tablet และอปกรณมอถอ Office สนบสนนพซและแทบเลต Windows ทใชงาน Windows 7 หรอสงกวา และ Mac ทม Mac OS X 10.6 หรอสงกวา และรองรบการใชงานไดอยางละ 5 เครอง ส าหรบขอมลเรองอปกรณมอถอ ใหไปท www.office.com/mobile

Office Online

สรางและแกไขเอกสาร Word, PowerPoint, Excel และ OneNote จากบราวเซอร รวมถงท างานบนเอกสารเดยวกน ณ เวลาเดยวกน

พนทเกบขอมลเพมเตม และการแบงปน

OneDrive for Business

OneDrive for Business ใหทจดเกบขนาด 1 TB ส าหรบผใชแตละรายเพอการเขาถงเอกสารไดจากทกท แชรไฟลกบผอ นทงภายในและภายนอกองคกร ควบคมวาใครจะสามารถดและแกไขเอกสารไดบาง และซงคไฟลกบพซและอปกรณตางๆอยางงายดาย

ส าหรบผใชงานทใชแผน Microsoft Office 365 Business Essentials

P a g e | 9

บรการ รายละเอยด บรการออนไลน

อเมลและปฏทน

ใชอเมลระดบธรกจผานประสบการณการใชงาน Outlook ทสมบรณและคนเคยซงสามารถเขาถงไดจากเวบ

บราวเซอรโดยใช Outlook Online และรบกลองจดหมายขนาด 50 GB ตอผใชงานหนงรายและสามารถแนบไฟลได 25 MB

การประชมออนไลน

จดการประชมออนไลนดวยเสยงและวดโอโดยใชการแชรหนาจอดวยคลกเดยวและการประชมวดโอแบบ HD

ขอความโตตอบแบบทนทและการ

เชอมตอกบ Skype

ตดตอกบผใชงาน Lync คนอนๆ ผานขอความแบบโตตอบทนท การโทรดวยเสยง และการสนทนาทางวดโอ ใหผอ นทราบสถานะ การตดตอของคณดวยสถานะออนไลน แชรการแสดงตวตน, IM และการโทรดวยเสยงกบผใชงาน Skype

การแชรไฟลอยางงาย

OneDrive for Business ใหทจดเกบขนาด 1 TB ส าหรบผใชแตละรายเพอการเขาถงเอกสารไดจากทกท แชรไฟลกบผอ นทงภายในและภายนอกองคกร ควบคมวาใครจะสามารถดและแกไขเอกสารไดบาง และซงคไฟลกบพซและอปกรณตางๆอยางงายดาย

ทมไซต

ท าใหสามารถเขาถงและแชรเอกสารดวยทจดเกบสวนกลางขนาด 10 GB บวกเพมอก 500 MB ตอผใชงาน

Yammer Enterprise

Yammer เปนเครอขายสงคมออนไลนทใชในองคกรโดยเฉพาะ โดยการเชอมตอพนกงานแตละคนเขาดวยกน ,แชรขอมล และการสอสารบรหารโครงการไดรวดเรวยงขน

Mobility App บนอปกรณของคณ

ซงคอเมล ปฏทนและทตดตอ ,แกไขไฟลเอกสาร Office และอนๆ ผานอปกรณสมารทโฟน เชน Windows Phone, iOS และ Android ผานแอพพลเคชน OneNote, OWA, Lync Mobile และ SharePoint Newsfeed

Search & Discovery

คนหาขอมล เอกสารขอมลสวนตวของคณภายใน Office 365 ดวย Office Delve ทจะชวยวเคราะหขอมลเชงลก พฤตกรรมของผใชงาน และความสมพนธของขอมล เนอหาและรายชอตดตอ

ส าหรบผใชงานทใชแผน Microsoft Office 365 Business Premium

จะเปนการรวมฟเจอรในแผนการใชงานของ Office 365 Business และ Business Essential เขาดวยกน

P a g e | 10

สรปแผน Microsoft Office 365 ทงหมด

ขอแตกตางระหวาง Office 365 และ Microsoft Office แบบเดม

ผใชงานใหมหลายคนคงสงสยวา Office 365 กบ Office 2013 หรอ Office นนแตกตางกนอยางไร ผมขออธบายพอสงเขปไดประมาณน

P a g e | 11

Office 365 เปนแผนการสมครใชงานบรการ เพอเขาถงแอพพลเคชน Office และเพมประสทธภาพการท างานผานบรการทางอนเทอรเนต (บรการ Cloud) เชน Exchange Online ทโฮสตอเมลส าหรบธรกจ การประชมบนเวบผาน Lync และทเกบออนไลนขอมลเพมเตมผาน OneDrive for Business แผน Office 365 หลายๆแผนนนยงรวมแอพพลเคชน Office บนเดสกทอปเวอรชนลาสดไวดวย ซงผใชสามารถตดตงและใชงานแบบออฟไลนได ส าหรบการช าระเงนนนจะขนอยกบแผนนนๆ และเราสามารถเลอกไดแบบรายเดอนหรอรายป

สวน Microsoft Office เปนชอทเราคนเคยเปนชดโปรแกรม Office โดยทวไปจะรวมแอพพลเคชน เชน Word, Excel, PowerPoint และ Outlook ไวอยแลว ชดโปรแกรม Office ใหมทงหมด (ตวอยางเชน Office Standard 2013) จะรวมเวอรชนลาสดของแอพลเคชนเหลานไว ชดโปรแกรมเหลานสามารถตดตงไดบนพซเครองเดยวเทานน และไมไดมาพรอมกบบรการบน Cloud ทมอยใน Office 365

สงทผมมกเจอ 2 ค าถามบอยๆ คอ

1. Office 365 สามารถท างานรวมกนกบ Office ไดหรอไม

Office 365 สามารถท างานรวมกบเวอรชนลาสดของ Office, Office 2010 และ Office 2011 for Mac แต Office 365 จะท างานดวยฟงกชนการใชงานทคอนขางจ ากดกบ Office 2007 ถาหากเราม Office รนกอนหนาน เราตองอพเดต Office ไปเปนเวอรชนทใหมกวาเพอใชงาน Office 365 หรอเราสามารถสมครใชงานในแผน Office 365 ซงบางแผนม Office Business มาใหดวย ซงการใชงานไมตางจาก Office ทเราใชเลย

2. จ าเปนตองมการเขาถงอนเทอรเนตส าหรบ Office 365 หรอไม

บรการสวนใหญของ Office 365 จ าเปนตองใชอนเทอรเนตในการใชงาน เพราะวาตองท าการ Sign In แตบางแผน ใน Office 365 มการใชงาน Office บนเดสกทอปและแมครวมอยดวย เชน Office 365 Business และ Business Premium ซงสามารถใชงานแบบออฟไลนได ซงถาเราเชอมตออนเทอรเนตเราจะไดรบการอพเดตและอพเกรดอตโนมต เปนเวอรชนลาสดเสมอ

P a g e | 12

ส าหรบผเรมตนควรอาน Chapter ใดบาง ประเภทผใชงาน

แผนการใชงาน

บทท

1 2 3 4 5 6 7 8 9 ผใชงานทวไป

Office 365 Business

ผใชงานทวไป

Office 365 Business Essential

ผใชงานทวไป

Office 365 Business Premium

ผดแลระบบ

All Business Plan

P a g e | 13

Chapter 2 การสมครการใชงาน Microsoft Office 365 Business Plan

ส าหรบในบทแรกเราไดแนะน าวา Microsoft Office 365 คออะไร ส าหรบในบทนเราจะมาทดลองการใชงานจรง

รวมถงการซอหรอช าระเงน หากบรการ Microsoft Office 365 นนตอบโจทยความคลองตวในธรกจของคณ

การสมครทดลองใชบรการ Microsoft Office Business Plan

ส าหรบการสมครการทดลองใชบรการ Microsoft Office 365 Business Plan นนมขนตอนทไมซบซอน โดยม

ขนตอน ดงตอไปน

1. เขาไปท http://office.microsoft.com/th-th/ เลอก “ส าหรบธรกจ”

2. เลอก “ดแผนและราคา”

3. ส าหรบแผนบรการทใหทดลองใชงาน คอ Office 365 Business และ Business Premium เทานน โดยใหเลอนไป

ดานลาง เลอก “รนทดลองใชฟร” แผนใดแผนหนง ซงในตวอยางผมไดทดลองใช Office 365 Business Premium

4. ท าการกรอกขอมลสวนตวทสามารถตดตอได

P a g e | 14

5. ก าหนดชอของ Admin user, Password และ Domain

6. กรอกเบอรโทรศพท เพอรบ SMS ยนยน

7. สมครทดลองใชบรการเรยบรอย

P a g e | 15

การเขาใชงานครงแรกของ Microsoft Office 365

ผใชงานทวไปสามารถเขาถงบรการออนไลนบน Microsoft Office 365 ไดท https://portal.office.com

ส าหรบในการเขาสระบบ Office 365 เปนครงแรก ระบบจะเขาสหนาจอ Update password เพอใหเปลยนรหสผาน

ทสรางโดยผดแลระบบเปนรหสผานทคณตงเองดงภาพ ใหเปลยนรหสผานแลวเขาสระบบดวยรหสผานใหมอกครง

P a g e | 16

โปรแกรมการใชบรการ Microsoft Office 365

ส าหรบโปรแกรมการใชบรการของ Microsoft Office 365 จะประกอบดวย 2 ประเภทคอ

1. โปรแกรม Office 365 Online Subscription

2. โปรแกรมการเชาใชบรการ Microsoft Office 365 Open

มรายละเอยด ดงน

1. โปรแกรม Office365 Online Subscription

โปรแกรม Microsoft Office 365 Online Subscription (MOSP) คอ โปรแกรมเชาใชบรการแบบ Microsoft Volume

Licensing ส าหรบองคกรทมพนกงานตงแต 5 คนขนไปทตองการสมครใชงาน ลงทะเบยนใชสทธ เตรยมใชงาน และรกษา

ระดบการใหบรการอยางตอเนองและคมคา MOSP คอโปรแกรมทมความยดหยนมากและเหมาะส าหรบองคกรทกประเภทท

ตองการเพมบรการออนไลนเขาไปในพอรทโฟลโอขององคกร

ประโยชนของโปรแกรม Microsoft Online Subscription Program (MOSP) ไดแก

สามารถทดลองใชกอนซอ o MOSP อนญาตใหผใชงาน 25 คนทดลองใชงานไดเปนเวลา 30 วน

สามารถคาดการณตนทนได o รบประกนสทธการใชงานแบบจายเทาทใชในทก 12 เดอนของการเปนสมาชก และชดใชงานเรมตนทราคา

เพยง 5 เหรยญสหรฐฯ ตอผใชงานหนงคนตอเดอน ดวยทางเลอกการเกบเงนแบบรายเดอนหรอรายป

สามารถท างานรวมกบคคาทไดรบการรบรอง

P a g e | 17

o ค คา Microsoft Online Service Advisor สามารถชวยเลอกโซลชนและแนะว ธการซ อสทธได ค คาไมโครซอฟทยงสามารถชวยวางโครงสรางและตดตงการใชงานโซลชนทเหมาะทสดส าหรบความตองการทางธรกจของคณ

สามารถเขาถงเวอรชนใหมลาสดได o ไมโครซอฟทเปนผ โฮสตบรการออนไลนน โดยน าเสนอมนผานระบบคลาวด ดงนน ผ ใชงานจะไดรบ

ประโยชนจากการใชงานเวอรชนลาสดอยเสมอ

สามารถซอสทธการใชงานเฉพาะบรการทคณตองการ o จายแบบออนไลนดวยบตรเครดตหรอแบบวางบล เพยงซอขนต าแคหนง คณกสามารถไดสทธการใชงานท

คณตองการและสามารถเพมบรการอนๆ ทคณตองการไดในภายหลง เงอนไขการเชาใชบรการแตกตางไปตามขอเสนอทเลอกไดตงแตแบบรายเดอนและราย 12 เดอน คาใชจายในการ

บรการจะคดแบบรายเดอนและวางบลตามนนหรอเปนรายปตามเงอนไขของการเชาใชบรการ

ขอมลเพมเตมสามารถเขาชมไดทเวบ Microsoft Online Subscription program:

http://www.microsoft.com/licensing/online-services/overview.aspx

2. โปรแกรมการเชาใชบรการ Microsoft Office 365 Open

การเชาใชบรการ Microsoft Office 365 Open ท าใหลกคาสามารถซอสทธการเชาใชบรการ Office 365 ไดผานผแทนจ าหนาย ซงนจะท าใหคคาแชนแนลเดมทขาย Microsoft Open อยแลวขาย Office 365 ได เพราะเราก าลงขยายเขาสตลาดของธรกจขนาดกลางและขนาดเลก หรอ เอสเอมบ ลกคาสามารถซอสทธการเชาใชบรการ Office 365 ไดทางโปรแกรม Microsoft Open License, Microsoft Open Value หรอ Microsoft Open Value Subscriptions ความเปลยนแปลงนท าใหลกคาในโปรแกรม Microsoft Volume Licensing สามารถสงมอบบรการแกลกคาไดทงบนระบบคลาวดและแบบซอฟตแวร on-premises จากขอตกลงสทธการใชงานฉบบเดยว

Office 365 มจ าหนายในรปแบบ User Subscription License ผ ใชงานแตละคนทตองการใชงาน Office 365 ตอง

ไดรบอนญาตใชงานในรปแบบ USL

การเชาใชบรการครงหนงสามารถเชาใชหนง USL หรอมากกวาได

USL จะขนอยกบจ านวนผใชงาน ตามบรบทของเอกสารในทน “ผใชงาน” หมายถงผใชบรการนนเอง

เมอซอสทธการเชาใชบรการผานโปรแกรม Office 365 Open แลวตองซอขนต าทหนง USL โดยสทธการใชงาน

รองรบไดสงสดท 300 USL ส าหรบเวอรชน Office 365 Business, Business Essential และ Business Premium

การซอ USL ทงแบบ Office 365 Open ท าไดโดยเชาใชบรการหมายเลขผลตภณฑเปนเวลา 1 ป

P a g e | 18

การเชาใชบรการจะเรมตงแตวนทมการลงทะเบยนใชสทธหมายเลขผลตภณฑบน Office.com และจะหมดอาย

หลงจากครบ 1 ป หากมการเพมหมายเลขผลตภณฑใหมเขาไปกอนทการเชาใชบรการจะสนสด วนหมดอายของ

การเชาใชบรการทงหมดจะถกปรบเปลยน

ประสบการณในการสงซอ Office 365 Open Program

ประสบการณในการสงซอ Office 365 Open Program จะแบงกลมลกคา เปน 2 ประเภทคอ

1. กลมลกคาใหม (New Customer)

2. กลมลกคาทตองการตออาย (Renewal Customer)

มการแบงขนตอนการซอเปน 2 ประเภท คอ

1. กลมลกคาใหมทตองการซอ Microsoft Office 365 ประเภทเดยว 2. กลมลกคาทตองการตออาย Microsoft Office 365 ประเภทเดยว

โดยมรายละเอยด ดงตอไปน

P a g e | 19

2.1 กลมลกคาใหมทตองการซอ Microsoft Office 365 ประเภทเดยว

กระบวนการสงซอ เมอเสรจเรยบรอย จะไดอเมลแจงเตอนผานไปยงผขาย (Reseller) และลกคาในการ

Activate บรการ Microsoft Office 365

ใหผขาย หรอลกคาคลก “here” ซงจะไปยงเวบเพจ Volume Licensing Service Activation (VLSC)

P a g e | 20

เมอผขายหรอลกคาคลกลงคอเมลทมการเชญใหเรมการใชบรการ โดยจะมตวเลอกใหเลอก ซงถาเปนลกคา

ใหมใหเลอกสรางบญชผ ใชงานใหม

P a g e | 21

ลกคาท าการลงทะเบยนสมคร โดยใสชอองคกรของคณ

ถาหากคณตองการเรยนรเพมเตม เกยวกบการสราง Organization Account หรออนๆ สามารถศกษา

เพมเตมไดท http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=44946

เมอท าการลงทะเบยนเสรจเรยบรอย ลกคาสามารถ Sign In ดวยขอมลทลงทะเบยนไป

P a g e | 22

ถาหากองคกรของคณอยในโปรแกรม Open License คณจะพบกบหนาตางสอบถามขอตกลง (Terms &

Conditions) คณตองท ากอนทคณจะท าการ Activate บรการ ใหพมพชอเตมของคณ และเลอก I ACCEPT

ถาหากคณไมไดอยในโปแกรม Open License หรอมบคคลในองคกรของคณไดคลกขอตกลง (Terms &

Conditions) กอนหนาน คณจะไมเหนหนาขอตกลงน คณสามารถขามไปยงขนตอนได

P a g e | 23

ลกคาจะไปยงหนา Activation Page ใหคณคลก START ACTIVATION

ระบบจะท าการใส Product Key อตโนมต ใหคลก Next

P a g e | 24

ลกคาสามารถ Activate บรการออนไลนทนท

ตรวจสอบขอมลใหถกตอง โดยเฉพาะจ านวนไลเซนตทคณซอไป และเลอก Activate

P a g e | 25

ใหเลอกขอแรก และคลก Next

เขาไปสหนา Office 365 Admin Portal และไปทแทบ Subscription เพอตรวจสอบแพลน, จ านวนไลเซนต,

วนหมดอาย และอนๆ

P a g e | 26

ตอนน Office 365 ของคณไดแสดงจ านวนไลเซนตใหมทคณท าการ Activate ทคณสามารถแจกจายใหกบผ ใชงาน

ของคณ

ตอนนคณพรอมใชงานบรการออนไลน Microsoft Office 365 แลว

P a g e | 27

2.2 กลมลกคาทตองการตออาย Microsoft Office 365 ประเภทเดยว

กระบวนการสงซอ เมอเสรจเรยบรอย จะไดอเมลแจงเตอนผานไปยงผขาย (Reseller) และลกคาในการ Activate บรการ

Microsoft Office 365 ใหผ ขาย หรอลกคาคลก “here” ซงจะไปยงเวบเพจ Volume Licensing Service Activation

(VLSC)

เมอผขายหรอลกคาคลกลงคอเมลทมการเชญใหเรมการใชบรการ โดยจะมตวเลอกใหเลอก ซงถาเปนลกคาเดมใหเลอก

Existing Customer

P a g e | 28

ลกคาสามารถ Sign In ดวยขอมลขององคกรของคณ

ลกคาจะไปยงหนา Activation Page ใหคณคลก START ACTIVATION

P a g e | 29

ระบบจะท าการใส Product Key อตโนมต ใหคลก Next

ลกคาสามารถ Activate บรการออนไลนทนท

P a g e | 30

ตรวจสอบขอมลใหถกตอง โดยเฉพาะจ านวนไลเซนตทคณซอไป และเลอก Activate

ใหเลอก Assign Now

ท าการแจกจายไลเซนต และคลก Save

ระบบจะสงอเมลยนยน

P a g e | 31

เขาไปสหนา Office 365 Admin Portal และไปทแทบ Subscription เพอตรวจสอบแพลน, จ านวนไลเซนต, วน

หมดอาย และอนๆ

ตอนน Office 365 ของคณไดแสดงจ านวนไลเซนตใหมทคณท าการ Activate ทคณสามารถแจกจายใหกบผ ใชงาน

ของคณ

ตอนนคณพรอมใชงานบรการออนไลน Microsoft Office 365 แลว

P a g e | 32

การเพม Partner of Record

Partner of Record จ าเปนส าหรบผดแลในนามคคา การรายงานสถานะการเชาใชบรการ (Subscription Dashboard Reporting) อเมลแจงเตอนลกคา Online Services Advisor fee สามารถใชไดกบการซอสทธเชาใชบรการโดยตรงผานเวบเทานน การซอหมายเลขผลตภณฑผานคคาจะไมสามารถใชงาน Online Services Advisor fee ได Partner of Record สามารถเพมไดทงการซอหมายเลขผลตภณฑผานคคาและการซอโดยตรงผานเวบ Partner of Record จะตองมการเพมเขาไปในการเชาใชบรการแตละแบบทแสดงบนรายการในหนา license

สาเหตทตองมการเพม Partner of Record คอ ทางคคาสามารถชวยดแลระบบของเราทงในเรองการเปดเคส, การชวยเหลอทางดานเทคนค รวมถงขนตอนในการช าระเงนดวย หากไมใส Partner of Record ทางบรษทคคาทใหบรการอาจจะไมทราบเรองทตองดแลระบบของทาน

โดยมขนตอน ดงตอไปน

P a g e | 33

1. คลกท “licensing” ในพอรทลผดแล Office 365 Business เลอกสวนของ subscription เพอเพม Partner of Record

2. คลกไปทลงก “add” ทอยใตสวนของขอมลคคา (partner information) บนดานขวาของจอ

P a g e | 34

3. ปอน Microsoft Partner ID ของคณ โดยรบขอมลนมาจาก Partner ทดแลลกคาคณ คลกทป ม “check ID” แลว

คลกทป ม “OK”

Partner of Record ถกเชอมโยงกบการเชาใชบรการ Office 365 โดยคคาแบบ MOSPA จะสามารถเขาถงการเชาใชบรการนในรายงานแสดงสถานะ Office 365 ส าหรบคคา (Partner Dashboard Reporting) ไดรบส าเนาการแจงเตอนทกอยางทสงตรงถงลกคา และไดรบคาธรรมเนยม partner of record หากลกคาเพมการเชาใชบรการโดยตรง การซอหมายเลขผลตภณฑผานคคา จะไมไดรบคาธรรมเนยม Online Services Advisor

P a g e | 35

Partner of Record ทถกเพมในการเชาใชบรการของลกคาจะไดรบอเมลแจงเตอนวาคคาไดถกเพมเขาไปใน Partner of Record เรยบรอยแลว

P a g e | 36

การเปลยน Partner of Record ซงสามารถท าไดทงลกคาทซอหมายเลขผลตภณฑผานคคา หรอซอตรงผานเวบ ใหลกคาลงชอเขาใชในพอรทลผดแล เลอก “license” และคลกท subscription ปอน MPN ID ของ Partner of Record ใหม เมอท าการเปลยน Partner of Record แลว Partner of Record กอนหนานจะไดรบอเมลแจงเตอนวาลกคาไดท าการยาย Partner of Record แลว

ทายบท

ส าหรบในบทน ผมไดแนะน าการสมครการทดลองใชบรการ, การเขาใชงานครงแรก รวมถงโปรแกรมการใชบรการของ Microsoft Office 365 และการจดการสทธตางๆ ส าหรบในบทถดไป จะเปนการตดตง Office 365 Business ใน

เครองของคณเอง

P a g e | 37

Chapter 3 ตดตง Office 365 Business Office 365 Business เปนหนงในบรการของ Office 365 (รวมมากบแผนการใชงานของ Office 365 Business

และ Business Premium) ซงสามารถใชงาน Office เวอรชนลาสด โดยรวมโปรแกรมในชด Microsoft Office ทส าคญดงน Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint, Publisher และ Word

Office 365 Business ถกออกแบบใหใชงานในลกษณะออฟไลน แตจะไดรบการอพเดตใหมเสมอเมอมการตออนเทอรเนต โดยทการตดตงสามารถดาวนโหลดมาตดตงจาก Office 365 Portal ไดดวยตนเอง หรอจะเปนการตดตงผานการ Deployment ปกตกสามารถท าไดเชนกน อกทง 1 บญช Office 365 สามารถใชงาน Office 365 Business ไดถง 5

เครอง

Office 365 Business เหมอนกบ Office ทวไป

Office 365 Business นนเหมอนกบ Office ในเวอรชนอนๆ โดยสงทเหมอนกน คอ

- Office 365 Business คอเวอรชนเตมของ Office ในแตละโปรแกรมมฟเจอรทเหมอนกน

- ความตองการพนฐาน เชน Hardware และ Software เทาๆกน ซงในปจจบนคอ Office 2013

- Office 365 Business มทงเวอรชน 32 และ 64 บต

- เมอเราตดตง Office 365 Business จะตดตงทเครองของผใชงาน ไมไดใชงานผานเวบบราวเซอร ดงนนผใชงานไมจ าเปนตองตออนเทอรเนตตลอดเวลา

- สามารถใชเครองมอในการตดตงเปนจ านวนมากเหมอน Office ทวไปได เชน System Center Configuration

Manager ใหเปนไปตาม Group Policy เหมอนกนได

ความแตกตางของ Office 365 Business กบ Office ทวไป

ถงแมวาสวนใหญ จะเหมอนกน แตมขอแตกตางทคณควรทราบ

ความแตกตางเรองลขสทธ

- Office 365 Business เปนบรการสมครแบบรายเดอน หรอรายป ถาหากคณยกเลกการใชงาน Office 365

Business จะท าการปรบลดฟเจอรทนท ผใชงานสามารถเปดและดเอกสาร Office ได แตไมสามารถใชงานฟเจอรอนๆบน Office ได

- การใชงาน Office 365 Business ผใชงานตองมบญช Office 365 และตองไดรบสทธในการใชงาน อกทงผใชงานจะตองตออนเทอรเนตอยางนอย 30 วน เพอตรวจสอบสถานะวายงใชงานอยบน Office 365 หากผใชงานไมไดตออนเทอรเนตเกน 30 วน Office 365 Business จะท าการปรบลดฟเจอร ถาหากผใชงานตออนเทอรเนตอกครง และยนยนสทธการใชงาน Office 365 Business จะกลบมาใชงานครบทกฟเจอรเหมอนเดม

- ผใชงานสามารถตดตง Office 365 Business ไดมากถง 5 เครองคอมพวเตอรตอ 1 บญชผใชงาน เชน ตดตงเครองทท างาน, เครองสวนตวทบาน เปนตน

ความแตกตางเรองการตดตง

P a g e | 38

- Office 365 Business ใชเทคโนโลยทเรยกวา Click-to-Run ในการตดตง Office ซงจะตดตงเรวกวาและพรอมใชงานไดทนท

- Office 365 ม Web-based portal ทผใชงานสามารถตดตง Office 365 Business ไดดวยตนเอง แตถาหากในอ ง ค ก ร ไ ม ต อ ง ก า ร ส า ม า ร ถ ต ด ต ง ว ธ ป ก ต ไ ด โ ด ย ส า ม า ร ถ ศ ก ษ า เ พ ม เ ต ม ไ ด ท น http://bit.ly/O365BusinessDeployment

ความตองการพนฐานของ Office 365 Business

จะคลายคลงกบ Office 2013 ดงน

สวนประกอบ ความตองการของ Office 2013 CPU 1 GHz หรอสงกวาทง x86 หรอ x64 RAM 1 GB ส าหรบ 32 บต ,2 GB ส าหรบ 64 บต

Hard Disk 3.0 GB Display DirectX10 และควรมหนาจอความละเอยด 1024x576 ขนไป

Operating System Office 2013 32 บต 1. Windows Server 2008 R2 (64-bit) 2. Windows 7 (32-bit or 64-bit) 3. Windows Server 2012 (64-bit) 4. Windows 8 (32-bit or 64-bit)

Office 2013 64 บต

Windows Server 2008 R2 (64-bit) Windows 7 (64-bit) Windows Server 2012 (64-bit) Windows 8 (64-bit)

Browser Internet Explorer 8,9 หรอ 10 Mozilla Firefox 10.x หรอใหมกวา Apple Safari 5 หรอใหมกวา Google Chrome 17.x หรอใหมกวา

.NET version 3.5, 4.0 หรอ 4.5 Multi-touch เนองจาก Office 2013 สนบสนนการใชงานผาน Touch Screen แตถาหากเครองไมสามารถท าได ยงสามารถใช

งานผานเมาสและคยบอรดเหมอนเดม

P a g e | 39

การตดตง Office 365 Business ดวยตนเอง ขอแนะน าผใชงานทจะตดตง Office 365 Business จะตองเปน Local Administrator ของเครองดวย วธการตดตงมดงตอไปน

1. Sign In เขา Office 365 โดยคลก Install now หรอท าการเปลยนภาษากอน

2. ใหเราเลอก Run

3. ระบบจะท าการตดตง

4. เสรจเรยบรอย

P a g e | 40

ใชงาน Microsoft Office ไดทกท ทกเวลา นอกจากการใชงาน Office 365 Business ทตดตงไดจากทใด กไดแลว ยงมวธอนๆทเราสามารถใชงาน Microsoft

Office ได เชน Office Online ซงจะกลาวในรายละเอยดของบท SharePoint Online ในทนจะแนะน าเคลดลบการใชงาน

Microsoft Office 365 วธอน ดงน

1. การใชงาน Office on Demand

2. การใชงาน Office บน iPad

3. การใชงาน Office บน อปกรณอน

โดยมรายละเอยด ดงตอไปน

1. การใชงาน Office on Demand

ส าหรบ Office on Demand คอการสตรมมงโปรแกรมออฟฟศลงไวในเครอง โดยไมตองตดตงโปรแกรมแตไดใชฟเจอรไดครบถวน การใชงานเพยงแคไปท OneDrive for Business เลอก Use Office on Demand

P a g e | 41

มโปรแกรมใหเลอกพรอม ยกตวอยางเชน เลอก Excel

ใหคลก Run เพอตดตง Add on รอสกพกระบบจะท าการสตรมมงโปรแกรมมาไวทเครองเรา เรากสามารถใชงานไดทนท แตถาเราปดโปรแกรม เราตองสตรมมงโปรแกรมใหมอกครง

P a g e | 42

2. การใชงาน Office บน iPad

ส าหรบผใชงาน iPad ตอนนม Office ใหพรอมใชงานคอ Word, Excel, PowerPoint, OneNote และ Lync

สามารถดาวนโหลดไดทนทจาก Apple Store แตถาหากเปน Word, Excel, PowerPoint ผใชงานทเปน ID ของประเทศไทย ใหเปลยนเปนสหรฐอเมรกากอน แลวจงจะดาวนโหลดได (ในอนาคตอาจมการเปลยนแปลง ขอมลเพมเตมท http://office.microsoft.com/en-us/mobile/ )

หมายเหต

จะใชงานไดเฉพาะผสมครใชบรการ Office 365 Business หรอ Business Premium

ขนตอนการเขาใชงานดงตอไปน

1. ยกตวอยางเชน Word for iPad ใหคลกท Sign In

2. กรอกอเมลขององคกรทใชงาน Office 365

P a g e | 43

3. ใสรหสผาน

4. คลกท Open เราสามารถเปดเอกสารมาจาก OneDrive หรอในเครอง iPad ของเราไดทนท

5. เปดไฟลและแกไขไฟลไดทนท

P a g e | 44

3. Mobile App อนๆ ทพรอมใชงานกบ Office 365

Office 365 นนม Application มากมายบนเครองสมารทโฟนและแทบเบลต โดยมดงตอไปน

Apps ค าอธบาย แพลตฟอรม

Office Mobile

ตอนนพรอมใหดาวนโหลดใน iPhone และ Android (ปจจบนตองเลอก Store เปน United State กอน (สวน Windows Phone 8 จะ Built-in มาใหเลย Office Mobile สามารถดและแกไขไฟลเอกสารไปไดทกท ส าหรบใน iPhone และ Android จะพรอมกบผทใชงาน Office 365 Business หลงจากทเรา Sign In ดวยบญช Office 365 เราสามารถดและแกไขเอกสาร Word, Excel และ PowerPoint จากทใดกได ซงพอแกไขเสรจเราสามารถน ามาเปดตอในเครอง PC หรอ Mac กได

Windows Phone iPhone Android

OneNote เราสามารถใชโปรแกรม OneNote เพอเขาถงโนตไดทกทบน Windows Phone iPhone iPad Android

OWA ถาหากสมครแผนใชงาน Office 365 ทม Exchange Online รวมอยดวย เราสามารถใชงาน OWA ในการสง-รบอเมล ดปฏทน

iPhone iPad

Lync 2013 ถาองคกรของคณมการตดตอสอสารเปนหลก คณสามารถใชงาน Lync Mobile มาชวยตอยอดใหใชงานไดจากทกทบนอปกรณพกพา

Windows Phone iPhone

P a g e | 45

iPad Android

OneDrive for Business

สามารถเขาถงเอกสาร ไฟล รปภาพหรอสออนๆ ไดจากคลาวนออนไลนสวนตวทมพนทเกบ

ประมาณ 1 TB iPad iPhone

SharePoint Newsfeed

สามารถเขาถงการตดตอสอสารผาน SharePoint Online ทง SharePoint site, tag, people และ document ทตดตามอย

Windows Phone iPhone iPad

Yammer สามารถเขาถงการสนทนาลาสด ท าใหเขาถงเพอนรวมงานและคนในออฟฟศใกลกนมากขนผาน

Notification วามกจกรรมอพเดตลาสดอะไรบาง Windows Phone iPad iPhone

ทายบท

ส าหรบในบทน เราไดเรยนรถง Office 365 Business วาตดตงงายอยางไร การใชงานไมตางกบ Office 2013

หากคณคนเคย คณกสามารถใชงานไดอยางไมมปญหา รวมถงมทางเลอกอนๆ เพมเตมเชน Office on Demand, Office

for iPad หรอบนอปกรณอนๆ

P a g e | 46

Chapter 4 การใชงานฟเจอรใหมใน Office 365 Business หลงจากทเราท าการตดตง Office 365 Business การใชงานนนจะคลายคลงกบ Office 2013 รวมถงฟเจอรสวนใหญ ถาใครคนเคยกบเวอรชนกอนหนาน สามารถน ามาใชไดกบเวอรชนนไดเหมอนกน ส าหรบเนอหาในบทนจะเนนในฟเจอรใหมบางสวน โดยอางองรน Office 2013 เปนหลก ซงผอานสามารถศกษารายละเอยดเพมเตมไดจากคมอหนงสอ Microsoft Office 2013 ทวไป หรอสามารถดขอมลเพมเตมไดท http://office.microsoft.com/en-us/training/

Microsoft Outlook New Features

เชอมตอกบโซเชยลเนตเวรคอยางงายดาย

เพอใหชวตท เหมาะกบไลฟสไตลในยคปจจบน Outlook 2013 ไดเพมฟเจอรส าหรบตดตอผานโซเชยลเนตเวรคอยางเฟซบคหรอลงคอน เมอใดกตามทมการเชอมตอกบโซเชยลเนตเวรค จะมการอพเดทขอมลของรายชอผตดตอ ในลสตของผใชอกดวย โดยวธการเชอมตอกบโซเชยลเนตเวรคสามารถท าไดดงน 1. เปดโปรแกรม Outlook 2013 ขนมาแลวเลอกไปทแทบ “People” บน Navigation Bar

2. ในหวขอยอยของเมน “My Contacts” คลกเลอกท “Connect to a social network”

3. ในหนาตาง “Social Network Accounts” เลอกไปทแอคเคาทของผ ใช หากไมเหนโซเชยลเนตเวรคแอพพลเคชนทตองการคลกเลอกไปท “More” และเลอกท “Connect to another social network”

P a g e | 47

4. ใสยสเซอรเนมและพาสเวรด

5. คลกเลอกไปท “Connect”

6. ถา Outlook สามารถเชอมตอไปยงแอคเคาทไดเลอกไปท “Finish”

7. ถาอยากดรายชอเพอนทอยในโซเชยลเนตเวรคในเมน “My Contacts” คลกเลอกชอโซเชยลเนตเวรคแอพพลเคชนทตองการดรายชอ

หมายเหต: เมน “Contact” จะอยในชวงตรงกลางของโปรไฟลการดซงเมอคลกท “Contact” กจะปรากฏรายชอผตดตอในดานขวาของจอโดยผ ใชสามารถเลอกสงขอความแชท, โทรไปหา หรอสงอเมลไปกได

P a g e | 48

เปดดปฏทนหรองานทคางไดงายๆ เพยงแคชเมาส

ฟเจอรใหมอนหนงของ Outlook 2013 คอการทเอาเมาสไปชทงานตางๆใน Outlook แลวปรากฏขอมลรายละเอยดตางๆ ขนมา

หมายเหต: การพนหรอตรงไมวาจะเปน ปฏทน, ผคน หรองานตางๆ ใหดทมมขวาของหนาตาง Outlook แลวคลกขวาท ปฏทน, ผคน หรองานตางๆ ใน Navigation Bar แลวคลกเลอกทค าสง “Pin”

รบ/สงเมลดวย Outlook.com ไดงายกวาเดม

Outlook 2013 ไดท าใหการตดตอกบ Outlook.com เปนเรองทงายกวาเดมโดยสามารถซงคโปรแกรม Outlook 2013

กบ Outlook.com ไดเพยงไมกคลก วธซงกใหท าตามขนตอนดงน

1. กอนอนตองท าการเพม Outlook.com แอคเคาทกอน โดยการคลกเลอกไปทเมน “File” ในหวขอยอย “Account

Information” เลอกท “Add Account”

2. ในไดอะลอกบอกซ “Add Account” เตมขอมลของแอคเคาททคณตองการเพมเขาไปแลวคลกทป ม “Next”

3. คลกเลอกท “Finish”

P a g e | 49

หมายเหต: หลงจากแอคเคาท Outlook.com ไดถกเพมเขามาใน Outlook 2013 แลวผ ใชสามารถเขาไปเชคอเมลใน

Outlook.com ผาน Outlook(Exchange) แอคเคาทได

รายงานและพยากรณอากาศไดจากเมน

ในการวางแผนประจ าวนหรอตารางนดหมายตางๆ อาจจะตองมการดเรองสภาพอากาศมาเปนปจจย ส าหรบวางแผนการเตรยมตวหรอเดนทาง โดยใน Outlook 2013 ชวยใหเรองนเปนเรองทงาย โดยเพมฟเจอรสภาพภมอากาศขนมาใหหนาตางปฏทนซงพยากรณอากาศลวงหนาไดถง 3 วนและสามารถเลอกเมองทเราจะดสภาพอากาศได

ในการเพมเมองทจะดสภาพอากาศลงไปในบารเมน ท าตามขนตอนดงน

1. คลกเลอกทลกศรชลงทอยตดกบชอสถานทแลวเลอกเมนยอย “Add Location”

2. ในชองคนหาใหพมพชอเมองและเลอกเครองหมาย หรอกด “Enter” นอกจากนการคนหาสามารถใสรหสไปรษณยเพอใชคนหาไดอกดวย

เปลยนสถานท 1. เลอกทลกศรชลงทอยตดกบบารเมน

2. เลอกสถานททผใชตองการ ลบสถานท

1. เลอกทลกศรชลงทอยตดกบบารเมน

2. เลอกไปทสถานทๆ ตองการจะลบแลวคลกเลอกเครองหมาย X ดานหลงชอ

P a g e | 50

Microsoft Word New Features

Read Mode อานเอกสารงายเหมอนอานหนงสอ

เพออรรถรสและความสะดวกสบายในการอานเนอหาใหเหมอนกบการอานหนงสอจรงใน Word 2013 จงเพมความสามารถใหใกลเคยงกบวธการอานจากหนงสอจรงมากยงขนดวยฟงกชนตางๆ เชน การแปลภาษา , ไฮไลทขอความ, คนหา หรอเขยนคอมเมนทตางๆ ลงในตวเอกสารเลย ซงวธท าจะสามารถปรบแตงไดใน Read Mode ดงน 1. เปดเอกสารทตองการอานขนมาในโปรแกรม Word 2013 2. เลอกทป ม Read Mode ดานลางขวาของหนาจอ เมอกดป ม Read Mode แลวคอลมนกจะถกปรบเปลยนขนาดใหเหมาะกบการอานในหนาจอโดยอตโนมตและมเมนทจ าเปนปรากฏขนดานลางเพอใหเรยกใชไดงาย

3. เมอตองการเปลยนหนากเพยงเลอนไปดานซาย/ขวา หรอคลกทลกศรดานซาย/ขวา บนหนาจอ หากถนดการใชคยบอรด ใหใชป มลกศรซาย/ขวาเลอนไปมา

4. ส าหรบการแกไขเอกสาร ใหกดคลกทป ม “Print Layout” หรอสามารถคลกบนแทบ “View” แลวเลอกมมมองแบบอน หมายเหต: หากตองการอานแบบเตมหนาจอใหกดทป ม “Full Screen Mode” ดานบนขวาของหนาจอ

เปด/แกไขเอกสาร PDF ไดทนใจ (PDF Reflow)

ปญหาหนงใน Word เวอรชนกอนๆ คอการเปดเอกสาร PDF ทถงแมวาจะมการพฒนาปรบปรงใหดขนอยเสมอแตกยงมปญหาอยบาง ใน Word 2013 นการเปดเอกสาร PDF จะเปนเรองงายและมความถกตองเหมอนกบเอกสารทสรางโดย Word เอง และตวเอกสารตนฉบบจะไมถอวาไดดดแปลงแกไขใดๆ โดย Word 2013 จนกวาผ ใชจะบนทกทบบนเอกสารตนฉบบ สวนวธการเปดเอกสาร PDF กสามารถท าไดตามขนตอนดงน

1. เปดโปรแกรม Word 2013 ข นมาแลวคลกเลอกไปทแทบ “File” แลวคลกเมนยอย “Open”

P a g e | 51

2. เลอกไฟลทตองการแลว ดบเบลคลกเพอเปดไฟล

3. ถาตองการแกไขเอกสารคลกบนแทบ “View” แลวเลอกท “Edit” เพอแกไขเอกสาร

หมายเหต: หนาเอกสารอาจมการคลาดเคลอนจากตนฉบบทเปน PDF บาง

น าเสนอเอกสาร Word 2013 แบบออนไลน อกเทคนคใหมอนหนงทสามารถท าไดใน Word 2013 คอการน าเสนอเอกสารบนออนไลนไดทนท โดยทผใชคนอนทไมม Word 2013 กยงสามารถดได อกทงยงสามารถเขยนคอมเมนทตางๆลงบนเอกสารทน าเสนอแบบออนไลนไดรวมถงการดาวนโหลดเอกสารนนลงมาและแกไขเอกสารอกดวย วธการน าเสนอในรปแบบออนไลนสามารถท าไดดงน 1. เปดโปรแกรม Microsoft Office 2013 ขนมา 2. เลอกทเทมเพลตเอกสารเปลา (Blank Document) 3. เลอกแทบ “File” ในเมน

P a g e | 52

4. เลอกทออพชน “Share” และเลอกท “Present Online”

5. หลงจากนนหนาตาง “Present Online” จะปรากฏดงรปและม URL ส าหรบแชรใหคนอนในชองแลวน า URL นไปแจกจายใหผทจะเขามาดเอกสารทจะน าเสนอ

P a g e | 53

6. คลกทป ม “Start Presentation” แลวหนาตางกจะปรากฏดงรปดานลาง

7. น าเสนอหรอแกไขตางๆ แลวกด “Resume” ดงรปเพอยนยนทจะท าการแกไขลงในเอกสาร

P a g e | 54

8. หากตองการจบการน าเสนอ Word 2013 บนออนไลนกเพยงเลอกไปทป ม “End Online Presentation” ทอยดานบน 9. หากตองการจะดาวนโหลดเอกสารทน าเสนอออนไลนลงมากเพยงเลอกไปท “File” เมนแลวเลอก “Save As” --> “Download” ดงภาพ

P a g e | 55

แทรกขอความเอยงแบบงายๆ ใน Word 2013

Word 2013 ท าใหการแทรกขอความหรอตวหนงสอในแบบตางๆ งายขน โดยสามารถเลอกต าแหนงรวมถงรปแบบตางๆ ของขอความได ไมวาจะเอยงขอความกองศาหรอกลบหวขนาดไหนกตาม วธปรบแตงขอความใหหมนไดตามใจผใชมดงน 1. เปดโปรแกรม Word 2013 ขนมา 2. ในการจะหมนหรอปรบต าแหนงของขอความนนจ าเปนตองปรบในกลองเทกซบอกซ โดยเลอกไปทแทบ “Insert” แลวเลอก “Textbox” ในเมนยอย

3. ใสขอความทตองการลงใน เทกซบอกซ

4. คลกขวาทค าสง “Rotate” ดานขวามอกจะมดรอปดาวนลสตปรากฏขนมา

5. เลอกหมนตามไดตามใจชอบ 6. ถาตองการใหตวหนงสอหรอขอความกลบดานเหมอนดในกระจกใหเลอกท “Flip to vertical”

P a g e | 56

หมายเหต: ผใชสามารถเลอกทหมนขอความตามองศาทอยากได โดยเลอกท “More Rotation Options” และเลอกองศาทตองการหมนในแทบของ “Rotate Size”

Microsoft OneNote New Features

เพมแทคเขาไปในโนตและวธหาแทค

การเพมแทคเขาไปในโนตทเราสรางขนมประโยชนในการจดหมวดหมขอความหรอโนตเปนอยางมาก ไมวาจะเปนแทคส าคญๆ หรอ To Do แทค ซงกสามารถแปะลงในโนตไดเพอความสะดวกในการคนหาขอมลดวยแทคตางๆภายหลงซงวธการเพมแทคลงในโนตสามารถท าไดดงน 1. เปดโนตขนมา กดไฮไลททขอความทตองการแทรกโนตลงไป

P a g e | 57

2. ในแทบ “Home” ในเมนยอย “Tags” ในดรอปดาวนลสตกจะปรากฏใหเลอกชนดของแทคทผใชตองการหากตองการแทค นอกเหนอจากทมอยสามารถเลอกป ม “More” ส าหรบดแทคทมใหใชทงหมดได

3. ส าหรบการคนหาแทคเขาไปทแทบ “Home” 4. เลอกเมนยอย “Find Tags” 5. หนาตางแทคทงหมดจะปรากฏขนมาคลกเลอกแทคทตองการและเปดเขาไปทหนาโนตนน

แทรกตาราง Excel หรอเอกซปอรตตาราง Excel จาก OneNote

จดเดนอนหนงของ OneNote 2013 คอการทสามารถแทรกตารางจาก Excel หรอการเอกซปอรตตาราง Excel จาก OneNote ไดอยางงายไดเพยงไมกข นตอนเทานน ซงเปนการเพมประสทธภาพการแสดงผลของ OneNote ใหเพมมากยงขน โดยวธแทรกสามารถท าไดดงน 1 เปดโปรแกรม OneNote 2013 ขนมา

P a g e | 58

2. เลอกไปทแทบ “Insert”

3. เลอกเมนยอย “Spreadsheet” กจะมดรอปดาวนลสตใหเลอกวาจะแทรกตารางทมอยแลว “Existing Excel Spreadsheet” หรอจะสรางตารางใหมเขามาเลย “New Excel Spreadsheet”

P a g e | 59

4. หนาตาง “Insert File” จะปรากฏขนมาแลวเลอกไปท “Insert Spreadsheet” แลวตารางทตองการกจะมาอยใน OneNote

คดลอกขอความออกจากรปภาพใน OneNote 2013

นคอฟเจอรทมประโยชนมากอนหนงของ OneNote เลยทเดยว ส าหรบการดงขอความทเปนตวอกษรออกจากขอมลทเปนรปภาพซงมประโยชนมากในการใชงานประจ าวนเพราะหลายครงหลายคราวทเราตองการขอมลทเปนขอความออกจากรปภาพบางครงมาจาก สกรนชอต หรอเอกสารทมาจากการสแกนกตามฟเจอรนกชวยใหผใชสามารถท างานดงขอความไดรวดเรวยงขน โดยวธการดงขอความทเปนตวอกษรออกมาจากรปภาพสามารถท าไดดงน 1. เปดโปรแกรม OneNote ขนมาแลวเลอกไปทแทบ “Insert” แลวเลอกไปทเมนยอย “Pictures” แลวเลอกรปภาพทตองการจะคดลอกขอความในนนขนมา

P a g e | 60

2. คลกขวาทรปภาพทตองตองการแลวเลอกท “Copy Text from Picture”

3. น าขอความทแยกออกมาจากไปวางบนเอกสารทตองการ หมายเหต : เทคนคนใชฟงกชน OCR (Optical Character Reader) ซงใชไดกบรปภาพทชดและสามารถอานตวหนงสอทเปนมาตรฐานได ซงกใชงานไดเกอบทงหมดกบเอกสารทมาจากการสแกน

จบภาพ เสยง วดโอ เวบไซต ใสโนตงายๆ ดวย Send to OneNote tool

จดเดนหนงของ OneNote2013 คอการทแทรกภาพ, วดโอ รวมถง จากหนาเวบตางๆ ลงในตวโนตไดเลยซงท าใหการท างานไดสะดวกมากยงขน โดยวธการแทรกแหลงขอมลตางๆสามารถท าไดงายๆ ดงน 1. เปดโปรแกรม OneNote ขนมาแลวกดป ม “Windows key”+N เพอเปดหนาตางไดอะลอก “Send to OneNote tool” หมายเหต : ผใชสามารถเลอกทจะยอขนาดในแบคกราวดเพอความสะดวกในการท างานได

P a g e | 61

2. สามารถเลอกออพชนไดดงน

a. หากตองการแทรกภาพสกรนชอตเลอกท “Screen Clipping” หรอกดป ม “Windows key”+S แลวลากกรอบสเหลยมเพอก าหนดขอบเขตของการจบภาพ

b. หากตองการแทรกเอกสารลง OneNote เพยงเปดเอกสารทตองการขนมา แลวเลอกออพชน “Send to OneNote”

หมายเหต : หากตองการจะเขยนโนตเพมลงไป ใหเลอกทออพชน “New Quick Note”

3. ในไดอะลอกบอกซ “Select Location in OneNote” เลอกทโนตบคและสวนทตองการจะแทรกขอมลลงไป

นอกจากน OneNote ยงสามารถดงขอมลจากเวบ IE ไดโดยตรง รวมทงการจดโนตเปนคลปวดโอและเสยง พรอมแทรกวนทและเวลาระบวนทจดโนต ชวยใหการอางองในภายหลงเปนไปไดอยางสะดวกและงายดาย

P a g e | 62

Microsoft Excel New Features เพมแอพเขาไปใน Excel

ใน Excel 2013 น ผใชสามารถแทรกแอพซงดาวนโหลดมาจาก Microsoft Store ตวอยางเชน Bing Map หรอ ปฏทนขนาดเลก เขาไปใสในตว Excel ไดโดยตรง ซงมวธท าดงน 1. เปด Excel 2013 แลวไปทแทบ “Insert” แลวเลอกเมนยอย “Apps for Office”

2. เลอกแอพทตองการเพมลงในชทเพอดาวนโหลดมากอน

P a g e | 63

3. หลงจากนนใหเขาไปหนาตางรายละเอยดของแอพทผใชเลอก และกดทป ม “Add” เพอเลอกแอพ

4. หนาตาง “Insert App” กจะปรากฏขนมาดงรปใหคลกเลอกท “OFFICE STORE” ใหคลกท “Refresh”

P a g e | 64

5. เลอกแอพทดาวนโหลดมากอนหนานแลวกดป ม “Insert” ทอยดานลางขวาของหนาตาง

เพมวดโอใน Youtube ลงในชท ใน Excel 2013 เราสามารถเพมวดโอจาก Youtube ลงในเวรคชทไดซงจะเปนการเพมประสทธภาพและรปแบบการน าเสนอใน Excel ใหหลากหลายมากขน ซงสามารถท าไดโดยขนตอนดงน 1. เปด Excel 2013 แลวเลอกเอกสารเปลาขนมา

2. เปดเวบ Youtube.com ขนมาแลวเลอก วดโอทตองการจะใสไวในเอกสารของผใช

P a g e | 65

3. คดลอก URL ของวดโอทตองการแลวน ามาปรบแตงดงภาพเพอน าไปใชใน Excel

4. กลบไปท Excel 2013 แลวเลอกไปท “File” จากนนเลอก “Option”

5. หนาตาง “Excel Options” จะปรากฏขนมาทแทบดานซายเลอกไปท “Customize Ribbon” และเลอกท “Developer” ในแทบดานขวาแลวกด “OK” ดงรป

P a g e | 66

6. แทบ “Developer” จะถกเพมเขามาใหเลอกเมนยอย “Insert” แลวเลอกไปท “More Control” ในชอง “ActiveX Controls” ดงรป

7. ในชองหนาตาง “More Controls” ใหเลอกท “ShockwaveFlash Object” แลวคลก “OK” หลงจากนนกเลอกขนาดของวดโอทจะใสในชทไดตามตองการ

P a g e | 67

8. คลกขวาในพนทๆ จะวางวดโอแลวเลอกทตวเลอก “Properties” แลวใส URL จากโนตแพดทไดท าเอาไวลงไป

9. เลอกท “Design Mode” ในแทบของ “Developer” แลววดโอ Youtube กจะปรากฏดงภาพ

P a g e | 68

ใชไทมไลนใน Pivot Table ใน Excel 2013

การใชไทมไลนใน Pivot Table นเปนฟเจอรใหมทเพมขนมาใน Excel 2013 โดยไทมไลนนจะชวยเปนตวแยกขอมลตามเวลาอกครงหนงไมวาจะเปน ป, เดอน, วน หรอ ควอเตอร ซงเราสามารถท าไดดงน 1. เปด Excel 2013 แลวเลอกเอกสารเปลาแลวใสขอมลลงไปใหครบถวน

P a g e | 69

2. สราง Pivot Table โดยคลกเลอกขอมลทงหมดแลวเลอกไปทแทบ “Insert” แลวคลกในเมนยอย “Pivot Table”

3. หนาตางของ Pivot Table จะปรากฏแลวเลอกทออพชน “Existing Worksheet” แลวเลอกต าแหนงทจะใหแสดงผลลพธออกมา

P a g e | 70

4. เมอได Pivot Table ออกมาแลวใหเลอกไปทแทบ “Insert” แลวเลอกทเมนยอย “Timeline”

5. หนาตาง “Timeline” จะปรากฏขนมาดงรปใหเลอกเครองหมายถกในชอง “Deliver Date” แลวคลก “OK”

P a g e | 71

6. หากผใชตองการฟลเตอรกรองเปนแบบวน , ป หรอควอเตอร กสามารถท าไดโดยเลอกไปทดรอปดาวนลสตดานขวาบนของหนาตางไทมไลนดงรป

7. ผลลพธทไดกจะเปนการฟลเตอรตามวนแทน

P a g e | 72

ลบขอมลในแถวทซ าออกอยางรวดเรวและการเพมดวย Flash Fill

หากขอมลใน Excel ของผ ใชมขนาดใหญ จะท าใหเสยเวลาในการหาขอมลทซ าซอนกนแลวลบขอมลแตละรายการ ใน Excel 2013 มฟงกชนทสามารถท าใหการลบขอมลซ าไดงายๆเพยงไมกคลก โดยขนตอนมดงน 1. เปดโปรแกรม Excel ขนมาแลวเลอกฐานขอมลทมขอมลซ าๆ กนขนมา

2. เลอกแทบ “Data” แลวคลก “Remove Duplicates”

3. หนาตาง “Duplicate” จะปรากฏขนมาแลวเลอกวาคอลมนในบางทจะใหท าการลบขอมลซ าทงไปเมอเลอกเสรจแลวคลก “OK”

P a g e | 73

4. เมอกดตกลงเรยบรอย Excel จะแจงเตอนวามขอมลซ าเทาไหรบางแลวเหลอขอมลทไมซ าเทาไหรบาง

5. เมอมาดผลลพธจะเหนวาคาทซ าซอนตางๆ ไดหายไปแลว

นอกจากการลบขอมลไดอยางรวดเรวแลวในทางกลบกน Excel กมฟเจอรทชวยใหการเพมขอมลไดอยางรวดเรวเชนกน ดวยฟเจอรทเรยกวา Flash Fill ซงเปนฟเจอรใหมใน Excel 2013 เพอจะเหนการท างานของฟเจอรนอยางชดเจนลองท าตามขนตอนตอไปน 1. เปดเอกสารเปลาของ Excel ขนมาแลวพมพ ชอลงในคอลมนหนง

P a g e | 74

2. หลงจากนนเลอนไปอกคอลมนหนงเพอส าหรบพมพนามสกลลงไป ทนททเรมพมพกจะมนามสกลปรากฏขนมาแบบอตโนมตทนทดงภาพ

3. เมอเลอนลกศรออกจากคอลมนนนขอมลกจะถกเตมใหโดยอตโนมตซงสะดวกและรวดเรวยงขน

P a g e | 75

Microsoft PowerPoint New Features

แมทชสใหออพเจคอยางมออาชพดวย Eyedropper

เมอคณตองสรางเอกสารน าเสนอทมออพเจคมากมายในสไลด เชน ลกศร กรอบสเหลยม วงกลม กราฟ ฯลฯ คงปฏเสธไมไดวาการใสสสนใหออพเจคตางๆ เหลาน ถอเปนสงทท าใหสไลดของคณดด นาสนใจ และดเปนมออาชพมากขน ใน PowerPoint 2013 ไดเพมเครองมอทเกยวกบการสรางสสนใหกบสไลดเขามามากมาย หนงในเครองมอใหมลาสดทชวยอ านวยความสะดวกใหกบเทคนคนกคอ Eyedropper

Eyedropper คอเครองมอดดสทเรามกพบในโปรแกรมตกแตงภาพระดบมออาชพ และตอนนผใช The New Office กมโอกาสใช Eyedropper ในการชวยจดการสสนในสไลดใหดเปนมออาชพอยางงายดาย ดงน

P a g e | 76

1. คลกเลอกออพเจคทตองการใสสสนลงไป

2. คลกเมนทเกยวกบปรบแตงออพเจคดงกลาว เชน Shape Fill , Shape Outline หรอ Font Color

P a g e | 77

3. คณจะเหนเครองมอ Eyedropper ดงภาพ คลกเลอกเครองมอ แลวน าไปคลกทต าแหนงสทตองการ

4. เมอคลก จะเหนวาออพเจคทเราเลอกไว มสตรงกบสทเราเลอกดวย Eyedropper แลว

Eyedropper มประโยชนมากเมอสไลดนนมการใชสสนมากมายในหลายๆ ออพเจค เมอเราตองการเชอมโยงความเกยวของของแตละออพเจคดวยส การใชเครองมอ Eyedropper กจะชวยประหยดเวลาในการเลอกสไดอยางมาก

P a g e | 78

จดแนวออพเจคใหสวยงามดวย Smart Guides และ Master-level guides

การน าเสนอดวยรปภาพ แผนภม และกราฟตางๆ คอจดเดนทจะท าใหผ ฟงไดรบความเขาใจสงทผน าเสนอพยายามสอสารไดอยางรวดเรว รปและสงตางๆ ในสไลดเราเรยกรวมๆ วาออพเจคหรอวตถ การจดการใหออพเจคตางๆ เหลานเรยงตวและอยในต าแหนงทสวยงามใน PowerPoint 2013 นนเปนเรองทงายมาก โดยใชเครองมอทเรยกวา Smart guides และ Master-level guides

Smart guides คอเสนประเลกๆ ทจะแสดงใหเหนทนทโดยอตโนมต เมอคณจดต าแหนงออพเจคใหเรยงอยในแถวเดยวกน อ านวยความสะดวกเมอเราตองการจดวางหลายๆ ออพเจค โดยไมจ าเปนตองเสยเวลากะระยะดวยสายตา

Master-level guides คอเสนไกดหลกทสามารถก าหนดไดจาก Master slide ซงเมอเราก าหนดแลว เสนนจะมผลในทกๆ สไลด และจะอ านวยความสะดวกใหกบผน าเสนอสามารถจดวางออพเจคหลายอนบนหลายสไลดใหอยในแถวเดยวกน วธการเพมหรอปรบเปลยนเสนไกดดงกลาว ท าไดงายๆ โดยการเปด Master Slide แลวคลกถกทชอง Guides เสนประทเปน Master-level guides กจะปรากฏใหเหน

เราสามารถคลกเลอนเสนไกดเพอปรบเปลยนต าแหนงไดตามตองการ และถาหากตองการเพมเสนไกดกเพยงแคกดป ม Ctrl คางไว พรอมกบคลกเสนไกดแลวเลอนไปยงต าแหนงอนๆ ไดอยางงายดาย

P a g e | 79

น าเสนออยางมออาชพดวย Presenter View

ใน PowerPoint 2013 นไดเพมคณสมบตทชวยใหผน าเสนอมความคลองตว สะดวก จดการบรหารสไลดทก าลงน าเสนอไดอยางมออาชพ นนคอคณสมบตทเรยกวา Presenter View นนเอง

Presenter View คอการจดการหนาจอระหวาง จอเครองโนตบคและจอโปรเจกเตอร โดยเมอผน าเสนอเรมเปดสไลด คณสมบต Presenter View จะท างานอตโนมต โดยการจดการใหหนาจอโปรเจกเตอร แสดงผลสไลดแบบเตมหนาจอ ขณะทหนาจอโนตบค จะแสดงสไลดยอ โนตก ากบสไลด สไลดถดไป เวลาทใชไปในการน าเสนอ นอกจากนยงมคอนโทรลบารส าหรบจดการสไลดน าเสนอ เชน ซอนสไลดดวยการปดหนาจอมดชวคราว , ซมบางสวนของสไลด , และเครองมอจดโนตบนสไลดแบบเรยลไทม เปนตน

แสดงผลสวยงามมากขนบนจอไวดสกรน จอโปรเจกเตอรรนใหมๆ มกจะแสดงผลในอตราสวน 16:9 หรอทเรยกวาแนวจอกวาง (Wide screen) ซงเปน

อตราสวนแบบเดยวกบจอภาพยนตร เพราะเหตผลทตอบความตองการผใชงานโปรเจกเตอรส าหรบรบชมภาพยนตรนนเอง ใน PowerPoint 2013 น กปรบรปแบบการน าเสนอบนจอไวดสกรนนใหดเหมาะสมและสวยงามมากขน โดยปรบสไลดใหเตมจอ ขณะทอตราสวนของออพเจคในสไลดไมเปลยนแปลงแตอยางใด จากเดมทการแสดงผลจะท าไดแคสนบสนนอตราสวน 4:3 เทานน ไมวาจะใชบนโปรเจกเตอรแบบธรรมดาหรอไวดสกรนกตาม วธการปรบการแสดงสไลดใหดบนจอไวดสกรนไดอยางสวยงาม ท าไดดงน

หนาจอทผน าเสนอมองเหน (โนตบค) หนาจอทผ ฟงมองเหน (โปรเจกเตอร)

P a g e | 80

1. ทแทบ Design คลกทเมน Customize และคลกตอทเมน Slide Size

2. คลกถกทเมน Widescreen

การแสดงผลจะปรบเตมจอไวดสกรนใหทนท

หมายเหต : นอกจากนเรายงสามารถปรบการแสดงผลไปเปนอตราสวนอนๆ ไดอก โดยเลอกท Custom Slide Size… และยงปรบสไลดใหแสดงแบบแนวนอนหรอแนวตงไดจากเมนนอกดวย

ทายบท

ส าหรบในบทน เราไดเรยนรถงฟเจอรใหมใน Office 365 Business วามอะไรใหมบาง ซงผอานสามารถฝกฝนเพมเตมไดจากเวบทใหในชวงตนของบทน ส าหรบในบทถดไปจะเปนการใชงานระบบเมลบน Exchange Online วาจะสะดวกสบายอยางไรบาง รบกวนพลกหนาถดไปไดเลยครบ

P a g e | 81

Chapter 5 จดการอเมลดวย Exchange Online ถาจ าเปนตองใชงานอเมลบอยๆ ทงจดการรายชอผตดตอ จดการปฏทน และอเมลจ านวนมหาศาลในแตละวน แต

สงหนงทขาดไปไมไดคอ การน าทกอยางมาท างานรวมกนทงส าหรบตวเองและทม ซงใน Office 365 สามารถท าใหผมน าขอมลทงหมดทผมและทมตองการมาใชงานไดงายมากขนผาน Outlook Web App (OWA) ซงอยในบรการของ Exchange Online ทมอยในแผนบรการ Office 365 Business Essential และ Office 365 Business Premium ส าหรบผใชงานบรการ Business Premium จะสามารถใชงาน Microsoft Outlook เวอรชนลาสดไดอกดวย

ซงในบทนเราจะมาดวามวธใดบางทสามารถจดการขอมลโครงการและบคคลบน Office 365 ได

แนะน า Outlook Web App

หลงจากทเรา “เขาสระบบ” Office 365 แลว ในหนาแรกเราจะเหนแถบดานบนสดวา Outlook ใหคลกเพอเขาส Outlook Web App

การเขาใชงานครงแรก ใหท าการเปลยนภาษาตงตนทตองการ และเลอกเวลา Time Zone ของเรา

ฟเจอรใหมส าหรบบญชผใชงาน (Account) ถาใครเคยใช OWA มากอนหนานคงรสกแปลกตา และสงสยวามอะไรใหมบางทเปลยนแปลงไป สงทเปลยนแปลงไปมดงตอไปน

- การน าทางจะยายไปอยทมมดานบน ใชลงกทมมดานบนเพอสลบไปยงขอมลชนดอน

- การเขาไปถงขอมลสวนตวของเราโดยการคลกครงเดยว คลกทชอของเรา แลวคลก Change เพออปเดตขอมลของเรา ถาเราเปดใชงานขอความโตตอบแบบทนท เรายงสามารถเปลยนสถานะของเราไดทนอกดวย

P a g e | 82

- สามารถเชอมตอกบบญชผใช LinkedIn หรอ Facebook ของเรา ใหคลก การตงคา > Option >

Account > Connected Accounts เพอเพมการเชอมตอกบบญชผใช LinkedIn หรอ Facebook ของคณ

- สามารถเขาถงแบบออฟไลนผานเวบเบราวเซอรได

เชคอเมลเขาออก และจดการไดแบบสบายๆ

กอนทเราจะมาเรมเทคนคการใชงานเมล กอนอนเรามาท าความรจกหนาตากนกอน

สวนท 1 : New Mail ชองทางลดในการสรางเมลใหมทนท

สวนท 2 : Inbox กลองจดหมายทงจดหมายรบ-สง หรอจดหมายทลบไปแลว รวมถงเกบบนทกการสนทนาผานโฟลเดอร Conversation History และถาเมลมการท า Archive จะเขาไปอยในสวนของ In-Place Archive (มเฉพาะบางแผนการใชงาน)

สวนท 3 : Mail List จะแสดงอเมลทงหมด ถาอเมลไหนยงไมอานจะเปนสเขม โดยสามารถคนหาเมลเกาตามเงอนไขตางๆ เชน ตามเวลา ตามหวขอเมล เปนตน รวมถงมการแบงแยกหมวดหมชดเจน เปน All, Unread, To Me และ Flagged

P a g e | 83

สวนท 4 : Navigation Bar ชองทางลดในการเขาถงฟเจอรอนๆ สงเกตดานซายสด จะเปน Alert แจงเตอนวามเมลเขา หรอเหตการณเขามา สวนดานขวาสดทแสดงสถานะเปนสเขยว จะเชอมตอกบ Microsoft Lync ได ท าใหคนอนรวาเราพรอมสนทนาแลว

สวนท 5 : Reading View สวนแสดงผลอเมลแตละเมล โปรดสงเกตวา ถาเมลมหวขอเดยวกนจะแสดงเมลยอยๆ ชวยใหเราไมตองเปดเมลหลายๆหนาตาง รวมถงการโตตอบอเมลเราสามารถท าไดทนทในหนาตางเดยว

ตอไปเรามาดวธการใชงานอเมลวามอะไรนาสนใจบาง

1. เรมสรางอเมลใน Outlook Web App

วธการสรางเมลงายๆ โดยคลกท New Mail หรอใชค าสง Ctrl+N และใสชอผสง ถาเคยสงมาแลวจะ

แสดงขนมาทนท แตถายงไมเคยเราสามารถคนหาในไดเรกทอรได หรอคลกเครองหมาย เพอเพมคนเขาไป

แตถาเราอยากใหแยกหนาตางออกมาเปน Pop Up ใหคลกทเครองหมายน ตรงมมบนขวา

และถาเราตองการสงแบบ BCC ใหคลกทเครองหมาย

P a g e | 84

2. วธการตอบ-สงตออเมลใน Outlook Web App

ก า ร ต อ บ ห ร อ ส ง ต อ เ ม ล เ ร า ส า ม า ร ถ ต อ บ ไ ด ท น ท โ ด ย ใ น แ ต ล ะ เ ม ล จ ะ ม

ทกเมล และพอเราคลก ระบบจะดงเมลกอนหนานมาแสดง ตวอยางรปดานลาง

3. วธการสงอเมลไปยงรายชอทมหรอกลมใน Outlook Web App

การสงเมลเราสามารถประยกตใชกบ People โดยสามารถสงตามรายชอหรอกลมทเราอยไดทนท

P a g e | 85

4. วธการตงคารปแบบเรมตนของเมลใน Outlook Web App

เวลาเราสงอเมล หลายๆ คนจะใชฟอนตและฟอรแมตตามทตนเองตองการ ซงตองสรางใหมทกครงไป แตถาใหทกเมลทสรางมฟอรแมตทเราตองการเหมอนกนทกครง มวธงายๆ ดงน

- ใหคลกเครองหมาย เลอก Options

- ไปท Settings > Mail และเลอนลงไปท Message Format สงเกตวาจะมใหเราเลอกฟอรแมตของฟอนตท

เราตองการ หรอเราจะใหหนาตางเวลาเราตอบเมลใหแสดง BCC ทกครงกสามารถท าได

P a g e | 86

5. วธการหาอเมลอยางรวดเรวใน Outlook Web App

เมออเมลเรมมจ านวนมาก การคนหาอเมลเกานนอาจจะยากจนเกนไป OWA

จงไดเตรยมเครองมอพรอมใชในการคนหา เราสามารถจดเรยงผลคนหาตามวน ไฟลแนบ หรอความส าคญ อกทงเมน Conversations ขอแนะน าใหเปดไว เพราะจะชวยรวบรวมอเมลทมหวขอเดยวกนไวในเมลเดยว ลดปญหาตองเปดอเมลไดมากพอสมควร

6. วธการแนบไฟลใน Outlook Web App

การสงไฟลแนบนนท าไดงายขนและท าไดหลายไฟลพรอมๆ กน โดยมขนตอนดงน - คลก Insert > Attachment

- ไปยงโฟลเดอรทเราตองการ ใหกด Ctrl คางไวและเลอกไฟลทงหมด และคลก Open

- ไฟลจะอปโหลดเขาไปในเมล ถาเสรจเรยบรอย ใหคลก Send ถาไมเอาไฟลนน ใหกดเครองหมายกากบาท

เพอลบไฟลนน

P a g e | 87

7. วธการแนบรปในอเมลใน Outlook Web App

การแนบรปภาพจะมลกษณะคลายคลงการแนบไฟลทวไป แตจะแตกตางทการแนบรปภาพจะแสดงภาพในเนอความของเมลของเราทนท ซงเราสามารถยอ-ขยายภาพไดตามตองการ

P a g e | 88

8. วธการเพมลายเซนใน Outlook Web App

การสงอเมลแบบเปนทางการ สงทขาดไมไดคอลายเซนทายอเมล เพอบงบอกวาเรามาจากหนวยงานใด มวธสรางและแนบไปกบเมลของเราไดงายๆ ดงตอไปน

- ใหคลกเครองหมาย เลอก Options

- ไปท Settings > Mail และเลอนลงไปท Email Signature ถาเราตองการเพมลายเซนทกครงใหเลอก

Automatically include my signature on messages I send

P a g e | 89

- เพมลายเซนโดยคลก Insert > Signature

9. วธการแนบเมลอกฉบบใน Outlook Web App

บางครงเราตองการแนบอเมลฉบบอน เขาไปในเมลของเราเพออางองขอมลขางใน แตการสงตอคงไมเหมาะสม เราสามารถแนบอเมลงายๆ โดย Pop Out อเมลใหมออกมาและ Drag&Drop เมลทตองการเขาไปในเมลนนทนท และคลก Send เพอสง

10. วธการยายอเมลไปยงโฟลเดอรทเราตองการ

เพอใหการจดเรยงเมลนนงายยงขน เราสามารถยายเมลทเขามาใน Inbox ไปยงโฟลเดอรทเราสรางเองได - คลกขวา และเลอก Move

P a g e | 90

- เลอกโฟลเดอรทเราตองการ หรอจะ Copy เมลใหเกบไวสองทได โดยคลกท Copy this conversation to

the selected folder

11. วธการลบอเมลใน Outlook Web App

เมอไมตองการเมลใด ใหลบทง เพอเพมขนาดของกลองจดหมาย โดยคลกท หลงเมลฉบบนน ซงเมลทลบนนจะถกยายไปท Deleted Items โดยเมลทเกบในโฟลเดอรจะถกเกบไวประมาณ 30 วนกอนลบออกจากระบบ

ถาตองการลบทงหมดใน Deleted Items ใหคลกขวาเลอก Empty

P a g e | 91

12. วธการกคนอเมลใน Outlook Web App

บางครงเราเผลอลมลบเมลไปโดยไมไดตงใจ ซงเราสามารถกคนไดดวยตนเองได (แตตองภายใน 30 วน) โดยใหคลกขวาท Deleted Items เลอก Recover Deleted Items

เลอกเมลทตองการ และคลกขวาเลอก Recover เมลนนจะกลบไป Inbox เหมอนเดม (แตถาเราคลก Purge เมลนนจะหายไปจากในระบบทนท)

13. การตงตอบอตโนมตเมอไมอยออฟฟศ Out-of-Office

เมอเรามความจ าเปนตองท างานนอกสถานท หรอลางานไมวากรณใดๆ แนะน าใหควรตงอเมลโตตอบกลบอตโนมต เพออยางนอยผสงจะไดรบรและคาดการณเวลาทเราสะดวกตอบกลบ ซงสามารถตงคาโดยไปท Option >

Set up an automatic reply message

P a g e | 92

ตงตอบกลบเฉพาะคนในองคกร

ตงตอบกลบเฉพาะคนนอกองคกร

14. MailTip ชวยเตอนอเมลกอนทจะสงผด

บางครงการสงอเมล เราอาจเคยเจอทชอคนในองคกรกบคนนอกองคกรนนมชอทคลายกน อเมลกสงออกไปขางนอกแลว ส าหรบ MailTip จะชวยแจงเตอนคณกอนทเมลจะสงออกไป โดยจะแจงเตอนอตโนมต บนรายชอผรบ

P a g e | 93

15. ปองกนอเมลสงไปยงโฟลเดอร Junk Email และบลอกอเมลทไมตองการ

บางครงระบบ Exchange Online มการตรวจจบวารปแบบอเมลทสงมานนเปนสแปมเมล เนองดวยหลายๆ

สาเหต แตทวาอเมลจากผสงทเราตรวจพบเองวาไมใชสแปม เพอใหระบบเรยนรและไมใหสงอเมลนนไปยงโฟลเดอร Junk Email สามารถท าไดโดยคลก Option > Block or Allow เลอก Safe senders and Recipients ใหกรอกอเมล

ทเราตองการ และคลก รวมถงควร Trust email from my contacts ดวย

ส าหรบอเมลทตองการบลอก ใหเลอนลงไป Blocked senders กรอกอเมลหรอโดเมนและคลก แนะน าควรเลอก Don’t trust email unless it comes from someone in my Safe Senders and Recipients list or local

senders

P a g e | 94

16. สรางกลมรายชออเมลดวยตนเอง

บางครงการทใสอเมลทละอเมล กเปนเรองทนาเบอ ดงนน อาจจะดกวาถาสามารถสรางกลมรายชออเมล โดยไมตองพงเจาหนาทไอท ซงสามารถท าไดงายๆ ใหไปท Option > Groups ดานซาย Distribution groups I belong

to คอกลมทเราอยดวย โดยตงมาจากแผนกไอท

ใหเราสรางเองไปท Distribution groups that I own เลอก กรอกชอกลม, Alias ทตองการรวมถงอเมล

P a g e | 95

สามารถเพมเจาของกลม และสมาชกได ตามล าดบ

เลอกวธการอนมตถามสมาชกตองการเขารวมกลม แบบแรกคอ Open หมายถงทกคนสามารถเขารวมได แบบ

สองคอ Closed จะเพมสมาชกตองเปนเจาของกลมเทานน และแบบทสามคอ Owner Approval หมายถงเจาของตองอนมตกอนทจะยอมรบสมาชกเขากลม

P a g e | 96

17. สรางกฏของเมลบอกซ

เราสามารถสรางกฏในการรบ-สงอเมลได บางคนคนเคยในการใชงานใน Outlook ซงใน OWA เราสามารถท าไดเหมอนกน ใหไปท Option > Organize Email > Inbox Rules เลอกกฏทตองการ

ไมพลาดทกนดดวย Calendar

บอยครง การท างานรวมกนใหเปนระบบในทมจ าเปนตองใชกรอบทเรยกวาเวลาและก าหนดการทชดเจน เพอใหงานพวกนจดงานไดดขน Outlook Web App ไดเตรยมฟเจอร Calendar เพอมาตอบโจทยน ท าใหทราบไดเลยวาใครวางหรอไมวางเขาประชม รวมถงมอบหมาบงานใหเสรจตามเวลาทตงไวได กอนอนเรามารจกหนาตาของ Calendar กนกอน

สวนท 1 : เราสามารถเพมการนดหมายไดจากป ม New Event ทนเลย

สวนท 2 : แสดงปฏทนแบบยอ เราสามารถคลกเพอดรายละเอยดในแตละวนได

P a g e | 97

สวนท 3 : แสดงประเภทของปฏทน ซงเราสามารถเพมไดเทาใดกได

สวนท 4 : แสดงหวขอของงานในแตละวน

สวนท 5 : แสดงมมมองของปฏทน รวมถงเมนในการแชร Calendar

สวนท 6 : แสดงรายละเอยดในแตละก าหนดการ

โดยผมไดสรปฟเจอรทส าคญ ดงตอไปน

18. วธการสราง-แกไข-ลบนดหมายใน Outlook Web App

เราสามารถเพมนดหมายงายๆ โดยคลกท

เพมรายละเอยดของการนดหมาย ตงแตหวขอ, สถานท, ผเขารวมการประชม, เวลา รวมถงรายละเอยดตางๆ

ถาเราตองการประชมแบบออนไลน สามารถท าไดผาน Lync Online ใหเราคลกท

ระบบจะแปลงเปน URL ส าหรบเซสชนเฉพาะการประชมของเรา โดยใครทไดรบลงกนไป จะสามารถเขามารวมประชมกบเราไดเทานน

P a g e | 98

ถาทกอยางถกตอง ใหคลก

ถาตองการแกไขนดหมาย เรากสามารถท าไดเชนกน โดยคลกไปทนดหมาย เลอก Edit

หลงจากทเราแกไขเสรจแลว อยาลม Send ไปถงทกคนทอยในนดหมายจะไดรบขอมลทใหมลาสดเชนกน

ถาเราตองการยกเลกนดหมายน เราเพยงแคคลก Cancel

และเลอก Yes

P a g e | 99

19. วธการตอบรบนดหมายใน Outlook Web App

หลงจากทผสงสงไปแลว สงทผรบเหนจะเปนอเมล ซงเราสามารถตอบกลบไปได หรอสงตอใหกบบคคลอนทเกยวของ แตทวาถาเราตองการยนยนวาเราจะเขารวมใหคลก Accept แตถายงไมแนใจใหคลก Tentative แตถาไมเขารวม ใหคลก Decline

ถาเรากดตอบกลบไป จะมหนาตางยอยยนยนอกครง

P a g e | 100

o Edit the response before sending : แกไขกอนตอบกลบ

o Send the response now : ตอบกลบทนท โดยสงอเมลยนยนหาผสง

o Don’t send the response : ตอบกลบทนท แตไมสงอเมลหาผสง

เมอผรบกดตอบรบ เชน Accept ผสงจะเหนวาสถานะลาสดวามใครเขาประชมบาง

และพอคลกเขาไปดานใน จะเหนวามใครตอบกลบบาง

20. วธการท านดหมายประชมประจ าใน Outlook Web App

P a g e | 101

บางครงการประชมของเรา หรอการอบรมเราไมไดมแคครงเดยว เราสามารถสรางการนดหมายใหเปนประจ าได เชน ประจ าทกๆ สปดาห ทกๆ เดอน เปนตน ในหนาการนดหมายใหเลอก Repeat และเลอกเวลาทเราตองการท าประจ าบอยๆ เชน ทกวน ทกๆ วนพธ ทกวนท างาน เปนตน

21. วธการสงนดหมายไปยงบคคลหรอกลมอนใน Outlook Web App

ถาเราตองการสงการนดหมายเฉพาะบคคลนนๆ หรอกลมเราสามารถเขาถงไดโดยตรงจากแทบ People โดยในรายชอใหเราคลกทป ม

จะแสดงหนาการนดหมายเชนกน

แตถานดเปนกลม นนงายเชนกนไมตองพมพทละคน

22. การเปลยนมมมองของ Calendar View

P a g e | 102

ปกตการจดตารางนดหมาย เรากตองดวาวนทตองการถกตองหรอไม ส าหรบในการเปลยนมมมองเราสามารถโดยเลอกเมนทมมบนขวา

o แสดงเฉพาะวน

o แสดงเฉพาะวนท างาน

o แสดงเฉพาะสปดาห

o แสดงเฉพาะเดอน

P a g e | 103

23. วธการเพมตารางจาก Calendar ทอน

นอกจาก Calendar ในการท างานเรายงสามารถสราง Calendar อนๆ ไดอก เชน Calendar สวนตวหรอครอบครว เปนตน โดยทเราคลกขวาท My Calendars เลอก New Calendar

กรอกชอ Calendar ทตองการ

นอกจากน เรายงสามารถเปด Calendar สวนตวหรอจากทอนได โดยทเราเลอก Open Calendar

โดยตองเปนนามสกล .ICS เชน จาก Hotmail, Google Calendar ใหเราใสลงก .ICS เขาไปยงชอง Internet

Calendar และคลก Open ถามาจากเมลเซรฟเวอรเชน Exchange Server ใหกรอกไปทชอง From Directory

P a g e | 104

จะปรากฏ Calendar ทมาจาก Hotmail

24. จดเวลาประชมไมใหชนกนบน Calendar

ผมวาหลายๆ คนมกจะเจอปญหาเดยวกน คอนดประชมแคสปดาหละครง แตทกคนในทมไม วาง แตถาหลงจากน ทกคนใชงานปฏทนเปนเรองปกต การตรวจสอบเวลาทกคนกจะงายยงขน โดยในหนานดหมายใหเรา

คลก จะแสดงเวลาของทกคนวาวางตรงกนหรอไม ถาทกคนเรยบรอยอยาลมคลก Send

P a g e | 105

25. การแชร Calendar

ตอนนเราทราบแลววาเราจะตรวจสอบวาใครวาง ไมวางกนบาง แตโดยสวนใหญ เราจะไมเหนรายละเอยดของปฏทน เพราะคนทเราเพมนนไมไดแชรปฏทนใหเรากอน ดงนนการทเราจะเหนไดจะตองมการแชรดงตอไปน

ใหคลก Share ทมมบนขวา

และเลอกบคคลหรอกลมทเราตองการแชร ซงเราสามารถก าหนดระดบได โดยท

o Availability only : แสดงเฉพาะเวลาใน Calendar

o Limited details : แสดงเฉพาะหวขอ เวลา และสถานทแตไมแสดงขอมลอนๆ นอกเหนอจากน o Full details : แสดงขอมลทงหมดทอยใน Calendar ของเรา

แตถาเราอยากใหใครบางคนสามารถสราง อานหรอแกไขนดหมายแทนเราได (on your behalf) เราสามารถเลอกได 2 สทธ คอ

o Editor : ถาเราใหสทธกบบคคลนน เขาสามารถสราง อาน หรอแกไขก าหนดการไดในนามของเรา แตจะไมสามารถรบ Meeting Request หรอ Cancel Request ผานอเมลของเรา ดงนน พวกเขาเพยงแคคลก Accept หรอ Decline การประชมเทานน

o Delegate : ถาเราใหสทธกบบคคลนน เขาสามารถสราง อาน หรอแกไขก าหนดการไดในนามของเรา รวมถงตอบรบ Meeting Request หรอ Cancel Request ผานอเมลของเราได

และเรายงสามารถพมพหวขอทเราตองการได รวมถงเลอกปฏทนทเราตองการแชรไดอกดวย

P a g e | 106

เกบรายชอใน People แบบ Unlimited

การสงอเมลหรอสงก าหนดการนดหมายไปยงใครสกคนในบรษท เราสามารถใชงาน Global Address Book ในการคนหารายชอ แตถาเราตองการไปคนหาบคคลอนนอกบรษท เราสามารถใชงาน Contact View ในการสรางรายชอดวยตวเราเองภายใต Address Book เดม

จาก Contact View แสดงอะไรใหเราทราบบาง

สวนท 1 : แสดงรปภาพโปรไฟล ชอ ต าแหนง และชองทางในการสอสาร เชน สงอเมล นดหมายผานปฏทน และสามารถสนทนาไดทนท

สวนท 2 : แสดงรายละเอยดของรายชอนนๆ เชน อเมล เบอรโทรศพท เปนตน

สวนท 3 : แสดงค าอธบายหรอสงทเขาตองการเขยนไว

สวนท 4 : แสดงความสมพนธหรอล าดบของบคคลนนภายในบรษท

เราสามารถเพมรายละเอยด ตามทเราตองการดงตอไปน

26. การเพม-แกไขรายชอผตดตอและกลม

เราสามารถเพมรายชอโดยคลก

เลอก Create Contact

P a g e | 107

กรอกขอมลรายละเอยดของผตดตอ สดทายอยาลมคลก Save

และถาเราตองการสรางกลม เพยงแคเลอก Create Group

เพมชอกลม สมาชก และรายละเอยดของกลม เมอเรยบรอยใหคลก Save

P a g e | 108

ถาเราตองการแกไขขอมลใหคลก Edit ตรงปายชอทงรายชอหรอกลม พอแกไขเรยบรอยอยาลมคลก Save

27. การคนหารายชอผตดตอ

การคนหารายชอบคคลหรอกลมนนงายมากขน โดยเราสามารถก าหนดเงอนไขได เชน คนหาตามชอ นามสกล บรษท เปนตน

28. เชอมตอกบ LinkedIn

ถาเรามบญชของ LinkedIn (เปน Social Network ของคนท างานตอนนเรมแพรหลายในประเทศไทย) เราสามารถเชอมตอรายชอจาก LinkedIn มายง Office 365 ได ขอดคอ โดยสวนใหญ LinkedIn จะมรายละเอยดของบคคลนนไวเยอะพอสมควร ท าใหเราตดตอกนไดงายขน โดยคลกท

P a g e | 109

เลอก Connect

กรอกขอมลของ LinkedIn เพยงเทานน รายชอจากโปรไฟลของ LinkedIn ของเราจะเชอมตอกบ Office 365

ทนท

จดเมลและงานใหเปนระบบดวย Task

เครองมอสดทายใน Outlook Web App ทเราจะแนะน าในบทน ทชวยเราสรางและจดการงานทตองท าทเกยวของกบโครงการใน Office 365 ซงเราสามารถประยกตใชกบอเมลไดเชนกน โดยมวธดงน

29. การใชงาน Flag ใน Outlook Web App

ถาสงเกตจะเหนทกๆ เมล จะมรปธง อยดานหลงเมล ซงธงนมประโยชน เมอไหรกตามเรามการตามงานจากอเมลนน ใหเราคลกขวา จะแสดงวนทตองท า

แตถางานหรอเมลนนเสรจแลวให mark Complete ไดเลย ซงจะแสดงเปนเครองหมาย เพอยนยน

30. การสราง Task

P a g e | 110

Task ทเราสรางทงหมดจะไปรวมกนทแถบ Task ตรงดานมมลางซายของ Outlook

คลก New Task

กรอก Task ทตองตาม ถาคลก Show More Details จะแสดงรายละเอยดวางานเรมเมอไหร เสรจไปแลวก %

รวมถงจะตองเสรจเมอไหร และใชเวลาทงหมดเทาไหร เปนตน พอเรยบรอยใหคลก Save

P a g e | 111

ซงการก าหนดเวลา ทางระบบจะมการแสดงวางานใดยงไมถงก าหนด เลยก าหนด หรอเสรจเรยบรอยแลวผาน

เชนเดยวกนถางานใดเสรจเรยบรอย ใหคลกท เพอยนยนวาเสรจแลว โดย Task นนจะไปอยในกลมของ Completed

การใชงาน Exchange Online รวมกบความสามารถใหมใน Microsoft Outlook 2013

ส าหรบผใชงานบรการ Office 365 แผน E3 สามารถดวธการตดตงไดท “บทท 6 การตดตง Office 365

Business” ถาทานใชบรการอน เชน แผน E1 สามารถใชรวมกบ Microsoft Outlook 2013 เดมทมอยในองคกร การใชงานจะคลายคลงกบการใชงานบน Outlook Web App โดยในทนจะกลาวถงฟเจอรทส าคญ

31. การตงคาบญช Exchange Online กบ Microsoft Outlook 2013

ส าหรบการตงคาครงแรก ใหเปด Microsoft Outlook คลก Next

P a g e | 112

เลอก “Yes”

กรอกชอ, อเมล และรหสผาน

เสรจเรยบรอย จะปรากฏดงภาพ

P a g e | 113

ถาเราม Microsoft Outlook 2013 อยแลว เราสามารถเพมบญชเพมเตมไดท File > Add Account

หนาตาเรมตนของ Microsoft Outlook 2013

32. รวมค าสงทวไปการใชงาน Microsoft Outlook 2013

P a g e | 114

33. การใชงานรวมกบระบบปฏทน

เพอส าหรบอปเดตวธการจดการ เวลา บคคลและงานตางๆ

34. การสรางลายเซนอเมล

เมอตองการสรางลายเซนอเมลใหม ใหท าดงตอไปน 1. คลก File > Option > Mail ภายใต Compose Message ใหคลก Signature

2. ในแทบลายเซนอเมล ใหคลก New จากนนพมพชอส าหรบลายเซน

3. ในกลอง Edit Signature ใหพมพขอความทคณตองการไวในลายเซน แลวใชเครองมอทมอยแลวภายใน เพอจดรปแบบลายเซน

P a g e | 115

4. เมอตองการเพมลายเซนไปยงขอความใหม บนแทบขอความ ใหคลก ลายเซน แลวคลกลายเซนทตองการ

ทายบท

ส าหรบในบทน เราไดเหนถงการท างานและฟเจอรใน Outlook Web App และ Microsoft Outlook 2013วาเราสามารถจดการเมล ปฏทน รายชอ และงาน โดยทง 4 สวนจะเกยวเนองกน ท าใหเราสะดวกยงขนเหมอนใชงาน Outlook ปกต ส าหรบในบทถดไป เราจะมาดวธการใชงาน Lync Online วาจะน าไปประยกตใชกบทมอยางไร ใหสอสารกนไดแบบ Real Time

P a g e | 116

Chapter 6 Chat และ Share แบบปลอดภยดวย Lync Online ลองจนตนาการดวาวนหนงเราสามารถบนมาอบรมทกรงเทพฯ โดยไมตองเสยคาเครองบนสกบาทเดยว อกทงยง

สามารถแชรรายงานหรอ PowerPoint ขนาดใหญไดโดยไมตองผานอเมล รวมถงสามารถแสดงความเหนผานกระดานไวทบอรดทเราสามารถใชงานผานแทบเลตทเราคนเคย หลายครงคณตองบนมาอบรมแคสองวนทส านกงานใหญ

จากทเกรนในขางตน ความงายดายในการสอสารท าใหเรารวาใครวาง หรอตดประชมอย รวมถงการใชงานรวมกนในลกษณะ Real time ซงเปนคณสมบตพเศษของ Lync ทมใหกบผใชงาน Office 365 ใน Lync เราสามารถโทรศพทผาน VoIP สงอเมลหรอขอความโตตอบไดทนท พรอมทงน าเสนอ PowerPoint ไปพรอมๆ กน เพอใหการตดตอสอสารเปนเรองทงายขนกวาเดม

ส าหรบผใชบรการ Office 365 Business Essential และ Business Premium จะสามารถใชงาน Lync Online

ไดทนท

กอนทจะเรมการใชงาน Lync ใหท าการตดตงแอพพลเคชน Lync ลงในเครองของเรากอน

เลอกภาษา และเลอก Install

P a g e | 117

แนะน า Microsoft Lync

ในตอนกอนหนานเราไดลองดาวนโหลด Microsoft Lync มาลองเลนด (ผมเชอวาหลายคนคงเลนกอนมาถงตอนนเสยอก) แตเพอใหส าหรบคนทยงไมไดลอง เรามาลองดกนทละขนตอนเลยครบ

เรม Sign In

เมอเรมใชงานระบบจะบงคบใหเรากรอก User และ Password ใหเรากรอกตามทไดรบ (ถาไดรบรหสผานเปน Temporary ควรเปลยนกอน) และท าเครองหมายถกค าวา “Save my password” พอมหนาตางขนมาใหคลก “Yes” เพยงเทานเราเปดเครองครงหนากไมจ าเปนตองใสรหสผานอกครง

รจก Lync ใหมากขน

1. Menu Bar : เมนทรวบรวม Shortcut ตางๆ เชน File, Tool และ Help รวมถง Meet Now ทคลกเดยวประชมไดทนท

2. Personal Note : ชองแสดงสถานะ จะแสดงสถานะวาวนนคณเปนอยางไรบาง หรอถาเราตงสถานะวาไมอยทออฟฟศใน Exchange Online แลว กจะแสดงสถานะอตโนมตทนท 3. Profile Picture : โชวรปของผใชงาน รวมถงสถานะวาตอนนพรอมใชงานโดยผานสตางๆ ทเรยกวา Presence

4. Conversations : โชวแสดงรายชอผตดตอในแทบแรก และแทบทสองจะแสดงประวตการคยของเรา รวมถง Missed Call ดวย 5. Search : ชองคนหา ทคณสามารถคนหารายชอจากทกคนในบรษท

P a g e | 118

6. Contact Lists : เราสามารถตงกลมเฉพาะงานนนๆ ไดเอง เชน กลมพนกงานขาย กลมสนบสนน เปนตน หรอแมกระทงก าหนดความสมพนธของเรากบรายชอผตดตอได เชน เพอน, เพอนรวมงาน, คคาของเราได

Contact Card & Presence: ชองทางลดในการตดตอสอสาร

บางครงเราคนหาชอใครบางคน แลวเราอยากรวาเขาเปนใคร และสามารถตดตอกบเขาทางใดไดบาง เพยงแคเราคลกขวาทหนารายชอ และเลอก “See Contact Card” จะปรากฏหนาตางรายชอผตดตอ โดยมรายละเอยด ดงตอไปน

1. รป ชอ ต าแหนง และสถานะ ท าใหเรารวาเขาพรอมสนทนากบเราหรอไม หรอวาเขา Offline ไปแลวกวน 2. ชองทางการตดตอทหลากหลาย ตงแต Chat, โทรผาน VoIP, โทรผาน Video Call และสงอเมล 3. รายละเอยดอนๆ เชน อเมลอะไร หรอเบอรโทรอะไร รวมถงในแทบ What’s New ทแสดงสถานะลาสด ซงเรา

สามารถใช Facebook หรอ Social Online อนๆ ของตนเองเชอมตอได

1. สถานะแตละสหมายความวาอยางไรบาง

P a g e | 119

สถานะของเราจะแสดงใหคนอนในทมเหน และสถานะของคนอนกจะแสดงใหเราเหนเหมอนกน โดยสถานะนจะปรากฏในบรการอนๆ ดวย เชน Outlook Online หรอ SharePoint Online ถาเราเปลยนแปลงสถานะทกๆ บรการทอยบน Office 365 กจะเปลยนเชนเดยวกน

แตละสมความหมายดงตอไปน

ส เขยว : บอกสถานะพรอมคยกบเราทกๆ ชองทางทง Lync และอนๆ

ส เหลอง : บอกสถานะวาเขาไมอยทโตะ ไมพรอม ณ เวลานน หรอลาวนนน ซงเราสามารถทราบไดจากจ านวนนาทหรอชวโมงทเขาไมอยทโตะได

ส แดง : บอกสถานะวาออนไลน แตวาตอนนอาจไมพรอมคยดวย ซงสถานะนอาจเปลยนตามคาในการตงใน Calendar เชน In a Meeting หรอประชมอย เปน In a Conference Call หรอก าลงโทรศพทอยเปน In a Call

ส แดงเขม : หมายถงวาตอนนไมวางจรงๆ ไมตองการใหใครรบกวน หรอวาขณะนนก าลงน าเสนองานอย มการตอกบจอโปรเจคเตอรอย ซงขอดคอ จะไมแสดงหนาตางรบกวนขนมา แตขอความทพมพหรอโทรมานนจะเกบเขาไปอเมลอตโนมตในโฟลเดอร Conversation History

Lync ยงสามารถบอกไดวาคนทคยกบเรานนเชอมตอ Lync ผาน PC หรอ Mobile

หรอบางครงเราอยากรวาฝงตรงขามอปกรณวดโอพรอมหรอไม โดยจะแสดง “Video Capable”

อกทงเรายงทราบไดวาเขา Offline หรอไมไดใชงาน Lync มาแลวกนาท ท าใหเราพอจะเดาไดวาเขาอาจจะไมไดอยทโตะ หรอก าลงเดนทาง

P a g e | 120

การตงคาบน Lync Online

จากทไดเกรนตอนตน ทอธบายวา Lync สามารถท างานอะไรไดบาง ซงเราสามารถปรบแตงเพมเตมท Lync Option ตามภาพดานลาง

General Page เปนสวนทชวยเราในการปรบคาในการใชงาน Instant Message ทง

รปแบบตวอกษรและส รวมถงการใชงาน Emoticon ดวย ส าหรบในเวอรชนนมการใชงานสนทนาหลายหนาตาง เราสามารถเปดหรอปดฟเจอรนไดจาก “Enable tabbed conversations”

Personal Page

เปนสวนทชวยเราในการปรบตงคาสวนตว ดงตอไปน

- My Account : แสดงอเมลปจจบนทใชในการเขาสระบบใชงาน Lync ซงโดยปกตจะเขาใชงานอตโนมต

- Personal Information Manager : ในบรเวณน ตวเลอกแรกจะแสดงวาเราจะท างานรวมกบ Microsoft Exchange หรอ Outlook หรอไม ซงคาเรมตนไดเลอกไวแลว และขอความทดานลางจะเกยวกบวาให Lync แสดงบน Calendar หรอไม รวมถงถาเราตง Out of Office กจะแจงเตอนบน “What’s happening today?” ใหกบคนทเปน Friends และ Family, Workgroup และ Colleagues อกทงทกๆ การสนทนาทเปนขอความและ Call log จะเกบไวในกลองจดหมายทชอวา “Conversation History”

- Location : เปนการแชรวาเราอยทใดกบโปรแกรมอนๆ

P a g e | 121

- Display Photo : ถาวาคณไมตองการเหนภาพของรายชอผตดตอ คณสามารถปดได โดยน าเครองหมายถกออก

Contact List Page

เลอกการแสดงผลในรายชอผตดตอของเรา

- Display my contacts with: ใหเลอกวาเราจะแสดงรปของรายชอผตดตอหรอไม

- Order my list: ใหแสดงเฉพาะชอหรอแสดงสถานะทพรอมใชงาน - Show the information: แสดงรายชอผตดตอ สถานะ และกลม

รายชอทตดตอบอยๆ

Status Page

จากทไดเกรนไวขางตน Lync นนแสดงสถานะพนฐานวาคณก าลงท าอะไรอย ณ ตอนนนผานการแสดงสตางๆ วาคณนนวางหรอยงอย ส าหรบการตงคาในหนาน จดทส าคญคอ การตงเวลาวาถาเราไมไดอยหนาเครองใหแสดงสถานะวา Inactive และถาเกนกวานน ใหแสดงวา Away สวนขอความดานลางทมเครองหมายถก ตรงนชวยเราเวลาเราน าเสนองานหรอตอกบโปรเจคเตอร โดยจะแสดงสถานะวา Do Not Disturb ท าใหเวลาเราน าเสนอ ไมตองกงวลวาจะมคนขดจงหวะ

ถามคนทก ขอความจะถกยายไปยงกลองจดหมายทนท

My Picture Page

เราสามารถทจะเพมรปของตนเองไดเอง หรอซอนรปจากการคนหาได โดยทเราคลก Edit or Remove Picture จะเขาไปยงหนาของ SharePoint Online ซงเราสามารถเปลยนรปไดจากทน

P a g e | 122

Phones Page

ส าหรบ Lync Online นนการใชงานผานโทรศพทอาจใชงานไมได จะสามารถใชงานผาน VoIP เทานน แตถาในอนาคตมการตง Lync Server ภายในบรษท เรากสามารถใช Lync เปน Soft Phone แทนได

Alerts Page

ส าหรบหนาของ Alert Page จะแสดงเมอเราไดรบการแจงเตอน Notification โดยเฉพาะถาเรามการเปลยนสถานะเปน Do Not Disturb วาเราตองการแสดงหรอไมแสดง หรอแสดง Notification เฉพาะกลมคนทเราระบหรอเพอนรวมงานเทานน

Ringtones and Sounds Page

ถาเราเบอเสยงเวลาโทรออกแบบเดมๆ เราสามารถเปลยนเสยงเปนเสยงอนผานเมน Ringtone ไดทนท หรอปดเสยงทงสายเรยกเขาและขอความเขาไดผานเมน Sounds

P a g e | 123

Audio Device Page

ส าหรบหนาน จะชวยในการตงคาไมคและล าโพง ซงบางครง ถาเราใชอปกรณตอภายนอก เราอาจตองมาตงคาหรอทดสอบผานจากหนาน รวมถงการปรบระดบเสยงใหมความดงดวย

Video Device Page

เปนการปรบตงคา Video ถาเราม Webcam เราสามารถเลอก Webcam และตงคาเฉพาะไดจากหนาตางน

File Saving Page

บางครงการโอนไฟลผาน Lync เราไมทราบวาเกบไวทใด เราสามารถก าหนดพาธทตองการได หรอแมกระทงเวลาเราบนทก Lync Recording จะสามารถก าหนดผานในการเกบวดโอดวยเชนกน

IM, VoIP และ Video Calls

จากทกลาวไวในตอนแรกวา Lync นนชวยตดตอสอสารทงแบบเปนทางการ เชน การท าตารางนดหมาย หรอไมเปนทางการ เชน Instant Messaging กได ซงทงสองแบบ สามารถตดตอสอสารผาน Presence วาใครวางหรอไมวาง ซงการใชงานแบบ Instant Messaging กบ Lync กเหมอนโปรแกรมทวๆ ไป แตเพมในเรองของ VoIP, Video Call และเครองมอการท างานรวมกนอนๆ ซงสามารถใชงานไดดงตอไปน

P a g e | 124

หมายเหต

Lync 2013 Basic ใน Office 365 Business Plan จะมบางฟเจอรทไมเทากบ Lync 2013 เวอรชนเตม เชน การเ ช อ ม ต อ ก บ ร ะ บ บ PSTN, ก า ร บ น ท ก ว ด โ อ เ ป น ต น ส า ห ร บ ข อ ม ล เ พ ม เ ต ม ส า ม า ร ถ ศ ก ษ า ไ ด ท http://technet.microsoft.com/en-us/library/gg425836.aspx

เรมการใชงาน Instant Message

1. ใหคลกสองครงเลอกคนทจะคยดวย

2. ถาฝงตรงขามทกมาในครงแรก เราจะเหนหนาตางเลกๆ เปนรปภาพของคสนทนาขนมา ถาเราปฏเสธการ

สนทนา ณ ขณะนน ใหคลก Ignore

3. พมพขอความ สงเกตชวงทเราพมพ เราจะเหนฝงตรงขามก าลงพมพอย ซงขอดคอ ท าใหเรารวาเขาสนใจคย

กบเรา ณ ตอนนน หรอก าลงคดอะไรอย

P a g e | 125

4. ทกๆ ขอความจะมเวลา และบอกถงขอความสดทายทไดรบ อกทงขอความทงหมดจะเกบเขาไปในโฟลเดอร Conversation History ของ Exchange Online

5. เราสามารถสนทนาพรอมๆ กนไดหลายคน โดยจะแสดงเปน Tabbed Conversation

6. ถาตองการสงไฟล กสามารถท าไดทนท ซงขอดคอ ประหยดเวลา และไมตองสงเมลกนไปมา

7. ถาตองการเพมคนทคยดวย เพยงแคลากและวางในการสนทนาเดยวกน ซงเราสามารถสงไฟลไดเชนกน

P a g e | 126

8. ยงไปกวานน เราสามารถคยสนทนาไดหลายคนพรอมๆกน ตางเรองกน ซง Lync เองจะจดกลมเปน Tabbed

Conversation

9. และสงทส าคญในการประชมคอ ตองตอเนองไมขาดชวง แตถาเกดเหตสดวสย หรออนเทอรเนตมปญหาแลว

ท าใหหลดจากการประชมไป Lync เองจะเชอมตอกลบเขาไปในการประชมนนทนทโดยคลกท Rejoin ท าใหเราสามารถเขาประชมอกครงไดทนท

เรมการใชงาน Audio Conference

1. หลงจากทเราลอง IM มากกวา 2 คนแลว เรายงสามารถ Audio Conference ไดพรอมๆ กนอกดวยผาน VoIP โดยคลกท Lync Call

P a g e | 127

2. ซงฝงคสนทนาจะไดรบ Call เขามา ใหคลก Accept จากภาพเชนเดยวกบการรบขอความ

แตถาก าลงสนทนาอยจะแสดงกรอบขอความ Answer the call ซงเราสามารถตอบรบไดทนท

แตถาเปนอปกรณแทบเลตหรอสมารทโฟนกเชนเดยวกน ตวอยางเชน iPad

P a g e | 128

3. หลงจากท Call จะโชวภาพของแตละคนแบบ HD เพอใหรใครเปนใคร ถาเราใชงานผานสมารทโฟนกสามารถ

สนทนาไดทนท

โปรดสงเกตวา ถาเรามการ Conference จ านวนคนเปนจ านวนมาก เพอทเราจะไดเนนคนทพดเปนหลก เราสามารถปกหมด เพอทรปเขาจะไมเลอนไปมา

4. ถาเราตองการปดเสยงไมคใหคลกทป มไมโครโฟนเพอปดเสยง

5. อกขอหนงคอ สถานะของเราเมอมการประชมออนไลนจะเปลยนสถานะ In a conference call อตโนมต

P a g e | 129

การใชงาน Video Conference

หลงจากทเราไดลองการใชงาน Audio Conference ไปแลวเพอใหการประชมนน Real Time และ Face-to-Face มากขนเราสามารถใชฟเจอร Video Call ไดดงน

1. กอนทเราจะเรม Video Call เพอเชคดวาสภาพหนาผม และแสงพรอมหรอไม ใหน าเมาสไป Mouse over แลวป ม Video Call จะโชว Video Preview กอนทเราจะเรม Start Video Call

2. คลก Start My Video และจะเหนแบบ Face to Face ซงเราสามารถเพมคนเขามาและสนทนาแบบ Video Call ได

มากถง 5 หนาจอในลกษณะของ Active Speaker หมายความวาถาใครพดกลองจะแสดงทหนาคนนนทนท

3. Video Call ของ Lync จะแสดงความละเอยดแบบ HD และมฟเจอรทชวยเราไดมากคอ Smart Framing โดยถา

หนาเราอยทกลองแลวลองขยบตวด กลองจะหนมาตามเราอตโนมต และถาในกลองของเรามคนมากกวา 1 คนขนไป หนาจอจะขยายขนตามดวย

P a g e | 130

การใชงาน Conversation History

Lync สามารถเกบประวตการ Call และ Conversation ของแตละรายชอได ซงเราสามารถมาดวา Missed Call

ใครบาง อกทงยงสามารถมาตามบทสนทนาภายหลงได โดยคลกท

การใชเครองมอการท างานรวมกนอนๆ

มอยสงหนง เมอใดกตามททมตองการสรางเนอหาบางอยางทตองการใหทกคนเหนไปพรอมๆ กน อกทงทกคนไมสามารถทจะนงอยทเดยวกนได ดงนนทมเองตองหาอะไรบางอยางเพอใหงานออกมาสมบรณโดยเรว Lync ไดน าฟเจอรเรองการท า Coauthoring เขามารวมดวย ตงแตการแชร PowerPoint จนถงสามารถเขยนบนกระดานออนไลนพรอมๆ กนได โดยเราเพยงแคคลกป ม Share Content และเลอกฟเจอรทตองการ โดยแสดงออกเปน 3 สวนดงน

สวนท 1 : แสดงชองทางลดในการเขาถงการแชรตางๆ เชน Desktop, PowerPoint, Whiteboard เปนตน

P a g e | 131

สวนท 2 : แสดงการใชงาน OneNote หรอการจดการประชมรวมกน

สวนท 3 : แสดงการแนบไฟล Attachment ซงเราสามารถแนบไฟลไวรอกอนทมการประชมได ขอดคอ สามารถสงไฟลขนาดใหญและสงไดทนท

ซงในรายละเอยดในแตละฟเจอร มดงตอไปน

Desktop Sharing

เวลาเราตองการแชรงานกลมหรอเวบไซตทออกแบบรวมกน และแตละคนกท างานกนคนละท ปญหาเมอกอนคอทกคนตองสงไฟลกนไปมาหรอนงรถมาประชมฝารถตด เพอจะไดท างานชนเดยวกนนน หรออกกรณหนงคอ สมมตเครอง

P a g e | 132

ผบรหารมปญหาและอยตางประเทศ คณจะตองรโมตเขาเครองตองผานขนตอนมากมายคงไมสะดวกกบผบรหารหรอตวคณแน และยากทจะเขาใจส าหรบผใชงานทวๆ ไป เราสามารถใชงานฟเจอร Share Desktop มาชวยแกไขปญหาน โดยมวธงายๆ ดงน

1. คลก Share Desktop ซงผเขารวมประชมจะไดรบขอความ “Accept Meeting Content” ใหคลกตอบรบทนท

2. ส าหรบหนาตางคนทแชรหนาจอจะแสดงดงภาพดานลาง

3. ส าหรบหนาตางคนเขารวมประชมดวย จะแสดงดงภาพดานลาง

P a g e | 133

4. ตอนนทกคนจะเหนหนาจอทกอยางของคนทน าเสนอ ถาเราจ าเปนตองใหคนอนเขามาทเครองของเราเพอแกไขปญหา หรอท าอะไรกตามในเครองของเรา ตรงดานบนใหเลอก Give Control และเลอกคนทเราตองการใหเขาเขามาถงเครองของเรา

5. ตอนนผมใหคนอนสามารถมาควบคมเครองไดแลว ถาตองการคนสทธใหเลอก Take Back Control

6. บางครงการแชรหนาจออาจจะแสดงเลกเกนไป เราสามารถขยายใหเทากบหนาจอจรงๆ ไดงายๆ โดยคลกท

ป มขยายตรงมมบนขวา

P a g e | 134

7. หรออยากใหขยายใหญเตมหนาจอเลย ใหคลกท

จะแสดงแบบเตมหนาจอ

8. หรอเราสามารถแยกรปของคนทเขารวมประชมแยกออกมาอกหนาจอหนง หรอยอลงไปเพอเพมการแสดงผล

บนหนาจอใหมากขนได และเราสามารถดง Video Gallery ออกมาไดดวยเชนกน

Program Sharing

บางครงการใชฟเจอรแชรหนาจอใหกบคสนทนาไดเหนทงหมด อาจไมสะดวกเพราะเรามขอมลความลบบางอยาง ดงนน เราจงสามารถเลอกโชวเฉพาะเอกสารหรอโปรแกรมทจะโชว เลอกเฉพาะทตองการแสดงได โดยโปรแกรมใดทไมไดเลอก กจะไมแสดงขน ซงมข นตอนงายๆ ดงตอไปน

P a g e | 135

1. คลก Share Program ซงผเขารวมประชมจะไดรบขอความ “Accept Meeting Content” ใหคลกตอบรบทนท

2. ใหเลอกโปรแกรมทตองการแชร เราสมามารถเลอกไดมากกวาหนง จากตวอยางผมเลอก Foxit Reader และ Google Chrome พอเลอกเสรจแลวใหคลก Present

3. ผมเปดโปรแกรม Foxit Reader ทกคนจะเหนเหมอนรปภาพดานลาง

P a g e | 136

4. ผมเปลยนเปนเปดโปรแกรม Chrome ทกคนจะเหนเหมอนภาพดานลาง

5. แตถาผมเปลยนใจ ไมเปดสองโปรแกรมขางตน จะแสดงเปนหนาจอสด า ซงเปนระบบปองกนทดอยางหนง

6. เชนเดยวกบการแชรหนาจอ ผมสามารถเลอกใหคสนทนาสามารถเขามายงโปรแกรมทผมแชรได ซงเราสามารถ

ประยกตใชรวมกบโปรแกรมอนๆ ทตองใชรวมกน

P a g e | 137

PowerPoint Sharing

ทกครงในการประชมสงทขาดไมไดคอสไลดน าเสนอ ซงโดยสวนใหญคอ Microsoft PowerPoint ถาทกคนอยในทประชมเดยวกน คงไมมปญหาอะไร แตถาอยตางทกน สงทผมมกเหนเสมอคอสงไฟลไปใหปลายทางและเปดกนเอง ถาอเมลสงได 10 MB สไลด 40 MB ตองล าบากคสนทนาใหไปประกอบกนเอง หรอแมกระทงบางครงสไลดในการน าเสนอมขอมลตวเลขทส าคญ ซงเราตองการใหแคดเทานนกไมสามารถท าไดเชนกน ท าให Lync สามารถตอบโจทยในเรองของการท า PowerPoint Sharing ซงเราสามารถใชงานแตละฟเจอรเหมอนในหองประชมกนจรงๆ โดยมขนตอนงายๆดงน

1. คลก Share PowerPoint ซงผเขารวมประชมจะไดรบขอความ “Accept Meeting Content” ใหคลกตอบรบทนท

2. เลอกสไลดทตองการน าเสนอ

3. รอใหสไลดอปโหลดขนส Lync สกพก

4. PowerPoint จะปรากฏใหกบผรวมประชมทกคน

P a g e | 138

5. ขณะทผน าเสนอก าลงบรรยายอย ผเขารวมประชมสามารถเปดดสไลดอนกอนดได โดคลกท Thumbnails ตรงมม

ลางขวา

จะปรากฏดงรป

6. หรอสามารถดโนตในแตละสไลดได โดยคลกท Notes ตรงมมลางขวา

7. ถาเราตองการกลบไปฟงทสไลดปจจบน ใหคลก Return’s to Presenter’s View

P a g e | 139

กลบไปทสไลดปจจบน

แตถาเราเปนคนน าเสนอรวม เราสามารถคลก Take Over as Presenter ซงขอดคอ เราไมจ าเปนตองมสไลดนนอยกบตว กสามารถน าเสนอไดทนท

8. นอกจากการน าเสนอสไลดทวไปแลว สงทเสรมใหการน าเสนอมความ Interactive มากขนคอ เครองมอหลากหลาย เชน Pointer ปากกา เปนตน ซงสามารถใชงานไดทมมบนขวาของสไลด

เครองมอแตละประเภทใชงานตางกนดงตอไปน

Telepointer ใชแทน Pointer แบบธรรมดา เราสามารถใช Pointer ในการเนนขอมลในสไลด

Select and Type ใชส าหรบในการพมพขอมลเพมเตมในสไลด ซงเราสามารถเปลยนฟอนตหรอขนาดได และยายไปมาในสไลด

ได

Pen ใชแทนปากกาในการเขยนบนสไลด ถาเครองเปนแทบเลตจะสะดวกมากยงขน

Highlighter ใชแทนปากกาไฮไลต ส าหรบการเนนขอความในสไลด ซงสามารถเปลยนความบางหรอหนาของปากกาได

Eraser ใชแทนยางลบ ซงสามารถลบขอมลทกอยางทเขยนเพมเตมบนสไลดเพมเตมได

Stamp เปนอกชองทางหนงในการเนนขอมล เราสามารถเนนเปนเครองหมาย

ตามทเราตองการในสไลดได

P a g e | 140

More shape tools เราสามารถเพมเสน ลกศร หรอวงกลมได เพอเนนขอมลในสไลด

Insert Picture เลอกรปภาพทตองการใสในสไลดเพมเตม

Delete selected annotations

ใชส าหรบในการลบขอมลทแสดงเปน Object

ซงแสดงผลดงภาพ

9. ณ ตอนนทกคนจะเหนสไลด สามารถดสไลดกอนได รวมถงสามารถเขยนสไลดได แตถาเราตองการใหคนทเขา

รวมประชมเปนแคผฟงเทานน เราสามารถเปลยนสทธคนนนใหเปน Attendee เพราะโดยปกต Lync เองจะมสทธ 2 สทธคอ Presenter และ Attendee ซง Presenter จะสามารถท าไดทกอยาง แต Attendee จะจ ากดสทธใหเปนผฟงเทานน ซงเราสามารถเปลยนสทธ โดยคลกขวาทชอ เลอก Make an Attendee

ส าหรบคนทเปลยนสทธเปน Attendee จะเหนแคสไลดเทานน ไมสามารถขามไปดกอนหรอใชงานเครองมออนๆ ได

P a g e | 141

Whiteboard Sharing

การประชมแบบ Brainstorming ทกคนตางแสดงความเหนกนอยางออกรสชาต ถาจะใหใช PowerPoint อาจไมทนใจ คงตองมการขดเขยนกนบางซงฟเจอร Whiteboard เราสามารถแสดงความเหนพรอมกบการใชปากกาวาดไปพรอมๆกน พรอมทงยงสามารถแปลงเปนไฟลรปภาพเกบไวใชในการประชมครงหนาไดอกดวย

1. คลก Share Whiteboard ซงผเขารวมประชมจะไดรบขอความ “Accept Meeting Content” ใหคลกตอบรบทนท

2. เชนเดยวกนเราสามารถใชเครองมอคลายๆ กบการน าเสนอ PowerPoint เชนเดยวกน โดยเราสามารถบนทก หรอสงเขา OneNote ไดเลยทนท

P a g e | 142

3. เราสามารถเขยนไดพรอมๆ กน รวมถงตรง Pointer จะแสดงรายชอคนทคลกตรงจดนนๆ

Online Poll Sharing

ตอนนในทมก าลงพดถงการพฒนาแผนทจะออกผลตภณฑใหม ซงจ าเปนตองใหทมชวยตดสนใจ แตทวาคนทตดสนใจก าลงเดนทาง และอยกนคนละท Lync จะเขามาเปนตวชวยในการตดสนใจครงใหญครงน ดวยฟเจอร Poll หลายๆบรษททผมเจอนนจะใช Poll ในการชวยตดสนใจ รวมถงประยกตไปใชในเรองการถามความเหนและท าแบบทดสอบไดดวย เพราะ Poll สามารถสรางไดหลายๆ Poll เตรยมไวกอนได ซงมข นตอนงายๆ ดงน

1. คลก Share Poll ซงผเขารวมประชมจะไดรบขอความ “Accept Meeting Content” ใหคลกตอบรบทนท

P a g e | 143

2. สราง Poll โดยกรอกชอของ Poll ค าถาม และตวเลอก เสรจแลวใหคลก Create

3. จะปรากฏดงภาพ ซงเมอคนในทประชมเหนจะสามารถโหวตไดทนท โดยแสดงผลแบบอตโนมตและแสดงเปน

เปอรเซนตใหทราบ

P a g e | 144

4. แตทวาการแสดงผลใหทกคนเหนแบบน อาจจะเปนการโนมนาวใหเลอกขอใดขอหนงได ดงนนเราจ าเปนตอง

ปดผลลพธทได โดยก าหนดทกคนทตองโหวตเปนสทธ Attendee ซงพอก าหนดเสรจแลวจะแสดงดงภาพดานลาง

5. เนองจากการโหวตไมไดจ ากดเวลา เราสามารถใหเวลาในการโหวตไดเตมท แตถาเมอเสรจเรยบรอย ใหเลอก

Poll is Closed จากมมลางซาย

ซงผลโหวตจะปดทนท โดยจะปรากฏเปนป มสเทาไมสามารถคลกตอไปได

P a g e | 145

ถาตอนนเราไดเปดหลายๆ อยางพรอมๆ กน เราสามารถสลบไปยงสงทเราเคยเปดไปแลวตรง Presentable Content ซง Lync เองจะเกบขอมลชวคราวไวให

ขอเสนอแนะเพมเตม

คนทมสทธเปน Presenter สามารถควบคมคนทเขารวมประชมได เชน

1. สามารถ Mute ปดเสยงของคนทมเสยงแทรกเขามาได โดยคลกทป ม

P a g e | 146

2. สามารถก าหนดการควบคมอนๆ ได โดยไปทแทบ Action เชน ปดเสยงทงหมด หามพมพโตตอบ หามเปดวดโอ หรอเปลยนทกคนใหมสทธเปน Attendee เปนตน

การบนทกและการจดการประชม

บางครงการประชมหรอการอบรมระยะเวลาหนง โดยทวไป ผเขารวมประชมจะบนทกการประชมดวยวธตางๆ ตงแตอดวดโอ เสยง หรอแมกระทงจดการประชมลงในสมดบนทก แตถาเราใชงาน Lync Online ชวยเราบนทกและจดการประชม กคงดไมนอย (ฟเจอรนไมรองรบใน Lync 2013 Basic ทอยใน Office 365 Business Plan หากตองการใช แนะน าใหใชงาน Lync 2013 เวอรชนเตม)

การบนทกการประชม

จากเนอหากอนหนาน เรามทงการประชมทงเสยง วดโอ และการแชรขอมลตางๆ ซงทงหมดเราน เราสามารถบนทกออกเปนไฟลวดโอไวดยอนภายหลงหรอแชรบน SharePoint Online หรอ YouTube ซงมข นตอนทงายๆ ดงตอไปน

1. ตรงเครองหมายจดไขปลา มมลางขวาจะประกฎเมนยอย ใหเลอก Start Recording

ขอสงเกต ถาผเขารวมประชมเปนสทธ Attendee จะไมปรากฏปมใหคลก เพราะสทธของ Attendee ไมสามารถบนทกการประชมได

2. เมอบนทกแลว หนาตางจะแสดง Recording has started

3. ถาตองการหยดชวคราว หรอหยดการบนทกกสามารถท าไดทนท

P a g e | 147

4. เมอเราหยดการบนทกวดโอ ระบบ Lync จะแปลงใหเปนไฟลสกล WMV

รอใหเสรจเรยบรอย

สามารถเลนไดทนท ซงขอดคอจะบนทกหวขอการประชม วนเวลา และคนทเขารวมประชมดวย

การจดการประชมดวย OneNote

ชวงเวลาประชม หลายคนมกจะจดการประชมใสสมดของตนเอง และเมอจดเสรจเรยบรอย กจะพมพใส Microsoft Word อกครง หรอแมกระทงหลงการประชมเนองจากตางคนตางจดท าใหเนอหามการคลาดเคลอน และตองมาประชมใหมอกครง แตในชดโปรแกรม Microsoft Office มโปรแกรมชอ Microsoft OneNote ชวยเราจดการประชมพรอมๆ กน และแนบเอกสารการประชมไดในทนท ซงมข นตอนงายๆ ดงตอไปน

1. ในแทบของ OneNote เลอก Shared Note

P a g e | 148

2. เลอกสมดโนตทตองการแชร

3. จะปรากฏหวขอการประชม ผเขารวมประชม รวมถงเอกสารแนบตางๆ พอเสรจการประชม เราไมจ าเปนตองจดใหม เราสามารถสงไปบนทกการประชมผานอเมลไดทนท

P a g e | 149

การนดประชมออนไลน จากฟเจอรทงหมดทเราไดอานมา เพอใหการสนทนามประโยชนในองคกรมากขน จงมแนวคดในการ Meeting

ผาน Lync ซงแยกเปน 2 ประเภทคอ Scheduled (มตารางนดหมาย) กบ Unscheduled (ไมมตารางนดหมาย) ซงการประชมแบบมตารางนดหมาย เราตองใชงานรวมกบ Exchange Online หรอ Microsoft Outlook รวมเขาดวยกน ซงมข นตอนดงตอไปน

1. หนาของ Calendar ใน Exchange Online หรอ OWA ใหเราเลอกการนดหมายปกต แตสงเกตจะมค าวา Online Meeting

2. ใหคลก Online Meeting จะปรากฏ Join Online Meeting ขนในเนอความ ซงเราสามารถเพมรายละเอยดของการประชมเขาไปไดเพมเตม

P a g e | 150

ถาเปน Microsoft Outlook จะปรากฏป ม Lync Meeting ซงจะแสดงผลลพธเหมอนกน

การประชมกบคนทอยภายนอกองคกร ส าหรบคนทอยภายนอกองคกร เชน ลกคา หรอบรษทคคา โดยปกตไมสามารถใชงาน Lync รวมกบเราได แตใน

Lync เวอรชนใหมนบคคลภายนอกสามารถเขารวมการประชมผานเวบเบราวเซอรรนใหมๆ ไมจ ากดประเภทได โดยผาน Lync Web Apps ซงบคคลภายนอกสามารถเขามาใชงานได โดยตองไดรบลงกในการประชมหรอสงนดหมายออนไลนไปให มข นตอนดงตอไปน

1. เมอคลกทลงก จะเขาสเวบเบราวเซอรทนท ใหกรอกชอของเรา

2. ถาเขารวม Lync Meeting ครงแรกใหตดตงปลกอน เพอทจะสามารถใชงานไดเตมประสทธภาพสงสด

P a g e | 151

หรอถาตองประชมเรงดวน กลวตดตงไมทนใหคลก Jump in Now

3. ถาผเขารวมประชมไมไดมรายชออยในองคกร จะตองรออยท Lobby (เหมอนรออย Lobby โรงแรม) เพอรอคน Admit เขาไป

ในฝงของเจาของ Meeting นน จะมองเหนชอบคคลภายนอก ถาเราแนใจวาตองการใหเขาเขารวม ใหคลก Admit

P a g e | 152

4. สามารถใชงานฟเจอรเหมอนการใชงาน Lync ทวไปไดผานเวบเบราวเซอร

ทายบท

ส าหรบในบทน เราไดเจาะลกทกๆ ฟเจอรของการใชงาน Lync Online ตงแตการประชมสองคนขนไปทงภาพและเสยง รวมถงเครองมอทมาชวยใหการประชมสมฤทธผลไดอยางรวดเรว ซง Lync นนนอกจากจะสามารถใชในเครอง PC ไดแลว ยงสามารถใชงานไดกบเครอง Mac แทบเลต Windows 8, Android และ iPad รวมถงในสมารทโฟน Windows Phone 8, Android และ iPhone โดยตดตงจาก Store ของแตละคายไดอกดวย ส าหรบขอแตกตางระหวาง Lync กบ Lync Basic สามารถดไดจากตารางขางลาง โดยใน Office 365 Business จะม Lync Basic มาให แตถา Lync 2013 ทเปนเวอรชนเตม จะอยใน Office 365 Enterprise Plan

P a g e | 153

ส าหรบในบทถดไป เราจะมาดวธการใชงาน SharePoint Online วาจะน าไปประยกตใชกบทมอยางไร ใหสามารถจดการไฟลและสรางทมท างานไปพรอมๆ กน

P a g e | 154

Chapter 7 ท างานดวยกนเปนทมบน SharePoint Online องคกรตางๆ มกใช SharePoint เพอสรางเวบไซต เพราะวาปลอดภยในการจดเกบ จดระเบยบ และแชร รวมถงสามารถเขาถงจากอปกรณใดๆ ไดเกอบทกอปกรณ ส าหรบใน Office 365 มบรการ SharePoint Online ทผใชงานไมตองมาตงเซรฟเวอรหรอก าหนดคาตางๆ แตไดฟเจอรคลายคลงใน SharePoint Server โดยใน SharePoint Online ผใชงานแตละคนจะไดรบพนทเกบเอกสารสวนตว ประวต บลอก เปนตน ซงในบทนเราจะมาเรมถงวธการสรางทมไซต OneDrive for Business และอนๆ ทจ าเปนส าหรบผใชงานเรมตน

ส าหรบผใชบรการ Office 365 Business Essential และ Business Premium จะสามารถใชงาน Lync Online ไดทนท

แนะน า SharePoint Online

ส าหรบคนทไมรจ ก Microsoft SharePoint มากอน ผมขออธบายพอสงเขป Microsoft SharePoint เ ปนแพลตฟอรมเวบแอปพลเคชนทพฒนาโดยบรษทไมโครซอฟทตงแตป 2001 โดยเปาหมายหลกคอ Intranet Content Management และ Document Management และจนถงเวอรชนปจจบนคอเวอรชน 2013 น ความสามารถกมเพมมากกวานน ส าหรบ SharePoint Online เปนหนงในบรการออนไลนของ Office 365 หนาตาและฟเจอรจะคลายคลงกบ SharePoint 2013 ทตดตงบนเซรฟเวอร ส าหรบรายละเอยดของแตละฟเจอรของ SharePoint Online สามารถศกษาเพมเตมไดทน http://bit.ly/SPOnlineFeatures

SharePoint Online ทคณก าลงจะใชสามารถท าในสงตอไปนได

1. แชรความคดใหมๆ ดวยการประกาศไปยงตวดงขอมลขาวสาร 2. ตดตามบคคล เอกสาร และแทกเพอใหไดรบแจงเกยวกบกจกรรมและการอปเดตอยเสมอ 3. สรางไซตทมและไลบรารเอกสารเพอจดเอกสารใหเปนระเบยบ 4. ควบคมบคคลทสามารถดเอกสารของคณทงภายในและภายนอกองคกรของคณ 5. ใชกลองจดหมายไซตเพอจดเกบและแชรอเมลส าหรบทมหรอโครงการ 6. ท างานรวมกนบนเอกสาร Office ตางๆ เชน Word, Excel และ PowerPoint 7. สรางรายการ ปฏทน และเทมเพลตททมงานของคณสามารถใชได

P a g e | 155

8. ซงคไลบรารเอกสารกบโฟลเดอรในคอมพวเตอรของคณเพอใหคณสามารถเรยกใชไฟลของคณไดอยางงายดาย

เรมตนใชงาน OneDrive for Business

ปญหาอยางหนงของการจดเกบเอกสารไวบนเครองคอ เรามกหาไมพบ หรอหาย หรอบางครงอยากจะน ามาใช ณ เดยวนนกไมสามารถท าได รวมถงเอกสารทอยใน File Sharing เรากไมทราบวาไฟลใดเปนเวอรชนใหมลาสด สงทจะตอบโจทยคอ การใชงานผาน OneDrive for Business ซงเปนพนทออนไลนทใหเราเกบเอกสารไดอยางไมจ ากด ซง ณ ปจจบน 1 ผใชงานมทเกบถง 1 TB และในอนาคตจะมเนอทไมจ ากด ซงไฟลทงหมดจะอยบนคลาวด ขอเพยงมอนเทอรเนต เรากสามารถใชงานไฟลไดตลอดเวลา

1. เขาสการใชงาน OneDrive for Business เขาสการใชงาน OneDrive โดยไปทแถบดานบน

จะเหนพนทโลงๆ ดงน

1. ชองคนหาขอมล ทเราสามารถคนหาเอกสารทกอยางทอยใน OneDrive for Business ของเรา 2. สรางเอกสารใหม เราสามารถสรางเอกสารทใชกนบอยๆ เชน Word, PowerPoint, Excel ได รวมถงสราง

โฟลเดอรได 3. ชองทางลดทชวยเราเขาถงเอกสารของเรา เอกสารทเราตดตาม เอกสารทมคนแชรใหกบเรา และถงขยะร

ไซเคล 4. เอกสารลาสด ชวยใหเราทราบวาเอกสารใดบางมการเปลยนแปลงบาง

2. สรางเอกสารออนไลนบน OneDrive for Business

P a g e | 156

ถาเราคลกทสรางเอกสารใหม หรอ New Document จะปรากฏเอกสารหลากหลายรปแบบ เชน Word, Excel, PowerPoint, OneNote และ Excel Survey รวมถงโฟลเดอรดวย

ลองสรางเอกสารผาน Office Online (ซงลกษณะการใชงานและแสดงผลจะคลายกบ Microsoft Office ทตดตงในเครอง ผใชงานสามารถด แกไข และบนทกไฟลได แตอาจมบางฟเจอรทไดไมเทากบ Microsoft Office ทตดตงในเครอง)

Word Online

P a g e | 157

Excel Online

PowerPoint Online

P a g e | 158

OneNote Online

P a g e | 159

Excel Survey

Tip เอกสาร PDF สามารถเปดอานแบบออนไลนไดเชนกน

3. การอปโหลดเอกสาร

ส าหรบวธการอปโหลดเอกสารนนงายมาก เราไมตองใชซอฟตแวรชวย ท าเพยงแคลากแลววางเทานน

P a g e | 160

4. การแชรเอกสาร

หลงจากทเราสรางเอกสารมาแลว เพอลดเวลาวาไฟลตองมหลากหลายตนฉบบ ผมแนะน าใหแชรเอกสารจาก OneDrive for Business ของเรา โดยเอกสารทเราอปโหลดหรอสรางผาน Office Online สทธจะเปน Private โดยสงเกต

จากรปกญแจ โดยแชรเอกสารดงตอไปน

1. คลกทจดไขปลา (...) ทอยถดจากเอกสารเพอเปดค าบรรยายของเอกสาร แลวคลก Share

2. ในหนาตาง แชร ใหใสชอของแตละคนทคณตองการเชญใหมาแชรเอกสารขณะทคณใสชอแตละชออยนน SharePoint จะคนสมดรายชอหาชอทตรงกนและแสดงตวเลอกใหเลอก เมอคณเหนชอทคณตองการ ใหคลกทชอนนเพอเพมชอไปยงรายการการเชญ

P a g e | 161

3. เลอกสทธทคณตองการมอบใหกบผไดรบเชญจากเมนดรอปดาวน คณสามารถเปลยนสทธส าหรบ

บคคลใดๆ กไดในภายหลง

4. ถาคณตองการ คณสามารถพมพขอความลงในอเมลทจะสงไปถงผร บเชญได อเมลจะมลงกไปยงเอกสารทแชร

5. ถาคณไมตองการสงอเมลไปใหผไดรบเชญใหคลก Show Option แลวยกเลกการเลอก Send an Email Invitation (สงค าเชญทางอเมล) คณยงสามารถสงอเมลไปยงบคคลทคณก าลงแชรเอกสารในภายหลงไดถาตองการ ใหดท "สงอเมลไปถงบคคลทคณก าลงแชรเอกสารดวย" ดานลางน ถาคณไมสงอเมลไปใหผไดรบเชญ พวกเขาจะไมไดรบแจงวาคณแชรเอกสาร อยางไรกตาม พวกเขาจะสามารถเหนเอกสารไดถาเขาไปดท OneDrive for Business ของคณหรอถาคนหาเอกสาร

6. หรอเราสามารถสงเฉพาะลงกของเอกสารนใหทางอเมลหรอ IM โดยคลกท Get a link

5. จดการเวอรชนของเอกสารใน OneDrive for Business

P a g e | 162

ใน OneDrive for Business นน นอกจากเราจะสามารถเกบและแกไขไฟลไดแลวนน เอกสารใดๆ ทเราแชรกบผอน กจะสามารถแกไขรวมกนได โดยจะเกบเวอรชนแกไขลาสดโดยบคคลอน และเวอรชนทเราแกไขครงสดทาย โดยเราสามารถเขาไปดได ดงน

การดประวตการแกไขของเอกสารใน OneDrive for Business

- ใหคลกทจดไขปลา (…) ทอยทางขวาของเอกสาร จะปรากฏค าบรรยายแสดงชอของบคคลทเปลยนแปลงเอกสารลาสด และวนททมการเปลยนแปลง

6. การดเวอรชนปจจบนหรอกอนหนาของเอกสารใน OneDrive for Business

- คลกทจดไขปลา (…) ทอยทางขวาของเอกสาร

P a g e | 163

เมอตองการดหรอแกไขคณสมบตของเอกสาร ใหคลกทจดไขปลา แลวคลกท Version History

จะปรากฏเวอรชนทงหมดของเอกสารถามการแกไข

7. การตดตามเอกสาร

เราสามารถตดตามการเปลยนแปลงทเกดขนกบเอกสารและคนหาเอกสารอกครงอยางงายดาย โดยการตดตามเอกสารเหลานน ซงมประโยชนมากถาเอกสารนนเปนเอกสารทใชรวมกน ถามคนเปลยนแปลงจะแจงใหเราทราบทนท โดยคลกทจดไขปลา (…) และเลอก Follow

P a g e | 164

8. การดเอกสารทแนะน าใหตดตาม

เมอเราตดตามเอกสารทเราสนใจ พรอมทงอปเดตโปรไฟลของเราแลว เอกสารทใกลเคยงจะแสดงขนมา ซงอาจเปนเอกสารเพอนรวมงานของเรา หรอบคคลอนในองคกร โดยไปท Followed Document จะสงเกตวามเอกสารทแนะน าอยดานขวามอ

9. การแชรเอกสารทอยภายนอกองคกร

เราสามารถแชรเอกสารแตละรายการไดโดยการเชญใหผใชภายนอก โดยลงชอผาน Microsoft Account (Hotmail.com, Outlook.com เปนตน) หรอ Microsoft Office 365 Account

P a g e | 165

10. การซงค OneDrive for Business กบคอมพวเตอรของคณ

เราสามารถซงค OneDrive for Business กบเครองคอมพวเตอรของเรา ท าใหเราสามารถท างานแบบออฟไลนไดผาน Windows Explorer เมอเราเชอมตออนเทอรเนต ไฟลตางๆ จะถกอปเดตไปยง OneDrive for Business ท าใหเอกสารนนมเวอรชนทปจจบนเสมอ วธทงายทสดคอ ไปท OneDrive แลวคลก Sync

หลงจากนนใหเลอกวาจะซงคไปทโฟลเดอรใดๆ และคลก Sync Now

เลอก Allow ส าหรบการซงคครงแรก

P a g e | 166

เลอกโฟลเดอรทตองการซงค และคลก Sync Now

เอกสารทงหมด จะมาอยใน Windows Explorer ของคณ

โดยใน OneDrive เราสามารถดาวนโหลดแอปพลเคชนและตดตงไดในอปกรณมอถอ โดยไปท Store ของแตละคายหรอไปท https://onedrive.live.com/about/en-us/download/

P a g e | 167

เรมตนใชงาน NewsFeed

Newsfeed* หรอตวดงขอมลขาวสารเปน Social Features หลกการท างานคลายๆ Facebook ทเราคนเคยแตเหมาะส าหรบใชในการท างานมากกวา ท าใหเราตดตอและกระจายขาวสารไดเรวขน ลดการสงอเมล อกทงยงสามารถใชงานรวมกบเอกสาร Microsoft Office ไดอกดวย

*ส ำหรบบรกำร Newsfeed จะใหบรกำรกตอเมอแผนกไอทไดเปดบรกำรนไว หรอใชบรกำร Yammer Enterprise แทน

11. การอปเดต Newsfeed

เราสามารถใชงาน Newsfeed ส าหรบการตดตามการอปเดตกจกรรมตางๆ หรอตองการโพสตความคดเหนตางๆไดทนท เราสามารถเลอกขอมลทตองการจาก Newsfeed ไดดงตอไปน

- “Following” : แสดงอปเดตเกยวของกบสงทคณก าลงตดตามในเวลาน ไดแก บคคล เอกสาร ไซต และแทก - “Everyone” : แสดงการสนทนาทเรมโดยบคคลในองคกรของคณ และอาจมขอความตดประกาศทสรางโดยบคคล

ทคณตดตามอยในเวลาน - “Mentions” : แสดงขอความตดประกาศทกลาวถงคณ - “Activities” : แสดงตวดงขอมลของกจกรรมปจจบนของคณ เหมอนกบทแสดงในหนา “About me” - “Likes” : แสดงเฉพาะรายการทงหมดทคณ “Like”

เรมตนโพสต

เราสามารถเรมการสนทนากบคนทอยในองคกรของเรา ดวยการโพสตบน Public Newsfeed ลกษณะจะคลายกบบลอกสาธารณะหรอ " Microblog " ใครกตามทเหนโพสตของเรากสามารถตอบกลบได ผทก าลงตดตามเรา (Following) จะเหนโพสตของเราในมมมอง Following เชนเดยวกบในมมมอง Everyone คนทไมไดตดตามเราจะเหนโพสตของเราเฉพาะในมมมอง Everyone เทานน

P a g e | 168

ถาเราตองการแชรโพสตกบกลมคนไมกคน เราสามารถโพสตไปยง Newsfeed บนทมไซตได

1. คลก Newsfeed ทดานบนสดของหนา

2. คลกในกลองขอความ Share with everyone แลวเรมพมพ พอเสรจเรยบรอยคลก Post

3. นอกจากขอความทวไปแลว เรายงสามารถท าอยางอนไดอกดวย เชน

o Tag: ตด Tag ในโพสตเพอดงดดความสนใจเฉพาะอยาง และเพอชวยใหจ าแนกขอมลในการโพสตใหเปนเรองเฉพาะเจาะจง โดยใสเครองหมาย # พรอมกบค าทเราตองการอางอง (Tag จะตองประกอบดวยค าๆ เดยว)

เมอเราประกาศแลว ถาคนอนเขามาเหนสามารถ Follow Tag ซงจะท าใหผตดตามไดรบขาวสารอปเดตทนท

P a g e | 169

o Mention: ถาเราตองการใหเกดความสนใจไปทใครบางคนในองคกร คณสามารถกลาวถงคนๆ

นนได โดยใชเครองหมาย @ แลวตามดวยชอของคนๆนน

o Link: เราสามารถรวมลงกไปยงหนาของเวบไซตในประกาศได เราสามารถแสดงทอยเวบ

ของไซต หรอแทนททอยเวบดวยขอความทคณตองการ โดยมขนตอนดงน 1. พมพขอความและคนหา URL ทตองการ ใหโพสตและเปลยนชอทตองการแสดง และคลกเครองหมายถก

2. จะปรากฏ Hyperlink ไปยงเวบไซตทตองการ

P a g e | 170

o Picture: เราสามารถเลอกรปภาพในรปแบบ . jpg, .bmp หรอ .png ไวในประกาศได โดยม

ขนตอนดงน 1. เลอกรปภาพโดยคลก

2. คลก Post จะปรากฏดงภาพ

o Document: เราสามารถโพสตเอกสารบน SharePoint หรอ OneDrive for Business ได โดยม

ขนตอนดงตอไปน 1. ไปท OneDrive for Business หรอ SharePoint Library ทเกบเอกสาร 2. คลกจดไขปลา (…) และคดลอก URL

P a g e | 171

3. โพสตไปยง Newsfeed และเปลยนขอความทแสดงของเอกสารนน หลงจากนนใหคลกเครองหมายถก

4. คลก Post จะปรากฏเปน Preview ซงคนทสามารถมองเหนจะสามารถดตวอยางกอนได

P a g e | 172

o Video: เราสามารถฝงวดโอจาก YouTube และบรการทคลายกนใน Newsfeed ซงคลายกบ

การวางลงกไปยงเวบเพจ เราวางลงกไปยงวดโอลงในโพสตของเราและเราอาจเลอกแทนทลงกนนดวยขอความทแสดง รปขนาดยอของวดโอ จะปรากฏในขอความทโพสตพรอมใหคณและคนอนๆ สามารถรบชมไดทนท โดยมขนตอนงายดงน

1. เลอกวดโอทตองการเผยแพร และใสขอความวาเราตองการใหแสดงอะไรส าหรบ URL วดโอนน โดยคลก

เครองหมายถก 2. คลกโพสตจะแสดงวดโอซงเลนไดทนท

P a g e | 173

12. ตอบกลบโพสตใน Newsfeed

เมอตองการตอบกลบไปยงโพสตใน Newsfeed ใหคลก Reply ทอยใตโพสตนน แลวพมพในกลองขอความ เราสามารถเพมฟเจอรในการตอบกลบโพสตเหมอนกบทเราท าในโพสตการสนทนาใหม หรอถาเราชอบโพสตนนๆ กสามารถคลก “Like” ไดทนท

ใหสงเกตรายละเอยดตอไปนเกยวกบการตอบกลบโพสต

- เราสามารถตอบกลบเฉพาะโพสตทเรมตนการสนทนาเทานน โดยไมสามารถตอบกลบไปยงขอความตอบกลบอนๆ ได

- เราสามารถตอบกลบไปยงโพสตในมมมอง Following หรอมมมอง Everyone ส าหรบในมมมอง Following เราจะเหนเฉพาะการสนทนาทเรมโดยคนทคณก าลงตดตาม สวนในมมมอง Everyone เราจะเหนการสนทนาทใครกตามในองคกรของเราอาจเรมไว ซงรวมถงคนทเราก าลงตดตามอยดวย

- การสนทนาบางเรองจะ "ถกลอก" และไมอนญาตใหมขอความตอบกลบเพมเตมได

13. การตดตาม

ในหนาของ Newsfeed จะมชองทางลดในการเขาถงสงทเราตดตาม เชน บคคล เอกสาร ไซต และแทก โดยมรายละเอยด ดงตอไปน

o Peoples

P a g e | 174

สวนท 1: แสดงจ านวนคนทคณก าลงตดตาม และคนทตดตามคณ สวนท 2: แสดงสถานะลาสดของแตละคน เราสามารถ Follow หรอ Mention คนๆ นนโดยคลกทจดไขปลา (…) สวนท 3: แสดงคนทแนะน า ซงมต าแหนงใกลเคยงคณ หรอมงานทใกลเคยงกน ซงเราสามารถ Follow ไดทนท

o Documents

สวนท 1: แสดงเอกสารทเราก าลงตดตาม สวนท 2: แสดงเอกสารทแนะน า

- Sites

P a g e | 175

สวนท 1: แสดงไซตหลกขององคกร สวนท 2: แสดงไซตทก าลงตดตาม สวนท 3: แสดงไซตทแนะน า

o Tags

สวนท 1: แสดงแทกทเราก าลงตดตาม สวนท 2: แสดงแทกยอดนยม

เรมตนใชงาน Team Site

การท างานรวมกนเปนทมเพอทจะพฒนาโครงการไปดวยกน โดยสวนใหญถาตางคนตางท า เราจะไมรวาโครงการนนมความคบหนาอยางไรบาง ซง SharePoint Online จะเขามาชวยแกปญหานโดยผานฟเจอรทเรยกวา ทมไซต (Team Site) โดยถกออกแบบใหเปนทงเรองการเกบเอกสาร เครอขายสงคมออนไลน รวมถงตดตามการด าเนนงานของโครงการได อกทงน ามาประยกตใชงานกบ Workflow ภายในไดอกดวย

P a g e | 176

ท าความเขาใจกนกอน

ส าหรบมอใหมทเพงเรมหดใชงาน SharePoint บางครงอาจจะงงในเรองของการจดโครงสรางของ SharePoint โดยผมขออธบายภาพรวม ดงน ในเรองของขอแตกตางระหวาง Site, Page และ Site Collection

Site (ไซต) เปนการจดกลมของเวบเพจและแอปทท งทมสามารถท างานบนโครงการเดยวกน และแบงปนขอมลรวมกน ซงหลายๆ ไซตยอยหรอเพจอาจแยกไปตามโครงการ ทม กลม หรอตามสาขาภมภาคได ซงทงหมดอยภายใตไซตเดยวกน ซงการสรางไซตยอยเราสามารถใช Template ท SharePoint Online มมาใหได

ซงใน SharePoint เอง ค าวาไซตกบเพจนนมความหมายทแตกตางกน โดยทไซตนนหมายถง ต าแหนงทสามารถท างานรวมกนหรอแชรขอมลรวมกนได ตวอยางเชน Team Site, Blog และ Document Center สวน Page จะหมายถงไซตทถกออกแบบใหรวม Web Part หลายๆ แบบเขาดวยกน ซงอาจไมไดม Navigation ของตนเอง

P a g e | 177

ถารวมกนหลายๆ ไซต เพจและไซตทอย Top-Level ทงหมดเรยกวา Site Collection (ซง Top-Level Site สทธจะผกอยกบ Admin) โดยทวไปไซตทสงกวา เราจะเรยก Parent Site สวนไซตยอยลงมาจะเรยกวา Subsite

การทเราจะสามารถสรางไซตและเพจไดหรอไมนน ขนอยกบวธการทองคกรไดก าหนดคาสทธส าหรบไซต บางองคกรจ าเปนตองมการควบคมอยางเขมงวดเกยวกบผทสามารถสรางไซต ในขณะทองคกรอนอาจใหอสระแกผใชมากกวาในการสรางไซตเมอมความตองการจรงๆ

เราตองมสทธทเทยบเทากบกลม สมาชก ของไซตเปนอยางนอยจงจะสามารถสรางไซตยอยหรอเพจบนไซตนนได ทงนไซตของคณอาจถกก าหนดคาใหจ าเปนตองใชสทธอนๆ อก ถาคณไมมสทธ ใหตดตอทผดแลไซตนนๆ ของคณ

14. สรางทมไซตแรก

เราสามารถสรางไซตแรกไดงายๆ โดยไปท Site ตรงแถบดานบน และเลอก New

กรอกชอของไซตทตองการ และเลอก Create

จะไดไซตส าเรจรปทพรอมใชงาน

P a g e | 178

แนะน าชองทางลดในการจดการไซต

หลงจากทเราไดสรางไซตมาแลว ในไซตเองมแอปมากมายใหเราเลอก เพอชวยในการจดการเนอหา การสอสารและวางแผนไดอกดวย ซงผมขออธบายโดยสงเขปดงน

15. แชรไซตของคณ ใชในการสงค าเชญชวนใหเขามารวมในทมไซตน ซงเราสามารถก าหนดระดบสทธของคนทเขามาได

16. ก าลงท างานใหทนก าหนดสงอยใชหรอไม

เปลยนทมไซตปกตใหกลายเปน Project Site ยอมๆ โดยเราสามารถสราง Project Timeline ไวตดตามแตละรายการได วธการเพมไทมไลนเขาไปนนไมยาก ใหคลกท

เลอก Add them

P a g e | 179

แสดงผลเหมอนรปภาพดานลาง

17. วางแผนและจดการโครงการ

ขนตอนแรกในการวางแผนโครงการ คอ เพมงานและมอบหมายงานใหแตละคน โดยมวธดงตอไปน

- การเพมรายการแบบงาย

ถาคณก าลงเรมตนการวางแผนโครงการของคณ หรอถาคณไมไดคาดหมายวาโครงการนจะตองมความซบซอนเปนพเศษ รายการงานแบบงายกอาจเพยงพอแลวส าหรบการจดการโครงการของคณใหมประสทธภาพ รายการงานของคณอาจมวนครบก าหนดส าหรบงานในโครงการของคณ และการมอบหมายใหกบสมาชกในทมโครงการ

เมอตองการเพมรายการตรวจสอบงานอยางงาย ใหท าดงน

1. บนเมน Quick launch ส าหรบไซตของคณ ใหคลก Tasks

P a g e | 180

2. คลก Edit

3. ในคอลมน Task Name ใหพมพชอของงานแตละงานทจ าเปนตองท าใหเสรจสมบรณในโครงการของเรา

กด Enter เพอยายไปยงบรรทดถดไปหลงจากเพมงานแลว

4. ในคอลมน Due Date ใหพมพหรอเลอกวนทซงงานแตละงานในรายการควรจะเสรจสมบรณ ถาคณไมแนใจวางาน

จะตองแลวเสรจเมอใด ใหปลอยคอลมนนส าหรบงานดงกลาววางไว 5. ในคอลมน Assigned To ใหพมพหรอเลอกชอของแตละบคคลทจะท างานใหกบแตละงานในรายการ 6. เมอคณเพมรายการตรวจสอบงานแบบงายของคณเสรจเรยบรอยแลว ใหคลก Stop

เมอคณท างานกบโครงการของคณ คณสามารถเลอกกลองกาเครองหมายทอยขางชองานแตละชอเมองานนนเสรจสมบรณแลวได

P a g e | 181

ถาคณพบวาคณจ าเปนตองควบคมงานตางๆ ในรายการแบบงายใหมากขน คณสามารถใชข นตอนตางๆ ในสวนถดไปเพอเพมรายละเอยดใหกบงานของคณ เพอสรางรายการตามก าหนดการทมประสทธภาพยงขน

- การเพมรายการแบบมก าหนดการ

ถาโครงการของคณคอนขางมความซบซอน คณอาจพบวารายการงานตามก าหนดการอาจชวยใหคณสามารถตดตามงานในลกษณะทสามารถจดการไดมากขน เมอตองการเพมรายการงานตามก าหนดการ ใหท าดงน

1. ใหคลก Task 2. บนหนา Task ใหคลก New Task หรอบนแทบ Tasks ของ Ribbon ใหคลก New Item

หมายเหต ถาในเบองตนคณไดสรางรายการตรวจสอบงานแบบงายขนมา แตโครงการเรมมความซบซอนเพมขน คณสามารถเพมรายละเอยดลงในงานทมอยเดมของคณไดอยางงายดาย เมอตองการเลอกงาน ใหคลกพนททางดานซายของกลองกาเครองหมายของงานนน และบนแทบ Tasks ของ Ribbon ใหคลก Edit item ซงจะเปดงานดงกลาวขนมาเพอใหคณสามารถเพมรายละเอยดในการจดก าหนดการไดมากยงขน

3. พมพชอส าหรบงานของคณในกลอง Task Name

4. พมพหรอเลอกวนทเรมตนและสนสดส าหรบงานของคณในกลอง Start Date และ Due Date ถาคณไมแนใจใน

วนทดงกลาว ใหปลอยขอมลนวางไวกอนในตอนน คณสามารถกลบมาเพมขอมลไดอกภายหลงดวยการแกไขงานนน

5. พมพชอหรอทอยอเมลของบคคลทคณตองการใหท างานดงกลาวในกลอง Assigned To

P a g e | 182

6. ถาไดเรมการท างานส าหรบงานดงกลาวแลว ใหใสเปอรเซนตในกลอง % Complete เพอระบงานทท าเสรจแลวโดยประมาณ และงานทเหลอทตองท า

เคลดลบ ขอมลนเปขอมลส าคญส าหรบสมาชกในทมโครงการของคณซงควรอปเดตเปนประจ า เนองจากจะชวยใหคณมองเหนความคบหนาของงานในโครงการของคณ และสามารถตดตามโครงการใหเสรจทนเวลาได

7. พมพค าอธบายโดยยอของงานในกลอง Description ถาคณตองการระบรายละเอยดเกยวกบงานทเกยวของเพมเตม สงนอาจชวยผบรหารหรอผทมสวนเกยวของอนๆ พยายามท าความเขาใจโครงการของคณอย

8. ใชกลองและป มทอยถดจาก Predecessors เพอระบวางานใดในโครงการของคณทจ าเปนตองท าใหเสรจสมบรณกอนทงานปจจบนจะสามารถเรมได

ตวอยางเชน สมมตวาคณสรางงานชอ “เผยแพรขาวประชาสมพนธ” ขนมา งานนจะไมสามารถเรมตนไดจนกวางาน “เขยนขาวประชาสมพนธ” จะเสรจสมบรณแลว เลอกงาน “เขยนขาวประชาสมพนธ” จากกลองทางดานซาย แลวคลก เพม เพอยายไปยงกลองทางดานขวา ซงจะเปนการระบวางาน “เขยนขาวประชาสมพนธ” คองานทตองท ากอน (นนคอตองมากอน) งาน “เผยแพรขาวประชาสมพนธ”

9. เลอกระดบความส าคญทเหมาะสมจากรายการ Priority 10. เลอกระดบสถานะทเหมาะสมจากรายการ Task Status

เคลดลบ ขอมลนเปนอกขอมลหนงทมประโยชนส าหรบสมาชกในทมโครงการของคณซงควรอปเดตเปนประจ า เนองจากสามารถชวยใหคณรบทราบถงสงทขดขวางการท างาน ความลาชาของก าหนดการ และปญหาเกยวกบการจดก าหนดการทส าคญอนๆ

11. คลก Save

ขณะทเราเพมงานของตนเอง อาจพบวาแตละคนตองการขอมลทแตกตางกน เปนขอมลทเฉพาะเจาะจง เราสามารถเพมคอลมนเองไดโดยงายดงน

1. คลก Task ตรงแถบดานซาย

P a g e | 183

2. คลก Edit

3. คลก Add Column (+) ถาขอมลทเราตองการเปน Text, Number, Date And Time หรอ Person or Group เราสามารถเลอกไดทนท แตถาไมใช ใหเลอก More Column Types

เมอเราเรมการท างานกบโครงการแลว มหลายสงทเราสามารถท าได

ตองการตงคาไทมไลนหรอไม ถา “ใช” มวธดงตอไปน

หลงจากทคณไดเพมงานลงในโครงการของคณ คณสามารถรวมงานทมวนครบก าหนดบนไทมไลนไวทดานบนสดของหนา Tasks ได

การท าดงกลาวสามารถท าไดสองวธ คอ

1. เพมลงในป มไทมไลน บนหนา Tasks ใหคลกพนททางดานซายของกลองกาเครองหมายของแตละงานทคณตองการเพมลงในไทมไลน ซงจะเปนการเลอกงานแตละงาน บนแทบ Tasks ในกลม Actions ใหคลก Add to Timeline

P a g e | 184

2. เปดเมน คลก Open Menu (…) ส าหรบงานทคณจะเพมลงในไทมไลน จากนนในกลองทปรากฏ ใหคลก Add to

Timeline

ถางานมวนทเรมตนและวนครบก าหนด งานดงกลาวจะปรากฏบนไทมไลนเปนแถบทครอบคลมวนทดงกลาว ถางานมเฉพาะวนครบก าหนดหรอเฉพาะวนทเรมตนเทานน งานจะปรากฏเปนจดเดยวบนไทมไลน และมเครองหมายรปขาวหลามตด

ส าหรบรายละเอยดของการบรหารโครงการบน SharePoint Online สามารถศกษาเพม เตมไดทนhttp://bit.ly/SPOnlineProject

18. การเพม lists, libraries, and other apps

แอปส าหรบ SharePoint จะเปนแอปพลเคชนแบบสแตนดอโลน มขนาดเลก และใชงานงายซงด าเนนงาน หรอตอบสนองความตองการทางธรกจทเฉพาะเจาะจง เราสามารถเพมแอปใหกบไซตของเรา เพอก าหนดใหมหนาทการใชงานเองอยางใดอยางหนง หรอเพอแสดงขอมลได ตวอยางเชน สามารถเพมแอปทด าเนนงานทวไป เชน การตดตามเวลาและ

P a g e | 185

คาใชจาย หรอแอปทด าเนนงานกบเอกสารหลากหลายรปแบบ นอกจากน เรายงสามารถเพมแอปทแสดงขาวและขอมลจากเวบไซตภายนอกหรอแอปทเชอมตอกบเวบไซตทางสงคมไดอกดวย

เราอาจจะเพมแอปจากแหลงทมาตางๆ ลงในไซตของคณได ตวอยางเชน ถาองคกรของคณไดพฒนาแอปแบบก าหนดเองส าหรบการใชงานทางธรกจภายในองคกร คณสามารถเพมแอปเหลานจากแคตตาลอกแอปขององคกรของคณไดโดยการเรยกดแอปภายใต From Your Organization คณสามารถซอแอปจากนกพฒนาภายนอกไดโดยการเรยกด SharePoint Store ถาคณไดท างานกบ SharePoint เวอรชนกอนหนา โปรดทราบวาฟเจอร SharePoint พนฐาน เชน รายการและไลบรารเอกสารจะกลายเปน “Built-in Apps” และยงสามารถเพมแอปเหลานนไดโดยใชค าสง Add an app

1. บนไซตทคณตองการเพมแอป ใหไปท

หรอคลก Settings > Add an app

2. บนหนา แอปของคณ ใหเลอกท าอยางใดอยางหนงตอไปน

เมอตองการท าสงน ใหท าดงน เพม Built-in SharePoint App เชน ไลบรารเอกสาร

1. ในกลองคนหา ใหพมพชอแอปภายในเครองทคณตองการเพม )ตวอยางเชน Document Library) กด ENTER

2. คลกทแอปเพอเพม จากนนใสขอมลทจ าเปน

P a g e | 186

เพมแอปจากองคกรของคณ

1. คลก From Your Organization

2. เรยกดรายการของแอปทถกกรอง แลวคลกแอปทคณตองการเพม

3. เมอคณถกถามวาคณตองการเชอถอแอปหรอไม ใหรววขอมลเกยวกบการท างานของแอป จากนนคลก Trust It เพอเพมแอป

ด า ว น โ ห ล ด แ อ ป จ า ก

SharePoint Store 1. คลก SharePoint Store

2. บนหนา SharePoint Store ใหใชประเภททอยทางดานซายเพอกรองสงทเลอก และเรยกดแอปทคณตองการ หรอถาคณรช อหรอแทกของแอปทคณตองการแลว คณสามารถพมพลงในกลองคนหาและคนหาไดโดยตรง

3. คลกแอปทคณตองการเพม แลวคลก Details หรอ Reviews เพอเรยนรเพมเตมเกยวกบแอป

4. ถาคณก าลงซอแอป ใหใชรายการดรอปดาวนภายใตราคาเพอระบวาคณตองการซอแอปส าหรบการใชงานสวนตว หรอ

ส าหรบใชหลายคน ถาจ าเปน ใหคณระบจ านวนสทธการใชงานของผใชทคณตองการจะซอ

5. เมอตองการซอแอป ใหคลก Buy (ถาเปนแอปฟร ใหคลก Add it)

6. ท าตามขนตอนในการเขาสระบบโดยใช Microsoft Account (Hotmail.com, Outlook.com) ของคณเพอซอ

แอป

7. เมอถกถามวาคณตองการเชอถอแอปหรอไม ใหรววขอก าหนดและเงอนไข รวมถงค าชแจงสทธสวนบคคลจากนกพฒนา

แอป แลวคลก Trust It.

8. ในตอนน แอปจะปรากฏบนหนา Site Contents คณสามารถไปยงแอปไดโดยการคลกทแอปบนหนา Site Contents

P a g e | 187

หลงจากทไดตดตงแอป คณสามารถไปยงแอปไดโดยไปทหนา Site Content ไปท Settings > Site Contents แลวคลกทแอป เพอดหนาแอป

แอปอาจท างานตางๆ เชน เพมค าสงลงใน Ribbon เพมค าสงไปยงฟงกชนการท างานของค าบรรยายภาพขอมลในรายการหรอไลบราร หรอแอป อาจม App Part ทคณสามารถเพมลงในหนาไดดวย ทงนขนอยกบวาแอปนนท างานอะไร

ส าหรบในรายละเอยดของลสต ไลบราร และแอป วามการใชงานอยางไรบาง สามารถศกษาเพมเตมไดทน http://bit.ly/SPOnlineLibrary

19. สไตลของคณเปนอยางไร

P a g e | 188

เราสามารถก าหนดทมไซตของเราเองไดอยางรวดเรวและงายดาย และสะทอนถงสไตลและตราสนคาแบบมออาชพ เมอตองการก าหนดทมไซตของคณเอง คณจ าเปนตองเปนผทสรางไซต หรออยางนอยตองมสทธในการออกแบบไซต การเปลยนแปลงอยางรวดเรวทส าคญทสดทคณสามารถท าไดคอ การเปลยนลกษณะทปรากฏหรอ Change the Look

1. บนทมไซตของคณ ใหคลก What’s your Style? หรอคลก Settings > Change the look

2. เลอกลกษณะตางๆ จากตวเลอกทมหลากหลายรปแบบ ไมตองกงวลถาคณไมชอบสหรอรปนน คณสามารถเปลยนไดในขนตอนถดไป

3. ณ ตอนนคณสามารถปรบแตงคาอยางอนได

- เมอตองการเพมหรอเปลยนรปพนหลง ใหคลก Change และอปโหลดรปของคณเอง หรอลากรปจากคอมพวเตอรของคณลงในรปขนาดยอทอยเหนอค าสง Change

หมายเหต ถาไมสามารถลากแลววางได ใหตดตงซอฟตแวรส าหรบเบราวเซอรเวอรชนลาสด หรอ Microsoft Office 2013 การลากแลวปลอยจ าเปนตองใช Microsoft Office 2013, Internet Explorer, Firefox หรอ Chrome เวอรชนลาสด

- เมอตองการเปลยนแบบแผนชดส ใหคลกลกศรทอยถดจาก Colors และเลอกแบบแผนชดสอน - เมอตองการเปลยนเคาโครง ใหคลกลกศรทอยถดจาก Site layout แลวเลอกเคาโครงอนทควบคม

ต าแหนงของลงกการน าทาง กลองคนหา และอนๆ - เมอตองการเปลยนฟอนต ใหคลกลกศรทอยถดจาก Fonts แลวเลอกฟอนตอน

P a g e | 189

เคลดลบ เราสามารถดลกษณะทเปลยนแปลงโดยทนทไดในพนทแสดงตวอยาง ถาตองการยอนกลบไปยงจดทเรมตน ใหคลก Start Over หรอคณสามารถคลกทโลโกไซตของคณเพอออกจาก Change the look และกลบไปยงโฮมเพจของไซตของคณได

4. เมอคณพรอมทจะดการแสดงตวอยางแบบเตมขนาดของสงทคณไดเปลยนแปลงไปนนวาจะมลกษณะอยางไรเมอใชกบเนอหาของไซต ใหคลก Try it out ผใชไซตคนอนๆ จะยงไมสามารถมองเหนการเปลยนแปลงนนได

5. ถาคณชอบสงทคณเหนในการแสดงตวอยาง ใหคลก Yes, keep it ถาไมชอบ ใหคลก No, not quite here และลองลกษณะอน

ตอนนเมอคณไดเปลยนแปลงลกษณะของทมไซตของคณแลว เหลอในสวนของโลโก หวขอ ซงจะอธบายในล าดบถดไป

P a g e | 190

20. Your site, Your brand

ชอเรองมกจะเปนสงแรกทผเยยมชมไซตของเราเหน ดงนนจงเปนไอเดยทดทจะเลอกชอเรองทจะอธบายถงทมหรอโครงการของเรา การเพมโลโกจะชวยใหผอนรวาพวกเขาอยในไซตทถกตองอยางรวดเรว ตวอยางเชน เราสามารถน าโลโกทมอยขององคกรของคณมาใชใหม หรอรปภาพทมความหมายกบบคคลทใชไซตนได

1. บนทมไซตของคณ ใหคลก Your site. Your Brand หรอคลก Settings > Site Settings

2. บนหนา Site Settings ภายใต Look and Feel ใหคลก Title, description, and logo

หมายเหต ถาคณไมเหน Title, description, and logo คณอาจไมมสทธในการจดการตวเลอกนน คณตองมสทธ เทยบเทากบกลมเจาของไซตของคณเปนอยางนอย อาจเปนไปไดวาองคกรของคณไดก าหนดดไซนส าหรบทงไซตคอลเลกชนของคณ และเอาสทธในการจดการตวเลอกเหลานของคณออกไป 3. ใสชอเรองใหมในเขตขอมล Title ชอเรองใหมจะแสดงบนหนาแตละหนาของไซต 4. ใสค าอธบายใหมในเขตขอมล Description ค าอธบายนจะไมแสดงบนไซต แตจะปรากฏบนหนาผลลพธการ

คนหาของคณ 5. เปลยนโลโก

P a g e | 191

- เมอตองการอปโหลดโลโกจากคอมพวเตอรของคณ ใหคลก From Computer คลก Browse หารปภาพและคลก Open

- เมอตองการเพมโลโกจาก SharePoint ใหคลก From SharePoint เรยกดไลบรารทเกบรป เลอกรป แลวคลก Insert (สมมตวาคณไดอปโหลดโลโกของคณลงในทมไซตของคณแลว)

6. คลก OK เพอบนทกการเปลยนแปลงของคณ

ถาคณไมชอบโลโกทปรากฏบนไซตของคณ คณแคปรบเปลยนโลโก และท าขนตอนดานบนซ าเพอแทนทโลโกเดม

21. Keep email in context.

ขณะทเราก าลงท างานกบทม เราอาจพบวาใชงานอเมลเพอสอสารอยบอยครง การเพมกลองจดหมายไปยงไซตของเราจะชวยท าใหมพนทกลางในการจดไฟลอเมลและเอกสารทสามารถเขาถงและแกไขไดโดยบคคลทมสทธของไซตทเหมาะสมเทานน

เมอตองการเพมกลองจดหมายไปยงไซตของเราใหท าขนตอนดงตอไปน

1. เพมแอป กลองจดหมายของไซต ไปยงไซตของคณ

การเพมแอป กลองจดหมายของไซต ไปยงไซตของคณมสองวธ วธทเรวทสด คอการคลกทไทล Keep email in context บน Web Part Get started with your site

หมายเหต หลงจากทคณไดสรางกลองจดหมายของไซตแลว คณไมสามารถเปลยนทอยอเมลของกลองจดหมายของไซตได ทอยอเมลส าหรบกลองจดหมายของไซตคอ ชอทใชแสดงของไซตนน เมอคณตงชอไซต ใหเลอกชอทจะเขากนกบทอยอเมล ครงแรกทคณเปดกลองจดหมาย คณจะตองตงคาตวเลอกภาษาและโซนเวลากอน

หลงจากทคณคลกไทลนแลว ใหคลก Add it

P a g e | 192

ถาคณไมไดใช Web Part ของ Get started with your site วธการเพมแอป กลองจดหมายของไซต อกวธหนงสามารถท าไดดงน

1.1 บน Quick launch ใหคลก Site Contents

1.2 บนหนา Site Contents ใหคลก Add an App

1.3 บนหนา Your Apps ใหคลก site Mailbox

P a g e | 193

2. เปลยนลงกกลองจดหมาย บน Quick Launch (เพมเตม)

หลงจากทคณเพมแอป กลองจดหมายของไซต ไปยงไซตของคณแลว การรวมลงกไปยงกลองจดหมายของไซตบน Quick Launch จะเปนประโยชนมาก เพราะจะชวยใหคนทใชงานไซตของคณสามารถเขาถงไดอยางงายดาย โดยปกต หลงจากการตดตงครงแรก กลองจดหมายของไซตจะถ กรวมไวบน Quick Launch ภายใต Recent

เมอตองการยายลงกไปยงแอป กลองจดหมายของไซต บน Quick Launch ใหท าดงน

2.1 บน เปดใชดวน ใหคลก Edit Links 2.2 ลากลงก Mailbox ไปยงต าแหนงทตงทคณตองการใหกลองจดหมายนนแสดงรายการบน Quick

Launch 2.3 คลก X ทางดานขวาของลงก Recent เพอเอากลองจดหมายออกจาก Quick Launch

2.4 คลก Save

3. ตงคากลองจดหมายของไซต

หลงจากทคณเพมแอป กลองจดหมายของไซต ไปยงไซตของคณแลว ขนตอนตอไปจะเปนการตงคากลองจดหมายของไซตนน คณตองด าเนนการแคเพยงครงเดยวเทานน

P a g e | 194

3.1 บน Quick Launch ใหคลก Mailbox 3.2 เมอกลองจดหมายของไซตถกสรางขนแลว ใหคลก Mailbox บน Quick Launch อกครง

จากนนบนหนา Exchange Admin Center ใหเลอก Language และ Time zone ของคณ 3.3 คลก Save เพอด าเนนการตงคากลองจดหมายของไซตของคณใหเสรจสน

ขนตอนการตงคาอาจใชเวลานานถง 30 นาทจงจะเสรจสน เมอก าหนดคากลองจดหมายของไซตเสรจสมบรณแลว ขอความอเมลจะถกสงไปยงทกคนในรายชอสมาชกเรมตนและรายชอเจาของเรมตนของไซต ขณะทคณรอ คณสามารถใชงานไซตของคณตอไปได

เคลดลบ ตองการแชรกลองจดหมายของไซตของคณกบบคคลอนใชหรอไม คลก Share ทมมบนขวาของไซต จากนนใสชอหรอทอยอเมลของบคคลทคณตองการเชญ

4. เรมใชงานกลองจดหมายของไซตของคณ!

หลงจากคณตงคากลองจดหมายของไซตเสรจสมบรณแลว เรมใชงานไดทนท!

P a g e | 195

ส าหรบวธการใชงานสามารถศกษารายละเอยดเพมเตมไดทน http://bit.ly/SPOnlineSiteMailbox

เรมใชงาน Workflow

ส าหรบฟเจอรหน งทมมาใหใน SharePoint Online คอเรอง Workflow ถาคณเปนมอใหม Workflow คอกระบวนการธรกจหรอ Business Process เชน การเกบลายเซน การรบความคดเหน หรอการอนมตเรองตางๆ ส าหรบเอกสารหรอแผนงาน เพอทจะตดตามสถานะลาสดของงานประจ านนๆ SharePoint Workflow นนถกออกแบบใหชวยประหยดเวลาและมประสทธภาพงานประจ าทท าอย

22. SharePoint Workflow คออะไร ปกตเรามกจะเหนโฟลวชารตแบบภาพดานลาง ทแสดงวาแตละกระบวนการเปนอยางไร

P a g e | 196

SharePoint Workflow เปนลกษณะเวรกโฟลวอตโนมตทชวยลดงานทตองท าซ าๆ กน รวมถงคาดการณและสม

งานทคณท าอยปจจบน เชน การอนมตเอกสาร ปกตถาเราใชคนท ากตองเดนเรองเอกสาร เพอใหตดตาม สงตอ และเตอนความจ าอกดวยวาสงถงไหนแลว ซงในแตละขนตอนจะตองมคนเกยวของตงแต 1 คนขนไป แตถาเราใช SharePoint Document Approval Workflow กระบวนการเหลานจะเปนอตโนมตทงหมด ถามใครบางคนมาขดจงหวะระบบจะแจงเตอน รวมถงเราสามารถควบคมทงกระบวนการได

23. กระบวนการใดบางทควรใช SharePoint Workflow เวรกโฟลวใน SharePoint Online นนเปนเสมอนเทมเพลต สามารถใส Version ของเวรกโฟลวไดทงในลสต

ไลบราร และไซตคอลเลคชน โดยแบงเวรกโฟลวทมมาใหดงน 1. Approval : เหมาะส าหรบขนตอนการอนมตเอกสารหรองานทวไป 2. Collect Feedback : เหมาะส าหรบขนตอนการเกบความคดเหนของเอกสารหรองานทวไป 3. Collect Signatures : เหมาะส าหรบขนตอนการเซนตลายเซนตดจตอลบนเอกสาร, หอรมหรอเวรคบค 4. Disposition Workflow : เหมาะส าหรบขนตอนการจดการอายของเอกสาร 5. Three-State Workflow : เหมาะส าหรบขนตอนการตดตามโครงการ หรองานตางๆ โดยแบงเปนสาม

ล าดบ ตวอยาง สรางเวรกโฟลวส าหรบใบลา Leave Request

1. เพมลสตของ Leave Request

ไปท Add an App

P a g e | 197

เลอก Custom List และกรอกชอ เชน Leave Request และคลก Create

2. เพมลสตคอลมนใหม

โดยคลกท Leave Request เลอก Settings

กรอก Title

และเปลยนเปน Description แลวคลก OK

สรางคอลมนเพมเตม โดยคลกท Create Column และสรางคอลมนดงตอไปน

Column Name Type Require Remark

P a g e | 198

Leave Requests Choice Y Choice - Sickness (Personal) - Personal Leave - Vacation

Comments Multiple lines of text

N

End Date Date and Time Y Date and Time Format : Date & Time

Total Number of Days Requested

Number Y

3. สราง Approval Workflow

เลอก Workflow Settings และเลอก Add a workflow

เลอก Approval – SharePoint 2010 ตงชอเชน Holiday Approval Workflow

เลอกขอมลตามรปภาพดานลาง

P a g e | 199

เลอก Approver แลวคลก Save

4. ปรบแตงฟอรม Leave Request

ไปทหนา Leave Requests เลอก New Item และ ไปท Settings > Edit Page

คลก Add a Web Part เลอก Media and Content > Content Editor > Add

P a g e | 200

เพมขอมลทตองการเขาไป

เลอก Stop Editing เพอหยดการแกไข

เราจะไดฟอรม Leave Request ถามการรองขอ จะสงไปทบคคลปลายทางให Approve

หรอ Reject

P a g e | 201

หมายเหต การสราง Approval Workflow ผใชงานนนตองไดรบสทธ รวมถงผดแลระบบ SharePoint Online จะตอง Activate ฟเจอรนดวยโดยไปท Site Settings > Site Collection Administration > Site collection features > Activate Workflows

24. เราสามารถสราง SharePoint Workflow เปนของตนเองไดหรอไม นอกจากเทมเพลตทมมาใหเราสามารถสรางเวรกโฟลวทซบซอนได โดยใชเครองมอทเรยกวา SharePoint

Designer โดยสามารถดาวนโหลดไดฟรท http://bit.ly/SPDesigner2013 สามารถศกษาวธการใชงานไดท http://bit.ly/howtoSPDesigner2013

การสราง Survey Online

การสราง Survey ถอเปนฟเจอรทส าคญ เราสามารถสรางค าถาม และใหคนหลายๆ คนตอบค าถามได โดยใชเครองมอตวเลอกทหลากหลาย การสราง Survey สามารถท าได 2 วธคอ ท าบน Excel Survey และ SharePoint Online

25. การสราง Survey โดยใช Excel Survey ส าหรบบรการ Excel Survey จะอยใน OneDrive for Business เราสามารถสรางแบบสอบถามไดอตโนมตโดยผล

ของแบบสอบถามจะกรอกลงในชต Excel

1. ท OneDrive for Business คลก New Document เลอก Excel Survey

2. สรางเอกสารโดยทหวขอค าถามจะอยบนหวของคอลมนของ Excel

P a g e | 202

3. เลอกประเภทของค าตอบทตองการ พอเสรจเรยบรอยสามารถแชรไดทนท

26. การสราง Survey โดยใช SharePoint Online เราสามารถสราง Survey ผาน SharePoint Online ไดดงตอไปน 1. คลก Setting และเลอกคลก Add an app

2. ในหนาของ Your Apps ใหคลกไอคอน Survey > คลก App Details

P a g e | 203

เลอก Add It

3. พมพชอของ Survey น พรอมทงรายละเอยดในชอง Advanced Options

4. คลกชอของ Survey > Settings เลอก Add Questions

5. ส าหรบหนา New Question ใหพมพค าถาม และประเภทของค าตอบ

P a g e | 204

6. ส าหรบสวน Additional Question Setting ใหเลอกวาจ าเปนตองตอบหรอไม และคาเรมตนของค าตอบคอ ไม

7. เลอกอยางใดอยางหนง

a. สรางค าถามเพมเตม โดยคลก Next Question และพมพขอมลเพมเตม b. ถาเสรจเรยบรอยแลว ใหคลก Finish

8. ด Survey ทสรางไปโดยคลกทแถบเมนลดใตแถบ Recent และแชร Survey ใหกบคนทตองการ โดยทผตอบแบบสอบถามจะคลกท Respond to this Survey เพอตอบแบบสอบถาม

P a g e | 205

เขาใจเรองสทธในทมไซตของเรา

สทธท าใหผใชสามารถเขาถงทรพยากรทตองการได ตวอยางเชน สทธท าใหผใชสามารถท าบางสง เชน เปดรายการในไลบราร หรอสรางไซตยอย บอยครงทสทธแบบเดยวจะถกจดกลมเปนคอลเลกชนของสทธทเรยกวา "ระดบสทธ (Permission Level)" ตวอยางเชน ถาเราตองการใหบางคนมสทธในการอานรายการตางๆ ในไซตของเรา เราตองใหสทธ กอนเสมอ เพอเปนการประหยดเวลา SharePoint Online ไดก าหนดการรวมสทธแบบตางๆ ไวแลวลวงหนา ซงการก าหนดระดบสทธไวลวงหนาน เรยกวา "ระดบสทธเรมตน (Default permission levels)"

หวขอนจะอธบายระดบสทธเรมตนทรวมอยใน SharePoint Online for Enterprise หรอแผนการใชงานใกลเคยง

27. ภาพรวมของระดบสทธในการใชงาน SharePoint Online

ระดบสทธ (Permission Level) เปนการระบวาสทธใดทผใชมส าหรบไซตหรอลสต โดยมสทธทก าหนดลวงหนาไวแลวบน SharePoint Online ดงน

ระดบสทธเรมตน

ตารางตอไปนจะอธบายระดบสทธเรมตนใน SharePoint Online

ระดบสทธ รายละเอยด ควบคมทงหมด )Full Control) มสทธ SharePoint ทพรอมใชงานทงหมด

ตามคาเรมตน ระดบสทธนจะถกก าหนดใหกบกลมเจาของ ไมสามารถแกไขหรอลบได ออกแบบ (Design) สามารถสรางลสตและไลบรารเอกสาร แกไขเพจ ใชงานธม และสไตลชตไปใชกบเวบไซต

ได ตามคาเรมตน ไมมกลม SharePoint ทถกก าหนดระดบสทธนโดยอตโนมต

แกไข (Edit) เพม แกไข และลบรายการ ด เพม อปเดต และลบขอมลในลสตและเอกสาร ตามคาเรมตน ระดบสทธนถกก าหนดใหกลม สมาชก เทานน

สนบสนน (Contribute) ด เพม อปเดต และลบขอมลในลสตและเอกสาร อาน (Read) เพม แกไข และลบรายการในลสตและไลบรารเอกสารทมอย

P a g e | 206

ก า ร เ ข า ถ ง ท จ า ก ด (Limited Access)

ระดบสทธ การเขาถงทจ ากด คอระดบสทธการเขาถงทไมเปนไปตามปกต โดยจะท าใหผใชหรอกลมสามารถเรยกดหนาของไซตหรอไลบราร เพอเขาถงขอมลหรอเน อหาทเฉพาะเจาะจงได โดยทวไปแลว ผใชจะสามารถเขาถงลสตหรอไลบรารได แตไมมสทธ เปดหรอแกไขลสตหรอไลบราร ระดบสทธ การเขาถงทจ ากด มสทธท งหมดทผใชตองใชในการเขาถงรายการทจ าเปน เราไมสามารถก าหนดระดบสทธ การเขาถงทจ ากด ใหกบผใชหรอกลมโดยตรง แตเราจะก าหนดสทธทเหมาะสมใหกบรายการเดยว แลว SharePoint จะก าหนด การเขาถงทจ ากด ไปยงต าแหนงทตงทจ าเปนอนๆ โดยอตโนมตแทน

อนมต (Approve) แกไขและอนมตหนา ขอมลในรายการ และเอกสาร ตามคาเรมตนกลม ผอนมต มสทธน

จ ด ก า ร ล า ด บ ช น (Manage Hierarchy)

สรางไซตและแกไขหนา ขอมลในลสต และเอกสาร ตามคาเรมตน ระดบสทธนถกก าหนดใหกบกลมผจดกำรล ำดบชน

การอานแบบจ ากด (Restricted Read)

ดหนาและเอกสารแตไมสามารถดเวอรชนในอดตหรอสทธของผใชได

ดเทานน (View Only) ดหนา รายการ และเอกสาร เอกสารใดกตามทมอยบน SharePoint Online จะสามารถดบนเบราวเซอรไดแตไมสามารถดาวนโหลดได

ระดบสทธและกลม SharePoint (Permission levels and SharePoint Groups)

เพอชวยใหการเขาถงไซตมประสทธภาพมากยงขน ระดบสทธจะท างานรวมกบ SharePoint Group ส าหรบ SharePoint Group คอ ชดของผใชทมระดบสทธเดยวกนทงหมด โดยปกตแลวในแตละไซตของ SharePoint จะม SharePoint Group อยแลว เชน ทมไซตจะรวมสทธ เจาของ สมาชก และผเยยมชม ไวโดยอตโนมต เปนตน นอกจากน ผดแลระบบ SharePoint สามารถก าหนดกลมและระดบสทธแบบก าหนดเองได

SharePoint Group และระดบสทธทเปนคาเรมตนในแตละไซตนนอาจแตกตางกน ขนอยกบสงตอไปน

- เทมเพลตทคณเลอกในแตละไซต - เลอกวาจะใหเปนไซตภายในองคกรส าหรบผใช SharePoint Online for Enterprise หรอเปนเวบไซตสาธารณะ - เลอกวาจะใหผดแลระบบ SharePoint สรางสทธเฉพาะไวบนไซตทน าไวใชงานเฉพาะท เชน การคนหา เปนตน

ตารางตอไปนจะอธบายระดบสทธเรมตนและสทธทเกยวของส าหรบสามกลมมาตรฐาน ไดแก ผเยยมชม สมาชก และเจาของ

กลม ระดบสทธ

P a g e | 207

ผเยยมชม (Visitors) อาน (Read) ประกอบดวยสทธเหลาน - เปด - ดรายการตางๆ เวอรชน เพจ และแอปพลเคชยในเพจ - เรยกดขอมลผใชงาน - สรางการแจงเตอน - ใชการสรางไซตดวยตนเอง - ใชการ Remote Interface - ใชงานฟเจอรทมการ Integration

สมาชก (Members) แกไข (Edit) ประกอบดวยสทธเหลาน - ด เพม อปเดต และลบรายการ - เพม แกไข และลบรายการ - ลบเวอรชน - เรยกดไดเรกทอร - แกไขขอมลสวนบคคล - จดการมมมองสวนบคคล - เพม อปเดต หรอเอา Web Part สวนบคคลออก

ด

เจาของ (Owners) ควบคมทงหมด (Full Control) สามารถใชสทธไดท งหมด เราสามารถก าหนดสทธในแตละไซต ไดดงน

1. เลอก Settings > Site Settings

2. หนา Site Settings ใต Users And Permissions คลก Site Permissions

P a g e | 208

3. คลก Grant Permission

4. ใสชอและก าหนดระดบสทธโดยคลกท Show Options เมอท าเสรจแลว ใหคลก Share

ส า ห ร บ ร า ย ล ะ เ อ ย ด ข อ ง ส ท ธ ใ น SharePoint Online ส า ม า ร ถ ศ ก ษ า เ พ ม เ ต ม ไ ด ท น http://bit.ly/SPOnlinePermission

ทายบท

ในบทนเราไดเรยนรถงการน า SharePoint Online ไปประยกตใชกบการท างานเปนทมตงแต OneDrive for Business การสรางทมไซต การก าหนดสทธตางๆ และการเพมแอปจาก SharePoint App Store ซงเปนบรการใหมของ Office 365 ซงยงมรายละเอยดทนาสนใจสามารถศกษาเพมเตมไดท http://bit.ly/SPOnlineThaiOverview ส าหรบในบทถดไป เราจะมาดบรการใหมทตอยอดจาก SharePoint Online และเปนเครอขายสงคมออนไลนทไดรบความนยมมากในองคกรตางประเทศ ซงตอนนไดมารวมในบรการกบ Office 365 และตอนนไดมาถงเมองไทยแลว

P a g e | 209

Chapter 8 ใชงาน Social Network ภายในบรษทดวย Yammer ปจจบนหลายๆองคกรเรมมอง Social Network ทใชงานภายนอกเชน Facebook หรอ Twitter มาใชงานในองคกร แตทวาบางครงการใชงานในองคกรอาจไมเหมาะ เชน เรองความลบทจะรวไหลไปขางนอก, หรอแมกระทงการควบคมเอกสารทแบงปนกนท าใหเกด Social Network แบบเฉพาะคอ Yammer ซงไดเขามาผนวกกบบรการ Office 365

ใน Enterprise Plan

ส าหรบ Yammer นนเปนบรการในรปแบบโซเชยลมเดยทอออกแบบมาใชในองคกรเฉพาะ จดเดนของ Yammer

คอ เปดชองทางการสอสาร อพเดตขาวสารในองคกร แชรไฟลขอมลทไปไดอยางรวดเรว โดยมอปกรณรองรบทหลากหลายไมวาจะเปนพซ โนตบค แทบเลตและสมารทโฟน อกทง Yammer มชองทางและแอพตางๆมากมายไวรองรบการใชงานภายในองคกร ซงการใชงานจะใชงานผาน SharePoint Online ซงวธการเปดการใชงาน Yammer ผมไดเขยนไวในบทท 9การดแลระบบ Office 365 ดวยตนเองครบ

ส าหรบผใชบรการ Office 365 Business Essential และ Business Premium จะสามารถใชงาน Yammer ไดฟร

ท าไม Yammer ถงไดรบความนยมและมประโยชน

Yammer นนเชอมตอสงทคนในองคกรสนใจทวๆไป พนกงานสามารถแบงปนขอมล, ตงค าถาม และขอความชวยเหลอกบใหความเหนแบบ Real-Time ท าให ซงสามารถเชอมพนกงานทมความแตกตางทงระยะทาง, ระยะเวลาและต าแหนงในองคกรเขาดวยกน Yammer ยงเปนแหลงทรพยากรดๆ ส าหรบแผนกหรอทมงานในแตละโครงการ การใชอยางมประสทธภาพ จะชวยลดการสงอเมลไปมา หากคณตองการเรยนรส งทเราสนใจ เพยงแคใส Keyword ผลลพธกจะออกมาอยางรวดเรว

เราท าอะไรไดบางใน Yammer

Share your thoughts เพอนรวมงานของเราตองการรวาคณก าลงคดอะไร และอยาอายถาหากครตองการสรางการสนทนาเหลาน

- แบงปนลงค, ทป หรอขอมลเชงลก

- ถามค าถาม

P a g e | 210

- คนหาค าตอบหรอฐานขอมลอนๆ

- ชนชมของการมสวนรวมของเพอนรวมงานหรอไดรบความส าเรจ

- แจงวาตอนนคณก าลงท างานอะไร, อยทใดหรอคณก าลงจะท าอะไร

- แนะน าไอเดย

- สรางโพลส ารวจความคดเหนจากบคคลตางๆ

- รวมมอกนเพอพฒนา Best Practice, หรอแนะน าแนวทางปฏบตทถกตอง

Stay on Topic หากคณเขารวมการสนทนา พยายามใหความคดเหนของคณตรงกบหวขอนนๆ เพราะวาจะชวยใหทกคนโฟกสในเรองเดยวกน ถาหากการสนทนานนคณไมไดสนใจกสามารถออกมาไดทนท

Respect your audience การใชงานควรเคารพสทธซงกนและกนตามนโยบายขององคกรนนๆ เพราะบางครงการสนทนาอาจมความเหนทแตกตางกน และอยาโพสตเนอหาวากลาวรายนนทาคนอน หรอสรางขาวลออนๆ

Have fun! สนกและท าให Yammer มคากบเพอนรวมงานของคณ เรมเลย แบงปนประสบการณ เรยนรแนวคดของคนอน

กฎ 10 ขอในการน า Yammer มาใชงานใหประสบความส าเรจ 1. อพเดตโปรไฟลใหสม าเสมอ โดยเฉพาะต าแหนงของคณ เพอใหคนอนสามารถ Follow คณไดงายๆ

2. อยาลม Follow คนอนในองคกรคณอยางนอย 30 คนทคณไมรจกมากอน แตมต าแหนงงานทคลายๆกบคณ หรอมความสนใจใกลเคยงกบคณ รวมถงตองโพสตบอยๆดวยครบ

3. Follow อยางนอย 5 หวขอทคณสนใจ

4. อยา Follow สมาชกทพดถงสงตางๆทคณไมไดสนใจ

5. และหมน Follow คนใหมๆ ทพดถงสงทคณสนใจเหมอนๆกน

6. ตงคาการแจงเตอนอเมลในเมลบอกซของคณ ไมใหมเมลเขามาเยอะเกนไป แนะน าสรางอกโฟลเดอรหนงไปเลยกได

7. จดประสงคหลกของ Yammer คอ การตงค าถามและการสนทนา เพราะฉะนนอยาตกใจ

8. เขารวมกลมหรอชมชนทคณสนใจ

9. พยายามแชรขอมลดๆ และใหมอยางนอยวนละครง

10. อยาลมสมครแหลงขอมลดๆ ทมอยในอนเทอรเนตไวอกบญช เพอทจะไดน าขอมลดๆ นนมาแชรใน Yammer

Home หนาเวบเพจแรกทเราจะไดเจอหลงจากทมการ Sign In จะมลกษณะ ดงรปดานลาง

P a g e | 211

สวนท 1: แสดงการแจงเตอนทงกลองขอความ และการแจงเตอนอนๆ

สวนท 2: ชองคนหาทเราสามารถคนหาบคคล, กลมและการสนทนา

สวนท 3: แสดงบญชชอผใชงาน

สวนท 4: แสดงกลมทเราอย และเรายงสามารถสรางกลมใหมไดเอง รวมถงสามารถสรางเครอขายเพมเตมได

สวนท 5: แสดงชองกรอกในการอพเดตสถานะ, เพมภาพและเอกสาร, โพสตผลส ารวจ เปนตน

สวนท 6: แสดงสถานะหนาฟดลาสดทเราตดตาม

สวนท 7: แสดงกจกรรมลาสดในเครอขายขององคกร

สวนท 8: แสดงกลองขอความโตตอบแบบทนท

สวนท 9: แสดงบคคลและกลมทแนะน า โดยอางองจากสงทคณชนชอบหรอใกลเคยงกบงานทคณท า

Profile กอนทเราจะเรมการใชงาน Yammer ใหเราท าการอพเดตโปรไฟลลาสด เพอใหทกคนทราบถงรายละเอยดสวนตวของเรากอน วธการอพเดตมขนตอนดงน

1. คลกทรปตนเอง

P a g e | 212

2. เลอก Edit Profile

3. ท าการกรอกขอมลใหไดมากทสดและท าการคลก Save

1. จดการ Notification ของตนเอง

หากเราพงเรมการใชงาน อยาลมตงคา Notification ดวย วาใหแจงทางใด และเปนขอมลแบบใดทควรมการแจงเตอน โดยไปทแถบ Notifications

P a g e | 213

เคลดลบการใชงาน Yammer

Posts

2. วธโพสตสถานะลาสด (Update)

เราสามารถแบงปนไอเดยของเราไดทนท โดยคลก Share an Update ซงเราสามารถจะโพสตขอความ, แนบไฟลวดโอจาก YouTube หรอไฟลเอกสารตางๆ ไดในเวลาเดยวกน เพยงไมกคลก ดงน

1. คลก Share an Update

2. โพสตขอความ หรอเอกสารทอยากแชร และอยาลมคลก Post

P a g e | 214

3. หากมการระบชอไวในโพสต จะแจงท Yammer และในอเมลดวย

P a g e | 215

4. หากตองการตอบกลบ สามารถตอบกลบไดทนท หรอแนบไฟลไปดวยไดเชนกน

P a g e | 216

3. วธโพสตขอความไปยงกลม

เราสามารถแชรความคดหรอไอเดยไปยงกลมทเราเปนสมาชกอย มากกวาแคกลมเพอนรวมงานทวไป เพยงไมกคลก ดงน

1. ไปท Inbox ดานซาย

2. ในมมบนดานขวามป ม “Create Message”

3. เมอหนาตางแสดงขนมา ใหเลอกกลมทเราตองการ, พมพขอความ หรอตองการระบใครบางคนเขาไปในโพสตดวย

นอกจากนเรายงแนบไฟลหรอสรางหวขอใหมไดเชนกน

4. หลงจากไดโพสต จะแสดงขอความยนยนวาเรยบรอยแลว

4. วธโพสตผลส ารวจ (Poll)

เราสามารถโพสตผลส ารวจไดงายๆ วาในกลมนนมความคดเหนอยางไร ดงน

P a g e | 217

1. คลก Post a Poll

2. กรอกค าถาม และตวเลอก เราสามารถเลอกโพสตผลส ารวจเฉพาะกลมได หลงจากเรยบรอยใหคลก

“Update”

3. ดผลไดโดยการคลก “See a Result”

P a g e | 218

5. วธโพสตเหตการณ (Event)

เราสามารถโพสตงาน หรอเหตการณทก าลงจะมาถง ไดงายๆดงน

1. เลอก More > Post an Event

2. ระบชองาน, วนท, เวลา, ทไหน และรายละเอยดตางๆ และอยาลมคลก Update

P a g e | 219

6. วธโพสตชนชม (Praise)

ใครท าด เรากอยากชนชม หากใครชวยเหลองานเราใหเสรจ เรากควรขอบคณเขา เปนการใหก าลงทดอยางหนงอกดวย เราสามารถขอบคณไดงายๆดงน

1. คลก More > Praise Someone

2. เลอกบคคลทจะขอบคณ พรอมกรอกขอความชนชม และอยาลมคลก Praise

3. คนอนทเหนสามารถคลก Like หรอชนชม เปนก าลงใจใหเชนกน

P a g e | 220

People & Groups

7. ท าไมตองใชกลม?

สมาชกทกคนทอยบน Yammer สามารถสรางกลมไดเอง ครสมบตของกลมนนชวยใหการสนทนาและการสอสารนนมความเฉพาะมากขน ซงกลมอนญาตใหสมาชกสามารถท า ดงตอไปน

- เพมชอสมาชก หากคดวาคนนนมความสนใจเชนเดยวกบกลม

- Follow และ Subscrbe การสนทนาเฉพาะเรอง ซงดกวาการทตองตดตามแบบคนเดยว

- สามารถดยอนหลงการสนทนาทเคยผานไปแลว โดยไมจ าเปนตองเลอนเมาสมากกวาการโพสต

ประเภทของกลม มดงน

ประเภทกลม ค าอธบาย แนวทางในการสรางกลม ตวอยางในการสรางกลม

Public/Open อนญาตใหทกคนสามารถดเนอหาและเขารวมได

ใชส าหรบการสรางชมชนและมเนอหาทไมเกยวกบความลบ หรอมความออนไหว หรอเปนสงตองหามขององคกร

Cloud Computing Community, Football Club

Public/Controlled ส า ห ร บ ส ม า ช ก ใ ห มจ า เ ป นต อ ง ได รบการอนญาตจากเจาของกลมกอน

ใชส าหรบชมชนทมขอก าหนดในการเขาถง เชน จะตองมต าแหนงเดยวกน หรอมระดบในบรษทเทยบเทากน แตตองไมมเนอหาทตองหามขององคกร

Local Office Community Leaders, Country Knowledge Manager

Private การเปนสมาชกตองไดรบการอนญาตหรอเชอเชญเ ท า น น แ ล ะ เ ฉ พ า ะสมาชกเทานนทสามารถดเนอหาและรวมกจกรรมได ซงหากตงกลมเปนแ บ บ Private จ ะ ไ ม

เปนการสนทนาแบบปด เชน เกยวของกบลกคา หรอเปนความลบ ทมความออนไหวตอองคกร ซงอาจจะตองไดรบอนญาตจากทมผดแลกอน และอาจตองไดรบการควบคมหรอตดตามดวย

License Team, Management Team

P a g e | 221

สามารถยายเปน Public

ไดในอนาคต

8. วธเพมสมาชกเขาไปในกลม

คนทเปนผดแลกลมในแตละกลมสามารถเพมสมาชกโดยใชอเมลหรอพโหลดไฟล CSV เขาไปยงกลมใน Yammer

ได ส าหรบคนอนทไมใช กสามารถเพมสมาชกไดโดยรเพยง Username หรอ อเมล โดยมขนตอนดงน

1. ลองยกตวอยางกลม Yammer 101 คลก Add Member

2. แสดงหนาตางขนมา พมพชอสมาชกทตองการเพม และเลอก บคคลนนจะสามารถเขามาในกลมนได

3. ซงเราสามารถดจ านวนสมาชกทงหมดไดทน

P a g e | 222

9. วธตดตาม (Follow) และ ยกเลกการตดตามบคคลในทม (Unfollow)

เวลาทเรา Follow ใครใน Yammer การอพเดตของเขาจะปรากฏทฟดของเรา ซงเราสามารถ Folloe ไดงายๆดงน

1. เลอกแถบ People

2. เลอกคนทตองการ Follow หากใครทเราตดตามแลวจะแสดง Following หากใครทเราไมตองการตดตามใหเรา

สามารถ Unfollow ไดเชนกน

10. วธเขารวมและถอนตวออกจากกลม

P a g e | 223

บางครงเราเขาใชงานครงแรก เราเองอาจเปนสมาชกกลมใดกลมหนงอตโนมตจากการตงคาในระบบ ถาหากเราตองการเขารวมกลมอนทมอยในองคกรไดงายๆ ดงน

1. ไปทแถบ Group

2. เลอก All Group หลงจากนนเลอกกลมทตองการ และคลกป ม Join

3. หากตองการออกจากกลมนน ใหไปทกลมนน และคลกป มดานมมบนขวาจาก Join เปน Leave และท าการยนยน

วาออกจากกลม

11. วธ Tag บคคลในโพสต

บางครงในโพสต เราตองการอางองถงใครบางคน เราสามารถดงเขาเขามาในโพสตไดดงน

1. หากเราตอบกลบ Reply และตองการดงใครสกคนมาชวยตอบใหใชเครองหมาย @ และตามดวยชอ ระบบจะไปท าการคนหาชอในระบบมาแสดง

P a g e | 224

2. เมอเรา Tag ไปแลว เมอเรา Mouse over ทชอเขา จะแสดงหนาตางยอยวาเราจะ Follow คนนนหรอไม หรอจะ

สงขอความใหเขาทนท

Communication

12. วธ Chat กบบคคลอน

กอนหนานเราจะโพสตในหนาเพจของเรา แตเราสามารถ Quick Chat แบบ IM ไดทนท โดยมขนตอนงายๆ ดงน

1. ดานมมลางดานขวา จะมหนาตางยอยแสดงสถานะวาใครวางบาง ซงเราสามารถพมพโตตอบไดทนท

P a g e | 225

2. ซงสามารถ IM ตามทเราคนเคยไดเลย และยงเพมการ Chat กบคนอนจ านวนกคนกได โดยคลกท

13. วธ Invite สมาชกเพอเขามาแกไขโนต

Note เปนกระกาษออนไลนทเราสามารถจดบนทกไดทกอยาง และยงใหคนอนสามารถมารวมจดในแผนเดยวกนได ซงสามารถน าประยกต เชน การจดการประชม เปนตน

1. สราง Note โดยไปทแถบ File เลอก Note

P a g e | 226

2. เลอก Create Note

3. เราสามารถสราง Note โดยทดงคนอนเขามาเขยนรวมกนไดพรอมๆกน และยงสามารถดไดอกวาใครแกตรงไหน

ไปบาง

Network 14. External Network

เราสามารถสรางเครอขายภายนอกได เพอเชอมตอกบคคา หรอลกคาไดงาย โดยมขนตอนดงน

1. คลก Create a New Network

P a g e | 227

2. เลอก External Network พรอมก าหนดวาใหเปนกลมปดหรอเปด

P a g e | 228

การใชงาน Yammer บน Mobile

เพอใหการใชงานงายขน เราสามารถดาวนโหลดแอพพลเคชน Yammer ไดจาก iOS, Android และ Windows

Phone ซงผมไดท าทางลดทคณสามารถตดตงไดทนท

Platform Model QR Code

iPhone/iPad

P a g e | 229

Android

Windows Phone

ทายบท

ในบทนเราไดเรยนรถงการใชงาน Yammer ซงเปนบรการใหมของ Office 365 ซงผมคดวามประโยชนเยอะเลย เชน การลดการสงอเมล รวมถงหากใครใชงาน Social Network ทวๆไปเชน Facebook หรอ Twitter กคนเคย และเรมตนไดไมยาก อกทงขอมลทแชรกนทกอยางเปนเฉพาะภายใน ไมสามารถหลดออกไปได อกทงไมมโฆษณามาเกยวของดวย

P a g e | 230

Chapter 9 ดแลระบบ Office 365 ดวยตนเอง หากคณเปนผดแลระบบ หรอเจาของบรษทคณกสามารถดแลระบบไดงายๆ เพราะคณไมจ าเปนตองใชเทคนค

ระดบเทพ หรอตองไปยงกบเซรฟเวอร เพอดวาระบบตางๆพรอมใชงานหรอไม ในบทนผมขอแนะน าวธการดแลระบบเบองตน โดยทผมจะอางองแผนการใชงาน Office 365 Business Premium ซงหนาตาการใชงานจะมลกษณะคลายกน โดยสงทผดแลระบบควรทราบมดงตอไปน

Office 365 Admin Center ในสวนแรกทผดแลระบบจะไดเจอคอ หนาภาพรวมการจดการ Office 365 ทเรยกวา Office 365 Admin Center ซงจะรวมชองทางลดในการจดการแตละบรการ โดยมรายละเอยดดงตอไปน

ภาพรวมของ Office 365 Dashboard

P a g e | 231

สวนท 1:Navigation bar จะแสดงชองทางลด เพอเขาไปถงแผงการควบคม ซงในรายละเอยดจะกลาวในล าดบถดไป

สวนท 2: Manage your organization จะแสดงรายละเอยดชองทางลดของระบบ

- Setup แสดงการตดตงในแตละการใหบรการ รวมถงการเปดการใช Yammer Enterprise

P a g e | 232

- Users and Group แสดงชองทางลดในการเพมผใชงานใหม, แกรหสผานและเพมไลเซนตผใชงาน - Billing แสดงการจดการแผนการใชงาน - Domains แสดงการจดการโดเมนเวบไซตและอเมลขององคกร

สวนท 3: Service Health แสดงสถานะปจจบนของแตละบรการ หากมปญหาจะมการแจงเตอนเกดขนโดยจะแสดงเปนสเหลองหรอสแดง

สวนท 4: Planned Maintenance จะแสดงรายละเอยดการบ ารงรกษา โดยมการแจงใหผใชงานลวงหนา

ชองทางลดในการ Setup Microsoft Office 365

โดยจะแบงออกเปน 2 สวนคอ

1. สวน Quick Start ชวยผดแลระบบในการตดตง Office 365 แบบงายและรวดเรว ตงแตการสรางบญชผใชงานและกลองจดหมาย เมอเราคลกท Start จะปรากฏดงรป ใหเราเลอกระหวางโดเมนของ Office 365 หรอโดเมนของเราเอง

หากเราเลอกโดเมนของเราเอง จะพบกบการตงคาตางๆ ดงน

o Specify a domain and confirm ownership เราตองระบโดเมนเนมของเรา เพอใหรจกใน Office 365 โดยตองก าหนดคา MX หรอ TXT record ท DNS ของโดเมนเนมของเรา

P a g e | 233

ซงมข นตอนดงน

1. กรอกชอโดเมนเนม ลงไปและคลกป ม Next

2. หากท าการตงคา MX หรอ TXT record แลวใหท าการคลก Verify ของระบบจะใชเวลาประมาณ 5

นาท แตไมเกน 72 ชวโมงขนอยกบแตละเจาของโดเมน เพอเปนการยนยนสทธการเปนขาวของโดเมน

o Add users and assign licenses

แสดงแนวทางการเพมผใชงานแบบงาย

P a g e | 234

โดยมขนตอนดงน

ซงวธการเพมผใชงานจะม 3 วธคอ 1. เพมผใชงานครงละ 1 คน

o กรอกรายละเอยด พรอมทงเลอกโดเมนทตองการ

P a g e | 235

ไดรบรหสผานมาแลว ใหท าการเปลยนในการเขาใชครงถดไป

2. เพมผใชงานทละจ านวนมากผาน Microsoft Excel โดยบนทกเปนไฟลนามสกล CSV และท าการอพโหลดเพยงครงเดยว พรอมทงก าหนด License ทตองการใชเชนกน

3. เพมผใชงานผานโปรแกรม Directory Synchronization จากบญชผใชงาน Active Directory ใน

องคกร o Set the domain purpose and configure DNS

เปนสวนการตงคา DNS หลงจากไดท าการ Verify โดเมนเนมแลว

P a g e | 236

o Import User data(optional)

เปนสวนในการอธบายขนตอนในการท า Migration ดวยแนวทางตางๆ เพอมาใชงานใน Exchange Online บน Office 365

o Start using your services

ส าหรบในสวนน จะเปนเหมอนคมอในการแนะน าขนตอนการใชงานสวนตางๆ ของ Office 365 รวมถงการอบรมออนไลนส าหรบผดแลระบบและผใชงาน Office 365

P a g e | 237

2. สวน Extend your setup จะเขาสในการเตรยมความพรอมในการใชงาน Office 365 เชน การตดตง Directory Synchronization, การท า Migrate Email หรอการตดตง Hybrid Environment โดยผานเวบ OnRamp for Office 365

การจดการผใชงาน (Users) แสดงรายละเอยดของผใชงาน โดยแบงเปน 3 สวนดงน คอ

P a g e | 238

1. Active Users แสดงขอมลบญชผใชงานปจจบน พรอมทงสถานะใชงานปจจบน โดยแบงออกเปน Display Name, User Name และ Status ซงในหนานเราสามารถเพมหรอแกไขรายละเอยด User ได พรอมทงก าหนดนโยบายของรหสผานได

2. Deleted Users แสดงบญชผใชงานทถกลบ ซงผดแลระบบสามารถกคนไดภายใน 30 วน

3. Delegated Admins แสดงการก าหนดสทธใหผใชงานคนอนทอยนอกบรษทสามารถท าหนาทผดแลระบบ

แทนได เชน บรษท Partner ทชวยดแลระบบ เปนตน

การจดการรายชอ (Contacts) สามารถสรางรายชอผตดตอภายนอกองคกร เพอใหสมาชดสามารถใชรวมกนได

การจดการกลม (Groups) สามารถสรางกลมเพอก าหนดนโยบายเฉพาะ เชน Security Groups

P a g e | 239

การเพม Domains ขององคกรเขาไปยง Microsoft Office 365 หลง จ ากทท า ก า รสมค ร ใ ช ง านบรก า ร Microsoft Office 365 แล ว เ ร าจ ะ ได Tenant ท ล งท า ยด ว ย @domain.onmicrosoft.com เปนโดเมนตงตน ขนตอนตอไปนจะท าการเปลยนโดเมนยาวๆ ใหกลายเปนโดเมนขององคกรคณเอง

1. ไปท Domains

2. Add Domain

P a g e | 240

3. คลก Step 1

4. ใส Public Domain ขององคกรลงไป

P a g e | 241

5. ยนยนความเปนเจาของ โดยเราจะท าการเพมเรคคอรด TXT หรอ MX ไปยง DNS ของผใหบรการของเรา

6. ไปยง DNS Provider ของเราเพอใสเรคคอรด TXT ทไดจากไมโครซอฟท ในทนไดทดลองใชของ Go Daddy

P a g e | 242

7. หลงจากกรอกเรคคอรด TXT ใหกลบไปทพอรทล Office 365 แลวคลก Done, verify now

8. เมอเสรจเรยบรอยคลก Finish

P a g e | 243

9. คลก Step 2

10. ท าการเพมชอแบบแมนนวล หรอเพมจ านวนมากผาน CSV หรอมาเพมภายหลงได หลงจากนนคลก Next

P a g e | 244

11. คลก Step 3

P a g e | 245

12. โดยในทนจะท าการเลอก Exchange Online และ Lync Online ซงเปนคอนฟคคเรชนเบองตน แตถาหากใชเมลบอกซ On-Premise ใหท าการละเอาไว ล าดบถดไป ท าการคลก Next

P a g e | 246

13. ในกรณน เพมเรคคอรด DNS เขาไปยง Public Domain แตถาหากมการ Migration ของระบบเมลใหท าการเพมเรคคอรด MX ภายหลงการ Migration เทานน

P a g e | 247

14. ท าการเพมเรคคอรดใน DNS Provider

P a g e | 248

15. คลก Done, go check

P a g e | 249

16. เรคคอรด DNS จะไดรบการยนยนตามภาพ และใหคลก Finish

17. จะปรากฏวาโดเมนทเพมเขาไป แสดงสถานะ Active

P a g e | 250

การตรวจสอบไลเซนต (Billing) ในสวนนแสดงจ านวน License ของ Office 365 ทไดมการจดซอมา ซงจะประกอบดวย 2 สวนคอ

1. Subscriptions o Subscription รปแบบหรอแผนการใชงาน Office 365 o Quantity จ านวน License ทงหมดทซอ o Cost คาใชจาย o Term End Date วนหมดอายการใชงาน

2. Licenses

o Name ชอของ License ทอยในบญชของ Office 365 o Valid จ านวน License ทสามารถใชงานได o Expired จ านวน License ทหมดอายการใชงานไปแลว o Assigned จ านวน License ทใชงานไปแลว

P a g e | 251

การแชรขอมลกบคนภายนอก (External Sharing) ใชส าหรบการตงคาสทธการแชรขอมลภายนอก โดยแบงเปน

1. Sharing Overview ภาพรวมในการเปด-ปดการใหบรการ

2. Sites ภาพรวมในการเพมบคคลภายนอกสามารถเขาถงไซตหรอเอกสารภายในทมการแชรจากบคคลภายใน

3. Calendar

P a g e | 252

4. Lync

การจดการการตงคาอนๆ (Service Settings) แสดงการตงคาตางๆ ภายในระบบ Office 365 โดยแบงออกเปนดงน

1. Mail ส าหรบการตงคาระบบ Email ของ Exchange Online โดยแบงเปน 3 สวน คอ a. Protection ใชในการตงคาการปองกนอเมลจากสแปมหรอมลแวร b. Mail Flow ใชในการตงคาการรบ-สงเมล, ตงกฎของเมล เปนตน c. Auditing ใชในการตรวจสอบอเมล และการท า Auditing

P a g e | 253

2. Sites ใชส าหรบการตงคาระบบ Website ของ SharePoint Online

เราสราง Site Collection เพอจดกลมของไซตใน SharePoint Online

P a g e | 254

3. Lync ใชส าหรบในการตงคา Lync Online

4. User Software ใชส าหรบการตงคาการดาวนโหลด Office Desktop, Lync Client และ SharePoint

Designer รวมถงวธการตดตงอยางไร ไมใหผใชงานตองดาวนโหลดมาใชเอง

P a g e | 255

5. Passwords ใชส าหรบการก าหนดนโยบายรหสผานในองคกร โดยในชองแรกเปนการก าหนดวนหมดอาย

ของรหสผาน ชองทสองคอกอนทรหสผานจะหมดใหแจงเตอนผใชงานกวน

6. Community ใชส าหรบการตงคาอนญาตใหผใชงานทวไปสามารถเขาใชงาน Office 365 Community ได

หรอไม ซงผมแนะน าวาควรเปดฟเจอรนไว

P a g e | 256

7. Right Management ใชส าหรบในการตงคาการใชบรการ Right Management Service (RMS) ของ Active Directory บน Windows Azure ซง RMS เปนบรการหนงทชวยปองกนขอมลทมความ Sensitive ไมใหรวไหลออกนอกองคกร (ฟเจอรนอยในบรการของแผนการใชงาน Office 365 E3 หรอเทยบเทา)

ท าการเปดใชงานครงแรก โดยคลก Activate

ท าการ Activate เสรจสมบรณ

8. Mobile ใชส าหรบการตงคาใชงานบญช Office 365 กบ Blackberry

เลอก Yes และคลก OK

หลงจากนนเราสามารถจดการบรการผานไดจากหนาน

P a g e | 257

การออกรายงานของระบบ Office 365 (Reports) แสดงรายงานการใชงานบรการตางๆของ Office 365 ซงทางผดแลระบบสามารถน าไปอางอง โดยจะแบงการใหบรการเปน 6 สวนดงตอไปน

1. Overview หนาสรปรวมซงจะแสดงลงคไปยงรายงานการใหบรการของระบบอนๆ ตามล าดบ

2. Mail แสดงรายงานการใชงานระบบอเมลของ Exchange Online เชน เมลทใชงาน/ไมใชงาน,

ปรมาณการใชอเมล, ประเภทของอปกรณหรอซอฟตแวรทเชอมตออเมล เปนตน

3. Protection แสดงปรมาณการรบสงจดหมายของระบบ และสแปมทตรวจจบไดในระบบ

P a g e | 258

4. Rules แสดงจ านวนเมลทเปนไปตาม Rule ทตงไว

5. DLP แสดงจ านวนเมลทเปนไปตาม DLP ทตงไว

P a g e | 259

6. Lync แสดงปรมาณการใชงาน Microsoft Lync โดยแยกตามบรการทใช เชน IM, เสยง, Audio/Video

Conference เปนตน

ตรวจสอบสขภาพของ Office 365 (Service Health) แสดงรายละเอยดสขภาพของระบบ Office 365 พรอมใชงานหรอไม ซงแบงเปน 2 สวนคอ

1. Service Health เปนตารางแสดงสถานะของการใหบรการในแตละ Service เปนรายวน ซงเกบขอมลยอนหลงประมาณ 30 วน หากมปญหาจะมสญลกษณแจงเตอน

P a g e | 260

2. Planned Maintenance แสดงตารางก าหนดการ Maintenance ในสวนของ Upcoming

Maintenance ซงจะอธบายเหตผล และแจงวนเวลา รวมถงแจงสถานะครงกอนผาน Maintenance History

P a g e | 261

การสนบสนนการใชงาน (Support) ส าหรบสวนนแสดงการขอความชวยเหลอจากเจาหนาทออนไลนของ Microsoft โดยจะแบงออกเปน 2 สวนคอ

1. Overview ในสวนแรกเปนขอมลปญหาเบองตน ค าถามทมกถามบอย รวมถงผดแลระบบสามารถคนหาปญหาไดจากฐานขอมลของระบบ Office 365

P a g e | 262

2. Service Request เปนสวนทส าคญทใชในการเปดเคสกบเจาหนาทออนไลน ซงขนตอนตางๆจะเปน

อตโนมต แนะน าควรกรอกขอมลผแจงจรงและเบอรโทรศพททสามารถตดตอกลบได

การซอบรการเพมเตม (Purchase Services) หากเราตองการสงซอบรการบน Office 365 เพมเตม เชน Microsoft Project, Visio เปนตน หรอตองการเพมผใชงาน สามารถซอไดจากทน

P a g e | 263

Message Center เปนสวนบรการใหมทจะท าใหผดแลระบบไดทราบขาวสารจาก Office 365 เชน มบรการอะไรใหมในเดอนนบาง เพอจะไดน าขอมลเหลานไปบอกตอใหกบผใชงานในองคกรของคณเอง

P a g e | 264

Tools สวนสดทายทแสดงเครองมอส าหรบผเชยวชาญระบบ ชวยใหเราตรวจสอบสภาพแวดลอมเดมของเรา นนเหมาะกบ Office 365 หรอไม หรอถาหากเราม Exchange Server เราจะท า Hybrid อยางไร รวมถงการตรวจสอบ Connectivity วาพรอมใชงานหรอไม ในทนจะมเครองมอพรอมใชทนท

Admin

การเปดการใชงาน Yammer ผใชงาน Office 365 สามารถเลอกการใชงานระหวาง Newsfeed หรอ Yammer อยางใดอยางหนงกได โดยไปก าหนดคาใน SharePoint Admin Center

ตรงเมน Settings ใหเลอกท Use Yammer.com service

P a g e | 265

เมอตงคาการใหใชงาน Yammer แลวจะปรากฏเมน Yammer แทนท Newsfeed เดมบนเมนบาร

คลกท Yammer ระบบจะเขาสหนาเวบไซต Yammer.com ลงทะเบยนใชงานฟรในชอง Join Your Company’s Social Network for free ใหกรอกอเมลของเราทผกกบ Office 365 เขาไป และคลก Sign Up

ไดรบอเมลยนยนใหคลกทโดเมนของเรา

P a g e | 266

คลก Sign In จะใหกรอกรหสผานอกครง ซงเปนรหสผานเดยวกบใน Office 365

เขาใชงาน

P a g e | 267

เพอความสะดวกในการใชงาน สามารถดาวนโหลดโปรแกรม Yammer มาตดตงไวทเครอง หรอโหลดผานสมารทโฟนไดจากทกคาย

ทายบท ส าหรบในบทน เราไดทราบถงการดแลระบบ Office 365 ในเบองตน ถาหากสงเกตทกๆขนตอนในหนาผดแล

ระบบของ Office 365 จะม Help ชวยเราวาฟเจอรนไวท าอะไร ซงในรายละเอยดของการตงคาระบบของ Exchange, Lync และ SharePoint ผอานสามารถทดลองเลนไดทนท รวมถงการซอ Office 365 วามข นตอนอยางไรบางแบบละเอยด

ผมหวงวาคมอ Microsoft Office 365 Business Plan เลมน จะท าใหผใชงาน รวมถงผทก าลงจะใชงานเขาใจวา Microsoft Office 365 นนไมใชเรองทยากอกตอไป ทเขาถงไดงายทกคนจากทไหน เวลาไหนกได

Update 23/11/57