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Nur Information Management oder

Intelligent Information Management?

Kunde: PROJECT CONSULT GmbH Thema: Information Management Version: 1.0

Datei: 20190615_Nur_Information_Mnagement_oder_IIM_KFF.Docx Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer Status: Fertig © PROJECT CONSULT GmbH 2019 Datum: 29.08.2019 Seite: 1 von 28



Dr. Ulrich Kampffmeyer

Hamburg, 2019





Nur Information Management oder Intelligent Information Management?

Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, Hamburg

Artikel aus dem PROJECT-CONSULT-Newsletter 03-2019 vom 15.06.2019

Intelligent Information Management

Der Begriffsbestandteil "intelligent" hält nun auch Einzug in die Information-Management-Branche. Der internationale Branchenverband für ECM Enterprise Content Management, AIIM Association for Image & Information Management international, hat sich in Association for Intelligent Information Management umbenannt. Es freut uns natürlich, dass vom Branchenverband offiziell mit Intelligent Information Management etwas aufgegriffen wird, was wir schon vor 8 Jahren - mehr scherzhaft auf Twitter - in eine Diskussion eingebracht haben: "AIIM - ist das nicht schon seit 40 Jahren das Akronym für Association for Intelligent Information Management? ;) ".

Die Diskussion um die Neufokussierung des Verbandes läuft bereits sehr lange, da es ECM nicht geschafft hat, sich als Fachbegriff und Identifikation einer Branche am Markt dauerhaft zu etablieren. Dies lag auch daran, dass der Begriffsbestandteil "Content" nicht sehr "sexy" war und zu dem sehr nah am Begriff des Web Content Management nicht treffend genug ist.

Die ECM-Branche ist bereits seit Jahren mit dem Begriff ECM "unglücklich" und hat versucht ihn weiterzuentwickeln. Analysten wie Gartner und Forrester hatten dann versucht ECM Enterprise Content Management auf "Content Services" zu reduzieren. Dies fachte die Diskussion neu an, ob man nun mit EIM Enterprise Information Management, Content Services oder etwas anderem als neuem Branchen-Leitmotto weitermachen soll.

Bereits im Sommer näherte sich AIIM dem Begriff Intelligent Information Management an, da er die Möglichkeit bietet, das Akronym der AIIM unverändert beizubehalten. So schrieb John Mancini: "It took AIIM a while – and you and I have spoken about this many times, but we’ve gotten to “Information Management”!

http://www.project-consult.de/in_der_diskussion/gartner-ersetzt-ecm-durch-content-services

http://bit.ly/ECMEIM2013

http://www.project-consult.de/comment/6016#comment-6016






John Mancini, AIIM, unternimmt in einem Vortrag bei M-Files einen Versuch um "Intelligent"

für "Intelligent Information Management" zu definieren:

"intelligent means that the business need information management tools that are 1) easy to

use, 2) usable without a lot of IT involvement; and 3) easy to integrate in their day-to-day

processes."

Das war im April und einige Anbieter

haben schon damals versucht, das

Thema Intelligent Information Mana-

gement für sich zu reklamieren (zuerst

wohl in größerem Stil Kodak in 2014).

Also wenig Neues und manches

dürfte dann nur ein neues Etikett für

vorhandene Lösungen sein. Es geht

aber darum, mehr als nur einen Schritt

vorwärts zu machen.

https://twitter.com/jmancini77/status/856126766108356608





In seinem Whitepaper "The Next

Wave: Moving from ECM to Intelligent

Information Management" im Mai

2017 wird John Mancini, AIIM, kon-

kreter. Er entwirft hier eine "Road-

map", in der bisherige ECM-Kompo-

nenten neu zugeordnet werden.

Aber auch dieser Ansatz ist unzureichend und schon gar nicht konsistent, wie wir an anderer

Stelle gezeigt haben. Die wesentlichen Ideen von ECM - Strategien und Methoden - gehen

ebenso wie die wichtigen "Manage"-Komponenten dabei unter. Stattdessen tauchen neue

Schlagworte auf und werden nicht immer stimmig den neuen Überschriften "Create,

"Capture", "Automate", "Deliver", "Preserve" und "Analyse" untergeordnet.

Atle Skjekkeland, AIIM, definiert in

einem Vortrag im Oktober 2017 eine

weitere, seine Sicht auf IIM Intelligent

Information Management:

"Intelligent Information Management

• Understanding and anticipating internal and external customer expectations

• Digitalizing the core infrastructure

• Rationalizing and modernizing the information infrstructure

• Automating compliance and governance

• Levaraging analytics and machine learning."

Auch das ist zu kurz gesprungen und greift nur einige Schlagworte und Aspekte des

Information Management auf. Als Definition reicht dies nicht aus. Das ist noch nicht das

Banner, unter dem sich die Branche neu versammeln kann.

http://bit.ly/ECM--IIM







Definition von IIM Intelligent Information Management in Wikipedia

Hilft ein Blick in die aktuelle Version des Lemma "Enterprise Content Management? Dort

wurde am 16.11.2017 eingetragen, dass die AIIM den Begriff ECM ausgemustert habe und

durch IIM Intelligent Informationen Management ersetzte.

Nun, ist die Definition

"IIM Intelligent Information Management is the strategies, methods, and tools used to create,

capture, automate, deliver, secure, and analyze content and documents related to

organizational processes. IIM refers to the management of content and data, not just content

itself."

ausreichend, den Unterschied zu begründen, um von ECM zu IIM zu gelangen? Versuchen

wir es einmal auf deutsch:

"IIM Intelligentes Informationsmanagement sind die Strategien, Methoden und Werkzeuge

um Inhalte und Dokumente in organisatorischen Prozessen zu erzeugen, zu erfassen, zu

automatisieren, bereitzustellen, zu sichern und auszuwerten. Dabei geht es bei IIM um die

Handhabung, Erschließung und Verwaltung von unstrukturierten Inhalten und strukturierten

Daten zusammen."

Die Definition sieht aus wie die ursprüngliche ECM-Definition - nur etwas aufgebohrt.

"Create", "Secure", "Analyze" - das sind neue Begriffe, die bereits in der Diskussion 2017

auftauchten. Management sollte Handhaben, Nutzen, Erschließen und Verwalten beinhalten.

"Data AND Content" - dass ECM schon immer das Ziel hatte, Daten und unstrukturierte

Information zusammenzubringen, hatten wir bei PROJECT CONSULT schon in 2008 beim

Wandel von ECM zum Thema EIM Enterprise Information Management. Dabei ging es immer

schon um die Überwindung der vermeintlichen Lücke zwischen strukturierten Daten und

unstrukturierten Dokumenten, bzw. Informationen. "Documents related" erinnert an unseren

Begriff „Document related Technologies“ (DRT) um die Jahrtausendwende.

Reicht dies, diese Definition, reicht sie um dem Thema IIM Intelligent Information

Management genügend Anerkennung und Durchsetzungskraft zu bescheren?

https://www.slideshare.net/DRUKFF/vom-enterprise-content-management-zum-enterprise-information-management-econique-ulrich-kampffmeyer-20081110-presentation

https://de.scribd.com/document/24321233/DE-Dokumenten-Technologien-Wohin-geht-die-Reise-Ulrich-Kampffmeyer-2003





Die Diskussion um #IIM geht weiter

Ganz klar: die Definition auf der Wikipedia-Seite ist nicht von AIIM. Irgendein hilfreicher Geist

hat versucht, das Thema ECM in die neue Zeit zu retten und sich dabei einer Adaption der

alten ECM-Definition bemächtigt.

Bis Anfang 2018 bringt AIIM international eine Reihe von Whitepaper, Foliensets und

Webinaren heraus, die sich mit der Neuausrichtung des Verbandes und der neuen Vision IIM

Intelligent Information Management beschäftigen.

• Whitepaper "Moving from ECM to Intelligent Information Management"

http://info.aiim.org/the-next-wave-from-ecm-to-intelligent-information-

management-microsoft

• Folien "From ECM to Intelligent Information Management"

https://www.slideshare.net/AIIM/webinar-slides-from-ecm-to-intelligent-

information-management

• Report "Content Management 2020: Thinking Beyond ECM"

http://info.aiim.org/content-management-2020

• Podcast "Intelligent Information Management" mit John Mancini https://secure-

hwcdn.libsyn.com/p/6/3/f/63f3bcf8049fcd64/36_John_Mancini_-

_Intelligent_Information_Management.mp3?c_id=15649913

• Video Webinar "How to paln your intelligent information management strategy

2018" https://www.youtube.com/watch?v=MDgw5OQO8qs

Aus unserem Update Information Management 2018 einige der Folien dazu (die Video-

Aufzeichnung mit den gesprochenen Erklärungen folgt dann in Kürze auf Youtube

https://www.youtube.com/channel/UC74uVGF-zwVQUPj2a_FX26w):

http://info.aiim.org/the-next-wave-from-ecm-to-intelligent-information-management-microsoft

http://info.aiim.org/the-next-wave-from-ecm-to-intelligent-information-management-microsoft

https://www.slideshare.net/AIIM/webinar-slides-from-ecm-to-intelligent-information-management

https://www.slideshare.net/AIIM/webinar-slides-from-ecm-to-intelligent-information-management

http://info.aiim.org/content-management-2020

https://secure-hwcdn.libsyn.com/p/6/3/f/63f3bcf8049fcd64/36_John_Mancini_-_Intelligent_Information_Management.mp3?c_id=15649913



https://www.youtube.com/watch?v=MDgw5OQO8qs

https://www.youtube.com/channel/UC74uVGF-zwVQUPj2a_FX26w





AIIM versucht zu diesem Zeitpunkt noch,

sich mit einer eigenen Vision von IIM

Intelligent Information Management als

Nachfolger von ECM zu positionieren.

Parallel wird aber von vielen Analysten und

Anbietern in 2018 das Thema „Content

Services“ vorangetrieben.





The State of Intelligent Information Management

2018 erscheinen im März und April neue

Studien der AIIM, die endlich Klarheit

bringen sollen: „The State of Intelligent

Information Management: Getting

Ahead of the Digital Transformation

Curve“. Neue Begriffe und eine neue

Positionierung.

Laut AIIM wird das neue Akronym IIM

für Intelligent Information Management

bereits gut angenommen. Nur wer

wurde da gefragt? Die immer gleichen

Adressaten aus der Insider-Gruppe?

Was aus der Befragung aber nicht deutlich wird, ist, dass Menschen mit Branchen-Affinität

gefragt wurden. Also Leute, die sich seit Jahren mit ECM, EIM und Information Management

beschäftigen. Außerhalb der Blase kommt IIM nicht vor.

Auch eine Auswertung einer anderen AIIM-Studie zeigt deutlich, dass immer noch die alten

Kernthemen eine wichtige Rolle spielen.

https://www.project-consult.de/comment/6208#comment-6208








So erhalten RM (Records Management), Dokument-Klassifizierung und BPM (Business

Process Management) hohe Relevanzzahlen in Bezug auf notwendige Aufmerksamkeit und

Ressourcen. Dies sind Anwendungsgebiete, wo man sich Erleichterungen durch IIM, AI und

Automatisierung verspricht.

In der AIIM-Industry-Watch-Studie "The State of Intelligent Information Management - Getting

ahead of the Digital Transformation Curve" von 2018 geht es um folgende Themen <Zitat des

Inhaltsverzeichnisses gekürzt>:

• Process used and survey demographics

• Introduction

1. Every organization is on - or should be on - a digital transformation joruney.

The of this transformation journey is understanding, anticipating, and

redefining inetrnal and external customer experiences

2. Digital transformation effectivness is imperiled by a raising tide of information

chaos and confusion.

3. The rising tide of information chaos and confusion is creating a demand for

new information management practices that extend beyond traditional ECM

4. How organizations describe these new information management practices is

still evolving

5. AIIM believes that four key intelligent information management practices or

methodologies - and an associated set of modular and configurable technology

building blocks - are criticial to digital transformation

6. The secret sauce - information management maturity and digital transformation

maturity are directly tied to business effectivness and profitability

7. Some final thoughts

http://bit.ly/AIIM-IIM2018

http://bit.ly/AIIM-IIM2018

http://bit.ly/IIM2018-AIIM





Wir haben das alles mal vereinfacht zusammengefasst. Unsere zwei PROJECT-CONSULT-

Botschaften sind:

„Intelligentes Informationsmanagement ist keine Technologie sondern das was man tut."

und natürlich

„Digitale Transformation ohne Informationsmanagement funktioniert nicht."

Herbst 2018: ein neuer Anlauf: „Was macht IIM eigentlich aus?“

Bei den im Herbst 2018 kursierenden Unterlagen der AIIM, warum Intelligent Information

Management wichtig, ist, handelt es sich um einen Folienset von John Mancini, dem

ehemaligen Präsidenten der AIIM: http://bit.ly/IIMstate2018. Darin gibt es viele Argumente,

warum es sinnvoll ist, nur noch von Information Management zu sprechen. Jedoch fehlt auf

der Webseite der AIIM wie auch in anerkannten Publikationen oder einem Buch die griffige

Definition, was IIM ausmacht. Scannt man das Internet, Social Media und Nachrichtenkanäle,

dann ist ein deutlicher Rückgang des Interesses an Intelligent Information Management als

Branchenbegriff zu erkennen.

Zu diesem Zeitpunkt wird

eine Grafik veröffentlicht,

die eine wilde Zusammen-

stellung von verschie-

denen Schlagworten zu

verschiedenen Techno-

logien ist, die IIM Intelli-

gent Information Manage-

ment beschreiben sollen.

Die Größe der Flächen

soll dabei etwas über die

Wichtigkeit dieser Funk-

tionsgruppe für IIM aus-

sagen.

Mit "Technology Building Blocks" sind wir zugleich wieder in der Falle gelandet, dass sich

alles um Technologie und Funktionalität dreht. Das ganze zur "praktischen Anwendung von

IIM" zu erklären, langt da einfach nicht. Information Management ist vor allem Strategie,

Methodik, Organisation, Nutzungsmodelle und Informations-beherrschung.

http://bit.ly/IIMstate2018





Information Management oder Information Governance als Leitbegriff?

In dem Maße wie das anfängliche Interesse an IIM Intelligent Information Management 2018

abebbte gewann InfoGov Information Governance deutlich an Fahrt. Informations-

beherrschung anstelle von Informationsmanagement. Im Internet finden sich Diskussionen

und Tweets den "Kampf um die begriffliche Meinungshoheit" illustrieren:

• Ist Information Governance Bestandteil von Information Management?

• Ist Information Management nur die taktische, ausführende Kompo¬nente von

der strategischen Information Governance?

• Wie ist das Verhältnis zu den akademischen Ausbildungen und den

wissenschaftlichen Erkenntnissen von Information Science?

Promoter für Information Governance als führender Disziplin

ist aktuell die Information Coalition. Auch sie will sich als

Meinungsführer der ECM-Branche etablieren und bietet

entsprechende Bücher, Definitionen, Tagungen, Schulungen

und Berufszertifikate an.

Aber auch AIIM nimmt sich des Themas Information

Governance an, wie das Schaubild "Information Overload

and Automating Governance" zeigt.

AIIM vermeidet hier den Begriff "Information Governance"

und benutzt stattdessen "Data Governance". Lässt sich das

so einfach auseinander dividieren? Die Diskussionen um

einen (neuen) "Leitbegriff" für die Branche werden aber eine

notwendige inhaltliche Auseinandersetzung um die

zukünftige Bedeutung von Verbänden wie AIIM, ARMA,

Information Coalition usw. nicht versetzen können.

Verbände, auch in Deutschland BITKOM, VOI, DGI u.a.,

haben die Aufgabe, ein klares Bild der Öffentlichkeit zu

vermitteln, um ihre Mitglieder zu fördern, Lösungen für

aktuelle Probleme verfügbar und Branchen identifzierbar zu

machen.





Für die Anwender führt die Begriffsvielfalt dazu, dass er

sich so kein klares Bild mehr machen kann, wenn nach

für prozessuale und geschäftliche Probleme gesucht

wird. Die Fragmentierung führt auch zu deutlich weniger

Visibilität der Branche selbst.

2019: IIM als Dach für Services?

AIIM hat Anfang 2019 einen neuen Versuch gestartet, IIM Intelligent Information Management

zu definieren. http://bit.ly/AIIMdefinitionIIM Leider geht dieser Versuch ins Leere, da er nur

neue Schlagworte aus dem Analysten-Umfeld als Bestandteile von IIM deklariert. IIM wird

nun als Dach für verschiedene Services definiert, wobei die Inhalte der Gruppen und deren

Definitionen auch eher volatil sind.

AIIM bezieht sich zwar auf ihre älteren Aussagen wie den AIIM report "The Next Wave -

Moving from ECM to Intelligent Information Management", sieht allerdings in Intelligent

Information Management nur folgende drei Bausteine:

http://bit.ly/AIIMdefinitionIIM





<Zitat>

"These challenges are creating a demand for new information management practices that

extend beyond traditional Enterprise Content Management. We call this Intelligent Information

Management (IIM), a roadmap that provides the following key capabilities:

• CONTENT SERVICES: A flexible and modular approach that utilizes content

and information wherever and whenever it is needed, independent of where it

is stored.

• PROCESS SERVICES: Tools that can be delivered with the simplicity of an

app, but within a framework that allows the business to remain in control.

• ANALYTICS SERVICES: Automated tools to prepare all information – both

structured and unstructured -- for machine learning." </Zitat>

Dazu gibt es noch eine Grafik im typischen US-AIIM-Stil:

Eine knackige, griffige Definition ist das nicht. Sie lässt den interessierten User im Dunkeln

undefinierter Fachbegriffe stehen. Letztlich ist nur ein Versuch, die widerstrebenden

Interessen von AIIM (IIM Intelligent Information Management) und der Analysten Forrester,

Gartner & Co. (Content Services) irgendwie zusammenzubringen. Während Content Services

als CSP Content Services Platforms den Kern des ursprünglichen ECM umfasst kommen neu

Process Services (obwohl BPM Business Process Management schon immer Bestandteil von

ECM war) und Analytics Services hinzu (dies ist neu und soll auch AI Artificial Intelligence

irgendwie mit einfangen). Was sich hinter den Process Services und den Analytics Services

verbirgt, werden die Analysten von Gartner schon irgendwann publizieren.







AIIM versucht hier lediglich mit IIM eine Brücke zu den neuen Kategorisierungen der Branche

zu schlagen. Die bisherigen "6 Gruppen" bzw. "3 Gruppen" mit Zusammenstellung von

Aspekten und Funktionalität von IIM Intelligent Information Management der ersten

Definitionsversuche sind damit wohl abgelöst. Aktuell schließt Intelligent Information

Management als Strategie die technisch und funktional definierten Disziplinen "Content

Services" (der Ersatz für ECM?!), "Process Services" und "Analytics Services" ein.

[Grafik aus der aktuellen AIIM Studie "Implementing a Digital Workplace Strategy"]

Die Funktionalität von ECM Enterprise Content Management beschränkt sich hier aber nicht

nur auf die "Content Services" sondern findet sich auch bei den "Process Services" und

"Analytics Services".

• Die klassischen ECM-Komponenten Records, Management, Preservation

(elektronische Archivierung), Document Management, Collaboration und Capture

finden sich bei den "Content Services". neu sind hier die Aspekte Migration und

Integration, die aber eigentlich keine vergleichbare Funktionalität wie die anderen

Komponenten darstellen. Aus Capture wurde Multi-Channel Capture auch wenn schon

Omni-Channel angesagt ist. Andere ehemals typische ECM-Komponenten wie WCM

Web Content Management oder Deliver mit Output Management, Access, Navigation,

Suche und Finden sind hier offenbar auf der Strecke geblieben.

• In die "Process Services" wurde natürlich Business Process Management

(BPM) eingeordnet. BPM war schon immer das Rückgrat von ECM, schon in den

Zeiten, als man noch von Workflow sprach. Neu sind Decision Management und

Robotic Process Automation. Hier klingt etwas KI Künstliche Intelligenz an. Case

Management ist dem deutschen Bürokraten sein liebstes Kind "Vorgangsbearbeitung".

Eigentlich auch nur eine Ausprägung von Workflow, BPM und elektronischer Akte. Was

man sich nun unter Decision Management im Einzelnen vorstellen soll, ist noch nicht

klar.

http://bit.ly/AIIM-Digital-Workplace-2019

http://bit.ly/ECM-trilingual





• In die "Analytics Services" wurden auch "Metadata & Taxonomy Management"

eingeordnet - ein Kernelement geordnter Informationsverwaltung, Records

Management und Enterprise Content Management. Eigentlich ein traditionelles Thema

von Records Management. Gut - will man zukünftig zu selbstkonfigurierenden

Systemen (SICS) sich weiterentwickeln, macht das Sinn. Personalisierung und

Individualisierung ist ein Thema für BigData Analytics und auch zugleich eine Gefahr

der Ausforschung und Manipulation durch Software. Dem soll wohl PII Identification &

Protection entgegenwirken (aber wofür steht das Kürzel PII?). Hier verbergen sich

auch die Auswirkungen der GDPR. Richtig zugeordnet sind hier Data Recognition und

Extraction. Ob Analytics und Automatisierung auch bei der Standardisierung helfen,

muss sich zeigen. Standardisierung ist eigentlich eine Eigenschaft aus Records

Management und Taxonomie Anforderungen heraus.

Zahlreiche einzelne Aspekte von ECM sind in der neuen Struktur "untergegangen" - nicht nur

WCM und Output Management sondern auch Signaturen, Store und andere. Einige wenige

sind hinzugekommen. Einen richtigen Durchbruch stellt dies nicht da, da besonders die neuen

Treiber wie AI Artificial Intelligence sowie der Einfluss von Plattform-Strategien wie Mobile

und Cloud kaum repräsentiert sind. Hier muss noch seitens Verbänden und Analysten

erheblich nachgeliefert werden. Als griffige Definition von II Intelligent Information

Management taugt dies nicht. Und auch einige der Begriffe innerhalb der Struktur bedürfen

noch einer definitorischen Schärfung.

Letztlich bleiben aber auch in der Auffassung der Studie die wichtigen Aspekten von IIM auf

der Strecke. Bei IIM sollte es generell um den Umgang mit Information gehen, um Strategien

und Methoden. Da hilft einen dort der Rückzug auf irgendwelche Software Services und

Funktionen nicht. Im Gegenteil. Wir laufen in die gleiche Falle wie bei ECM Enterprise Content

Management, als ECM für tot erklärt wurde. Bei Information Management geht es um

Strategie, Methodik, Organisation, Nutzungsmodelle und Informationsbeherrschung. Bei

Content Services geht es um Systeme, Funktionalität und Software. Beides passt nicht

zusammen. Die neue "Definition" stellt nur den unzulänglichen Versuch da, die verschiedenen

Strömungen in der Branche zumindest begrifflich in ein Bild zu zwängen. Das funktioniert

nicht. Diese neue "Definition" von #IIM hätte man sich auch besser sparen können.





Intelligent Information Management Benchmarking Report 2019

Klärt der aktuelle Bericht der AIIM Sommer 2019 die Frage einer guten Definition von


Der 27seitige "Intelligent Information Management Benchmark Report 2019" wurde von M-

Files (http://www.M-Files.com) herausgegeben. Grafisch gut aufbereitet bietet er eine Reihe

von Kennzahlen zum Markt und Einsatz von Information Management. Der Bericht unterteilt

sich in 6 Abschnitte: "Introduction" mit der Methodik der Untersuchung und der Definition

wichtiger Begriffe, "Document Management" mit den klassischen Ansätzen, "Document

Management on the Move" für mobile Anwendungen, "Data Repositories" mit dem

Vereinheitlichungsansatz für den Zugriff von M-Files, "Artificial Intelligence and Document

Contextualization" für KI & Automatisierung sowie eine "Conclusion" mit den wichtigsten

Erkenntnissen. Am Schluss dann der Abschnitt mit den Beschreibungen der Methodik und

den demografischen Informationen zur Studie. "Intelligent Information Management" wird hier

als übergreifende Klammer angesehen, um die verschiedenen Methoden zur Nutzung von

Information und Dokumenten zu bündeln. M-Files benutzt hier gezielt den Begriff "Document

Management", obwohl dieser in der Branche längst abgelöst zu sein scheint.

So wird z.B. im ersten Abschnitt

"Document Management" das Thema

der erneuten Erstellung von

Dokumenten aufgegriffen, weil die

Ursprungsversion nicht mehr auffindbar

ist: "Document Hide & Seek".

Eine wesentliche Ursache für die Auffindbarkeit und geordnete Erschließung von Information

ist die Zersplitterung der Speicherorte. Zahlreiche Repositories unterschiedlicher Art,

unkontrollierte Redundanz und mangelnde Bereinigung von ROT (redundant, outdated,

trivial) tragen zum Wertverlust der Information bei.

http://www.m-files.com/





Die Auffindbarkeit, "Findability" als wesentliche

Eigenschaft von Information, ist fast überall

sehr schlecht ausgeprägt. Nicht nur

verschiedene Repositories und Zugriffswege

sondern auch die mangelbehaftete Architektur

der Lösungen macht die Erschließung sch-

wierig

Die Information Governance leidet unter der

schlechten Organisation und Findability

besonders: Freigabeprozesse, Abzeichnen

von Dokumenten, Sicherstellen von Doku-

menten im Sachzusammenhang sind ange-

sichts mehr als 30 Jahren Electronic Docu-

ment Management deutlich unterentwickelt. In

diese Thematik spielt auch das Thema

elektronische Signatur hinein.

Die Zusammenfassung des ersten Kapitels

bringt die markantesten Zahlen zusammen

(und ermöglicht gleich aus dem PDF heraus

diese zu tweeten).





Das Kapitel "Document Management on the Move" fällt kürzer aus. Vielfach wird der mobile

Zugriff vom Anbieter gefordert, aber wird dann nicht umgesetzt, weil das Handling

konventioneller Dokumente auf mobilen Geräten mit kleinem Bildschirm nicht ganz

komfortabel ist. Auf dem Mobiltelefon kann man sich Dokumente allenfalls anzeigen lassen.

Fürs Bearbeiten fehlen noch die Instrumente.

Auch hier bringt eine Zusammenfassung die wichtig-

sten Aussagen und Zahlen nebst "Click to Tweet"

zusammen.

Das Kapitel "Repositories" ist für M-

Files natürlich besonders interes-

sant, da sie mit ihrer Technologie

einen übergreifenden Zugriff auf

verschiedene Speicherorte um-

setzen können. Damit erfüllt sich

auch die Vision von ECM Enterprise

Content Management aus dem Jahr

2000, wo eines der drei Ziele von

ECM das "Federated Repository"

war. Die Vielzahl der Speicherorte

heute beeinträchtigt massiv die

"Findability".





Die wichtigsten Anwendungen, die ge-

nutzt werden, definieren zugleich die

Art und Anzahl der notwendigen

Schnittstellen, die heute eine Lösung

für Information Management mit-

bringen muss. Microsoft und ERP aber

auch zunehmend Cloud-Speicher-

systeme spielen hier die wichtigsten

Rollen. Das Thema "Integration von

Fachanwendungen" ist aber wahr-

scheinlich durch die Art der Frage-

stellung bei der Erhebung deutlich

unterrepräsentiert.

Die Zusammenfassung wichtiger

Kennzahlen zu den "Data Repositio-

ries" zeigt, dass bei der Konsolidierung,

Verwaltung und Erschließung von

Information in den Unternehmen noch

einiges zu tun ist:





Künstliche Intelligenz (KI) wird als eine der wichtigsten Technologien betrachtet, um die

Probleme der Indizierung, Klassifikation, Erschließung und "Findability" zu lösen. Dabei geht

es nicht nur um so triviale Unzulänglichkeiten wie schlechte Benennungen, falscher

Speicherort oder unzureichende Klassifikation sondern um generelle Probleme der

Erschließung von Information bei sich ändernden Anforderungen und Fragestellungen in der

Zukunft. bisherige Systematiken orientieren sich am "Ist" oder an der Vergangenheit. Das

große Problem ist aber die Wertschöpfung aus der Information in Zukunft, da diese

Anforderungen heute noch nicht bekannt sind.

Hierbei spielt die Bereitstellung der Information im Kontext auch eine wichtige Rolle, da ein

Dokument in der Regel nicht allein für sich steht, sondern seine Bedeutung erst durch den

Prozess, die rechtliche Relevanz, den Kontext und die Zugehörigkeit zu einem

Geschäftsvorfall erhält.





Die Zusammenfassung dieses Ab-

schnittes "Artificial Intelligence and

Document Contextualization" bringt

nur wenige Zahlen, da vieles der Ent-

wicklung auch noch in der Zukunft liegt.

Bei PROJECT CONSULT sehen wir nicht nur bei der Erschließung der Informationen selbst

große Chancen, sondern die Struktur, der Aufbau und die Systematik von Informations-

beständen können zukünftig von Systemen besser als durch den Menschen geplant und

unterhalten werden. Dies gilt auch - und besonders - für die "Klassiker" der altertümlichen

Informationsorganisation wie Aktenplan und elektronische Akte. Aber soweit ist man bei M-

Files noch nicht.





Als Ergebnis, "Conclusion", der Studie wird festgestellt:

<Zitat> Clearly the research supports the notion that workers across the globe still have

nagging issues when it comes to the most basic document management functions — issues

that will worsen as time goes on and the store of information gets larger. Businesses face a

multitude of pressures — some of which can

be mitigated by a simple information management strategy. A few of these challenges that

could be assuaged include the weight of:

• Keeping up with the demands of an everchanging workforce, one that includes

millennials and digital natives that carry expectations of a flexible/mobile work

environment. • Gaining a competitive advantage through the ability to attract

and retain the best young talent.

• Optimizing productivity, especially by freeing up key personnel to work on

mission-critical or strategic tasks rather than spending an inordinate amount of

time searching for the correct information.

• Ensuring compliance and auditability in an environment of mounting

regulations like GDPR.

• Safeguarding quality standards with a traceable and auditable document trail

that can be called upon in minutes rather than days.

Unless information management issues are addressed in an intentional and meaningful way,

companies will continue to suffer from less-thanoptimal productivity.

The Solution to the Problem

The good news is that there is a solution for organizations seeking to modernize the way they

manage documents. All the challenges faced by the employees surveyed in this research and

those billions of others around the world can be mitigated by an intelligent information

management system. Think about the issues cited in this research:

• Finding documents easily

• Locating the most recent version of a document

• Document chaos caused by scattering of information across several

repositories

• The process for reviewing, approving and signing documents

• Enabling the mobile workforce to manage documents away from the office

• The risks of personal device and file-sharing app use

• Contextualization of documents

https://www.project-consult.de/files/M-Files_IIM_Benchmark_Report_2019.pdf





Every single one of these issues has a single solution — an intelligent information

management platform. Documents are the lifeblood of an organization and fast, secure

access to the correct versions of documents can be the difference between success and

failure. Research from Forrester suggests that 70% of organizations have a poor content

strategy — if at all. Companies cannot afford to settle for the status quo and let the problem

get worse.

Document Management: Integral to Digital Transformation (and the ability to compete)

Information systems are the foundation of modern IT. Thus, integral to any digital

transformation initiative is the implementation of a flexible and intelligent information system.

Yet, while digital technology is opening the door to completely new ways of doing business,

some organizations flounder in their ambitions and instead stand pat without improving

existing ways of operating. Some $2 trillion dollars will be spent annually worldwide on digital

transformation technologies, according to analysts, while as many as 70% of enterprises

polled admit that they don’t have a coherent plan.

Over the past few years, document management strategies have progressed significantly,

driven by other trends in the IT market and the more widespread use of intelligent information

management systems. Organizations that do not embrace digital transformation will be less

likely to outclass competitors and reach the pinnacles of their markets. Modernized document

management is central to the digital workplace and the adjustments necessary to compete.

</Zitat>

https://www.project-consult.de/files/M-Files_IIM_Benchmark_Report_2019.pdf





Die Rückkehr zum Begriff "Dokument" und "Dokumentenmanagement" ist schon interessant,

da sich das traditionelle Dokument in Auflösung befindet. Auch die Bedeutung des Begriffes

IIM Intelligent Information Management ist hier anders gefasst als in der aktuellen Definition

von AIIM, Gartner & Co., die IIM inzwischen versuchen als Dach über Content Services zu

positionieren.

Die Kommentare zu den Abbildungen oben geben übrigens nicht den Text der Studie wider

sondern beschreiben unsere Eindrücke zum Thema.

Der Begriff Intelligent Information Management und sein Akronym IIM sind nun mal in der

Welt. Nun gilt es, den neuen Begriff mit Leben, das heißt, konkreten Inhalten zu füllen. Er

muss vom akademischen "Informationsmanagement" abgegrenzt werden, da dort der Begriff

Information Management universeller und umfassender benutzt wird. Auch sollte man nicht

Verarbeitungsanwendungen wie ERP, CRM oder PLM "aufsaugen", sondern sich auf das

Management der Information selbst konzentrieren. Sonst ufert das Thema aus und ermöglicht

keine Identifikation von Anbietern wie auch Anwendern. Der Ansatz EIM Enterprise

Information Management war schon gut, aber letztlich ist das "E" für Enterprise überflüssig.

Und genauso überflüssig könnte sich das "Intelligent" erweisen - außer natürlich im Namen

der AIIM um das Akronym zu bewahren. Also sprechen wir nun besser nur noch von

Information Management.

Besser nur Information Management als Begriff benutzen?

Es macht Sinn, nur noch von Information Management zu sprechen!

Bisherige Definitionen von "Systemkategorien" wie Document Management, Image

Management, Media Asset Management, Content Management usw. orientierten sich an den

Objekten, die es zu veralten und zu erschließen gilt. Dies führte zur Bildung von

Informationssilos. Die Trennung von "noncoded information" (NCI) und "coded Information"

(CI) ist längst überwunden, da Information entsprechend ihrem Wert, Rechtscharakter und

Inhalt übergreifend und zusammenhängend erschlossen werden muss. Mit den bisherigen

Ansätzen springen wir zu kurz. Es geht nicht mehr nur um "Dokumente" oder "Prozesse", es

geht um alle Informationen. Ohne diesem Ansatz wird aus den hehren Schlagworten

"Digitalisierung", "IoT", Büro 4.0" usw. nichts. Bisherige monolithische Strukturen der

Informationsverwaltung müssen sich ebenso wie die Produkte, die diese verwalten, ändern.

Dies nur auf "Services" technischer Infrastruktur zurückzubilden - wie dies Gartner und andere

tuen - langt nicht. Information Management als Strategie, als Set von Methoden, als

ganzheitlicher Ansatz, darf nicht als Dienst im Untergrund der Systeme verschwinden.

Information Management ist eine Management-Aufgabe auf Management-Ebene in den

Organisationen und muss entsprechend in das Bewußtsein, in die Aufmerksamkeit gerückt

werden. Wir sind zu 100% von der Verfügbarkeit und Richtigkeit elektronischer Information

abhängig. Dies muss allen Beteiligten klar gemacht werden.

http://www.project-consult.de/in_der_diskussion/information_management





Information Management erfordert höchste Priorität wenn man die digitale Transformation

ernst nimmt. Digitalisierung ohne effizientes Informationsmanagement funktioniert nicht!

So gesehen ist Intelligent Information Management ein Schritt nach vorn - weg von ECM

Enterprise Content Management und nicht in die Sackgasse der Content Services. Intelligent

Information Management öffnet den Weg in die Zukunft mit selbstlernenden

Softwaresystemen der künstlichen Intelligenz. Es zeigt, dass Software zum Partner, ja zum

Kollegen, wird, mit dem man zukünftig zusammenarbeitet und zusammenlebt. Die AIIM wie

auch die Anbieter gewinnen so wieder Anschluss an die zukünftigen Trends der Information-

& Telekommunikation (ITK). Wir überwinden so auch die Grenzen des Denkens in

traditionellen Dokumenten und öffnen uns der Idee, dass ein Dokument nur durch seinen

Inhalt, Rechtscharakter und Wert definiert ist - und nicht durch sein Format. Es geht um

elektronische Information in beliebiger Gestalt.

Diesen Weg haben wir bei PROJECT CONSULT schon vor langer Zeit beschritten. Von ECM

zu EIM zu Information Management im Jahr 2008. ECM musste weiterentwickelt werden, um

sich in der sich verändernden Information-Management-Landschaft behaupten zu können.

Wir sprechen nur noch von Information Management - denn es ging immer nur um die 10

generischen Ansätze von PROJECT CONSULT:

10 generische Prinzipien des Informationsmanagements

• Informationsaustausch

• Informationsnutzung

• Informationsbereitstellung

• Informationsschutz

• Informationsverwaltung

• Informationsbeherrschung

• Informationsverteilung

• Informationsbewertung

• Informationsbewahrung

• Informationsentsorgung

http://bit.ly/ECM-EIM_2008

http://bit.ly/ECM-EIM_2008

http://www.project-consult.de/in_der_diskussion/information_management





Alles dreht sich um Information, das "Gold des 21.

Jahrhunderts". Beim Thema "Wert der Information"

kann man dann auch noch auf unsere "10 Gebote"

aus der Keynote im Jahr 2005 zurückgreifen:

Die 10 Gebote des Informationsmanagements

So spricht der Herr der Information zu seinem auserwählten Volk!

(1) Du sollst nicht redundante Information neben der wahren Information haben!

(2) Du sollst dir ein Bildnis von deiner Information machen, auf das du sie finden

mögest!

(3) Du sollst die Originalität der Information ehren und sie nicht verfälschen!

(4) Du sollst deine Information nicht löschen, bevor die Aufbewahrungsfrist

abgelaufen ist!

(5) Du sollst deine Information so pflegen, dass sie immer richtig ist!

(6) Du sollst nicht falsche Information benutzen!

(7) Du sollst deine Information so schützen, dass sie nicht gestohlen werden kann

oder zerstört wird!

(8) Du sollst nicht begehren deines Nächsten Information, sondern dem

Datenschutz huldigen!

(9) Du sollst deine Information so ordnen, dass sie dir nützlich ist!

(10) Du sollst den wahren Wert deiner Information erkennen und deine Information

sorgsam bewahren!

Ramen!

Eine etwas andere Sicht auf das Information Management - ob nun, intelligent? Das

bleibt offen.





Jenseits der Trends

Und noch etwas sollte man bedenken: die ganzen Diskussionen rund um Akronyme und

Trends wie ECM, Content Services etc. werden immer noch aus den USA und der dortigen,

englischsprachigen Begriffswelt getrieben. Ob die Begriffe und die Diskussionen Sinn

machen wird zu wenig hinterfragt. Europa wie auch Deutschland ist immer ein Anhängsel und

reagiert auf diese "Trends" sehr spät. Nur selten gelingt uns aus Deutschland heraus einen

Begriff oder eine Diskussion zu treiben, wie dies mit "Industrie 4.0" gelang. Aber angesichts

all der englischsprachigen Begriffe und der Dominanz der US-amerikanischen Software-,

Kommunikations- und IT-Industrie sollte man sich langsam einmal fragen, was so in Indien

oder China die Trends im Informationsmanagement sind. Wir leben in einer Blase "westlicher

Ideen". Nun wird man nicht auf chinesische Begriffe setzen wollen, aber eine Rückbesinnung

auf deutschsprachige Begriffe wie Dokumentenmanagement helfen auch nicht weiter. Durch

die Globalisierung müssen wir uns in Deutschland auch weiterhin mit den internationalen

Begrifflichkeiten beschäftigen und noch bestehende "Lücken" füllen. So wird auch Records

Management - ein wesentlicher Bestandteil von ECM Enterprise Content Management - als

eigenständige Disziplin und Begrifflichkeit weiterbestehenden, weil hier durch rechtliche

Vorgaben ebenso wie bei der revisionssicheren Archivierung (als deutsche Ausprägung des

Records Management nebst Aufbewahrung) Funktionalität definiert ist. So wird es auch

unterhalb des "Intelligent Information Management" weitere dedizierte Lösungsangebote

geben und ECM ist nicht tot, sondern ist die Infrastruktur des Intelligent Information

Management. IIM als neues Akronym ist nur ein neues Dach über bewährte Inhalte, die wir

noch aus dem Chaos der Akronymologie befreien müssen.

Willkommen in der neuen Ära des ganzheitlichen (intelligenten) Informationsmanagements!





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Quelle: PROJECT-CONSULT-Newsletter 03-2019 vom 15.06.2019, der ISSN 1349-0809, Creative Commons

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Über den Autor

Dr. Ulrich Kampffmeyer ist seit über 35 Jahren im Thema Informationsmanagement

zu Hause. Als Geschäftsführer und Unternehmensberater seines

Beratungsunternehmens PROJECT CONSULT (http://PROJECT-CONSULT.de)

berät er Unternehmen bei der Strategie, Konzeption, Einführung, Ausbau und

Migration von Information Management-Lösungen.

Er gründete und leitete Fachverbände, arbeitete bei internationalen

Standardisierungen mit und gilt als Mentor der Information-Management-Branche in

Europa.

Dr. Kampffmeyer ist international anerkannter Autor, Kongressleiter, Referent und

Moderator zu Themen wie Information Management, Information Governance,

elektronische Archivierung, Records Management, ECM Enterprise Content Management,

Dokumentenmanagement, Workflow, Rechtsfragen, Wissensmanagement, Digitalisierung und

Collaboration. Auf zahlreichen nationalen und internationalen Kongressen und Konferenzen wirkte er als

Keynote-Sprecher mit. Er engagiert sich besonders für die Rolle und Ausbildung des Information Professional

der Zukunft.

Von Fachzeitschriften wurde zweimal unter die 100 wichtigsten IT Macher Deutschlands gewählt. Sein

Curriculum Vitae findet sich auf Wikipedia http://bit.ly/WP_DrUKff

PROJECT CONSULT

Die PROJECT CONSULT GmbH ist ein hersteller- und produktunabhängiges Beratungsunternehmen für

Information Management und Information Governance.

Zum Beratungsportfolio gehören IT-Strategie, Fachberatung, Planung und Organisation zu Einführung,

Migration und Abnahme von Informationssystemen; Projektmanagement, Change Management und Coaching

für Projekte des Informationsmanagement wie elektronische Archivierung, Knowledge-, Dokumenten-, E-Mail-,

Enterprise-Content-Management und Compliance.

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