工作法 - m school 管理知識庫...• 自己分心時,在今日工作表...
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番茄工作法
簡報製作:經理人月刊編輯部
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作者法蘭西斯科.西里洛Francesco Cirillo
• 西里洛顧問公司創辦人• 番茄工作法創始發明人• 以柏林為據點,跟許多全球大企業合作• 2006 年出版最初的番茄工作法電子書, 下載數超過 200 萬次
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番茄工作法誕生於……
1987年9月,法蘭西斯科.西里洛為了考試,需要念完三本書,卻靜不下心,因為干擾太多,容易分心,也沒拚勁。
無意間發現,廚房裡的番茄鐘計時器,讓他重拾平靜,準備周全,通過考試。
原理與功效
• 減少時間持續流逝的焦慮• 藉削減干擾提升專注力• 持續激發幹勁• 支撐達到目標的決心• 改進工作或讀書方式
• 以不同方式看待時間• 善用頭腦• 簡單易用
目標 理論基礎
番茄鐘如何幫你達到個人目標?
分心時代,你是不是很難專注於眼前的事物?
一不小心就滑臉書、檢查 email 與通訊軟體?
方法與工具
所需物品• 番茄定時器• 每天早上填一張今日工作表• 事項盤點表• 紀錄表
番茄工作法 5 步驟
計畫 一天之始 決定今天的事項
追蹤 從早到晚 獲得今天所花心力等原始數據
記錄 一天尾末 把原始數據化為資訊
加工 一天尾末 把原始數據化為資訊
視覺化 一天尾末 把資訊化為有益理解與改進的形式
步驟 時間 理由
找出事項所費的精力
1. 先預估今天總共有幾個番茄鐘可用,一個番茄鐘=工作 25 分鐘,休息 5 分鐘。
2. 把各工作預估的番茄鐘數量,以「□」表示。
3. 用掉一個番茄鐘畫個「×」。4. 做完一件事,槓掉它。5. 結束後,發現第二項工作預計需要 3
個番茄鐘,但用 2 個就做完了;第三項則比預估的,還多需要一個番茄鐘。
6. 修正下次預估的工作時間。
目標一
所需物品
填答第 4 章熱力學問題
向馬克默背熱力學定律
統整熱力學定律
姓名:露西.班克斯日期 7 月 12 日,芝加哥可用的番茄鐘總數:8
今日工作
1. 番茄鐘不可打斷:25 分鐘全來工作。
2. 番茄鐘不可分割:如果中途被迫放下預排定的工作,就要重計。
3. 番茄鐘開始後一定得響:如果鐘還沒響,事情卻先做完,拿剩下時間來檢查成果。
4. 休息時間一定得休息:讓頭腦消化吸收剛才的工作內容,有助於更投入下個番茄鐘。
5. 每 4 個番茄鐘,休息 15~30 分鐘:去買咖啡、檢查 email、出去走一走,單純休息也可以,就是別做任何複雜的事。
注意!
紀錄與改進• 每天追蹤「實際用
的番茄鐘數目」也就是「實際花的精力」。
• 從紀錄中,更精確預估下一次類似的工作,應該用幾個番茄鐘來完成、可以怎麼提高效率。
姓名:馬克.羅斯紀錄
日期
7 月 12 日
時間 備註類型 實際番茄鐘數事項
8:30 寫文 如何學音樂 5 7 頁
7 月 12 日 11:30 調整 如何學音樂 2
7 月 12 日 14:30 濃縮 如何學音樂 3 7 頁變 3 頁
減少干擾目標二
• 自己分心時,在今日工作表上打個「 ’」記號。
• 把分心想的事情寫在「臨時急迫事項」。
• 如果分心的事真的很急,可以去帶原本排定的事項,在下一個番茄鐘進行。
1. 內部干擾
寫一篇文章〈如何學音樂〉(不超過 10 頁)
大聲唸出〈如何學音樂〉以調整字句
把〈如何學音樂〉濃縮為 3 頁
姓名:馬克.羅斯日期:7 月 12 日,芝加哥
臨時急迫事項
訂披薩
’
今日工作
解法• 告訴對方,你正在番茄鐘,你將會在多久之後回覆他。• 如果今天就得處理,寫在今日工作表的「臨時急迫事項」,
並寫下完成期限。• 如果沒有太急迫,記載事項盤點表,註記 U(表示臨時),
視需要註明截止日期。
• 被同事、突如其來的電話或 email、家人、朋友打擾。
2. 內部干擾
預估事項所費的精力目標三
• 熟悉番茄工作法後,可以做長程的工作計畫,在「事項盤點表」列下近期的工作。
• 如果單一事項超過 5~7個番茄鐘,拆成數個小事項,否則無法精準預估所需時間。
• 要是某事的預估值小於一個番茄鐘,把其他類似的事捆在一起做,湊成一個番茄鐘。
填答第 4 章熱力學問題
向馬克默背熱力學定律
統整熱力學定律
姓名:露西.班克斯
事項盤點
2 個蕃茄鐘
打給蘿拉:邀她參加熱力學研討會
打給馬克:筆電快還我!
打給安德魯:買音樂會的票!
寄信給尼克:課本 24 頁第 2 題怎麼做?
3 個蕃茄鐘
3 個蕃茄鐘
番茄鐘如何幫你達到團隊目標?
如果團隊缺乏時間管理策略,
缺乏善用時間發揮成效的方法,
你也能活用番茄工作法來提升團體效率。
基本原則
• 將團隊成員分成數個「微團隊」。
• 藉此避免個人的進度拖延,統一成員的工作時間,有效率地推進進度。
微團隊的運作• 微團隊的分法,是執行同
一項事項的人員,人數不限,也可以是一個人。
• 畫底線的是負責率領團隊達成目標者,粗體則是負責完成事項的人。
• 圖示為 8 個人需要完成兩個目標,兩個目標各有兩件事要做,每個微團隊使用自己的番茄鐘工作。
事項 1
微團隊 ❶
事項 2
微團隊 ❷
事項 3
微團隊 ❸
事項 4
微團隊 ❹
安德魯 史蒂芬妮 尼克
卡特琳
馬可 卡拉
史蒂芬
安娜雷娜
提升番茄工作法的五大訣竅
1. 每個番茄鐘都很重要。
2. 不必跟時間搏鬥。
3. 必須要休息。
4. 一次達成一個目標。
5. 不必急,慢慢來,好好享受達成目標的過程。